TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor Menggunakan Administrative Workflow System Pada PT. Kelola Mina Laut.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI EKSPOR MENGGUNAKAN ADMINISTRATIVE WORKFLOW SYSTEM PADA PT. KELOLA MINA LAUT.

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh :

Muhammad Nurus H. 08 41010 0140

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Aplikasi ... 7

2.2 Administrasi ... 7

2.3 Ekspor ... 8

2.3.1 Letter of Credit ... 9

2.3.2 Bill of Lading ... 9

2.4 Pengelolaan ... 10

2.5 Workflow Management System ... 11

2.5.1 Administrative Workflow System ... 12

2.5.2 Production Workflow System ... 13

xi

Halaman

2.6 Software Development Life Cycle ... 14

2.6.1 Communication ... 15

2.6.2 Planning... 15

2.6.3 Modelling ... 16

2.6.4 Construction ... 16

2.6.5 Deployment ... 17

2.7 Web ... 17

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 19

3.1 Analisis Sistem ... 19

3.1.1 Tahapan Komunikasi ... 19

3.1.2 Perencanaan Kebutuhan Sistem ... 21

3.1.3 Penerapan Administrative Workflow System ... 38

3.2 Perancangan Sistem ... 41

3.2.1 Arsitektur Sistem ... 41

3.2.2 Perancangan Proses ... 43

3.2.3 Perancangan Basis Data ... 83

3.3 Perancangan Pengujian ... 99

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 105

4.1 Implementasi Sistem ... 105

4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 105

4.1.2 Hasil Implementasi ... 108

4.2 Evaluasi Sistem ... 153

4.2.1 Hasil Uji Coba ... 153

4.2.2 Hasil Evaluasi ... 160

xii

Halaman

5.1 Kesimpulan ... 163

5.2 Saran ... 163

DAFTAR PUSTAKA ... 165

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Peran dan tanggung jawab bagian. ... 21

Tabel 3.2 Rincian alur kerja administrasi ekspor. ... 25

Tabel 3.3 Rencana kebutuhan data. ... 27

Tabel 3.4 Perancangan fungsi melakukan permintaan ekspor barang. ... 43

Tabel 3.5 Perancangan fungsi menentukan agen pelayaran. ... 44

Tabel 3.6 Perancangan fungsi melakukan konfirmasi pelayaran. ... 45

Tabel 3.7 Perancangan fungsi menentukan ekspedisi – menggunggah D/O pelayaran. ... 46

Tabel 3.8 Perancangan fungsi menentukan ekspedisi – penentuan ekspedisi. ... 47

Tabel 3.9 Perancangan fungsi menentukan ekspedisi – mengunggah surat jalan. ... 48

Tabel 3.10 Perancangan fungsi menentukan ekspedisi – pencatatan petikemas. ... 49

Tabel 3.11 Perancangan fungsi melakukan permintaan kelengkapan dokumen ekspor. ... 51

Tabel 3.12 Perancangan fungsi melakukan permintaan kelengkapan dokumen ekspor – mengunggah SI dan CI. ... 52

Tabel 3.13 Perancangan fungsi melakukan permintaan kelengkapan dokumen ekspor – mengisi manifest list. ... 52

Tabel 3.14 Perancangan fungsi melakukan permintaan kelengkapan dokumen ekspor – mengunggah packing list. ... 53

Tabel 3.15 Perancangan fungsi melakukan pengunggahan dokumen perpajakan dan perijinan. ... 54

Tabel 3.16 Perancangan fungsi melakukan konfirmasi draf B/L – unggah draf B/L. ... 55

Tabel 3.17 Perancangan fungsi melakukan konfirmasi draf B/L – konfirmasi draf B/L. ... 56

Tabel 3.18 Perancangan fungsi mengisi kelengkapan data ekspor – mengisi biaya ekspor barang. ... 57

xiv

Halaman Tabel 3.19 Perancangan fungsi mengisi kelengkapan data ekspor –

mengunggah tagihan ekspor. ... 58

Tabel 3.20 Perancangan fungsi membuat laporan realisasi ekspor. ... 59

Tabel 3.21 Struktur tabel country. ... 86

Tabel 3.22 Struktur tabel region. ... 87

Tabel 3.23 Struktur tabel city. ... 87

Tabel 3.24 Struktur tabel buyer. ... 88

Tabel 3.25 Struktur tabel carrier. ... 88

Tabel 3.26 Struktur tabel shipper. ... 89

Tabel 3.27 Struktur tabel expedition. ... 89

Tabel 3.28 Struktur tabel exp_trs. ... 90

Tabel 3.29 Struktur tabel carrier_dtl. ... 93

Tabel 3.30 Struktur tabel exp_doc. ... 95

Tabel 3.31 Struktur tabel container_dtl. ... 95

Tabel 3.32 Struktur tabel packages. ... 96

Tabel 3.33 Struktur tabel exp_dtl. ... 96

Tabel 3.34 Struktur tabel product. ... 97

Tabel 3.35 Struktur tabel type. ... 98

Tabel 3.36 Struktur tabel category. ... 98

Tabel 3.37 Pengujian fungsional dengan teknik whitebox. ... 99

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Fungsional Aplikasi ... 153

xv

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Hubungan antar elemen kunci dalam WfMS

(Chaffey, 1998). ... 12

Gambar 2.2 Waterfall model (Pressman, 2015). ... 15

Gambar 3.1 Workflow proses administrasi ekspor. ... 23

Gambar 3.2 Diagram blok IPO. ... 31

Gambar 3.3 Arsitektur Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor. ... 43

Gambar 3.4 Diagram Jenjang Proses Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor. ... 61

Gambar 3.5 Diagram Konteks Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor. ... 62

Gambar 3.6 DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor. ... 63

Gambar 3.7 DFD Level 1 Kelola Data Master. ... 65

Gambar 3.8 DFD Level 1 Melakukan Administrasi Ekspor. ... 66

Gambar 3.9 DFD Level 2 Mengelola Data Master Lokasi. ... 67

Gambar 3.10 DFD Level 2 Mengelola Data Master Rekanan. ... 68

Gambar 3.11 DFD Level 2 Mengelola Data Master Produksi. ... 69

Gambar 3.12 DFD Level 2 Melakukan Permintaan Ekspor Barang. ... 70

Gambar 3.13 DFD level 2 Menentukan Agen Pelayaran. ... 70

Gambar 3.14 DFD Level 2 Menentukan Ekspedisi. ... 71

Gambar 3.15 DFD Level 2 Melakukan Permintaan Kelengkapan Dokumen Ekspor. ... 72

Gambar 3.16 DFD Level 2 Melakukan Konfirmasi Draft B/L. ... 73

Gambar 3.17 DFD Level 2 Mengisi Kelengkapan Data Ekspor. ... 74

Gambar 3.18 DFD Level 3 Mengelola Data Master Negara. ... 75

Gambar 3.19 DFD Level 3 Mengelola Data Master Wilayah. ... 75

xvi

Halaman

Gambar 3.21 DFD Level 3 Mengelola Data Master Pembeli. ... 77

Gambar 3.22 DFD Level 3 Mengelola Data Master Eksportir. ... 78

Gambar 3.23 DFD Level 3 Mengelola Data Master Pelayaran. ... 78

Gambar 3.24 DFD Level 3 Mengelola Data Master Ekspedisi. ... 79

Gambar 3.25 DFD Level 3 Mengelola Data Master Kategori. ... 80

Gambar 3.26 DFD Level 3 Mengubah Data Master Tipe. ... 80

Gambar 3.27 DFD Level 3 Mengelola Data Master Produk. ... 81

Gambar 3.28 DFD Level 3 Mengelola Data Master Kemasan. ... 82

Gambar 3.29 DFD Level 3 Mengisi Manifest List. ... 82

Gambar 3.30 Conceptual Data Model (CDM). ... 84

Gambar 3.31 Physical Data Model (PDM). ... 85

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Log In. ... 109

Gambar 4.2 Tampilan Halaman Lupa Sandi. ... 110

Gambar 4.3 Tampilan SMS Token. ... 110

Gambar 4.4 Tampilan Halaman SMS Token Verifikasi. ... 111

Gambar 4.5 Tampilan SMS Sandi Baru. ... 112

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Beranda. ... 113

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Profil Saya. ... 114

Gambar 4.8 Tampilan Halaman Ubah Gambar Profil. ... 115

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Ubah Kontak. ... 115

Gambar 4.10 Tampilan SMS Token Konfirmasi Ubah Kontak. ... 116

Gambar 4.11 Tampilan Halaman Konfirmasi Ubah Kontak. ... 116

Gambar 4.12 Halaman Ubah Sandi (1). ... 117

Gambar 4.13 Halaman Ubah Sandi (2). ... 118

xvii

Halaman

Gambar 4.15 Tampilan Halaman Data Provinsi. ... 119

Gambar 4.16 Tampilan Halaman Data Kota. ... 120

Gambar 4.17 Tampilan Halaman Data Pelanggan. ... 121

Gambar 4.18 Tampilan Halaman Data Eksportir. ... 122

Gambar 4.19 Tampilan Halaman Data Pelayaran. ... 123

Gambar 4.20 Tampilan Halaman Data Eksportir. ... 124

Gambar 4.21 Tampilan Halaman Kategori Produk. ... 125

Gambar 4.22 Tampilan Halaman Data Jenis Produk. ... 126

Gambar 4.23 Tampilan Halaman Data Produk. ... 127

Gambar 4.24 Tampilan Halaman Data Kemasan. ... 128

Gambar 4.25 Tampilan Halaman Permintaan Ekspor. ... 129

Gambar 4.26 Tampilan SMS Notifikasi Permintaan Ekspor Barang. ... 130

Gambar 4.27 Tampilan Halaman Penentuan Pelayaran. ... 131

Gambar 4.28 Tampilan Halaman Formulir Penentuan Pelayaran. ... 132

Gambar 4.29 Tampilan Pesan SMS Notifikasi Permintaan Konfirmasi Pelayaran. ... 133

Gambar 4.30 Tampilan Halaman Daftar Permintaan Konfirmasi Pelayaran. ... 133

Gambar 4.31 Tampilan Pesan SMS Notifikasi Pelayaran Disetujui. ... 134

Gambar 4.32 Tampilan Formulir Alasan Penolakan Pelayaran. ... 135

Gambar 4.33 Tampilan Pesan SMS Notifikasi Penolakan Pelayaran. ... 135

Gambar 4.34 Tampilan Halaman Unggah D/O Pelayaran. ... 136

Gambar 4.35 Tampilan Halaman Penentuan Ekspedisi. ... 137

Gambar 4.36 Tampilan Halaman Unggah Surat Jalan. ... 138

Gambar 4.37 Tampilan Halaman Pencatatan Petikemas (1). ... 139

xviii

Halaman

Gambar 4.39 Tampilan Halaman Permintaan Dokumen Ekspor. ... 141

Gambar 4.40 Tampilan Pesan SMS Notifikasi Permintaan Kelengkapan Dokumen Ekspor. ... 141

Gambar 4.41 Tampilan Halaman Unggah SI dan CI. ... 142

Gambar 4.42 Tampilan Halaman Daftar Barang Petikemas (1). ... 143

Gambar 4.43 Tampilan Halaman Daftar Barang Petikemas (2). ... 144

Gambar 4.44 Tampilan Halaman Unggah Packing List. ... 145

Gambar 4.45 Tampilan Pesan SMS Notifikasi Kelengkapan Dokumen Ekspor. ... 146

Gambar 4.46 Tampilan Halaman Unggah NPE, PEB, dan COO. ... 147

Gambar 4.47 Tampilan Halaman Unggah Draf B/L. ... 148

Gambar 4.48 Tampilan Pesan SMS Notifikasi Permintaan Konfirmasi Draf B/L. ... 148

Gambar 4.49 Tampilan Halaman Konfirmasi Draf B/L. ... 149

Gambar 4.50 Tampilan Pesan SMS Notifikasi Hasil Konfirmasi Draf B/L. ... 150

Gambar 4.51 Tampilan Halaman Biaya Ekspor Barang. ... 151

Gambar 4.52 Tampilan Halaman Unggah Tagihan Ekspor... 151

Gambar 4.53 Tampilan Halaman Laporan Realisasi Ekspor. ... 152

xix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Rencana Ekspor Mingguan ... 166

Lampiran 2 Bukti Pemesanan Pelayaran ... 167

Lampiran 3 Delivery Order ... 168

Lampiran 4 Permintaan Kelengkapan Dokumen Ekspor ... 169

Lampiran 5 Surat Jalan... 170

Lampiran 6 Shipping Instruction ... 171

Lampiran 7 Packing List ... 172

Lampiran 8 Commercial Invoice ... 173

Lampiran 9 Draft B/L ... 174

Lampiran 10 Draft COO ... 175

Lampiran 11 Berita Acara Penyegelan ... 176

Lampiran 12 Nota Pelayanan Ekspor ... 177

Lampiran 13 Pemberitahuan Ekspor Barang ... 178

Lampiran 14 Certificate of Origin (COO) ... 180

Lampiran 15 Laporan Realisasi Ekspor ... 181

Lampiran 16 Export Freight Invoice ... 182

Lampiran 17 Bill of Lading (B/L) ... 183

Lampiran 18 Perhitungan jumlah penggunaan kertas ... 184

Lampiran 19 BPMN Proses Pengelolaan Administrasi Ekspor Konvensional ... 185

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

PT. Kelola Mina Laut merupakan perusahaan berskala internasional yang bergerak di bidang industri makanan laut. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1994 yang mulanya hanya sebuah pabrik yang memproduksi ikan teri kering (dried anchovy) dan kemudian berkembang seiring dengan meningkatnya minat konsumen terhadap produk hasil olahan PT. Kelola Mina Laut. Saat ini PT. Kelola Mina Laut mengekspor produknya ke beberapa negara di Asia Tenggara, Amerika, Australia, Eropa, Timur Tengah, Cina, Korea, Jepang, dan masih banyak negara-negara yang lain di kawasan Afrika.

Proses ekspor pada PT. Kelola Mina Laut dimulai dari bagian admin ekspor yang dikenal sebagai PT. Dahlia Mitra Global. PT. Dahlia Mitra Global merupakan anak perusahaan dari PT. Kelola Mina Laut yang khusus menangani proses ekspor atau dikenal dengan sebutan forwarding agent.

Proses ini berawal dari rencana ekspor mingguan yang diperoleh dari rapat perencanaan ekspor oleh staf pemasaran, Production Planning and Inventory Control (PPIC), dan stuffing. Selanjutnya hasil rencana ekspor mingguan yang berupa dokumen cetak diserahkan kepada staf ekspor untuk dilakukan penentuan ekspedisi, pelayaran, pengurusan perihal kepabeanan sampai dengan pengurusan Certificate of Origin (COO). Proses administrasi ekspor secara rinci dapat dilihat pada lampiran 19, sedangkan dokumen-dokumen ekspor meliputi: rencana ekspor mingguan, bukti pemesanan pelayaran, bukti pemesanan ekspedisi, surat jalan,

delivery order, bukti permintaan kelengkapan dokumen ekspor, shipping instruction, commercial invoice, packing list, nota pelayanan ekspor (NPE), pemberitahuan ekspor barang (PEB), COO, draf Bill of Lading (B/L), B/L original, invoice dari ekspedisi dan invoice dari pelayaran dapat dilihat pada lampiran 1 sampai dengan lampiran 17.

Ada 3 pihak yang saling berkolaborasi dalam proses administrasi ekspor yaitu staf pemasaran, staf ekspor, dan staf dokumentasi. Proses administrasi ekspor yang ada pada masing-masing bagian dapat dilihat lebih jelas pada lampiran 19. Proses administrasi yang kompleks disertai dengan adanya kolaborasi dengan bagian lain kerap menimbulkan kendala yaitu tertundanya proses administrasi ekspor. Hal ini disebabkan oleh:

1. Karyawan terkait proses administrasi ekspor tidak ada di lokasi kerja atau sedang bertugas di luar,

2. Dokumen penunjang proses administrasi ekspor belum diberikan oleh bagian lain yang terkait.

Transaksi ekspor pada PT. Kelola Mina Laut mencapai 20 transaksi per minggunya sehingga dapat diperkirakan transaksi per tahun mencapai 1.040 transaksi. Jika dalam satu transaksi ekspor menghasilkan 10 dokumen cetak penunjang proses administrasinya maka diperkirakan dalam satu tahun PT. Kelola Mina Laut akan mengarsip sebanyak 10.400 dokumen (lampiran 18). Pengarsipan dokumen-dokumen inipun memunculkan kendala-kendala sebagai berikut:

1. Jumlah penggunaan kertas,

2. Kapasitas penyimpanan yang besar, dan 3. Risiko keamanan.

3

Kendala terkait distribusi dokumen dan pengarsipannya dapat ditanggulangi dengan penerapan teknik Document Image Processing (DIP). DIP mentransformasikan dokumen cetak menjadi dokumen dalam bentuk digital. Dokumen-dokumen digital ini didistribusikan melalui aplikasi yang menerapkan teori Administrative Workflow System yang didukung dengan teknik push notification untuk memastikan alur kerja administrasi ekspor serta pendistribusian dokumen dapat berjalan dengan baik. Penerapan aplikasi berbasis web pun dilakukan untuk memberikan kemudahan bagi para karyawan yang sedang tidak ada di lokasi kerja dalam mengakses aplikasi.

Dari kajian yang ada maka dibangun sebuah perangkat lunak yang menerapkan teknik digitalisasi dokumen cetak dan teori Administrative Workflow System berbasis web sehingga mampu membantu PT. Kelola Mina Laut dalam mengatasi kendala-kendala yang ada.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang ada maka diperoleh rumusan masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengelolaan administrasi ekspor menggunakan Administrative Workflow System berbasis web pada PT. Kelola Mina Laut?

1.3Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang ada maka diperoleh batasan masalah dalam penelitian ini yakni:

2. Teknik push notification dalam penerapan teori Administrative Workflow System ini menggunakan Short Message Service (SMS),

3. Tidak membahas mengenai perencanaan ekspor mingguan, dan

4. Aplikasi yang dibangun berbasis web untuk memudahkan karyawan yang tidak berada di lokasi kerja tetap dapat melakukan tugasnya.

1.4Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah yang ada maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun sebuah aplikasi pengelolaan administrasi ekspor dengan menerapkan teknik Document Image Processing dan teori Administrative Workflow System yang didukung dengan teknik push notification berbasis web untuk membantu menangani kendala-kendala yang dihadapi PT. Kelola Mina Laut.

1.5Manfaat

Manfaat dari aplikasi yang akan dibangun dalam proyek tugas akhir ini adalah :

1. Memberikan kemudahan bagi staf yang bertugas di luar untuk tetap dapat melakukan proses administrasi ekspor sehingga terhambatnya proses administrasi ekspor dapat dikurangi.

2. Mengurangi jumlah penggunaan sumber daya kertas dalam proses administrasi ekspor,

3. Mengurangi kebutuhan akan kapasitas pengarsipan berkas yang dihasilkan dalam proses administrasi ekspor, dan

5

1.6Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini digunakan agar seluruh kegiatan dalam proses penyelesaian tugas akhir ini dapat terekam, tersusun dan terdokumentasikan dengan baik. Tiap bab dalam laporan tugas akhir ini menjelaskan mulai dari permasalahan sampai solusi yang diberikan.

Bab pertama pendahuluan dalam laporan tugas akhir ini berisi tentang latar belakang masalah yang diangkat oleh penulis sebagai dasar dari perancangan dan pembangunan aplikasi pengelolaan administrasi ekspor. Bab ini juga terdiri dari rumusan masalah, batasan masalah, tujuan sampai dengan manfaat dari tugas akhir ini.

Bab kedua landasan teori di dalamnya terdapat teori-teori dasar yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang diangkat dalam tugas akhir ini. Teori-teori yang dimaksud dalam hal ini yakni : aplikasi, administrasi, ekspor, workflow management system, administrative workflow system, software development life cycle, dan WEB. Teori-teori ini yang dijadikan sebagai dasar oleh penulis dalam menganalisa, merancang sampai dengan membangun aplikasi dan menyusun laporan pada tugas akhir ini.

Bab ketiga analisis dan perancangan berisi tentang tahapan analisis dan perancangan dari aplikasi yang dibangun. Tahapan-tahapan ini dimulai dari analisis sistem, perancangan sistem sampai dengan perancangan pengujiannya. Dokumentasi ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan dalam pengembangan aplikasi.

Bab keempat implementasi dan evaluasi berisi dokumentasi dari hasil implementasi aplikasi yang dibangun. Bab ini juga berisi evaluasi dari pengguna

terkait dengan penggunaan dari aplikasi yang dibangun. Hasil dari uji coba pun didokumentasikan dalam bab keempat ini.

Bab kelima penutup merupakan bab terakhir pada laporan tugas akhir ini. Bab ini berisi kesimpulan dari dokumentasi proyek tugas akhir ini beserta saran yang ditujukan bagi pengembang lain untuk mengembangkan aplikasi pada proyek tugas akhir ini ke arah yang jauh lebih baik.

7 BAB II LANDASAN TEORI

2.1Aplikasi

Aplikasi adalah suatu program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan untuk melakukan suatu tugas khusus (Kadir, 2003). Ada pula yang mengartikan aplikasi sebagai program yang memiliki aktifitas pemrosesan perintah yang diperlukan untuk melaksanakan permintaan pengguna dengan tujuan tertentu (Supriyanto, 2005). Dalam arti yang lebih teknis ada yang mengartikan aplikasi sebagai suatu kelompok file (form, class, report) yang bertujuan untuk melakukan aktifitas tertentu.

Dari pengertian-pengertian sebelumnya dapat disimpulkan arti yang lebih luas bahwa aplikasi merupakan sekumpulan baris program atau perintah dengan memanfaatkan sistem komputer yang dibuat untuk tujuan tertentu. Definisi tersebut menjelaskan bahwa aplikasi tidak dapat berjalan tanpa bantuan sistem komputer yang menjadi pusat dari segala perintah yang ada.

2.2Administrasi

Administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Handayaningrat, 1996). Ada pula yang mengartikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerja sama antara 2 orang atau lebih yang didasari oleh rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Mappaenre, 2002). Pengertian tersebut didukung oleh Atmosudirdjo

(1992:23) yang menyatakan bahwa, “Administrasi memiliki unsur pokok, yaitu

kerja sama dua orang atau lebih dan ada tujuan yang ingin dicapai”.

Dari beberapa pengertian yang telah dijelaskan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan sebuah proses kerja sama antar 2 orang atau lebih dalam hal catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.3Ekspor

Ekspor adalah suatu kegiatan menjual barang dari dalam negeri keluar peredaran Republik Indonesia dan barang yang dijual harus dilaporkan kepada Direktorat Jendral Bea dan Cukai Departemen Keuangan. Ekspor berasal dari produksi dalam negeri yang dijual dan digunakan oleh penduduk luar negeri, maka dari itu ekspor merupakan injeksi kedalam aliran pendapatan seperti halnya investasi. Dalam hal ini dapat diartikan bahwa ekspor merupakan segala kegiatan menjual barang yang diproduksi di dalam negeri ke luar negeri (Hamdani, 2012). Ada juga yang mengartikan ekspor sebagai sebuah bentuk perdagangan dengan cara mengeluarkan barang dari dalam ke luar wilayah pabean suatu negera ke negara lain dengan memenuhi ketentuan yang berlaku (Anton, dkk, 2008).

Dari pengertian-pengertian tentang ekspor yang telah dijelaskan pada paragraf sebelumnya dapat disimpulkan bahwa ekspor merupakan sebuah perdagangan barang dari dalam ke luar wilayah pabean suatu negara yang harus dilaporkan kepada pihak Bea dan Cukai sebagai bentuk injeksi kedalam aliran pendapatan layaknya sebuah investasi. Ada beberapa dokumen dalam kegiatan

9

ekspor yang kerap menimbulkan pertanyaan yakni Letter of Credit dan Bill of Lading yang akan dijelaskan pada subbab berikutnya.

2.3.1 Letter of Credit

Metode realisasi ekspor maupun impor yang kerap digunakan yakni dengan menggunakan letter of credit. Menurut Budi Sasono (2012:87), “Letter of Credit adalah suatu surat yang diterbitkan oleh issuing bank atas permintaan pembeli barang (importir), di mana bank tersebut menyetujui dan akan membayar wesel yang ditarik oleh penjual barang (eksportir), asalkan wesel beserta seluruh dokumen lampirannya yang ditarik itu sesuai dan memenuhi syarat yang tercantum dalam surat (letter of credit tersebut)”.

Metode ini merupakan metode yang paling aman bagi kedua belah pihak baik eksportir maupun importir karena melibatkan bank devisa di negara importir dan bank devisa di negara eksportir. Bagi eksportir keuntungan yang diperoleh dari metode ini yakni dapat menghilangkan kekhawatiran mengenai kepastian diterimanya uang hasil penjualan barang ekspor setelah barang ekspor dikapalkan di pelabuhan. Bagi importir juga dapat menghilangkan kekhawatiran akan kualitas maupun kuantitas barang atau komoditas barang, kaitannya dengan kesesuaian dalam sales contract.

2.3.2 Bill of Lading

Bill of Lading (B/L) merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan, yang disebut juga Marine Bill of Lading atau Ocean Bill of Lading. Dokumen ini digunakan dalam alat transportasi laut yang memiliki fungsi untuk menunjukkan kepemilikan atas

barang. Pihak-pihak yang tercantum dalam Bill of Lading adalah shipper, consignee, notify party dan carrier (Budi Sasono, 2012).

Fungsi Bill of Lading :

1. Sebagai bukti tanda penerimaan barang,

2. Sebagai bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang antara pihak pengangkut dan pihak pengirim, dan

3. Sebagai bukti kepemilikan atau dokumen kepemilikan barang. 2.4Pengelolaan

Management jika diartikan menurut bahasa berarti pengelolaan, sehingga menurut istilah kata pengelolaan dapat diartikan layaknya kata manajemen. Pengelolaan menurut istilah dapat diartikan sebagai pengaturan atau pengurusan (Arikunto, 1993). Dalam artian yang lebih rinci pengelolaan atau management diartikan sebagai sebuah aktifitas yang di dalamnya terdapat perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, sampai dengan pengendalian sebuah organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif (Griffin, 1990).

Pengertian pengelolaan pada paragraf sebelumnya dapat disimpulkan bahwa pengelolaan atau management merupakan sebuah pengaturan yang di dalamnya terdapat kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan sampai dengan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.

2.5Workflow Management System

Workflow Management System (WfMS) merupakan sebuah perangkat lunak khusus dengan dukungan komputer yang digunakan untuk mendukung kerja

11

yang kolaboratif. WfMS biasa dikenal sebagai otomasi alur kerja (workflow automation) sejak aplikasi ini mampu mengotomasi tugas atau aktifitas yang dilakukan baik oleh sumber daya manusia maupun komputer (Chaffey, 1998).

WfMS digunakan pada area-area kritis seperti layanan finansial untuk pengeluaran pinjaman dan fungsi-fungsi administrasi umum seperti pengolahan pesanan pembelian. WfMS mampu membuat perbedaan yang besar dalam efisiensi proses-proses operasional bisnis. WfMS dapat membantu para manajer dalam mengkoordinasikan tugas para pegawainya dan juga menyediakan informasi untuk membantu para pegawai dalam melakukan tugasnya. WfMS juga mampu menggantikan peran yang dilakukan oleh pegawai dengan komputer sehingga mampu dikerjakan dengan lebih cepat, sedangkan dalam hal distibusi informasi kepada pihak-pihak tertentu dapat dilakukan melalui otomasi alur kerja, oleh sebab inilah WfMS sering dikaitkan dengan teknik Document Image Processing (DIP) karena dokumen dalam bentuk digital dapat didistribusikan lebih cepat melalui aplikasi berbasis otomasi alur kerja (Chaffey, 1998).

Gambar 2.1 menjelaskan hubungan antar elemen-elemen kunci dalam WfMS. Elemen-elemen kunci itu yakni: Business Process, Activity (Tasks), Business Rules, Work Item, Workflow Queue, dan Resource. Dari segi konsep, WfMS memiliki banyak tipe. Administrative Workflow System, Production Workflow System, Push and Pull Workflow dan Object Oriented Workflow System. Pembahasan mengenai tipe-tipe WfMS akan dijelaskan pada subbab berikutnya.

Gambar 2.1 Hubungan antar elemen kunci dalam WfMS (Chaffey, 1998).

2.5.1 Administrative Workflow System

Administrative Workflow System adalah bagian kecil dari Workflow Management System. Administrative Workflow System merupakan sebuah sistem workflow yang menerapkan konsep formulir elektronik dan menghubungkannya dengan e-mail (Chaffey, 1998). Jadi, dapat diartikan bahwa konsep Administrative Workflow System merubah formulir cetak menjadi sebuah formulir dalam bentuk digital dan menghubungkannya dengan e-mail, biasanya sistem ini dapat diaplikasikan ke dalam kegiatan administrasi rutin.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Gartner Group ditemukan bahwa 83% semua dokumen bisnis di Amerika Serikat berupa formulir cetak

Busuness process

Activity (or task)

Busuness rule (or process

definition)

Work item

Workflow queue Resource

(Computer or human)

Broken down into

Broken down into

C

o

m

p

le

te

d

b

y

ro

le

C

o

n

ta

in

s

D

e

fi

n

e

s

se

q

u

e

n

c

13

dengan biaya sebesar USD 6-8 juta dan biaya pemrosesan lebih dari USD 360 juta (Chaffey, 1998). Administratif Workflow System mentransformasikan formulir-formulir ini kedalam bentuk digital serta mengintegrasikannya dengan e-mail dengan maksud meningkatkan efisiensi baik dari segi biaya maupun waktu pendistribusiannya.

Dalam penerapannya ke dalam perangkat lunak, konsep Administrative Workflow System identik dengan teknik push notification untuk memastikan bahwa aktifitas yang ada tetap berjalan dengan baik, sehingga pengguna yang memiliki otoritas dapat mengetahui secara langsung jika terdapat aktifitas ataupun tugas baru yang perlu dikerjakan.

2.5.2 Production Workflow System

Sistem produksi merupakan sebuah sistem alur kerja yang sangat terstruktur dengan aturan bisnis yang jelas dan paling diutamakan. Hal ini diperlukan karena melibatkan risiko komersial jika tahapan yang telah ditetapkan tidak diikuti. Dalam sistem ini tingkat otomasi sangat tinggi dengan sedikit kolaborasi antar pengguna (Chaffey, 1998).

Dapat disimpulkan bahwa sistem produksi merupakan sebuah sistem yang sangat penting dalam suatu organisasi. Sistem ini di dalamnya banyak terdapat aturan-aturan yang jelas serta banyak pula otomasi-otomasi yang mengakibatkan sedikitnya kolaborasi antar pengguna sistem. Hal ini dikarenakan risiko komersial yang berdampak buruk bagi organisasi jika tahapan-tahapan dalam proses ini terlewatkan atau tidak dilakukan oleh pengguna, oleh sebab hal inilah banyak tahapan yang terotomasi oleh sistem untuk mengurangi kesalahan pengguna (human error).

2.5.3 Push and Pull Workflow

Dua pernyataan yang kerap digunakan untuk menggambarkan workflow adalah push dan pull workflow. Push workflow merupakan sebuah otomasi perangkat lunak yang memberikan informasi mengenai aktifitas-aktifitas yang tersedia untuk pengguna, sumber utama informasi ini biasanya berasal dari antrian workflow. Pull workflow menyediakan fungsi untuk pengguna dalam memilih dan melaksanakan aktifitas-aktifitas mana yang sekiranya sesuai (Chaffey, 1998).

Kesimpulan yang dapat diambil dari penjelasan pada paragraf sebelumnya bahwa push and pull workflow merupakan sebuah perangkat lunak yang saling terkait dengan fungsi yang terintegrasi. Push mengotomasi aktifitas-aktifitas yang tersedia untuk pengguna sedangkan pull memilih aktifitas yang sesuai dengan penggunanya.

2.6Software Development Life Cycle

System Development Life Cycle (SDLC) atau biasa dikenal dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem merupakan proses pembuatan atau pengembangan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem atau perangkat lunak. Model yang kerap digunakan oleh para pengembang sistem atau perangkat lunak yakni waterfall model.

Waterfall model atau biasa dikenal dengan siklus hidup klasik (classic life cycle) memberikan sistematika pendekatan sekuensial dalam pengembangan perangkat lunak yang dimulai dengan spesifikasi kebutuhan pelanggan kemudian berlanjut ke proses perencanaan (planning), pemodelan (modeling), konstruksi (constriction) dan terakhir penyerahan (deployment) hasil ke pelanggan (Pressman, 2015).

15

Gambar 2.2 Waterfall model (Pressman, 2015).

2.6.1 Communication

Communication atau komunikasi merupakan tahapan paling awal dalam waterfall model (Pressman, 2015). Inisiasi proyek dimulai dari langkah ini disertai dengan beberapa aktifitas yang bertujuan untuk memperoleh segala informasi mengenai hal-hal yang dibutuhkan dalam pengembangan produk yang dibangun. Proses ini merupakan proses yang sangat penting karena proses ini menjadi dasar dalam pengembangan sistem. Pengumpulan informasi mengenai kebutuhan yang salah dapat berakibat fatal yang berdampak pada produk yang akan dibangun.

2.6.2 Planning

Aktifitas berikutnya yakni perencanaan (planning), setelah proses komunikasi selesai saatnya tim pengembang melakukan perencanaan berdasarkan hasil yang diperoleh dari aktifitas sebelumnya baik dalam hal rencana pengembangan, estimasi biaya, estimasi waktu, estimasi risiko beserta pengendaliannya. Aktifitas-aktifitas ini diperlukan sebagai bahan pertimbangan bagi para pengembang baik pelanggan untuk memastikan kelayakan dari proyek yang akan dilaksanakan.

Jika hasil penilaian risiko setelah dilakukan pengendalian masih tinggi dan biaya proyek juga tinggi sedangkan nilai tambah yang dihasilkan kecil maka sangat realistis proyek tidak layak untuk dijalankan.

2.6.3 Modelling

Di dalam aktifitas modeling atau pemodelan ini, analis sistem banyak berperan penting untuk mentransformasikan kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahap awal menjadi sebuah solusi dalam bentuk rancangan perangkat lunak. Bentuk dari transformasi ini berupa rancangan struktur data, arsitektur perangkat lunak sampai dengan rancangan antarmuka.

2.6.4 Construction

Pada tahap ini pihak yang paling berperan penting adalah programmer. Programmer melakukan bagiannya sesuai dengan apa yang telah dirancang oleh analis sistem. Dalam tahap ini analis sistem hanya berperan sebagai pemantau kinerja dari programmer serta memastikan bahwa programmer bekerja sesuai dengan rancangan yang dibuat pada tahap sebelumnya.

Pengujian merupakan tahapan yang dilakukan setelah tahapan pengkodean selesai. Pengujian dalam hal ini bertujuan untuk menguji baik fungsionalitas maupun non-fungsionalitas yang ada pada aplikasi telah berjalan dengan baik dan memastikan bahwa perangkat lunak mampu menangkap kesalahan-kesalahan yang sengaja ataupun tidak sengaja dilakukan oleh pengguna saat berinteraksi dengan aplikasi.

Pressman (2015:116) menyatakan bahwa, “Pengujian merupakan sebuah

proses eksekusi sebuah program dengan maksud mencari kesalahan atau error”. Ada 2 teknik pengujan yang sering digunakan dalam tahapan pengujian perangkat lunak:

17

1. Whitebox Testing

Merupakan teknik pengujian dengan menguji fungsi-fungsi atau struktur logika dalam aplikasi untuk memastikan berjalan sesuai dengan alur yang ada dan mampu berkolaborasi dengan komponen-komponen yang lain (Pressman, 2015).

1. Blackbox Testing

Merupakan teknik pengujian yang fokus pada antarmuka aplikasi dengan kata lain balckbox testing merupakan teknik pengujian dimana pengujian dilakukan melalui antar muka aplikasi (Pressman, 2015).

2.6.5 Deployment

Tahap ini merupakan tahap akhir dalam pengembangan perangkat lunak. Dalam tahapan ini tim pengembang menyerahkan hasil proyek kepada pelanggan, namun tidak berhenti sampai di sini saja tugas pengembang masih belum bisa dinyatakan selesai. Dukungan berupa sosialisasi atau pelatihan penggunaan aplikasi pun tetap menjadi tugas dari para pengembang sampai dengan dukungan layanan konsumen perihal pemeliharaan perangkat lunak yang dibangun.

2.7Web

World WideWeb atau dikenal dengan kata web merupakan salah satu fitur layanan yang diperoleh pengguna komputer yang terhubung ke Internet. Web pada awalnya merupakan sebuah ruang informasi dalam Internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakai dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web (Sidik, 2010).

Pengertian web pada paragraf sebelumnya menjelaskan tentang kemudahan pengaksesan informasi melalui web. Oleh sebab hal inilah aplikasi yang dibangun dalam tugas akhir ini berbasis web dikarenakan kelebihan-kelebihan yang dimiliki dari aplikasi berbasis web lebih banyak dibandingkan dengan aplikasi berbasis desktop. Aplikasi berbasis web bersifat multi platform yang berarti dapat berjalan pada sistem operasi apapun cukup menggunakan browser dalam pengaksesannya dan aplikasi berbasis web juga dapat diakses di manapun cukup terkoneksi ke jaringan internet ataupun intranet.

19 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang mendasar dalam pengembangan sistem. Tahap analisis sistem ini dimaksudkan untuk mengumpulkan data, fakta, dan mendiagnosa permasalahan yang ada untuk mengembangkan, memperbaiki, atau menyempurnakan sebuah sistem. Hal-hal yang perlu dianalisis dalam tugas akhir ini akan dijelaskan pada subbab berikutnya.

3.1.1 Tahapan Komunikasi

Tahap komunikasi merupakan tahap awal yang dimaksudkan untuk menggali informasi-informasi yang diperlukan untuk menganalisis permasalahan yang ada sehingga dapat diputuskan solusi yang sesuai untuk menangani permasalahan tersebut. Dalam kasus yang ada pada PT. Kelola Mina Laut tahapan komunikasi ini menghasilkan sebuah analisis dari proses bisnis yang ada dan telah dituangkan dalam bentuk Business Process Modeling Notation (BPMN) yang dapat dilihat jelas pada lampiran 19. BPMN yang ada pada lampiran 19 menggambarkan secara jelas alur dari proses administrasi ekspor konvensional berjalan saat sebelum aplikasi pada proyek tugas akhir ini dibangun. Hal tersebut memunculkan permasalahan seperti yang telah disinggung pada latar belakang masalah dalam tugas akhir ini.

Tahap komunikasi juga mengidentifikasi ruang lingkup perusahaan, visi, serta misi dari organisasi. Hal ini diperlukan kaitannya dengan pemberian solusi

yang nantinya akan diberikan. Harapannya solusi yang diberikan dapat menunjang salah satu dari visi ataupun misi yang ditetapkan oleh PT. Kelola Mina Laut. Misi dari PT. Kelola Mina Laut adalah sebagai berikut:

1. PT. Kelola Mina laut menjadi perusahaan industri makanan yang terbaik dan paling kompetitif di Indonesia,

2. PT. Kelola Mina Laut menjadi dapur Indonesia, dan

3. PT. Kelola Mina Laut menjadi perusahaan industri makanan berskala internasional.

Sedangkan visi dari perusahaan ini adalah membangun kekuatan bisnis dalam industri makanan melalui:

1. Tim manajemen dan korporasi yang profesional,

2. Berorientasi pada produktifitas kerja yang efektif dan efisien, 3. Fokus pada nilai tambah produk,

4. Membangun kemitraan dengan para stakeholder,

5. Penetapan standar yang tinggi pada produk yang dihasilkan, dan

6. Memberikan pelayanan yang maksimal untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Solusi dari permasalahan yang telah dijelaskan pada latar belakang masalah tugas akhir ini menunjang salah satu misi dari PT. Kelola Mina Laut yang tertera pada poin 2. Penerapan Administrative Workflow System (AWS) yang didukung dengan pemberian notifikasi berupa Short Message Service (SMS) serta implementasi dalam bentuk aplikasi berbasis web yang bersifat multiplatform meningkatkan fleksibilitas dari penggunanya sehingga mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam proses administrasi ekspor pada PT. Kelola Mina

21

Laut dan mampu meningkatkan produktifitas kerja dari para karyawan yang berkaitan dengan proses tersebut.

3.1.2 Perencanaan Kebutuhan Sistem

Setelah semua hal dalam tahap komunikasi terpenuhi maka perlu dilakukan perencanaan akan kebutuhan sistem yang mungkin diperlukan. Beberapa hal yang diperlukan dalam perencanaan kebutuhan sistem ini akan dijelaskan pada subbab berikutnya.

A. Rencana Kebutuhan Pengguna

BPMN proses konvensional seperti yang nampak pada lampiran 19 cukup menjelaskan aktor yang berperan pada proses tersebut. Pada proses administrasi ekspor terdapat beberapa aktor yakni: staf pemasaran, staf ekspor, staf dokumentasi, pihak ekspedisi dan pelayaran. Aktor-aktor tersebut dibagi menjadi 2 yakni aktor internal dan aktor eksternal. Aktor internal terdiri dari: staf pemasaran, admin ekspor, dan staf dokumentasi. Aktor-aktor internal inilah yang berinteraksi secara langsung dengan sistem yang dibangun.

Aktor-aktor internal yang telah dijelaskan pada alinea sebelumnya memiliki peran dan tanggung jawab seperti yang tertera pada tabel 3.1 di bawah ini.

Tabel 3.1 Peran dan tanggung jawab bagian.

No. Roles Rules

1. Staf Pemasaran 1. Merencanakan jadwal pengiriman pesanan-pesanan pelanggan dalam kurun waktu 1 minggu kedepan.

2. Melakukan permintaan ekspor barang. 3. Meminta persetujuan kepada pelanggan

terkait shipping line yang digunakan dalam proses pengiriman barang.

No. Roles Rules staf pemasaran.

2. Menunjuk shipping line yang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh staf pemasaran.

3. Melakukan konfirmasi ke staf pemasaran terkait shipping line yang ditunjuk.

4. Menentukan ekspedisi.

5. Melakukan permintaan kelengkapan dokumen ekspor (Commercial Invoice, Packing list, Shipping Instruction) ke staf dokumentasi.

6. Pengurusan kepabeanan (NPE dan PEB). 7. Pengurusan COO.

8. Pembuatan draft B/L.

9. Melakukan konfirmasi draft B/L ke staf dokumentasi.

10.Mengirimkan draft B/L ke shipping line. 11.Menerima B/L original yang diterbitkan

shipping line.

12.Menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan dalam pencairan L/C.

3. Staf Dokumentasi 1. Memproses permintaan kelengkapan dokumen ekspor dari staf ekspor. 2. Membuat Commercial Invoice. 3. Membuat Shipping Instruction. 4. Membuat Packing List.

5. Melakukan pengecekan kesesuaian data draft B/L yang dibuat oleh staf ekspor dengan L/C ada.

Tabel 3.1 di atas menjelaskan secara tidak langsung bahwa pengguna dari sistem yang dibangun pada proyek tugas akhir ini ada 3 pengguna yakni: staf pemasaran, staf ekspor, dan staf dokumentasi. Tabel 3.1 juga dapat dijadikan sebagai acuan untuk memperkirakan atau merencanakan kebutuhan fungsional dari sistem yang dibangun. Alur kerja dari masing-masing pihak terkait proses administrasi ekspor itu sendiri dapat dilihat dengan jelas pada gambar 3.1. Gambar 3.1 juga menjelaskan dokumen yang dihasilkan, diserahkan dan digunakan pada proses apa saja dalam administrasi ekspor.

23

Gambar 3.1 Workflow proses administrasi ekspor.

Pembuatan B/L Original Menetapkan Pelayaran Staf Pemasaran Hasil Konfirmasi ke Pelanggan Staf Pemasaran Konfirmasi Ke Pelanggan Daftar Pilihan Pelayaran Staf Pemasaran Daftar Pilihan Pelayaran Staf Ekspor Staf Ekspor Hasil Konfirmasi ke Pelanggan

Melakukan Permintaan Ekspor Barang

Daftar Permintaan Ekspor Barang Staf Pemasaran Daftar Permintaan Ekspor Barang Staf Ekspor

Menyiapkan Kelengkapan Dokumen Ekspor Staf Dokumentasi Daftar Permintaan Kelengkapan Dok. Ekspor Staf Dokumentasi Daftar Permintaan Kelengkapan Dok. Ekspor Staf Ekspor Dokumen SI, CI, dan PL

Staf Ekspor

Dokumen SI, CI, dan PL

Pengurusan Kepabeanan dan Perijinan

Dokumen NPE, PEB, dan COO Staf Ekspor Menetapkan Ekspedisi Daftar Pilihan Ekspedisi Staf Ekspor Rancangan B/L Staf Ekspor Konfirmasi Rancangan B/L Staf Dokumentasi Staf Dokumentasi Rancangan B/L

Menyiapkan Berkas Pencairan L/C

Berkas-berkas Ekspor Staf Ekspor

Pada gambar 3.1 proses administrasi ekspor dimulai dari staf pemasaran. Staf pemasaran membuat daftar permintaan ekspor barang yang kemudian diberikan kepada staf ekspor untuk diproses. Staf ekspor akan memilih dan memesan agen pelayaran sesuai dengan jadwal ekspor barang yang diberikan staf pemasaran. Agen pelayaran yang dipesan oleh staf ekspor akan memberikan bukti pemesanan pelayaran berupa D/O yang dikirimkan melalui e-mail ke staf ekspor. Staf ekspor akan memberikan daftar pelayaran yang dipilih ke staf pemasaran untuk dibantu proses konfirmasinya ke pelanggan terkait pelayaran yang digunakan untuk ekspor barang.

Setelah proses konfirmasi dilakukan staf ekspor akan menentukan ekspedisi yang digunakan untuk pengangkutan petikemas baik pengambilan petikemas dari depo petikemas ke pabrik maupun dari pabrik ke pelabuhan. Staf ekspor akan melampirkan D/O dari pelayaran dan diberikan ke pihak ekspedisi untuk proses pengambilan petikemas di depo petikemas. Pihak ekspedisi akan diberi surat jalan oleh pihak depo pelayaran sebagai bukti pengambilan petikemas yang mana dalam surat jalan tersebut tertera informasi nomor petikemas dan nomor segelnya.

Pihak ekspedisi akan menyerahkan surat jalan ke staf ekspor untuk kemudian dicatat informasi dalam surat jalan tersebut kemudian staf ekspor akan meminta kelengkapan dokumen ekspor ke staf dokumentasi sebagai bahan pengurusan NPE dan PEB di Bea Cukai serta COO di Dinas Perindustrian dan Perdagangan. Staf dokumentasi akan membuat dan menyiapkan dokumen shipping instruction, packing list, dan invoice untuk diserahkan ke staf ekspor sebagai kelengkapan dokumen ekspor.

25

Staf ekspor akan membuat draf B/L yang kemudian akan diserahkan ke staf dokumentasi untuk dikonfirmasi kesesuaian datanya. Setelah dikonfirmasi oleh staf dokumentasi draf B/L akan dikirimkan oleh staf ekspor ke agen pelayaran untuk dibuat B/L originalnya. Setelah mendapatkan B/L original staf ekspor akan mempersiapkan dokumen-dokumen ekspor yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan untuk pencairan pembayaran transaksi ekspor.

Penjelasan yang lebih dalam tentang keterkaitan alur kerja, peran masing-masing pihak dengan proses bisnis yang ada pada tahap analisis ini dapat dipahami dengan lebih mudah jika disajikan dalam bentuk tabel yang dapat dilihat dengan seksama pada tabel 3.2 berikut ini.

Tabel 3.2 Rincian alur kerja administrasi ekspor.

No. Proses Bisnis Peranan Aturan

1. Melakukan permintaan ekspor

Staf Pemasaran Membuat daftar permintaan ekspor barang dan

menyerahkan kepada staf ekspor.

Staf Ekspor Menerima daftar permintaan ekspor barang.

2. Menetapkan pelayaran Staf Ekspor Membuat daftar pilihan pelayaran dan

memberikannya ke staf pemasaran.

Staf Pemasaran 1. Menerima daftar pilihan pelayaran dari staf ekspor. 2. Membantu meneruskan

konfirmasi pelayaran ke pelanggan.

3. Membuat daftar hasil konfirmasi ke pelanggan 4. Menyerahkan daftar hasil

konfirmasi ke staf ekspor. 3. Menetapkan Ekspedisi Staf Ekspor Membuat daftar pilihan

No. Proses Bisnis Peranan Aturan 4. Menyiapkan

Kelengkapan Dokumen Ekspor

Staf Ekspor Membuat daftar permintaan kelengkapan dokumen ekspor dan memberikan daftar tersebut ke staf dokumentasi. Staf

Dokumentasi

1. Menerima daftar

permintaan kelengkapan dokumen ekspor dari staf ekspor.

2. Membuat kelengkapan dokumen ekspor seperti: SI, CI, dan PL

3. Menyerahkan

kelengkapan dokumen ekspor ke staf ekspor. 5. Pengurusan

Kepabeanan dan Perijinan

Staf Ekspor Staf ekspor melakukan pengurusan NPE, PEB, dan COO ke Dinas Bea Cukai dan Dinas Perindustrian dan Perdagangan.

6. Pembuatan B/L Original

Staf Ekspor Staf ekspor membuat rancangan B/L dan memberikannya ke staf dokumentasi.

Staf

Dokumentasi

1. Menerima rancangan B/L dari staf ekspor.

2. Melakukan pengecekan / konfirmasi terhadap isi dari B/L dan memberikan hasilnya pada staf ekspor. 7. Menyiapkan Berkas

Pencairan L/C

Staf Ekspor Mengarsip

dokumen-dokumen ekspor seperti B/L original, Shipping Instruction, Packing List, Commercial Invoice, dll.

B. Rencana Kebutuhan Data

Kebutuhan akan data pun perlu direncanakan untuk memastikan bahwa data yang digunakan sesuai dengan kebutuhan dari sistem yang dibangun. Adapun rencana dari kebutuhan data yang digunakan untuk pengembangan sistem pada proyek tugas akhir ini dapat dilihat secara rinci pada tabel 3.3.

27

Tabel 3.3 Rencana kebutuhan data.

No. Data Keterangan

1. Data Pengguna Berisi daftar pengguna beserta informasi akun pengguna yang nantinya akan digunakan oleh sistem yang dibangun untuk mengidentifikasi pengguna serta pembagian hak aksesnya. 2. Data Pelayaran Berisi informasi daftar perusahaan pelayaran

yang digunakan dalam proses pengiriman barang ekspor.

3. Data Ekspedisi Berisi informasi daftar perusahaan ekspedisi yang digunakan dalam proses pengangkutan barang ekspor.

4. Data Pelanggan Berisi informasi daftar perusahaan pelanggan dari PT. Kelola Mina Laut.

5. Data Produk Berisi informasi daftar produk hasil olahan PT. Kelola Mina Laut.

6. Data Jenis Produk Berisi informasi daftar jenis produk olahan PT. Kelola Mina Laut.

7. Data Kategori Produk Berisi informasi daftar kategori produk yang ada pada PT. Kelola Mina Laut.

8. Data Transaksi Ekspor Berisi informasi daftar transaksi ekspor pada PT. Kelola Mina Laut.

9. Data Detil Transaksi Ekspor

Berisi informasi tentang rincian produk di masing-masing transaksi ekspor.

10. Data Detil Pelayaran Berisi informasi mengenai histori pelayaran yang digunakan dalam transaksi ekspor.

11. Data Peti Kemas Digunakan untuk menyimpan daftar peti kemas yang digunakan dalam transaksi ekspor.

12. Data Eksportir Berisi informasi perusahaan atau anak perusahaan dari PT. Kelola Mina Laut yang mengirim barang ekspor ke pelanggan atau dalam hal ekspor impor lebih dikenal dengan istilah shipper atau eksportir.

13. Data Dokumen Ekspor Berisi daftar dokumen-dokumen yang dihasilkan atau digunakan selama proses ekspor. 14. Data Negara Berisi daftar negara di dunia. Data ini nantinya

dibutuhkan sebagai data master lokasi.

15. Data Wilayah Berisi daftar wilayah dalam suatu negara. Data ini pun dibutuhkan sebagai data master lokasi. 16. Data Kota Berisi daftar kota yang ada pada suatu negara, di

bagi berdasarkan wilayahnya masing-masing dan juga merupakan data master lokasi.

Tabel 3.3 di atas dapat dijadikan sebagai acuan untuk merancang basis data dari sistem yang dibangun. Rencana kebutuhan data ini diharapkan mampu

mengurangi risiko kurangnya data yang digunakan dalam merancang basis data untuk pembangunan sistem. Sehingga jika dilakukan penambahan atau perubahan tidak terlalu banyak dan perbedaannya pun tidak terlalu signifikan.

C. Rencana Kebutuhan Fungsional

Rencana kebutuhan fungsional dalam pengembangan sistem dapat diartikan sebagai pembuatan daftar dari fungsi-fungsi utama yang harus ada pada sistem yang dibangun. Dalam proyek tugas akhir ini juga direncanakan fungsi-fungsi utama yang disesuaikan dengan peran dan tanggung jawab staf yang berkaitan dengan proses ekspor.

Rencana kebutuhan fungsional dimaksudkan untuk memilah-milah proses mana saja dari peran dan tanggung jawab fungsional yang dapat dibantu dengan menggunakan sistem terkomputerisasi.atau dengan kata lain mengubah proses konvensional menjadi proses yang berbasis otomasi dengan bantuan komputer. Dalam hal ini maka dihasilkan rencana kebutuhan fungsional yang dituangkan dalam bentuk diagram blok dan dapat dilihat lebih jelas pada gambar 3.2 di halaman berikutnya.

Diagram blok yang tampak pada gambar 3.2 terdiri dari 3 bagian: input, proses, dan output. Penjelasan dari masing-masing bagian tersebut akan dijelaskan pada subbab berikutnya.

C.1 Input

Pada gambar 3.2 terdapat beberapa inputan yang digunakan oleh fungsi-fungsi yang ada pada aplikasi yang dibangun. Input dapat diartikan sebagai data yang digunakan sebagai masukan bagi suatu proses atau fungsi dari aplikasi untuk

29

dilakukan pengolahan. Penjelasan dari masing-masing input yang tampak pada gambar 3.2 adalah sebagai berikut :

1. Data Negara

Berisi data negara-negara yang ada di dunia seperti kode negara berdasarkan standar ISO beserta nama-nama negara yang baku.

2. Data Wilayah

Berisi data wilayah-wilayah yang ada pada suatu negara tertentu. Digunakan untuk memudahkan dalam pengelohan data lokasi nantinya.

3. Data Kota

Berisi data kota-kota di wilayah-wilayah tertentu dalam suatu negara. Dalam data ini juga terdapat data kode pelabuhan yang baku atau berlaku internasional. 4. Data Pelanggan

Berisi data-data pelanggan seperti nama perusahaan pelanggan, alamat, nomor telepon, dan data lokasi pelanggan baik negara, wilayah sampai dengan kotanya. selalu dibuat oleh staf ekspor sebagai bahan review manajemen PT. Kelola Mina Laut.

5. Data Eksportir

Berisi data-data pengirim barang atau dalam istilah kegiatan ekspor impor dikenal dengan eksportir. Data eksportir ini di dalamnya terdiri dari nama perusahaan eksportir, alamat, nomor telepon, dan data lokasi eksportir baik negara, wilayah sampai dengan kotanya.

6. Data Ekspedisi

Berisi data-data perusahaan ekspedisi. Data ekspedisi ini di dalamnya terdiri dari nama perusahaan ekspedisi, alamat, nomor telepon, dan kota.

7. Data Pelayaran

Berisi data-data perusahaan pelayaran. Data pelayaran ini di dalamnya terdiri dari nama perusahaan pelayaran, alamat, nomor telepon, dan data lokasi pelayaran baik negara, wilayah sampai dengan kotanya.

8. Data Kategori Produk

Berisi data kategori produk yang ada pada PT. Kelola Min Laut. Data ini digunakan untuk pengelompokan produk hasil olahan PT. Kelola Mina Laut agar lebih mudah dipahami mengingat banyaknya hasil olahan dari perusahaan ini.

9. Data Jenis Produk

Berisi data jenis produk yang ada pada PT. Kelola Mina Laut. Data ini juga digunakan untuk pengelompokan produk mengingat banyaknya jenis produk olahan perusahaan ini.

10.Data Produk

Berisi data produk-produk hasil olahan PT. Kelola Mina Laut. 11.Data Permintaan Ekspor

Berisi data permintaan ekspor yang di dalamnya terdiri dari nomor permintaan ekspor, nama pelanggan, nama eksportir, komoditas ekspor, sampai dengan jenis B/L yang digunakan dalam proses ekspor.

12.Data Pilihan Pelayaran

Berisi data pelayaran yang ditunjuk oleh staf ekspor. Data ini terdiri dari nama pelayaran, nama kapal, estimasi jadwal kedatangan kapal, estimasi jadwal keberangkatan kapal, sampai dengan pelabuhan transit.

31

Gambar 3.2 Diagram blok IPO.

INPUT PROSES OUTPUT

Data Negara Data Wilayah Data Kota Data Pelanggan Data Eksportir Data Ekspedisi Data Pelayaran Data Kategori Produk Data Jenis Produk

Data Produk Daftar Negara Daftar Wilayah Daftar Kota Daftar Pelanggan Daftar Eksportir Daftar Ekspedisi Daftar Pelayaran Daftar Kategori Produk Daftar Jenis Produk

Daftar Produk Data Permintaan Ekspor Daftar Permintaan Ekspor Data Pilihan Pelayaran Daftar Pilihan Pelayaran Data Pilihan Ekspedisi Daftar Pilihan Ekspedisi Data Permintaan Kelengkapan Dok. Ekspor Daftar Permintaan Kelengkapan Dok. Ekspor Dokumen NPE Dokumen PEB Dokumen COO Unggahan Dokumen NPE Unggahan Dokumen PEB Unggahan Dokumen COO Melakukan Permintaan Ekspor Barang Menentukan Agen Pelayaran Menentukan Ekspedisi Melakukan Permintaan Kelengkapan Dok. Ekspor Melakukan Pengunggahan Dok. Perijinan & Perpajakan

Melakukan Konfirmasi Draft B/L Mengisi Kelengkapan Data Ekspor Mengelola Data Master Membuat Laporan Realisasi Ekspor Data Konfirmasi

Draft B/L Daftar Konfirmasi

Draft B/L

Data Kelengkapan Ekspor

Daftar Data Ekspor Fix

Data Periode Laporan Realisasi

13.Data Pilihan Ekspedisi

Berisi data ekspedisi yang ditunjuk oleh staf ekspor. Data ini berisi informasi nama ekspedisi.

14.Data Permintaan Kelengkapan Dok. Ekspor

Berisi data permintaan kelengkapan dokumen ekspor. Data ini terdiri dari nomor transaksi permintaan ekspor, nama pelanggan, nama eksportir, tanggal transaksi sampai dengan nilai transaksi ekspor.

15.Dokumen NPE

Dokumen fisik Nota Pemberitahuan Ekspor (NPE) dari Dinas Bea Cukai yang telah dipindai dan telah diubah menjadi file gambar yang nantinya diunggah ke server melalui aplikasi.

16.Dokumen PEB

Dokumen fisik Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dari Dinas Bea Cukai yang telah dipindai dan telah diubah menjadi file gambar yang nantinya diunggah ke server melalui aplikasi.

17.Dokumen COO

Dokumen fisik COO yang telah dipindai yang nantinya diunggah ke server. 18.Data Konfirmasi Draf B/L

Berisi data hasil konfirmasi draf B/L dari hasil pengecekan oleh staf dokumentasi.

19.Data Kelengkapan Ekspor

Berisi data-data seperti biaya pengiriman dan pengangkutan barang ekspor. 20.Data Periode

33

C.2 Proses

Pada gambar 3.2 terdapat beberapa proses atau fungsi. Fungsi-fungsi ini merupakan proses atau fungsi utama dari aplikasi yang dibangun. Penjelasan dari masing-masing fungsi ini adalah sebagai berikut:

1. Mengelola Data Master

Fungsi ini digunakan untuk mengelola data master atau data utama yang diperlukan dalam proses ekspor pada PT. Kelola Mina Laut.

2. Melakukan Permintaan Ekspor Barang

Fungsi permintaan ekspor barang ini digunakan oleh staf pemasaran untuk melakukan permintaan ekspor barang ke staf ekspor. Mengingat fungsi ini digunakan oleh staf pemasaran maka dapat dipastikan fungsi ini hanya dapat dijalankan oleh pengguna dengan hak akses staf pemasaran.

3. Menentukan Pelayaran

Fungsi ini digunakan staf ekspor untuk memilih pelayaran yang ditetapkan untuk mengirimkan barang ekspor sesuai permintaan staf pemasaran. Fungsi ini hanya dapat dijalankan oleh pengguna dengan hak akses staf ekspor untuk proses penentuan pelayarannya dan staf pemasaran untuk hasil konfirmasinya secara langsung ke pelanggan terkait pelayaran yang ditunjuk oleh staf ekspor. 4. Menentukan Ekspedisi

Fungsi ini digunakan untuk memilih perusahaan ekspedisi yang ditunjuk untuk mengantar barang ekspor ke pelabuhan. Fungsi ini hanya dapat dijalankan oleh pengguna dengan hak akses staf ekspor dan admin.

5. Melakukan Permintaan Kelengkapan Dokumen Ekspor

Fungsi ini digunakan staf ekspor untuk melakukan permintaan kelengkapan dokumen ke staf dokumentasi. Fungsi ini juga hanya dapat digunakan oleh pengguna dengan hak akses staf ekspor untuk melakukan permintaan kelengkapan dokumen dan staf dokumentasi untuk pemenuhan kelengkapan dokumen ekspornya.

6. Melakukan Pengunggahan Dokumen Perijinan dan Perpajakan

Fungsi ini digunakan untuk melakukan pengunggahan dokumen NPE, PEB, dan COO melalui aplikasi untuk diarsipkan ke dalam server.

7. Melakukan Konfirmasi Draf B/L

Fungsi ini digunakan untuk melakukan permintaan konfirmasi draf B/L yang dibuat oleh staf ekspor ke staf dokumentasi. Melihat kegunaan dari fungsi ini maka fungsi ini dapat digunakan oleh staf ekspor dan staf dokumentasi.

8. Mengisi Kelengkapan Data Ekspor

Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh pengguna dengan hak akses staf ekspor. Fungsi ini digunakan untuk melengkapi data ekspor.

9. Membuat Laporan Realisasi Ekspor

Fungsi ini digunakan untuk pembuatan laporan realisasi ekspor sesuai dengan periode yang ditentukan oleh staf ekspor.

C.3 Output

Pada gambar 3.2 terdapat beberapa output yang dihasilkan dari fungsi-fungsi yang telah dijelaskan pada subbab sebelumnya. Output-output ini merupakan hasil keluaran yang bisa juga berupa informasi yang mungkin bisa dijadikan sebagai

35

masukan atau input untuk fungsi lain. Berikut ini merupakan penjelasan dari masing-masing output yang ada pada gambar 3.2:

1. Daftar Negara

Berisi informasi daftar negara yang ada di dunia. Informasi ini nantinya digunakan sebagai input pada fungsi lainnya.

2. Daftar Wilayah

Berisi informasi daftar wilayah yang ada pada suatu negara. Informasi ini nantinya juga digunakan sebagai input pada fungsi lainnya.

3. Daftar Kota

Berisi informasi daftar kota pada suatu wilayah yang ada pada negara tertentu. Informasi ini nantinya juga akan digunakan selama proses ekspor.

4. Daftar Pelanggan

Berisi informasi perusahaan pelanggan seperti nama perusahan pelanggan, alamat lengkap perusahaan pelanggan, nomor telepon pelanggan sampai dengan lokasi perusahaan pelanggan baik negara, wilayah, dan juga kotanya.

5. Daftar Eksportir

Berisi informasi perusahaan eksportir seperti nama perusahan eksportir, alamat lengkap perusahaan eksportir, nomor telepon perusahaan eksportir, sampai dengan wilayah, dan juga kotanya.

6. Daftar Ekspedisi

Berisi informasi perusahaan ekspedisi seperti nama perusahan ekspedisi, alamat lengkap perusahaan ekspedisi, nomor telepon ekspedisi sampai dengan lokasi perusahaan ekspedisi baik negara, wilayah, dan juga kotanya.

7. Daftar Pelayaran

Berisi informasi perusahaan pelayaran seperti nama perusahaan pelayaran, alamat lengkap perusahaan pelayaran, nomor telepon perusahaan pelayaran sampai denga lokasi perusahaan pelayaran baik negara, wilayah dan juga kotanya.

8. Daftar Kategori Produk

Berisi informasi daftar kategori produk yang ada pada PT. Kelola Mina Laut yang telah tersimpan dalam server database.

9. Daftar Jenis Produk

Berisi informasi daftar jenis produk olahan PT. Kelola Mina Laut yang telah tersimpan di dalam server database.

10.Daftar Produk

Berisi informasi daftar produk hasil olahan PT. Kelola Mina Laut yang telah tersimpan di dalam server database.

11.Daftar Permintaan Ekspor

Berisi informasi daftar permintaan ekspor barang yang dilakukan oleh staf pemasaran. Dalam daftar permintaan ekspor barang ini terdapat informasi pemilik barang, pengirim barang, tanggal permintaan ekspor barang, jenis pembayaran ekspor, jenis pembayaran pengiriman barang ekspor sampai dengan tanggal barang ekspor tersebut diangkut ke pelabuhan muat.

12.Daftar Pilihan Pelayaran

Berisi daftar perusahaan pelayaran yang ditunjuk untuk mengirimkan barang ekspor. Informasi yang dihasilkan yaitu: nama perusahaan pelayaran, nama

37

kapal, tanggal kedatangan kapal, tanggal keberangkatan kapal sampai dengan nama pelabuhan transit.

13.Daftar Pilihan Ekspedisi

Berisi daftar perusahaan ekspedisi yang ditunjuk untuk mengangkut barang ekspor ke pelabuhan.

14.Daftar Permintaan Kelengkapan Dokumen Ekspor

Berisi daftar permintaan kelengkapan dokumen ekspor. Daftar permintaan kelengkapan dokumen ekspor ini di dalamnya terdapat informasi nama perusahaan pelanggan, perusahaan pengirim atau eksportir, komoditas barang, dan nama perusahaan pelayaran yang digunakan untuk pengiriman barang ekspor.

15.Unggahan Dokumen NPE

Hasil unggahan dokumen NPE yang telah diubah dalam bentuk gambar dan telah tersimpan di dalam server database.

16.Unggahan Dokumen PEB

Hasil unggahan dokumen PEB yang telah diubah dalam bentuk gambar dan telah tersimpan di dalam server database.

17.Unggahan Dokumen COO

Hasil unggahan dokumen COO yang telah diubah dalam bentuk gambar. 18.Daftar Konfirmasi Draf B/L

Berisi informasi daftar draf B/L yang telah dikonfirmasi oleh staf pemasaran. Daftar konfirmasi draf B/L di dalamnya juga terdapat informasi koreksinya jika terdapat kesalahan pada penulisan di dalam draf B/L tersebut.

19.Daftar Data Ekspor Fix

Berisi daftar data ekspor yang telah fix atau dengan kata lain telah lengkap. Lengkap dalam hal ini dapat diartikan bahwa data ekspor telah dilengkapi dengan total biaya-biaya pengiriman dan pengangkutan barang.

20.Laporan Realisasi Ekspor

Berisi informasi daftar transaksi pengiriman barang ekspor yang telah terealisasikan. Terealisasikan dalam hal ini dapat diartikan bahwa barang ekspor telah diangkut di kapal milik pelayaran yang ditunjuk untuk proses pengiriman barang ekspor.

3.1.3 Penerapan Administrative Workflow System

Penerapan administrative workflow system pada proses pengelolaan administrasi eskpor pada PT. Kelola Mina Laut merupakan salah satu strategi yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam alur kerja dari proses pengelolaan administrasi ekspor. Proses pengelolaan administrasi ekspor yang konvensional dimulai dari bagian pemasaran yang melakukan permintaan ekspor barang berdasarkan hasil rapat mingguan dengan beberapa bagian seperti PPIC dan stuffing. Hasil rapat ini berupa dokumen cetak daftar ekspor mingguan yang diserahkan secara langsung oleh staf pemasaran kepada staf ekspor. Daftar permintaan ekspor barang ini kemudian diproses oleh staf ekspor mulai dari penetapan pelayarannya, pemesanan ekspedisi, pengurusan kepabeanan, pengurusan COO sampai dengan pengurusan kelengkapan dokumen-dokumen ekspor yang nantinya akan dibantu dengan staf dokumentasi.

Proses penetapan pelayaran yang dilakukan oleh staf ekspor pun membutuhkan bantuan staf pemasaran untuk memintakan persetujuan ke pemilik

39

barang perihal pelayaran yang digunakan untuk pengiriman barang. Staf pemasaran akan memintakan persetujuan tersebut secara langsung kepada pembeli perihal pelayaran dan memberikan hasil persetujuan dari pemilik barang tersebut ke staf ekspor. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar pembeli dapat memastikan bahwa pelayaran yang digunakan untuk pengiriman barang miliknya merupakan perusahaan pelayaran yang telah menjadi rekanan dari perusahaan pembeli atau mungkin ada maksud lain dari pembeli sehingga proses ini perlu dilakukan. Setelah hasil konfirmasi diterima oleh staf ekspor maka staf ekspor akan melakukan konfirmasi pemesanan kepada pihak pelayaran sampai pihak pelayaran menerbitkan bukti pemesanan pelayaran yang di dalamnya terdapat informasi nomor DO, informasi jadwal kapal, serta lokasi pelabuhan muat maupun pelabuhan transit.

Proses selanjutnya yakni melakukan pemesanan ekspedisi. Ekspedisi akan mengkonfirmasi kepada staf ekspor perihal pengambilan petikemas milik pelayaran mulai dari tanggal pengambilan petikemas dari depo pelayaran, tanggal petikemas masuk ke pabrik, sampai dengan tanggal penarikan petikemas dari pabrik. Mengingat petikemas yang disewakan oleh pihak pelayaran memiliki batas waktu maka proses ini diperlukan untuk memastikan bahwa pengisian barang ke dalam petikemas dapat disesuaikan dengan jadwal keberangkatan kapal. Sehingga petikemas dapat dikirim ke pelabuhan tepat waktu. Ekspedisi akan memberikan dokumen berupa surat jalan saat pengambilan petikemas dari depo petikemas yang berisi informasi kondisi awal petikemas serta informasi mengenai nomor segel petikemas dan nomor petikemas.

Proses selanjutnya merupakan proses pengurusan kepabeanan dan perijinan. Proses ini membutuhkan dokumen-dokumen kelengkapan ekspor dari bagian dokumentasi. Sebelumnya staf ekspor akan membuat dokumen preliminary ekspor yang digunakan untuk melakukan permintaan kelengkapan dokumen ekspor ke bagian dokumentasi. Dokumen ini diserahkan ke staf dokumentasi secara langsung oleh staf ekspor. Kemudian staf dokumentasi akan memproses dokumen kelengkapan ekspornya berdasarkan informasi yang tertera dalam dokumen preliminary ekspor yang diberikan oleh staf ekspor sebelumnya. Dokumen shipping instruction, packing list, dan commercial invoice yang telah selesai diproses oleh staf dokumentasi akan diserahkan secara langsung ke staf ekspor. Packing list dan commercial invoice inilah yang dijadikan bahan untuk pengurusan kepabeanan dan perijinan. Setelah pengurusan kepabeanan dan perijinan selesai staf ekspor akan mendapatkan dokumen cetak NPE, PEB, dan COO.

Proses selanjutnya yakni proses pembuatan draf B/L. Draf B/L yang dibuat oleh staf ekspor akan diberikan kepada staf dokumentasi untuk dilakukan konfirmasi untuk memastikan bahwa isi dari draf B/L yang dibuat telah sesuai dengan letter of credit yang diterbitkan oleh bank. Hal ini diperlukan demi kelancaran dalam proses pencairan letter of credit nantinya. Proses pengelolaan administrasi ekspor ini dapat dilihat lebih detil pada lampiran 19 yang telah disajikan dalam bentuk BPMN yang lebih mudah dipahami.

Penerapan administrative workflow system dimaksudkan untuk menangani permasalah yang telah dijelaskan dalam bab sebelumnya. Staf ekspor yang sering bertugas di luar area perusahaan untuk pengurusan kepabeanan dan perijinan kerap membuat proses administrasi ekspor tertunda. Penerapan administrasi workflow

41

system dalam aplikasi pengelolaan administrasi ekspor ini diimplementasikan berbasis web untuk memudahkan staf ekspor ataupun staf bagian lain berinteraksi dalam proses ini. Aplikasi ini akan secara otomatis memberikan notifikasi berupa SMS kepada staf terkait jika terdapat aktifitas baru yang perlu diproses. Serta distribusi dokumen pun mampu dilakukan aplikasi mengingat dokumen cetak telah digantikan dengan dokumen digital yang dapat didistribusikan melalui aplikasi. Staf yang sedang bertugas di luar area perusahaan pun dapat tetap melakukan proses administrasi ekspor dengan cukup mengakses alamat dari aplikasi web dengan perangkat apapun yang didukung dengan perangkat lunak perambah internet atau dikenal dengan sebutan browser mengingat aplikasi berbasis web membutuhkan browser untuk pengaksesannya. Penerapan administrative workflow system dalam proses pengelolaan administrasi ekspor dapat dilihat lebih jelas pada lampiran 20 yang disajikan dalam bentuk BPMN yang lebih mudah untuk dibandingkan dengan proses administrasi ekspor konvensional yang tampak pada lampiran 19.

3.2Perancangan Sistem

Proses pembangunan maupun pengembangan perangkat lunak tepatnya pada tahapan perancangan merupakan tahapan paling utama yang harus dilakukan oleh pengembang. Perancangan sistem dalam hal ini diperlukan untuk memodelkan sistem yang akan dibangun.

3.2.1 Arsitektur Sistem

Semua sistem yang dibangun tidak dapat berjalan atau berdiri sendiri tanpa bantuan dari komponen-komponen lain yang menyusunnya. Komponen-komponen ini saling terhubung sehingga mampu membuat sistem yang dibangun berjalan

dengan baik. Begitu pula dengan Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor menggunakan Administrative Workflow System ini. Aplikasi yang dibangun pada proyek tugas akhir ini dibangun berbasis web sehingga terdapat komponen-komponen pendukung yang saling berinteraksi dan membuat aplikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Komponen-komponen ini adalah sebagai berikut:

1. Server Database, 2. Server Aplikasi,

3. Jaringan (Intranet atau Internet), dan 4. Perangkat Pengguna (Client).

Server database merupakan sebuah komputer berspesifikasi tinggi yang digunakan khusus untuk menjalankan sebuah perangkat lunak yang digunakan sebagai pusat pengelolaan data atau dikenal dengan istilah Relational Database Management System (RDBMS). Server aplikasi merupakan sebuah komputer berspesifikasi tinggi yang digunakan sebagai pusat pengaksesan aplikasi berbasis web. Server database dan server aplikasi dibuat terpisah untuk mengurangi beban dari server itu sendiri. Sedangkan, jaringan merupakan media yang digunakan oleh masing-masing komponen untuk saling berinteraksi antar satu dengan yang lainnya. Perangkat pengguna disini dapat diartikan sebagai perangkat yang digunakan oleh pengguna sebagai sarana untuk mengakses aplikasi yang tersimpan di server aplikasi seperti: smartphone, notebook, dan PC atau perangkat-perangkat lain yang mendukung perangkat lunak perambah internet atau dikenal dengan sebutan browser seperti: Mozilla Firefox, Opera, Chrome, UC Browser, dan lain-lain. Arsitektur dari aplikasi pada proyek tugas akhir ini dapat dilihat lebih jelas pada gambar 3.3.

43

Gambar 3.3 Arsitektur Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor.

3.2.2 Perancangan Proses A. Perancangan Fungsional

Subbab ini menjelaskan secara rinci fungsi-fungsi dari aplikasi yang telah direncanakan pada subbab sebelumnya tepatnya dapat dilihat pada gambar 3.2. Penjelasan yang dimaksud dalam hal ini yakni penjelasan mengenai pengguna fungsi, kondisi awal, alur normal sampai dengan kondisi akhir dari fungsi yang dimaksud. Hal ini diperlukan sebagai pedoman pada saat tahap pengkodean sehingga alur dari fungsi tetap konsisten.

Tabel 3.4 Perancangan fungsi melakukan permintaan ekspor barang. Nama Fungsi Melakukan Permintaan Ekspor Barang

Pengguna Staf Pemasaran

Deskripsi Fungsi ini digunakan oleh staf pemasaran untuk melakukan permintaan ekspor barang.

Kondisi Awal 1. Data Pelanggan 2. Data Eksportir 3. Data Pelabuhan

4. Data Estimasi Keluar Masuk Petikemas

Database Server

Web Application Server

Computer

Smart Phone

Notebook

5. Data Komoditi

6. Data Transaksi Ekspor

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Aplikasi

1. Staf pemasaran memilih menu “Permintaan Ekspor”.

Aplikasi menampilkan formulir permintaan ekspor.

2. Staf pemasaran mengisikan data permintaan ekspor sesuai dengan formulir yang tersedia.

3. Staf pemasaran menyimpan data permintaan ekspor dengan menekan tombol “Simpan”.

a. Aplikasi melakukan penyimpanan data permintaan ke dalam database.

b. Aplikasi

menampilkan data permintaan ekspor yang telah disimpan ke layar.

c. Aplikasi

mengirimkan SMS notifikasi permintaan ekspor barang ke staf ekspor.

Kondisi Akhir Daftar permintaan ekspor barang.

Pada tabel 3.4 merupakan penjelasan secara rinci mengenai fungsi “Melakukan Permintaan Ekspor Barang”. Fungsi ini dibuat untuk memenuhi kebutuhan staf pemasaran mengingat tugas dari staf pemasaran yang telah dijelaskan pada tabel 3.1. Kemudian yang berikutnya merupakan fungsi “Menentukan Agen Pelayaran” yang dapat dilihat jelas pada tabel 3.5.

Tabel 3.5 Perancangan fungsi menentukan agen pelayaran. Nama Fungsi Menentukan Agen Pelayaran

Pengguna Staf Ekspor

Deskripsi Fungsi ini digunakan oleh staf ekspor untuk menentukan agen pelayaran yang digunakan dalam proses ekspor barang. Kondisi Awal 1. Data Pelayaran

2. Data Kapal

3. Data Jadwal Kapal 4. Data Pelabuhan

45

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Aplikasi

Menentukan Agen Pelayaran 1. Staf ekspor memilih menu

“Penentuan Pelayaran” Aplikasi menampilkan daftar permintaan ekspor barang.

2. Staf ekspor memilih salah satu permintaan ekspor barang yang akan diproses dengan menekan tombol “Proses” pada daftar permintaan ekspor barang.

a. Aplikasi akan menampilkan data permintaan ekspor barang secara rinci. b. Aplikasi menampilkan

formulir pilihan pelayaran. 3. Staf ekspor mengisikan

data pelayaran yang dipilih ke dalam formulir yang disediakan.

4. Staf ekspor menyimpan data yang telah diisikan ke dalam formulir yang disediakan dengan

menekan tombol “Simpan”.

a. Aplikasi menyimpan data ke dalam database. b. Aplikasi mengirimkan

SMS notifikasi

permintaan konfirmasi ke staf pemasaran. c. Aplikasi menampilkan

data pilihan pelayaran yang telah disimpan ke layar.

Kondisi Akhir Daftar permintaan konfirmasi pelayaran.

Tabel 3.5 menjelaskan secara rinci dari fungsi “Menentukan Agen Pelayaran” yang dilakukan oleh staf ekspor. Berikutnya akan dijelaskan subbagian dari fungsi “Menentukan Agen Pelayaran” yaitu fungsi “Melakukan Konfirmasi Pelayaran” yang dapat disaksikan pada tabel 3.6.

Tabel 3.6 Perancangan fungsi melakukan konfirmasi pelayaran. Nama Fungsi Menentukan Agen Pelayaran

Pengguna Staf Pemasaran

Deskripsi Fungsi ini digunakan oleh staf pemasaran untuk mengisikan hasil konfirmasi pelayaran yang dipilih berdasarkan

persetujuan yang dilakukan ke pelanggan. Kondisi Awal 1. Data Pelayaran

3. Data Jadwal Kapal 4. Data Pelabuhan

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Aplikasi

Melakukan Konfirmasi Pelayaran 1. Staf pemasaran memilih

menu “Konfirmasi Pelayaran”

Aplikasi menampilkan daftar permintaan konfirmasi pelayaran. 2. Staf pemasaran memilih

salah satu daftar permintaan konfirmasi pelayaran dengan menekan tombol “” pada daftar permintaan konfirmasi pelayaran.

a. Aplikasi mengubah status pelayaran menjadi terkonfirmasi dan menyimpannya ke dalam database. b. Aplikasi menampilkan

data pelayaran yang telah terkonfirmasi ke layar.

c. Aplikasi mengirimkan SMS notifikasi

konfirmasi pelayaran ke staf ekspor.

Kondisi Akhir Daftar konfirmasi pelayaran.

Tabel 3.6 merupakan penjelasan dari subfungsi “Menentukan Agen Pelayaran” yakni “Melakukan Konfirmasi Pelayaran”. Fungsi ini dilakukan oleh staf pemasaran untuk mengisikan hasil konfirmasi dari pelanggan terkait pelayaran yang digunakan untuk pengiriman barang ekspor sesuai dengan fungsi dari staf pemasaran yang telah dijelaskan sebelumnya pada tabel 3.1.

Tabel 3.7 Perancangan fungsi menentukan ekspedisi – menggunggah D/O pelayaran.

Nama Fungsi Menentukan Ekspedisi Pengguna Staf Ekspor

Deskripsi Fungsi ini dilakukan oleh staf ekspor untuk menentukan ekspedisi yang digunakan untuk pengangkutan petikemas dalam proses ekspor.

Kondisi Awal 1. Data Ekspedisi 2. Data Eksportir 3. Data Pelanggan 4. Data Pelayaran 5. Data Pelabuhan

160

Document Image Processing pun telah berhasil diimplementasikan dan berhasil melewati tahap pengujian yang ada. Oleh sebab inilah aplikasi dapat dinyatakan telah layak untuk diimplementasikan.

4.2.2 Hasil Evaluasi

Hasil evaluasi yang dimaksud dalam hal ini yaitu kesesuaian antara masalah dan solusi yang diberikan dengan kata lain permasalahan yang diangkat dalam tugas akhir ini apakah terselesaikan atau tidak dengan pemberian solusi rancang bangun aplikasi pengelolaan administrasi ekspor. Hubungan penyelesaian permasalahan dengan solusi yang diberikan akan lebih jelas jika disajikan dalam bentuk tabel. Berikut merupakan tabel dari hasil evaluasi yang tampak pada tabel 4.2.

Tabel 4.2 Hasil Evaluasi.

No Permasalahan Penyelesaian oleh Aplikasi Hasil 1. Terhambatnya proses

administrasi ekspor karena pihak terkait proses

administrasi ekspor tidak ada di lokasi atau sedang bertugas keluar.

Pemberian notifikasi aktifitas baru berupa SMS.

Terpenuhi Pembangunan aplikasi

berbasis web untuk kemudahan dalam pengakesesan. 2. Dokumen penunjang proses

administrasi ekspor belum diberikan oleh bagian lain yang terkait.

Penerapan Document Image Processing yang

memungkinkan pengguna berbagi dokumen penunjang proses melalui aplikasi.

Terpenuhi

3. Pengarsipan dokumen administrasi ekspor yang besar

Penerapan Document Image Processing memungkinkan semua berkas administrasi ekspor diunggah dan diarsipkan dalam bentuk digital di server.

Terpenuhi

Penggunaan sumber daya kertas selama proses administrasi ekspor

Pada tabel 4.2 di atas telah dikaitkan antara fungsi yang ada pada aplikasi dengan kendala yang ada. Pada poin nomor 1, permasalahan yang ada yaitu terhambatnya proses administrasi ekspor karena pihak terkait proses administrasi ekspor tidak ada di lokasi atau sedang bertugas di luar. Hal ini dapat diatasi dengan kelebihan yang dimiliki oleh aplikasi. Aplikasi dibangun berbasis web disertai dengan pemberian notifikasi berupa SMS untuk menginformasikan ke pengguna terkait proses ekspor bahwa terdapat aktifitas baru yang perlu diproses sesegera mungkin. Contohnya pada fungsi dari aplikasi seperti “Melakukan Permintaan Ekspor”, “Melakukan Penentuan Agen Pelayaran”, “Melakukan Permintaan Kelengkapan Dokumen Ekspor” yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya dimana pada fungsi tersebut aplikasi secara otomatis memberikan pesan SMS notifikasi ke staf terkait sebagai alert atau pemberitahuan bahwa terdapat aktifitas baru yang perlu dilakukan atau ditangani. Aplikasi yang dibangun berbasis web pun memberikan keuntungan bagi pengguna yang berada di luar lokasi kerja untuk tetap dapat melakukan proses administrasi ekspor dengan cukup mengakses alamat dari aplikasi pengelolaan administrasi ekspor ini menggunakan perangkat apapun yang mendukung peramba internet atau browser. Dari hasil pembahasan ini maka dapat disimpulkan solusi yang diberikan telah sesuai untuk menangani permasalahan pada poin 1.

Pada poin nomor 2, permasalahan yang ada yaitu dokumen penunjang proses administrasi ekspor belum diberikan oleh bagian lain yang terkait. Solusi yang diberikan yakni penerapan document image processing yang mana pada aplikasi terdapat pada fungsi “Mengunggah Dokumen SI dan CI”, “Mengunggah Packing List ”, “Mengunggan Draf B/L”, dan lain-lain yang mana pada fungsi

162

tersebut terdapat fungsi aplikasi untuk mengunggah dokumen-dokumen dalam bentuk digital sehingga mudah dalam pendistribusiannya ke staf-staf terkait proses ekspor. Meskipun staf terkait proses ekspor berada di luar wilayah kerja proses ekspor pun dapat tetap berjalan dan pendistribusian dokumen terkait proses ekspor pun tetap berlanjut karena kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi ini. Dari pembahasan ini maka dapat disimpulkan bahwa solusi yang diberikan telah sesuai untuk menangani permasalahan pada poin nomor 2. Solusi ini juga berlaku untuk permasalahan yang ada pada poin nomor 3.

Pembahasan pada alinea-alinea sebelumnya telah menjabarkan keterkaitan antara permasalahan dan solusi yang ditawarkan disertai dengan pembuktian terhadap fungsi yang tersedia pada aplikasi seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan implementasi dari aplikasi ini mampu mengurangi kendala-kendala yang ada pada PT. Kelola Mina Laut.

163 BAB V PENUTUP

5.1Kesimpulan

Setelah serangkaian tahapan analisis dan perancangan, pembangunan, impelementasi dan evaluasi dari aplikasi ini selesai dilakukan maka tugas akhir dengan judul “Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Administrasi Ekspor menggunakan Administrative Workflow System pada PT. Kelola Mina Laut” menghasilkan beberapa kesimpulan yaitu:

1. Aplikasi ini berhasil menerapkan teknik Document Image Processing yang digunakan untuk memberikan kemudahan bagi para pengguna dalam pendistribusian dokumen penunjang proses administrasi ekspor.

2. Aplikasi berhasil menerapkan teknik push notification berupa SMS Gateway sebagai pemberitahuan adanya aktifitas baru untuk memastikan workflow tetap berjalan meskipun proses telah dibantu dengan aplikasi.

3. Aplikasi berhasil dibangun berbasis web untuk memudahkan pengguna mengakses aplikasi meskipun berada di luar wilayah kerja.

5.2Saran

Sesuai dengan hasil dari evaluasi sistem pada bab sebelumnya maka saran yang dapat diberikan untuk pengembangan ke arah berikutnya terkait dengan aplikasi pada proyek tugas akhir ini yaitu:

1. Mengembangkan sebuah web service terkait dengan proses administrasi ekspor pada PT. Kelola Mina Laut sehingga nantinya dapat dikembangkan aplikasi yang berbasis multi platform.

164

2. Menambahkan fungsi pada aplikasi untuk menilai kinerja dari pelayaran maupun ekspedisi sehingga aplikasi dapat menyarankan penggunaan pelayaran maupun ekspedisi dengan nilai kerja terbaik.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 1993. Organisasi dan Administrasi Pendidikan Teknologi dan Kejuruan. Jakarta : Raja Grafindo Persada.

Atmosudirdjo, Prajudi S. 1992. Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran. Cetakan Kedua. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Budi Sasono, Herman. 2012. Manajemen Pelabuhan dan Realisasi Ekspor Impor. Yogyakarta : Andi

Chaffey, Dave. 1998. Groupware, Workflow, and Intranets : Reenginering the Enterprise with Collaborative Software. USA : Digital Press.

Griffin, Ricky W. 2012. Management. Eleventh Edition. USA : Cengage Learning. Hamdani. 2012. Ekspor-Impor Tingkat Dasar Level Satu. Jakarta : Bushindo. Handayaningrat, Soewono. 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan

Manajemen. Jakarta : Gunung Agung.

Jeston, John., dan Johan Nelis. 2006. Business Process Management : Practical Guidelines to Successful Implementations. UK : Elsevier.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.

Mappaenre, Achmad, 2002. Pengantar Ilmu Administrasi. Makassar : FEIS-UNM Pressman, Roger S. 2015. Software Engineering : a Practitioner’s Approach.

Eighth Edition. USA : McGraw-Hill

Setianto, A. Yudi., dkk. 2008. Panduan Lengkap Mengurus Segala Dokumen : Perijinan, Pribadi, Keluarga, Bisnis dan Pendidikan. Cetakan Kedua. Jakarta : Praninta Offset.

Shidiq, Betha., Husni Iskandar Pohan. 2010. Pemrograman WEB dengan HTML. Revisi Ketiga. Bandung : Informatika.