Pengertian Pengadaan Barang atau Jasa

“Prosedur merupakan suatu seri-seri tugas yang berhubungan satu sama lain yang merupakan bagian daripada urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan”. 4. Pengertian prosedur menurut B. N. Marbun dalam Kamus Manajemen 2003: 294 “Prosedur adalah tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan diwajibkan. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa tugas harus diselesaikan”. Dari pengertian prosedur di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu tahapan atau urutan kegiatan yang harus dijalankan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Suatu prosedur juga berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ditentukan. Prosedur memiliki tujuan untuk mempermudah dan memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan dalam rangka memberikan kemudahan. Adanya prosedur yang baik, diharapkan urutan kegiatan atau langkah-langkah tersebut dapat diikuti, diawasi, dan diarahkan kepada pencapaian tahap dengan cepat, hemat dan cermat. Oleh karena itu, urutan kegiatan atau langkah-langkah tersebut haruslah dibuat sedemikian rupa sehingga tidak meninggalkan faktor efisiensi dan efektifitas.

B. Pengertian Pengadaan Barang atau Jasa

Pengadaan barang-barang materiil bahan baku merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai. Menurut Muhammad Ichcram Mukmin, SH 1992: 68 dalam bukunya Pengadaan Barang dan Jasa, Mendefinisikan pengadaan adalah sebagai berikut: “Pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang- undangan yang berlaku”. Muhammad Ichram Mukmin, SH 1992: 72 juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan cara : 1. Pembelian 2. Penyewaan 3. Peminjaman 4. Pemberian Hibah 5. Penukaran Barter 6. Pembuatan 7. Sewa- Beli 8. Leasing Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian pengadaan bahan baku ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan- bahan dan perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Di dalam hal mungkin sebaliknya, karena factor- factor lain disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan nama supplier barang- barang tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita menginginkan pembelian dengan harga yang murah saja, karena bahan atau barang yang dibeli kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri. Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa harus sesuai peraturan yang berlaku yaitu sesuai dengan keppres no 8 tahun 2006 yaitu tentang pengadaan barang jasa pemerintah. Sistem Pengadaan : 1. Dengan menggunakan penyedia barang jasa 2. Dengan cara swakelola Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan penyedia barang jasa, meliputi : 1. Metode pemilihan barang jasa 2. Metode penyampaian dokumen penawaran 3. Metode evaluasi penawaran 4. Jenis kontrak Dan perlu juga mempertimbangkan : 1. Jenis, sifat dan nilai barang jasa 2. Kondisi lokasi 3. Kepentingan masyarakat 4. Jumlah penyedia barang jasa yang ada Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan menyusun rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan , pengguna barang jasa bersam panitia pejabat pengadaan wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi kecil dan masyarakat. Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka dapat dirangkum pengertian pengadan barangjasa yaitu aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barangjasa dengan berdasarkan peraturan yang berlaku, jumlah, dan kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan termasuk didalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif. Pada hal lain yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian, penyewaaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan pembebanan pada APBDAPBN dan pemberian dari lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih luas dari daripada “pembelian”, meskipun dalam kenyataannya bahwa sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan itu adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapan yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah kualitas, tempat, maupan waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien. Aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi : 1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan Pimpinan yang bertugas dalam pengadaaan barang-barang berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya. Kegiatan yang dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Data informasi yang dikumpulkan antara lain : a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai keadaan barang. b. Mempertimbangkan kegunaaan akan barang yang akan diadakan. c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan. 2. Perencanaan kebutuhan Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan, maka dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan pengadaan barang-barang. Perencanaan kebutuhan harus disusun dengan mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus mudah dilaksanakan, harus dibuat oleh ahli, harus mempunyai perincian yang teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya perencanaan yang tepat dan jelas serta didukung dengan tenaga kerja atau pelaksana yang tangguh maka tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan tepat, dan yang menjadi tujuan organisasi akan terwujud. Dalam mengadakan materiil secara terinci dan terarah, maka unsur perencanaan memegang peranan penting. Oleh karena itu perencanaan mengandung kemungkinan-kemungkinan pilihan yang dapat dirumuskan dengan jelas kepada pilihan yang kongkrit. Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad Ichram Mukmin, SH 1992: 78 masih dalam buku yang sama yaitu : 1. Apa yang dibutuhkan WHAT ? 2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan HOW MANY, HOW MUCH ? 3. Kapan dibtuhkan WHEN ? 4. Dimana dibutuhkan WHERE ? 5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan WHO ? 6. Bagaimana cara pengadaan WHY ? Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan- perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan pengadaan barangjasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh barangjasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien. Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 Tahun 2000, pasal 12 ayat 2, bahwa metode pengadaan barangjasa pemborongan dan jasa lainnya dilaksanakan melalui : 1. Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barangjasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barangjasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia jasa terbaik. 2. Pemilihan Langsung, yaitu jika cara pelelangan sulit dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dilaksanakan dengan cara membandingkan penawaran dari beberapa penyedia barangjasa yang memenuhi syarat melalui Permintaan Harga Ulang Price Quotation atau permintaan teknis dan harga serta dilakukan negoisasi secara bersaing, baik dilaksanakan untuk teknis maupun harga, sehingga melalui harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. 3. Pemilihan Langsung, yaitu pengadaaan barangjasa yang penyedia barangjasanya ditentukan oleh kantorsatuan kerjapimpinan proyekbagian proyekpejabat yang disamakanditunjuk. 4. Swakelola, yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, atau upah borongan tenaga. Dan berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2006, pasal 3, 5, 10 dan pasal 18 ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan barangjasa antara lain : 1. Etika pengadaan barangjasa harus dipenuhi sebagai berikut : a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran, dan dapat tercapainya tujuan pengadaan barangjasa. b. Bekerja secara professional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barangjasa. c. Tidak saling mempengaruhi baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindariterjadinya persaingan tidak sehat. d. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak. e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barangjasa Conflict of Interest . f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Negara dalam pengadaan barangjasa. g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Negara. h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan ndengan pengadaan barangjasa. 2. Prinsip-prinsip dasar pengadaan barangjasa yaitu : a. Efisien, ini berarti pengadaan barangjasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan. b. Efektif, berarti pengadaan barangjasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barangjasa harus terbuka bagi penyedia barangjasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barangjasa yang setara dan memenuhi syaratcriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas. d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barangjasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetaapn calon penyedia barangjasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barangjasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. e. Adiltidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barangjasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun. f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum permerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip- prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barangjasa. 3. Pembentukan panitia dalam pengadaan : a. Panitia pengadaan wajib dibentuk untuk semua pengadaan dengan nilai diatas Rp 50.0000.000,00 b. Untuk pengadaan sampai nilai Rp50.000.000,00 dapat dilaksanakan oleh panitia atau pejabat pengadaan. c. Anggota panitia pengadaan berasal dari pegawai negeri, baik dari instansi sendiri maupun instansi teknis lainnya. d. Panitia atau pejabat pengadaan sebagaimana dinyatakan dalam point satu dan dua diatas harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : 1 Memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas. 2 Memahami keseluruhan peerjaan yang akan diadakan. 3 Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia atau petugas pengadaan yang bersangkutan. 4 Memahami isi dokumen pengadaan atau metode prosedur pengadaan berdasarkan keputusan presiden. 5 Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkannya sebagai panitia atau pejabat pengadaan. 6 Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang atau jasa pemerintah. e. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab panitia atau pejabat pengadaan meliputi sebagai berikut : 1 Menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan. 2 Menyusun dan menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri HPS. 3 Menyiapkan dokumen pengadaan. 4 Mengumumkan pengadaan barang atau jasa melalui media cetak dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, dan jika memungkinkan melalui media elektronik. 5 Menilai kualifikasi penyedia melalui pasca kualifikasi atau prakualifikasi. 6 Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk. 7 Mengusulkan pemenang. 8 Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada pengguna barangjasa. 9 Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan barangjasa dimulai. f. Panitia berjumlah gasal beranggotakan sekurang-kurangnya 3 orang yang memahami tata cara pengadaan barang, substansi pekerjaan atau kegiatan yang bersangkutan dan bidang lain yang diperlukan, baik dari unsure-unsur didalam maupun diluar instansi yang bersangkutan. g. Pejabat pengadaan hanya 1 satu orang yang memaham tata cara pengadaan, substansi pekerjaankegiatan yang bersangkutan dan bidang lain yang diperlukan, baik dari unsure-unsur di dalam maupun dari luar instansi yang bersangkutan. h. Pejabat pengadaan barang yang dilarang duduk sebagai panitia atau pejabat pengadaan : 1 Pengguna barangjasa dan bendaharawan. 2 Pegawai pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan BPKPInspektorat Utama Lembaga Pemerintah Non DepartemenBadan Pengawas Daerah PropinsiKabupaten Kota, PengawasanBIBHMNBUMNBUMD kecuali menjadi panitia atau pejabat pengadaan untuk pengadaan barangjasa yang dibutuhkan instansinya. 4. Metode penyampaian dokumen penawaran a. Metode satu sampul Metode satu sampul lebih tepat untuk digunakan untuk pengadaan barangjasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditentukan. b. Metode dua sampul Metode ini digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam terhadap penawaran yang disampaikan oleh para penyedia barangjasa dan untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya penawaran harga. Metode ini lebih tepat digunakan untuk pengadaan peralatan dan mesin yang tidak sederhana. c. Metode dua tahap Metode ini dapat digunakan untuk pengadaan barangjasa berkaitan dengan penggunaan teknologi tinggi, kompleks an resiko tingi, serta pengadaan barangjasa yang memerlukan penyesuaian criteria teknis untuk menyetarakan spesifikasi teknis diantara penawar sesuai yang disyahkan pada dokumen pengadaan. Sebagai contoh : kontrak terima jadi turnkey, dan pembangkit tenaga listrik. 5. Evaluasi penawaran a. Evaluasi penawaran untuk pengadaan barangjasa pemborongan lainnya dapat menggunakan beberapa system atau aturan yang ditetapkan. Adapun system atau aturan yang ditetapkan yaitu : 1 Sistem gugur Evaluasi dengan system ini dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barangjasa pemborongan jasa lainnya, urutan system ini adalah evaluasi administrasi – evaluasi teknis – evaluasi harga. Apabila salah satu dalam evaluasi gagal atau tidak sesuai maka atomatis instansi yang bersangkutan dianggap gugur. 2 Sistem nilai merit point system Evaluasi penawaran dengan system ini digunakan untuk pengadaan barangjasa pemborongan jasa lainnya yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya, mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi kualitas teknis. Urutan dalam proses evaluasi yaitu dari evaluasi administrasi – evaluasi teknis dan harga. Apabila didapat total nilai yang paling tinggi, maka yang memiliki total tinggi tersebut yang menduduki peringkat pertama, dan menurun sesuai dengan total nilainya. 3 Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis Evaluasi ini khusus dilakukan untuk pengadaan barangperalatan yang memperhitungkan factor-faktor :umur ekonomis, harga, biaya operasi, dan pemeliharaan, dalam jangka waktu tertentu, evaluasi administrasi – evaluasi teknis dan harga, system economic life cycle cost , digunakan khusus untuk mengevaluasi pengadaan barang yang kompleks dengan memperhitungkan perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan serta nilai sisa selama umur ekonomis barang tersebut. 6. Istilah-istilah yang sering digunakan dalam pengadaan : a. Pemimpin proyek pimpinan bagian proyek adalah pejabat yang diangkat oleh Menteri atau Pimpinan Lembaga Gubernur Bupati Walikota pejabat yang diberi kuasa, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barangjasa yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan melalui APBN. b. Panitia pengadaan adalah tim yang diangkat oleh pengguna barangjasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barangjasa. c. Jasa pemborongan adalah layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan pengguna barangjasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna barangjasa. d. Kontrak adalah perikatan antara pengguna barangjasa dalam pelaksanaan pengadaan barangjasa. e. Pemilihan penyedia barangjasa adalah kegiatan untuk menetapkan penyedia barangjasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan. f. Pakta integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh pengguna barang jasa panitia pengadaan pejabat pengadaan penyedia barang jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, dan nepotisme KKN dalam pelaksanaan pengadaan barangjasa. g. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi bdan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barangjaas setelah memasukkan penawaran.

C. METODE PENGAMATAN