menyiapkan pelayanan kegiatan keprotokolan dan, penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan
e. Bagian Umum
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian,
RumahTangga, dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD
·
Subbagian Tata Usaha
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Tata Usaha, meliputi :
Organisasi dan Tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
·
Subbagian RumahTangga dan Perlengkapan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Rumah Tangga dan
perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan
kantor, kesehatan dan olahraga, dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan dan pengadaan,
Inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas. f.
Kelompok Jabatan Fungsional
3. Analisis Pekerjaan Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha
a. Bagian Umum
Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari Bagian Umum adalah melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi
di bidang tata usaha, kepegawaian, Rumah Tangga, dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD. Bagian Umum dipimpin oleh seorang
Kepala Bagian dengan uraian jabatan adalah sebagai berikut: 1.
Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian.
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan. 3.
Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian
sesuai dengan bidang tugasnya. 4.
Menyelenggarakan sistem pengendalian
intern
pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
5. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Tata Usaha.
6. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Rumah Tangga dan
Perlengkapan. 7.
Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang Umum. 8.
Melaksanakan sosialisasi di bidang umum. 9.
Menerapkan Standar Pelayanan Minimal. 10.
Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait. 11.
Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. 12.
Memberikan usul dan saran kepada atasan. 13.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
14. Melaksanaka tugas lain yang diberikan oleh atasan.
b. Sub Bagian Tata Usaha Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa Sub bagian Tata Usaha
mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, penggandaan, kepegawaian dan perjalanan dinas. Sub Bagian Tata usaha
dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja subbagian Tata Usaha
berdasarkan rencana kerja Bagian. 2.
Memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.
3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian sesuai dengan bidang tugasnya
4. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan di bidang
ketatausahaan. 5.
Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, dan rumah tangga.
6. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan
pegawai. 7.
Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji
berkala dan tunjangan. 8.
Mengelola data dan dokumentasi pegawai serta anggota DPRD. 9.
Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon peserta
ujian dinas pegawai. 10.
Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar. 11.
Menyusun Daftar Urut Kepangkatan DUK. 12.
Memproses permohonan cuti, mengusulkan permohonan kartu pegawai, kartu isterisuami, kartu tabungan asuransi pensiun, kartu
asuransi kesehatan dan tabungan perumahan BAPERTATUM. 13.
Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan DP3 Pegawai dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi LP2P.
14. Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian.
15. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghaargaantanda jasa
dan sanksi. Menyiapkan bahan sumpahjanji Pegawai Negeri Sipil. 16.
Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai. 17.
Melakukan penyiapan bahan penyusunan indicator dan pengukuran kinerja di bidang ketatausahaan.
18. Melakukan penyiapan bahan soosialisasi di bidang ketatausahaan.
15. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
16. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas 17.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
19. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Pegawai yang bekerja di Sekretariat DPRD Kota Surakarta terdiri dari 59 orang dengan rincian sebagai berikut:
- Pegawai Negeri Sipil sejumlah 44 orang
- Pegawai Honoreradministrasi sejumlah 9 orang
- Calon Pegawai Negeri Sipil sejumlah 6 orang
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel rekapitulasi pegawai yang ada di
Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
Sumber : Sekretariat DPRD Kota Surakarta
BAB IV PEMBAHASAN
A. Pengadaan BarangJasa Pada Instansi Pemerintah
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis mendapatkan sumber-sumber data dengan menggunakan peraturan Kepres No. 80 Tahun 2003 dan Kepres
No. 8 Tahun 2006 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barangjasa instansi pemerintah.
Pada prosedur tetap pelayanan pengadaan barang rutin dan insidental di DPRD Kota Surakarta menyebutkan dalam proses pengadaan sbb :
1. Sampai dengan Rp 5.000.000,00 sd Rp 50.000.000,00 pengadaan
dilakukan dengan metode penunjukan langsung tanpa SPK Surat Perintah Kerja, dilaksanakan oleh Sub.Bag. RT dan Perlengkapan atau
Satuan Kerja User yang dikoordinasi proses administrasinya. 2.
Rp 50.000.000,00 sd 100.000.000,00 pengadaan dilakukan dengan metode pemilihan langsung 3 tiga pembanding dan dilaksanakan oleh
Panitia dalam Pengadaan BarangPembanding Harga. 3.
Rp 100.000.000 s.d seterusnya dilaksanakan oleh Panitia Pelelangan. Dalam Kepres No. 8 Tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan
penyedia barangjasa pemerintah : 1.
Pelelangan Umum : Rp 100.000.000,00
2. Pelelangan Terbatas
3. Pemilihan Langsung
: sd Rp 100.000.000,00 4.
Penunjukan Langsung : max Rp 50.000.000,00 Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menitikberatkan pada
pengadaan dengan menggunakan sistem penunjukan langsung dan lelang. Dikarenakan di Sekretariat DPRD Kota Surakarta sering kali menggunakan
