Yanuar Herdianto F3208092

PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.M.d.) Dalam Bidang Manajemen Pemasaran

Oleh:

Yanuar Herdianto F3208092

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN PEMASARAN FAKULTAS EKONOMI

commit to user MOTTO

Kehidupan manusia merupakan serangkaian ujian dan misteri yang diberikan oleh Allah SWT, hanya orang yang berimanlah yang mampu menghadapi ujian itu dengan rasa sabar dan bersyukur (Penulis)

Kegagalan adalah suatu kesuksesan yang tertunda, janganlah merasa putus asa, dan lakukan yang terbaik bagi dirimu (Penulis)

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan kepada:

1. Orang tua tercinta

2. Keluarga yang selalu memberi support

kepada penulis

3. Almameter tercinta tempatku menuntun

ilmu selama ini

4. Semua Staff Bagian umum yang selalu

membantu penulis apabila mengalami kesulitan selama magang

5. Semua teman-teman angkatan 2008 yang

kenal kepada diriku

6. Teman-teman manajemen pemasaran

commit to user KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Tugas akhir ini disusun dengan maksud untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya di Program Diploma III Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Maka pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis:

1. Drs. Wisnu Untoro, M.S Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan izin untuk dapat menyusun tugas akhir ini.

2. Deni Dwi Hartomo SE, M.Sc Selaku Pembimbing Tugas Akhir yang

telah membantu, menuntun serta memberikan masukan dan pengarahan kepada penulis dalam pembuatan tugas akhir ini.

3. Dra. Titik Budi Rahayu, M.Si Selaku kepala bagian umum yang telah

memberikan kesempatan untuk magang di Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas akhir ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik sangat diharapkan untuk meningkatkan kualitas suatu karya sejenis yang akan datang.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Surakarta, Januari 2011

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL... i

ABSTRAKSI ... ii

PERSETUJUAN ... iii

PENGESAHAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... x

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penulisan ... 3

D. Metode Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Persiapan ... 10

B. Pengertian Pelaksanaan ... 14

C. Pengadaan Barang ... 19

D. Persiapan Pengadaan Barang ... 26 BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

commit to user

B. Sekretariat DPRD Kota Surakarta ... 37

BAB IV PEMBAHASAN A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah ... 53

B. Pembentukan Panitia Pengadaan ... 54

C. Penetapan Sistem Pengadaan ... 56

D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan ... 57

E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri ... 62

F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa ... 63

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 65

B. Saran ... 66 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Table 1.2.Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan ... 59 Table 1.2.Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota

commit to user ABSTRAK

PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

Yanuar Herdianto F3208092

Penelitian ini berjudul pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan di sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta bertujuan mendiskripsikan: kinerja dan , tugas dan kewajiban Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.Penelitian dilakukan selama sau bulan di Sekretariat Dewan Kota Surakarta.

Metode penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah Metode Deskriptif, Sumber data dalam penelitian ini adalah informan yaitu bagian pengadaan dan rumah tangga serta kepala sub bagian umum, dokumen berupa surat-surat resmi, dan peristiwa yaitu rapat-rapat pansus. Sejalan dengan sumber data maka teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah, observasi, wawancara, dokumentasi dan daftar pustaka.

Berdasarkan analisis terhadap data kualitatif yang ada dapat disimpulkan kinerja bagian kerumahtanggaan dan perlengkapan disekretariat dewan kota Surakarta cukup bagus, dalam beberapa hal tugas dilaksanakan dengan melibatkan pihak ketiga yaitu yang berkaitan dengan kontrak pengadaan, tugas sub bagian rumah tangga dan perlengkapan adalah melakukan penyiapan bahan pelaksana dan pelayanan administrasi dibidang Rumah Tangga dan Perlengkapan yang meliputi , pelaksanaan dan pelayanan teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan dan perawatan gedung, kesehatan dan olahraga, keamanan lingkungan gedung dan kantor, analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, dan peralatan dinas.

Kata kunci :

Proses barang dan jasa, perlengkapan serta pengadaan barang dan jasa, penyelenggaraan pelaksanaan urusan kerumahtanggaan.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Indonesia adalah negara Republik. Republik berasal dari bahasa latin yaitu Res publica yang berarti organisasi kenegaraan yang mengurus kepentingan bersama. Republik adalah negara dengan bentuk pemerintahan yang dipimpin oleh seorang Presiden sebagai kepala negara sekaligus sebagai kepala pemerintahan. Pada UUD 1945 BAB III Pasal 4 ayat I Berbunyi “Presiden Republik Indonesia memegang kekuasaan Pemerintahan menurut Undang-undang Dasar. Hubungan antara pemerintah dan daerah berdasarkan undang-undang No. 32 tahun 2004 pasal 10 menegaskan bahwa pemerintah daerah menyelenggarakan urusan pemerintah yang menjadi kewenangan daerah.

Dalam suatu perusahaan pengadaan barang dan jasa sangat mempengaruhi proses jalannya suatu perusahaan dan keberhasilan suatu perusahaan. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal harus melalui pengadaan bahan baku terlebih dahulu. Keputusan prsiden nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat atas pengadaan barang / jasa pemerintah, yang diberlakukan sejak ditetapkan merupakan upaya untuk membangun kembali landasan implementasi

commit to user

meningkatkan efisiensi, semangat berkompetensi serta pemberdayaan masyarakat profesional.

DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang perannya sebagai lembaga legislatif, penampung dan penyalur aspirasi rakyat, serta merupakan mitra (partnership) bagi pemerintah kota Surakarta. Sesuai dengan keputusan presiden nomor 8 2006 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang / jasa pemerintah. Di sekreatariat DPRD kota Surakarta di dalam proses pengadaan barang / jasa pemerintah perlu adanya persiapan pengadaan terlebih dahulu. Pengadaan barang / jasa pemerintah yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara / Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBN/APBD) harus dapat dilaksanakan dengan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan dan perlakuan yang adil bagi semua pihak. Sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan dalam semua aspek terutama aspek keuangan maupun aspek manfaat bagi kelancaran tugas pemerintah. Dalam pelayanan masyarakat, untuk pengadaan barang / jasa sebelumnya harus diperlukan persiapan pengadaan barang / jasa dengan sebaik-baiknya oleh pegawai yang bertugas dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang / jasa. Untuk itu setiap instansi pemerintah wajib melaksanakan persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah sesuai dengan keputusan presiden dengan baik dan benar.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil judul : “PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”.

B. Perumusan Masalah

DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses kerjanya di dalam persiapan pengadaan barang / jasa melalui beberapa proses dan tahap untuk mendapatkan hasil baik sesuai dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai dengan keppres nomor 8 tahun 2006.

Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini adalah:

Bagaimana proses persiapan dan pelaksanaan pengadaan barang / jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah:

Untuk mengetahui proses pelaksanaan persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta.

commit to user D. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat yang dapat di ambil dari penulisan adalah sebagai bahan acuan bagi sekertariat DPRD kota Surakarta dalam mengevaluasi atau memperoleh informasi atau data yg digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat.

E. Metode Pengamatan

Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang penting dalam suatu proses pengamatan, karena dengan metode pengamatan dapat diketahui bagaimana cara menguji kebenaran suatu ilmu atau teori.Metode pengamatan ini meliputi lokasi pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik analisis, penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut:

1. Lokasi Pengamatan a. Tempat pengamatan

Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu di Sekretariat DPRD kota Surakarta.

b. Waktu pengamatan

Waktu pengamatan merupakan waktu yang diperlukan untuk melakukan pengamatan. Pengamatan ini dilaksanakan dalam waktu 2 (Dua) bulan, Terhitung dari awal bulan Februari 2011 sampai akhir Maret 2011.

2. Bentuk Pengamatan

Pemilihan bentuk pengamatan yang tepat akan memudahkan penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Bentuk pengamatan secara umum yang dapat digunakan adalah pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk pengamatan yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti dengan responden. Selain itu pengamatan kualitatif menghasilkan data deskriptif yang berupa kata-kata atau lisan dari orang dan perilaku yang diamati.

Metode kualitatif menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh Lexy J. Moleong (2001: 3) merupakan suatu tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam kawasaannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasannya dan dalam peristilahannya. Jenis pengamatan ini memaparkan pola-pola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden / informan yang diamati.

commit to user 3. Sumber Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah: a. Wawancara langsung

Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan) di Sekretariat DPRD kota Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis. Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber (informan) adalah bagian Rumah Tangga Sekreariat DPRD kota Surakarta.

b. Data melalui buku-buku

Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang berhubungan dengan pengadaan secretariat DPRD kota Surakarta dan buku-buku lainnya yang berhubungan dengan secretariat DPRD secara umum.

4. Metode Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan cara-cara yang ditempuh untuk memperoleh data yang diperlukan dalam suatu pengamatan. Pengumpulan data dimaksudkan untuk memperoleh informasi atau keterangan yang benar dan dapat dipercaya. Teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut:

a. Observasi

Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada lokasi dan lingkungan secretariat DPRD kota Surakarta.

b. Wawancara

Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota Surakarta.

c. Studi Pustaka

Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan pengadaan dan prosedurnya.

d. Dokumentasi

Teknik dokumentasi merupakan titik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan masalah pengamatan. Dokumentasi dalam pengamatan ini digunakan untuk memperoleh data yang tidak didapatkan dari observasi dan wawancara.

5. Analisa Data

Analisa data dalam pengamatan biasanya dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data di lapangan. Analisis

commit to user

interaktif, terdapat empat komponen yaitu pengumpulan data, Reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan / verifikasi.

Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah analisa data. Analisa data adalah mengelompokkan, membuat semacam urutan, memanipulasi serta menyingkatkan data sehingga mudah untuk dibaca.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan teknik analisis data kualitatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif menurut HB Sutopo (2002: 94), terdiri dari tiga komponen utama yaitu Reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan denvan vervikasinya.

a. Reduksi data

Merupakan proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan. Preoses Reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

b. Sajian data

Sajian data mengacu pada rumusan masalah, dengan melihat suatu penyajian data, penulis data mengerti apa yang terjadi dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau tindak lain.

c. Penarikan simpulan

Proses penarikan simpulan pada awalnya simpulan tersebut kurang jelas kemudian semakin jelas karena landasan yang kuat. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses pengumpulan data berakhir.

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Persiapan

Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan kesuksesan. Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan. Pemerintah Indonesia tak akan asal saja mengutus prajuritnya untuk pergi ke medan perang, sebelum mempersiapkan mereka lebih dulu di sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI misalnya. Tanpa persiapan yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya akan kalah dan dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju profesional memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing partner agar kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya.

Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan sebelum melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak akan terlaksanakan dengan baik ataupun susah untuk dilaksanakan. Sebaliknya jika kita pesiapan, maka kegiatan itu akan terlaksanakan dengan baik. Hasil dari persiapan adalah sebuah kegiatan yang memuaskan.

William Ury (1993) menyarankan untuk melakukan 5 langkah penting persiapan dalam menghasilkan peta perjalanan untuk tidak pada hasil keputusan yang memuaskan semua pihak, yaitu:

1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang terlibat dalam negosiasi

Mengapat kita bernegosiasi? Karena seringkali ada kepentingan yang berbentukan dengan kepentingan pihak lain. Pada prakteknya, kita seringkali berpegang pada posisi dan melupakan minat/motivasi yang melatar belakangi posisi dan melupakan minat / motivasi yang melatar belakangi posisi itu.

a. Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh, misalnya: hak penggunaan tanah gratis untuk membangun plot Demonstrasi.

b. Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata yang mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat dan cita-cita.

2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang kreatif

Sebuah pilihan adalah sebuah kemungkinan keputusan atau bagian dari sebuah keputusan. Mengenali motivasi diri sendiri dan pihak lain, akan membantu untuk secara kreatif mencari berbagai pilihan dalam keputusan yang diterima dengan penuh komitmen oleh pihak lian dan diri sendiri. Terbuka pada berbagai pilihan dapat membantu untuk menemukan solusi yang memuaskan bagi semua pihak yang terlibat. Negosiator yang ulung, akan memperbesar kue

commit to user

keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan kuenya.

3. Mengenali dan menggunakan kriteria / standar-standar yang umum berlaku.

Setelah kue keputusan diperbesar tantangan berikutnya adalah bagaimana membaginya dengan efektif sehingga memenuhi kebutuhan dari semua pihak yang terlibat? Anda berharap anggota kelompok tani bersedia memberikan waktu dan tenaga untuk bekerja secara sukarela dan hanya menyediakan konsumsi, kelompok tani berharap mereka dibayar untuk melakukan pekerjaan tertentu. Lalu bagaimana jalan Keluarnya? Dalam keadaan seperti ini, biasanya orang akan berkeras pada posisnya atau malah menyalahkan pihak lain (misalnya lembaga lain yang telah memulai sistem pembayaran). Namun hal ini hanya akan mengakibatkan konflik ego tanpa keputusan yang dapat diterima baik oleh setiap pihak. Dalam hal ini, seorang negosiator yang strategis, akan mengubah proses seleksi ini ke dalam pencarian solusi bersama yang adil dan memenuhi kebutuhan setiap pihak. Negosiator ini akan mencari standar-standar independen yang adil dan negosiator ini akan mencari standar-standa umum ini bisa berupa kesetaraan dalam perlakuan, nilai pasar, peraturan atau cara-cara lain yang pernah ditempuh dalam menghadapi masalah serupa. Dalam kasus ini negosiator bisa

mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesat adat untuk mendapatkan ide solusi jasa/ penghargaan terhadap pekerjaan yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri. 4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika

keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi.

Tujuan dari negosiasi bukan semata-mata untuk mendapatkan solusi, namun untuk menghasilkan solusi terbaik, dibandingkan jike negosiasi tidak dilakukan. Dalam hal ini, kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru mengevaluasi berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang memberikan hasil yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah negosiasi harus dilakukan dan mendapatkan keyakinan kuat maka kita harus mengembangkan kebiasaan baru, yaitu : mengenali dan mengembangkan berbagai alternatif keputusan jika kesepakatan tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal dengan istilah BATNA (best alternative to a negotiated agreement).

5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang dapat diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak yang terlibat

Mengambil beberapa waktu untuk mempelajari minat dan motivasi diri sendiri dan pihak lain serta berbagai pilihan solusi yang

commit to user

Didapatkannya standar-standar umum dan alternatif-alternatif jika kesepakatan tidak berhasil didapatkan membantu dalam memilih opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan menjadi proposal yang kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi dan proposal adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan pilihan yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak, pilihan itu tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak dilakukan dan jika memungkinkan, pilihan solusi ini telah didasarkan pada standar-standar umum yang adil.

B. Pengertian Pelaksanaan

Pelaksanaan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia (Cekatan II – 1989: hal 488): Proses, cara, perbuatan melaksanakan (rancangan, keputusan dan sebagainya).

Pelaksanaan Menurut Miftah Toha dalam Ensiklopei Administrasi (Westra, 1989: 210) didefinisikan sebagai berikut:

Usaha-usaha yang dilaksanakan untuk melaksanakan semua rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan ditetapkan dengan melengkapi segala macam kebutuhan alat yang diperlukan, siapa yang melaksanakan, dimana tempat pelaksanaannya, kapan mulai waktu dan berakhirnya serta bagaimana cara yang harus dilaksanakan.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melaksanakan semua rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan yang telah ditetapkan.

1. Tinjauan Tentang Pemerintah Daerah

Negara Indonesia merupakan negara Republik dengan pemerintah yang dipimpin oleh seorang presiden sebagai Kepala Negara, dan sekaligus sebagai kepala pemerintah, dan sebagai negara kepulauan Indonesia sering kali dikaitkan dengan masalah penyebaran penduduk yang tidak merata, sehingga menimbulkan gerakan sosial yang menghambat penyusunan struktur politik vertikal maupun horizontal, dengan adanya penyebaran penduduk yang kurang merata dan pembangunan infrastruktur yang kurang memadai.

Dengan demikian pembangunan infrakstruktur di daerah-daerah harus ditambah agar mendukung unsur pendapatan yang merata dan mencakup segi kesempatan kerja dan pemerataan penduduk yang lebih merata.

Dengan adanya hal-hal tersebut telah dapat digambarkan bahwa bertanya tugas aparatur pemerintah di daerah agar pembangunan nasional dapat berjalan dengan baik dan serasi, karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di

darah-commit to user

suatu aparatur pemerintah di daerah yang dapat menjelaskan baik dan serasi, karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di daerah-daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting dibangun suatu aparatur pemerintahdi daerah yang dapat menjalankan tugas dengan baik dan bertanggung jawab seperti yang telah disebut di atas:

Untuk lebih mengetahui mengerti tentang pemerintah daerah, maka perlu diketahui beberapa hal:

a. Pengertian pemerintah daerah

Menurut undang-undang nomor 32 tahun 2004 pasal 1 ayat (2) yang dimaksud Pemerintah Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintah oleh pemerintah daerah dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip ekonomi yang luas-luasnya dalam sistem dan prinsip negara kesatuan republik Indonesia tahun 1945. pemerintah daerah adalah gurbernur, Bupati, Walikota, dan perangkat desa sebagai unsur penyelenggaraan pemerintah daerah dewan perwakilan rakyat daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggaraan pemerintahan daerah.

b. Pengertian secretariat dewan perwakilan rakyat daerah

DPRD merupakan suatu lembaga yang terdiri dari pimpian, komisi-komisi dan panitia-panitia disamping itu DPRD

juga membentuk fraksi-fraksi yang bukan merupakan alat perlengkapan DPRD. Dalam melaksanakan tugasnya DPRD dibantu oleh Sekretariat DPRD yang dipimpin oleh sekretaris DPRD diangkat dan diberhentikan oleh kepala daerah dari pegawai negeri sipil yang memenuhi syarat atas persetujuan pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugasnya secara Teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui sekretaris daerah.

Sekretaris daerah dapat menyediakan tenaga ahli dengan tugas membantu anggota DPRD dalam menjalankan fungsinya dan wajib membantu anggota DPRD dalam menjalankan fungsinya dan wajib pertimbangan pimpinan DRPD.

Sekretaris DPRD : tempat penyelenggarakan tugas dan kewajiban membantu DPRD, sedangkan kedudukannya, susunan organisasi dan tata kerja sekertariat diatur sendiri.

Dalam pasal 14 Peraturan Pemerintah nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman organisasi perangkat daerah menyebutkan, secretariat dewan perwakilan rakyat daerah Kabupaten / kota merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD Kabupaten / kota dalam pelaksanaan tugas, secretariat DPRD

commit to user

1) Fasilitas rapat anggota DPRD Kabupaten / kota

2) Pelaksanaan urusan kerumah tanggaan DPRD Kabupaten / kota

3) Pengelolaan tata usaha DPRD Kabupaten / kota

Susunan organisasi sekretairat DPRD Kabupaten / kota terdiri dari sebanyak-sebanyak 4 (empat) bagian dan masing-masing bagian terdiri dari 2 (dua) sub bagian.

c. Pengertian urusan

Secara umum dalam kamus umum bahasa Indonesia memiliki arti yaitu suatu hal (pekerjaan, dsb) yang diurus.

d. Pengertian kerumah tanggaan

Secara umum dalam kamus bahasa Indonesia kerumah tanggaan memiliki arti yaitu hal rumah tangga.

e. Pengertian perlengkapan

Secara umum dalam kamus besar bahasa Indonesia (cetakan kelima: 1989) perlengkapan memiliki arti yaitu : proses, cara, perbuatan melengkapi proses, cara, perbuatan melengkapan. Jadi penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian pelaksanaan urusan kerumah tanggaan dan perlengkapan di Setwan DPRD adalah : suatu proses melaksanakan urusan kerumah tanggaan dan perlengkapan di kantor dan berfungsi membantu DPRD dalam menjalankan kewajibannya.

C. Pengadaan Barang / Jasa

Pengadaan barang-barang material (bahan baku) merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai.

Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanaannya menggunakan anggaran Pendapatan Belanja Negara. Sesuai Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 tahun 2000, dikemukakan bahwa pengadaan adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang / jasa yang diperlukan oleh instansi pemerintah yang meliputi : jasa pemborongan, jasa konsultasi dan jasa lainnya untuk memenuhi kebutuhan barang.

Menurut Muhammad Ichcram Mukmin, SH (1992: 68) dalam bukunya Pengadaan barang jasa, mendefinisikan pengadaan adalah sebagai berikut: pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas

commit to user

Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang / jasa sangat diperhatikan karena proses pendanannya menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Negara.

Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga

mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan cara:

1. Pembelian 2. Penyewaan 3. Peminjaman 4. Pemberian / Hibah 5. Penukaran / Barter 6. Pembuatan

7. Sewa-beli 8. Leasing

Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang sama yaitu:

1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)

2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan (HOW MANY, HOW MUCH)

3. Kapan dibutuhkan (WHEN) 4. Dimana dibutuhkan (WHERE)

5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO) 6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)

Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan baku) ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan-bahan dan perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Di dalam hal mungkin sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan nama supplier barang-barang tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita menginginkan pembelian dengan harga yang murah saja, karena bahan atau barang yang dibeli kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri.

Berdasarkan pengertian tersebut di atas, maka dapat dirangkum pengertian pengadaan barang / jasa yaitu aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang / jasa dengan berdasarkan peraturan yang beraku, jumlah dan kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan termasuk di dalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif.

commit to user

Pada hal ini yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian, Penyewaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan pembebanan pada APBD / APBN dan pemberian dari lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih luas dari pada “pembelian” meskipun dalam kenyataan bahwa sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan ini adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapa yang dibutuhkan baik menyangkut jeis, jumlah kualitas, tempat, maupun waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien.

Pada hal lain yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian, Penyewaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan pembebanan pada APBD / APBN dan pemberian dari lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih luas dari pada “pembelian” meskipun dalam kenyataannya bahwa sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan itu adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapan yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah kualitas, tempat, maupun waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien. Aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi:

1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan

Pimpinan yang bertugas dalam pengadaan barang-barang berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya. Kegiatan yang dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Data informasi yang dikumpulkan antara lain: a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai

keadaan barang.

b. Mempertimbangkan kegunaan akan barang akan diadakan. c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan. 2. Perencanaan kebutuhan

Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan, maka dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan pengadaan barang-barang. Perencana kebutuhan harus disusun dengan mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus mudah dilaksanakan, harus dibuat oleh tali, harus mempunyai perincian yang teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya perencanaan yang tangguh maka tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan tepat dan yang menjadi tujuan organisasi akan terwujud.

commit to user

karena itu perencanaan mengandung kemungkinan-kemungkinan pilihan yang dapat dirumuskan dengan jelas pada pilihan yang konkrit.

Beberapa segi yang harus diperhatikan dalam perencanaan kebutuhan materiil, yaitu:

1. Barang apa yang dibutuhkan 2. Berapa jumlah yang dibutuhkan 3. Bilamana atau kapan dibutuhkan

4. Siapa yang membutuhkan dan siapa yang mengurus 5. Dimana dibutuhkan

6. Mengapa barang tersebut dibutuhkan

Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah suatu kegiatan dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan sesuai usaha dan tujuan. Akan tetapi tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan pengadaan barang / jasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh barang / jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien.

Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan keputusan yang berlaku yaitu no 8 tahun 2006 yaitu tentang pengadaan barang / jasa pemerintah.

Sistem pengadaan :

Dengan menggunakan penyedia barang / jasa Dengan cara swakelola

Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan penyedia barang/jasa, meliputi:

1. Metode pemilihan barang / jasa

2. Metode penyampaian dokumen penawaran 3. Metode evaluasi penawaran

4. Jenis kontrak

Dan perlu juga mempertimbangkan: 1. Jenis, sifat dan nilai barang / jasa 2. Kondisi lokasi

3. Kepentingan masyarakat

4. Jumlah penyedia barang / jasa yang ada.

Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan menyusun rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan, pengguna barang / jasa bersama panitia / pejabat pengadaan wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi kecil dan

commit to user D. Persiapan Pengadaan Barang / Jasa

Dalam proses pengadaan barang / jasa pemerintah diperlukan pesiapan terlebih dahulu. Persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan untuk mendapatkan proses pengadaan yang lebih matang dan dapat berjalan lancar. Pegawai instansi harus memahami dan menguasai dalam persiapan pengadaan barang / jasa persiapan barang / jasa di instansi pemerintah dilakukan untuk meningkatkan kompetensi yang mempengaruhi sikap dan perilaku aparatur pengadaan barang / jasa dengan efektif / efisien, adil tidak diskriminatif dan terbuka yang mencerminkan aparatur penyelenggara yang bersih dan berwibawa.

Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat berdampak pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat, termasuk rendahnya kualitas pelayanan yang diterima dari pemerintah. Untuk itu adanya persiapan pengadaan barang / jasa sangat berpengaruh dalam hal ini. Menurut Adrian Sutedi, S.H. M.H (2008: 46) dalam buknya “Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan berbagai permasalahannya menjelaskan beberapa langkah yang dilakukan dalam rangka menyehatkan praktik pengadaan barang dan jasa, baik oleh pihak pemerintah maupun masyarakat sipil.

Pertama, memperkuat dasar hukum pengadaan barang dan jasa, status hukum pengadaan barang dan jasa dalam bentuk keputusan presiden nomor 80 tahun 2002 tentang pedoman

pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, yang kemudian disempurnakan lewat peraturan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat keputusan presiden nomor 80 tahun 2003.

Kedua, peningkatan kapasitas (capacity building bagi para kontraktor local. Peran ini dapat diemban oleh pemerintah dan asosiasi perusahaan pengadaan barang / jasa lewat berbagai program pelatihan dan sosialisasi mengenai kompetensi Teknis dan manajemen. Selama ini asosiasi hanya berfungsi sebagai tempat bagi para pengusaha barang dan jasa untuk berbagai bagi proyek, kepedulain asosiasi dalam meningkatkan kapasitas anggota merupakan keperpihakan yang nyata dalam rangka mempertahankan eksistensi perusahaan barang dan jasa dalam jangka waktu yang panjang.

commit to user Gambar 2.1

KERANGKA PEMIKIRAN

PENGADAAN APBN berdasarkan UU 17/2003 dan UU 1/2004 APBN

Penjelasan diberikan perubahan dari skema organisasi pada suatu satuan kerja sebelumnya, yaitu :

1. Pejabat Pembuat Komitmen yaitu Pejabat yang diangkat oleh pengguna Anggaran/Kuasa pengguna anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

PRESIDEN

PENGGUNA ANGGARAN(Mentri/Kepala LPND)

KUASA PENGGUNA ANGGARAN ( Satuan Kerja)

Pejabat pembuat komitmen

Bendahara Pembantu Layanan

Pengadaan

Bendahara Pengadaan

Pejabat Verifikator

Pejabat Penandatang anan SPM

2. Kuasa pengguna anggaran adalah Pejabat yang ditunjuk oleh pengguna anggaran untuk menggunakan anggaran

Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja.

3. Penyedia barang atau jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatanya menyediakan barang atau jasa.

4. Panitia pengadaan adalah Tim yang diangkat oleh pengguna anggaran atau kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan pemilihan

penyedia barang atau jasa.

5. Unit pelayanan pengadaan adalah satu unit yang terdiri pegawai

pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang atau jasa pemerintah dibentuk pengguna kuasa/pengguna anggaran

bertugas secara khusus untuk melaksanakan pemerintah penyedia barang/jasa dilingkungan Departemen/Lembaga.

6. Pejabat pengadaan adalah 1 (satu) orang yang diangkat oleh

pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran untuk melaksanakan pengadaan barang atau jasa dengan nilai sampai dengan nilai sampai dengan 50 juta rupiah

Ketiga, proses perencanaan pengadaan dilakukan secara profesional, dan sesuai dengan recana strategis dari dokumen perencanaan pembangunan yang ditetapkan. Proses perencanaan kadang-kadang telah menjadi permulaan dari tidak sehatnya proses

commit to user

dilakukan secara esekutif, setelah tiba di legislatif dimulailah deal-deal terbatas, terutama pada panitia anggaran dan seluruh rencana biasa berubah.

Keempat, masyarakat menggiatkan diri pada aksi peniup pluit (whistle blower) atau watchod. Karena masyarakatlah yang akan menjadi user dari hasil pekerjaan yang dilaksanakan, maka secara moral masyarakat dituntut kepeduliannya untuk melakukan pengawasan. Pemerintah dituntut memiliki akses yang luas kepada masyarakat dalam memperoleh informasi mengenai proyek. Bahkan sebelum proyek dilaksanakan sebaiknya pemerintah memberi sosialisasi kepada masyarakat mengenai proyek yang akan dilaksanakan. Sehingga masyarakat sendiri menjadi safeguarding bagi keberhasilan proyek pengadaan barng dan jasa.

Pendekatan lainnya adalah adanya lembaga-lembaga pemantau yang diinisiasi masyarakat sipil. Lembaga pemantau pengadaan barang dan jasa yang telah berdiri pada level nasional (Indonesia Procurement Wacth) sebaiknya diikuti inisiasinya pada level provinsi maupun Kabupaten. Lembaga ini haruslah terdiri dari pribadi-pribadi yang memiliki kompetensi, integritas dan track record yang memadahi, karena jika tidak lembaga ini akan terbeli pihak-pihak tertentu yang mempunyai kepentingan pada proses pengadaan barang dan jasa, baik itu dari pemerintah, DPRD, maupun pihak pengusaha.

Tujuan persiapan pengadaan barang / jasa adalah :

a. Diperolehnya barang / jasa dengan kualitas yang diharapkan / ditetapkan

b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.

Tipa batasan (triple constrant) dalam persiapan pengadaan barang / jasa:

a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya.

b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal lahir yang telah ditentukan.

c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Butir-butir pokok dalam rangka persiapan pengadaan: Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang / jasa yaitu:

a. Efisien, ini berarti pengadaan barang / jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

b. Efektif, berarti pengadaan barang / jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang

commit to user

c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang / jasa harus terbuka bagi penyedia barang / jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang / jasa yang setara dan memenhi syarat / cerita tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.

d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang / jasa, termasuk syarat Teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang / jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.

e. Adi/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang / jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.

f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintah dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang / jasa.

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

a. DPRD Kota Surakarta

Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju lebih baik, dengan membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, khususnya dalam penyelenggaraan pemerintahan di daerah.

DPRD kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah kota Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16 tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dibentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Surakarta (DPRD) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta merupakan unsur penyelenggaraan pemerintah daerah.

Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat tiga fungsi dari lembaga legislatif, yaitu:

b. Fungsi pengangguran c. Fungsi perundangan d. Fungsi pengawasan

commit to user

Dengan demikian kinerja lembaga ini haus dikembalikan pengukuran dan penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok yang bersifat umum tersebut.

b. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta

Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan penyeimbang (chek dan balance) atas penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintahj dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sederhana dalam dimensi luas.

Sebagaimana diamanatkan dalam undang-undang dasar negara Republik Indonesia tahun 1945, wilayah negara Kesatuan Republik Idonesia dibagi atas daerah provinsi dan daerah provinsi dibagi lagi atas daerah Kabupaten dan kota, yang masing-masing sebagai daerah otonomi. Sebagai daerah otonomi, daerah provinsi dan Kabupaten / kota memiliki pemerintah daerah yang melaksanakan fungsi-fungsi pemerintah daerah, yakni pemerintah daerah dan dewan perwakilan daerah (DPRD). Kepala daerah adalah kepala pemerintah daerah baik di daerah provinsi maupun Kabupaten / kota yang merupakan eksekutif di daerah, sedangkan

DPRD baik di daerah provinsi maupun daerah Kabupaten / kota merupakan lembaga legislatif daerah. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah diterapkan prinsip demokrasi. Dalam undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah, diatur mengenai pemilihan kepala daerah dan wakil kepala daerah yang dipilih secara langsung oleh rakyat yang diajukan oleh partai atau gabungan partai politik yang kemudian ada perubahan yaitu undang-undang nomor 12 tahun 2008 tentang perubahan atas undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah.

Visi dan misi DPRD kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut:

a. Visi DPRD Kota Surakarta

1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan masyarakat Kota Surakarta.

2. Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat. 3. Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi

commit to user

4. Bertanggung jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

5. Berwawasan budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa, rasa, etika dan estetika.

b. Misi DPRD Kota Surakarta

1. Memperjuangkan keadilan dan kesejahteraan masyarakat kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan.

2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulain dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta.

3. Meningkatkan profesionalisme DPRD kota Surakarta sesuai dengan tugas dan fungsi.

4. Membangun komunikasi dan kemitraan DPRD dengan pemerintah kota Surakarta, masyarakat, akademis, pers dan lembaga lainnya.

5. Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan hasil karya yang berguna untuk kesejahteraan Kota Surakarta.

c. Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan Laweyan, kota Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta merupakan pembangunan kedua setelah balaikota Surakarta mengalami kebakaran.

Secretariat Dewan Perwakilan Darah Kota Surakarta adalah unsur staf yang membantu pimpinan Dewan Perwakilan Daerah kota Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas tersebut sekreariat DPRD dibantu oleh staf DPRD dari pegawai Negeri Sipil.

d. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD

Perubahan yang sangat mendasar dengan telah berlakunya Undang-undang nomor 12 tahun 2008 adalah terjadinya perubahan kedudukan Badan Legislatif sebagai mitra kerja yang sejajar dengan Badan Eksekutif. Dengan demikian telah terjadi perubahan yang signifikan dengan peran dan fungsi DPRD dengan adanya perubahan tersebut proses kegiatan kesekrataritan Dewean mengharuskan adanya mekanisme yang sangat intens agar senantiasa tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang menjadi tugas pokok dari sekreariat dewan dapat dilaksanakan

commit to user

Sekretariat DPRD kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 tahun 2008 pasal 5. dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa, secretariat DPRD merupakan unsur peraturan tersebut dijelaskan bahwa, secretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang sekretaris DPRD yang berkedudukan secara teknik operasional berada dibawah dan bertanggung jawa kepada pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Tugas-tugas Pokok dari Sekretariat DPRD adalah: 1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan 2. Menyelenggarakan administrasi keuangan.

3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

4. Dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut di atas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi:

1. Penyelenggaraan administrasi kesekreariatan DPRD. 2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD. 3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan

4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.

Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan rakyat daerah dalam menjalankan fungsi penganggaran, fungsi perundangan, fungsi pengawasan dan fungsi keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu berperan sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu secretariat DPRD harus mampu berperan sebagai fasilisator dan mediator. Untuk itu secretariat DPRS harus mampu dan harus profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD agar dalam menjalankan tugas dan wewenangnya dapat melaksanakannya secara efektif dan efisien. Sehingga secretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai visi dan misi dalam pengembang tugasnya, yaitu: c. Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam

melaksanakan tugas dan wewenangnya.

d. Misi : 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf secretariat DPRD.

2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja

3) Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya.

commit to user

g. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD

Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap sub bagian dipimpin oleh seorang kepala sub bagian. Struktur organisasi DPRD Surakarta berdasarkan peraturan Walikota Surakarta nomor 19-A tahun 2009 tentang Pedoman Uraian Jabatan Struktural pada Sekretariat DRPD adalah sebagai berikut: a. Sekretaris DPRD

b. Bagian legislasi, membawakan 1. Subbagian rapat dan risalah. 2. Sub bagian penyusunan peraturan 3. Sub bagian evaluasi dan pelaporan c. Bagian keuangan, membawahi:

1. Subbagian anggaran

2. Subbagian perbendaharaan. 3. Subbagian akuntansi

d. Bagian humas dan protokol, membawahkan: 1. Subagian humas dan dokumentasi. 2. Subbagian protokol

e. Bagian umum, membawahi: 1. Subbagian tata usaha

f. Kelompok jabatan fungsional

Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat DPRD kota Surakarta:

a. Sekretaris DPRD

Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dengan beberapa uraian sebagai berikut:

1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Sekretariat DPRD.

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk Teknis program kegiatan badan sesuai dengan bidang tugas. 4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern

pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

commit to user

6. Melaksanakan pengelolaan kesekretariatan, meliputi : perencanaan, evaluasi, pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.

7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ dan EKPPD secretariat DPRD.

8. Menyusun kebijaksanaan Teknis di bidang legislasi, keuangan, humas dan protokol dan umum.

9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan pimpinan DPRD.

10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan kesekretariatan DPRD.

b. Bagian legislasi

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang Rapat dan risalah, penyusunan peraturan dan evaluasi dan pelaporan peraturan.

e. Subbagian Rapat dan Risalah

Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Rapat dan Risalah, meliputi: pelaksanaan persiapan rapat-rapat dan penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

f. Subbaggian penyusunan Peraturan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan, meliputi : menyiapkan bahan peraturan perundang-undangan, menyusun rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan DPRD serta rancangan peraturan daerah Inisiatif DPRD dan pengelolaan sistem jaringan dokumenasi dan informasi hukum.

g. Subbagian evaluasi dan pelaporan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana kerja dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi: menyiapkan bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan dan pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan perda-perda yang sudah ditetapkan.

c. Bagian keuangan

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang perencanaan dan anggaran, akuntansi, dan perbendaharaan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

commit to user h. Subbagian Anggaran

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang perencanaan dan anggaran, meliputi: penyusunan program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan LAKIP.

i. Subbagian perbendaharaan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan operasional sekretarit dewan serta verifikasi atas pertanggungjawaban keuangan.

j. Subbagian akuntansi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi dibidang akuntansi, meliputi: pengendalian keuangan dan pembukuan keuangan.

k. Subbagian akuntansi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi di bidang akuntansi, meliputi: pengendalian keuangan dan pembukuan keuangan.

d. Bagian humas dan protokol

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas, dokumentasi dan protokol, penyerapan aspirasi masyarakat dan perjalanan dinas.

l. Subbagian humas dan dokumentasi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang humas dan dokumentasi, meliputi: pelaksanaan kegiatan kehumasan, hubungan antara lembaga, penyerapan aspirasi masyarakat, dokumentasi dan perjalanan dinas. m. Subbagian protokol

Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang protokol meliputi: menyiapkan pelayanan kegiatan keprotoolan dan penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan. e. Bagian umum

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata usaha, kepegawaian, rumah tangga, dan perlengkapan di lingkungan secretariat DPRD.

commit to user n. Subbagian tata usaha

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata usaha, meliputi: organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.

o. Sub bagian rumah tangga dan perlengkapan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah tanga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga, dan keamaman lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan dan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas.

f. Formal jabatan fungsional

h. Analisis pekerjaan bagian umum (sub bagian tata usaha). a. Bagian umum

Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari bagian umum adalah melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan secretariat DPRD. Bagian umum dipimpin oleh seorang kepala bagian.

b. Sub bagian tata usaha

Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa sub bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, penggandaan, kepegawaian dan perjalanan dinas. Sub bagian tata usaha dipimpin oleh seorang kepala sub bagian tata usaha. Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut:

commit to user BAB IV PEMBAHASAN

Kinerja sebuah lembaga termasuk lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan menyeimbang (chek dan balances) atas penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan daerah oleh badan esekutif daerah (pemerintah daerah). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi yang luas.

Secara umum terdapat faktor-faktor yang ikut berpengaruh atas kinerja lembaga ini, yaitu yang bersifat internal dan eksternal. Faktor-internal antara lain : regulasi DPRD yang mengatur mekanisme tata kerja, kualitas anggota DPRD, anggaran dan fasilitas, informasi yang dimiliki / diakses DPRD, dukungan secretariat DPRD, tradisi dan sejarah. Kemudian untuk faktor eksternal antara lain : sistem politik yang berlaku, rekruitmen anggota DPRD, dukungan masyarakat (konstituen), dukungan media massa.

Didalam sekretariat DPRD Surakarta pada bagian umum mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan di Sekretariat DPRD.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, bagian umum mempunyai tugas:

a. Penyiapan bahan pelaksanaan dan administrasi di bidang tata usaha dan kepegawaian.

b. Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah tangga dan perlengkapan.

c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekrearis DPRD sesuai tugas dan fungsinya.

Bagian umum membawahi:

a. Subbagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang tata usaha meliputi: organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.

b. Subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang rumah tangga dan perlengkapan, meliputi: pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan kendaraan dinas.

Dalam pengamatan ini, penulis akan membahas mengenai persiapan pengadaan barang / jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD

commit to user

pembelian / penjualan barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian berkembang ke arah pembayaran berjangka waktu pembayaran, dengan membuat dokumen pertanggungjawabkan (pembeli dan penjual), dan pada akhirnya melalui pengadaan yang melalui proses pelelangan.

Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa pihak terkait sehingga perlu ada etika, norma dan prinsip pengadaan barang dan jasa untuk dapat mengatur atau yang dijadikan dasar penetapan kebijakan pengadaan barang dan jasa. Proses persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah dilakukan sesuai dengan kepres no. 8 tahun 2003 yang telah disempurnakan melalui keputusan presiden no.8 tahun 2006.

Menurut keputusan Presiden Republik Indonesia No. 8 tahun 2006, dalam persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah, meliputi:

a. Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah.

b. Pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan pejabat pengadaan. c. Penetapan sistem pengadaan barang / jasa.

d. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan e. Penyusunan HPS

f. Penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa

Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah:

1. Tujuan persiapan pengadaan barang /jasa :

b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri. 2. Tiga batasan dalam pengadaan barang / jasa:

a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak diperkenalkan dilampaui jumlah pengeluarannya.

b. Jadual kegiatan / proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan.

c. Mutu produk atau hasil kegiatan / proyek yang harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pengadaan barang / jasa pada dasarnya melibatkan pihak pengguna barang / jasa dan pihak penyedia barang /jasa dengan keinginan atau kemauan yang berbeda. Pihak pengguna barang / jasa menghendaki memperoleh barang / jasa dengan harga semurah-murahnya, sedang pihak penyedia barang / jasa ingin mendapatkan keuntungan setinggi-tingginya. Dua keinginan / kepentingan ini akan sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan untuk mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma yang arus disepakati dan dipatuhi bersama.

Dalam Kepres No.8 tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan penyedia barang / jasa pemerintah:

1. Pelelangan umum 2. Pemilihan langsung

commit to user

Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses persiapan pengadaan barang / jasa yang hanya dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta yaitu untuk proses pengadaan dengan sistem pengadaan penunjukkan langsung dan pelelangan.

Proses pengadaan barang / jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses persiapan pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal ini dikemukakan oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM, (23 Maret 2010) beliau mengatakan:

“Selama ini dalam persiapan pengadaan barang / jasa tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami hambatan pada saat pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1,2 pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 1,2 pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta. Untuk itu, panitia harus kembali pengadaan pengumuman ulang. Tetapi jika peserta masih tetap dibawah 3, pengadaan akan tetap dilaksanakan.

Selama ini proses pengadaan yang dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta hanya melakukan 2 pengadaan yaitu melalui menunjukkan langsung dan pelelangan. Dalam persiapan pengadaan barang / jasa yang penulis amati di secretariat DPRD kota Surakarta, penulis mengambil salah satu contoh pengadaan yaitu contoh pengadaan barang yang pertama menggunakan metode penunjukkan

langsung adalah mesin /kartu absensi dimana total harga Rp 9.375.000,00 dengan menunjukkan CV. Victory Prima Nusa sebagai rekanan yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan metode pelelangan adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan Dinas dan Anggota DPRD Kota Surakarta dimana total harga Rp 298.000.000,00.

A. Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah sangat diperlukan sebelum proses pengadaan. Di secretariat DPRD kota Surakarta, perencanaan pengadaan barang / jasa tidak dilaksanakan dengan swakelola, melainkan dilaksanakan oleh penyedia barang / jasa. Perencanaan yang dilaksanakan penyedia barang / jasa tersebut meliputi:

1. Pemaketan pekerjaan

Dalam penentunan paket pengadaan, pengguna barang / jasa bersama dengan panitia, wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Dalam proses persiapan ini pengguna barang / jasa diwajibkan untuk menetapkan sebanyak-banyaknya paket pengadaan untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip efisiensi, kesatuan sistem barang / jasa, kualitas dan

commit to user

mengumumkan secara luas paket-paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang / jasa dimulai.

2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan

Penyedia baran / jasa dalam perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan, yang meliputi pemilihan penyedia barang / jasa, waktu mulai dan berakhirnya, pelaksanaan pekerjaan dan waktu serah terima hasil akhir pekerjaan.

3. Biaya pengadaan

Biaya untuk proses pengadaan barang / jasa sangat diperlukan untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan. Untuk itu penggunaan barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang diperlukan untuk proses pengadaan.

4. Pelaksanaan pengadaan

Untuk melaksanakan pengadaan, penggunaan barang / jasa wajib membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan.

B. Pembentukan Panitia Pengadaan

Sebelum proses pengadaan barang / jasa, pembentukan anggota panitia sangat penting untuk memperlancar jalannya proses pengadaan. Panitia pengadaan dibentuk sesuai dengan sistem pengadaan yang akan dilakukan. Anggota panitia harus

berjumlah gasal / ganjil sesuai dengan nilai pengadaan barang / jasa tersebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk harus memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan / kegiatan yang bersangkutan dan hukum-hukum perjanjian/ kontrak.

Anggota panitia/pejabat pengadaan harus pegawai negeri dan dapat diangkat dari unit kerja / instansi / departemen / lembaga lain. Masa kerja panitia / pejabat pengadaan yaitu dimulai persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh unit pemeriksaan internal / eksternal (informal).

Persiapan pengadaan melalui penunjukkan langsung yaitu untuk pengadaan mesin /kartu absensi di tahun 2008 hanya dilakukan oleh pejabat pengadaan yaitu bapak Gunawan Yulianto dan Bapak Edhi Warsito sebagai PPTK. Sebelum proses pengadaan berlangsung, panitia mengadakan rapat koordinasi untuk persiapan pengadaan yang dilakukan di ruang rapat Sekretariat DPRD kota Surakarta. Sedangkan untuk pengadaan melalui lelang yaitu pengadaan jasa asuransi kesehatan dilakukan oleh 5 panitia yaitu Bapak Sumartono sebagai ketua, bapak gunawan sebagai sekretaris, bapak Sudarmasto, Ibu Indah Warniati dan Bapak Gatot sebagai anggota.

commit to user C. Penetapan Sistem Pengadaan

Proses penetapan sistem pengadaan di secretariat DPRD kota Surakarta hanya menggunakan sistem penetapan metode penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul.

Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang / jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang / jasa yang spesifikasi Teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang / jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja.

Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode satu sampul yaitu:

1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran-lampiran dijilid rapi dalam 3 (tiga) rangkap.

2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca), berwarna coklat, berukuran minimal 25 cm x 40 cm

3. Bagian belakang sampul dilem dan dilakban di lima tempat, sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X”/

4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”.

D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan

Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan.

Jadwal pelaksanaan pengadaan disusun sesuai dengan sistem pengadaan barang /jasa yang dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta, yaitu:

1. Pelelangan umum

Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah sebagai berikut:

a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang-kurangnya dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja. Dalam hal pengumuman dilakukan di papan pengumuman resmi untuk penerapan umum dan internet. Penayangan

commit to user

media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali, di awali masa pengumuman.

b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan prakualifikasi.

c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan pengumuman prakualifikasi.

d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja.

e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran.

f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pengumuman.

g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulai satu hari setelah penjelasan (aanwijizing. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja setelah penjelasan.

Pengalokasian waktu diluar proses di atas, diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.

Di secretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh pengadaan barang / jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu.

Table 1.2. Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan

No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat

1 Pengumunan (Koran dan

papan pengumuman

resmi)

25/05/09 Senin Harian wawasan

dan papan

pengumpuman resmi pemerintah kota surakarta.

2 Pendaftaran dan

pengambilan dokumen lelang

26 Mei 8 Juni 09

Selasa-senin

Sekretariat DPRD Kota Surakarta

3 Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing)

04/06/09 Kamis Sekretariat DPRD Kota Surakarta

4 Pemasukan dan

pembukaan penawaran

09/06/09 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta 5 Evaluasi penawarna dan

penilaian kualifikasi

9-11/09 Selasa-Kamis

Sekretariat DPRD Kota Surakarta 6 Usulan calon pemenang 12/06/09 Jum’at Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

7 Surat keputusan

penetapan calon

pemenang

15/06/09 Senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta

commit to user

Kota Surakarta

9 Masa sanggah

17-23/06/09

Selasa-Rabu

Sekretariat DPRD Kota Surakarta

10 Surat keputusan

penunjukkan penyedia jasa asuransi

24/06/09 Rabu Sekretariat DPRD Kota Surakarta

11 Penandatanganan kontrak 29/06/09 Senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta

12 Surat perintah

melaksanakan kerja

(SPMK)

30/06/09 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang rekanan tersebut di atas:

a. SEBAGAI PEMENANG I

Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067 Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo b. SEBAGAI PEMENANG II

Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo c. SEBAGAI PEMENANG III

Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A. Solo

2. Penunjukkan langsung

Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan / penunjukkan penyedia barang / jasa, penandantangan kontrak. Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.

Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barang / jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung salah satu contohnya adalah penadaan mesin / kartu absensi secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut:

Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

No Uraian Kegiatan Hari Tanggal

1 Rapat persiapan Jum’at 04 Juli 2008

2 Undangan dan pengambilan

dokumen

commit to user dokumen prakualifikasi.

4 Penjelasan pekerjaan / aanwijzing Kamis 10 Juli 2008

5 Pemasukan dan pembukaan

penawaran

Jum’at 11 Juli 2008

6 Evaluasi penawaran dan

negosiasi

Senin 14 Juli 2008

7 Usulan penetapan rekanan Rabu 16 Juli 2008

8 Penetapan rekanan Kamis 17 Juli 2008

9 Surat Keputusan Penunjukkan Rekanan

Jum’at 18 Juli 2008

10 Kontrak verja Senin 21 Juli 2008

11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008

Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri

Dalam proses persiapan pengadaan barang / jasa, HPS sangat diperlukan untuk persiapan proses pengadaan barang /jasa. HPS perlu dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan, dan pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan pemenang, setiap peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS.

Dari hasil wawancara dengan Ibu Liestiawati (10 Maret 2010) adalah sebagia berikut: dalam setiap pengadaan barang,

apabila harga yang ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan ditawar lebih rendah dengan penyusunan HPS berdasarkan standar harga barang tersebut.

Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain: a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan

pihak penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak dapat dijaikan dasar untuk mengugurkan penawaran.

b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1 – 3% dari HPS).

c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN

d. Sebah bahan perhitungan penyesuaian harga

e. Sebagai acuan dalam negosiasi harga pada proses penunjukkan / pemilihan langsung / pengadaan jasa konsultasi. F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa

Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan panitia / pejabat pengadaan sebagai pedoman dalam preoses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia barang / jasa serta evaluasi penawaran oleh panitia / pejabat pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar untuk melaksanakan proses pengadaan. Seluruh dokumen pengadaan barang dan jasa disiapkan oleh panitia pengadaan.

commit to user

Di sekretariat DPRD Kota Surakarta, untuk dokumen pelelangan umum penyusunan dokumen lelang disusun oleh panitia pengadaan dan disampaikan kepada calon penyedia yang ditunjuk. Isi dokumen lelang pada terdiri dari : surat undangan, instruksi umum, instruksi khusus, syarat-syarat umum kontrak, syarat-syarat khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga, rekapitulasi daftar kuantitas dan harga, spesifikasi dan gambar rencana, format penawaran, jaminan uang muka dan pelaksanaan, naskah draft kontrak.

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang / jasa yang dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD Kota Surakarta, maka penulis menyimpulkan.

1. Pada dasarnya sekretariat DPRD kota Surakarta sebagai instansi pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur oleh pemerintah melalui keputusan presiden dan pihak secretariat DPRD telah melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang berlaku.

2. Proses persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai kepress no. 80 tahun 2003 yang disempurnakan melalui Keppress no. 8 tahun 2006 yaitu perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah, pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan pejabat pengadaan, penetapan sistem pengadaan yang dilaksanakan penyedia penyedia barang / jasa, penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan, penyusunan harga perhitungan sendiri (HPS), penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa.

3. Persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai pengadaan yang dilakukan di sekwan DPRD kota Surakarta yaitu penunjukkan

commit to user

4. Proses persiapan pengadaan barang / jasa di secretariat DPRD kota Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang / jasa yang dilakukan dengan melibatkan panita pengadaan barang / jasa.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penuliskan memberikan saran sebagai berikut:

1. Sebaiknya Sekretariatan DPRD Kota Surakarta dalam pengadaan barang /jasa, haruslah dilakukan persiapan dengan lebih matang, agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.

2. Sekretariatan DPRD Kota Surakarta harus lebih selektif dalam memilih panitia pengadaan.

3. Perlu adanya koordinasi yang lebih matang agar tidak terjadi kesalahan dalam proses serta pengadaan dalam pelayanan terhadap DPRD Kota Surakarta.

4. Karena agar tidak terjadi kesalahan antara bagian satu dengan bagian yang lainya, sebab dengan proses dan pengadaan yang baik akan dapat menghasilkan keputusan yang akan di jadikan sebagai pengambilan keputusan bagi DPRD Kota Surakarta.

commit to user 2. Penunjukkan langsung

Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan / penunjukkan penyedia barang / jasa, penandantangan kontrak. Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang / jasa.

Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barang / jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung salah satu contohnya adalah penadaan mesin / kartu absensi secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut:

Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin / Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

No Uraian Kegiatan Hari Tanggal

1 Rapat persiapan Jum’at 04 Juli 2008 2 Undangan dan pengambilan

dokumen

Senin 07 Juli 2008

dokumen prakualifikasi.

4 Penjelasan pekerjaan / aanwijzing Kamis 10 Juli 2008 5 Pemasukan dan pembukaan

penawaran

Jum’at 11 Juli 2008

6 Evaluasi penawaran dan negosiasi

Senin 14 Juli 2008

7 Usulan penetapan rekanan Rabu 16 Juli 2008 8 Penetapan rekanan Kamis 17 Juli 2008 9 Surat Keputusan Penunjukkan

Rekanan

Jum’at 18 Juli 2008

10 Kontrak verja Senin 21 Juli 2008

11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008 Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri

Dalam proses persiapan pengadaan barang / jasa, HPS sangat diperlukan untuk persiapan proses pengadaan barang /jasa. HPS perlu dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan, dan pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan pemenang, setiap peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS.

commit to user

apabila harga yang ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan ditawar lebih rendah dengan penyusunan HPS berdasarkan standar harga barang tersebut.

Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain: a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan

pihak penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak dapat dijaikan dasar untuk mengugurkan penawaran.

b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1 – 3% dari HPS).

c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN

d. Sebah bahan perhitungan penyesuaian harga

e. Sebagai acuan dalam negosiasi harga pada proses penunjukkan / pemilihan langsung / pengadaan jasa konsultasi.

F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang / Jasa

Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan panitia / pejabat pengadaan sebagai pedoman dalam preoses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia barang / jasa serta evaluasi penawaran oleh panitia / pejabat pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar untuk melaksanakan proses pengadaan. Seluruh dokumen pengadaan barang dan jasa disiapkan oleh panitia pengadaan.

Di sekretariat DPRD Kota Surakarta, untuk dokumen pelelangan umum penyusunan dokumen lelang disusun oleh panitia pengadaan dan disampaikan kepada calon penyedia yang ditunjuk. Isi dokumen lelang pada terdiri dari : surat undangan, instruksi umum, instruksi khusus, syarat-syarat umum kontrak, syarat-syarat khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga, rekapitulasi daftar kuantitas dan harga, spesifikasi dan gambar rencana, format penawaran, jaminan uang muka dan pelaksanaan, naskah draft kontrak.

commit to user

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang / jasa yang dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD Kota Surakarta, maka penulis menyimpulkan.

1. Pada dasarnya sekretariat DPRD kota Surakarta sebagai instansi pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur oleh pemerintah melalui keputusan presiden dan pihak secretariat DPRD telah melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang berlaku.

2. Proses persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai kepress no. 80 tahun 2003 yang disempurnakan melalui Keppress no. 8 tahun 2006 yaitu perencanaan pengadaan barang / jasa pemerintah, pembentukan panitia pengadaan / penunjukkan pejabat pengadaan, penetapan sistem pengadaan yang dilaksanakan penyedia penyedia barang / jasa, penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan, penyusunan harga perhitungan sendiri (HPS), penyusunan dokumen pengadaan barang / jasa.

3. Persiapan pengadaan barang / jasa dilakukan sesuai pengadaan yang dilakukan di sekwan DPRD kota Surakarta yaitu penunjukkan langsung dan pelelangan.

4. Proses persiapan pengadaan barang / jasa di secretariat DPRD kota Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang / jasa yang dilakukan dengan melibatkan panita pengadaan barang / jasa.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penuliskan memberikan saran sebagai berikut:

1. Sebaiknya Sekretariatan DPRD Kota Surakarta dalam pengadaan barang /jasa, haruslah dilakukan persiapan dengan lebih matang, agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.

2. Sekretariatan DPRD Kota Surakarta harus lebih selektif dalam memilih panitia pengadaan.

3. Perlu adanya koordinasi yang lebih matang agar tidak terjadi kesalahan dalam proses serta pengadaan dalam pelayanan terhadap DPRD Kota Surakarta.

4. Karena agar tidak terjadi kesalahan antara bagian satu dengan bagian yang lainya, sebab dengan proses dan pengadaan yang baik akan dapat menghasilkan keputusan yang akan di jadikan sebagai pengambilan keputusan bagi DPRD Kota Surakarta.