Analisis Masalah Analisis Prosedur yang sedang berjalan

50

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan sebagai dasar perancangan atau perbaikan sistem yang lama. Dari analisis tersebut dapat diketahui kelemahan atau kekurangan sistem yang lama dan dapat dirancang atau diperbaiki menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien .

3.1.1 Analisis Masalah

Dalam proses perwalian yang sedang berjalan terkadang timbul masalah karena seorang dosen dapat melakukan perwalian untuk jumlah mahasiswa yang banyak sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. Seringkali juga mahasiswa dan dosen wali tidak dapat bertemu secara langsung sehingga menyebabkan mahasiswa terlambat dalam melakukan proses perwalian. Dalam hal menyampaikan informasi nilai biasanya disampaikan melalui papan pengumunan atau mahasiswa meminta langsung kepada dosen yang bersangkutan padahal mahasiswa ingin secepatnya mengetahui nilai yang diperoleh tanpa harus datang ke kampus atau bertemu secara langsung dengan dosen.

3.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Tahap ini digunakan untuk menganalisa proses-proses yang terjadi yaitu memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu sistem, menganalisa situasi untuk mengetahui apa yang sedang terjadi, serta memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah. Analisis prosedur yang sedang berjalan ini akan digambarkan dalam bentuk flowmap.

1. Prosedur Perwalian

Perwalian adalah proses penyusunan rencana studi setiap semester oleh mahasiswa dengan bantuan seorang wali akademik. Adapun prosedurnya seperti terlihat pada Gambar 3.1. Proses-proses yang ada pada prosedur perwalian adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa mengambil di Biro Administrasi Akademik BAA, Kartu Rencana Studi KRS Bercode dan jadwal kuliah dan ujian, masing-masing satu lembar, dengan menunjukkan Kartu Studi Mahasiswa KSM semester yang sedang berjalan 2. Mahasiswa mengisi Nomor Induk Mahasiswa NIM, nama, dan nama dosen wali akademik pada KRS Barcode 3. Mahasiswa menemui dosen wali untuk menentukan mata kuliah apa yang akan diambil. 4. Dosen wali memberi paraf disamping setiap mata kuliah yang telah disetujui dan member tanda silang pada setiap mata kuliah yang tidak diambil 5. Mahasiswa menandatangi KRS barcode, dan KRS barcode dikumpulkan oleh dosen wali untuk, diserahkan kepada ketuasekretaris jurusan 6. Bagi mahasiswa yang diberi kesempatan mengambil 20 sks karena IP-nya memungkinkan, mahasiswa yang bersangkutan akan menerima kembali KRS barcode dari wali. Selanjutnya mahasiswa menemui ketua atau sekretaris jurusan untuk mendapat persetujuan. Ketuasekretaris jurusan menandatangani KRS Barcode jika menyetujuinya. KRS Barcode dikumpulkan oleh ketua atau sekretaris jurusan untuk diserahkan kepada BAA. tidak ya MAHASISWA DOSEN WALI KAJURSEKJUR Pengisian KRS Pengambilan 20 SKS Persetujuan KRS Persetujuan KRS 20 SKS KRS BARCODE KRS yang telah diisi KRS yang telah diisi KRS yang telah disetujui KRS 20 SKS KRS 20 SKS KRS yang telah disetujui KRS 20 SKS KRS 20 sks yang telah disetujui KRS yang telah disetujui KRS yang telah disetujui BAA KRS 20 sks yang telah disetujui Gambar 3.1 Flowmap Prosedur Perwalian

2. Prosedur BDATM

Masa dimana mahasiswa dapat mengubah rencana studinya disebut Batal dan atau Tambah Mata Kuliah BDATM .Adapun prosedurnya seperti terlihat pada Gambar 3.2. Proses-proses yang ada pada prosedur BDATM adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa mengambil satu lembar formulir BDATM di BAA dengan menyerahkan KSM semester yang sedang berjalan 2. Mahasiswa mengisi Nomor Induk Mahasiswa NIM, nama, dan nama dosen pada formulir BDATM 3. Mahasiswa menemui dosen wali untuk perubahan mata kuliah 4. Mahasiswa dan dosen wali menandatangani formulir BDATM 5. Mahasiswa menerima kembali formulir BDATM dari dosen wali 6. Sesudah dari wali, mahasiswa harus segera menyerahkan kembali formulir BDATM ke BAA untuk diproses MAHASISWA DOSEN WALI Pengisian Formulir BDATM Persetujuan BDATM Formulir BDATM Formulir BDATM telah diisi Formulir BDATM telah diisi Formulir BDATM yang telah disetujui Formulir BDATM yang telah disetujui BAA Formulir BDATM yang telah disetujui Gambar 3.2Flowmap Prosedur BDATM

3. Usulan prosedur perwalian

Dalam sistem yang dibangun mahasiswa yang mengambil lebih dari 20 sks cukup membutuhkan persetujuan dosen wali saja tanpa harus meminta persetujuan ketua atau seketaris jurusan.

3.1.3 Entity Relationship Diagram ERD