19 3. Praktis , estetis dang menghilangkan salah pengertian
4. Bersih dan rapi
2.5.1. Fungsi Surat
Selain sebagai alat komunikasi secara tertulis dengan maksud untuk menyampaikan pesan atau berita , surat juga memiliki beberapa fungsi
– fungsi penting di antaranya adalah sebagai berilut :
1. Sebagai Wakil atau Duta Disini surat berperan sebagai pembawa misi, pesan
– pesan yang mewakili panulis, dengan memakai surat sebagai wakil atau duta akan
menghemat pemakaian tenaga manusia, karena sifatnya sebagai duta atau wakil surat harus ditulis dengan teliti, praktis, sistematis, jelas maksud dan
tujuannya. Oleh karena itu, surat harus ditulis oleh seorang yang berpengetahuan tentang surat menyurat yang akan ditulis dan disampaikan.
2. Sebagai Bukti Hitam Diatas Putih Surat sebagai alat bukti tertulis yang dipergunakan apabila terjadi
perselisihan antara organisasi atau perusahaan yang mengadakan hubungan korespondensi
20 3. Sebagai Alat Pengikat
Dengan adanya arsip sesuatu yang terlupa tentang kegiatan masa lalau dapat ditinjau kembali.
4. Sebagai Pedoman Untuk mengambil suatu tindakan lebih lanjut, berdasarkan
pengalaman - pengalaman masa lalu dan tidak kehilangan arah dengan adanya surut
– menyurat dan kearsipan data – data.
5. Sebagai Bukti Historis Sebagai bahan riset untuk mengetahui keadaan atau aktivitas suatu
organisasi maupun perusahaan yang bersangkutan.
6. Sebagai Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu
2.5.2. Sifat Surat
Selain mempunyai fungsi, surat juga memiliki beberapa sifat
diantaranya adalah sebagai berikut :
21 1. Sangat rahasia adalah surat apabila isinya diketahui oleh orang yang tidak
berhak dapat membahayakan keamanan perusahaan. 2. Rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat yang
berwenang. 3. Terbatas adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat atau
instansi yang mempunyai kewenangan tertentu. 4. Biasa adalah surat yang isinya boleh diketahui oleh unsure pelaksana pada
unit pengolah atau kepada pihak lain yang mempunyai keterkaitan langsung dan tak langsung.
2.5.3. Surat Masuk
Kategori