38
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem
4.1.1. Analisis Dokumen Analisis dokumen merupakan penjelasan mengenai dokumen
– dokumen yang digunakan dalam system informasi surat masuk dan surat keluar di
kantor Dinas Perkebunan Propinsi Jawa Barat. Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal
– hal berikut : 1. Nama Dokumen
: untuk menjelaskan nama dokumen tersebut 2. Fungsi
: untuk menjelaskan kegunaan informasi yang digunakan 3. Sumber
: asal dokumen 4. Distribusi
: menjelaskan ke proses apa atau bagaimana informasi itu mengalir
5. Rangkap : jumlah salinan dokumen
6. Bentuk : dokumen yang digunakan dalam bentuk apa
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
39 Berikut ini akan diberikan gambaran dari system yang sedang
berjalan dengan menggunakan beberapa cara yaitu :
4.1.2.1. Flow Map surat masuk yang sedang berjalan
40
Flow map surat masuk yang sedang berjalan Umum
Sekretariat Pegawai
Kepala Bagian Pengarsipan
Pengirim
Surat Masuk Surat Masuk
Isi lembar kartu surat
masuk dan disposisi
Surat Masuk
Disposisi Surat Masuk
Disposisi Kartu
Surat masuk
Memeriksa kartu surat
masuk dan disposisi
Disposisi Kartu
Surat masuk
Kartu Surat
masuk Laporan surat
masuk
Disposisi Kartu
Surat masuk
Mencatat data surat
masuk Kartu
Surat masuk
Disposisi Agenda surat
masuk Membuat
laporan Laporan surat
masuk
Gambar 4.1 Flow Map surat masuk yang sedang berjalan
41 4.1.2.2. Flow map surat keluar yang sedang berjalan
Flow map surat keluar yang sedang berjalan Umum
Penerima Kepala Bagian
Pengarsipan Pegawai
Data surat keluar
Data surat keluar
Menbuat surat
keluar Surat keluar
Surat keluar Cap dan
tanda tangan
surat keluar Surat keluar
telah di tanda tangan
Surat keluar telah di tanda
tangan Mencatat
data surat keluar
Data surat keluar
Surat keluar
Membuat laporan
Laporan surat keluar
Surat keluar Laporan surat
keluar
Gambar 4.2 Flow Map surat keluar yang sedang berjalan
42 4.1.2.3. Diagram Kontek
Pengirim
Pengolahan Data Surat
Pegawai Sekretariat
Kepala bagian pengarsipan
Penerima
Data surat keluar Data surat masuk
Laporan surat keluar Laporan surat masuk
Data surat masuk Data surat keluar
Data surat masuk
Gambar 4.3 diagram kontek yang diusulkan
4.1.2.4. Data Flow Diagram
Pengirim 1.
Pengolahan data surat masuk
Pegawai 2.
pengolahan data surat keluar
Sekretariat
Kepala bagianpengarsipan
Penerima Data surat masuk
Data surat masuk
Laporan surat masuk Laporan surat keluar
Gambar 4.4 Data Flow Diagram level 0
43
Pengirim 1.1
mengisi kartu surat masuk dan
disposisi 1.2
memeriksa kartu surat masuk dan
disposisi Kartu surat masuk
disposisi 1.3
mencatat data surat masuk
1.4 membuat laporan
surat masuk Kartu surat masuk
disposisi Kepala bagian
pengarsipan Data surat masuk
Kartu surat masuk disposisi
Kartu surat masuk disposisi
D a
ta sur
a t ma
suk
Laporan surat masuk
Gambar 4.5 Data Flow Diagram level 1 proses 1
Pegawai 2.1
Membuat surat keluar
2.2 cap dan tanda tangan
surat keluar
2.3 mencatat data surat
keluar 2.4
Membuat laporan surat keluar
Kepala bagianpengarsipan
Data surat keluar Data surat keluar
D a
ta s u
ra t k
e lu
ar
Laporan surat keluar
Gambar 4.6 Data Flow Diagram level 1 proses 2
44
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan Setelah melihat system yang berjalandi Dinas Perkebunan Propinsi
Jawa Barat diatas terdapat beberapa kekurangan diantranya : 1. Proses input data dan pencarian data masih dilakukan secara manual
sehingga dapat myita waktu untuk mengerjakannya dan tidak efisien 2. Penyimpanan data masih dalam bentuk berkas
4.2. Usulan Perancangan Sistem