Analisis Sistem ANALISIS KERJA PRAKTEK

38

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1. Analisis Sistem

4.1.1. Analisis Dokumen Analisis dokumen merupakan penjelasan mengenai dokumen – dokumen yang digunakan dalam system informasi surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Perkebunan Propinsi Jawa Barat. Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal – hal berikut : 1. Nama Dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut 2. Fungsi : untuk menjelaskan kegunaan informasi yang digunakan 3. Sumber : asal dokumen 4. Distribusi : menjelaskan ke proses apa atau bagaimana informasi itu mengalir 5. Rangkap : jumlah salinan dokumen 6. Bentuk : dokumen yang digunakan dalam bentuk apa 4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan 39 Berikut ini akan diberikan gambaran dari system yang sedang berjalan dengan menggunakan beberapa cara yaitu : 4.1.2.1. Flow Map surat masuk yang sedang berjalan 40 Flow map surat masuk yang sedang berjalan Umum Sekretariat Pegawai Kepala Bagian Pengarsipan Pengirim Surat Masuk Surat Masuk Isi lembar kartu surat masuk dan disposisi Surat Masuk Disposisi Surat Masuk Disposisi Kartu Surat masuk Memeriksa kartu surat masuk dan disposisi Disposisi Kartu Surat masuk Kartu Surat masuk Laporan surat masuk Disposisi Kartu Surat masuk Mencatat data surat masuk Kartu Surat masuk Disposisi Agenda surat masuk Membuat laporan Laporan surat masuk Gambar 4.1 Flow Map surat masuk yang sedang berjalan 41 4.1.2.2. Flow map surat keluar yang sedang berjalan Flow map surat keluar yang sedang berjalan Umum Penerima Kepala Bagian Pengarsipan Pegawai Data surat keluar Data surat keluar Menbuat surat keluar Surat keluar Surat keluar Cap dan tanda tangan surat keluar Surat keluar telah di tanda tangan Surat keluar telah di tanda tangan Mencatat data surat keluar Data surat keluar Surat keluar Membuat laporan Laporan surat keluar Surat keluar Laporan surat keluar Gambar 4.2 Flow Map surat keluar yang sedang berjalan 42 4.1.2.3. Diagram Kontek Pengirim Pengolahan Data Surat Pegawai Sekretariat Kepala bagian pengarsipan Penerima Data surat keluar Data surat masuk Laporan surat keluar Laporan surat masuk Data surat masuk Data surat keluar Data surat masuk Gambar 4.3 diagram kontek yang diusulkan 4.1.2.4. Data Flow Diagram Pengirim 1. Pengolahan data surat masuk Pegawai 2. pengolahan data surat keluar Sekretariat Kepala bagianpengarsipan Penerima Data surat masuk Data surat masuk Laporan surat masuk Laporan surat keluar Gambar 4.4 Data Flow Diagram level 0 43 Pengirim 1.1 mengisi kartu surat masuk dan disposisi 1.2 memeriksa kartu surat masuk dan disposisi Kartu surat masuk disposisi 1.3 mencatat data surat masuk 1.4 membuat laporan surat masuk Kartu surat masuk disposisi Kepala bagian pengarsipan Data surat masuk Kartu surat masuk disposisi Kartu surat masuk disposisi D a ta sur a t ma suk Laporan surat masuk Gambar 4.5 Data Flow Diagram level 1 proses 1 Pegawai 2.1 Membuat surat keluar 2.2 cap dan tanda tangan surat keluar 2.3 mencatat data surat keluar 2.4 Membuat laporan surat keluar Kepala bagianpengarsipan Data surat keluar Data surat keluar D a ta s u ra t k e lu ar Laporan surat keluar Gambar 4.6 Data Flow Diagram level 1 proses 2 44 4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan Setelah melihat system yang berjalandi Dinas Perkebunan Propinsi Jawa Barat diatas terdapat beberapa kekurangan diantranya : 1. Proses input data dan pencarian data masih dilakukan secara manual sehingga dapat myita waktu untuk mengerjakannya dan tidak efisien 2. Penyimpanan data masih dalam bentuk berkas

4.2. Usulan Perancangan Sistem