Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Di PT. Pos Indonesia Divre V Jawa Barat

1   

PENDAHULUAN

1.1.Sejarah Perusahaan

POS Indonesia sudah berdiri dalam kurun waktu yang lama yaitu sejak masa penjajahan. Perkembangan ini tidak terlepas dari masa penjajahan yang telah dialami oleh bangsa Indonesia.

Pengklasifikasian perkembangan Pos Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Masa VOC (1700-1808)

Kedatangan bangsa-bangsa Eropa pada akhir abad 15 Masehi, menandai babak baru sejarah Pos di Indonesia. Awalnya adalah kedatangan kapal-kapal laut Belanda di bawah pimpinan Cornelius de Houtmen pada tahun 1596. Pada masa VOC ini pengiriman surat hanya dilakukan melalui jalan laut dengan menggunakan perahu yang jadwal pelayarannya berlangsung tidak pasti. Gubernur Jendral GW Baron Van Inhoff mendirikan kantorpos pertama di Batavia (Jakarta) pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di pulau Jawa. Barulah pada tahun 1754 pengiriman surat menjadi teratur, yaitu dua minggu sekali melalui jalan darat. Keadaan ini terus berlangsung selama Betaafche Republiek (1800-1808).

2. Masa Pemerintahan Deandels (1808-1811)

Pada masa ini, Deandels mengeluarkan peraturan-peraturan tentang pos dan membagi pulau Jawa dalam beberapa distrik, yaitu Banten, Batavia, Semarang, Surabaya. Setiap distrik dikepalai oleh commisaris der Wegen en posterijin yang menempati sebuah general Post kantor ( Kantor Pos Wilayah) dan membawahi profekturan (Kantor Pos Kecil). Pengantaran surat dilakukan oleh seorang Postillons (Tukang Pos Berkuda).

3. Masa pemerintahan Raffless (1811-1816)

Pada masa ini Raffles mengeluarkan peraturan-peraturan mengenai peraturan biaya porto untuk surat kabar dan barang cetakan.

4. Masa Pemerintahan Belanda (1816-1942), dan masa pendudukan Jepang (1942-1945)

Pada masa pemerintahan Belanda, pengangkutan Pos dimulai dengan mempergunakan kereta api Ekspress malam Batavia-Surabaya (1936). Peristiwa penting yang terjadi itu adalah perubahan bentuk usaha Dinas Pos menjadi Jawatan (1864). Pada tahun 1875, dinas Pos digabungkan dengan Dinas Telegraf dengan nama Post en Telegraf Dienst yang berada di bawah Department der Burgerlikje Openbae werkn (Departemen pekerjaan Umum). Pada tahun 1884 Jawatan Telepon bergabung dalam jawatan Pos dan telegraf yang kemudian dikenal dengan nama Post Telegraaf en Telefo dienst (PTT). Sejalan dengan perkembangan zaman,

status jawatan (PTT) diubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Postel berdasarkan ordinasi tanggal 28 Desember 1931.

5. Masa Kemerdekaan hingga saat ini

Pada kurun waktu 1945-1950 situasi politik di Indonesia penuh dengan pergolakan dalam rangka merebut kedaulatan dari pendudukan Jepang dan Agresi Militer Belanda. Situasi ini tentu saja sangat berpengaruh terhadap dinas pos yang ditandai dengan pemindahan perangkat komunikasi pembumihangusan sarana-sarana fisik pos dan terganggunya sarana perhubungan pos dan telegraf.

Setelah situasi membaik, tepatnya pada tanggal 6 Juli 1965 PN Postel dipecah menjadi Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi yang diatur oleh Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965. Berdasarkan Undang-undang No. 9 tahun 1969 menetapkan status Badab Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Perjan. Perum, Persero, maka status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro denga Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978. Perum Pos dan Giro adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berada di lingkungan departemen Pariwisata Pos dan Telekomunikasi yang dipimpin oleh suatu direksi yang bertanggungjawab kepada Menteri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi.

Perum Pos dan Giro mempunya tugas pokok mengusahakan dan mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita, informasi tertulis, barang dan uang untuk menunjang kelancaran hubungan

masyarakat dan menunjang terlaksananya pembangunan Nasional. Maka pada tanggal 27 Februari 1995 Perum Pos dan Giro berubah menjadi PT. POS Indonesia (Persero) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1995 dan disyahkan pada tanggal 20 Juni 1995.

Sebagai salah satu pemain dalam industri pos yang berkehendak menjadi perusahaan kelas dunia, PT Pos Indonesia (Persero) melakukan reformasi dengan pentahapan sebagai berikut :

A. Reformasi Tahap Pertama (1995-2001)

1) Tahun 1995-1997 (Tahun Konsolidasi dan modernisasi). Substansi program diarahkan pada peletakan dasar yang kokoh guna mewujudkan komitmen untuk memberikan yang terbaik bagi stakeholder.

2) Tahun 1997-2000 (Solusi total bagi pelanggan). Segala kegiatan difokuskan pada upaya meningkatkan kepuasan pelanggan sejalan dengan keinginan dan kebutuhan pelanggan, sambil melakukan antisipatif terhadap kondisi pada era perdagangan bebas.

3) Tahun 2001 menjadi perusahaan kelas dunia. B. Reformasi Tahap Kedua (2001-2010)

Substansi kegiatan diarahkan pada upaya memperkuat posisi pasca PT Pos Indonesia (Persero) sebagai jawaban terhadap kondisi yang berkembang, khususnya pada era WTO tahun 2010 yang ditandai dengan keterbukaan ekonomi dunia.

C. Reformasi Tahap Ketiga (2010-2020)

Pada tahapan ini sasaran yang hendak dicapai adalah kesiapan menghadapi kesepakatan APEC pada tahun 2020. Spektrum reformasi tahap ketiga harus menyentuh seluruh sendi-sendi kehidupan organisasi, sehingga mampu membuat manuver-manuver yang cepat melalui pengembangan copetitive aliances dalam mentransformasikan kompetensi inti. Strategi produk disandarkan kepada kemampuan “melihat jauh”, sehingga costumer drive akan menjadi salah satu konsep dalam pengelolaan perusahaan.

Strategi reformasi terbagi menjadi 3 (tiga) tahapan berdasarkan atas pilar utama, yaitu : Reorientasi, Restrukturisasi, dan Revitalisasi.

a) Reorientasi merupakan reformasi di bidang produk jasa pos, di mana produk jasa pos dikelompokkan berdasarkan kebutuhan pasar.

b) Restrukturisasi adalah reformasi yang dilakukan pada pembenahan struktur organisasi, sehingga struktur yang dibentuk dapat merespon terhadap pengaruh lingkungan.

c) Revitalisasi merupakan reformasi di bidang proses, di mana proses operasi disesuaikan dengan tingkat perubahan pasar namun tetap berlandaskan kepada kualitas yang prima dengan tetap mengacu kepada kepuasan pelanggan.

1.1.1. Visi, Misi, Tugas Pokok, Tujuan, Sasaran, Peran dan Falsafah PT. POS Indonesia (Persero)

1. Visi

Pos Indonesia adalah penyedia jasa pos yang berbasis informasi dan bernilai tinggi bagi masyarakat di seluruh nusantara serta dapat berkompetisi dalam industri global.

2. Misi

1) Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat dengan didukung teknologi tepat guna dan sumber daya yang profesional.

2) Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah tinggi bagi kepuasan pelanggan.

3) Mengembangkan usaha yang memiliki daya saing kuat baik di pasar domestik maupun pasar global.

4) Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh pelosok tanah air dengan perlakuan yang sama guna memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa serta mempererat hubungan antar bangsa.

3. Tugas Pokok

1. Melaksanakan misi bisnis dengan menyediakan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat baik di pasar dalam negeri maupun

internasional, serta memupuk keuntungan guna meningkatkan nilai perusahaan.

2. Melaksanakan penugasan khusus yang ditugaskan oleh pemerintah untuk menyelenggarakan fungsi kemanfaatan umum dengan tetap memperhatikan misi bisnis di atas.

4. Tujuan Perusahaan

a) Tujuan Khusus (Di akhir tahun 2002)

Menjadi penyedia layanan pos yang dapat memberikan kepuasan konsumen melalui layanan operasi yang excellent dengan upaya efisiensi dan peningkatan kualitas layanan, di pasar domestik atau dalam negeri serta mampu bersaing di pasar global.

b) Tujuan Umum

Menjadi penyelia layanan pos terbaik dan terluas di pasar domestik serta mampu bersaing di pasar global.

5. Sasaran PT POS Indonesia

a) Sasaran Khusus (Di akhir Tahun 2002)

Meningkatkan kepuasan konsumen, dengan indikator : a. Standar Waktu Penyerahan (SWP)

b. Keamanan Kiriman c. Harga

d. Pelayanan Purna Jual e. Corporate Image

b) Sasaran Umum

1) Meningkatkan kepuasan konsumen melalui penyediaan layanan yang memberikan nilai unggul (superior value) dengan dukungan sistem operasi yang excellent.

2) Meningkatkan kepuasan pegawai melalui peningkatan profesionalisme dan kesejahteraan sebagai faktor pemungkin (enabler) bagi peningkatan daya saing perusahaan.

3) Meningkatkan nilai perusahaan melalui upaya pencapaian kinerja finansial terbaik untuk menjamin keberlangsungan pertumbuhan perusahaan.

6. Peran PT Pos Indonesia

Perekat politik dan pemersatu bangsa serta sebagai perekat administrasi yang efisien, mempererat hubungan antar bangsa, memperlancar hubungan antar lembaga, masyarakat dan antar anggota masyarakat, menghilangkan isolasi daerah terpencil dan daerah yang baru dibuka, basic faktor dalam pembangunan sosial dan budaya, penggerak pembangunan ekonomi.

7. Falsafah PT. POS Indonesia (Persero)

Falsafah PT. POS Indonesia (Persero) Bandung merupakan suatu dasar nilai yang menjadi basis dalam bekerja, hubungan dengan pelanggan dan pihak-pihak lainnya. Falsafah dari perusahaan PT. POS Indonesia (Persero) Bandung adalah senantiasa berupaya meningkatkan mutu layanan yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan dengan

memperhatikan efesiensi, efektinitas, dan produktivitas sumberdaya manusia serta kemampuan usaha melalui pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi.

1.1.2. Logo dan Arti Logo PT. Pos Indonesia 1) Logo

Logo atau lambang merupakan bagian dari identitas perusahaan, sedangkan yang dimaksud dengan identitas perusahaan adalah suatu cara atau hal yang memungkinkan perusahaan dapat dikenal atau dibedakan dari perusahaan lain. PT Pos Indonesia mempunyai logo atau lambang yang dijadikannya senagai identitas perusahaan dengan tujuan agar konsumen atau public pada umumnya mudah mengenal dan mengingat perusahaan. Adapun logo PT Pos Indonesia adalah sebagai berikut :

Gambar 1.1 Logo Pos Indonesia

2) Arti Logo

Logo merupakan identitas perusahaan yang memiliki makna yang penting dalam mengkomunikasikan jati diri perusahaan di samping itu dapat menjiwai dan memberikan semangat yang dalam guna melaksanakan misi dan tujuan perusahaan.

Logo Pos Indonesia terdiri dari :

1. Burung merpati dalam posisi terbang dengan pandangan lurus ke depan, lima garis sayap yang berbentuk garis-garis kecepatan melambangkan PT Pos Indonesia menjalankan misinya.

“Memperlancar komunikasi bagi manusia dan penyelenggara pemerintah guna menunjang peningkatan pembangunan nasional dan memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa dan negara dalam hubungan di dalam negeri dan antar bangsa”. Yang berlandaskan Pancasila mengutamakan kecepatan, ketepatan dan terpercaya.

2. Bola dunia, melambangkan PT Pos Indonesia sebagai penyelenggara layanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam lingkup nasional maupun internasional.

3. Bentuk tulisan PT Pos Indonesia (Fatura Extra Bold) merupakan ciri khas kelas dunia, yang akan membawa PT Pos Indonesia ke abad yang baru.

4. Warna PT Pos Indonesia orange cemerlang, menampilkan kesan modern, dinamis, kecepatan dan warna abu-abu adalah natural dan aman menampilkan kesan modern dalam pendekatan bisnis.

1.1.3. Sejarah Sekretariat Wilayah

Perubahan Organisasi dan tata kerja wilayah usaha pos dilakukan atas dasar Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) tanggal 13 Juli 1999 nomor 164/Dirut/1999 tentang organisasi dan tata kerja wilayah usaha pos, dan selanjutnya berdasarkan Surat Keputusan Kawilpos V tanggal 3 Agustus 1999 nomor 7991/Kawil.V/1999 tentang Dasar hukum organisasi dan tata kerja Wilpos V telah ditetapkan struktur organisasi Wilayah Usaha Pos V, yang mengakomodasikan struktur jabatan Kawilpos, manajer bagian, sekretariat wilayah dan asisten manajer.

Dalam struktur organisasi wilpos V bagian Sekretariat Wilayah mempunyai fungsi untuk memberikan dukungan terhadap pelaksanaan tugas Kawilpos, serta tugas pokok membentuk citra positif perusahaan, bertanggungjawab terhadap pembentukan dan pelaksanaan sistem komunikasi internal dan eksternal, bertanggungjawab untuk mengamankan perusahaan, terutama dari sisi aspek legal, serta ikut serta dalam usaha membumikan budaya perusahaan.

Sementara dalam pelaksanaan operasional sekretaris wilayah didukung oleh staf profesional bidang humas, hukum dan statistik serta

staf pelaksana yang tergabung dalam satu unit kerja yaitu bagian sekretariat wilayah. Pada struktur organisasi bagian skretariat wilayah di bawah kendali langsung kepada wilayah, dan diposisikan untuk membackup terhadap pelaksanaan tugas kawilpos serta tidak berkaitan secara langsung dengan pelaksanaan kegiatan operasional unit pelaksana teknis.

Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah bagian yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal maupun massa eksternal. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat ini dibawahi langsung oleh SEKWIL (Sekeretaris Wilayah) PT. Pos Indonesia (Persero) Kadivre V Jawa Barat. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat ini bekerja sendiri untuk mengurusi dalam menjalani hubungan internal maupun eksternal. Di mana Hubungan Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa, tata usaha, dan pameran.

Dalam uraian pekerjaan dari Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah menganalisis dan mengidentifikasi permasalahan yang menyangkut opini publik. Sedangkan ringkasan dari perkerjaan Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah memantau segala bentuk perkembangan aspirasi publik, serta merumuskan strategi dan langkah-langkah penanganannya untuk menghindari

terbentuknya opini publik yang “unfavourale” terhadap perusahaan khususnya pers dan humas atau PR antar lembaga.

1.2.Struktur Perusahaan

Berikut ini adalah struktur organisasi PT. POS Indonesia (Persero) Kantor Divisi Regional V Bandung :

Gambar 1.1 

STRUKTUR ORGANISASI KADIVRE V BANDUNG 40000                                       

KAWILPOS

SEKRETARIS WILAYAH SP HUMAS SP HUKUM SP STATISTIK MANAJER BINA MUTU LAYANAN MANAJER BANGUS MANAJER SDM MANAJER KEUANGAN MANAJER TEKNIK & SARANA ASMAN, PERENCANAAN USAHA DAN PROMOSI ASMAN, KINERJA DAN PENGHARGAAN ASMAN, KESEJAHTERAAN ASMAN, PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SERTA PELATIHAN ASMAN, TEKNIK ASMAN, PERALATAN ASMAN, GEDUNG ASMAN, KENDARAAN ASMAN, AKUNTANSI ASMAN, PENGENDALIAN DAN PERBENDAHARAAN

UPT

ASMAN, STANDARISASI DAN PENGEMBANGAN MUTU ASMAN, PENGENDALIAN MUTU ASMAN, JARINGAN ASMAN, PENGOLAHAN DATA ASMAN, PENATA LAYANAN

1.3.Job Deskripsi

Di bawah ini akan dijelaskan job deskripsi dari struktur organisasi PT. POS Indonesia (Persero) Kantor Divisi Regional V Bandung :

1. KAWILPOS

a. Mengelola sumber daya perusahaan yang ada di wilayah untuk mengembangkan dan menjalankan bisnis perusahaan.

b. Tanggung jawab :

Pengembangan dan pencapaian suatu wilayah. c. Wewenang :

1. Menetapkan rencana strategi dan RKA wilayah.

2. Menetapkan strategi dan kebijakan bina mutu layanan wilayah. 3. Menetapkan strategi dan kebijakan pengembangan bisnis di

wilayah.

2. Sekretaris KAWILPOS a. Tugas pokok :

Mengelola kesekretariatan kantor wilayah pos dan mengkoordinir kegiatan staf profesional

b. Tanggung jawab :

1. Kelancaran kegiatan kesekretariatan kantor wilayah pos. 2. Terpenuhinya alat tulis menulis dan sarana penunjang lainnya

di wilayah.

c. Wewenang :

1. Merencanakan, mengalokasikan dan mengendalikan dana administrasi umum.

2. Mengatur kunjungan tamu. 3. Mengatur distribusi surat dinas.

3. Asman Perencanaan dan Pengembangan Pelatihan. a. Tugas Pokok :

menyusun rencana kebutuhan SDM serta menyelenggarakan program pengembangan SDM.

b. Tanggung jawab :

1. Menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan.

2. Menjamin tersedianya dan terlaksananya program pengembangan SDM yang berkualitas dan berkelanjutan.

3. Tersedianya sarana dan sistem pelatihan SDM 4. Tersedianya pola pengembangan karir. c. Wewenang :

1. Menetapkan calon peserta pelatihan.

2. Menetapkan kriteria calon peserta pelatihan. 3. Menetapkan formasi kebutuhan SDM.

4. Menetapkan calon pejabat dalam jabatan tertentu sesuai dengan kewenangan.

4. Asman Kinerja dan Penghargaan. a. Tugas pokok :

Mengelola kesejahteraan dan kesehatan pegawai, pensiunan beserta keluarganya.

b. Tanggung jawab :

Terlaksananya program kesejahteraan dan kesehatan pegawai, pensiunan dan keluarganya.

c. Wewenang :

1. Menetapkan alokasi biaya pemeliharaan dan kesehatan. 2. Menyetujui pemeliharaan kesehatan.

3. Menetapkan mitra kerja dalam pelayanan kesejahteraan pegawai.

5. Asman Kesejahteraan a. Tugas Pokok :

Mengelola kesejahteraan dan kesehatan pegawai, pensiunan beserta keluarganya.

b. Tanggung jawab :

Terlaksananya program kesejahteraan dan kesehatan pegawai, pensiunan dan keluarganya.

c. Wewenang :

1. Menetapkan alokasi biaya pemeliharaan kesehatan. 2. Menyetujui pemeliharaan kesehatan.

3. Menetapkan mitra kerja dalam pelayanan kesejahteraan pegawai.

6. Manajer SDM

a. Tugas Pokok :

Merencanakan, mengembangkan dan memelihara SDM di wilayah.

b. Tanggung jawab :

1. Tersedianya SDM sesuai kebutuhan wilayah.

2. Tersedianya program pengembangan SDM di wilayah. 3. Efektivitas pelaksanaan penilaian kinerja dan penghargaan. c. Wewenang :

1. Menetapkan dan mengisi susunan formasi pegawai wilayah. 2. Menetapkan kebutuhan jenis dan jumlah peserta diklat untuk

pengembangan kompetensi SDM.

3. Menetapkan mutasi pegawai dalam satu wilayah.

7. Asman Pengolahan Data a. Tugas pokok :

Mengelola dan menyajikan informasi data operasi dan keuangan yang dibutuhkan wilayah.

b. Tanggung jawab :

1. Menjamin tersedianya rencana pengembangan usaha dalam rangka pencapaian target pendapatan.

2. Menjamin tersedianya data operasi yang akurat. 3. Tersedianya RRKA dan RKA Wilayah.

c. Wewenang :

1. Menetapkan rencana pengembangan usha (Business Plan) wilayah pos.

2. Menetapkan validitas data operasi. 3. Menetapkan reklasifikasi kelas kantor.

8. Asman Penata Layanan a. Tugas Pokok :

Mengembangkan produk sesuai dengan kondisi spesifik wilpos dan melakukan aktifitas pemasaran dan promosi.

b. Tanggung jawab :

1. Menjamin tersedianya produk layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

2. Menjamin terselenggaranya hubungan kerjasama yang baik dan harmonis dengan mitra kerja.

3. Menjamin tersedianya informasi produk layanan pos. c. Wewenang :

2. Menyusun formulasi tarif negosiasi. 3. Menyusun formulasi besarnya diskon.

9. Asman Perencanaan Usaha dan Promosi a. Tugas Pokok :

Menyusun rencana pengembangan usaha dan melakukan promosi serta menyusun RRKA wilayah.

b. Tanggung jawab :

1. Menjamin tersedianya rencana pengembangan usaha dalam rangka pencapaian target pendapatan.

2. Menjamin tersedianya data operasi yang akurat. 3. Tersedianya RRKA wilayah.

c. Wewenang :

1. Menetapkan rencana pengembangan usaha (business plan) Wilpos.

2. Menetapkan validitas data operasi. 3. Menetapkan reklasifikasi kantor.

10.Manajer Pengembangan usaha a. Tugas Pokok :

Melakukan pengembangan bisnis di wilayah melalui kegiatan perencanaan bisnis, pemasaran serta melakukan aktifitas pengolahan data.

b. Tanggung jawab :

1. Efektivitas dan efisiensi kegiatan pemasaran di wilayah. 2. Ketersediaan produk sesuai dengan harapan pelanggan.

3. Rumusan Rencana Strategis Wilayah yang jelas, komunikatif, komprehensif, dan aplikatif.

c. Wewenang :

1. Menetapkan alokasi dana untuk pengembangan usaha dan kegiatan pemasaran di wilayah.

2. Menetapkan kelayakan usulan “Business Plan”

pengembangan Produk Lokal dari UPT-UPT.

3. Menetapkan metode penyusunan dan pelaporan data (SIM Wilayah) dari UPT-UPT.

11.Asman Jaringan a. Tugas Pokok :

Merencanakan, menetapkan, dan mengevaluasi jaringan layanan dan luas jangkauan layanan serta modal transportasi antar titik layanan untuk menjamin kelancaran operasional.

b. Tanggung Jawab :

1. Menjamin tersedianya jaringan pos dan modal transportasi yang handal.

2. Menjamin luas jangkauan layanan sesuai dengan standar mutu layanan.

3. Manjamin fasilitas fisik layanan pos sesuai dengan kebutuhan. c. Wewenang :

1. Menentukan sistem jaringan pos yang handal.

2. Menetapkan jenis modal transportasi yang digunakan. 3. Menentukan jumlah titik layanan pos.

12.Asman Standarisasi dan Pengembangan Mutu a. Tugas Pokok :

Merencanakan, mengusulkan dan mengevaluasi standar mutu layanan dan sisdur operasi pos serta dokumentasi mutu secara berkesinambungan.

b. Tanggung Jawab :

1. Menjamin tersedianya standar mutu layanan dan operasi.

2. Menjamin tersedianya sistem dan prosedur layanan yang handal.

3. Menjamin tersedianya sistem dan prosedur operasional yang handal.

4. Menjamin tersedianya dokumentasi mutu. c. Wewenang :

Menetapkan standarisasi mutu layanan dan operasi yang meliputi sistem, prosedur dan pengendaliannya.

13.Asman Pengendalian Mutu a. Tugas Pokok :

Mengendalikan mutu dan menganalisa serta mengantisipasi kemungkinan penyimpangan pelaksanaan operasi.

b. Tanggung Jawab :

Menjamin tersedianyamutu layanan sesuai dengan standar. c. Wewenang :

Memberikan penilaian terhadap mutu layanan.

14.Manajer Bina Mutu Layanan a. Tugas Pokok :

Merencanakan, mengendalikan, dan mengembangkan jaringan lalu lintas pos, jaringan pelayanan serta mutu proses dan mutu layanan. b. Tanggung Jawab :

1. Tersedianya standar mutu proses dan layanan di wilayah.

2. Terpenuhinya kinerja mutu proses dan mutu layanan berdasarkan standar mutu yang ditetapkan.

3. Efektivitas dan efisiensi jaringan perhubungan pos di wilayah. c. Wewenang :

1. Menetapkan jenis modal transportasi jaringan perhubungan pos.

2. Menetapkan jenis fasilitas fisik pelayanan pos, termasuk menambah atau mengurangi kuantitas dan kualitas fasilitas pelayanan sesuai dengan kebutuhan di wilayah.

3. Mengeluarkan biaya sesuai dengan plafon yang ditetapkan untuk mendukung tercapainya kinerja mutu pelayanan.

15.Asman Pengendalian dan Perbendaharaan a. Tugas Pokok :

Melakukan pengendalian realisasi anggaran biaya wilpos dan mengelola kinerja mutu pelayanan.

b. Tanggung Jawab :

1. Mengusulkan penetapan kewajaran penghitungan OE. 2. Mengusulkan penetapan kewajaran realisasi biaya. 3. Mengusulkan penetapan alokasi RRKA UPT.

16.Asman Akuntansi dan Verifikasi a. Tugas Pokok :

Melakukan proses akuntansi dan penyusunan laporan keuangan wilpos.

b. Tanggung Jawab :

Menjamin keakuratan dan ketepatan waktu penyajian laporan akuntansi wilpos.

c. Wewenang :

1. Menetapkan standarisasi dan konsistensi sistem dan prosedur akuntansi di wilayah.

2. Melakukan reklafisikasi rekening atas laporan akuntansi di wilayah.

17.Manajer Keuangan a. Tugas Pokok :

Mengelola seluruh aktivitas keuangan guna mengendalikan kinerja keuangan wilayah sesuai dengan arah strategi dan kebijakan wilayah.

b. Tanggung Jawab :

1. Likuiditas keuangan wilayah.

2. Kelancaran penyusunan dan pengendalian anggaran (RRKAP DAN RKAP).

3. Keakuratan dan ketepatan waktu penyajian Laporan Keuangan Wilayah.

c. Wewenang :

1. Akses data ke seluruh unit organisasi di wilayah.

2. Menetapkan Harga Pokok Produk dan besaran Tansfer Pricing

di wilayah.

18.Asman Gedung a. Tugas Pokok :

Mengelola gedung untuk mendukung kegiatan operasi. b. Tanggung Jawab :

1. Tersedianya gedung yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasi.

2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah yang berkaitan dengan pangadaan, penimpaan, pendistribusian dan pertanggungan gedung.

c. Wewenang :

1. Menetapkan pengaturan dan pemanfaatan gedung.

2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan gedung. 3. Menetapkan penetapan alokasi dan realokasi anggaran

pemeliharaan gedung.

4. Menyusun daftar nominasi rekanan.

19.Asman Kendaraan a. Tugas Pokok :

Mengelola kendaraan untuk mendukung kegiatan operasi. b. Tanggung Jawab :

1. Tersedianya kendaraan yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasi.

2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah yang berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan pertanggungan kendaraan.

c. Wewenang :

1. Menetapkan pengaturan dan pemanfaatan kendaraan.

2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan kendaraan. 3. Menetapkan alokasi dan realokasi anggaran pemeliharaan

kendaraan.

4. Menyusun daftar nominasi rekanan.

20.Asman Teknik

a. Tugas Pokok :

Mengelola teknologi dan sistem informasi yang meliputi pengadaan, pemeliharaan dan pengendalian untuk menunjang kegiatan operasi.

b. Tanggung Jawab :

1. Tersedianya teknologi dan sistem informasi serta peralatan yang dibutuhkan dalam upaya mendukung kegiatan operasi. 2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah-naskah

yang berkaitan dengan pengadaan, pemeliharaan, pendistribusian dan pertanggungjawaban teknologi.

c. Wewenang :

2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan sarana teknologi.

3. Menetapkan alokasi dan realokasi anggaran pengadaan dan pemeliharaan sarana teknologi UPT.

4. Menyusun daftar nominasi rekanan pengadaan dan pemeliharaan sarana teknologi.

21.Asman Peralatan a. Tugas Pokok :

Mengelola peralatan yang meliputi pengadaan, pemeliharaan dan pengendalian untuk menunjang kegiatan operasi.

b. Tanggung Jawab :

1. Tersedianya peralatan yang dibutuhkan dalam upaya mendukung kegiatan operasi.

2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah-naskah yang berkaitan dengan pengadaan, pemeliharaan, pendistribusian dan pertanggungan perlengkapan peralatan.

c. Wewenang :

1. Menetapkan alokasi dan realokasi pemanfaatan peralatan. 2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan peralatan. 3. Menetapkan alokasi dan realokasi anggaran pengadaan dan

4. Menyusun daftar nominasi rekanan pengadaan dan pemeliharaan peralatan.

22.Manajer Teknik dan Sarana a. Tugas Pokok :

Mengelola teknologi dan sarana untuk mendukung kegiatan operasi.

b. Tanggung Jawab :

1. Ketersediaan teknologi dan sarana yang dibutuhkan dalam upaya mendukung kegiatan operasi.

2. Ketertiban sistem penatausahaan naskah-naskah yang berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, dan pertangguhan peralatan / perlengkapan teknologi dan saran yang dipergunakan.

3. Tersedianya kebutuhan BPM wilayah. c. Wewenang :

1. Mengatur pemanfaatan teknologi dan saran di wilayah.

2. Mengatur anggaran penganggaran dan pemeliharaan TEKSAR. 3. Mengeluarkan biaya sesuai dengan plafon yang ditetapkan.

1.4.Struktur Divisi Tempat PKL

Gambar 1.2

Struktur Divisi Sekretariat Wilayah (General Affair)

1.5.Job Description Divisi Sekretariat Wilayah

Sekretaris wilayah mempunyai fungsi sebagai pengelola kegiatan kesekretariatan/ketatausahaan, protokoler, kehumasan, dokumentasi, pencatatan akuntansi dan sebagai kasir kantor wilayah Pos serta advokasi dan litigasi hukum demi kepentingan perusahaan.

Adapun dalam penyelenggaraan fungsi sebagaimana disebutkan di atas, Sekwilpos mempunyai tugas da kewajiban sebagai berikut :

1. General Affair Manager

a. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan kesekretariatan, protokoler, kehumasan, dan advokasi hukum.

b. Mengorganisir dan melaksanakan kegiatan kesekretariatan, protokoler, kehumasan, dan advokasi hukum, pencatatan akuntansi dan sebagai kasir kantor Pos.

General Affair Manager

Perencanaan PKS

Asman Humas Asman

Hukum

Asman Perencanan & Kesejahteraan

Agendaris Agendaris/ Antaran

c. Mengendalikan kegiatan kesekretariatan, protokoler, kehumasan, dan advokasi hukum.

2. Asman Perencanaan dan Kesejahteraan

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran dibagiannya. b. Mengelola sumber daya di bagiannya.

c. Membuat laporan keuangan Wilpos. 3. Agendaris

a. Membuka surat masuk.

b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar. c. Mencatat lembar disposisi.

4. Agendaris/Antaran

a. Mengagendakan surat keluar.

b. Melakukan proses pengantaran surat. 5. Asman Hukum

Memberikan advokasi hukum dan perikatan agar setiap keputusan manajemen Wilpos terhindar dari dampak hukum yang merugikan dan merusak citra perusahaan.

6. Asman Humas

a. Mendokumentasikan kegiatan Wilpos.

b. Mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal maupun massa eksternal.

c. Menganalisis dan mengidentifikasi permasalahan yang menyangkut opini publik.

1.6.Sarana dan Prasarana a. Layanan Pos

1. Layanan Inti / Core Services Komunikasi : Suratpos Keuangan : Weselpos dan Giropos Logistik : Paketpos 2. Layanan Perpanjangan / Extended

Filateli dan layanan Perbankan 3. Layanan Perluasan

Usaha Retail, seperti Poserba dan Wasantara Net yang memberikan layanan antara lain : Email, Web browser, E-Com.

b. Tingkat Layanan 1. Layanan Standar 2. Layanan Priority 3. Layanan Costumized c. Produk dan Layanan Pos

1) Produk Layanan Komunikasi

Layanan Standar : Surat Biasa berupa Kartupos, Warkatpos, Barang Cetakan, Surat Kabar/majalah, Sekogram dan bungkusan, Surat Kilat. Layanan Priority : Surat Kilat Khusus, Ratron Simpati dan City Kurir untuk kiriman surat Dalam Negeri, sementara Express Mail Service untuk Kiriman Pos Luar Negeri.

Layanan Costumized (Perlakuan Khusus) : merupakan layanan yang disediakan sesuai dengan keinginan pelanggan, di mana perlakukan layanan ditangani secara khusus mulai daro proses collecting, processing, transporting dan delivery, dengan menggunakan tarif khusus yang dinegosiasikan. Seluruh produk dapat dimintakan untuk perlakuan khusus.

2) Produk Layanan Logistik

Layanan Standar : Layanan pengiriman barang dengan bentuk dan ukuran tertentu dengan layanan dan prosedur operasi standar, dengan produk “Paketpos Biasa”.

Layanan Priority : Layanan pengiriman barang dengan prioritas pada pengangkutan dan pengantaran, misal “Paketpos Kilat Khusus”.

Layanan Costumized : Layanan pengiriman barang dengan perlakukan khusus sesuai dengan permintaan pengirim maupun penerima, misal : Paketpos Perlakukan Khusus dari mulai pengumpulan sampai pada antaran di kota tujuan.

Layanan Pengembangan : Paketpos point to point dan Paketpos Optima/Kargo.

Layanan Perluasan terdiri atas : Jasa Kepabeanan, Jasa Pergudangan, Jasa Pengurusan Transportasi dan Jasa E-Commerce.

3) Produk Layanan Keuangan

Weselpos : Weselpos Elektronik berupa westron prima, Weselpos berlangganan dan Weselpos Luar Negeri.

Speed Cash : Pengiriman uang dari Arab Saudi dan Malaysia ke Indonesia.

Western Union / Money Transfer : Pengiriman uang secara cepat, secara timbal balik dari/ke seluruh dunia.

Cek Pos Wisata : Cek dengan copure tertentu yanng dapat diuangkan di seluruh outlet kantor pos yang ada di Indonesia.

Giro Pos : Layanan keuangan untuk menampung, menyimpan dan membayar berbagai transaksi baik untuk pemegang rekening perorangan maupun perusahaan.

4) Produk Layanan Keagenan

TABANAS BATARA, Pemotongan Uang Pensiun Ex Bank Kreditur, Penjualan Benda Materai/Akta Agraria, Penyaluran Takesra / Kukesra, Penyaluran Jaring Pengaman Sosial, dan System On-line Payment Point (SOPP).

d. Sarana

Sarana yang dimiliki oleh PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah sebagai berikut :

Roda-2 = 807 K.B.M = 952 Buah Roda-4 = 128 Roda-6 = 17 AT 286/386/486 = 174 Komputer 453 Pentium I/II = 164 Pentium III = 115

VSAT = 14 KTR JAR Komunikasi R. LINK = 4 KTR

DIAL UP = 7 KTR KRPRK = 25

GEDUNG KP Cabang/Asset = 160 KP Cabang/Sewa = 201 KP/KPRK = 22 ALAT PRODUKSI SPP = 1, SG = 1

KP CABANG = 370 Pos Kel. Desa = 306 UNIT PELAYANAN BERGERAK

Pos Kel. Kota = 43 Agenpos = 196

Pos Desa = 443 Agenpos Kop = 27 UNIT PELAYANAN POS Warposkesra = 154

Depo BPM = 529 Agenpos Desa = 99 Pos Sekolah = 421

KPRK = 182 buah JUMLAH LOKET TERSEDIA = 566

CABANG = 384 KPRK = 831 Buah JUMLAH BIS SURAT = 2.605 Cabang = 1097

Lainnya = 677

Wilpos, Ujb, Sg-E, Spp

LUAS JANGKAUAN PELAYANAN

1.7.Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)

1.6.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yang berada di jalan Pahlawan No. 87 Bandung 40123. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat terletak tidak jauh dari Taman Makam Pahlawan Cikutra Bandung.

1.6.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan selama 21 hari, di mulai tanggal 09 Agustus 2010 s.d 08 September 2010 di Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, setiap haris Senin s.d Jumat di mulai pukul 08.00 WIB s.d 15.30 WIB.

 

Jmlh kec yg tlh dilayani di Jawa Barat dan Banten = 443, dgn rincian

Jmlh Desa/Kel di Jawa Barat dan Banten = 6026 Desa

Kantor Pos = 320 Unit PKK = 7 Terminal PKD = 116 Terminal Telah terlayani = 4.312 = 71,56%

Belum dilayani = 1.714 = 28,44%

37   

PELAKSANAAN PKL

2.1. Kegiatan selama PKL

Berikut ini merupakan daftar jadwal kegiatan selama PKL :

Tabel 2.1

No Hari/Tgl Jam Datang Aktivitas Jam Pulang 1 Senin, 09-08-2010

08.00 1. Membuka surat masuk 2. Mengagenda Surat masuk

15.30

2 Selasa, 10-09-2010

08.00 Membuka dan mengagendakan surat masuk 15.30 3 Rabu, 11-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan surat keluar

15.30

4 Kamis, 12-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan surat keluar

15.30

5 Jumat, 13-08-2010

08.00 1. Mengagenda surat masuk dan keluar

2. Mengkliping guntingan berita

15.30

6 Senin, 16-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

7 Selasa, 17-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

8 Rabu, 18-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

9 Kamis, 19-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

20-08-2010 dan keluar 11 Senin 23-08-2010

08.00 1. Mengagenda surat masuk dan keluar

2. Mencatat lembar disposisi

15.30

12 Selasa, 24-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

13 Jumat, 27-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

14 Senin, 30-08-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

15 Selasa, 31-08-2010

08.00 1. Mengagenda surat masuk dan keluar

2. Buka puasa bersama

19.00

16 Rabu, 01-09-2010

08.00 1. Mengagenda surat masuk dan keluar

2. Mencatat lembar disposisi

15.30

17 Kamis, 02-09-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

18 Jumat, 03-09-2010

08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

19 Senin, 06-09-2010

08.00 1. Mencatat lembar disposisi

2. Mengagenda surat masuk dan keluar

15.30

20 Selasa, 07-09-2010

08.00 1. Mengagenda surat masuk dan keluar

2. Mencatat lembar disposisi

15.30

21 Rabu, 08-09-2010

08.00 1. Mengagenda surat masuk dan keluar

2. Mencatat lembar disposisi

15.30

Berdasarkan daftar kegiatan selama PKL di atas, maka kegiatan yang dilakukan selama PKL adalah sebagai berikut :

1. Membuka surat masuk

Kegiatan membuka surat masuk merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan pada bagian Agendaris (Asman Perencanaan dan Kesejahteraan). Surat tersebut merupakan surat yang ditujukan kepada masing-masing divisi yang ada di kantor tersebut. Setiap surat yang masuk harus melalui bagian ini (Agendaris) untuk diagendakan menjadi arsip kantor tersebut, kemudian diteruskan ke masing-masing divisi sesuai dengan tujuan surat tersebut.

Gambar 2.1

2. Mengagenda surat masuk dan surat keluar

Seperti penjelasan di atas, kegiatan ini merupakan kegiatan lanjutan dari membuka surat, surat yang telah dibuka kemudian diagendakan. Begitupun dengan surat keluar. Surat keluar merupakan surat yang berasal

dari PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yang ditujukan kepada Wilpos-Wilpos lainnya yang ada di seluruh Indonesia. Sebelum disalurkan, surat tersebut harus melalui bagian Agendaris tersebut untuk diagendakan, kemudian diantarkan ke tujuannya.

Gambar 2.2

3. Mengkliping Guntingan Berita

Kegiatan mengkliping berita adalah mencari informasi atau berita yang ada di surat kabar yang terkait dengan Pos Indonesia. Berita tersebut digunting, kemudian di pasang di majalah dinding. Adapun informasi atau berita yang didapat beragam, mulai dari iklan, laporan kegiatan Pos Indonesia, sampai pada keluhan-keluhan masyarakat terhadap pelayanan Pos Indonesia yang kurang menyenangkan.

4. Mencatat lembar disposisisi

Selain mengagendakan surat masuk yang ada, surat tersebut juga harus dicatat ke dalam lembar disposisi. Ada pun yang dicatat adalah pengirim, tujuan, nomor surat, serta perihal surat tersebut.

Gambar 2.3

5. Buka puasa bersama

Buka bersama adalah kegiatan yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dalam rangka merayakan bulan puasa. Ada pun buka puasa bersama ini diadakan pada tanggal 31 Agustus 2010 di kantor PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Pada buka puasa bersama ini diadakan bersama anak-anak Panti Asuhan Bayi Sehat. Acara dimulai pada pukul 17.00 WIB, diawali dengan ceramah yang dibawakan oleh Ustad Abdul Hamid. Acara ini diikuti dengan sukacita terutama anak-anak Panti Asuhan Bayi Sehat, ditambah dengan pemberian bingkisan oleh Kawilpos berupa alat sholat, sejumlah uang, dan makanan ringan.

Gambar 2.4

2.2.Analisa Kegiatan PKL

Menurut Internasional Public Relations Associations (IPRA) yang dikutip oleh Soleh Soemirat dan Elvirano Ardianto dalam bukunya yang berjudul “Dasar-Dasar Public Relations” mendefinisikan Public Relations adalah :

“Fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka”.(Soemirat dan Ardianto, 2005:14).

Menurut Sr. Maria Assumpaya Rumanti OSF dalam bukunya yang berjudul “Dasar-dasar Public Relations Teori dan Praktik”, ada lima pokok tugas public Relations yaitu :

1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik.

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat.

3. Memperbaiki citra organisasi atau perusahaan. 4. Tanggung jawab sosial.

5. Komunikasi. (Rumanti, 2002:39)

Tujuan dalam menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada public supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, sertakegiatan yang dilakukan. Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan publik eksternal dan memperhatikan, mengolah, mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan dan perkembangan organisasi.

Selain memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat, public relations juga menjalankan dan bertanggungjawab terhadap kehidupan bersama dengan

lingkungan karena public relations ikut menentukan kehidupan organisasi apabila tidak saling mengganggu.

Bagi public relations menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.

Public relations merupakan instrumen untuk bertanggungjawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggungjawab tersebut. Terutama kelompok publik internal, publik eksternal, dan pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.

Public relations memiliki bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral, perlu juga dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.

Pada dasarnya, public relations adalah :

1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh good will, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publiknya atau masyarakat umum.

2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.

3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sasuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi/perusahaan.

4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya.

Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah bagian yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal maupun massa eksternal. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat ini bekerja sendiri untuk mengurusi dalam menjalani hubungan internal maupun eksternal. Dimana Hubungan Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa, tata usaha, dan pameran.

Berikut ini merupakan analisa kegiatan yang dilakukan selama PKL. Ditempatkan di bagian Sekwil, artinya kegiatan yang dilakukan merupakan kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam divisi tersebut.

2.2.1.Membuka Surat Masuk

Membuka surat masuk merupakan tugas pokok dari bagian Agendaris. Kegiatan ini selalu dilakukan setiap hari, mengingat surat yang masuk selalu berdatangan setiap hari. Surat yang dimaksud adalah surat yang berasal dari seluruh Kantor Pos baik dari pusat maupun kantor cabang lainnya. Kegiatan ini secara langsung menghubungkan divisi Sekwil dengan divisi lainnya yang terdapat dalam struktur Divre V Jawa Barat ini. Hubungan tersebut terjadi karena setiap surat masuk ditujukan kepada setiap divisi yang ada, tetapi harus melalui Sekwil, dalam hal ini bagian Agendaris untuk mengagendakan surat-surat tersebut sebelum diserahkan kepada masing-masing divisi sesuai dengan tujuan surat tersebut.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, surat masuk ditujukan kepada setiap divisi yang terdapat di Kantor Wilayah Divre V Jawa Barat. Karena itu isi surat tersebut tentu saja sesuai dengan tugas dan tanggungjawab dari divisi tersebut. Misalnya surat yang ditujukan kepada divisi Finance atau Keuangan, maka isi surat tersebut biasanya merupakan laporan keuangan. Karena laporan keuangan, maka surat tersebut biasanya berasal dari kantor cabang yang berada di wilayah Kantor Divre V.

Pada tahap ini, harus benar-benar dipastikan agar surat-surat tersebut harus sampai kepada tujuannya, karena jika terdapat kesalahan dalam pengantaran surat tersebut, maka dapat menganggu kelancaran tugas divisi tersebut. Hal ini terkait dengan salah satu tanggung jawab dari Sekwil yaitu mengelola kelancaran kegiatan kesekretariatan kantor wilayah pos, karena itu bagian agendaris harus bertanggungjawab penuh dalam kegiatan membuka dan menyalurkan surat tersebut. Pada bagian ini, sangat diperlukan ketelitian dalam membuka surat tersebut agar tidak terjadi kesalahan mulai dari mengagendakan surat sampai pada penyalurannya ke setiap divisi.

2.2.2.Mengagendakan Surat Masuk dan Surat Keluar

Setelah surat masuk tersebut dibuka, tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengagendakan surat tersebut. Kegiatan ini masih merupakan tugas selanjutnya dari bagian Agendaris. Agar kegiatan ini bisa berjalan lancar, sebelumnya pada saat membuka surat masuk sebaiknya surat-surat tersebut telah disusun sedemikian rapihnya. Tujuan dari kegiatan ini adalah setiap surat yang masuk diagendakan untuk menjadi arsip dari Divre V Jawa Barat. Adapun data-data yang dimasukkan ke dalam agenda tersebut yaitu pengirim, nomor surat, jenis surat, tanggal dikirimnya surat, dan perihal.

Selain surat masuk, surat keluar juga perlu diagendakan. Surat keluar merupakan surat yang berasal dari pihak Divre V Jawa Barat

dan ditujukan kepada Kantor Pos lainnya. Surat keluar yang diagendakan diperlukan selain sebagai arsip perusahaan, juga untuk mendapatkan nomor surat, baru bisa disalurkan kepada tujuan surat tersebut.

2.2.3.Mencatat Lembar Disposisi

Mencatat lembar disposisi tidak jauh berbeda dengan mengagendakan surat masuk, yang membedakannya adalah jika mengagendakan surat masuk melalui perangkat komputer, sedangkan mencatat lembar disposisi dilakukan secara manual, yaitu dengan menuliskannya pada lembaran disposisi. Data-data yang dituliskan sama dengan yang terdapat dalam agenda surat masuk. Lembaran disposisi yang telah diisi tersebut kemudian disatukan dengan surat tersebut, kemudian diserahkan kepada divisi yang dituju.

Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar Disposisi terdiri atas : Kepala Lembar Disposisi, Isi Lembaran Disposisi, Bagian Akhir Lembar Disposisi. Kepala Lembar Disposisi terdiri atas : Tulisan “Lembar Disposisi”, Surat dari, Nomor surat, Tanggal surat, Diterima tanggal, Nomor agenda, Sifat, Hal, Diteruskan kepada, Catatan.

Bentuk/Model Naskah Dinas Lembar Disposisi adalah sebagai berikut :

Gambar 2.5

LEMBAR DI SPOSI SI

Surat dari

No. Surat Tgl. Surat

Diterima Tgl : No. Agenda : Sifat :

sangat segera Segera Rahasia

Perihal :

Diteruskan kepada Sdr. : Mmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmm Dstnya...

Dengan hormat harap : Tanggapan dan Saran Proses lebih lanjut

Koordinasi/ konfirmasikan ……… ……… Catatan : KEPALA, (NAMA) Pangkat ... NI P. ...

2.2.4.Mengkliping Guntingan Berita

Salah satu kegiatan yang dilakukan selama PKL yaitu mengkliping berita. Berita yang dimaksud adalah informasi berupa apa pun yang terjkait dengan Pos Indonesia. Berita atau informasi tersebut diperoleh dari surat kabar-surat kabar. Yang dimaksud dengan mengkliping berita adalah menggunting berita atau informasi yang terdapat dalam surat kabar kemudian disusun dengan rapi pada sebuah kertas untuk dijadikan artikel, laporan, ataupun presentasi utnuk kepentingan perusahaan tersebut.

Berita yang dikliping diperoleh dari Surat kabar Tribun Jabar edisi 13 Agustus 2010. Diambil dari rubrik Surat Pembaca. Artikel tersebut berjudul “Nyasar dimanakah Paket Saya?”, yang isinya merupakan keluhan dari seorang pembaca sekaligus seorang yang pernah menggunakan jasa Pos Indonesia untuk mengirimkan sebuah paket. Akan tetapi paket tersebut tidak pernah sampai ke tujuan setelah sekian lama.

Hasil kliping berita itu kemudian diagendakan terlebih dahulu, dengan tujuan menjadi arsip perusahaan, sebelum disebarkan kepada masing-masing manajer, untuk ditindaklanjuti, baik sebagai berita acara maupun sebagai acuan untuk mengkonfirmasi kepada pihak pembaca tersebut terkait masalah yang terjadi.

Hasil kliping tersebut juga kemudian dipasang ke majalah dinding. Hal ini bertujuan sebagai informasi kepada seluruh karyawan mengenai peristiwa yang sedang terjadi tersebut.

Gambar 2.6

2.2.5.Buka Puasa Bersama

Divisi Humas Divre V Jawa Barat berada di bawah Sekwil. Salah satu tugas dari Humas Divre V Jawa Barat yaitu menjaga hubungan baik perusahaan dengan pihak eksternal. Pihak eksternal yang dimaksud salah satunya adalah masyarakat sekitar.

Divre V Jawa Barat sendiri mempunyai program tahunan di mana ikut berkontribusi dalam pengembangan masyarakat Indonesia, dalam hal ini berupa tanggungjawab sosial perusahaan terhadap masyarakat sekitar. Pada tahun 2010, program tanggungjawab sosialnya adalah mengadakan Buka Puasa Bersama anak-anak dari Panti asuhan Bayi Sehat, bertepatan dengan Bulan Puasa.

Berdasarkan keilmuan yang didapat dari perkuliahan, program Buka Puasa Bersama yang diadakan oleh Divre V Jawa Barat tersebut merupakan contoh dari kegiatan Corporate Social Responsibility

(CSR), di mana merupakan tanggungjawab sosial perusahaan terhadap masyarakat atau lingkungan sekitar.

Menurut Departemen Sosial RI definisi Corporate Social Responsibility (CSR) memiliki dua konsep yaitu

1. Konsep pertama, bahwa konsep Corporate Social Responsibility (CSR) adalah komitmen dan kemampuan dunia usaha untuk melaksanakan kewajiban sosial terhadap lingkungannya dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan menjaga keseimbangan kehidupan ekosistem di sekelilingnya.

2. Konsep kedua, adalah tanggung jawab sosial yang merupakan pengelompokkan program tanggung jawab sosial dunia usaha, Corporate Social Responsibility (CSR), yaitu berdasarkan prinsip-prinsip dasar, strategi dan lingkup program yang dapat dijadikan sebagai acuan pelaporan pelaksanaan program dan penilaian tanggung jawab sosial dunia usaha.

Dalam lingkungan masyarakat konsumen yang kritis, Corporate Social Responsibility (CSR) dapat menciptakan brand image (citra positif) dari suatu perusahaan. Brand image tentu saja sangat berperan dalam mendongkrak volume penjualan, mempertahankan loyalitas konsumen lama, serta membangun/ mengembalikan citra positif perusahan yang sebelumnya(mungkin) sempat terdistorsi. Hasil akhir dari implementasi Corporate Social Resposibility ini tentu saja juga

kembali kepada peningkatan corporate value yang akhirnya berpulang kepada stakeholder lagi.

Tanggung jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility adalah suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan.

Corporate Social Responsibility berhubungan erat dengan "pembangunan berkelanjutan", di mana ada argumentasi bahwa suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus mendasarkan keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya keuntungan atau deviden melainkan juga harus berdasarkan konsekuensi sosial dan lingkungan untuk saat ini maupun untuk jangka panjang.

Sebuah definisi yang luas oleh World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) yaitu suatu suatu asosiasi global yang terdiri dari sekitar 200 perusahaan yang secara khusus bergerak dibidang "pembangunan berkelanjutan" (sustainable development) yang menyatakan bahwa:

"Corporate Social Responsibility adalah merupakan suatu komitmen berkelanjutan oleh dunia usaha untuk bertindak etis dan

memberikan kontribusi kepada pengembangan ekonomi dari komunitas setempat ataupun masyarakat luas, bersamaan dengan peningkatan taraf hidup pekerjanya beserta seluruh keluarganya".

Kepedulian kepada masyarakat sekitar/relasi komunitas dapat diartikan sangat luas, namun secara singkat dapat dimengerti sebagai peningkatan partisipasi dan posisi organisasi di dalam sebuah komunitas melalui berbagai upaya kemaslahatan bersama bagi organisasi dan komunitas. Corporate Social Responsibility adalah bukan hanya sekedar kegiatan amal, di mana Corporate Social Responsibility mengharuskan suatu perusahaan dalam pengambilan keputusannya agar dengan sungguh-sungguh memperhitungkan akibat terhadap seluruh pemangku kepentingan(stakeholder) perusahaan, termasuk lingkungan hidup. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk membuat keseimbangan antara kepentingan beragam pemangku kepentingan eksternal dengan kepentingan pemegang saham, yang merupakan salah satu pemangku kepentingan internal.

Berdasarkan acara Buka Puasa Bersama yang diadakan oleh PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat, maka dapat disebut sebagai bentuk Corporate Philanthrophy. Corporate Philanthrophy merupakan salah satu bentuk dari Corporate Social Responsibility. Corporate Philanthrophy ini dilakukan oleh perusahaan dengan memberikan kontribusi / sumbangan secara langsung dalam bentuk dana, jasa atau

alat kepada pihak yang membutuhkan baik itu lembaga, perorangan atau kelompok tertentu. Corporate Philanthrophy dapat dilakukan dengan menyumbangkan uang secara langsung, misalnya : memberikan beasiswa kepada anak-anak yang tidak mampu, memberikan barang atau produk, misalnya : memberikan bantuan peralatan tulis untuk anak-anak yang belajar di sekolah-sekolah terbuka, dan lain-lain. Memberikan jasa, misalnya memberikan bantuan imunisasi kepada anak-anak di daerah terpencil, memberi ijin untuk menggunakan fasilitas atau jalur distribusi yang dimiliki oleh perusahaan, misalnya : sebuah hotel menyediakan satu ruangan khusus untuk menjadi showroom bagi produk-produk kerajinan tangan rakyat setempat, dan lain-lain.

Dalam hal ini Corporate Social Responsibility yang diadakan oleh PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat adalah mengadakan Buka Puasa Bersama, bertepatan pada Bulan Puasa, di mana turut mengundang anak-anak dari Panti Asuhan Bayi Sehat. Kegiatan yang dilakukan tidak hanya Buka Bersama, melainkan PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat juga turut memberikan kontribusi / sumbangan kepada anak-anak tersebut.

57   

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan, maka pada bab ini merupakan kesimpulan, sebagai berikut :

1. Kegiatan yang dilaksanakan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat selama PKL adalah mengagendakan surat masuk, mencatat lembar disposisi, mengkliping berita, dan Buka Puasa Bersama.

2. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat memiliki Struktur Perusahaan yang jelas dan tetap, di mana setiap bagian atau divisi memiliki tugas dan fungsi masing-masing untuk dilaksanakan.

3. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah bagian yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal maupun massa eksternal. Dimana Hubungan Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa, tata usaha, dan pameran.

4. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat memiliki kegiatan rutin tahunan yaitu turut berpartisipasi dalam kegiatan Corporate

Social Responsibility yaitu dengan memberikan kontribusi atau sumbangan kepada masyarakat yang membutuhkan.

5. Mengkliping berita dan memasang majalah dinding (mading) merupakan media internal dari PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat di mana berfungsi sebagai media informasi bagi seluruh karyawan.

3.2. Saran-saran 3.2.1. Bagi Perusahaan

1. Kegiatan Corporate Social Responsibility yang dilakukan tidak hanya menitikberatkan pada program kesehatan tapi juga lingkungan.

2. Frekuensi kegiatan Corporate Social Responsibility lebih diperbanyak. 3. Bentuk atau tampilan mading agar dibuat lebih menarik sehingga dapat

mengajak setiap karyawan untuk tertarik membacanya.

3.2.2. Bagi Mahasiswa

Laporan PKL ini diharapkan dapat bermanfaat bagi mahasiswa yang akan mengikuti PKL selanjutnya, meskipun masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, diharapkan kepada mahasiswa Unikom khususnya Program Studi Ilmu Komunikasi konsentrasi Ilmu Humas untuk turut berperan aktif dalam setiap kegiatan Humas yang dilakukan oleh perusahaan tempat melakukan PKL nantinya. Mahasiswa juga diharapkan dapat memahami dengan benar fungsi dan tugas dari seorang Humas agar

bisa dipraktekkan nantinya. Mahasiswa juga diharapkan dapat memberikan kontribusi kepada perusahaan sesuai dengan ilmu yang didapat dari perkuliahan.

JAWA BARAT

Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh :

Nonci Runathy Baok 41807030

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI & PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2010

viii  

Gambar 1.1 Logo PT Pos Indonesia...14 Gambar 2.1 Foto Kegiatan Selama PKL...39 Gambar 2.2 Foto Kegiatan Selama PKL...40 Gambar 2.3 Foto Kegiatan Selama PKL...41 Gambar 2.4 Foto Kegiatan Selama PKL...42 Gambar 2.5 Lembar Disposisi………...49 Gambar 2.6 Foto Kegiatan Selama PKL ……...51 Gambar 2.7 Foto Kegiatan Selama PKL……...55  

v   

LEMBAR PENGESAHAN... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI... v

DAFTAR TABEL... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN... ix

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1.Sejarah Perusahaan... 1

1.1.1. Visi, Misi, Tugas Pokok, Tujuan, Sasaran, Peran Dan Falsafah PT Pos Indonesia... 6

1.1.2. Logo Dan Arti Logo PT. Pos Indonesia... 9

1.1.3. Sejarah Sekretariat Wilayah... 11

1.2.Struktur Perusahaan... 14

1.3.Job Description... 15

1.4.Struktur Divisi Tempat Pkl... 30

1.5.Job Description Divisi Sekwil... 30

1.6.Sarana Dan Prasarana ... 32

1.7.Lokasi Dan Waktu Pkl... 36

1.7.1. Lokasi Pkl... 36

1.7.2. Waktu Pkl... 36

BAB II PELAKSANAAN PKL... 37

2.1. Kegiatan Selama Pkl... 37

2.2. Analisa Kegiatan Pkl... 42

2.2.1. Membuka Surat Masuk... 46

vi   

2.2.5. Buka Puasa Bersama... 51

BAB III PENUTUP... 57

3.1. Kesimpulan... 57

3.2. Saran-Saran... 58

3.2.1. Bagi Perusahaan... 58

3.2.2. Bagi Mahasiswa... 58

DAFTAR PUSTAKA... x

LAMPIRAN-LAMPIRAN... xi

ix 

 

Surat Permohonan PKL... xii

Surat Balasan dari PT Pos Indonesia... xiii

Penilaian Kerja Praktek... xiv

Berita Acara Bimbingan... xvi

Daftar Hadir PKL... xvii

Foto-foto Hasil PKL... xix  

x 

 

http://id.wikipedia.org/wiki/Tanggung_jawab_sosial_perusahaan http://en.wikipedia.org/wiki/Clipping

www.posindonesia.com

PT Pos Indonesia, Company Profile. Wilayah Usaha Pos V Jawa Barat  

xxi   

DATA PRIBADI

Nama : Nonci Runathy Baok

Tempat tanggal lahir

: Soe, 7 Nopember 1987 Jenis kelamin : Perempuan

Agama : Kristen Protestan

Telp : 085222412614

Program studi : Ilmu Komunikasi

Fakultas : FISIP

Jenjang : S1

DATA PENDIDIKAN FORMAL

2007 – Sekarang : Universitas Komputer Indonesia 2003 – 2006 : SMUN 1 Soe

2000 – 2003 : SMP N 1 Soe 1994 – 2000 : SDN Kesetnana

xxii   

2008 : Pelatihan Master of Ceremony 2008 : Table Manner Course

2009 : Study Tour Mass Media 2009 2010 : Pelatihan Public Speaking

RIWAYAT ORGANISASI DAN KEGIATAN

SINGKAT

2008 - 2009 : Anggota Bidang Kamar Doa PMK Oha (PERKANTAS JABAR)

2010 : Ketua Divisi Dakota (Akomodasi, Konsumsi, Registrasi);Panitia Retreat PMK Oha

vii  

Tabel 1.1 Struktur Perusahaan...14 Tabel 1.2 Stuktur Divisi Tempat PKL...30 Tabel 2.1 Daftar Kegiatan Selama PKL...37  

ii

Sungguh teramat besar rahmat dan karunia yang telah di berikan oleh Tuhan Yang Maha Pengasih yang telah memberikan berkat berlimpah dan juga kesehatan sampai saat ini sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek (PKL). Laporan kerja praktek ini disusun dalam memenuhi syarat mata kuliah Kerja Praktek serta syarat untuk mengikuti sidang skripsi Strata 1 Program studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Komputer Indonesia.

Dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, penulis menyadari bahwa penulisan laporan kerja praktek ini masih jauh dari sempurna, namun dengan segala upaya dan kemampuan penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun suatu laporan yang bermanfaat sehingga melalui penulisan laporan kerja praktek ini penulis juga berharap dapat memberikan informasi kepada rekan-rekan yang membutuhkan pengetahuan dalam melakukan penulisan laporan kerja praktek selanjutnya.

Selama pelaksanaan dan penyusunan laporan kerja praktek ini tidaklah mudah namun penulis juga menemui hambatan dan juga kesulitan. Akan tetapi berkat niat yang kuat, dan keinginan agar segalanya berjalan dengan baik penulis juga di bantu pembimbing beserta staf karyawan yang telah memberikan bimbingan baik secara moral maupun material sehingga penulis mampu mengatasinya dan tidak lupa atas dukungan serta doa dari orang tua.

iii

1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs. M.A selaku Dekan FISIP Universitas Komputer Indonesia.

2. Yth. Bapak Drs. Manap Solihat M.Si selaku Ketua Program Study Ilmu Komunikasi.

3. Yth. Bapak Arie Prasetio, M.Si selaku dosen pembimbing kerja praktek di Universitas Komputer Indonesia yang membantu penulis dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

4. Yth. Ibu Melly Maulin P. M.Si Selaku Dosen Wali Kelas IK-1 Angkatan 2007.

5. Sekretariat Jurusan Ilmu Komunikasi Unikom yang telah banyak membantu penulis.

6. Yth. Bapak Erry Hendarsyah selaku General Affair Manager PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk melakukan kerja praktek di PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat sekaligus pembimbing penulis pada saat melakukan kerja praktek. 7. Bapak-bapak serta Ibu-ibu karyawan PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat

atas keramahan dan bimbingan bagi penulis selama melakukan kerja praktek. 8. Kepada rekan-rekan dan semua pihak yang terlibat dalam untuk membantu

dalam penyusunan laporan kerja praktek ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

iv

serta tanggapan dari semua pihak yang sifatnya membangun sehingga membantu penulis agar apa yang di tulis juga dapat menjadi panduan bagi rekan-rekan di masa yang akan datang.

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih dan semoga bantuan yang telah diberikan kepada penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek ini akan mendapatkan berkat dan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, dan semoga laporan kerja praktek ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Bandung, Desember 2010

xi 

 

xii 

xiii 

xiv 

xv 

xvi 

xvii 

xviii 

xix 

 

  Kawilpos bersama Ustad Abdul Hamid pada saat Buka Puasa Bersama 

 

xx 

 

xv   

xvii   

xix   

FOTO-FOTO HASIL PKL

 

Kawilpos bersama Ustad Abdul Hamid pada saat Buka Puasa Bersama 

 

xx 

 

Segenap karyawan PT Pos Indonesia (PERSERO) DIVRE V Jawa Barat