Laporan Praktek Kerja Lapangan Di PT Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat Bagian (GA) General Affairs

(1)

1

PENDAHULUAN

1.1Sejarah PT Pos Indonesia (Persero)

Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero) erat kaitannya dengan sejarah bangsa Indonesia yang telah melalui beberapa zaman, yaitu zaman penjajahan Belanda, zaman penjajahan Jepang serta zaman kemerdekaan Indonesia.

Surat – menyurat telah dilakukan manusia sejak zaman dahulu kala, dari mulai memakai simbol – simbol dan gambar – gambar yang ditulis di daun -daunan sampai surat dengan tulisan – tulisan di atas ketas yang ada sekarang. Komunikasi tertulis dalam bentuk surat telah berkembang di Indonesia sejak zaman Kerajaan Mulawarman, Sriwijaya, Tarumanegara, Mataram, Purnawarman dan majapahit. Komunikasi tidah hanya terbatas dalam hubungan dalam negeri saja, melainkan meluas hingga ke Negara tetangga seperti Siam, Birma dan lain – lain. Walaupun komunikasi secara tertulis telah diselenggarakan dengan cukup baik, namun badan khusus yang menangani perantara untuk saling menukar berita masik nampak.

Kedatangan bangsa Belanda di bumi Nusantara merupakan awal terbentuknya surat – menyurat antar Indonesia dengan Belanda. Hal ini ditandai dengan kedatangan 4 buah kapal Belanda di bawah pimpinan Cornelis de Houtman pada tahun 1596 yang membawa surat – surat untuk para raja Banten dan Batavia.


(2)

Pada tanggal 26 Agustus 1764, Gubernur Jendral G. W. Van Inhoff mendirikan kantor pos pertama di Batavia (Jakarta) yang bertugas menyelenggarakan pengiriman surat – surat, dokumen – dokumen, wesel pos dan berbagai kegiatan di bidang lainnya. Pentingnya pos pada masa itu dapat dilihat pada pemberian anama jalan yaitu “Jalan pos Raya” untuk jalan pertama yang di bangun VOC dari Anyer sampai Panarukan oleh Gubernur Jenderal Deandels. Peranan kantor pos semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi telegram oleh Morse pada tahun 1843, maka didirikan dinas telegrap yang menyelenggarakan perhubungan berita jarak jauh dengan cepat.

Pada tahun 1875, Dinas Pos bergabung dengan Dinas Telegrap dan pada tahun 1878 dibentuk suatu badan yaitu Jawatan Pos dan Telegrap yang kemudian diterima menjadi anggota UPU (University Postal Union-Uni Pos). Pada tahun 1906 didirikanlah Post Telegrapf end Telefoon Dienst oleh Pemerintah Belanda dengan Staatsblad No. 395 tahun 1906 yang kemudian dikenal dengan sebutan PTT. Awal mulanya PTT merupakan badan usaha berlandaskan ICW (Indische Comtabilitest Wet) akan tetapi pada tanggal 1 Januari 1932 PTT memiliki landasan baru yaitu IBW (Indische Bardijft Weft).

Perang dunia ke II meletus, peperangan terjadi dimana – mana termasuk di Asia. Pada tanggal 8 Maret 1942, Pemerintah Belanda di Indonesia menyerah tanpa syarat kepada Jepang. Ada pun nama PTT pada zaman penjajahan Jepang (9 Mreat 1942 – 14 Agustus 1945) yaitu Tsushin Shokyoku. Selama masa penjajahan Jepang, jawatan PTT terpecah – pecah mengikuti struktur organisasi pemerinta


(3)

militer Jepang, sehingga pada masa itu terdapat Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT Jawa dan Jawatan PTT Sulawesi.

Setelah Jepang menyerah dan Indonesia merdeka pada tanggal 17 Agustus 1945, maka dengan disponsori mereka merebut kantor pos pusat Post Telegraf Telefoon (PTT) di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesia dan diperingati setiap tahunnya sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL).

Pada tanggal 27 Desember 1949, jawatan PPT mulai memusatkan perhatiannya pada pembangunan yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan dan perbaikan perlengkapan bangunan yang rusak dan pembangunan gedung yang baru. Pada tahun 1960 pemerintah mengadakan reorganisasi alat – alat produksi dan distribusi yang ditujukan kearah pelaksana pasal 33 UUD 1945. Untuk itu dikeluarkan PP No. 204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960. Berdasarkan UU tersebut semua perusahaan yang modal keseluruhannya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena pemisahan dari kekayaan Negara maupun karena nasionalisasi, menjadi Perusahaan Negara. Dengan PP No. 204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960, didirikan Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Pemilihan nama Postel dianggap lebih tepat karena mencakup seluruh lapangan usaha perusahaan, sedangkan nama PTT dirasakan kurang lengkap karena tidak menyebutkan hal – hal yang berkaitan dengan perhubungan radio.


(4)

Usia PN Postel tidak bertahan lama. Hal ini dkarenakan organisasi yanga ada dirasakan tidak mampu lagi menampung usaha – usaha yang berkembang dengan pesat. Sejalan dengan itu, untuk memungkinkan cepatnya laju pertumbuhan perusahaaan dalam memenuhi kebutuhan hajat hidup masyarakat, pemerintah memandang perlu meninjau kembali status organisasi PN Postel. Oleh karena itu, dikeluarkanlah Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965, dimana pemerintah memecah PN Postel menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi.

Selanjutnya melalui Undang – Undang No. 9 tahun 1969, status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) ditetapkan menjadi Perjan, Perum dan Persero. Atas dasar tersebut maka status PN Pos dan Giro Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978 diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan giro.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1983, maka pemerintah telah menetapkan tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum dan Persero. Untuk menyesuaikan dengan ketentuan baru ini, Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978 yang mengatur tentang Perusahaan Umum Pos dan Giro telah diganti dengan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984.

Setelah sebelas tahun menjadi Perum, Pos dan Giro merasa telah memenuhi syarat untuk dialihkan bentuknya menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Untuk itu dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha penyelengaraan usaha pos dan giro, maka sejak tanggal 20 Juni 1995 melalui Peraturan pemerintah No. 5 tahun 1995, Perum Pos dan Giro secara resmi telah


(5)

berubah bentuknya menjadi PT Pos Indonesia (Persero). Ada pun tugas pokok dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah membangun, mengembangkan dan mengusahakan pelayanan pos dan giro dalam arti seluas – luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan – hubungan masyarakat untuk menunjang pembangunan nasional. Oleh karena itu, Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984 secara otomatis tidak berlaku lagi, karena PT Pos Indonesia (Persero) harus tunduk kepada akta pendirian yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Indonesia dengan No.C2-8128 HT 01.01 tahun 1995 pada tanggal 29 Juni 1995 dan diumumkan dalam tambahan berita RI tanggal 22 Agustus 1995 No. 47 dan akta ini telah didaftarkan kepada kantor Pengadilan Negeri Bandung hari kamis tanggal 13 Juli 1995 dengan NO.861.

Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih kekuasaan Belanda di Indonesia, jawatan PTT Sumatera, jawatan PTT Jawa dan jawatan PTT Sulawesi. Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tangggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambilan alihan kantor pos PTT di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesiadan diperingati setiap tahunnya sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL).


(6)

Tabel 1-1

Kronologis Bentuk Perusahaan

Tahun Uraian

26 - 8- 1746 Kantorpos pertama di Indonesia adalah di Batavia didirikan oleh Gubernur Jendral GW Baron

1906 Posts Telegraafend Telefoon Diensts

27-9 - 1945 Jawatan PTT Republik Indonesia ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari pemerintahan Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bakti Postel

1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.240 Tahun 1961 status Jawatan PTT berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi

1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua menjadi : PN Pos dan Giro berdasarkan Peraturan Pemerintah No 29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi berdasarkan Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 1965

1978 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro.


(7)

20 - 6-1995 Dasar Hukum :

Undang-undangNomor 1 Tahun 1995 tentang Perusahaan Perseroan;

Peraturan Pemerintah RI Nomor 5 Tahun 1995 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi Perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11);

Anggaran Dasar PT Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta Notaris Sutjipto, SH Nomor117 tanggal 20 Juni 1995 tentang Pendirian Perusahaan Persero PT Pos Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor111 tanggal 28 Oktober 1998.

Sumber : Company Profil PT Pos Indonesia (Persero), Oktober 2010

1.2Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero) 1.2.1 Visi PT Pos Indonesia (Persero)

2009 – 2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure 2011 –2013 : Indonesia’s leader in the mail logistics & financial services 2014- 2018 : ASEAN Champion Of Postal Industries


(8)

1.2.2 Misi PT Pos Indonesia (Persero)

Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.

Gambar 1.1

Logo PT. POS INDONESIA Sumber : www.posindonesia.co.id  logo

 Burung dara : burung dara adalah pengantar surat pada zaman kuda. Melambangkan bahwa pos adalah pengantar pesan.

 Bola dunia : melambangkan bahwa PT Pos Indonesia melayani hingga ke seluruh dunia

Arti warna

 Warna orange melambangkan bahwa kantor pos melayani hingga ke pelosok negeri, bahkan dalam keadaan gelap. Sehingga warna orange dapat terlihat jelas, dan mudah di kenali


(9)

Motto dan Kredo PT Pos Indonesia (Persero) A. Motto PT Pos Indonesia (Persero)

Sesuai dengan keinginan untuk memberikan pelaporan secara professional yang mana menjadi motto PT Pos Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut :

1.Tepat waktu 2.Tepat Sasaran 3.Terpercaya

B. Kredo PT Pos Indonesia (Persero)

Kredo merupakan pernyataan kepercayaan (keyakinan). Dalam perusahaan, kredo memiliki peran yang sangat penting didalam memberikan keyakinan kepada seluruh karyawannya agar dapat menjalankan keyakinan dari perusahaan agar perusahaan memiliki keyakinan tersendiri yang dianutnya sehingga memiliki citra tersendiri di publik internal maupun eksternal.

Keinginan PT Pos Indonesia (Persero) selalu memperhatikan konsumen, maka dari itu PT Pos Indonesia (Persero) memiliki kredo yang mudah diingat oleh seluruh masyarakat yaitu dengan menerapkan satu semboyan “Untuk anda kami ada” selalu dikenal sebagai kredo dari PT Pos Indonesia (Persero).

1.3 Sejarah Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat` adalah bagian yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa / hubungan masyarakat , baik massa internal maupun massa eksternal. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat ini dibawahi langsung oleh SEKWIL (Sekeretaris Wilayah) PT. Pos


(10)

Indonesia (Persero) Kadivre V Jawa Barat. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat ini bekerja sendiri untuk mengurusi dalam menjalani hubungan internal maupun eksternal. Dimana Hubungan Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa, tata usaha, dan pameran.

Dalam uraian pekerjaan dari Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah menganalisis dan mengidentifikasi permasalahan yang menyangkut opini publik. Sedangkan ringkasan dari perkerjaan Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah memantau segala bentuk perkembangan aspirasi publik, serta merumuskan strategi dan langkah-langkah penanganannya untuk menghindari terbentuknya opini publik yang “unfavourale” terhadap perusahaan khususnya pers dan humas atau PR antar lembaga.

1.4 Struktur organisasi

PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat mempunyai struktur perusahaan yang terdiri dari beberapa bagian yang secara khusus tersusun dari deputi. Perusahaan sehari-hari dipegang oleh suatu mamajemen organisasi pemberi wewenang dan bertanggung jawab bergerak vertikal ke bawah dengan pendelegasian yang tegas serta setiap bagian-bagian utama langsung berada dibawah seorang pemimpin melalui jenjang hirarki yang ada.


(11)

Gambar 1.2

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

PT. POS INDONESIA (PERSERO) KADIVRE V JAWA BARAT

Sumber : Arsip Perusahaan

SUB BAGIAN AKUTA NSI SUB BAGIAN ANGGA RAN &PSO KEPALA WILAYAH USAHA POS SEKRETARIAT WILAYAH

DEPUTI OPERASI DEPUTI UMUM

BAGIAN KEUANGAN BAGIAN SDM BAGIAN TEKNOLOGI DAN SARANA BAGIAN JARINGAN BAGIAN PROMOS I

BAGIAN PRODUK REGULER KUG,RITEL &FILATELI SUB BAGIAN PERENCA NAN PROMOSI SUB BAGIAN LAYANAN PELANGG AN/TIM KREATIF SUB BAGIAN REGULER SUB BAGIAN JASA KEUANGAN SUB BAGIAN RITEL DAN FILATELI SUB BAGIAN COUNTER MANAGEMENT SUB BAGIAN TRANSP ORTASI SUB BAGIAN PROSES DAN ANTARA N SUB BAGIAN KENDALI MUTU

MPC/SPP KANTOR

POS SUB BAGIAN BANGLAT SDM SUB BAGIAN PERENCANA AN SDM&KI SUB BAGIAN VERIFIKA SI UNIT PKBLD SUB BAGIAN ADMINISTRA SI &PELAYANA N SDM SUB BAGIAN TEKNOLO GI &LAHTA SUB BAGIAN SARANA SUB BAGIAN PENGELO LAAN ASET SSC


(12)

1.5 Job Description

1. Kantor Wilayah Pos

Kawilpos mempunyai fungsi menetapkan arah kebijakan pengelolaan penjualan dan pelayanan pelanggan ritel, dengan mengacu pada kebijakan bisnis dari product owner dan sebagai pelaksana operasi di tingkat wilayah berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahan.

Tugas dan tanggung jawab kawilpos anatara lain :

a. Menetapkan target penjualan ritel di lingkup wilayah bisnis nya mengacu pada kebijakan bisnis kantor pusat

b. Menetapkan target efisiensi dan efektifitas operasi di lingkungan wilayah operasinya mengacu pada kebijakan operasi kantor pusat.

c. Menetapkan target pmanfaatan dan optimalisasi asset d. Menetapkan kebijakan alokasi sumber daya

e. Bertanggung jawab atas pencapaian target profit di lingkup kerja wilpos f. Bertanggung jawabatas pencapaian target efisiensi dan efektifitas di

lingkup kerja wilpos

g. Mengevaluasi kinerja penjualan ritel h. Mengevaluasi kinerja operasi

i. Mengevaluai kinerja administrai keuanagan, SDM, dan teksar

j. Melakukan koordinasi dengan ka. SBU dan ka. RO pelayan pelanggan korporat


(13)

k. Mewakili direksi di dalam dan diluar pengadilan serta dalam hubungan dengan perorangan dan atau instalansi lain

2. Deputi Operasi

Deputi operasi mempunyai fungsi :

a. Mengorganisir dan mengendalikan penjualan produk keuanagan, ritel , filateli dan regular

b. Mengorganisir dan mengendalikan proses promosi

c. Mengorganisir dan mengendalikan operasi jaringan sekunder

Untuk menyelenggarakan fungsimya deputi operasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab atas pencapaian target kinerja penjualan dan laba wilayah untuk layanan pelanggan ritel

b. Menetapkan target penjualan berproduk layanan

c. Bertanggung jawab atas pencapaian target efektifitas dan efisiensi operasi

d. Mengorganisasikan dan menegndalikan proses pengelolaan kantor pos e. Melakukan evaluasi kinerja operasi

3. Deputi Umum

Deputi umum mempunyai fungsi mengorganisir dan mengendalikan proses pengelolaan dan adminiostrasi keuanagan, sumber data manusia, dan teknologi dan sarana.


(14)

Untuk menyelenggarakan fungsinya deputi umum mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

1. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses orientasi dan rotasi pegawai

2. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses penilaian kinerja pegawai 3. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses hubungan industrial 4. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses pengembangan SDM 5. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses pelatihan pegawai

4. Unsur Pembantu

Unsur pembantu pimpinan terdiri dari ; a. Bagian jaringan

b. Bagian promosi

c. Bagian produk regular, keuangan , ritel dan filateli d. Bagian keuangan

e. Bagian sumber daya manusia f. Bagian teknologi dan sarana

5 . Unsur pelaksana

Unsur pelaksana terdiri dari organisasi tingkat unit pelaksana teknis (UPT) terdiri dari kantor pos , mail processing cebter (Sentra Pengolahan dan Sentra antaran ) dan hares service center (SSC) yang mempunyai tugas memberikan pelayanan kepada masyarakat.


(15)

a. Bagian jaringan

Bagian jaringan dipimpin oleh seorang manjer yang bertanggungjawab kepda deputi operasi , untuk selanjutnay disebut manajer jaringan, dalam operasinya bagian manajemen mempunyai fungsi mengorganisir dab mengendalikan koordinasi dan integrai proses , antaran dan transfortasi sekunder, serta mutu operasi

Untuk menyelenggarakan fungsinya manajemen jaringan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

1. Menyusun dan menetapkan pola operai proses, antaran dan transportasi sekunder sesuai requirement pusat manajemen jaringan 2. Mengorganisir dan melaksanakan koordinasi implementasi system

manajemen mutu

3. Mengorganisir dan melaksanakan koordinasi implementasi system kode pos Indonesia (SKPI)

4. Menetpkan kerja sama dengan pihakl luar perusahan dala kontek penyediaan armada transportasi sekunder

5. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses konsolidasi muatan dalam rangka optimalisasi alat angkutan

6. Mengendalikan efektifitas implementasi system manajemen mutu b. Bagian promosi

Bagian promosi dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab kepada deputi operasi untuk selanjutnya disebut manajer promosi. Dalam


(16)

operasinya bagian promosi mempunyai fungsi mengorganisir dan melaksanakan aktivitas promosi produk wilayah.

Untuk menyelenggrakan fungsinya manajerpromosi mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut ;

1. Menentukan target audience

2. Menentuka strategi bauran promosi 3. Menetukan media promosi

4. Menentukan materi promosi 5. Mengevaluasi efektifitas promosi’ 6. Menyusun rencana anggaran promosi c. Bagian produk keuangan ritel dan filateli

Bagian produk keuangan, ritel dan filateli di pimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab kepada deputi operasi untuk selanjutnya disebut manajer keuangan ritel dan filateli dalam operasinya berfungsi untuk mengorganisir dan melaksanakan koordinasi dan integrasi penjualanproduk keuangan, ritel filateli dengan fungsi terkait

Untuk menyelanggrakan fungsinay manajer keuangan , ritel dan filateli mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

1. bertangungjawab atas pelaksanaan koordinasi dan integrasi penjualan produk keuangan ritel, filateli dengan fungsi terkait

2. bertanggungjawab atas pencapaian target kinerja pencapaan ritel wilayah untuk produk keuangan ritel dan filateli


(17)

3. menetapkan revenue mix dari setiap produk keuangan ritel dan filateli 4. mendostribusikan target penjualan ritel ke setiap kantor pos

5. melakukan monitor kinerja keuangan produk keuangan ritel dan filateli dengan fungsi terkait.

6. Mengorganisasikan tindakan kolektif dan preventif terhadap kulaitas layanan keuangan ritel dan filateli

d. Bagian keuangan

Manajer keuanagn mempunyai fungsi pengelolaan aktivitas penyusunan angaran , pengawasan pelaksanaan kebikjakan akuntansi dan keuangan , verifikasi terhadap kebenaran laporan triwulan dan pemuktahiran data PSO , pengorganisasian kativitas PKBLD serta proses penyusunan laporan dalam rangka pengendalian kinerja keuanagn wilayah

Untuk menyelenggarakan fungsinay manajer keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Merancang kebijakan dan strategi keuangan untuk mendukung peningktab day saing wilayah

2. Menhgitung kebutuhan anggarn setiap program kerja yang diusulkan UPT dab bagian terkait lainnya untuk penyusunan RRKAP wilayah 3. Mengendaliakn pola penyusunan anggaran dan laporan keuangan

wilpos yang akuarat dan tepat waktu

4. Mengalokasikan anggaran ke masing masing UPT dan unit terkait 5. Menyusun lapoaran realisasi anggaran


(18)

6. Melakukan rekonsiliasi dan konfirmai data akuntansi

7. Membantu deputi dalam mengloordiansikan pengelolaanSSC dan aspek keuangan

e. Bagian sumber daya manusia

Manajer sumber daya manusia mempunyai fungsi perencanan dan pengenbanagn SDM dan organisasi pengelolaan pelayanan SDM.

Untuk menyelenggarakan fungsinya manajer sumber daya manusia mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagi berikut ;

1. Merencanakan kebutuhan SDM dan organiasi wilpos

2. Menyusun program pemenuhan kebutuhan SDM sesuai kebijakan korporat’melaksanakan program pembinaan karir pegawai

3. Melaksanakan program pelatihan

4. Melaksanakan program penilaian kinerja , penghargaan dan penertiban 5. Menyusun anggaran kerja dananggarn SDM

6. Menbantu deputi dalam mengkoordinasikan pebgelolaan SSC dan aspek keuangan

f. Bagian teknologi dan sarana

Man teksar mempunyai fungsi melaksanakan dan membantu pusat untuk menyelenggarkan dan menjamin ketersediaansistem berbasis teknologi ( teknologi multimedia, mekanisasi dan otomasi) system pengelolaan data dan komputasi serta melakukan pengelolaanasset dan barang pemakaian di tingkat wilayah dalam rangka untuk mendukung operasional dan peningkatan daya saing perusahaan


(19)

Untuk menyelenggrakan fungsinya manajer teknolog dan saran mempunyai tugas dan tanggugnjawab sebagai berikut :

1. Menerjemahkan dan mendefinisikankebutuhan kebutuhan system di tingkat wilayah yang harus di dukung oleh teknologi

2. Mengimplementasikan sisitem sisitem korporat yang berbais teknologi 3. Mengkoordinasikan penanganan awal untuk implementasi sisitem

kontijensi bilaman terjadi gangguan system berbasis teknologi

4. Membantu pusat di dalam menjaga perfomansi operasional system berbasis teknologi

g. Sekretaris wilayah

Sekretaris wilayah mempunyai fungsi pengelolaan kegiatan ketatausahaan , protokoler, kehumasan, dokuentasi pencatatan akuntansi dan sebagai kasir kantor wilpos, serta advokasi dan litigasi hukum dan kepentingan perusahaan.

Untuk menyelenggrakan fungsinya sekretaris wilyah mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagi berikut :

1. Merencanakan dan mengkoordinir kegiata kesekretarisan , protokoler kehumasan dan advokasi hukum di wilpos

2. Mendokumentasi kegiatan wilpos

3. Membuat lapoaran keuangan kantor wilpos 4. Mengelola sumber daya di bagiannya


(20)

Kantor pos pada dasar nya adalah infrastruktur bisnis dan operasi dari wilayah usaha pos.

Mail processing center (sentra pengolahan dan sentra antaran ) sentra pengolahan pos (spp) dab kantor sentra distribusi (KSD) pada dasarnya adalah infrastruktur operasi dari wilayah usaha pos.

Share service center (SSC) pada dasar nay adalah infrstruktur administrasi dariwilayah uasaha pos.

1.6 Sarana dan Prasarana Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung

Letak kantor Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat berada di lantai 2 Kantor PT Pos Indonesia (Persero) divre V Jawa Barat. Untuk ruangan, Humas disatukan dengan Hukum beserta stafnya yang berada di bawah Sekretariat Wilayah dengan nama bagian General Affairs yang dipimpin oleh Manager General Affairs, dimana tugasnya melayani siapa saja yang membutuhkan informasi maupun pengiriman dan penerimaan faximile.

Ada pula sarana dan prasarana yang tersedia di kantor Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung seperti yang ada di dalam tabel di bawah ini :


(21)

Tabel 1.2 Sarana Dan Prasarana

NO SARANA JUMLAH

1 Ruang tamu manajer GA 1

2 Ruang staff 8

NO PRASARANA JUMLAH

1 Komputer 4

2 Kipas angin 2

3 lemari 4

4 Meja dan kursi kerja karyawan 11

5 Telepon 1

6 Kursi kerja 15

7 Televisi 1

8 faksimil 1

9 Aqua galon 1


(22)

1.7Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)

1.7.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di PT Pos Indonesia (Persero) Kadivre V Jawa Barat yang berada di jalan Pahlawan No. 87 Bandung 40123. Telp : 022-2503617 , 022-2501585 , 022-2516281 / Fax : 022-2509135 / website : www.posindonesia.co.id.

1.7.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan selama 25 hari, di mulai tanggal 05 Juli 2010 s.d 06 Agustus 2010 di bagian General Affairs (Humas) PT Pos Indonesia (Persero) Kadivre V Jawa Barat, setiap hari Senin s.d Jumat di mulai pukul 08.00 WIB s/d 16.00 WIB.


(23)

23

PELAKSANAAN PKL

2.1 Aktifitas Kegiatan Selama PKL

Penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dimaksudkan untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kegiatan-kegiatan ataupun aktivitas-aktivitas kehumasannya, yang juga turut membantu dan mengikuti kegiatan yang sudah berjalan di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Selama 26 hari melakukan praktek kerja lapangan Penulis melakukan barbagai kegiatan yang merupakan kegiatan rutin dan kegiatan insidental. Selama Praktek Kerja Lapangan Kegiatan rutin yang dilakukan adalah mencari berita di koran untuk di klipingkan, mendistribusikan kliping ke mading, mengagenda surat masuk dan surat keluar, print out agenda yang telah dibuat, memfotocopy berkas, mengirim Fax, mensortir dan mendistribuskan ATK, adapula rutin dilaksanakan setiap hari Jumat yaitu senam pagi ynag dilakukan setiap hari jumat pagi, dan karaoke setiap hari jumat sore. Selain kegiatan rutin ada juga kegiatan yang bersifat insidental yaitu meliput kegiatan yang dilakukan di kantor Divre V Bandung, seperti meliput kunjungan STIMIK Pranata Bekasi ke Divre V Bandung , meliput Pengarah Mitra Binaan Triwulan II/2010 Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL), meliput Nonton Bareng Finala Piala Dunia 2010, ikut dan meliput dalam Siraman Rohani oleh KH Tengku Maulana dan meliput Pisah Sambut karyawan.


(24)

2.1.1 Jadwal Kegiatan Selama PKL

Selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, penulis melakukan dua jenis kegiatan yaitu kegiatan yang bersifat rutin dan kegiatan yang bersifat insidental yang terdapat pada tabel di bawah ini.

Tabel 2.1

Pekerjaan Yang Dilaksanakan Setiap Hari

No Hari/Tanggal Kegiatan

Sifat

Rutin Insidental

1

Senin, 05 Juli 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  2 Selasa, 6 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2.mendistribusikan Surat dan undangan ke Tiap antor POS di Jawa Barat melalui 


(25)

Fax

3. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan. 

4. Membuat Kliping Berita Mengenai PT Pos Indonesia (Persero), Fotokopi dan Didistribusikan ke bagian yang

menyangkut dan Mading. 

3 Rabu,07 Juli 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  3. Meliput Kunjungan STIMIK Pranata

Bekasi ke PT Pos Indonesia (Persero)

Divre V Jawa Barat.

4 Kamis, 08 Juli 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk


(26)

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia (Persero) Untuk di Klipingkan.  3.Mendistribusikan surat Undangan nonton Bareng Final Piala Dunia Ke Tiap kantor Pos Me dan bagian-bagian di

kadivre melalui Fax

4. Membuat Kliping Berita Mengenai PT Pos Indonesia (Persero), Fotokopi dan

Didistribusikan ke Mading. 

5. Meliput Pengarah Mitra Binaan Triwulan II/2010 Program Kemitraan

dan Bina Lingkungan (PKBL).

5 Jumat, 09 Juli

2010 1.Senam Pagi 

2. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

3. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan


(27)

(Persero) Untuk di Klipingkan. 6 Minggu, 11 Juli

2010

1. Meliput Nonton Bareng Final Piala Dunia 2010 Bagi Pegawai PT Pos Indonesia (Persero) Kadivre V

Bandung di aula kantor.

7 Senin, 12 Juli 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  8 Selasa, 13 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia (Persero) Untuk di Klipingkan.  9 Rabu, 14 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk


(28)

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  3. Meliput Acara Siraman Rohani oleh

KH Tengku Maulana. 

4. Meliput Pisah Sambut (Penerimaan 1 Karyawan baru, 2 Karyawan Mengalami

Mutasi dan 1 Karyawan Pensiun Muda).  10 Kamis, 15 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  11 Jumat, 16 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia


(29)

3. Membuat Kliping Berita Mengenai PT Pos Indonesia (Persero), Fotokopi dan

Didistribusikan ke Mading. 

12 Senin, 19 Juli 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Membantu Bagian HC (Human Capital), Mendata gaji karyawan, Mencatat Kenaikan pangkat

kkaryawan. 

3. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  13 Selasa, 20 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2.Membantu bagian Human Capital (HC)  3. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan

Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia


(30)

14 Rabu, 21 Juli 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2.Membantu Bagian human capital 

3. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  15 Kamis, 22 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2.Membantu bagian Human Capital (HC) 

3. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  16 Jumat, 23 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2.Membantu Bagian Human Capital


(31)

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  17 Senin,26 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  18 Selasa, 27 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  19 Rabu, 28 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan


(32)

(Persero) Untuk di Klipingkan. 20 Kamis, 29 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  21 Jumat, 30 Juli

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  22 Senin, 2 Agustus

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia


(33)

23 Selasa, 3 Agustus 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  24 Rabu, 4 Agustus

2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  25 Kamis, 05

Agustus 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat Keluar ke Komputer dan diprint untuk

diarsipkan. 

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia

(Persero) Untuk di Klipingkan.  26 Jumat, 06

Agustus 2010

1. Mengagenda Surat Masuk dan Surat


(34)

diarsipkan.

2. Mencari Berita di Pikiran Rakyat dan Tribun Jabar Mengenai PT Pos Indonesia (Persero) Untuk di Klipingkan.

Sumber : Arsip Penulis 2010 2.2 Deskripsi dan Contoh Kegiatan Rutin Selama PKL

Dalam melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL), penulis melakukan aktifitas rutin yakni kegiatan yang dilakukan setiap hari pada saat bekerja dan dilakukan secara kontinu atau berulang-ulang, ada pun kegiatan rutin Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat antara lain :

2.2.1 Membaca Koran dan Monitoring Berita

Aktifitas yang selalu dilakukan penulis setiap hari adalah membaca Koran, baik lokal maupun nasional. Koran yang dibaca adalah Koran-koran yang didistribusikan langsung kekantor Divre V,diantaranya : Pikiran Rakyat, Tribun Jabar, Bisnis Indonesia dan koran-koran lainnya.

Monitoring berita merupakan kegiatan yang dilakukan oleh Humas dengan membaca koran dan majalah untuk mencari bahan – bahan yang akan diklipingkan. Agar berita yang telah dicari dapat diklipingkan sesuai dengan kebutuhan lembaga, maka sumber harus jelas (nama koran, majalah atau yang lain, tanggal terbit, halaman ), tenaga yang telaten, teliti dan kreatif, profesional (bisa memilih tema yang dikliping misalnya sesuai pengguna atau misi lembaga).


(35)

Kegiatan rutin yang dilakukan oleh Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah monitoring berita dengan membaca Koran Lokal. Praktek monitoring berita yang dilakukan oleh Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat sudah sesuai dan sama dengan teori yang telah dijelaskan diatas seperti mencari sumber – sumber yang jelas yaitu dari surat kabar, tenaga yang telaten, teliti dan kreatif, professional untuk memilih tema yang akan diklipingkan sesuai dengan pengguna PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Tujuan dari monitoring berita adalah agar dapat mengetahui berita – berita terkini yang berhubungan dengan PT Pos Indonesia (Persero), baik itu masalah umum maupun permasalahan lainnya.

2.2.2 Kliping Berita

Kliping berita (news clipping) adalah suatu kegiatan mencari, menyimpan dan memperbanyak suatu berita (news), karangan (artikel), serta foto pada suatu berita (photo press) pada event atau peristiwa tertentu yang telah terjadi dan dimuat dimedia cetak seperti surat kabar, majalah berita, tabloid dan lain sebgainya. (Ruslan, 2003 : 207-208).

Kliping berita juga merupakan kegiatan pengguntingan atau pemotongan bagian-bagian tertentu dari surat kabar, majalah atau sumber yang lain kemudian disusun dalam sistem tertentu dalam suatu bidang. Sumber kliping bisa didapat dari terbitan berkala misal jurnal, tabloid, koran dan majalah. Fungsi kliping adalah mengemas ulang bacaan, sedangkan yang dikliping bisa berupa artikel, berita atau foto.


(36)

Mendokumentasikan berita dalam bentuk kliping adalah salah satu kegiatan pokok yang rutin dilakukan penulis setiap hari selama menjalankan PKL. Langkah awal yang dilakukan untuk mengerjakan kliping adalah membaca koran terlebih dahulu lalu mencari berita/artikel, surat pembaca, tanggapan/keluhan atau informasi-informasi lainnya yang berkaitan dengan PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat khususnya atau mengenai masalah tentang perusahaan, berita/ artkel tersebut dicari dan didapat dari berbagai surat kabar seperti Pikiran Rakyat, Bisnis Indonesia, Tribun Jabar, dan Koran-koran lainnya.

Terdapat dua sistem dalam pembuatan kliping, yaitu, Sistem Ordnere dan Sistem Evixe, Sistem Ordnere dimana satu bendel berisi satu tema tanpa memperhatikan judul surat kabar maupun urutan waktu. Sedangkan sistem Evixe menitikberatkan pada satu surat kabar atau majalah yang terbit dalam jangka waktu tertentu secara kronologis.

Setelah berita didapat , maka dilakukan pengguntingan pada berita tersebut kemudian dirapikan untuk ditempel.

Setelah proses pengguntingan berita, kemudian berita yang telah digunting di tempel pada lembaran kertas yang telah di beri koft nama dari surat kabar. Proses selanjutnya adalah fotocopy kliping sebanyak empat rangkap yang kemudian salah satunya di tempel di madding, satunya lagi disimpan ke dalam map arsip Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dan dua sisanya di berikan kepada bagian yang bersangkutan.


(37)

Adapun hasil dari guntingan berita dapat dilihat pada tanggal 9 Juli 2010 sebagai berikut :

Gambar 2.1

Contoh kliping perusahaan


(38)

Berikut dafar – daftar kliping dari periode 5 Juli s.d. 6 Agustus 2010 :

Tabel 2.2

Daftar Hasil Kliping 5 Juli – 6 Agustus 2010

NO. NAMA MEDIA TANGGAL JUDUL ARTIKEL

1.

PIKIRAN

RAKYAT 06-07-2010 Pegiriman Surat Pribadi Berkurang

2.

PIKIRAN

RAKYAT 08-07-2010 Penjualan Prangko Khusus, Laris

3. TRIBUN JABAR 09-07-2010

PT Pos Indonesia Divre V Jabar Kucurkan Kredit Lunak

4.

BISNIS

INDONESIA 15-07-2010 Pengganti Produk Tabanas dan Taska

Sumber : Arsip Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung 2010

Setelah kliping diperoleh maka dilakukan proses fotocopy sebanyak 2 rangkap dilakukan, dan selanjutnya satu dari hasil fotocopy dimasukan ke map arsip humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dan satu lagi hasil fotocopy di tempel di mading agar karyawan PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dapat mengetahui berita terkini mengenai PT Pos Indonesia (Persero) yang diambil dari surat kabar.

Praktek kliping berita yang dilakukan oleh Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat sudah sesuai dan sama dengan teori yang telah


(39)

dijelaskan diatas seperti terjadinya proses pengguntingan atau pemotongan bagian-bagian tertentu dari surat kabar yang berisikan berita maupun surat pembaca mengenai PT Pos Indonesia (Persero) yang kemudian disusun dalam sistem tertentu dalam suatu bidang. Sistem yang digunakan dalam proses pengklipingan oleh Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yaitu sistem ordnere dimana dalam satu bendelnya berisikan tema mengenai PT Pos Indonesia (Persero) tanpa memperhatikan judul surat kabar maupun urutan waktu.

2.2.3 Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Adapun kegiatan yang biasa dilakukan oleh penulis selain monitoring berita dan kliping berita yang dilakukan dalam kegiatan rutin di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, penulis pun melakukan kegiatan mengagenda nomor surat masuk dan surat keluar dalam agenda yang ada didalam komputer, yang dalam agenda tersebut terdapat nomor agenda, nomor surat, pengirim surat tersebut, dan juga judul surat, yang didalam nomor suratnya terdapat kegagian manakah surat tersebut harus di distribusikan, setelah agenda selama satu hari tersebut terisi, maka diprint dan kemudian akan disimpan untuk dirsipkan, dan suratnya di distribusikan ke tiap-tiap bagian.

Kegiatan memasukan nomor surat masuk dan surat keluar dalam agenda bukan merupakan kegiatan Humas. Kegiatan ini lebih mengacu pada kegiatan administrasi. Tujuan dari memasukan nomor surat masuk dan surat keluar dalam agenda adalah agar surat masuk dari kantor Pos Indonesia lainnya maupun dari luar perusahaan dan surat yang akan keluar dari PT Pos Indonesia (Persero) Divre


(40)

V Jawa Barat dapat terdata sehingga PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dapat mengetahui jumlah surat yang masuk dan surat yang keluar. Dari hal tersebut maka kegiatan rutin yang dilakukan penulis di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat tidak hanya melakukan kegiatan Humas akan tetapi melakukan kegiatan administrasi.

2.3 Analisis dan Deskripsi Contoh Kegiatan Insidental

Aktifitas atau kegiatan insidental adalah kegiatan yang tidak dilakukan setiap hari (accidental) dan dilakukan pada saat acara/waktu tertentu saja. Kegiatan insidental yang dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, kegiatan insidental merupakan kegiatan yang terjadi atau dilakukan hanya pada kesempatan atau waktu – waktu tertentu saja. Jadi dapat dikatakan bahwa kegiatan insidental merupakan kegiatan yang secara tidak tepat atau rutin.

Selama penulis mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, terdapat beberapa kegiatan insidental yang melibatkan para PKL untuk turut dan meliput dalam kegiatan yang sedang berlangsung. Kegiatan insindental tersebut yaitu :

2.3.1 Kunjungan STIMIK Pranata Bekasi ke PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

Kegiatan Kunjungan STIMIK Pranata Bekasi ke PT Pos Indonesia Persero Divre V Jawa Barat tersebut berlangsung pada tanggal 7 Juli 2010 pada jam 10.00 WIB s.d 12.00 WIB. Para pelajar STIMIK Pranata Bekasi langsung


(41)

memasuki aula. Acara ini diawali dengan sambutan Bapak Erry Hendarsyah. Setelah sambutan, kemudian acara dilanjutkan dengan penjelasan mengenai sejarah PT Pos Indonesia (Persero) , fasilitas dan produk – produk yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia (Persero) yang dijelaskan oleh Bpk. Andri Santosa. Kemudian acara dilanjutkan dengan menjelaskan tentang infrastruktur teknologi di kantor pos oleh Bpk. Indrian Wahyudi. Acara kunjungan STIMIK Pranata Bekasi ini diadakan dalam rangka study tour dalam menambah wawasan tentang PT. Pos Indonesia (Persero). Di dalam acara ini diadakan sesi tanya jawab dimana setiap siswa yang bertanya mendapatkan bingkisan dari PT. Pos Indonesia (Persero) berupa souvenir. Acara ini ditutup dengan doa dan foto bersama.

2.3.2 Pengarahan Mitra Binaan Triwulan II/2010 Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL)

Pengarahan Mitra Binaan Triwulan II/2010 yang berlangsung dari pukul 10.00 WIB s.d 11.30 WIB. Acara ini merupakan pemberian dana bantuan kredit pinjaman lunak sebesar Rp 540.000.00,00 pada 15 usaha kecil oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V. Para pengusaha kecil ini merupakan pengusaha binaan PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V yang selama ini dinilai memenuhi syarat dan berhasil memanfaatkan fasilitas kredit dari PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V.

Pembawa acara didalam acara ini adalah Bapak Erry Hendarsyah. Setelah membuka acara, kemudian Bapak Erry mempersilahkan kepada Kepala PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V yaitu Bapak Hariyanto, SE, MM untuk menjelaskan


(42)

mengenai Mitra Binaan Triwulan II/2010. Selanjutnya setelah Bapak Hariyanto memberikan penjelasan, penjelasan dilanjutkan oleh Bapak Aan Abdullah Parhani selaku Kepala Unit Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). Diakhir acara dilakukan sesi foto bersama bersama para pengusaha yang ikut terlibat didalam Pengarahan Mitra Binaan Triwulan II/2010.

2.3.3 Nonton Bareng Final Piala Dunia 2010 Bagi Pegawai PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

Pada hari Senin tanggal 12 Juli 2010 diadakan Acara nonton bareng final piala dunia, acara ini berlangsung bertepatan dengan Final Piala Dunia 2010 antara Spanyol dan Belanda yaitu. Nonton bareng ini di mulai pada hari Minggu tanggal 11 Juli 2010 jam 21.00 WIB dan berakhir pada hari Senin tanggal 12 Juli 2010 pukul 03.00 WIB di aula PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dan dihadiri oleh krang lebih 50 orang pegawai PT Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat dan karyawan PT POS indonesia di seluluh bandung raya yang telah diundang, termasuk penulis dan teman – teman PKL lainnya.

Acara nonton bareng final piala dunia ini diawali dengan game gapleh diantara karyawan PT Pos Indonesia (persero). Aturan permainan ini yaitu para karyawan PT Pos Indonesia (persero) diharuskan mendukung antara Spanyol dan Belanda dan di bagi menjadi dua kubu yaitu kubu Spanyol dan kubu Belanda. Hadiah yang ditawarkan yaitu untuk pemenang pertama sebesar Rp 500.000,00 dan pemenang ke dua sebesar Rp 400.000,00. Selain diadakan game, diadakan pula pengocokan nomor untuk memberikan doorprize kepada pemenangnya. Jadi


(43)

bagi peserta yang mengikuti acara Nonton Bareng Final Piala Dunia 2010 diwajibkan untuk mengisi daftar hadir agar mendapatkan jatah nomor untuk pengocokan doorprize. Hadiah yang ditawarkan yaitu 3 dispenser, 1 pemanggang roti, 3 setrika, 1 blender, 2 dvd player, 1 kompor gas dan 2 kipas angin. Selain meliput acara Nonton Bareng final Piala Dunia 2010 bagi Pegawai PT Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat,penulis pun turut dalam pembagian doorprize kepada para pemenang. Dalam acara ini juga diadakan acara karaoke bagi karyawan yang ingin menyumbangan suara emasnya dapat langsung memilih lagu dan bernyanyi dalam acara ini, hal ini merupakan salah satu rangkaian kegiatan dalam acara nonton bareng final piala dunia ini, dalam acara ini juga disediakan konsumsi bagi penonton final piala dunia, yang mana konsumsi tersebut berupa makanan tradisional khas sunda seperti bajigur, bandrek, ciu, katimus, kacang rebus, dll. Konsumsi tersebut disuguhkan dengan tujuan agar saat menonton final piala dunia tersebut tidak ada yang mengantuk hingga acara selesai.

2.3.4 Siraman Rohani

Kegiatan Siraman Rohani ini dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 14 Juli 2010 pukul 10.00 WIB yang bertempat di aula PT Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat. Acara ini diawali dengan pembawa acara yaitu Bapak Erry Hendarsyah yang mempersilakan KH Tengku Maulana untuk memulai Siraman Rohaninya. Acara ini diikuti oleh seluruh pegawai PT Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat dan PKL dan berlangsung selama lebih kurang satu jam . Selain mengikuti acara Siraman Rohani ini, penulis pun turut meliput acara ini.


(44)

2.3.5 Pisah Sambut Karyawan

Acara pisah Sambut karyawan diadakan tepat setelah Siraman Rohani oleh KH Tengku Maulana yaitu pada pukul 10.30 WIB dan berlangsung hingga pukul 11.30 WIB. Dalam acara pisah sambut ini menginformasikan mengenai 1 pegawai pensiun muda yaitu Ibu Ani Nistiarini dan 1 karyawan mengalami mutasi yaitu Bapak Otong Idi ke Papua. Acara ini diisi dengan isak tangis setelah Ibu Ani dan Bapak Otong memberikan kata perpisahan kepada seluruh pegawai PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat

Dalam mengikuti kegiatan – kegiatan insidental di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, penulis bertugas meliput dan mendokumentasikan kegiatan insidental tersebut yang merupakan ruang lingkup dari fotografi. Fotografi merupakan salah satu aspek penting dalam dunia Humas, mengingat setiap informasi Humas perlu didukung oleh ilustrasi berupa gambar atau foto – foto yang baik. Hal ini karena tidak jarang foto mengandung lebih banyak informasi daripada kata – kata.

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations mengatakan bahwa kegunaan fotografi dalam humas adalah :

a. Untuk membangun sebuah perpustakaan foto yang selalu siap menyediakan cetakan foto setiap kali dibutuhkan demi menunjang kegiatan – kegiatan humas.


(45)

c. Untuk menghias, melengkapi atau member ilustrasi bagi tulisan feature. d. Untuk menceritakan suatu pesan atau kisah tanpa naskah atau kata – kata. e. Untuk menyamarkan panel pameran dan showroom.

f. Untuk memamerkan dan menunjang kegiatan perusahaan didalam suatu eksibisi, panel pameran disuatu seminar, acara konferensi atau resepsi pers dan di berbagai kesempatan lainnya.

g. Untuk memperindah, memperluas dan menyamarkan panel atau gerai pameran.

h. Untuk memberi ilustrasi bagi jurnal internal.

i. Untuk memberi ilustrasi bagi setiap literature dan alat visual humas, termasuk lembaran – lembaran atau leaflet edukasional, buklet, poster, folder, lembaran yang memuat riwayat singkat perusahaan, buku petunjuk bagi para staf, laporan tahunan, buku petunjuk pemakaian produk perusahaan, sampai dengan lembaran – lembaran data teknis. Literatur humas yang berkualitas baik bahkan bisa dimanfaatkan sebagai literature penjualan dan alat bantu periklanan (brosur humas itu cukup dimasukkan ke dalam amplop dan dikirim ke alamat – alamat tertentu; dengan cara ini, lembaran humas sudah menjadi alat batu periklana).

j. Untuk menghias latar belakang suatau acara rekaman televisi atau sebagai lembaran bulletin berita TV (bagi keperluan ini, lembaran transparansi berwarna sangat dianjurkan).


(46)

k. Sebagai alat cadangan yang setiap saat bisa dikonversikan menjadi slide 35mm guna mendukung presentasi yang memakai alat bantu slide. Slide yang berwarna dan indah bahkan bisa dirangkai menjadi sebuah film singkat, yang selanjutnya dapat direproduksi dalam bentuk kaset rekaman video. (1992 : 195)

Penulis meliput dan mendokumentasikan seluruh acara Kegiatan insidental ini dimana hasil gambar dan foto tersebut disimpan didalam arsip humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat untuk menyediakan cetakan foto setiap kali dibutuhkan untuk kegiatan – kegiatan humas dan salah satu foto yaitu pada kegiatan Mitra Binaan Triwulan II/2010 Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) disisipkan pada artikel didalam majalah internal PT. Pos Indonesia (Persero) yaitu Merpati Pos. Kegiatan meliput dan mendokumentasikan merupakan salah satu kegiatan fotografi, karena kegiatan fotografi itu salah tugas humas.

2.4 Analisis Humas di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

Kegiatan Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yaitu merumuskan dan menyusun program pembentukkan citra perusahaan, hubungan kepada masyarakat, dan melaksanakan penyuluhan baik internal maupun eksternal. Humas atau Public Relations merupakan suatu kegitan unutk menanamkan dan memperoleh pengertian , goodwill, kepercayaan penghargaan pada dan dari publik suatu badan khususnya dan masyarakat umumnya.


(47)

2.4.1 Definisi Public Relations

Dalam perkembangan zaman yang semakin terbuka saat ini, begitu juga dengan perkembangan masyarakatnya. Suatu instansi/lembaga harus memiliki kesadaran bahwa keberadaannya tidak terlepas dari keberadaan instansi/lembaga lain, masyarakat, pemerintah, maupun karyawan yang berada didalamnya instansi oleh sebab itu perlu adanya komunikasi yang erat dari instansi/lembaga terhadap segala yang ada di sekelilingnya.

Untuk menciptakan suatu hubungan yang baik antara instansi/lembaga maupun karyawan/staff perlu adanya suatu pengertian antara satu dengan lainnya, dan pada akhirnya akan menciptakan hubungan yang erat dari masyarakat, pemerintah, dan pihak-pihak lain sehingga terbentuk hubungan masyarakat yang bisa menimbulkan kepercayaan dalam membina suatu hubungan yang harmonis Menurut J.C., Seidel, Public Relations Director, Division of Houshing, State of New York, mengemukakan bahwa:

Public Relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha management untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan publik umumnya; kedalam dengan mengadakan analisa-analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan. (Abdurrachman, 1993:24”).

Menurut pengertian diatas, dapat dianalisis bahwa hubungan masyarakat merupakan hasil pencerminan sebagaimana dirasakan seseorang atau publik, sebagai hasil kegiatan suatu organisasi ataupun instansi. Hubungan Masyarakat merupakan suatu kebijaksanaan (policy) dari suatu instansi/lembaga, dan


(48)

kebijaksanaan ini dapat menjadi “baik” atau “buruk” tergantung dari bagaimana mengelola kebijaksanaan tersebut.

Berbicara mengenai Public Relations, dilihat dari sudut etimologi kata, maka istilah Public Relations merupakan gabungan dari dua kata, yaitu “public” dan “relations”. Publik secara universal yaitu “sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal”.(Yulianita, 1999:17), sedangkan Relations diterjemahkan dalam bahasa Indonesia adalah “hubungan-hubungan” dalam arti menyangkut banyak hubungan.(Yulianita, 1999:21). Untuk lebih memperjelas pengertian mengenai pengertian Public Relations , berikut ini dikemukakan beberapa definisi dari para ahli.

Definisi Public Relations menurut Frank Jefkins adalah “Fungsi manajemen yang menilai sikap publik, menyatakan kebijaksanaan dan prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik, dan melaksanakan program kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan dari publiknya.” (Yulianita, 1999:33).

Dari definisi diatas menunjukkan bahwa Humas merupakan “jembatan penghubung” antara publik dengan organisasi yang diwakilinya, dan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan kepentingan organisasi maupun publiknya.

Menurut John D. Millet, dalam bukunya, Management in Public Services the quest for effective performance, yang artinya peran Humas/PR dinas instansi atau lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal dalam melaksanakan tugas atau kewajiban utamanya, yaitu sebagai berikut:


(49)

1. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan inspirasi yang terdapat dalam masyarakat (learning about public desires and aspiration).

2. Kegiatan untuk memberikan nasihat atau sumbang saran dalam menaggapi untuk apa sebaiknya dapat dilakukan dilakukan instansi/lembaga pemerintah seperti yang diekhendaki oleh pihak publiknya (advising the public about what is should desire).

3. Kemampuan untuk mengusahakan terciptanya hubungan memuaskan yang diperoleh dari antara hubungan publik dengan para pejabat pemerintahan (ensuring satisfactory contact between public and government official).

4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi pemewrintahan yang bersangkutan (informing and about what agency doing). (Ruslan, 2002: 94)

Sedangkan Dimock dan Koening memaparkan tugas dan kewajiban dari pihak Humas lembaga pemerintahan, sebagai berikut:

1. Berupaya memberikan penerangan atau informasikepada masyarakat (public services), kebijaksanaan serta tujuan yang akan dicapai oleh pihak pemerintah dalam melaksanakan program kerja pembangunan tersebut.

2. Mampu menanamkan keyakinan dan kepercayaan, serta mengajak masyarakat dalam partisipasinta untuk melaksanakan program


(50)

pembangunan di berbagai bidang, seperti sosial, ekonomi, hukum dan politik serta menjaga stabilitas keamanan dan ketertiban nasional. 3. Keterbukaan dan kejujuran dalam memberikan pelayanan serta

pengabdian dari aparatur pemerintah bersangkutan perlu dijaga atau dipertahankan dalam melaksanakn tugas dan kewajibannya masing-masing secara konsisten serta profesional. (Ruslan, 2002: 94)

Dalam bukunya Praktik dan Solusi Public Relations dalam Situasi Krisis dan Pemulihan Citra, Rusady Ruslan mengemukakan bahwa, Public Relations berfungsi mendekatkan (menarik) konsumen atau publik sasarannya kepada perusahaan, berupaya dalam mempengaruhi opini dan persepsi masyarakat dan menciptakan “citra” perusahaan.

Menurut Frank Jefkins tujuan Public Relations adalah: “Meningkatkan favorable image/citra yang baik dan mengurangi atau mengikis habis sama sekali unfavorable image/citra yang buruk terhadap organisasi tersebut” (Yulianita, 1999: 42).

Kegiatan kehumasan adalah merupakan bagian dari kegiatan Komunikasi informasi dan Edukasi (KIE), yang dilaksanakan secara terencana dan berkesinambungan untuk membangun atau menegakkan citra positif dari lembaga dan program-program yang dijalankan, agar dapat dipahami dan didukung oleh segenap khalayak dengan dasar saling pengertian.


(51)

2.4.2 Ruang Lingkup Public Relations

Menurut Rosady Ruslan, S.H.,M.M. Ruang lingkup Public Relations dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsepsi & Aplikasi”, yaitu :

l. Membina hubungan ke dalam (public internal)

Yang dimaksud publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit atau badan atau perusahaan atau organisasi itu sendiri.

m. Membina hubungan ke luar (public eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. (2008:23)

2.4.3 Tujuan Public Relations

Mengenai tujuan Humas, didalam definisi-definisi yang telah diuraikan, banyak yang menunjukkan dengan jelas tujuan bidang ini. Untuk mencapai tujuan itu, diantaranya ialah mengembangkan good will dan memperoleh opini publik yang favourable atau menciptakan kerja sama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik.

Secara umum, ada sekitar 14 tujuan humas. Dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan kegiatan humas dari sebuah perusahaan, beberapa


(52)

diantaranya yang pokok menurut M Linggar Anggoro dalam bukunya Teori dan Profesi Kehumasan adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

2. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan. 3. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan dengan khalayaknya,

sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian atau salah paham dikalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.

4. Untuk menyebarluaskan aneka informasi mengenai aktifitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan dalam kehidupan sosial sehari-hari. 5. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta

membuka pasar-pasar baru.

2.4.4 Fungsi dan peranan Public Relations

Humas secara mendasar menjadi tanggung jawab dari Top Management (pimpinan puncak). Fungsi Humas dapat diharapkan sebagai “mata”, “telinga”, dan “tangan kanan” pimpinan puncak perusahaan.

Fungsi Humas menurut Cultip & Center and Canfield Ruslan Rosady dalam bukunya “Manajemen PR dan Media Komunikasi”, adapun fungsi humas yaitu :


(53)

a. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajeman organisasi).

b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi denga publiknya yang merupakan khalayak sasaran.

c. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, perserpsi, dan tanggpan masyarakat terhadap organiasasi yang diwakilinya atau sebaliknya.

d. Melayani keinginan publik dan memberikan sumbangan saran kepada pemimpin organisasi demi tujuan dan manfaat bersama.

e. Menciptakan komunikasi dua arah atau timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. (2006 : 19).

Dari penjelasan di atas dapat di tarik kesimpulan mengenai peranan humas pada intinya adalah sebagai penghubung perusahaan yang diwakilinya dengan publik, sebisa mungkin terus membina hubungan yang harmonis dan saling menguntungkan, serta menciptakan citra positif bagi perusahaan.

Pada Public Relations melekat Dua aspek yang hakiki yang mutlak harus ada. Kedua aspek tersebut adalah :

a. Sasaran Public Relations adalah publik intern (Internal Public) dan Public Ekstren (External Public)

Publik intern adalah orang-orang yang bergiat di dalam organisasi, antara lain para karyawan. Publik ekstern adalah orang-orang di luar organisasi


(54)

yang ada kaitannya dengan kegiatan organisasi, misalnya para pejabat kantor Pajak, Kantor Telepon, dll.

b. Kegiatan Public Relations adalah komuniaksi dua arah timbal balik (Reciprocal Two Way Traffic Communication)

Hal tersebut berarti bahwa dalam rangka penyampaian informasi, baik yang ditujukan kepada publik intern maupun ekstern, harus terjadi arus balik (Feedback). Ini berarti bahwa kepala Hubungan Masyarakat (Kahumas) harus mengetahui efek atau akibat penyampaian informasinya itu, apakah ditanggapi publik secara positif atau secara negatif.

2.4.5 Strategi dan Sasaran kegiatan Public Relatios

Strategi Public Relatios

Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relations, yaitu sebagai berikut :

1. Publications

Setiap fungsi dan tujuan Public Relations adalah menyelangarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas Public Relations adalah menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers atau wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.


(55)

Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan , mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat mempengaruhi opini publik. Berikut beberapa jenis event.

a.Calendar event

Calendar event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu tertentu.

b.Special events

Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakanpada momen tertentu diluar acara rutin dari program kerja Public Relations. c.Moment event

Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi. 3. News (menciptakan berita)

Berupaya menciptakan berita melalui press release, newsletter, bulletin dan lain – lain. Untuk itulah seorang Public Relations harus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.

4. Communityinvolvement (kepedulian pada komunitas)

Keterlibatan tugas sehari – hari tugas Publis Relatios adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik (community relations ang humanity relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya.


(56)

Ada dua fungsi utama Public Relations, yaitu memberikan informasi kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh tanggapan berupa citra positif.

6. Lobbying and negotiation

Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang Public Relations. Tujuan lobi adalah untuk mencapai kesepakatan (deal) aytau memperoleh dukungan dari individu dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan.

7. Social responsibility (tanggung jawab sosial). (Ruslan : 2002)

Memiliki tanggung jawab sosial dalam aktivitas Public Relations menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap masyarakat. Hal ini akan meningkatkan citra perusahaan dimata publik. Saat ini banyak perusahaan menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan.

2.4.6 Kegiatan Humas

Kegiatan Humas harus dikerahkan kedalam dan keluar. Kegiatan-kegiatan yang ditujukan kedalam disebut Internal Public Relations dan kegiatan-kegiatan yang ditujukan keluar disebut External Public Relations.

Internal Public Relations

Untuk menciptakan suasana menyenangkan dan bagi keuntungan suatu lembaga, komunikasi yang bersifat “two-way communication” penting sekali dan


(57)

mutlak harus ada, yaitu komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan antara bawahan dengan pimpinan, yang merupakan “feed back”, yang berdasarkan pada “good human relations” sesuai dengan prinsip semua public relations.

Oleh karena itu, adalah tugas seorang PRO (Public Relations Officer) untuk menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif. Seorang PRO harus mengadakan analisa mengenai apa yang telah dilaksanakan di dalam internal public relations, mengadakan survey tentang “attitudes” para karyawan terhadap instansinya, kebijaksanaan instansi dan kegiatan-kegiatannya.

Menurut Oemi Abdurrachman komunikasi yang informatif dan persuasif dapat dilaksanakan dengan :

a. Tertulis, yaitu menggunakan surat-surat, papers, buletin, brosur dan lain-lain.

b. Lisan, yaitu dengan mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah. c. Conselling, dengan meyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada karyawan, turut memecahkan masalah-masalah pribadi mereka atau mendiskusikannya bersama-sama. (Abdurrachman, 2001:35). Adalah penting untuk memahami individu-individu, latar belakang dan sikap seperti yang mereka lakukan. Penting untuk memahami keinginan-keinginannya, harapan-harapannya dan ambisi-ambisinya, bahkan memahami prasangka-prasangkanya.


(58)

Dengan demikian, maka seorang PRO harus mengetahui dan memahami tentang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan atau kebutuhan para karyawan sebagai individu dan sebagai anggota kelompok dan kepentingan instansi atau lembaga.

Internal Public Relations yang baik adalah yang memperlakukan tiap karyawan dengan sikap yang sama, tanpa membeda-bedakan tingkat, pendidikan dan lain-lain. Salah satu usaha Internal Public Relations yang dapat menunjukkan perhatian terhadap kemajuan atau kepentingan karyawan diantaranya mengadakan upgrading atau memberi kesempatan pada mereka untuk mengikuti pendidikan lainnya yang secara psikologis dapat menaikkan martabat mereka.

External Public Relations

Tugas penting External Public Relations adalah mengadakan komunikasi yang efektif, yang sifatnya informatif dan persuasif, yang ditujukan kepada publik di luar instansi tersebut. Informasi harus diberikan dengan jujur, berdasarkan fakta dan harus teliti. Sebab publik mempunyai hak untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya tentang sesuatu yang menyangkut kepentingannya.

Publik kadang-kadang sangat kritis. Oleh karena itu sikap yang correct dan ramah merupakan salah satu syarat dalam berkomunikasi dengan publik, tanpa terpengaruh oleh “appearance”, “personality”, kata-kata mereka dan sebagainya. Penilaian publik terhadap suatu lembaga bukan saja soal pelayanannya,


(59)

kegiatan-kegiatannya, dan para anggotanya, tapi juga mengenai keseluruhan yang meliputi badan tersebut.

Menurut Oemi Abdurrachman komunikasi dengan external public dapat diselenggarakan diantaranya dengan :

1) Kontak Pribadi (Personal contact)

Unsur yang penting dalam hubungan ini adalah perlakuan terhadap perorangan-perorangan yang berhubungan dengan badan atau instansi. Di dalam “government public relations” hal ini perlu mendapatkan perhatian yang serius dan harus ditekankan kepada para karyawan, bahwa “government public relations” itu tidak cukup hanya dengan memberikan penjelasan-penjelasan pada seseorang baik secara lisan maupun secara tertulis. Yang sangat penting adalah perlu adanya perhatian terhadap reaksi tiap individu sebagai seorang warga negara terhadap para karyawan tentang bagaimana mereka melaksanakan kewajibannya.

2) Press release

Dalam menyiapkan press release hendaknya diperhatikan soal-soal teknis mengenai penyusunan dan pengetikan “message” dan distribusinya. Formula ”who, what, where, when, why” tidak boleh dilupakan dalam penyajian press release.

3) Press relations

Penting sekali dalam Hubungan Masyarakat bagi seorang pelaksana Humas untuk mempunyai hubungan yang baik dengan para pemimpin atau wakil


(60)

surat-surat kabar, majalah-majalah, kolumnis-kolumnis, penulis-penulis feature, pemimpin radio dan televisi dan sebagainya.tetapi perlu dicatat, hubungan pribadi antara seorang PRO dengan petugas-petugas pers tadi tidak berarti bahwa PRO itu harus mendapatkan pelayanan yang istimewa dari mereka. Hubungan pribadi harus dipelihara dan harus berdasarkan integritas profesi. Seorang Humas harus melakukan semua media sama.

4) Press conference & press briefing

Dalam keadaan-keadaan tertentu dan mengenai pengumuman-pengumuman tertentu, dianjurkan untuk menyelenggarakan pers conference daripada hanya memberikan press release saja. Pers conference hanya diselenggarakan bila ada peristiwa-peristiwa penting saja di suatu instansi atau badan. Instansi dapat mengadakan pers conference atas inisiatifnya sendiri atau atas permintaan wakil-wakil pers sendiri.

5) Publicity

Pada hakekatnya publicity adalah berita yang ditulis dalam surat-surat kabar atau majalah-majalah atau yang disiarkan melalui radio atau televisi, yang penuh dengan Human Interest dan menarik perhatian publik mengenai kegiatan-kegiatan atau pernyataan-pernyataan orang-orang yang prominently involved.


(61)

6) Radio dan Televisi

Dengan radio dan transistor, merupakan satu-satunya penghubung antara manusia dengan dunia, satu-satunya saluran untuk menyampaikan informasi, pendidikan dan hiburan tanpa mengenal jarak dan illiteracy (buta huruf).

7) Film

Ini dapat berupa film dokumentasi, hiburan yang berisi informasi-informasi, pendidikan dan sebagainya. Pada dewasa ini film banyak digunakan dalam public relations, bukan saja untuk internal public tapi juga untuk external public.

8) Media Komunikasi dan Informasi

Selain dengan menggunakan media yang telah dikemukakan di atas, masih banyak cara-cara lain untuk menyebarkan suatu informasi dan mengadakan hubungan dengan publik. Diantaranya dengan menggunakan kartu pos bergambar, telepon, ceramah, mengadakan kunjungan-kunjungan dan sebagainya. (Abdurrachman,2001: 40).

Sasaran kegiatan Public Relatios

Menurut H. Fayol beberapa sasaran kegiatan Public Relations, yaitu :

1. Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image).


(62)

b. Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan berbagai pihak.

2. Menghadapi krisis (facing of crisis).

Menangani keluhan (compalint) dan menghadapi krisis yang terhjadi dengan membentuk manajemen krisis dan Public Relations recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

3. Mempromosikan aspek kemanusiaan (promotion public causes).

a. Mempromosikan hal – hal yang menyangkutkepentingan publik. b. Mendukung kegiatan kampanye sosial.

2.5 Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Public Relations sebagai bagian dari manajemen organisasi atau lembaga, berorientasi pada aktivitas yang dilakukan oleh industri, perusahaan, perserikatan, organisasi sosial, atau jawatan pemerintah, untuk menciptakan dan memelihara hubungan yang sehat dan bermanfaat dengan maksud menyesuaikan dirinya pada keadaan sekeliling dan memperkenalkan diri pada masyarakat.

Public Relations mempunyai tugas menjadi “corong” atau publikasi kepada masyarakat agar citra organisasi atau lembaga tetap baik dan menjadi “mediator” yang menjembatani kepentingan organisasi atau lembaga dengan publiknya yang terkait dengan kegiatan PR itu sendiri. Berbagai aktifitas PR senantiasa menciptakan, menjaga dan meningkatkan citra yang positif.


(63)

Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat mempunyai tugas pokok melaksanakan Hubungan Masyarakat dengan publik internal maupun publik eksternal yaitu dengan melakukan penyuluhan-penyuluhan dengan mengadakan berbagai kegiatan di lingkungan perusahaan (internal) dan dengan menjalin hubungan dengan konsumen, pelanggan dan mitra kerja (eksternal).

Kegiatan internal PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, yaitu: a. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program

komunikasi dengan publik internal yaitu para pegawai.

b. Membuat artikel – artikel untuk dimasukan ke dalam majalah internal “Merpati Pos” yang diterbitkan selama 3 bulan sekali.

c. Membuat dan menyusun kliping yang berhubungan dengan PT. Pos Indonesia (Persero).

Kegiatan eksternal dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan dengan tata usaha dan menerima kunjungan dari luar. Kegiatan eksternal PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, yaitu :

a. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program komunikasi dengan Publik Eksternal yakni pelanggan pers, pelanggan, konsumen dan pemerintah.

b. Menjaga hubungan baik dan harmonis dengan konsumen, pelanggan dan pemerintah.


(64)

c. Memantau, menghimpun dan menganalisis informasi yang beredar di masyarakat.

Contoh kongkret kegiatan eksternal Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, yaitu:

1. Membuat press release.

2. Menerima kunjungan dari organisasi atau lembaga lain di luar perusahaan. Dari penjelasan diatas maka posisi Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat sudah sesuai dengan apa yang telah dijelaskan diatas akan tetapi masih belum efektif kinerja Humas dalam menjalin hubungan dengan publik eksternal terutama dengan pers. Sedikitnya kegiatan yang dilakukan untuk menjalih hubungan dengan publik eksternal membuat hubungan dengan pers kurang harmonis.

2.6 Analisis Layanan PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat Kepada Mahasiswa PKL

Penulis sering mendapatkan pengarahan dan bimbingan dari pembimbing PKL. Khususnya dalam membuat siaran berita, penulis juga diberikan kesempatan untuk mengikuti kegiatan itu acara yang dilaksanakan di lingkungan perusahaan,terutama dalam pelayanan terhadap mahasiswa PKL sangat baik sekali.

Pelayanan menurut Hartanto (1999:2) yaitu :

“Upaya memberikan kepuasan kepada pelanggan/pengunjung berupa pemberian kemudahan, kelancaran, kenyamana serta keamanan kepada pelanggan dari pihak perusahaan. J. P. G Sianipar menyatakan bahwa


(65)

pelayanan tidak hanya terbatas pada fasilitas fisik pelayanan akan tetapi meliputi juga dimensi emphaty yaitu tingkat perhatian dan kepedulian penyedia jasa atas kepentingan, kebutuhan dan keluhan pelanggan (penerima jasa).” (1999 : 2)

Dari uraian diatas maka hal penting mengenai pelayanan yaitu : pertama, pelayanan bersifat tanpa wujud (intangible) artinya upaya dari aktifitas pelayanan (puas/tidak puas), kedua, pelayanan pelanggan (costumers Service) amat dibutuhkan untuk menjaga kredibilitas suatu perusahaan dan menjaga citra perusahaan semakin meningkat.

PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat kepada mahasiswa PKLmemberikan pelayanan yang sangat baik. Sehingga selama melakasanakan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, penulis merasakan suasana yang cukup menyenangkan, dan karyawan-karyawannya yang ramah, dan karyawan-karyawannya pun sangat memperhatikan mahasiswa PKL. Dalam melaksanakan kegiatan rutin, penulis tidak seluruhnya mengerjakan kegiatan yang dilakukan oleh Humas akan tetapi sebagian mengerjakan tugas administrasi yaitu memasukan surat masuk dan surat keluar ke dalam agenda. Penulis pun diberikan kesempatan untuk mengikuti berbagai kegiatan – kegiatan insidental yang bisanya dilakukan oleh Humas. Selain itu penulis juga diberikan kesempatan untuk meliput dan mendokumentasikan kegiatan – kegiatan insidental PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat bersama – sama dengan kedua teman PKL dan juga menyiapkan konsumsi untuk setiap kegiatan insidental. Bila penulis mengalami kesulitan, hambatan, ataupun hasil yang kurang sempurna maka pihak Humas dan pegawai mengoreksi dari


(66)

hasil yang telah penulis lakukan, sehingga hal tersebut menjadi suatu pembelajaran bagi penulis agar dapat lebih baik lagi di masa yang akan datang, khususnya dalam bidang Humas.

Hasil dari kerja praktek ini adalah memberikan suatu pemahaman yang berarti bagi penulis tentang bagaimana sistematika kerja manajerial dan pelayanan perusahaan yang semestinya diberikan kepada public, sehingga penulis dapat mengambil pembelajaran dari setiap kegiatan yang dilakukan. Dengan bantuan pengarahan dari bagian yang bersangkutan penulis dapat menyelesaikan tugas yang diperintahkan sehingga penulis tidak merasa takut salah dalam mengerjakan setiap apa yang diperintahkan.


(67)

67

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan pemaparan dari bab-bab sebelumnya dan hasil pengamatan yang dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat bergerak di bidang jasa yang pekerjaan sehari-harinya berhubungan dengan masyarakat. 2. Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yang berdiri

dibawah Sekretaris Wilayah belum berdiri secara state of being dan berdiri secara unstate of being karena Humasnya belum terbentuk dalam divisi tersendiri dan belum adanya struktur organisasi dalam kehumasannya sehingga humas di perusahaan tempat penulis melakukan penelitian.

3. Humas PT. Pos Indonesia Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat mempunyai kegiatan ekstrenal yang berhubungan dengan publik di luar perusahaan yaitu penerimaan kunjungan STIMIK Pranata Bekasi, kegiatan internal yang berhubungan dengan karyawan di dalam perusahaan diantaranya, peliputan Nonton Bareng Final Piala Dunia 2010 Bagi Pegawai PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung, peliputan Siraman Rohani dan peliputan Pisah Sambut.


(1)

(2)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Lisda Yuniawati Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 26 Juni 1989 Jenis kelamin : Perempuan

Umur : 21 Tahun

Agama : Islam

Alamat : Jl. Sariwates Indah IV No.14 RT 03/RW 13 Bandung 40291

Telepon : (022) 92969030 Status : Belum Menikah Nama Ayah : Dadan

Pekerjaan : BUMN ( PT. POS INDONESIA ) Nama Ibu : Elis Nawati

Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga

Alamat Orang Tua : Jl. Sariwates Indah IV No.14 RT 03/RW 13 Bandung 40291

Motto : Berpikir pesimis merupakan kegagalan dari awal dan tetap optimis pasti mendatangkan keberhasilan


(3)

E-mail : lisda.yuniawati@yahoo.com

PENDIDIKAN FORMAL

No. Tahun Uraian Keterangan

1. 2007 - Sekarang Mahasiswa Program Studi Ilmu Komunikasi Kosentrasi Humas Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia, Bandung.

-

2. 2004 – 2007 SMA Negeri 16 – Bandung Berijazah 3. 2001 – 2004 SMP Negeri 22 – Bandung Berijazah 4. 1995 – 2001 SD Negeri GRIBA 13/I Bandung Berijazah

PENDIDIKAN NONFORMAL

No. Tahun Uraian Keterangan


(4)

PENGALAMAN ORGANISASI

No. Tahun Uraian Keterangan

1. 2005-2010 Anggota Karang Taruna(Taruna Karya) -

2. 2005 - 2007 Anggota PMR (Palang Merah Remaja) Anggota Kesenian

Anggota The unique Percussion Anggota Kabaret Emulasi

-

3. 2003-2005 Anggota PMR SLTPN 22 Bandung Anggota PMR PMI Tingkat Jawa Barat Wakil Kota Bandung

Peserta Jumbara Tingkat Jawa Barat dari Korwil Karees

-

3.. 1999-2001 Anggota Pramuka SDN GRIBA 13/I Antapani Bandung

-

PENGALAMAN BEKERJA

No. Tahun Uraian Keterangan

1. 2008-2010 Praktek Kerja Lapangan di PT POS INDONESIA (PERSERO) Divre V Dandung Bagian General Affairs PT.Alison Agung


(5)

Sales Promotion Girl Yum-Yum Tom yam Noodles di Supermarket Papaya Sales Promotion Girl Yum-Yum Tom yam Noodles di Festival Produk Thailand Paris Van Java

Sales Promotion Girl Cofee KHAO SHONG di Paris Van Java

Sales Promotion Girl Cheese Ball di Supermarket SetiaBudi

Sales Promotion Girl Cheese Ball di Riau Juctions

Sales Promotion Girl Cheese Ball di Papaya Store

Festival US Food di Hotel HYATT Sales Promotion Girl Martinelis Apple Juice

Sales Promotion Girl Martinelis Sparkling Apple

Sales Promotion Girl Eva Sparkling White Grape and Red Grape juice Editor Buku Agribisnis Di Perusahaan Milik Bapak Fauzi Abdul Gofur


(6)

2. 2007-2008 Bekerja Part Time Di Yomart

PENGALAMAN KEGIATAN

No. Tahun Uraian Keterangan

1. 2008-2010 Panitia HUT RI Karang Taruna

-

2. 2005 - 2007 Panitia HUT RI

Peserta Pergelaran Helaran Seni Budaya Tahun 2006 Dan 2007

Mengisi acara Braga Festifal

Mengisi Acara PAN di Gor Padjajaran Mengisi Acara Laptop Si Unyil Trans TV Festival Kabaret di Cihampelas Walk

-