Perancangan Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Barat

1

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Perkembangan Sistem Informasi berbasis komputer pada saat ini sudah menjadi tuntutan utama pada setiap perusahaan dalam skala besar maupun kecil sebagai sistem pengolahan data. Informasi menjadi bagian terpenting pada setiap pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Informasi yang tepat, akurat dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut.

Suatu sistem informasi yang baik akan meningkatkan produktiitas dan kinerja dari perusahaan. Dalam melakukan praktek kerja lapangan di Badan Kepegawaian Daerah Jabar penyusun menemukan permasalahan yaitu Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang masih dilakukan dengan cara manual, yaitu masih melakukan pencatatan transaksi menggunakan ballpoint.

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yangdilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menugaskan. Terutama dalam proses transaksi masih belum tersedianya database untuk menyimpan data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) tersebut, sehingga masalah – masalah itu dapat menghambat aktivitas perusahaan, terlebih lagi sampai menimbulkan kerugiaan bagi perusahaan.Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mendukung pengelolaan

informasi yang ada serta mampu menyelesaikan masalah yang ada dengan menggunakan sistem terkomputerisasi.

Berdasarkan hal tersebut penyusun mencoba menjawab tantangan dan berusaha mengembangkan kemampuan dibidang informatika untuk membuat sebuah perangkat Dalam merumuskan solusi bagi permasalahan tersebut diatas penyusun mencoba menawarkan objek dari studi yang berjudul “Perancangan

Sistem InformasiSurat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Pada Badan

Kepegawaian Daerah(BKD) Provinsi Jawa Barat ”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

a. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah mengenai sistem informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, adalah sebagai berikut:

1. Proses penginputan dan transaksi data masih dilakukan secara manual. 2. Kendala yang timbul adalah pada saat transaksi sering terjadi kesalahan

pencatatan, pengarsipan, dan pelaporan.

3. Kekurangan dari sistem yang sedang berjalan yaitu sering terdapat duplikasi data akibat kesalahan pencatatan, lalu dalam proses pembuatan laporan tidak tepat dan tidak cepat. Sehingga hal – hal tersebut agak menghambat aktivitas di perusahaan.

4. Kemudian dalam pengaliran informasi dari suatu bagian ke bagian lain terjadi keterlambatan penyampaian informasi.

b. Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah dari analisa peneliti pada sistem informasi surat perintah perjalanan dinas (SPPD) pada Badan Kepegawaian Daerah antara lain:

1. Bagaimana membuat rancangan database sistem transaksi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk peningkatan kinerja perusahaan.

2. Bagaimana mengolah, memproses, dan menyimpan datatransaksi secara efektif dan efisien.

3. Bagaimana memperbaiki kekurangan sistem yang sedang berjalan. 4. Bagaimana membuat aliran informasi menjadi lebih efisien.

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Manfaat yang didapat dalam melakukan praktek kerja lapangan adalah:

Bagi Peneliti:

1. Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah. 2. Mengetahui kondisi sebenarnya yang terjadi di dunia kerja. 3. Untuk memperkenalkan gambaran umum perusahaan yang

diperlukan mahasiswa dalam memasuki dunia kerja yang sesuai dengan bidangnya dan sebagai pengalaman kerja.

Bagi Perusahaan:

1. Ikut menunjang program sistem ini, serta membantu perusahaan dalam memudahkan transaksi surat perintah perjalanan dinas. 2. Sebagai bahan masukan dalam mendapatkan program yang

efektif dan efisien untuk kebutuhan informasi dan pengolahan data perjalanan dinas.

3. Sebagai upaya ikut membantu menyiapkan tenaga terampil bagi mahasiswa yang akan terjun ke dunia kerja.

Bagi Universitas:

1. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menguasaimateri pelajaran yang diperoleh dibangku kuliah.

2. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkanilmunya dan sebagai bahan evaluasi.

3. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalammenghadapi dunia kerja yang sebenarnya.

1.4. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan Metode Model Waterfallyang merupakan metode yang berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengindentifikasi kebutuhan perangkat lunak, waterfall bisa menjadi paradigma yang efektif bagi rekayasa perangkat lunak. Penjelasan dari level-level yang dilalui pada model perancangan sistem waterfall adalah sebagai berikut:

1.5.Batasan Masalah

Agar mengarah pada pokok permasalahan yang sedang dibahas serta menghindari kajian yang terlalu luas, maka perlu ditetapkan batasan masalah yang akan menjadi ruang lingkup kajian yang akan dilakukan dengan melihat hal-hal yang telah diuraikan diatas. Maka batasan masalah yang akan dikaji meliputi :

1. Pengelolaan transaksi dikembangkan kearah otomatisasi dan terkomputerisasi dengan perangkat lunak (software) yang dikembangkan. 2. Dalam pelaporan yang dibutuhkan pihak manajemen juga diotomatisasi

dengan mengambil rekam data dari penginputan, dan hasil proses transaksi yang terjadi.

3. Batasan pengembangan lain yaitu dengan membuat sistem informasi dengan sistem client server, yang dapat menjawab permasalahan informasi yang sering terlambat dalam penyampaiannya.

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Waktu praktek kerja lapangan yang dilakukan oleh penyusun dimulai dari tanggal 2 Agustus 2010, dan tempat penyusun melakukan praktek kerja lapangan di Badan Kepegawaian DaerahProvinsi Jawa Barat yang beralamatkan di JalanTernate No. 2 Kota Bandung.

Tabel 1.1.

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No. Aktivitas

Tahun 2010 Bulan

Juni Juli Agustus September Oktober

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengajuan

KP

X

2 Pelaksanaan

KP

X X X X

3 Pengumpulan

Data

X X

4 Penyusunan

& Bimbingan KP

X X X X

5 Pengumpulan

KP

Tabel 1.2

Aktivitas Kerja Praktek

No. Hari Waktu Keterangan

1. Senin s/d Kamis

08.00-16.00 WIB Aktivitas Kerja Praktek 12.00-13.00 WIB Istirahat Kerja

Praktek

2. Jum’at

08.00-16.00 WIB Aktivitas Kerja Praktek 11.30-13.00 WIB Istirahat Kerja

Praktek

8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Pada hakekatnya manusia yang bekerja secara bersamaan dalam sebuah organisasi, secara tidak langsung mereka bekerja sebagai sebuah sistem. Jenis apapun pekerjaan itu apakah itu pembelian, penjualan, transportasi, pengiriman dan lain sebagainya. Secara alami sistem informasi dihasilkan dari manusia yang bekerja dengan manusia. Sistem informasi dapat diartikan sebagai berikut:Sistem informasi merupakan kumpulan dari manusia, data, proses, tampilan informasi, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk perkembangan sebuah operasi dari hari ke hari serta mendukung aktivitas pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen maupun pengguna sistem tersebut. [Whitten, 2002]

Menurut Jogiyanto (2001:2), ”Sistem adalah kumpulan dari elemen- elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Sedangkan menurut McLeod (1996:13), ”Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”.”Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih yang mengkoordinasikan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran.” (Wilkinson, 1993:4).

Sistem adalah kumpulan/group dari subsistem/ bagian/komponen apapun baik pisik ataupun non pisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Setiap sistem memiliki ciri-ciri yang secara umum terdiri dari : Tujuan sistem, subsistem, batas sistem, hubungan sistem, khirarki sistem, lingkungan sistem, input, proses dan output.

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

2.1.1. Elemen Sistem

Sistem Komputerisasi menggunakan berbagai elemen sistem:

1. Perangkat Lunak, Program komputer, struktur data, dan dokumen yang berhubungan dan berfungsi untuk mempengaruhi metode logis, prosedure, dan kontrol yang dibutuhkan.

2. Perangkat Keras, Perangkat elektronik yang dapat mendukung perangkat lunak dan dapat memberikan fungsi dunia eksternal. 3. Manusia, Pemakai dan operator perangkat keras dan perangkat

lunak.

4. Database, Kumpulan informasi yang besar dan terorganisasi yang diakses melalui perangkat lunak.

5. Dokumentasi, Data manual, formulir dan informasi deskriptif lainnya yang dapat menggambarkan penggunaan dan pengoperasian sistem.

6. Prosedure, Langkah-langkah yang dapat menentukan penggunaan khusus dari masing-masing elemen sistem atau konteks prosedural di mana sistem berada.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran atau tujuan(goal).

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

1. Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.

2. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus

ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

3. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satusubsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.

4. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal dalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

5. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalkan untuk sistem computer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

6. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

7. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat dikelompokkan atau di klasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system), sistem abstrak terbentuk dari gagasan-gagasan atau konsep-konsep saling berkaitan. Sistem fisik didefinisikan sebagai suatu sistem yang unsur-unsur pendukungnya secara fisik dapat dilihat atau dirasakan dan memiliki keterkaitan antara satu unsur dengan unsur lainnya.

2. Deterministik sistem adalah sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/diketahui dengan pasti.

Contoh :

a. Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

b. Sistem penggajian.

3. Probabilistik sistem adalah sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan

pasti (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

Contoh :

a. Sistem penilaian ujian b. Sistem pemasaran.

4. Sistem terbuka adalah sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.Contoh : Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi.(Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir.

5. Sistem tertutup adalahsistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalamipertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luarsistem tersebut.

2.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah hasil dari pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut.

Sedangkan Mc Leod mengatakan suatu informasi yang berkualitas harus mempunyai ciri-ciri :

1. Akurat artinya Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. 2. Tepat Waktu artinya Informasi harus tersedia atau ada pada saat informasi

tersebut di perlukan.

3. Relevan artinya Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.

4. Lengkap artinya Informasi harus diberikan secara lengkap.

Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, siklus ini oleh

John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycle).

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-subsistem baik pisik maupun non pisik yang saling berhubungan satu sama dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal pada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik”.Contoh :

a. Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

b. Sistem penggajian.

Probabilistik sistem adalah sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).Contoh :

a. Sistem penilaian ujian b. Sistem pemasaran.

Sistem terbuka adalah sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.Contoh : Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi.(Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir.

Sistem tertutup adalahsistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalamipertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luarsistem tersebut.Contoh : reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Analisis Sistem merupakan sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian- bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian- bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. (Whitten et al, 2004:176). Sedangkan Sistem Desain adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan Analisis Sistem) yang merangkai kembali bagian-baagian relatif pada sistem yang diperbaiki. Hal ini melibatkan penambahan, penghapusan dan perubahan bagian-bagian relatif pada sistem aslinya (awalnya).

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Analisis Sistem merupakan pemecahan dari suatu masalah, banyak pendekatan dalam menghadapi masalah, oleh karena itu Analisis Sistem mempunyai beberapa pendekatan masalah, berikut ini adalah pendekatan masalah dari Analisis Sistem.

1. Analisis Terstruktur (Structured Analysis)

Analisis Terstruktur merupakan sebuah teknik model-driven dan berpusat pada proses yang digunakan untuk menganalisis sistem yang ada, mendefinisikan persyaratan-persyaratan bisnis untuk sebuah sistem baru, atau keduanya (Whitten et al, 2004:177).

2. Teknik Informasi (Information Engineering)

Merupakan sebuah teknik model-driven dan berpusat pada data, tetapi sensitif pada proses. Teknik ini digunakan untuk

merencanakan, menganalisa, dan mendesain Sistem Informasi. Model-model ini adalah gambaran yang mengilustrasikan dan menyesuaikan data dan proses-proses sistem (Whitten et al, 2004:178).

2.4.2. Metode Pengembangan Sistem

Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah diperkenalkan secara luas. Metodologi pengembangan sistem adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep, pekerjaan, aturan-aturan yang digunakan dalam mengembangkan suatu sistem informasi. Sedangjan metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu.

Sebagian besar metodologi diperuntukan bagi tahap desain saja, namun banyak juga yang dapat digunakan untuk tahap analisis.

Pada prinsipnya pemodelan sistem waterfall pengembangannya dilakukan secara sistematis dan terarah dari tahap sistem, secara berurutan melalui tahap analisa, tahap desain sistem, coding, testing dan maintenance dan dapat kembali ketahap awal apabila semua tahapan pengembangan sistem telah dilalui. Pemodelan seperti ini juga dikenal sebagai model sekuensial linear “Linear Sequential model”(Pressman, 1997). Tahap-tahap pengembangan sistem dapat digambarkan dalam diagram berikut:

Gambar 2.1

Model waterfall atau model linear sequential (Pressman,1997).

2.4.3. Alat Bantu Analisis

1) Diagram Alir Dokumen / Flowmap

Diagram Alir Dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.

Tabel 1.3.

2) Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.Diagram konteks disebut juga model konteks, merupakan tingkat tertinggi dari diagram aliran data, dalam diagram konteks menggambarkan batasan sistemsebagai suatu lingkaran dengan dikelilingi oleh entitasentitas luar/external entity.

Diagram Konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem.

Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Context diagram menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:

a. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.

b. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

c. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.

d. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh

lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.

e. Batasan antara sistem kita dan lingkungan.

Diagram Konteks dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran control penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.

Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.

3) DFD (Data Flow Diagram)

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

4) Kamus Data

Kamus Data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file didalam sistem.

5) Perancangan Basis Data

Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.

Sistem Manajemen Basis Data atau Data Base Management System (DBMS atau DMS) adalah paket perangkat lunak yang komplek digunakan untuk memanipulasi database.

a) Normalisasi

Banyak definisi mengenai Normalisasi, salah satunya menyebutkan bahwa Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokkan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud tebentuk satu database yang mudah untuk dimodifikasi. ( Ladjamudin, 2005:168).Langkah- langkah dalam pembuatan normalisasi adalah sebagai berikut :

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpuulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form/1NF)

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data atomic (bersifat atomic value).

Syarat normal kesatu adalah:

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi record nilai field berupa “atomic value”.

b. Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda.

c. Telah ditentukannya primary key untuk tabel atau relasi tersebut. d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

3. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/ 2NF)

Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya) yang dapat didefinisikan jika A dan B adalah atribut-atribut dari suatu relasi, B dikatakan full functional dependency (memiliki ketergantungan sepenuhnya) terhadap A, jika B tergantung fungsional terhadap A, tetapi tidak secara tepat memliki ketergantungan fungsional dari subset (himpunan bagian) dari A. Syarat normal kedua adalah:

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Untuk menghilangkan redudansi dan anomali pembaruan, teori relasional telah mengidentifikasi beberapa bentuk normal dimana bila suatu relasi telah berada dalam suatu bentuk normal maka relasi itu mempunyai properti-properti tertentu yang dapat diprediksi.

b. Atribut bukan kunci, haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya pada kunci utama (primary key).

4. Bentuk Normal Ketiga

Walaupun relasi 2NF memiliki redudansi yang lebih sedikit dari pada 1NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi

anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Anomaly update ini disebabkan oleh suatu ketergantung transitif. Syarat normal ketiga adalah:

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.

b. Atribut bukan kunci (non key), haruslah tidaklah memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci lainnya. Seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsionalitas terhadap primary key direlasi itu saja.

Gagasan dasar relasi bentuk normal adalah kunci relasi dan ketergantungan fungsional terhadap kunci relasi tersebut. Terdapat lima bentuk normal yang utama (sering dibahas) tiga bentuk normal pertama berkaitan dengan kebergantungan fungsional. Sementara itu bentuk keempat dan kelima berkaitan dengan redudansi yang disebabkan ketergantungan banyak nilai.

b) Tabel Relasi

Relasi Tabel secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang didalamnya terdapat tabel-tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi antar satu tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu.

Entity Relationship adalah model data konseptual tingkat tinggi untuk perancangan basis data. Model ER penting dalam perancangan basis data. Model ER menyediakan konsep-konsep berguna yang memungkinkan bergerak dan deskripsi-deskripsi informal apa yang dinginkan pemakai terhadap basisdata menuju deskripsi-deskripsi lebih rinci dan presisi yang dapat diimplementasikan DBMS.

Komponen-komponen entitas relationship adalah a. Entitas (entity)

Entitas adalah sangat serupa dengan objek pada pemodelan berorientasi objek kecuali bahwa entitas tidak mempunyai operasi-operasi sendiri . entitas dapat berupa objek kongkret didunia nyata seperti mahasiswa, pekerja, mobil dan sebagainya. Namun entitas juga dapat berupa onjek abstrak seperti rekening.

b. Atribut (properti-properti)

Atribut adalah properti atau ciri-ciri atau karakteristik dari tipe entitas yang dipentingkan disatu sistem / organisasi . setiap atribut entitas menspesifikasikan properti tertentu dari entitas.

c. Relasi (relationship)

Relationship adalah asosiasi diantara dua entitas atau lebih. Sebagaimana dengan entitas, kita mengumpulkan relationship-relationship serupa menjadi himpunan relationship (relationship set).

2.5.1 Sekilas mengenai HTML(HyperText Markup Language)

HyperText Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa markup yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web, menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah Penjelajah web Internet dan formating hypertext sederhana yang ditulis kedalam berkas format ASCII agar dapat menghasilkan tampilan wujud yang terintegerasi. Dengan kata lain, berkas yang dibuat dalam perangkat lunak pengolah kata dan disimpan kedalam format ASCII normal sehingga menjadi home page dengan perintah-perintah HTML. Bermula dari sebuah bahasa yang sebelumnya banyak digunakan di dunia penerbitan dan percetakan yang disebut dengan SGML (Standard Generalized Markup Language), HTML adalah sebuah standar yang digunakan secara luas untuk menampilkan halaman web. HTML saat

ini merupakan standar Internet yang didefinisikan dan dikendalikan penggunaannya oleh World Wide Web Consortium (W3C). HTML dibuat oleh kolaborasi Caillau TIM dengan Berners-lee robert ketika mereka bekerja di CERN pada tahun 1989 (CERN adalah lembaga penelitian fisika energi tinggi di Jenewa).

Tahun 1980, IBM memikirkan pembuatan suatu dokumen yang akan mengenali setiap elemen dari dokumen dengan suatu tanda tertentu. IBM kemudian mengembangkan suatu jenis bahasa yang menggabungkan teks dengan perintah-perintah pemformatan dokumen. Bahasa ini dinamakan Markup Langiage, sebuah bahasa yang menggunakan tanda-tanda sebagai basisnya. IBM menamakan sistemnya ini sebagai Generalized Markup Language atau GML. Tahun 1986, ISO menyatakan bahwa IBM memiliki suatu konsep tentang dokumen yang sangat baik, dan kemudian mengeluarkan suatu publikasi ( ISO 8879 ) yang menyatakan markup language sebagai standar untuk pembuatan dokumen-dokumen. ISO membuat bahasa ini dari GML milik IBM, tetapi memberinya nama lain, yaitu SGML ( Standard Generalized Markup Language ).

ISO dalam publikasinya meyakini bahwa SGML akan sangat berguna untuk pemrosesan informasi teks dan sistem-sistem perkantoran. Tetapi diluar perkiraan ISO, SGML dan terutama subset dari SGML, yaitu HTML juga berguna untuk menjelajahi internet. Khususnya bagi mereka yang menggunakan World Wide Web. Versi terakhir dari HTML adalah HTML 4.01, meskipun saat ini telah berkembang XHTML yang merupakan pengembangan dari HTML.

<!DOCTYPE html> <html>

<head>

<title>Halo HTML</title> </head>

<body>

<p>Halo Dunia!</p> </body>

</html>

2.5.2 Sekilas mengenai PHP (Personal Home Page)

Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama Form Interpreted (FI), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data formulir dari web.

Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi sumber terbuka, maka banyak pemrogram yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP.

Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.

Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP dirubah menjadi akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing.

Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21. Versi ini banyak dipakai disebabkan

kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi.

Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

Contoh program Program Hello World

Program Hello World yang ditulis menggunakan PHP adalah sebagai berikut: <?php

echo "Hello World"; ?>

2.5.3 Sekilas mengenai MySql

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache, dimana perangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang

Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty" Widenius.

MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

Kehandalan suatu sistem basisdata (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja pengoptimasi-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL yang dibuat oleh pengguna maupun program-program aplikasi yang memanfaatkannya. Sebagai peladen basis data, MySQL mendukung operasi basisdata transaksional maupun operasi basisdata transaksional. Pada modus operasi non-transaksional, MySQL dapat dikatakan unggul dalam hal unjuk kerja dibandingkan perangkat lunak peladen basisdata kompetitor lainnya. Namun demikian pada modus non-transaksional tidak ada jaminan atas reliabilitas terhadap data yang tersimpan, karenanya modus non-transaksional hanya cocok untuk jenis aplikasi yang tidak membutuhkan reliabilitas data seperti aplikasi blogging berbasis web (wordpress), CMS, dan sejenisnya. Untuk kebutuhan sistem yang ditujukan untuk bisnis sangat disarankan untuk menggunakan modus

basisdata transaksional, hanya saja sebagai konsekuensinya unjuk kerja MySQL pada modus transaksional tidak secepat unjuk kerja pada modus non-transaksional.

2.5.4 Sekilas mengenai Javascript

JavaScript pertama kali dikembangkan oleh Brendan Eich dari Netscape dibawah nama Mocha, yang nantinya namanya diganti menjadi LiveScript, dan akhirnya menjadi JavaScript.

Navigator sebelumnya telah mendukung Java untuk lebih bisa dimanfaatkan para programmer yang non-Java. Maka dikembangkanlah bahasa pemrograman bernama LiveScript untuk mengakomodasi hal tersebut. Bahasa pemrograman inilah yang akhirnya berkembang dan diberi nama JavaScript, walaupun tidak ada hubungan bahasa antara Java dengan JavaScript.

JavaScript bisa digunakan untuk banyak tujuan, misalnya untuk membuat efek rollover baik di gambar maupun teks, dan yang penting juga adalah untuk membuat AJAX. JavaScript adalah bahasa yang digunakan untuk AJAX.

Kode JavaScript biasanya dituliskan dalam bentuk fungsi yang ditaruh di tag <head> yang dibuka dengan tag <script type="teks/javascript">.

<script type="teks/javascript"> alert("Halo Dunia!"); <script>

Kode JavaScript juga bisa diletakkan di file tersendiri yang berekstensi .js (singkatan dari JavaScript).Untuk memanggil kode JavaScript yang terdapat di file sendiri, di bagian awal <head> harus ditentukan dahulu nama file .js yang dimaksud menggunakan contoh kode seperti berikut:

</script>

Script pada bagian head

Script ini akan dieksekusi ketika dipanggil (biasanya berbentuk function) atau dipanggil berdasarkan trigger pada event tertentu. Peletakkan script di head akan menjamin skript di-load terlebih dahulu sebelum digunakan (dipanggil). <html> <head> <script type="teks/javascript"> ... </script> </head> </html>

Script pada Body

Script ini dieksekusi ketika halaman di-load sampai di bagian <body>.Ketika menempatkan script pada bagian <body> berarti antara isi dan JavaScript dijadikan satu bagian.

<html> <head> </head> <body> <script type="teks/javascript"> ... </script> </body> </html>

Jumlah JavaScript di <head> dan <body> yang ditempatkan pada dokumen tidak terbatas.

External JavaScript

Terkadang ada yang menginginkan menjalankan JavaScript yang sama dalam beberapa kali pada halaman yang berbeda, tetapi tidak mau disibukkan jika harus menulis ulang script yang diinginkan di setiap halaman. Maka JavaScript dapat ditulis di file secara eksternal. Jadi, antara dokumen HTML dan JavaScript dipisahkan, kemudian berkas tersebut dipanggil dari dokument HTML. Berkas

JavaScript tersebut disimpan dengan ekstensi .js.JavaScript : js/xxx.js document.write("pesan ini tampil ketika halaman diload");Untuk menggunakan eksternal JavaScript (.js) dipakai atribut "src" pada tag <script> pada halaman HTML-nya.

<html> <head> </head> <body>

<script src="xxx.js"> </script>

<p>Script di atas berada di berkas "xx.js" (eksternal) </p> </body>

</html>

2.5.5. Sekilas CSS(Cascading Style Sheet)

Cascading Style Sheet (CSS) merupakan salah satu bahasa pemrograman web untuk mengendalikan beberapa komponen dalam sebuah web sehingga akan lebih terstruktur dan seragam.

Sama halnya styles dalam aplikasi pengolahan kata seperti Microsoft Word yang dapat mengatur beberapa style, misalnya heading, subbab, bodytext, footer, images, dan style lainnya untuk dapat digunakan bersama-sama dalam beberapa berkas (file). Pada umumnya CSS dipakai untuk memformat tampilan halaman web yang dibuat dengan bahasa HTML dan XHTML.

CSS dapat mengendalikan ukuran gambar, warna bagian tubuh pada teks, warna tabel, ukuran border, warna border, warna hyperlink, warna mouse over, spasi antar paragraf, spasi antar teks, margin kiri, kanan, atas, bawah, dan

parameter lainnya. CSS adalah bahasa style sheet yang digunakan untuk mengatur tampilan dokumen. Dengan adanya CSS memungkinkan kita untuk menampilkan halaman yang sama dengan format yang berbeda.

CSS didefinisikan langsung pada tag HTML yang bersangkutan. Cara penulisannya cukup dengan menambahkan atribut style="..." dalam tag HTML tersebut. Style hanya akan berlaku pada tag yang bersangkutan, dan tidak akan mempengaruhi tag HTML yang lain. Contoh Berkas CSS :

<html> <head> <style type="text/css"> body { background-color:#d0e4fe; } h1 { color:orange; text-align:center; } p {

font-family:"Times New Roman"; font-size:20px; } </style> </head> <body> <h1>CSS example!</h1> <p>This is a paragraph.</p> </body>

</html>

2.5.6. XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program.

Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya.

XAMPP dikembangkan dari sebuah tim proyek bernama Apache Friends, yang terdiri dari Tim Inti (Core Team), Tim Pengembang (Development Team) & Tim Dukungan (Support Team)

XAMPP adalah singkatan yang masing-masing hurufnya adalah :

a) X : Program ini dapat dijalankan dibanyak sistem operasi, seperti Windows, Linux, Mac OS, dan Solaris

b) A : Apache, merupakan aplikasi web server. Tugas utama Apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada user berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web. jika diperlukan juga berdasarkan kode PHP yang dituliskan,maka dapat saja suatu database diakses terlebih dahulu (misalnya dalam MySQL) untuk mendukung halaman web yang dihasilkan.

c) M : MySQL, merupakan aplikasi database server. Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang digunakan untuk

mengolah database. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database beserta isinya. Kita dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database.

d) P : PHP, bahasa pemrograman web. Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan kita untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. Sistem manajemen basis data yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQl. namun PHP juga mendukung sistem manajement database Oracle, Microsoft Access, Interbase, d-base, PostgreSQL, dan sebagainya.

e) P : Perl, bahasa pemrograman.

2.5.7 Sekilas Macromedia Dreamweaver

Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web

keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver

keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Versi terakhirMacromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu versi 8. Versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe Systems adalah versi 10 yang ada dalam Adobe Creative Suite 4 (sering disingkat Adobe CS4).

36

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

Reformasi birokrasi pemerintah daerah merupakan kebutuhan dalam upaya mewujudkan pemerintah yang baik (Good Govermance) reformasi birokrasi dibidang organisasi perangkat daerah diarahkan untuk tercitanya organisasi yang efisien, efektif, rasional dan proposional sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan serta adanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi serta komunikasi kelembagaan antara pusat dan daerah. sejalan dengan ditetapkanya PP 41 tahun 2007 tentang Organisasi perangkat daerah dan guna mendorong tercapainya visi dan misi di bidang aparatur dalam penyelenggaraan pemerintah daerah telah dibentuk badan kepegawaian daerah(BKD) provinsi jawa barat yang ditetapkan dengan Perda No.22 tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja inpektorat, badan perencanaan pembangunan daerah, lembaga teknis daerah dan satuan polisi pamong praja provinsi jawa barat, Badan kepegawaian daerah merupakan lembaga teknis daerah yang mempunyai tugas pokok melaksankan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik serta berkedudukan dan bertanggung jawab kepada gubernur melalui sekretaris daerah.

3.1.1.Visi dan misi

Visi Badan Kepegawaian Daerah

Profesional, artinya memiliki wawasan yang luas, kreatif, inovatif dan dapat memandang ke masa depan, memiliki kompetensi di bidangnya, memiliki daya saing secara jujur dan sportif serta menjujung tinggi etika profesi.Akuntabel, artinya perwujudan pertanggungjawabann seseorang atau unit organisasi dalam mengelola sumber daya yang telah diberikan dalam rangka mencapai suatu tujuan melalui suatu media berupa laporan secara periodik. Sumber daya dalama hal ini merupakan sarana pendukung yang diberikan kepada seseorang atau unit

organisasi dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas yang telah dibebankan kepadanya.Amanah, artinya jujur dan terpercaya dalam melaksanakan tugas.

Misi Badan Kepegawaian Daerah

1. Meningkatkan kompetensi dan kinerja aparatur.

2. Meningkatkan sinergitas kepegawaian yang partisipatif dan akuntabel. 3. Meningkatkan kesejahteraan dan kedisiplinan pegawai.

3.1.2. Tugas Pokok& Fungsi

Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya Badan Kepegawaian Daerah mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaraan perumusan dan penetapan kebijakan teknis kepegawaian. b. Penyelenggaraan kepegawaian daerah meliputi kesekretariatan, pengadaan daninformasi pegawai, mutasi dan administrasi kepegawaian, pengembangan karir,kesejahteraan dah disiplin.

c. Penyelenggaraan pengkoordinasian dan pembinaan UPTB.

d. Penyelenggaraan tugas lain dari gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat sesuai dengan PERDA no. 22 Tahun 2008 mempunyai susunan Organisasi sebagai berikut :

a. Kepala

b. Sekretariat, membawahkan:

1. Sub Bagian Perencanaan dan Program. 2. Sub Bagian Keuangan.

3. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum.

c. Bidang Pengadaan dan Informasi Kepegawaian, membawahkan: 1. Sub Bidang Pengadaan dan Formasi Pegawai.

d. Bidang Mutasi dan Administrasi Kepegawaian, membawahkan: 1. Sub Bidang Kepangkatan dan Pensiun.

2. Sub Bidang Perpindahan dan Admunistrasi Kepegawaian. e. Bidang Pengembangan Karir membawahkan :

1. Sub Bagian Kompetensi dan Kinerja. 2. Sub Bagian Penempatan Dlam Jabatan. f. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin

1. Sub Bidang Kesejahteraan Pegawai. 2. Sub Bidang Disiplin dan Penghargaan.

Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat

Gambar 3.1

3.3. Deskripsi Kerja

a. Tugas Pokok dan Fungsi Kepala

Kepala mempunyai beberapa tugas pokok memimpin, mengendalikan, danmengkoordinasikan, kegiatan dalam melaksanakan penyusunan perencanaan umum. Penelitian, monitoring, evaluasi juga pengembangan daerah, dan pelaporan.

b. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan, koordinasi dan pembinaan penyelenggaraan organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, dan administrasi umum lainnya serta penyusunan program, evaluasi, pengawasan dan pengendalian program pembangunan serta pelaporan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut pada Pasal 6, Sekretariat mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan dan pembinaan organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, dan administrasi umum lainnya 2. Penyiapan bahan administrasi perkantoran, rumah tangga, dan

perlengkapan.

3. Penyiapan bahan penyelenggaraan administrasi kepegawaian.

4. Penyiapan bahan penyelengaraan hubungan masyarakat dan protokol. 5. Penyiapan bahan penyusunan rencana/program dan kegiatan dibidang

ketatausahaan meliputi kepegawaian, keuangan, surat menyurat/naskah dinas, kearsipan, perlengkapan dan rumah tangga.

6. Penyiapan bahan pengelolaan urusan ketatausahaan dan kearsipan.

7. Penyiapan bahan koordinasi penyusunan perencanaan dan program pembangunan serta bahan monitoring evaluasi dan pelaporan;

8. Penyiapan bahan pengawasan dan pengendalian program jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

9. Penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya.

Sekretariat terdiri dari :

a. Subbagian Administrasi dan Umum;

b. Subbagian Program, Evaluasi dan Pelaporan; c. Subbagian Kepegawaian.

Subbagian Administrasi dan Umum mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan urusan ketatausahaan dan kearsipan, administrasi pegawai, pengadaan, pemeliharaan barang perlengkapan, rumah tangga, dan pengelolaan barang inventaris.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Melakukan pengumpulan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan urusan ketatausahaan, kearsipan, rumah tangga dan perlengkapan dan kepagawaian.

2. Melakukan penyiapan administrasi pegawai untuk mengikuti diklat struktural dan teknis/fungsional.

3. Melakukan penyiapan pengumpulan bahan, pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan data kepegawaian.

4. Melakukan penyiapan pengumpulan dan pengolahan data serta informasi yang berhubungan dengan urusan ketatausahaan, kearsipan, rumah tangga dan perlengkapan.

5. Melakukan penyiapan bahan penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis dibidang ketatausahaan, kearsipan, rumah tangga dan perlengkapan.

6. Melakukan inventarisasi permasalahan-permasalahan dan penyiapan bahan petunjuk pemecahan masalah.

7. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

8. Melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pengawasan dibidang organisasi dan tata laksana yang meliputi kelembagaan, ketatalaksanaan dan analisis formasi jabatan

9. Melakukan penyiapan bahan penyelenggaraan urusan surat menyurat/naskah dinas dan kearsipan.

10. Melakukan penyiapan bahan perpustakaan beserta penyelenggraan, hubungan masyarakat dan protokol.

11. Melakukan penyiapan bahan perlengkapan dan rumah tangga;

12. Melakukan penyiapan bahan penyusunan laporan program kerja/kegiatan. 13. Melakukan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan

lingkup tugasnya.

Subbagian Program, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan, koordinasi, monitoring dan pembinaan pelaksanaan program, evaluasi dan pelaporan serta melaksanakan pengawasan dan pengendalian program jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Melakukan penyiapan pengumpulan bahan peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan penyusunan program, evaluasi dan pelaporan.

2. Melakukan penyiapan pengumpulan dan pengolahan data serta informasi yang berhubungan dengan penyusunan program, evaluasi dan pelaporan. 3. Melakukan penyiapan perumusan pedoman dan petunjuk teknis dalam

penyusunan program, evaluasi dan pelaporan.

4. Melakukan inventarisasi permasalahan-permasalahan dan penyiapan bahan petunjuk pemecahan masalah.

5. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

6. Melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana/program dan kegiatan jangka panjang, menengah, pendek berupa rencana stratejik organisasi. 7. Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan analisis dan evaluasi serta

penyusunan laporan.

8. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya.

Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan bahan pengelolaan administrasi kepegawaian.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Melakukan penyiapan pengumpulan bahan peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan pembinaan, pengendalian dan bimbingan administrasi kepegawaian;

2. Melakukan penyiapan pengumpulan dan pengolahan data serta informasi yang berhubungan dengan kepegawaian;

3. Melakukan inventarisasi permasalahan-permasalahan dan penyiapan bahan petunjuk pemecahan masalah;

4. Melakukan penyiapan pengumpulan bahan, pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan data kepegawaian;

5. Melakukan penyiapan bahan koordinasi dengan unit kerja terkait;

6. Melakukan penyiapan penyusunan laporan tertulis secara periodik atas pelaksanaan tugas;

7. Melakukan penyiapan administrasi pegawai untuk mengikuti diklat struktural dan teknis fungsional

8. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya.

c. Tugas Pokok dan Fungsi Bidang Pengadaan dan Informasi Kepegawaian

Bidang PengadaanData dan Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pengawasan dibidang manajemen sistem informasi kepegawaian dan penyimpanan data, arsip kepegawaian.

Untuk melaksanakan tugas Bidang Data dan Informasi Kepegawaian mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis penyimpanan data dan informasi kepegawaian;

2. Penyiapan pengumpulan peraturan perundang-undangan dan pengolahan data dan informasi di bidang kepegawaian;

3. Pengkoordinasian perencanaan teknis di bidang pengelolaan data dan informasi kepegawaian;

4. Pembinaan dan pengarahan pelaksanaan tugas di bidang data dan informasi kepegawaian;

5. Penyiapan inventarisasi permasalahan-permasalahan dibidang data dan informasi kepegawaian serta merumuskan langkah-langkah pemecahan masalah;

6. Penyiapan bahan penyusunan bahan data dan informasi kepegawaian;

Bidang Data dan Informasi Kepegawaian terdiri dari: a. Subbidang Manajemen Sistem dan Informasi; b. Subbidang Data dan Arsip Kepegawaian.

Subbidang Manajemen Sistem dan Informasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan, perumusan, penataan dan pendayagunaan data dan informasi melalui manajemen sistem informasi kepegawaian.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Melakukan pengumpulan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan penataan data dan informasi kepegawaian;

2. Melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis tentang pembinaan dan penataan data dan manajemen sistem informasi kepegawaian;

3. Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan system manajemen dan system informasi kepegawaian;

4. Melakukan penghimpunan dan mengolah data sebagai sumber informasi kepegawaian ;

5. Melakukan penyiapan bahan penyusunan kebijakan pedoman petunjuk teknis dalam rangka pelaksanaan manajemen kepegawaian;

6. Menyusun rencana operasional dan program kerja kegiatan pengelolaan data dan informasi pegawai;

7. Melaksanakan pemutakhiran data Pegawai;

8. Menyusun dan mengolah data kepegawaian daerah melalui teknologi informasi dan komunikasi;

9. Pengolahan dokumentasi dan pelaporan kepegawaian daerah 10. Melakukan penyiapan bahan dan petunjuk teknis pembuatan dan

pengembangan fungsi tanda pengenal identitas pegawai; 11. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

12. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;

13. Melaksanakan koordinasi pelayanan dan pengelolaan data dan informasi pegawai dengan sub unit kerja lain di lingkungan Badan.

14. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;

15. Melakukan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya.

Subbidang Data dan Arsip Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pelaksanaan penyimpanan data dan arsip kepegawaian.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Melakukan pengumpulan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan teknik, metode dan sistem penyimpanan data dan arsip pegawai;

2. Menyiapkan petunjuk teknis dan pedoman kerja serta pembinaan pengelolaan data dan arsip kepegawaian;

3. Menyusun kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan data dan arsip kepegawaian;

4. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;

5. Melakukan pelaksanaan koordinasi dan konsultasi kearsipan data pegawai; 6. Melakukan penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas 7. Melakukan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan

d. Tugas Pokok dan Fungsi Bidang Kesejahteraan dan Disiplin

Bidang Kesejahteraan dan Disiplinmempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan perencanaan dan mengkoordinasikan kegiatan pembinaan dan kesejahteraan pegawai.

Untuk melaksanakan tugas, Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan mempunyai fungsi :

a. Penyiapan bahan perumusan, penyusunan kebijakan, pedoman dan b. Petunjuk teknis di bidang pembinaan dan kesejahteraan pegawai; c. Penyiapan bahan pembinaan jasmani, rohani, pemberian penghargaan

serta peningkatan kesejahteraan pegawai;

d. Penyiapan bahan penyusunan dan pengembangan system penilaian kinerja pegawai;

e. Penyiapan bahan pemberian penghargaan pegawai berprestasi; f. Penyiapan bahan pelaksanaan pemberhentian pegawai;

g. Penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya.

Bidang Kesejahteraan dan Disiplinterdiri atas :

1. Subbidang Penilaian Kinerja dan Pemberhentian Pegawai 2. Subbidang Kesejahteraan dan Penghargaan Pegawai

Subbidang Penilaian Kinerja dan Pemberhentian Pegawai mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana dan program pembinaan dan peningkatan kesejahteraan pegawai.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Mengumpulkan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan penilaian kinerja dan pemberhentian pegawai;

2. Merumuskan pelaksanaan pelayanan dibidang penilaian dan pemberhentian pegawai;

3. Menyusun rencana kebutuhan dan pemanfaatan pegawai Tenaga Sukarela; 4. Menyusun bahan pembinaan, penilaian kinerja dan pemberhentian

pegawai;

5. Melakukan identifikasi masalah yang berkaitan dibidang pembinaan penilaian kinerja dan pemberhentian pegawai dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;

6. Menyiapkan bahan pembinaan/tindakan indisipliner dari PNS dan TKS; 7. Menyiapkan bahan dalam rangka penyelesaian masalah kedudukan hukum

pegawai antara lain uang tunggu, wafat/tewas, cuti diluar tanggungan Negara.

8. Menyelenggarakan tertib administrasi pemberhentian pegawai, membuat laporan berkala bidang pemberhentian.

9. Menyiapkan bahan dalam rangka menetapkan kebijaksanaan pengolahan data kepegawaian serta memelihara DP-3 PNS;

10. Menyusun bahan penelitian dan perumusan usulan pemberhentian PNS; 11. Menyiapkan bahan pelaksanaan pembuatan LP2P bagi PNS;

12. Menindaklanjuti Laporan Hasil Pemeriksaan PNS yang tersangkut permasalahan hukum;

13. Menyiapkan bahan pelaksanaan Sumpah/janji PNS;

14. Membuat pertimbangan dan penetapan masalah kepegawaian, kedudukan hukum serta kewajiban pegawai;

15. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas

16. Melakukan tugas-tugas lain yang dberikan sesuai dengan ruang lingkup tugasnya.

Subbidang Kesejahteraan dan Penghargaan Pegawai mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pembinaan kesejahteraan dan penghargaan pegawai.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Mengumpulkan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan pembinaan kesejahteraan dan penghargaan pegawai;

2. Merumuskan pelaksanaan pelayanan dibidang kesejahteraan dan penghargaan pegawai;

3. Menyusun rencana operasional dan program kerja kegiatan pelayanan dan pengelolaan kesejahteraan pegawai;

4. Mengelola administrasi pembinaan kesejahteraan pegawai;

5. Mengelola administrasi izin perkawinan, perceraian dan adminsitrasi cuti pegawai;

6. Melaksanakan pengelolaan administrasi pemberian penghargaan bagi pegawai;

7. Mengelola jaminan kesejahteraan pegawai;

8. Melakukan identifikasi masalah yang berkaitan dibidang pembinaan penilaian kinerja dan pemberhentian pegawai dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;

9. Melakukan penelitian dan penyelesaian administrasi sebagai peserta Asuransi Kesehatan dan Asuransi lainnya;

10. Melakukan penyiapan administrasi dalam upaya peningkatan kesejahteraan pegawai;

11. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas

12. Melakukan tugas-tugas lain yang dberikan sesuai dengan ruang lingkup tugasnya.

e. Tugas Pokok dan Fungsi Bidang Mutasi dan Pengadaan Pegawai

Bidang Mutasi dan Pengadaan Pegawai mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan perencanaan dan mengkoordinasikan kegiatan perencanaan pengadaan, pengangkatan, kepangkatan, pemindahan dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil.

Untuk melaksanakan tugas, Bidang Mutasi dan Pengadaan Pegawai mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan perumusan perncanaan dan penyusunan kebijakan pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan seleksi dan pengangkatan Calon Pegawai;

2. Penyiapan penyusunan dan penyimpanan data administrasi mutasi pegawai;

3. Penyiapan bahan penyusunan, perencanaan, pengadaan , penempatan dan pemindahtugasan pegawai pada organisasi perangkat daerah;

4. Penyiapan bahan formasi penyusunan Calon Pegawai Negeri Sipil Daerah (CPNSD);

5. Pengolahan bahan usulan kenaikan pangkat pegawai;

6. Penyiapan bahan penetapan penilaian angka kredit jabatan fungsional; 7. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan petunjuk teknis bidang

kepangkatan dan pensiun

8. Melakukan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya

Bidang Mutasi dan Pengadaan Pegawai terdiri dari : a. Subbidang Kepangkatan dan Mutasi Pegawai; b. Subbidang Perencanaan dan Pengadaan Pegawai.

Subbidang Pengangkatan dan Mutasi Pegawai mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana dan program mutasi jabatan, kepangkatan dan pensiun.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Melakukan pengumpulan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan mutasi jabatan;

2. Menyiapkan bahan pembuatan Surat Keputusan tentang penempatan pegawai, mutasi pegawai baik antara unit kerja dalam lingkungan pemerintah maupun mutasi antar kabupaten kota;

3. Melakukan inventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan bidang mutasi PNS, kepangkatan dan pensiun dan penyiapan bahan petunjuk pemecahan masalah;

4. Melakukan bahan penyiapan perencanaan pengangkatan dan pemindahan dari dan dalam jabatan;

5. Mengumpulkan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang kepangkatan dan pensiun; 6. Melakukan pengumpulan, penghimpunan dan pengolahan data informasi

yang berhubungan dengan kepangkatan dan pensiun;

7. Menyiapkan bahan dalam rangka pembuatan Surat Keputusan tentang kenaikan pangkat dan gaji berkala, impasing (kenaikan gaji pokok);

8. Melakukan pemprosesan Surat Keputusan kenaikan pangkat, surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala dan Kartu Pegawai;

9. Melakukan pengumpulan bahan dan penyelenggaraan ujian dinas dan ujian kepangkatan;

10. Melakukan penyiapan permintaan KARPEG, KARIS, KARSU dan TASPEN serta menyusun dan mengelola datanya;

11. Melakukan penyusunan DUK PNS;

13. Melakukan penyiapan bahan pertimbangan teknis mengenai penetapan kenaikan pangkat PNSD;

14. Mengelola bahan usulan kenaikan pangkat pegawai;

15. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;

16. Melakukan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya.

Subbidang Perencanaan dan Pengadaan Pegawai mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana dan program perencanaan, pengembangan dan pengadaan pegawai.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Melakukan pengumpulan bahan dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan perencanaan dan pengadaan pegawai;

2. Penyusunan rencana operasional dan program kerja kegiatan penyusunan formasi;

3. Pelaksanaan penyusunan pengusulan dan penetapan formasi Pegawai setiap tahun anggaran;

4. Penyusunan rencana operasional dan program kerja kegiatan pelayanan dan pengelolaan pengadaan pegawai;

5. Pelaksanaan pelayanan dan pengelolaan administrasi pengadaan pegawai; 6. Pengkoordinasian perencanaan teknis di bidang pengelolaan dan

pengadaan pegawai;

7. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas

8. Melakukan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup tugasnya.

52

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam sistem dan berhubungansatu proses dengan proses lainnya. Dari pemahaman proses tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan usulan terhadap sistem yang ada, untuk dikembangkan lebih lanjut. Dengandemikian, dapat dikatakan bahwa tahap analisis merupakan tahap yang cukupkritis, sebab kesalahan dalam analisis akan mempengaruhi tahap selanjutnya.

1.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang menggambarkan bagaimana, dan untuk apa saja dokumen-dokumen itu digunakan dalam sistem informasi surat perintah perjalanan dinas di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat. Untuk itu analisis dokumen merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya. Berikut ini adalah uraian beberapa dokumen yang terkait dengan permasalahan yang diajukan, diantaranya :

1. Nama Dokumen : Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Fungsi : Sebagai rincian data perjalanan pegawai Rangkap : 1 (satu) rangkap

2. Nama Dokumen : Kwitansi Bukti Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti telah menerima uang perjalanan dinas dari bemdahara keuangan

Rangkap : 1 (satu) rangkap

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur yang sedang berjalan di Badam Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut:

Event List :

1. Kepala Bagian Simpeg memberikan pengajuan surat perintah perjalanan dinas kepada Kepala Perencanaan dan Program.

2. Setelah formulir diisi dan disetujui oleh Kepala Bagian Simpeg yang bersangkutan, formulir dikembalikan ke Sub BagianPengadaan dan Informasi dan Kepegawaian.

3. Setelah disetujui oleh Kepala Perencanaan dan Program, Kepala Sub Bagian Pengadan dan Informasi Kepegawaian (Pelaksana) membuat Surat Perintah (Lampiran I), Formulir Bukti perjalanan dinas (Formulir II) Rincian biaya (Formulir III), dan Kuitansi Perjalanan Dinas atas nama pegawai yang bersangkutan.

4. Kepala Sub Bagian Pengadaan dan Informasi Kepegawaian, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah, melalui Kepala Bagian Tata Usaha membuat surat permohonan kepada Kepala Bagian keuangan untuk pengeluaran biaya perjalanan dinas dengan dilampiri formulir pengajuan yang telah disetujui oleh Kepala Bagian Simpeg.

5. Kepala Bagian Keuangan meneruskan surat permohonan yang telah disetujui oleh Kepala Bagian Tata Usaha, kepada Kepala Sub Bagian Keuangan dan Sub Bagian Pengadaan Informasi.

6. Kepala Sub Bagian Keuangan, mengeluarkan uang muka perjalanan dinas sesuai dengan pengajuan.

7. Kepala Sub Bagian Pengadaan dan Informasi Kepegawaian mengambil uang muka perjalanan dinas sesuai dengan jumlah pengajuan dan memberitahukan kepada pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas.

8. Pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas, mengambil biaya perjalanan dinas ke Sub Bagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah (Pelaksana) dengan menandatangai Rincian Biaya dan Kwitansi Perjalanan dinas.

9. Kepala Sub Bagian Pengadaan dan Informasi Kepegawaian memberikan Surat Perintah dan Formulir Bukti perjalanan dinas (Formulir II) untuk dimintakan Cap, tanda tangan dan nama pejabat penandatangan pada Instansi tempat tujuan pada saat tiba dan akan kembali dari tujuan.

10. Pegawai yang bersangkutan, menyerahkan kembali Surat Perintah Perjalanan Dinas dan Formulir Bukti perjalanan dinas (Formulir II) kepada Kepala Sub Bagian Simpeg serta membuat Laporan Kegiatan Perjalanan Dinas sesuai Lampiran disampaikan kepada Kepala Bidang Simpeg sebagai bukti telah selesai melaksanakan perjalanan dinas.

4.1.2.1. Flow Map

Flow Map adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa form formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar dalam suatu sistem. Diagram ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entity melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari struktur sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen.

4.1.2.2. Diagram Kontek

Gambar 4.2. Diagram Kontek yang sedang berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram berfungsi untukmenggambarkan arus data dalams sistem dengan terstuktur dan jelas.Pembuatan Data Flow Diagram yang sedang berjalan ini bertujuan untukmenggambarkan sistem yang berjalan sebagai jaringan kerja antar prosesyang berhubungan satu sama lain, dengan aliran data yang terdapat dalam sistem.

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Jika dilihat dari pada flowmap, dapat dilihat bahwa terdapat pekerjaan cukup banyak, selain banyak mengerjakan persoalan yang berulang-ulang namun juga dihadapkan oleh banyak nya data Jadi harus ada sebuah sistem informasi yang mendukung trainer untuk membuat laporan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

4.2. Usulan Perancangan Sistem 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan utama dari perancangan sistem yang baru ini adalah untuk menyempurnakan system yang sudah ada sebelumnya. Dalam sistem yang lama penyimpanan database masih bercabang sedangkan dalam sistem yang baru, kami mengusulkan penyimpanan data dalam satu database.

4.2.2.1 Flowmap

4.2.2.2 Diagram Kontek

4.2.2.3. Data Flow Diagram

4.2.2.4. Kamus Data

Kamus data (data dictionary) adalah katalogfakta mengenai data kebutuhan-kebutuhan informasi dan suatu informasi untuk mendefinisikan data yang mengalir dari sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasrkan arus data yang ada dalam Data Flow Diagram (DFD) dan hanya ditunjukan arus datanya saja.

1. Kamus data, Form SPPD

Nama Arus Data : Form Surat Perintah Perjalanan Dinas Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Sebagai pengajuan untuk melakukan perjalanan dinas

Arus Data : Dari Entitas Kepala Bagian Simpeg ke Proses 1.0 2. Kamus Data, Form SPPD

Nama Arus Data : Form Surat Perintah Perjalanan Dinas Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Setelah diproses lalu sebagai pengajuan untuk melakukan perjalanan dinas tahap selanjutnya

Arus Data : Dari Proses 1.0 ke Proses 2.0 3. Kamus Data, Form SPPD

Nama Arus Data : Form Surat Perintah Perjalanan Dinas Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Sebagai pengajuan untuk melakukan perjalanan dinas

4. Kamus Data, Form SPPD Valid

Nama Arus Data : Form Surat Perintah Perjalanan Dinas Valid Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Sebagai pengesahan SPPD

Arus Data : Dari Entitas Kepala Sub. PIK ke Proses 3.0

5. Kamus Data, Form SPPD Disetujui + Uang Dinas

Nama Arus Data : Form Surat Perintah Perjalanan Dinas Valid Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Sebagai pengesahan SPPD lalu akan diberikan uang dinas

Arus Data : Dari Proses 3.0 Kepala Bagian Keuangan

6. Kamus Data, Form Surat Tugas + Uang Dinas + Kuitansi

Nama Arus Data : Form Surat Tugas + Uang Dinas + Kuitansi Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Akan dibuatkan surat tugas + uang dinas + kuitansi Arus Data : Dari Proses 4.0 ke entitas Pegawai

7. Kamus Data, Laporan + Bukti Kegiatan

Nama Arus Data : Form Surat Perintah Perjalanan Dinas Valid Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Sebagai pengesahan SPPD

8. Kamus Data, Form Surat Tugas + Kuitansi

Nama Arus Data : Form Surat Perintah Perjalanan Dinas Valid Bentuk Data : Berupa Dokumen

Penjelasan : Laporan dan bukti telah melakukan perjalanan dinas

Arus Data : Dari Proses 5.0 ke entitas Kepala Bagian

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan / Dirancang

Beberapa keunggulan dari system yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Dengan system yang kami usulkan, kinerja korlap menjadi lebih maksimal

2. Sengan system database yang terpusat akan menjadi lebih mudah dalam mengolah maupun mengambil daa

3. Semakin cepatnya aliran dalam melakukan proses pengolahan data 4. Proses pengajuan menjadi lebih cepat

57

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.Kesimpulan

Sistem informasi penjualan dan persediaan barang dibuat untuk membantu dalam proses pengolahan data penjualan dan persediaan barang yang sebelumnya dilakukan secara manual, yaitu dengan cara dicatat pada buku. Hal tersebut menyebabkan terjadinya banyak kesalahan pada proses pendataan penjualan dan persediaan barang serta dibutuhkan waktu yang relatif lama dalam proses pembuatan laporan penjualan.

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Penulis maka Penulis memberikan kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan dan persediaan barang memiliki beberapa keuntungan diantaranya : mampu melakukan pengolahan data transaksi dengan tepat dan mudah, sehingga waktu yang dibutuhkan lebih singkat, dan akurat. Selain itu pembuatan laporan menjadi lebih mudah dan efisien dari sisi waktu dan biaya.

5.2.Saran

Adapun saran – saran yang dapat dikemukakan dalam laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Agar sistem yang dibuat berjalan dengan baik, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi karyawan yang akan menjalankan sistem ini.

2. Untuk menghindari resiko kehilangan data atau terkena virus komputer, disarankan agar membuat file backup secara teratur pada sebuah cd atau media penyimpanan lainnya.

Perancangan Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas

Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

Provinsi Jawa Barat

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Cipta Cahya Gumelar NIM. 10507249 Hariya Pramana NIM. 10507258 Agung Yuly Diyantoro NIM. 10507276

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Metode Model Waterfall ... 4

Gambar 2.1 Model Waterfall atau Model Linear sequential (Pressman, 1997)..18

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Barat ... 38

Gambar 4.1 Flowmap yang sedang berjalan ... 55

Gambar 4.2. Diagram Kontek yang sedang berjalan ... 56

Gambar 4.3 DFD yang sedang berjalan ... 56

Gambar 4.4 Flowmap yang diusulkan ... 58

Gambar 4.5 Diagram Kontek yang diusulkan ... 59

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR SIMBOL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ... 3

1.4. Metode Pengembangan Sistem ... 4

1.5. Batasan masalah ... 5

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem ... 8

2.1.1. Elemen Sistem ... 9

2.1.2. Karakterisitik Sistem ... 10.

2.1.3. Klasifikasi Sistem ...12

2.2.Pengertian Informasi ...14

2.3.Pengertian Sistem Informasi ...15

2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ...16

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ...16

2.4.2. Metode Pengembangan Sistem ...17

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR SIMBOL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ... 3

1.4. Metode Pengembangan Sistem ... 4

1.5. Batasan masalah ... 5

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem ... 8

2.1.1. Elemen Sistem ... 9

2.1.2. Karakterisitik Sistem ... 10.

2.1.3. Klasifikasi Sistem ...12

2.2.Pengertian Informasi ...14

2.3.Pengertian Sistem Informasi ...15

2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ...16

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ...16

2.4.2. Metode Pengembangan Sistem ...17

iv

1) Flow Map ...18

2) Diagram Kontek ...20

3) Data Flow Diagram ...21

4) Kamus Data ...22

5) Perancangan Basis Data ... 22

a) Normalisasi ... 22.

b) Tabel Relasi ... 24

2.5. Bahasa Pemrograman & Aplikasi Pendukung...25

2.5.1. Sekilas mengenai HTML (Hyper Text Markup Language ... 25

2.5.2. Sekilas mengenai PHP (Personal Home Page) ... 27

2.5.3. Sekilas mengenai MySql ... 28

2.5.4. Sekilas mengenai Javascript ... 30

2.5.5. Sekilas mengenai CSS (Casecading Style Sheet) ... 32

2.5.6. Sekilas mengenai XAMPP ... 34

2.5.7. Sekilas Macromedia Dreamweaver ... 35

Bab III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Tinjauan Umum Perusahaan ... 36

3.2.Struktur Organisasi Perusahaan ... 37

3.3.Deskripsi Kerja ... 39

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 52

4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan ... 52

4.1.1. Analisis Dokumen ... 52

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 53

4.1.2.1. Flow Map ... 55

4.1.2.2. Diagram Kontek ... 56

4.1.2.3. Data Flow Diagram ... 56

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan ... 57

4.2.Usulan Perancangan Sistem ... 57

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 57

v

4.2.2.1. Flow Map ... 58

4.2.2.2. Diagram Kontek ... 59

4.2.2.3. Data Flow Diagram ... 59

4.2.2.4. Kamus Data ... 60

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang ... 62

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.Kesimpulan ... 63

5.2.Saran ... 63

DAFTAR PUSTAKA

Ramadhan, Arief. 2006. Pemrograman Web Database dengan PHP dan MySQL. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

Hakim, L, dan Musalini, U. 2004. Cara Cerdas Menguasai Layout, Desain dan Aplikasi Web. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Hakim, L, dan Musalini, U. 2004. Cara Mudah Memadukan Web Design dan Web Programming. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Syafii, M. 2005. Panduan Membuat Aplikasi Database dengan PHP 5. Yogyakarta: Andi Offset.

Wahono, S, Romi. 2009. Devinisi PHP dan MySQL. Jakarta : PT. Brainmatics. Kurniawan, Fajar. 2007. Kebutuhan TI dan Aplikasi Berbasis Web. Jogjakarta : teknologi informasi.

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia dan rahmat-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini. Shalawat dan salam semoga terlimpah kepada Nabi Muhammad SAW, keluarga beliau, para sahabat serta para pengikutnya hingga akhir zaman.

Laporan praktek kerja lapangan ini berjudul “Perancangan Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Barat”. Pada praktek kerja lapangan ini dijelaskan tentang pemodelan sistem informasi surat perintah perjalanan dinas. Dari model sistem informasi tersebut dibuat aplikasi perangkat lunak berbasis web untuk mendukung sistem. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan akan mempermudah pengelolaan/manajemen di institusi bersangkutan.

Penyusun menyadari bahwa dalam laporan praktek kerja lapangan ini masih terdapat banyak kekurangan yang disebabkan keterbatasan kemampuan penyusun. Oleh karena itu, penyusun mengharapkan saran dan kritik yang konstruktif bagi penyusun khususnya untuk memperbaiki laporan praktek kerja lapangan ini agar dapat memberi manfaat bagi para pembaca umumnya dan Penyusun sendiri khususnya.

Bandung, Oktober 2010

i

LEMBAR PENGESAHAN

Perancangan Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas

Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

Provinsi Jawa Barat

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Cipta Cahya Gumelar NIM. 10507249

Hariya Pramana NIM. 10507258

Agung Yuly Diyantoro NIM. 10507276

Bandung, ... 2010

Pembimbing Jurusan,

Citra Noviyasari, S.Si, MT NIP. 4127. 70. 26. 009

Pembimbing Lapangan,

Encep Ruchiyat, S.Sos NIP. 195505061985031004 Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019