Pembangunan Sistem Informasi Penyaluran Beras pada Unit Pengolahan Gabah Beras (UPGB) Jatisari Karawang

PEMBANGUNAN

SISTEM INFORMASI

PENYALURAN BERAS PADA UNIT

PENGOLAHAN GABAH BERAS

(UPGB) JATISARI KARAWANG

KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Studi Teknik Informaika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Azmi Najib Mahfudz

10109218

Reza Jatnika

10109223

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

E1

LAMPIRAN E

F1

LAMPIRAN F

G-1

LAMPIRAN G

RIWAYAT HIDUP

G-2

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Azmi Najib Mahfudz

Jenis Kelamin : Laki-laki

Tempat, tanggal lahir : Jeddah, 22 Januari 1991

Kewarganegaraan : Indonesia

Status perkawinan : Belum Nikah

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Jl. Suratno GG. Sinarharapan no.38

Rt. 01/03 Kel.Kebonbaru Kec.Kejaksan

Cirebon.

Hp : 087 822 8131 96

E-Mail : azmi_crb@yahoo.com

roxate123@gmail.com

Website : http://www.azmynajib.net

http://www.facebook.com/azmy.mahfoz

PENDIDIKAN FORMAL

1996 – 1999 : SD Pancasila Jeddah, Saudi Arabia 1999 – 2003 : SD Negeri Kebonbaru 5

2003 – 2006 : SMP AL-Irsyad AL-Islamiyah Cirebon

2006 – 2009 : SMK Informatika AL-Irsyad AL-Islamiyah Cirebon

G-3

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Curriculum Vitae

DATA PRIBADI

Nama : Reza Jatnika

Jenis Kelamin : Laki-laki

Tempat, tanggal lahir : Bandung, 6 November 1991

Kewarganegaraan : Indonesia

Status perkawinan : Belum Nikah

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Perum bumi taruno permai blok D4

No. 1 Kel. Adiarsa Kec. Kab Karawang Barat

Hp : 0857 213 33045

E-Mail : rezajatinika13@gmail.com

Website : http://www.rezajatnika.com

http://www.twitter.com/reza.jatnika

PENDIDIKAN FORMAL

1996 – 2003 : SD Negeri Adiarsa 16

2003 – 2006 : SMP 3 Karawang

2006 – 2009 : SMA Negeri 3 Karawang

2009 –2008 : Universitas Komputer Indonesia 2008 - : Universitas Komputer Indonesia

III

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... I DAFTAR ISI ... III DAFTAR TABEL ... VI DAFTAR GAMBAR ... VII DAFTAR LAMPIRAN ... X

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH ... 3

1.3 MAKSUD DAN TUJUAN ... 3

1.4 BATASAN MASALAH ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8

2.1Profile Perusahaan ... 8

2.1.1Sejarah Singkat Perusahaan ... 8

2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 10

2.1.2.1.Visi Perusahaan ... 10

2.1.2.2.Misi Perusahaan ... 10

2.1.3Struktur Organisasi Perusahaan ... 10

2.1.4Deskripsi Tugas ... 11

2.2Landasan Teori ... 14

2.2.1.Analisa Sistem ... 14

2.2.1.1.Pengertian Sistem ... 14

2.2.1.2.Pengertian Sistem Informasi ... 14

2.2.1.3.Pengertian Inventori ... 15

2.2.1.4.Pengertian Aplikasi ... 15

2.2.2Object Oriented Programming (OOP) ... 15

2.2.3.Pemodelan Data... 18

2.2.4.Analisis Sistem ... 20

2.2.5.Perangkat Lunak Pembangun Sistem ... 23

IV

2.2.4.2.MySQL ( Database ) ... 27

BAB III PEMBAHASAN ... 30

3.1 JADWAL KERJA PRAKTEK ... 30

3.2 CARA / TEKNIKKERJAPRAKTEK ... 30

3.3 DATA HASIL KERJA PRAKTEK ... 30

3.3.1.LingkupPekerjaan ... 30

3.3.2.Analisis Sistem ... 31

3.4 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN ... 31

3.4.1Analisa Dokumen yang sedang berjalan ... 31

3.4.2Analisa Prosedur yang sedang berjalan ... 33

3.4.2.1Analisa Prosedur Pendaftaran Agen ... 33

3.4.2.2Analisa Prosedur Pembelian ... 34

3.4.2.3Analisa Prosedur Rekap Penerimaan Barang ... 35

3.4.2.4Analisa Prosedur Produksi ... 36

3.4.2.5Analisa Prosedur Penjualan ... 36

3.4.2.6Analisa Prosedur Pengiriman ... 37

3.4.3Flowmap ... 37

3.4.4Diagram Konteks ... 42

3.4.5Data Flow Diagram ... 43

3.4.6Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 47

3.5 PERANCANGAN SISTEM ... 48

3.5.1Tujuan Perancangan Sistem ... 48

3.5.2Gambaran umum sistem yang diusulkan ... 49

3.5.3.1Pendaftaran Agen ... 49

3.5.3.2Pembelian dan Rekap Penerimaan Barang ... 50

3.5.3.3Produksi ... 51

3.5.3.4Penjualan ... 51

3.5.3.5Pengiriman ... 52

3.5.3.6Flowmap ... 53

3.5.3.7Diagram Konteks ... 57

3.5.3.8DFD (Data Flow Diagram) ... 58

3.5.3.9Kamus Data ... 62

3.5.3Perancangan Basis Data ... 66

3.5.3.1Normalisasi ... 65

V

3.5.3.3ERD ... 78

3.5.3.4Struktur File ... 80

3.5.4Kodifikasi ... 87

3.5.5Perancangan Antar Muka ... 92

3.5.5.1Struktur Menu ... 92

3.5.5.2Perancangan Input ... 95

3.5.5.3Perancangan Output ... 103

3.5.6Perancangan Jaringan ... 109

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 111

4.1Kesimpulan ... 111

4.2Saran ... 111

i

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga dapat terselesaikan laporan penelitian hasil kerja praktek yang berjudul “Pembangunan sistem informasi penyaluran beras pada unit pengolahan gabah beras (UPGB) Jatisari Karawang”.

Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mengalami hambatan dan kesulitan, tetapi berkat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Kedua orang tua yang tidak pernah letih memberikan bimbingan, dukungan, kepercayaan, dan do’a serta nasehatnya untuk keberhasilan penulis.

2. Irawan Afrianto, S.T., MT. Selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

3. Bapak Taryana, S.T., M.Kom. Selaku dosen pembimbing serta selaku dosen wali yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

4. Bapak pembimbing di tempat kerja praktek yang selalu memberikan motivasi dalam pengerjaan laporan ini.

5. Sahabat sekalian mahasiswa angkatan 2009 khususnya di Jurusan Teknik Informatika kelas IF - 5 yang tidak henti-hentinya memberikan doa dan semangat untuk penulis.

Akhir kata penulis mengharapkan semoga amal kebaikan yang telah diberikan oleh semua pihak yang terlibat dalam penyusunan laporan kerja praktek ini diterima oleh Allah SWT dan penulis menunggu kritik dan saran yang

ii

membangun sebagai masukan untuk penyempurnaan penyusunan laporan kerja praktek ini serta dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Bandung, Januari 2014

112 DAFTAR PUSTAKA

[1]. Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2003

).

[2]. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta: Andi, 1990)

[3]. .Kadir, Abdul. 2003. Dasar Pemrograman Java 2. Yogyakarta: ANDI.

[4].Supardi,Ir. Yuniar.2009. Belajar Semua Edisi Java 2 untuk Segala Tingkat. Jakarta:

Elex Media Komputindo.

http://en.wikipedia.org/wiki/Abstract_Window_Toolkit Diakses tanggal 20 Maret 2011.

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan Teknologi Informasi saat ini semakin maju meningkatnya kebutuhan akan teknologi yang dibutuhkan disegala bidang kehidupan masyarakat luas seperti : bidang pendidikan, bidang perdagangan, bidang perbankan dan lain sebagainya. Penggunaan Teknologi Informasi memiliki peran penting dalam menjalankan suatu kegiatan yang memerlukan kecepatan dan ketepatan waktu, Teknologi Informasi sebagai salah satu bagian dari Sistem Informasi yang digunakan untuk pengelolaan data menjadi informasi yang digunakan untuk peningkatan kualitas di bidang bisnis.

UPGB JATISARI Karawang merupakan salah satu perusahaan yang menyelenggarakan pengelolaan usaha industri pangan khususnya perberasan beserta mata rantai aktivitasnya secara integrasi dengan mendayagunakan seluruh sumberdaya secara efektif, efisien dan sinergis sehingga mampu meningkatkan pertumbuhan usaha untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan. UPGB ini melayani pemesanan beras dalam jumlah besar dan menyalurkannya ke pasar-pasar umum. Pada saat ini UPGB menjual dan memproduksi beras untuk dipasarkan dan di disalurkan ke pasar besar atau agen besar seperti Bulog, Swalayan dan Pasar Umum. Proses penjualan beras saat ini dilakukan dengan cara memberikan sample langsung kepada setiap agen yaitu Bulog, Pasar Umum, Swalayan,maupun antar UPGB.

2

Selain itu UPGB JATISARI ini memproduksi bermacam jenis beras sesuai dengan permintaan dari Agen itu sendiri.

Terdapat beberapa kendala yang di hadapi di UPGB JATISARI seperti, mereka belum sepenuhnya menggunakan fasilitas teknologi informasi untuk lebih mempermudah proses kerja di UPGB seperti pada bidang penyaluran yang saat ini berjalan di UPGB yang belum sepenuhnya menggunakan teknologi informasi dan hanya menggunakan pencatatan pemasukan dan pengeluaran barang berupa nota maupun kwitansi dalam proses penyalurannya.

Sampai saat ini pengelolaan data produksi dan penyaluran di UPGB JATISARI masih dilakukan secara manual. Sehingga masih sering terjadi ketidak akuratan data dengan laporan dan seringkali ada beberapa arsip yang sulit untuk ditemukan. Dibutuhkan waktu yang lama untuk menyajikan informasi tentang produksi dan penyaluran pada UPGB.

Berdasarkan hal tersebut penulis ingin membantu meminimalkan terjadinya kelemahan tersebut dengan membuat suatu perancangan sistem informasi berbasis desktop di UPGB JATISARI Karawang, sehingga dapat membantu menyajikan informasi yang akurat dan mengurangi kesalahan dalam pencatatan laporan ini.

3

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang penelitian diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang timbul di UPGB JATISARI yaitu sebagai berikut : 1. Sistem yang berjalan pada proses penyaluran beras saat ini masih menggunakan

pencatatan sederhana berupa nota dan kwitansi sehingga proses pencarian data kurang efisien karena masih dilakukan secara manual.

2. Belum tersedianya media teknologi informasi yang memadai untuk memudahkan proses pencarian data dan pembuatan laporan penyaluran barang, pembelian dan penjualan oleh UPGB.

3. Pengelolaan data penyaluran belum akurat dikarenakan belum adanya pemanfaatan basis data secara baik dan optimal sehingga seringkali terdapat beberapa data yang hilang.

4. Laporan pengelolaan stok gabah dan beras belum terstruktur sehingga rekapitulasi pembelian dan penjualan gabah dan beras sulit di kontrol.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan laporan ini adalah untuk merancang dan membangun sebuah teknologi informasi berbasis desktop pada UPGB JATISARI guna memberikan kemudahan dalam proses penyaluran yang dilakukan UPGB JATISARI serta menghemat waktu dan biaya sehingga penggunaan teknologi informasi ini dapat dirasakan manfaatnya.

4

1.4. Batasan Masalah

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka masalah yang dibatasi hanya dalam ruang lingkup pembahasan mengenai :

1. Sistem Informasi yang akan di rancang adalah mengenai proses penyaluran beras pada UPGB JATISARI Karawang.

2. Kegiatan-kegiatan yang di lakukan adalah proses penyaluran beras kepada pasar umum atau antar UPGB

3. Untuk penentuan harga beras di UPGB JATISARI Karawang sendiri ditentukan sesuai dengan permintaan pasar dan harga yang ditetapkan oleh pemerintah saat ini.

1.5. Metode Penelitian

Sistem pelaksanaan kerja praktek yang diterapkan pada penelitian laporan ini dilakukan dengan menggunakan berbagai metode penelitian, metode yang dilakukan yaitu :

a. Pengumpulan Data

1. Observasi / Site Survey

Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung ke lapangan untuk mengetahui proses yang terjadi dilapangan secara langsung.

2. Wawancara

Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada pihak-pihak yang mengetahui

5

terhadap hal-hal yang berkaitan dengan program aplikasi yang akan dibangun

3. Literatur

Merupakan metode pembelajaran yaitu mempelajari pemikiran dari bahan, buku-buku maupun sumber literatur lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dihadapi.

b. Tahap pembangunan aplikasi

Adapun metode yang di gunakan adalah metode Waterfall yang meliputi: 1. System / Information Engineering

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatuproyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semuaelemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.

2. Analysis

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.

3. Design

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti olehuser.

4. Coding

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman tertentu.

5. Testing

6

6. Maintenance

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan user.

1.6. Sistematika Penulisan

Penulisan laporan kerja praktek ini disusun secara sistematis guna memudahkan pemahaman isi yang terkandung didalamnya. Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Meliputi latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Meliputi Profil Perusahaan, Sejarah Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan, Logo Perusahaan, Motto Perusahaan, Badan Hukum Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Landasan Teori.

BAB III : PEMBAHASAN

Meliputi Jadwal Kerja Praktek, Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek, Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek, Cara / Teknik Kerja Praktek, Observasi, Interview / Wawancara, Studi Pustaka, Hasil Kerja Praktek, Analisis Masalah, Prosedur Berjalan, Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan, Solusi Yang Ditawarkan, Analisis Lokasi, Analisis Perangkat Keras, Analisis Perangkat Lunak.

7

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Meliputi Tentang Kesimpulan – kesimpulan serta Saran tentang kerja praktek yang dilakukan.

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1Profile Perusahaan

Tempat praktek kerja dilaksanakan di PT. BULOG, UPGB Jatisari Karawang Jl.Cikampek-Cirebon KM9 JATISARI Karawang.

2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan keputusan presidium kabinet No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi Pemerintahan baru. Selanjutnya direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 Tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui Keppres No 39 tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG dalam rangka mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab BULOG mencakup koordinasi pembangunan pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika Kepala BULOG dirangkap oleh Menteri Negara Urusan Pangan.

Pada tahun 1995, keluar Keppres No 50, untuk menyempurnakan struktur organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih

9 mempertajam tugas pokok, fungsi serta peran BULOG. Oleh karena itu, tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilisasi dan pengelolaan persediaan bahan pokok dan pangan. Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam rangka menjaga kestabilan harga bahan pangan bagi produsen dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijaksanaan

umum Pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan

keluarnyaKeppres No. 45 tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian melalui Keppres No 19 tahun 1998 tanggal 21 Januari 1998, Pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No 39 tahun 1968. Selanjutnya melalu Keppres No 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh Pemerintah dengan pihak IMF yang tertuang dalam Letter of Intent.

Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah Pemerintah mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000, dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak di bidang jasa logistik di samping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas pokok

10 BULOG adalah melaksanakan tugas Pemerintah di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras (Mempertahankan Harga Pembelian Pemerintah – HPP), serta usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Arah perubahan tesebut semakin kuat dengan keluarnyaKeppres No 166 tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian diubah lagi dengan Keppres No. 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 dimana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppers No 29 tahun 2000, tetapi dengan nomenklatur yang berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003. Akhirnya dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah RI no. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadiperusahaanumum (PERUM).

2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan misi adalah sasaran dan tujuan didirikannya perusahaan atau instansi tersebut. Setiap perusahaan atau instansi pasti memiliki visi dan misi masing-masing untuk menjalankan aktivitas perusahaan yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan tersebut. Adapun visi dan misi yang dimiliki oleh UPGB Jatisari adalah :

2.1.2.1. Visi Perusahaan

Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian ketahanan pangan nasional yang berkelanjutan.

11 1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu,

stabil dan terjangkau.

2. Mewujudkan SDM profesional, jujur, amanah dan

menerapkan prinsip-prinsip GCG di bidang pangan .

2.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam analisis struktur organisasi ini akan dijelaskan mengenai rangkaian aktifitas yang terdapat didalam perusahaan tersebut. Struktur organisasi merupakan susunan dari setiap jabatan yang sudah stabil dan merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi orang yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap pimpinan atau bawahan mengetahui dengan jelas sampai dimana tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan atau batas wewenang dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan.

Pembagian kerja adalah suatu keharusan didalam organisasi agar tidak menjadi tumpang tindih pekerjaan. Pembagian kerja bukan hanya perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi mewujudkanpenempatan orang yang tepat.

Kepala Divisi UPGB

Petugas Tata Usaha

12 Gambar 2.1. Struktur Organisasi

(Sumber : UPGB JATISARI, Karawang)

2.1.4 Deskripsi Tugas

Dapat dijelaskan mengenai Tugas pokok dan fungsi setiap bagian organisasi. Penjabaran dari tugas pokok dan fungsi setiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Kepala Divisi UPGB, Tugas dan tanggung jawab dari KepalaDivisi adalah sebagai berikut :

a. Pemimpin tertinggi yang menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan di UPGB JATISARI

b. Memiliki wewenang sebagai pengambil keputusan setiap kegiatan di UPGB JATISARI

c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang dipimpinnya. d. Menerima dan mengevaluasi laporan dari bawahan.

2. Bagian Produksi

13 a. Mengkoordinasi kegiatan produksi sehingga proses produksi

dapat berjalan dengan lancar

b. Mengambil segala keputusan yang berhubungan dengan apa yang akan diproduksi atas persetujuan kepaladivisi

c. Bertanggung jawab terhadap seluruh karyawan

d. Melakukan quality control terhadap produk yang akan dijual atau dipasarkan.

3. Bagian Pembelian

Adapun tugas dan tanggung jawab dari BagianPembelian yaitu : a. Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional

perusahaan

b. Mengkoordinir semua aktifitas di perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada semua pelanggan yang diarahkan untuk pemenuhan kepuasan pelanggan dan meningkatkan jumlah konsumen

c. Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional sehari-hari

d. Mengolah transaksi penjualan dan barang masuk e. Membuat laporan penjualan dan laporan barang masuk 4. Bagian Pemasaran

Adapun tugas dan tanggung jawab Bagian Pemasaran yaitu :

a. Mengkoordinasi kegiatan produksi sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar

14 b. Mengambil segala keputusan yang berhubungan dengan apa

yang akan diproduksi atas persetujuan kepala divisi c. Bertanggung jawab terhadap seluruh karyawan

d. Melakukan quality control terhadap produk yang akan dijual atau dipasarkan.

5. Bagian Gudang

Adapun tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang yaitu : a. Melakukan pengecekan barang yang ada

b. Melakukan pemesanan bahanbaku jika persediaan telah habis c. Membuat laporan persediaan barang

6. Bagian Tata Usaha

Adapun tugas dan tanggung jawab Bagian Tata Usaha yaitu : a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan keuangan b. Bertanggung jawab atas patty cashyang dipegang c. Mengurus arus barang yang akan diproduksi

2.2

Landasan Teori

2.2.1. Analisa Sistem

2.2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk

15 memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu setentitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen :

a. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. la dapat

b. benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus tergantung kepada sifat sistem tersebut

c. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya

d. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya e. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

2.2.1.2. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Menurut Kertahadi (dalam Fatta, 2007) sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi suatu perusahaan yang menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick & Ross, dalam Fatta 2007).

16 2.2.1.3. Pengertian Inventori

Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan atau instansi pada saat tertentu, dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan atau instansi sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventory, tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan.

2.2.1.4. Pengertian Aplikasi

Aplikasi merupakan penerapan, menyimpan hal, data, permasalahan pekerjaan suatu sarana atau media yang digunakan untuk menerapkan atau mengimplikasikan hal atau permasalahan tersebut, sehingga berubah menjadi suatu bentuk yang baru tanpa menghilangkan nilai-nilai dasar dari hal, data, permasalahan atau pekerjaan. Jadi dalam hal ini hanya bentuk dari tampilan data yang berubah, sedangkan isi yang termuat dalam data tersebut tidak mengalami perubahan. Jadi program aplikasi adalah sekumpulan instruksi yang tersusun menurut urutan yang logis dan dikenal oleh komputer atau program yang dipakai untuk melakukan atau mempermudah suatu pekerjaan.

2.2.2. Object Oriented Programming (OOP)

Object-Oriented Programming (OOP) adalah sebuah pendekatan untuk pengembangan / development suatu software dimana dalam struktur software tersebut didasarkan kepada interaksi object dalam penyelesaian suatu proses/tugas. Interaksi tersebut mengambil form dari pesan-pesan dan mengirimkannya kembali antar object tersebut, object adalah sebuah structure yang menggabungkan data dan prosedur untuk bekerja bersama-sama.

17 Object akan merespon pesan tersebut menjadi sebuah tindakan/action atau metode. Dengan OOP, kita dapat mengimplementasikan object data yang tidak hanya memiliki ciri khas (attribut), melainkan juga memiliki metode untuk memanipulasi attribut tersebut. Singkatnya, OOP memiliki keunggulan dari konsep pemrograman terstruktur, selain itu juga memiliki kemampuan untuk mengimplementasikan objek dalam kehidupan nyata. Suatu program disebut dengan pemrograman berbasis obyek (OOP) karena terdapat:

1. kelas: kumpulan atas definisi data dan fungsi-fungsi dalam suatu unit untuk suatu tujuan tertentu. Sebuah class adalah dasar dari modularitas dan struktur dalam pemrograman berorientasi object. Sebuah class secara tipikal sebaiknya dapat dikenali oleh seorang non-programmer sekalipun terkait dengan domain permasalahan yang ada, dan kode yang terdapat dalam sebuah class sebaiknya (relatif) bersifat mandiri dan independen (sebagaimana kode tersebut digunakan jika tidak menggunakan OOP). Dengan modularitas, struktur dari sebuah program akan terkait dengan aspek-aspek dalam masalah yang akan diselesaikan melalui program tersebut. Cara seperti ini akan menyederhanakan pemetaan dari masalah ke sebuah program ataupun sebaliknya.

18 2.2 Gambaran Class

2. Objek: membungkus data dan fungsi bersama

menjadi suatu unit dalam sebuah program komputer. Objek merupakan dasar dari modularitas dan struktur dalam sebuah program computer berorientasi objek.

3. Abstraksi: Kemampuan sebuah program

untuk melewati aspek informasi yang diproses olehnya, yaitu kemampuan untuk memfokus pada inti. Setiap objek dalam sistem melayani sebagai model dari "pelaku" abstrak yang dapat melakukan kerja, laporan

dan perubahan keadaannya, dan

berkomunikasi dengan objek lainnya dalam sistem, tanpa mengungkapkan bagaimana kelebihan ini diterapkan. Proses, flingsi atau metode dapat juga dibuat abstrak, dan

beberapa teknik digunakan untuk

mengembangkan sebuah pengabstrakan.

4. Enkapsulasi: Memastikan pengguna sebuah

objek tidak dapat mengganti keadaan dalam dari sebuah objek dengan cara yang tidak layak. Hanya metode dalam objek tersebut

yang diberi ijin untuk mengakses

keadaannya. Setiap objek mengakses

19 objek lainnya dapat berinteraksi dengannya. Objek lainnya tidak akan mengetahui dan tergantung kepada representasi dalam objek tersebut

5. Polimorfisme melalui pengiriman pesan.

Tidak bergantung kepada pemanggilan subrutin, bahasa orientasi objek dapat mengirim pesan metode tertentu yang berhubungan dengan sebuah pengiriman pesan tergantung kepada objek tertentu di mana pesa tersebut dikirim.

6. Inheritas: Mengatur polimorfisme dan

enkapsulasi dengan mengijinkan objek didefinisikan dan diciptakan dengan jenis khusus dari objek yang sudah ada - objek-objek ini dapat membagi (dan memperluas)

perilaku mereka tanpa haru

mengimplementasi ulang perilaku tersebut (bahasa berbasis-objek tidak selalu memiliki inheritas.)

Dengan menggunakan OOP maka dalam melakukan pemecahan suatu masalah kita tidak melihat bagaimana cara menyelesaikan suatu masalah tersebut (terstruktur) tetapi objek-objek apa yang dapat melakukan pemecahan masalah tersebut.

2.2.3. Pemodelan Data

Pemodelan sistem memainkan peranan yang penting dalam pengembangan sistem. Pemodelan data kadang-kadang disebut

20 diimplementasikan sebagai sebuah database. Pemodelan data dapat di gambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram). Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu diagram yang digunakan untuk menghubungkan antar elemen (Relational Condition), dimana pada tahap selanjutnya dapat diimplementasikan kedalam bentuk tabel relasi.

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk

menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu:

1. Entity

Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkaran pemakaian dan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

2. Atribut

Elemen dari sebuah entity yang berfungsi mendeskripsikan karakter entity.

3. Hubungan

Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan pun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antara entity dengan isi dari hubungan itu sendiri. Beberapa macam hubungan antar relasi, antara lain:

1. Satu Ke Satu (One to One)

Bentuk relasi antara satu entitas dengan sejumlah satu ke entitas dengan jumlah yang sama.

21 Bentuk relasi dari entitas dengan jumlah satu ke entitas lain yang berjumlah lebih dari satu (Entitas dengan banyak alternatif tujuan).

3. Banyak Ke Banyak (Many to Many)

Bentuk relasi yang mendeskripsikan permasalahan yang komplek yaitu hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas yang sama.

Tabel 2.4 Tabel Notasi yang digunakan pada Entity Relational Diagram (ERD)

Ta

2.2.4. Analisis Sistem

Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan

No Nama Simbol Fungsi Simbol

1 Persegi panjang Menyatakan suatu entitas

2 Elips Menyatakan atribut

3 Belah ketupat Menyatakan relasi

4 Garis

Menyatakan hubungan antar entitas dengan relasi atau hubungan antar entitas dengan relasi

22 maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:4), analisis sistem merupakan tahapan yang dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Dimana, permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan adanya peluang baru. Sehingga tujuan utama analisis sistem adalah untuk menetukan hal-hal detail yang akan dikerjakan oleh sistem yang akan diusulkan. Pada model analisis terdapat perangkat lunak yang dapat digambarkan dalam bentuk sebagai berikut :

1. Flowmap

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

Tabel 2.5 Tabel Notasi yang digunakan pada Flowmap

No Nama Simbol Fungsi Simbol

1 Document Menyatakan suatu formulir /

23

2 Trapesium Menyatakan proses yang

dilakukan secara manual

3 Persegi panjang

Menyatakan proses yang dilakukan secara otomatis / komputerisasi

4 Belah ketupat

Menyatakan proses

pengambilan keputusan benar atau salah

5 Segitiga Menyatakan Arsip

6 Direct Acces Stroge

Merupakan penyimpanan berbasis database yang berkoneksi dengan proses komputerisasi

7 Garis penghubung Menggambarkan aliran

dokumen

2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses.Tidak boleh ada store dalam diagram konteks Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa

diagram konteks ini berisi ―siapa saja yang memberi data

(dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem. Jadi

24

dalam diagram ini yang dibutuhkan adalah:

a. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem

b. Data apa saja yang diberikannya kesistem

c. Kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan

d. Apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem

3. Data Flow Diagram (DFD)

DFD atau diagram alir data adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Terdapat 4 (empat) macam simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram, diantaranya:

a. Kesatuan luar (external entity) atau batas sistem (Boundary) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

b. Arus Data (Data Flow) Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan simbol panah.

c. Proses (process) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

25

d. Simpanan data (Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:

1. Suatu file atau database di sistem komputer 2. Suatu arsip atau catatan manual

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang

Tabel 2.4 Tabel Notasi yang digunakan pada Data Flow Diagram (DFD)

No Nama Simbol Fungsi Simbol

1 Terminator Menggambarkan sumber dan

tujuan data diluar sistem

2 Proses

Menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk dikonfirmasikan ke aliran data keluar

3 Data flow Menggambarkan aliran data

4 File Menggambarkan tempat data

26 2.2.5. Perangkat Lunak Pembangun Sistem

2.2.4.1. NetBeans

NetBeans adalah suatu tool untuk membuat program dengan menggunakan bahasa pemrograman Java berbasis grafis. Cara membuat program dengan merancang tampilan menggunakan komponent visual dan proses diletakan pada event driven. Netbeans menyediakan sekumpulan perangkat lunak modular yang disebut modul yang dipakai untuk membangun suatu aplikasi. Sebuah modul adalah merupakan arsip Java (Java Archive) yang memuat kelas-kelas Java yang berinteraksi dengan NetBeans Open API . Kemudian rancangan tampilan yang dibuat menggunakan NetBens programnya secara otomatis akan digenerate menjadi kode.

NetBeans merupakan sebuah proyek kode terbuka yang sukses dengan pengguna yang sangat luas, komunitas yang terus tumbuh, dan memiliki hampir 100 mitra (dan terus bertambah!). Sun Microsystems mendirikan proyek kode terbuka NetBeans pada bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama. Saat ini terdapat dua produk : NetBeans IDE dan NetBeans Platform. The NetBeans IDE adalah sebuah lingkungan pengembangan sebuah kakas untuk pemrogram menulis, mengompilasi, mencari kesalahan dan menyebarkan program. Netbeans IDE ditulis dalam Java, namun dapat mendukung bahasa pemrograman lain. Terdapat banyak modul untuk memperluas Netbeans IDE. Netbeans IDE adalah sebuah produk bebas dengan tanpa batasan bagaimana digunakan. Tersedia juga NetBeans

27 Platform; sebuah fondasi yang modular dan dapat diperluas yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak dasar untuk membuat aplikasi desktop yang besar. Mitra ISV menyediakan plug-in bernilai tambah yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam Platform dan dapat juga digunakan untuk membuat kakas dan solusi sendiri.

Kedua produk adalah kode terbuka (open source) dan bebas (free) untuk penggunaan komersial dan non komersial. Kode sumber tersedia untuk guna ulang

dengan lisensi Common Development and Distribution License (CDDL).

2.2.4.2. MySQL ( Database )

MySQL (My Structured Query Languange) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source dan berjalan di semua platform baik Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Multi User (Banyak Pengguna).

Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface). Oleh karena itu harus ada software pendukung antara lain PHP (Paper Hipertext Preposesor), Visual Delphi, Visual Basic, Cold Fusion, dan lain-lain.

MySQL memiliki layer utama seperti layer DOS yaitu memiliki prompt utama yang disebut mysql, tetapi sekarang ada suatu program dump yang dibuat seperti web berjalan di bawah server database yang disebut PhpMyAdmin. Untuk memprogram database lewat prompt harus paham dan hafal mengenai perintah query tetapi dengan PhpMyAdmin pengaksesan akan terasa singkat

28 dan lebih mudah karena sudah ada Graphic User Interface (GUI) yang memudahkan dalam pembuatan database serta pengaksesan perintah-perintah Query.

MySQL, juga merupakan sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

Kehandalan suatu sistem basisdata (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja pengoptimasi-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL yang dibuat oleh pengguna maupun program-program aplikasi yang memanfaatkannya. Sebagai peladen basis data, MySQL mendukung operasi basisdata transaksional maupun operasi basisdata non-transaksional. Pada modus operasi non-transaksional, MySQL dapat dikatakan unggul dalam hal unjuk kerja dibandingkan perangkat lunak peladen basisdata kompetitor lainnya. Namun demikian pada modus non-transaksional tidak ada jaminan atas reliabilitas terhadap data yang tersimpan, karenanya modus non-transaksional hanya cocok untuk jenis aplikasi yang tidak membutuhkan reliabilitas data seperti aplikasi blogging berbasis web (wordpress), CMS, dan sejenisnya. Untuk kebutuhan sistem yang ditujukan untuk bisnis sangat disarankan untuk menggunakan modus

29 basisdata transaksional, hanya saja sebagai konsekuensinya unjuk kerja MySQL pada modus transaksional tidak secepat unjuk kerja pada modus non-transaksional.

30

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Jadwal Kerja Praktek

Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan selama 1 bulan, terhitung dari

tanggal 2 Agustus 2013 s/d 2 September 2013 Lokasi pelaksanaan penelitian ini

yaitu pada UPGB JATISARI Karawang yang beralamat Jl.Cikampek – Cirebon KM9 JATISARI Karawang.

3.2 Cara / TeknikKerjaPraktek

Teknis pelaksanaan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini dilakukan dengan menggunakan teknis sebagai berikut:

1. Studi Kepustakaan

Penulis mempelajari buku–buku,artikel, informasi yang ada hubungannya

dengan masalah yang dibahas.

2. Wawancara

Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pembimbing perusahaan dalam bidang yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

3.3 Data Hasil Kerja Praktek 3.3.1. LingkupPekerjaan

31

Penulis ditempatkan di bagian pengembangan sistem di PT.

ASINDOTAMA. Berdasarkan tugas yang diberikan di perusahaan untuk menganalisa sistem yang berjalan di PDAM wilayah kota Tasikmalaya

3.3.2. Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan kegiatan penguraian suatu sistem informasi yang utuh dan nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen-komponen komputer yang bertujuan untuk mengidentifikasikan serta mengevakuasi masalah-masalah yang muncul, hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga mengarah kepada suatu solusi untuk perbaikan maupun pengembangan ke arah yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan serta perkembangan teknologi yang diantaranya membahas mengenai sistem yang terdapat dalam sistem informasi permintaan layanan IT.

3.4 Analisis Sistem Yang Berjalan

Tahap analisis sistem merupakan proses mempelajari suatu sistem dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan pada sistem yang sedang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

3.4.1 Analisa Dokumen yang sedang berjalan

Adapun dokumen-dokumen yang sedang berjalan diantaranya :

1. Nama Dokumen : Nota Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti pembelian gabah atau beras

Sumber : Bagian Pembelian

Elemen Data : idbeli, idgabah, jml , subtotal, tgl, total, petugas, petani

32

2. Nama Dokumen : Nota Penjualan

Fungsi : Sebagai bukti penjualan gabah atau beras

Sumber : Bagian Penjualan

Elemen Data : idjual, tgl, total, petugas, agen, padi, jumlah, subtotal

3. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti barang sedang didistribusikan

Sumber : Bagian Pengiriman

Elemen Data : iddistribusi, id jual, agen, nomor polisi kendaraan, status

4. Nama Dokumen : Laporan Gabah

Fungsi : Sebagai bentuk laporan Gabah

Sumber : Bagian Gudang

Elemen Data : idgabah, nama, harga, stok

5. Nama Dokumen : Laporan Beras

Fungsi : Sebagai bentuk laporan beras

Sumber : Bagian Produksi

Elemen Data : id beras, nama, harga, stok

6. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti barang sedang didistribusikan

Sumber : Bagian Pembelian

Elemen Data : idbeli, tanggal,jumlah , subtotal

7. Nama Dokumen : Rekap Penerimaan Barang

33

Sumber : Bagian Pembelian

Elemen Data : idrekap, idbeli, idgabah, jml , subtotal, tgl, total, petugas,

petani

8. Nama Dokumen : Laporan Distribusi

Fungsi : Sebagai bukti barang sedang didistribusikan

Sumber : Bagian Pengiriman

Elemen Data : iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi, status

9. Nama Dokumen : Laporan Produksi

Fungsi : Sebagai bukti barang sedang

didistribusikan

Sumber : Bagian Produksi

Elemen Data : idjual, tanggal, total, petugas, agen

10. Nama Dokumen: Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai bukti barang sedang

didistribusikan

Sumber : Bagian Penjualan

Elemen Data : idjual, tanggal, total, petugas, agen

3.4.2 Analisa Prosedur yang sedang berjalan 3.4.2.1 Analisa Prosedur Pendaftaran Agen

34 Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu:

1. Calon Agen meminta form pendaftaran agen ke Bagian

Penjualan.

2. Bagian penjualan memberikan form pendaftaran agen kepada calon agen telah memberitahu pihak Bagian Pembelian sebelumnya.

3. Calon agen mengisi form yang telah disediakan Bagian Penjualan dan melengkapi persyaratan administrasi yang telah ditentukan lalu memberikan kembali kepada Bagian Penjualan.

4. Bagian Penjualan menerima form pendaftaran agen kemudian memeriksa kelengkapan yang telah diterima. Jika diterima, maka Bagian Penjualan mencatat Data Agen dan jika tidak diterima maka Bagian Penjualan memberikan kembali form pendaftarn agen dan kelengkapan.

5. Dokumen data agen dibuat dua rangkap kemudian diberikan kepada Pimpinan untuk divalidasi.

6. Sesudah divalidasi kemudian kedua dokumen data agen tersebut disimpan diarsip dan yang satu lagi untuk proses pembuatan kartu agen.

7. Data agen yang telah dibuat kemudian diberikan kepada agen beserta dokumen data agen yang telah divalidasi sebelumnya. 3.4.2.2 Analisa Prosedur Pembelian

35 Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu:

1. Bagian Pembelian meminta data gabah yang kosong ke bagian gudang.

2. Gudang membuat data gabah kosong dan menyerahkan data ke Bagian pembelian.

3. Bagian Pembelian membuat form pembelian mengenai barang-barang apa saja yang akan dibeli.

4. Menyerahkan form pembelian yang sudah dibuat ke Petani kemudian Petani akan menyediakan barang apa saja yang diperlukan.

5. Jika barang sesuai maka terjadi transaksi. Supplier memberikan kwitansi dan form pembelian dan barang tersebut kemudian diserahkan ke bagian gudang untuk proses update data barang (gabah atau beras).

6. Bagian gudang dalam jangka waktu yang ditentukan membuat laporan pembelian gabah dan membuat laporan stok gabah. 3.4.2.3 Analisa Prosedur Rekap Penerimaan Barang

Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu:

1. Setelah barang diterima, kemudian Bagian Pembelian membuat rekap penerimaan barang.

2. Pembelian mencetak laporan penerimaan barang untuk diserahkan ke Bulog Pusat

36 3.4.2.4 Analisa Prosedur Produksi

1. Bagian Gudang mengecek data gabah dan membuat dokumen 2. Bagian Produksi menerima gabah dan dokumen nya untuk

diproduksi dari gudang.

3. Bagian Produksi melakukan proses produksi dari gabah ke beras 4. Membuat daftar data beras yang telah diproses

5. Kemudian memberikan kembali daftar tersebut ke bagian gudang untuk memperbaharui data beras.

6. Membuat laporan data beras

3.4.2.5 Analisa Prosedur Penjualan

1. Bagian Penjualan menerima daftar pesanan barang dari Agenyang telah terdaftar sebelumnya.

2. Bagian Penjualan mengecek ke bagian produksi mengenai stok padi yang tersedia.

3. Jika tidak mencukup maka daftar pesanan dikembalikan lagi ke agen

4. Jika mencukupi, maka memproses data penjualan.

5. Mencetak faktur penjualan tiga rangkap. Satu diberikan ke agen, satu disimpan untuk dijadikan arsip dan satu lagi untuk bagian pengiriman.

6. Dari arsip penjualan kemudian dibuat laporan penjualan untuk pimpinan

37 3.4.2.6 Analisa Prosedur Pengiriman

1. Menerima faktur penjualan dari produksi 2. Menginput data pengiriman barang 3. Mencetak surat jalan

4. Memberikan faktur penjualan dan surat jalan ke agen.

5. Kemudian oleh agen divalidasi data pengirimant tersebut. Jika benar maka surat jalan ditandatangai oleh agen.

6. Pengiriman kemudian memperbaharui data kendaraan dan memberikan surat jalan ke bagian gudang untuk memperbaharui merubah status penjualan.

3.4.3 Flowmap

Memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan. Dari sistem lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkna. Berikut ini flowmap prosedur sistem yang berjalan pada UPGB Jatisari.

38 Flowmap Pendaftaran Agent

Penjualan Agent Pimpinan

Ph

ase

Form Agent Form Agent

Mengisi Form dan melengkapi dokumen Form Agent Kelengkapan Dokumen Form Agent Kelengkapan Dokumen Memeriksa Form Agent Kelengkapan Dokumen Form Agent Kelengkapan Dokumen Cocok _TidakCocok Mencatat Agent Data Agent Data Agent Data Agent Data Agent Validasi Data Agent Divalidasi Data Agent Divalidasi Data Agent Divalidasi Data Agent Divalidasi b Membuat Kartu Agent

Kartu Agent Kartu Agent

Keterangan b: arsip data agen

3.1Gambar Flowmap Pendaftaran Agen

39

Flowmap Pembelian dan Rekap penerimaan barang

Pembelian Gudang Petani Pimpinan Bulog Pusat

P h as e Kwitansi Pembelian Kwitansi Pembelian

Data Gabah Kosong Data Gabah Kosong

Membuat faktur pembelian Data pembelian Gabah Data pembelian Gabah Mengecek persediaan gabah Data pembelian Gabah Tidak Melakukan Transaksi Kwitansi Pembelian Data pembelian Gabah Data Gabah Data Gabah Mengupdate data gabah c Membuat Laporan Pembeilan Membuat laporan Stok Laporan Pembelian Laporan Stok Data pembelian Gabah Membuat Rekap Penerima an barang Rekap Penerimaan Barang c Data Gabah Data pembelian Gabah p Data pembelian Gabah Laporan Pembelian Laporan Stok Membuat Rekap Gabah Kosong Rekap Penerimaan Barang

Keterangan c : arsip data gabah P : arsip pembelian

3.2Gambar Flowmap Pembelian dan Rekap

40

Flowmap Produksi Barang

Gudang Produksi Pimpinan

P

h

as

e

Data gabah akan diproduksi

Data gabah akan diproduksi

Melakukan proses produksi

Data Beras Data Beras

d Data Beras

Mengupdate Data Beras

Membuat laporan Data beras d

Laporan Data Beras c

Data Produksi

pr

Membuat laporan Produksi

Laporan Produksi Laporan Produksi

Laporan Data Beras Membuat

Rekap Data Gabah Produksi

Keterangan d: arsip data beras Pr : arsip data produksi

3.3Gambar Flowmap Produksi yang berjalan 4. Flowmap Penjualan Berjalan

41

Flowmap Penjualan Barang

Agent Penjualan Gudang Pengiriman Pimpinan

P

h

a

se

Daftar Pesanan Daftar Pesanan Daftar Pesanan

Mengecek Daftar Pesanan

Daftar Pesanan

Tidak Tidak

Transaksi Penjualan

Faktur Penjualan

Faktur Penjualan

e

Faktur Penjualan

Membuat laporan penjualan

Laporan Penjualan Laporan Penjualan

d

Keterangan e : arsip data penjualan

3.4Gambar Flowmap Penjualan Berjalan

42

Flowmap Pengiriman Berjalan

Penjualan Pengiriman Agent Gudang Pimpinan

P

h

a

se

Faktur Penjualan Faktur Penjualan

Menginput data pengiriman

Surat Jalan

Surat Jalan Faktur Penjualan

Validasi

Surat Jalan Valid

Surat Jalan Valid

Surat Jalan Valid

Merubah Status Penjualan

e Surat Jalan

Faktur Penjualan

f

Membuat laporan Pengiriman

Laporan Pengiriman Laporan Pengiriman

Keterangan e : arsip data penjualan f : arsip data pengiriman

3.5Gambar Flowmap Pengiriman Barang

3.4.4 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah sebuah program sederhana yang menggambarkan hubungan entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram dari sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

43

SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI BERAS PADA UPGB JATISARI KARAWANG Petani (Supplier)

Agent

Pimpinan Form Agent,

Kelengkapan Dokument

Data Agent Agent Belum valid

Data Agent Agent Sudah valid Kartu Agent

Data Pembelian Gabah, Kwitansi Gabah

Daftar Pesanan Beras Data Pembelian Gabah,

Kwitansi Gabah, Data Gabah

Surat jalan dan Nota Penjualan

Surat Jalan DIvalidasi

Laporan Pembelian Laporan Data Stok

Laporan Data Beras Laporan Penjualan Laporan Pengiriman

Laporan Produksi Bulog Pusat Rekap Penerimaan

Barang

3.6Gambar Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan

3.4.5 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (diagram alur) adalah representasi grafis suatu sistem yang menggambarkan komponen-komponen suatu sistem, aliran-liran data diantaranya komponen-komponen tersebut beserta sal, tujuan dan penyimpanan datanya.

Berikut ini DFD Sistem Informasi Distribusi barang yang sedang berjalan.

44 1. Pendaftaran Agent Agent Form Agent

Form Agent dan Kelengkapan Dok.

Pimpinan Data Agent

Agent Belum valid Data Agent Agent Sudah valid Kartu Agent

2. Pembelian Data Agent Form Agent

Validasi Data Gabah Data Gabah 3. Rekap Penerimaan Barang Data Pembelian Gabah 3.

Produksi Data gabah akan diproduksi

Data Beras Data Beras

4. Penjualan Data Pesanan Data Beras Data Pembelian Data Pembelian Gabah

Data Penjualan Faktur Penjualan

5. Pengiriman Faktur Penjualan Data Produksi Data Produksi Data Pembelian Gabah Rekap Gabah Kosong Laporan Pembelian Laporan Stok Data Beras Data Produksi Laporan Produksi

Laporan Data Beras

Data Penjualan

Laporan Penjualan

Surat Jalan Faktur Penjualan

Surat Jalan Validasi

Arsip Data Pengiriman

Data Pengiriman Data Pengiriman

Laporan Pengiriman Petani _{Data Pembelian Gabah,}

Kwitansi Gabah Data Pembelian Gabah,

Kwitansi Gabah ,Data Gabah Bulog Pusat Rekap Penerimaan Barang

45 1.1

Memeriksa

Agent Form Agent, Kelengkapan

1.2 Mencatat Calon Agent Form Agent Pimpinan Data Agent

Data Agent Divalidasi Data Agent Divalidasi

Data Agent

1.3 Membuat Kartu

Agent

Data Agent Divalidasi Kartu Agent

Data Agent

3.8Gambar DFD Level 2 Proses 1 (Pendaftaran Agen)

Petani Data Gabah 2.2 Membuat Faktur Pembelian Data Gabah

Data Pembelian Gabah, Kwitansi Pembelian

2.3 Memperbaharui

Data gabah Data Pembelian Gabah,

Kwitansi Pembelian, Data Gabah Data Gabah Data Pembelian Data Pembelian Gabah 2.4 Membuat Rekap Penerimaan Barang Data Pembelian Gabah 2.5 Membuat Laporan Data Gabah Data Pembelian Pimpinan Laporan Stok Laporan Pembelian 2.1 Membuat Rekap Data Kosong Data Gabah Kosong

Bulog Pusat Rekap Penerimaan Barang

46 3.2 Melakukan Proses Produksi Data gabah Data Gabah akan diproduksi Data Beras Data Beras Data Produksi Data Produksi 3.2 Membuat Laporan

Data Beras Data Produksi

Pimpinan

Laporan Beras Laporan Produksi

3.1 Melakukan Rekap Data Gabah Produksi

Data Gabah Akan diproduksi

3.3 Mengupdate

Data Beras

Data Beras

3.10 Gambar DFD Level 2 Proses 3 (Produksi)

Agent 4.1 Mengecek Data Pesanan Data Pesanan 4.2 Melakukan Transaksi Penjualan Data Pesanan

Data Penjualan Faktur

Penjualan

4.3 Membuat

Laporan Penjualan

Data Penjualan Laporan Penjualan Pimpinan

Data Beras Data Beras

47

5.1 Menginput

Data Pengiriman

Data Penjualan Faktur Penjualan Surat Jalan

Agent

Faktur PEnjualan

Surat Jalan

5.2 Merubah Status Data

Penjualan Surat Jalan Valid

Data Pengiriman

Data Penjualan Surat Jalan Valid

5.3 Membuat

Laporan Pengiriman

Data Pengiriman

Pimpinan Laporan

Pengiriman

3.12 Gambar DFD Level 2 Proses 5

3.4.6 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisis sistem pendistribusian yang sedang berjalan pada UPGB Jatisari saat ini bisa kita lihat bahwa proses-proses yang tidak efisien terutama pada lingkup distribusi yang meliputi, pencarian data gabah yang kosong pembuatan faktur pembelian masih manual (Microsoft Word), pembaharuan data gabah, lambatnya mencetak setiap laporan yang datanya bersumber dari arsip, berpeluang melakukan kalkulasi yang salah. Oleh karena itu, berdasarkan evaluasi sistem di atas, diperlukan suatu pengolahan pendistribusian yang baik, cepat dengan kalkulasi yang tepat dengan kata lain diperlukan suatu sistem informasi yang dapat memudahkan para petugas dalam melakukan proses-proses tugasnya.

48 3.5 Perancangan Sistem

Perancangan sistem pada dasarnya merupakan suatu persiapan dari perancangan secara terperinci dan merupakan tahapan pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer. Berdasarkan pada hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada sebelumnya, maka diusulkan untuk merancang suatu sistem yang baru nantinya diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada.

3.5.1Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :

1. Menginformasikan penjualan dan pembelian secara periodik atau setiap saat apabila diperlukan

2. Membanu mempermudah dalam melakukan pencatatan setiap

transaksi terjadi

3. Dapat mempercepat proses dan mengurangi kesalahan dalam perhitungan

4. Dapat memberikan laporan secara cepat, tepat dan akurat pada pimpinan apabila informasi diperlukan

5. Mengelola pengarsipan dan laporan-laporan agar lebih cepat

Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut :

1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya dipergunakan

49 2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpan data dan metode-metode dan lain sebagainya.

3.5.2Gambaran umum sistem yang diusulkan

Gambaran umum yang terlibat dalam sistem informasi distribusi adalah sebagai berikut :

3.5.3.1 Pendaftaran Agen

Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu: 1. Calon Agen meminta form pendaftaran agen ke Penjualan. 2. Penjualan memberikan form pendaftaran agen kepada calon

agen dan tentunya calon agen telah memberitahu pihak Pembelian sebelumnya.

3. Calon agen mengisi form yang telah disediakan Penjualan dan melengkapi persyaratan administrasi yang telah ditentukan lalu memberikan kembali kepada Penjualan.

4. Penjualan menerima form pendaftaran agen kemudian

memeriksa kelengkapan yang telah diterima. Jika diterima, maka Penjualan mencatat Data Agen dan jika tidak diterima maka Penjualan memberikan kembali form pendaftarn agen dan kelengkapan.

50 5. Dokumen data agen dibuat kemudian diberikan kepada

Pimpinan untuk divalidasi.

6. Sesudah divalidasi kemudian kedua dokumen data agen tersebut disimpan dalam database UPGB.

7. Membuat kartu Agen dari data dalam database UPGB lalu diberikan ke Agen

3.5.3.2 Pembelian dan Rekap Penerimaan Barang

Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu:

1. Gudang membuat Rekap Data Minimum dari database dan menyerahkan data ke pembelian.

2. Pembelian membuat faktur pembelian dan kwitansi pembelian mengenai barang-barang apa saja yang akan dibeli.

3. Menyerahkan form pembelian yang sudah dibuat ke Petani kemudian Petani akan menyediakan barang apa saja yang diperlukan.

4. Jika barang sesuai maka terjadi transaksi. Petani memberikan data gabah dan barang (gabah) tersebut ke pembelian dan pembelian memberikan gabah ke gudang.

5. Pembelian kemudian menginput data gabah yang dibeli ke database dan membuat rekap penerimaan barang.

6. Gudang dalam jangka waktu tertentu membuat laporan pembelian dan laporan data stok untuk diserahkan ke pimpinan.

51 3.5.3.3 Produksi

Adapun prosedur produksi yang diusulkan yaitu :

1. Produksi membuat rekap data gabah mengenai gabah apa saja yang akan diproduksi menjadi beras.

2. Produksi melakukan proses produksi untuk mengubah gabah menjadi beras dan membuat daftar data beras.

3. Dari daftar data beras tersebut kemudian diinput kembali ke database untuk proses update data beras.

4. Dalam jangka waktu tertentu, Produksi membuat laporan data beras dan laporan tersebut diserahkan ke gudang dan pimpinan. 3.5.3.4 Penjualan

1. Agen memberikan data pesanan beras ke Penjualan

2. Bagian Penjualan mengecek data pesanan tersebut ke database, jika beras tersedia maka terjadi transaksi dan apabila tidak tersedia maka data pesanan dikembalikan ke Agen.

3. Jika terjadi transaksi, lalu Penjualan menginput data penjualan dan menyimpan ke database dan mencetak faktur penjualan lalu diserahkan ke Bagian Pengiriman untuk melakukan proses pengiriman barang (Distribusi)

4. Dalam jangka waktu tertentu, Penjualan membuat laporan data yang datanya bersumber dari database untuk diserahkan ke Pimpinan.

52 3.5.3.5 Pengiriman

1. Bagian Pengiriman menerima faktur Penjualan dan membuatkan Surat jalan untuk data penjualan tersebut.

2. Lalu Pengiriman mengirim barang disertai dengan faktur penjualan dan surat jalan.

3. Pengiriman menyerahkan barang dan meminta validasi Agen dalam surat jalan.

4. Surat jalan oleh Pengiriman kemudian diserahkan ke Gudang dan oleh Gudang melakukaan proses pengubahan status penjualan.

5. Dalam jangka waktu tertentu, Pengiriman membuat laporan data pengiriman untuk diserahkan ke Pimpinan

53 3.5.3.6 Flowmap

1. Pendaftaran Agen

Flowmap Pendaftaran Agent

Penjualan Agent Gudang Pimpinan

P

h

a

se

Form Agent Form Agent

Mengisi Form dan melengkapi

dokumen

Form Agent Kelengkapan

Dokumen Form Agent

Kelengkapan Dokumen

Memeriksa

Form Agent Kelengkapan

Dokumen

Form Agent Kelengkapan

Dokumen Cocok TidakCocok

Validasi

Kartu Agent

Kartu Agent Input Data Agent

Database UPGB

Form Agent

Form Agent Form Agent

Membuat Kartu Agent

Kartu Agent

54 2. Pembelian

Flowmap Pembelian Gabah

Pembelian

Petani Gudang Pimpinan Bulog Pusat

P h a se Database UPGB Rekap Gabah Kosong

Data Gabah Kosong Data Gabah Kosong

Membuat Faktur Pembelian Faktur Pembelian Kwitansi Pembelian Faktur Pembelian Kwitansi Pembelian

Cek gabah Faktur Pembelian Kwitansi Pembelian Tidak Data Gabah Ya Data Gabah Input Data Pembelian Membuat Rekap Penerimaan Gabah Rekap Penerimaan gabah Cetak Laporan Pembeilan Laporan Pembelian

Laporan Pembelian Laporan Pembelian

Cetak Laporan Data Barang

Laporan Data Stok

Laporan Data Stok Laporan Data Stok

Rekap Penerimaan gabah

55 3. Produksi

Flowmap Produksi

Produksi Gudang Pimpinan

P

h

a

se

Database UPGB Rekap Data Gabah

Produksi

Daftar Data Gabah

Produksi

Daftar Data Beras

Input Data Beras

Cetak Laporan Data Beras

Laporan Data Beras Laporan Data Beras

Laporan Data Beras

Laporan Data Beras

56 4. Penjualan

Flowmap Penjualan

Agent Penjualan Bag. Pengiriman

P

h

ase

Daftar Pesanan Beras

Daftar Pesanan

Beras Database UPGB

Cek Data Beras

Apakah mencukupi Daftar Pesanan

Beras Tidak

Input Data Penjualan

Ya

Cetak Faktur Penjualan

Faktur Penjualan Faktur Penjualan

Cetak Laporan Penjualan

Laporan Penjualan Laporan Penjualan

57 5. Pengiriman

Flowmap Pengiriman

Penjualan Pengiriman Gudang Agent Pimpinan

P

h

as

e

Faktur Penjualan Faktur Penjualan

Database UPGB

Membuat Surat Jalan

Surat Jalan

Faktur Penjualan

Surat Jalan

Faktur Penjualan

Validasi

Surat Jalan di Validasi Surat Jalan di

Validasi

Surat Jalan di Validasi Merubah Status

Penjualan

Membuat Laporan Pengiriman

Laporan Pengiriman

Laporan Pengiriman Laporan Pengiriman

3.17 Gambar Pengiriman

3.5.3.7 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat untuk strutur analisis, pendekatan ini menggambarkan sistem secara keseluruhan. Pada diagram kontek ini sistem informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang dihasilkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut :

58

SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI BERAS PADA UPGB JATISARI KARAWANG Petani (Supplier) Agent Pimpinan Form Agent, Kelengkapan Dokument Data Agent Agent Belum valid

Data Agent Agent Sudah valid Kartu Agent

Data Pembelian Gabah, Kwitansi Gabah

Daftar Pesanan Beras Data Pembelian Gabah,

Kwitansi Gabah, Data Gabah

Surat jalan dan Nota Penjualan

Surat Jalan DIvalidasi

Laporan Pembelian Laporan Data Stok

Laporan Data Beras Laporan Penjualan Laporan Pengiriman Laporan Produksi Bulog Pusat Rekap Penerimaan Barang

3.18 Gambar Diagram Kontek yang diusulkan

3.5.3.8 DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logical. Diagram biasanya digunakan sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan menggunakan DFD adalah supaya lebih memudahkan pengguna (user) yang kurang menguasai bidang komputer, untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan. Proses DFD merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan suatu bentuk transformasi secara manual.

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan mudah dipahami dalam kegiatan proses pengolahan data khususnya pada sistem informasi penjualan dan pembelian barang adalah sebagai berikut :

59 1. Proses Pendaftaran Agent Agent Form Agent

Form Agent dan Kelengkapan Dok.

Petugas Pembelian Daftar agen belum valid

Daftar agen valid Kartu Agent

2. Proses Pembelian

Data Agent Form Agent

Validasi Data Gabah Data Gabah 3. Rekap Penerimaan Barang Data Pembelian Gabah 3. Proses Produksi

Data gabah akan diproduksi

Data Beras Data Beras

4. Proses Penjualan Data Pesanan Data Beras Data Pembelian Data Pembelian Gabah

Data Penjualan Faktur Penjualan

5. Proses Pengiriman Faktur Penjualan Data Produksi Data Produksi Data Pembelian Gabah Rekap Gabah Kosong Lap. pembelian Lap. stok Data Beras Data Produksi Lap. produksi

Lap, data beras

Data Penjualan

Lap. penjualan

Surat Jalan Faktur Penjualan

Surat Jalan Validasi

Arsip Data Pengiriman

Data Pengiriman Data Pengiriman

Lap. pengiriman

Petani _{Data Pembelian Gabah,}

Kwitansi Gabah

Data Pembelian Gabah, Kwitansi Gabah Bulog Pusat Rekap Penerimaan Barang Petugas Penjualan Petugas Produksi Petugas Gudang Petugas Distribusi Data Gabah 6. Proses Pergudangan Data Gabah Data Beras

Laporan stok gabah Laporan stok beras

60 Agent 1.1 Tambah Form Agent, Kelengkapan Dokumen Data Agent 1.2 Ubah Data agen Petugas penjualan 1.3 Hapus 1.4 Membuat Kartu Agent Data Agent Kartu Agent Tambah Ubah Hapus Agen Agen Agen Agen Agen Petugas penjualan Kartu Agent 3.20 Gambar DFD (Data Flow Diagram) Level 2 Proses 1 (Pendaftaran Agen)yang diusulkan

Petani Data Gabah 2.3 Membuat Faktur Pembelian Data Gabah

Data Pembelian Gabah, Kwitansi Pembelian 2.2 Update data gabah Data Gabah Data Pembelian Lap. Stok Lap. Pembelian 2.4 Membuat Rekap Penerimaan Barang Data Pembelian Gabah 2.5 Membuat Laporan Data Gabah Data Pembelian Pimpinan Laporan Stok Laporan Pembelian 2.1 Cari Bulog Pusat

Rekap Penerimaan Barang Petugas pembelian Data gabah Cari Data Gabah cari Petugas pembelian info Data gabah info Data gabah info Data gabah Petugas pembelian Rekap Penerimaan Barang

3.21Gambar DFD (Data Flow Diagram) Level 2 Proses 2 (Pembelian dan rekap penerimaan barang) yang diusulkan

61 3.1 Memilih Data Gabah Data Gabah Data Gabah 3.2 Rekap Data Gabah 3.3 Produksi Daftar Data Gabah

Data Gabah

3.4 Input Data

Beras

Daftar Data Beras

Data Beras Daftar Data Beras Data Produksi Data Produksi 3.5 Membuat Laporan Produksi 3.6 Membuat Laporan Beras Data Produksi Data Beras Petugas Produksi Laporan Beras Laporan Produksi Pimpinan Laporan Beras Laporan Produksi

3.22 Gambar DFD (Data Flow Diagram) Level 2 Proses 3 (Produksi) yang diusulkan

Agent

4.1 Mengecek Data

Pesanan Daftar Pesanan Beras

Data Beras Daftar Pesanan Beras Daftar Pesanan Beras Data Beras 4.2 Input Data Penjualan Data Penjualan Daftar Pesanan Beras 4.4 Cetak Laporan Penjualan 4.3 Mencetak Faktur Penjualan Data Penjualan Data Penjualan Pimpinan Laporan Penjualan Petugas penjualan

Daftar Pesanan Beras

Petugas penjualan Laporan Penjualan

62 Data Penjualan 5.1 Menginput Data Pengiriman Faktur Penjualan Data Pengiriman Data Pengiriman 5.2 Mencetak Surat jalan Data Pengiriman Faktur Penjualan

Agent Surat Jalan

Faktur Penjualan

5.3 Merubah Status Data

Penjualan Surat Jalan Valid

Surat Jalan Valid

5.4 Membuat Laporan Pengiriman Data Pengiriman 5.5 Mencetak Laporan Pengiriman Data Pengiriman Petuagas Distribusi Laporan Pengiriman Pimpinan Laporan Pengiriman

3.24 Gambar DFD (Data Flow Diagram) Level 2 Proses 5 (Pengiriman) yang diusulkan

3.5.3.9 Kamus Data

Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di flow diagram sifatnya global hanya ditujukan nama arusnya saja. Berikut ini adalah arus data dari Sistem Informasi Distribusi di UPGB Jatisari :

1. Nama Data : Form Agen

Deskripsi Data : Formulir untuk pendaftaran calon agen Nama Alias : -

Aliran Data : Agen, Proses 1.1, Proses 1.2, Proses 1.3 Struktur Data : Nama Agen, Alamat, Telepon

63

2. Nama Data : Kartu Agen

Deskripsi Data : Kartu sebagai tanda agen yang syah Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 1.4, Agen

Struktur Data : Nama Agen, Alamat, Telepon

3. Nama Data : Data Gabah Minimum

Deskripsi Data : Data gabah dengan jumlah stok minimum Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 2.1, Proses 2.2, Proses 2.3 Struktur Data : Nama Gabah, Harga, Stok

4. Nama Data : Faktur Pembelian dan Kwitansi Pembelian Deskripsi Data : Faktur Pembelian gabah ke petani

Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 2.3, Agen

Struktur Data : idbeli, Tanggal, Total, Petugas, Nama Petani, Nama gabah, Jumlah, Subtotal

5. Nama Data : Laporan Stok

Deskripsi Data : Sebagai laporan gabah ke pimpinan Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 2.7, Pimpinan Struktur Data : Nama Gabah, Harga, Stok

6. Nama Data : Laporan Pembelian

Deskripsi Data : Sebagai laporan pembelian ke pimpinan Nama Alias : -

64 Aliran Data : Proses 2.6, Pimpinan

Struktur Data : IDBeli, tanggal, total

7. Nama Data : Data Gabah

Deskripsi Data : Data Gabah yang akan diproduksi Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 3.1, Proses 3.2, Proses 3.3 Struktur Data : Nama Gabah, Harga, Stok

8. Nama Data : Data Beras

Deskripsi Data : Data Beras yang dihasilkan setelah produksi Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 3.3, Proses 3.4, Proses 3.5, Proses 3.6 Struktur Data : Nama Beras, Harga, Stok

9. Nama Data : Data Pesanan

Deskripsi Data : Pesanan agen ke Penjualan Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 4.1, Proses 4.2, Proses 4.3

Struktur Data : Nama Agen, Nama Beras, tanggal, jumlah, subtotal, total

10. Nama Data : Data Penjualan

Deskripsi Data : Data Penjualan beras dari penjualan ke agen Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 4.4, Proses 4.5

Struktur Data : IDJual, tanggal, total, petugas, agen, nama beras, jumlah, subtotal

65 11. Nama Data : Laporan Penjualan

Deskripsi Data : Sebagai laporan penjualan ke pimpinan Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 4.5, Pimpinan Struktur Data : Idjual, tanggal, total 12. Nama Data : Faktur Penjualan

Deskripsi Data : Bukti transksi yang syah antara agen dan penjualan Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 5.1. Proses 5.2, Proses 5.3,

Struktur Data : IDJual, tanggal, total, petugas, agen, nama beras, jumlah, subtotal

13. Nama Data : Surat Jalan

Deskripsi Data : Data mengenai pengiriman barang ke agen Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 5.1, Proses 5.2, Proses 5.4, Proses 5.5 Struktur Data : Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan, status

14. Nama Data : Surat Jalan

Deskripsi Data : Surat mengenai pengiriman barang yang dibeli oleh agen dari penjualan

Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 5.2, Proses 5.3

Struktur Data : Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan, status

66 15. Nama Data : Laporan Pengiriman

Deskripsi Data : Laporan Pengiriaman ke pimpinan Nama Alias : -

Aliran Data : Proses 5.5, Pimpinan

Struktur Data : Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan

3.5.3Perancangan Basis Data

Perancangan Basis Data merupakan proses pembentukan basis data yang merupakan tahapan yang sangat menentukan bagi terciptanya Sistem Informasi yang baik.

Perancangan Basis Data dalam Sistem Informasi Distribusi ditunjukan agar dalam pengoperasian dan pengimplementasiannya, dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap serta dapat membantu mempermudah proses manipulasi data. Untuk mendukung proses pembentukan tersebut, ada beberapa peralatan diantaranya, Normalisasi, Relasi Tabel, ERD (Entity Relationship Diagram), Struktur File dan kodifikasi.

3.5.3.1 Normalisasi

Terdapat peraturan mengenai perancangan basis data yang biasa disebut dengan normalisasi. Aturan ini akan mempermudah dalam merancang basis data yang normal dan tidak mengulangi informasi dalam proses pembaruan data maupun penghapusan data. Selain itu, normalisasi merupakan suatu kegiatan mendapatkan informasi tanpa pengolahan data yang tidak diperlukan dan memudahkan dalam pencarian suatu

67 data.Sedangkan tujuan dari normalisasi adalah untuk menghilangkan duplikasi data.

Adapun bentuk normalisasi Sistem Informasi Distribusi pada UPGB Jatisari adalah sebagai berikut :

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan rancangan awal dari pembuatan suatu database. Pada tahap ini, semua data yang direkam tanpa format tertentu. Data bisa mengalami duplikasi.

Data dikumpulkan dengan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Berikut ini merupakan bentuk tidak normal atau Unnormalized Form yaitu :

{ Nama Agen, Alamat, Telepon, Nama Agen, Alamat, Telepon, Nama Gabah, Harga, Stok, idbeli, Tanggal, Total, Petugas, Nama Petani, Nama gabah, Jumlah, Subtotal , Nama Gabah, Harga, Stok, IDBeli, tanggal, total, Nama Gabah, Harga, Stok, Nama Beras, Harga, Stok, Nama Agen, Nama Beras, tanggal, jumlah, subtotal, total, IDJual, tanggal, total, petugas, agen, nama beras, jumlah, subtotal , Idjual, tanggal, total, Bukti transksi yang syah antara agen dan penjualan, IDJual, tanggal, total, petugas, agen, nama beras, jumlah, subtotal, Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan, status, Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan, status , Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan }

68 2. Bentuk Normal Pertama (1NF)

Suatu Tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jka suatu atribut bernilai tunggal (atomic value) untuk setiap barisnya. Adapun bentuk normal pertama (1NF) yaitu :

{ Nama Agen, Alamat, Telepon, Nama Gabah, Harga, Stok, idbeli, Tanggal, Total, Petugas, Nama gabah, Jumlah, Subtotal, IDBeli, tanggal, total, IDJual, tanggal, total, IDRekap, petugas, agen, nama beras, jumlah, subtotal, Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan, status }

3. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal kedua jika hanya jika berada dalam bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer. Adapun normal kedua atau Second Norm Form (2NF) yaitu :

a. Tabel Gabah

Idgabah* Nama Harga Stok

b. Tabel Beras

Idberas* Nama Harga Stok

c. Tabel Agen

69 d. Tabel Petani

Idpetani* Nama Alamat Telepon

e. Tabel Master Beli

Idbeli* Tanggal Total status

f. Tabel Master Jual

Idjual* Tanggal Total status

g. Tabel Distribusi

Iddistribusi*

h. Tabel Produksi

Idproduksi* jmlGabah hasilproduksi hargajual

i. Tabel Petugas

Idpetugas* Nama

j. Tabel Kendaraan

Nomor polisi*

k. Tabel Rekap

70 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Semua tabel dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika dan hanya jika pada bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer. Adapun bentuk normalisasi ketiga yaitu :

a. Tabel Gabah

Idgabah* Nama Harga Stok

b. Tabel Beras

Idberas* Nama Harga Stok

c. Tabel Agen

Id Agen * Nama Alamat Telepon

d. Tabel Petani

Id Petani* Nama Alamat Telepon

e. Tabel Petugas

107

9. Data Distribusi

Berikut adalah tampilan laporan data distribusi:

Nama Perusahaan Alamat Perusahaan

Tabel Data Beras Data Produksi

TABEL DATA PRODUKSI

3.53 Gambar Laporan Data Distribusi

10. Data Supplier

Berikut adalah tampilan laporan data supplier:

Nama Perusahaan Alamat Perusahaan

Tabel Data Beras Data Supplier

TABEL DATA SUPPLIER

108

11. Rekap Pembelian

Berikut adalah tampilan laporan rekap pembelian:

Nama Perusahaan Alamat Perusahaan

Tabel Data Beras Rekapitulasi Pembelian

TABEL DATA PEMBELIAN

3.55 Gambar Laporan Data Pembelian

12. Faktur Penjualan

Berikut adalah tampilan laporan faktur penjualan:

FAKTUR PENJUALAN

No Faktur Tanggal

Nama Agen Kepala Bulog

Tabel Daftar Penjualan

Petugas UPGB

(Petugas)

109

13. Faktur pembelian

Berikut adalah tampilan laporan faktur pembelian:

FAKTUR PEMBELIAN

No Faktur Tanggal

Nama Suplier Kepala Bulog

Tabel Daftar Pembelian

Petugas UPGB

(Petugas)

3.57 Gambar Faktur Pembelian

3.5.6Perancangan Jaringan

Topologi jaringan adalah bentuk hubungan dari suatu jaringan. Jenis topologi jaringan yang dipakai adalah Point To Point (titik ke titik). Jaringan kerja titik ke titik merupakan jaringan kerja yang paling sederhana tetapi dapat digunakan secara luas. Begitu sederhananya jaringan ini, sehingga seringkali tidak dianggap sebagai suatu jaringan tetapi hanya merupakan komunikasi biasa. Dalam hal ini, kedua simpul mempunyai kedudukan yang setingkat, sehingga simpul manapun dapat memulai dan mengendalikan hubungan dalam jaringan tersebut. Data dikirim dari satu simpul langsung kesimpul lainnya sebagai penerima, misalnya antara terminal dengan CPU.

110 Bag. Produksi

(Client)

Bag. Gudang (Server)

Bag. Distribusi (Client)

Bag. Penjualan (Client)

Bag. Pembelian (Client)

111 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dihasilkan dari perancangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem yang berjalan pada proses pendistribusian beras sudah terkomputerisasi sehingga proses pencarian data sudah efisien.

2. Data distribusi, produksi, beras, gabah, penjualan dan pembelian sudah mempunyai media penyimpanan teknologi informasi yang memadai berupa

database sehingga manipulasi data seperti insert, update dan delete bisa dilakukan dengan mudah dan terintegrasi dengan baik.

3. Pada pengelolaan data distribusi sudah akurat karena sudah memanfaatkan basis data untuk menghindari terjadinya beberapa data yang hilang.

4. Pada laporan stok data gabah dan beras sudah terstruktur sehingga rekapitulsi laporan penjualan dan pembelian mudah untuk di kontrol.

4.2 Saran

1. Untuk kedepannya, pembayaran dapat dikembangkan dengan menggunakan kartu kredit dan kartu debit, sehingga konsumen yang menggunakan fasilitas pembayaran tersebut lebih mudah dalam melakukan pembayaran.

2. Untuk kedepannya, sistem informasi ini bisa dikembangkan untuk pengelolaan data karyawan.

112

3. Sistem informasi ini bisa dikembangkan lebih lanjut untuk diberi fungsi retur pembelian (pengembalian barang) apabila terdapat barang yang cacat.