Ruang Lingkup Kegiatan Sekretariat dan Administrasi Kesekretariatan
Pada umumnya, ruang lingkup kegiatan sekretariat meliputi: 1 menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanannya; 2
menyelenggarakan tata hubungan, intern dan ekstern hubungan masyarakat; 3 menyelenggarakan kepanitiaan rapat; 4
menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia; 5 menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamukunjungan; 6 menyelenggarakan tugas
bantuan lain yang menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok
organisasi. Ruang lingkup administrasi kesekretariatan: administrasi perkantoran,
kepegawaian, keuangan, materiil dan kehumasan. Untuk melaksanakan kegiatan administrasi kesekretariatan secara efektif dan efisien perlu
menerapkan fungsi manajemen berikut.
a. Perencanaan: 1 administrasi perkantoran, 2 tata naskah
dalam kearsipan, 3 administrasi kepegawaian, 4 administrasi keuangan, dan 5 administrasi materiil dan kehumasan
b. Pengkoordinasian
c. Penggerakkan: 1 pengarahan atas kegiatan perkantoran
secara efektif; 2 mengaplikasikan kebijakan kepegawaian yang dapat meningkatkan semangat kerja pegawai melalui
orientasi, pelatihan, promosi, dan kesejahteraan; 3 menciptakan komunikasi efektif antara bawahan dan atasan;
dan 4 mengkoordinasikan kegiatan berbagai unit.
11
d. Pengawasan: Kegiatan pengukuran hasil kerja terhadap
standar dan rencana memperbaiki penyimpangan agar memberi hasil optimal.
e. Pelaporan: menyampaikan perkembanganhasil kegiatan yang
berkaitan dengan penggunaan sumber daya, baik lisan maupun tertulis kepada pihak yang berkepentingan.
Prinsip-Prinsip Administrasi Kesekretariatan
Prinsip-prinsip administrasi kesekretariatan adalah: 1 fasilitatif; 2 pelayanan prima; 3 legalitas; 4 dinamika; 5 pemberdayaan; 6
informasional; 7 efisiensi dan efektivitas; 8 jaringan kerja; 9 sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan
desentralisasi; 10 tepat waktu; 11 telaahan staf; 12 kompetensi; 13 imbalan yang wajar dan adil; dan 14 perlakuan yang sama pada setiap
orang.
Prinsip-prinsip Administrasi Kearsipan:
Prinsip-prnsip administrasi kearsipan adalah: 1 legalitas, 2 efisiensi, 3 pembakuan, 4 pertanggungjawaban, 5 keterkaitan, 6
ketepatan,7 keamanan, 8 ketelitian, 9 kejelasan, dan 10 asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi.
Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diorganisasikan dengan asas: 1 sentralisasi, 2 desentralisasi, dan 3 gabungan.
12
Komunikasi Dalam Bekerja
Keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh lima unsur yaitu: 1 komunikator, 2 bentuk berita atau pesan, 3 penerima berita, 4 prosedur
pengiriman berita, dan 5 reaksi. Agar tujuan berkomunikasi jelas, maka hal yang perlu dipertimbangkan:
1. Siapa yang akan menerima pesan
2. Bagaimana penerima akan menginterpretasikan pesan
3. Bagaimana iklimsuasana antara pengirim dengan penerima
4. Mutu komunikasi
Efisiensi Kerja
Efisiensi merupakan cara yang: 1 termudah, dan 2 termurah. Asas efisiensi: terencana, sederhana, penggabungan, dan hemat. Faktor yang
mempengaruhi efeisiensi kerja: gerakan dan waktu.
Pengurusan Surat
Pengurusan surat merupakan bagian dari administrasi kantor sekolah dan dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Pengurusan surat meliputi
mencatat, mengarahkan, dan megendalikan surat baik surat masuk maupun surat ke luar. Pengurusan Surat Masuk Proses pengurusan surat masuk
dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Banyaknya petugas disesuaikan dengan kebutuhan. Urutan kerjanya : menerima surat masuk dan mengecek
kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilah surat untuk memisahkan surat
dinas dan surat pribadi, memilah surat dinas atas dasar rahasia tertutup dengan tidak rahasia terbuka. Begitu juga membuka surat-surat yang tidak
rahasia mengeluarkan dari sampulnya, memilah surat-surat yang penting dan
13
tidak penting rutin, dan menyampaikan surat dinas yang sudah dipilah kepada petugas pencatat surat. Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada
lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
Uraian Tentang Format Surat
Disesuaikan dengan ketentuan setempat.
Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Bagi sekolah-sekolah arsip harus dikelola dengan baik, dengan sistem: 1
masalah, 2 abjad, 3 tanggal, dan 4 wilayah. Hal ini dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Arsip-arsip pasif
yang penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar tejamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akte tanah, akte
pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971. Untuk mencegah terjadinya penumpukkan arsip yang tidak
berguna, dilakukan penyusutan arsip, pemusnahan arsip-arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34
Tahun 1979.
Jenis Surat yang Diarsipkan
Jenis surat yang diarsipkan lihat subjudul A.1. di atas.
14
Laporan Bentuk Laporan
Bentuk penyampaian informasi secara lisantulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab
yang ada di antara mereka.
Fungsi laporan
Fungsi laporan adalah sebagai alat: pertanggungjawaban bagi bawahan, pengambilan keputusan bagi atasan.
Syarat kualitas laporan
Syarat laporan yang bermutu adalah: correct benar atau apa adanya, clear jelas, complete lengkap, consistent ajeg, courtesy
sopan, consumer penerimanya, form format, dan tepat waktunya.
Syarat Penyusun Laporan
Bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan: 1 menguasai syarat laporan yang bermutu, 2 menguasai masalah yang akan dilaporkan; 3
mempunyai minatkesanggupan, obyektif, teliti, analitis, kooperatif dan open-minded; 4 menggunakan bahasa tulisan yang baik, 5
menggunakan kataistilah sederhana, jelas dan mudah dimengerti, dan 6 menguasai statistik untuk laporan kuantitatif dan teknik pengumpulan data.
Langkah-langkah Pembuatan Laporan
Langkah pokokprosedur dalam pembuatan laporan: 1 menentukan perihal subyek, 2 mengumpulkan data, 3 mengklasifikasi data, 4
mengevaluasi dan mengolah data, dan 5 membuat kerangka atau sistematika laporan. Sistematikan laporan tergantung aturan setempat.
15
BAB III ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN
