Analisis proses sistem informasi administrasi keuangan PDAM Kabupaten Kebumen : laporan praktek kerja lapangan

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Dewasa ini persaingan perusahaan semakin meningkat baik perusahaan negara maupun swasta. Adanya persaingan tersebut menuntut perusahaan harus secara cepat dan tepat dalam menentukan strateginya agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.

Perusahaaan Daerah Air Minum (PDAM) merupakan salah satu BUMD yang bergerak dibidang Pelayanan Air Minum kepada masyarakat di suatu wilayah tertentu. Tentunya keberadaan BUMD dalam memberikan perannya bagi perekonomian tidak diragukan lagi. Namun dengan adanya perubahan yang ketat dalam perekonomian, Era Sistem Informasi dan Global sekarang ini, BUMD seperti perusahaan swasta lainnya menghadapi tantangan yang lebih besar. Tantangan tersebut antara lain semakin tingginya tuntutan masyarakat akan kinerja yang lebih baik di masa mendatang. Dalam menghadapi tantangan tersebut BUMD diharapkan mampu mempertahankan kinerjanya dan mampu bersaing untuk itu harus meningkatkan efisien, efektifitas, kinerja dan produknya.

PDAM Kabupaten Kebumen merupakan salah satu bentuk BUMN yang memegang monopoli pemenuhan air diwilayah Kebumen. Tujuan pendiriannya adalah untuk memenuhi pelayanan dan kebutuhan akan air bersih bagi masyarakat dan merupakan salah satu sumber pendapatan daerah (Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomer 47 Tahun 1999).

Perusahaan diharapkan mampu untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Suatu perusahaan dikatakan berhasil jika kualitas pelayanan yang diberikan dan informasi mengenai PDAM menimbulkan suatu kepuasan terhadap pelanggan.

Fokus dari Organisasi pemerintah bukan pada pencapaian finalsial saja, namun lebih menitik beratkan pada pelanggan yang dalam hal ini adalah masyarakat. Dimana masyarakat merupakan konsumen yang perannya sangat penting sebagai pemegang kendali perusahaaan. Maka dari itu PDAM dituntut untuk menjalin fungsi sosial guna memenuhi kebutuhan masyarakat yang

2

mana akan membawa konsekuensi terhadap eksistensi PDAM untuk jangka panjang.

Kualitas adalah tingkat mutu yang diharapkan dan pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Dengan demikian kepuasan dan ketidakpuasan merupakan

perbandingan antara harapan pelanggan dan kenyataan dari kualitas pelayanan yang dirasakan oleh pelanggan yang menjadi tujuan perusahaan agar selalu dipuaskan.

Pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Sedangkan kepuasan menurut Garpesz (1997:34) dapat didefinisikan sebagai suatu keadaan dimana kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan dapat terpenuhi melalui produk yang dikonsumsi.

Dari uraian diatas, masa dapat melihat pentinnya akan suatu pemenuhan kebutuhan pelanggan. Maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dan membuatan website mengenai Analisis Proses Administrasi Keuangan Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen .

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

1. Belum adanya sistem informasi CRM yang berpusat pada pelanggan untuk mendukung kegiatan dministrasi dan promosi oleh bagian marketing PDAM Kebumen.

2. Belum adanya sistem infomasi yang mendukung promosi, Mesangan ulang kepada pihak konsumen sehingga menciptakan loyalitas kepada pelayanan PDAM Kebumen

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan 1.3.1. Maksud

3

Laporan praktek kerja lapangan ini diharapkan bermanfaat sebagai bahan pertimbangan dan penentu langka-langkah demi kemajuan perusahaan tempat kerja lapangan.

2. Bagi Penulis

Merupakan salah satu sarana untuk menerapkan ilmu dan pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada dunia kerja nyata.

3. Bagi Pembaca

Laporan ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan analisis penelitian lebih lanjut dan sebagai bahan referensi bagi penulis yang mengambil amsalah yang sama.

1.3.2. Tujuan

Adapun tujuan dari penyusunan Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini antara lain:

1. Untuk membuat website perusahaan yang mana dapat

menyampaikan informasi-informasi kepada pelanggan, dan karyawan yang bekerja di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen.

2. Untuk mengetahui seberapa besar pengaruh kualitas website terhadap pengunjung website yang akan dibuat.

3. Untuk mengetahui perkembangan-perkembangan Perusahaan

Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen yang dicapai.

1.4. Metode Pengembangan Sistem

Metode atau paradigma perangkat lunak yang digunakan yaitu dengan metode prototype (Prototyping Paradigma) karena metode ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan jika pada satu tahap tidak sesuai maka dapat kembali ke tahap sebelumnya serta pengujian dilakukan oleh pembuat atau programmer. Berikut dijelaskan metode yang digunakan:

4

1.5. Batasan masalah

Penelitian ini dibatasi pada Bagaimana menganalisis proses Administrasi Keuangan Pada Perusahaan daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen .

- Subjek penelitian ini adalah Perusahaan daerah Air Minum

(PDAM) Kabupaten Kebumen, pengambilan data-data untuk menganalisis Bagian Administrasi Keuangan perusahaan.

- Praktek kerja lapangan ini hanya mengelola data pelanggan yang bekerja sama

dengan pihak PDAM

- Analisis ini dibangun dengan menyesuaikan kebutuhan di PDAM Kebumen

- Analisis Proses ini mengunakan prosedur dan struktur database yang sudah ada.

5

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja lapangani ini dilakukan di :

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen, yang dimulai pada tanggal 11 Juli 2011 11 Agustus 2011, yang beralamat di Jl. Aroengbinang No.12 Kebumen Jawa Tengah

Keterangan

Bulan

Juli Agustus

1 2 3 4 1 2 3 4 Pencarian Tempat penelitian

Pengumpulan data

Analisis Proses Administrasi Keuangan

Penyusunan Laporan

1

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (syst ma) dan bahasa Yunani (sust ma) adalah sekumpulan unsure atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti profinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Jogiyanto H.M (1989, hal:1) suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Abdul Kadir (2003, hal: 54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Definisi sistem menurut para ahli :

1. Ludwig Von Bartalanfy

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

2

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. 3. L. Ackof

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

4. L. James Havery

Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

5. John Mc Manama

Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

6. C.W Churchman

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

7. J.C Hinggins

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

8. Edgar F Huse dan James L. Bowdict

Menurutnya system adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga apat berinteraksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhannya.

Syarat-syarat system:

3

2. Elemen system harus mempunyai rencana.

3. Adanya hubungan diantara elemen system.

4. Unsure dasar dari proses (arus infirmasi, energy dan material ) lebih penting dari pada elemen system.

5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Secara garis besar, system dapat dibagi dua:

a. Sistem Fisik (PHYSICAL SYSTEM) :

Kumpulan elemen-elemen atau unsure-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.

Contoh:

o System transportasi, elemen : petugas, mesin, organisasi yang menjalankan transportasi

o System komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk

menjalankan pengolahan data.

b. Sistem Abstrak (ABSTRACT SYSTEM) :

System yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya.

Contoh:

System Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Model Umum Sistem

- Input Proses Output

4

- Program perhitungan basic kita masukan, setelah dijalankan maka kita dapatkan hasilnya.

- Data mahasiswa (nama, nilai) diproses menjadi daftar nilai semester (berupa laporan).

2.1.1. Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

5

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.

6

Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2. Karakterisitik Sistem

Menurut [Jog05] suatu system mempunyai karakteristik atau cici-ciri tertentu yaitu sebagai berikut:

a. Komponen Sistem (Component)

Pada suatu system terdiri dari beberapa atau sejumlah komponen yang saling berhubungan atau berinteraksi antara komponen yang satu dengan komponen yang lainnya atau bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan dan dalam komponen sistem ini atau elemem-elemen sistem ini dapat berupa sub system yang lebih kecil.

b. Batasan Sistem (Bounday)

Batasan sistem merupakan garis besar abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya, batasan system ini juga menunjukan ruang lingkup (Scope) dari system tersebut.

7

Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun yang terdapat diluar batas sistem dari sistem yang mempunyai operasi sistem, lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.

d. Masukan Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan suatu media antara satu sub sistem dengan yang lainya, melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber mengalir dari satu sub sistem ke yang lainnya.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan atau input merupakan energy yang dimasukan kedalam sistem, masukan ini dapat berupa energy manusia, data model, bahan baku, layanan atau lainnya. Input atau masukan dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori yaitu : serial input, probable input, dan feedback input.

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, pembuangan keluaran sistem dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau menuju kepada suatu sistem, definisi lain ialah output merupakan hasil dari proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem.

g. Pengelolaan Sistem ( Proses)

Pengelolaan atau proses merupakan perubahan dari masukan atau input menjadi keluaran proses ini mungkin dilakukan oleh mesain, orang atau komputer.

8

Sasaran dari suatu system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem serta keluaran yang akan dihasilkan suatu sistem, serta dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya, karena tujuan ini merupakan target atau sasaran akhir yang akan dicapai oleh suatu system.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat dikelompokan menjadi beberapa sudut pandang diantaranya:

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

9

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.

4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer.

5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).

2.2. Pengertian Informasi

Pengertian informasi menurut [JOG05] adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan penting bagi yang menerimanya.

Sumber dari informasi adalah data, yang kemudian diolah dengan criteria tertentu untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Data adalah suatu kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan menjadi kesatuan yang nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu yang menyangkut perubahan nilai yang disebut transaksi. Sedangkan kesatuan nyata adalah berupa suatu objek yang nyata yang terjadi pada saat kejadian berlangsung. Menurut [Jog05] data juga dapat diartikan segala sesuatu yang perlu

10

diolah terlebih dahulu untuk mendapatkan suatu informasi, kualitas informasi yang diharapkan tergantung tiga hal pokok:

a. Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak biasa, tidak menyesatkan, dan mencerminkan maksud serta tujuan.

b. Tepat waktu

Berarti informasi yang sampai ke penerima tidak terlambat, karena informasi adalah landasan untuk mengambil suatu keputusan, untuk itu diperlukan suatu teknologi yang mengelola dan mengirim informasi dengan cepat dan tepat.

c. Relevan

Berarti informasi mempunyai manfaat dan berguna bagi pemakainya, karena batas relevansi seseorang berbeda, maka informasi bisa dikatakan berguna jika bebar-benar berguna dan dibutuhkan pemakainya.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut [AZH00] sistem informatika adalah sebagai kumpulan atau group dari satu siste atau bagian atau komponen apapun baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan sat sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi berarti dan berguna.

Adapun menurut Robert A. Latch dan K.Roscoe Pavis dalam Jogiyanto :

Sistem Informatika adalah sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung operasi bersifat majerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dam menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.

11

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1 Metode Pendekatan Sistem

Piranti lunak saat ini seharusnya dirancang dengan memperlihatkan hal- hal seperti scalability, security dan ekseksi yang siap digunakan walaupun dalam kondisi yang sulit selain itu aritekturnya harus didefinisikan dengan jelas, agar setiap kesalahan dapat mudah ditemukan dan diperbaiki oleh oranglain. Selain programmer aslinya. Keuntungan lain dari perencanaan arsitektur yang matang untuk dimungkinkannya penggunaan kembali modul atau komponen untuk aplikasi piranti lunak lain yang membutuhkan fungsionalitas yang sama.

Metode yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi adalah metode penelitian deskriptif yaitu merupakan penjabaran dari metode ilmiah yang memiliki tujuan untuk membuat gambaran secara sistematis, factual dan akurat mengenai fakta fakta dan sifat sifat suatu penelitian tertentu.

2.4.3. Metode Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah metode analisis dan desain terstruktur (structured system analysis design) dengan teknik penggabungan dua pendekatan yaitu pendekatan terstruktur dan pendekatan klasik berupa Lyfe cycle. Adpun tahap-tahapnya sebagai berikut:

1. Rekayasa Sistem (Engineering System)

Hal ini sangat penting dilakukan ketika perangkat lunak harus berkomunikasi dengan perangkat keras, orang dan basisdata yaitu mengetahui elememn elemen yang hendak dialokasikan kedalam perangkat lunak. Rekayasa sistem menekankan pada

12

pengumpulan kebutuhan pada level sistem dengan sedikit perancangan dan analisis. 2. Analisis Sistem (System Analiysis)

Menganalisa dari data yang ada serta mengumpulkan kebutuhan kebutuhan sistem

yang akan dibangun. Analisa ini menggunakan tool flowmap berjalan. 3. Desain sistem (System Design)

Perancangan ini menggunakan tool berupa flowmap usulan, diagram konteks, diagram arus data, rancangan database dan file, rancangan data, rancangan struktur program, rancangan procedural, dan rancangan antar muka.

4. Penulisan Program(Coding)

Selanjutnya mengubah desain menjadi bentuk yang dimengerti oleh komputer, maka dilakukan penulisan jika desainnya detail maka penulisan program dapat dicapai. 5. Pengujian(Testing)

Setelah penulisan program selesai dan program dapat berjalan, testing dapat dimulai dengan memfokuskan pada logika internal dan perangkat lunak dan mencari segala sesuatu kemungkinan kesalahan dan memeriksa apakah perangkat lunak tersebut selesai dan sesuai dengan hasil yang diinginkan.

6. Pemeliharaan (Maintenance)

Perangkat lunak yang sudah jadi mungkin ditemukan kesalahan atau ada hal yang baru yang akan ditambah, maka tahap pengembangan dilakukan dimasa

pemeliharaan.

2.4.4. Alat Bantu Analisis 1) Flow Map

Flowmap merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap pemecahan

13

dimengerti, mudah digunakan dan standar. Tujuan utama penggunaan flow map adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar untuk mengidentifikasikan serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

2) Diagram Kontek

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan Interaksi Sistem Informasi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dalam penggambaran ini, sistem dianggap sebagai sebuah objek yang tidak jelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang akan mengaksesnya.

Dalam pembentukan diagram konteks, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Kelompok pemakai, baik pihak internal atau eksternal perusahaan, dan departemen terkait, dimana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasikan secara rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.

2. Kemungkinan kejadian-kejadian yang akan terjadi dalam penggunaan sistem harus diidentifikasikan secara lengkap.

3. Arah anak panah yang menunjukan aliran data jangan sampai terbalik agar dapat memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan dibentuk.

4. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah

dipahami oleh pembuat sistem 3) Data Flow Diagram

14

Data flow diagram atau DFD merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci sistem sebagai jaringan kerja, antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.

4) Kamus Data

Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang datadan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi untuk menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam menggambarkan dalam data flow diagram, mendeskripsikan nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.

5) Perancangan Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan disimpanan luar komputer dan digunakan perangkat

lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen

yang sangat penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Database system (sistem basis data) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam didalam suatu organisasi. Alat bantu yang digunakan penulis dalam perancangan basis data adalah normalisasi, dan tabel ralasi.

15

Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya.

Secara umum proses normalisasi dibagi dalam 3 (tiga) tahap, yaitu bentuk tidak normal (unnormal), bentuk normal pertama (1NF), bentuk normal kedua (2NF), bentuk normal ketiga (3NF) biasanya sudah akan diperoleh tabel yang optimal.

1) Bentuk tidak Normal (Unnormal)

Pada tahap ini, semua data yang ada direkam tampa format tertentu. Data bisa jadi mengalami duplikasi.

2) Bentuk Normal Pertama (1NF)

Pada tahap ini, bibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dan dikelompokan berdasarkan suatu karakteristik tertentu. Pada tahap ini harus diusahakan ada field dalam satu tabel yang berulang.

3) Bentuk Normal Kedua (2NF)

Pada tahap ini dilakukan penentuan field kunci dari masing-masing tabel. Kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel.

4) Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi antara tabel-tabel tertentu.

b. Tabel Relasi

Tabel relasi secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang didalamnya terdapat tabel-tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi antar tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

1. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kebumen

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen merupakan Perusahaan Milik Pemerintah Kabupaten Kebumen yang bergerak dalam bidang pelayanan air minum kepada masyarakat disuatu wilayah tertentu.

PDAM Kabupaten Kebumen semula berkedudukan di Gombong yang merupakan instalasi system air bersih peninggalan Belanda (beroperasi sejak tahun 1916), dan dalam Pemerintahan Republik Indonesia sistem air bersih ini langsung di kelola oleh Pemda TK II Kebumen. Perkembangan lebih lanjut sistem air bersih di Gombong ini dijadikan BUMD yang didirikan dengan Peraturan Daerah Kabupaten Dati II Kebumen Nomor 4 Tahun 1978.

Selain keberadaan PDAM Kabupaten Kebumen di Gombong, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 42/KPTS/1987 tanggal 2 Februari 1987, dibentuk Badan Pengelola Air Minum (BPAM) Kabupaten Kebumen yang bertugas mengelola proyek sistem air bersih untuk Kabupaten Kebumen di Kebumen.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Dati II Kebumen Nomor 8 Tahun 1993 dibentuklah PDAM Kabupaten Kebumen yang merupakan penggabungan antara PDAM Kabupaten Kebumen di Gombong dan BPAM Kabupaten Kebumen di Kebumen, selanjutnya diubah berdasarkan Peraturan

Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 2 Tahun 2002 dan terakhir kali dirubah berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 13 Tahun 2010.

2. Visi PDAM Kabupaten Kebumen

- Penyediaan Air Minum yang bersih, sehat, cukup dan kontinue

3. Misi PDAM Kabupaten Kebumen

- Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan

- Memberikan keuntungan yang wajar bagi stakeholder

- Mengembangkan Sumber Daya Manusia

- Melaksanakan Manajemen terbuka

- Peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan

4. Tugas Pokok PDAM Kabupaten Kebumen

- Melaksanakan usaha penyediaan air minum yang bersih dan sehat bagi

masyarakat

- Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati di bidang pelayanan air minum.

5. Fungsi PDAM Kabupaten Kebumen

- Pengelolaan dan Pembinaan Perusahaan menurut kebijaksanaan yang ditetapkan

oleh Bupati sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah Daerah;

- Pengkoordinasian segala usaha dan kegiatan peningkatan pelayanan penyediaan

air minum untuk masyarakat;

- Pengawasan segala usaha dan kegiatan pengawawsan teknis dan administrasi atas pelaksanaan tugas pokok;

6. TUJUAN DAN SASARAN 1.) Tujuan

a. Memenuhi kebutuhan air minum yang memenuhi syarat-syarat

kesehatan bagi masyarakat di daerah;

b. Memberikan kontribusi pada [endapatan daerah;

c. Menunjang pembangunan daerah; dan

d. Menunjang pembangunan nasional.

2.) Sasaran

- Terwujudnya Masyarakat Kebumen yang sehat melalui Pelayanan Air

Bersih yang memenuhi Standar Kesehatan.

- Terpenuhinya Pelayanan Air Bersih yang Cukup dan merata dengan mutu

Kualitas dan Kuantitas yang Optimal dari Unit Pelayanan PDAM untuk masyarakat Kabupaten Kebumen.

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Untuk mengelolah Perusahaan Daerah Air Minum dengan baik dan optimal, terutama terhadap semua masyarakat yang menggunakan air dari PDAM, maka perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam bentuk struktur organisasi, dimana merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerja sama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh PDAM Kebumen adalah sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI

Gambar: Struktur Organisasi PDAM Kebumen

CABANG- SUBAG PERAWATAN DIREKTUR SUBAG PEMBUKUAN SUBAG PDE SUBAG REKENING SUBAG GUDANG SUBAG PER.ANGG SUBAG BACA METER SUBAG KEPEGAWAIAN SUBAG TRANDIST SUBAG PERTEK SUBAG PRODUKSI SUBAG PEL.LANGG SUBAG UMUM SUBAG

KAS/PENAG KABAG KEUANGAN

KABAG UMUM KABAG HUBLANG KABAG TEKNIK

DEWAN PENGAWASAN

3.1. Deskripsi Kerja

Adapun tugas masing masing bagian :

Badan Pengawas

1. Badan Pengawas mempunyai tugas pokok :

a. Mengawasi kegiatan Direktur

b. Memberikan pendapat dan saran kepada Bupati terhadap pangangkatan Direktur,

rencana program kerja, rencana anggaran perusahaan, perubahan status kekayaan PDAM, rencana pinjaman dan ikatan hokum dengan pihak lain serta terhadap laporan neraca dan perhitungan laba/rugi.

Badan pengawas mempunyai wewenang :

a. Memberikan peringatan kepada Direktur yang tidak melaksanakan tugas sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan

b. Memeriksa Direktur yang diduga merugikan PDAM

2. Direktur

Direktur mempunyai tugas pokok memimpin, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan PDAM

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayar (1), Direktur mempunyai fungsi :

a. Perencanaan dan penyusunan program kerja, rencana anggaran perusahaan jangka pendek dan menengah

b. Pembinaan pegawai perusahaan

c. Pengurusan pengelolaan kekayaan PDAM

e. Penyelenggaraan administrasi umum dan keuangan

f. Penyampaian laporan berkala seluruh kegiatan perusahaan termasuk Neraca dan Perhitungan rugi/laba

g. Mewakili PDAM baik didalam maupun diluar pengadilan

Direktur mempunyai wewenang ;

a. Memgangkat dan memberhentikan pegawai PDAM dengan persetujuan Bupati

b. Mengangkat pegawai untuk menduduki jabatan di bawah Direktur

c. Menandatangani pinjaman dengan persetujuan Bupati

d. Menandatangani ikatan hukum dengan pihak lain dengan persetujuan Bupati

3. Bagian Administrasi Umum

Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok membantu Direktur dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan dibidang administrasi umum dan kepegawaian.

Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada DIrektur.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan pembinaan kearsipan dan administrasi kepegawaian

b. Pelaksanaan urusan rumah tangga, perlengkapan dan inventaris perusahaan/kantor c. Pelaksanaan tata usaha dokumen persuratan perusahaan

d. Penyelenggaraan kegiatan bidang pengadaan barang

Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian terdiri dari :

a. Sub Bagian Administrasi Umum

c. Sub Bagian Gudang

d. Sub Bagian Pengelolaan Data Elektronik

Tugas tugas Sub Bagian

a. Sub Bagian Administrasi Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat

menyurat, kearsipan, humas, urusan rumah tangga, menyusun stastistik, dokumentasi perjalanan dinas, urusan protocol, pemeliharaan inventaris kantor, mengurus administrasi pembelian barang barang kebutuhan perusahaan dan melaksanakaan

pengadaan barang barang yang dibutuhkan oleh perusahaan

b. Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan administrasi, kesejahteraan

dan pembinaan pegawai, mengelola administrasi mutasi dan tata usaha kepegawaian c. Sub Bagian Gudang mempunyai tuga mengatur, menginventarisasi barang barang

milik perusahaan, mengurus administrasi penerimaan dan pengeluaran barang barang digudang serta mengurus penyediaan, penerimaan dan penyimpanan barang barang di gudang

d. Sub Bagian Pengelolaan Data Elektronik mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan data dan system informasi secara elektronik, merawat, mengembangkan system dan atau program pengolahan data dengan computer.

4. Bagian Keuangan

Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok membentu Direktur dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan di bidang keuangan

Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagai dimaksud, Bagian keuangan mempunyai fungsi: a. Pelaksanaan administrasi keuangan;

c. Perencanaan sumber-sumber pendapatan dan belanja perusahaan;

d. Pengkoordinasian dengan pihak terkait untuk kelancaran penagihan piutang pada pelanggan dan untuk penyelesaian lebih lanjut;

Bagian Keuangan terdiri dari:

a. Sub Bagian Kas dan Penagihan;

b. Sub Bagian Perencanaan Anggaran;

c. Sub Bagian Pembukuan.

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Keuangan.

Tugas-tugas Sub Bagian:

Sub Bagian Kas dan Penagihan mempunyai tugas menerima, mengeluarkan dan mengurus uang perusahaan di bank, membuat laporan situasi keuangan perusahaan, memeriksa, meneliti dan melaksanakan penagihan rekening dari pelanggan, penutup aliran bagi pelanggan yang melakukan pelanggaran;

Sub Bagian Perencanaan Anggaran mempunyai tugas mempersiapkan rencana anggaran pendapatan dan belanja perusahaan serta mengatur sistem kontrol terhadap pelaksanaan anggaran perusahaan;

Sub Bagian Pembukuan mempunyai tugas mengkoordinir dan mengendalikan pembukuan atas transaksi keuangan, menyusun laporan harta perusahaan, membantu merumuskan anggaran perusahaan, mengumpulkan dan menganalisa unsure biaya pokok produksi dan penjualan air.

5. Bagian Hubungan Langganan

Bagian Hubungan Langganan mempunyai tugas pokok, membantu Direktur dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan di bidang hubungan langganan. Bagian Hubungan Langganan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur. Untuk menyelenggarakan tugas, Bagian Hubungan Langganan mempunyai fungsi:

a. Penampungan dan penyelesaian pengaduan dari pelanggan;

b. Penyelenggarakan tugas-tugas pelayanan pelanggan dan pengelolaan data langganan; c. Pemeriksaan data penggunaan air berdasarkan meter air dan pencatatan meter air; d. Persiapan, pengoreksian data-data untuk pembuatan rekening.

Bagian Hubungan Langganan terdiri dari:

a. Sub Bagian Langganan

b. Sub Bagian Pembaca Meter;

c. Sub Bagian Rekening.

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Hubungan Langganan.

Tugas-tugas Sub bagian:

a. Sub Bagian Pelayanan Langganan mempunyai tugas melaksanankan pemasaran,

memberikan pelayanan kepada para pelanggan dan calon pelanggan, mengurus dan mengelola data pelanggan serta memberikan informasi yang perlu diketahui oleh masyarakat terutama amsyarakat pelanggan;

b. Sub Bagian Pembaca Meter mempunyai tugas mencacat dan memeriksa data penggunaan air oleh pelanggan, mengadakan pengawasan meter pada pelanggan, menampung dan menyelesaikan pengaduan pelanggan tentang pemakaian air dan mencacat serta melaporkan kerusakan meter air;

c. Sub Bagian Rekening mempunyai tugas mengkoordinasikan, mengawasi atas

pelaksanaan proses pembuatan rekening dan mengadakan penelitian kembali rekening yang telah dibuat.

6. Kabag Teknik

Bagian Teknik mempunyai tugas pokok membantu Direktur dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan dibidang teknik. Bagian Teknik dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana yang dimaksud, maka Bagian Teknik mempunyai fungsi:

a. Menjaga kelangsungan dan kualitas produksi serta kelancaran pendistribusian; b. Pengaturan pemasangan jaringan distribusi;

c. Pengkoordinasian dan pengendalian kegiatan-kegiatan di bidang perencanaan teknik, konstruksi, produksi, distribusi dan perawatan teknik serta pemeliharaan instalasi produksi, sumber mata air dan sumber air permukaan tanah.

Bagian Teknik terdiri dari: a.Sub Bagian Produksi; b.Sub Bagian Perencanaan;

c.Sub Bagian Transmisi dan Distribusi; d.Sub Bagian Perawatan.

Masing-masing Sub Bagian sebagaimana dimaksud, dimana dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian teknik.

Tugas-tugas Sub Bagian:

a. Sub Bagian Produksi mempunyai tugas merencanakan pengembangan

produksi air, melaksanakan analisa kimia dan bakteriolagi untuk menghasilkan kualitas yang standar, mengawasi penggunaan bahan kimia dan bahan lain oleh laboratorium untuk proses produksi, memeriksa proses pengolahan air di unit pengolahan dan sumber air, membuat laporan tentang jumlah air yang diproduksi dan air yang didistribusi dan air yang didistribusikan serta menjaga dan memelihara sumber-sumber air beserta instalasinya dan kebersihan lingkungan instalasi;

b. Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas mempersiapkan program

pengembangan sumber air, system transmisi dan distribusi berikut perlengkapan dan peralatan yang diperlukan, menyusun anggaran biaya, program kerja, jadwal pelaksanaan pekerjaan dan membuat gambar-gambar konstruksi beserta detailnya serta penelitian dan pengembangan serta mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan gambar konstruksi di lapangan, membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan bidang teknik;

c. Sub Bagian Transmisi dan Distribusi mempunyai tugas menyusun rencana survey kobocoran pipa transmisi / distribusi dan meter air, melaksanakan perbaikan, penggantian pipa dan meter air, pemasangan pipa dan sambungan rumah, mengadakan pencegahan pemasangan liar, menjaga kelangsungan dan kelancaran distribusi air, mengumpulkan data dan informasi jumlah

sambungan meter air dan mengadakan perbaikan tera meter, penyegelan dan pembongkaran meter air;

d. Sub Bagian Perawatan mempunyai tugas melaksanakan pemeliharaan dan

perbaikan gedung dan bangunan-bangunan di lingkungan kantor maupun di lingkungan bangunan air, perbaikan dan perawatan peralatan teknik maupun mekanikal.

Satuan Pengawasan Intern mempunyai tugas membant Direktur dalam melaksanakan tugas pengawasan intern di bidang pengawasan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan teknik serta kegiatan operasional.

Satuan Pengawasan Intern sebagaimana dimaksud, dibentuk dan diatur dengan Surat Keputusan Bupati:

1) Pada PDAM dapat dibentuk Cabang perusahaan yang berkedudukan di

Ibukota Kecamatan atau tempat lain yang ditunjuk oleh Direktur atas persetujuan Bupati melalui Badan Pengawas

2) Pendirian Cabang Perusahaan sebagaimana dimaksud, diatur dan atau ditetapkan dengan Keputusan Bupati, atas usul Direktur dan pertimbangan Badan Pengawas

3) Cabang PDAM dipimpin oleh seorang Kepala Cabang yang

berkedudukan setingkat Kepala Bagian, yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.

7. Direktur Tekhik Tugas Pokoknya:

a) Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan-kegiatan bidang perencanaan

b) Mengkoordinir dan mengendalikan pemeliharaan instalasi, produksi, sumber mata air permukaan tanah

c) Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pengujian peralaatan teknik dan bahan-bahan kimia.

Direktur Teknik terdiri dari:

1) Bagian Produksi

Tugas Pokoknya:

a) Koordinator dan pengawasan kegiatan dari seksi-seksi di bawahnya

b) Merencanakan pengembangan produksi air dan melaksanakan analisa kimia dan baktereologi sehingga mutu air yang dihasilkan dapat dipertanggung jawabkan.

c) Memperkirakan kebutuhan dan mengawasi penggunaan bahan kimia dan bahan

lain oleh laboratorium untuk proses produksi

d) Menjaga agar terdapat persediaan bahan-bahan tersebut secukupnya dan melaporkan jumlah air yang diproduksi dan air yang didistribusikan

Bagian Produksi Terdiri dari:

1) Seksi Sumber

Tugas Pokoknya:

a) Menjaga kualitas dan kuantitas dan kelancaran produksi air dari sumber-sumber air

b) Menjaga dan memelihara sumber-sumber air beserta instalasinya

2) Seksi Pengolahan

Seksi pengolahan mempunyai tugas pokok sebagai berikut: menjamin kualitas, kuantitas dan kelancaran produksi air dari instalasi atau treatment plan serta

menjalankan, memelihara dan mengamankan peralatan instalasi pengolahan air dan menjaga lingkungan instalasi

3) Seksi Laboratorium

Seksi laboratorium Mempunyai tugas pokok sebagai berikut; melakukan penelitian dan analisa lobaratorium agar terjamin mutu air yang memenuhi standar, menjaga kualitas produksi air serta mengontrol dan memelihara peralatan laboratorium

2) Bagian Transmisi dan Distribusi

Bagian Transmisi dan Distribusi mempunyai tugas antara lain melaksanakan survey, pengumpulan data, pengawasan, perbaikan, pengetewsan sarana dan prosarana yang berhubungan dengan transmisi dan distribusi.

Bagian Transmisi dan Distribusi dari terdiri dari:

a) Seksi Distribusi dan Penyambungan

Tugas Pokoknya:

1) Mengadakan perbaikan dan pemeliharaan pipa distribusi

2) Melakukan pemasangan pipa dan sambungan rumah

3) Menjaga kelancaran dan kelangsungan distribusi

4) Mengatur, menyelenggarakan fungsi pipa jaringan dan pelayanan adanya gangguan

5) Menyelenggarakan pengaturan aliran air secara merata kepada pelanggan b) Seksi Meter Air

Tugas Pokoknya:

1) Mengumpulkan data dan informasi juklah sambungan meter air

2) Mengadakan perbaikan dan meter air

c) Seksi Perawatan Mekanik Listrik Tugas Pokoknya:

1) Menyelenggarakan pembuatan alat-alat dan bahan untuk keperluan system jaringan transmisi dan distribusi

2) Mengawasi penggunaan dan penyimpanan serta menguji peralatan mekanik

3) Bagian Perrencanaan dan Pengawasan

Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Direktur Teknik dalam bidang perencanaan dan pengawasan.

Bagian Pengawasan dan Perencanaan terdiri dari;

a. Seksi Perencanaan Teknik

Tugas Pokoknya:

1) Mengumpulkan data teknik dan informasi untuk pengembangan jaringan

distribusi

2) Mengadakan survey dan menyusun rencana anggaran biaya

3) Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas gambar-gambar kontribusi

beserta detailnya

b. Seksi pengawasan Teknik

Mempunyai tugas pokok mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan teknik sesuai dengan ketentuan yang berlaku, mengadakan evaluasi dan pelaksanaan gambar kontruksi di lapangan.

1. Unsur Staf

a. Satuan Pengawasa Intern

Mempunyaintugas membantu Direktur dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan daerah dalam bidang pengawasa yang menjadi tanggung jawabnya. Satuan Pengaawasa Intern terdiri dari:

1) Pengawas Audit Intern Tugas Pokoknya:

a) Mengadakan pemeriksaan atau kebenaran administrasi umum dan

kepegawaian serta administrasi keuangan.

b) Memberikan saran dan pertimbangan tentang tata cara pembuatan laporan perusahaan.

2) Pengawas Teknik

Tugas Pokoknya:

a) Mengadakan pengawasan baik langsung maupun tidak langsung atas pelaksanaan pekerjaan teknik perusahaan.

b) Mengadakan pendataan dan memberikan saran atau pertimbangan atas

terjadinya hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaan.

3) Pengawas Hubungan

Mempunyai tugas pokok mengadakan pengawasan administrasi yang berhubungan dengan para pelanggan dan mengadakan evaluasi atas terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh pelanggan.

b. Bagian-bagian

1) Bagian Penelitian dan pengembangan \Mempunyai tugas membantu Direktur umum dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan daerah dalam bidang penelitian dan pengembangan yang menjadi tanggung jawabnya.

Bidang Penelitian dan Pengembangan terdiri dari:

a) Seksi Pengembangan prasarana teknik

Mempunyai tugas pokok menghimpun dan menganalisa data teknik sebagai dasar perencanaan operasional pengembangan perusahaan serta menyusun pedoman teknik pengembangan.

b) Seksi Pengembangan Keuangan

Mempunyai tugas menghimpun dan menganalisa data sebagai dasar perencanaan operasional pengembangan perusahaan.

2. Unsur Pelaksanaan

a. Cabang Perusahaan

Cabang perusahaan dipimpin oleh kepala cabang yang berkedudukan sama dengan kepala bagian dan dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

Kepala Cabang perusahaan berwenang menyelenggarakan pengelolaan perusahaan daerah baik administrasi maupun teknik kecuali pengelolaan kepegawaian, baak dan keuangan perusahaan.

Cabang Perusahaan terdiri dari: 1) Sub Seksi Administrasi

Tugas Pokoknya:

1) Menyelenggarakan semua aktivitas kegiatan administrasi pada kantor cabang perusahaan sesuai dengan wewenangnya.

2) Melaksanakan kebersihan dan keamanan kantor serta

menyelenggarakan kerumahtanggaan kantor cabang perusahaan.

3) Mengkoordinir pelaksanaan pemakaian dan perawatan kendaraan

Dinas, Bangunan gedung, peralatan kantor dan sarana kantor yang lain yang ada pada kantor cabang.

4) Menghimpun dan melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan.

2) Sub Seksi Inkaso

1) Mengurus dan menerima pembayaran rekening air, non air dan rekening lainnya.

2) Menghimpun cacatan administrasi dan pembuatan laporan penerimaan

harian, laporan harian kas dan membuat daftar tunggakan serta melaksanakan laporan yang diperlukan.

3) Sub seksi Langganan

Tugas Pokoknya:

1) Mengadakan penerangan atau penyuluhan kepada masyarakat

mengenai tata cara menjadi pelanggan, peraturan-peraturan baru yang berhubungan dengan pelanggan dengan memanjang perluasan pengembangan pelayanan.

2) Menghimpun pelaksanaan registrasi langganan

3) Memeriksa dan meneliti hasil pencatatan dan penggunaan berdasarkan

meter air dan memproses pembuatan rekening air dan non air serta membuat rekapitulasi

4) Sub Seksi Teknik

Tugas pokoknya:

a) Mengkoordinir dan menyelenggarakan kegiatan produksi air dan

pendistribusian air kepada pelanggan secara merata dan terus menerus serta menjadi kualitas dan kuantitas air minum.

b) Mengkoordinir dan melaksanakan survey, merencanakan dan

menghitung biaya terhadap permohonan sambungan baru,

pengembangan jaringan baru, melaksanakan pemasangan sambungan baru, penyegelan atau penutupan sambungan dan menyambung kembali langganan serta membuat peta (As Built Drawing) mengenai

letak jaringan pipa, katup-katup dan lain-lain jenis pipa ukuran dan panjang pipa.

c) Mengkoordinir dan melaksanakan pengawasan, memelihara dan

perbaikan terhadap jaringan pipa, katup-katup, mesin-mesin, peralatan mesin yang sudah terpasang, bekerja sama dengan pemeliharaan teknik.

d) Menghimpun data dan informasi mengenai jumlah sambungan aktif atau tidak aktif dan letak hydrant kebakaran tekanan air di berbagai wilayah pelayanan serta pencatatan kegiatan administrasi teknik.

e) Menghimpun dan membuat laporan yang diperlukan

b. Unit Pelayanan

Dipimpin oleh Seorang Kepala Unit dan berkedudukan sama dengan kepala seksi atau kepala sub seksi atau kepala sub bagian atau kepala sub bidang yang berada bibawah dan bertanggung jawab kepada kepala cabang perusahaan.

Tugas Pokoknya:

a) Membantu kepala cabang di bidang tugasnya

b) Mengendalikan segala kegiatan administrasi dari teknik

c) Mengatur, mengendalikan dan melaksanakan administasi umum

dan mengatur fungsi pelayanan.

d) Melaksanankan pencatatan registraasi langganan dan mengurus pembayaran rekening air, non air dan rekening lainnya.

e) Menyelenggarakan proses produksi, distribusi air secara merata dan terus menerus serta menjaga kualitas dan kuantitaas air minum

f) Melaksanakan pengoperasian, merawat dan memperbaiki

g) Melaksanakan perbaikan dan perawatan kendaraan, bangunan, gedung, peran kantor dan sarana lainnya yang ada di Unit.

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai hasil analisis terhadap sistem analisis yang sedang berjalan pada PDAM Kebumen Jawa Tengah. Adapun untuk analis yang dilakukan yakni analisis dokumen dan analisis proses atau prosedur kerja.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan menganalisis seluruh dokumen dasar yang digunakan dan pada sebuah sistem informasi yang sedang berjalan. Adapun jenis dokumen yang digunakan pada sistem informasi administrasi keuangan PDAM Kebumen yang sedang berjalan dapat dilihat pada tabel 4.1 Dokumen Dasar, sebagai berikut:

Gambar: tabel 4.1 Dokumen Dasar

No

Dokumen Uraian

1. FKTP Deskripsi : Sebagai persyaratan untuk menjadi pelanggan baru.

Fungsi : Sebagai tanda pengenal pelanggan Sumber : Pelanggan

Atribut : Nama, Alamat, Pekerjaan

2 Formulir

Pendaftaran

Deskripsi : Formulir untuk pendaftaran pelanggan baru Fungsi : Bukti registrasi pelanggan baru

Sumber : Bagian administrasi/hublang

Jumlah_Penghuni_Tetap, Jumlah_Penghuni_TdkTetap.

3 Kwitansi

Pembayaran Pendaftaran

Deskripsi : Bukti Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya pendaftaran pelanggan baru

Jumlah : 2 rangkap

Sumber : Bagian administrasi/hublang Atribut

:No,Tanggal_Pembayaran,Nama_Pemohon,Jumlah_Biaya_pendaftara, Jumlah, Keterangan_Pembayaran.

4 Kwitansi

Pembayaran Biaya Pemasangan

Deskripsi : Bukti pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya pemasangan Jumlah : 2 rangkap

Sumber : Bagian administrasi/hublang

Atribut :Nama_Pelanggan,

Alamat,Jumlah_Biaya_Pemasangan,Jumlah, Ket_Pembayaran,

Jaminan, Bea_Penyambungan,Ppn,Bea_meter, Metarai, Jumlah,

Tanggal_Pembayaran.

5 Kwitansi

Pembayaran Rekening Air

Deskripsi : Bukti pembayaran tagihan air

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran rekening air Jumlah : 2 rangkap

Sumber : Bagian administrasi/hublang

Atribut : Nomor_Rekening, Nama, Alamat, No_Sambungan,

Kedudukan_meter_awal, Pemakaian_air, Perincian_Harga_Air,

Dana_Meter, Bea_Pemeliharaan, Bea_administrasi, Meterai,

Jumlah_total, Tanggal_Pembayaran. 6 Surat Pemberitahuan Harga Pemasangan (SPHP)

Deskripsi : Surat pemberitahuan tentang harga pemasangan

Fungsi : Sebagai bukti pemberitahuan harga pemasangan kepada pelanggan

Sumber : Pelanggan Bagian administrasi/hublang

Atribut : No-Surat,Tanggal_Pendaftaran, Nama_Pelanggan, alamat, Nomor_register, Jumlah_Biaya_Pemasangan

7 Rekening Deskripsi : Rekening pembayaran air

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya pemakaian air Sumber : Bagian pengolahan data

Atribut : No_Rekening, Nama_Pelanggan, Alamat, No_sambungan, Bulan/Tahun, Nama, Tarif, Ket_Pembayaran : (BLN/THN, nomor,

tarif) Jumlah_Pemakaian, Jumlah_Tagihan,No,Nama, Alamat,

Sambungan_No,

Kedudukan_meter_Akhir, Kedudukan_meter_awal, Pemakaian_Air,

Perincian_Harga_Air, Dana_Meter, Bea_Pemeliharaan,

Bea_Administrasi, Materai, Jumlah_Total, Tanggal_Pembayaran.

8 Buku

Pelanggan

Deskripsi : Untuk mencatat data pelanggan Fungsi : Untuk mengetahui data pelanggan Sumber : Bagian pengolahan data

No_Sambungan, Jumlah_Penghuni_Tetap, Jumlah_Penghuni_TdkTetap, Tanggal_Masuk.

9 Buku

Rekening

Deskripsi : Untuk mencatat Data Rekening Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya Sumber : Bagian pendaftaran

Atribut : No_Rekening, Tanggal, Nama_Pelanggan, Alamat, No_Sambungan

10 Buku Kas

Masuk dan Kas Keluar

Deskripsi : Laporanpemasukan dan pengeluaran kas Fungsi : Mengetahui pendapatan dan pengeluaran Sumber : Bagian keuangan

Atribut : No, Tanggal, Keterangan, debet, kredit, saldo

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data keuangan, dan lain-lain.

Adapun prosedur kerja pada sistem yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut:

1) Pelanggan datang ke perusahaan dengan menunjukan KTP dan membawa fotokopi KTP ke bagian administrasi disertai dengan formulir formulir pendaftaran yang sudah diisi.

2) Bagian administrasi mengecek KTP dan fotokopi KTP, kemudian

mengembalikan lagi KTP kepada pelanggan.

3) Bagian administrasi mencetak kwitansi pembayaran pendaftaran (2 rangkap) berdasarkan formulir pendaftaran dan mengarsipkan formulir pendaftaran. 4) Bagian administrasi memberikan kwitansi pembayaran rangkap kedua kepada

pelanggan dan kwitansi rangkap kesatu kebagian keuangan sebagai bahan untuk mencatat data pemasukan ke Buku Kas Masuk dan Kas Keluar (BKMKK) kemudian mengarsipkan formulir pendaftaran.

5) Bagian pengolahan data mencatat data pelanggan dari arsip formulir pendaftaran dari bagian administrasi ke Buku Pelanggan (BP).

6) Bagian pengolahan data menyerahkan BP kepada Direktur . Direktur

menandatangani BP tersebut dan menyerahkannya kembali ke bagian pengolahan data, kemudian BP tersebut diarsipkan.

7) Bagian pengolahan data membuat rekening (2 rangkap) berdasarkan arsip BP, kemudian BP tersebut diarsipkan kembali.

8) Bagian pengolahan data memberikan rekening rangkap kesatu kepada

pelanggan dan menyerahkan rangkap kedua ke bagian keuangan untuk dicatat ke dalam Buku Rekening (BR)..

9) Setelah adanya rekening, bagian administrasi membuat Surat Pemberitahuan Harga Pemasangan (SPHP), berdasarkan arsip BP dari bagian pengolahan data.

SPHP tersebut kemudian diberikan kepada pelanggan. Sedangkan arsip BP dikembalikan kebagian pengolahan data untuk diarsipkan kembali.

10)Pelanggan membawa kembali SPHP tersebut kebagian administrasi sekaligus membayar biaya pemasangan. Bagian administrasi kemudian membuat kwitansi pembayaran biaya pemasangan (2 rangkap) dan mengarsipkan SPHP.

11)Bagian administrasi memberikan kwitansi rangkap kesatu kebagian keuangan untuk dicatat ke Buku Kas (BK), sedangkan rangkap kedua diserahkan kepada pelanggan.

12)Bagian keuangan mencatat data pemasukan ke BKMKK berdasarkan kwitansi pembayaran pendaftaran dan kwitansi pembayaran biaya. Pemasukan dari bagian administrasi kemudian mengarsipkan kwitansi tersebut.

13)Bagian keuangan menyerahkan BKMKK kepada Direktur. Direktur mendatangi

BKMKK tersebut kemudian menyerahkannya kembali ke bagian keuangan untuk diarsipkan.

14)Bagian keuangan mencatat rekening pelanggan ke buku rekening berdasarkan rekening pelanggan dari bagian pengolahan data, kemudian mengarsipkan rekening dan buku rekening tersebut.

Adapun prosedur pendaftaran dan sambungan baru tersebut dapat dilihat pada Flow map di bawah ini :

Keterangan:

FKTP : Fotokopi KTP

FP : Formulit pEndaftaran

SPHP : Surat Pemberitahuan Harga Pemasangan

Kwitansi BP : Kwitansi Biaya Pendafrana

BP : Buku Pelanggan

BKMKK : Buku Kas Masuk dan Kas Keluar

KBP : Kwitansi Biaya Pendaftaran

Rek : Rekening

BR : Buku Rekening

b. Prosedur Pembayaran Rekening Air

1. Pelanggan datang ke perusahaan dan menuju loket pembayaran serta menyerahkan rekening air pelanggan.

2. Bagian loket pembayaran mengecek rekening berdasarkan Buku Rekening (BR) dan menyerahkannya kembali ke bagian keuangan.

3. Bagian loket pembayaran membuat kwitansi pembayaran rekening air (2 rangkap) berdasarkan rekening pelanggan dan menyerahkan rekening tersebut ke bagian keuangan untuk di simpan sebagai arsip serta memberikan kwitansi Pembayaran Rekening Air rangkap kedua kepada pelanggan sedang kwitansi rangkap pertama diberikan ke bagian keuangan untuk dicatat sebagai bahan pembuatan data pemasukan.

4. Bagian keuangan memcatat data pemasukan berdasarkan kwitansi pembayaran rekening dari bagian administrasi atau hublang ke Buku Kas Masuk dan Kas Keluar (BKMKK), kemudian mengarsipkan kwitansi tersebut.

5. Bagian keuangan menyerahkan BKMKK kepada Direktur. Direktur menandatangani BK dan menyerahkannya kembali ke bagian keuangan untuk disimpan sebagai arsip.

Adapun prosedur pembayaran rekening air tersebut dapat dilihat pada flowmap di bawah ini:

Keterangan:

BKMKK : Buku Kas Masuk dan Kas Keluar

Rek : Rekening

Kwitansi PRA : Kwitansi Pembayaran Rekening Air

BR : Buku Rekening

c. Prosedur Pengeluaran Kas

1. Bagian keuangan membuat anggaran (2 rangkap) berdasarkan data pemasukan pendapatan dari BKMKK, kemudian memberikan anggaran rangkap kesatu kebagian pengolahan data dan memberikan anggaran rangkap kedua kepada bagian teknik dan perencanaan.

2. Bagian pengolahan data menerima anggaran data dari bagian keuangan kemudian menghitung dan mencetak biaya (2 rangkap), rangkap pertama diberikan kebagian keuangan untuk diarsipkan, sedangkan rangkap kedua disimpan sebagai arsip.

3. Bagian teknik perencanaan menerima anggaran dari bagian keuangan kemudian menghitung dan mencetak biaya perluasan jaringan (2 rangkap). Rangkap pertama diberikan ke bagian keuangan unutk diarsipkan, sedangkan rangkap kedua disimpan sebagai arsip.

4. Bagian keuangan membuat laporan anggaran (2 rangkap) berdasarkan dokumen dari

arsip biaya rekening dan biaya perluasan jaringan dan biaya pemeliharaan, kemmudian mengarsipkan kembali dokumen tersebut.

5. Bagian keuangam menyerahkan laporan anggaran rangkap kesatu kepada Direktur dan mengarsipkan laporan anggaran rangkap kedua.

6. Bagian keuangan mencatat laporan anggaran ke BKMKK berdasarkan arsip laporan anggaran kemudian mengarsipkan kembali laporan tersebut.

7. Bagian keuangan menyerahkan BKMKK kepada Direktur. Direktur menandatangani

BKMKK dan menyerahkannya kembali kebagian keuangan untuk disimpan sebagai arsip.

8. Bagian keuangan membuat laporan Laba Rugi L/R (2 rangkap) berdasarkan arsip BKMKK, kemudian mengarsipkan kembali BKMKK laporan L/R, rangkap kesatu diserahkan kepada Direktur, sedangkan rangkap keduanya disimpan untuk diarsipkan. Adapun flowmap pengeluaran kas yang berjalan di PDAM Kabupaten Kebumen adalah sebagai berikut:

Gambar 4.4 Flowmap Pengeluaran Kas

Keterangan;

Brek : Biaya rekening

L/R : Laba Rugi

BPJBP : biaya perluasan Jaringan dan Biaya Pemeliharaan

4.1.2.2. Diagram Kontek (Sistem yang sedang berjalan)

Adapun ruang lingkup sistem inromasi keuangan PDAM kabupaten Kebumen yang sedang berjalan digambarkan secara global melalui diagram konteks dibawah ini:

Gambar 4.5 Diagram Konteks 4.1.2.3. Data Flow Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan

Data Flow Diagram (DFD) merupakan bentuk model grafis dari suatu sistem yang menunjukan aliran data dalam sistem. Adapun bentuk aliran data yang ada pada sistem informasi administrasi keuangan PDAM Kebumen dapat dilihat pada level-level dibawah ini:

Gambar 4.6 DFD Level 0

Dalam DFD level 0, terdapat tiga proses atau fungsi utama pada sistem informasi administrasi keuangan PDAM Kebumen. Semua proses tersebut masih memiliki beberapa fungsi didalamnya, sehingga untuk mengetahui fungsi-fungsi tersebut perlu dilakukan pemecahan ( break down) terhadap semua proses tersebut. Adapun hasil pemecahan dari kedua proses tersebut dapat dilihat pada DFD Level 1 untuk masing-masing proses tersebut:

Dari diagram diatas dapat diketahui bahwa dalam proses 1.0 masih memiliki delapan proses atau fungsi lagi. Kedelapan proses tersebut merupakan functional primitivi (sebuah proses yang hanya mengandung satu fungsi. Sehingga tidak perlu pemecahan (break down) lagi.

Berikut ini adalah DFD level 1 untuk proses 2.0 dan proses 3.0 yakni hasil pemecahan (break down) proses pembayaran rekening air dan pengeluaran anggaran kas atau anggaran:

Gambar 4.9 DFD Level 1 proses 3.0

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan

Dilihat dari diagram diatas, dapat diketahui bahwa pada dasarnya prosedur kerja pada sistem yang sedang berjalan telah memenuhi kebutuhan untuk berjalannya kegiatan administrasi keuangan di PDAM Kabupaten Kebumen Jawa Tengah, akan tetapi, berdasarkan hasil analisis dan evaluasi terhadap sistem tersebut, teridentifikasi adanya beberapa kekurangan yakni:

1. Dalam proses pembayaran rekening air, staf administrasi keuangan tidak dapat memberikan informasi secara cepat tentang jumlah tagihan rekening air pelanggan, karena harus melakukan pencarian data pelanggan terlebih dahulu yang tersusun secara abjad nama, sehingga pembayan rekening air dari pelanggan memerlukan waktu yang lama..

2. Pencatatan dan penyimpanan data pembayaran rekening dari pelanggan tidak dapat dilakukan pada saat itu juga, karena harus melalui beberapa proses pemeriksaan terlebih dahulu oleh beberapa staf lain, sehingga proses integrasi datanya lambat dan kurang akurat.

3. Setiap bagian kerja tidak terhubung secara langsung satu sama lainnya, sehingga menyebabkan informasi yang dihasilkan lambat, kurang akurat, dan tidak relevan.

4.2. Usulan Perancangan Sistem 4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem ini digambarkan tentang sistem yang akan dibangun. Dalam membangun suatu rancangan sistem tidak lepas dari adanya analisis terhadap suatu sistem, karena perancangan sistem dibangun berdasarkan hasil analisis suatu sistem.

Pada tahap perancangan sistem, secara prosedur kerja pada dasarnya sama dengan prosedur kerja pada sistem yang sedang berjalan. Akan tetapi akan terdapat perubahan dalam beberapa hal terutama dalam penggunaan media penyimpanan, pengolahan data, dan prosedur pembuatan laporan-laporan.

4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur ini dibagi ke dalam tiga proses yakni prosedur pendaftaran atau sambungan baru, prosedur pembayaran rekening air, dan prosedur pengeluaran anggaran/kas. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing proses tersubut:

a.) Prosedur Pendafataran Sambungan Baru

1) Pemohon datang ke bagian administrasi mengambil formulir pendaftaran dan mengisinya, kemudian memberikan formulir tersebut kepada pegawai administrasi disertai KTP dan Fotokopi KTP pemohon.

2) Bagian administrasi mengecek KTP dan formulir dari pemohon kemidian menginputkan data pemohon berdasarkan Formulir dan KTP dari pemohon ke dalam database dan menyerahkan kembali KTP tersebut kepada pelanggan, kemudian mengarsipkan formulir dan fotokopi KTP dari pemohon.

3) Bagian administrasi mencetak kwitansi pembayaran biaya pendaftaran kemudian di berikan kepada pelanggan.

4) Bagian administrasi mencetak surat perintah survey kemudian

memberikannya kebagian teknik dan perencanaan.

5) Bagian teknik dan perencanaan melakukan survey dan menghitung biaya pemasangan, kemudian memberikan data biaya pemasangan tersebut ke bagian administrasi.

6) Bagian administrasi menginput data biaya pemasangan dari bagian teknik dan perencanaan, kemudian mencetak Surat Pemberitahuan Harga

Pemasangan (SPHP), kemudian menyerahkannya kepada pimpinan untuk ditandatangani, setelah ditandatangani oleh pimpinan kemudian diberikan kepada pelanggan.

7) Pelanggan datang ke bagian administrasi dan menunjukan SPHP sekaligus membayar biaya pemasangan. Bagian administrasi menginput data Sphp kemudian mencetak kwitansi pembayaran biaya pemasangan dan memberikannya kepada pelanggan, sedangkan sphp di simpan sebagai arsip.

8) Setelah dilakukan pemasangan ditempat pemohon, dan pemohon sudah membayar biaya pemasangan, bagian pengelolaan data membuka kembali data pemohon dari data base kemudian menyimpannya kembali ke database sebagai pelanggan.

9) Bagian pengelolaan data mencetak rekening berdasarkan data pelanggan dari data base, kemudian menyerahkannya ke bagian keuangan.

10)Bagian pengelolaan data mencetak kartu pelanggan berdasarkan data pelanggan dari data base, kemudian memberikannya kepada pelanggan.

11)Bagian pengolahan data mencetak laporan data pelanggan dan

menyerahkannya kepada pimpinan, pimpinan menandatangani laporan tersebut kemudian mengarsipkannya.

12)Bagian keuangan menerima rekenign baru pelanggan dan menginputkan data rekening tersebut kemudian mengarsipkan rekening tersebut.

4.2.2.1. Flow Map

Adapun prosedur pendaftaran sambungan baru tersebut dapat dilihat pada flowmap di bawah ini:

Gambar 4.10 Flowmap Pendaftaran Sambungan Baru yang Diusulkan Keterangan:

Kwitansi BP : Kwitansi biaya Pemasangan

KBP : Kwitansi Biaya Pemasangan

KPP : Kwitansi Biaya Pendaftaran

FKTP : Fotokopi KTP

Data BP : Data Biaya Pemasangan

b.) Prosedur Pembayaran Rekening Air

1. Pelanggan datang ke bagian administrasi dengan membawa kartu

pelanggan, kemudian memberikannya kepada pegawai administrasi. 2. Bagian administrasi mengecek kartu pelanggan berdasarkan database

untuk melihat data rekening atau jumlah tagihan rekening air pelanggan kemudian menyimpan kembali data tersebut kedalam database setelah pelanggan melakukan pembayaran. Kemudian memberikan kembali kartu pelanggan kepada pelanggan.

3. Bagian administrasi mengecek kwitansi pembayaran rek.Air/Rekening sebagai bukti pembayaran tagihan air pelanggan yang sudah dibayar, kemudian memberikannya kepada pelanggan.

4. Bagian keuangan mencetak laporan pembayaran rekening air (Laporan PRA), kemudian menyerahkannya kepada pimpinan.

5. Pimpinan menerima laporan dan menandatanganinya, kemudian

Adapun prosedur pembayaran rekening air yang diusulkan dapat dilihat pada Flowmap dibawah ini:

Keterangan :

Laporan PRA : Lporan Pembayaran Rekening Air

Dt MAP : Data Meter Air Pelanggan

c.) Prosedur Pengeluaran Kas

1. Bagian pengolahan data menghitung biaya rekening berdasarkan rincian data biaya rekening, kemudian menginput biaya rekening setelah data biaya rekening dihitung.

2. Bagian teknik dan pemeliharaan menghitung biaya perluasan jaringan dan biaya pemeliharaan berdasarkan rincian data biaya perluasan jaringan dan biaya pemeliharaan kemudian menginputkan data tersebut ke data base setelah biaya perluasan jaringan dan biaya pemeliharaan dihitung.

3. Bagian keuangan kemudian mencetak laporan-laporan laba rugi

berdasarkan data pemasukan dan pengeluaran, kemudian menyerahkan laporan tersebut kepada pimpinan/direktur.

4. Pimpinan/Direktur menerima laporan tersebut kemudian

Adapun prosedur pengeluaran Kas tersebut dapat dilihat pada flowmap dibawah ini:

4.2.2.2. Diagram Kontek

Berikut ini adalah ruang lingkup sistem sistem informasi administrasi keuangan pada PDAM Kebumen yang diusulkan dan digambarkan secara global melalui diagram konteks dibawah ini:

4.2.2.3. Data Flow Diagram Sistem yang diusulkan

Diagram dibawah ini adalah DFD level 0 yang akan memperlihatkan arus data yang mengalir dalam sistem yang diusulkan.

Gambar 4.14 DFD Level 0 yang diusulkan

Pada DFD level 0 diatas, ada tiga proses yang bersifat functional primitive yaitu proses 1.0, proses 2.0 dan proses 3.0 untuk itu proses-proses terset perlu dipecah lagi untuk mengetahui lebih jelas bagaimana aliran data yang ada didalamnya.

Berikut ini adalah DFD level 1 untuk proses 1.0 yakni hsil pemecahan proses pendaftaran atau sambungan baru:

Gambar 4.15 DFD Level 1 Proses 1.0 Proses Pendaftaran Sambungan Baru

Berikut ini adalah DFD level 1 untuk proses 2.0 dan 3.0 yakni hasil pemecahan dari proses pembayaran rekening air dan proses pengeuaran anggaran atau kas.

Gambar 4.16 FD Level 1 Proses 2.0 Pembayaran Rekening Air

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1) Sistem keuangan yang sedang berjalan di PDAM Kebumen masih manual yaitu

menggunkanan Microsoft Excel.

2) Perancangan sistem keuangan di PDAM Kebumen menggunakan SQL 2005.

3) Implementasi sistem informasi keuangan di PDAM Kebumen sangat baik dikarenakan

aplikasi sistem informasi keuangan atas nama user friendly.

4) Kinerja karyawan akan lebih baik efektif karena prose penyimpanan data pelanggan dan data pembayaran rekening dapat dilakukan secara langsung kedalam database. Sehingga, proses integrasi datanya lebih cepat antara kerja satu dengan dengan yang lainnya. 5) Tingkat sistem informasi administrasi keuangan terhadap sistem informasi administrasi

keuangan bernilai baik.

Adapun saran yang penulis berikan kepada perusahaan yaitu :

1) Menggunakan perangkat keras yang berkualitas tinggi agar tidak menimbulkan masalah ketika perangkat keras mengalami penyusutan seiiring dengan semakin lama

pemakainnya.

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji dan syukur kepada TuhanYME, yang telah memberikan kelancaran dalam penyusunan laporan ini, hingga memnghasilkan laporan dengan judul ANALISIS PROSES SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI PDAM KEBUMEN . Kami mengucapkan mohon maaf apabila terdapat kekurangan dalam laporan praktek kerja lapang ini, sehingga kritik dan saran kami hargai guna menghasilkan laporan dengan baik lagi.

Untuk itu kami ingin mengucapkan terima kasih banyak kepada pihak pihak yang

telah membantu dalam proses penyusunan laporan ini, apabila ada pihak pihak yang tidak

dicantumkan di bawah ini, kami akan tetap mengingat jasa baiknya selama ini. Adapun pihak pihak tersebut diantaranya sebagai berikut :

1) Bapak Drs. Prabowo, MM selaku Direktur Utama PDAM Kebumen

2) Bapak Suparno, SE selaku Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian

dan pembimbing praktek kerja lapang

3) Bapak Muhtasor selaku Kepala Bagian Keuangan.

4) Bapak Dadang Munandar selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknik

dan Ilmu Komputer.

5) Ibu Wahyuni selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dan pengarahan.

6) Kepada seluruh karyawan dan karyawati PDAM Kebumen yang telah bekerja sama membantu menyelesaikan laporan ini.

7) Kepada teman teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang telah memberikan masukkan hingga tersusun laporan ini.

Akhir kata kami ucapkan semoga bantuan yang telah diberikan dalam penyusunan laporan ini akan mendapat balasan rahmat hidayahnya dari Alloh SWT, Amin.

Bandung, 25 Oktober 2011

Gambar 4.16 FD Level 1 Proses 2.0 Pembayaran Rekening Air

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1) Sistem keuangan yang sedang berjalan di PDAM Kebumen masih manual yaitu menggunkanan Microsoft Excel.

2) Perancangan sistem keuangan di PDAM Kebumen menggunakan SQL 2005.

3) Implementasi sistem informasi keuangan di PDAM Kebumen sangat baik dikarenakan aplikasi sistem informasi keuangan atas nama user friendly.

4) Kinerja karyawan akan lebih baik efektif karena prose penyimpanan data pelanggan dan data pembayaran rekening dapat dilakukan secara langsung kedalam database. Sehingga, proses integrasi datanya lebih cepat antara kerja satu dengan dengan yang lainnya. 5) Tingkat sistem informasi administrasi keuangan terhadap sistem informasi administrasi

keuangan bernilai baik.

Adapun saran yang penulis berikan kepada perusahaan yaitu :

1) Menggunakan perangkat keras yang berkualitas tinggi agar tidak menimbulkan masalah ketika perangkat keras mengalami penyusutan seiiring dengan semakin lama

pemakainnya.

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji dan syukur kepada TuhanYME, yang telah memberikan kelancaran dalam penyusunan laporan ini, hingga memnghasilkan laporan dengan judul ANALISIS PROSES SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI PDAM KEBUMEN . Kami mengucapkan mohon maaf apabila terdapat kekurangan dalam laporan praktek kerja lapang ini, sehingga kritik dan saran kami hargai guna menghasilkan laporan dengan baik lagi.

Untuk itu kami ingin mengucapkan terima kasih banyak kepada pihak pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan laporan ini, apabila ada pihak pihak yang tidak dicantumkan di bawah ini, kami akan tetap mengingat jasa baiknya selama ini. Adapun pihak

pihak tersebut diantaranya sebagai berikut :

1) Bapak Drs. Prabowo, MM selaku Direktur Utama PDAM Kebumen

2) Bapak Suparno, SE selaku Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian dan pembimbing praktek kerja lapang

3) Bapak Muhtasor selaku Kepala Bagian Keuangan.

4) Bapak Dadang Munandar selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.

5) Ibu Wahyuni selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dan pengarahan.

6) Kepada seluruh karyawan dan karyawati PDAM Kebumen yang telah bekerja sama membantu menyelesaikan laporan ini.

7) Kepada teman teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang telah memberikan masukkan hingga tersusun laporan ini.

Akhir kata kami ucapkan semoga bantuan yang telah diberikan dalam penyusunan laporan ini akan mendapat balasan rahmat hidayahnya dari Alloh SWT, Amin.

Bandung, 25 Oktober 2011