1.2 Informasi
Menurut Hartono 2001, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari
informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah oleh suatu
model untuk dihasilkan informasi. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Akurat
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan biaya mendapatkannya. Informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak
memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar
informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak dalam perusahaan.
1.3 Sistem Informasi
Menurut Hartono 2001, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu alat yang membantu
dalam menyediakan informasi bagi penerimanya dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan bagi manajemen di dalam operasi perusahaan sehari-hari
dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi terdiri dari input masukan, model, output
keluaran, teknologi, database basis data, dan control kendali.
1.4 Klaim
Menurut kamus besar bahasa Indonesia, klaim adalah tuntutan pengakuan atas suatu fakta bahwa seseorang berhak untuk memiliki atau mempunyai atas
sesuatu. Menurut Yasin 2008, klaim secara umum didefinisikan sebagai sebuah permintaan atau permohonan.
Klaim juga bisa diartikan sebagai tuntutan atas sesuatu yang dianggap menjadi hak atau tuntutan atas sesuatu yang dianggap menyalahi perjanjian atau
kontrak. Dalam pengertian yang lebih luas, klaim adalah sebuah permintaan, bukan sebuah tuntutan dan inilah pengertian yang benar. Klaim yang tidak
dipenuhi sebagaimana mestinya akan berubah menjadi sebuah tuntutan yang harus diselesaikan melalui cara penyelesaian sengketa.
1.5
Pengendalian
Menurut Coulter dan Robbins 2004, pengendalian adalah sebagai suatu proses memantau kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan itu telah berjalan
sebagaimana yang telah direncanakan dan proses mengoreksi setiap penyimpangan yang berarti.
Menurut Fattah 2007:175 menjelaskan bahwa: “controlling is the measuring and correcting of activities of subordinates to assure that events
conform to plants. Atau pengendalian adalah berhubungan dengan pembanding
kejadian dengan rencana dan melakukan tindakan koreksi yang perlu terhadap kejadian yang menyimpang dari rencana”.
Menurut Fattah 2007:176 menjelaskan bahwa: “Pengendalian adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan“.
Dengan rumusan yang lebih singkat, dapat disimpulkan bahwa pengendalian merupakan salah satu dari fungsi manajemen yang tujuannya untuk
memberikan arahan agar pelaksanaan rencana dapat sesuai dengan yang telah ditentukan. Kegiatan pengendalian dimaksudkan untuk mencegah penyimpangan-
penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan. Arti pengendalian tidak terbatas hanya pada usaha untuk mengetahui dan menilai suatu pekerjaan atau kegiatan,
tetapi juga untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan atau kegiatan yang dilaksanakan itu dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
1.5.1 Karakteristik Sistem Pengendalian
Dalam sistem pengendalian anggaran terdapat karakteristik sistem agar pengendalian dapat berjalan dengan efektif. Karakteristik menurut Supriyono
2000:13 adalah sebagai berikut: 1.
Akurat, yaitu setiap data dari sistem pengendalian harus akurat sebab jika tidak maka akan mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan
untuk mengkoreksi suatu penyimpangan.
2. Tepat waktu, yaitu informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan segera
dievaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.
3. Objektif dan komprehensif yaitu sistem pengendalian harus dapat dipahami
dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya. 4.
Dipusatkan pada titik pengendalian strategis, yaitu sistem pengendalian sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan
terjadinya penyimpangan. 5.
Ekonomis, yaitu biaya untuk implementasikan sistem pengendalian sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Fleksibel, dimaksudkan untuk lebih mudah bertindak dalam mengatasi
perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan- kesempatan baru.
7. Dapat diterima oleh berbagai pihak. Sistem pengendalian dapat menghasilkan
prestasi kerja yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki tanggung jawab dan
kesempatan untuk mencapai tujuan. 8.
Dapat dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:
a. Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan
kegagalan seluruh operasi. b.
Informasi pengendalian harus sampai kepada semua orang yang perlu menerimanya.
1.5.2 Cara-Cara Pengendalian yang Baik
Menurut Supriyono 2000:16, cara-cara pengendalian yang baik adalah sebagai berikut:
a. Pengendalian harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan.
b. Pengendalian harus segera melaporkan setiap penyimpangan.
c. Pengendalian harus berorientasi jauh ke depan.
d. Pengendalian harus akurat dan objektif.
e. Pengendalian harus fleksibel.
f. Pengendalian harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengendalian harus ekonomis.
h. Pengendalian harus diikuti dengan tindakan koreksi.
1.5.3 Fungsi Pengendalian
Menurut Supriyono 2000:25, fungsi pengendalian adalah sebagai berikut:
a. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah
direncanakan. b.
Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. c.
Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
d. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
1.6 Pengarsipan
Kata “arsip” merupakan kata serapan dari Bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari Bahasa Perancis archives. Warkat adalah setiap
catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu mengingatnya. Menurut The Liang
Gie dalam Nuraida 2008:92 menjelaskan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi Nuraida, 2008. Saat dibutuhkan
dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Pengarsipan memegang peranan penting bagi
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari kegiatan pengarsipan setiap organisasi, yaitu:
a. Aktivitas organisasi akan berjalan dengan lancar.
b. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
c. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
e. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Sebagai alat pengingat.
g. Sebagai alat penyimpanan warkat.
h. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan
kebijaksanaan organisasi.
i. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi. j.
Sebagai alat bantu perpustakaan apabila organisasi memiliki perpustakaan.
1.7 Workflow Management Systems
Kategori