5. Memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
6. Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat
Adapun PT. Asuransi Ramayana, Tbk membuat perencanaan terhadap beban administrasi dan umum untuk jangka waktu satu tahun. Adapun hal-hal
yang menjadi acuan dalam penyusunan anggaran beban administrasi dan umum adalah dengan melihat beban yang terjadi pada tahun sebelumnya, karena
anggaran yang dibuat biasanya tidak menyimpang terlalu besar terhadap angka pada tahun sebelumnya. Selain itu perlu dilihat kegiatan apa saja yang
direncanakan, peramalan, serta volume kegiatan yang direncanakan. Perintah penyusunan anggaran diberikan oleh kantor pusat Direksi yang
akan di sampaikan kepada seluruh kantor distrik maupun cabang agar dapat direncanakan tentang sasaran, target laba, premi yang ingin dicapai. Anggaran
yang telah disetujui dan di sahkan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat perencanan dan pengawasan kerja.
C. Prosedur Penyusunan Anggaran Beban Umum dan Administrasi
Anggaran beban umum dan administrasi adalah salah satu unsur beban usaha maka dari itu beban usaha di kurang beban penjualan yang berguna untuk
menunjang kegiatan produksi, hal ini umumnya terjadi pada bagian personalian, bagian keuangan, dan bagian umum, seperti : beban gaji pimpinan dan staf, beban
depresiasi peralatan kantor, beban pernik kantor, beban pemeliharaan kantor, dan beban umum lainnya yang bersifat tetap, untuk mengetahui lebih jauh tentang
anggaran, penulis mencoba mengemukkan pendapat mengenai anggaran. Menurut Gunawan 2003:6:
Universitas Sumatera Utara
“Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi segala kegiatan perushaan yang dinyatakan dalam unit kesatuan
moneter dan berlaku untuk jangka waktu periode tertentu yang akan datang“
Dari pengertian diatas dapat diketahui unsur-unsur anggaran adalah: 1.
Rencana Anggaran merupakan suatu rencana, karena anggaran merupakan
penentuan terlebih dahulu tentang kegiatan-kegiatan perusahaan yang akan datang. Hanya saja anggaran merupakan suatu rencana yang mempunyai
spesifikasi khusus, misalnya disusun secara sistematis mencakup seluruh kegitan perusahaan yang dinyatakan dalam unit moneter.
2. Meliputi seluruh kegiatan usaha
Mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian yang ada dalam perusahaan.
3. Dinyatakan dalam unit moneter
Unit kesatuan yang data diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
4. Jangka waktu tertentu yang akan datang
Yang menunjukkan anggaran berlakunya untuk masa yang akan datang. Ini berarti bahwa ada yang dimuat dalam anggaran adalah taksiran-
taksiran tentang apa yang akan terjadi. Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap
penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi perusahaan itu sendiri. Namun dalam hal ini penyusunan tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat
mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten tetapi pada dasarnya
Universitas Sumatera Utara
pimpinan tetap harus mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan anggaran tersebut.
Setiap tahun budget disusun sejak bulan Oktober dan selesai bulan November. Adapun prosedur penyusunan anggaran adalah sebagai berikut :
1. Pengarahan direksi baik dari surat maupun dari pengarahan. Termasuk
didalamnya pejelasan tugas umum dari perusahaan. 2.
Analisis Ekonomi Disini dianalisis berbagai hal yang berkaitan dengan perusahaan.
3. Kondisi yang lalu
Disini dibahas bagaimana keadaan perusahaan dimasa yang lalu sebagai dasar dalam melihat masa depan.
4. Analisis SWOT
Disini secara bersama dilakukan analisis tentang: a
Kekuatan perusahaan Strength b
Kelemahan perusahaan Weakness c
Kesempatan atau peluang yang masih dimiliki Opportunity. d
Ancaman masa depan dalam kaitannya dengan peluang tadi. 5.
Penjelasan mengenai kebijaksanaan direksi untuk tahun yang akan datang. 6.
Penyusunn anggaran yang dimulai dari bawah Bottom up 7.
Penyerahan formulir isian anggaran. 8.
Pengumpulan anggaran dari masing-masing bagian. 9.
Pembahasan komite anggaran, sekaligus saran perbaikan, revisi, dan penyempurnaan.
10. Pengesahan anggaran oleh komite.
Universitas Sumatera Utara
Komite anggaran harus mensahkan hasil anggaran yang diserahkan kepada direksi dan komisaris.
11. Penyerahan anggaran kepada direksi untuk disahkan
Anggaran yang diserahkan oleh komite anggaran dapat disempurnakan oleh direksi atau komisaris.
12. Penjelasan anggaran kepada semua karyawan.
Anggaran merupakan landasan kerja serta arahn kerja yang akan dicapaioleh karena itu semua karyawn perlu mengetahui dan menguasainya. Dan anggaran
juga digunkan sebagai salah satu alt penilaian prestasi. 13.
Analisis dan tindak lanjut anggaran Analisis disini dilakukan dengan cara membandingkan realisasi yang
diketahui dari data akuntansi dibandingkn dengan anggaran sehingga dapat diketahui penyimpangan. Penyimpangan itu dianalisis untuk mengetahui
penyebabnya dan melakukan koreksi atau perbaikan. 14.
Revisi periodik anggaran Revisi anggaran dapat dilakukan triwulanan jika dianggap penting oleh
direksi. Secara garis besar mekanisme penyusunan anggaran berjalan pararel
dengan pembagian tanggungjawab dan wewenang yang tercermin dalam bagian organisasi perusahaan, dan umumnya pengarahan dan keputusan dalam
penyusunan anggaran didelegasikan kepada komite anggaran yang berkewajiban membuat laporan langsung kepada pimpinan.
Penyusunan anggaran yang didelegasikan kepada komite anggaran biasanya diperuntukkan kepada kantor pusat. Tim penyusunan anggaran biasanya
Universitas Sumatera Utara
dipimpin oleh seorang wakil dari manajemen tingkat atas, contohnya wakil direktur dengan anggota yang meliputi bagian pemasaran, personalia, produksi
dan pembelanjaan. Dengan kata lain meliputi semua bagian dalam perusahaan. Penyusunan anggaran pada kantor cabang atau distrik biasanya
didelegasikan kepada bagian administrasi. Hal ini disebabkan kegiatan perusahaan yang tidak terlalu komplek. Penunjukan bagian administrasi ini dilakukan dengan
pertimbangan bahwa pada bagian administrasi inilah terkumpul semua data dan informasi yang meliputi semua kegiatan perusahaan. Dengan data dan informasi
tersebut ditambah dengan data dari luar perusahaan diharapkan bagian administrasi lebih mampu menyusun anggaran dibandingkan dengan bagian lain
dalam perus Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam merumuskan anggaran
adalah sebagai berikut : 1.
Anggaran harus bersifat terstruktur yairu anggaran disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui semua pihak
yang terlibat ada operasi perusahaan. 2.
Rencana kerja yang sistematis, artinya dibuat secara berurut dan berdarsarkan suatu logika hitungan. Dengan kata lain, dapat dilaksanakan dan dicapai.
3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat, untuk itu diharapkan
setiap manajer diharapkan bertanggungjawab untuk mengambil keputusan berdarsarkan beberapa asumsi tertentu mengenai jasa yang akan datang
berdarsarkan periode yang lalu. 4.
Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas tentang apa yang hendak dicapai.
Universitas Sumatera Utara
5. Merupakan pencerminan tujuan. Tujuan perusahaan dapat dlihat dari
anggaran, tetapi perlu ditekankan bahwa anggaran bukan tujuan melainkan cermin dari tujuan perusahaan.
Dalam penyusunan anggaran PT. Asuransi Ramayana, Tbk menggunakan bagian khusus yang menangani anggaran. Penyusunan anggaran beban
administrasi dan umum pada PT. Asuransi Ramayana, Tbk dimulai setelah adanya intruksi dari Pimpinan atau Direksi untuk menyusun anggaran dan biasanya
anggaran disusun setiap tahun.
Dasar penyusunan anggaran beban PT. Asuransi Ramayana, Tbk adalah sebagai berikut :
1. Historical atau pengalaman tahun lalu.
Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran-anggaran pada tahun sebelumnya. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka
rata-rata lima tahun terakhir. 2.
Realisasi tahun berjalan Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan
dalam penyusunan anggaran. Biasanya realisasi tahun berjalan yang digunakan PT. Asuransi Ramayana, Tbk sampai bulan Desember. Realisasi
tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil sebenarnya.
3. Melihat kondisi eksternal secara umum
Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang terutama mengenai kebijaksanaan, pemerintah, teknologi, para
Universitas Sumatera Utara
saingan dan lain-lain. Hal ini sangt penting untuk mengantisipasi hal-hal yang mungkin terjadi.
Instruksi penyusunan anggaran disampaikan oleh pimpinan kantor pusat atau Direksi secara langsung yang kemudian akan di sampaikan kepada seluruh
kantor distrik maupun cabang. Berdarsarkan pengarahan dari pimpinan agar dapat direncanakan tentang sasaran, target laba, premi yang ingin dicapai.Anggaran
yang telah disetujui dan di sahkan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat perencanan dan pengawasan kerja berdarsarkan acuan dari data anggaran tahun
sebelumnya.
D. Pengawasan Beban umum dan Administrasi
