LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Proyek Berbasis Web Pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

LAPORAN KERJA PRAKTEK

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ARSIP PROYEK

BERBASIS WEB PADA PT PLN (PERSERO) JMK UMK II

SURABAYA

Oleh :

JULI TRIDANTONO 08.41010.0313

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

8

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... v 

KATA PENGANTAR ... vi 

DAFTAR ISI ... viii 

DAFTAR GAMBAR ... xi 

DAFTAR TABEL ... xv 

BAB I PENDAHULUAN ... 1 

1.1  Latar belakang masalah ... 1 

1.2  Perumusan masalah ... 1 

1.3  Batasan masalah ... 3 

1.4  Tujuan ... 3 

1.5  Kontribusi ... 4 

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5 

2.1  Profile perusahaan ... 5 

2.1.1  Fungsi dan tugas pokok ... 5 

2.1.2  Status organisasi dan tempat kedudukan ... 5 

2.2  Struktur organisasi ... 6 

BAB III LANDASAN TEORI ... 9 

3.1  Konsep dasar sistem informasi ... 9 

3.1.1  Sistem ... 9 

9

3.2  Analisis dan perancangan sistem ... 10 

3.3  Entity relationship diagram ... 10

3.4  Data flow diagram ... 11 

3.5  System flow ... 14 

3.6  TLSK (Tata Kelola Surat dan Kearsipan) ... 17 

3.7  Website ... 18 

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 19 

4.1  Analisis sistem ... 19 

4.2  Perancangan sistem ... 19 

4.2.1  System flow ... 19 

4.2.2  DFD (Data Flow Diagram) ... 21 

4.2.3  ERD (Entity Relationship Diagram) ... 25 

4.2.4  Struktur tabel ... 27 

4.2.5  Desain I/O (Input/Output) ... 32 

4.3  Implementasi sistem ... 46 

4.3.1  Kebutuhan sistem ... 46 

4.3.2  Cara instalasi ... 47 

4.4  Evaluasi uji coba sistem ... 47 

4.4.1  Uji coba fitur form login ... 47

4.4.2  Uji coba fitur maintenance data... 52

10

berdasarkan owner dan kode

masalah... 52

BAB V PENUTUP ... 54 

5.1  Kesimpulan ... 54 

5.2  Saran ... 54 

DAFTAR PUSTAKA ... 55

LAMPIRAN ... 56

Lampiran 1 Kartu Bimbingan ... 56 

Lampiran 2 Acuan Kerja ... 57 

Lampiran 3 Log Harian Kerja ... 59 

Lampiran 4 Kehadiran Kerja Praktek ... 60 

11

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 6 

Gambar 2.2 Detail Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 7

Gambar 2.3 Kantor PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 18

Gambar 2.4 Dalam Kantor PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 8

Gambar 3.1 Simbol Entity atau Entitas ... 11

Gambar 3.2 Simbol Relation of Entity ... 11

Gambar 3.3 Simbol Process ... 12

Gambar 3.4 Simbol External Entity ... 13

Gambar 3.5 Simbol Data Store ... 13

Gambar 3.6 Simbol Data Flow ... 14

Gambar 3.7 Simbol Terminator ... 14

Gambar 3.8 Simbol Manual Operation ... 15

Gambar 3.9 Simbol Document ... 15

Gambar 3.10 SimbolProcess ... 15

Gambar 3.11 Simbol Database ... 15

12

Gambar 3.13 Simbol Manual Input ... 16

Gambar 3.14 Simbol Off-Line Storage ... 16 

Gambar 3.15 Simbol On-Page Reference ... 16

Gambar 3.16 Simbol Off-Page Reference ... 16 

Gambar 3.17 Simbol Paper Tape ... 16

Gambar 4.2.1 System flow proses simpan dan update arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 20 

Gambar 4.2.2.System flow proses pencarian arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 21 

Gambar 4.2.3. Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. ... 22 

Gambar 4.2.4. DFD level 0 sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 24 

Gambar 4.2.5. CDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 25 

Gambar 4.2.6. PDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 27 

Gambar 4.2.7. Desain struktur template aplikasi ... 32 

Gambar 4.2.8 Desain halaman login ... 23 

13

Gambar 4.2.10 Desain halaman tampilan menu manager ... 34 

Gambar 4.2.11Desain halaman tampilan menu administrator ... 34 

Gambar 4.2.12 Menu Pencarian Proyek ... 35 

Gambar 4.2.13 Halaman detail proyek ... 36 

Gambar 4.2.14 Halaman menu laporan... 37 

Gambar 4.2.15 Halaman menu kelola data administrator. ... 37 

Gambar 4.2.16 Halaman administrator tambah owner ... 38 

Gambar 4.2.17 Halaman administrator tampil owner ... 38 

Gambar 4.2.18 Halaman administrator edit owner ... 39 

Gambar 4.2.19 Halaman administrator tambah proyek... 40 

Gambar 4.2.20 Halaman administrator tambah masalah ... 40 

Gambar 4.2.21 Halaman administrator tampil masalah ... 41 

Gambar 4.2.22 Halaman administrator edit masalah ... 41 

Gambar 4.2.23 Halaman administrator dokumen... 42 

Gambar 4.2.24 Halaman administrator detail dokumen ... 42 

Gambar 4.2.25 Halaman administrator tambah dokumen. ... 43 

Gambar 4.2.26 Halaman administrator edit dokumen... 44 

14

Gambar 4.2.28 Halaman administrator tambah karyawan ... 45 

Gambar 4.2.29 Halaman administrator tampil karyawan ... 45 

Gambar 4.4.1 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid. ... 48 

Gambar 4.4.2 Pesan kombinasi NIP dan password manager tidak valid. ... 49

Gambar 4.4.3 Pesan kombinasi NIP dan password user tidak valid. ... 49

15

DAFTAR TABEL

Tabel 4.2.1 Tabel Owner ... 28 

Tabel 4.2.2 Tabel Proyek ... 28 

Tabel 4.2.3 Tabel Lokasi ... 269 

Tabel 4.2.4 Tabel dokumen_scan... 279 

Tabel 4.2.5 Tabel masalah ... 30 

Tabel 4.2.6 Tabel jenis_dokumen ... 30 

Tabel 4.2.7 Tabel detail_dokumen_scan ... 31 

Tabel 4.4.1 Tabel Test login administrator ... 48 

Tabel 4.4.2 Tabel Test login manager ... 48

Tabel 4.4.3 Tabel Test login user. ... 49

Tabel 4.4.4 Tabel Test input type form login. ... 50

Tabel 4.4.5 Tabel Test perbandingan lama pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan kode masalah antara rancang bangun sistem informasi kearsipan berbasis web yang dibuat dengan sistem yang sedang berjalan pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. ... 50

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam proses memastikan terlaksananya pegelolaan manajemen proyek, pengawasan, dan pengendalian proyek yang meliputi biaya, mutu dan waktu konstruksi sesuai kontrak dengan pengguna pada PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi (JMK) Unit Manajemen Konstruksi II (UMK II) Surabaya sebagai bagian pencapaian target Unit Manajemen Konstruksi II Surabaya. Banyak pihak yang terlibat didalamnya sehingga diperlukan kearsipan yang dipergunakan bagi kepentingan perusahaan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan dapat dijadikan bukti pertanggung jawaban perusahaan secara nasional.

Pada kasus kearsipan PT PLN (Persero) JMK UMK II terjadi penumpukkan arsip di ruangan kearsipan juga di setiap divisi atau fungsional perusahaan sehingga banyak memakan tempat di beberapa ruangan gedung PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya, kearsipan ini masih berupa hardcopy dan tidak mempunyai backup data, sehingga data kearsipan mempunyai resiko yang cukup tinggi terkena bencana alam. Banyaknya jenis arsip yang disimpan menimbulkan permasalahan saat pencarian arsip suatu proyek berdasarkan owner dan perkode masalah dimana pencarian ini dilakukan dengan waktu yang cukup lama.

Permasalahan lain yang terjadi pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya diantaranya saat manajer , asisten manajer dan pegawai atau karyawan di setiap fungsional perusahaan dapat melakukan pengawasan dan pengendalian proyek dibeberapa tempat yang lokasi nya jauh dari perusahaan. Pada sistem yang saat ini sedang berjalan pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya tidak ada sistem kearsipan berbasis WEB yang dapat

membantu manajer , asisten manajer dan pegawai atau karyawan di setiap fungsional dalam kegiatan yang berlangsung.

Untuk menjawab kebutuhan PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dalam pengelolaan kearsipan untuk membantu kebutuhan dalam pengawasan dan pengendalian proyek yang ditanganinya di perlukan sebuah sistem informasi berbasis WEB yang dapat menyajikan dokumen yang diperlukan untuk informasi pengawasan dan pengendalian proses

proyek. Dengan menggunakan sistem kearsipan berbasis WEB ini diharapkan masalah dalam

pengawasan dan pengendalian proyek yang berada jauh dari perusahaan dapat diselesaikan karena sistem ini akan menyimpan semua jenis arsip dokumen yang ada di perusahaan dan memberikan semua jenis dokumen di dalam arsip yang diperlukan dalam pengawasan dan pengendalian proyek yang ditangani tersebut. Sistem ini juga dapat membantu dalam menyediakan informasi tentang macam-macam proyek apa saja yang dilakukan berdasarkan

owner dan juga membantu pencarian dokumen dalam suatu arsip berdasarkan owner dan nama

proyek.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latarbelakang yang ditulis, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana merancang bangun sebuah aplikasi kearsipan berbasis WEB dengan studi kasus

pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

2. Bagaimana membuat aplikasi yang mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh

PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya yaitu : pencarian dokumen proyek dalam arsip berdasarkan owner dan Kode Masalah.

3. Bagaimana membuat aplikasi yang mampu meminimalkan waktu dalam pencarian arsip

1.3 Batasan Masalah

Batasan-batasan dari sistem yang dibahas adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi ini dibuat hanya untuk sistem kearsipan pada PT PLN (Persero) JMK UMK II

Surabaya.

2. Aplikasi ini dibuat hanya pada fungsional atau divisi pelaporan dalam struktur organisasi PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

3. Aplikasi Kearsipan ini dirancang dan dibangun dengan menyesuaikan kebutuhan pencarian

dokumen proyek dalam arsip berdasarkan owner dan per kode masalah yang ada pada PT

PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya pada fungsional pelaporan dalam Struktur organisasi PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

4. Pengguna pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya yaitu Manajer , Asisten Manajer,

Pegawai Pada Divisi / Fungsional pelaporan pada struktur organisasi PT PLN JMK UMK II Surabaya..

5. Pengelompokkan dokumen menggunakan pada buku Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT

PLN (PERSERO) tahun 2005.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:

1. Merancang bangun sebuah aplikasi kearsipan dengan studi kasus pada PT PLN (Persero)

JMK UMK II Surabaya.

2. Membuat aplikasi yang dapat menyajikan dokumen dalam arsip proyek yang menghasilkan

informasi yang dibutuhkan oleh PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

3. Membuat aplikasi yang mampu meminimalkan waktu dalam pencarian arsip proyek

1.5 Kontribusi

Kontribusi dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:

1. Mempermudah manajer , asisten manajer dan karyawan PT PLN (Persero) JMK UMK II

Surabaya dalam mencari dokumen dalam arsip proyek berdasarkan owner dan Kode Masalah untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pengawasan dan pengendalian.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Profile Perusahaan

JMK Unit Manajement Konstruksi II ( UMK-II ) yang berada di Surabaya adalah JMK Unit Supervisi Konstruksi Jawa Timur Bali dan Nusa Tenggara yang berubah fungsi serta tugas pokoknya. JMK Unit Manajemen Konstruksi II, yang disingkat UMK-II berada di Jl. Ketintang Baru no. 1-3 Surabaya. UMK-II ini terbentuk berdasarkan Keputusan Direksi PT PLN (PERSERO) no. 319.K/DIR/2012 tertanggal 29 Juni 2012 tentang Organisasi PT PLN (PERSERO) Unit Manajemen Konstruksi II pada PT PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi.

2.1.1 Fungsi dan Tugas Pokok

a. Fungsi dan Tugas Pokok Unit Manajemen Konstruksi II adalah memastikan terlaksananya

pengelolaan manajemen proyek, pengawasan, dan pengendalian proyek yang meliputi biaya, mutu dan waktu konstruksi sesuai kontrak dengan pengguna Jasa Manajemen Konstruksi sebagai bagian pencapaian target Unit Manajemen Konstruksi.

b. Rincian uraian Fungsi dan Tugas Pokok Unit Manajemen Konstruksi II selanjutnya

ditetapkan oleh General Manajer sesuai dengan kewenangannya.

2.1.2 Status Organisasi dan Tempat Kedudukan

a. Organisasi Unit Manajemen Konstruksi II bukan merupakan reporting entity baru, tetapi

tetap menjadi satu kesatuan Administrasi dengan Unit Induk yang bersangkutan.

b. Kedudukan unit Manajemen Konstruksi II sebagaimana dimaksud dalam keputusan ini

c. Pengaturan wilayah kerja diatur oleh General Manager dengan melaporkan kepada Kepala Divisi Pengembangan Organisasi.

2.2 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. Untuk detail struktur organisasi dapat dilihat pada gambar 2.2

MANAJER

R WELLY PERMADI

ASMEN KONSTRUKSI  JARINGAN

SUSILARTO

ASMEN KONSTRUKSI  PEMBANGKIT

...

ASMEN KEU, SDM &  ADM

mana

Gambar 2.2 Detail Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. MANAJER  R WELLY PERMADI  ASMEN KEU, SDM & ADM ASTUTI ADI SISWANTORO ASMEN KONSTRUKSI PEMBANGKIT  ASMEN KONSTRUKSI JARINGAN  SUSILARTO  SIPIL   PEGAWAI : 

. TUBAGUS ABDUL R  . HERY SULISTIYANTO  . ARIEF HIDAYAT  . DEDY PURWANTO  . ACH.F. ERIC  . IRFAN ARIES  . RITA SETYAWATI  . AGUS FADJERI  . YUDHISTIRA WIDYA 

. ASEP KUSWANDA  . DESIA AGUSTINA  . ANANDA PRIATAMA 

 

OS SI : 

. BAMBANG SUPRAPTO  . BAMBANG SUGIONO  . INDAH WURYANI  . SRIAMAN  . PRIYAMBODO  . SUMARWAN  . NUR ADMIRAL  . ADHIE AKHMAD  . MARKUM  . SUJOKO  . HENDRIK 

 

OS PATRA : 

. GUGUS Y IRWANTO  . AGUS PUJIHARTANA 

 

OS SCUFINDO : 

. M IMAM NASIRUDIN  . ISMIJARSO 

 

OJT :

LISTRIK  PEGAWAI : 

. SAGIMAN  . MUHADIONO  . HARI SULARSO  . F. ARIS RAFLIANSYAH  . HARI PRABOWO  . DONNY SETIAWAN AP  . GALIH DEDY GUNAWAN  . YOHAN FIRMANSYAH  . SUYADI 

. DIAN SUMARHADI  . JANU PRASETYO  . YUDA SIGIT  . JOHAR FAUZI  . AMAN SETYA H  . NURCHOLIS SAHID  . UMAR SAID  . SUMARDI  . SUBANDRI  . EDI JUNAEDI  . KARYANTO  . SYUKRON  . WIKA ANGGRAHENI  . ISWAN PRADIPTYA  . M HAMZAH A   

OS SI : 

. ANTO HADI S  . SUWARSITO  . BB.POEDYATMOKO  . BAMBANG TRISILO  . NUR SUTJAHYO  . SARONI  . MUNIP  . ES MUNADJI  . DJOHANSAH  . AINUR ROFIQ  . ARNES ANDI PRASETYO 

 

SCADA  OS SI : 

. MUNIFA PRIYADI 

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK KALBAR  BENGKAYANG :  SIPIL 

. GERY SIMANJUNTAK

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK KENDARI NII  TANASA : 

MESIN 

. IHSAN FADHLI

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK SULAWESI  SELATAN – BARRU :  MESIN 

. ROMLI 

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK MALUKU  UTARA ‐ TIDORE :  MESIN 

. ROBY ZEIN 

. RENALDI ARLEN PRADIPTYA 

SIPIL   LISTRIK    MESIN 

. KUSDI WINARNO  . IVIN FITRIAN W  . AHMAD NUR ARIANTA   

OS SI : 

. R. DARUSALAM  . ANGGORO PRASETYO   

INSTRUMEN DAN KONSTRUKSI FUNGSIONAL AHLI :

. UMAR SADELI  T.INDUSTRI  … KTSK PLTU REMBANG  . KAMSARI  MESIN  … KTSK PLTG PAITON REHAB  . KRISNANTO J  SIPIL  … KTSK PLTU   PAPUA JAYAPURA  . HENDRO SUKO P  LISTRIK  … KTSK PLTU PAITON  . FITRIA AFIF N  MESIN  … KTSK PLTU PARIT BARU  . DIDIEN HENDRARIARTO … KTSK TALANG DUKU  . GHOLAM NASUKHA  SIPIL  … KTSK PLTU PACITAN  . DIMAS HARNIANTO  SIPIL  … KTSK PLTU NII TANASA KENDARI

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK 1 BANTEN ‐  SURALAYA : 

MESIN 

. SHODIK SETYAWAN 

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK TJ AWAR –  AWAR : 

LISTRIK 

. MUHAMMAD GHUFRON 

MESIN 

. YUNIARLY WISNU PAKSI 

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK  ADIPALA :  SIPIL 

. SUNARNO  . EKO HARYANTO  . LIMBONG 

NAPITUPULU 

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK PAITON :  MESIN 

. SYARUL AGUS SAPUTRA 

FUNGSIONAL YANG  DITUGASKAN DI TSK PACITAN :  SIPIL 

. MOH. ASNGARI 

MESIN 

. AGUNG PRIHADI W  . BAMBANG SETIAJI  . VIVIN ANDRIAWAN K

KEUANGAN  PEGAWAI : 

. ARDILA AZUHARY  . HESTI WURYANI 

OS PATRA : 

. SUPRIYONO  . WIDHA MUNDIARTI  . OKTAVINA NURSUCIANY   

SDM  PEGAWAI  

. ADE BERNIAWAN ASHARI  . NANDATI PARAMITA DSS   

SEKRETARIAT  OS PATRA 

. RENY EKA WIDYA S   

KEAMANAN DAN K3   

SARANA DAN FASILITAS KERJA  OS SI 

. SUHARNO   

DRIVER OS PATRA 

. M. MARDIANSYAH  . SYAMSUL HADI  . YAMUDI   

ADMINISTRASI KENDARAAN 

. SUYONO 

FUNGSIONAL YANG DITUGASKAN DI TSK JAYAPURA : SIPIL 

. BASTIAN JAYA WARGHANA 

FUNGSIONAL YANG DITUGASKAN DI TSKWALESI: LISTRIK 

. BAGUS BRAMADHA P 

FUNGSIONAL PELAPORAN OS PATRA : 

. RANI NOVITASARI  . RIZKY DWI R M   

OS SI 

. HERU TRIARGO   

MANAJEMEN PROYEK 

. R IWAN MOERDJITO   

LINGKUNGAN DAN  KESELAMATAN KETENAGA  LISTRIKAN : 

PT PLN (PERSERO)

JASA MANAJEMEN KONSTRUKSI UNIT MANAJEMEN KONSTRUKSI II

Gambar 2.3 Kantor PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Konsep dasar dari Sistem Informasi terbagi atas dua pengertian. Yang pertama adalah sistem, dan yang kedua adalah sistem informasi itu sendiri.

3.1.1 Sistem

Definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya. (Herlambang, 2005:116). Sistem disini digunakan sebagai pemahaman dalam membuat sistem.

3.1.2 Sistem informasi

Data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. (Herlambang, 2005:121).

3.2 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikanya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung kosistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

3.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD, digunakan

untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur

keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1. SimbolEntity atau Entitas

2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas. Terdapat

beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti one-to-one, one-to-many, many-to-one,

dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2. SimbolRelation of Entity

3.4 Data Flow Diagram

Menurut Andri Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model

logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur

(structured analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram sangat

membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisi, Ent_1

Relation_12 Relation_11 Relation_10

Relation_9

Ent_1 Ent_2

Ent_3 Ent_4

Ent_5 Ent_6

penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Di dalam data flow diagram terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process,

external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk melakukan suatu

perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:

0 Prcs_1

Gambar 3.3. SimbolProcess

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu

proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah sebuah

context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan

hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan

dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian

dilakukan penggambaran.

Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram.

Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya.

Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data

menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau

decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1

menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store

sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha

untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level,

dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.

External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk

menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan

keluaran dari process. External entity digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:

Entt_2

Gambar 3.4. SimbolExternal Entity

Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat berupa file

atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan

data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya

tabel pelamar, tabel pendidikan, tabel lulus seleksi, dan lain-lain. Data store digambarkan

dalam bentuk simbol sebagai berikut:

1 Stor_3

Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan process

dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik lainnya dengan

tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data flow harus menggunakan kata

benda, karena di dalam data flow mengandung sekumpulan data. Data flow digambarkan

dengan bentuk simbol sebagai berikut:

Gambar 3.6. SimbolData Flow

3.5 System Flow

System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari

suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang

melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998). Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process,

database, manual input, decision, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.

Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan

proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Bentuk dari terminator

adalah sebagai berikut:

Gambar 3.7. Simbol Terminator

Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang

dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Bentuk simbolnya adalah:

Gambar 3.8. Simbol Manual Operation

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat,

memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari document di gambarkan dalam simbol

berikut:

Gambar 3.9. Simbol Document

Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.

Process disimbolkan dengan gambar:

Gambar 3.10. Simbol Process

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat terkomputerisasi.

Simbol dari database adalah sebagai berikut:

Gambar 3.11. SimbolDatabase

Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu keputusan dari

suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Operator logika ini digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.12. SimbolDecision

Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database melalui

keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.13. Simbol Manual Input

Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan

database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau lebih

dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.14. Simbol Off-Line Storage

On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan desain

sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah letaknya. Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:

Gambar 3.15. SimbolOn-Page Reference

Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page reference,

karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda. Bentuk simbolnya adalah:

Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk

penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:

Gambar 3.17. SimbolPaper Tape

3.6 TLSK (Tata Kelola Surat dan Kearsipan )

Menyadari akan arti pentingnya tatalaksana surat dan kearsipan dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan tertib administrasi sebagai faktor yang mendasari sistem administrasi di segala bidang, maka dipandang perlu mengadakan penyempurnaan tatalaksana surat dan kearsipan yang telah ada. Penyempurnaan tatalaksana surat dan kearsipan ini merupakan hasil dari pengolahan yang disesuaikan dengan perkembangan organisasi PT PLN (Persero) dan perkembangan teknologi informasi serta masukan-masukan dari seluruh satuan organisasi di lingkungan PT PLN (Persero).

Sebagaimana diketahui bahwa tatalaksana surat adalah merupakan tahap awal daur hidup arsip, maka diharapkan melalui pengaturan awal surat merupakan kelangsungan daur hidup arsip akan lebih terarah dan terpelihara. Dengan adanya pembakuan sarana komunikasi yang baik secara konvensional maupun dengan menggunakan sarana media baru akan lebih memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas sehari-hari. Oleh karena itu petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan ini dijadikan pegangan oleh seluruh satuan organisasi di lingkungan PT PLN (Persero) dengan penuh disiplin demi terwujudnya tertib administrasi.

3.7 Website

Merupakan suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink, yang memudahkan surfer (sebutan bagi pemakai computer yang melakukan penelusuran informasi di internet) untuk mendapatkan informasi, dengan cukup mengklik suatu link berupa teks atau gambar, maka informasi dari teks atau gambar akan di tampilkan secara lebih rinci (detail). Informasi yang disajkan dalam halaman web menggunakan konsep multimedia, informasi dapat disajikan dengan menggunakan banyak media (teks, gambar, animasi, suara (audio), dan atau film). Dalam suatu halaman web, informasi akan dapat disajikan dalam kombinasi media teks, gambar, animasi, suara, atau film: semuanya dapat disajikan dalam satu halaman.

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem yang dilakukan :

a. Mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan pada fungsional pelaporan dalam struktur organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

b. Menentukan kebutuhan sistem pencarian dokumen proyek dalam arsip proyek berdasarkan owner.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Tahap-tahap perancangan sistem meliputi : pembuatan system flow, ERD,

DFD, CDM, PDM dan rancangan desain I/O (Input/Output).

4.2.2 System flow

a. Simpan dan update arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

Pada proses simpan arsip , arsip yang berupa dokumen asli hardcopy terlebih dahulu di scan, lalu setelah di scan arsip berupa dokumen asli hardcopy dikembalikan kepada yang

bersangkutan atas dokumen tersebut , petugas kearsipan harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat masuk ke dalam halaman website. Apabila login berhasil petugas dapat memilih

arsip berdasarkan pilihan. Sytem flow simpan arsip dan update arsip proyek PT. PLN (Persero)

JMK UMK II Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.2.1

Gambar 4.2.1 System flow proses simpan dan update arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK

UMK II Surabaya.

b. Pencarian arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya

Pada halaman pencarian arsip proyek pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya, akan di tampilkan ketentuan. User harus melakukan Login jika sesuai user berhak masuk untuk melakukan pencarian arsip proyek pada halaman website PT. PLN (Persero) JMK UMK II

Surabaya, setelah login sukses sistem akan memunculkan mengecek level yang ada dari setiap user, setelah di cocokkan sistem akan memunculkan menu sesuai dengan level masing masing user. pegawai hanya bisa mendapat menu pencarian arsip dan download, dalam melakukan

muncul, untuk mendownload arsip yang ada pegawai terlebih dahulu membuka detail proyek pada id owner, setelah itu pegawai dapat memilih dan mendownload arsip proyek berdasarkan

filter yang telah dipilih.

Untuk manager dan admin juga mendapat pilihan pencarian arsip berdasarkan owner

dan kode masalah, namun juga mendapat pilihan menu laporan total proyek. System flow

pencarian arsip proyek pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.2.2

Gambar 4.2.2 System flow proses pencarian arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II

Surabaya.

4.2.3 DFD (Data Flow Diagram)

Untuk Data Flow Diagram, akan dijelaskan dengan diagram yang menggunakan

notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya, sehingga dapat di jelaskan secara sederhana agar lebih

mudah dipahami. Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN

(Persero) JMK UMK II Surabaya hasilnya dapat dilihat pada gambar 4.2.3

Gambar 4.2.3 Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero)

JMK UMK II Surabaya.

data dokumen scan

informasi hasil pencarian dokumen a

data pencarian proyek

informasi proyek berdarkan owner data owner data proyek informasi masalah informasi jenis dokumen data masalah

data input jenis dokumen informasi proyek informasi owner data pencarian dokumen a data karyawan data pencarian dokumen b informasi hasil pencarian dokumen b data pencarian dokumen informasi hasil pencarian dokumen hak akses FUNGSIONAL PELAPORAN 1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEARSIPAN PROYEK FUNGSIONAL

PELAPORAN

MANAJER KARYAWAN

Pada Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero)

JMK UMK II Surabaya ini digambarkan keempat entitas dalam sistem ini yaitu fungsional pelaporan, manajer, petugas kearsipan dan karyawan. petugas kearsipan bertugas untuk pembuatan data master seperti data owner, data proyek, data masalah, data input jenis dokumen. data dokumen scan diperoleh dari fungsional pelaporan sebagai arsip untuk dimasukkan oleh petugas kearsipan serta update arsip. data karyawan di dapat dari bagian karyawan sebagai hak akses masuk dalam website kearsipan. untuk fungsional pelaporan,

manajer dan karyawan hanya bisa mendownload arsip proyek dari aplikasi yang dibuat ini. DFD sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya hasilnya dapat dilihat pada gambar 4.2.4. Pada DFD level 0 sistem informasi manajemen proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ini digambarkan enam proses yang ada, yaitu maintenance data owner, maintenance data proyek, maintenance data masalah,

maintenance data karyawan, manajemen dokumen scan, membuat laporan. Tiap proses

    G am bar 4. 2. 4 D FD level 0 sis te m in for m as i m an aje m en ar sip pr oy ek PT. P LN (Pe rse ro) JMK UM K II Su raba ya .

DATA INPUT OWNER

DATA INPUT PROYEK

DATA INPUT MASALAH

DATA INPUT KARYAWAN DATA OWNER

DATA PROYEK

DATA MASALAH

DATA KARYAWAN

DATA INPUT DOKUMEN SCAN

DATA DOKUMEN SCAN DATA DOKUMEN SCAN

DATA KARYAWAN

DATA DOKUMEN SCAN DATA PENCARIAN PROYEK

DATA INPUT MASALAH DATA INPUT JENIS

DOKUMEN

DATA MASALAH

DATA INPUT JENIS DOKUMEN

DATA JENIS DOKUMEN

DATA INPUT OWNER

DATA OWNER

DATA INPUT PROYEK

DATA PROYEK

DATA KARYAWAN DATA PROYEK

DATA MASALAH DATA JENIS DOKUMEN DATA OWNER INFORMASI HASIL PENCARIAN DOKUMEN DATA PENCARIAN DOKUMEN DATA PENCARIAN DOKUMEN INFORMASI HASIL PENCARIAN DOKUMEN DATA PENCARIAN DOKUMEN PROYEK INFORMASI HASIL PENCARIAN DOKUMEN FUNGSIONAL PELAPORAN MANAJER KARYAWAN PETUGAS KEARSIPAN 1.1 MAINTENANCE DATA OWNER _1.2 MAINTENANCE DATA PROYEK 1.3 MAINTENANCE DATA MASALAH 1.4 MAINTENANCE DATA KARYAWAN

1 OWNER 2 PROYEK

3 MASALAH

4 KARYAWAN

1.5 MANAJEMEN DOKUMEN SCAN

5 DOKUMEN SCAN 1.6

MEMBUAT LAPORAN 6 JENIS DOKUMEN

4.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram)

a. CDM

Gambar 4.2.5 CDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

CDM (Conceptual Data Model) disini menggambarkan model, constraint, relasi dan

aliran data dari daftar table yang telah dijabarkan pada gambar 4.2.5 diatas. Aliran data antara table dihubungkan dengan aktifitas yang sedang terjadi, berikut dengan constraint-nya. Terdapat 8 entitas dalam CDM ini, yaitu tabel :

1. Owner (berelasi one to many dengan tabel proyek)

2. Proyek (berelasi many to one dengan tabel masalah, berelasi one to many dengan lokasi, berelasi one to many dengan dokumen scan)

Relationship_1 Relationship_2 memiliki Relationship_4 _{Relationship_5} Relationship_6 Relationship_7 Relationship_8 owner # * * * ID_OWNER NAMA_OWNER ALAMAT TEMPAT

Variable characters (2) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (25)

proyek # * * * * * * NO_KONTRAK TANGGAL_KONTRAK NO_SLA TANGGAL_SLA TANGGAL_AKHIR_KONTRAK TANGGAL_AKHIR_SLA NAMA_PROYEK

Variable characters (40) Date

Variable characters (40) Date

Date Date

Variable characters (100)

masalah #

* KODE_MASALAHNAMA_MASALAHVariable characters (3)Variable characters (50)

jenis_dokumen #

* NO_JENIS_DOKUMENNAMA_JENIS_DOKUMENVariable characters (4)Variable characters (60)

lokasi #

* KODE_LOKASILOKASI IntegerVariable characters (100)

dokumen_scan #

* KODE_DOKUMENNAMA_DOKUMENIntegerVariable characters (20)

detail_dokumen_scan # * * * * KODE_DETAIL_DOKUMEN TANGGAL_DOKUMEN_DIBUAT TANGGAL_SCAN NAMA_JENIS_DOKUMEN_SCAN FILE_SCAN Integer Date Date

Variable characters (50) Text data_karyawan # * * * * NIP PASS LEVEL NAMA_KARYAWAN JABATAN

Variable characters (10) Variable characters (20) Variable characters (3) Variable characters (50) Variable characters (30)

3. Masalah (berelasi many to many dengan tabel jenis dokumen, berelasi one to many dengan table proyek)

4. Lokasi (berelasi many to one dengan tabel proyek, berelasi one to many dengan table dokumen scan)

5. Dokumen scan (berelasi many to one dengan tabel lokasi, berelasi many to one dengan tabel proyek)

6. Jenis dokumen (berelasi many to many dengan tabel masalah)

7. Detil dokumen scan (berelasi many to one dengan tabel dokumen scan, berelasi many to one dengan tabel karyawan)

8. Karyawan (berelasi one to many dengan tabel detil dokumen scan).

b. PDM

Dari CDM tersebut kemudian generated menjadi Physical Data Model (PDM) yang

hasilnya dapat dilihat pada gambar 4.2.6. Dapat dilihat temukan relasi data many to many membentuk tabel baru, dan atribut dari CDM diatas diubah menjadi kode yang telah

ter-generate. Selain terbentuknya tabel baru dari relasi many to many yaitu tabel “memiliki”, dapat

Gambar 4.2.6 PDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya

4.2.5 Struktur tabel

Suatu perancangan database harus disesuaikan dengan DFD yang telah dibuat, dimana database tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh user.

Adapun tabel – tabel yang digunakan dalam aplikasi ini adalah sebagai berikut : a. Nama Tabel : owner

Primary key : ID_OWNER

Foreign key : -

FK_RELATIONSHIP_1 FK_RELATIONSHIP_2 FK_MEMILIKI FK_MEMILIKI2 FK_RELATIONSHIP_4FK_RELATIONSHIP_5 FK_RELATIONSHIP_6 FK_RELATIONSHIP_7 FK_RELATIONSHIP_8 owner ID_OWNER NAMA_OWNER ALAMAT TEMPAT varchar(2) varchar(50) varchar(50) varchar(25) <pk> proyek NO_KONTRAK KODE_MASALAH ID_OWNER TANGGAL_KONTRAK NO_SLA TANGGAL_SLA TANGGAL_AKHIR_KONTRAK TANGGAL_AKHIR_SLA NAMA_PROYEK varchar(40) varchar(3) varchar(2) date varchar(40) date date date varchar(100) <pk> <fk2> <fk1> masalah KODE_MASALAH

NAMA_MASALAHvarchar(3)varchar(50)<pk>

jenis_dokumen NO_JENIS_DOKUMEN

NAMA_JENIS_DOKUMENvarchar(4)varchar(60)<pk>

lokasi KODE_LOKASI NO_KONTRAK LOKASI int varchar(40) varchar(100) <pk> <fk> dokumen_scan KODE_DOKUMEN KODE_LOKASI NO_KONTRAK NAMA_DOKUMEN int int varchar(40) varchar(20) <pk> <fk2> <fk1> detail_dokumen_scan KODE_DETAIL_DOKUMEN KODE_DOKUMEN NIP TANGGAL_DOKUMEN_DIBUAT TANGGAL_SCAN NAMA_JENIS_DOKUMEN_SCAN FILE_SCAN int int varchar(10) date date varchar(50) text <pk> <fk1> <fk2> data_karyawan NIP PASS LEVEL NAMA_KARYAWAN JABATAN varchar(10) varchar(20) varchar(3) varchar(50) varchar(30) <pk> memiliki KODE_MASALAH

Fungsi : Untuk menyimpan data owner yang nanti nya sebagai informasi proyek dimiliki owner siapa.

Tabel 4.2.1 Tabel owner

owner

Field Type Null Default

ID_OWNER Varchar(2) Tidak None

NAMA_OWNER Varchar(50) Tidak None

ALAMAT Varchar(50) Tidak None

TEMPAT Varchar(25) Tidak None

b. Nama Tabel : proyek

Primary key : NO_KONTRAK

Foreign key : KODE_MASALAH, ID_OWNER

Fungsi : Untuk menyimpan data proyek Tabel 4.2.2 Tabel Proyek

proyek

Field Type Null Default

NO_KONTRAK Varchar(40) Tidak None

KODE_MASALAH Varchar(3) Tidak None

ID_OWNER Varchar(2) Tidak None

TANGGAL_KONTRAK date Tidak None

NO_SLA Varchar(40) Tidak None

TANGGAL_SLA date Tidak None

proyek

Field Type Null Default

TANGGAL_AKHIR_SLA date Tidak None

NAMA_PROYEK Varchar(100) tidak None

c. Nama Tabel : lokasi

Primary key : KODE_LOKASI

Foreign key : NO_KONTRAK

Fungsi : Untuk menyimpan data lokasi proyek Tabel 4.2.3 Tabel lokasi

lokasi

Field Type Null Default

KODE_LOKASI Int(11) Tidak None

NO_KONTRAK Varchar(40) Tidak None

LOKASI Varchar(100) Tidak None

d. Nama Tabel : dokumen_scan

Primary key : KODE_DOKUMEN

Foreign key : KODE_LOKASI, NO_KONTRAK

Fungsi : Untuk menyimpan data dokumen scan Tabel 4.2.4 Tabel dokumen_scan

dokumen_scan

Field Type Null Default

dokumen_scan

Field Type Null Default

KODE_LOKASI int(11) Tidak None

NO_KONTRAK Varchar(40) Tidak None

NAMA_DOKUMEN Varchar(100) Tidak None

e. Nama Tabel : masalah

Primary key : KODE_MASALAH

Foreign key :

Fungsi : Untuk menyimpan data masalah sebagai informasi proyek nantinya berdasarkan kode masalah apa.

Tabel 4.2.5 Tabel masalah

masalah

Field Type Null Default

KODE_MASALAH Varchar(3) Tidak None

NAMA_MASALAH Varchar(50) Tidak None

f. Nama Tabel : jenis_dokumen

Primary key : NO_JENIS_DOKUMEN

Foreign key :

Fungsi : Untuk menyimpan data jenis dokumen sebagai informasi masalah mempunyai jenis dokumen apa.

Tabel 4.2.6 Tabel jenis_dokumen

jenis_dokumen

Jenis_dokumen

Field Type Null Default

NO_JENIS_DOKUMEN Varchar(4) Tidak None

NAMA_JENIS_DOKUMEN Varchar(60) Tidak None

g. Nama Tabel : detail_dokumen_scan

Primary key : KODE_DETAIL_DOKUMEN

Foreign key : KODE_DOKUMEN, NIP

Fungsi : untuk menyimpan detail dokumen scan arsip proyek, menyimpan file dokumen arsip proyek, mencatat petugas yang mengupload file arsip proyek.

Tabel 4.2.7 Tabel detail_dokumen_scan

detail_dokumen_scan

Field Type Null Default

KODE_DETAIL_DOKUMEN int(11) Tidak None

KODE_DOKUMEN int(11) Tidak None

NIP Varchar(10) Tidak None

TANGGAL_DOKUMEN_DIBUAT date Tidak None

TANGGAL_SCAN date Tidak None

NAMA_JENIS_DOKUMEN_SCAN Varchar(50) Tidak None

FILE_SCAN text Tidak None

h. Nama Tabel : karyawan Primary key : NIP Foreign key : -

Fungsi : untuk menyimpan data karyawan yang tercatat dan boleh mengakses website kearsipan.

Tabel 4.2.8 Tabel karyawan

data_karyawan

Field Type Null Default

NIP Varchar(10) Tidak None

PASS Varchar(20) Tidak None

LEVEL Varchar(3) Tidak None

NAMA_KARYAWAN Varchar(50) Tidak None

JABATAN Varchar(30) Tidak None

4.2.6 Desain I/O (Input/Output)

Berikut ini merupakan rancangan desain input/ouput dari sistem informasi manajemen

arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. a. Tampilan Awal

< HEADER > < MENU > < KONTEN >

< FOOTER >

b. Halaman Login

Gambar 4.2.8 Desain halaman login

Pada halaman Login, merupakan tampilan awal agar pengguna di cek terlebih dahulu apakah pengguna mempunyai hak akses terhadap website kearsipan PT. PLN (Persero) JMK

UMK II Surabaya. Dimana setiap pengguna Harus terlebih dahulu memasukkan NIP dan Password.

c. Halaman Menu User

Pada halaman menu user ini adalah halaman dimana jika pengguna meruapakan user

biasa atau dengan kata lain seorang pegawai atau karyawan. Dimana di dalam halaman menu

user terdapat menu yaitu : Home, Pencarian Proyek, Logout.

d. Halaman Menu Manager

Gambar 4.2.10 Desain halaman tampilan menu manager

Pada halaman menu manager terdapatbeberapa menu yaitu : Home, pencarian proyek, Laporan

dan logout.

e. Halaman Menu Administrator

Pada halaman menu administrator terdapat beberapa menu yaitu : Home, pencarian proyek,

Laporan, kelola data dan logout.

f. Menu Pencarian Proyek

Gambar 4.2.12 Menu Pencarian Proyek

Pada halaman menu pencarian proyek ini digunakan untuk melihatinformasi tentang proyek tersebut serta mencari arsip dokumen proyek. Terdapat 2 tombol pada halaman ini, yaitu : cari dan Info. Tombol info merupakan tombol yang jika di tekan maka akan memunculkan informasi tentang cara pemakaian menu pencarian proyek. Cara untuk melakukan pencarian proyek di menu pencarian proyek yang pertama adalah pilih terlebih dahulu owner , setelah owner terpilih maka informasi tentang data proyek berdasarkan owner akan di tampilkan jika ingin memperkecil data atau proyek yang di cari bisa memilih kode masalah dan no sla lalu tekan tombol cari.

g. Halaman Detail Proyek

Pada halaman Detail proyek adalah halaman yang menjelaskan tentang detail proyek serta halaman untuk mendownload arsip dokumen proyek yang bersangkutan. Untuk cara pemakaian nya jika dilihat dari gambar 4.2.12 klik pada id owner maka akan masuk pada

halaman detail proyek, bisa dilihat pada gambar 4.2.13 . Pada halaman Detail proyek terdapat tombol dengan gambar kaca pembesar atau search dimana jika tombol ini di tekan makan akan

mengembalikan ke halaman pencarian proyek.

Gambar 4.2.13 halaman detail proyek h. Halaman Menu Laporan

Pada halaman menu laporan ini , menu laporan berfungsi untuk mencari total proyek berdasarkan periode dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai pada tanggal, bulan, tahun yang terakhir dipilih. Cara pemakaian pada menu laporan ini yang pertama harus dilakukan adalah pilih proyek berdasarkan owner setalah itu pilih pencarian total proyek bedasarkan tanggal

awal kontrak dan akhir kontrak lalu tekan tombol cari. Untuk tampilan halaman menu laporan dapat dilihat pada gambar 4.2.14

Gambar 4.2.14 halaman menu laporan i. Menu kelola data administrator

Gambar 4.2.15 halaman menu kelola data administrator

Pada menu kelola data administrator terapat beberapa menu pilihan yaitu owner,

owner, proyek, masalah, dokumen dan karyawan sebagai hak akses untuk web site kearsipan pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

j. Halaman administrator Tambah owner

Gambar 4.2.16 Halaman administrator tambah owner

Halaman ini berfungsi untuk menambahkan owner dari proyek jika owner dari proyek tersebut baru. Cara pemakaian halaman ini yaitu yang pertama , jika dilihat pada gambar 4.2.15 pilih pilihan owner dan pilih sub pilihan tambah owner. Setelah halaman Gambar 4.2.16 muncul isikan data nya setelah itu tekan tombol tambah untuk menambahkan data nya atau tekan tombol batal jika membatalkan menambahkan data.

k. Halaman administrator Tampil owner

Halaman administrator tampil owner , berfungsi untuk menampilkan informasi

tentang data owner. Tombol dengan warna kuning dan icon pencil adalah untuk mengedit data

tentang owner, sedangkan tombol berwarna merah dengan icon tempat sampah adalah untuk

menghapus data owner yang ada.

l. Halaman administratoredit owner

Gambar 4.2.18 Halaman administratoredit owner

Halaman administrator edit owner ini berfungsi untuk administrator mengedit data

owner. Cara nya jika di lihat adari gambar 4.2.17 tekan pada tombol edit yang akan di edit maka akan muncul halaman ini, setelah itu edit datanya setelah semua data nya di edittekan tombol edit untuk menyimpan hasil edit tersebut atau tekan tombol batal jika batal menyimpan. m. Halaman administrator Tambah Proyek

Pada halaman administrator tambah proyek berfungsi untuk menambahkan proyek.

Pada gambar 4.2.19 terdapat 5 tombol yaitu tambah lokasi berfungsi untuk menambahkan lokasi proyek, tombol simpan berfungsi untuk menyimpan proyek yang akan di tambahkan, tombol batal berfungsi untuk batal menambahkan proyek, tombol tambah owner pada halaman

administrator tambah proyek berfungsi untuk menambahkan owner dan memindahkan ke

halaman tambah owner jika proyek tersebut mempunyai owner baru, yang terakhir adalah tombol info berfungsi untuk memberikan informasi tentang tombol tambah owner.

Gambar 4.2.19 Halaman administrator tambah proyek

n. Halaman administrator Tambah Masalah

Gambar 4.2.20 Halaman administrator tambah masalah

Pada halaman administrator tambah masalah berfungsi untuk menambahkan masalah

yang ada. Tombol tambah untuk menyimpan data masalah yang baru di input kan. Tombol

batal berfungsi untuk membatalkan menambah data masalah. o. Halaman administrator Tampil Masalah

Pada gambar 4.2.21 halaman administrator tampil masalah ini berfungsi untuk

menampilkan informasi data masalah yang ada. Tombol berwarna kuning dengan icon pencil

berfungsi untuk mengedit data masalah. Tombol berwarna merah dengan icon tempat sampah

Gambar 4.2.21 Halaman administrator tampil masalah

p. Halaman administrator Edit Masalah

Gambar 4.2.22 Halaman administrator edit masalah

Pada halaman administrator edit masalah, halaman ini berfungsi untuk mengedit data

masalah yang dipilih. Untuk bisa masuk pada halaman pada gambar 4.2.22 yaitu dengan menekan tombol edit yang terlihat pada gambar 4.2.21. Dilihat pada gambar 4.2.22 terdapat 2 tombol yaitu tombol edit dan batal. Tombol edit berfungsi menyimpan hasil edut data yang dilakukan, sedangkan tombol batal adalah untuk batal melakukan edit data masalah.

q. Halaman administrator Dokumen

Pada halaman administrator dokumen , halaman ini berfungsi untuk menampilkan

semua data proyek berdasarkan owner. Halaman ini juga berfungsi untuk mengedit data proyek

bahkan juga menghapus data proyek. Seperti yang terlihat pada gambar 4.2.23 untuk menggunakan halaman ini terdapat filter berdasarkan owner agar data proyek yang ditampilkan

Gambar 4.2.23 Halaman administrator dokumen

r. Halaman administrator Detail Dokumen

Pada halaman administrator detail dokumen, halaman ini berfungsi untuk menampilkan detail dari proyek yang ada. Pada halaman ini seorang admin juga dapat menambahkan dokumen , edit dokumen dan delete dokumen. Cara untuk menambahkan dokumen adalah dengan menekan tombol dengan icon tambah bertuliskan add dokumen seperti

yang terlihat pada gambar 4.2.24.

s. Halaman administrator Tambah Dokumen

Gambar 4.2.25 Halaman administrator tambah dokumen

Pada halaman administrator tambah dokumen yang terlihat pada gambar 4.2.25,

halaman ini berfungsi untuk menambah dokumen berdasarkan proyek. Maksud dari dokumen scan adalah nama dokumen, sedangkan nama jenis dokumen scan adalah jenis dari dokumen yang akan di upload. Halaman ini juga berfungsi untuk pengelompokkan berdasarkan jenis dokumen. Pada halaman ini terdapat tiga tombol yaitu choose file yang berfungsi untuk

mencari dokumen atau memilih dokumen yang nanti nya di pilih dan di upload. Selanjutnya Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan sekaligus mengupload dokumen yang di pilih. Terakhir adalah tombol batal berfungsi untuk membatalkan proses tambah dokumen.

t. Halaman administrator Edit Dokumen

Gambar 4.2.26 Halaman administrator edit dokumen

Pada halaman ini berfungsi untuk mengedit rak atau judul dari kumpulan dokumen. u. Halaman administrator Tambah File Dokumen

Gambar 4.2.27 Halaman administrator Tambah File Dokumen

Pada halaman ini berfungsi untuk menambahkan file dokumen scan berdasarkan jenis dokumennya. Cara untuk dapat mengakses halaman ini yaitu seperti terlihat pada gambar 4.2.24 tekan link tambah berdasarkan pilihan misalkan SLA atau SPPD seperti yang terlihat pada gambar 4.2.24 lalu pilih file yang dilih dengan cara menekan tombol choose file lalu

simpan untuk mengupload dan menyimpan dokumen atau tekan batal untuk membatalkan menambah file dokumen scan.

v. Halaman administrator Tambah Karyawan

Gambar 4.2.28 Halaman administrator Tambah Karyawan

Halaman administrator tambah karyawan di atas berfungsi untuk menambahkan data

karyawan yang dapat mengakses website kearsipan PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

Untuk dapat mengakses halaman ini dengan cara menekan pilihan menu kelola data seperti yang terlihat pada gambar 4.2.15. Pilih submenu tambah karyawan pada menu karyawan. Pada halaman ini terdapat tiga tombol yaitu tambah berfungsi untuk menyimpan dan menambah data yang di entry kan. Kedua yaitu tombol batal berfungsi untuk membatalkan proses menambah

data karyawan. Ketiga yaitu info level berfungsi untuk memberikan informasi level yang membedakan hak akses user.

w. Halaman administrator Tampil Karyawan

Seperti yang terlihat pada gambar 4.2.29 halaman administrator tampil karyawan

berfungsi untuk melihat informasi data karyawan yang telah memiliki hak akses pada website

kearsipan PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. Pada halaman ini terdapat tombol delete dengan warna merah dengan icon tempat sampah berfungsi untuk mendelete salah satu data yang dipilih untuk dihapus.

4.3 Implementasi sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil dari aplikasi sistem informasi manajemen arsip proyek pada PT.PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. Mulai dari spesifikasi

hardware dan software pendukung, cara installasi program, serta fitur-fitur yang terdapat pada

aplikasi.

4.3.1 Kebutuhan Sistem

Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini terdiri dari hardware dan

software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah

sebagai berikut :

Spesifikasi hardware pendukung berdasarkan apa yang dipakai oleh pembuat aplikasi yaitu

terdiri dari :

1. Harddisk minimal 2 GB. 2 GB berdasarkan total keseluruhan dari ruang yang

dipakai XAMPP , htdocs dan database kearsipan, selain itu juga untuk perkembangan data baru yang di simpan.

Spesifikasi software pendukung berdasarkan apa yang dipakai oleh pembuat aplikasi yaitu

terdiri dari :

1. Windows 7. Windows 7 merupakan sistem operasi dari pembuat sistem untuk membangun website.

3. Browser Google Chrome Version 24.0.1312.57 m atau lebih tinggi, Mozilla

Firefox 12.0 atau lebih tinggi. Pada browser ini telah di lakukan uji coba oleh

pembangun sistem dimana sistem yang dibangun dapat berjalan sepenuh nya, dengan kata lain browser yang telah di ujicoba ini merupakan rekomendasi dari

pembuat sistem.

4.3.2 Cara instalasi

Langkah pertama untuk melakukan instalasi program ini adalah melakukan instalasi XAMPP 1.7.7 agar program dapat berjalan si server dan dapat di akses oleh semua pengguna

yang terhubung oleh jaringan. Selanjutnya ditiap-tiapp user hendaknya melakukan instalasi

browser software (Google Chrome) agar dapat mengakses aplikasi ini. langkah selanjutnya

membuat database kedalam mysql. Tahap yang terakhir adalah melakukan instalasi website

sistem informasi manajemen arsip proyek berbasis web PT. PLN (Persero) JMK UMK II

Surabaya di server. Setelah semua tahap selesai dilakukan maka program telah siap digunakan.

4.4 Evaluasi Uji Coba Sistem

Evaluasi dan uji coba sistem bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan dan fungsi – fungsi yang ada pada aplikasi telah berjalan seperti yang diharapkan. Dengan adanya uji coba ini diharapkan kekurangan atau kelemahan aplikasi dapat diperbaiki sebelum di implementasikan secara nyata.

4.4.1 Uji Coba Form Login

a. Uji Coba fitur form login administrator

Tabel 4.4.1 Tabel Test login administrator

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi NIP

dan password

yang valid

Menginputkan data login : NIP = 310790,

password = admin

Login sukses kemudian

masuk kehalaman menu

administrator

Gambar 4.2.11 Deskripsi NIP

dan password

yang tidak valid

Menginputkan data login : NIP = 310791,

password = admin

Maaf data NIP dan Password yang anda masukkan Tidak Valid !

Gambar 4.4.1

Gambar 4.4.1 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid

b. Uji Coba fitur form login manager

Proses login dilakukan dengan cara menginputkan NIP dan password milik Manager.

Tabel 4.4.2 Tabel Test login manager

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi NIP

dan password

yang valid

Menginputkan data login : NIP = 87111511J, password = astutiadis

Login sukses

kemudian masuk kehalaman menu

manager

Gambar 4.2.10

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi NIP

dan password

yang tidak valid

Menginputkan data login : NIP = 87111511J,

password = admin

Maaf data NIP dan Password yang anda masukkan Tidak Valid

!

Gambar 4.4.2

Gambar 4.4.2 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid

c. Uji Coba fitur form login user

Proses login dilakukan dengan cara menginputkan NIP dan password milik user.

Tabel 4.4.3 Tabel Test login user

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi NIP

dan password

yang valid

Menginputkan data login : NIP = 8909014JMK, password = 8909014JMK

Login sukses

kemudian masuk kehalaman menu user

Gambar 4.2.9

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi NIP

dan password

yang tidak valid

Menginputkan data login : NIP = 87111511J, password = manager

Maaf data NIP dan Password yang anda

masukkan Tidak Valid !

Gambar 4.4.3

Gambar 4.4.3 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid

d. Uji Coba input type form login

Proses mengecek login saat input type hanya di isi salah satu atau tidak di isi sama sekali.

Tabel 4.4.4 Tabel Test input type form login

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi input type NIPdan

password kosong

Mengosongkan data login : NIP dan

password

Login tidak sukses

memunculkan pesan berupa : Mohon Melengkapi Nip

Gambar 4.4.4

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi input type NIP terisi

dan password

kosong

Menginputkan data login : NIP = 310790,

password =

Pesan : Mohon Melengkapi Password

Gambar 4.4.5

Gambar 4.4.4 Pesan input typePassword kosong

4.4.2 Uji coba fitur maintenance data

Dari serangkaian uji coba yang telah dilakukan pada fitur-fitur maintenance data yang ada dalam sistem dengan inputan keseluruhan data , dapat diperoleh kesimpulan bahwa keseluruhan pengujian terhadap aplikasi tersebut telah berjalan sebagaimana mestinya sesuai keinginan dan kebutuhan dari pengguna aplikasi berjalan dengan baik dan tidak terdapat error.

4.4.3 Uji coba perbandingan lama pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan

kode masalah

Dalam uji coba ini untuk mengetahui perbandingan lama waktu dalam hal pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan kode masalah dengan ketentuan dan mengunakan alat

bantu yaitu :

Ketentuan :

- Owner : UIP Kitring Nusra

- Nama Proyek : Pembangunan Transmisi 150 KV - Tempat : Sengkol – Paokmotong – Pringgabaya,

Sengkol – Kuta (NTB)

- Download Dokumen : Pengakuan MAN MONTH Bulan November 2012

Alat bantu :

- Penghitung Waktu : Stopwatch

Tabel 4.4.5 Tabel Test perbandingan lama pencarian arsip proyek.

Deskripsi Waktu

Menggunakan aplikasi kearsipan berbasis

web

01 : 38 1 menit , 38 detik

Menggunakan

pencarian manual sesuai dengan sistem

yang sedang berjalan pada PT. PLN Persero JMK UMK II Surabaya.

04 : 09 4 menit , 9 detik

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Berbasis WEB PadaPT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ini adalah sebagai berikut :

1. Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Berbasis web yang dibuat telah di uji coba

pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan yaitu : pencarian dokumen proyek dalam arsip berdasarkan owner dan kode

masalah.

2. Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Berbasis web mampu meminimalkan waktu

2 menit 71 detik lebih cepat dalam pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan kode

masalah pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dalam fungsional pelaporan struktur organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

5.2 Saran

Berikut ini adalah beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang :

1. Rancang Bangun Sistem Informasi berbasis web pada pada PT. PLN (Persero) JMK UMK

II Surabaya yang dikembangkan dikemudian hari diharapkan mampu menangani aktifitas lain diluar kegiatan kerasipan sehingga dapat mendukung seluruh kegiatan supervisi pada

DAFTAR PUSTAKA

Sidik, Betha. April 2012 (edisi revisi). Pemrograman WEB dengan PHP. Bandung:

Informatika

Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. Analisis dan Perancangan Sistem (edisi kelima –

jilid 1). Jakarta: PT INDEKS

Sutaji, Deni. 2012. SISTEM INVENTORY MINI MARKET DENGAN PHP DAN JQUERY.

Yogyakarta : Penerbit Lokomedia

Amani, Sri. 2005. PETUNJUK PELAKSANAANTATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN.

Jakarta : PT PLN (Persero)

Syamrilaode, 2011. “Definisi Analisa Sistem”, (online)

(http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2129400-definisi-analisa-sistem/) , diakses pada tanggal 14 Februari 2012 jam 16.43 wib)

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi NIP dan password yang tidak valid

Menginputkan data login : NIP = 87111511J, password = manager

Maaf data NIP dan Password yang anda

masukkan Tidak Valid !

Gambar 4.4.3

Gambar 4.4.3 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid d. Uji Coba input type form login

Proses mengecek login saat input type hanya di isi salah satu atau tidak di isi sama sekali.

Tabel 4.4.4 Tabel Test input type form login

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi input type NIPdan

Mengosongkan data login : NIP dan

Login tidak sukses memunculkan pesan

berupa : Mohon

Gambar 4.4.4

Tujuan Input Output Diharapkan Gambar

Deskripsi input type NIP terisi

dan password kosong

Menginputkan data login : NIP = 310790,

password =

Pesan : Mohon Melengkapi Password

Gambar 4.4.5

Gambar 4.4.4 Pesan input typePassword kosong

4.4.2 Uji coba fitur maintenance data

Dari serangkaian uji coba yang telah dilakukan pada fitur-fitur maintenance data yang ada dalam sistem dengan inputan keseluruhan data , dapat diperoleh kesimpulan bahwa keseluruhan pengujian terhadap aplikasi tersebut telah berjalan sebagaimana mestinya sesuai keinginan dan kebutuhan dari pengguna aplikasi berjalan dengan baik dan tidak terdapat error.

4.4.3 Uji coba perbandingan lama pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan kode masalah

Dalam uji coba ini untuk mengetahui perbandingan lama waktu dalam hal pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan kode masalah dengan ketentuan dan mengunakan alat bantu yaitu :

- Nama Proyek : Pembangunan Transmisi 150 KV - Tempat : Sengkol – Paokmotong – Pringgabaya,

Sengkol – Kuta (NTB)

- Download Dokumen : Pengakuan MAN MONTH Bulan November 2012

Alat bantu :

- Penghitung Waktu : Stopwatch

Tabel 4.4.5 Tabel Test perbandingan lama pencarian arsip proyek.

Deskripsi Waktu

Menggunakan aplikasi kearsipan berbasis web

01 : 38 1 menit , 38 detik

Menggunakan

pencarian manual sesuai dengan sistem yang sedang berjalan pada PT. PLN Persero

JMK UMK II Surabaya.

04 : 09 4 menit , 9 detik

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan

Berbasis WEB PadaPT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ini adalah sebagai berikut :

1. Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Berbasis web yang dibuat telah di uji coba

pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dan dapat menghasilkan informasi yang

dibutuhkan yaitu : pencarian dokumen proyek dalam arsip berdasarkan owner dan kode

masalah.

2. Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Berbasis web mampu meminimalkan waktu

2 menit 71 detik lebih cepat dalam pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan kode

masalah pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dalam fungsional pelaporan struktur organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.

5.2 Saran

Berikut ini adalah beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang :

1. Rancang Bangun Sistem Informasi berbasis web pada pada PT. PLN (Persero) JMK UMK

II Surabaya yang dikembangkan dikemudian hari diharapkan mampu menangani aktifitas

lain diluar kegiatan kerasipan sehingga dapat mendukung seluruh kegiatan supervisi pada

DAFTAR PUSTAKA

Sidik, Betha. April 2012 (edisi revisi). Pemrograman WEB dengan PHP. Bandung:

Informatika

Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. Analisis dan Perancangan Sistem (edisi kelima –

jilid 1). Jakarta: PT INDEKS

Sutaji, Deni. 2012. SISTEM INVENTORY MINI MARKET DENGAN PHP DAN JQUERY.

Yogyakarta : Penerbit Lokomedia

Amani, Sri. 2005. PETUNJUK PELAKSANAANTATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN.

Jakarta : PT PLN (Persero)

Syamrilaode, 2011. “Definisi Analisa Sistem”, (online)

(http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2129400-definisi-analisa-sistem/) , diakses pada tanggal 14 Februari 2012 jam 16.43 wib)