Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk
penggambaran jenis pembayaran yang digunakan misal: uang dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:
Gambar 3.17. Simbol Paper Tape
3.6 TLSK Tata Kelola Surat dan Kearsipan
Menyadari akan arti pentingnya tatalaksana surat dan kearsipan dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan tertib administrasi sebagai faktor yang mendasari sistem
administrasi di segala bidang, maka dipandang perlu mengadakan penyempurnaan tatalaksana surat dan kearsipan yang telah ada. Penyempurnaan tatalaksana surat dan kearsipan ini
merupakan hasil dari pengolahan yang disesuaikan dengan perkembangan organisasi PT PLN Persero dan perkembangan teknologi informasi serta masukan-masukan dari seluruh satuan
organisasi di lingkungan PT PLN Persero. Sebagaimana diketahui bahwa tatalaksana surat adalah merupakan tahap awal daur
hidup arsip, maka diharapkan melalui pengaturan awal surat merupakan kelangsungan daur hidup arsip akan lebih terarah dan terpelihara. Dengan adanya pembakuan sarana komunikasi
yang baik secara konvensional maupun dengan menggunakan sarana media baru akan lebih memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas sehari-hari. Oleh karena itu petunjuk
pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan ini dijadikan pegangan oleh seluruh satuan organisasi di lingkungan PT PLN Persero dengan penuh disiplin demi terwujudnya tertib
administrasi.
3.7 Website
Merupakan suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink, yang memudahkan surfer sebutan bagi pemakai computer yang melakukan penelusuran informasi
di internet untuk mendapatkan informasi, dengan cukup mengklik suatu link berupa teks atau gambar, maka informasi dari teks atau gambar akan di tampilkan secara lebih rinci detail.
Informasi yang disajkan dalam halaman web menggunakan konsep multimedia, informasi dapat disajikan dengan menggunakan banyak media teks, gambar, animasi, suara audio, dan
atau film. Dalam suatu halaman web, informasi akan dapat disajikan dalam kombinasi media teks, gambar, animasi, suara, atau film: semuanya dapat disajikan dalam satu halaman.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem yang dilakukan : a. Mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan pada fungsional
pelaporan dalam struktur organisasi PT. PLN Persero JMK UMK II Surabaya.
b. Menentukan kebutuhan sistem pencarian dokumen proyek dalam arsip proyek berdasarkan owner.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem
terkomputerisasi. Tahap-tahap perancangan sistem meliputi : pembuatan system flow, ERD, DFD, CDM, PDM dan rancangan desain IO InputOutput.
4.2.2 System flow a.
Simpan dan update arsip proyek PT. PLN Persero JMK UMK II Surabaya.
Pada proses simpan arsip , arsip yang berupa dokumen asli hardcopy terlebih dahulu di scan, lalu setelah di scan arsip berupa dokumen asli hardcopy dikembalikan kepada yang
bersangkutan atas dokumen tersebut , petugas kearsipan harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat masuk ke dalam halaman website. Apabila login berhasil petugas dapat memilih
proses simpan arsip baru atau update arsip kearsipan setelah memilih dapat melakukan upload
