ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat
PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 2 of 46
• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang
dapatharus dilakukan pada dokumeninformasi tersebut.
1.5. B
ARCODE
Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.
Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal
ini untuk mengurangi modus kecurangan.
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat
PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 3 of 46
2.
SOP L
AYANAN
P
ENGADAAN 2.1.
D
IAGRAM
SOP
2.2. M
EKANISME PADA
L
AYANAN
P
ENGADAAN
Nomor Agenda masuk dan keluar di-generate otomatis oleh sistem.
Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas dalam hal ini setelah diperiksa
oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap BTL dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKDInstansi
prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan.
Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil
Penerimaan SK.
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat
PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 4 of 46
3.
A
KTIVITAS
A
DMIN
P
ENGADAAN 3.1.
L
OGIN
Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu
[https:sapk.bkn.go.id] . Kemudian akan tampil halaman
login seperti tampilan berikut:
Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing, kemudian tekan tombol
.
3.2. C
EK
D
OKUMEN
L
ENGKAP
User profile Tim Administrasi Pengadaan memiliki dua macam level yaitu level Kanreg dan level Pusat. Pada level Kanreg, untuk mengakses halaman utamanya pilih menu Inbox
dan submenu Tim Administrasi Pengadaan Kanreg; sedangkan pada level Pusat pilih submenu Tim Administrasi Pengadaan Pusat.
Berkas no usul yang diproses dari PPT akan tampil di list tim Administrasi dengan langkah prosedur ‘Cek Dokumen Lengkap’ dan data yang ada ditampilkan per nama bukan per no
usul lagi.
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat
PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 5 of 46
Proses pemeriksaan dokumen untuk masing-masing nama dilakukan dengan: •
Melihat detil data yang dipilih dengan cara me-double-click baris data yang ingin diproses.
• Tampil form ‘Cek Dokumen Lengkap’ dimana ditampilkan keterangan usul dan
jenis dokumen yang perlu dilampirkan diunggah. Untuk mengunggah dokumen, tekan tombol
pada baris jenis dokumen yang ingin diunggah. Lalu akan tampil window untuk mencari lokasi file disimpan. Cari
dan pilih file yang mau diunggah, lalu pilih tombol pada window.
Setelah file berhasil diunggah, tampil pesan berhasil dan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah Dipindai’ berubah menjadi
; selain itu ikon dan
menjadi aktif. Ikon
digunakan untuk melihat dokumen yang sudah dipindai, dokumen tersebut akan ditampilkan di form ‘Preview Dokumen Lama’. Pada form itu juga
terdapat tombol yang digunakan untuk mengunggah
dokumen pengganti dokumen lama. Ikon
digunakan untuk menghapus dokumen yang sudah dipindai. Dokumen yang sudah dihapus akan menampilkan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan
‘Sudah Dipindai’.
• Berkas yang dokumennya lengkap dapat dilanjutkan prosesnya dengan cara
menekan tombol maka tampil pesan berhasil dan berkas hilang dari
list data di Administrasi. Proses selanjutnya berada di Tim Teknis Pengadaan dengan langkah prosedur ‘Penetapan NIP’.
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat
PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 6 of 46
• Berkas yang dokumennya tidak lengkap tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan
berkas akan dikirim kembali ke pembuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’. Pengiriman kembali berkas dapat dilakukan
dengan cara menekan tombol . Kemudian isi alasan berkas BTL dengan
menginput alasan pada field ‘Alasan’ dan tekan tombol . Setelah itu, simpan
alasan dengan menekan tombol .
Kemudian tampil form ‘Cetak TMS’, pilih tombol . Pada form ‘Konfigurasi
SK’ pilih specimen untuk menandatangani cetakan dan masukkan tembusan, lalu tekan tombol
.
Hasil cetakan untuk berkas BTL akan tampil seperti gambar di bawah ini. Berkas yang di-BTL akan hilang dari list data di tim Administrasi.
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat
PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Page 7 of 46
Berkas yang dikembalikan dari BKDInstansi setelah NIP disetujui memiliki langkah prosedur yang sama dengan berkas yang akan diproses yaitu ‘Cek Dokumen Lengkap’.
Untuk membedakan berkas dapat dilihat dari adanya NIP untuk berkas PNS yang dikembalikan.
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION