B M C D

ATIONAL C IVIL S ERVICE I NFORMATION S YSTEM NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc BKN Badan Kepegawaian Negara KNOWMENT AIE Information Technology Page 2 of 46 • Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapatharus dilakukan pada dokumeninformasi tersebut.

1.5. B

ARCODE Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode. Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal ini untuk mengurangi modus kecurangan. ATIONAL C IVIL S ERVICE I NFORMATION S YSTEM NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc BKN Badan Kepegawaian Negara KNOWMENT AIE Information Technology Page 3 of 46 2. SOP L AYANAN P ENGADAAN 2.1. D IAGRAM SOP

2.2. M

EKANISME PADA L AYANAN P ENGADAAN  Nomor Agenda masuk dan keluar di-generate otomatis oleh sistem.  Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap BTL dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKDInstansi prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan.  Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil Penerimaan SK. ATIONAL C IVIL S ERVICE I NFORMATION S YSTEM NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc BKN Badan Kepegawaian Negara KNOWMENT AIE Information Technology Page 4 of 46 3. A KTIVITAS A DMIN P ENGADAAN 3.1. L OGIN Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https:sapk.bkn.go.id] . Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut: Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing, kemudian tekan tombol .

3.2. C

EK D OKUMEN L ENGKAP User profile Tim Administrasi Pengadaan memiliki dua macam level yaitu level Kanreg dan level Pusat. Pada level Kanreg, untuk mengakses halaman utamanya pilih menu Inbox dan submenu Tim Administrasi Pengadaan Kanreg; sedangkan pada level Pusat pilih submenu Tim Administrasi Pengadaan Pusat. Berkas no usul yang diproses dari PPT akan tampil di list tim Administrasi dengan langkah prosedur ‘Cek Dokumen Lengkap’ dan data yang ada ditampilkan per nama bukan per no usul lagi. ATIONAL C IVIL S ERVICE I NFORMATION S YSTEM NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc BKN Badan Kepegawaian Negara KNOWMENT AIE Information Technology Page 5 of 46 Proses pemeriksaan dokumen untuk masing-masing nama dilakukan dengan: • Melihat detil data yang dipilih dengan cara me-double-click baris data yang ingin diproses. • Tampil form ‘Cek Dokumen Lengkap’ dimana ditampilkan keterangan usul dan jenis dokumen yang perlu dilampirkan diunggah. Untuk mengunggah dokumen, tekan tombol pada baris jenis dokumen yang ingin diunggah. Lalu akan tampil window untuk mencari lokasi file disimpan. Cari dan pilih file yang mau diunggah, lalu pilih tombol pada window. Setelah file berhasil diunggah, tampil pesan berhasil dan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah Dipindai’ berubah menjadi ; selain itu ikon dan menjadi aktif. Ikon digunakan untuk melihat dokumen yang sudah dipindai, dokumen tersebut akan ditampilkan di form ‘Preview Dokumen Lama’. Pada form itu juga terdapat tombol yang digunakan untuk mengunggah dokumen pengganti dokumen lama. Ikon digunakan untuk menghapus dokumen yang sudah dipindai. Dokumen yang sudah dihapus akan menampilkan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah Dipindai’. • Berkas yang dokumennya lengkap dapat dilanjutkan prosesnya dengan cara menekan tombol maka tampil pesan berhasil dan berkas hilang dari list data di Administrasi. Proses selanjutnya berada di Tim Teknis Pengadaan dengan langkah prosedur ‘Penetapan NIP’. ATIONAL C IVIL S ERVICE I NFORMATION S YSTEM NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc BKN Badan Kepegawaian Negara KNOWMENT AIE Information Technology Page 6 of 46 • Berkas yang dokumennya tidak lengkap tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan berkas akan dikirim kembali ke pembuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’. Pengiriman kembali berkas dapat dilakukan dengan cara menekan tombol . Kemudian isi alasan berkas BTL dengan menginput alasan pada field ‘Alasan’ dan tekan tombol . Setelah itu, simpan alasan dengan menekan tombol . Kemudian tampil form ‘Cetak TMS’, pilih tombol . Pada form ‘Konfigurasi SK’ pilih specimen untuk menandatangani cetakan dan masukkan tembusan, lalu tekan tombol . Hasil cetakan untuk berkas BTL akan tampil seperti gambar di bawah ini. Berkas yang di-BTL akan hilang dari list data di tim Administrasi. ATIONAL C IVIL S ERVICE I NFORMATION S YSTEM NCSIS SAPK_Tim Admin Pengadaan Pusat PU05-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.doc BKN Badan Kepegawaian Negara KNOWMENT AIE Information Technology Page 7 of 46 Berkas yang dikembalikan dari BKDInstansi setelah NIP disetujui memiliki langkah prosedur yang sama dengan berkas yang akan diproses yaitu ‘Cek Dokumen Lengkap’. Untuk membedakan berkas dapat dilihat dari adanya NIP untuk berkas PNS yang dikembalikan. ATIONAL C IVIL S ERVICE I NFORMATION