9
BAB 3 . PERSI APAN Pe r sia pa n
Kesuksesan peny elenggaraan Kuliah Um um Kewir ausahaan dit ent uk an oleh kualit as persiapan y ang dilak sanak an, kej elasan rencana, t arget dan koordinasi yang baik ant ar
panit ia, m ut lak diper lukan unt uk m em ast ikan k egiat an t er selenggar a secar a lancar dan sukses.
I de n t ifik a si Ke bu t u h a n
Unt uk bisa m elahir kan w ir ausaha- w ir ausaha ent r epr eneur buk an sesuat u hal y ang m udah, k ar ena bukan hanya m asalah ket ersediaan m odal, t eknologi, pasar dan
kr eat ivit as unt uk bisa m enj adi w ir ausaha, t et api m ent al, sikap dan perilaku ent r epr eneur yang kuat harus t er t anam secar a m endalam agar bisa m enj adi w irausaha
yang t angguh.
Kar ena it ulah, m asy ar akat per lu m engenal bagaim ana m enj adi seor ang ent r epr eneur yang baik agar m am pu m em ulai usaha dan bert ahan, sehingga t erw uj udnya usaha
y ang m am pu m eny er ap bany ak t enaga k er j a dan bert ahan dalam persaingan. Berangk at dari keny at aan di at as, Kadin I ndonesia t erger ak unt uk m engadakan sebuah
acar a Kuliah Um um y ang khusus m em bahas t ent ang sosok ent erpr eneur dan bagaim ana m em ulai usaha bagi par a pem uda I ndonesia, k hususnya m ahasisw a di
Univer sit as – universit as di I ndonesia. I ni dim aksudk an agar kit a m am pu m enghasilk an ent erpr eneur m uda yang di m ulai dar i pendidikan di kam pus sehingga siap m em buka
lapangan pekerj aan bagi or ang lain.
Pe n y u su n a n Ke r a n gk a Acu a n Te r m of Re fe r e n ce TOR
Kerangk a acuan at au TOR Term of Reference sangat berguna sebagai panduan t eknis bagi Anda dalam m erencanak an sebuah peny elenggar aan kegiat an. TOR j uga sangat
berguna k et ik a Anda har us m em buat proposal unt uk dit aw ar kan k epada calon sponsor m aupun pihak- pihak lain yang dapat m endukung kelancar an t erselenggar anya acar a
Kuliah Um um . TOR j uga berper an sebagai panduan at au pet a Anda dan t im Anda unt uk m elangkah
t ahap dem i t ahap dalam m enyiapk an peny elenggar aan suat u kegiat an. Secar a gar is besar, bagian- bagian dalam TOR adalah sebagai berikut :
• Konsep kegiatan Mendeskripsikan k onsep kegiat an. Ter diri dar i lat ar belakang, m aksud, dan
t uj uan yang ak an dicapai oleh Kuliah Um um ini. • Jenis kegiatan
Jelaskan j enis kegiat an apa y ang hendak digelar j asa, bar ang, um um , khusus, dsb .
• Judul kegiat an Pilihlah sebuah j udul m enar ik, t uliskan, lalu j elaskan m aksudnya.
• Tem pat kegiat an venue Tuliskan secar a j elas nam a t em pat , disert ai alasan m engapa m em ilih t em pat
t ersebut , luas, fasilit as, dsb. • Waktu pelaksanaan
Sebut k an t anggal dan hari pelak sanan k egiat an. • Para pendukung
Ur aikan siapa saj a yang t urut m endukung kegiat an ini. Di dalam nya t er m asuk susunan panit a, pihak- pihak y ang m em berik an endorsem ent , par a
10
organisasi inst ut usi pendukung dan official lainnya. Ada kalanya beber apa official bisa m enj adi sponsor, m isalnya di acar a olah r aga t erdapat official dr ink, official
t im e clock, official hot el, dsb. • Target peserta
Ur aikan secar a j elas t ar get peser t a yang dibidik unt uk m engikut i kegiat an ini. I nform asi lengkap dan j elas selain unt uk m enarik m inat pesert a, penj elasan
t ar get peser t a ini akan m em buat kegiat an prom osi lebih t er ar ah dan punya fokus dan j uga ak an m em udahkan k egiat an prom osi Hum as.
• Program -program acara dan program pendukung Berbagai acara pendukung di sam ping kegiat an ut am a Kuliah Um um harus j uga
dij elaskan secar a det il. Misalnya apa saj a k egiat annya, j enisnya, lokasi, w akt u, dsb. Penj elasan m engenai acar a pendukung ini perlu dibuat di dalam TOR unt uk
m em udahk an peny usunan anggar an dan j uga m er encanakan k egiat an prom osi. Pilihlah k egiat an pendukung yang sesuai dengan t em a ut am a, t arget pesert a,
ser t a hal- hal yang r elevan lainnya.
• Prom osi publikasi Secar a um um , bagian ini sebaik ny a dibagi m enj adi t iga t ahapan ut am a:
1. Prom osi k egiat an, yait u unt uk m endapat k an peser t a, sponsor , dll. 2. Prom osi pesert a, yait u unt uk m enj aring sebanyak m ungkin peser t a.
• Anggaran biaya Susun secar a t erperinci anggar an kegiat an, r encana pendapat an, j adw al
pem bay ar an, dll. • Lain-lain um um
I nfor m asi um um lainnya yang sekir anya per lu dilam pir kan dalam TOR, m isalnya pet a lokasi, denah v enue, desain m edia pr om osi, dll.
Pe n y u su n a n Pa n it ia Pe n y e le n gga r a
Kepanit iaan sebuah kegiat an adalah sebuah t im k er j a yang benar- benar har us dapat diandalkan. Sebaiknya SDM yang t erlibat dalam kepanit iaan diam bil dari or ang yang
sudah dikenal baik dan j uga ikut m em per t aruhk an reput asi dan prest asiny a dem i suksesny a acar a. Um um ny a, dibut uhkan beber apa st af t am bahan yang biasa
m enangani m asalah t eknis, sepert i t eknisi list rik, t enaga- t enaga t er am pil dan m ahir y ang m enangani per soalan- per soalan sulit .
Pem bagian t ugas har us j elas. Buat lah susunan kepanit iaan besert a j ob descr ipt ion secar a det il unt uk set iap orang yang t erlibat dan t ent uk an penanggung
j aw ab k oordinat or di lapangan. SDM y ang bert ugas selam a acar a m em puny ai peranan unt uk m em bant u m elay ani t o assist bila t erj adi k eluhan dar i peser t a dan pengunj ung
at au hal- hal y ang m ungkin t erj adi selam a acar a ber langsung. St rukt ur m inim al yang harus ada pada susunan panit ia adalah :
1. St eer ing Com m it t ee SC , y ait u panit ia pengarah peny elenggar aan kegiat an
2. Organizing Com m it t ee OC , y ait u panit ia pelaksana t eknis, yang t er dir i dari :
• Ketua Panitia • Sekret aris
• Bendahara • Seksi Acara, bertugas m enyiapkan ToR, Narasum ber, dan alur
acar a • Seksi Sponsorship, bertugas m encari sponsor kegiat an
• Seksi Publikasi dan Registrasi, bertugas m engum pulkan pesert a • Seksi Logistik, bertugas m enyiapkan peralatan dan perlengkapan
11
Unt uk peny elenggaraan k egiat an y ang lebih besar, st rukt ur t ersebut dapat dikem bangkan lebih lanj ut . Sebaliknya st rukt ur dapat diram pingkan dengan penugasan
ganda, j ika k egiat an yang akan diselenggarakan k ecil dan sederhana.
Pe m bu a t a n Pr op osa l Ke gia t a n
Unt uk m enj alin k erj asam a dengan ber bagai pihak dalam m enyelenggar akan k egiat an, perlu disusun proposal yang k om prehensif unt uk m em berik an gam baran kegiat an dan
bent uk k er j asam a y ang dit aw ar k an. Ter dapat beber apa j enis proposal y ang biasanya dibut uhkan dalam per siapan kegiat an, ant ar a lain :
1. Proposal Sponsor ship, dit uj uk an unt uk calon- calon sponsor sponsor k egiat an 2. Proposal Media Part ner , dit uj uk an unt uk m edia- m edia publikasi kegiat an
3. Proposal Dukungan, dit uj ukan unt uk lem baga- lem baga y ang dihar apk an m endukung pelaksanaan k egiat an.
Pe n ca r ia n Spon sor Pe n gu m pu la n D a n a
Sponsor m er upak an pihak y ang m em iliki per an cukup pent ing dalam peny elenggaraan suat u kegiat an. Par t isipasi sponsor ak an m em bant u k esediaan anggar an k egiat an.
Dilain pihak, sponsor ber kepent ingan unt uk m elakukan pr om osi m elalui kegiat an. Unt uk m eningkat kan kem ungkinan part isipasi sponsor , perlu dibuat beber apa pilihan
pak et sponsor ship dengan nilai part isipasi ber k isar ant ar a 10 – 100 k ebut uhan anggar an kegiat an. Beber apa pilihan kom pensasi yang dapat dit aw ark an unt uk sponsor
adalah :
1. Pem asangan ident it as sponsor pada m at er i publik asi k egiat an sepert i : ik lan, post er, br osur, nam et ag, sem inar kit , dll.
2. Pem asangan ident it as sponsor pada spanduk, backdrop, st anding banner, dll pada saat acar a.
3. Kesem pat an berpr om osi pada saat k egiat an m elalui present asi, penyebar an brosur, peny ediaan m ej a inform asi khusus, dll.
Tahapan – t ahapan yang per lu diperhat ikan dalam m elakukan pencarian dan pengum pulan sponsor adalah :
1. Pengum pulan dat a calon sponsor , diut am ak an yang m em iliki kepent ingan dengan t em a dan peser t a k egiat an.
2. Pengirim an penaw ar an sponsor, dilengk api dengan surat dan pr oposal sponsor y ang dit uj uk an langsung ke pengam bil keput usan.
3. Konfir m asi dan negosiasi, konfir m asi lebih lanj ut k epada calon sponsor yang t elah dikirim i penaw ar an dan m elakukan negosiasi j ika dibut uhkan.
4. Kont r ak, kesepak at an k er j asam a dit uangk an dalam k ont r ak sponsor. Dalam segi pendanaan, evaluasi kem aj uan yang dicapai perlu dilakuk an secar a ber k ala
guna m enilai pencapaian t ar get yang dit ent ukan. Secara garis besar diperluk an r evisi perkir aan pem asukan dan pengeluaran dana sesuai dengan kem aj uan yang t elah
dicapai, dengan m em perhat ikan ant ar a lain:
• Revisi rencana pendanaan perlu dilakukan setiap bulan at au setelah setiap tahapan pr oses per siapan k egiat an. Perubahan r encana anggar an dapat m encakup ant ar a
lain pengurangan dan at au penam bahan acar a dalam kegiat an. Tent ukan j adw al evaluasi kem aj uan pendanaan dan pat uhi j adw al t er sebut .
• Pem buatan perkiraan kisaran anggaran m encakup skenario terbaik dan skenario t erburuk.
12
• Apabila prakiraan pendanaan terlihat buruk, identifikasi perubahan yang dapat m em per baik iny a, seper t i m enent uk an ulang t ar get pesert a, at au penam bahan dan
pengur angan j enis acar a dalam k egiat an.
Pe n yu su n a n Re n ca n a An gga r a n
Penyusunan rencana anggar an y ang baik m em punyai peran yang sangat pent ing : 1. Mem ast ikan k egiat an ak an t erselenggar a dengan opt im al
2. Agar t idak ada keperluan dalam penyelenggar aan acara yang t er lew at 3. Menyesuaikan dengan budget dana y ang ada.
Unt uk it u, per lu dibuat pr oy eksi pengeluar an dan pendapat an kegiat an. Fakt or - fakt or yang harus direncanakan dalam penyusunan pr oy eksi anggar an pengeluar an adalah :
1. Biay a sek r et ar iat : pem buat an proposal, surat , undangan, ATK, dan lainnya. 2. Biay a publik asi : prom osi m elalui m edia m assa, post er, brosur , dan lainnya.
3. Biay a akom odasi : sew a t em pat acar a, k onsum si, dekor asi, dan lainnya. 4. Biay a t r ansport asi dan kom unikasi : unt uk persiapan, pencarian sponsor,
pengum pulan pesert a, konfirm asi nar asum ber , dan lainnya. 5. Biay a logist ik : pengadaan sem inar t r aining kit , back drop, plakat pem bicara,
peralat an dan perlengk apan lainny a. 6. Biay a nar asum ber : unt uk m em bayar honor biaya t r anspor t asi dan
akom odasi biaya- biay a lainny a unt uk nar asum ber j ika dibut uhkan. 7. Biay a panit ia : unt uk m em bay ar honor t ransport asi panit ia yang t er libat dalam
persiapan dan pelaksanaan. 8. Biay a t ak t erduga : unt uk cadangan anggaran, nilainya sekit ar 10 dari t ot al
rencana pengeluar an. Jum lah seluruh rencana pengeluaran dari set iap fakt or disebut Tot al Rencana
Pengeluar an. Nilai Tot al Rencana Pengeluar an t er sebut harus dibiay ai dar i pendapat an k egiat an y ang dapat diper oleh dari :
• Sponsor kegiat an • Biaya registrasi peserta
Pe m bu a t a n Se r t ifik a t u n t u k Pe m bica r a , M ode r a t or da n Pe se r t a
Pem buat an sert ifikat m erupakan t anda t er im a kasih at as part isipasi par a pem bicar a, m oder at or dan peser t a y ang t elah m engikut i acar a Kuliah Um um Kew ir ausahaan.
Pe r sia pa n Te k n is d e n ga n Pih a k Un ive r sit a s
Perlu dilak uk an r apat at au koor dinasi dengan pihak Universit as at au pihak y ang t er kait dengan pelaksanaan acar a, unt uk m em bahas persiapan t eknis, kelengkapan
pelaksanaan Acar a Kuliah Um um Kew irausahaan, pem bagian t ugas dan t anggung j aw ab selam a acar a sehingga t idak t erj adi hal- hal yang t idak diinginkan selam a
berlangsungnya acar a.
Pe m bu a t a n Su r a t , Un da n ga n da n D ok u m e n Pe n du k u n g Aca r a
Sekr et ariat panit ia pelaksana ber t ugas m em buat : • Surat perm ohonan pem bicara kepada para calon pem bicara.
• Undangan kepada para sponsor at au pendukung acara untuk m enghadiri acara. • Undangan untuk pesert a.
• Rancangan Jadwal Acara. • Sertifikat.
13
Pe n gu m pu la n Pe se r t a Koor din a si de n ga n Pih a k Un ive r sit a s
Pelaksanaan acar a Kuliah Um um Kewir ausahaan m engut am akan m ahasisw a m ahasisw i sebagai pesert any a, oleh k ar ena it u unt uk m enj aring pesert a sesuai t ar get , sebaiknya
dikoordinasikan dengan pihak Universit as unt uk m engundang par a m ahasisw a i t ersebut . Beber apa st r at egi yang dapat dilakukan unyuk m engum pulkan pesert a ant ar a
lain :
• Pem buatan m ateri publikasi yang m enarik • Tem a kegiat an yang m enarik
BAB 4 . PELAKSAN AAN Re gist r a si Ula n g Pe se r t a
Kategori