Document Flow Menganalisis Sistem

28

4.1 Menganalisis Sistem

Analisis sistem merupakan langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada pada CV. Sinergi Design. Analisis sistem juga digunakan untuk melihat proses-proses yang ada sekarang dan sekaligus untuk melihat rancangan sistem baru yang dibuat. Dari analisis sistem yang dilakukan, telah diketahui permasalahan yang sedang dihadapai oleh CV. Sinergi Design. Untuk mengetahui gambaran dari sistem yang ada pada CV. Sinergi Design. Adapun proses aliran documen yang lama pada CV. Sinergi Design dijelaskan dalam document flow sebagai berikut :

4.1.1 Document Flow

Document Flow merupakan bagan alir dokumen yang menggambarkan arus dokumen secara keseluruhan dalam suatu sistem manual tertentu yang menjelaskan secara detail proses-proses yang ada dalam sistem. Adapun document flow untuk proses alokasi kebutuhan sumber daya dan pencatatan data pelamar yang ada pada CV. Bintang Anggara Jaya dapat dilihat pada gambar 4.1. 29 Document flow pendaftaran pelamar Pelamar Kabag Personalia Staff Dirut Data Kebutuhan Karyawan Dokumen Rekruitmen Data Kebutuhan Karyawan Alokasi Kebutuhan Karyawan Mulai Membuat pengumuman Kebutuhan Karyawan Persetujuan pembuatan pengumuman Dokumen pengumuman kebutuhan karyawan YA TIDAK Berkas Lamaran A Dokumen pengumuman kebutuhan karyawan Berkas Lamaran A Data Pelamar B Mencatat data pelamar Data Pelamar B Lulus Seleksi Dokumen Pelamar Data Pelamar lolos seleksi YA TIDAK Data Pelamar lolos seleksi Data Pelamar lolos seleksi Data Pelamar lolos seleksi Data Pelamar lolos seleksi C C Data Pelamar lolos seleksi Selesai Data Jumlah Pelamar C Data Pelamar C Gambar 4.1 Document Flow Proses Pencatatan Pelamar di CV. Bintang Anggara Jaya 30 Dari daftar yang disetujui oleh direkur, selanjutnya akan dibuatkan surat panggilan tes yang ditujukan kepada masing-masing pelamar yang lulus seleksi administrasi. Proses setelah pelamar mendapatkan surat panggilan tes, selanjutnya pelamar melakukan tes. Proses perhitungan hasil penilaian bertujuan untuk melihat pelamar yang lulus dalam test tulis, test wawancara dan pelatihan. Setiap test dilakukan secara bertahap, jika pelamar lulus pada setiap test akan direkap sebagai laporan hasil test. Untuk data pelamar yang dinyatakan tidak lulus test tulis, test wawancara dan pelatihan maka akan ditolak dan tetap akan dilakukan rekap data. Document Flow dari proses seleksi pelamar CV. Bintang Anggara Jaya dapat dilihat pada gambar 4.2 dan gambar 4.3. 31 Document flow test tulis dan test wawancara Pelamar Pelamar Kabag Personalia Kabag Personalia Staff Staff Dirut Dirut Soal Test Tulis Laporan Penilaian Test Tulis Soal Test Tulis Laporan Penilaian Test Tulis Penilaian Test Tulis Hasil Pengerjaan Test Tulis Membuat Daftar Pelamar yang lulus test tulis Membuat Soal Test Tulis Mulai A Test Tulis Soal Test Tulis Hasil Pengerjaan Test Tulis Data Pelamar lulus test tulis Data Pelamar lulus test tulis Data Pelamar lulus test tulis Data Pelamar lulus test tulis A Test Wawancara Lolos test wawancara Selesai TIDAK YA Gambar 4.2 Document Flow Proses Seleksi Pelamar di CV. Bintang Anggara Jaya 32 Document flow pelatihan Pelamar Kabag Personalia Staff Dirut YA TIDAK Dokumen pegawai baru lulus pelatihan Dokumen Pegawai baru lulus pelatihan Membuat Daftar pegawai baru lulus pelatihan SELESAI Pelatihan terhadap pegwai baru Lulus Pelatihan A Dokumen Pegawai baru lulus pelatihan Membuat daftar pegawai Daftar pegawai Daftar pegawai Daftar pegawai Dokumen Pegawai baru lulus pelatihan Dokumen Pegawai baru lulus pelatihan Membuat surat pengangkat an Dokumen Surat Pengangkatan A Dokumen Surat Pengangkatan Gambar 4.3 Document Flow Proses Seleksi Pelamar CV. Bintang Anggara Jaya Lanjutan 33

4.2 Mendesain Sistem