28
4.1 Menganalisis Sistem
Analisis sistem merupakan langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang
ada pada CV. Sinergi Design. Analisis sistem juga digunakan untuk melihat proses-proses yang ada sekarang dan sekaligus untuk melihat rancangan sistem
baru yang dibuat. Dari analisis sistem yang dilakukan, telah diketahui permasalahan yang
sedang dihadapai oleh CV. Sinergi Design. Untuk mengetahui gambaran dari sistem yang ada pada CV. Sinergi Design. Adapun proses aliran documen yang
lama pada CV. Sinergi Design dijelaskan dalam document flow sebagai berikut :
4.1.1 Document Flow
Document Flow merupakan bagan alir dokumen yang menggambarkan arus dokumen secara keseluruhan dalam suatu sistem manual tertentu yang
menjelaskan secara detail proses-proses yang ada dalam sistem. Adapun document flow untuk proses alokasi kebutuhan sumber daya dan
pencatatan data pelamar yang ada pada CV. Bintang Anggara Jaya dapat dilihat pada gambar 4.1.
29
Document flow pendaftaran pelamar
Pelamar Kabag Personalia
Staff Dirut
Data Kebutuhan Karyawan
Dokumen Rekruitmen
Data Kebutuhan Karyawan
Alokasi Kebutuhan
Karyawan Mulai
Membuat pengumuman
Kebutuhan Karyawan
Persetujuan pembuatan
pengumuman Dokumen
pengumuman kebutuhan karyawan
YA TIDAK
Berkas Lamaran
A Dokumen
pengumuman kebutuhan karyawan
Berkas Lamaran
A
Data Pelamar B
Mencatat data
pelamar Data Pelamar
B
Lulus Seleksi Dokumen Pelamar
Data Pelamar lolos seleksi
YA
TIDAK Data Pelamar
lolos seleksi
Data Pelamar lolos seleksi
Data Pelamar lolos seleksi
Data Pelamar lolos seleksi
C C
Data Pelamar lolos seleksi
Selesai Data Jumlah
Pelamar C
Data Pelamar C
Gambar 4.1 Document Flow Proses Pencatatan Pelamar di CV. Bintang Anggara Jaya
30 Dari daftar yang disetujui oleh direkur, selanjutnya akan dibuatkan surat
panggilan tes yang ditujukan kepada masing-masing pelamar yang lulus seleksi administrasi.
Proses setelah pelamar mendapatkan surat panggilan tes, selanjutnya pelamar melakukan tes. Proses perhitungan hasil penilaian bertujuan untuk
melihat pelamar yang lulus dalam test tulis, test wawancara dan pelatihan. Setiap test dilakukan secara bertahap, jika pelamar lulus pada setiap test akan direkap
sebagai laporan hasil test. Untuk data pelamar yang dinyatakan tidak lulus test tulis, test wawancara dan pelatihan maka akan ditolak dan tetap akan dilakukan
rekap data. Document Flow dari proses seleksi pelamar CV. Bintang Anggara Jaya dapat dilihat pada gambar 4.2 dan gambar 4.3.
31
Document flow test tulis dan test wawancara
Pelamar Pelamar
Kabag Personalia Kabag Personalia
Staff Staff
Dirut Dirut
Soal Test Tulis
Laporan Penilaian Test
Tulis Soal Test Tulis
Laporan Penilaian Test
Tulis Penilaian
Test Tulis Hasil Pengerjaan
Test Tulis
Membuat Daftar
Pelamar yang lulus test tulis
Membuat Soal Test
Tulis Mulai
A Test
Tulis Soal Test Tulis
Hasil Pengerjaan Test Tulis
Data Pelamar lulus test tulis
Data Pelamar lulus test tulis
Data Pelamar lulus test tulis
Data Pelamar lulus test tulis
A Test
Wawancara
Lolos test wawancara
Selesai TIDAK
YA
Gambar 4.2 Document Flow Proses Seleksi Pelamar di CV. Bintang Anggara Jaya
32
Document flow pelatihan
Pelamar Kabag Personalia
Staff Dirut
YA
TIDAK Dokumen pegawai
baru lulus pelatihan
Dokumen Pegawai baru lulus
pelatihan Membuat
Daftar pegawai baru
lulus pelatihan
SELESAI Pelatihan
terhadap pegwai baru
Lulus Pelatihan A
Dokumen Pegawai baru lulus
pelatihan Membuat
daftar pegawai
Daftar pegawai Daftar pegawai
Daftar pegawai Dokumen Pegawai
baru lulus pelatihan
Dokumen Pegawai baru lulus
pelatihan
Membuat surat
pengangkat an
Dokumen Surat Pengangkatan
A Dokumen Surat
Pengangkatan
Gambar 4.3 Document Flow Proses Seleksi Pelamar CV. Bintang Anggara Jaya Lanjutan
33
4.2 Mendesain Sistem