BAB 12 KESEKRETARISAN
BAB
12
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
DAN KONFERENSI
TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS :
1.
2.
3.
4.
Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian rapat
Mahasiswa dapat menjelaskan jenis – jenis rapat
Mahasiswa dapat merencanakan rapat
Mahasiswa dapat melaksanakan dan mengendalikan rapat
Menghadiri rapat dan konferensi merupakan pekerjaan penting supervisor. Rapat dan
konferensi ini dapat berbentuk kecil dan tidak resmi seperti rapat komisi staff atau besar dan
resmi seperti rapat dewan direktur, konferensi penjualan nasional dan lain – lainnya. Kata
rapat dan konferensi sering digunakan secara bersamaan. Mereka menggunakan kata ini tanpa
berusaha membuat perbedaan diantara keduanya.
Seorang asisten sering diberi tanggung jawab untuk mengatur ruangan, membua
catatan meeting, menyediakan agenda, membuat notes dan menyalurkan catatan tersebut
sebelum dan sesudah rapat.
Petunjuk Untuk Rapat Eksekutif
Petunjuk dalam paragraf ini adalah untuk memastikan agar rapat berlangsung efektif
dan terencana.
1. Rencanakan rapat hanya bila penting, kebutuhan informasi dapat diperoleh dengan
cara pemungutan suara peserta, dengan telepon sehingga tidak membuang waktu
peserta yang diharapkan hadir.
1
KESEKRETARISAN
2. Rencanakan rapat dan konferensi sejauh mungkin terutama konferensi besar dan
rapat resmi lainnya.
3. Pilih waktu dan tanggal yang tepat bagi orang yang diharapkan hadir. Periksa
rencana dari orang yang hadir, jika tidak cocok dengan tanggal rapat, ajukan 2 – 3
tanggal dan waktu yang tepat dan yang dapat diterima. Siapkan keterangan singkat
yang mungkin dibutuhkan seperti waktu rapat, bantu supervisor dalam
menentukan waktu yang tepat bagi orang yang diharapkan hadir. Hindari rapat di
pagi hari, dimana pegawai kembali dari perjalanan atau dimana supervisor sedang
sibuk.
4. Tunjukkan pendekatan yang panjang sebelum rapat, sehingga para peserta dapat
merencanakan jadwal.
5. Siapkan daftar kegiatan secara lengkap sebelum, selama, sesudah rapat. Pastikan
semua hal penting terjaga.
Pengaturan Ruangan
Ruangan rapat harus disediakan sebelum rapat, catatan disiapkan dan dibagikan. Rapat
yang hanya melibatkan dua atau tiga orang pegawai dapat dilakukan di kantor pegawai,
sedangkan rapat yang melibatkan beberapa orang harus dilakukan diruang konferensi. Jika
dua atau lebih bagian departemen dalam sebuah ruangan konferensi mempertahankan rencana
rapat dan tanggal ruangan yang sama aturlah perlengkapan dan sediakan segala sesuatu yang
dibutuhkan selama rapat seperti OHP, layar, kertas dan alat tulis. Jika kopi untuk penyegaran
dalam rapat akan di sediakan, rencanakan untuk pembelian dan pelayanan untuk kesegaran
peserta.
Menulis Notes dan Catatan
Untuk rapat kecil dan tidak resmi di organisasi, peserta boleh memberitahukan lewat
telepon atau memo, sedangkan untuk rapat yang resm yang melibatkan orang luar perusahaan
atau organisasi, peserta dapat diberitahukan melalui surat, kartu pos, pengumuman rapat
seharusnya berisi tentang informasi yang penting seperti:
2
Komisi atau grup yang diundang
Siapa yang diharapkan datang
Kapan direncanakan, meliputi tanggal dan waktu
Dimana rapat dilakukan
Mengapa rapat dilakukan
KESEKRETARISAN
Pemberitahuan rapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peserta rapat.
Untuk mengembalikan dan merencanakan bagian yang tidak terpisahkan dari peserta rapat.
Ketika bagian tak terpisahkan disediakan, hendaknya diikuti dengan:
Nama, tanggal dan waktu rapat
Tempat untuk nama dan alamat peserta
Biaya makan, hiburan, pendaftaran dan pemasok
Batas waktu pengambilan formulir
Nama dan alamat orang yang mendaftar dan mengembalikan
Agenda pertemuan kadang dimasukkan dalam catatan. Praktek ini sering dilakukan
ketika mengirim catatan hasil pertemuan formal atau konferensi untuk diumumkan kepada
tamu atau pembicara atau sebagai topik dari bagian khusus.
AGENDA PERTEMUAN
Agenda adalah daftar garis besar acara yang akan disajikan di dalam pertemauan.
Agenda ini dibagikan di awal pertemuan untuk mereka yang diperkirakan akan hadir.
Gambaran kasar suatu agenda dapat dipersiapkan untuk mendapatkan persetujuan dari
supervisor. Di bawah ini merupakan hal – hal yang harus ada di dalam agenda:
Topik yang akan didiskusikan dan disajikan
Tanggal, waktu dan tempat pertemuan
Lama waktu yang diperkirakan
Pertanggungjawaban dari semua yang terlibat
Agenda harus diformatkan dalam keadaan yang mudah dibaca, seperti dalam bentuk, nama
komite atau grup, tanggal pertemuan, waktu dan lokasi dapat dipusatkan diujung atas format
dan order bisnis dapat disajikan dalam bentuk yang telah ditetapkan.
CATATAN DALAM PERTEMUAN
Seorang sekretaris atau pegawai kantor lainnya sering diminta untuk menghadiri
pertemuan untuk mencatat data/keterangan rapat sebagai kesimpulan. Bentuk standar untuk
mencatat kesimpulan dapat digunakan untuk menyederhanakan proses pencatatan. Tape
recorder kadang membantu untuk mengkonfirmasi suatu informasi, tetapi tape recorder harus
3
KESEKRETARISAN
digunakan sejak dinyatakan bahwa pesan atau catatan tidak boleh tidak terlihat dan karena
masalah perlengkapan yang mungkin tidak memadai.
Pelaksanaan parlementer yang baik harus dihaga untuk meyakinkan bahwa pertemuan
dalam keadaan terpimpin dalam acara yang efisien dan terkendali. Sangat penting bagi juru
catat untuk bersikap ramah dalam pelaksanaan parlementeri dan bersikap bijak dalam
meminta perhatian peserta pertemuan yang tidak memperhatikan atau lengah. Oleh karena itu
disarankan untuk memilih salinan “Robert’s Rules and Order” (peraturan – peraturan
perintah milik Robert). Minimum anda harus tahu pelaksanaan mendasar yang berhubungan
dengan pertemuan, mana yang harus didahulukan dan mana di nomor duakan.
AKTIVITAS SELANJUTNYA
Ketika pertemuan berakhir, pegawai kantor bertanggung jawab merapikan ruangan
pertemuan, mengembalikan peralatan pertemuan ke tempat semula mengetik surat – surat,
serta menyiapkan dan membagikan kesimpulan dari hasil rapat.
RUANG PERTEMUAN
Ruang pertemuan harus dikembalikan ke bentuk semula, ini termasuk memindahkan
barang – barang dan perlengkapan, memindahkan kursi – kursi ke posisi biasanya dan
membersihkan ruangan dari kertas, pensil dan benda – benda lainnya yang ditinggal oleh
peserta rapat.
MEETING AND CONFERENCE ACTIVITIES LIST
Daftar Kegiatan Rapat dan Konferensi
4
KESEKRETARISAN
Menyiapkan ruang rapat dan jumlah peserta yang diharapkan datang dan
perlengkapan khusus yang dibutuhkan.
Membuat catatan tanggal penting.
Memastikan nama dan alamat yang diharapkan datang.
Menyiapkan agenda.
Mengetikan dan membuat catatan rapat.
Membuat dan mengatur penyediaan kopi atau penyegar lain.
Menentukan audio visual dan perlengkapan khusus lain yang diperlukan.
Hari Rapat
Memeriksa ruangan rapat.
Memeriksa kursi yang memadai, kertas, pensil dan yang lainnya.
Memeriksa audio visual dan perlengkapan lainnya agar tetap di tempatnya.
Meneyediakan tempat air, gelas untuk pembicara.
Memeriksa pengaturan dan penyegaran.
Memasang brosur file berdasarkan bahan untuk pegawai.
Mengcopy dan menyediakan peraturan rapat lainnya.
Menyiapkan formulir pajak bila diperlukan.
Sesudah Rapat
Meletakkan peralatan rapat sesuai dengan tempatnya.
Mengembalikan peralatan dan perlengkapan rapat.
Mengetik selanjutnya surat – surat.
Menyiapkan dan mengedarkan hasil – hasil rapat.
Menyiapkan keterangan file dan prosedur penggunaan, saran dan peringatan
untuk rapat yang akan datang.
MEMO
Untuk 12.1 :Meeting
Daftar distribusi
bawah Activities List
GAMBAR
and Conference
Dari
: Fitriyani
Tanggal
: 09 April 2014
Hal
: Rapat mingguan staff penjualan
CONTOH MEMO 1
Rapat mingguan bagian penjualan akan diadakan di kantor Granhan Green
jam 11.00 hari Jumat, 17 April 2014. Setelah pembicaraan rencana promosi
bagian penjualan yang kedua, tuan Ahmad Fuad akan menampilkan rencana
promosi yang ketiga rapat akan diadakan setelah satu jam.
Distribusi:
5
1.
2.
3.
4.
Budi Riyadi
Abdul Fattah
Rini Sulistiawati
Diniarti
5. Dedi Kurniawan
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.2 Bagian Memo
CONTOH MEMO 2
MEMORANDUM
Kepada
: Seluruh pegawai
Dari
: Ahmad Fauzan
Tanggal
: 10 Juni 2014
Subyek
: Konferensi untuk memperbaiki percakapan telepon
GAMBAR 12.3 Memorandum Notes of Meeting
Dengan senang hati kami menawarkan suatu konferensi tiga jam untuk para pegawai kantor dalam
rangka memperbaiki komunikasi telepon. Program ini akan diadakan pada tanggal 25 Juni 2014
pukul 14.00 s/d 17.00 WIB di Departemen Pelatihan dan akan dipimpin oleh Janice Harper dari
Universitas Negeri Memphis.
Penelpon memberikan kesan positif suatu perusahaan, maka ketika telepon berdering akan
ditangani dengan cepat, hal ini sangat penting karena para pegawai akan menggunakan teknik
menelepon yang efektif untuk menciptakan kesan yang baik dari organisasi tersebut. Siang ini
konferensi akan memasukan beberapa ide untuk memperbaiki komunikasi telepon bermasalah.
6 Anda mempunyai pegawai yang tertarik dengan program ini, maka
KESEKRETARISAN
Jika
isilah formulir di bawah
ini. Kembalikanlah kepada saya pada tanggal 20 Juni 2014.
KONFERENSI UNTUK MEMPERBAIKI KOMUNIKASI TELEPON
GAMBAR 12.4 Memorandum Dengan Bagian Yang Dikirim Untuk Dijawab
25 Juni Pukul 14.00 s/d 17.00
Departemen Pelatihan
Nama partisipan
:.............................Telp. kantor.........................................
.............................Telp. kantor.........................................
.............................Telp. kantor.........................................
Kantor/Departemen
:.........................................................................................
Tolong dikembalikan pada tanggal 20 Juni 2014 kepada:
7
Ahmad Fauzan
Departemen Personalia
Ruang 207
KESEKRETARISAN
DOKUMEN DAN PERLENGKAPAN
Dokumen yang dipindahkan dari arsip/berkas surat digunakan pada saat
pertemuan/rapat harus dikembalikan secepatnya. Begitu juga dengan seluruh perlengkapan
yang dipakai selama pertemuan, seperti papan tulis dan OHP.
SURAT MENYURAT
Seorang sekretaris atau pegawai kantor lainnya dapat diminta untuk membuat surat
tanda terima kasih untuk pembicara atau surat pemberitahuan dan pembuktian
8
KESEKRETARISAN
pertanggungjawaban komite. Hal – hal yang perlu diperlukan pada saat yang akan datang
dicatat di kalender pimpinan dan asistennya.
KESIMPULAN/RINGKASAN HASIL PERTEMUAN
Hasil pertemuan kadang – kadang diringkas dalam bentuk memorandum (gambar 12.3)
hal ini sering diikutkan untuk menyimpulkan hasil pertemuan staf informasi dan komite.
Lembar kesimpulan harus disiapkan secepat mungkin setelah pertemuan selesai.
Beberapa pengawas harus mengecek datasemen kesimpulan untuk diperbaiki sebelum
disiapkan dan dibagikan.
Kesimpulan suatu pertemuan harus mengandung hal – hal dibawah ini:
Nama grup, komite atau organisasi
Waktu, tanggal dan tempat pertemuan
Nama kepala kantor yang memimpin dan data kehadiran yang datang. Dalam
pertemuan yang lebih besar hanya data ketidakhadiran yang dicatat atau data
kehadirannya saja, hal ini untuk menunjukkan keadaan kuorum (jumlah
minimal anggota yang diharapkan untuk melaksanakan pekerjaan)
Membaca kesimpulan dari pertemuan terdahulu dan memeriksanya, kadang
kesimpulan tersebut dibagikan sebelum pertemuan dan mereka diminta untuk
tidak membacanya disaat pertemuan dimulai.
Laporan komite atau perorangan terlebih dahulu menunjukkan tanggung jawab
khusus
Tanggal, waktu dan tempat pertemuan selanjutnya
Tanda tangan orang yang bertanggung jawab terhadap kesimpulan
MEMILIH KONFERENSI JARAK JAUH
Konferensi jarak jauh merupakan pertemuan tiga orang atau lebih pada dua lokasi
dengan menggunakan peralatan telekomunikasi, yang kini mendapat perhatian yang baik
dalam perkantoran modern. Dunia bisnis menyadari bahwa konferensi jarak jauh adalah
9
KESEKRETARISAN
sarana efektif untuk pertemuan tiap tatap muka, dimana halal ini dapat menghemat waktu dan
biaya perjalanan.
Bentuk yang paling umum dari konferensi jarak jauh adalah konferensi audio,
meningkatkan konferensi audio, konferensi video dan konferensi komputer.
KONFERENSI JARAK JAUH
Konferensi jarak jauh adalah pilihan yang paling sederhana, konferensi audio
menyangkut penggunaan peralatan yang mengizinkan para peserta di suatu lokasi mendengar
dan didengar oleh peserta di lokasi lain. Memilih konferensi ini, pertama harus menekan
nomor telepon orang yang akan dihubungi, menggunakan asisten operator, memilih nomor
operator yang dilibatkan dalam pengadaan konferensi dan memilih kode akses nomor telepon
peserta konferensi lain dalam menjembatani konferensi. Penjembatanan konferensi jarak jauh
memungkinkan suatu pelayanan untuk pemasangan monitor dan mengontrol bermacam –
macam konferensi tanpa adanya operator dari luar.
PENINGKATAN KONFERENSI JARAK JAUH
Ketika peserta membutuhkan gambar – gambar yang dapat dilihat atau dapat
digunakan, konferensi audio mungkin embutuhkan fasilitas tambahan. Peningkatan alternatif
konferensi audio termasuk papan tulis elektronik dan video dalam bentuk dingin, benda –
benda juga dapat disalurkan melalui pos atau menggunakan peralatan elektronika seperti
faksimili.
PAPAN TULIS ELEKTRONIK
10
KESEKRETARISAN
Papan tulis elektronik dapat menggambarkan interaksi antara dua lokasi atau lebih
dengan menggunakan papan tulis yang memiliki permukaan yang peka yang nampak seperti
kapur tulis biasa. Coretan seperti kapur diubah menjadi data digital untuk pengiriman melalui
saluran telepon.
Sebuah monitor televisi menerima gmabar di lokasi dengan segera, apapun yang ditulis
dikirim langsung ke lokasi. Suatu hardcopy atau kertas cetak, apa yang dipresentasikan kapur
tulis dapat diperoleh dengan melampirkan sebuah duplikat kepada kantor televisi. Saluran
telepon tersendiri untuk memperagakan dan untuk transmisi audio.
ULASAN TUNDA DAN VIDEO FREEZE FRAME
Gambar visual dikirim melalui saluran telepon biasa yang menggunakan kamera video
ulasan tunda, sebuah gambar tentang hal – hal kecil yang diulas dan disertai video bentuk
dingin, kamera dingin dalam rangka tersendiri dan kiriman tentang bentuk tujuan akhir. Video
bentuk dingin lebih mahal daripada ulasan tunda/lambat.
KONFERENSI VIDEO
Konferensi video menawarkan dua dasar pilihan bisnis, yaitu Studio Konferensi Umum
dan Studio Konferensi Swasta
1. Studio Konferensi Umum
Fasilitas studio konferensi umum dapat digunakan oleh dunia bisnis yang tidak
memiliki ruangan konferensi video sendiri. Para peserta menggunakan studio
11
KESEKRETARISAN
konferensi umum ini agar dapat melihat dan bicara dengan peserta lain di lokasi yang
berbeda. Mereka juga dapat menggunakan sebuah papan tulis elektronik dan
mengirimkan gambar dan slide duplikat. Proses ini mahal dan memerlukan kehati –
hatian dan persiapan yang rinci. Itu memerlukan cadangan waktu yang baik disetiap
lokasi dalam menggunakannya agar mendapat hasil seperti yang diharapkan. Jumlah
biaya untuk jasa ini tergantung pada waktu dan jarak yang ditempuh. Beberapa hotel
yang besar memiliki ruangan rapat video umum yang dibuat untuk kalangan bisnis.
2. Studio Konferensi Swasta
Beberapa perusahaan mungkin memiliki studio milik mereka sendiri karena
diperlukan untuk investasi peralatan seperti ruangan, beberapa organisasi memiliki
fasilitas ini. Meskipun perusahaan memiliki studio sendiri, ruangan harus tetap diatur
dengan sebaik mungkin menjelang rapat.
Komponen lain yang dibutuhkan untuk sistem konferensi video meliputi:
Video input: kamera video atau webcam
Video output: monitor komputer, televisi atau proyektor
Audio input: mikrofon
Audio output: biasanya pengeras suara yang berkaitan dengan perangkat layar
atau telepon
Data transfer: jaringan telepon analog atau digital, LAN atau Internet
Kelebihan dan Kekurangan Konferensi Video
Kelebihan konferensi video antara lain:
Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide
atau gambar dengan mudah.
Menghemat biaya.
Menghemat waktu.
Kelemahan konferensi video antara lain:
12
KESEKRETARISAN
Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau
organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang
memiliki konferensi video.
Alat-alat untuk konferensi video sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra
hati-hati agar tidak salah.
Hal – hal yang harus diperhatikan saat melakukan konferensi video:
KOMUNIKASI AUDIO VIDEO DAPAT DIPAHAMI
Ketika Anda mengirimkan informasi untuk mengundang orang untuk konferensi
video, pastikan Anda memberikan penjelasan yang mudah, sehingga rekan-rekan
Anda dan pelanggan dapat memahaminya dengan cepat dan mudah dalam undangan
tersebut.
HASIL AUDIO VIDEO YANG BAIK
Periksa sudut kamera Anda sebelum memulai panggilan. Atur kamera untuk tampilan
yang ideal untuk peserta yang paling jauh. Hal ini yang paling penting jika ruangan
cukup besar. Jika Anda satu-satunya peserta di dalam ruangan, tempatkanlah kamera
di atas monitor setara dengan mata Anda agar dapat membantu untuk menjaga kontak
mata antara Anda dengan orang lain. Anda berada didalam pandangan bingkai
kamera, tepatnya dari pertengahan dada hingga diatas puncak kepala.
KONFERENSI VIDEO DARI RUMAH
Jika Anda menggunakan konferensi video dari rumah, periksalah latar belakang yang
memungkinkan terdapat sesuatu di belakang Anda yang bisa mengganggu rekanrekan Anda atau pelanggan. Juga periksalah suara gaduh lainnya seperti matikan radio
dan TV dan cobalah untuk menghindari sesuatu yang dapat mengganggu. Terakhir,
gunakanlah busana seperti Anda berada di kantor.
PERSIAPAN AWAL KONFERENSI VIDEO
Salah satu yang harus dilakukan dalam konferensi video adalah suara dan gambar
yang kita terima dari lawan bicara dan yang kita kirimkan harus jelas, Pengecekan
perangkat, alat konferensi video yang dapat bekerja, ruang rapat yang telah
disediakan, juga mempersiapkna agenda untuk rapat tersebut. Pastikan saat berbicara
suara normal, jangan berteriak, jangan bersandar pada mikrofon.
13
KESEKRETARISAN
DIAM ITU EMAS
Pasang mikrofon Anda dalam keadaan mati ketika Anda tidak berbicara. Hal ini dapat
memudahkan bagi orang lain untuk mendengarkan siapa pun yang berbicara pada saat
itu. Disarankan untuk mematikan mikrofon jika saat sedang mengunyah makanan.
LOKASI VIDEO CONFERENCE
Ketika rapat dengan menggunakan perangkat mobile, pastikan lokasi anda cocok
untuk melakukan konferensi video. Tempat umum dinilai sangat tidak cocok dan
dapat mengganggu. Sebaliknya, cobalah untuk menggunakan ruang konferensi, rumah
kantor atau ruang lebih tenang.
KELAKUAN SAAT RAPAT
Ingat bahwa Anda dapat melihat kapanpun, jadi hindari beberapa percakapan dalam
satu ruangan yang tidak ada hubungan dengan rapat yang sedang berlangsung, hal ini
dapat menggangu jalanya rapat.
BAHASA TUBUH
Gerakan non-verbal/bahasa tubuh sering terjadi saat rapat berlangsung. Ketika
seseorang sedang berbicara, peserta akan memajukan tubuhnya kedepan, itu
menandakan kalau sedang mendengarkan, mengangguk jika peserta setuju atau
sependapat. Hati-hati gerakan dan bahasa tubuh lainnya yang mungkin dianggap
negatif.
MENJAGA KONTAK MATA
Agar konferensi video dapat berjalan dengan sukses yaitu menjaga kontak mata. Jadi
pastikan Anda dan kolega secara langsung saling bertatap mata ketika sedang
berbicara.
MELAKUKAN TUGAS LAIN SELAIN KONFERENSI VIDEO
Hindari kegiatan lain seperti mengirimkan email, percakapan telepon dan kegiatan
lain yang tidak ada kaitan saat rapat berlangsung karena dapat mengganggu anda saat
melakukan konferensi video.
HAL TERPENTING
Berpartisipasi dalam konferensi video seolah-olah Anda bertemu secara langsung, dan
menggunakan gerakan alami ketika Anda berbicara. Konfenesi video mampu
berkolaborasi dan berkomunikasi baik secara audio maupun video.
14
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.5 Contoh Ruangan Konferensi Video
15
KESEKRETARISAN
KONFERENSI KOMPUTER
Konferensi komputer terdiri dari komputer yang telah terhubung dengan saluran
telepon yang juga telah dihubungkan dengan modem. Pesan dapat dikirim dari macam –
macam komputer yang telah terhubung dengan yang berhubungan dan dapat diterima secara
cepat. Pesan tambahan juga dapat ditambahkan dan dikirim kembali sesuai dengan yang
diperlukan sampai objek yang dimaksud telah tercapai. Konferensi komputer sangat berguna
terutama disaat orang – orang sedang bekerja bersama di dalam pertemuan di luar jadwal
waktu untuk perubahan ide dan informasi.
16
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.6 Contoh Agenda Rapat
Pertemuan Para Eksekutif Muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2014, pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
17
Laporan dari rapat sebelumnya
Perkenalan produk baru
Tanggapan terhadap produk baru
Pemasaran produk/promosi
Pembagian wilayah pemasaran
Persiapan promosi
Tanggal untuk rapat selanjutnya
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.7 Contoh Form Kesimpulan Rapat
KESIMPULAN
Nama komite/grup
........................................................................................
Tujuan pertemuan
........................................................................................
Tanggal, waktu dan tempat
........................................................................................
Pemimpin
........................................................................................
Partisipasi terjadwal
Nama
H: Hadir
......................................................................................
H/A
Nama
H/A
......................................................................................
A: Absen
......................................................................................
......................................................................................
Kesimpulan
..........setuju sebagaimana yang dibagikan/dibaca..............
..........setuju dengan amandemen ini..................................
Laporan dari komite/grup
..............nama komite......................................................
poin utama/pokok.............................................................
Bisnis lama
.......................................................................................
Bisnis baru
.......................................................................................
Tanggal dan waktu
..................................waktu............................................
Pertemuan mendatang
................................penundaan.......................................
......................................................................................
18
KESEKRETARISAN
KESIMPULAN PERTEMUAN ASOSIASI MANAJEMEN INFORMASI
MD – SOUTH
25 Mei 2014
Waktu dan tempat
Pertemuan rutin bulanan Asosiasi Manajemen Informasi Mid
South telah diadakan pada tanggal 25 Mei 2014 di Klub
Summit
Kehadiran
Seluruh anggota hadir kecuali Jayadi Kusuma dan Velly
Nurlaily
Pertemuan
Pertemuan dibuka pukul 17.00 oleh Direktur, Christine
Hutabarat
Kesimpulan
Kesimpulan dari pertemuan tanggal 22 Februari 2014
dibacakan dan disetujui
Laporan bendahara
Bendahara, Johan Budi melaporkan nilai kekayaan asosiasi
sebesar 12 Milyar Rupiah per April. Ia juga melaporkan
jumlah anggota asosiasi sebanyak 22 orang. Aliyadi Kusuma
memindahkan laporan setelah disetujui dalam arsip.
Bisnis lama
Rencana seminar tahunan yang akan datang didiskusikan oleh
pembicara yang akan diusahakan adalah Tn. Burhan Al Halim
menekankan masalah manajemen dan Prof. Wijayanto A. P.
menekankan masalah etika bisnis
Bisnis baru
Layla Sari diminta untuk menangani kemungkinan akan
pertemuan berikutnya yang akan diadakan baik si Petrolum
atau Eksekutif Plaza di Poplar dan Perkins. Keduanya
memiliki ruangan spesial untuk pertemuan.
19
KESEKRETARISAN
Tanggal pertemuan berikut
Pertemuan Asosasi Manajemen Informasi Mid – South akan
dilaksanakan pada hari Jumat, 24 Juni di Klub Summit pada
pukul 17.30.
GAMBAR 12.8 Kesimpulan Pertemuan Dalam Bentuk Memorandum
MEMORANDUM
Kepada
Staf penjualan
Dari
Fitriyani
Tanggal
19 April 2014
Subyek
Pertemuan penekanan staf penjualan
Pertemuan staf penjualan telah diadakan di kantor Graham
Green pada hari Jumat, 17 April 2014 pada pukul 10.00 WIB.
Seluruh anggota staf hadir. Tn. Fuad meninjau rencana
promosi penjualan untuk akhir kuartal ketiga telah
didiskusikan. Anggota staf didesak untuk menentukan
perhitungan target kuartal ketiga dan untuk menyiapkan
rencana tertulis untuk meningkatkan penjualan. Untuk
perhitungan tersebut akan didiskusikan di pertemuan
mendatang.
Pendistribusi
1.
2.
3.
4.
5.
20
Budi Riyadi
Abdul Fattah
Rini Sulistiawati
Diniarti
Dedi Kurniawan
KESEKRETARISAN
EVALUASI
SOAL PILIHAN GANDA (X)
1. Dibawah ini merupakan hal – hal yang harus ada didalam agenda rapat, kecuali...
a. Topik yang akan didiskusikan dan disajikan
b. Tanggal, waktu dan tempat pertemuan
c. Biaya makan, hiburan, pendaftaran dan pemasok
d. Lama waktu yang diperkirakan
e. Pertanggungjawaban dari semua yang terlibat
2. Dibawah ini yang merupakan petunjuk agar rapat berlangsung efektif, kecuali...
a. Rencanakan rapat hanya bila penting, kebutuhan informasi dapat diperoleh dengan
cara pemungutan suara peserta.
b. Menetapkan tanggal, waktu dan tempat rapat satu hari sebelum tanggal
pelaksanaan.
c. Rencanakan rapat dan konferensi sejauh mungkin terutama konferensi besar dan
rapat resmi lainnya.
d. Tunjukkan pendekatan yang panjang sebelum rapat, sehingga para peserta dapat
merencanakan jadwal.
e. Siapkan daftar kegiatan secara lengkap sebelum, selama, sesudah rapat. Pastikan
semua hal penting terjaga.
3.
Pertemuan tiga orang atau lebih pada dua lokasi dengan menggunakan peralatan
telekomunikasi disebut...
a. Pertemuan
b. Konferensi jarak jauh
c. Rapat resmi
d. Konferensi jarak dekat
e. Rapat mingguan
4. Konferensi video mempunyai dua dasar pillihan bisnis, yaitu...
a. Studi Konferensi Umum dan Studi Konferensi Khusus
b. Studi Konferensi Khusus dan Studi Konferensi Rahasia
c. Studi Konferensi Biasa dan Studi Konferensi Umum
d. Studi Konferensi Swasta dan Studi Konferensi Rahasia
e. Studi Konferensi Umum dan Studi Konferensi Swasta
5. Kelemahan konferensi jarak jauh adalah...
a. Meningkatkan produktivitas untuk berbagi dokumen
b. Menghemat waktu
21
KESEKRETARISAN
c. Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan yang
mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki konferensi video
d. Menghemat biaya
e. Semua benar
6. Dalam melakukan konferensi video, ada beberapa hal yang harus diperhatikan salah
satunya adalah bahasa tubuh, maksudnya adalah...
a. Pastikan Anda dan kolega secara langsung saling bertatap mata ketika sedang
berbicara.
b. Ketika rapat dengan menggunakan perangkat mobile, pastikan lokasi anda cocok
untuk melakukan konferensi video.
c. Pastikan Anda memberikan penjelasan yang mudah, sehingga rekan-rekan Anda
dan pelanggan dapat memahaminya dengan cepat dan mudah dalam undangan
tersebut.
d. Jika Anda menggunakan konferensi video dari rumah, periksalah latar belakang
e. Gerakan non-verbal/bahasa tubuh sering terjadi saat rapat berlangsung. Jadi,
dalam konferensi video hati – hati dalam mengkomunikasikan bahasa tubuh.
7. Konferensi yang dilakukan dengan menggunakan komputer yang telah terhubung
dengan saluran telepon yang juga telah terhubung dengan saluran telepon yang juga
telah dihubungkan dengan modern disebut konferensi...
a. Komputer
b. Audio
c. Video
d. Audio – Komputer
e. Video Eleketronik
8. Untuk rapat yang resmi yang melibatkan orang luar perusahaan atau organisasi,
pemberitahuan rapat dilakukan melalui...
a. Telepon, Memo, Surat
b. Surat, Telepon, Pengumuman
c. Surat, Kartu Pos, Pengumuman d. Kartu Pos. Telepon, Memo
e. Pengumuman, Telepon, Kartu Pos
9. Manakah susunan memo yang benar...
a. Isi memo, tanggal, judul memo, kepala memo, penerima dan pemberi, perihal,
identitas pemberi memo
b. Kepala memo, judul memo, penerima dan pemberi, perihal, isi memo, tanggal,
identitas pemberi memo
c. Tanggal, judul memo, perihal, isi, identitas pemberi memo, penerima dan pemberi
d. Identitas pemberi memo, tanggal, isi, penerima dan pemberi, kop memo, judul,
perihal
e. Identitas, tanggal, isi, perihal, penerima dan pemberi, judul memo, kop memo
10. Berikut ini adalah daftar kegiatan hari rapat, kecuali...
a. Memeriksa ruangan rapat
b. Memeriksa pengaturan dan penyegaran
c. Memeriksa audio visual
22
KESEKRETARISAN
d. Memeriksa kursi dan alat tulis yang memadai
e. Mengetik dan membuat catatan rapat
11. Pemberitahuan rapat seharusnya berisi tentang informasi yang penting, seperti...
a. Komisi atau grup yang diundang
b. Siapa yang diharapkan datang
c. Kapan direncanakan dan dimana rapat dilakukan
d. Mengapa rapat dilakukan
e. Semua benar
12. Daftar garis besar acara yang akan disajikan didalam pertemuan disebut...
a. Activities list
c. Memo
b. Kesimpulan
d. Memorandum
e. Agenda
13. Keuntungan konferensi jarak jauh, kecuali...
a. Memakan biaya mahal
b. Menghemat waktu dan biaya perjalanan
c. Menghemat ruang dan konsumsi d. Tidak perlu menyediakan ruangan
e. Semua benar
14. Dibawah ini, manakah yang merupakan komponen pada video output dalam
konferensi video...
a. LAN, Internet, Mikrofon
b. Pengeras suara, Monitor Komputer
c. Kamera Video, Mikrofon Televisi
d. Monitor Komputer, Televisi atau Proyektor
e. Mikrofon, Pengeras Suara, LAN
15. Kesimpulan suatu pertemuan harus mengandung hal – hal dibawah ini, diantaranya...
a. Waktu dan biaya perjalanan
c. Ruang dan konsumsi
b. Agenda
d. Nama grup, komite atau organisasi
e. Pengaturan dan penyegaran rapat
23
KESEKRETARISAN
SOAL ESSAY
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Sebutkan petunjuk rapat eksekutif!
Sebutkan daftar kegiatan rapat dan konferensi!
Tuliskan hal – hal dalam kesimpulan suatu pertemuan!
Buatlah contoh memo rapat!
Sebutkan bentuk – bentuk yang paling umum dari konferensi jarak jauh!
Tuliskan kelebihan dan kekurangan konferensi video!
Sebutkan hal – hal yang harus diperhatikan ketika sedang melakukan konferensi
video!
8. Gambarkan secara sederhana ruangan konferensi video!
9. Buatlah sebuah contoh agenda rapat!
10. Sebutkan komponen yang dibutuhkan pada sistem konferensi video!
KUNCI JAWABAN
A. PILIHAN GANDA
24
KESEKRETARISAN
DAFTAR PUSTAKA
25
KESEKRETARISAN
Ponco Dewi K,MM.Dra.Rr. Modul Kesekretarisan. 2015. Jakarta : Universitas
Negeri Jakarta
Amsyah, Zulkifli.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia
Dewi, Yunitasari Shinta. Bekerja Sebagai Sekretaris. 2005. Jakarta: Esensi
Arifin, Zaenal dan Mustakim. Bahasa Indonesia Sebagai Sekretaris. 2005.
Jakarta: Grasindo
Dwiantara, Lukas dan Sumarto, Rumsari Hadi. Sekretaris Profesional.
2000. Jakarta: Kanisius
26
KESEKRETARISAN
12
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
DAN KONFERENSI
TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS :
1.
2.
3.
4.
Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian rapat
Mahasiswa dapat menjelaskan jenis – jenis rapat
Mahasiswa dapat merencanakan rapat
Mahasiswa dapat melaksanakan dan mengendalikan rapat
Menghadiri rapat dan konferensi merupakan pekerjaan penting supervisor. Rapat dan
konferensi ini dapat berbentuk kecil dan tidak resmi seperti rapat komisi staff atau besar dan
resmi seperti rapat dewan direktur, konferensi penjualan nasional dan lain – lainnya. Kata
rapat dan konferensi sering digunakan secara bersamaan. Mereka menggunakan kata ini tanpa
berusaha membuat perbedaan diantara keduanya.
Seorang asisten sering diberi tanggung jawab untuk mengatur ruangan, membua
catatan meeting, menyediakan agenda, membuat notes dan menyalurkan catatan tersebut
sebelum dan sesudah rapat.
Petunjuk Untuk Rapat Eksekutif
Petunjuk dalam paragraf ini adalah untuk memastikan agar rapat berlangsung efektif
dan terencana.
1. Rencanakan rapat hanya bila penting, kebutuhan informasi dapat diperoleh dengan
cara pemungutan suara peserta, dengan telepon sehingga tidak membuang waktu
peserta yang diharapkan hadir.
1
KESEKRETARISAN
2. Rencanakan rapat dan konferensi sejauh mungkin terutama konferensi besar dan
rapat resmi lainnya.
3. Pilih waktu dan tanggal yang tepat bagi orang yang diharapkan hadir. Periksa
rencana dari orang yang hadir, jika tidak cocok dengan tanggal rapat, ajukan 2 – 3
tanggal dan waktu yang tepat dan yang dapat diterima. Siapkan keterangan singkat
yang mungkin dibutuhkan seperti waktu rapat, bantu supervisor dalam
menentukan waktu yang tepat bagi orang yang diharapkan hadir. Hindari rapat di
pagi hari, dimana pegawai kembali dari perjalanan atau dimana supervisor sedang
sibuk.
4. Tunjukkan pendekatan yang panjang sebelum rapat, sehingga para peserta dapat
merencanakan jadwal.
5. Siapkan daftar kegiatan secara lengkap sebelum, selama, sesudah rapat. Pastikan
semua hal penting terjaga.
Pengaturan Ruangan
Ruangan rapat harus disediakan sebelum rapat, catatan disiapkan dan dibagikan. Rapat
yang hanya melibatkan dua atau tiga orang pegawai dapat dilakukan di kantor pegawai,
sedangkan rapat yang melibatkan beberapa orang harus dilakukan diruang konferensi. Jika
dua atau lebih bagian departemen dalam sebuah ruangan konferensi mempertahankan rencana
rapat dan tanggal ruangan yang sama aturlah perlengkapan dan sediakan segala sesuatu yang
dibutuhkan selama rapat seperti OHP, layar, kertas dan alat tulis. Jika kopi untuk penyegaran
dalam rapat akan di sediakan, rencanakan untuk pembelian dan pelayanan untuk kesegaran
peserta.
Menulis Notes dan Catatan
Untuk rapat kecil dan tidak resmi di organisasi, peserta boleh memberitahukan lewat
telepon atau memo, sedangkan untuk rapat yang resm yang melibatkan orang luar perusahaan
atau organisasi, peserta dapat diberitahukan melalui surat, kartu pos, pengumuman rapat
seharusnya berisi tentang informasi yang penting seperti:
2
Komisi atau grup yang diundang
Siapa yang diharapkan datang
Kapan direncanakan, meliputi tanggal dan waktu
Dimana rapat dilakukan
Mengapa rapat dilakukan
KESEKRETARISAN
Pemberitahuan rapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peserta rapat.
Untuk mengembalikan dan merencanakan bagian yang tidak terpisahkan dari peserta rapat.
Ketika bagian tak terpisahkan disediakan, hendaknya diikuti dengan:
Nama, tanggal dan waktu rapat
Tempat untuk nama dan alamat peserta
Biaya makan, hiburan, pendaftaran dan pemasok
Batas waktu pengambilan formulir
Nama dan alamat orang yang mendaftar dan mengembalikan
Agenda pertemuan kadang dimasukkan dalam catatan. Praktek ini sering dilakukan
ketika mengirim catatan hasil pertemuan formal atau konferensi untuk diumumkan kepada
tamu atau pembicara atau sebagai topik dari bagian khusus.
AGENDA PERTEMUAN
Agenda adalah daftar garis besar acara yang akan disajikan di dalam pertemauan.
Agenda ini dibagikan di awal pertemuan untuk mereka yang diperkirakan akan hadir.
Gambaran kasar suatu agenda dapat dipersiapkan untuk mendapatkan persetujuan dari
supervisor. Di bawah ini merupakan hal – hal yang harus ada di dalam agenda:
Topik yang akan didiskusikan dan disajikan
Tanggal, waktu dan tempat pertemuan
Lama waktu yang diperkirakan
Pertanggungjawaban dari semua yang terlibat
Agenda harus diformatkan dalam keadaan yang mudah dibaca, seperti dalam bentuk, nama
komite atau grup, tanggal pertemuan, waktu dan lokasi dapat dipusatkan diujung atas format
dan order bisnis dapat disajikan dalam bentuk yang telah ditetapkan.
CATATAN DALAM PERTEMUAN
Seorang sekretaris atau pegawai kantor lainnya sering diminta untuk menghadiri
pertemuan untuk mencatat data/keterangan rapat sebagai kesimpulan. Bentuk standar untuk
mencatat kesimpulan dapat digunakan untuk menyederhanakan proses pencatatan. Tape
recorder kadang membantu untuk mengkonfirmasi suatu informasi, tetapi tape recorder harus
3
KESEKRETARISAN
digunakan sejak dinyatakan bahwa pesan atau catatan tidak boleh tidak terlihat dan karena
masalah perlengkapan yang mungkin tidak memadai.
Pelaksanaan parlementer yang baik harus dihaga untuk meyakinkan bahwa pertemuan
dalam keadaan terpimpin dalam acara yang efisien dan terkendali. Sangat penting bagi juru
catat untuk bersikap ramah dalam pelaksanaan parlementeri dan bersikap bijak dalam
meminta perhatian peserta pertemuan yang tidak memperhatikan atau lengah. Oleh karena itu
disarankan untuk memilih salinan “Robert’s Rules and Order” (peraturan – peraturan
perintah milik Robert). Minimum anda harus tahu pelaksanaan mendasar yang berhubungan
dengan pertemuan, mana yang harus didahulukan dan mana di nomor duakan.
AKTIVITAS SELANJUTNYA
Ketika pertemuan berakhir, pegawai kantor bertanggung jawab merapikan ruangan
pertemuan, mengembalikan peralatan pertemuan ke tempat semula mengetik surat – surat,
serta menyiapkan dan membagikan kesimpulan dari hasil rapat.
RUANG PERTEMUAN
Ruang pertemuan harus dikembalikan ke bentuk semula, ini termasuk memindahkan
barang – barang dan perlengkapan, memindahkan kursi – kursi ke posisi biasanya dan
membersihkan ruangan dari kertas, pensil dan benda – benda lainnya yang ditinggal oleh
peserta rapat.
MEETING AND CONFERENCE ACTIVITIES LIST
Daftar Kegiatan Rapat dan Konferensi
4
KESEKRETARISAN
Menyiapkan ruang rapat dan jumlah peserta yang diharapkan datang dan
perlengkapan khusus yang dibutuhkan.
Membuat catatan tanggal penting.
Memastikan nama dan alamat yang diharapkan datang.
Menyiapkan agenda.
Mengetikan dan membuat catatan rapat.
Membuat dan mengatur penyediaan kopi atau penyegar lain.
Menentukan audio visual dan perlengkapan khusus lain yang diperlukan.
Hari Rapat
Memeriksa ruangan rapat.
Memeriksa kursi yang memadai, kertas, pensil dan yang lainnya.
Memeriksa audio visual dan perlengkapan lainnya agar tetap di tempatnya.
Meneyediakan tempat air, gelas untuk pembicara.
Memeriksa pengaturan dan penyegaran.
Memasang brosur file berdasarkan bahan untuk pegawai.
Mengcopy dan menyediakan peraturan rapat lainnya.
Menyiapkan formulir pajak bila diperlukan.
Sesudah Rapat
Meletakkan peralatan rapat sesuai dengan tempatnya.
Mengembalikan peralatan dan perlengkapan rapat.
Mengetik selanjutnya surat – surat.
Menyiapkan dan mengedarkan hasil – hasil rapat.
Menyiapkan keterangan file dan prosedur penggunaan, saran dan peringatan
untuk rapat yang akan datang.
MEMO
Untuk 12.1 :Meeting
Daftar distribusi
bawah Activities List
GAMBAR
and Conference
Dari
: Fitriyani
Tanggal
: 09 April 2014
Hal
: Rapat mingguan staff penjualan
CONTOH MEMO 1
Rapat mingguan bagian penjualan akan diadakan di kantor Granhan Green
jam 11.00 hari Jumat, 17 April 2014. Setelah pembicaraan rencana promosi
bagian penjualan yang kedua, tuan Ahmad Fuad akan menampilkan rencana
promosi yang ketiga rapat akan diadakan setelah satu jam.
Distribusi:
5
1.
2.
3.
4.
Budi Riyadi
Abdul Fattah
Rini Sulistiawati
Diniarti
5. Dedi Kurniawan
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.2 Bagian Memo
CONTOH MEMO 2
MEMORANDUM
Kepada
: Seluruh pegawai
Dari
: Ahmad Fauzan
Tanggal
: 10 Juni 2014
Subyek
: Konferensi untuk memperbaiki percakapan telepon
GAMBAR 12.3 Memorandum Notes of Meeting
Dengan senang hati kami menawarkan suatu konferensi tiga jam untuk para pegawai kantor dalam
rangka memperbaiki komunikasi telepon. Program ini akan diadakan pada tanggal 25 Juni 2014
pukul 14.00 s/d 17.00 WIB di Departemen Pelatihan dan akan dipimpin oleh Janice Harper dari
Universitas Negeri Memphis.
Penelpon memberikan kesan positif suatu perusahaan, maka ketika telepon berdering akan
ditangani dengan cepat, hal ini sangat penting karena para pegawai akan menggunakan teknik
menelepon yang efektif untuk menciptakan kesan yang baik dari organisasi tersebut. Siang ini
konferensi akan memasukan beberapa ide untuk memperbaiki komunikasi telepon bermasalah.
6 Anda mempunyai pegawai yang tertarik dengan program ini, maka
KESEKRETARISAN
Jika
isilah formulir di bawah
ini. Kembalikanlah kepada saya pada tanggal 20 Juni 2014.
KONFERENSI UNTUK MEMPERBAIKI KOMUNIKASI TELEPON
GAMBAR 12.4 Memorandum Dengan Bagian Yang Dikirim Untuk Dijawab
25 Juni Pukul 14.00 s/d 17.00
Departemen Pelatihan
Nama partisipan
:.............................Telp. kantor.........................................
.............................Telp. kantor.........................................
.............................Telp. kantor.........................................
Kantor/Departemen
:.........................................................................................
Tolong dikembalikan pada tanggal 20 Juni 2014 kepada:
7
Ahmad Fauzan
Departemen Personalia
Ruang 207
KESEKRETARISAN
DOKUMEN DAN PERLENGKAPAN
Dokumen yang dipindahkan dari arsip/berkas surat digunakan pada saat
pertemuan/rapat harus dikembalikan secepatnya. Begitu juga dengan seluruh perlengkapan
yang dipakai selama pertemuan, seperti papan tulis dan OHP.
SURAT MENYURAT
Seorang sekretaris atau pegawai kantor lainnya dapat diminta untuk membuat surat
tanda terima kasih untuk pembicara atau surat pemberitahuan dan pembuktian
8
KESEKRETARISAN
pertanggungjawaban komite. Hal – hal yang perlu diperlukan pada saat yang akan datang
dicatat di kalender pimpinan dan asistennya.
KESIMPULAN/RINGKASAN HASIL PERTEMUAN
Hasil pertemuan kadang – kadang diringkas dalam bentuk memorandum (gambar 12.3)
hal ini sering diikutkan untuk menyimpulkan hasil pertemuan staf informasi dan komite.
Lembar kesimpulan harus disiapkan secepat mungkin setelah pertemuan selesai.
Beberapa pengawas harus mengecek datasemen kesimpulan untuk diperbaiki sebelum
disiapkan dan dibagikan.
Kesimpulan suatu pertemuan harus mengandung hal – hal dibawah ini:
Nama grup, komite atau organisasi
Waktu, tanggal dan tempat pertemuan
Nama kepala kantor yang memimpin dan data kehadiran yang datang. Dalam
pertemuan yang lebih besar hanya data ketidakhadiran yang dicatat atau data
kehadirannya saja, hal ini untuk menunjukkan keadaan kuorum (jumlah
minimal anggota yang diharapkan untuk melaksanakan pekerjaan)
Membaca kesimpulan dari pertemuan terdahulu dan memeriksanya, kadang
kesimpulan tersebut dibagikan sebelum pertemuan dan mereka diminta untuk
tidak membacanya disaat pertemuan dimulai.
Laporan komite atau perorangan terlebih dahulu menunjukkan tanggung jawab
khusus
Tanggal, waktu dan tempat pertemuan selanjutnya
Tanda tangan orang yang bertanggung jawab terhadap kesimpulan
MEMILIH KONFERENSI JARAK JAUH
Konferensi jarak jauh merupakan pertemuan tiga orang atau lebih pada dua lokasi
dengan menggunakan peralatan telekomunikasi, yang kini mendapat perhatian yang baik
dalam perkantoran modern. Dunia bisnis menyadari bahwa konferensi jarak jauh adalah
9
KESEKRETARISAN
sarana efektif untuk pertemuan tiap tatap muka, dimana halal ini dapat menghemat waktu dan
biaya perjalanan.
Bentuk yang paling umum dari konferensi jarak jauh adalah konferensi audio,
meningkatkan konferensi audio, konferensi video dan konferensi komputer.
KONFERENSI JARAK JAUH
Konferensi jarak jauh adalah pilihan yang paling sederhana, konferensi audio
menyangkut penggunaan peralatan yang mengizinkan para peserta di suatu lokasi mendengar
dan didengar oleh peserta di lokasi lain. Memilih konferensi ini, pertama harus menekan
nomor telepon orang yang akan dihubungi, menggunakan asisten operator, memilih nomor
operator yang dilibatkan dalam pengadaan konferensi dan memilih kode akses nomor telepon
peserta konferensi lain dalam menjembatani konferensi. Penjembatanan konferensi jarak jauh
memungkinkan suatu pelayanan untuk pemasangan monitor dan mengontrol bermacam –
macam konferensi tanpa adanya operator dari luar.
PENINGKATAN KONFERENSI JARAK JAUH
Ketika peserta membutuhkan gambar – gambar yang dapat dilihat atau dapat
digunakan, konferensi audio mungkin embutuhkan fasilitas tambahan. Peningkatan alternatif
konferensi audio termasuk papan tulis elektronik dan video dalam bentuk dingin, benda –
benda juga dapat disalurkan melalui pos atau menggunakan peralatan elektronika seperti
faksimili.
PAPAN TULIS ELEKTRONIK
10
KESEKRETARISAN
Papan tulis elektronik dapat menggambarkan interaksi antara dua lokasi atau lebih
dengan menggunakan papan tulis yang memiliki permukaan yang peka yang nampak seperti
kapur tulis biasa. Coretan seperti kapur diubah menjadi data digital untuk pengiriman melalui
saluran telepon.
Sebuah monitor televisi menerima gmabar di lokasi dengan segera, apapun yang ditulis
dikirim langsung ke lokasi. Suatu hardcopy atau kertas cetak, apa yang dipresentasikan kapur
tulis dapat diperoleh dengan melampirkan sebuah duplikat kepada kantor televisi. Saluran
telepon tersendiri untuk memperagakan dan untuk transmisi audio.
ULASAN TUNDA DAN VIDEO FREEZE FRAME
Gambar visual dikirim melalui saluran telepon biasa yang menggunakan kamera video
ulasan tunda, sebuah gambar tentang hal – hal kecil yang diulas dan disertai video bentuk
dingin, kamera dingin dalam rangka tersendiri dan kiriman tentang bentuk tujuan akhir. Video
bentuk dingin lebih mahal daripada ulasan tunda/lambat.
KONFERENSI VIDEO
Konferensi video menawarkan dua dasar pilihan bisnis, yaitu Studio Konferensi Umum
dan Studio Konferensi Swasta
1. Studio Konferensi Umum
Fasilitas studio konferensi umum dapat digunakan oleh dunia bisnis yang tidak
memiliki ruangan konferensi video sendiri. Para peserta menggunakan studio
11
KESEKRETARISAN
konferensi umum ini agar dapat melihat dan bicara dengan peserta lain di lokasi yang
berbeda. Mereka juga dapat menggunakan sebuah papan tulis elektronik dan
mengirimkan gambar dan slide duplikat. Proses ini mahal dan memerlukan kehati –
hatian dan persiapan yang rinci. Itu memerlukan cadangan waktu yang baik disetiap
lokasi dalam menggunakannya agar mendapat hasil seperti yang diharapkan. Jumlah
biaya untuk jasa ini tergantung pada waktu dan jarak yang ditempuh. Beberapa hotel
yang besar memiliki ruangan rapat video umum yang dibuat untuk kalangan bisnis.
2. Studio Konferensi Swasta
Beberapa perusahaan mungkin memiliki studio milik mereka sendiri karena
diperlukan untuk investasi peralatan seperti ruangan, beberapa organisasi memiliki
fasilitas ini. Meskipun perusahaan memiliki studio sendiri, ruangan harus tetap diatur
dengan sebaik mungkin menjelang rapat.
Komponen lain yang dibutuhkan untuk sistem konferensi video meliputi:
Video input: kamera video atau webcam
Video output: monitor komputer, televisi atau proyektor
Audio input: mikrofon
Audio output: biasanya pengeras suara yang berkaitan dengan perangkat layar
atau telepon
Data transfer: jaringan telepon analog atau digital, LAN atau Internet
Kelebihan dan Kekurangan Konferensi Video
Kelebihan konferensi video antara lain:
Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide
atau gambar dengan mudah.
Menghemat biaya.
Menghemat waktu.
Kelemahan konferensi video antara lain:
12
KESEKRETARISAN
Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau
organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang
memiliki konferensi video.
Alat-alat untuk konferensi video sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra
hati-hati agar tidak salah.
Hal – hal yang harus diperhatikan saat melakukan konferensi video:
KOMUNIKASI AUDIO VIDEO DAPAT DIPAHAMI
Ketika Anda mengirimkan informasi untuk mengundang orang untuk konferensi
video, pastikan Anda memberikan penjelasan yang mudah, sehingga rekan-rekan
Anda dan pelanggan dapat memahaminya dengan cepat dan mudah dalam undangan
tersebut.
HASIL AUDIO VIDEO YANG BAIK
Periksa sudut kamera Anda sebelum memulai panggilan. Atur kamera untuk tampilan
yang ideal untuk peserta yang paling jauh. Hal ini yang paling penting jika ruangan
cukup besar. Jika Anda satu-satunya peserta di dalam ruangan, tempatkanlah kamera
di atas monitor setara dengan mata Anda agar dapat membantu untuk menjaga kontak
mata antara Anda dengan orang lain. Anda berada didalam pandangan bingkai
kamera, tepatnya dari pertengahan dada hingga diatas puncak kepala.
KONFERENSI VIDEO DARI RUMAH
Jika Anda menggunakan konferensi video dari rumah, periksalah latar belakang yang
memungkinkan terdapat sesuatu di belakang Anda yang bisa mengganggu rekanrekan Anda atau pelanggan. Juga periksalah suara gaduh lainnya seperti matikan radio
dan TV dan cobalah untuk menghindari sesuatu yang dapat mengganggu. Terakhir,
gunakanlah busana seperti Anda berada di kantor.
PERSIAPAN AWAL KONFERENSI VIDEO
Salah satu yang harus dilakukan dalam konferensi video adalah suara dan gambar
yang kita terima dari lawan bicara dan yang kita kirimkan harus jelas, Pengecekan
perangkat, alat konferensi video yang dapat bekerja, ruang rapat yang telah
disediakan, juga mempersiapkna agenda untuk rapat tersebut. Pastikan saat berbicara
suara normal, jangan berteriak, jangan bersandar pada mikrofon.
13
KESEKRETARISAN
DIAM ITU EMAS
Pasang mikrofon Anda dalam keadaan mati ketika Anda tidak berbicara. Hal ini dapat
memudahkan bagi orang lain untuk mendengarkan siapa pun yang berbicara pada saat
itu. Disarankan untuk mematikan mikrofon jika saat sedang mengunyah makanan.
LOKASI VIDEO CONFERENCE
Ketika rapat dengan menggunakan perangkat mobile, pastikan lokasi anda cocok
untuk melakukan konferensi video. Tempat umum dinilai sangat tidak cocok dan
dapat mengganggu. Sebaliknya, cobalah untuk menggunakan ruang konferensi, rumah
kantor atau ruang lebih tenang.
KELAKUAN SAAT RAPAT
Ingat bahwa Anda dapat melihat kapanpun, jadi hindari beberapa percakapan dalam
satu ruangan yang tidak ada hubungan dengan rapat yang sedang berlangsung, hal ini
dapat menggangu jalanya rapat.
BAHASA TUBUH
Gerakan non-verbal/bahasa tubuh sering terjadi saat rapat berlangsung. Ketika
seseorang sedang berbicara, peserta akan memajukan tubuhnya kedepan, itu
menandakan kalau sedang mendengarkan, mengangguk jika peserta setuju atau
sependapat. Hati-hati gerakan dan bahasa tubuh lainnya yang mungkin dianggap
negatif.
MENJAGA KONTAK MATA
Agar konferensi video dapat berjalan dengan sukses yaitu menjaga kontak mata. Jadi
pastikan Anda dan kolega secara langsung saling bertatap mata ketika sedang
berbicara.
MELAKUKAN TUGAS LAIN SELAIN KONFERENSI VIDEO
Hindari kegiatan lain seperti mengirimkan email, percakapan telepon dan kegiatan
lain yang tidak ada kaitan saat rapat berlangsung karena dapat mengganggu anda saat
melakukan konferensi video.
HAL TERPENTING
Berpartisipasi dalam konferensi video seolah-olah Anda bertemu secara langsung, dan
menggunakan gerakan alami ketika Anda berbicara. Konfenesi video mampu
berkolaborasi dan berkomunikasi baik secara audio maupun video.
14
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.5 Contoh Ruangan Konferensi Video
15
KESEKRETARISAN
KONFERENSI KOMPUTER
Konferensi komputer terdiri dari komputer yang telah terhubung dengan saluran
telepon yang juga telah dihubungkan dengan modem. Pesan dapat dikirim dari macam –
macam komputer yang telah terhubung dengan yang berhubungan dan dapat diterima secara
cepat. Pesan tambahan juga dapat ditambahkan dan dikirim kembali sesuai dengan yang
diperlukan sampai objek yang dimaksud telah tercapai. Konferensi komputer sangat berguna
terutama disaat orang – orang sedang bekerja bersama di dalam pertemuan di luar jadwal
waktu untuk perubahan ide dan informasi.
16
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.6 Contoh Agenda Rapat
Pertemuan Para Eksekutif Muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2014, pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
17
Laporan dari rapat sebelumnya
Perkenalan produk baru
Tanggapan terhadap produk baru
Pemasaran produk/promosi
Pembagian wilayah pemasaran
Persiapan promosi
Tanggal untuk rapat selanjutnya
KESEKRETARISAN
GAMBAR 12.7 Contoh Form Kesimpulan Rapat
KESIMPULAN
Nama komite/grup
........................................................................................
Tujuan pertemuan
........................................................................................
Tanggal, waktu dan tempat
........................................................................................
Pemimpin
........................................................................................
Partisipasi terjadwal
Nama
H: Hadir
......................................................................................
H/A
Nama
H/A
......................................................................................
A: Absen
......................................................................................
......................................................................................
Kesimpulan
..........setuju sebagaimana yang dibagikan/dibaca..............
..........setuju dengan amandemen ini..................................
Laporan dari komite/grup
..............nama komite......................................................
poin utama/pokok.............................................................
Bisnis lama
.......................................................................................
Bisnis baru
.......................................................................................
Tanggal dan waktu
..................................waktu............................................
Pertemuan mendatang
................................penundaan.......................................
......................................................................................
18
KESEKRETARISAN
KESIMPULAN PERTEMUAN ASOSIASI MANAJEMEN INFORMASI
MD – SOUTH
25 Mei 2014
Waktu dan tempat
Pertemuan rutin bulanan Asosiasi Manajemen Informasi Mid
South telah diadakan pada tanggal 25 Mei 2014 di Klub
Summit
Kehadiran
Seluruh anggota hadir kecuali Jayadi Kusuma dan Velly
Nurlaily
Pertemuan
Pertemuan dibuka pukul 17.00 oleh Direktur, Christine
Hutabarat
Kesimpulan
Kesimpulan dari pertemuan tanggal 22 Februari 2014
dibacakan dan disetujui
Laporan bendahara
Bendahara, Johan Budi melaporkan nilai kekayaan asosiasi
sebesar 12 Milyar Rupiah per April. Ia juga melaporkan
jumlah anggota asosiasi sebanyak 22 orang. Aliyadi Kusuma
memindahkan laporan setelah disetujui dalam arsip.
Bisnis lama
Rencana seminar tahunan yang akan datang didiskusikan oleh
pembicara yang akan diusahakan adalah Tn. Burhan Al Halim
menekankan masalah manajemen dan Prof. Wijayanto A. P.
menekankan masalah etika bisnis
Bisnis baru
Layla Sari diminta untuk menangani kemungkinan akan
pertemuan berikutnya yang akan diadakan baik si Petrolum
atau Eksekutif Plaza di Poplar dan Perkins. Keduanya
memiliki ruangan spesial untuk pertemuan.
19
KESEKRETARISAN
Tanggal pertemuan berikut
Pertemuan Asosasi Manajemen Informasi Mid – South akan
dilaksanakan pada hari Jumat, 24 Juni di Klub Summit pada
pukul 17.30.
GAMBAR 12.8 Kesimpulan Pertemuan Dalam Bentuk Memorandum
MEMORANDUM
Kepada
Staf penjualan
Dari
Fitriyani
Tanggal
19 April 2014
Subyek
Pertemuan penekanan staf penjualan
Pertemuan staf penjualan telah diadakan di kantor Graham
Green pada hari Jumat, 17 April 2014 pada pukul 10.00 WIB.
Seluruh anggota staf hadir. Tn. Fuad meninjau rencana
promosi penjualan untuk akhir kuartal ketiga telah
didiskusikan. Anggota staf didesak untuk menentukan
perhitungan target kuartal ketiga dan untuk menyiapkan
rencana tertulis untuk meningkatkan penjualan. Untuk
perhitungan tersebut akan didiskusikan di pertemuan
mendatang.
Pendistribusi
1.
2.
3.
4.
5.
20
Budi Riyadi
Abdul Fattah
Rini Sulistiawati
Diniarti
Dedi Kurniawan
KESEKRETARISAN
EVALUASI
SOAL PILIHAN GANDA (X)
1. Dibawah ini merupakan hal – hal yang harus ada didalam agenda rapat, kecuali...
a. Topik yang akan didiskusikan dan disajikan
b. Tanggal, waktu dan tempat pertemuan
c. Biaya makan, hiburan, pendaftaran dan pemasok
d. Lama waktu yang diperkirakan
e. Pertanggungjawaban dari semua yang terlibat
2. Dibawah ini yang merupakan petunjuk agar rapat berlangsung efektif, kecuali...
a. Rencanakan rapat hanya bila penting, kebutuhan informasi dapat diperoleh dengan
cara pemungutan suara peserta.
b. Menetapkan tanggal, waktu dan tempat rapat satu hari sebelum tanggal
pelaksanaan.
c. Rencanakan rapat dan konferensi sejauh mungkin terutama konferensi besar dan
rapat resmi lainnya.
d. Tunjukkan pendekatan yang panjang sebelum rapat, sehingga para peserta dapat
merencanakan jadwal.
e. Siapkan daftar kegiatan secara lengkap sebelum, selama, sesudah rapat. Pastikan
semua hal penting terjaga.
3.
Pertemuan tiga orang atau lebih pada dua lokasi dengan menggunakan peralatan
telekomunikasi disebut...
a. Pertemuan
b. Konferensi jarak jauh
c. Rapat resmi
d. Konferensi jarak dekat
e. Rapat mingguan
4. Konferensi video mempunyai dua dasar pillihan bisnis, yaitu...
a. Studi Konferensi Umum dan Studi Konferensi Khusus
b. Studi Konferensi Khusus dan Studi Konferensi Rahasia
c. Studi Konferensi Biasa dan Studi Konferensi Umum
d. Studi Konferensi Swasta dan Studi Konferensi Rahasia
e. Studi Konferensi Umum dan Studi Konferensi Swasta
5. Kelemahan konferensi jarak jauh adalah...
a. Meningkatkan produktivitas untuk berbagi dokumen
b. Menghemat waktu
21
KESEKRETARISAN
c. Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan yang
mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki konferensi video
d. Menghemat biaya
e. Semua benar
6. Dalam melakukan konferensi video, ada beberapa hal yang harus diperhatikan salah
satunya adalah bahasa tubuh, maksudnya adalah...
a. Pastikan Anda dan kolega secara langsung saling bertatap mata ketika sedang
berbicara.
b. Ketika rapat dengan menggunakan perangkat mobile, pastikan lokasi anda cocok
untuk melakukan konferensi video.
c. Pastikan Anda memberikan penjelasan yang mudah, sehingga rekan-rekan Anda
dan pelanggan dapat memahaminya dengan cepat dan mudah dalam undangan
tersebut.
d. Jika Anda menggunakan konferensi video dari rumah, periksalah latar belakang
e. Gerakan non-verbal/bahasa tubuh sering terjadi saat rapat berlangsung. Jadi,
dalam konferensi video hati – hati dalam mengkomunikasikan bahasa tubuh.
7. Konferensi yang dilakukan dengan menggunakan komputer yang telah terhubung
dengan saluran telepon yang juga telah terhubung dengan saluran telepon yang juga
telah dihubungkan dengan modern disebut konferensi...
a. Komputer
b. Audio
c. Video
d. Audio – Komputer
e. Video Eleketronik
8. Untuk rapat yang resmi yang melibatkan orang luar perusahaan atau organisasi,
pemberitahuan rapat dilakukan melalui...
a. Telepon, Memo, Surat
b. Surat, Telepon, Pengumuman
c. Surat, Kartu Pos, Pengumuman d. Kartu Pos. Telepon, Memo
e. Pengumuman, Telepon, Kartu Pos
9. Manakah susunan memo yang benar...
a. Isi memo, tanggal, judul memo, kepala memo, penerima dan pemberi, perihal,
identitas pemberi memo
b. Kepala memo, judul memo, penerima dan pemberi, perihal, isi memo, tanggal,
identitas pemberi memo
c. Tanggal, judul memo, perihal, isi, identitas pemberi memo, penerima dan pemberi
d. Identitas pemberi memo, tanggal, isi, penerima dan pemberi, kop memo, judul,
perihal
e. Identitas, tanggal, isi, perihal, penerima dan pemberi, judul memo, kop memo
10. Berikut ini adalah daftar kegiatan hari rapat, kecuali...
a. Memeriksa ruangan rapat
b. Memeriksa pengaturan dan penyegaran
c. Memeriksa audio visual
22
KESEKRETARISAN
d. Memeriksa kursi dan alat tulis yang memadai
e. Mengetik dan membuat catatan rapat
11. Pemberitahuan rapat seharusnya berisi tentang informasi yang penting, seperti...
a. Komisi atau grup yang diundang
b. Siapa yang diharapkan datang
c. Kapan direncanakan dan dimana rapat dilakukan
d. Mengapa rapat dilakukan
e. Semua benar
12. Daftar garis besar acara yang akan disajikan didalam pertemuan disebut...
a. Activities list
c. Memo
b. Kesimpulan
d. Memorandum
e. Agenda
13. Keuntungan konferensi jarak jauh, kecuali...
a. Memakan biaya mahal
b. Menghemat waktu dan biaya perjalanan
c. Menghemat ruang dan konsumsi d. Tidak perlu menyediakan ruangan
e. Semua benar
14. Dibawah ini, manakah yang merupakan komponen pada video output dalam
konferensi video...
a. LAN, Internet, Mikrofon
b. Pengeras suara, Monitor Komputer
c. Kamera Video, Mikrofon Televisi
d. Monitor Komputer, Televisi atau Proyektor
e. Mikrofon, Pengeras Suara, LAN
15. Kesimpulan suatu pertemuan harus mengandung hal – hal dibawah ini, diantaranya...
a. Waktu dan biaya perjalanan
c. Ruang dan konsumsi
b. Agenda
d. Nama grup, komite atau organisasi
e. Pengaturan dan penyegaran rapat
23
KESEKRETARISAN
SOAL ESSAY
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Sebutkan petunjuk rapat eksekutif!
Sebutkan daftar kegiatan rapat dan konferensi!
Tuliskan hal – hal dalam kesimpulan suatu pertemuan!
Buatlah contoh memo rapat!
Sebutkan bentuk – bentuk yang paling umum dari konferensi jarak jauh!
Tuliskan kelebihan dan kekurangan konferensi video!
Sebutkan hal – hal yang harus diperhatikan ketika sedang melakukan konferensi
video!
8. Gambarkan secara sederhana ruangan konferensi video!
9. Buatlah sebuah contoh agenda rapat!
10. Sebutkan komponen yang dibutuhkan pada sistem konferensi video!
KUNCI JAWABAN
A. PILIHAN GANDA
24
KESEKRETARISAN
DAFTAR PUSTAKA
25
KESEKRETARISAN
Ponco Dewi K,MM.Dra.Rr. Modul Kesekretarisan. 2015. Jakarta : Universitas
Negeri Jakarta
Amsyah, Zulkifli.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia
Dewi, Yunitasari Shinta. Bekerja Sebagai Sekretaris. 2005. Jakarta: Esensi
Arifin, Zaenal dan Mustakim. Bahasa Indonesia Sebagai Sekretaris. 2005.
Jakarta: Grasindo
Dwiantara, Lukas dan Sumarto, Rumsari Hadi. Sekretaris Profesional.
2000. Jakarta: Kanisius
26
KESEKRETARISAN