Praktek kesekretarisan
PERTEMUAN I
Nomor :
(Number)
Kartu Tamu
(Visitor Card)
1. Nama (name)
: ………………………………………………………
2. Pekerjaan (occupation)
: ………………………………………………………
3. Alamat (address)
: ……………………………………………………...
4. Telepon (telephone)
: ………………………………………………………
5. Keinginan (want to see)
: ……………………………………………………..
6. Tentang/hal (subject)
: ……………………………………………………..
………………., …………….., 200….
Tanda tangan (signature)
Catatan (notes)
Selesai pukul (finish at)
Tanda tangan (signature)
(………………………………………..)
: ……………………………………..
: ……………………………………...
: ………………………………………
CATATAN PENERIMAAN TAMU
( Visitor Register)
Tanggal Masuk pukul Paraf Keluar pukul Paraf
(Date) (In : AM/PM) (Sign) (Out: AM/PM) (Sign)
PERTEMUAN II
AGENDA PERJANJIAN
(Appointment Form)
Nomor (Number) :
1. Nama (Name)
:
2. Pekerjaan (Occopation)
:
3. Alamat Kantor/Rumah
:
(Office/ home address)
4. Telepon (Telephone)
:
5. Waktu Perjanjian
:
( Appointment time)
6. Perihal (subject)
:
7. Keterangan/ Lain‐lain (Notes) :
………………………, 200……
PERTEMUAN III
Untuk
Dari
Alamat kantor/rumah
Nomor telepon/ hp
:
:
:
:
Isi Berita / Pesan
Beri Tanda (X)
Yang dimaksud
Mohon ditelepon kembali
minta waktu Ingin bertemu
Akan menelepon kembali
akan datang
Tidak dapat hadir rapat
Ingin mengadakan perjanjian tanggal : ……………….
Pembatalan perjanjian
Lain‐lain : ………………,…………..,200…..
Jam : …………………….
Diterima oleh
(
)
PERTEMUAN IV
JADWAL ACARA KEGIATAN HARIAN
R
S
S
M
Senin
20….
4
3
2
1
10 11
9
8
15 16 17 18
2 Februari
22 23 24 25
08.00
09.00
10.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
K
5
12
19
26
S
7
14
21
28
J
6
13
20
27
JADWAL ACARA KEGIATAN MINGGUAN
NO
HARI
TANGGAL
1
Senin
Tgl
2
3
4
5
6
Selasa
Tgl
Rabu
Tgl
Kamis
Tgl
Jumat
Tgl
Sabtu
Tgl
ACARA/ KEGIATAN
JAM
TEMPAT
KETERANGAN
JADWAL KEGIATAN BULANAN
November 200…
Minggu
1
8
15
22
Senin
2
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Sabtu
3
4
5
6
7
9
10
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
23
24
25
26
27
28
PERTEMUAN V
PERUSAHAAN PT. ABCD
JL. ……………… No. ……….. Tlp. …………
Surat Edaran Undangan
Nomor : …………….
Diharapkan kehadiran Bapak/ Ibu/ Saudara yang namanya tersebut dibawah ini.
Untuk dapat hadir pada rapat/ pertemuan, yang rencananya akan diadakan pada :
Hari
:
……………………………………………………………………………………………………..
Tanggal
:
……………………………………………………………………………………………………..
Waktu
:
………………………………………………………………………………………………………
Tempat
:
………………………………………………………………………………………………………
Alamat
:
……………………………………………………………………………………………………..
Acara
:
……………………………………………………………………………………………………..
Nomor
Nama
Jabatan Tanda tangan
Keterangan
…………………,…………,200….
(………………………….)
PERTEMUAN VI
PENGENDALIAN PERENCANAAN KERJA
TAHUN / BULAN
NO KEGIATAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
PERTEMUAN VII
PENGENDALIAN
PENGOLAHAN
Nomor Agenda :
Tanggal Penerimaan :
Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Dari :
Kepada :
Perihal :
Lampiran :
Diteruskan kepada :
Paraf
P2SPM
Bendaharawan
Sekretaris
Koord. Perencanaan
Koord. Pengawasan
Kembali ke unit Tata Usaha
Tanggal :
Kode Masalah : Indeks :
Kode Tunjuk Silang :
Jadwal Retensi :
Tanggal
UJIAN
UJIAN
TENGAH SEMESTER
TENGAH SEMESTER
PERTEMUAN 9
Nomor : …………
(Number)
KARTU TAMU
(Visitor Card)
1.
2.
3.
4.
5.
6
6.
Nama (Name)
Pekerjaan (Occupation)
Alamat (Addess)
Telepon (Telephone)
Keinginan (want to see)
Tentang /Hal (subject)
: …………………………………………………………………………………………………
: ………………………………………………………………………………………………...
: ……………………………………………………………………………………………......
: ……………………………………………………………………………………………......
: ………………………………………………………………………………………………..
: ………………………………………………………………………………………………..
………………………….., ……………………......., 200…………
Tanda Tangan (Signature)
(…………………………………………..)
Catatan (Notes)
: ………………………………………….
Selesai pukul (Finish at) : ……………………………………........
Tanda
d tangan (Signature):
(
) ……………………………………….....
CATATAN PENERIMAAN TAMU
(Visitor Registrer)
Tanggal
(Date)
Masuk Pukul
(in : AM/PM)
Paraf
(Sign)
Keluar Pukul
(Out : AM/PM)
Paraf
(Sign)
AGENDA PERJANJIAN
(Appointment Form)
Nomor (Number) :
1. Nama (Name)
2. Pekerjaan (Occupation)
3. Alamat Kantor/Rumah
(Office/Home Address)
4 Telepon
4.
T l
(T l h
(Telephone)
)
5. Waktu Perjanjian
(Appointment time)
4. Tempat
p ((Place))
5. Perihal (Subject)
6. Keterangan/Lain‐lain (notes)
:
:
:
:
:
:
:
:
……………………….., 200………..
200
(………………………………)
KARTU PENERIMAAN TELEPON
Untuk
D i
Dari
Alamat Kantor/Rumah
Nomor Telepon/HP
:
:
:
:
Isi Berita /Pesan
Beri Tanda (X)
yang dimaksud
Mohon Ditelepon
Kembali
Minta waktu/
Ingin Bertemu
Akan Datang
Akan Menelepon
Kembali
Ingin Mengadakan
Perjanjian
Tidak dapat Hadir Rapat
Tanggall : ………………
Pembatalan
Perjanjian
Lain‐lain :
………., ……………….20…….
Jam :
Jam. : ……………………….
Diterima Oleh,
(…………………………..)
PERTEMUAN 10
JADWAL ACARA KEGIATAN HARIAN
08.00
09.00
10.00
11.00
12 00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17 00
17.00
18.00
Senin,
20….
M
S
S
R
K
J
S
2 Februari
1
8
15
22
2
9
16
23
3
10
17
24
4
11
18
25
5
12
19
26
6
13
20
27
7
14
21
28
JADWAL ACARA KEGIATAN MINGGUAN
NO
HARI
Tanggal
1.
Senin
Tgl
2.
Selasa
Tgl
3.
Rabu
Tgl
g
4.
Kamis
Tgl
5.
Jumat
Tgl
6.
Sabtu
Tgl
7.
Minggu
T l
Tgl
ACARA/KEGIATAN
JAM
TEMPAT
KET.
JADWAL ACARA KEGIATAN MINGGUAN
Waktu
08.00
09 00
09.00
10.00
11.00
12.00
13.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
18.00
Senin
Tgl
Senin
Tgl
Senin
Tgl
Senin
Tgl
Senin
Tgl
JADWAL ACARA KEGIATAN BULANAN
F b
Februari
i 20…..
20
Minggu
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Sabtu
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
PERTEMUAN 11
PERUSAHAAN PT . ABCD
Jl
Jl. ……………… No. …. Telp. ……
N
T l
SURAT EDARAN UNDANGAN
Nomor : ……….
Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk
dapat hadir pada rapat/pertemuan, yang rencananya akan diadakan pada ;
Hari
Tanggal
Waktu
Tempat
Alamat
Acara
:
:
:
:
:
:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………................................................................................
....................................................................................................
..........................................................................
PERUSAHAAN PT . ABCD
Jl. ……………… No. …. Telp. ……
SURAT EDARAN UNDANGAN
Nomor : ……….
Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk dapat hadir pada
rapat/pertemuan yang rencananya akan diadakan pada
rapat/pertemuan,
Hari
Tanggal
gg
Waktu
Tempat
Alamat
Acara
Nomor
:
:
:
:
:
:
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………
Nama
Jabatan
Tanda Tangan
Keterangan
1.
2.
3.
…………………………, 20……
20
(…………………………….)
PERTEMUAN 12
Pengendalian Perencanaan Kerja
Tahun /Bulan :
No
Kegiatan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
CONTOH-CONTOH AMPLOP
1
2
Amplop surat niaga
Commercial
Amplop keamanan
Security
3.
4.
AmplopRekat Silang Tutup
Opened
Amplop Berjendela
Window Envelove
5
.
Amplop Berjendela Dua
Dobled Window
6.
Amplop Lapisan Sisi
Side Seams
7.
8.
Amplop Dokumen
Work Docked
9.
Amplop Katalog
Catalogue
10.
Amplop Berkancing Bertali
Button and String
Amplop gereja
Church
Amplop Berlubang dan Jepitan
Eyelet and Clasp
Amplop Film Ronsen
X-Ray
CONTOH BENTUK AMPLOP INDONESIA
Kepada
Toko Buku GRAMEDIA
Jl. Pintu Air No.4
Pasar Baru
JAKARTA
Kepada Yth.
Kepala Bagian Personalia
PT GLOBAL IMAGE
Jl. Sukacita No.7
JAKARTA
PT JAKARTA INN
Jl. Marcopolo No.67
Kebayoran Baru
JAKARTA
INDONESIA
CONTOH BENTUK AMPLOP INGGRIS
Toko Buku GRAMEDIA
4 Pintu Air
Pasar Baru
JAKARTA
The Personal Manager
PT GLOBAL IMAGE
Jl. Sukacita No.7
JAKARTA
PT JAKARTA IN
67 Marcopolo
Kebayoran Baru
JAKARTA
INDONESIA
CARA MELIPAT SURAT
1. Lipatan Baku (Standard Fold)
2. lipatan Baku Rendah (low Standard Fold)
3. lipatan akordion rendah (low accordion fold)
4. lipatan ganda sejajar (parallel double fold)
5. lipatan model Perancis (French fold)
6. lipatan Akordion (Accordion Fold)
7. lipatan Tunggal (Single Fold)
8. lipatan Baron (Baronial Fold)
PRAKTEK MENERIMA TAMU DAN MELAYANI
TAMU SERTA BERTAMU
PRAKTEK
MENERIMA
TELEPON
SERTA
BERTELEPON
MEMBUAT NOTULEN RAPAT
MENGENAL
PERABOT
KANTOR
KANTOR,
PERLENGKAPAN KANTOR DAN ALAT-ALAT YANG
PENTING BAGI SEKRETARIS
Perabot Kantor Yang di Butuhkan
Seorang Sekretaris
Meja tulis yang dilengkapi dengan laci serta kunci
Meja untuk mesin ketik diletakan sebelah kiri
Kursi yang dapat diputar dan bisa distel
Rak Buku kecil
Felling Kabinet
Bak Surat Masuk dan Keluar
Lampu meja Atau penerangan yang cukup
Perlengkapan Kantor Yang
Dibutuhkan Seorang Sekretaris
1) Kalender
K l d meja
j
2) Buku agenda harian
3) Buku
B k telepon
l
/ indeks
i d k telepon
l
4) Buku alamat disusun menurut sistem
abjad
bj d
5) Tiga map yang diberi tanda
untuk
k tindakan
d k segera
yang masih harus diselesaikan
untuk diedarkan / diketahui
6) Sumber-sumber informasi
kamus Inggris-Indonesia
buku tarif pos dan giro
peta kota-kota besar/peta Indonesia
buku petunjuk pariwisata Indonesia
j d l perusahaan
jadwal
s h
I d
Indonesia
si
almanak
7) Lembaran-lembaran / formulir kantor
formulir untuk mencatat pesanpesan telepon
formulir untuk mencatat pesan tamu
f
formulir
li pengantar
t disposisi
di
i i
formulir sistem tindak lanjut
8) Kotak kartu nama
9) Kotak tindak lanjut / trikle
memory
Perlengkapan kantor yang harus
di di k
disediakan
pita mesin tik
Peta menghapus
Alat-alat pembersih
mesin tik
Alat penyandang
naskah/copy holder
Berbgai macam
penghapus
Jepitan kertas
Jepitan dokumen tebal
Alat pembolong kertas
Alat penyapu kertas
Lem/perekat
Selotape
Doubeltipe
Penggaris
Gunting
Hakter kecil
Hekter
H kt besar
b
Atom
Alat p
pembuka surat
Gelang-gelang karet
Paku payung
Label-label
Label
label untuk amplop besar
Map gantung untuk arsip
Map-map biasa
O d berlobang
Order
b l b
d dan
dua
d tiga
ti
Tempat penyimpanan pensil, dll
Stempel
p dan bantalnya
y
Kertas kepala
k
l kualitas
k l
bond/HVS
d/
k
kuarto
Kertas kepala tipis, kualitas kulit jeruk kuarto
Lembaran
L
m
kedua kualitas kulit jjeruk kuarto
Kertas putih kuarto bond/HVS folio
Kertas memorandum kualitas bond/HVS kuarto
Kertas memorandum kualitas bond/HVS oktavo
Kertas tipis berwarna untuk tembusan tissue
kuarto dan folio
K
Kertas
k b
karbon
Buku tebal folio untuk mencatat pos masuk dan
pos
keluar,, catatan benda-benda p
Buku steno
Lembaran stensil
kuit nsi
Buku kuitansi
Buku kas bon
Formulir telegram
Berbagai macam formulir yang dicetak di atas kertas NCR.
NCR
2. Sampul surat
amplop tebal panjang putih
Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru
untuk pos udara
Amplop persegi putih tebal dan persegi tipis
Amplop besar berwarna coklat untuk mengirim
dokumen tebal
Amplop besar berwarna coklat dengan kaitannya yang
dikirim melalui pos kelas kedua
Amplop
p p berjendela
j
yang
y
g biasanya
y dipakai
p
untuk
mengirim rekening bank, faktur dan sebagainya.
Pertemuan ‐15
Pertemuan
15
• PRAKTEK MENERIMA TAMU DAN MELAYANI
TAMU SERTA BERTAMU
• PRAKTEK MENERIMA TELEPON SERTA
BERTELEPON
• MEMBUAT NOTULEN RAPAT
• MENGENAL
PERABOT
KANTOR,
PERLENGKAPAN KANTOR DAN ALAT-ALAT
YANG PENTING BAGI SEKRETARIS
UJIAN
AKHIR SEMESTER