Pengetahuan kesekretarisan

  

PERT EM U AN 1 s.d 3 PERT EM U AN 1 s.d 3

ARTI SEKRETARIS DAN

ADMINISTRASI KESEKRETARISAN

SILABUS

  Pertemuan Ke-1 Arti Sekretariat & Administrasi Kesekretariatan Arti Sekretariat & Administrasi Kesekretariatan

Sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan

  rangkaian k i kegiatan k i t penataan t t h d terhadap pekerjaan k j perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. di i d l

  

Administrasi Kesekretariatan berarti keseluruhan

  proses pelaksanaan rangkaian g kegiatan g penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. j g

  

Fungsi Sekretariat adalah satuan organisasi yang

  merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan melakukan rangkaian rangkaian kegiatan kegiatan demi demi menunjang menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat

  

ƒ ƒ Setiap rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang Setiap rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang

  dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan maka diperlukan prasarana t l h dit t k k di l k suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi y yang g benar, berdasarkan fakta y yang g dibutuhkan pimpinan dalam mengatur dan mengendalikan usahanya.

  

ƒ Informasi adalah data yang dicatat, digolong-

  g golongkan, g , disusun, , dihubung-hubungkan g g atau ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk memberitahukan suatu pengertian

  ƒ Kantor Kantor adalah tempat diselenggarakannya adalah tempat diselenggarakannya proses proses

  penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.

  ƒ Tata usaha (The Liang Gie 1982:17) adalah segenap

  rangkaian aktivita menghimpun, mencatat, mengolah, rangkaian aktivita menghimpun mencatat mengolah menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. h k j

  ƒ

  Tata usaha merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan keterangan yang disebut 6 penyediaan keterangan-keterangan yang disebut 6 pola perbuatan yaitu :

  ƒ ƒ 6 (Enam) Pola perbuatan : 6 (Enam) Pola perbuatan : 1.

  Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan g tersedianya y segala g keterangan g yang belum ada akhirnya siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan

  2 2.

  Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan pelpagai peralatan tulis, keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan

3. Mengolah adalah bermacam-macam kegiatan

  mengerjakan mengerjakan keterangan-keterangan keterangan keterangan dengan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

  4.

  4 Menggandakan Menggandakan adalah adalah kegiatan kegiatan memperbanyak dengan cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan sebanyak jumlah yang diperlukan

  5. Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu g g pihak kepihak lain

  

6. Menyimpan adalah kegiatan menaruh

dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman

  

Rua ng lingk up k e gia t a n

k e se k re t a ria t a n k e se k re t a ria t a n

ƒ Kegiatan di bidang sekretariat yaitu

  menyelenggarakan : menyelenggarakan : 1.

  Pembinaan ketata-usahaan, berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat, yang meliputi : pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan surat/warkat.

  2.

  2 Tata hubungan, baik secara intern maupun extern Tata hubungan baik secara intern maupun extern

  (hubungan masyarakat)

  3. Kepaniteraan rapat-rapat 4.

  Hal-hal yang bersifat rahasia

  

5. Pengaturan penerimaan tamu/kunjungan-kunjungan

  6.

  6. Tugas tugas bantuan lain yang bersifat menunjang Tugas-tugas bantuan lain yang bersifat menunjang

  pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas-fasilitas (khususnya mengkoordinasi pelaksanaan tugas pokok organisasi). pelaksanaan tugas pokok organisasi)

  Tujuan Administrasi Kesekretariatan Tujuan Administrasi Kesekretariatan

  

1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi

  baik intern maupun extern

  2. Mengamankan kerahasiaan perusahaan/organisasi 3.

  Mengelola dan memlihara seluruh dokumen perusahaan berguna untuk pelaksanaan fungsi perusahaan berguna untuk pelaksanaan fungsi manajemen

  ƒ Fungsi Administrasi Kesekretariatan Fungsi Administrasi Kesekretariatan meliputi : 1.

  1 Mengadakan pencatatan (recording) yang M d k t t ( di ) digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi.

  2.

  2 Alat pelaksanaan pusat ketatausahaan Alat pelaksanaan pusat ketatausahaan 3.

  Alat komunikasi perusahaan 4.

  4 Alat pelaksana pemegang perusahaan Alat pelaksana pemegang perusahaan 5.

  Pusat dokumentasi

  Pertemuan ke-2 Arti Sekretaris dan Kesekretarisan Arti Sekretaris dan Kesekretarisan

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang

  pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

  

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang

  melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

  

Menurut Prajudi j Atmosudirdjo j ( (1982: 63) )

mengatakan bahwa istilah sekretaris berasal dari

istilah asing yang di indonesiakan.

  

Bahasa Latin “ Secretum” yang berarti “Rahasia”

Bahasa Belanda “ Sekretaries” dan dalam

Bahasa inggrisnya “Secretary”.

  

Pengertian istilah tsb adalah “ seorang

sekretaris dituntut untuk mampu menyimpan

rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya “ .

  Definisi sekretaris : • 1.

  Menurut Betty Hutchinsons and Carol Milano (dalam Ursula Ernawati, 2004:1) seorang sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai profesional diharapkan seorang profesional Sebagai profesional diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

2. Profesional Secretaries Internasional (PSI) (dalam

  Ursula Ernawati, 2004:2) berpendapat bahwa seorang Ursula Ernawati 2004:2) berpendapat bahwa seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima i tanggung t jawab j b t tanpa diarahkan di hk atau t diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai ruang lingkup wewenag g p g g p g tugasnya.

  Kedudukan dan Peran Sekretaris

  Pendapat Louis C. Nanassy and william Selden (1960:184) sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya.

  Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang i t h l k i t k ik i baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

  

Ruang Lingkup, Tugas dan

Fungsi Sekretaris F i S k t i A.

  A.

  Ruang Lingkup Ruang Lingkup ƒ

  Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. pendistribusian dan penyimpanan

  ƒ Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern. p

  ƒ Menyelenggarakan rapat-rapat. ƒ

  Menyelenggarakan y gg pengaturan g penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan ugas d s a ese e a a a

  z Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. z z

  Mengamankan rahasia perusahaan / Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi z

  Mengelola dan memelihara dokumentasi M l l d lih d k t i perusahaan atau organisasi yang berguna b bagi b i kelancaran k l fungsi f i manajemen (POAC). C C . Fungsi Fungsi z

  Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen z z

  Sebagai alat pelaksana pusat Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. z

  Sebagai S b i alat l komunikasi k ik i organisasi / perusahaan g p z

  Sebagai pusat dokumentasi

  

Kedudukan Sekretaris dalam Kedudukan Sekretaris dalam

Organisasi

Peran Strategis g Peran Teknis Peran Pendukung Peran Pendukung

  Kualifikasi / Syarat syarat Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris a.

  a.

  Syarat Pengetahuan Syarat Pengetahuan b. Syarat Keterampilan c. Syarat Kepribadian Syarat Kepribadian

  

Pertemuan Ke-3

Ruang Lingkup Sekretaris Ruang Lingkup Sekretaris

  Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan g g p p dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.

  Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti : kantor seperti :

  a. Menerima tamu

  b. Menerima telepon p

  c. Mengambil dikte dan melatinkan d.

  Menyimpan surat y

  

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan

bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang

sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang

usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya

direktur dari perusahaan percetakan akan

berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

  

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris

dik l dikelompokkan : kk a.

  Tugas-tugas yang bersifat rutin

  b. b Tugas-tugas khusus Tugas tugas khusus c.

  Tugas-tugas yang bersifat kreatif

  d. d Melakukan hubungan dan kerja sama Melakukan hubungan dan kerja sama a) Tugas-tugas yang bersifat rutin meliputi :

  1. Menyususn/ membuat surat (korespondensi) 2.

  Menata arsip (kearsipan)

  3 M d d lik t

  3. Mengurus dan mengendalikan surat

  4. Menerima dan melayani tamu serta bertamu

  5 Menerima dan melayani telpon serta menelpon

  5. Menerima dan melayani telpon serta menelpon

  6. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan 7.

  Mempersiapakan pembuatan laporan p p p p

b) Tugas melaksanakan instruksi (Tugas Khusus)

  meliputi :

  

1. Mempersiapkan rapat dan membuat notulen/risalah

  rapat

  2 Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan (sesuai

  

2. Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan (sesuai

  C) Tugas yang bersifat kreatif meliputi : Tugas yang bersifat kreatif meliputi :

  C)

  1. Membuat perencanaan kerja 2.

  Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil p j p g g (petty cash)

  

3. Mempelajari pengetahuan tentang Buku Kas Kecil

  (petty cash) (petty cash)

  4. Pemantapan kepribadian 5.

  5 Effisiensi kerja Effisiensi kerja 6.

  Pengembangan diri sekretaris

  7. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan y p p p g p

  alat-alat penting bagi sekretaris 8. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids (alat bantu peraga) visual aids (alat bantu peraga)

  

Seorang sekretaris harus selalu berusaha

untuk mencari cara-cara yang baik untuk untuk mencari cara-cara yang baik untuk

menumbuhkan hubungan dan kerja sama

yang yang baik baik antara antara sekretaris sekretaris dengan dengan

pimpinannya dalam batas-batas

kedinasan. kedinasan

PENGEMBANGAN DIRI

  Arti dan Pentingnya Pengembangan Pengembangan Pengembangan sekretaris sekretaris dalam dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :

1. Pre Service Training

  Adalah latihan yang diberikan pada waktu Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi : tertentu, yang meliputi : a.

  Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.

  b.

  Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat g p p sekretaris bekerja.

  2. In Service Training Yaitu latihan yang dilakukan pada saat

sekretaris sedang menduduki jabatannya.

  B. Tujuan Pengembangan Sekretaris Adapun tujuan pengembangan dan p j p g g

latihan sekretaris pada dasarnya untuk

memperoleh 3 hal : p

  1. Menambah pengetahuan

  2 Menambah keterampilan 2.

  Menambah keterampilan 3. Merubah sikap C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan g g Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung , p y g g kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bid k k t i it bidang kesekretarisan, yaitu :

1. Kemampuan untuk dapat

  j k b mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.

  K ib di ik 2. Kepribadian yang menarik 3.

  Kemauan untuk bekerja.

  

TUGAS – TUGAS SEKRETARIS

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan

kedalam 8 macam yaitu : kedalam 8 macam yaitu :

  Tugas-tugas Rutin Tugas-tugas Khusus Tugas-tugas Khusus Tugas-tugas Istimewa Tugas tugas Resepsionis Tugas-tugas Resepsionis Tugas Keuangan Tugas Sosial Tugas Sosial Tugas Insidental Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting g g

  PRINSIP TERPENTING PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS “ Tutup Mulut Rapat – Rapat Tutup Mulut Rapat – Rapat Pasang Mata Awas – Awas

Buka Telinga Lebar – Lebar”

  

SEKRETARIS HARUS SEKRETARIS HARUS

MAMPU :

Membagi waktu kerja dengan keluarga

Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / Menjadi ujung tombak dalam perusahaan /

organisasi

Menentukan arah dan tujuan perusahaan /

organisasi Pandai menyimpan rahasia Siap full kontek dan ready to fight in every Si f ll k t k d d t fi ht i moument Dan lain-lain Dan lain-lain

  

Mempersiapkan & Membuat Mempersiapkan & Membuat

Risalah rapat Tugas Pokok Sekretaris :

  Membantu pimpinan

• Menyiapkan agenda rapat

  Menyusun administrasi / pembukuan Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan Mengatur daftar kegiatan perusahaan / Mengatur daftar kegiatan perusahaan /

• organisasi

  HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :

Memberikan kesempatan bukan kepada

y yang berhak g

Memberikan informasi perusahaan /

organisasi kepada yang bukan haknya g p y g y

Watak keras kepala dan menang sendiri

Jangan mudah terpengaruh oleh orang Jangan mudah terpengaruh oleh orang

lain Dan lain sebagainya Dan lain sebagainya

YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT

  

Merupakan M k suatu t pembahasan b h untuk t k

merumuskan jalan keluar dalam menghadapi

masalah masalah

Pertemuan yang sudah diagendakan

(dijadwal) untuk membahas permasalahan

dan memutuskan cara yang akan ditempuh

Kegiatan yang sudah terperinci agendanya

dalam kerangka pembahasan masalah yang dalam kerangka pembahasan masalah yang

dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang

akan dihadapi dan lain sebagainya. p g y

MACAM-MACAM FORMASI RAPAT

  

Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf B t k h f U P t b t k h f

“U” dengan posisi pimpinan rapat berada di

barisan paling depan barisan paling depan

Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan

pimpinan tinggal berada di barisan paling

depan

Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat

membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan membentuk huruf T dengan posisi pimpinan

berada di depan Dan lain sebagainya Dan lain sebagainya

CARA PENJELASAN MAERI DALAM RAPAT DALAM RAPAT

  Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu p oleh diri sendiri

Menggunakan bahasa yang mudah dipahami

oleh peserta rapat l h

Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai

dengan tiap pokok pembahasan rapat dengan tiap pokok pembahasan rapat

Memunculkan karakter yang bisa dijadikan

sebaga c sebagai ciri khas as

Materi disampaikan secara singkat, padat

dan jelas.

  Dan lain sebagainya

CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT KEPUTUSAN DALAM RAPAT

  

Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang

akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta p p rapat

  

Votting : Artinya keputusan yang akan diambil

b d berdasrkan dengan suara terbanyak k d t b k Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya b i

  PRI N SI P DALAM RAPAT PRI N SI P DALAM RAPAT

“Setiap Keputusan yang Akan Diambil

adalah adalah Merupakan Merupakan Kunci Kunci Keberhasilan pada Masa yang Akan Datang Datang”

  

SIFAT PIMPINAN RAPAT

HARUS MEMEGANG PRINSIP :

Serius tapi santai Menyesuaikan dengan situasi dan Menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada Harus bisa meyakinkan peserta rapat Harus bisa meyakinkan peserta rapat dan jangan sampai terpengaruh Waktu adalah nyawa yang harus W kt d l h h dimanfaatkan dengan baik

  

MENANGANI KEGIATAN HUMAS

DAN KEPROTOKOLAN

A. A

  Memahami Fungsi dan Peranan Humas Memahami F ngsi dan Peranan H mas (Public Relation) Istilah Istilah yang yang sering sering digunakan digunakan dalam dalam

hubungan masyarakat (Public Relation) :

  1 Komunikasi

  1. Komunikasi

  2. Media Komunikasi

  3 Public

  3. Public

  4. Peristiwa public Fungsi Public Relation Fungsi Public Relation Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi masyarakat; masyarakat; Memberikan nasihat tentang sesuatu yang sebaiknya dikehendaki oleh public; sebaiknya dikehendaki oleh public; Mengusahakan hubungan yang memuaskan

antara public dengan petugas pemerintah; p g p g p ;

Memberikan penerangan atau penjelasan tentang g lingkup g p kerja j suatu Dinas Pemerintah.

  B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas B b Beberapa hal h l yang harus h diperhatikan di h tik seorang sekretaris antara lain :

  9

  9 Keterampilan kesekretarisan; Keterampilan kesekretarisan;

  9 Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis; g ;

  9 Ingatan yang baik;

  9 Memperluas wawasan;

  9 Ketelitian;

  9 Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan;

  9 Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna. sempurna C. Penampilan Diri Sekretaris p

Kriteria umum seseorang untuk dapat

mengembangkan kepribadiannya : mengembangkan kepribadiannya : 1.

  Mampu mengaktualisasikan diri;

M lih t bj ktif

  2. Mampu melihat secara objektif; 3.

  Memiliki pandangan hidup; 4. Menghargai orang lain;

  5 Peka akan tujuan; 5.

  Peka akan tujuan; 6. Memiliki rasa humor. D Sik b h b d

  

D. Sikap yang berhubungan dengan

Kepribadian

  1. Handal; 2.

  Jujur; j 3. Ketekunan dan kerajinan;

  4 Sikap membawa diri; 4.

  Sikap membawa diri; 5. Pandai menyesuaikan diri; 6. Memperhatikan dan menjaga kerapian diri.

  

Pertemuan ke 5 s.d 6 Pertemuan ke 5 s.d 6

Menerima dan Melayani Tamu

Serta Bertamu

  

Menerima dan Melayani Tamu

Serta  Bertamu

• Syarat Penting Penerima Tamu : Syarat Penting Penerima Tamu :

  1. Sopan dan ramah 2.

  2 Berkepribadian menarik Berkepribadian menarik

  3. Bijaksana dan cerdas

  

4. Mempunyai Mempunyai pengetahuan pengetahuan tentang tentang struktur struktur

organisasi yang berangkutan serta hal ‐hal pokok tentang kantor dimana bekerja. g j

  4

  Sikap  Sekretaris Dalam Melayani Tamu

• Aturan ‐aturan dalam melayani tamu

  1. Berpenampilan  rapih, bersih dan segar

  2. Berperilaku  sopan dan ramah

  3. Ekspresi  wajah yang hangat, namun meyakinkan

  4 Menghafal nama tamu

  4. Menghafal  nama tamu

  5. Senang  bergaul dan luwes

  6. Menjadi  pendengar yang baik

  7 M j ik t b h tid k l k k k bi

  7. Menjaga  sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasan‐ kebiasaan

   jelek seperti : menggigit kuku, memegang dagu

  8. Berlaku  sopan dan hormat kepada tamu h k

  9. Penuh  semangat kerja

  10. Pakailah  nada suara yang enak dan jelas y g j

  11. Senantiasa  bersikap tenang

  13. Menangani g  tamu yang complain secara profesional    y g p p

  14. Duduk  pada posisi yang memungkinkan dapat  melihat  orang yang masuk ruangan  g y g g

  15. Jangan  menginterupsi pembicaraan tamu

  16. Tulus 6. u us da a e aya ta u  dalam melayani tamu

  17. Apabila  sekretaris tidak dapat segera melayani  tamu, , p  beritahukan kepada tamu bahwa ia akan  dilayani  sesaat lagi

  Hal ‐hal yang harus dihindari sekretaris

  1. Mengobrol  terus menerus

  2. Berbicara  dan tertawa terlalu keras

  3. Duduk  di atas meja

  4. Melepas  sepatu

  5. Memotong  kuku

  6. Mengorek  hidung, gigi dan telinga

  

7. Menambah  lipstik, bedak dan menyisir rambut

  8. Menelpon  berlama‐lama

  9. Mengintip  atau mencuri dengar

  

10. Mengadakan  transaksi jual beli barang pribadi

  Catatan  Identitas Tamu

• • Catatan mengenai identitas dan kepribadian

  tamu, penting untuk diketahui, tujuannya tamu, penting untuk diketahui, tujuannya untuk menghindari kemungkinkanan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu. keinginan terselubung dari seorang tamu.
• Buat Kartu Tamu dan Lihat Contoh.

  

Menyapa  Tamu (Greetings)

atau   Pelayana Terhadap Tamu

  Memberikan pelayanan terhadap tamu, merupakan hal yang harus

• dilakukan sekretaris.

• • Menyapa (Greetings) yang harus dilakukan sekretaris saat bertatap

  muka dengan tamu adalah

  1. Sopan dan ramah

  2. Tersenyum

  3. Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu : Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu : Pagi : 08.00 s.d 11.00 WIB

  3

• Siang : 11.00 s.d 15.00 WIB
• Sore S : 15.00 s.d 18.00 WIB 15 00 d 18 00 WIB Malam : 18.00 s.d 24.00 WIB

  Jenis ‐jenis Tamu ;

  Tamu yang berkunjung kepada pimpinan dapat dibedakan menjadi ;

  1 Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu tersebut Tamu dengan perjanjian sebelumnya artinya tamu tersebut adalah tamu yang diharapkan Beberapa hal yang terkait dengan tindakan sekretaris pada waktu menerima tamu : kt i t Bila sekretaris berhadapan dengan dua tamu sekligus yang

  1.

• sedang menunggu, tidak perlu saling diperkenalkan
• Sekretaris perlu berhati ‐hati dalam percakapan dengan tamunya (jangan membicarakan masalah politik, agama, dan uang) baik dalam kantor maupun dalam masyarakat. uang) baik dalam kantor maupun dalam masyarakat.

  

4. Menyapa dengan sebutan Bapak/Ibu/Tuan/Nyonya, jangan memakai

sebutan Tante/Om/Mba/Teteh/AA b T /O /Mb /T h/AA

  5. Bila tamu tersebut sudah dikenal harus disebutkan namanya

  

6. Dalam pembicaraan dengan tamu, dapat menjaga diri dan mengerti

tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan

  

7. Mengarahkan para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan

membantu pimpinan dalam membuat perjanjian dengan tamu

  

8. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan

dengan baik dan jangan menyinggung perasaan tamu

  9. Usahakan agar tamu merasa senang g g ( (comportable) apabila tamu p ) p terpaksa harus menunggu, dan sediakan bahan bacaan (koran, majalah dll) di ruang tamu.

  10. Kemudian tanyakan keperluan tamu dan mempersilahkan mengisi buku y p p g tamu atau kartu tamu

• Buku tamu dan Kartu tamu seperti contoh.

  Apabila pimpinan Apabila pimpinan memperkenalkan sekretaris kepada memperkenalkan sekretaris kepada

• tamunya, maka sekretaris cukup mengatakan “ Apa kabarb Bapak X ?”. Sekretaris tidak perlu berdiri sewaktu diperkenalkan diperkenalkan
• Apabila sekretaris perlu membantu pimpinan untuk mengakhiri suatu pertemuan maka dapat dipilih salah satu misalnya ; misalnya ; Berikan kartu nama atau nama tamu ditik dikertas dan beri
• keterangan bahwa tamu selanjutnya sudah tiba (sekretaris tidak mengatakan apa id k k )

  ‐apa)

• Masuk dan temui pimpinan dengan mengatakan “Maaf Pak, tamu dengan perjanjian pada jam ….. Telah tiba. Berapa lama lagi Bapak dapat menerimanya ?”. Menelpon pimpinan, apabila pimpinan tidak ingin menemui
• tamunya. tamunya.

  2. Tamu tanpa perjanjian ada beberapa kemungkinan tamu yang datang, tanpa perjanjian yaitu :

• I Ia adalah teman atau keluarga pimpinan (sampaikan kepada d l h t t k l i i ( ik k d pimpinan dan bila pimpinan bersedia dan siap menemuinya antarkan atau persilahkan tamu menemui pimpinan) Ia adalah salesman yang ingin menawarkan produk (dalam
• hal ini sekretaris harus memutuskan tamu tersebut untuk dislurkan atau ditangani) dislurkan atau ditangani) Ia adalah tamu yang bermaksud untuk meminta sumbangan
• (sebaiknya tamu disuruh mengisi formulir yang memuat : nama, alamat, instansi, maksud sumbangan, disalurkan kepada siapa).

  Apabila perusahaan Anda memiliki petugas yang menangani sumbangan,

• maka hubungi bagian yang terkait. Sedangkan bila tidak ada petugas khusus maka sekretaris yang harus menghadapinya. Bila perusahaan Anda sudah tidak memiliki dana/anggaran untuk
• sumbangan maka katakan dengan terus terang dan sopan bahwa saat ini tidak memungkinkan untuk menyumbang

• • Ada kemungkinan ia berlaku tidak sopan dan marah, tetapi sekretaris

  harus menghadapinya dengan tenang, jangan terpancing.
• Sebaiknya setiap perusahaan memuliki dana/anggran untuk sumbangan y p p

  / gg g sebagai bentuk kepedulian sosial.

  Ia adalah relasi atau tamu rutin.

• tamu jenis ini biasanya setiap saat dapat diterima pimpinan, kecuali bila tamu jenis ini biasanya setiap saat dapat diterima pimpinan, kecuali bila sedang ada tamu yang lain.

  Hal Hal yang yang harus harus dipahami dipahami sekretaris sekretaris karena karena

• pimpinan tidak mungkin setiap saat dan terus menerus menerima tamu maka ; menerus menerima tamu maka ;

1. Tamu tertentu dapat disalurkan ke pejabat lain 2.

  

2 Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan

harus diberi penjelasan secara baik dan enak oleh sekretaris agar tidak marah dan tersinggung g gg g

  

3. Tamu yang dapat menemui pimpinan pada waktu

lain maka sekretaris segera membuatkan perjanjian tamunya.

  Melayani  Tamu Asing

  Beberapa hal yang dapat digunakan untuk melayani tamu

• asing yang baru dikenal ;

  1. Lebih baik berlaku formal daripada terlalu akrab

  2. Berbicara secara jelas dan perlahan

  3. Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat f k l h l d ‐ rapat yang akan diadakan

  4. Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh tamu bila ia menemui hambatan atau kesulitan

  4.

  5. Bila perlu sertakan petunjuk jalan atau penerjemah

  Pemberian  Bingkisan Untuk Tamu Bisnis Asing

  Pemberian bingkisan untuk tamu asing harus dilakukan dengan hati ‐hati dan disampaikan pada saat yang tepat.

  Hal yang perlu dipertimbangkan bingkisan untuk tamu asing

a) Bingkisan untuk tamu Eropa

  Bila pertemuan diadakan di rumah pribadi seseorang, maka dapat

• diberikan bingkisan berupa barang kerajinan perak
• Minuman beralkohol (liquors) dan coklat sangat disukai
• Bingkisan di kemas secara ssederhan (sertakan kartu ucapan) g
• Bila pertemuan diadakan di rumah pribadi seseorang maka dapat

  p

• • Jangan memeberikan parfum untuk istri si tamu, kecuali atas

  permintaan khusus si tamu

• • Hati ‐hati dengan pemberian bingkisan bunga karena mengandung

  berbagai makna, seperti bunga mawar bagi orang Jerman adalah untuk berbagai makna seperti bunga mawar bagi orang Jerman adalah untuk kekasih.

  b)

b) Bingkisan untuk tamu Arab Bingkisan untuk tamu Arab

  pemberian bingkisan jangan dilakukan di awal pertemuan, berikan saat

• tepat, yaitu pada saat ada beberapa tamu lain yang juga hadir, sehingga menghindarkan kesan bahwa dengan memberi bingkisan adalah menghindarkan kesan bahwa dengan memberi bingkisan adalah menyuap

  ‐anak, jangan berikan • B8ingkisan dapat berupa barang untuk anak bingkisan untuk istrinya bingkisan untuk istrinya

• Orang Arab sangat menyukai produk Amerika dan German Buku ‐buku yang dapat dimanfaatkan di kantor sangat cocok diberikan • Hati
>karena ada yang haram dan ada yang bermakan kurang baik
• Jangan memeberikan bingkisan minuman beralkohol

  / ‐hati bila memberikan bingkisan berupa/bergambar binatang,

  (Singapure,Hongkong,

c) Bingkisan untuk tamu Chinese

  Taiwan, China daratan secara umum memiliki kesamaan budaya) budaya) hal yang perlu diperhatikan dalam pemeberian bingkisan yaitu :

• Bingkisan dapat disampaikan pada saat akhir pembicaraan (saat jamuan makan malam)

  Jangan berikan bingkisan berupa uang Jangan berikan bingkisan berupa uang

• Jangan berikan barang yang anaeh ‐aneh Barang barang yang dicetak dengan nama perusahaan Barang ‐barang yang dicetak dengan nama perusahaan
• sangat cocok untuk dijadikan bingkisan

d) Bingkisan Bingkisan Untuk Tamu dari Amerika Serikat  Untuk Tamu dari Amerika Serikat

  d)

  dunia usaha Amerika tunduk dan taat pada aturan yang mengikat. Ada perusahaan yang secara jelas mengatakan tidak memperkenankan penerimaan hadiah/bingkisan dalam bentuk apapun (hadiah sering dianggap usaha menyuap) y p)

• Bingkisan yang mungkin dapat diberikan adalah barang ‐ barang promosi dari perusahaan (seperti : agenda, kalender, balpoint) k l d b l i )
• Jangan berikan hadiah uang Untuk hadiah natal dapat diberikan wine atau minuman
• beralkohol, buah
• Untuk hadiah natal dapat diberikan wine atau minuman

  ‐buahan atau kue‐kue natal e) ) Bi Bingkisan untuk tamu Amerika Latin ki t k t A ik L ti

• Diberikan setelah selesai pembicaraan bisnis Barang ‐barang untuk keperluan kerja (seperti : kalkulator sangat cocok • untuk dihadiahkan) Mainan untuk anak ‐anak juga baik untuk diberikan • Hindarkan pemberian barang ‐barang yang dapat bermakna baik
>(seperti : pisau, sapu tangan). Hindari warna ungu dan hitam melambangkan suka cita.
• Kesimpulan : maksud pemberian bingkisan adalah baik untuk mempererat tali persahabatan, namun pemberianya harus dilakukan secara hati ‐hati dan cermat, karena adanya pengaruh budaya, hukum dan kebiasaan yang berbeda dengan keadaan di Indonesia.

  Pertemuan  ke 7 s.d 9

  A. Pengertian A P i Menerima dan melayani telepon

• • Berbicara dengan menggunakan pesawat telepon adalah sesuatu Berbicara dengan menggunakan pesawat telepon adalah sesuatu

  penyampaian atau penerimaan berita dari seseorang kepada orang lain yang saling tidak bertatap muka.

• • Hal ini berarti bahwa komunikasi semata-mata malalui suara, • Hal ini berarti bahwa komunikasi semata mata malalui suara

  sehingga untuk menjelaskan sesuatu tidak dapat dengan menggunakan mimic atau ekspresi. Oleh karena itu apabila

  b bi berbicara dengan menggunakan telepon harus diperhatikan adalah : d k t l h di h tik d l h

  

1. Membiasakan diri tersenyum maktu menelepon, sebab meskipun

orang tidak melihat, tetapi jalan pikirannya bisa dirasakan, dan ini membuat perbedaan yang sangat besar. Ini menjadi kedengaran lebih menyenangkan, ramah, bersahabat, memberikan kesan bahwa benar-benar ingin membantu. g

  1. Pada waktu berbicara hendaknya menggunakan kata-kata jelas, y gg j suara tidak terlalu tinggi melengking, juga tidak terlalu lemah sehingga sulit untuk didengarkan.

  

2 Berhati-hatilah agar data kesal jangan sampai kentara pada suara

kita. Kita boleh tidak senang, boleh tergesa-gesa tetapi janganlah hal itu sampai kentara.

  

2. Berhati hatilah agar data kesal jangan sampai kentara pada suara

  3. Suara sekretaris mewakili suara pimpinan, begitu juga sikapnya k t i kili i i b it j ik mencerminkan sikap pimpinan dan perusahaan.

  3 S

  B.PERATURAN SEDERHANA DALAM MENELEPON 1. Berbicara dengan kecepatan normal.

  2. Berbicara dengan nada seperti kalau berbicara berhadapan.

  3 B bi l di d i 4. Berusaha bersikap bersahabat, sopan, ramah, dan penuh perhatian.

  3. Berbicara langsung di depan transmiter.

  5. Menggunakan bahasa yang baik.

  5. Menggunakan bahasa yang baik.

  Cara menerima telepon yang sangat efektif yaitu Cara menerima telepon yang sangat efektif yaitu : :

  1. Segera mengangkat terlambat mengangkat dan membiarkan telepon berdering, itu akan mengganggu ketenangan pimpinan telepon berdering itu akan mengganggu ketenangan pimpinan dan akan menimbulkan pertanyaan apakah sekretaris tidak ada di tempat. Walaupun sekretaris dalam keadaan sibuk, telepon yang masuk harus dilayani sebaik mungkin.

  2. Segera siap untuk mencatat segala sesuatu yang penting dalam p pembicaraan.

  

3. Berusaha mendapatkan keterangan selengkapnya dan penelepon hendaknya diingat,

apabila seseorang nampak segan untuk membeitahukan nama dan maksud apabila seseorang nampak segan untuk membeitahukan nama dan maksud menelepon, janganlah menanyakannya terus-menerus, sebab dengan mendesak demkian si penelepon semakin tidak bersedia emberikan keterangan. Mungkin sekretaris dapat memancing dengan mengatakan: “apakkah saya dapat menyampaikan pesan khusus bapak kepada Bapak pimpinan?” “apakah saya dapat mengatakan kepada Bapak pimpinan bahwa Bapak meneleon?” “apakah saya dapat membantu Bapak ? Saya sekretaris Bapa pipinan”

  

4. Mencatat pesan dari penelepon seorang sekretarisya yang efektif tidak boleh lupa

mencatat pesan yang diberikan oleh tamu maupun penelepon apabila pimpinan sedang tidak ada si tempat. Jangan sampai sekretaris memberikan keterangan yang sedang tidak ada si tempat Jangan sampai sekretaris memberikan keterangan yang hanya setengah dimengerti tentang suatu pesan, sehingga apabila pimpinan menanyakan hal itu sekretaris mengatakan : “maaf, Pak, saya kurang jelas dalam hai ini”

CARA MENCATAT PESAN

  1. Harus selalu siap dengan buku catatan pesan dan pensil, untuk mencatatnya.

  2. Kalau pimpinan tidak dapat menerima telepon, catatlah nama penelepon, nama perusahaan serta nomor telepon ditambah dengan keterangan penting.

  3. Usahakan menulis dengan teliti dalam buku catatan, kalau g , beritanya penjang catatlah dengan menggunakan steno dan kemudian diketik. kemudian diketik.

  4. Ulangi nama yang tidak dikenal kepada pembicara dengan mengeja huruf satu per satu. mengeja huruf satu per satu

  Identifikasi Diri

• • perkataan pertama kali yang dapat diucapkan oleh sekretaris apabila ia

  mengangkat telepon adalah menyebutkan nama instansinya, nomor pesawatnya, atau nama dirinya. Kemudian sekretaris harus memberikan salam. Tidak boleh sekretaris hanya menjawab telepon dengan “hallo” atau “ya”, perkataan tersebut tidak menunjukan identitas.

  Memilih telepon yang datang

Apabila sekretaris menganggap bahwa telepon seseorang tidak dapat diterima

oleh pimpinan, maka sekretaris harus dapat memberikan alasan yang sopan, oleh pimpinan maka sekretaris harus dapat memberikan alasan yang sopan

dan tepat, serta memberikan saran kepada siapa penelepon dapat berbicara. Misalnya :

“Pak Bambang, Pak Harto sedang menemui tamu, apakah masalah ini dapat

dibicarakan dengan wakilnya yaitu Ibu Evita?”

  Apabila pimpinan tidak ada di tempat Apabila pimpinan tidak ada di tempat Apabila pimpinan tidak sedang di tempat, sehingga ia tidak dapat menerima telepon maka ada tiga hal yang p p g y g harus dilakukan oleh sekretaris:

  

1.Memberikan keterangan g kepada p p penelepon p tentang g

ketidakhadiran pimpinan tetapi tidak secara terperinci mengenai waktu dan kegiatan sebenarnya, kecuali apabila keadaan mengharuskan untuk memberikan keterangan yang sebenarnya. Dalam hal ini sekretaris harus bertindak h tii h ti hatii-hati, taktis t kti dan d bij k bijaksana, sehingga hi tidak tid k menyinggung perasaan penelepon.

  2. Mencatat identitas tamu secara lengkap serta mencatat keperluuannya keperluuannya.

  3. Membuat laporan yang rapi, jelas, jika perlu diketik, sehingga pimpinan dapat dapat membacanya meskipun sekretaris tidak ada. ada.

  PERSIAPAN

  Sebel m mem lai mem tar nomor telepon ata Sebelum memulai memutar nomor telepon atau sebelum sebel m menerima telepon hendaknya dilakukakan hal-hal sebagai berikut :

  1 Dalam hal menelepon

  1. Dalam hal menelepon

• Pahamilah lebih dahulu masalah apa yang akan dikatakan dalam telepon
• Hapalkan nomor yang dimaksud. Bila perlu catatlah di secarik H lk di k d Bil l t tl h di ik kertas
• Rencanakan lebih dahulu apa yang akan menjadi pokok persoalan. Kalimat mana yang diucapkan lebih dahulu dan persoalan Kalimat mana ang di capkan lebih dah l dan

  2. Dalam hal menerima telepon

  2 Dalam hal menerima telepon

• Begitu telepon berdering segera angkatlah telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan meraih pensil dan formulir penerimaan telepon untuk bersiap sedia apabila ada pesan yang harus ditulis.
• Apabila Apabila ada sesuatu keperluan sehingga sekretaris harus ada sesuatu keperluan sehingga sekretaris harus meninggalkan tempat duduknya, mintallah kepada seorang rekan untuk menerima telepon bila sewaktu-waktu ada orang yang menelepon. l • Siapkan formulir penerimaan telepon.

  Menerima telepon 1. Berilah identitas, artinya katakan dimana telepon diterima.

  2. Tanyakan siapa nama yang menelepon, apabila si penelepon tidak mengatakan namanya. tidak mengatakan namanya

  3. Jawablah dengan baik apabila penelepon ingin bicara dengan sekretaris.

  4. Berilah penjelasan dengan jelas dan sopan apabila:

• Penelepon salah sambung

  Penelepon minta bicara dengan orang yang tidak ada di Penelepon minta bicara dengan orang yang tidak ada di tempat.

• Penelepon perlu menelepon nomor lain atau orang lain.

  5. Segera hubungkan dengan orang yang dikehendaki penelepon.

  6. Apabila perlu silahkan penelepon bicara dengan orang lain.

  6. Apabila perlu silahkan penelepon bicara dengan orang lain.

  

7. kalau untuk pimpinan maka sekretaris harus tahu

masalahnya. Tahu apayang akan dikemukakan. Sekretaris harus tahu siapa yang harus menunggu di pesawat telepon karena ada juga pimpinan yang merasa tersinggung, jika harus menunggu telepon dari seseorang yang jabatannya h l d i j b lebih rendah darinya, harus diyakinkan bahwa orang yang bersangkutan sudah ada dipesawat telepon.

  

8. Jangan mengawali pembicaraan dengan menggunakan

kata “HALLO”.

  9. Kalau harus menunggu sebaiknya kita katakan dahulu, gg y , kalau kita harus mencari sesuatu yang agak lama, misalnya mencari informasi.

  

10 Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama Oleh

karena itu kalau harus meninggalkan ruangan cukup lama, maka harus mencari pengganti. Setidak-tidaknya harus dapat mencatat dan siapa yang menelepon. harus dapat mencatat dan siapa yang menelepon.

  

10.Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Oleh

  Menelepon p

  

1.Setelah telepon diterima oleh pihak penerima, pastikan