TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek Berbasis Web Pada TJ Construction & Engineering.

1 1.1 Latar Belakang Masalah

TJ Construction & Engineering merupakan perusahaan di bidang konstruksi yang bergerak pada pembangunan maupun renovasi gedung. Beberapa jenis gedung yang ditangani oleh TJ Construction & Engineering ini antara lain adalah rumah tinggal, rumah toko (ruko), perkantoran, gudang, dan rumah kantor (rukan). Pada berbagai jenis proyek-proyek tersebut, TJ Construction & Engineering berperan sebagai main contractor yaitu kontraktor yang menangani, mengendalikan dan bertanggung jawab secara langsung kepada owner dalam pembangunan maupun renovasi sebuah gedung mulai dari pengadaan sumber daya yang dibutuhkan, pengaturan jadwal proyek, pengendalian penggunaan sumber daya, serta proses akhir dari pembangunan yaitu proses finishing.

Material konstruksi merupakan salah satu sumber daya yang terbatas dalam suatu proyek konstruksi dan juga merupakan salah satu fungsi utama dari kegiatan konstruksi yang nilainya antara 25-40 % bahkan dapat mencapai 60 % dari anggaran proyek. Oleh sebab itu, proses pengendalian material harus dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya, dan performansi yang ditetapkan dalan rencana (Santosa, 2009: 133). Rencana yang bagus tanpa disertai dengan pengendalian yang baik sangat mungkin tidak akan menghasilkan output proyek yang bagus dalam hal biaya, jadwal dan performansi. Oleh karena itu, proses pengendalian proyek ini adalah hal yang sangat penting.

Untuk pengendalian pengadaan material proyek ini, Bagian Pengadaan di TJ Construction & Engineering mengalami kesulitan menyusun perencanaan pengendalian pengadaan material yang sesuai dengan kondisi yang ada di proyek. Permasalahan tersebut berakibat pada munculnya dua kemungkinan. Kemungkinan yang pertama adalah terjadinya kekurangan material proyek pada saat yang dibutuhkan, sehingga akan berdampak pada keterlambatan jadwal penyelesaian proyek. Kemungkinan yang kedua adalah terjadinya kelebihan material proyek pada periode tertentu akan berakibat rawan munculnya tindak penyalahgunaan material yang terdapat di lapangan dan kerusakan material akibat terlalu lama proses penyimpanan.

Selain itu, penanganan sistem pengendalian pengadaan material yang masih dilakukan pengecekan satu per satu pada masing-masing jenis material menimbulkan permasalahan baru, yakni sulitnya menentukan jenis dan jumlah material yang akan diajukan untuk proses pengadaan serta sulitnya memantau status persediaan maupun penggunaan dari material selama proses pelaksanaan proyek tersebut. Sehingga, peluang untuk terjadinya ketidaksesuaian jumlah material yang telah digunakan dengan yang telah direncanakan dalam Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) material akan semakin besar.

Berdasarkan permasalahan tersebut, TJ Construction & Engineering membutuhkan sebuah sistem informasi pengendalian pengadaan material yang dilengkapi dengan warning system sebagai upaya memperbaiki sistem yang ada guna memberikan informasi berupa jumlah dan jenis material yang harus dicantumkan dalam Purchase Order (PO) serta jadwal pekerjaan proyek berdasarkan jadwal dan urutan jenis pekerjaan yang terdapat pada RAP dan

Rencana Anggaran Biaya (RAB). Sistem Informasi tersebut akan dibuat berbasis web guna mempermudah pengaksesan oleh pengguna.

Sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek berbasis web yang akan diimplementasikan pada TJ Construction & Engineering ini diharapkan dapat menunjang para pengambil keputusan untuk mengatasi masalah yang ada pada proses pengadaan material. Dengan semakin terkendalinya pengadaan material, maka tujuan dan sasaran akhir proyek yang telah ditetapkan sebelumya akan dapat tercapai sesuai dengan rencana.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek berbasis web pada TJ Construction & Engineering.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah untuk sistem yang akan dibuat adalah sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material ini hanya menangani pengadaan material dalam hal penentuan jenis dan jumlah material yang diajukan.

2. Studi kasus yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material ini adalah pada proyek pembangunan gudang dan

showroom marmer “Lifestone” yang berlokasi di Gedangan, Sidoarjo.

3. Sistem mencakup proses warning system untuk memantau pekerjaan proyek berdasarkan urutan jenis pekerjaan yang terdapat pada RAP dan RAB, jumlah serta jenis material yang harus dicantumkan dalam PO.

4. Sistem berbasis web ini tidak membahas proses dan biaya untuk persediaan serta penyimpanan material proyek.

5. Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material ini hanya mencakup proses pengawasan yang berhubungan dengan material proyek, seperti jumlah dan jenis material yang telah terpakai serta urutan jadwal pekerjaan proyek sesuai dengan yang terdapat pada RAP dan RAB.

6. Informasi yang dihasilkan dari pembuatan Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material proyek ini adalah Laporan RAP Material, Laporan Material Terpakai, Laporan Realisasi Proyek, dan PO.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan aplikasi pengendalian pengadaan material proyek ini adalah merancang bangun sistem pengendalian pengadaan material proyek berbasis web pada TJ Construction & Engineering guna menunjang para pengambil keputusan untuk mengatasi masalah yang ada pada proses pengadaan material.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan melalui tugas akhir ini adalah pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu pekerjaan staf TJ Construction & Engineering dalam mengelola pengendalian pengadaan material proyek.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini dibedakan dengan pembagian bab-bab dengan rincian sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Selain sistematika penulisan, dalam bab ini juga berisi sub bab lain seperti latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan manfaat. Setiap sub bab memiliki hubungan, baik dengan sub bab dalam bab I maupun dengan bab lainnya.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas konsep dan teori yang berkaitan dengan pembuatan sistem informasi. Teori-toeri penunjang tersebut adalah pengendalian pengadaan, material proyek, sistem informasi, RAP, RAB, Kurva S, PHP, dan MySql.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini dijelaskan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesain Tugas Akhir mulai dari menganalisa permasalahan, desain blok diagram, desain system flow, desain Data Flow Diagram (DFD), desain Entity Relationship Diagram (ERD), struktur basis data, merancang desain form dan merancang uji coba.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Dalam bab ini berisi tentang implementasi dan pembahasan dari program yang telah dibuat. Pada tahap ini juga dilakukan evaluasi dan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat untuk memastikan apakah program yang dibuat telah sesuai dengan apa yang diharapkan.

BAB V : PENUTUP

Dalam bab ini dijelaskan tentang hasil berupa kesimpulan yang menjawab pernyataan dalam perumusan masalah dan beberapa saran yang bermanfaat dalam pengembangan sistem diwaktu mendatang.

7 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2005: 9) menyatakan bahwa terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat memiliki beberapa masukan dan keluaran. Selain itu, sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem sebagaimana yang terlihat pada Gambar 2.1.

Beberapa karakteristik sistem sebagaimana yang tergambar pada Gambar 2.1 yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat

dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut “supra sistem”.

Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem (Sumber: Hartono, 1999: 6)

2. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan. 3. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (Maintenance Input) atau sinyal (signal input). Contoh: di dalam suatu unit sistem komputer, ”program” adalah maintenance input

yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan ”data” adalah signal

input untuk diolah menjadi informasi.

4. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Contoh: Sistem Informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.

5. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai sautu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh: Sistem Akuntansi, sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen.

6. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Hartono, 1999: 8). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi yang dimaksud tersebut merupakan informasi yang didapat dari sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan

kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri, 2005: 42). Sistem informasi terdiri dari masing-masing komponen-komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block) yang saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran sebagaimana yang terlihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Blok Sistem Informasi Yang Berinteraksi (Sumber: Hartono, 1999: 12)

Dari Gambar 2.2 dapat dijelaskan komponen-komponen sistem informasi tersebut terdiri dari:

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang ditampilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau

dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Sistem informasi mempunyai peranan yang penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan. Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukannya.

2.2 Pengendalian

Pengendalian diperlukan untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan. Proses pengendalian berjalan sepanjang daur hidup proyek guna mewujudkan performa yang baik di dalam setiap tahap. Sepanjang duar hidup proyek tersebut hanya sekitar 20% kegiatan manajemen proyek berupa perencanaan, selebihnya adalah kegiatan pengendalian (Ervianto, 2004: 3). Perencanaan sebagian besar dilakukan sebelum proyek dilaksanakan. Begitu proyek dimulai, fungsi manajemen didominasi oleh kegiatan pengendalian.

Menurut Mockler dalam Husen (2011: 189) pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan

standar, menganalisis kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang diperlukan agar sumber daya dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan.

Secara umum ada tiga langkah pokok dalam proses pengendalian, diantaranya adalah menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan, membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan, serta melakukan tindakan koreksi bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan (Santosa, 2009: 134). Selain itu, Santosa (2009: 136) juga mengemukakan bahwa ada dua macam pengendalian dalam proyek ditinjau dari tempat asalnya, yaitu pengendalian internal dan eksternal. Pengendalian internal mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standar yang berasal dari sistem kontraktornya. Sedangkan pengendalian eksternal didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau user.

Ervianto (2004: 3-5) menyatakan bahwa pengendalian memiliki dua fungsi yang sangat penting, yaitu:

1. Fungsi Pemantauan

Dengan pemantauan yang baik terhadap semua kegiatan proyek akan memaksa unsur-unsur pelaksana untuk bekerja secara cakap dan jujur. Pemantauan yang baik ini akan menjadi motivasi utama untuk mencapai performa yang tinggi, misalnya dengan member penjelasan kepada pekerja mengenai apa saja yang harus mereka lakukan untuk mencapai performa yang tinggi kemudian memberikan umpan balik terhadap performa yang telah

dicapainya. Sehingga, masing-masing mengetahui sejauh apa prestasi yang telah dicapai

2. Fungsi Manajerial

Pada proyek-proyek yang komplek dan mudah terjadi perubahan (dinamis) pemakaian pengendalian dan sistem informasi yang baik akan memudahkan manajer untuk segera mengetahui bagian-bagian pekerjaan yang mengalami kejanggalan atau memiliki performa yang kurang baik. Dengan demikian dapat segera dilakukan usaha untuk mengatasi atau meminimalkan kejanggalan tersebut.

Walaupun secara teoritis pengendalian adalah sangat penting, namun tidak jarang pada waktu pelaksanaannya pada waktu pengendalian tersebut tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa factor yang menyebabkan pengendalian menjadi tidak efektif, yaitu:

1. Definisi Proyek

Definisi proyek yang dimaksud adalah keadaan proyek itu sendiri atau gambaran proyek yang dibuat oleh perencana. Pada proyek dengan ukuran dan kompleksitas yang amat besar, yang melibatkan banyak organisasi ditambah lagi banyaknya kegiatan yang saling terkait, maka akan timbul masalah kesulitan koordinasi dan komunikasi. Kesulitan yang sama bisa juga timbul karena kerumitan pendefinisian struktur organisasi proyek yang dibuat oleh perencana.

2. Faktor Tenaga Kerja

Pengawas atau inspektur yang kurang ahli dibidangnya atau yang kurang berpengalaman dapat menyebabkan pengendalian proyek menjadi tidak efektif dan kurang akurat.

3. Faktor Sistem Pengendalian

Penerapan sistem informasi dan pengawasan yang terlalu formal dengan mengabaikan hubungan kemanusiaan akan timbul kekakuan dan keterpaksaan. Oleh karena itu, perlu juga diterapkan cara-cara tertentu untuk mendapatkan informasi secara tidak resmi, misalnya ketika makan bersama, saling mengunjungi, komunikasi lewat telepon, dan lain sebagainya.

Mutu suatu pengendalian tidak terlepas dari mutu informasi yang diperoleh. Jika informasi yang diperoleh pengawas di lapangan dapat mewakili kondisi yang sebenarnya maka solusi yang diambil akan lebih mengena sasaran. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan agar pengendalian dan sistem informasi berlangsung dengan baik, yaitu:

1. Ketepatan Waktu

Keterlambatan pemantauan hanya akan menghasilkan informasi yang sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi.

2. Akses Antar Tingkat

Derajat kemudahan untuk akses dalam jalur pelaporan performa sangat berpengaruh untuk menjaga efektifitas sistem pengendalian. Jalur pelaporan dari tingkat paling atas hingga paling bawah harus mudah dan jelas. Sehingga, seorang manajer dapat melacak dengan cepat bila terdapat bagian yang memiliki performa jelek.

3. Perbandingan Data Terhadap Informasi

Data yang diperoleh dari pengamatan di lapangan harus mampu memberikan informasi secara proporsional. Jangan sampai terjadi jumlah data yang didapat berjumlah ribuan bahkan ratusan ribu namun hanya memberikan satu atau dua informasi. Sedangkan untuk mengolah data tersebut membutuhkan tenaga dan waktu yang tidak sedikit.

4. Data dan Informasi Yang Dapat Dipercaya

Masalah ini menyangkut kejujuran dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam proyek. Semua perjanjian dan kesepakatan yang telah dibuat seperti waktu pengiriman peralatan dan bahan, waktu pembayaran harus benar-benar ditepati.

5. Obyektifitas Data

Data yang diperoleh harus sesuai dengan apa yang terjadi di lapangan.

2.3 Pengadaan Material

Pengadaan yang dimaksud dalam hal ini adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi (perusahaan). Jadi, pengadaan material dimulai dari informasi persediaan material proyek yang kemudian dapat diketahui seorang membutuhkan material tertentu untuk melaksanakan kegiatan tertentu yang berhubungan dengan proyek. Kemudian seseorang yang berwenang menyiapkan sebuah form permintaan material menyampaikan form tersebut kepada bagian pengadaan material. Pemberian tugas kepada orang-orang yang diizinkan untuk membuat form permintaan material harus diberikan sesudah penilaian secara hati-hati dari orang-orang yang terlibat. Persiapan membuat form

persiapan dokumen dan penyerahan material yang siap pakai. form permintaan material yang lengkap ditujukan ke bagian pengadaan material yang akan memeriksa form tersebut yang selanjutnya akan diterbitkan PO ke supplier.

Dengan organisasi pembangunan yang terlibat dalam sejumlah proyek dengan lokasi yang berbeda-beda, pembelian (pengadaan) bahan atau material dilakukan baik dengan basis terpusat dan basis lokal (Ervianto, 2004:111).

A. Keuntungan basis terpusat adalah:

1. Pengendalian lebih baik (menghalangi prakti-praktik tidak wajar) 2. Harga lebih murah (pembelian dalam jumlah besar)

3. Keahlian dapat terbina bagi pihak yang bertanggung jawab atas pembelian B. Keuntungan basis lokal adalah:

1. Pengaturan khusus dapat dibuat secara lokal 2. Mengembangkan perdagangan masyarakat lokal

Menurut Ervianto (2004: 108) menyatakan bahwa bahan atau material konstruksi dalam sebuah proyek dapat dibedakan menjadi dua, yaitu bahan yang kelak akan menjadi bagian tetap dari struktur (bahan permanen) dan bahan yang dibutuhkan kontraktor dalam membangun proyek. Tetapi tidak akan menjadi bagian tetap dari struktur (bahan sementara).

1. Bahan Permanen

Bahan permanen adalah bahan yang dibutuhkan oleh kontraktor untuk membentuk bangunan dan sifatnya melekat tetap sebagai elemen bangunan. Jenis bahan ini akan dijelaskan lebih rinci dalam dokumen kontrak (gambar kerja dan spesifikasi). Rincian bahan permanen mencakup antara lain:

a.Spesifikasi untuk bahan yang digunakan b.Kuantitas bahan yang diperlukan

c.Uji coba ynag harus dilakukan terhadap setiap bahan yang diperlukan sebelum bahan diterima.

Dengan menggunakan rincian yang tercantum dalam dokumen kontrak, kontraktor harus menentukan pemasok bahan yang akan digunakan. Tiga sumber pemasok bahan permanen yaitu:

a. Pemberi tugas yang mungkin memasok bahan tertentu untuk digunakan oleh kontraktor.

b. Subkontraktor ynag mungkin diminta oleh kontraktor utama untuk memasok bahan permanen berdasarkan kontrak terpisah.

c. Kontraktor sendiri yang mengadakan bahan permanen. 2. Bahan Sementara

Bahan sementara adalah bahan yang dibutuhkan oleh kontraktor dalam membangun proyek, tetapi tidak akan menjadi bagian dari bangunan setelah digunakan (bahan ini akan disingkirkan). Jenis bahan ini tidak dicantumkan dalam dokumen kontrak, sehingga kontraktor bebas menentukan sendiri bahan yang dibutuhkan beserta pemasoknya. Dalam kontrak, kontraktor tidak akan mendapat bayaran secara eksplisit untuk jenis bahan ini. Sehingga, pelaksana harus memasukkan biaya bahan ini ke dalam biaya pelaksanaan berbagai pekerjaan yang termasuk dalam kontrak. Dalam kasus sebuah proyek jembatan rangka baja yang tergolong dalam jenis bahan sementara adalah perancah, udara bertekanan tinggi, dan suku cadang alat konstruksi.

Sedangkan untuk penggolongan material dapat dibedakan menjadi tiga kategori, yaitu:

1. Enginereed materials yaitu produk khusus yang dibuat berdasarkan

perhitungan teknis dan perencanaan. Material ini secara khusus dijelaskan dalam gambar dan digunakan sepanjang masa pelaksanaan proyek tersebut. Apabila terjadi penundaan akan berakibat mempengaruhi jadwal penyelesaian proyek.

2. Bulk materials yaitu produk yang dibuat berdasarkan standar industry

tertentu. Material jenis ini seringkali sulit diperkirakan karena beraneka macam jenisnya seperti kabel dan pipa.

3. Fabricated materials yaitu produk yang dirakit tidak pada tempat material

tersebut akan digunakan di luar lokasi proyek seperti kusen dan rangka baja.

2.4 Proyek

Proyek adalah aktivitas yang memiliki ciri-ciri antara lain: mempunyai objektif yang spesifik yang harus diselesaikan, terdefinisi jelas waktu awal dan akhirnya, mempunyai batas dana, menggunakan sumber-sumber daya (manusia, uang, peralatan, dan sebagainya) serta multifungsional (anggota proyek bisa berasal dari departemen yang berbeda) (Sarno, 2012: 5).

Karakteristik proyek menurut PMBOK dalam Sarno (2012: 5), yaitu: 1. Sementara (temporary) berarti setiap proyek memiliki jadwal yang jelas

kapan dimulai dan kapan diselesaikan.

2. Unik artinya bahwa setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service

3. Progressive elaboration adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu sementara dan unik. Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah yang terus berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir. Setiap proyek semakin memperjelas tujuan proyek.

Karakteristik tersebut yang membedakan proyek dengan aktivitas rutin operasional. Aktivitas rutin operasional cenderung bersifat terus-menerus dan berulang-ulang sedangkan proyek bersifat temporer dan unik. Dari segi tujuan, proyek akan berhenti jika tujuan telah tercapai, sedangkan aktivitas operasional akan terus menyesuaikan tujuannya agar pekerjaan tetap berjalan.

Santosa (2009: 5) mengemukakan bahwa menurut jenis pekerjaannya, proyek bisa diklasifikasikan antara lain sebagai berikut:

1. Proyek Konstruksi

Proyek ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Sebagai contoh adalah proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.

2. Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bisa berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Proyek ini bisa muncul di lembaga komersial maupun pemerintah.

3. Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa

Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa:

a.Perancangan struktur organisasi

c.Peningkatan produktivitas perusahaan d.Pemberian training.

2.5 Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP)

Proses produksi pada perusahaan jasa konstruksi relatif memerlukan waktu yang cukup panjang, lebih-lebih untuk kontrak yang bersifat multi years. Oleh karena itu, untuk menjaga biaya produksi agar tetap terkendali sesuai rencana, diperlukan anggaran biaya pelaksanaan atau yang biasa disebut dengan Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP).

Asiyanto (2005: 53) menyatakan bahwa anggaran pelaksanaan (cost

budget), semestinya sangat erat kaitannya dengan cost estimate. Sebaiknya proses

pembuatan cost estimate (harga penawaran proyek), didasarkan atas biaya riil

(real cost) ditambah dengan mark up yang ditetapkan.

Dalam hal ini real cost adalah cost budget. Namun demikian sebagaimanapun proses cost estimate yang terjadi (misal tidak akurat karena terdesaknya waktu), anggaran pelaksanaan (cost budget) tetap harus dibuat secara realistik. Karena fungsi utama dari anggaran pelaksanaan adalah untuk tolok ukur pengendalian biaya.

Biaya pelaksanaan suatu proyek sangat erat kaitannya terhadap mutu dan waktu penyelesaian. Oleh karena itu, anggaran biaya yang disusun juga harus terkait dengan mutu yang diminta dan waktu penyelesaian yang ditetapkan.

Biaya proyek itu sendiri, sejalan dengan sistem akuntansi, dibagi menjadi dua, yaitu:

1) Biaya langsung, yaitu biaya yang berkaitan secara langsung dengan proses produksi, yaitu sebagai contoh terdiri dari:

a. Biaya bahan/ material b. Biaya upah tenaga c. Biaya alat konstruksi d. Biaya subkontraktor

e. Biaya persiapan & penyelesaian f. Biaya administrasi/ overhead proyek

2) Biaya tidak langsung, yaitu biaya-biaya yang dibebankan kepada proyek atau biaya yang tidak terkait secara langsung dengan proses produksi, contohnya: biaya overhead/ administrasi & umum perusahaan.

Bagi proyek, biaya tidak langsung yang disediakan pada anggaran biaya pelaksanaan, pada dasarnya adalah cadangan dana untuk kontribusi proyek kepada perusahaan, dimana realisasi dana tersebut di luar kendali pihak proyek.

Disamping dua jenis biaya tersebut, proyek juga harus dapat memberikan konstribusi untuk

a. Kewajiban-kewajiban pajak b. Cadangan Laba dan resiko

Pada saat penyusunan anggaran biaya pelaksanaan, harus disesuaikan dengan kebijakan operasional yaitu kebijakan subkontrak, yang harus diputuskan sejak awal dengan berbagai pertimbangan.

Bila suatu bagian dari pelaksanaan pekerjaan telah diputuskan untuk diserahkan kepada subkontraktor, maka bagian pekerjaan tersebut di dalam anggaran biaya pelaksanaan tidak perlu diuraikan menjadi bahan, upah dan alat, tetapi langsung dimasukkan besarnya nilai subkontrak yang bersangkutan kedalam pos 1.d. Sedangkan bila suatu bagian pekerjaan akan dilaksanakan

sendiri, maka dalam anggarannya harus dirinci kebutuhan upah, bahan dan alat yang diperlukan.

Prinsip penyusunan anggaran biaya pelaksanaan adalah menguraikan setiap item pekerjaan yang tertera dalam bill of quantity proyek menjadi rincian sumber daya yang diperlukan, meliputi jenis, jumlah dan harga, kecuali bagian-bagian pekerjaan (item pekerjaan) yang diserahkan pelaksanaannya kepada subkontraktor.

Untuk sumber daya tenaga, umumnya tidak dirinci menjadi jenis-jenis tukang, jumlah tukang dan pekerja. Karena upah kerja biasanya diborongkan kepada mandor borong dan diperlakukan seperti subkontraktor, tetapi skopnya hanya upah tenaga saja.

Rincian tiap item pekerjaan secara diagram dapat ditunjukkan pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3 Rincian Item Pekerjaan (Sumber: Asiyanto, 2005: 56)

Bila ada item pekerjaan yang sulit dijabarkan sumber dayanya, misalnya karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penyusun, maka item tersebut cenderung dimasukkan sebagai subkontrak. Begitu juga untuk pekerjaan-pekerjaan spesifik seperti pekerjaan-pekerjaan M/E, pekerjaan-pekerjaan finishing, pekerjaan land

scaping dan lain-lain.

Dengan demikian, seluruh item pekerjaan pokok harus dirinci, quantity

dan harga satuannya terhadap:

a. Biaya upah untuk seluruh jenis pekerjaan yang ada.

b. Biaya bahan untuk seluruh jenis bahan yeng diperlukan proyek.

c. Biaya alat untuk seluruh jenis alat yang dipergunakan proyek meliputi biaya operasi, biaya penyusutan, biaya pemeliharaan dan perbaikan.

d. Biaya subkontrak untuk bagian-bagian pekerjaan yang diserahkan pelaksanaannya kepada subkontraktor.

Kemudian disamping pekerjaan pokok tersebut juga harus dihitung hal-hal sebagai berikut:

a. Anggaran biaya pelaksanaan untuk pekerjaan persiapan dan penyelesaian, yaitu seluruh kegiatan yang memerlukan biaya untuk persiapan dan penyelesaian.

Jenis-jenis dari pekerjaan ini tidak standar tergantung banyak faktor, antara lain jenis bangunan, lokasi bangunan, construction method yang dipilih, dan lain-lain.

b. Biaya administrasi proyek atau sering disebut overhead proyek yang biasanya diperkirakan besarnya tetap untuk tiap bulan, selama proses pelaksanaan sampai dengan penyerahan bangunan kepada owner.

c. Biaya bank, yaitu seluruh biaya yang menyangkut perbankan yang berkaitan dengan proyek, misal bunga pinjaman.

Biaya ini sebagai pos biaya langsung, atau bisa juga dimasukkan kepada kelompok biaya tidak langsung.

d. Biaya tidak langsung, yang merupakan kontribusi dari pendapatan proyek untuk keperluan perusahaan.

Biaya ini biasanya ditetapkan secara persentase dari pendapatan proyek sesuai kebijakan yang ditetapka.

e. Kewajiban-kewajiban pajak, yaitu pajak pertambahan nilai (PPN) dan uang muka pajak penghasilan badan (PPh), yang biasanya dipotong langsung atau segera disetorkan ke pemerintah (Kas Negara) setiap kali menerima pembayaran.

Dengan demikian, rincian global dari anggaran biaya pelaksanaan proyek dapat dibuat sebagai berikut:

1) Biaya Langsung

a. Biaya Bahan Rp

b. Biaya Upah Rp

c. Biaya Alat Rp

d. Biaya Subkontraktor Rp

e. Biaya Persiapan & Penyelesaian Rp f. Biaya Administrasi/Overhead Proyek Rp

2) Biaya Tidak Langsung Rp

3) Kewajiban Pajak (dihitung terhadap pendapatan)

a. PPN (10%) Rp

b. Uang Muka PPh (1.5%) Rp

4) Cadangan laba sesudah UM PPh Rp

Total disini adalah sama nilainya dengan total penerimaan proyek termasuk PPN, atau nilai kontrak pekerjaan. PPN dan PPh dihitung dari pendapatan kontrak atau nilai kontrak yang tekah dikurangi PPN.

Masing-masing biaya bahan, upah, alat, subkon, persiapan/penyelesaian, dan administrasi/overhead proyek dirinci secara detail, dengan lembar tersendiri. Kemudian bila karena sifat proyeknya memerlukan pengeluaran dengan valas (USD, FF, DM, Yen dan lain sebagainya), maka sebaiknya pengeluaran tersebut juga berbentu valas. Jadi dimungkinkan anggaran disusun dengan menggunakan beberapa mata uang. Bila anggaran diharuskan menggunakan satu mata uang rupiah saja, maka harus diberi catatan tentang kurs nilai tukar yang dipergunakan saat itu.

2.6 Rencana Anggaran Biaya

Ervianto (2002, 2003: 121) menyatakan bahwa kegiatan estimasi merupakan dasar untuk membuat sistem pembiayaan dan jadwal pelasanaan konstruksi, untuk meramalkan kejadian pada proses pelaksanaan sertamemberi nilai pada masing-masing kejadian tersebut.

Kegiatan estimasi dilakukan dengan terlebih dahulu mempelajari gambar rencana dan spesifikasi. Berdasarkan gambar rencana dapat diketahui kebutuhan material yang nantinya akan digunakan. Penghitungan kebutuhan dapat dilakukan secara teliti dan kemudian ditentukan harganya. Dalam melakukan kegiatan estimasi, seorang estimator harus memahami proses konstruksi secara menyeluruh, termasuk jenis dan kebutuhan alat karena faktor tesebut dapat mempengaruhi biaya konstruksi. Hal lain yang ikut mengkontribusi biaya adalah: a. Produktivitas tenaga kerja

b. Ketersediaan material c. Ketersediaan peralatan d. Cuaca

e. Jenis kontrak f. Masalah kualitas g. Etika

h. Sistem pengendalian i. Kemampuan manajemen

Kegiatan estimasi dalam proyek konstruksi dilakukan dengan tujuan tertentu, tergantung pada siapa yang membuatnya. Pihak owner membuat estimasi dengan tujuan untuk mendapatkan informasi sejelas-jelasnya tentang biaya yang harus disediakan untuk merealisasikan proyeknya. Hasil estimasi ini disebut dengan OE (Owner Estimate) atau EE (Engineer Estimate). Pihak kontraktor membuat estimasi dengan tujuan untuk kegiatan penawaran terhadap proyek konstruksi.

Kontraktor akan memenangkan lelang jika penawaran yang diajukan mendekati OE/EE. Kisaran yang masih dapat diterima oleh owner akan dibahas dalam bab tersendiri tentang lelang. Dalam menentukan harga penawaran, kontraktor harus memasukkan aspek-aspek lain yang sekiranya berpengaruh terhadap biaya proyek nantinya.

Tahap-tahap yang harus dilakukan untuk menyusun anggaran biaya sebagaimana yang terlihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Tahap Penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) (Sumber: Ervianto, 2002, 2003: 135)

Dari Gambar 2.4 dapat dijelaskan bahwa tahap penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah sebagai berikut:

a. Melakukan pengumplan data tentang jenis, harga serta kemampuan pasar menyediakan bahan/material konstruksi secara kontinu.

b. Melakukan pengumpulan data tentang upah pekerja yang berlaku di daerah lokasi proyek dan atau upah pada umumnya jika pekerja didatangkan dari luar daerah lokasi proyek.

c. Melakukan perhitungan analisis bahan dan upah dengan menggunakan analisis yang diyakini baik oleh si pembuat anggaran.

d. Melakukan perhitungan harga satuan pekerjaan dengan memanfaatkan hasil analisa satuan pekerjaan dan daftar kuantitas pekerjaan.

2.7 Kurva S atau Hanumm Curve

Kurva S adalah sebuah grafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah proyek sejak awal hingga akhir proyek (Husen, 2011: 152). Kurva S dapat menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal.

Untuk membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing-masing kegiatan pada suatu periode di antara durasi proyek diplotkan terhadap sumbu vertikal sehinggabila hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk kurva S. Bentuk demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal biasanya masih sedikit, kemudian pada pertengahan meningkat dalam jumlah cukup besar, lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil sebagaimana yang terlihat pada Tabel 2.1.

Untuk menentukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat berupa perhitungan persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan atau kegiatan dibagi nilai anggaran, karena satuan biaya dapat dijadikan bentuk persentase sehingga lebih mudah untuk menghitungnya

Tabel 2.1 Kurva S dengan Kombinasi Barchart

2.8 PHP

PHP merupakan singkatan dari Hypertext Processor, yakni instruksi atau perintah pemrograman berbasis web yang biasa disisipkan dalam dokumen HTML, sebagai script pendukung yang ada di lingkungan server (server side

HTML embedded scripting) (Musyawarah, 2005: 72). Pada dasarnya PHP dapat

mengerjakan semua yang dapat dikerjakan oleh program CGI (Common Gateway

Interface), seperti menyimpan data yang dimasukkan melalui sebuah form dalam

sebuah website, menampilakn isi website yang dinamis, serta menerima cookies.

Selain itu, kemampuan PHP yang paling menonjol adalah dukungan ke banyak database. Karena PHP bersifat server side, maka untuk dapat menjalankan PHP pada browser, maka terlebih dahulu meng-install Apache, PHP Triad, PWS, Wammp, Xampp, dsb. Beberapa database yang dapat diakses melalui script PHP, yaitu dBase, DBM, FilePro, mSQL, MySQL, ODBC, Oracle, Postgres, Sybase, Velocis.

2.9 MySQL

MySQL adalah database server relasional yang gratis di bawah lisensi

General Public License (GNU). Dengan sifatnya yang open source,

memungkinkan juga user untuk melakukan modifikasi pada source code-nya untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka sendiri. MySQL merupakan database

server multi-user dan multi-threaded yang tangguh (robust) yang memungkinkan

backend yang berbeda, sejumlah program client dan library yang berbeda, tool

administratif, dan beberapa antarmuka pemrograman. MySQL juga tersedia sebagai library yang bisa digabungkan ke aplikasi. Dengan memiliki banyak fitur MySQL bisa bersaing dengan database komersial sekalipun (Utdirartatmo, 2002: 1).

MySQL dikembangkan oleh MySQL AB, sebuah perusahaan komersial yang membangun layanan bisnisnya melalui database MySQL. Awal mula pengembangan MySQL adalah pengguna mSQL untuk koneksi ke tabel mempergunakan rutin levev rendah (ISAM). Setelah beberapa pengujian diperoleh kesimpulan mSQL tidak cukup cepat dan fleksibel untuk memenuhi kebutuhan. Sehingga dihasilkan suatu antarmuka SQL baru pada database tetapi dengan API yang mirip mSQL. API ini dipilih sedemikian sehingga memudahkan

porting kode.

Menurut Prasetyo (2003: 3) mengemukakan beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL diantaranya adalah:

1. Portability: dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi (windows,

2. Open Source: didistribusikan secara gratis, di bawah lisensi GPL sehingga dapat di pergunakan secara cuma-cuma tanpa dipungut biaya.

3. Multiuser: dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan

tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance Tuning: memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam

menangani query sederhana.

5. Column Types: memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti

signed/unsigned integer, fload, double, char, varchar, text, blob, date, time,

datetime, timestamp, year, set serta enum.

6. Command dan Functions: memiliki operator dan fungsi secara penuh yang

mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam query.

7. Security: memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmark, nama

host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta

password terenkripsi.

8. Scalability dan Limits: mampu menangani database dalam skala besar, dengan

jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 miliar baris. Selain itu, batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Connectivity: dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol

TCP/IP, Unix soket (Unix), atau Named Pipes (NT).

10.Localisation: dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada client

dengan mengunakan lebih dari dua puluh bahasa.

11.Interface: memiliki interface terhadap berbagai aplikasi dan bahasa

pemrograman dengan mengunakan fungsi API (Aplication Programming

12.Lients dan Tools : dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertakan petunjuk online.

13.Struktur tabel : memiliki struktur tabel yang lebih lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan database lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.

63 4.1 Implementasi

Tahap ini merupakan penyesuaian perangkat lunak dengan rancangan dan desain sistem yang telah dibuat. Sistem informasi yang dibuat akan diterapkan berdasarkan kebutuhan TJ Construction & Engineering pada Bagian Pengadaan. Sistem informasi ini akan dibuat supaya dapat memudahkan pengguna untuk menggunakan Sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek. Sebelum menjalankan sistem informasi ini, hal yang harus diperhatikan untuk pertama kali adalah kebutuhan sistem.

4.1.1 Kebutuhan Sistem

Untuk dapat menjalankan sistem ini maka diperlukan perangkat keras

(Hardware) dan perangkat lunak (software), baik dari sisi client maupun sisi

server agar aplikasi dapat dijalankan pada semua komputer (client) yang berada

pada satu jaringan dengan server, contoh jaringan client server bisa dilihat pada Gambar 4.1.

A. Kebutuhan perangkat keras untuk server

Berikut spesifikasi minimal perangkat keras untuk server adalah : 1. Processor Intel Core 2 duo 2,00 GHz

2. RAM 2 Gigabytes DDR2 3. 80 Gigabytes Hard disk Drive 4. Display VGA 128 MB

5. Monitor, printer, mouse dan keyboard

B. Kebutuhan perangkat lunak untuk server

Berikut spesifikasi minimal perangkat lunak untuk server adalah : 1. Sistem Operasi : Windows XP / Linux ubuntu server

2. Browser : Mozilla Firefox / Google Chrome / Internet Explorer 3. Web server : Xampp (untuk windows) /LAMPP (Untuk Linux)

C. Kebutuhan perangkat keras untuk client

Berikut spesifikasi minimal perangkat keras untuk client adalah : 1. Processor Intel IV 1,7 GHz

2. RAM 1 Gigabytes DDR2 3. 40 Gigabytes Hard disk Drive 4. Display VGA 128 MB

5. Monitor, mouse dan keyboard

D. Kebutuhan perangkat lunak untuk client

Berikut spesifikasi minimal perangkat lunak untuk client adalah : 1. Sistem Operasi : Windows XP / Linux ubuntu

4.1.2 Implementasi Sistem

Pada tahap ini, sistem atau code program yang sudah dibuat dengan format .php tidak dapat langsung dibuka seperti file .html. Maka dari itu dibutuhkan web

server XAMPP / LAMPP yang digunakan untuk membuka file .php. Selain itu

juga Di dalam XAMPP / LAMPP sudah terdapat database MySQL sehingga tidak perlu mengunakan database lain karena pembuatan aplikasi memakai MySQL. Setelah XAMPP terinstall, maka selanjutnya copy code program pada folder

htdocs dan generate database. Buka browser Mozila Firefox untuk menjalankan sistem atau code program sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek. Berikut tampilan form atau halaman aplikasi yang sudah dibuat.

A. Form Login

Form ini yang pertama kali muncul ketika sistem informasi diakses. Pada form login, user wajib memasukan username dan password untuk keamanan aplikasi dan juga mengetahui hak akses yang diberikan pada user tersebut. Pada aplikasi ini terdapat 3 jenis hak akses yaitu Bagian Pengadaan, Site Manager, dan

Project Manager. Tampilan form login dapat dilihat pada Gambar 4.2.

B. Form Home

Setelah login, maka akan masuk ke form home yang berisikan informasi tentang warning system atau pengingat untuk progress pekerjaan dan penggunaan material proyek. Tampilan form home dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Gambar 4.3 Form Home

C. Form Proyek

Form proyek digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data proyek. Tampilan form proyek dapat dilihat pada Gambar 4.4.

D. Form Mandor

Form mandor digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data mandor . Tampilan form mandor dapat dilihat pada Gambar 4.5.

Gambar 4.5 Form Mandor

E. Form Jenis Pekerjaan

Form jenis rambu digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data jenis pekerjaan. Tampilan form jenis pekerjaan dapat dilihat pada Gambar 4.6.

F. Form Sub Jenis Pekerjaan

Form sub jenis pekerjaan digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data sub jenis pekerjaan. Form sub jenis pekerjaan ini merupakan detail dari form jenis pekerjaan. Misalkan untuk sub jenis pekerjaan gudang dan barak pekerja termasuk dalam jenis pekerjaan persiapan. Tampilan form master sub jenis pekerjaan dapat dilihat pada Gambar 4.7.

Gambar 4.7 Form Sub Jenis Pekerjaan

G. Form Jenis Material

Form jenis material digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data jenis material. Tampilan form jenis material dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8 Form Jenis Material

H. Form Detail Proyek

Form detail proyek digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data detail proyek. Data detail proyek merupakan data kemajuan pekerjaan proyek. Tampilan

form detail proyek dapat dilihat pada Gambar 4.9 dan Gambar 4.10.

Gambar 4.10 Form Detail Proyek

I. Form RAP Material

Form RAP Material digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data RAP Material. Tampilan form master RAP Material terlihat pada Gambar 4.11.

J. Form PO

Form PO digunakan untuk tambah, ubah dan hapus data PO dan detail PO. Tampilan form PO terlihat pada Gambar 4.12 dan Gambar 4.13.

Gambar 4.12 Form Input PO

K. Form Realisasi Proyek

Form realisasi proyek digunakan untuk menyimpan prosentase kemajuan pekerjaan proyek pada setiap periode. Tampilan form realisasi proyek dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14 Form Realisasi Proyek

L. Form Material Terpakai

Form material terpakai digunakan untuk menyimpan transaksi pemakaian material pada setiap jenis pekerjaan dan sub jenis pekerjaan. Tampilan form

Gambar 4.15 Form Material Terpakai

M. Form Laporan RAP Material

Laporan RAP Material ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data RAP. Laporan RAP Material ini dapat terlihat pada Gambar 4.16 dan Gambar 4.17.

Gambar 4.17 Laporan RAP Material

N. Form Laporan PO

Laporan PO digunakan untuk menampilkan PO yang telah dibuat beserta detail PO yang tersimpan dalam masing-masing PO. Tampilan form PO ini dapat terlihat pada Gambar 4.18 dan Gambar 4.19.

Gambar 4.19 Form Laporan PO

O. Form Laporan Realisasi Proyek

Laporan realisasi proyek digunakan untuk menampilkan kemajuan prosentase pekerjaan proyek dalam bentuk kurva S. Tampilan form lapran realisasi proyek dapat dilihat pada Gambar 4.20.

P. Form Laporan Material Terpakai

Laporan material terpakai digunakan untuk menampilkan laporan pemakaian material pada proyek. Tampilan form laporan material terpakai dapat dilihat pada Gambar 4.21.

Gambar 4.21 Form Laporan Material Terpakai

4.2 Uji Coba Aplikasi

Uji coba fungsi aplikasi ini dilakukan oleh Staff Bagian Pengadaan, Mandor, Site Manager dan Project Manager Pada TJ Construction & Engineering. Uji coba ini dilakukan untuk melihat apakah program dan fungsi-fungsi yang terdapat di dalam sistem sudah selesai sesuai dengan yang diharapkan. Yang dilakukan dalam tahap uji coba fungsi sistem adalah dengan menguji apakah semua input dari setiap kejadian pada aplikasi menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan.

A. Uji Coba Form Proyek

Pada form proyek akan diuji coba interaksi form proyek dan form RAP Material dengan button dan juga event klik untuk mengetahui detail pekerjaan proyek dan RAP Material Proyek. Rangkaian hasil uji coba terangkum pada tabel 4.1, yaitu hasil test case form proyek dan untuk tampilan interface didapatkan nilai rata-rata 4.4/5 sehingga telah sesuai sebagaimana terlampir dari hasil kuesioner pada Lampiran 4.

Tabel 4.1 Hasil Test Case Form Proyek Test

Case ID

Tujuan Input Output

diharapkan

Status 1 Mendapatkan

detail pekerjaan proyek

Klik pada data proyek yang dipilih kemudian tekan tombol “input & view detail pekerjaan proyek” Detail pekerjaan proyek Sukses (Gambar 4.22, Gambar 4.23)

2 Menampilkan RAP material

Klik pada data proyek yang dipilih

kemudian klik tombol “input & view RAP material”

Klik pada data proyek yang dipilih kemudian klik tombol “input & view RAP material” Sukses (Gambar 4.24, Gambar 4.25)

Gambar 4.23 Hasil Test Case Id 1 Detail Proyek

Gambar 4.24 Hasil Test Case Id 2 Master Proyek

Pada Gambar 4.22 dilakukan tes dengan memilih proyek yang diinginkan dan kemudian tekan button “input & view detail pekerjaan” maka akan langsung muncul detail pekerjaan proyek yang dipilih seperti terlihat pada Gambar 4.23.

Selain itu, pada Gambar 4.24 juga dilakukan tes dengan memilih proyek yang diinginkan dan kemudian tekan button “input & view RAP material proyek” selanjutnya akan muncul RAP material proyek yang telah dipilih tersebut sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.25.

Gambar 4.25 Hasil Test Case Id 2 RAP Material

B. Uji Coba Form Detail Proyek

Pada form detail proyek akan diuji coba interaksi detail proyek dengan

button dan juga event klik untuk mengetahui progress pekerjaan proyek.

Rangkaian hasil uji coba terangkum pada tabel 4.2 , yaitu hasil test case form

detail proyek.

Tabel 4.2 Hasil Test Case Form Detail Proyek Test

Case ID

Tujuan Input Output

diharapkan

Status 3 Mendapatkan

laporan prosentase kemajuan

pekerjaan proyek dalam bentuk kurva S

Pilih proyek dan klik tombol kurva S

Laporan kemajuan pekerjaan proyek dalam bentuk Kurva S

Sukses (Gambar 4.26)

Gambar 4.26 Hasil Test Case Id 3 Laporan Kurva S

C. Uji Coba Form Realisasi Proyek

Pada form realisasi proyek akan diuji coba interaksi form realisasi proyek dengan textbox dan juga event klik untuk mengetahui realisasi prosentase pekerjaan proyek yang dicapai dilapangan. Apabila pada kolom “current actual” sampai pada periode yang telah direncanakan pada form Detail Proyek mempunyai nilai realisasi prosentase yang belum sesuai dengan nilai yang terdapat pada kolom “rencana” maka akan muncul warning system progress yang terdapat pada menu “home”.

Tabel 4.3 Hasil Test Case Form Realisasi Proyek Test

Case ID

Tujuan Input Output

diharapkan

Status 4 Mendapatkan

warning progress

pada proyek

Pilih proyek dan pilih jenis pekerjaan

Warning progress

pekerjaan proyek

Sukses (Gambar 4.27, Gambar 4.28, Gambar 4.29)

Gambar 4.27 Hasil Test Case Id 4 Realisasi Proyek

Gambar 4.29 Hasil Test Case Id 4 Laporan Warning Progress Pekerjaan

D. Uji Coba Form Material Terpakai

Pada form material terpakai akan diuji coba interaksi form material terpakai dengan textbox dan juga event klik untuk mengetahui progress penggunaan material proyek. Rangkaian hasil uji coba terangkum pada tabel 4.4, yaitu hasil test case form material terpakai dan nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner untuk tampilan interface adalah 4,6/5 sehingga telah sesuai seperti yang terlampir dari hasil kuesioner pada Lampiran 3.

Tabel 4.4 Hasil Test Case Form Material Terpakai Test

Case ID

Tujuan Input Output

diharapkan

Status 5 Menampilkan

warning system pemakaian material Pilih proyek dan inputkan pemakaian terakhir material Menampilkan warning system untuk pemakaian material apabila terjadi kelebihan material Sukses (Gambar 4.30 dan Gambar 4.31)

Test Case ID

Tujuan Input Output

diharapkan

Status 6 Menampilkan

proses approval

Masukkan jumlah pemakaian pada kolom “input pemakaian”

Menampilkan proses approval

untuk manager untuk material yang melebihi rencana

Sukses (Gambar 4.32 dan Gambar 4.33)

Gambar 4.30 Hasil Test Case Id 5 Material Terpakai

Gambar 4.32 Hasil Test Case Id 6 Approval Manager

Selanjutnya untuk jenis material yang telah di approve oleh site manager

tersebut akan otomatis menambah jumlahnya pada form material terpakai sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.33.

4.3 Evaluasi Sistem

Sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek ini dapat menampilkan detail proyek dan RAP material sesuai dengan proyek yang dipilih pada form proyek sebagaimana yang terlihat dari hasil uji coba pada Tabel 4.1 dan untuk tampilan interface juga telah sesuai dengan nilai 4,4/5 sebagaimana yang terlampir pada hasil kuesioner pada lampiran kuesioner untuk bagian pengadaan di Lampiran 4.

Dari hasil uji coba pada Tabel 4.2, sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek ini berhasil menampilkan laporan kemajuan pekerjaan proyek dalam bentuk Kurva S seperti yang terlihat pada Gambar 4.26. Selain itu, sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek ini juga dapat menampilkan warning system untuk kemajuan pekerjaan proyek apabila progress

pekerjaan belum memenuhi target yang telah direncanakan pada RAB (uji coba Tabel 4.3) dan warning system kelebihan pemakaian material dengan approval

oleh Site Manager proyek (uji coba Tabel 4.4) dengan nilai 4,6/5 untuk tampilan

interface berdasarkan hasil kuesioner pada lampiran kuesioner untuk Site

Manager di Lampiran 3.

Dari evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa rancang bangun sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek ini telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan antara lain menghasilkan informasi berupa warning

system untuk kemajuan pekerjaan proyek dan pemakaian material yang dapat

membantu bagian pengadaan dan para pengambil keputusan pada TJ Construction & Engineering dalam proses pengendalian pengadaan material proyek sehingga rancang bangun sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek ini

layak untuk dipakai pada pihak TJ Construction & Engineering untuk saat ini sebagaimana pada lampiran terlampir surat peryataan dari Site Manager pada TJ Construction & Engineering.

87 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem, pembuatan aplikasi dan uji coba sistem pada Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek Berbasis Web Pada TJ Construction & Engineering ini, maka dapat disimpulkan:

1. Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek Berbasis Web ini dapat membantu Bagian Pengadaan dalam mengendalikan pengadaan material proyek.

2. Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek Berbasis Web ini dapat membantu Site Manager dan Project Manager sebagai pengambil keputusan dalam mengatasi masalah pengendalian pengadaan material proyek. Hal ini tampak ketika permintaan material melebihi RAP maka Site Manager

harus melakukan proses approval untuk kelebihan pemakaian material tersebut.

3. Fitur warning system dan Kurva S yang digunakan sebagai proses tindak lanjut untuk mengetahui status kemajuan pekerjaan proyek di lapangan dan untuk mengetahui status pemakaian material proyek ini sesuai dengan output yang diharapkan.

5.2 Saran

Adapun saran yang diberikan oleh penulis guna pengembangan sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek di waktu mendatang, yaitu

sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek ini dapat dikembangkan berbasis mobile sehingga dapat lebih mudah dan fleksibel dalam pengaksesan oleh user.

34 3.1 Analisis Masalah

3.1.1 Identifikasi Masalah

Pada langkah identifikasi masalah dilakukan tahapan-tahapan untuk mengetahui permasalahan yang ada yaitu dengan observasi dan wawancara ke TJ Construction & Engineering, sehingga bisa dilakukan tindakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

Hasil observasi dan wawancara dengan Bapak Hardiyanto selaku Site

Manager, menceritakan bahwa Bagian Pengadaan selama ini tidak memiliki

sistem yang baku untuk pengendalian pengadaan material proyek, semua dilakukan secara manual dan bedasarkan dokumentasi pada RAP dan RAB yang ada, sehingga sangat menyita banyak waktu. Selain menyita banyak waktu, proses yang dilakukan secara manual tersebut akan menghasilkan informasi yang tidak akurat dikarenakan jumlah dan jenis material yang akan dicantumkan dalam PO hanya sebatas perkiraan mandor lapangan yang selanjutnya diinformasikan lebih lanjut kepada site manager.

Solusi yang dapat menyelesaikan permasalahan diatas untuk membantu Bagian Persediaan pada TJ Construction & Engineering adalah sebuah sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek yang dilengkapi dengan

warning system guna memberikan informasi berupa jumlah dan jenis material

yang harus dicantumkan dalam PO serta jadwal pekerjaan proyek berdasarkan jadwal dan urutan jenis pekerjaan yang terdapat pada RAP dan Rencana Anggaran

Biaya (RAB). Sistem Informasi tersebut akan dibuat berbasis web guna mempermudah pengaksesan oleh pengguna.

Untuk membuat sistem informasi tersebut yang dapat memenuhi kebutuhan TJ Construction & Engineering, terdapat tahap-tahap yang harus dilakukan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Melakukan survei dan wawancara

Kegiatan ini bertujuan untuk mendapatkan segala data dari TJ Construction & Engineering yang digunakan sebagai landasan dalam membuat sistem.

2. Menganalisa dan mendesain sistem

Memahami dan merancang sebuah sistem yang sesuai dengan TJ Construction & Engineering.

3. Membuat sistem

Sistem Informasi yang dibuat ini adalah sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan TJ Construction & Engineering.

4. Melakukan testing dan mengimplimentasikan sistem

Menguji coba dan menerapkan sistem yang telah dibuat di TJ Construction & Engineering.

Gambar 3.1 Tahap-Tahap Pembuatan Sistem

3.1.2 Analisis Sistem

Sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek berbasis web ini diharapkan membuat Bagian Pengadaan dapat terbantu dalam menangani

Survei & wawancara Analisa & Desain sistem Pembuatan sistem Testing & Implementasi sistem

permasalahan yang ada. Adapun spesifikasi kebutuhan sistem informasi yang dapat menangani permasalahan yang ada di Bagian Pengadaan pada TJ Construction & Engineering, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Memiliki fitur warning system yang digunakan sebagai proses tindak lanjut untuk mengetahui status kemajuan pekerjaan proyek di lapangan dan untuk mengetahui status pemakaian material proyek

2. Memiliki fitur Purchase Order yang digunakan sebagai tindak lanjut permintaan material kepada supplier.

3. Memiliki fitur laporan dalam bentuk kurva S untuk mengetahui status pekerjaan proyek, laporan pemakaian material proyek yang digunakan Project Manager

dalam mengambil kebijakan.

3.2 Perancangan Sistem

Sistem informasi yang akan dibangun ini berbasis web, sehingga Bagian Pengadaan dapat terbantu dalam hal menentukan jumlah dan jenis material proyek yang dicantumkan dalam PO secara tepat. Serta menampilkan status kemajuan pekerjaan proyek dan status pemakaian material proyek.

3.2.1 Alur Kinerja Sistem Informasi

Terdapat blok diagram dan system flow untuk Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek Berbasis Web Pada TJ Construction & Engineering, yakni blok diagram dijelaskan pada Gambar 3.2 dan system flow dijelaskan pada Gambar 3.3.

A. Blok Diagram

Gambar 3.2 Blok Diagram Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek

Blok diagram ini berisi input-an berupa data proyek, data mandor, data jenis pekerjaan, data sub jenis pekerjaan, data jenis material, data RAP material, data RAB yang digunakan untuk proses perawatan data master dan menghasilkan

output berupa laporan RAP Material. Selanjutnya, surat jalan pengiriman

merupakan input untuk proses menghitung material terpakai dan menghasilkan laporan material terpakai. Untuk proses menyimpan data progress sub jenis pekerjaan menggunakan input data realisasi proyek yang selanjutnya akan menghasilkan output berupa laporan realisasi proyek dalam bentuk kurva S. Form

permintaan material merupakan input untuk proses membandingkan RAP material, material terpakai, dan realisasi proyek yang selanjutnya akan menghasilkan warning system status untuk pekerjaan proyek dan pemakaian material yang digunakan pedoman dalam penyusunan PO.

B. System Flow

Gambar 3.3 System Flow Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek

Proses pada system flow pengendalian pengadaan material proyek ini diawali dengan Bagian Pengadaan melakukan proses perawatan data master yang selanjutnya menghasilkan tabel-tabel master untuk input-an proses transaksi berikutnya. Proses selanjutnya adalah menghitung material terpakai dan menyimpan progress sub jenis pekerjaan untuk bahan perbandingan pada proses membandingkan RAP material, material terpakai, dan realisasi proyek. Pada membandingkan RAP material, material terpakai, dan realisasi proyek akan menghasilkan dokumen PO beserta status kemajuan pekerjaan proyek dan pemakaian material.

3.2.2 Data Flow Diagram

Terdapat Context diagram, DFD level 0, dan DFD level 1 untuk Rancang bangun Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek.

A. Context Diagram

Display PO

PO Warning System

Data Permintaan Material Kurva S

Data Realisasi Proyek

Laporan Material Terpakai Data Surat Jalan Pengiriman

Laporan RAP Material

Data RAP Material Data RAB Display Data Jenis Pekerjaan

Display Data Sub Jenis Pekerjaan Display Data Jenis Material

Display Data Mandor Display Data Proyek

Data Mandor

Data Jenis Material Data Sub Jenis Pekerjaan

Data Jenis Pekerjaan

Data Proyek 0

Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek

Berbasis Web Bagian Pengadaan

Site Manager

Project Manager

Gambar 3.4 Context Diagram Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek

Pada Context Diagram sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek ini terdapat tiga entitas yaitu Bagian Pengadaan, Site Manager, dan

Project Manager yang mempunyai tugas masing-masing. Bagian Pengadaan

bertugas melakukan perawatan data master dan melakukan beberapa transaksi yang diproses pada sistem informasi. Proses transaksi yang dilakukan oleh Bagian Pengadaan adalah menghitung material terpakai, menyimpan progress sub jenis pekerjaan, dan membandingkan RAP material, material terpakai serta realisasi proyek. Site Manager juga melakukan perawatan data master yang digunakan

input-an oleh Bagian Pengadaan pada proses transaksi. Project Manager

berfungsi sebagai penerima laporan beberapa proses transaksi yang telah dilakukan oleh Bagian Pengadaan.

B. Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Pada DFD level 0 sistem informasi pengendalian pengadaan material proyek yang terdapat pada Gambar 3.5 terdapat empat proses, yaitu proses perawatan data master yang mengatur beberapa aliran data yang dibutuhkan untuk proses tersebut. Proses selanjutnya adalah menghitung material terpakai, menyimpan progress sub jenis pekerjaan yang berfungsi untuk mengatur aliran data yang dibutuhkan untuk proses membandingkan RAP material, material terpakai dan realisasi proyek.

Data Over Detail Data Over

Data Detail PO Data PO Nama Mandor

Prosentase Realisasi Data Realisasi Proyek

Data Material Terpakai

Data RAP Material

PO

Warning System Data Permintaan Material

Id Detail Proyek Id Proyek

Kurva S Data Realisasi Proyek

Data Material Terpakai

Id Proyek Laporan Material Terpakai

Data Surat Jalan Pengiriman

Data Detail Proyek Data RAP Material

Laporan RAP Material

Data RAP Material

Data RAB Data Jenis Material

Data Sub Jenis Pekerjaan Data Jenis Pekerjaan

Data Mandor

Data Proyek

Display Data Sub Jenis Pekerjaan Display Data Jenis Pekerjaan

Display Data Jenis Material Display Data Mandor

Display Data Proyek Data Mandor

Data Jenis Material Data Sub Jenis Pekerjaan Data Jenis Pekerjaan

Data Proyek Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Site Manager Project Manager Bagian Pengadaan Project Manager Bagian Pengadaan Project Manager Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Project Manager 1 Perawatan Data Master + 1 M_Proyek 2 M_Mandor

3 M_Sub Jenis

Pekerjaan 4 M_Jenis Material 5 M_Jenis Pekerjaan 2 Menghitung Material Terpakai

6 M_RAP Material

7 Detail Proyek

8 T_Material Terpakai 3 Menyimpan Progress Sub Jenis Pekerjaan 4 Membandingkan RAP Material_Material Terpakai dan Realisasi

Proyek

+

9 T_Realisasi Proyek

10 T_PO

11 Detail PO

12 T_Over

13 T_Over_Detail

Gambar 3.5 DFD level 0 Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek

C. DFD Level 1 Subsistem Perawatan Data Master

Data Jenis Material

Data Detail Proyek

Data RAP Material Data RAP Material

Laporan RAP Material Data RAB

Data Jenis Material

Display Data Jenis Material Data Jenis Material

Data Sub Jenis Pekerjaan Data Sub Jenis Pekerjaan

Display Data Sub Jenis Pekerjaan Data Sub Jenis Pekerjaan

Data Jenis Pekerjaan Data Jenis Pekerjaan

Display Data Jenis Pekerjaan Data Jenis Pekerjaan

Data Mandor Data Mandor Data Proyek

Display Data Mandor Data Mandor

Data Proyek

Display Data Proyek Data Proyek Bagian Pengadaan Bagian Pengadaa n Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan 1 M_Proyek 2 M_Mandor

5 _PekerjaanM_Jenis

3 M_Sub Jenis _Pekerjaan

4 M_Jenis Material

Site Manager

Project Manager

6 M_RAP Material _{7 Detail Proyek}

1 Perawatan Data Master Proyek 2 Perawatan Data Master Mandor 3 Perawatan Data Master Jenis Pekerjaan 4 Perawatan Data Master Sub Jenis Pekerjaan 5 Perawatan Data Master Jenis Material 6 Perawatan Data Master RAP Material dan RAB

Gambar 3.6 DFD Level 1 Subsistem Perawatan Data Master

Pada DFD level 1 subsistem perawatan data master yang terdapat pada Gambr 3.6 mempunyai lima subsistem yang dilakukan oleh Bagian Pengadaan yaitu perawatan data master proyek, perawatan data master mandor, perawatan data master jenis pekerjaan, perawatan data master sub jenis pekerjaan, dan perawatan data master jenis material. Selain itu, juga terdapat dua subsistem lain

yang dilakukan oleh Site Manager, yaitu subsistem perawatan data master RAP material dan perawatan data master RAB.

D. DFD Level 1 Subsistem Membandingkan RAP Material, Material Terpakai, dan Realisasi Proyek

PO

Id Detail PO Id PO

Data Detail PO Data PO

Nama Mandor

Display PO Warning System Prosentase Realisasi

Data Material Terpakai

Data RAP Material

Data Permintaan Material Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan Project Manager 6 M_RAP Material

8 T_Material Terpakai 9 T_Realisasi Proyek 2 M_Mandor 1 Membandingkan RAP Material_Material Terpakai dan Realisasi

Proyek

2 Membuat Daftar Detail

Laporan PO

10 T_PO 11 Detail PO

Gambar 3.7 DFD Level 1 Subsistem Membandingkan RAP Material, Material Terpakai, dan Realisasi Proyek

Pada DFD level 1 subsistem membandingkan RAP Material, Material Terpakai, dan Realisasi Proyek terdapat dua subsistem yaitu membandingkan

RAP Material, Material Terpakai, dan Realisasi Proyek serta membuat daftar detail laporan PO.

3.2.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu desain sistem yang

merupakan abstrak dan konseptual representasi data. ERD adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data dalam sebuah database. Dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek ini terdapat beberapa entity yang saling berhubungan untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem, yaitu:

1. Entity M_Proyek 2. Entity M_Mandor

3. Entity M_Jenis Pekerjaan

4. Entity Detail_Sub_Jenis_Pekerjaan 5. Entity M_Jenis_Material

6. Entity M_RAP 7. Entity Detail_Proyek 8. Entity T_Material_Terpakai 9. Entity T_PO

10. Entity Detail PO

11. Entity T_Realisasi_Proyek 12. Entity T_Over

Pada gambar berikut akan dijelaskan relasi-relasi atau hubungan antar tabel dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek ini dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data

Model (PDM).

A. Conceptual Data Model

Sebuah Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Pada CDM juga sudah didefiniskan kolom mana yang menjadi primary key dan foreign key. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 3.8.

Mempunyai Mengajukan Terdapat Mempunyai Terdapat Menyimpan Menyimpan Memasukkan Memiliki Memiliki Terdapat Terdapat Mempunyai Terdapat Memiliki

M_Jenis _Pekerj aan Id_J eni s_Pekerj aan Nama_Jeni s_Peker jaan

Detai l_Sub_Jenis _Pekerj aan Id_Detail _Sub_Jeni s_Pekerjaan Nama_Sub_Jenis _Pekerj aan Status

Detail _Pr oyek Id_Detail_Proyek Peri ode_Waktu Bobot_Sub_Peker jaan Pr osentase_Rencana Pr osentase_Akumulas i_Renc ana Star t_Date

End_Date

T_Material_Terpakai Id_Tr ansaks i_Materi al Jumlah_Pakai Tang g al _Pakai

T_Realisasi _Proyek Id_Transaks i Prosentase_Reali sasi Tang g al_Reali sasi

M_Proyek Id_Pr oyek Nama_Pr oyek Jenis_Bangunan Lokasi _Pr oyek Nilai_Pr oyek Jenis_Peker jaan_Pr oyek Pemi li k_Proyek

T_Over Id_Over Status

T_Over _Detail Status Jml _M aterial

M_RAP_M ateri al Id_RAP_Mater ial Jumlah_Kebutuhan_M ateri al

M_Jenis _Material Id_J enis_mater ial Nama_Jenis_M ater ial Satuan Waste

T_PO Id_PO Tang g al_PO

Detail _PO Id_Detail _PO Jumlah_M ateri al

M_Mandor Id_M andor Nama_Mandor Alamat Peng al aman_Kerj a Lama_Pengalaman

B. Phsyical Data Model

Phyical Data Model (PDM) mengambarkan secara detail konsep

rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan hasil generate dari CDM. Pada PDM tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta kolom-kolom tabel yang ada pada setiap tabel. Adapun PDM untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.9

I D_PO = ID_PO

I D_MANDOR = I D_MANDOR ID_PROYEK = I D_PROYEK ID_DETAI L_PROYEK = ID_DETAI L_PROYEK

ID_PROYEK = I D_PROYEK

I D_PROYEK = I D_PROY EK

I D_OVER = ID_OVER

I D_RAP_MATE RI AL = ID_RAP_MA TERIAL I D_PROYEK = I D_PROYEK

I D_JENIS_MATERIA L = I D_JE NIS_MATERIAL I D_JENIS_MATERIAL = I D_JENI S_MATERI AL ID_RA P_MATERI AL = ID_RAP_MATERIA L

I D_DETAIL_SUB_JENIS _PEKERJAAN = ID_DE TAI L_SUB_JENIS_PEKERJ AAN I D_DETAI L_SUB_JENIS _PEK ERJA AN = I D_DETAIL_SUB_JENIS_PEKERJAAN I D_JENIS_PEKERJAAN = ID_JENIS_PEKERJA AN

M_JENIS_PEKERJAAN ID_JENIS_PEKERJAAN varchar(12) NAMA_JENIS_PEKERJAAN varchar(50) DETAIL_SUB_J ENIS_PEKERJAAN ID_DETAIL_SUB_JENIS_PEKERJAAN varchar(12) ID_JENIS_PEKERJAAN varchar(12) NAMA_SUB_J ENIS_PEKERJAAN varchar(50) STATUS varchar(1) DETAIL_PROYEK ID_DETAIL_PROYEK varchar(12) ID_PROYEK varchar(12) ID_DETAIL_SUB_JENIS_PEKERJAAN varchar(12) PERIODE_WAKTU varchar(25) BOBOT_SUB_PEKERJAAN varchar(25) PROSENTASE_RENCANA numeric(15) PROSENTASE_AKUMULASI_RENCANA numeric(15) START_DATE date END_DATE date T_MATERIAL_TERPAKAI ID_TRANSAKSI_MATERIAL varchar(12) ID_RAP_MATERIAL varchar(12) JUMLAH_PAKAI numeric (15) TANGGAL_PAKAI date T_REALISASI_PROYEK ID_TRANSAKSI varchar(12) ID_DETAIL_PROYEK varchar(12) PROSENTASE_REALISASI numeric(15) TANGGAL_REALISASI date M_PROYEK ID_PROYEK varchar(12) NAMA_PROYEK varchar(100) JENIS_BANGUNAN varchar(100) LOKASI_PROYEK varchar(100) NILAI_PROYEK numeric(10) JENIS_PEKERJAAN_PROYEK varchar(50) PEMILIK_PROYEK varchar(50) T_OVER ID_OVER varchar(12) ID_PROYEK varchar(12) STATUS varchar(1) T_OVER_DETAIL ID_RAP_MATERIAL varchar(12) ID_OVER varchar(12) STATUS varchar(1) JML_MATERIAL numeric(15) M_RAP_MATERIAL ID_RAP_MATERIAL varchar(12) ID_JENIS_MATERIAL varchar(12) ID_DETAIL_SUB_JENIS_PEKERJAAN varchar(12) ID_PROYEK varchar(12) JUMLAH_KEBUTUHAN_MATERIAL numeric(15) M_JENIS_MATERIAL ID_JENIS_MATERIAL varchar(12) NAMA_JENIS_MATERIAL varchar(100) SATUAN varchar(50) WASTE numeric (10)

T_PO ID_PO varchar(12) ID_PROYEK varchar(12) ID_MANDOR varchar(12) TANGGAL_PO date DETAIL_PO ID_DETAIL_PO varchar(12) ID_PO varchar(12) ID_JENIS_MATERIAL varchar(12) JUMLAH_MATERIAL numeric (10) M_MANDOR ID_MANDOR varchar(12) NAMA_MANDOR varchar(50) ALAMAT varchar(100) PENGALAMAN_KERJA varchar(100) LAMA_PENGALAMAN varchar(50) Gambar 3.9 Physical Data Model

3.2.4 Struktur Basis Data

Berikut ini akan diuraikan strktur tabel yang nantinya digunakan dalam pembuatan aplikasi.

K. Desain Laporan RAP Material

Laporan RAP Material ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data RAP. Material sebagaimana yang terlihat pada Gambar 3.21.

Gambar 3.21 Desain Laporan RAP Material

L. Desain Laporan PO

Laporan PO digunakan untuk menampilkan PO yang telah dibuat beserta detail PO yang tersimpan dalam masing-masing PO. Laporan PO dapat terlihat pada Gambar 3.22.

M. Desain Laporan Realisasi Proyek

Laporan realisasi proyek digunakan untuk menampilkan kemajuan prosentase pekerjaan proyek dalam bentuk kurva S. Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 3.23.

Gambar 3.23 Desain Laporan Realisasi Proyek

N. Desain Laporan Material Terpakai

Laporan material terpakai digunakan untuk menampilkan laporan pemakaian material pada proyek. Desain laporan material terpakai dapat dilihat pada Gambar 3.24.

3.2.6 Desain Uji Coba

Desain uji coba bertujuan untuk memastikan sistem informasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Kekurangan atau kelemahan sistem pada tahap ini akan dievaluasi sebelum diimplentasikan secara riil. Proses pengujian menggunakan Black Box Testing yaitu sistem informasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan bahwa sistem informasi yang dibuat telah sesuai dengan tujuan.

A. Form Proyek

Pada form master proyek ini untuk tambah, ubah dan hapus data proyek. Terdapat fitur “input & view detail pekerjaan proyek” dan “input & view RAP material proyek” pada form ini, jika di klik akan langsung menampilkan detail pekerjaan proyek atau RAP material.

Tabel 3.14 Test Case Form Proyek Test Case

ID

Tujuan Input Output diharapkan

1 Mendapatkan detail pekerjaan proyek

Klik pada data proyek yang dipilih kemudian tekan tombol input & view detail pekerjaan proyek

Detail pekerjaan proyek

2 Menampilkan RAP material

Klik pada data proyek yang dipilih kemudian klik tombol input & view RAP material

RAP material proyek yang terpilih

B. Form Detail Proyek

Pada form detail proyek ini untuk tambah, ubah dan hapus data detail proyek. Terdapat fitur kurva S, jika di klik akan muncul laporan prosentase pekerjaan proyek yang telah dicapai dalam bentuk grafik.

Tabel 3.15 Test Case Form Detail Proyek Test Case

ID

Tujuan Input Output diharapkan

3 Mendapatkan laporan prosentase kemajuan pekerjaan proyek dalam bentuk kurva S

Pilih proyek dan klik tombol kurva S

Laporan kemajuan pekerjaan proyek dalam bentuk Kurva S

C. Form Realisasi Proyek

Pada form realisasi proyek ini digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data realisasi prosentase pekerjaan proyek yang dicapai dilapangan. Apabila pada kolom “current actual” sampai pada periode yang telah direncanakan pada form Detail Proyek mempunyai nilai realisasi prosentase yang belum sesuai dengan nilai yang terdapat pada kolom “rencana” maka akan muncul

warning system progress yang terdapat pada menu “home”.

Tabel 3.16 Test Case Form Realisasi Proyek Test Case

ID

Tujuan Input Output diharapkan

4 Mendapatkan

warning progress

pada proyek

Pilih proyek dan pilih jenis pekerjaan

Warning progress

D. Form Material Terpakai

Pada form material terpakai ini untuk menyimpan pemakaian material pada proyek yang apabila penggunaan material telah melebihi RAP material akan muncul warning system pemakaian material.

Tabel 3.17 Test Case Form Material Terpakai Test Case

ID

Tujuan Input Output diharapkan

5 Menampilkan

warning system

pemakaian material

Pilih proyek dan masukkan pemakaian terakhir material

Menampilkan

warning system

untuk pemakaian material apabila terjadi kelebihan material

6 Menampilkan proses

approval

Masukkan jumlah pemakaian pada kolom “input pemakaian”

Menampilkan proses approval

untuk material yang melebihi rencana

89

Asiyanto. 2005. Manajemen Produksi untuk Jasa Konstruksi. PT. Pradnya Paramita: Jakarta.

Ervianto, I Wulfram. 2002, 2003. Manajemen Proyek Konstruksi. Andi: Yogyakarta.

Ervianto, I Wulfram. 2004. Teori – Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi. Andi: Yogyakarta.

Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstrutur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis Edisi 2. Andi: Yogyakarta.

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Andi: Yogyakarta.

Musyawarah, Rina. 2005. Belajar Sendiri Membangun Aplikasi Database

Berbasis Web Untuk Pemula. PT. Elex Media Komputindo: Jakarta.

Prasetyo, Didik Dwi. 2003. Tip dan Trik Kolaborasi PHP dan MySQL. PT. Elex Media Komputindo: Jakarta.

Santosa, Budi. 2009. Manajemen Proyek Konsep & Implementasi. Graha Ilmu: Yogyakarta.

Sarno, Riyanarto. 2012. Analisis dan Desain Berorientasi Servis untuk Aplikasi

Manajemen Proyek. Andi: Yogyakarta.

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.

Utdirartatmo, Firrar. 2002. Mengelola Database Server MySQL di Linux dan