TA : Sistem Penjadwalan Pengadaan Material Dengan Metode MRP di PT PAL Indonesia Persero.

SISTEM PENJADWALAN PENGADAAN MATERIAL DENGAN
METODE MRP PADA PT PAL INDONESIA PERSERO

Oleh :
Nama

: Yaser Arafat

NIM

: 06.41010.0102

Program

: S1 (Strata Satu)

Jurusan

: SistemInformasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2011

1

ABSTRAK

PT. PAL Indonesia Persero melakukan proses pengadaan material setiap
awal pengerjaan proyek. Hal ini akan berakibat pada penumpukan barang di
gudang sehingga menambah biaya produksi suatu proyek. Selain itu akan
berdampak pada turunnya kualitas material. Hal ini disebabkan karena proses
pengadaan material pada perusahaan ini tidak terjadwal dengan baik.
Sesuai dengan permasalahan di atas, penulis membuat sistem penjadwalan
pengadaan material dengan metode Material Requirement Planning (MRP).
Sistem ini bermula dari pembuatan Bill of Material (BoM) proyek berdasarkan
master BoM dan data unik pesanan pelanggan. Selain itu Departemen Direktorat
Teknologi memberikan inputan Master Production Schedule (MPS) sebagai acuan
produksi. Data BoM dan MPS tadi digunakan untuk proses perhitungan MRP
dengan menggunakan teknik Lot for Lot (L4L) sebagai teknik lot sizing sehingga

menghasilkan jadwal pengadaan material yang optimal dan terstruktur.
Dengan

adanya

sistem

penjadwalan

pengadaan

material

dengan

menerapkan metode MRP, Perusahaan ini dapat menjabarkan apa yang diperlukan
untuk membangun sebuah proyek, kapan diperlukannya, apa yang sudah dimiliki,
apa yang belum dimiliki, dan kapan harus membeli. Selain itu sistem ini mampu
menghasilkan laporan manajerial serta surat permintaan pengadaan dan surat
pengeluaran material secara otomatis.

Kata Kunci: Penjadwalan, MRP, Pengadaan

vii

DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ...................................................................................................

vii

KATA PENGANTAR .................................................................................

viii

DAFTAR ISI ...............................................................................................

x

DAFTAR TABEL ........................................................................................

xiii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................

xiv

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xvii
BAB I

BAB II

PENDAHULUAN .....................................................................

1

1.1

Latar Belakang Masalah ....................................................

1

1.2

Perumusan Masalah ..........................................................

3

1.3

Pembatasan Masalah .........................................................

3

1.4

Tujuan ..............................................................................

4

1.5

Sistematika Penulisan .......................................................

4

LANDASAN TEORI ..................................................................

6

2.1

Konsep Dasar Manajemen Permintaan ..............................

6

2.2

Material Requirement Planning (MRP) ..............................

7

2.2.1

Input dari MRP ......................................................

9

2.2.2

Langkah-Langkah dalam proses MRP ....................

11

2.2.3

Output dari MRP ...................................................

15

2.3

Lot Sizing ..........................................................................

16

2.4

Perancangan Sistem ...........................................................

17

2.4.1

Diagram Alir..........................................................

17

2.4.2

Diagram Berjenjang ...............................................

18

x

BAB III

2.4.3

Data Flow Diagram ................................................

18

2.4.4

Diagram Entity-Relationship ..................................

19

ANALISIS &PERANCANGAN SISTEM .................................

20

3.1

Analisis Permasalahan ......................................................

20

3.2

Perancangan Sistem ..........................................................

21

3.2.1

Document Flow ....................................................

22

3.2.2

System Flow .........................................................

24

3.2.3

Data Flow Diagram ...............................................

25

3.2.4

Entity Relationship Diagram .................................

35

3.2.5

Struktur Database ..................................................

37

3.2.6

Disain Input Output ...............................................

40

Data Rencana Uji Coba Program........................................

51

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ........................................

52

4.1

Implementasi Sistem ..........................................................

52

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) ..................

52

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) ..................

53

4.2

Penjelasan Sistem Aplikasi ................................................

53

4.3

Uji Coba dan Evaluasi Sistem ............................................

67

4.3.1 Uji Coba Form Login & Form Utama ......................

67

4.3.2 Uji Coba Pembuatan Bill of Material Proyek ...........

69

4.3.3 Uji Coba Perhitungan MRP .....................................

71

4.3.4 Uji Coba Pembuatan Jadwal Pengadaan Material ....

72

3.3
BAB IV

4.3.5 Uji Coba Pembuatan Surat dan Laporan Penjadwalan
Pengadaan Material Dengan Aplikasi ...................... 75
4.3.6 DataUji Coba Aplikasi ............................................

xi

86

BAB V

PENUTUP .................................................................................

87

5.1

Kesimpulan .......................................................................

87

5.2

Saran .................................................................................

87

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................

88

LAMPIRAN ................................................................................................

89

xii

DAFTAR TABEL

Halaman
Tabel 3.1

MasterProyek ............................................................................. 37

Tabel 3.2

MasterMaterial ........................................................................... 37

Tabel 3.3

MasterProduk ............................................................................. 38

Tabel 3.4

ArsipBoM................................................................................... 38

Tabel 3.5

BoM ........................................................................................... 39

Tabel 3.6

JadwalanPengadaanMaterial ....................................................... 39

Tabel 3.7

DataLeadtimePembelian ............................................................. 40

Tabel 3.8

DataStockMaterial ...................................................................... 40

Tabel 3.9

RencanaUjiCobaAplikasi ............................................................ 51

Tabel 4.1

Hasil Task CaseLogin ................................................................. 69

Tabel 4.2

Pengadaan Material Wood EquipmentuntukproduksiBodytug ..... 74

Tabel 4.3

Data Uji Coba Program............................................................... 86

xiii

DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1

Aktivitas Pelayanan Pesanan ....................................................

6

Gambar 2.2

Bill of Material ....................................................................... 10

Gambar 3.1

Document Flow Proses Pengadaan Material............................. 20

Gambar 3.2

Document Flow Proses PenjadwalanPengadaan Material ......... 22

Gambar 3.3

System Flow Proses PenjadwalanPengadaan Material .............. 24

Gambar 3.4

Context Diagram Proses PenjadwalanPengadaan Material ....... 26

Gambar 3.5

DFD Level 0 Proses PenjadwalanPengadaan Material.............. 28

Gambar 3.6

DFD Level 1 Proses Update Input Data Baru ........................... 29

Gambar 3.7

DFD Level 1 Proses PembuatanBoM Proyek ........................... 30

Gambar 3.8

DFD Level 1 Proses PembuatanJadwalPengadaan Material ..... 31

Gambar 3.9

DFD Level 1 Proses Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan
Pengadaan Material ................................................................. 32

Gambar`3.10 DFD Level 1 Proses Pembuatan Bill of Material ...................... 33
Gambar`3.11 DFD Level 2 Proses Perhitungan MRP .................................... 34
Gambar 3.12 Conceptual Data Model .......................................................... 35
Gambar 3.13 Physical Data Model ............................................................... 36
Gambar 3.14 Disain Form Login .................................................................. 41
Gambar 3.15 Disain Form Master Data Material ........................................... 42
Gambar 3.16 Disain Form Master Data Proyek ............................................. 42
Gambar 3.17 DisainForm Master Data Produk .............................................. 43
Gambar 3.18 Disain Form Update Data Stock ............................................... 43
Gambar 3.19 Disain Form Bill of Material ................................................... 45
Gambar 3.20 Disain Form Input Data MPS ................................................... 46
xiv

Halaman
Gambar 3.21 Disain Form Perhitungan MRP ................................................ 47
Gambar 3.22 Disain Form Update Data Leadtime Pembelian ........................ 47
Gambar 3.23 Disain Form Jadwal Pengadaan Material ................................. 48
Gambar 3.24 Disain Laporan Manajerial (Berdasarkan Periode) ................... 49
Gambar 3.25 Disain Laporan Manajerial (Berdasarkan Material) .................. 49
Gambar 3.26 Disain Surat Permintaan Pembelian Material ........................... 50
Gambar 3.27 Disain Surat Permintaan Pengeluaran Material......................... 50
Gambar 4.1

Form Login.............................................................................. 54

Gambar 4.2

Form Utama............................................................................. 55

Gambar 4.3

Form Master Data Proyek ........................................................ 56

Gambar 4.4

Form Master Data Material ...................................................... 56

Gambar 4.5

Form Master Produk ................................................................ 57

Gambar 4.6

Form Update Data Stock .......................................................... 58

Gambar 4.7

Form Pembuatan Bill of Material ............................................. 59

Gambar 4.8

Form Master BoM ................................................................... 60

Gambar 4.9

Form Input MPS ...................................................................... 60

Gambar 4.10 Form Perhitungan MRP ........................................................... 61
Gambar 4.11 Form Jadwal Pengadaan Material ............................................ 62
Gambar 4.12 Jadwal Pengadaan Material (Berdasarkan Barang) ................... 63
Gambar 4.13 JadwalPengadaan Material (Berdasarkan Periode) ................... 63
Gambar 4.14 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Barang) ................ 64
Gambar 4.15 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Periode) ................ 65
Gambar 4.16 SuratPermintaanPembelian Material ........................................ 66

xv

Halaman
Gambar 4.17 SuratPermintaanPengeluaran Material ..................................... 67
Gambar 4.18 Form Utama 1 .......................................................................... 68
Gambar 4.19 Form Utama 2 .......................................................................... 68
Gambar 4.20 Diagram Tree Manual Bill of Material ..................................... 70
Gambar 4.21 Form Pembuatan Bill of Material Proyek ................................. 70
Gambar 4.22 Perhitungan MRP Manual (Menggunakan MS Exel) ................ 71
Gambar 4.23 Form Perhitungan MRP ........................................................... 71
Gambar 4.24 Jadwal Pengadaan Material Dengan Sistem ............................. 72
Gambar 4.25 Form Penjadwal Pengadaan Material ....................................... 76
Gambar 4.26 Surat Permintaan Pengadaan Material ...................................... 77
Gambar 4.27 Surat Permintaan Pengeluaran Material.................................... 78
Gambar 4.28 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Barang) ................ 79
Gambar 4.29 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Periode) ................ 82

xvi

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah
PT PAL Indonesia Persero adalah perusahaan manufaktur Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang produksi kapal beserta
komponen-komponen pendukung lainnya. Seperti perusahaan manufaktur lainya,
proses utama yang dilakukan PT PAL Indonesia Persero adalah proses produksi yang
dimana biaya produksi menjadi faktor utama penentuan harga jual suatu produk. Oleh
karena itu, seluruh perusahaan manufaktur berlomba adu siasat agar harga jual
produknya dapat bersaing dengan para kompetitor lainnya. Salah satu penunjang
proses produksi yang memerlukan biaya cukup besar adalah proses pengadaan
material/bahan baku.
Dalam proses produksinya, perusahaan ini bergantung pada pesanan
konsumen (Make to order) sehingga proses pengadaan materialnya juga tergantung
seberapa besar dan banyaknya pesanan konsumen tersebut. Perusahaan ini, dalam
proses pengadaan materialnya ditangani oleh beberapa divisi dan departemen yang
bertanggung jawab langsung. Diantaranya adalah Divisi Direktorat Teknologi
(Dirtek), Departemen Production & Planning Control (PPC), Departemen Dukungan
Pengadaan

(DP),

Departemen

Operasional

Pengadaan

(OP),

Departemen

Pergudangan, dan Manajerial.
Proses pengadaan material pada perusahaan PT PAL Indonesia Persero
berawal dari Departemen Direktorat Teknologi (Dirtek) bekerjasama dengan
1

2

Departemen Production & Planning Control (PPC) menyerahkan daftar kebutuhan
material untuk memenuhi proses produksi suatu proyek kepada Departemen
Dukungan Pengadaan (DP) untuk dikabulkan permintaan tersebut. Saat di
Departemen DP, daftar kebutuhan material tadi akan dicek dengan persedian material
di gudang, apabila persediaan di gudang dapat memenuhi kebutuhan material yang
diperlukan baik sebagian maupun semuanya maka Departemen DP akan membuat
surat pengadaan material yang ditujukan untuk Departemen Pergudangan sebagai
surat tembusan untuk mengeluarkan material yang diperlukan dari gudang. Tapi
apabila stock di gudang tidak dapat memenuhi semua atau sebagian kebutuhan
material, maka Departemen DP membuat surat permintaan pembelian material yang
ditujukan ke Departemen Operasional Pengadaan (OP) untuk dilakukan pembelian
material ke supplier / vendor. Setelah Departemen DP membuat berbagai surat yang
digunakan untuk memenuhi pengadaan material maka Departemen DP akan membuat
laporan pengadaan material yang nantinya ditujukan kepada manajerial sebagai
laporan pertanggungjawaban pengadaan material.
Permasalahan yang ada pada proses pengadaan material di atas adalah, PT
PAL Indonesia Persero melakukan pengadaan material setiap awal pengerjaan
proyek, sehingga material-material tersebut akan menumpuk di gudang, hal ini akan
berdampak pada besarnya biaya penyimpanan material dan berpengaruh naiknya
biaya produksi suatu produk. Selain itu material-material yang telah dibeli akan
tertahan lama di gudang, hal ini akan berdampak pada turunnya kualitas material.
Oleh karena itu perlu dibuat suatu sistem penjadwalan untuk menyelesaikan
permasalah pengadaan material di atas.

3

Salah satu metode penjadwalan yang dapat menangani permasalahan di atas
adalah Material Requirement Planning (MRP). Menurut Falahah (2007:7) konsep ini
muncul dari proses pengolahan bill of material (BoM) atau daftar kebutuhan material
yang harus disediakan untuk memproduksi pesanan dari konsumen. Logika dari MRP
sendiri terdiri dari produk apa yang akan dibuat, apa yang diperlukan untuk membuat
produk tersebut, apa yang sudah dimiliki dan apa yang belum dimiliki. Menurut
Falahah (2007:8) Metode MRP ini sangat cocok diterapkan untuk seluruh perusahaan
manufaktur dalam menyelesaikan masalah pengadaan material. Oleh karena itu
penulis membuat sistem penjadwalan pengadaan material dengan metode MRP di PT
PAL Indonesia Persero untuk membantu menyelesaikan permasalahan di atas.

1.2 Perumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan
sebagai berikut.
1. Bagaimana menghasilkan sistem penjadwalan pengadaan material yang optimal
agar tidak terjadi penumpukan material di gudang.
2. Bagaimana menerapkan metode MRP dalam sistem penjadwalan pengadaan
material tersebut.

1.3 Pembatasan Masalah
Dalam Pembuatan sistem ini penulis membatasi ruang lingkup masalah
sebagai berikut:
1. Sistem tidak membahas masalah pembelian, harga pembelian

4

2. Sistem tidak membahas hal-hal yang menyangkut aliran dana, tender pengadaan
material dan barang retur atau rusak
3. Sistem hanya mendapatkan inputan Master Production Schedule (MPS) dari
Divisi Direktorat Teknologi (Dirtek).
4. Sistem hanya membahas jadwal kedatangan material.
5. Sistem menggunakan metode Material Requirement Planning (MRP) beserta
sifat-sifatnya sebagai acuan untuk menentukan penjadwalan pengadaan material.
6. Sistem ini menggunakan teknik Lot- for-lot sebagai metode Lot Sizing
7. Sistem tidak membahas metode Manufacturing Resource Planning (MRP II)
beserta sifat-sifatnya.

1.4 Tujuan
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan
sebagai berikut.
1. Menghasilkan sistem penjadwalan pengadaan material yang optimal agar tidak
terjadi penumpukan material di gudang.
2. Menerapkan metode MRP dalam sistem penjadwalan pengadaan material
tersebut.

1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan tugas akhir ini akan dijelaskan juga sistematika
penyusunan sesuai prosedur yang ada.

5

BAB I

: PENDAHULUAN
Bab ini merupakan gambaran umum penulisan yang berisi latar belakang

masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan keterangan mengenai
sistematika penulisan.
BAB II

: LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang digunakan oleh penulis

dalam perancangan sistem. Landasan teori yang digunakan adalah: Konsep dasar
manajemen permintaan, material requirement planning (MRP), perancangan sistem
dan Metode Lot Sizing.
BAB III

: ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan mengenai analisis permasalahan, perancangan sistem,

perancangan proses, alur sistem, struktur database, desain input output, dan rencana
uji coba program.
BAB IV

: IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini menjelaskan tentang implementasi program, berisi langkah-langkah

implementasi perancangan program dan hasil implementasi program, serta analisis
terhadap kinerja program tersebut.
BAB V

: PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang menjawab pernyataan dalam perumusan

masalah dan beberapa saran yang bermanfaat dalam pengembangan program di
waktu mendatang.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1

Konsep Dasar Manajemen Permintaan
“Pada dasarnya manajemen permintaan (demand management)
didefinisikan sebagai suatu fungsi pengelolaan dari semua permintaan
produk untuk menjamin bahwa penyusun jadwal induk (master
scheduler) mengetahui dan menyadari semua permintaan produk itu.
Manajemen permintaan akan menjaring informasi yang berkaitan
dengan peramalan (forecasting), order entry, order promising, branch
warehouse requirements, pesanan antar pabrik (interplant orders), dan
kebutuhan untuk service parts.” (Gaspersz, 2004:71)
”Secara garis besar aktivitas-aktivitas dalam manajemen permintaan dapat

dikategorikan ke dalam dua aktivitas utama, yaitu: pelayanan pesanan (order service)
dan peramalan (forecasting)” (Gaspersz, 2004:71). Ilustrasi pada Gambar 2.1

Gambar 2.1 Aktivitas Pelayanan Pesanan
Pada dasarnya pelayanan pesanan (order service) merupakan suatu proses
yang mencakup aktivitas-aktivitas penerimaan pesanan, pemasukkan pesanan (order
entry), serta membuat janji kepada pelanggan (oreder promising) berkaitan dengan
produk dari perusahaan. Proses pelayanan pesanan termasuk pula penerjemahan apa
yang diinginkan oleh pelanggan (customers) ke dalam bentuk-bentuk yang digunakan
6

7

oleh pihak pembuat produk (manufacturer) atau pihak distributor. Pelayanan pesanan
biasanya bertanggung jawab untuk menanggapi kebutuhan pelanggan dan
berinteraksi dengan penyusun jadwal induk (master scheduler) guna menjamin
ketersediaan produk.

2.2

Material Requirement Planning (MRP)
“Material Requirement Planning (MRP) atau perencanaan
kebutuhan material adalah konsep yang muncul dari proses pengelolaan
bill of material (BoM) atau daftar kebutuhan material yang harus tersedia
untuk membuat suatu produk tertentu. Logika pengadaan material
dirancang agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
1. Produk apa yang akan dibuat?
2. Apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut?
3. Apa yang sudah dimiliki?
4. Apa yang harus dibeli?
Logika ini disebut sebagai persamaan manufaktur universal.
Logika ini dapat diterapkan pada produk apa saja. Baik untuk membuat
pesawat, sampai membuat makanan cepat saji.” (Falahah, 2007:7)
Dalam situasi manufaktur, permintaan akan bahan baku, komponen, sub

rakitan, dan sebagainya bergantung pada rencana produksi untuk produk akhir.
Karena itu untuk menentukan berapa banyak komponen atau bagian yang akan
dibutuhkan dalam setiap periode mendatang dalam cakupan waktu perencanaan kita
harus mengetahui produksi untuk produk akhir. Kebutuhan produk akhir ditentukan
oleh ramalan penjualan (forecast). MRP memanfaatkan informasi tentang
kebergantungan pada permintaan ini untuk memanajemen persediaan untuk
komponen.
Metode ini dikembangkan secara spesifik dengan tujuan berhadapan dengan
kompleksitas penempatan waktu dan hubungannya dengan inventori. Persediaan

8

pengendalian ini memperhatikan hubungan antar item persediaan, sehingga dapat
meningkatkan efisiensi dalam menentukan hubungan setiap item secara cepat dan
tepat.
Perencanaan akan menjadi input yang sangat baik untuk sistem produksi
baik sistem produksi dengan product layout atau flowshop. Hal ini disebabkan lead
time produksinya pendek. Tetapi pada sistem produksi jobshop (process layout)
dimana aliran produk menjadi lebih kompleks dan komponen berbeda harus berbagi
mesin yang sama sehingga sering timbul antrian yang cukup besar, maka lead time
produksinya pada umumnya panjang, sehingga kontrol aliran produk dan utilisasi
sumber-sumber yang digunakan menjadi lebih sulit dan lebih rinci. Tujuan utama dari
MRP adalah untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi
untuk melakukan aksi yang tepat dalam pembelian bahan maupun produksi, baik
merupakan keputusan yang baru atau perbaikan atas keputusan yang lalu.
Keberhasilan suatu sistem manufaktur sangat tergantung pada kemampuan untuk
mengontrol aliran bahan yang tepat pada saat yang tepat untuk memenuhi jadwal
pengiriman kepada konsumen, menekan jumlah persediaan seminimum mungkin,
memelihara tingkat pembebasan atas pekerjaan dan mesin, dan pada akhirnya untuk
mencapai efisiensi produksi yang optimum. Kebutuhan dalam tiap level dari struktur
produk mempunyai dua macam komponen yaitu jumlah dan waktu.
Prinsip dasar pendekatan MRP berkenaan dengan permintaan. Kebutuhan
permintaan dibagi menjadi dua yaitu:

9

1. Permintaan Independen (tidak tergantung)
Permintaan disebut independen apabila kebutuhan permintaan untuk item tersebut
tidak tergantung dengan jumlah item yang lain. Yang termasuk dalam permintaan
independen ini adalah produk akhir karena berasal dari sumber yang independen
di luar sistem produksi. Biasanya didapat dari hasil peramalan, sales order, dan
distributions order.
2. Permintaan Dependen (tergantung)
Permintaan disebut dependen apabila kebutuhan /permintaan untuk item tersebut
tidak tergantung dengan jumlah item lain pada level yang lebih tinggi. Yang
termasuk dalam kebutuhan jenis ini adalah sub-assemblies, komponen dan bahan
baku yang jumlahnya didapatkan dari perkalian antara perencanaan produksi pada
level akhir dengan kebutuhan tiap komponen. Permintaan yang dependen dapat
dihitung dengan peramalan.

2.2.1

Input dari MRP
Ada beberapa inputan yang dibutuhkan untuk proses Material Requirement

Planning (MRP) diantaranya adalah:
A. Master Production Schedule (Jadwal Induk Produksi)
Jadwal Induk Produksi

didasarkan pada peramalan atas kebutuhan

permintaan dependen dari setiap produk akhir yang akan dibuat. MPS merupakan
proses alokasi untuk membuat sejumlah produk yang diinginkan dengan
memperhatikan kapasitas yang dimiliki.
B. Item Master (Status Persediaan)

10

Menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan. Setiap item
persediaan

harus

didefinisikan

untuk

menjaga

kekeliruan

perencanaan.

Pencatatan-pencatatan itu harus dijaga agar selalu menggambarkan keadaan yang
paling akhir dengan selalu melakukan pencatatan tentang transaksi-transaksi yang
terjadi, seperti penerimaan, pengeluaran produk gagal, lead time, persediaan
cadangan, dan catatan-catatan penting lainnya dari semua item.
C. Bill of Material
Bill of Material adalah suatu (sub assembly) yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan apabila perusahaan mampu memproduksi sendiri sub assembly
nya (Katherine, 2003). Struktur dari BOM dapat dilihat pada Gambar2.2.

Gambar 2.2 Bill of Material
D. Lead Time
Yang dimaksud dengan lead time dari suatu item atau komponen dapat
dibedakan menjadi dua yaitu:

11

D.1 Lead Time Purchasing
Lead Time Purchasing yaitu selang waktu antara barang mulai dipesan dari
suplier sampai dengan barang diterima di pabrik (apabila material dipesan dari pabrik
lain).

D.2 Lead Time Manufacturing
Lead Time Manufacturing yaitu selang waktu antara barang mulai
diproduksi sampai barang tersebut jadi dan siap untuk digunakan (untuk material
yang diproduksi sendiri).

2.2.2

Langkah-Langkah Dalam Proses MRP
Ada beberapa urutan langkah dalam proses MRP diantaranya adalah:

A. Syarat Pendahuluan
Syarat-syarat pendahuluan yang harus tersedia pada proses MRP ini adalah:
1. Ada dan tersedianya jadwal rencana dan jumlah pesanan dari item/produk.
2. Item persediaan mempunyai identifikasi khusus.
3. Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan.
4. Tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item, yang menyatakan
keadaan sekarang dan yang akan datang/direncanakan.

B. Asumsi-Asumsi
Asumsi-asumsi dari sistem MRP yang standar adalah sebagai berikut:
1. Adanya data file yang terintegrasi.
2. Lead time untuk semua bahan diketahui.

12

3. Setiap bahan persediaan selalu ada dalam pengendalian.
4. Semua komponen untuk suatu perakitan dapat disediakan pada saat perakitan
akan dilakukan.
5. Pengadaan dan pemakaian komponen bersifat diskrit.
6. Proses pembuatan suatu item tidak bergantung terhadap pembuatan item lainnya.

C. Perhitungan
Proses perhitungan untuk mendapatkan kebutuhan bersih yang biasanya
merupakan selisih kebutuhan kotor dengan keadaan persediaan. Beberapa rumus
perhitungan dan keterangan yang digunakan dalam MRP sistem untuk tiap periode
selama horison peremcaan adalah:

C.1 Gross Requirement (GR = Kebutuhan Kotor)
Total permintaan yang diharapkan dari suatu item atau bahan baku untuk
masing-masing periode waktu. Untuk produk akhir (independent demand item),
jumlah kebutuhan kotor diperoleh dari MPS, sedangkan untuk komponen-komponen
penyusun (dependent demand item), jumlah kebutuhan kotor ditentukan dari rencana
pemesanan (planned order release) item induk atau item yang memiliki item yang di
atasnya dikalikan dengan kelipatan tertentu sesuai dengan struktur produk dan
kebutuhan. Rumus gross requirement untuk produk akhir adalah:
GRt = MPS (GRt)
Sedangkan rumus gross requirement untuk komponen-komponen penyusun
adalah:

13

GRt = PORelt

C.2 On Hand Inventory (OHI = Persediaan Awal)
Menyatakan jumlah persediaan yang tersedia pada suatu periode waktu
tertentu. Nilai persediaan pada awal periode diinputkan sesuai dengan jumlah
persediaan saat itu. Nilai-nilai OHI pada periode berikutnya ditetapkan dengan rumus
sebagai berikut:
OHIt = OHIt-1 + PORt - GRt
Apabila didapatkan nilai OHI yang negatif maka OHI = 0.

C.3 Net Requirement (NR = Kebutuhan Bersih)
Jumlah kebutuhan yang sebenarnya yang dibutuhkan pada masing-masing
periode waktu untuk memenuhi kebutuhan item pada gross requirement. Rumus yang
digunakan untuk mendapatkan net requirement adalah:
NRt = GRt - PORt - OHIt-1
Bila nilai NR negatif maka ini berarti pada periode tersebut tidak perlu
dilakukan pemesanan.

C.4 Planned Order Receipts (POR = Rencana Penerimaan)
Rencana penerimaan merupakan jumlah dari pemesanan yang direncanakan
(belum tiba) dalam suatu periode. Rencana penerimaan pada periode t ini akan ada
dengan sendirinya jika terdapat kebutuhan bersih (NRt) suatu sistem pada periode

14

tersebut, dimana jumlah POR ini bergantung pada ukuran lot yang dipergunakan.
Adapun rumus untuk menentukan planned order receipts adalah:
PORt = NRt
Keterangan: Rumus ini hanya bisa digunakan apabila sistem menggunakan metode
Lot for lot

C.5 Planned Order Release (PORel = Rencana Pemesanan)
Rencana pemesanan pada suatu level atau tingkat menentukan kebutuhan
kotor pada level di bawahnya. Rencana pemesanan merupakan informasi terpenting
dari sistem Material Requirements Planning yang menunjukkan item apa, berapa
banyak dan kapan dibutuhkan. Nilai dari rencana pemesanan tergantung dari teknik
lot sizing yang digunakan dan nilainya sama dengan nilai Planned Order receipts
pada periode t + lead time. Lead time di sini sebagai waktu. Rumus yang digunakan
untuk penempatannya adalah:
PORelt = PORt + L
Keterangan :
GR

: Gross Requirement (Permintaan Kotor)

OHI

: On Hand Inventory (Persediaan Digudang)

NR

: Need Requirement (Kebutuhan Bersih)

POR

: Planned order receipts (Rencana kedatangan pesanan)

PORel

: Planned order release (Rencana Pemesanan)

t

: Time (Periode ke)

15

2.2.3

Output dari MRP
Ada beberapa jenis laporan yang dapat dihasilkan oleh proses MRP ini,

diantaranya adalah:
A. MRP Action / Exception Report
MRP Action Report memberikan informasi kepada perencana tentang itemitem yang perlu mendapatkan perhatian segera dan merekomendasikan tindakan yang
perlu diambil. Informasi ini berisi tentang:
1. Pengeluaran suatu pesanan
2. Reschedule in (expedite)
3. Reschedule out (de-expedite)
4. Pembatalan pesanan
Reschedule terjadi apabila terjadi kemunduran atau kemajuan dari proses
MRP. Reschedule terbagi menjadi 2 karena penyebab internal dan eksternal. Yang
internal biasa disebabkan oleh adanya kerusakan mesin, dan lain-lain yang terjadi
karena adanya kesalahan dari mesin atau perusahaan itu sendiri, sedangkan yang
eksternal terjadi karena keterlambatan pengiriman, dan lain-lain yang berada di luar
kontrol perusahaan.

B. MRP Pegging Report
MRP Pegging Report memberikan informasi untuk mempermudah
penelusuran sumber dari kebutuhan kotor, sehingga perencana akan dapat
menentukan kebutuhan yang diakibatkan oleh adanya pesanan. Ada 2 macam pegging
report yaitu:

16

B.1 Single- level Pegging Report
Berisi laporan yang terperinci mencakup proses secara keseluruhan
mengikuti BOM.

B.2 Full Pegging Report
Menunjukkan kebutuhan sepenuhnya sampai MPS end item.

2.3

Lot Sizing
Lot sizing adalah suatu metode perhitungan yang digunakan untuk

menentukan jumlah dan waktu order suatu material, dilakukan sehingga biaya
inventori perusahaan dapat diminimumkan. Menurut Soegihardjo (1999:151) metode
Lot for lot adalah metode penentuan jumlah persediaan bahan baku ditetapkan
sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan bersih satu periode tunggal.
Menurut Soegihardjo (1999:153) Teknik Lot for lot ini cukup baik dipakai
jika order cost (setup cost) / biaya pembelian produk tersebut sangat kecil
dibandingkan dengan holding cost / biaya penyimpanan (termasuk perawatan) yang
besar. Teknik ini cukup baik digunakan untuk produksi yang kontinyu dengan
volume yang besar atau untuk komponen-komponen yang mahal dengan frekuensi
kebutuhan yang jarang. Hal ini sesuai dengan kebutuhan penjadwalan pengadaan
material di PT PAL Indonesia Persero mengingat mahalnya perawatan setiap material
yang dibutuhkan.

17

2.4

Perancangan Sistem
Menurut Hartono (1999:197), perancangan atau disain sistem dapat

diartikan sebagai Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional sebagai
gambaran untuk persiapan rancang bangun implementasi bagaimana suatu sistem
dibentuk. Merencanakan sketsa atau mengatur beberapa elemen yang terpisah ke
dalam satu kesatuan yang utuh dan fungsional untuk mengkonfigurasikan komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Tujuan dari
perancangan sistem ini adalah untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem dan
memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada
pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Langkah-langkah

2.4.1

Diagram Alir
Diagram alir (Flowchart) adalah diagram yang menunjukkan aliran di dalam

program atau prosedur sistem secara logika (Hartono, 1999:796). Diagram alir
digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Ada lima macam
diagram alir yaitu:
1. Diagram alir sistem (System flowchart)
2. Diagram alir dokumen (Document flowchart)
3. Diagram alir skematik (Schematic flowchart)
4. Diagram alir program (Program flowchart)
5. Diagram alir proses (Proses flowchart)

18

Dua macam diagram alir yang digunakan dalam sistem ini diantaranya
adalah: Diagram alir sistem (System flowchart) dan Diagram alir dokumen
(Document flowchart)

2.4.2

Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang sering kali disebut HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-

Output). Menurut Hartono (1999:787), HIPO adalah metodologi yang dikembangkan
sebagai alat dokumentasi program tetapi sekarang banyak digunakan sebagai alat
perancangan dan dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis
pada fungsi, yaitu tiap modul dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.

2.4.3

Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan suatu notasi

untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, dimana data
tersebut mengalir, missal melalui telepon, surat, dan sebagainya. Selain itu, DFD juga
digunakan untuk menggambarkan sistem tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut disimpan, missal file, kartu, microfilm, hard disk, tape, disket
dan sebagainya (Hartono, 1999:700).DFD merupakan alat yang digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang tersetruktur (structured analysis and design).

19

2.4.4

Diagram Entity-Relationship
Menurut Fathansyah (1999:64), Model Entity-Relationship yang berisi

komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing
dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari “dunia
nyata” yang kita tinjau. Relasi antar entitas dalam sistem dapat digambarkan lebih
sstematik dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship.

BAB III
ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Permasalahan
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas diketahui permasalahan yang
ada selama ini adalah proses pengadaan material dilakukan setiap awal proyek
dikerjakan sehingga terjadi penimbunan material di gudang yang nantinya akan
mengakibatkan tingginya biaya penyimpanan material dan menurunnya kualitas
material tersebut. untuk lebih jelasnya dapat dilihat document flow pada gambar 3.1

Gambar 3.1 Document Flow Proses Pengadaan Material
20

21

Pada gambar 3.1 terlihat proses pengadaan material dimulai dari Direktorat
Teknologi menyerahkan data proyek kepada Departemen Production & Planning
Control (PPC) untuk dibuatkan daftar kebutuhan material, yang nantinya akan
diserahkan ke Departemen Dukungan Pengadaan (DP). Departemen DP, akan
mengecek stock material yang dibutuhkan, apabila stock material tidak memenuhi
kebutuhan maka Departemen tersebut akan membuat surat permintaan pembelian
material yang nantinya akan diserahkan ke Departemen Operasional Pengadaan (OP)
untuk dilakukan tender pembelian material kepada supplier/vendor, setelah
Departemen OP menyelesaikan proses tender pengadaan material maka surat
pertanggung jawaban akan diserahkan ke Departemen DP untuk mengupdate data
stock material. Setelah stock di gudang terpenuhi, Departemen DP akan membuat
surat permintaan pengadaan material untuk dikirim ke Departemen pergudangan
sebagai surat pengambilan material. Selain itu, surat permintaan pengadaan material
juga digunakan untuk membuat laporan pertanggung jawaban pengadaan material ke
manajerial.

3.2 Perancangan Sistem
Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses
perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat
dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan yaitu mampu membantu
menyelesaikan permasalahan dengan hasil perhitungan data yang akurat.
Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus
dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah

22

pembuatan Document Flow (sistem baru), System Flow, Data Flow Diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD), dan Struktur Database yang digunakan dalam
program aplikasi ini.

3.2.1

Document Flow
Pembuatan Document Flow ini menggambarkan skema sistem baru

penjadwalan pengadaan material yang akan diterapkan PT PAL Indonesia Persero
untuk mengatasi masalah pengadaan materialnya. Adapun document flow nya dapat
dilihat gambar 3.2

!
!
(

"

"

"

#

!

"

)
!

"

!
#

)
"

$

%
& '

"

"

#

#

"

"

Gambar 3.2 Document Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material

23

Document flow proses penjadwalan pengadaan material dimulai dari
Direktorat Teknologi memberikan data proyek, MPS, dan data pesanan yang berisi
data unik pesanan pelanggan kepada Departemen Production & Planning Control
(PPC). Di Departemen PPC, data pesanan tersebut digunakan untuk proses
pembuatan Bill of Material (BoM) dengan acuan data BoM yang telah ada
sebelumnya. Proses tersebut menghasilkan data BoM yang nantinya digunakan
sebagai inputan proses pembuatan jadwal pengadaan material (Perhitungan MRP).
Dalam proses pembuatan jadwal pengadaan material, selain data BoM juga
diperlukan data proyek dan Master Production Schedule (MPS) dari Direktorat
Teknologi untuk menghasilkan jadwal pengadaan material dengan acuan data stock
material dan data leadtime proses pembelian. Jadwal pengadaan material tadi
nantinya akan dikirim ke Departemen Dukungan Pengadaan sebagai acuan untuk
melakukan proses pengadaan material.
Di Departemen Dukungan Pengadaan, dokumen jadwal pengadaan tadi akan
digunakan untuk membuat surat permintaan pengadaan material yang nantinya akan
dikirim ke Departemen Operasional Pengadaan, surat permintaan pengeluaran
material yang akan dikirim ke Departemen Pergudangan dan Laporan Penjadwalan
Pengadaan Material yang nantinya akan diserahkan kepada manajerial sebagai
laporan pertanggungjawaban atas proses penjadwalan pengadaan untuk proses yang
telah ditentukan. Selain itu dokumen jadwal pengadaan tadi akan digunakan sebagai
acuan untuk mengurangi stock yang ada di gudang.

24

3.2.2

System Flow
Pembuatan system flow ini berguna untuk menunjukkan arus kerja dari

sistem yang bersangkutan (jalannya sistem) secara menyeluruh. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 System Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material
System flow penjadwalan pengadaan material pada PT PAL Indonesia
Persero ini menggambarkan alur sistem yang akan dibuat untuk mengatasi masalah
pengadaan material. Dalam sistem ini terdapat enam entitas yang berperan,
diantaranya adalah Direktorat Teknologi, Departemen Production & Planning
Control (PPC), Departemen Dukungan Pengadaan, Departemen Operasional
Pengadaan, Departemen Pergudangan, dan Manajerial.
Sistem ini dimulai dari Direktorat Teknologi menyerahkan data material,
data produk, data proyek, dan data BoM, kepada Departemen PPC, di Departemen

25

PPC data-data tersebut diinputkan ke sistem untuk disimpan ke dalam tabel Master
Material, tabel Master Produk, tabel Master Proyek, dan Arsip BoM. Data pada tabeltabel tersebut nantinya digunakan untuk proses Pembuatan Data BoM ditambah
dengan Data Pesanan Proyek sebagai data unik permintaan konsumen. Output dari
proses tersebut ditambah dengan Data MPS yang diberikan oleh Direktorat Teknologi
serta tabel Data Stock Material dan tabel Data Leadtime Pembelian digunakan
sebagai inputan untuk proses Penjadwalan Pengadaan Material yang nantinya hasil
dari proses ini akan dimasukkan ke dalam tabel Data Jadwal Pengadaan Material.
Oleh Departemen Dukungan Pengadaan, tabel Data Jadwal Pengadaan
Material tersebut akan digunakan untuk Proses Pembuatan Surat & Laporan
Penjadwalan Pengadaan Material yang nantinya akan diserahkan ke Departemen
Operasional Pengadaan untuk diadakan, Departemen Pergudangan Untuk dikeluarkan
dari gudang, serta Manajerial sebagai laporan untuk jadwal pengadaan material.

3.2.3

Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran informasi yang terdapat

dalam suatu sistem. Diagram ini menjelaskan lebih lanjut proses yang terdapat pada
diagram berjenjang dengan alur data yang terjadi pada setiap proses. Data flow
diagram (DFD) berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di
dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah sehingga
memungkinkan untuk dilakukan proses dekomposis, partisi atau pembagian sistem ke
dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana. Adapun penjelasan dari
DFD dapat dilihat sebagai berikut:

26

A. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian DFD yang
menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem. Pada context
diagram sistem penjadwalan pengadaan material PT PAL Indonesia Persero terdapat
4 external entity , yaitu: Direktorat Teknologi, Departemen Operasional Pengadaan,
Departemen Pergudangan, dan Manajerial. Masing–masing dari entity tersebut
memberikan input dan oleh sistem akan diberikan keluaran atau output yang berupa
laporan atau lainnya.
Data Material
Data Produk
Direktorat
Teknologi

Laporan Tender Pengadaan Material

Departemen
Operasional
Pengadaan

Data BoM

0
Data Pesanan Proyek
Data Proyek
MPS

Manajerial

Sistem Penjadwalan
Pengadaan Material
PT PAL Indonesia

Surat Permintaan Pengadaan Material
Surat Permintaan Pengeluaran Material

+

Laporan Manajerial Sistem Penjadwalan Pengadaan

Departemen
Pergudangan

Gambar 3.4 Context Diagram Proses Penjadwalan Pengadaan Material

Pada gambar 3.4 Context Diagram Proses Penjadwalan Pengadaan Material
menjelaskan Direktorat Teknologi memberikan inputan berupa data proyek, data
material, data produk, data pesanan, data BoM dan Master Production Schedule

27

(MPS). Sedangkan sistem mengeluarkan output berupa surat permintaan pembelian
material untuk Departemen Operasional Pengadaan, surat permintaan pengadaan
material untuk Departemen Pergudangan, dan laporan penjadwalan pengadaan
material untuk Manajerial. Selain itu Departemen Operasional Pengadaan juga
memberikan inputan ke sistem berupa laporan tender pengadaan material.

B. DFD Level 0
Setelah context diagram maka digambarkan diagram yang lebih rinci, yang
disebut dengan DFD Level 0. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan
output yang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap-tiap proses tersebut akan
membuat hubungan yang saling terkait sehingga membentuk aliran proses yang
menggambarkan proses penjadwalan pengadaan material pada PT PAL Indonesia
Persero yang akan diterapkan. Level 0 proses penjadwalan pengadaan material
terdapat 5 sub proses yang membantu mendeskirpsikan proses tersebut diantaranya
adalah proses Input Data Baru, Pembuatan BoM Proyek, Pembuatan Jadwal
Pengadaan Material, Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan Material,
dan Update Data Stock & Leadtime Baru. Selain itu terdapat juga beberapa data store
yang berguna untuk menyimpan data-data diantaranya adalah MasterMaterial,
MasterProduk, MasterProyek, ArsipBoM, BoM, Jadwal Pengadaan Material, Data
Stock Material, dan Data Leadtime Pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 3.5 DFD level 0 Proses Penjadwalan Pengadaan Material.

28

Data Proyek
1

Data Produk
Data Material
Data BoM

1

Data Material Baru

Input Data
Baru

MasterMaterial

Data Produk Baru

+

Data BoM Baru
Data Proyek Baru

3

4

MasterProyek

2

ArsipBoM

MasterProduk

Insert Data Produk

Insert Data BoM

Insert Data Material

Direktorat
Teknologi

2
Insert Data Proyek

View Data Leadtime

Pembuatan
BoM Proyek

Data Pesanan Proyek

View Data Stock

+

Data BoM Proyek

5

Data Leadtime
Pembelian

7

BoM
View Data BoM
8

Data Stock
Material

3
Pembuatan
Jadwal
Pengadaan
Material

View Data Proyek
MPS

View Data Stock
Data Leadtime Baru

+
Data Stock Baru

View Data Leadtime

Jadwal Pengadaan Material
Departemen
Pergudangan
6

Jadwal Pengadaan Material
View Jadwal Pengadaan Material

5
Update Data
Stock &
Leadtime Baru

+

4

Surat Permintaan Pengeluaran Material

Pembuatan Surat &
Laporan Penjadwalan
Pengadaan Material

Data Stock Baru
Laporan Tender Pengadaan Material

+

Manajerial
Laporan Manajerial Sistem Penjadwalan Pengadaan

Surat Permintaan Pengadaan Material

Departemen
Operasional
Pengadaan

Gambar 3.5 DFD level 0 Proses Penjadwalan Pengadaan Material

29

C. DFD Level 1 Proses Input Data Baru
Pada DFD level 1 proses input data baru ini adalah sub proses dari Proses
Input Data Baru yang terdapat pada DFD level 0 Penjadwalan Pengadaan Material.
Proses ini menjelaskan bagaimana aliran sistem yang tersusun dari beberapa sub
proses dan beberapa data store yang mendukung. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Input Data Baru.

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Input Data Baru

30

D. DFD Level 1 Proses Pembuatan BoM Proyek
Pada DFD level 1 Proses pembuatan BoM proyek ini adalah sub proses dari
Proses Sistem Penjadwalan Pengadaan Material yang terdapat pada DFD level 0.
Proses ini menjelaskan bagaimana aliran sistem yang tersusun dari beberapa sub
proses dan beberapa data store yang mendukung. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Pembuatan BoM Proyek.

Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Pembuatan BoM Proyek

E. DFD Level 1 Proses Pembuatan Jadwal Pengadaan Material
Pada DFD level 1 Proses Pembuatan Jadwal Pengadaan Material ini adalah
sub proses dari Proses Sistem Penjadwalan Pengadaan Material yang terdapat pada

31

DFD level 0. Proses ini menjelaskan bagaimana aliran sistem yang tersusun dari
beberapa sub proses dan beberapa data store yang mendukung. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Pembuatan Jadwal Pengadaan
Material.

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Pembuatan Jadwal Pengadaan Material

F. DFD Level 1 Proses Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan
Material
Pada DFD level 1 Proses Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan
Pengadaan Material ini adalah sub proses dari Proses Sistem Penjadwalan Pengadaan
Material yang terdapat pada DFD level 0. Proses ini menjelaskan bagaimana aliran
sistem yang tersusun dari beberapa sub proses dan beberapa data store yang

32

mendukung. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.9 DFD level 1 Proses
Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan Material.

Gambar 3.9 DFD level 1 Proses Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan
Material

G. DFD Level 1 Proses Update Stock & Data Leadtime Baru
Pada DFD level 1 Proses Update Stock & Data Leadtime Baru ini adalah
sub proses dari Proses Sistem Penjadwalan Pengadaan Material yang terdapat pada
DFD level 0. Proses ini menjelaskan bagaimana aliran sistem yang tersusun dari
beberapa sub proses dan beberapa data store yang mendukung. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada gambar 3.10 DFD level 1 Update Stock & Data Leadtime Baru.

33

Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses Pembuatan Bill of Material

H. DFD Level 2 Proses Perhitungan MRP
Pada DFD level 2 proses perhitungan MRP ini terdapat beberapa sub proses
yang yang berperan diantaranya adalah: Proses Menghitung Gross Requirement (GR)
yang dimana proses ini menggunakan rumus GRt = MPS(GRt) untuk produk akhir
atau produk level 0. Sedangkan untuk komponen penyusunnya menggunakan rumus
GRt = PORelt, Proses Menghitung Onhand Inventory (OHI) dengan menggunakan
rumus OHIt = OHIt-1+PORt-GRt apabila terdapat OHIt-1 yang negative maka OHIt=0,
Proses Menghitung Net Requirement (NR) dengan rumus NRt = GRt-PORt-OHIt-1,
Proses Planned Order Release (POR) dengan rumus

PORt = NRt, dan Proses

Menghitung Planned Order Release (PORel) dengan rumus PORelt = PORt + L.

34

Proses-proses ini mendapat beberapa inputan diantaranya adalah: Data BoM, Data
MPS, Tabel Master Data Proyek, Tabel Data Stock Material, dan Tabel Data
Leadtime. Sedangkan output dari proses ini adalah data perhitungan material yang
nantinya akan digunakan dalam Proses Pembuatan Jadwal Pengadaan Material.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.11.

Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses Perhitungan MRP

35

3.2.4

Entitas Relationship Diagram
ERD

merupakan

suatu

desain

sistem

yang

digunakan

untuk

menggambarkan / menginterpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data user dan menunjukkan
hubungan (relasi) antar tabel. Dalam ERD data-data tersebut digambarkan dengan
menggambarkan simbol entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa
entity yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem
yaitu :
A. Conceptual Data Model

J adwal Pengadaan Mat erial
Periode
Leadtime
Sat uan
Kebutuhan
Sto