LKP : Rancang Bangun Aplikasi Penjadwalan Produksi di PT. Timur Jaya Panel Dengan Menggunakan Metode MRP.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENJADWALAN

PRODUKSI DI PT. TIMUR JAYA PANEL DENGAN

MENGGUNAKAN METODE MRP

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

NICO PRASETYO 11410100004

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

viii

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI……….. iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI………. viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

1. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Permasalahan ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan……… 3

1.5 Manfaat ………..4

1.6 Sikstematika Penulisan ... 4

2. GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 6

2.1 Rumusan Masalah ... 6

2.1.1 Visi ... 6

2.1.2 Misi ... 6

2.2 PT. Timur Jaya Panel ... 7

2.2.1 Sejarah PT. Timur Jaya Panel ... 7

2.2.2 Struktur Organisasi PT. Timur Jaya Panel ... 9

2.2.3 Definisi dan Tugas Pokok Setiap Bagian ... 10

3. LANDASAN TEORI ... 27

3.1 Konsep Dasar Sistem ... 27

3.2 Konsep Dasar Informasi ... 27

3.3 Pengertian Sistem Informasi... 29

3.4 Konsep Dasar MRP ... 31

3.4.1 Latar Belakang... 31

3.4.2 Pengertian dan Perkembangan MRP ... 33

3.4.3 Fungsi MRP ... 35

3.4.4 Karakteristik MRP ... 35

ix

3.4.6 Input MRP ... 37

3.4.7 Proses MRP ... 39

3.4.8 Output MRP... 43

3.4.9 Faktor-Faktor Kesulitan Dalam MRP ... 44

3.4.10 Keuntungan-keuntungan digunakannya MRP ... 46

3.4.11 Pengendalian Persediaan dengan metode MRP ... 46

3.4.12 Kelebihan MRP ... 48

3.4.13 Kelemahan MRP ... 49

3.4.14 Cara Kerja Perencanaan Kebutuhan Material ... 50

3.5 Pengertian Perancangan Sistem ... 52

3.6 Pengertian Persediaan ... 54

3.5 Perencanaan Kebutuhan Kapasistas (CRP) ... 54

4. DESKRIPSI PEKERJAAN ... 55

4.1 Analisis Sistem ... 55

4.2 Perancangan Sistem ... 55

4.2.1 System Flow ... 56

4.2.2 Data Flow Diagram ... 73

4.2.3 Perancangan Database ... 86

4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel ... 88

4.2.5 Desain Input atau Output ... 99

4.3 Implementasi Sistem ... 109

5. PENUTUP……… 116

5.1 Kesimpulan ... 116

5.2 Saran.………..…………... 117

DAFTAR PUSTAKA ... 118

LAMPIRAN………. 119

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Permasalahan

Agar memenuhi order dari konsumen, maka perusahaan perlu meningkatkan kinerjanya dalam perencanaan produksi. Salah satu bentuk perencanaan produksi adalah dengan melakukan penjadwalan produksi yang berfokus pada pengadaan bahan baku/bahan mentah agar dapat menghasilkan barang baru/bahan jadi. Dengan melakukan perencanaan produksi diharapkan stok yang ada di gudang tidak mengalami penumpukan ataupun kekurangan.

Metode MRP (Material Requirement Planning) adalah sistem yang

dirancang secara khusus untuk menangani pemesanan yang

bergelombang/dependent yang memiliki periode tertentu. Dengan periode tersebut, maka sistem kerja sistem MRP akan lebih efektif dan efisien karena dapat menjamin material/komponen/item apa sja yang dibutuhkan untuk memenuhi penjadwalan produksi. Dengan Metode MRP, pengguna aplikasi dapat terus menjaga batas tingkat persediaan pada kondisi minimum maupun maksimum.

PT. Timur Jaya Panel merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang memproduksi laminasi Partical Board (PB) dan Medium Density Fibreboard (MDF). Produksi adalah aktivitas utama bagi perusahaan manufaktur yang pasti tidak terlepas dari masalah persediaan produksi bahan baku. Oleh sebab itu bagian produksi harus memiliki sistem penjadwalan pengadaan bahan baku yang tepat agar dapat meningkatkan produktifitas kinerja perusahaan.

Berdasarkan kondisi dan permasalahan diatas, maka disarankan sebuah solusi, yaitu merancang dan membangun sebuah aplikasi yang dapat membantu proses penjadwalan, pencatatan, pemesanan, dan pengecekan produksi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan mampu menjadi sesuatu yang dibutuhkan oleh bagian pemesanan, bagian HRD dan penjualan, dan pemimpin (manajer pemesanan) dalam proses produksi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka diperoleh rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat sebuah sistem penjadwalan pengadaan bahan baku

menggunakan metode MRP yang dapat membantu proses produksi.

2. Apakah sistem yang dibuat mampu memenuhi kebutuhan konsumen.

3. Apakah sistem yang dibuat mampu memenuhi kebutuhan manajemen.

4. Apakah sistem yang dibuat mampu meningkatkan kualitas proses bisnis.

1.3 Batasan Masalah

Implementasi Kerja Praktik ini dalam pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Penjadwalan Produksi ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Aplikasi ini hanya dapat diakses oleh bagian pemesanan, bagian HRD dan

penjualan, dan pemimpin (manajer pemesanan) yang bekerja di PT. Timur Jaya Panel.

2. Dalam penulisan laporan KP ini hanya akan membahas tentang pengendalian

3

3. Tidak menangani retur penjualan jika ada barang cacat.

4. Pengiriman bahan baku dari supplier tidak mengalami kendala keterlambatan

dan bahan baku dikirim seluruhnya sesuai jumlah bahan yg dipesan.

5. Pembuatan sistem ini tidak melibatkan pembelian/penjualan suatu produk.

6. Jadwal produksi untuk setiap produk diakumulasikan setiap bulan, dikarenakan

dalam program ini tidak menggunakan jadwal produksi setiap hari.

7. Banyaknya jumlah minggu pada form MRP adalah 4 minggu.

8. Desain input output menggunakan GUI Design Studio, program interface

menggunakan Microsoft Visual Basic 2012, dan database menggunakan SQL

Server 2008.

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:

1. Merancang sebuah sistem penjadwalan pengadaan bahan baku menggunakan

MRP yang dapat membantu proses produksi.

2. Sistem mampu memenuhi kebutuhan konsumen sehingga mendapatkan suatu

kepuasan.

3. Sistem mampu memenuhi kebutuhan manajemen sehingga informasi dapat

segera diperoleh.

4. Sistem mampu meningkatkan kualitas proses bisnis.

1.5 Manfaat

Diharapkan setelah proyek Kerja Praktik ini selesai, maka proses penjadwalan produksi diperusahaan dapat berjalan lebih cepat, efektif, efisien, dan terkontrol melalui interface desktop yang telah dirancang. Selain itu dengan adanya aplikasi ini, semua data maupun informasi yang dihasilkan dapat mendukung kinerja khususnya bagian pemesanan, bagian HRD dan penjualan, serta pemimpin (manajer pemesanan) untuk melakukan penjadwalan, pencatatan, pemesanan, dan pengecekan produksi.

1.6 Sistematika Penulisan

Didalam penulisan laporan Kerja Praktik ini secara sistematika diatur dan disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab. Adapun urutan dari bab pertama sampai bab terakhir, yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan maslah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, serta sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

Berisi sejarah instansi, visi dan misi, struktur organisasi yang ada pada tempat Kerja Praktik.

5

BAB III LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat Kerja Praktik, yaitu dari metodologi penelitian, analisa sistem, pembahasan masalah berupa sistem flow, data flow diagram, entity relentionship diagram, struktur table, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.

BAB V PENUTUP

Berisi kesimpulan dari pembahasan implementasi sistem yang dibuat sedangkan saran untuk perbaikan dan harapan-harapan untung pengembang sistem yang lebih baik.

6

2.1 Visi dan Misi PT. Timur Jaya Panel 2.1.1 Visi

Sesuai dengan kegiatan perusahaan ini maka visi perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mendukung kelancaran produksi mabel.

2. Mengatasi ketergantungan dari bahan baku kayu yang pada saat ini sulit melakukan

pengadaannya.

3. Membantu program pemerintah dalam hal pengangguran tenaga kerja.

4. Mendorong devisa dalam meningkatkan export furniture.

5. Meningkatkan perindustrian skala menengah dalam kehidupan masyarakat.

6. Menjadi salah satu perusahaan manufaktur yang terbesar dan terpercaya di

Indonesia yang terus berkembang dengan mempertahankan dan meningkatkan kualitas produk serta membuat inovasi produk lebih baik lagi di masa yang akan datang agar dapat selalu bersaing dalam pasar global.

2.1.2 Misi

Sesuai dengan kegiatan perusahaan ini maka misi perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Bahan terhindar dari karat.

7

3. Fleksibel dan memunculkan berbagai perubahan inovasi bentuk.

4. Terhindar dari rayap.

5. Sebagai isolator panas/listrik lebih baik.

6. Memenuhi kebutuhan pelanggan dalam bidang pemesanan Partical Board dan

Medium Density Fibreboard dengan laminasi 1 sisi maupun laiminasi 2 sisi.

7. Meningkatkan nilai usaha untuk kemakmuran pemegang saham dan keryawan.

8. Mengembangkan SDM yang professional.

9. Mengembangkan indursti berwawasan lingkungan.

2.2 PT. Timur Jaya Panel

PT. Timur Jaya Panel beroperasi di Tambak Osowilangon dengan aktivitas kegiatan adalah trading bahan Partical Board dan Medium Density Fibreboard dan juga melakukan produksi laminasi Partical Board dan Medium Density Fibreboard baik satu sisi maupun dua sisi. Produksi ini didasarkan oleh Job Order dari Buyer. Kegiatan bisnis di PT. Timur Jaya Panel mengutamakan melayani kebutuhan pabrik yang bergerak dalam furniture perum dan perkantoran yang berorientasi lokal.

2.2.1 Sejarah PT. Timur Jaya Panel

Sebelum berdirinya PT. Timur Jaya Panel, perusahaan ini merupakan UD. Timur Jaya milik Bapak Ludy Susanto. Unit Daerah tersebut mulai beroperasi pada tanggal 08 Januari 1998 sesuai dengan Akte Notaris Iwan Suhardi S. H., MKn. Pada mulanya UD. Timur Jaya pertama kali berdiri di Jalan Rembang No. 67, Surabaya.

UD. Timur Jaya beroperasi sebagai Unit Daerah bersifat manufaktur dalam penjualan bahan material Prtical Board dan Medium Density Fibreboard. Ruang lingkup berada di kawasan Provinsi Jawa Timur, Jakarta, dan sumber lainnya yang dapat ditetapkan sebagai tempat perdagangan pada umumnya. Bahan yang diperdagangkan pada umumnya didatangkan dari luar negeri (import) dan untuk menanggulangi kebutuhan pasar maka ada beberapa bahan yang dibeli dari dalam negeri sesuai kebutuhan dan kualitas yang diinginkan.

Pada tahun 2008 UD. Timur Jaya Panel mulai mengembangkan usahanya terus menerus hingga mengalami perubahan status menjadi Perusahaan Perseroan Terbatas dengan nama PT. Timur Jaya Panel. PT. Timur Jaya Panel ditetapkan sesuai dengan Akte Notaris No. 10 tanggal 24 April 2008 oleh Notaris Iiwan Suhardi S. H., MKn dan disahkan oleh Kementerian Hukum Dan Hak Asasi Republik Indonesia pada tanggal 29 Mei 2008 pada No. AHU-28780.AH.01.01. Tahun 2008. Domisili hukum pada mulanya berada di jalan Rembang No. 67, Surabaya. Namun sejak tahun 2013 domisili hukum pindah di jalan Raya Tambak Osowilangon No. 234, Surabaya. Jabatan yang ada pada PT. Timur Jaya Panel adalah sebagai berikut:

1. Direktur: Ludy Susanto.

2. Komisaris: Linda Effendi.

PT. Timur Jaya Panel mengalami perubahan domisili tertera pada Akte Notaris No. 10 tanggal 3 April 2013 oleh Notaris Sri Wahyu Jatmikowati S. H., MH dan sesuai dengan Kementerian Hukum Dan Hak Asi Republik Indonesia pada No. Ahu-ah.01.10-24791 pada tanggal 6 Mei 2013.

9

2.2.2 Struktur Organisasi PT. Timur Jaya Panel

Direktur

Komisaris

Bagian Pembelian Bagian Accounting Bagian Keuangan Bagian Penjualan

Bagian Produksi Bagian Marketing

Bagian Logistik Bagian Quality Control Produksi Bagian Operator Bagian Mekanik

Bagian Mekanik Mesin Bagian Mekanik

Kendaraan

Bagian Perpajakan Bagian Administrasi Keuangan Bagian Administrasi

Pembelian Bagian Keamanan Bagian Personalia

Bagian Administrasi Penjualan

Bagian Umum Bagian IT

2.2.3 Definisi dan Tugas Pokok Setiap Bagian 1. Direktur

Direktur adalah struktur organisasi perusahaan manufaktur yang tertinggi. Bagian ini merupakah pihak yang bertanggung jawab terhadap segala bentuk operasional atau berjalannya roda perusahaan. Tugas direktur adalah memimpin bagian khusus dalam perusahaan serta melakukan koordinasi antar divisi dan memberikan laporan kepada general manajer. Setiap bagian, tidak memiliki garis komando lintas divisi sehingga hanya bisa mengambil kebijakan pada masing-masing divisi. Seperti pada divisi marketing, tidak bisa memberikan intervensi kepada divisi keuangan. Direktur hanya bisa memberikan informasi dan masukan yang dibutuhkan pada bagian lain.

Direktur memiliki tugas yang sangat terarah sehingga tanggung jawab yang diembannya pun harus mampu ditransparasikan kepada general manager dan divisi lain, hali itu sebagai bukti adanya satu kesatuan visi dan misi dalam struktur organisasi perusahaan.

Tugas pokok direktur adalah:

a. Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan.

c. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.

d. Memelihara dan mengawasi kekayaan peseroaan terbatas.

e. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif

dan efesien.

f. Mewakili perusahaan, mengadakan perjanjian-perjanjian, merencanakan dan

11

g. Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum pabrik sesuai dengan kebijakan

RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham).

h. Menetapkan besarnya deviden perusahaan.

2. Komisaris

Komisaris adalah organ perseroan yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan khusus berhubungan dengan anggaran dasar. Tugas utama komisaris adalah wajib melakukan pengawasan terhadap kebijakan direktur dalam menjalankan perseroan, selain itu juga memberi nasihat direktur.

Fungsi pengawasan dapat dilakukan oleh masing-masing anggota komisaris namun keputusan pemberian nasihat dilakukan atas nama komisaris secara kolektif (sebagai board). Fungsi pengawasan ini adalah proses yang berkelanjutan, oleh karena itu komisaris wajib berkomitmen tinggi untuk menyediakan waktu dan melaksanakan seluruh tugas komisaris secara bertanggungjawab.

Tugas pokok komisaris adalah:

a. Mewakili pemegang saham dalam mengawasi jalanya perusahaan dan

memberikan nasehat kepada direktur dalam mengambil kebijakan.

b. Mengangkat dan memberhentikan direktur.

c. Pelaksanaan rapat secara berkala satu bulan sekali.

d. Pemberian nasihat, tanggapan atau persetujuan secara tepat waktu dan

berdasarkan pertimbangan yang memadai.

e. Pemberdayaan komite-komite yang dimiliki komisaris. Contohnya komite

audit, komite nominasi, dan lain lain.

3. Bagian Produksi

Divisi ini biasanya dimiliki oleh perusahaan manufaktur. Tugasnya adalah membeli bahan baku produksi. Selain itu divisi ini juga bertugas menjalin kerjasama dengan pihak supplier bahan baku guna menjamin kelangsungan proses produksi perusahaan.

Divisi inilah yang bertanggung jawab terhadap proses praproduksi perusahaan agar bisa menghasilkan produk barang atau jasa yang baik sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Tugas pokok bagian produksi adalah:

a. Membuat tujuan jangka pendekyang berkenaan dengan kegiatan produksi.

b. Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap volume dan kualitas

produk.

c. Membuat rencana pengadaan dan pemakaian bahan baku dan bahan-bahan

pembantu lainnya.

d. Mengatur jam kerja karyawan dan mesin produksi.

e. Membuat jadwal perawatan mesin dan peralatan produksi lainya.

f. Menentukan standar kualitas bahan baku yang akan digunakan.

g. Membuat laporan produksi dan menyampaikannya kepada direktur

h. Bekerja sama dengan bagian pemasaran dalam merencanakan produk yang akan

dibuat dan pendistribusiannya.

4. Bagian Logistik

Bagian ini menangani pengelolaan, pemindahan atau penyimpanan barang, suku cadang, dan barang jadi dari supplier. Bagian logistik mempunyai tugas pokok

13

yaitu menyalurkan barang dari produsen melalui supplier agar sampai ke tangan konsumen.

Tugas pokok bagian logistik adalah:

a. Melakukan order barang.

b. Menerima barang dari supplier.

c. Membuat invoice.

d. Mendistribusikan barang ke bagian produksi yang memerlukan.

e. Mengawasi dan mengontrol barang.

5. Bagian Mekanik

Bagian mekanik merupakan bagian dari struktur organisasi perusahaan manufaktur yang cukup penting peranannya. Tugasnya adalah menyediakan serta memelihara keawetan alat atau mesin yang digunakan untuk melakukan proses produksi. Selain itu bagian ini bertanggung jawab bila ada alat produksi yang mengalami kerusakan atau gangguan. Bagian Mekanisme dibagi menjadi 2 bagian dengan tugas pokok yang berbeda, yaitu:

a. Bagian mekanik mesin, tugasnya memelihara dan memperbaiki mesin produksi.

b. Bagian mekanik kendaraan, tugasnya memelihara dan memperbaiki mesin

kendaraan dimana kendaraan ini berfungsi untuk mengangkut bahan baku dan bahan jadi.

6. Bagian Operator

Tugas umum operator produksi adalah memproses atau mengelola suatu produk/barang dari suatu bahan dasar/baku menjadi bahan jadi.

Tugas pokok bagian operator adalah:

a. Melaksanakan kebijakan dan rencana produksi.

b. Melaksanakan proses produksi dan prosedur kualitas sesuai dengan ketentuan

suatu perusahaan, mengoperasikan mesin dan mengontrol proses produksi.

c. Mengatur dan mengontrol bahan baku proses produksi.

d. Memahami kerja dengan standar keamanan, kesehatan dan keselamatan dalam

bekerja.

7. Bagian Quality Control Produksi

Divisi ini bertugas untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan perusahaan sebelum dipasarkan ke tengah masyarakat. Produk yang tidak sesuai standar, akan dipisahkan dan kemudian dikelompokkan ke dalam golongan produk gagal.

Tugas pokok Quality Control produksi adalah:

a. Melakukan pemantauan pengawasan mutu hasil produksi.

b. Melakukan pemantauan pelaksanaan proses produksi.

c. Menilai efektifitas kinerja pada divisi quality.

d. Melakukan penilaian terhadap keluhan yang terjadi pada teknis pelaksanaan

ataupun hasil produksi.

e. Membuat perencanaan corective & preventive action.

15

8. Bagian Marketing

Divisi marketing merupakan divisi ujung tombak perusahaan, karena tugasnya divisi ini adalah memasarkan semua produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Dengan demikian, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan jika produk yang mereka hasilkan bisa laku di pasaran.

Perusahaan dengan divisi marketing yang baik akan mendapatkan hasil yang baik pula. Oleh sebab itu banyak perusahaan yang mencari pegawai untuk posisi marketing dengan syarat pandai berkomunikasi dan menarik penampilannya karena kedua hal tersebut mampu meningkatkan daya tarik klien terhadap produk perusahaan tersebut.

Tugas pokok bagian marketing adalah:

a. Membuat tujuan jangka pendek yang berkaitan dengan pemasaran produk

b. Melakukan market survey untuk pengembangan produk dan pasarnya.

c. Menciptakan hubungan baik dengan pelanggan melalui pelayanan dan after

sales service.

d. Membuat laporan kegiatan pemasaran dan menyampaikan kepada direktur.

e. Bekerja sama dengan bagian keuangan dalam penagihan piutang.

9. Bagian Penjualan

Meski tidak ikut dalam proses produksi, namun bagian dari struktur organisasi perusahaan manufaktur ini juga punya pengaruh yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Karena dari bagian inilah hasil produksi perusahaan bisa dijual atau dipasarkan.

Tugas pokok bagian penjualan adalah:

a. Mencapai volume penjualan tertentu.

b. Mendapat laba tertentu.

c. Menunjang pertumbuhan perusahaan.

d. Melakukan persiapan yang matang sebelum melakukan transaksi penjualan.

e. Menentuan lokasi mana yang memiliki tingkat potensial konsumen terbanyak.

f. Harus dapat mengidentifikasi beberapa cara pendekatan yang efektif dan efisien

ke calon konsumen.

g. Melakukan penjualan sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.

h. Memberikan kesan yang baik dalam pelayanan pada saat melakukan penjualan.

10.Bagian Pembelian

Tugas bagian pembelian adalah membeli bahan baku produksi. Selain itu divisi ini juga bertugas menjalin kerjasama dengan pihak supplier bahan baku guna menjamin kelangsungan proses produksi perusahaan.

Divisi ini bertanggung jawab terhadap proses praproduksi perusahaan agar bisa menghasilkan produk barang atau jasa yang baik sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Tugas pokok bagian pembelian adalah:

a. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing.

b. Membantu melakukan pemilihan bahan-bahan.

c. Mempengaruhi tingkat persediaan yang terendah.

17

e. Melakukan kerjasama atau koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi

lainnya dalam perusahaan.

f. Melakukan penelitian tentang keadaan perdagangan di pasar.

g. Melakukan pembelian seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan

perusahaan.

11.Bagian Accounting

Merupakan departemen yang bertugas untuk mencatat dan mengatur masalah keuangan perusahaan. Divisi ini juga bertugas untuk mengadakan audit atas kinerja yang sudah dilakukan divisi lain, gunanya untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan khususnya di bidang keuangan, termasuk mengontrol keseimbangan keuangan perusahaan.

Pada bagian ini, pegawai yang ditunjuk haruslah bersikap jujur dan teliti karena jika tidak, maka perusahaan akan kehilangan berbagai aset yang berpotensi memajukan perusahaan.

Tugas pokok bagian accounting adalah:

a. Mencari sumber dana yang murah untuk membelanjai kegiatan perusahaan.

b. Membuat rencana yang berkenaan dengan alokasi penggunaan dana.

c. Melakukan pengendalian terhadap budget dan realisasinya.

d. Mengawasi tagihan dan penerimaan kas lainya serta pengeluaran kas melaui

laporan arus kas (cash flow) perusahaan.

e. Melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi perusahan dan menyajikan

f. Bekerjasama dengan bagian lain dalam menyusun anggaran, membuat proposal usaha, pembelian dan kegiatan lain yang berpengaruh terhadap keuangan perusahaan.

g. Membuat laporan ketenagakerjaan dan menyampaikan kepada direktur.

12.Bagian Perpajakan

Jabatan bagian perpajakan sangat berpengaruh terhadap proses berjalannya suatu kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu. Kepala bagian perpajakan bertugas untuk mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya, penyusunan laporan keuangan, penyusunan anggaran tahunan (RKAP), bahan penyusunan laporan manajemen dan pembinaan PUKK. Laporan perpajakan yang dibuat oleh kepala bagian perpajakan akan berguna untuk mengetahui kemajuan perusahaan.

Tugas pokok bagian perpajakan adalah:

a. Melakukan perhitungan, pelaporan, serta pembayaran pajak yang harus dibayar

perusahaan, khususnya pajak penghasilan yang diperoleh perusahaan.

b. Melakukan rekonsiliasi atau perhitungan kembali pajak penghasilan pada akhir

tahun.

c. Melakukan sosialisasi mengenai Undang-Undangn Pajak terbaru bila ada.

d. Melaksanakan kegiatan rutin dan pengembangan di divisi keuangan dan pajak.

e. Melaksanakan sistem akuntansi penerimaan/pengeluaran kas dan bank.

f. Menyusun catatan harian (manual) mengenai penerimaan-pengeluaran kas dan

19

g. Menyusun daftar gaji, honorarium, pengeluaran dana pajak, dana pensiun, THR

dan atau potongan lain.

h. Menyusun dan melaksanakan prosedur/mekanisme kerja divisi keuangan dan

pajak meliputi prosedur pembayaran, penerimaan dan pelaporannya.

i. Memproses dan memelihara database keuangan dan perpajakan.

j. Menyimpan, mengamankan, mempersiapkan pengeluaran dana dengan cek dan

mengadministrasikannya.

k. Menyimpan dan mengamankan surat-surat berharga (deposito, surat obligasi,

surat saham, buku tabungan).

l. Mencocokkan saldo kas menurut catatan dan fisik.

m. Mengimplementasikan sistem manajemen mutu di divisi keuangan dan pajak.

n. Melaporkan seluruh aktivitas divisi keuangan dan pajak kepada direktur

keuangan dan anggaran.

13.Bagian Keuangan

Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap operasional keuangan perusahaan. Tugasnya adalah mengatur manajemen keuangan mulai dari belanja rutin untuk produksi dan keperluan perusahaan yang lain.

Tugas pokok bagian keuangan adalah:

a. Menetapkan struktur keuangan entitas.

b. Mengalokasikan dana seefisiensi mungkin atau profitabilitas yang optimal.

14.Bagian IT

Divisi IT sangat berguna bagi suatu perusahaan, karena bisa membantu Divisi lain untuk bekerja secara maksimal. Tugas utama devisi ini adalah menjaga kestabilan komputer dan kelancaran pertukaran informasi antar divisi melalui jaringan. Selain itu tugas lainnya adalah membuat aplikasi yang berguna di tiap-tiap divisi sehingga bisa membantu atau mempermudah dalam melakukan pekerjaannya.

Tugas pokok bagian IT adalah:

a. Fungsi divisi IT pada marketing, tugasnya membuat program atau aplikasi

untuk menampung data-data client yang dimiliki oleh divisi marketing.

b. Fungsi Divisi IT pada keuangan, tugasnya memasang sejumlah aplikasi yang

mumpuni agar terhindar dari bahaya atau ancaman dari luar.

c. Fungsi Divisi IT pada HRD, tugasnya membuat aplikasi yang bisa menampung

database para pelamar kerja.

15.Bagian Umum

Bagian umum dan kepegawaian mempunyai tugas pokok penyusunan rencana kegiatan, pengkoordinasian, pembinaan, pengendalian dan pemberian

bimbingan teknis di bidang pengelolaan administrasi umum,

perelengkapan/perbekalan, dokumentasi, perpustakaan dan kearsipan serta pengelolaan administrasi kepegawaian di perusahaan.

Tugas pokok bagian umum adalah:

21

b. Menjabarkan perintah, disposisi atasan dan petunjuk pelaksanaan sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Memberikan petunjuk, arahan dan membagi tugas kepada bawahan sesuai

dengan bidang tugasnya, secara lisan maupun tertulis.

d. Melaksanakan koordinasi dengan sub bagian dan sub bidang di lingkungan

badan.

e. Menyiapkan konsep pedoman naskah dinas bidang adiministrasi perkantoran

dan kepegawaian.

f. Menyiapkan bahan pelayanan administrasi perkantoran, pengurusan

kerumahtanggaan, perlengkapan/perbekalan, dokumentasi, perpustakaan dan kearsipan, serta pengelolaan administrasi kepegawaian BKD.

g. Membuat laporan rutin tentang peremajaan pegawai, Daftar Urut Kepangkatan

(DUK), nominatif pegawai, dan laporan kepegawaian lingkup BKD.

h. Memproses usulan kenaikan pangkat, mutasi, gaji berkala, diklat pegawai, dan

pengusulan data kebutuhan kepegawaian lainnya di lingkungan BKD.

i. Merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang untuk keperluan rumah

tangga Badan sesuai dengan kebutuhan, anggaran dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai dasar pengadaan barang.

j. Melaksanakan inventarisasi dan pemeliharaan barang kekayaan/iventaris

Badan.

k. Melaksanakan pengawasan, mengevaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala.

m. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris BKD baik secara lisan maupun tertulis.

n. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan sekretaris sesuai dengan

tugas pokok dan fungsi sub bagian umum dan kepegawaian.

16.Bagian Keamanan

Bagian ini memiliki tujuan, yaitu menyelenggarakan, mengatur dan mengorganisasikan seluruh kegiatan teknis operasional lapangan. Selain itu bagian keamanan juga memiliki beberapa tanggungjawab diantaranya adalah memastikan bahwa pengelolaan, penyelenggaraan dan pengorganisasian kegiatan operasional berjalan sesuai dengan peraturan dan mempertanggungjawabkan tugasnya secara langsung kepada area manajer, serta secara tidak langsung kepada operasional manajer.

Tugas pokok bagian keamanan adalah:

a. Bertanggung jawab kepada managemen perusahaan dan kilen atas keamanan

dan ketertiban.

b. Menerapkan dan mengawasi pelaksanaan Srandard Operation Prosedure (SOP).

c. Melakukan koordinasi dengan manajer operasional dan divisi/bagian terkait

dilingkungan Management pengelola.

d. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas-tugas pengamanan.

e. Melakukan pembinaan dan pelatihan serta meningkatkan kedisiplinan seluruh

Anggota Security yang dipimpinnya.

f. Merencanakan dan menyusun kegiatan keamanan dan pengamanan secara

23

g. Mengorganisir dan mengendalikan seluruh anggota security melalui asst chief

serta komandan regu masing-masing.

h. Memberikan laporan berkala (mingguan/bulanan) kepada management

pengelola mengenai pelaksanaan tugas-tugas pengamanan, pembinaan personel, pengawasan dan pengendalian anggota security.

i. Melakukan evaluasi kinerja masing-masing asst chief security, komandan regu

serta seluruh anggota security yang dipimpinnya.

j. Memberikan masukan/saran kepada management dalam rangka

mengembangkan sistem pengamanan sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang telah ditetapkan.

k. Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada asst chief security dan komandan

regu dalam pelaksanaan tugas sehari-hari maupun tugas khusus.

l. Sebagai jembatan informasi dan instruksi yang datang dari management

pengelola untuk seluruh anggota security.

m. Melakukan koordinasi dengan aparat pengamanan wilayah

(polsek/polres/koramil) dan tokoh masyarakat sekitar.

n. Mengevaluasi dan mengoreksi usulan susunan jadwal jaga dan menyetujui.

o. Mengambil langkah-langkah awal dalam mengatasi masalah yang terjadi

dilapangan.

p. Melakukan investigasi, memproses dan membuat berita acara pemeriksaan bila

terjadi tindak pidana atau kejahatan lain.

q. Memberikan teguran dan tindakan administrative kepada anggota security yang

17.Bagian Personalia

Seperti pada perusahaan yang lain, bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur ini bertugas memanajemen atau mengatur para tenaga kerja, yaitu menempatkan karyawan sesuai dengan keahlian yang dikuasai atau dimiliki. Selain itu divisi ini memiliki tugas menjaga kualitas sumber daya manusia perusahaan, mulai dari masa perekrutan, penggantian jabatan, promosi dan mutasi karyawan, penilaian kinerja, pemberian penghargaan serta menjaga kinerja karyawan. Pada proses perekrutan pegawai baru, pihak inilah yang berfungsi secara khusus untuk memilih dan mendapatkan pegawai sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tugas pokok bagian personalia adalah:

a. Membuat rencana jangka pendek yang berkaitan dengan pendayagunaan

sumber daya manusia.

b. Melakukan rekrutmen, pelatihan, orientasi dan evaluasi kinerja karyawan.

c. Menganalisis beban tugas dan balas jasa jabatan.

d. Memberikan motivasi dan dukungan semangat kepada karyawan supaya

bekerja lebih baik.

e. Membuat jenjang karier yang jelas serta persyaratan jabatan yang harus

dipenuhi oleh karyawan.

f. Membuat peraturan tenaga kerja besama dengan serikat pekerja.

25

18.Bagian Administrasi

Administrasi kepegawaian bertugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan dan koordinasi, melaksanakan kegiatan administrasi, pengawasan, evaluasi di bidang tata usaha, dan telekomunikasi, dan administrasi kepegawaian. Tugas pokok bagian administrasi adalah:

a. Mencatat transaksi pembelian/penjualan/keuangan.

b. Menyusun rencana kegiatan sub bagian tata usaha dan administrasi

kepegawaian.

c. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan dan koordinasi di bidang tata usaha,

persandian dan telekomunikasi, serta administrasi kepegawaian.

d. Menyusun kebijakan teknis bidang tata usaha, persandian dan telekomunikasi,

serta administrasi kepegawaian.

e. Menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang tata usaha, persandian dan

telekomunikasi, serta administrasi kepegawaian.

f. Menyusun rencana operasional bidang tata usaha, persandian dan

telekomunikasi, serta administrasi kepegawaian.

g. Menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang tata usaha, persandian

dan telekomunikasi, serta administrasi kepegawaian.

h. Melaksanakan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang tata

usaha, persandian dan telekomunikasi, serta administrasi kepegawaian.

i. Menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman,

dan petunjuk operasional koordinasi di bidang tata usaha, persandian dan telekomunikasi, serta administrasi kepegawaian.

j. Melaksanakan pengawasan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan sub bagian tata usaha dan administrasi kepegawaian.

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan

27

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Dasar Sistem

Berdasarkan objek yang diteliti, ada banyak pendapat tentang definisi sistem yang dijelaskan oleh para ahli. Salah satunya definisi sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem mempunyai sifat atau karakteristik sebagai berikut:

1. Terdiri dari subsistem/elemen-elemen.

2. Setiap subsistem tersebut saling berinteraksi.

3. Adanya sesuatu yang mengikat antara subsistem/elemen menjadi satu kesatuan

(penghubung sistem).

4. Adanya batasan yang nyata antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau

dengan lingkungan luarnya.

5. Adanya masukan, proses dan keluaran dalam suatu sistem.

6. Mempunyai tujuan dan sasaran sebagi hasil akhir.

3.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya mati. Adapun definisi informasi yang diungkapkan beberapa ahli sebagai berikut:

1. ‘Informasi adalah data yang telah diolah/diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut’ (McFadden, 1999).

2. ‘Informasi adalah pengurangan jumlah ketidakpastian ketika pesan diterima’

(Shannon & Weaver, 1992).

3. ‘Informasi adalah adat yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau masa yang akan datang’ (Davis, 1999).

Dua hal yang menjadi hal dasar dalam menentukan seberapa bagus dan berpengaruhnya informasi di jaman sekarang adalah:

a. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal utama yang saling berkaitan satu sama lainnya, yaitu:

1. Informasi harus akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan informasi harus mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

b. Nilai Informasi

Nilai dari suatu informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai

29

efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis

cost effectiveness atau cost benefit.

3.3 Pengertian Sistem Informasi

Banyak ahli yang mengungkapkan definisi sistem informasi, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. ‘Sistem Informasi adalah sistem buatan tangan menusia yang secara umum

terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data serta menyediakan

informasi kepada para pemakai’ (Oram, Gelinas, & Wiggins, 1991)

2. ‘Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan

teknologi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi’ (Alter, 1992)

3. ‘Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya

untuk mengubah input menjadi output yang berguna untuk mencapai sasaran perusahaan’ (Wilkinson, 1992)

4. ‘Sistem Informasi adalah kumpulan hardware dan software yang dirancang

untuk mentransformasi data menjadi informasi yang bermanfaat’ (Bodnar & Hopwood, 1993)

5. ‘Sistem Informasi bertujuan mengumpulkan, memproses, menyimpan,

menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu’ (Turban, McLean, & Wetherbe, 1999)

6. ‘Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal tempat data diklasifikasi, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai’ (Hall, 2001)

Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi merupakan suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana diimplementasikan akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambil keputusan dan pengendalian didalam organisasi. Berdasarkan tingkat kegunaannya, sistem informasi dapat dibagi sebagai berikut:

a. Level 1 Sistem Informasi sebagai

Sistem Pemrosesan Data (Data Procesing System)

1. Memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin.

2. Terdapat data entry ke sistem dan laporan transaksi dengan sedikit

membutuhkan keputusan.

b. Level 2 Sistem Informasi sebagai

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)

1. Menyusun laporan secara periodik untuk kontrol, perencanaan, dan membuat

keputusan.

2. Merupakan interaksi antar orang, software, tidak dapat menggantikan sistem

pemrosesan data karena merupakan bagiannya.

3. Tidak sekedar memproses data namun termasuk analisis keputusan dan

membuat keputusan.

31

c. Level 3 Sistem Informasi sebagai

Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)

1. Mendukung pengambil keputusan dengan menyusun informasi pada kebutuhan

tertentu.

2. Sama dengan MIS keduanya tergantung pada database sebagai sumber data.

3. Program yang dibuat khusus untuk orang tertentu atau grup tertentu pengambil

keputusan.

d. Level 4 Sistem Informasi sebagai

Expert System dan Artificial Inteligent System

1. Menangkap keahlian tiruan dari pembuat keputusan dalam menyelesaikan

masalah.

2. Expert system menggunakan pendekatan Artificial Inteligent yaitu membuat

mesin seakan-akan punya kepandaian untuk menyelesaikan masalah secara beralasan sesuai dengan pemikiran manusia.

3.4 Konsep Dasar MRP 3.4.1 Latar Belakang

Sebelum tahun 1960 tidak satupun terdapat metode yang memuaskan dalam proses pengendalian persediaan terhadap item permintaan yang saling bergantungan. Sistem persediaan formal dalam suatu perusahaan masih didasarkan pada sistem order point dengan menerapkan metode tradisional yang tidak formal dan simpang siur khususnya dalam menangani material yang sifatnya saling bergantungan.

Sekitar tahun 1960 komputer mulai dipakai dalam bidang manajemen persediaan. Dengan demikian maka komputerisasi pengendalian persediaan telah mengawali bidang manajemen persediaan yang lebih baik dan efisien. Kesulitan-kesulitan yang biasanya terjadi dalam pelaksanaan manajemen persediaan tradisional telah teratasi dengan dikenalnya suatu pendekatan sistem persediaan yang terperinci dan lebih baik, yang dikenal dengan Material Requirment Planning (MRP), yang ditemukan oleh Joseph Orlicky dari J.I Case Company. Sistem MRP telah memiliki popularitas dalam bidang Industri yang memanfaatkan kemampuan komputer melaksanakan perencanaan dan pengendalian persediaan dengan memperhatikan hubungan antara item persediaan, sehingga pengelolahannya dapat lebih efisien dalam menentukan kebutuhan material secara cepat dan tepat. Komputerisasi MRP mula-mula dikembangkan dilingkungan APICS (American

Production and Inventory System Society) dalam suatu pengembangan program

yang profesional.

Manajemen pengendalian bahan pada dasarnya adalah merupakan suatu masalah yang penting dalam komunikasi indiustri. Kerumitan yang sering timbul dalam proses pengendalian bahan ini berbanding langsung dengan jumlah barang dalam persediaan dan dengan jumlah transaksi yang harus dicatat untuk mengikuti gerakan bahan (tetap menjaga derajat pengendalian yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran). Sistem persediaan dalam suatu operasi atau lingkungan manufaktur memiliki beberapa karakteristik tertentu yang sangat mempengaruhi terhadap kebijaksanaan dalam perencanaan material. Pertanyaan mendasar yang sering timbul dalam situasi kebijaksanaan persediaan tersebut adalah berapa jumlah dan kapan dilakukan pemesanan, untuk memenuhi produksi yang diinginkan sesuai

33

dengan perencanaan dalam MPS. Jawaban pertanyaan tersebut tergantung dari sifat

demand dari persediaan. Suatu demand dikatakan independent apabila sesuai

dengan pengalaman, dimana demand terhadap permintaan barang tersebut tidak bergantungan dengan barang-barang lain. Demikian sebaliknya suatu demand dikatakan dependent apabila barang tersebut merupakan bagian yang terpadu dari barang yang lain (ada hubungan fisik).

Sistem MRP diproses untuk memenuhi akan kebutuhan yang sifatnya

dependent. Berdasarkan uraian diatas, maka jelaslah bahwa MRP dapat lebih

banyak digunakan dilingkungan manufaktur yang melibatkan suatu proses

assembling, dimana kebanyakan permintaan terhadap barang bersifat bergantungan, sehingga tidak diperlukan peramalan pada tingkat barang (komponen) ini. Pertanyaan yang pertama dari hal diatas dapat terpenuhi jika kita mengetahui saat kebutuhan hari terpenuhi sesuai dengan MPS dan LeadTime. Sedangkan pertanyaan kedua dipenuhi dengan teknik lot yang sesuai dengan kondisi yang diproses dalam perhitungan MRP. Secara global hasil informasi yang diperoleh dalam proses MRP sangat menunjang dalam perencanaan CRP (Capacity

Requirment Planning) untuk tercapainya suatu sistem pengendalian aktifitas

produksi yang lebih baik.

3.4.2 Pengertian dan Perkembangan MRP

MRP selalu berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi dan tuntutan terhadap sistem perusahaan maka sampai saat ini MRP dibagi menjadi 4 bagian dan tidak tertutup kemungkinan untuk masa yang akan datang. Keempat bagian tersebut adalah:

1. Material Requirment Planning (MRP) dapat didefenisikan sebagai suatu teknik

atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand items).

2. Material Requirment Planning II (MRPII), Oliver Wight dan George Plossl,

partner konsultan, diakui oleh orang yang melakukan perluasan konsep MRP atas area manufactur, sehingga MRP dapat mencakup area-area perusahaan lain. Hasil perluasan konsep tersebut dinamakan MRP II, dan arti dari singkatan tersebut berubah menjadi Manufacturing resource planning (Perencanaan Sumber Manufactur).

3. Material Requirment Planning III (MRPIII), proses ini diperluas didalam

tingkat akurasi peramalan permintaan, penggunaan secara tepat dan baik peramalan permintaan (forecast Demand), akan dapat secara otomatis dan tepat melakukan perubahan terhadap Master Production Schedule. Dan apabila juga

Master Production Schedule telah penuh atau tidak dapat lagi melakukan Work Order maka sistem MRPIII ini dapat melakukan rekomendasi terhadap

permintaan.

4. Material Requirment Planning 9000 (MRP9000), MRP9000 sudah merupakan

tawaran yang benar-benar merupakan sistem yang lengkap dan terintegrasi dengan sistem management manufacturing. Kemampuan sistem MRP9000 didalam manufacturing, termasuk juga inventory, penjualan, perencanaan, Pembuatan, dan Pembelian dengan mengunakan General Ledger, dan sebuah

Administrasi, dan Executive Information System (EIS) secara graphical dalam

35

3.4.3 Fungsi MRP

Terdapat tiga fungsi yang terkait langsung dengan metode Material

Requirment Planning, yaitu:

1. Pengendalian persediaan, yaitu menjaga agar tingkat persediaan berada pada

batasan minimum.

2. Penjadwalan produksi, yaitu menentukan jadwal pembuatan/pengerjaan

part-part untuk membentuk produk akhir berdasarkan jadwal induk produksi.

3. Pembelian, yaitu menentukan jadwal pembelian part yang selanjutnya akan

diproses untuk membentuk produk akhir.

3.4.4 Karakteristik MRP

Terdapat 4 karakteristik perencanaan kebutuhan material, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. MRP berorientasi produk yaitu menggunakan BOM sebagai dasar perhitungan

kebutuhan komponen dan sub assembly.

2. MRP berorientasi masa depan yaitu menggunakan informasi JPI untuk

menghitung komponen dimasa yang akan datang.

3. MRP meliputi manajeman waktu, kapan suatu komponen dibutuhkan

berdasarkan perhitungan ekspektasi waktu siklus atau lead time.

4. MRP meliputi perencanaan prioritas, yang menghasilkan apa saja yang

3.4.5 Tujuan MRP

Secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan dari MRP adalah menghasilkan informasi persediaan yang mampu digunakan untuk mendukung melakukan tindakan secara tepat dalam berproduksi. Sehingga sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian dan/atau produksi.

Ada 4 macam yang menjadi ciri utama MRP, yaitu:

1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan

akan selesai (material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan MPS yang direncanakan.

2. Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat

sistem penjadwalan.

3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan indikasi

kapan pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.

4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah

direncanakan. Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Seandaniya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.

37

5. Meminimalkan persediaan. Dengan MRP, pengadaan (pembelian) atas

komponen-komponen yang diperlukan untuk suatu rencana produksi dapat dilakukan sebatas yang diperlukan saja sehingga dapat meminimalkan biaya persediaan.

6. Mengurangi resiko keterlambatan produksi atau pengiriman. MRP

mengidentifikasikan banyaknya bahan dan komponen yang diperlukan dengan jumlah dan waktu yang tepat sesuai dengan jadwal produksi maupun pengadaan/pembelian komponen, sehingga dapat memperkecil resiko tidak tersedianya bahan yang akan diproses.

7. Komitmen yang realistik. Dengan MRP, jadwal produksi diharapkan dapat

dipenuhi sesuai dengan rencana, sehingga komitmen pengiriman barang lebih realistik. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan dan kepercayaan konsumen.

8. Meningkatkan efisiensi. Hal ini karena jumlah persedian, waktu produksi, dan

waktu pengiriman barang dapat direncanakan dengan lebih baik sesuai dengan jadwal produksi induk.

3.4.6 Input MRP

Ada 3 Input yang dibutuhkan dalam konsep MRP yaitu:

1. Jadwal Induk Produksi (Master production schedule)

2. Struktur Produk (Product structure Record & Bill of Material)

Jadwal Induk Produksi (MPS)

Merupakan suatu rencana produksi yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan dengan waktu penyediaannya. Secara garis besar pembuatan suatu MPS biasanya dilakukan atas tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi sumber permintaan dan jumlahnya, sehingga dapat diketahui

besarnya permintaan produk akhir setiap periodanya.

2. Menentukan besarnya kapasitas produksi dan kecepatan operasi yang

diperlukan untuk memenuhi permintaan yang telah diidentifikasikan, perencanaan ini biasanya dilakukan pada tingkat agregat, sehingga masih merupakan perencanaan global.

3. Menyusun rencana rinci dari setiap produk akhir yang akan dibuat. Tahap ini

merupakan penjabaran dari rencana agregat (global) sehingga akan didapat rencana produksi setiap produk akhir yang dibuat dan perioda waktu pembuatannya.

Hal penting yang diperhatikan dalam menyusun MPS adalah menentukan panjang horison waktu perencanaan (Planning Horison), yaitu banyaknya perioda waktu yang ingin diliput dalam penjadwalan.

Stuktur Produk (Bill of Material (BOM))

BOM merupakan daftar komponen yang diperlukan untuk membuat atau merakit satu unit produk jadi. BOM file berisi penjelasan yang lengkap atas produk, tidak hanya mencantumkan data mengenai bahan baku dan komponen tetapi juga mencantumkan mengenai urutan-urutan produksi. BOM juga Sering juga disebut

39

sebagai struktur pohon produk (product structure tree) karena menunjukan bagaimana sebuah produk itu dibentuk oleh komponen-komponen. Struktur produk ini menunujukan berapa banyak setiap komponen dan bagian produk yang akan diperlukan, urutan perakitan bila struktur produk dimasukkan kedalam master BOM, yang memperinci semua nama komponen, nomor identitas, nomor gambar, dan sumber bahan baik yang dibuat dalam perusahaan ataupun yang dibeli dari pihak luar. Permintaan daftar komponen ini akan dirakit, sehingga master BOM juga merupakan suatu bentuk pemrosesan.

Catatan Daftar Persediaan (Infentory Records File)

Catatan daftar persediaan merupakan catatan tentang persediaan komponen yang ada digudang dan sudah dipesan tapi belum diterima. Catatan ini digunakan bila diperlukan dalam produksi. Isi catatan ini adalah nomor identifikasi, kuantitas yang tersedia, tingkat stok pengaman (safety stock), kuantitas yang telah direncanakan untuk dan waktu tunggu pengadaan (procurement leadtime) untuk tiap item. Catatan ini harus selalu baru dengan cara melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi yang terjadi seperti penerimaan, pengeluaran, produk gagal, dan pemesanan, untuk adanya kekeliruan dalam perencanaan.

3.4.7 Proses MRP

Langkah - Langkah dasar dalam penyusunan proses MRP, yaitu:

1. Netting (kebutuhan bersih): Proses perhitungan kebutuhan bersih untuk setiap

bersih dengan mengurangi kebutuhan kotor dengan inventori yang ada (Quantity on Hand)

2. Lotting (kuantitas pesanan): Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan

yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yan dihasilkan. Atau dapat pula diartikan suatu proses menentukan ukuran lot produksi/pembelian berdasarkan kriteria yang ditetapkan perusahaan (biasanya kriteria biaya minimal).

Beberapa metode untuk menentukan ukuran lot yang optimal adalah:

a. Fixed Order Quantity

Ukuran lot pemesanan ditentukan oleh pihak supplier disesuaikan dengan kapasitas yang dimiliki oleh supplier. Pendekatan yang digunakan untuk lotting ini adalah dengan konsep jumlah pemesanan tetap karena keterbatasan akan fasilitas. Misalnya kemampuan gudang, transportasi, kemampuan supplier dan pabrik. Jadi dalam menentukan ukuran lot berdasarkan intuisi atau pengalaman sebelumnya.

b. Economic Order Quantity

Pendekatan metode ini menggunakan konsep minimasi ongkos simpan dan ongkos pesan. Ukuran lot tetap, berasarkan hitungan minimasi tersebut.

c. Lot for Lot

Pendekatan menggunakan konsep atas dasar pesanan diskrit dengan pertimbangan minimasi dari ongkos simpan, jumlah yang dipesan sama dengan jumlah yang dibutuhkan.

41

d. Least Unit Cost

Ukuran lot pemesanan berdasarkan biaya per unit yang paling kecil. Dimana jumlah pemesanan ataupun interval pemesanan dapat bervariasi. Keputusan untuk pemesanan didasarkan pada:

Ongkos unit terkecil = ongkos pesan per unit + ongkos simpan per unit

e. Least Total Cost

Ukuran lot pemesanan berdasarkan biaya total yang paling kecil. Apabila untuk setiap lot dalam suatu horison perencanaan sama besarnya, hal ini dapat dicapai dengan memesan ukuran lot yang memiliki ongkos simpan per unitnya hampir sama dengan ongkos pengadaan per unitnya.

Ongkos total = ongkos simpan + ongkos pengadaan

f. Part Period Balancing

Pendekatan metode ini menggunakan konsep ukuran lot ditetapkan bila ongkos simpannya sama atau mendekati ongkos simpannya.

g. The Period Order Quantity

Pemesanan dilakukan pada periode-periode tertentu yang telah ditentukan oleh pihak supplier. Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pemesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya

jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval periode pemesanan adalah setahun.

h. Metode Silver Meal

Metode ini menitik beratkan pada ukuran lot yang harus dapat menimumkan ongkos total perperiode dimana ukuran lot didapatkan dengan cara menjumlakan kebutuhan beberapa periode sebagai ukuran lot yang tentatif (bersifat sementara), penjumlahan dilakukan terus sampai ongkos totalnya dibagi dengan banyaknya periode yang kebutuhannya termasuk dalam ukuran

lot tentatif tersebut meningkat. Besarnya ukuran lot yang sebenarnya adalah

ukuran tentatif terakhir yang ongkos total periodenya masih menurun.

i. Algoritma Wagner-Within

Pendekatan metode ini dengan mengguankan konsep ukuran lot dengan prosedur optimasi program linier, bersifat matematis. Pada prakteknya hal ini sulit diterapkan dalam MRP karena membutuhkan perhitungan yang rumit. Fokus utama dalam penyelesaian masalah ini adalah melakukan minimasi penggabungan ongkos total dari ongkos setup dan ongkos simpan tersebut mendekati nilai yang sama untuk kuantitas pemesanan yang dilakukan.

j. Fixed Periode Requirement (FPR)

Pendekatan metode ini menggunakan konsep interval pemesan yang kosntan, sedangkan ukuran kuantitas pemesanannya (lot size) dapat bervariasi. Ukuran kuantitas pemesanan tersebut merupakan penjumlahan kebutuhan

43

bersih (Rt) dari setiap periode yang tercakup dalam interval pemesanan yang telah di tetapkan, penetapan intervalnya secara sembarang atau intuitif. Pada metode ini jika saat pemesanan jatuh pada periode yang kebutuhan bersihnya sama dengan nol maka pemesanan dilaksanakan pula pada periode berikutnya. 3. Offsetting (rencana pemesanan): Bertujuan untuk menentukan kuantitas

pesanan yang dihasilakan proses lotting. Penentuan rencana saat pemesanan ini diperoleh dengan cara mengurangkan saat kebutuhan bersih yang harus tersedia dengan waktu ancang-ancang (lead time). Lebih sederhananya adalah proses menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk mengadakan suatu part (diproduksi atau dibeli) agar dapat menjadi acuan saat mulai pengerjaan part tahap berikutnya.

4. Exploding: Merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat

(level) yang lebih bawah dalam suatu struktur produk, serta didasarkan atas rencana pemesanan. Tahapannya adalah penjabaran kebutuhan material ke level yang lebih rendah hingga akhir level.

Hasil yang diperoleh dari perencanaan kebutuhan material adalah komponen yang diperlukan (jenis, jumlah, dan saat) untuk memenuhi permintaan.

3.4.8 Output MRP

Keluaran MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu: 1. Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) adalah penentuan jumlah

kebutuhan meterial serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang. 2. Order Release Report (Laporan Pengeluaran Pesanan) berguna bagi pembeli

bagi manajer manufaktur, yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi.

3. Changes to planning Orders (Perubahan terhadap pesanan yang telah

direncanakan) adalah yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan, pengubahan jumlah pesanan.

4. Performance Report (Laporan Penampilan) suatu tampilan yang menunjukkan

sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain.

3.4.9 Faktor-Faktor Kesulitan Dalam MRP

Terdapat 5 faktor utama yang mempengaruhi tingkat kesulitan dalam MRP yaitu:

1. Struktur Produk

Pada dasarnya struktur produk yang kompleks dapat menyebabkan terjadinya proses MRP seperti Net, Lot, Offset, dan Explode yang berulang-ulang, yang dilakukukan satu persatu dari atas sampai kebawah berdasarkan tingkatannya dalam suatu struktur produk tersebut. Kesulitan tersebut sering banyak ditemukan dalam proses lot sizing, dimana penentuan lot size pada tingkat yang lebih bawah perlu membutuhkan teknik yang sangat sulit (multi level lot sizing tecnique) 2. Lot Sizing.

Dalam suatu proses MRP, terdapat berbagai macam penentuan teknik lot

sizing yang diterapkan, sebab proses lotting ini merupakan salah satu fundamen

yang penting dalam suatu sistem rencana kebutuhan bahan. Pemakaian serta pemilihan teknik-teknik lot sizing yang tepat sesuai dengan situasi perusahaan akan sangat membantu dan mempengaruhi keefektifan dari rencana kebutuhan bahan

45

sehingga dapat memperoleh hasil yang lebih memuaskan. Hingga kini telah banyak dikembangkan oleh para ahli mengenai teknik-teknik penetapan ukuran lot. Sampai saat ini teknik ukuran lot dapat dibagi menjadi 4 bagian besar, yaitu :

1. Teknik ukuran lot untuk satu tingkat dengan kapasitas tak terbatas.

2. Teknik ukuran lot satu tingkat dengan kapasitas terbatas.

3. Teknik ukuran lot banyak tingkat dengan kapasitas tak terbatas.

4. Teknik ukuran lot banyak tingkat dengan kapasitas terbatas.

Dilihat dari cara pendekatan pemecahan masalah, juga terdapat dua aliran, yaitu pendekatan level by level dan period by period. Nampak jelas dalam hal ini bahwa teknik lot sizing masih dalam tehap perkembangan, khususnya untuk kasus

multi level. 3. Lead Time

Suatu proses perakitan tidak dapat dilakukan apabila item-item yang diperlukan dalam proses perakitan tersebut tidak tersedia dilokasi perakitan pada saat diperlukan. Dalam proses tersebut perlu diperhitungkan masalah network yang dilakukan berdasarkan lintasan kritis, saat paling awal, atau saat paling lambat, atau suatu item dapat selesai. Persoalan yang penting dari masalah ini bukan hanya penentuan ukuran lot size pada setiap level akan tetapi perlu mempertimbangkan masalah lead time serta network yang ada.

4. Kebutuhan yang Berubah

Salah satu keunggulan MRP dibanding dengan teknik laiinya adalah mampu merancang suatu sistem yang peka terhadap perubahan-perubhan, baik yang datangnya dari luar maupun dari dalam perusahaan itu sendiri. Kepekaan ini bukan tidak akan menimbulkan masalah. Adanya perubahaan kebutuhan akan produk

akhir tidak hanya mempengaruhi kebutuhan akan jumlah penentuan jumlah kebutuhan yang diinginkan, akan tetapi juga tempo pemesanan yang ada.

5. Komponen Umum

Komponen umum yang dimaksudkan dalam hal ini adalah komponen yang dibutuhkan oleh lebih dari satu induknya. Komponen umum tersebut dapat menimbulkan suatu kesulitan dalam proses perencanaan kebutuhan bahan khususnya dalam proses netting dan lot sizing. Kesulitan-kesulitan tersebut akan semakin terasa apabila komponen umum tersebut ada pada level yang berbeda.

3.4.10 Keuntungan-keuntungan digunakannya MRP

Beberapa keuntungan digunakannya MRP yang diungkapkan oleh Drs. Pangestu Subagyo, (Manajemen Operasi, 2000), antara lain sebagai berikut:

1. Mengurangi kesalahan dalam memperkirakan kebutuhan barang, karena

kebutuhan barang didasarkan atas rencana jumlah produksi.

2. Menyajikan informasi untuk perencanaan kapasitas pabrik.

3. Dengan sendirinya akan selalu memperbaiki jumlah persediaan dan jumlah

pemesanan material.

3.4.11 Pengendalian Persediaan dengan metode MRP

Pengendalian persediaan merupakan langkah penting dalam manajemen persediaan untuk melakukan perhitungan berupa jumlah optimal tingkat persediaan yang harus ada serta waktu pemesanan kembali. Pengaturan dan pengawasan terhadap material barang dalam proses dan barang jadi merupakan bagian penting dalam sistem produksi.

47

MRP adalah salah satu terobosan besar bagi dunia industri dalam mengatur bahan-bahan material yang dibutuhkan untuk proses produksi. Karena dengan MRP perusahaan dapat mengefisiensikan gudang dan sekaligus mencegah kemungkinan kehabisan bahan material. Semua proses pengaturan untuk bahan material yang dibutuhkan hanya dengan memasukkan data yang dibutuhkan dan software MRP yang akan memproses semuanya. Fasilitas yang disediakan adalah proses pengisian dan pemesanan data dealer penjualan dan supplier material. Konsep MRP adalah mempermudah pengaturan bahan material. Oleh karena itu direncanakan software dengan konsep user friendly dan fasilitas yang benar-benar mempermudah dan mampu meningkatkan efisiensi para pengguna.

Perencanaan kebutuhan material atau sering dikenal dengan Material

Requirement Planning (MRP) adalah suatu sistem informasi yang terkomputerisasi

untuk mengatur persediaan permintaan yang dependent dan mengatur jadwal produksi. Sistem ini bertujuan untuk mengurangi tingkat persediaan dan meningkatkan produktivitas. Terdapat dua hal penting dalam MRP yaitu lead time, dan berapa banyaknya jumlah material yang siap dipesan.

Dengan metode MRP dapat memesan sejumlah barang atau persediaan sesuai dengan jadwal produksi, maka tidak akan ada pembelian barang walaupun persediaan telah berada pada tingkat terendah. MRP dapat mengatasi masalah-masalah kompleks dalam persediaan yang memproduksi banyak produk. Masalah yang ditimbulkannya antara lain kebingungan inefisiensi, pelayanan yang tidak memuaskan konsumen.

Penentuan kebutuhan material yang pasti dalam proses produksi akan meminimalkan kerugian yang timbul dalam kaitannya dengan persediaan. Dengan

menggunakan metode MRP untuk melakukan penjadwalan produksi, maka perusahaan akan menentukan secara tepat perencanaan tanggal penyelesaian pekerjaan yang realistik, pekerjaan dapat selesai tepat pada waktunya, janji kepada konsumen dapat ditepati dan waktu tengang pemesanan dapat dikurangi.

3.4.12 Kelebihan MRP

Dibawah ini adalah kumpulan beberapa kelebihan menggunakan metode MRP, yaitu:

1. Kemampuan memberi harga lebih kompetitif.

2. Mengurangi harga penjualan.

3. Mengurangi inventori.

4. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.

5. Respon terhadap permintaan pasar lebih baik.

6. Kemampuan mengubah jadwal induk.

7. Mengurangi biaya setup.

8. Mengurangi waktu menganggur.

9. Memberi catatan kemajuan sehingga manager dapat merencanakan order

sebelum pesanan aktual dirilis.

10.Memberitahu kapan memperlambat akan sebaik mempercepat.

11.Menunda atau membatalkan pesanan.

12.Mengubah kuantitas pesanan.

13.Memajukan atau menunda batas waktu pesanan.

49

3.4.13 Kelemahan MRP

Problem utama penggunaan sistem MRP adalah integritas data. Jika terdapat data salah pada data persediaan, bill material data/master schedule kemudian juga akan menghasilkan data salah. Problem utama lainnya adalah MRP sistem membutuhkan data spesifik berapa lama perusahaan menggunakan berbagai komponen dalam memproduksi produk tertentu (asumsi semua variable). Desain sistem ini juga mengasumsikan bahwa "lead time" dalam proses in manufacturing sama untuk setiap item produk yang dibuat.

Proses manufaktur yang dimiliki perusahaan mungkin berbeda diberbagai tempat. Hal ini berakibat terjadinya daftar pesanan yang berbeda karena perbedaaan jarak yang jauh. The overall ERP sistem dapat digunakan untuk mengorganisaisi sediaan dan kebutuhan menurut individu perusaaannya dan memungkinkan terjadinya komunikasi antar perusahaan sehingga dapat mendistribuskan setiap komponen pada kebutuan perusahaan. Hal ini mengindikasikan bahwa sebuah sistem enterprise perlu diterapkan sebelum menerapkan sistem MRP. Sistem ERP sistem dibutuhkan untuk menghitung secara reguler dengan benar bagaimana kebutuhan item sebenarnya yang harus disediakan untuk proses produksi.

MRP tidak menghitung jumlah kapasitas produksi. Meskipun demikian, dalam jumlah yang besar perlu diterapkan suatu sistem dalam tingkatan lebih lanjut, yaitu MRP II. MRP II adalah sistem yang mengintegrasikan aspek keuangan. Sistem ini mencakup perencanaan kapasitas.

Kegagalan dalam mengaplikasikan sistem MRP biasanya disebabkan oleh kurangnya komitmen top manajemen, kesalahan memandang MRP hanyalah

software yang hanya butuh digunakan secara tepat, integrasi MRP JIT yang tidak

tepat, membutuhkan pengoperasian yang akurat, dan terlalu kaku.

3.4.14 Cara Kerja Perencanaan Kebutuhan Material

Dalam MRP waktu diasumsikan diskret, biasanya waktu digambarkan dalam harian atau mingguan. Sistem MRP dimulai dari JPI sebagai masukan dan melekukan beberapa prosedur untuk menghasilkan jadwal kebutuhan untuk setiap komponen yang dibutuhkan. Sistem ini bekerja berdasarkan daftar kebutuhan material (Bill Of material), tingkat demi tingkat dan komponen demi komponen hingga seluruh komponen terjadwal. Prosedur rincinya adalah:

1. Menghitung gross requirement persediaan yang diproyeksikan dan scheduled

receipt.

2. Konversikan net requirement menjadi jumlah kebutuhan yang direncanakan

dengan lot sizing.

3. Menempatkan planned order release pada periode yang tepat menggunakan

penjadwalan ke belakang dari tanggal dibutuhkan dikurangi lead time.

4. Menentukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk pemakai.

5. Ekstrasi kebutuhan produk utama atau parent menjadi gross requirement setiap

komponen yang berhubungan mengacu pada BOM. Keterangan:

a. Gross Requirement (GR)

51

2. Untuk item (poduk akhir), GR diambil dari MPS dan untuk komponen, GR

diambil dari Planned Order Release dari komponen (subassembly) level diatasnya.

b. Schedule Receipt (SR)

1. Dikenal juga sebagai on-order, open order atau scheduled orders

2. Bahan yang sudah dipesan dan akan tiba di shop

c. Projected on Hand (PoH)

1. Persediaan yang ada pada akhir suatu periode yang dapat digunakan untuk

memenuhi permintaan (GR) pada periode berikutnya.

2. POHt = POHt-1 – GRt + SRt +PORecpt

d. Net Requirement (NR)

1. Kebutuhan bersih yang harus dipenuhi setelah memperhatikan gross

requirement dan persediaan (SR dan PoH)

2. NRt = max (0, GRt - POHt-1 + SS)

e. Planned Order Receipt (POec)

1. Net Requirement yang diubah menjadi ukuran lot

2. Jika fiked order quantity dipakai, planned order receipt dibuat sejumlah net

f. Planned Order Release (PORel)

1. PORec yang telah disesuaikan dengan memperhatikan besarnya lead time.

3.5 Pengertian Perancangan Sistem

Pengertian perancangan sistem secara umum adalah penentuan proses, data dan informasi yang diperlukan oleh sistem baru. Sedangkan pengertian perancangan sistem secara rinci merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau penyatuan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan sistem secara umum dapat pula diartikan sebagai kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan masukan-masukan, kumpulan data, file, metode, prosedur dan keluaran dalam pemrosesan suatu data untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Tahap perancangan dilakukan setelah tahap analisis sistem yang bertujuan untuk merancang sistem baru. definisi perancangan sistem menurut George M Scott pada tahun 1986 adalah perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan tugasnya; termasuk mengkonfigurasi komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga instalasi dari suatu sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

Tujuan dari perancangan sistem ada dua macam, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.

2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap terhadap

53

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam merancang suatu sistem yaitu kehandalan, ketersediaan, dan juga keluwesan dari suatu sistem, begitu juga pemeliharaan dalam suatu sistem.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap perancangan sistem adalah:

1. Mendefinisikan alternatif konfigurasi peralatan sistem.

2. Memilih konfigurasi sistem terbaik.

3. Merancang deskripsi input, file-file program dan output berdasarkan hasil

analisa.

4. Membuat dokumentasi sistem.

Alat yang dapat digunkan dalam perancangan sistem diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Diagram Alir (flowcahart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan

secara keseluruhan dari sistem baik proses manual maupun proses yang dilakukan oleh komputer. Bagan ini berguna untuk mengidentifikasikan proses yang dianggap tidak efisien.

2. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) merupakan dokumentasi dalam

bentuk grafik dengan menggunakan simbol-simbol untuk menggambarkan aliran data antara proses-proses yang saling berkaitan.

3. Kamus Data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data

yang ada dalam database sehingga pengguna dan analis sistem akan memiliki pengertian yang sama untuk masukan, keluaran, komponen penyimpanan data dan perhitungannya. Kamus data diperoleh berdasarkan hasil perancangan diagram aliran data.

3.6 Pengertian Persediaan

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan, yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya akan digunakan dalam proses produksi (I Nyoman Y Astana, 1996). Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam proses produksi, dan atau dalam perjalanan atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi. Persediaan juga merupakan sumbar daya mengatur (Idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, pemasaran distribusi atau kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga (Nasuton, 1996). Namun, secara umum dapat dikatakan, bahwa persediaan adalah suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam rangkan mengantisipasi untuk dapat memenuhi permintaan baik internal maupun eksternal (Handoko, 1996).

3.7 Perencanaan Kebutuhan Kapasitas (CRP)

Perencanaan kebutuhan kapasitas atau Capacity Requirement Planning (CRP) bertujuan memvalidasi MRP serta untuk menentukan beban kerja pada stasiun kerja. Untuk menentukan beban stasiun kerja diperlukan beberapa informasi sebagai berikut:

1. Menentukan rencana pengadaan produk (planned order release) yang

merupakan output dari perencanaan kebutuhan material.

2. Fungsi stasiun kerja dan kapasitasnya.

3. Routing file yang merupakan urutan proses operasi pada satu atau lebih stasiun

55

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1 Analisis Sistem

Berdasarkan hasil survei dan pengamatan yang dilakukan di PT. Timur Jaya Panel, maka didapatkan proses-proses yang terjadi dalam transaksi dipemesanan dan penjadwalan produksi di perusahaan.

4.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai kebutuhan perusahaan khususnya dalam bidang pemesanan dan penjadwalan produksi. Rancangan sistem yang dibuat berupa System Flow dan

Data Flow Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem. DFD dibuat

dengan menggunakan software Power Designer 6, sedangkan system flow menggunakan software Microsoft Visio 2013.

4.2.1 System Flow

1. Fungsionalitas Mengecek Hak Akses User Mengecek hak akses user

Sistem User

Mulai

User id & password

User id & password tidak

valid

Validasi user id dan

password User

Menampilkan user id dan password

tidak valid

Valid?

Mengecek hak akases

Bagian pemesanan

penjualan

Bagian Penjualan? 1

2

3

Y

Y

T

Y

Manajer pemesanan?

Selesai Y

T Bagian HRD?

T

T 4 _Y

T

57

2. Fungsionalitas Mengelola Data Master Menambah data master jenis produk

Bagian Penjualan Sistem

P

h

a

s

e

Nama_jenis

Cek nama_jenis Jenis_produk

Jenis produk ada? 2

Menampilkan alert jenis sudah ada Jenis sudah ada

Generate dan menampilkan

id_jenis

Status_jenis

Simpan

jenis_produk Jenis_produk

Menampilkan jenis_produk Jenis_produk

Selesai

Y

T

ID_jenis

Mengubah data master jenis produk

Bagian Penjualan Sistem

Memilih jenis yang diubah

Menampilkan jenis yang akan diubah 2

Jenis yang akan diubah

Status_jenis yang akan diubah

Menyimpan perubahan status_jenis

Jenis_produk

Menampilkan jenis_produk Jenis_produk

Selesai

Jenis_produk

59

Gambar 4.4. Menambah data master produk.

Menambah data master produk

Sistem Bagian Penjualan

Jenis_produk

Cek jenis produk

Memunculkan id jenis

Id_produk

Jenis_produk

Jenis_produk

Mengecek id produk yang terakhir

digunakan

Produk

Kelengkapan data produk

Mengecek kelengkapan field

Lengkap?

Menyimpan data

produk Produk

Menampilkan field belum lengkap Field belum

lengkap

Menampilkan penyimpanan data

produk berhasil Penyimpanan

berhasil

Selesai

T

Y 2

Menampilkan id produk

Mengubah data master produk

Sistem Bagian Penjualan

Memilih id_produk yang diubah

Menampilkan data produk

Data produk

Pproduk

Data produk yang diubah

Menyimpan data

produk yang diubah Produk

Menampilkan penyimpanan data

produk berhasil Menampilkan

data produk

Selesai 2

61

Menambah data master user

Sistem Bagian HRD

P

h

as

e

4

User id

Mengecek ketersediaan user

id

User

Ada? Menampilkan alert

id sudah ada

Id sudah ada Y

password

Mengecek password < 8 karakter

Sesuai? Menampilkan alert

password < 8 karakter

Kelengkapan data user Password < 8

karakter

T

T

Y

Mengecek kelengkapan field

Lengkap? Menampilkan alert

field masih ada yang belum diisi Field belum

lengkap

Menyimpan data

user User

Menampilkan pesan registrasi data user

selesai Penyimpanan

berhasil

T

Y

Selesai

Mengubah data master user

Sistem Bagian HRD

P

h

as

e

4

Memilih user id yang diubah

Menampilkan data

user User

Data user

Data yang diubah

Sesuai? Menampilkan alert

password < 8 karakter yang

diubah Password < 8

karakter T

Y

Lengkap? Menampilkan alert

field masih ada yang belum diisi bagi data yang diubah Field belum

lengkap

Menyimpan data

user yang diubah User

Menampilkan pesan registrasi data user selesai yang diubah Penyimpanan

berhasil

T

Y

Selesai

Password? Mengecek data

yang diubah

Y

T

63

Menambah data master supplier

Bagian Penjualan Sistem

P

h

as

e

Nama_supplier

Cek nama_supplier Supplier

Nama supplier ada? 2

Menampilkan alert supplier sudah ada Supplier sudah

ada

Generate dan menampilkan id_supplier

Kelengkapan data supplier

Simpan data

supplier Supplier

Menampilkan data supplier Data supplier

Selesai

Y

T

ID_supplier

Lengkap? Cek kelengkapan

data supplier

Menampilkan alert field supplier belum

lengkap Field supplier

belum lengkap T

Y

Mengubah data master supplier

Sistem Bagian Penjualan

Memilih supplier yang akan diubah

Menampilkan data supplier

Data supplier

Supplier

Data supplier yang diubah

Menyimpan data supplier yang

diubah

Supplier

Menampilkan penyimpanan data

supplier berhasil Menampilkan

data supplier

Selesai 2

65

Menambah data master bahan mentah

Sistem Bagian Penjualan

Nama bahan mentah

Cek id bahan mentah terakhir

digunakan

Memunculkan id bahan mentah

Id_bahan mentah

Bahan mentah

Bahan mentah

Kelengkapan data bahan mentah

Mengecek kelengkapan field

Lengkap?

Menyimpan data

bahan mentah Bahan mentah

Menampilkan field belum lengkap Field belum

lengkap

Menampilkan pesan penyimpanan data

bahan mentah berhasil Penyimpanan

data bahan mentah berhasil

Selesai

T

Y 2

Selesai

H. Form Struktur BOM

Gambar 4.61. Form Struktur BOM.

I. Form Lihat Data BOM

J. Form Pemesanan

Gambar 4.63. Form pemesanan.

K. Form Perencanaan Produksi

L. Form Pengecekan Perencanaan Produksi

116 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari perancangan dan pembuatan aplikasi Rancang Bangun Aplikasi Penjadwalan Produksi di PT. Timur Jaya Panel dengan Menggunakan Metode MRP adalah sebagai berikut:

1. Dapat membantu proses penjadwalan, pencatatan, pemesanan, dan pengecekan produksi.

2. Dengan karakteristing keunggulan metode MRP, maka si pengguna akan dapat meminimalisir kekeliruan dalam hal penjadwalan produksi bahan.

3. Dengan menggunakan sistem keamanan password md5 maka dijamin dapat menjaga seluruh data pengguna yang dikerenakan md 5 adalah suatu algoritma yang memiliki metode one-way yang dimana berbentuk enkripsi data plaintext menjadi berbentuk algoritma (chypertext) yang bertujuan agar tidak mudah dibaca mentah-mentah oleh siapapun termasuk DBA.

4. Dengan aplikasi yang dirancang, maka dapat ditentukan besarnya masing-masing bahan baku yang diperlukan beserta waktu tunggunya per periode (lead time).

5. Material Requirement Planning merupakan suatu sistem yang mengatur

bahan-bahan material yang dibutuhkan untuk proses produksi karena dengan MRP perusahaan dapat mengefisiensikan gudang dan sekaligus mencegah kemungkinan kehabisan bahan material atau suatu sistem penjadwalan kebutuhan bahan baku berdasarkan tahap waktu untuk operasi produksi.

6. Secara umum, sistem MRP dimaksudkan untuk mencapai tujuan, yaitu mengurangi resiko karena keterlambatan produksi atau pengiriman.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, adapun saran-saran yang dapat disampaikan berkaitan dengan pengembangan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem ini akan lebih sempurna bila dilengkapi dengan sistem akuntansi. 2. Dalam proses perhitungan MRP dapat ditambahkan tabel retur bila ada

pengembalian barang akibat barang rusak/cacat.

3. Metode MRP bisa lebih dikembangkan lagi dengan kombinasi metode lain, seperti ditambahkan sistem peramalan.

4. Sistem ini bias ditambah SMS Gateway agar bila ada kekurangan stok bahan akan bias secara otomastis memesannya dengan menggunakan SMS.

5. Sistem yang digunakan masih berbasis Dekstop, maka sistem ini bisa lebih dikembangkan ke dalam sistem berbasis Web.

6. Layout dan desain interface dari aplikasi yang dibuat masih sederhana, oleh

karena itu diharapkan pengembang selanjutnya akan dapat memperbaiki layout dan desain interface agar tampilan yang dihasilkan lebih menarik.

118

DAFTAR PUSTAKA

Kendall. Dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Santoso, Budi. 2009. Manajemen Proyek Konsep & Implementasi. Edisi Pertama. Penerbit ; Graha Ilmu, Yogyakarta.

Sofyan Assauri. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Sujadi Prawiro Sentoso. 2001. Manajemen Operasi : Analisis Studi Kasus. Edisi Kedua. Jakarta : Bumi Aksara.

Ristono, A. 2009. Manajemen Persediaan. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Assauri, Sofyan 2005. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta : Lembaga Penerbit FEUI.

Yamit, Z. 2003. Manajemen Persediaan, EKONISIA, Yogyakarta.

Ahyari, A. 1986. Manajemen Produksi Pengendalian Produksi Buku 1, BPFE – Yogyakarta, Yogyakarta.

Baroto, T. 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Ghalia Indonesia, Jakrta.

SM Thacker & Associates, Material Requirement Planning, April 2000, http://www.smthacker.uk/mrp.htm.

J.R. Tony Arnold, Stephen N. Chapman, 2001, Introduction to Materials Management, Prentice Hall International, Inc., USA.

Richard J. Tersine, 1984, Principles of Inventory and Materials Management, Elsevier Science Publishing Co., Inc., New York.