PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian dan Penilaian Kinerja Karyawan Pada Coffee Corner Surabaya.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN DAN PENILAIAN

KINERJA KARYAWAN

PADA COFFEE CORNER

SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: ARYO DWI PRAYOGO

NIM

: 05390100049

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

ix

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI ... vi

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II HASIL SURVEY ... 6

2.1 Gambaran Umum COFFEE CORNER ... 6

2.2 Struktur Organisasi COFFEE CORNER ... 6

2.3 Deskripsi Tugas ... 7

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 8

2.5 Dokumen I/O ... 9

BAB III LANDASAN TEORI ... 12

3.1 Penggajian ... 12

x

Halaman

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 14

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 14

3.5 Document Flow ... 15

3.6 System Flow... 16

3.7 Data Flow Diagram ... 17

3.8 Entity Relationship Diagram ... 18

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 19

4.1 Analisis Sistem ... 19

4.2 Desain Sistem ... 20

4.2.1 System Flow ... 20

4.2.2 Data Flow Diagram ... 24

4.2.3 ERD ... 31

4.2.4 Struktur File ... 33

4.2.5 Desain I/O ... 38

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 44

5.1 Sistem yang Digunakan ... 44

5.2 Cara Setup Program ... 44

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 45

BAB VI PENUTUP ... 53

6.1 Kesimpulan ... 53

6.2 Saran ... 54

DAFTAR PUSTAKA ... 56

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Tabel Presensi ... 34

Tabel 4.2 Tabel Pegawai ... 34

Tabel 4.3 Tabel User Login ... 35

Tabel 4.4 Tabel User Level ... 35

Tabel 4.5 Tabel Lembur ... 35

Tabel 4.6 Tabel Jabatan ... 36

Tabel 4.7 Tabel General Cleaning (GC) ... 36

Tabel 4.8 Tabel Data Gaji ... 37

Tabel 4.9 Tabel Break Loss ... 37

Tabel 4.10 Tabel Gaji ... 38

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi COFFEE CORNER ... 6

Gambar 2.2 Document Flow Penggajian ... 8

Gambar 2.3 Dokumen I/O Sli Gaji ... 9

Gambar 2.4 Dokumen I/O Laporan Gaji ... 10

Gambar 2.5 Ceklok (Checkclock) ... 11

Gambar 4.1 System Flow Penggajian ... 21

Gambar 4.2 System Flow Kinerja Karyawan ... 22

Gambar 4.3 System Flow Membuat Laporan ... 23

Gambar 4.4 Context Diagram ... 24

Gambar 4.5 HIPO ... 25

Gambar 4.6 DFD Level 0 ... 26

Gambar 4.7 DFD Level 1 Melakukan Transaksi ... 27

Gambar 4.8 DFD Level 2 Mengelola Master Pegawai ... 28

Gambar 4.9 DFD Level 2 Mengelola Master Jabatan ... 28

Gambar 4.10 DFD Level 2 Mengelola Master Login ... 28

Gambar 4.11 DFD Level 2 Mengelola User Level ... 29

Gambar 4.12 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Data Gaji ... 29

Gambar 4.13 DFD Level 2 Melakukan Transaksi GC ... 29

Gambar 4.14 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Lembur ... 30

Gambar 4.15 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Break Loss ... 30

Gambar 4.16 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Variabel Kinerja ... 30

xiii

Halaman

Gambar 4.18 Conceptual Data Model ... 32

Gambar 4.19 Physical Data model ... 33

Gambar 4.20 Desain Laporan Kinerja ... 39

Gambar 4.21 Desain Laporan Kinerja per Karyawan ... 39

Gambar 4.22 DesainForm Main Menu ... 40

Gambar 4.23 Desain Form Login ... 41

Gambar 4.24 Desain Form Presensi ... 41

Gambar 4.25 Desain Form Penggajian ... 42

Gamabr 4.26 Desain Form Cetak Laporan ... 43

Gambar 5.1 Form Presensi ... 45

Gambar 5.2 Form Login ... 46

Gambar 5.3 Form Mengelola Karyawan ... 46

Gambar 5.4 Form Mengelola Jabatan ... 47

Gambar 5.5 Form Mengelola User Login ... 47

Gambar 5.6 Form Mengelola Data Gaji ... 48

Gambar 5.7 Form Mengelola Variabel Kinerja ... 49

Gambar 5.8 Form Penggajian ... 49

Gambar 5.9 Form Pengaturan Data GC ... 50

Gambar 5.10 Form Pengaturan Break Loss ... 51

Gambar 5.11 Form Pengaturan Over Time ... 51

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Laporan Data Pegawai ... 57

Lampiran 2. Slip Gaji ... 58

Lampiran 3. Laporan Data Gaji Pegawai ... 59

Lampiran 4 Laporan Kinerja Pegawai ... 60

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

COFFEE CORNER bergerak di bidang jual-beli food and beverages,

dengan kata lain COFFEE CORNER merupakan coffee shop yang ada di

Surabaya. COFFEE CORNER mempunyai Pegawai yang disebut barista. Pegawai di COFFEE CORNER sejumlah 35 orang, yang terbagi menjadi 2 shift yaitu shift 1, jam awal mulai shift pada jam 4 sampai 8 malam dengan sistem pembagian 5

orang pada hari regular dan 6 orang pada hari libur atau weekend dan shift 2 awal

mulai shift pada jam 8 sampai jam 12 malam dengan pembagian 7 orang pada hari regular dan 13 orang pada hari libur atau weekend. Hari regular di sini dimaksud

adalah hari Senin sampai Kamis dan weekend hari Jum’at, Sabtu, dan Minggu.

Proses penggajian pada perusahaan ini berdasar pada jumlah shift tiap-tiap Pegawai, ada pula perhitungan jumlah keterlambatan Pegawai berdasarkan

presensi. Penggajian di perusahaan ini sudah termasuk service. Service ini didapat

dari 5 persen dari total pendapatan perusahaan yang nantinya akan diinputkan secara manual ke dalam perhitungan gaji. Service tersebut tiap bulannya merupakan nilai yang yang tidak tetap dan setiap bulannya berubah-ubah.

Perusahaan selama ini melakukan Rekap kehadiran Pegawai dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel, sehingga banyak ditemukan kesalahan-kesalahan yang dibuat baik oleh sistem maupun oleh sumber daya manusia. Selain itu pada proses tersebut rentan adanya penyimpangan-penyimpangan, seperti

2

pemberian upah lembur yang tidak akurat karena jam lembur Pegawai yang tidak dicek dengan presensi.

Perusahaan ini mempunyai sistem jenjang karir. Jenjang karir tersebut didapat dengan catatan apabila seorang Pegawai telah melewati masa kontrak kerja. Salah satu syarat Pegawai layak naik jabatan atau tidak dengan melihat

performance atau kinerja Pegawai itu sendiri. Dalam hal ini COFFEE CORNER

tidak mempunyai sistem penilaian kinerja Pegawai yang pasti, hanya melewati proses yang telah dijelaskan di atas yaitu, apabila Pegawai tersebut telah melewati masa kontrak kerja. Selain itu penilaian hanya berdasarkan analisis personal saja. Sistem yang dibuat ini akan membantu dalam pengambilan keputusan tentang

Pegawai yang akan naik jabatan. Penilaian tersebut berdasarkan performance

Pegawai yang bersangkutan. Performance Pegawai dinilai berdasarkan jumlah

jam keterlambatan, break and loss, dan jumlah shift yang telah ditempuh oleh

Pegawai tersebut.

1.2 Perumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang terkait seperti yang dijelaskan pada latar belakang di atas seperti berikut:

1. Bagaimana membuat Sistem penggajian Pegawai yang tidak membutuhkan

banyak waktu dan meminimalisasi adanya kesalahan?

2. Bagaimana membuat laporan guna memberikan informasi kepada pimpinan

perusahaan?

3. Bagaimana membuat sistem penilaian kinerja Pegawai sebagai salah satu

1.3 Pembatasan Masalah

Dari perumusan masalah yang ada penulis membatasi topik-topik yang akan dibahas, antara lain:

1. Mengolah Data Pegawai.

2. Proses perhitungan gaji yang disertai dengan perhitungan upah lembur,

keterlambatan, potongan-potongan, gaji pokok.

3. Laporan kinerja Pegawai yang akan dijadikan pertanggungjawaban kepada

pimpinan perusahaan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Presensi, Penggajian, dan laporan kinerja Pegawai di COFFEE CORNER.

1. Membuat suatu sistem informasi yang dapat menyimpan dan mengelola data

pegawai.

2. Membuat suatu sistem informasi yang dapat menyimpan dan mengelola data

presensi pegawai tiap bulan.

3. Membuat suatu sistem informasi yang dapat melakukan proses penentuan

kinerja pegawai.

4. Membuat suatu sistem informasi yang dapat mengolah data gaji pegawai

yang akan menghasilkan perhitungan gaji pegawai.

1.5 Manfaat

Manfaat sistem yang baru bagi pengguna adalah sebagai berikut:

1. General Manager

4

Adapun keuntungan dari sistem yang baru ini adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah dalam mengetahui data-data Pegawai, mengetahui

bagaimana kinerja para karawan yang bekerja pada perusahaan.

b. Mempermudah dalam mengetahui laporan transaksi yang dibutukan secara

efektif dan efisien.

2. Manager HRD

Manager Human Resource Development (HRD) merupakan orang yang

mempunyai tanggung jawab secara penuh terhadap para Pegawai. Adapun keuntungannya sebagai berikut:

a. Mempermudah dan mengetahui semua data yang ada di perusahaan, seperti

data Pegawai, data gaji Pegawai dan sebagainya.

b. Menerbitkan laporan yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan baik

berupa laporan gaji, laporan kinerja Pegawai berdasarkan presensi.

3. Accounting

Accounting bertanggung jawab terhadap keluar masuknya arus uang pada perusahaan, pada bagian ini salah satu keuntungannya adalah bagian accounting dapat mengetahui laporan gaji Pegawai tiap bulan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penulisan Proyek Sistem Informasi ini dibagi menjadi beberapa bab. Setiap bab akan dijelaskan dalam beberapa sub bab.

Bab pertama merupakan bab Pendahuluan yang menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang ingin diselesaikan dengan adanya program aplikasi yang dibuat oleh penulis. Selain itu pada penulisan bab pertama terdapat

perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, kontribusi dan sistematika penulisan.

Bab kedua merupakan bab Hasil Survey yang menjelaskan tentang sejarah dan perkembangan susunan keorganisasian perusahaan. Bab ini juga menjelaskan tentang analisis yang sedang berjalan dengan menggambarkannya

pada document flow Penggajian serta Dokumen I/O yang ada saat ini.

Bab ketiga merupakan bab Landasan Teori yang berisi tentang teori-teori yang digunakan penulis dalam pembuatan sistem informasi ini dari awal sampai akhir. Teori-teori ini terdiri dari teori yang berkaitan langsung dengan masalah, yaitu teori penggajian, penilaian kinerja, konsep dasar sistem informasi, serta teori

yang berkaitan dengan penyelesaian masalah yaitu document flow, system flow,

data flow diagram, dan entity relationship diagram.

Bab keempat merupakan bab Analisis dan Desain Sistem yang terdiri dari dua bagian yaitu: Prosedur penelitian dan perancangan. Untuk prosedur penelitian dijelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut akan dibuat.

Bab kelima merupakan bab Implementasi dan Pembahasan yang berisi tentang pembahasan hasil program sesuai dengan perumusan masalah yang telah dicantumkan. Bab ini menjelaskan tentang tampilan interface dari program yang telah dibuat dengan penjelasan cara penggunaannya.

Bab keenam merupakan bab Penutup yang menguraikan ringkasan/inti dari bab-bab sebelumnya yang dituliskan dalam bentuk kesimpulan. Dari kesimpulan tersebut, dibuat beberapa saran yang dapat dipertimbangkan jika sistem ini benar-benar digunakan oleh pihak perusahaan.

6 BAB II HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum COFFEE CORNER Surabaya

COFFEE CORNER ini didirikan pada tanggal 14 Februari 2007 oleh Prof. Dr. Syamsu Budiono yang dipimpin oleh putri beliau Vinca Desyiandri.

Perusahan ini bergerak di bidang jual-beli atau sebuah coffee shop yang beralamat

di Jl. Arif Rahman Hakim 40-42, Surabaya. Namun dalam perkembangannya perusahaan ini membuka cabang di Malang – Jawa Timur yaitu di Jl.Soekarno Hatta KAV.140.

2.2 Struktur Organisasi COFFEE CORNER Surabaya

Gambar 2.1 Struktur Organisasi COFFEE CORNER

Dari hasil survey yang telah dilakukan di COFFEE CORNER, COFFEE CORNER mempunyai struktur organisasi yang sederhana. Meskipun demikian, sistem yang dijalankan menyerupai sistem yang dijalankan pada perusahaan besar, sehingga sistem yang dikembangkan tetap dapat digunakan meskipun berkembang

Owner

CEO General

Store Manager

HRD

MANAGER Marketing

SPV

di waktu yang akan datang. Struktur organisasi COFFEE CORNER dapat dilihat pada gambar 2.1.

2.3 Deskripsi Tugas

Adapun tugas dan tanggung jawab masing–masing bagian adalah sebagai berikut:

Kepala Perusahaan/Pimpinan

1. Membuat dan menentukan kebijaksanaan dalam perusahaan.

2. Mengawasi semua yang ada di perusahaan.

3. Bertanggung jawab akan kelangsungan jalannya perusahaan.

4. Melakukan koordiasi kegiatan kerja di perusahaan.

Kepala Bagian

1. Bertanggung jawab atas masing–masing bagian yang dipimpinnya.

2. Mengawasi bagian administrasi yang ada di bawahnya.

Bagian Keuangan

Menerbitkan slip gaji dan memberikan gaji pada masing–masing pegawai setiap bulannya serta mengawasi arus keluar masuknya uang yang ada di perusahaan. Bagian Personalia

1. Memelihara semua data yang ada di perusahaan, seperti data pegawai, data gaji

pegawai dan sebagainya.

2. Menerbitkan laporan yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan baik

8

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Masalah yang akan dianalisis yaitu masalah penggajian pegawai. Pada

penggajian pegawai, Manager HRD mencocokkan daily report dan kertas ceklok

untuk menghitung gaji pegawai. Untuk lebih jelasnya document flow penggajian

dapat dilihat pada gambar 2.2.

2.5 Dokumen I/O

Dokumen I/O yang terdapat pada COFFEE CORNER Surabaya saat ini antara lain dokumen slip gaji, Laporan Gaji, Ceklok. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 2.3, Gambar 2.4, dan Gambar 2.5.

1. Slip Gaji

Gambar 2.3 Dokumen I/O Slip Gaji

Dokumen ini berfungsi sebagai output yang akan dihasilkan oleh sistem lama pada perusahaan. Slip gaji tersebut menjadi tanda bukti perusahaan bahwa pegawai yang bersangkutan telah mendapatkan haknya yaitu berupa gaji.

10

2. Laporan Gaji

Gambar 2.4 Laporan Gaji

Laporan gaji ini berfungsi sebagai pertanggungjawaban Management

perusahaan kepada pemilik perusahaan. Dokumen ini bertujuan sebagai acuan laporan gaji tiap-tiap periode tertentu.

3. Checkclock

Gambar 2.5 Checkclock

Dokumen ini bertujuan sebagai bukti perusahaan yang berguna untuk menghitung jumah shift masing-masing pegawai dalam periode tertentu.

12 BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dijelaskan teori–teori penunjang yang digunakan untuk mendukung penyusunan laporan proyek sistem informasi. Teori penunjang yang akan dibahas meliputi prosedur-prosedur yang berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan proyek sistem informasi ini.

3.1 Penggajian

Menurut Fayol (1995), Sistem penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian staf, memonitor, mengembangkan, dan

mengendalikannya. Penggajian di COFFEE CORNER merupakan salah satu

aktifitas penunjang operasional perusahaan.

Adapun penggajian meliputi proses-proses yang saling berkaitan dan nantinya akan menghasilkan slip gaji dan laporan-laporan sebagai pertanggung jawaban kepada pemilik perusahaan. Perhitungan gaji didapat dengan perhitungan sebagai berikut:

Gaji = total shift + service + lembur – (denda keterlambatan + break loss)

Total Shift diambil dari data-data presensi harian. Setiap pegawai yang melakukan proses presensi, maka jam masuk sudah terlebih dahulu ditentukan

oleh perusahaan. Apabila pegawai tersebut melakukan cek in Presensi melebihi

batas waktu yang ditentukan maka selisih waktu tersebut disebut dengan denda keterlambatan. Perhitungan keterlambatan didapat dengan perhitungan sebagai berikut :

Denda keterlambatan = jam masuk – jam cek in

Setiap keterlambatan dapat ditoleransi apabila pegawai mempunyai ijin dari manager. Dalam hal ini manager selaku pemegang otoritas tertinggi perusahaan dapat mengeluarkan otoritas apabila pegawai datang terlambat.

3.2 Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan

faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja individu sangat bermanfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai.

Menurut Bernardin dan Russel (1993) “A way of measuring the

contribution of individuals to their organization“. Penilaian kinerja adalah cara

mengukur kontribusi individu (pegawai) kepada organisasi tempat mereka bekerja. Penilaian kinerja Pegawai pada COFFEE CORNER Surabaya adalah salah satu aktifitas perusahaan dalam memberikan suatu nilai yang akan menentukan bagaimana pegawai tersebut dinilai. Penilaian tersebut berdasarkan

performance Pegawai itu sendiri. Performance Pegawai dinilai berdasar jumlah

jam keterlambatan, break and loss, dan jumlah shift yang telah ditempuh oleh

Pegawai itu sendiri. Pada sistem ini sengaja tidak menampilkan jalan proses

14

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan pada komponen atau elemennya. Menurut FitzGerald, FitzGerald dan Stalling (1981) definisi sistem yang menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling behubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, sedangkan definisi sistem menurut pendekatan elemen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto, 1999)

Sistem informasi manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem dengan penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara matang sehingga akan dihasilkan informasi yang baik. Informasi yang dikeluarkan berupa laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan melalui beberapa proses, seperti pengumpulan data, pemrosesan data dan sampai menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir dari sistem informasi yang dikerjakan.

Namun komputer sebagai suatu sarana penunjang memiliki pula keterbatasan, karena hanya berfungsi sebagai pengolah data berdasarkan program atau instruksi yang diberikan. Dalam hal ini peranan manusia masih tetap penting yaitu sebagai pengendali atas pengolahan data yang dilakukan komputer.

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Jogiyanto (1999), Analisis Sistem didefinisikan sebagai uraian dari sistem informasi yang besar dan utuh ke dalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisis sistem:

1. Identifikasi masalah

2. Memahami kerja dari sistem yang ada

3. Menganalisis sistem

4. Membuat laporan hasil analisis

Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah perancangan sistem secara umum dan perancangan sistem secara terinci. Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat.

3.5 Document Flow

Menurut Kendall dan Kendall (2004), Flowchart adalah bagan yang

menunjukkan alur dalam program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagan alur digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak antara lain berikut ini:

Sistem dokumen, menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

Sistem penghubung, menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama.

16

Simbol garis alur, menunjukkan arus dari proses.

Sistem proses manual, menunjukkan kegiatan yang masih diproses secara manual.

Simbol data file, menunjukkan tempat penyimpanan data.

3.6 System Flow

Menurut Kendall dan Kendall (2004), System Flow merupakan sebuah

teknik analitikal yang memberikan gambaran arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem, yangmenjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem danpenentuan fungsi-fungsi yang bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem.

Simbol dari proses, yang merupakan proses secara terkomputerisasi.

Simbol inputan manual, yakni menginputkan melalui keyboard.

Simbol dari display pada komputer mengenai tampilan

yang akan keluar dari sebuah proses.

Simbol dari keputusan atau decission.

3.7 Data Flow Diagram

Menurut Kendall dan Kendall (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah

representasi sebuah sistem secara grafis yang digambarkan dengan sejumlah simbol tertentu untuk menunjukkan perpindahan atau aliran data dalam proses-proses yang terjadi dalam suatu sistem. DFD menggunakan 4 macam simbol dasar, yaitu entity, data flow, proses, dan data store.

Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu Data Flow Diagram (DFD) juga merupakan gambaran dari sistem yang baik. Adapun beberapa simbol yang sering dipakai dalam DFD terdiri dari:

Simbol ini merupakan simbol eksternal entity, digunakan sebagai sumber dari input atau tujuan dari output sistem.

Simbol proses sering digunakan untuk melakukan

perubahan terhadap data yang masuk sehingga

menghasilkan data dari perubahan input yang diolah tadi.

Simbol dari penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data .

Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk menghubungkan antara proses dengan

18

proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Anak panahnya menunjukkan arah aliran datanya.

3.8 Entity Relationship Diagram

Menurut Kendall dan Kendall (2004), Sebuah Entity Relationship

Diagram (ERD) mendokumentasikan data sebuah perusahaan dengan cara

menentukan data yang terdapat dalam tiap entity dan relationship (hubungan)

antara sebuah entity dengan yang lainnya, ERD merupakan proses yang

menunjukkan hubungan antar tiap entitas dan relasinya. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu:

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to many relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menghubungkan satu record pada satu tabel

dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang

paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

3. Many to many relationship

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel yang menghubungkan

19 BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Sistem yang sedang berjalan pada COFFEE CORNER saat ini belum mampu mendukung kegiatan operasional secara penuh. Dikatakan demikian karena sistem yang ada sangat membutuhkan waktu dan tenaga, contoh dari sistem pengajian. Sistem penggajian dilakukan berdasarkan presensi yang telah berjalan per periode. Sistem penggajian ini masih melakukan perhitungan presensi secara manual. Dikatakan secara manual karena dalam perhitungannya Manager HRD selaku orang yang bertanggung jawab dalam melakukan proses perhitungan presensi pegawai, menghitung dan menginput tiap-tiap pegawai dengan berdasar presensi tiap harinya. Kemudian melakukan perhitungan gaji secara satu per satu tiap periode yang telah ditentukan. Dalam hal ini proses tersebut membutuhkan waktu yang relatif lebih lama.

COFFEE CORNER dalam menilai suatu pegawai tidak berdasarkan kredibilitas pegawai itu sendiri melainkan secara lisan saja, bukan dengan perhitungan yang berdasarkan kredibilitas masing-masing pegawai. Dengan dibuatnya sistem kinerja pegawai ini diharapkan mampu menilai pegawai dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dan nantinya akan dijadikan pertimbangan dalam perhitungan kinerja pegawai.

Sistem ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang dapat membantu kegiatan operasional baik dari segi waktu maupun dari segi biaya. Pimpinan dapat menerima laporan gaji, laporan kinerja pegawai dengan periode tertentu.

20

4.2 Desain Sistem

Untuk dapat membuat sistem yang baru, seorang programmer harus mengetahui langkah-langkah yang terjadi pada keempat prosedur yang ada di atas. Lebih jelasnya dapat diuraikan di bawah ini.

4.2.1 System Flow

1. Penggajian

Proses penggajian dilakukan berdasar presensi yang ada. Penggajian tersebut dapat melakukan perhitungan denda berdasarkan keterlambatan yang dilakukan oleh Pegawai. Kesalahan yang terjadi pada proses ini adalah sering adanya perbedaan jumlah shift Pegawai dengan gaji yang mereka

terima. System Flow Penggajian ini dapat dilihat pada Gambar 4.1. Flow

tersebut menggambarkan prosedur tentang penggajian.

2. Penilaian Kinerja Pegawai

Penilaian tersebut berdasarkan performance Pegawai itu sendiri.

Performance Pegawai dinilai berdasar jumlah jam keterlambatan, breakand

loss, dan jumlah shift yang telah ditempuh oleh Pegawai itu sendiri. Pada

sistem ini sengaja tidak menampilkan jalan proses berdasarkan flow lama,

melainkan secara sistem. System Flow Penilaian kinerja Pegawai ini dapat

22

Gambar 4.2 System Flow Penilaian Kinerja Pegawai

3. Membuat Laporan

Pembuatan laporan didasarkan oleh laporan-laporan yang telah ada. System

Flow pembuatan laporan kinerja Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Dalam proses ini Manager HRD selaku pengguna yang nantinya akan

24

4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah desain yang digunakan untuk

menggambar arus data dalam desain secara terstruktur dan jelas dengan menggunakan notasi-notasi. DFD merupakan pengembangan proses yang

tertinggi dalam tingkatan (Level) dan berhubungan dengan beberapa entity yang

terlibat langsung dengan pengolahan data dalam sistem yang dibuat. 1. Context Diagram

Pada context diagram hanya dapat terlihat entity yang berhubungan dengan

sistem yaitu Pegawai,Manager HRD, dan General Manager serta aliran data sedangkan proses-proses yang akan dilakukan di dalam sistem belum dapat terlihat secara langsung.

DATA TOTAL PENJUALAN DATA USER LOGIN MANAJER

DATA KARYAWAN

DATA LOGIN KARYAWAN

SLIP GAJI

LAPORAN_YANG_DIPILIH 0

Rancang bangun sistem informasi penilaian kinerja

karyawan

+

MANAGER HRD KARYAWAN

GENERAL MANAGER

2. HIPO

0 Sistem Informasi penggajian dan penilaian

kinerja karyawan 1 MENGELOLA DATA 2 MELAKUKAN TRANSAKSI 3 MEMBUAT LAPORAN 1.1 MENGELOLA DATA KARYAWAN 1.2 MENGELOLA DATA JABATAN 1.3 MENGELOLA DATA USER LOGIN 1.4 MENGELOLA DATA USER LEVEL 1.1.1 MEMASUKKAN 1.1.2 MENGUBAH 2.1 MELAKUKAN TRANSAKSI DATA GAJI

2.2 MELAKUKAN TRANS GC

2.3 MELAKUKAN TRANS LEMBUR 2.1.1 MEMASUKKAN 2.2.1 MEMASUKKAN 3.1 MEMILIH LAPORAN 3.2 MEMILIH PERIODE 3.3 CETAK LAPORAN 2.3.1 MEMASUKKAN 2.4 MELAKUKAN TRANS BREAK LOSS 2.7 MENGELOLA TRANS VARIABEL KINERJA 1.5

MENGELOLA DATA GAJI

1.2.1 MEMASUKKAN 1.2.2 MENGUBAH 1.3.1 MEMASUKKAN 1.3.2 MENGUBAH 1.5.1 MEMASUKKAN 1.5.2 MENGUBAH 1.4.1 MEMASUKKAN 1.4.2 MENGUBAH 2.1.2 LOGIN 2.2.2 LOGIN 2.3.2 LOGIN 2.4.1 MEMASUKKAN 2.4.2 LOGIN 2.7.1 MEMASUKKAN 2.7.3 LOGIN 2.7.2 MENGUBAH

Gambar 4.5 HIPO

3. DFD Level 0

DFD level 0 merupakan uraian dari context diagram. Pada gambar 4.6

terlihat berbagai entity dan 3 proses utama yaitu: Mengelola Data,

Melakukan Transaksi, dan Membuat laporan. Data dilihat bahwa proses utama membutuhkan berbagai penyimpanan data seperti master jabatan, master pegawai dan lainnya. Ketiga proses tersebut akan diurai pada level berikutnya.

26

BACA USER LOGIN

DATA TOTAL PENJUALAN

DATA KARYAWAN

DATA USER LOGIN MANAJER

DATA LOGIN KARYAWAN

BACA TRANS DATA GAJI UPDATE TRANS DATA GAJI

BACA HISTORY KINERJA

UPDATE LEMBUR

BACA MASTER JABATAN UPDATE MASTER JABATAN

UPDATE USER LEVEL BACA USER LEVEL

UPDATE USER LOGIN

BACA USER LOGIN

UPDATE VARIABEL KINERJA

BACA VARIABEL KINERJA UPDATE TEMP KINERJA BACA TEMP KINERJA

UPDATE_MASTER_KARYAWAN

BACA HISTORY KINERJA UPDATE HISTORY KINERJA

BACA LEMBUR

BACA GC

UPDATE GC BACA BREAKLOSS UPDATE BREAKLOSS

BACA MASTER KARYAWAN BACA MASTER JABATAN

BACA TRANS ABSENSI BACA MASTER KARYAWAN

LAPORAN_YANG_DIPILIH SLIP GAJI GENERAL MANAGER KARYAWAN 1 MENGELOLA DATA + 2 MELAKUKAN TRANSAKSI + 3 MEMBUAT LAPORAN +

1 MASTER KARYAWAN

2 MASTER JABATAN

3 _ABSENSITRANS

5 LEMBUR 6 GC 7 BREAKLOSS 9 HISTORY KINERJA KARYAWAN 10 VARIABEL _KINERJA

11 TEMP_KINERJA

12 MASTER USER LEVEL 13 DATA USER _LOGIN

14 TRANS DATA GAJI KARYAWAN

MANAGER HRD

4. DFD Level 1 Melakukan Transaksi

Pada gambar 4.7 DFD level 1 melakukan transaksi, merupakan uraian dari proses mengelola data pada level 0. Terlihat pada gambar tersebut memiiki sub proses yaitu melakukan transaksi data gaji,melakukan trasaksi data GC, melakukan transaksi data lembur dan lain-lain. Pada

proses ini terhubung antara entity penyimpanan data yang berjumlah 11.

Gambar 4.7 DFD Level 1 Melakukan Transaksi

BACA USER LOGIN

BACA USER LOGIN BACA USER LOGIN

BACA USER LOGIN

BACA USER LOGIN [BACA USER LOGIN] DATA USER LOGIN MANAGER

DATA USER LOGIN MANAGER DATA USER LOGIN MANAGER DATA USER LOGIN MANAGER

DATA USER LOGIN MANAGER DATA USER LOGIN MANAGER

[DATA USER LOGIN MANAJER] [DATA TOTAL PENJUALAN]

[DATA LOGIN KARYAWAN] [UPDATE TRANS DATA GAJI]

DATA HISTORY KINERJA

DATA TEMP KINERJA DATA VARIABEL KINERJA

[UPDATE VARIABEL KINERJA]

[BACA VARIABEL KINERJA]

[UPDATE TEMP KINERJA] [BACA TEMP KINERJA]

[UPDATE HISTORY KINERJA]

[BACA HISTORY KINERJA] [UPDATE BREAKLOSS] [UPDATE LEMBUR] [UPDATE GC] [BACA LEMBUR] [BACA BREAKLOSS] [BACA GC] [BACA MASTER KARYAWAN]

[BACA MASTER JABATAN]

[BACA TRANS ABSENSI] [SLIP GAJI] KARYAWAN

3 TRANS ABSENSI 2 MASTER

JABATAN

1 _KARYAWANMASTER

7 BREAKLOSS

6 GC

5 LEMBUR

9 HISTORY KINERJA _KARYAWAN

11 TEMP_KINERJA

10 VARIABEL _KINERJA

2.1

MELAKUKAN TRANS DATA GAJI

+ 2.2 MELAKUKAN TRANS GC + 2.3 MELAKUKAN TRANS LEMBUR + 2.4 MELAKUKAN TRANS BREAK LOSS + 2.5 MELAKUKAN HISTORY KINERJA KARYAWAN + 2.6 MELAKUKAN TRANS TEMP KINERJA + 2.7 MELAKUKAN TRANS VARIABEL KINERJA +

14 _{DATA GAJI}TRANS

MANAGER HRD

28

5. DFD Level 2 Mengelola Master Pegawai

Gambar 4.8 Level 2 Mengelola Master Pegawai

6. DFD Level 2 Mengelola Master Jabatan

Gambar 4.9 DFD Level 2 Mengelola Master Jabatan

7. DFD Level 2 Mengelola Master Login

Gambar 4.10 DFD Level 2 Mengelola Master Login

[DAT A KARYAWAN]

UPDAT E M AST ER PEGAWAI BACA M AST ER PEGAWAI

[UPDAT E_M AST ER_KARYAWAN] [BACA M AST ER KARYAWAN]

1 _KARYAWANM AST ER

1.1.1 INSERT M AST ER

KARYAWAN

1.1.2 UPDAT E M AST ER KARYAWAN M ANAGER HRD

[DAT A KARYAWAN]

[UPDAT E MAST ER JABAT AN]

[BACA MAST ER JABAT AN]

UPDAT E MAST ER JABAT AN BACA MAST ER JABAT AN

2 MAST ER

JABAT AN 1.2.1 INSERT MAST ER JABAT AN 1.2.2 UPDAT E MAST ER JABAT AN MANAGER HRD

[DAT A KARYAWAN]

UPDAT E USER LOGIN BACA USER LOGIN [UPDAT E USER LOGIN] [BACA USER LOGIN]

13 DAT A USER LOGIN 1.3.1

INSERT DAT A USER LOGIN

1.3.2

UPDAT E DAT A USER

LOGIN MANAGER HRD

8. DFD Level 2 Mengelola User Level

Gambar 4.11 DFD Level 2 Mengelola User Level

9. DFD Level 2 Melakukan Transaksi Data Gaji

DAT A GAJI KARYAWAN

BACA M AST ER GAJI

DAT A LOGIN

BACA USER LOGIN DAT A T OT AL PENJUALAN

UPDAT E T RANS DAT A GAJI

BACA LEM BUR

BACA BREAKLOSS BACA GC

BACA M AST ER KARYAWAN

BACA M AST ER JABAT AN BACA T RANS ABSENSI

SLIP GAJI KARYAWAN

3 T RANS

ABSENSI

2 M AST ER JABAT AN 1 KARYAWANM AST ER

6 GC

7 BREAKLOSS

5 LEM BUR

2

M EM ASUKKAN T RANS DAT A GAJI

14 T RANS DAT A GAJI

M ANAGER HRD

1

LOGIN

13 DAT A USER LOGIN

15 GAJI

Gambar 4.12 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Data Gaji

10. DFD Level 2 Melakukan Transaksi GC

Gambar 4.13 DFD Level 2 Melakukan Transaksi GC

[DAT A KARYAWAN]

BACA USER LEVEL

UPDAT E USER LEVEL [BACA USER LEVEL]

[UPDAT E USER LEVEL]

12

M AST ER USER LEVEL

1.4.1

INSERT DAT A USER LEVEL

1.4.2

UPDAT E USER DAT A LEVEL

M ANAGER HRD

DAT A USER LOGIN

[BACA USER LOGIN]

[DAT A USER LOGIN M ANAGER]

[UPDAT E GC]

6 GC

2.2.2

INSERT GC

DAT A USER LOGIN M ANAGER

13 DAT A USER LOGIN

2.2.1 LOGIN

30

11. DFD Level 2 Melakukan Transaksi Lembur

Gambar 4.14 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Lembur

12. DFD Level 2 Melakukan Transaksi Break Loss

Gambar 4.15 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Break Loss

13. DFD Level 2 Melakukan Transaksi Variabel Kinerja

Gambar 4.16 DFD Level 2 Melakukan Transaksi Variabel Kinerja

DAT A USER LOGIN M ANAGER

[BACA USER LOGIN]

[DAT A USER LOGIN M ANAGER] [UPDAT E LEM BUR]

5 LEM BUR

2.3.2 M EM ASUKKAN

LEM BUR

DAT A USER LOGIN M ANAGER 13 DAT A USER LOGIN

2.3.1 LOGIN

DAT A USER LOGIN MANAGER

[BACA USER LOGIN]

[DAT A USER LOGIN MANAGER] [UPDAT E BREAKLOSS]

7 BREAKLOSS

2.4.2 MEMASUKKAN

BREAK LOSS

DAT A USER LOGIN MANAGER 13 DAT A USER LOGIN

2.4.1 LOGIN

DAT A USER LOGIN M ANAGER

[DAT A USER LOGIN M ANAGER] [BACA USER LOGIN] UPDAT E VARIABEL KINERJA

BACA VARIABEL KINERJA

[DAT A T EM P KINERJA]

[DAT A VARIABEL KINERJA] [UPDAT E VARIABEL KINERJA]

[BACA VARIABEL KINERJA]

10 VARIABEL

KINERJA

M ELAKUKAN T RANS DAT A GAJI M ELAKUKAN T RANS T EM P KINERJA

2.7.2 M EM ASUKKAN VARIABEL KINERJA

2.7.3 M ENGUBAH VARIABEL KINERJA

DAT A USER LOGIN M ANAGER

13 DAT A USER LOGIN

2.7.1 LOGIN

14. DFD Level 1 Membuat Laporan

Gambar 4.17 DFD Level 1 Membuat Laporan

4.2.3 ERD

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu desain sistem yang

digunakan untuk merepresentasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. Pada gambar berikut akan dijelaskan relasi-relasi atau hubungan antar tabel dalam proyek akhir ini

dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

1. Conceptual Data Model

Sebuah Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara

keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk satu aplikasi sebagaimana terlihat pada gambar 4.18.

LAPORAN YANG DIPILIH LAPORAN YANG DIPILIH

[LAPORAN_YANG_DIPILIH]

[BACA TRANS DATA GAJI] [BACA HISTORY KINERJA]

[DATA PERIODE LAORAN]

[DATA LAPORAN]

GENERAL MANAGER

9 HISTORY KINERJA KARYAWAN

14 TRANS

DATA GAJI MANAGER

HRD

3.1

MEMILIH LAPORAN

3.2

MEMILIH PERIODE

3.3 CETAK LAPORAN

32

Gambar 4.18 Conceptual Data Model

2. Physical Data Model (PDM)

Sebuah Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep

rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi.

PDM meupakan hasil generate dari CDM. Pada CDM tergambar jelas

tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel

sebagaimana terlihat pada gambar 4.19.

MEMPUNYAI KINERJA KARYAWAN MEMBACA Relation_421 MELAKUKAN MENDAPAT MELAKUKAN MEMILIKI MENERIMA ABSEN KARYAWAN NIP Nama Alamat No_Telp Tempat_Lahir Tgl_Lahir Jenis_Kelamin Tgl_Masu k Kd_Jab Univ ersitas Status_Kerja PRESENSI Kd_Peg Tgl_Absensi Jam_Masuk Selisih_Menit Keterangan Jenis_Shif t DATA_GAJI No_Slip NIP Periode Gaji_Poko k Gaji_Shif t Gaji_Lembur GC Serv ice DK Breakl oss Gaji_Total JABATAN Kd_Jab Nm_Jabatan LEMBUR NIP Tgl_Lembur Jumlah_Jam GC NIP Periode Jumlah BREAKLOSS NIP Tanggal Jumlah Histori Kinerja Kode_Pegw Periode_Histori TTL_POIN MASTER_VARIABEL kode_variabel Nama_v ariabel Keterangan Point TEMP KINERJA NIP TGL_TEMP KODE_VAR JUMLAH_POINT GAJI KD_JABT NM_JAB GP_SHIF GAJI _POK GAJI _LEM Periode

Gambar 4.19 Physical Data Model (PDM)

4.2.4 Struktur File

Berikut ini adalah struktur file yang mendukung sistem ini berjalan, dalam struktur file merupakan penjelasan table-tabel yang digunakan, seperti primary key, foreign key, dan penjelasan fungsi dari setiap table-tabel tersebut. Tabel-tabel yang digunakan dalam sistem ini adalah:

1. Tabel Presensi

Primary key: -

Fungsi: Untuk menyimpan transaksi Presensi

KD_JABT = KAR_KD_JABT KD_JAB = KD_JAB

NIP = NIP

KD_JABT = KD_JABT

KD_JABT = KD_JABT KD_JAB = KD_JAB NIP = NIP

KODE_VARIABEL = KODE_VARIABEL KD_JABT = KD_JABT

KD_JAB = KD_JAB NIP = NIP

KD_JABT = KD_JABT KD_JAB = KD_JAB NIP = NIP KD_JABT = KD_JABT

KD_JAB = KD_JAB NIP = NIP

KD_JABT = KD_JABT KD_JAB = KD_JAB NIP = NIP

KD_JABT = KD_JABT KD_JAB = KAR_KD_JAB NIP = NIP KD_JAB = KD_JAB

KD_JABT = KD_JABT KD_JAB = KD_JAB NIP = NIP

KD_JABT = KD_JABT KD_JAB = KD_JAB NIP = NIP KARYAWAN KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) NAMA VARCHAR2(50) ALAMAT VARCHAR2(70) NO_TELP VARCHAR2(15) TEMPAT_LAHIR VARCHAR2(50) TGL_LAHIR DATE JENIS_KELAMIN CHAR(1) TGL_MASUK DATE KODE_JABATAN CHAR(2) UNIVERSITAS VARCHAR2(5) STATUS_KERJA VARCHAR2(5) KD_JABT CHAR(2) PRESENSI KD_PEG VARCHAR2(7) TGL_ABSENSI DATE KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) JAM_MASUK DATE SELISIH_MENIT INTEGER KETERANGAN VARCHAR2(50) JENIS_SHIFT VARCHAR2(10) KD_JABT CHAR(2) DATA_GAJI NO_SLIP VARCHAR2(10) KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) KODE_PEG VARCHAR2(7) PERIODE DATE GAJI _POKOK NUMBER(8,2) GAJI _SHIFT NUMBER(8,2) GAJI _LEMBUR NUMBER(8,2) GC NUMBER(8,2) SERVICE NUMBER(8,2) DK NUMBER(8,2) BREAKLOSS NUMBER(8,2) GAJI _TOTAL NUMBER(8,2) KD_JABT CHAR(2) JABATAN KD_JAB CHAR(2) NM_JABATAN VARCHAR2(20) KAR_KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) KD_JABT CHAR(2) LEMBUR KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) KD_PEGAWAI VARCHAR2(7) TGL_LEMBUR DATE JUMLAH_JAM INTEGER KD_JABT CHAR(2) GC KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) KD_PEG_ VARCHAR2(7) TGL DATE JUMLAH NUMBER(8,2) KD_JABT CHAR(2) BREAKLOSS KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) K_PEG VARCHAR2(7) TANGGAL DATE JUMLAH NUMBER(8,2) KD_JABT CHAR(2) HISTORI_KINERJA KODE_PEGW VARCHAR2(7) PERIODE_HISTORI DATE KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) TTL_POIN INTEGER

KD_JABT CHAR(2) MASTER_VARIABEL KODE_VARIABEL VARCHAR2(20) NAMA_VARIABEL VARCHAR2(20) KETERANGAN VARCHAR2(50) POINT INTEGER TEMP_KINERJA KODE_VARIABEL VARCHAR2(20) NIP_ VARCHAR2(7) TGL_TEMP DA KODE_VAR VARCHAR2(20) JUMLAH_POINT INTEGER KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7) KD_JABT CHAR(2) GAJI KD_JABT CHAR(2) NM_JAB VARCHAR2(20) GP_SHIF NUMBER(8,2) GAJI _POK NUMBER(8,2) GAJI _LEM NUMBER(8,2) PERIODE DATE KAR_KD_JABT CHAR(2) KD_JAB CHAR(2) NIP VARCHAR2(7)

34

Tabel 4.1 Struktur Tabel Presensi

2. Tabel Pegawai

Primary Key: Kode_Pegawai Foreign Key: -

Fungsi: Untuk menyimpan data pegawai.

Tabel 4.2 Struktur Data Pegawai

3. Tabel User Login

Primary key: User_Id Foreign key: -

Tabel 4.3 Struktur Tabel User Login

4. Tabel User Level

Primary key: LVL Foreign key : -

Fungsi : Sebagai Otorisasi User

Tabel 4.4 Struktur Tabel User Level

5. Tabel Lembur

Primary Key: NIP, TGL_LEMBUR Foreign Key: -

Fungsi: Untuk mencatat jumlah jam lembur

36

6. Tabel Jabatan

Primary Key: Kode_Jabatan Foreign Key: -

Fungsi:Sebagai data Jabatan

Tabel 4.6 Tabel Jabatan

7. Tabel General Cleaning (GC)

Primary Key: Nip, TGL Foreign Key: -

Fungsi : Sebagai data Transaksi Perhitungan GC.

Tabel 4.7 Tabel GC

8. Tabel Data Gaji

Primary Key: No_Slip Foreign Key: -

Tabel 4.8 Tabel Data Gaji

9. Tabel Break Loss

Primary Key: NIP, Tanggal Foreign Key: -

Fungsi: Sebagai pencatatan transaksi Break Loss

Tabel 4.9 Tabel Break Loss

10. Tabel Gaji

Primary Key : Kode_gaji,Kd_jabt Foreign Key : -

38

Tabel 4.10 Tabel Gaji

11. Tabel Master Variabel

Primary Key : kode_variabel Foreign Key :

Fungsi : menyimpan data variabel.

Tabel 4.11 Tabel Master Variabel

4.2.5 Desain I/O

Gambar-gambar berikut ini adalah tampilan desain program dari sistem informasi HRD yang akan dibuat. Dalam tampilan sebagai berikut:

1. Desain Laporan Kinerja.

Desain Laporan Kinerja pada Gambar 4.20 menjelaskan bahwa laporan yang akan dipakai oleh sistem ini yang akan menghasilkan sebuah laporan kinerja pegawai. Laporan itu sendiri akan dipakai sebagai pertimbangan kepada pegawai yang akan dinilai berdasarkan variabel-variabel tertentu.

Gambar 4.20 Desain Laporan Kinerja Pegawai

2. Desain Laporan Kinerja Per Pegawai.

Gambar 4.21 Desain Laporan Kinerja per Pegawai

Desain Laporan Kinerja per Pegawai pada gambar 4.21 di atas menjelaskan bahwa laporan tersebut adalah desain yang akan dihasilkan oleh sistem penilaian kinerja.

40

3. Desain Main Menu.

Gambar 4.22 Desain Form Main Menu

Desain Form Main Menu pada gambar 4.22 di atas adalah tampilan awal

pada program yang akan dijalankan, Form Main Menu tersebut mempunyai

sub menu yaitu sub menu Halaman, Mengelola, Transaksi, dan Pengaturan.

4. Desain Form Login

Desain form Login pada Gambar 4.23 menjelaskan bahwa setiap user dapat

mengakses sistem ini melalui form login. Sistem yang akan dibuat ini

memiliki sebuah hak akses yang akan dipergunakan oleh user yang

memiliki hak akses tertentu sehingga dapat mengakses segala menu atau sub

Gambar 4.23 Desain Form Login

5. Desain Form Presensi.

Gambar 4.24 Desain Form Presensi.

Desain Form Presensi pada gambar 4.24 menjelaskan bahwa desain tersebut yang akan dipakai oleh pegawai untuk melakukan presensi dan akan

42

disimpan kedalam database data presensi yang nantinya akan digunakan

dalam proses perhitungan gaji pegawai.

6. Desain Form Penggajian.

Gambar 4.25 Desain Form Penggajian

Desain Form Penggajian pada gambar 4.25 di atas dapat disimpulkan bahwa penggajian pada sistem ini merupakan gambaran yang akan dipergunakan

pada sistem ini. Form Penggajian tersebut memiliki datagridview yang akan

menampung data-data gaji pegawai yang nantinya akan diakumulasi sehingga dapat menhitung dan mencetak slip gaji pada perusahaan yang bersangkutan.

7. Desain Form Cetak Laporan

Gambar 4.26 Desain Form Cetak Laporan

Pada gambar 4.26 Desain Cetak Laporan dapat dilihat bahwa desain ini yang akan menghasilkan laporan-laporan yang akan dicetak dan

dipergunakan oleh user dalammencetak segala jenis laporan yang ada pada

44 BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1Sistem yang Digunakan

Untuk dapat mengimplementasikan dan menjalankan aplikasi Penggajian dan Penilaian Kinerja pegawai, dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak. Berikut ini adalah kebutuhan minimal perangkat yang dapat mendukung berjalannya aplikasi ini.

Software yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan program antara lain: a. Microsoft windows XP

b. Microsoft .NET framework 2.0

c. Microsoft SQL Server 2005

Adapun Hardware yang mampu mendukung sistem ini berjalan antara lain :

a. PC Pentium 4/ kompatibel

b. Hard disk 20 GB

c. Memory 512 MB

5.2 Cara Setup Program

Berikut ini adalah cara setup program awal sebelum dapat digunakan:

1. Instalasi .NetFramework2.0

2. Instalasi Crystal Report

3. Instalasi SQL EXPRESS 2005

4. Attach Database melalui SQL EXPRESS 2005

5. Instalasi Program Sistem Informasi Penggajian dan Penilaian Kinerja

6. Pastikan jam sistem pada sistem operasi menggunakan format internasional

US (United States).

5.3Penjelasan Pemakaian Program

Gambar 5.1 Form Presensi

Form yang pertama kali yang akan tampil pada saat program dijalankan adalah form presensi. Pada form presensi terdapat 2 buah field yaitu field NIP dan

Password. Saat Nip dan Password sesuai dengan data yang terdapat pada tabel

user login dan tabel pegawai yang ada pada database maka proses transaksi presensi berjalan.

46

Gambar 5.2 Form Login

Pada form Login terdapat 2 buah field yaitu username dan password.

Saat username dan password sesuai dengan tabel user login, maka proses login

berjalan dan menu-menu pada form utama dapat diakses sesuai dengan userlevel.

Gambar 5.3 Form Mengelola Pegawai

Pada Mengelola Pegawai terdapat field yang harus diisi pada saat penambahan atau editing data pegawai. Pada form ini semua pegawai yang baru akan dicatat pada form pegawai.

Gambar 5.4 Form Mengelola Jabatan

Pada mengelola jabatan terdapat field-field yang berisikan tentang

informasi jabatan pegawai yang akan bekerja pada perusahan. Pada form ini terdapat menu tambah, simpan, dan ubah. Apabila akan menambah jabatan pegawai dapat memilih menu tambah terlebih dahulu lalu masukkan data yang diperlukan dan tekan tombol simpan bila akan menyimpan data tersebut.

Mengelola user login berfungsi membuat otorisasi dan memberikan user

bagi pegawai, yang nantinya user dan password tersebut akan digunakan untuk

proses presensi.

48

Gambar 5.6 Form Mengelola Data Gaji

Form Mengelola Data Gaji pada gambar 5.6 berguna untuk memberikan

data gaji pada kode jabatan dan dalam periode tertentu, berisikan field-field yang

berkaitan dengan data gaji pegawai pada perusahaan ini. Form mengelola data gaji ini bertujuan untuk memberikan gaji pada jabatan tertentu.

Form Mengelola Variabel Kinerja pada gambar 5.7 secara umum digunakan untuk mengelola data variael penilaian kinerja secara menyeluruh.

Pada datagridview tersebut terdapat item-item yang menjelaskan informasi yang

Gambar 5.7 Form Mengelola variabel Kinerja

Gambar 5.8 Form Penggajian

Form Penggajian ini mempunyai field yang harus diisi, set service di sini menjelaskan bahwa tiap bulan terdapat service yang tiap bulannya akan berbeda, maka proses ini dilakukan secara manual. Pada data grid view tersebut tampil nip

50

pegawai dan periode gaji yang sudah ada. Dapat diharapkan informasi ini akan berguna bagi perusahaan.

Gambar 5.9 Form Pengaturan Data GC

Form ini termasuk salah satu form yang apabila aplikasi ini berjalan

maka form ini akan di input terlebih dahulu. GC atau general cleaning

berhubungan dengan proses hitung gaji dan tidak semua pegawai tiap bulan mendapatkan GC. Pegawai yang melakukan GC akan segera diinputkan berdasar nip dan tanggal GC.

Pengaturan break loss pada gambar 5.10 adalah setingan awal apabila

user akan memulai transaksi penggajian, Break loss didisi berdasar pada NIP yang

bersangkutan. Setiap pegawai tidak tentu akan mendapatkan break loss.

Form Pengaturan over time (Lembur) pada gambar 5.11 juga bisa disebut form

lembur. Form ini diisi apabila pegawai ada yang mendapatkan lembur. Input berdasarkan NIP dan periode tertentu.

Gambar 5.10 Form Pengaturan Break Loss

52

Gambar 5.13 Form Laporan Slip Gaji

Pada Form ini akan dihasilkan informasi penggajian berupa slip gaji seluruh pegawai yang bekerja pada perusahaan. Pada proses cetak slip gaji ini berhubungan dengan proses hitung gaji yang nantinya akan mencetak slip gaji pegawai.

53 BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan pada proses Presensi dan penggajian yang ada pada COFFEE CORNER Surabaya mempunyai beberapa kelebihan.

1. Sistem informasi yang dapat mengelola dan menyimpan data pegawai dan

diimplementasikan berdasarkan analisa sistem pada perusahaan

2. Data presensi telah diolah dan disimpan tiap bulan.

3. Penilaian kinerja pegawai telah menunjukkan hasil bahwa penilaian tersebut

sudah menunjukkan pegawai mana yang layak mendapat reward

4. Laporan-laporan yang ada pada sistem ini dapat dipertanggungjawabkan

kepada pimpinan karena sistem ini mampu membuat laporan-laporan sesuai dengan data-data yang akurat dan minim kesalahan.

6.2 Saran

Untuk memiliki suatu sistem yang memadai diperlukan biaya, akan tetapi biaya tidak ada artinya jika dibandingkan dengan berbagai keuntungan yang diberikan oleh sistem yang sudah diinvestasikan untuk mengadopsi suatu sistem. Dengan sistem ini akan diperoleh berbagai keuntungan yang telah disebutkan di

depan. Sistem ini masih Stand Alone, ada baiknya terintegrasi dengan beberapa

perangkat yang mendukung penuh kinerja dari sistem ini seperti sistem presensi

yang terintegrasi dengan finger print sehingga kertas checkclock tidak digunakan

kembali. Sistem informasi ini juga mempunyai beberapa kekurangan yaitu sistem informasi ini hanya pada lingkup Presensi, Penggajian, dan pembuatan laporan

54

saja. Selain itu terkadang tidak semua pengguna dapat mengerti kebutuhan sistem yang sudah dibuat. Untuk itu membutuhkan pengajaran terhadap user yang akan mempergunakan sistem ini.

DAFTAR PUSTAKA

Bernardin, H. John dan Russel,Joyce E. A. 1993. Human Resource Management.

Singapore : McGraw Hill Inc.

Fayol, Henry. 1995. 14 Principles of Management. Singapore : McGraw Hill Inc.

FitzGerald, A.F. dan Stalling, W.D.Jr. 1981. Fundamentals of Systems Analysis.

Edisi Kedua. New York: John Wiley & Sons.

Jogiyanto. H. M. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.

Kendall, K.E dan Kendall, J.E. 2004. System Analysis and Design. New Jersey :

50

pegawai dan periode gaji yang sudah ada. Dapat diharapkan informasi ini akan berguna bagi perusahaan.

Gambar 5.9 Form Pengaturan Data GC

Form ini termasuk salah satu form yang apabila aplikasi ini berjalan maka form ini akan di input terlebih dahulu. GC atau general cleaning berhubungan dengan proses hitung gaji dan tidak semua pegawai tiap bulan mendapatkan GC. Pegawai yang melakukan GC akan segera diinputkan berdasar nip dan tanggal GC.

Pengaturan break loss pada gambar 5.10 adalah setingan awal apabila user akan memulai transaksi penggajian, Break loss didisi berdasar pada NIP yang bersangkutan. Setiap pegawai tidak tentu akan mendapatkan break loss.

Form Pengaturan over time (Lembur) pada gambar 5.11 juga bisa disebut form lembur. Form ini diisi apabila pegawai ada yang mendapatkan lembur. Input berdasarkan NIP dan periode tertentu.

Gambar 5.10 Form Pengaturan Break Loss

52

Gambar 5.13 Form Laporan Slip Gaji

Pada Form ini akan dihasilkan informasi penggajian berupa slip gaji seluruh pegawai yang bekerja pada perusahaan. Pada proses cetak slip gaji ini berhubungan dengan proses hitung gaji yang nantinya akan mencetak slip gaji pegawai.

53

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan pada proses Presensi dan penggajian yang ada pada COFFEE CORNER Surabaya mempunyai beberapa kelebihan.

1. Sistem informasi yang dapat mengelola dan menyimpan data pegawai dan diimplementasikan berdasarkan analisa sistem pada perusahaan

2. Data presensi telah diolah dan disimpan tiap bulan.

3. Penilaian kinerja pegawai telah menunjukkan hasil bahwa penilaian tersebut sudah menunjukkan pegawai mana yang layak mendapat reward

4. Laporan-laporan yang ada pada sistem ini dapat dipertanggungjawabkan kepada pimpinan karena sistem ini mampu membuat laporan-laporan sesuai dengan data-data yang akurat dan minim kesalahan.

6.2 Saran

Untuk memiliki suatu sistem yang memadai diperlukan biaya, akan tetapi biaya tidak ada artinya jika dibandingkan dengan berbagai keuntungan yang diberikan oleh sistem yang sudah diinvestasikan untuk mengadopsi suatu sistem. Dengan sistem ini akan diperoleh berbagai keuntungan yang telah disebutkan di depan. Sistem ini masih Stand Alone, ada baiknya terintegrasi dengan beberapa perangkat yang mendukung penuh kinerja dari sistem ini seperti sistem presensi yang terintegrasi dengan finger print sehingga kertas checkclock tidak digunakan kembali. Sistem informasi ini juga mempunyai beberapa kekurangan yaitu sistem informasi ini hanya pada lingkup Presensi, Penggajian, dan pembuatan laporan

54

saja. Selain itu terkadang tidak semua pengguna dapat mengerti kebutuhan sistem yang sudah dibuat. Untuk itu membutuhkan pengajaran terhadap user yang akan mempergunakan sistem ini.

DAFTAR PUSTAKA

Bernardin, H. John dan Russel,Joyce E. A. 1993. Human Resource Management. Singapore : McGraw Hill Inc.

Fayol, Henry. 1995. 14 Principles of Management. Singapore : McGraw Hill Inc. FitzGerald, A.F. dan Stalling, W.D.Jr. 1981. Fundamentals of Systems Analysis.

Edisi Kedua. New York: John Wiley & Sons.

Jogiyanto. H. M. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kendall, K.E dan Kendall, J.E. 2004. System Analysis and Design. New Jersey :