Gambaran Umum Perusahaan KEADAAN INSTANSI

commit to user

BAB III KEADAAN INSTANSI

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Berdirinya Perusahaan Sejarah PT Persero Kimia Farma dimulai sekitar tahun 1957. Pada saat pengambil alihan perusahaan milik Belanda terdiri dari Rathkamp, Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung yang bergerak dibidang farmasi oleh pemerintahan Republik Indonesia. Langkah itu kemudian diikuti dengan pembentukan Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda BAPPHAR yang bertugas menguasai dan menyelenggarakan manajemen agar perusahaan farmasi yang dikuasai dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya. Lebih lanjut usaha awal nasionalisasi tersebut diperkuat dengan UUD No. 861966 tentang nasionalisasi perusahaan Belanda di Indonesia. Selanjutnya secara resmi, berbadan hukum yang berstatus Perseroan terbatas pada tanggal 16 agustus 1971. Secara implisit pengesahan ini mengisyaratkan adanya suatu peranan yang berorientasi pada aspek bisnis. Sehubungan dengan hal tersebut, maka PT Persero Kimmia Farma dituntut untuk berperan sebagai suatu Perusahaan yang harus memiliki kemampuan, menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat pengguna dalam arti luas sesuai dengan perkembangan dan dinamika pasar melalui proses pertukaran. Disamping peranannya yang berorientasi kepada aspek bisnis, PP No. 31983 juga member tugas kepada PT Persero Kimia Farma untuk dapat melaksanakan yang berorientasi kepada aspek sosial untuk kesejahteraan. Dengan demikian, maka PT Persero Kimia Farma dituntut untuk selalu menjaga keseimbangan yang optimal dari kedua maksud dan tujuan tersebut. commit to user Sebagai BUMN yang berbentuk Persero, maksud dan tujuan perusahaan masalah hakikat eksistensi PT Persero Kimia Farma sebagai mana digariskan dalam ketentuan Undang-undang dan kebijaksanaan pimpinan Departemen Kesehatan RI yang telah di kukuhkan dalam RUPS PT Persero Kimia Farma. Maksud dan tujuan PT Persero Kimia Farma sebagai BUMN secara eksplisif inherent dengan penugasan Negara kepada BUMN, seperti yang termasuk di dalam peraturan Pemerintah No. 3 Tahun 1983, PP No.31983. Maksud dan tujuan tersebut salah satunya adalah pemupukan keuntungan atau pendapatan untuk memberikan sumbangan pada penerimaan Negara, sehingga dalam pelaksanaan fungsinya PT Persero Kimia Farma harus senantiasa berorientasi pada rentabilitas. PT Persero Kimia Farma sebagai suatu perusahaan perdagangan farmasi dan alat kesehatan yang berbasis industri berperan serta dalam menunjang keberhasilan pembangunan di sector kesehatan dan ekonomi dengan menyelenggarakan upaya-upaya kemanfaatan umum berupa produksi obat jadi,farmasi serta alat kesehatan atau penelitian serta jasa pelayanan kefarmasian yang memiliki kualitas yang baik dan memadai dalam upaya mewujudkan kemampuan setiap penduduk untuk peduli terhadap pentingnya hidup sehat agar derajat kesehatan masyarakat semakin meningkat dalam menuju kesejahteraan masyarakat. Dalam perkembangannya PT Persero Kimia Farma melakukan beberapa perubahan dan pembangunan menuju yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan dan pasar. Salah satu dari banyak perubahan yang terjadi terlihat pada PT Persero Kimia Farma yang mendirikan PT Kimia Farma Trading And Distribution yang merupakan anak perusahaan dari PT commit to user Persero Kimia Farma pada tanggal 4 Januari 2003 dengan akte pendirian No 7 Tanggal 4 januari 2003 oleh notaris Imas Fatimah, SH. Secara garis besar manfaat dari restrukturisasi unit usaha PBF Perusahaan Besar Farmasi menjadi anak perusahaan yang berdiri sendiri adalah : a. Kegiatan usaha yang dijalani oleh perusahaan dan anak perusahaan menjadi lebih terfokus, sehingga dapat meningkatkan kinerja Perseroan secara keseluruhan. b. Memudahkan dalam melakukan pengendalian dan memperpendek proses pengambilan keputusan dibidang operasional sehingga akan tercapai pelaksanaan operasi yang efisien dan efektif. c. Kemungkinan masuknya investor ke dalam bidang usaha Perseroan dalam rangka perkembangan bisnis Perseroan. d. Meningkatkan transparansi kinerja masing-masing unit usaha. Pada saat ini PT Kimia Farma Trading And Distribution mempunyai 41 cabang yang terbesar diseluruh provinsi Indonesia, antara lain yang berada di Surakata, Yogyakarta, Semarang, Dan gorontalo. Anak Perusahaan tersebut menyalurkan obat-obatan dan alat kesehatan dari beberapa principal, diantaranya Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma, Mahakam Beta Farma, Duta Kaisar, Talenta, DLL. Dalam menjalankan perusahaan, PT Kimia Farma Trading And Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan PT Kimia Farma Trading And Distribution adalah : Visi Perusahaan Distribution pilihan utama bagi principal Misi Perusahaan Memberikan pelayanan Trading And Distribution yang Profesional untuk memberikan keuntungan optimal bagi stakeholder. commit to user 2. Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi-fungsi serta penerapan wewenang dan tanggung jawab. Dengan demikian suatu struktur organisasi satuan usaha, termasuk organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen yang berkaitan dan pelaporan selain itu struktur organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung dalam satuan usaha dengan cara yang semestinya. Struktur organisasi ini mempunyai beberapa kepentingan diantaranya adalah : a. Struktur organisasi diperlukan sebagai alat bantu bagi pimpinan untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuannya, supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan kegiatan perusahaan dan dilaksanakan dengan lancer. b. Struktur organisasi suatu satuan usaha memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendali operasi. c. Struktur organisasi diperlukan untuk menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab. commit to user STRUKTUR ORGANISASI CABANG KELAS III PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA Gambar 1.1 commit to user 3. Deskripsi Jabatan a. Kepala cabang Tugas-tugas dari kepala cabang antara lain adalah : 1 Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan. 2 Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang di targetkan oleh perusahaan. 3 Bertanggung jawab atas asset perusahaan. 4 Melaksanakan administrasi personalia. 5 Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor cabang. b. Supervisor Penjualan Reguler Tugas-tugas dari supervisor penjualan adalah : 1. Bertugas dan bertanggung jawab menyusun perencanaan program kerja penjualan regular. 2. Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinir, melaksanakan, dan mengawasi kinerja salesman. 3. Bertanggung jawab dan bertugas memproses surat pesanan, berkoordinasi dengan bagian fakturis untuk memproses faktur komersial dan faktur pajak. 4. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan pelanggan yang sudah jatuh tempo dan pelanggan yang sudah blacklist 5. Bertanggung jawab untuk membuat laporan penjualan dan laporan outlet baru yang akan menjadi pelanggan. 6. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan pelanggan yang sudah jatuh tempo atau pelanggan yang telah diblacklist dari perusahaan . commit to user c. Supervisor TU Tugas-tugas dari Supervisor TU adalah : 1 Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala PBF. 2 Membuat laporan hutang dan piutang dagang. 3 Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank. 4 Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal umumnya. 5 Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat. d. Administrasi Inkaso Tugas-tugas dari Administrasi Inkaso adalah : 1. Bertugas dan bertanggung jawab menerima, menyimpan, melampirkan dan menyerahkan alat tagih berupa: a Faktur komersial asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak asli dari bagian fakturis Piutang Dagang b Bukti Penerimaan Barang BPB asli yang telah dibubui tanda tangan penerimaan barang oleh pelanggan dari pengirim barang c Bukti Penerimaan Barang dan faktur komersial asli serta foto copy 2 lembar faktur komersial dan faktur pajak d Menyimpan alat tagih kedalam map alat tagih menurut nama debitur pelanggan 2. Bertugas dan bertanggung jawab menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang dengan cara : a Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima titipan faktur sesuai dengan tanggal jatuh temponya. b Menyerahkan tanda terima titipan faktur yang dilampiri dokumen alat tagih lengkap ke pelanggan, serta 1 lembar faktur komersial diarsipkan sementara untuk bukti bahwa ada perjanjian piutang dengan pelanggan. commit to user c Memerima tanda terima titipan faktur dari penagih salesman yang telah ditandatanngani oleh pelanggan dan dicap stempel yang merupakan janji pembayaran, kemudian diarsipkan sesuai tanggal jatuh temponya. d Saat jatuh tempo tanda terima titipan faktur, membuat nota inkaso, kemudian ditanda tangani dan diberi nomor dan tanggal e Menyerahkan nota inkaso yang telah dibuat kepada pelanggan f Menerima kembali nota inkaso dari salesman yang dilampirin tanda terima titipan faktur yang belum berhasil ditagih dan meminta salesman untuk menuliskan hasil tagihannya pada nota inkaso di hari yang sama. g Memeriksa nota inkaso dan lampirannya sete;ah cocok, bagian inkaso menandatangani nota inkaso yang rangkap 3 dan menyerahkan 2 lembar ke salesman sebagai penagih. h Membuat bukti penerimaan kas senilai hasil penagihan dan menandatangani di kolom “ penyetor “ i Menyerahkan bukti penerimaan kas berikut nota inkaso asli dan 1 lembar foto copy yang dilampiri faktur komersial yang berhasil ditagih ke bagian kasir j Meminta kembali foto copy nota inkaso yang sudah ditandatangani kasir untuk diarsipkan k Menyerahkan surat konfirmasi piutang ke outletpelanggan l Bertanggung jawab atas keamanan alat tagih yang dikelola karena alat tagih ini penting sebagai bukti penagihanyang nantinya digunakan untuk penagihan atau sebagai pertimbangan valid atau tidaknya SP. m Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor TU e. Administrasi Pembelian Tugas-tugas dari Administrasi Pembelian adalah : 1 Mengerjakan barang dagangan, baik rutin maupun non rutin, baik intern maupun ekstern. commit to user 2 Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu. 3 Mengentri pembelian berdasarkan copy faktur SPB TT yang telah diakui penerimanya oleh gudang. f. Administrasi Personalia dan Kasir Tugas-tugas dari Administrasi Personalia dan Kasir adalah : 1 Bersama kasir TU merencanakan pengeluaran uang sesuai kas Budget. 2 Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang. 3 Membuat daftar pembayaran gaji, konjuktor, biaya pegawai tiap bulan sesuai ketentuan yang berlaku. 4 Mengarsipkan berkas-berkas kepegawaian, termasuk administrasi cuti. g. Administrasi Kas Bank Tugas-tugas dari Administrasi Kas Bank adalah : Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan melekatkan bukti pendukung yang sah. h. Administrasi Pajak Tugas-tugas dari Administrasi Pajak adalah : 1 Menandatangani faktur pajak standart sederhana untuk setiap faktur yang terbit. 2 Membuat laporan pajak. 3 Mengecek barang yang datang. 4 Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang terbit. 5 Meneruskan faktur pajak CN pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan pada pelanggan sebelum diberhitungkan dengan tegihannya. i. Supervisor Penjualan Logistik Tugas-tugas dari Kepala gudang adalah : 1 Bertanggung jawab dan bertugas atas pengadaan barang, penyimpanan barang, serta pendistribusian barang kepelanggan commit to user 2 Bertanggung jawab dan bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi mutasi barang 3 Bertanggung jawab dan bertugas dalam pengelolaan dan pelaporan narkotika sesuai dengan peraturan perundang-undangan 4 Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkan penarikan barang. j. Fakturis Tugas-tugas dari Fakturis adalah 1 Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengentry Surat Pesanan, data outlet, diskon perproduk sesuai dengan ketentuan perusahaan 2 Bertugas dan bertanggung jawab untuk memeriksa kebenaran entry data dan mencetak dokumen faktur komersial yang berisi 5 rangkap dan faktur pajak yang berisi 2 rangkap serta surat tanda terima Surat pesanan 3 Bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat dokumen faktur komersial dan faktur pajak kedalam buku kreasi faktur agenda faktur yang terdiri dari: 1. Tanggal faktur komersial 2. Nomor faktur komersial 3. Tanggal faktur pajak 4. Nomor faktur pajak 5. Nama pelanggan 6. Nilai faktur komersial atau nilai faktur pajak 4 Bertugas dan bertanggung jawab menyerahkan faktur komersial dan faktur pajak ke atasan langsung yang telah tercatat pada buku kreasi dokumen penjualan 5 Bertugas untuk mencetak dan melaporkan laporan penjualan secara lengkap harian dan bulanan 6 Bertanggung jawab atas kebenaran dan keabsahan hasil entry penjualan yang dilakukan di system informasi. commit to user k. Penagih Rekening Tugas-tugas dari penagih rekening adalah : 1 Bersama petugas inkaso membuat jadwal penagihan. 2 Melaksanakan penagihan dan menyerahkan hasil tagihan pada kasir dengan membuat nota inkaso yang telah di tanda tangani kasir dan diketahui inkaso. 3 Mengembalikan alat tagih faktur atau tanda terima faktur pada petugas inkaso untuk yang tidak tertagih. 4 Bertanggung jawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan. 5 Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasir TU dan kepala PBF. l. Salesman Tugas-tugas dari Salesman adalah : Salesman ini mempunyai tugasan dan kewajiban sebagai berikut : 1 Bertugas dan bertanggung jawab untuk menyusun data secara lengkap mengenai pelanggan dengan cara : 1. Nama Pelanggan 2. Alamat Pelanggan 3. Nama dan Alamat Penanggung jawab atau penentu kebijakan pembeli 4. Nomor NPWP pelanggan 5. Jadwal terima kunjungan 6. Costumer card kartu pelanggan 2 Bertanggung jawab merencanakan, melakukan kunjungan outlet perbulan yang diserahkan setiap hari serta membuat laporan kunjungan dan direalisasikan kepada atasan langsung. commit to user 3 Bertugas dan bertanggung jawab menawarkan secara aktif produk KF dan principal yang diageni pelanggan. 4 Bertanggung jawab membina hubungan yang baik dengan pelanggan dan menghindari tindakan – tindakan yang dapat merusak nama baik dan citra perusahaan demi meningkatkan penjualan produk yang diageni. 5 Bertugas dan bertanggung jawab dalam pencapaian target 6 Bertugas dan bertanggung jawab atas hasil penjualan barang Narkotika secara tunai kepada pelanggan. m. Pengirim Barang Tugas-tugas dari Pengirim barang adalah : 1 Melaksanakan pengiriman barang baik dalam maupun luar kota. 2 Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh Kepala Gudang. 3 Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil uang. 4 Melaksanakan penyetoran kliring dan setoran pajak. 5 Bertanggung jawab atas kendaraan inventaris kantor yang digunakan. commit to user

BAB IV PEMBAHASAN