ELLY AGUSTYA A D1509029

commit to user

PROSEDUR PENCETAKAN FAKTUR PENJUALAN PADA PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION

CABANG SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

ELLY AGUSTYA ARDY D1509029

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user ii

commit to user iii

commit to user iv MOTTO

Kejujuran dan kerja keras merupakan sifat-sifat yang layak dipuji, tapi tidak akan pernah memberikan kesuksesan kepada

siapa saja yang memiliki tujuan jelas. ( Napoleon Hill )

Ada Kehidupan yang layak dijalani sekarang ini sebagaimana kehidupan itu layak dijalani dihari-hari sebelumnya, dan itu adalah kehidupan Jujur, Kehidupan bermanfaat, Kehidupan

egoistis, dibersihkan dengan pengabdian untuk menuju kesempurnaa.

( Henry Van Dyke )

Kesuksesan tidak selalu diraih oleh orang yang lebih cepat atau lebih pintar, tetapi lambat laun kesuksesan akan diraih oleh

orang yang yakin bahwa dia BISA !! ( Andre Wongso )

commit to user v

HALAMAN PESEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan untuk :

©

_{Bapak dan Ibuku tersayang yang}

selalu memberikan doa, motifasi dan

selalu memberikan perhatiannya saat

pembuatan Ta

©

_{Kakak ku Ferry Ardis yang selalu}

memberikan motifasi dan support

©

Dhika Mitra Ananta, yang selalu

mensupport

©

_{Alhm. Nenek ku yang sangat ku}

sayangi yang dulu selalu memberikan

nasehat-nasehat yang sangat berguna

©

Sahabat-sahabat dekat ku yang selalu

menemani dalam suka dan duka

©

Teman-teman

satu

angkatan

Manajemen Administrasi 2009

commit to user vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “ Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan Pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Surakarta ”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh sebutan Profesi Ahli Madya Program D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Didalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan, Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku ketua Program Diploma Manajemen Administrasi dan selaku pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Phd, selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Rahman Budiana selaku Kepala PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

5. Bapak Suhardi selaku Supervisor Penjualan Logistik PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

commit to user vii

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembacadan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 06 Mei 2012

commit to user viii

PERNYATAAN

Nama : Elly Agustya Ardy Nim : D1509029

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir yang berjudul “ PROSEDUR PENCETAKAN FAKTUR PENJUALAN PADA PT. KIMIA FARMA TRADING

AND DISTRIBUTION CABANG SURAKARTA ” adalah betul-betul karya sendiri.

Hal-hal yang bukan karya saya dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut.

Surakarta, 2012

Yang membuat pernyataan,

commit to user ix DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN... ii

PENGESAHAN ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vi

PERNYATAAN ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xiii

ABSTRAK ... xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Laporan dan Manfaat Laporan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka ... 4

1. Pengertian Prosedur ... 4

commit to user x

3. Pengertian Pencetakan ... 7

4. Pengertian Faktur Penjualan ... 7

1. Pengertian Faktur dan jenis-jenis Faktur... 7

a. Pengertian Faktur ... 7

b. Jenis-jenis Faktur ... 8

1) Faktur Komersial... 8

2) Faktur Pajak... 9

5. Pengertian Faktur Penjulan ... 10

a. Faktur Penjualan... 10

b. Faktur Penjualan dibedakan menjadi 2 faktur... 11

1. Faktur Penjualan Kredit... 11

2. Faktur Penjualan Tunai... 12

6. Pengertian Pencetakan Faktur Penjualan ... .. 12

7. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan ... ... 13

8. Prosedur PencetakanFaktur Penjualan di PT. KFTD pada buku SOP ... .. 15

9. Metode Pengamatan... 16

BAB III KEADAAN INSTANSI A. Gambaran Berdirinya Perusahaan ... 20

1. Sejarah Berdirinya Perusahaan... ... 20

2. Struktur Organisasi ... 23

commit to user xi BAB IV PEMBAHASAN

A. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan ... 32

1. Penerimaan SP ... 32

2. Pemeriksaan SP ... 35

3. Memvalidasi SP ... 37

4. Pemberian Info Kepelanggan ... 39

5. Membuat SO ... 40

6. Pemeriksaan SO ... 40

7. Pemeriksaan Stok Barang ... 41

8. Pencetakan SKB ... 42

9. Menyiapkan Barang sesuai SKB... 43

10.Mencatat Pengeluaran Barang pada kartu stok ... 43

11.Pencetakan Faktur ... 46

B. Praktik Sehat pada PT. Kimia Farma ... 51

C. Faktor Pendukung dan Penghambat Pencetakan Faktur Penjualan ... 53

1. Faktor Penghambat Pencetakan Faktur ... 53

2. Faktor Pendukung Pencetakan Faktur... 55

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 56

commit to user xii DAFTAR PUSTAKA

commit to user xiii

Daftar Gambar

1. Gambar 1.1 Struktur Organisasi ... 24 2. Gambar 1.2 Bagan alur Pencetakan Faktur Penjualan ... 50

commit to user xiv ABSTRAK

ELLY AGUSTYA ARDY, D1509029, PROSEDUR PENCETAKAN FAKTUR PENJUALAN DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG SURAKARTA.

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Admninstrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 60 lembar.

Faktur penjualan merupakan bukti penjualan barang dan jasa yang pada umumnya digunakan oleh pihak yang menjualkan barang. Pencetakan Faktur penjualan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendorong aktivitas perkantoran karena dengan adanya faktur yang telah dicetak dapat untuk bukti pengeluaran barang dagangan, bukti pengiriman barang dagangan, sebagai bukti penagihan ( inkaso ), sebagai bukti untuk arsip bila suatu saat ada pemeriksaan, dan sebagai bukti retur eks barang. Untuk mendapatkan pencetakan yang baik maka diperlukan suatu prosedur yang baik pula. Dengan prosedur yang baik maka proses pencetakan akan dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.

Dalam rangka untuk mendapatkan suatu pencetakan faktur penjualan yang sesuai dengan SOP, maka dalam kegiatan pencetakan faktur penjualan harus dilakukan dengan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan faktur penjualan. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution cabang Surakarta.

Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh dari berdasarkan informasi, peristiwa atau aktivitas, gambar serta SOP ( Standart Operating Prosedures ). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi ( Pengamatan ) dan dokumen serta riset pustaka sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulan.

Hasil pengamatan yang dilakukan di bagian fakturis pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, penulis memaparkan bahwa prosedur pencetakan meriputi Penerimaan SP ( Surat Pesanan ), Pemeriksaan SP, Memvalidasi SP, Memberi Informasi kepada Pelanggan, Membuat SO, Memeriksa Stok barang berdasarkan SO, Pencetakan SKB, Menyiapkan barang sesuai SKB, Pencatatan Pengeluaran barang pada kartu stok, Pencetakan faktur. Apabila posedur tersebut dilakukan dengan baik maka proses pencetakan faktur akan berjalan dengan baik dan tidak ada hambatan.

Hasil dari pengamatan ini penulis penyimpulkan bahwa prosedur dalam pencetakan faktur penjualan telah berjalan dengan baik dan dilakukan dengan kerja sama yang baik oleh karyawan yang bersangkutan. Tetapi dalam pencetakan faktur masih terdapat hambatan yaitu mengenai computer serta pita print yang sering mengalami kerusakan sehingga dalam percetakanya akan lama. Saran dari penulis sebaiknya mesin computer dan pita print segera diperbaiki.

commit to user

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada saat seperti ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan pembelian. Bagi perusahaan yang bergerak dibidang penjualan sangatlah memerlukan bukti pengeluaran barang ataupun jasa yang disebut Faktur. Faktur itu sendiri merupakan bukti penjualan barang dan jasa yang umumnya digunakan oleh pihak yang menjualkan barang atau membeli barang (Mursyidi, 2010:28).

Faktur sangat penting didalam penjualan maupun pembelian karena apabila faktur itu hilang akan terjadi resiko yang tinggi bagi penjual maupun bagi pembeli. Resiko yang akan diterima oleh penjual apabila faktur hilang adalah perusahaan mengalami banyak kerugian yang akan dihadapi karena faktur yang telah diarsipkan tersebut setiap bulannya akan diadakan pemeriksaan. Apabila dalam pemeriksaan yang dilakukan oleh Manager Kimia Farma terdapat arsip yang menurut buku penjualan tidak sesuai maka dapat disimpulkan bahwa telah terjadi kecurangan, karena arsip digunakan sebagai bukti pengeluaran barang setiap harinya, selain itu faktur yang hilang juga akan menghilangkan tanda bukti kredit untuk bagian inkaso, bila faktur hilang maka bagian inkaso tidak ada bukti untuk melakukan penagihan terhadap pelanggan yang masih mempunyai tanggungan hutang.

Resiko yang diterima oleh pembeli bila faktur yang telah diterima hilang adalah pembeli tidak akan bisa melakukan retur barang yang rusak dikarenakan faktur yang hilang adalah bukti untuk mereturkan barang yang tidak sesuai dengan surat pesanan.

Agar tujuan perusahaan yang telah direncanakan dapat tercapai maka untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan suatu system pencetakan faktur yang baik. Manfaat dari pencetakan faktur penjualan adalah untuk mengoptimalkan sumber daya yang ada dan untuk

commit to user

meminimalkan hal – hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan. Mengoptimalkan sumberdaya berarti meningkatkan ketelitian terhadap data – data yang dapat dipercaya dalam pencatatannya, sedangkan meminimalkan hal – hal yang tidak diinginkan itu sendiri digunakan untuk melindungi asset-asset dari perusahaan dari kecurangan-kecurangan yang akan timbul.

Pada Kimia Farma Trading and Distribution yang bergerak dibidang distribusi barang, faktur penjualan juga mempunyai peranan yang sangat penting karena faktur penjualan digunakan untuk memudahkan pengeluaran barang, karena tanpa adanya faktur maka Kepala Gudang tidak berhak mengeluarkan barang, mempermudah pengiriman barang, hal tersebut dikarenakan didalam faktur terdapat alamat pengirim serta barang-barang yang dipesan, bukti pengiriman barang dagangan, sebagai bukti penagihan ( inkaso ), faktur juga digunakan untuk mengecek barang keluar yang ada didalam gudang agar tidak terjadi kecurangan-kecurangan, serta faktur digunakan sebagai bukti untuk arsip bila suatu saat ada pemeriksaan, dan sebagai bukti retur eks barang pada PT. Kimia Farma Trading And Distribution”.

Untuk memperlancar proses pencetakan faktur penjualan maka sangat diperlukan suatu prosedur yang baik. Prosedur yang dijalankan secara baik akan sangat mendukung proses pencetakan faktur dan mempercepat dalam pencetakan faktur, karena faktur secepatnya akan dikirim kepada pelanggan.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan Latar Belakang yang diuraikan diatas maka penulis akan melakukan pengamatan sebagai berikut:

1. Bagaimana Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading And Distribution ?

2. Apakah factor pendorong dan penghambat dari Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan ?

commit to user

C. Tujuan Pengamatan

1. Untuk mengetahui dan memahami Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan yang ada di PT. Kimia Farma Tranding And Distribution . 2. Untuk mengetahui factor pendorong dan faktur penghambat dari

Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan yang dilakukan di PT. Kimia Farma Tranding And Distribution.

D. Manfaat Pengamatan

Dalam Pengamatan ini diharapkan dapat diperoleh manfaat untuk berbagai pihak, sebagai berikut :

1. Bagi PT. Kimia Farma Tranding And Distribution

Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat member informasi yang berguna untuk meninjau kembali Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan yang ada di PT. Kimia Farma Trandimg And Distribution sehingga dapat mencegah terjadinya hal – hal yang dapat menimbulkan keugian pada perusahaan dan tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

2. Bagi Penulis

Sebagai langkah penerapan ilmu pengetahuan yang penulis terima pada waktu kuliah yang berupa teoritis, terutama yang berhubungan dengan Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan.

commit to user

BAB II

Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Prosedur

Kata Prosedur berasal dari bahasa inggris yaitu “procedure”, menurut kamus Inggris Indonesia, John M. Echools ( 1995:448 ) berarti cara jalan dan tata cara yang tepat dengan aturan dan ketentuan yang berlaku. Kata procedure lazim digunakan dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan kata Prosedur. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:703) prosedur diartikan sebagai berikut :

- Tahapan-tahapan kegiatan untuk menselesaikan suatu aktifitas

- Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu masalah demi mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

Sedangkan Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus Managemen (1984: 475-476) adalah sebagai berikut:

- Prosedur memberikan urutan menurut waktu ( chronoligis ) kepada tugas – tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dari kebijakan- kebijakan dan kearah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

- Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselelsaikan.

Selanjutnya pengertian prosedur menurut Ismail masya ( 1994:74) mengatakan bahwa “ Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang telah dilaksanakan secara berulang-ulang.

commit to user

Pengertian Prosedur yang terakhir diungkapkan oleh Kamarudin ( 1992:836-837 ) yang mengemukakan arti prosedur adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu dengan yang lainya yang mencapai tujuan yaitu memudahkan dalam melaksanakan kegiatan utama dari suatu organisasi .

Didalam pengertian prosedur diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu prosedur adalah tahapan-tahapan atau tata cara yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan, tahapan-tahapan ini dilakukan untuk menyelesaikan urutan suatu pekerjaan berdasarkan waktu yang telah ditentukan dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah ditentukan oleh organisasi tersebut.

2. Manfaat Pentingnya Prosedur

Menurut Ida Nuraida ( 2008 : 36-37 ) prosedur sangat bermanfaat bagi tingkat managerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajerial pada setiap devisi. Manfaat prosedur antara lain meliputi : a. Planning dan Controling

Ø Mempermudah dalam mencapai suatu tujuan.

Ø Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.

Ø Menghindari pemborosan atau mempermudah pengehematan biaya.

Ø Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan, serta menilai pelaksanaan pekerjaan apakah sudah sesuai dengan prosedur yang baik atau tidak.

Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang baik maka perlu diketahui penyebabnya, hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau

commit to user

koreksi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang dilakukan secara baik maka dapat dilakukan proses umpan balik yang membangun.

b. Organizing

Ø Mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai :

Ø Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-masing devinisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.

Ø Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.

Ø Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.

Ø Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebig lancar serta menciptakan konsistensi kerja.

c. Staffing dan Leading

Ø Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan dengan metode dan teknologiyang baru. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baru dalam pekerjaan yang rutin di kator.

Ø Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab tidak kesesuaian harus diketahui agar atasan dapat memberi pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau member kontribusi yang maksimal bagi perusahaan.

commit to user

3. Pengertian Pencetakan

Menurut Pambudi (1981:1 ) pencetakan yaitu sebagai kegiatan pembuatan ( manufacturing ) data-data, serta mempublikasikan kepada umum, mengetengahkan kekhalayak ramai, kata dan gambar yang telah diciptakan oleh jiwa-jiwa kreatif kemudian disunting oleh para penyunting dan digandakan oleh pencetak. Selain itu pengertian pencetakan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 1994: 91 ), kata pencetakan berasal dari kata cetak. Cetak mengandung arti keluar untuk diedarkan, serta pembuatan buku. Sedangkan Pencetakan adalah sebagai kegiatan pembuatan dan cara mencetak.

Maka dengan mengacu pada Kamus Besar Bahasa Indonesia kesimpulan dari pencetakan adalah sebuah proses industri untuk memproduksikan masal tulisan dan gambar, terutama dengan tinta diatas kertas menggunakan sebuah mesin cetak. Pencetakan merupakan bagian yang sangat penting didalam penerbitan dan pencetakan suatu data-data perusahaan. Manfaat pencetakan itu sendiri adalah kecepatan cetak yang cepat memudahkan untuk meningkatkan efisiensi dengan sedikit waktu tunggu hasil cetak.

4. Pengertian Faktur

1. Pengertian Faktur dan Jenis-Jenis faktur a. Pengertian Faktur

1. Faktur adalah sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga, dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan pembayaran.

2. Faktur adalah perhitungan penjualan dengan perhitungan pembayaran kemudian. Biasanya pembuatan faktur dilakukan rangkap 3 salinan pertama berwarna putih dan diserahkan kepada pembeli. Salinan kedua disimpan penjual setelah ditandatangani

commit to user

pembeli dan akan dijadikan lampiran saat penagihan dikemudian hari. Sedangkan salinan ketiga disimpan di dalam buku faktur.

3. Faktur adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli yang mencantumkan tanggal pengeluaran faktur, tanggal pengiriman barang, uraian barang (berat, ukuran), harga, biaya - biaya lain, jumlah total yang harus dibayar pembeli, syarat penyerahan barang dan syarat pembayaran, dll

4. Faktur adalah dalam bahasa belanda disebut factuur ( invoice ) yaitu bukti penjualan atau bukti pembelian barang atau jasa, pada umunya faktur dibuat oleh pihak yang menjual barang dan jasa,bagi pembeli disebut “ faktur pembelian ” dan bagi penjual disebut faktur penjualan . Mursyidi ( 2010 : 28 ).

Dari pengertian faktur diatas dapat disimpulkan bahwa faktur adalah salah satu dokumen dasar sebagai bukti pencatatan penjualan dan pembelian bagi perusahaan penjual dan perusahaan pembeli. Faktur ini merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit dan biasanya dibuat rangkap.Faktur sangatlah penting untuk menjaga asset suatu perusahaan dan untung menghindari kecurangan-kecurangan yang akan timbul pada suatu perusahaan.

b. Jenis-jenis Faktur

1) Faktur Komersial a. Faktur pembelian

Sebuah bukti pembelian barang dan jasa yang telah diterima oleh seorang pembeli setelah melakukan suatu pemesanan maupun pembelian suatu barang dan jasa. Selain itu Faaktur

commit to user

pembelian digunakan sebagai bukti atas pembelian lunas maupun pembelian kredit. Faktur Pembelian biasanya berisi data pembeli, pembuat faktur, tanggal faktur, nama dan jenis barang, serta nilai barang ( Mursyidi, 2010:28).

b. Faktur Penjualan

Sebuah barang bukti penjualan barang dan jasa yang digunakan oleh para penjual sebagai bukti pengeluaran barang dagangan,sebagai penagihan (inkaso) apabila suatu perusahaan yang membeli barang tersebut masih mempunyai hutang kepada perusahaan.

2) Faktur Pajak

a. Faktur Pajak Sederhana

Adalah faktur pajak yang dibuat oleh PKP ( Pengusaha Kena Pajak) atas penyerahan BKP ( Barang Kena Pajak ) kepada konsumen akhir atau pembeliyang nama, alamat, atau NPWP tidak diketahui. Bagi pembeli, PPN yang harus dibayar dengan menggunakan faktur pajak sederhana tidak dapat dikreditkan. Syarat faktur pajak sederhana adalah a) Nama, alamat, dan NPWP pembuat faktur pajak b) Jenis dan kuantum BKP/JKP ( Jasa Kena Pajak ) c) Harga jual/ pengganti termasukPPN atau terpisah d) Tanggal pembuatan.

Faktur Pajak sederhana dibuat pada saat penyerahan atau pada saat pembayaran diterima sebelum terjadinya penyerahan. Bentuk Faktur bisa berupa bon kontan, faktur penjualan, karcis, kuitansi, segi kas register, dan sejenisnya ( Mursyidi, 2010:30 ).

commit to user

b. Faktur Pajak Standart

Adalah Faktur yang dibuat oleh pengusaha kena pajak dengan format dan isi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku faktur pajak sederhana memuat tentang :

1) nama, alamat, nomor pokok wajib yang menyerahkan barang kena pajak.

2) nama, alamat, nomor pokok ajib pajak pembeli barang kena pajak.

3) jenis barang dan jasa, jumlah harga jual atau pengganti dan potongan harga.

4) pajak penambahan nilai yang dipungut.

5) Pajak penjualan atas barang mewah yag dipungut. 6) Kode, nomor seri, dn tanggal pembuatan faktur

pajak.

7) Nama, Jabatan, Tanda tangan yang berhak menandatangani faktur pajak ( Mursyidi,2010:29 ).

5. Pengertian Faktur Penjualan a. Faktur Penjualan

Sebuah dokumen yang digunakan untuk bukti penjualan atas barang dan jasa yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian yang menunjukan suatu informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya ( La Midjan: 2001:170), pengertian faktur lainnya adalah Dokumen atau bukti pembayaran yang digunakan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar oleh costumer, didalam faktur penjualan juga tertera informasi mengenai jumlah harga dan jatuh tempo pembayaran. Biasanya pada skala penagihan kecil faktur

commit to user

digunakan sebagai dokumen penagihan, sedangkan pada skala besar faktur dilengkapi dengan surat tagihan

Faktur Penjualan dibuat berdasarkan dengan barang yang sudah dikirim atau diserahkan kepada costumer, tetapi barang yang telah dikirim biasanya bisa juga ditolak maka faktur penjualan bisa juga diberikan pada saat delivery order ditandatangi oleh penerima.Satu order pembelian bisa dilakukan secara lansung maupun bertahap,oleh karena itu faktur penjualan hanya dibuat setelah penjualan telah terpenuhi secara keseluruhan.

Faktur Penjualan merupakan bagian dari prosedur penjualan, maka pembuatan faktur penjualan secara tidak langsung merupakan dari pencatatan piutang dagang. Penulisan faktur penjualan bisa ditulis dengan manual dan komputerisasi, namun pencatatan dengan komputer harus diawasi secara ketat, karena bisa terjadi penulisan ganda yang bisa mengakibatkan kerugian untuk perusahaan.

b. Faktur Penjualan dibedakan menjadi 2 yaitu : 1. Faktur Penjualan Kredit

Dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit. Lembar ke 1 dan ke 2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat tagihan yang secara periodik dibuat oleh fungsi penagihan dan dikirim kepada pelanggan, oleh karena itu fungsi pengiriman harus mendapat tanda tangan diatas faktur penjualan kredit. Pada saat faktur tersebut sudah tercetak maka lemar ke 3 befungsi sebagai perintah kepada gudang untuk menyiapkan barang yang dibutuhkan oleh pelanggan dan fungsi ke 4 berfungsi untuk perintah pengiriman barang. Lembar ke 2 tetap disimpan didalam arsip fungsi akuntansi, dan lembar ke 1 dilampirkan pada

commit to user

surat tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan ( Mulyadi,2001:205).

2. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Jika dilihat kembali daftar yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai maka faktur penjualan tunai dapat dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembel, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai transaksi.

Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk mrncatatan tranaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Tembusa faktur berfungsi sebagai sip pembungkus, sebagai alat identifikasi bugkusan barang (Mulyadi,2001:463).

6. Pengertian Pencetakan Faktur Penjualan

Pencetakan faktur penjualan adalah sebuah proses pencetakan yang dilakukan menggunakan mesin cetak atau sering disebut digital printing, pencetakan yang dikhususkan disini adalah mencetak tanda bukti penjualan kredit maupun tunai, hasil dari pencetakan adalah suatu faktur rangkap dua lembaran pertama diberikan kepada pembeli dan lembaran kedua untuk perusahaan. Pencetakan sering dilakukan seusai fakturis selesai mengisi faktur dengan data-data yang benar dan tidak mengalami kesalahan dalam mengetikan maupun didalam memasukan data.didalam

commit to user

pencetakan faktur tidak dibolehkan melakukan mencetakan dengan salah dan harus menggunakan tinta yang jelas agar faktur dapat di baca secara jelas dan tidak menimbulkan kesalah fahaman antara perusahaan dengan pelanggan.

7. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan

Tahapan-tahapan dan tatacara pencetakan faktur yang sesuai dengan ketentuan pada perusahaan yang digunakan untuk memperlancar dan mempercepat proses dari pencetakan faktur penjualan yang dicetak menggunakan mesin cetak yaitu mesin print.

Prosedur pencetakan faktur penjualan menurut Mulyadi ( 2001 : 470 ) meliputi:

a. Prosedur Order Barang

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengirim menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

b. Prosedur penerimaan Surat Pesanan

Dalam prosedur ini seorang fakturis berhak menerima surat pesanan dari pelanggan melalui via telephon, maupun langsung menggunakan surat pesanan langsung, surat pesanan tersebut adalah sebagai tanda bukti itetik bahwa pelanggan tersebut sudah memesan suatu barang. c. Prosedur penagihan piutang

Dalam prosedur ini sebelum melakukan pengisian faktur penjualan produk seorang fakturis berhak mengecek apakah pelanggan sudah memenuhi hutang-hutangnya dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan perusahaan tersebut.

commit to user

d. Prosedur Pengisian Faktur Penjualan.

Dalam prosedur ini pertama kali yang dilakukan adalah dengan memasukan kode costumer yang telah melakukan pemesanan, memasukan data-data pesanan, serta mencocokan sales yang akan mengirim. Biasanya didalam sebuah perusahaan sudah disediakan aplikasi komputer didalam pengolahan faktur penjualan.

e. Prosedur didalam Pencetakan Faktur penjualan

Prosedur dimana kita sudah melakukan pengisian faktur dan faktur tersebut sudah benar dan tidak mengalami kesalahan sama sekali, apabila faktur sudah benar maka kita akan mencetak faktur dengan menggunakan digital printing yang sudah disediakan.

f. Prosedur persiapan barang

Dalam prosedur ini bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang sesuai dengan faktur yang telah diterima oleh bagian gudang. g. Prosedur Pengiriman barang

Prosedur ini berfungsi sebagai pengiriman penyerahan barang kepada pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan yang dibelinya dari fungsi pengirimaan.

commit to user

8. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution pada Buku SOP ( Standard Operating Prosedures ) ( 2011:125) meliputi langkah-langkah sebagai berikut : 1. Penerimaan SP ( Surat Pesanan )

Penerimaan SP yang diterima oleh fakturis dari kunjungan rutin salesman, serta dapat melalui fax dan telepon

2. Pemeriksaan SP ( Surat Pesanan )

Pemeriksaan Sp yang dilakukan oleh Supervisor Penjualan Reguler yang mengacu dengan ketentuan-ketentuan yang tertera pada buku SOP.

3. Memvalidasi SP ( Surat Pesanan )

Suatu proses memvalidasi SP yang menjadi tugas dari bagian inkaso/ penagihan piutang untuk menentukan valid dan tidak validnya SP. 4. Memberi Informasi kepada Pelanggan

Pemberian informasi yang dilakukan oleh bagian fakturis untuk menyampaian informasi-informasi penting yang harus segera disampaikan kepada pelanggan.

5. Membuat SO ( Surat Order )

Pembuatan SO digunakan untuk mendapatkan nomor SO yang nantinya nomor SO akan tertera pada faktur penjualan komersial. 6. Pemeriksaan SO ( Surat Order )

Pemeriksaan SO dilakukan oleh bagian fakturis untuk mengecek ketelitian dari data-data yang telah dimasukan.

7. Memeriksa Stok barang berdasarkan SO ( Surat Order )

Pemeriksaan Stok Barang dilakukan oleh fakturis untuk mengecek persediaan barang yang telah tertera pada computer.

8. Pencetakan SKB ( Surat Kirim Barang )

SKB adalah Surat Kirim Barang yang digunakan untuk tanda bukti untuk pengambilan barang didalam gudang.

commit to user

Penyiapan barang-barang yang harus sesuai dengan Surat Kirim Barang.

10.Pencatatan Pengeluaran barang pada kartu stok

Pencatatan pengeluaran barang pada kartu stok dilakukan pada saat petugas gudang melakukan pengambilan barang-barang yang sesuai dengan SKB, pencatatan pada kartu stok adalah kewajiban semua petugas pada saat akan mengambil barang.

11.Pencetakan Faktur

Pencetakan faktur penjualan akan dilakukan setelah bagian fakturis melakukan semua tahapan-tahapan pencetakan faktur, selanjutnya data yang telah dientri pada komputer akan di prnit menggunakan mesin print.

9. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan

Lokasi yang dipilih dalam pengamatan ini adalah di Sub Bagian Fakturis PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang beralamat di Jalan Adisucipto No. 70 Surakarta, dengan mempertimbangan bahwa pada bagian tersebut pencetakan faktur penjualan menggunakan peralatan yang sudah modern, sehingga prosedur pencetakan faktur penjualan berjalan dengan cepat dan efisien.

2. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang prosedur pencetakan faktur penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini.

commit to user

Menurut H.B Sutopo ( 2006:56) Sumber data merupakan sumber fakta atau keterangan berbagai informasi tentang apa saja yang benar-benar diperlukan dari suatu obyek yang diamati. Sumber data dari tugas akhir ini adalah

a. Narasumber ( informan ) : Jenis sumber dasar berupa manusia atau disebut responden. Dalam Hal ini narasumber yang dimaksud adalah

1. Supervisor Penjualan Reguler PT Kimia Farma. 2. Supervisor Penjualan Logistik PT. Kimia Farma. 3. Supervisor Tata Usaha.

4. Pegawai Bagian Fakturis PT. Kimia Farma. 5. Pegawai Gudang PT. Kimia Farma.

b. Sumber tertulis : Surat-surat pribadi, buku atau catatan harian, dan dokumen-dokumen perusahaan.

c. Peristiwa atau kejadian : Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikannya sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data. Informan yang dipilih adalah petugas fakturis pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

4. Teknik pengumpulan data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini berpedoman dari H.B Sutopo ( 2006:66 ) adalah :

a. Wawancara

Wawancara merupakan suatu interaksi yang didalamnya terdapat pertukaran aturan, tanggung jawab, perasaan, kepercayaan, motif dan informasi. Dalam hal ini

commit to user

wawancara bersifat lentur dan terbuka serta tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada informan yang sama.

b. Observasi

Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali datadari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan fenomena yang dijumpai secara sistematis di bagian Fakturis PT. Kimia Farma Trading and Distribition.

c. Dokumentasi

Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subyek sendiri atau oleh orang laintentang subyek.

5. Teknik Analisi Data

Menurut H.B Sutopo ( 2006:115 ) teknik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data, data memproses akhir. 4 tahapan dalam analisis data yaitu :

a. Reduksi data

Proses seleksi, memfokuskan, dan abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan.

b. Sajian data

Suatu rakitan organisasi informasi deskriptif dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan

commit to user

kesimpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pkok yang terdapat dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.

c. Penarikan kesimpulan dan verifikasi

Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan “what” dan “how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.

commit to user

BAB III

KEADAAN INSTANSI

A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Berdirinya Perusahaan

Sejarah PT (Persero) Kimia Farma dimulai sekitar tahun 1957. Pada saat pengambil alihan perusahaan milik Belanda terdiri dari Rathkamp, Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung yang bergerak dibidang farmasi oleh pemerintahan Republik Indonesia. Langkah itu kemudian diikuti dengan pembentukan Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda (BAPPHAR) yang bertugas menguasai dan menyelenggarakan manajemen agar perusahaan farmasi yang dikuasai dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya. Lebih lanjut usaha awal nasionalisasi tersebut diperkuat dengan UUD No. 86/1966 tentang nasionalisasi perusahaan Belanda di Indonesia. Selanjutnya secara resmi, berbadan hukum yang berstatus Perseroan terbatas pada tanggal 16 agustus 1971.

Secara implisit pengesahan ini mengisyaratkan adanya suatu peranan yang berorientasi pada aspek bisnis. Sehubungan dengan hal tersebut, maka PT (Persero) Kimmia Farma dituntut untuk berperan sebagai suatu Perusahaan yang harus memiliki kemampuan, menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat pengguna dalam arti luas sesuai dengan perkembangan dan dinamika pasar melalui proses pertukaran.

Disamping peranannya yang berorientasi kepada aspek bisnis, PP No. 3/1983 juga member tugas kepada PT (Persero) Kimia Farma untuk dapat melaksanakan yang berorientasi kepada aspek sosial untuk kesejahteraan. Dengan demikian, maka PT (Persero) Kimia Farma dituntut untuk selalu menjaga keseimbangan yang optimal dari kedua maksud dan tujuan tersebut.

commit to user

Sebagai BUMN yang berbentuk Persero, maksud dan tujuan perusahaan masalah hakikat eksistensi PT (Persero) Kimia Farma sebagai mana digariskan dalam ketentuan Undang-undang dan kebijaksanaan pimpinan Departemen Kesehatan RI yang telah di kukuhkan dalam RUPS PT (Persero) Kimia Farma.

Maksud dan tujuan PT (Persero) Kimia Farma sebagai BUMN secara eksplisif inherent dengan penugasan Negara kepada BUMN, seperti yang termasuk di dalam peraturan Pemerintah No. 3 Tahun 1983, (PP No.3/1983). Maksud dan tujuan tersebut salah satunya adalah pemupukan keuntungan atau pendapatan untuk memberikan sumbangan pada penerimaan Negara, sehingga dalam pelaksanaan fungsinya PT (Persero) Kimia Farma harus senantiasa berorientasi pada rentabilitas.

PT (Persero) Kimia Farma sebagai suatu perusahaan perdagangan farmasi dan alat kesehatan yang berbasis industri berperan serta dalam menunjang keberhasilan pembangunan di sector kesehatan dan ekonomi dengan menyelenggarakan upaya-upaya kemanfaatan umum berupa produksi obat jadi,farmasi serta alat kesehatan atau penelitian serta jasa pelayanan kefarmasian yang memiliki kualitas yang baik dan memadai dalam upaya mewujudkan kemampuan setiap penduduk untuk peduli terhadap pentingnya hidup sehat agar derajat kesehatan masyarakat semakin meningkat dalam menuju kesejahteraan masyarakat.

Dalam perkembangannya PT (Persero) Kimia Farma melakukan beberapa perubahan dan pembangunan menuju yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan dan pasar. Salah satu dari banyak perubahan yang terjadi terlihat pada PT (Persero) Kimia Farma yang mendirikan PT Kimia Farma Trading And Distribution yang merupakan anak perusahaan dari PT

commit to user

(Persero) Kimia Farma pada tanggal 4 Januari 2003 dengan akte pendirian No 7 Tanggal 4 januari 2003 oleh notaris Imas Fatimah, SH.

Secara garis besar manfaat dari restrukturisasi unit usaha PBF (Perusahaan Besar Farmasi) menjadi anak perusahaan yang berdiri sendiri adalah :

a. Kegiatan usaha yang dijalani oleh perusahaan dan anak perusahaan menjadi lebih terfokus, sehingga dapat meningkatkan kinerja Perseroan secara keseluruhan.

b. Memudahkan dalam melakukan pengendalian dan memperpendek proses pengambilan keputusan dibidang operasional sehingga akan tercapai pelaksanaan operasi yang efisien dan efektif.

c. Kemungkinan masuknya investor ke dalam bidang usaha Perseroan dalam rangka perkembangan bisnis Perseroan.

d. Meningkatkan transparansi kinerja masing-masing unit usaha.

Pada saat ini PT Kimia Farma Trading And Distribution mempunyai 41 cabang yang terbesar diseluruh provinsi Indonesia, antara lain yang berada di Surakata, Yogyakarta, Semarang, Dan gorontalo. Anak Perusahaan tersebut menyalurkan obat-obatan dan alat kesehatan dari beberapa principal, diantaranya Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma, Mahakam Beta Farma, Duta Kaisar, Talenta, DLL.

Dalam menjalankan perusahaan, PT Kimia Farma Trading And Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan PT Kimia Farma Trading And Distribution adalah :

Visi Perusahaan

Distribution pilihan utama bagi principal Misi Perusahaan

Memberikan pelayanan Trading And Distribution yang Profesional untuk memberikan keuntungan optimal bagi stakeholder.

commit to user

2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi-fungsi serta penerapan wewenang dan tanggung jawab. Dengan demikian suatu struktur organisasi satuan usaha, termasuk organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen yang berkaitan dan pelaporan selain itu struktur organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung dalam satuan usaha dengan cara yang semestinya.

Struktur organisasi ini mempunyai beberapa kepentingan diantaranya adalah :

a. Struktur organisasi diperlukan sebagai alat bantu bagi pimpinan untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuannya, supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan kegiatan perusahaan dan dilaksanakan dengan lancer.

b. Struktur organisasi suatu satuan usaha memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendali operasi. c. Struktur organisasi diperlukan untuk menetapkan tugas, wewenang dan

commit to user

STRUKTUR ORGANISASI CABANG KELAS III

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA

commit to user

3. Deskripsi Jabatan a. Kepala cabang

Tugas-tugas dari kepala cabang antara lain adalah : 1) Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

2) Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang di targetkan oleh perusahaan.

3) Bertanggung jawab atas asset perusahaan. 4) Melaksanakan administrasi personalia.

5) Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor cabang.

b. Supervisor Penjualan Reguler

Tugas-tugas dari supervisor penjualan adalah :

1. Bertugas dan bertanggung jawab menyusun perencanaan program kerja penjualan regular.

2. Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinir, melaksanakan, dan mengawasi kinerja salesman.

3. Bertanggung jawab dan bertugas memproses surat pesanan, berkoordinasi dengan bagian fakturis untuk memproses faktur komersial dan faktur pajak.

4. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan ( pelanggan yang sudah jatuh tempo dan pelanggan yang sudah blacklist )

5. Bertanggung jawab untuk membuat laporan penjualan dan laporan outlet baru yang akan menjadi pelanggan.

6. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan ( pelanggan yang sudah jatuh tempo atau pelanggan yang telah diblacklist dari perusahaan )

commit to user

c. Supervisor TU

Tugas-tugas dari Supervisor TU adalah :

1) Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala PBF.

2) Membuat laporan hutang dan piutang dagang.

3) Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank. 4) Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal

umumnya.

5) Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.

d. Administrasi Inkaso

Tugas-tugas dari Administrasi Inkaso adalah :

1. Bertugas dan bertanggung jawab menerima, menyimpan, melampirkan dan menyerahkan alat tagih berupa:

a) Faktur komersial asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak asli dari bagian fakturis/ Piutang Dagang

b) Bukti Penerimaan Barang ( BPB ) asli yang telah dibubui tanda tangan penerimaan barang oleh pelanggan dari pengirim barang c) Bukti Penerimaan Barang dan faktur komersial asli serta foto

copy 2 lembar faktur komersial dan faktur pajak

d) Menyimpan alat tagih kedalam map alat tagih menurut nama debitur/ pelanggan

2. Bertugas dan bertanggung jawab menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang dengan cara :

a) Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima titipan faktur sesuai dengan tanggal jatuh temponya.

b) Menyerahkan tanda terima titipan faktur yang dilampiri dokumen alat tagih lengkap ke pelanggan, serta 1 lembar faktur komersial diarsipkan sementara untuk bukti bahwa ada perjanjian piutang dengan pelanggan.

commit to user

c) Memerima tanda terima titipan faktur dari penagih ( salesman ) yang telah ditandatanngani oleh pelanggan dan dicap stempel yang merupakan janji pembayaran, kemudian diarsipkan sesuai tanggal jatuh temponya.

d) Saat jatuh tempo tanda terima titipan faktur, membuat nota inkaso, kemudian ditanda tangani dan diberi nomor dan tanggal e) Menyerahkan nota inkaso yang telah dibuat kepada pelanggan f) Menerima kembali nota inkaso dari salesman yang dilampirin

tanda terima titipan faktur yang belum berhasil ditagih dan meminta salesman untuk menuliskan hasil tagihannya pada nota inkaso di hari yang sama.

g) Memeriksa nota inkaso dan lampirannya sete;ah cocok, bagian inkaso menandatangani nota inkaso yang rangkap 3 dan menyerahkan 2 lembar ke salesman sebagai penagih.

h) Membuat bukti penerimaan kas senilai hasil penagihan dan menandatangani di kolom “ penyetor “

i) Menyerahkan bukti penerimaan kas berikut nota inkaso asli dan 1 lembar foto copy yang dilampiri faktur komersial yang berhasil ditagih ke bagian kasir

j) Meminta kembali foto copy nota inkaso yang sudah ditandatangani kasir untuk diarsipkan

k) Menyerahkan surat konfirmasi piutang ke outlet/pelanggan l) Bertanggung jawab atas keamanan alat tagih yang dikelola

karena alat tagih ini penting sebagai bukti penagihanyang nantinya digunakan untuk penagihan atau sebagai pertimbangan valid atau tidaknya SP.

m) Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor TU e. Administrasi Pembelian

Tugas-tugas dari Administrasi Pembelian adalah :

1) Mengerjakan barang dagangan, baik rutin maupun non rutin, baik intern maupun ekstern.

commit to user

2) Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu.

3) Mengentri pembelian berdasarkan copy faktur / SPB /TT yang telah diakui penerimanya oleh gudang.

f. Administrasi Personalia dan Kasir

Tugas-tugas dari Administrasi Personalia dan Kasir adalah :

1) Bersama kasir TU merencanakan pengeluaran uang sesuai kas Budget.

2) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang.

3) Membuat daftar pembayaran gaji, konjuktor, biaya pegawai tiap bulan sesuai ketentuan yang berlaku.

4) Mengarsipkan berkas-berkas kepegawaian, termasuk administrasi cuti.

g. Administrasi Kas Bank

Tugas-tugas dari Administrasi Kas Bank adalah :

Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan melekatkan bukti pendukung yang sah.

h. Administrasi Pajak

Tugas-tugas dari Administrasi Pajak adalah :

1) Menandatangani faktur pajak standart sederhana untuk setiap faktur yang terbit.

2) Membuat laporan pajak. 3) Mengecek barang yang datang.

4) Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang terbit.

5) Meneruskan faktur pajak CN pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan pada pelanggan sebelum diberhitungkan dengan tegihannya. i. Supervisor Penjualan Logistik

Tugas-tugas dari Kepala gudang adalah :

1) Bertanggung jawab dan bertugas atas pengadaan barang, penyimpanan barang, serta pendistribusian barang kepelanggan

commit to user

2) Bertanggung jawab dan bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi mutasi barang

3) Bertanggung jawab dan bertugas dalam pengelolaan dan pelaporan narkotika sesuai dengan peraturan perundang-undangan 4) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkan

penarikan barang. j. Fakturis

Tugas-tugas dari Fakturis adalah

1) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengentry Surat Pesanan, data outlet, diskon perproduk sesuai dengan ketentuan perusahaan 2) Bertugas dan bertanggung jawab untuk memeriksa kebenaran

entry data dan mencetak dokumen faktur komersial yang berisi 5 rangkap dan faktur pajak yang berisi 2 rangkap serta surat tanda terima ( Surat pesanan )

3) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat dokumen faktur komersial dan faktur pajak kedalam buku kreasi faktur ( agenda faktur ) yang terdiri dari:

1. Tanggal faktur komersial 2. Nomor faktur komersial 3. Tanggal faktur pajak 4. Nomor faktur pajak 5. Nama pelanggan

6. Nilai faktur komersial atau nilai faktur pajak

4) Bertugas dan bertanggung jawab menyerahkan faktur komersial dan faktur pajak ke atasan langsung yang telah tercatat pada buku kreasi dokumen penjualan

5) Bertugas untuk mencetak dan melaporkan laporan penjualan secara lengkap ( harian dan bulanan )

6) Bertanggung jawab atas kebenaran dan keabsahan hasil entry penjualan yang dilakukan di system informasi.

commit to user

k. Penagih Rekening

Tugas-tugas dari penagih rekening adalah :

1) Bersama petugas inkaso membuat jadwal penagihan.

2) Melaksanakan penagihan dan menyerahkan hasil tagihan pada kasir dengan membuat nota inkaso yang telah di tanda tangani kasir dan diketahui inkaso.

3) Mengembalikan alat tagih (faktur atau tanda terima faktur) pada petugas inkaso untuk yang tidak tertagih.

4) Bertanggung jawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.

5) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasir TU dan kepala PBF.

l. Salesman

Tugas-tugas dari Salesman adalah :

Salesman ini mempunyai tugasan dan kewajiban sebagai berikut :

1) Bertugas dan bertanggung jawab untuk menyusun data secara lengkap mengenai pelanggan dengan cara :

1. Nama Pelanggan 2. Alamat Pelanggan

3. Nama dan Alamat Penanggung jawab atau penentu kebijakan pembeli

4. Nomor NPWP pelanggan 5. Jadwal terima kunjungan

6. Costumer card ( kartu pelanggan )

2) Bertanggung jawab merencanakan, melakukan kunjungan outlet perbulan yang diserahkan setiap hari serta membuat laporan kunjungan dan direalisasikan kepada atasan langsung.

commit to user

3) Bertugas dan bertanggung jawab menawarkan secara aktif produk KF dan principal yang diageni pelanggan.

4) Bertanggung jawab membina hubungan yang baik dengan pelanggan dan menghindari tindakan – tindakan yang dapat merusak nama baik dan citra perusahaan demi meningkatkan penjualan produk yang diageni.

5) Bertugas dan bertanggung jawab dalam pencapaian target 6) Bertugas dan bertanggung jawab atas hasil penjualan barang

Narkotika secara tunai kepada pelanggan.

m. Pengirim Barang

Tugas-tugas dari Pengirim barang adalah :

1) Melaksanakan pengiriman barang baik dalam maupun luar kota. 2) Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh Kepala Gudang. 3) Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil

uang.

4) Melaksanakan penyetoran kliring dan setoran pajak.

5) Bertanggung jawab atas kendaraan inventaris kantor yang digunakan.

commit to user

BAB IV PEMBAHASAN

A. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution menurut pengamatan kami yang mengacu pada buku SOP ( Standart Operating Prosedurs ) meliputi 11 tahapan yaitu :

1. Penerimaan SP ( Surat Pesanan )

Tahap Pertama dalam pencetakan faktur adalah Penerimaan SP, dalam pengamatan kami surat pesanan diperoleh dari kunjungan rutin salesman, karena salesman bertanggung jawab untuk menawarkan barang kepada pembeli dan menerima surat pesanan ( SP ) dari pembeli kemudian diserahkan kepada bagian fakturis. Selain dari salesman pesanan juga dapat dilayani melalui fax dan telepon. Didalam penerimaan SP PT. Kimia Farma Trading and Distribution mempunyai kebijakan yang telah diterapkan kepada semua pelanggan, kebijakan tersebut harus sesuai dengan ketentuan Regulasi Kementrian Kesehatan RI yang antara lain meliputi :

a. Semua SP ( Surat Pesanan ) harus ditand tangani oleh apoteker penganggung jawab kecuali obat bebas.

Obat bebas yang dimaksud adalah obat-obatan yang sudah banyak beredar diapotek-apotek yang ada di seluruh daerah tetapi dalam pengawasan BPOM juga, dalam pemesanan obat-obatan bebas tidak diperlukan tanda tangan Apoteker dan no. SIPAnya, pemesaannya cukup menggunakan SP dari masing-masing apotek.

commit to user

Dalam pengamatan kami yang tergolong obat-obatan bebas yang terdapat pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution adalah Asamefenamat, Amoxilin, Batugin Alexir, piroxicam, decolgin, Enervon C, Neorovit E dan masih banyak lagi obat-obatan yang ada di gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Obat-obatan tersebut sudah beredar di apotek-apotek yang ada di semua daerah jadi obat tersebut dapat disebut obat bebas.

b. Khusus Narkotik, Prekusor, Psikotropika, masing-masing harus menggunakan SP yang khusus Narkotika ( N9 ), Prekusor dan Psikotropika ( SP OKT ) dan harus ditandatangani oleh apoteker serta dicantumkan Nama Jelas dan NO. SIPA nya.

Hal ini dikarenakan obat-obatan tersebut tergolong obat narkotik dan dalam pengawasan ketat oleh BPOM dan Polisi serta diwajibkan PT Kimia Farma Trading and Distribution untuk melaporkan pengeluaran barang ke BPOM dan Dinas Kesehatan Kabupaten dan Karisiden ditingkat propinsi dan Jakarta setiap tri wulan diharuskan untuk tepat waktu dan sesuai ketentuan yang ditetapkan BPOM apabila dalam melaporkan pengeluaran barang mengalami keterlambatan BPOM akan member sangsi, sangsi tersebut adalah peringatan 1 dan peringatan ke 2 bila di peringatan ke 3 masih terjadi kelalaian maka BPOM terpaksa menutup perusahaan Kimia Farma tersebut.

Dalam Penyimpanannya obat-obatan ini sangat khusus, obat ini disimpan pada ruangan khusu yang tidak dicampur dengan obat-obatan bebas yang hanya di letakan didalam gudang, obat ini disimpan diruangan yang dilengkapi dengan AC dan diawasi oleh Supervisor Logistik secara ketat.

commit to user

c. Surat Pesanan Barang dihasilkan dari kunjungan rutin salesman, Kunjungan rutin ini dilakukan oleh setiap hari, Salesman yang ada pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang ada di Surakarta sebanyak 12 orang. Pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution salesman tidak hanya melakukan kunjungan rutin di dalam kota tetapi ada juga salesman yang ditugaskan untuk melakukan kunjungan rutin diluar kota.

Sales dalam kota untuk apotek ada 3 orang, Rumah sakit ada 1 orang sales, dan Toko Obat ada 2 orang sales, Sedangkan sales yang berada di luar kota adalah Kota Sragen, Wonogiri,Sukoharjo dikunjungi 1 sales untuk Klaten, Boyolali dikunjungi 2 orang sales. Toko- took yang ada di luar daerah tersebut dikunjungi 1 orang salessedangkan untuk Rumah Sakit dikunjungi 2 orang sales.

Jenis Poduk yang dihasilkan oleh sales adalah Surat Pesanan ( SP ), Data Laporan Kunjungan, Data-data Pelanggan, Data- data penjualan regular dan produk KF serta Data laporan pesaing. Pelanggan yang sampai sekarang masih aktif di PT. Kimia Farma Trading and Distribution baik apotek, Rumah Sakift, Toko Obat sebanyak 849 pelanggan, yang terdaftar sebanyak 1221 pelanggan.

d. Perusahaan melayani pesanan sesuai dengan satuan kemasan dari pabrik dalam jumlah yang telah ditetapkan. Pesanan yang ditetapkan adalah minimal seharga Rp 150.000,00 dan itu telah menjadi ketetapan PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Jadi apabila pelanggan ingin memesan barang diperbolehkan pemesanannya minimum Rp 150.000,00.

commit to user

e. Order lewat fax dan telepon dilayani dengan catatan pada saat penyerahan barang yang dilakukan oleh pengirim barang pelanggan harus memberikan Surat Pesanan yang sebelumnya pelanggan hanya memesan barang melalui via telepon dan fax. SP tersebut harus diminta karena digunakan untuk bukti pemesanan barang.

2. Pemeriksaan SP ( Surat Pesanan )

Tahap yang kedua adalah pemeriksaan SP dalam pengamatan kami pada tahap ini supervisor penjualan yang bernama Bapak Antok melakukan pemeriksaan SP yang diperoleh dari fakturis baik dari kunjungan salesman, fax, dan telepon. SP yang telah diterima akan diperiksa, pemeriksaan ini dilakukan dengan cara mencocokan SP dengan contoh-contoh penyimpangan SP yang terdapat di pada SOP. Pencocokan ini dilakukan untuk menghindari penyimpangan yaitu Lempar barang.

Lempar barang yang dimaksud adalah pemesanan barang yang akan dijual ke pelanggan lain yang bukan menjadi pelanggan Kimia Farma atau bisa disebut pencurian barang oleh salesman maupun oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab. Maka supervisor penjualan regular harus benar-benar melakukan pemeriksaan SP. Penyimpangan SP yang tertera pada SOP adalah

1. Pesanan yang dalam jumlah banyak

Pesanan ini dipesan oleh pelanggan diluar kebiasaan pelanggan, bila pelanggan biasanya hanya memesan pesanan 2 dus obat asamefenamat tetapi pelanggan secara tidak terbiasa memesan obat melebihi 2 dus obat asamefenamat. Maka untuk menghindari kecurangan maka akan dilakukan pemeriksaan SP.

commit to user

2. Pesanan yang diterima berbeda dengan pesanan yang kedua yang diterima sebelumnya.

Pesanan yang diterima sebelumnya baik menyangkut nilai, jumlah barang, frekuensi pesanan. Dalam pengamatan kami biasanya dalam sehari pelanggan apabila ingin memesan barang hanya melakukan penambahan jumlah barang tidak dengan memesan barang yang berbeda dengan pesanan didalam SP.

Apabila ada pemesanan yang kedua dengan pesanan yang berbeda maka hal tersebut akan segera di periksa lebih lanjut oleh supervisor penjualan regular, karena bila pelanggan ingin memesan barang yang lain dibolehkan untuk memesan di hari sesudahnya,. Tetapi dalam pengamatan kami di PT. Kimia Farma Trading and Distribution belum terdapat pelanggaran SP seperti diatas.

3. SP yang diterima pada akhir bulan.

SP yang diterima di akhir bulan harus dicurigai karena pelanggan telah melanggar perjanjian yang disepakati bersama dengan PT. Kimia Farma. Perjanjian ini dilakukan sebelum pelanggan menjadi pelanggan aktif di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Selain itu dalam pengamatan kami pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution di akhir bulan akan diadakan stock opname dan membuat laporan-laporan penjualan yang dilakukan oleh semua karyawan di PT. . Kimia Farma Trading and Distribution jadi surat pesanan yang diterima tidak diperbolehkan memesan barang di akhir bulan.

Segala tindakan yang memanipulasi SP ( SP palsu, input jumlah yang tidak sesuai atau memecah SP dari pelanggan yanh

commit to user

diterima pada waktu yang sama menjadi beberapa dokumen) dengan berbagai macam tujuan penyimpangan akan dikenakan sanksi atau peringatan sampai pemutusan hubungan kerja, bila ada SP yang diterima di akhir bulan akan perlu dicurigai.Tetapi sejauh ini dalam pengamatan kami pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution belum ditemukan hal-hal yang yang berhubungan dengan SP yang menyimpang dari perjanjian.

3. Memvalidasi SP ( Surat Pesanan )

Tahapan pencetakan faktur penjualan yang ke-3 adalah memvalidasi SP, validasi SP dilakukan apabila supervisor penjualan Reguler telah memeriksa SP. Apabila SP yang telah diperiksa tidak ditemukan pelanggaran SP maka selanjutnya fakturis akan melakukan pemeriksaan administrasi. Pemeriksaan administrasi dilakukan oleh bagian penagihan ( inkaso ) yang bernama Ibu Nunik.

Pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian inkaso untuk menentukan SP yang telah diterima sudah memenuhi tagihan atau bahkan pelanggan yang sudah jatuh tempo tetapi tidak ada penjelasan sama sekali. Menurut pengamatan kami pelanggan yang diperbolehkan memesan barang haruslah bisa melunasi tagihannya dalam kurun waktu 28 hari bila dalam jangka 28 hari pelanggan tersebut masih belum ada penjelasannya maka bagian inkaso akan melakukan tindakan yaitu menginvalidkan SP. SP bisa diterima lagi apabila pelanggan bisa melunasi tagihan atau memberikan penjelasan kepada bagian inkaso.

Tetapi dalam PT. Kimia Farma Trading and Distribution bila pelanggan masih mempunyai tanggungan hutang yang belum dilunasi tetapi dalam pelunasannya pelanggan sangat konsekuen

commit to user

dan disiplin untuk menyetor tagihannya secara berngasur angsur ( kredit ) maka bagian inkaso juga akan mempertimbangkan dan memberi jangka waktu yang lebih panjang yaitu 32 hari selama pelanggan memberikan penjelasan dan selalu konsekuen dengan janji yang telah menjadi persetujuan bersama sebelum diadakan hubungan kerja antara Kimia Farma Trading and Distribution dengan pelanggan.

Menurut Pengamatan kami pada saat kami melakukan magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution masih banyak pelanggan yang belum melunasi tagihannya dalam jangka waktu 28 hari tetapi bagian fakturis dan inkaso selalu bekerja sama untuk menyelesaikan permasalahan tersebut dengan mengecek tagihan- tagihan yang sebelumnya, apabila didalam buku list jatuh tempo dan buku inkaso pelanggan selalu disiplin dalam pembayaran maka bagian inkaso akan mempertimbangkan lagi untuk menginvalidkan SP.

Tugas dan tanggung jawab bagian inkaso ini sangat berperan penting dalam memvalidasi SP karena bagian inkaso selalu mengontrol penagihan piutang dan menyimpan serta menerima dokumen alat-alat tagih yang digunakan untuk mempertimbangkan pemberian keputusan valid atau invalid SP yang telah di pesan oleh pelanggan. Apabila bagian inkaso yang telah bekerja sama dengan supervisor penjualan regular telah memutuskan valid atau invalid SP tersebut maka akan dilakukan tahapan pencetakan faktur selanjutnya.

commit to user

4. Pemberian Info ke Pelanggan

Tahapan ke- 4 adalah pemberian info kepelanggan, pada tahapan ini menurut pengamatan saya bagian fakturis bertugas untuk memberikan info kepada pelanggan. Apabila dalam tahapan memvalidasi SP, ditemukan SP yang tidak valid maka bagian fakturis berkewajiban untuk memberikan informasi kepada pelanggan melalui via telepon atau melalui Salesman, informasi yang disampaikan adalah SP yang tidak valid untuk segera memenuhi pembayaran piutangnya yang telah jatuh tempo serta segera memberikan penjelasan kepada salesman mengenai kapan akan di lakukan pembayaran atas hutang-hutangnya, bila belum ada penjelasan dari pelanggan maka SP tidak akan dilayani oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Selain memberikan informasi mengenai validitas SP yang bermasalah berdasarkan pengamatan saya saat magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution fakturis juga melakukan infornasi kepada pelanggan mengenai perubahan harga lama menjadi harga baru, harga baru ini dikarena bahan baku pembuatan obat di PT. Kimia Farma Trading and Distribution dibeli dari luar negeri dan biaya oprasionalnya yang sangat tinggi maka harga meningkat sering terjadi, maka pemberian informasi kepalanggan mengenai harga baru juga sangat penting agar nantinya tidak terjadi kompalin.

Selanjutnya menginformasikan kepelanggan mengenai pemberian discount, pemberian discount selalu ditanyakan oleh para pelanggan karena pembelian diskon ini dapat menarik minat pelanggan untuk membeli barang-barang yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, pemberian diskon ini hanya diberikan bila ada keputusan oleh bagian pembelian dan supervisor

commit to user

penjualan serta supervisor TU yang mendapat ijin oleh Manager PT . Kimia Farma Trading and Distribution.Pemberian info ini sangat penting karena agar fakturis bisa memberikan penjelasan dan informasi-informasi mengenai permasalahan,produk, serta informasi terbaru dari PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

5. Membuat SO ( Sales Orderan )

Tahapan selanjutnya adalah tahapan membuat Sales Orderan, menurut pengamatan kami saat magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution setelah SP dinyatakan valid atau tidak valid selanjutnya akan dibuat SO. Pembuatan SO ini dilakukan dengan cara mengentri data barang yang tertera pada SP ( Surat Pesanan ), data-data tersebut dientri kedalam aplikasi IT yang telah digunakan menjadi aplikasi IT tetap di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, tetapi pada tahapan ini SO hanya dilakukan untuk mengentri data kedalam aplikasi IT saja dan belum dilakukan pencetakan faktur.

Setiap SO yang telah jadi akan berupa nama barang, nama Apotek, dan akan muncul nomer SO untuk setiap SP yang telah dientri ke Aplikasi IT. SO ini adalah tahapan pertama dalam pembuatan faktur. Dalam pengamatan saya dalam pembuatan SO ini tidak ditemukan kendala-kendala karena fakturis diwajibkan untuk teliti dalam memasukan data-data.

6. Pemeriksaan Surat Orderan

Tahapan yang ke-6 setelah pembuatan SO adalah pemeriksaan SO menurut pengamatan kami dalam pemeriksaan SO ini dilakukan oleh fakturis, dengan cara meneliti data-data yang telah dientri kedalam Aplikasi IT. Pemeriksaan ini harus dilakukan dengan sangat teliti karena apabila fakturis lupa memasukan data

commit to user

satu data saja maka akan mempengaruhi dalam Surat Kirim Barang yang digunakan untuk menyiapkan barang yang akan dikirim serta dapat mempengaruhi kesalahan dalam pencetakan faktur penjualan.

Bila dalam pengiriman barang dan pencetakan faktur mengalami kesalahan yang dikarenakan dalam memasukan data-data dalam SO terjadi kesalahan maka akan terjadi complain pelanggan, complain pelanggan ini harus dihindari karena bila pelanggan mengalami complain maka citra baik dari PT. Kimia Farma Trading and Distribution khususnya dalam pelayanan akan dinilai tidak baik, maka dengan adanya pemeriksaan yang sangat teliti dari data-data yang telah dientri dan menjadi SO ini dapat menanggulani adanya complain dari pelanggan.

Kendala yang biasanya dapat membuat fakturis salah dalam memasukan data adalah dari masalah pribadi fakturis itu sendiri, misalnya fakturis tersebut sedang mempunyai masalah intern maka dalam memasukan data tidak fokus dan akan terjadi kesalahan yang fatal, untuk menanggulangi itu biasanya fakturis memeriksa SO sampai berulang –ulang kali untuk memastikan kalau SO tersebut sudah benar. Tetapi dalam pengamatan kami selama magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, kami belum pernah menemukan adanya komplain pelanggan yang berhubungan dengan SO.

7. Pemeriksaan Stok Barang berdasarkan SO ( Surat Orderan ) Tahapan ke-7 menurut pengamatan saya adalah tahapan untuk memeriksa Stok barang berdasarkan SO, pemeriksaan ini dilakukan untuk memeriksa persediaan barang yang sudah tertera di dalam aplikasi IT. Pemeriksaan ini untuk mengetahui stok

commit to user

persediaan barang tersebut masih cukup atau tidak sesuai dengan pesanan yang ada pada SO.

Persediaan barang harus selalu dikontrol oleh bagian fakturis agar pada saat SO tersebut akan digunakan untuk membuat SKB ( Surat Kirim Baranng ) yang nantinya SKB akan di gunakan untuk penyiapan obat-obatan, agar bagian gudang tidak complain terhadap fakturis karena persediaan digudang telah habis.

Kontrol ini juga dilakukan bila ternyata obat yang dipesan dalam SO kosong atau habis maka fakturis harus segera menghubungi pelanggan agar tidak terjadi komplain pelanggan. Tetapi pada pengamatan kami di PT. Kimia Farma Trading and Distribution persediaan obat-obatan selalu dikontrol oleh bagian supervisor logistic yaitu bapak Suhardi yang menkonfirmasikan kepada bagian pembelian yang bernama Ibu Farah untuk pemesan barang ke kantor pusat di Jakarta dan Semarang dan tidak pernah mengalami kehabisan stok barang, maka komplain pelanggan berdasarkan pengamatan saya belum ada.

8. Pencetakan SKB ( Surat Kirim Barang )

Tahapan selanjutnya dalam pencetakan faktur penjualan adalah tahapan pencetakan SKB ( Surat Kirim Barang ). Setelah fakturis mengentri data yang ada pada SP kedalam aplikasi IT dan menjadi SO ( Surat Orderan ), tugas fakturis selanjutnya adalah mencetak SKB ( Surat Kirim Barang ).

Dalam pengamatan kami SKB mempunyai bentuk yang sama dengan faktur tetapi bedanya didalam SKB hanya tertera nama barang, nama apotek, dan jumlah barangnya saja. Setelah mencetakan dilakukan tugas fakturis selanjutnya adalah menulis isi

commit to user

dari SKB yaitu nama barang yang telah dipesan, nama apotek yang memesan serta jumlah pesanan kedalam Buku Pengeluaran Barang. Setelah itu SKB diserahkan kepada supervisor logistik yang bernama Bapak Suhardi beserta buku pengeluaran barang.

9. Menyiapkan barang sesuai dengan SKB (Surat Kirim Barang) Sebelum tahapan ini dilakukan SKB yang telah dicetak diserahkan kepada supervisor logistic untuk dilakukan pencocokan antara buku pengeluaran barang dengan SKB dengan cara mencentang barang, nama apotek serta nomer invoice yang ada di Buku pengeluaran barang yang telah cocok. Pencentangan ini dilakukan oleh Supervisor Penjualan Logistik selaku Kepala Gudang.

Pencocokan dilakukan agar pengeluaran barang cocok dengan persediaan barang yang telah tersedia. Setelah dilakukan pencocokan data supervisor logistic melakukan penyiapan barang yang akan dilakukan oleh petugas gudang dengan pengawasan oleh supervisor logistic.

Dalam menyiapkan barang petugas harus mengambil barang sesuai dengan nama barang dan jumlah barang yang tertera di Surat Keluar Barang, selain itu petugas gudang diwajibkan untuk lebih cekatan dalam pengambilan barang, hal ini diwajibkan karena pengiriman barang harus segera dikirim hal ini dikarenakan pengiriman tidak hanya dilakukan di dalam kota tetapi juga diluar kota.

10. Mencatat Pengeluaran Barang pada Kartu Stock

Tahapan yang ke-10 dalam pencetakan faktur penjualan menurut pengamatan saya adalah saat petugas melakukan

commit to user

pengambilan barang yang sesuai dengan SKB secara bersamaan petugas diwajibkan juga untuk melakukan pencatatan pengeluaran barang pada masing-masing barang yang akan di ambil pada kartu stok yang sudah tersedia.

Pencatatan ini dilakukan untuk mencatat nomer invoice yang tertera pada masing-masing barang yang terdapat di dalam SKB, yang harus dicacatat adalah Nama pelanggan ( pelanggan yang sebagaian besar adalah apotek dan rumah sakit ), dan jumlah barang yang akan diambil. Pencatatan ini dilakukan untuk mencocokan barang yang masih tersedia digudang dengan barang yang telah keluar. Supervisor Penjualan logistic di PT. Kimia Farma Trading and Distribution selalu mengontrol petugas-petugas gudang dalam pengambilan barang serta pencatatan barang. Pengontrolan barang ini dilakukan karena untuk menghindari kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh petugas gudang.

Setiap bulannya petugas gudang selalu melakukan stock opname yang dilakukan untuk mencocokan pengeluaran barang yang terjadi pada satu bulan dengan persediaan barang di satu bulan, bila disinyalir terdapat ketidak cocokan antara stok barang dengan barang yang telah terjual maka supervisor logistic harus melakukan peninjauan dan penyelidikan untuk memecahkan permasalahan tersebut.

Stok Opname ini juga dilakukan untuk melaporkan jumlah barang yang telah terjual, barang yang masih tersedia, laporan barang yang kurang laku, laporan barang yang tidak laku dan barang yang telah rusak/expired serta untuk menghindari kecurangan.

commit to user

Apabila terdapat kecurangan yang dilakukan oleh petugas gudang maka supervisor logistic yang bertanggung jawab penuh dalam pengawasan, mengendalikan kegiatan pengadaan, pendistribusian barang ke pelanggan serta akan memberi sanksi yang tegas pada petugas barang yang telah melakukan kecurangan, sanksi tersebut bisa dengan membayar uang sebesar nominal barang yang telah di curi atau dengan pemutusan hubungan kerja.

Kecurangan-kecurangan ini dapat dilakukan dalam pengambilan barang tetapi dengan secara diam-diam, barang yang diambil biasanya akan di jual kepada toko-toko yang belum menjadi langganan PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Pada pengamatan saya saat magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution selama satu bulan, terdapat petugas gudang yang melakukan kecurangan dengan cara mengambil barang secara diam-diam, tetapi hal tersebut langsung di curigai oleh rekan petugas gudang lainnya, petugas yang mencium kecurangan tersebut langsung menceritakan pada supervisor logistic untuk mengusut permasalahan tersebut, selang 2 hari permasalahan tersebut terselesaikan dengan memanggil petugas yang telah mencuri barang.

Setelah di lakukan beberapa pertanyaan motif pencurian ini karena faktor ekonomi dari petugas gudang yang telah melakukan kecurangan. Supervisor logistic langsung memberikan sanksi untuk petugas, sanksi tersebut adalah mengembalikan sejumlah uang yang sama dengan nominal barang yang telah dicuri dan bila petugas tersebut telah mengembalikan uang tersebut akan dilakukan pemecatan.

commit to user

pencetakan lama maka pengiriman barang juga akan lama hal ini akan meyebabkan terjadinya complain pelanggan.

b. Pemrosesan penambahan diskon pada PT. KIMIA FARMA “

Trading and Distribution ” sangatlah lama karena harus

mendapat ijin dari Supervisor Penjualan dan Supervisor Administrasi, Sedangkan supervisor penjualan seringkali mempunyai banyak tugas di luar kantor dan ini menghambat pencetakan faktur pembelian.

c. Komputer yang sering mengalami error membuat fakturis memerlukan waktu lama dalam proses pencetakan faktur, hal ini juga mengakibatkan dalam pengiriman barang akan mengalami keterlambatan, bila pengiriman barang terlambat maka sering kali terjadi complain.

d. Pita print yang selalu mengalami kerusakan. Bila pita yang dipasang mengadat dan membuat faktur yang akan diproses macet maka dalam pencetakan akan memerlukan waktu yang sangat lama sedangkan pita print yang luntur akan membuat tulisan yang tertera didalam faktur rusak dan tidak dapat dibaca hal ini juga akan membuat fakturis mencetak ulang faktur, waktu yang lama ini akan menghambat pencetakan faktur.

commit to user

2. Faktor pendukung dari Pencetakan Faktur Penjualan pada PT.

Kimia Farma “Trading And Distribution” meliputi sebagai berikut :

a) Adanya kerjasama yang baik antara karyawan-karyawan yang bersangkutan dalam proses pencetakan faktur penjualan, karena apabila karyawan yang mempunyai peranan dalam proses pencetakan faktur dapat bekerja sama dengan baik dan dapat saling membantu akan mempercepat proses pencetakan contohnya adalah petugas bagian inkaso yang bekerja sama dengan fakturis dalam memvaliditasikan SP dengan cara pengambilan solusi dan pemecahan masalah piutang-piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo bila bagian inkaso dalam memvalidasikan SP bekerja dengan cekatan dan teliti maka akan mempercepat pencetakan faktur.

b) Adanya komputer yang dilengkapi dengan aplikasi IT yang telah digunakan oleh PT. Kimia Farma Trading and distribution sangat mempermudahkan fakturis dalam mengentry data-data yang akan diolah menjadi faktur penjualan, karena disetiap masing-masing bagian pada PT. Kimia Farma Trading and distribution diberikan satu computer yang menjadi computer pribadi masing-masing bagian.

commit to user

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN

Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang mengacu pada SOP ( Standard Operating Prosedures ) meliputi langkah-langkah sebagai berikut :

a. Penerimaan SP ( Surat Pesanan ) adalah tahapan pertama dalam pencetakan faktur penjualan. Surat pesanan diperoleh dari kunjungan rutin salesman serta dapat dilayani melalui fax dan telepon. Surat Pesanan yang diterima harus sesuai dengan ketentuan Regulasi Kementrian Kesehatan RI yang telah tertera di SOP ( Standart Operating Prosedures ).

b. Pemeriksaan SP ( Surat Pesanan ) adalah tahapan ke dua dari pencetakan faktur. Pemeriksaan SP dilakukan oleh Supervisor Penjualan Reguler. Pemeriksaan dilakukan untuk mencocokan SP yang telah diterima dengan ketentuan-ketentuan SP yang tertera di SOP ( Standart Operating Prosedures ), Pemeriksaan SP dimaksudkan untuk menghidari penyimpangan-penyimpangan SP.

c. Memvalidasi SP ( Surat Pesanan ) adalah tahapan ke-3 dari pencetakan faktur penjualan, Tahapan ini dilakukan oleh bagian inkaso yang menentukan valid atau tidak nya SP. SP yang valid dikarenakan pelanggan yang memesan barang masih mempunyai tagihan yang harus diselesaikan sebelum melakukan pemesan lagi.

d. Pemberian Info Kepada Pelanggan adalah tahapan yang ke-4, Tahapan ini dilakukan oleh bagian fakturis untuk memberikan informasi

commit to user

mengenai pelanggan yang sudah jatuh tempo, info mengenai diskon, serta info mengenai harga baru dari produk di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

e. Pembuatan SO ( Surat Orderan ) adalah tahapan yang ke-5 dalam pencetakan faktur penjualan. SO dibuat oleh fakturis dengan cara mengentry data yang tertera pada SP kedalam Aplikasi IT yang digunakan di . Kimia Farma Trading and Distribution. SO adalah tahapan pertama dari pencetakan faktur.

f. Pemeriksaan SO ( Surat Orderan ) adalah tahapan yang ke-6, tahapan ini dilakukan oleh fakturis dengan mencocokan data-data yang tertera pada SP dengan data-data yang telah dientry kedalam aplikasi IT.

g. Pemeriksaan Stok berdasar SO ( Surat Orderan ) adalah tahapan yang ke-7 dari pencetakan faktur penjualan, tahapan ini dilakukan oleh bagian fakturis dengan memeriksa stok yang berada didalam computer. Pemeriksaan ini dilakukan untuk mengetahui stok tersebut cukup atu tidak sesuai dengan jumlah pesanan yang tertera di SO.

h. Pencetakan SKB ( Surat Kirim Barang ) adalah tahapan pencetakan faktur penjualan yang ke-8. Tahapan ini dilakukan oleh bagian fakturis dengan cara SO yang telah dibuat dicetak menjadi SKB. SKB mempunyai bentuk sama dengan faktur tetapi dalam SKB hanya tertera nama barang, nama pelanggan, dan jumlah barang.

i. Menyiapkan barang sesuai SKB adalah tahapan dari pencetakan faktur penjualan yang ke-9, tahapan ini dilakukan oleh petugas gudang yang

commit to user

menyiapkan barang sesuai dengan SKB ( Surat Kirim Barang ) yang telah dibuat oleh fakturiS.

j. Mencatat Pengeluaran Barang pada Kartu Stok adalah tahapan ke-10 dari pencetakan faktur penjualan. Tahapan ini dilakukan oleh petugas gudang untuk mencatat pengeluaran barang pada kartu stock, hal ini dilakukan untuk menhindari kecurangan-kecurangan dari oknum yang tidsk bertanggung jawab.

k. Pencetakan Faktur Penjualan adalah tahapan terakhir, tahapan ini dilakukan oleh bagian fakturis. Pencetakan faktur di peroleh dari data-data yang ada pada SO diolah kembali oleh fakturis dan akan dicetak menggunakan mesin print. Pencetakan akan dilakukan dengan 2 tahap yaitu pencetakan faktur komersial dan faktur pajak.

B. SARAN

Dalam Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta sudah menerapkan prosedur dalam pencetakan suatu faktur penjualan yang cukup baik, untuk mengehindari penyalahgunaan pencetakan faktur serta demi kemajuan perusahaan dimasa yang akan datang, Adapun saran yang diberikan adalah sebagai berikut :

1. Dalam tahapan pencetakan faktur PT. Kimia Farma Trading and Diatribution Computer dan pita print adalah sarana yang sangat penting dalam proses pencetakan faktur penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and distribution. Apabila computer dan pita print yang sering digunakan mengalami kerusakan maka proses pencetakan akan sangat terhambat, dengan demikian sebaiknya computer dan pita print yang mempunyai peran penting dalam proses pencetakan ini segera memperoleh solusi yang baik, atau kalau bisa dilakukan perbaikan

commit to user

secepat mungkin agar proses pencetakan segera berjalan dengan lancar dan cepat.

2. Untuk menghindari kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab pada gudang dan kantor sebaiknya diberi CCTV untuk dapat merekam setiap kejadian yang terjadi pada PT. Kimia Farma Trading and distribution.