disampaikan kepada Kepala Bagian Umum, sekaligus mengirimkannya.
j. Djoko Heru Pramono
Melaksanakan peremajaan, perbaikan data pegawai pada program sistem informasi manajemen kepegawaian SIMPEG,
menyelesaikan peremajaan data pegawai laporan bulanan, merekap absensi pegawai harian, bulanan dan tribulan, membuat
laporan absensi tribulan.
k. Sigit Wibowo, An, S.Si
Melaksanakan peremajaan, perbaikan data pegawai pada program sistem informasi manajemen kepegawaian SIMPEG,
menindaklanjuti proses yang menyangkut kepegawaian di kantor Gubernur dan Badan Kepegawaian Negara, menyelesaikan proses
kenaikan pangkat pegawai, menyelesaikan proses kenaikan gaji berkala.
2.2.2 Deskripsi Singkat Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian
Pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian ini, berkewajiban untuk menghimpun, mengolah, dan mengadministrasi data kepegawaian di
lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Ada beberapa uraian tugas yang dikerjakan antara lain:
a. Menghimpun data mencatat data pegawai yang meliputi SK
pangkat, promosimutasi, Karpeg, Gaji Berkala, Kartu Taspen, Kartu Askes, KarisKarsu.
b. Menyimpan, merawat dan mengatur data pegawai perorangan.
c. Mengerjakan buku penjagaan kepegawaian untuk bahan
pengendalian mutasipromosi dan lain-lain. d.
Menyusun dan membuat DUK dengan meneliti data pegawai golongan I, II,III dan IV untuk bahan pertimbangan
promosimutasi. e.
Membuat dan meneliti surat keputusan Kenaikan Gaji Berkala Karyawan Sekreariat DPRD
f. Meneliti dan membuat surat usulan tentang kenaikan pangkat,
mutasipromosi, peserta ujian dinas, pensiun, penghargaan pegawai, KatisKarsu, Kartu Taspen, Kartu Askes.
g. Menyiapkan bahandata analisis kebutuhan pegawai dilingkungan
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. h.
Menyiapkan databahan kebutuhan diklat pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.
i. Membuat dan menyiapkan surat ijin tugas belajar dan cuti pegawai.
j. Mengolah data anggota DPRD dan pegawai kedalam database
komputer. k.
Mengumpulkan dan merekap data hadir absensi pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur setiap hari, minggu dan
bulanan untuk dilaporkan kepada atasan. l.
Membuat konsep laporan daftar hadirabsensi pegawai Sekretariat DPRD Sekretariat Provinsi Jawa Timur setiap bulan kepada Biro
Kepegawaian Sekretariat Provinsi Jawa Timur.
m. Membuat laporan keadaan pegawai Sekretariat DPRD Provinsi
Jawa Timur setiap bulan, triwulan, semester dan tahunan kepada Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
n. Melaksanakan tugas dinas lain yang di berikan oleh Kepala Subbag
Tata Usaha.
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Surat Menyurat
3.1.1 Pengertian Surat Menyurat
Surat sebagai alat barometer kemajuan organisasi karena semakin banyak aktivitas atau kegiatan suatu organisasi, maka kegiatan surat
menyurat jelas akan banyak. Ada beberapa pendapat yang mengemukakan
definisi tentang surat, antara lain:
a. Suprapto 2006 menjelaskan bahwa surat merupakan alat komunikasi
antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya, seseorang menulis surat tidak lain untuk mengkomunikasikan atau
menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya.
b. Dewi 2011 menjelaskan bahwa surat merupakan salah satu alat
komunikasi tertulis sehari hari didalam sebuah organisasi. Jenis surat yang diterima maupun yang dikirim keluar berbagai macam,
sehingga arus surat dengan frekuensi tinggi sering menimbulkan kemacetan dan kekacauan pada arus informasi. Untuk itu dibutuhkan
pengelolahan surat dengan teknik, metode dan sistem tertentu sesuai instansi masing-masing.
27
Kategori