PA : Prosedur Pengelolaan Surat pada Sub Bagian Tata Usaha Dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

PADA SUB BAGIAN TATA USAHA DAN KEPEGAWAIAN

SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA TIMUR

PROYEK AKHIR

Nama

: SILVIA DWI RESTU RAHAYU

NIM

: 07390150015

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2011

ABSTRAK

Tujuan dari Proyek Akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat dan pengarsipannya pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Di dalam pengelolaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan tiga sistem, yaitu sistem buku agenda, lembar disposisi, dan buku register. Dalam penanganan surat setiap kantor tidak akan mungkin sama. Hal ini dipengaruhi oleh frekuensi kegiatan atau besar kecilnya kantor tersebut juga prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang dipergunakan. Setelah melalui proses pengadministrasian surat, selanjutnya dilakukan proses pengarsipan. Fungsi dari pengarsipan sendiri adalah untuk dapat menemukan kembali arsip secara cepat, sehingga hal ini menjadi masalah jika proses pengarsipannya tidak tepat. Melakukan pengorganisasian surat masuk dan keluar, dimana menangani surat masuk dimulai dari aktivitas pengumpulan surat masuk, pencatatan dalam buku agenda, pembuatan lembar disposisi surat, dan pendistribusian surat sesuai disposisi pimpinan. Untuk surat keluar, pembahasan mencakup kegiatan mengkonsep surat mengagendakan, pemberian nomor surat, pengesahan oleh tanda tangan pimpinan, dan mendistribusi surat. Sistem pengarsipan yang digunakan adalah subject dan nomor, dimana dikombinasi dan dimasukkan dalam pedoman klasifikasi (Buku Klasifikasi Arsip).

Kata kunci: prosedur surat masuk, prosedur surat keluar, pengarsipan.

HALAMAN PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah... 3

1.4 Tujuan Proyek Akhir ... 4

1.5 Manfaat Proyek Akhir ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Gambaran Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur ... 6

2.1.1 Sejarah Singkat Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur ... 6

2.1.2 Lokasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur ... 11

2.1.3 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur ... 12

2.1.3 Logo ... 13

2.1.5 Struktur Organisasi Kantor DPRD Provinsi Jawa Timur ... 15

2.2.2 Deskripsi Singkat Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian ... 24

BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Surat Menyurat ... 27

3.1.1 Pengertian Surat Menyurat... 27

3.1.2 Fungsi Surat Menyurat ... 28

3.1.3 Jenis - Jenis Surat ... 29

3.1.4 Bentuk bentuk surat ... 32

3.1.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk... 33

3.1.6 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ... 36

3.2 Kearsipan ... 38

3.2.1 Pengertian Arsip ... 38

3.2.2 Petugas Arsip ... 41

3.2.3 Asas Pengorganisasian Kearsipan ... 42

3.2.4 Sistem Penyimpanan Arsip ... 43

3.2.5 Jenis-jenis Arsip ... 45

3.2.6 Alat-alat Penyimpanan Arsip ... 47

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengorganisasian Surat Masuk dan Keluar ... 49

4.1.1 Pengelolaan Surat Masuk ... 49

4.2 Pengelolaan Surat keluar ... 58

5.2 Saran ... 64

Gambar 2.1 Logo Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur ... 13

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur ... 16

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian ... 19

Gambar 4.1 Mesin Faximile ... 50

Gambar 4.2 Lembar Disposisi ... 53

Gambar 4.3 Agenda Surat Masuk... 54

Gambar 4.4 Filing Cabinet ... 57

Gambar 4.5 Agenda Surat Keluar... 61

Gambar 4.6 Contoh Dokumen yang Diarsip ... 62

Lampiran 1 Daftar Kehadiran Kerja Praktek

Lampiran 2 Kartu Bimbingan Laporan dan Form Acuan Kerja Lampiran 3 Lembar disposisi

Lampiran 4 Surat perintah Lampiran 5 Nota dinas

1.1. Latar Belakang Masalah

Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi. Peranan surat menyurat sangat penting dalam suatu organisasi, baik organisasi kecil, sedang, ataupun besar. Surat berfungsi sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan tertulis dan harus terinci. surat sebagai alat komunikasi dapat mencapai tujuannya. Surat harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud dan tujuannya (Simorangkir, 2001).

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.

Dilihat dari prosedur pengurusan surat menurut Amin (2005), surat menyurat atau korespondensi dalam organisasi pemerintah atau swasta terbagi menjadi dua kelompok yaitu korespondensi eksternal (surat keluar) dan korespondensi internal (surat masuk). Di dalam pengelolaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan tiga sistem, yaitu sistem buku agenda, lembar disposisi, dan buku register. Dalam penanganan surat setiap kantor tidak akan mungkin sama. Hal ini dipengaruhi oleh frekuensi kegiatan atau besar kecilnya kantor tersebut juga prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang dipergunakan.

Setelah melalui proses pengadministrasian surat, selanjutnya dilakukan proses pengarsipan. Fungsi dari pengarsipan sendiri adalah untuk dapat menemukan kembali arsip secara cepat, sehingga hal ini menjadi masalah jika proses pengarsipannya tidak tepat.

Pengetahuan mengenai pengelolaan pengarsipan telah diperoleh dalam masa menempuh studi Proyek Akhir yang berupa KP (kerja praktek) dimaksudkan untuk menerapkan ilmu sebagai salah satu syarat menempuh kelulusan di D3 KPK STIKOM Surabaya.

Berkaitan dengan beberapa hal di atas, maka karya tulis ilmiah ini sekaligus sebagai proyek akhir diberi judul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar, dan Proses Pengarsipan Sebagai Alat Kelengkapan Dewan Pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur”.

1.2. Perumusan Masalah

Pada dasarnya kegiatan administrasi surat-menyurat di lingkungan perkantoran tidak dapat terlepas dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan suatu organisasi. Supaya tujuan organisasi atau perusahaan dapat tercapai dengan baik, maka dalam kegiatan administrasi surat-menyurat ditangani oleh bagian tatausaha.

Prosedur pengelolaan surat perlu ditetapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber data atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi tersebut secara maksimal. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat. Pengurusan surat masuk dan keluar dengan baik akan memperlancar jalannya sistem administrasi surat menyurat, oleh karena itu organisasi atau perusahaan perlu memperhatikan prosedurnya.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas sebagai berikut:

1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur?

2. Bagaimanakah prosedur pengarsipan surat pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur?

1.3 Pembatasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam melaksanakan Proyek Akhir ini antara lain:

1. Prosedur pengelolaan surat pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

2. Prosedur pengarsipan surat pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Unit Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

1.4 Tujuan Proyek Akhir

Tujuan penelitian ini, antara lain:

1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

2. Untuk mengetahui prosedur pengarsipan surat pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

1.5 Manfaat

Diharapkan laporan Proyek Akhir ini dapat bermanfaat sebagai sumbangan saran dan masukan sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan proses pengelolaan surat masuk dan keluar serta pengarsipanya pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur di masa sekarang maupun masa yang akan datang.

1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini Penulis menjelaskan beberapa hal mengenai latar belakang, perumusan masalah, batasan permasalahan, tujuan Proyek Akhir, manfaat

Proyek Akhir, dan sistematika penulisan yang sesuai dengan pelaksanaan kerja praktekyang digunakan dalam pengumpulan data yang sebenarnya. BAB II GAMBARAN UMUM

Dalam bab ini akan membahas mengenai sejarah singkat instansi/perusahaan, lokasi, visi dan misi, struktur organisasi, serta deskripisi singkat pada tempat Proyek Akhir secara khusus.

BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini berisi tentang literatur-literatur yang digunakan penulis sebagai acuan dalam pendalaman materi dan sebagai landasan pembahasan. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis membahas mengenai jawaban dari perumusan masalah dengan berdasarkan landasan terori dan aplikasinya di lapangan. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini akan membahas mengenai kesimpulan dan saran dari keseluruhan pembahasan dan pelaksanaan Proyek Akhir di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

DAFTAR PUSTAKA

Bagian ini berisi judul dan pengarang buku dan penunjang lainnya yang digunakan penulis sebagai acuan dalam penulisan laporan Proyek Akhir. LAMPIRAN

Bagian ini berisi daftar lampiran-lampiran pada saat Proyek Akhir di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

2.1.1 Sejarah Singkat Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

Provinsi Jawa Timur dibentuk sebagai Daerah Swatantra berdasarkan Undang-undang nomor 2 tahun 1950, tepatnya pada tanggal 15 Agustus 1950.Berdasarkan Undang-undang nomor 7 Tahun 1950, diadakan persiapan-persiapan untuk membentuk atau menyusun DPRD namun banyak terdapat hambatan-hambatan teknis, sehingga beberapa Peraturan Pemerintah sebagai pelaksanaan Undang-undang nomor 7 Tahun 1950 terpaksa diganti, terakhir dengan Peraturan Pemerintah nomor 39 Tahun 1950. Dengan PP tersebut dibentuk DPRDS Kabupaten, Kota besar atau Kota kecil yang dapat diselesaikan dalam bulan oktober 1950. Namun, tidak dapat bertahan lama karena ada mosi S. Hadikoesoemo pada tanggal 21 Januari 1951, sehingga DPRDS Provinsi terpaksa tidak dapat dibentuk. Dengan tidak adanya DPRD Provinsi maka kekuasaanya sekaligus dipegang oleh Gubernur berdasarkan Instruksi Pemerintah Republik Indonesia nomor 1 tahun 1950 jo UU Darurat nomor 7 Tahun 1954.

Walaupun pemerintah tunggal dapat dilaksanakan namun tidak sesuai dengan alam demokrasi. Oleh karena itulah pada tanggal 11

Oktober 1956 dibentuk Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Peralihan Jawa Timur (DPRDP).Sejak saat itu kebijaksanaan dalam bidang eksekutif oleh Dewan Pemerintah Daerah (DPD) tidak hanya dipusatkan pada segi tehnis pemerintah akan tetapi juga segi-segi politik mulai mendapat perhatian yang sewajarnya.DPRD Peralihan hanya berumur kurang lebih 1 ½ tahun yakni sampai dengan Juni 1958 dengan berlangsungnya Pemilihan Umum pada tahun 1957. Keanggotaan DPRDP, Provinsi Jawa Timur terdiri dari 60 Kursi sebagai berikut:

1. NU21 Kursi 2. PKI14 Kursi 3. PNI14 Kursi 4. Masjumi7 Kursi 5. AKUI1 Kursi 6. PRI1 Kursi

7. Partai Katholik1 Kursi 8. PSI1 Kursi

Sebagai hasil Pemilihan Umum tahun 1957 maka segera dibentuk DPRD sebagai pengganti DPRD Peralihan.

Kemudian dalam bulan september 1960 dengan terbitnya Penetapan Presiden Nomor 5 Tahun 1960 (LN. 1960/103/TLN 2042) dibentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Gotong Royong (DPRDGR). Ide gotong royong dimasukkan dalam DPRD, dalam

penyusunannya terdiri atas wakil-wakil golongan politik dan golongan karya, dengan rincian sebagai berikut:

1. Golongan Politik terdiri dari: a. Nasionalis

b. Islam c. Kristen d. Komunis

2. Golongan Karya terdiri atas: a. Angkatan Bersenjata b. Kerohanian

c. Pembangunan Spiritual d. Pembangunan Materiil

Pada tanggal 1 September 1965 terbit Undang-undang Nomor 18 tahun 1965 tentang Pokok-Pokok Pemerintah Daerah (LN. 1965/83 TLN2778). Dengan Undang-undang tersebut maka:

a. UU No. 1 tahun 1957 – dicabut

b. Penetapan Presiden 1959/6 disempurnakan c. Penetapan Presiden 1960/2 dicabut

d. Penetapan Presiden 1960/5 disempurnakan

Perubahan fundamental yang terdapat dalam UU Nomor 18 Tahun 1965 ialah bahwa:

1. Jabatan Kepala Daerah terpisah dengan jabatan Ketua DPRDGR (tidak lagi dirangkap).

2. Tidak ada larangan bagi Kepala Daerah dan BPH untuk duduk dalam keanggotaan partai politik.

3. Kepala Daerah tidak didudukkan secara konstitusionil sebagai sesepuh daerah.

Anggota DPRDGR saat itu berjumlah 76 anggota.

Berdasarkan TAP MPRS Nomor XXV/MPRS/1966, PKI dibubarkan maka anggota DPRD yang berjumlah 76 orang tersebut tanpa PKI. Masing-masing terdiri dari:

1. NU 2. PNI 3. Katholik 4. PSSI 5. Patindo 6. Perti 7. IPKI 8. Parmusi 9. ABRI 10. Kerohanian 11. Spirituil 12. Materiil

Pemilihan Umum pertama dalam era Orde baru diselenggarakan pada tahun 1971, tepatnya pada tanggal 3 juli 1971. Dari hasil Pemilihan Umum tersebut.

2. NU mendapat 21 Kursi 3. Parmusi mendapat 2 Kursi 4. PNI mendapat 3 Kursi

Jumlah anggota DPRD Tingkat I adalah 75 anggota termasuk 15 orang yang diangkat baik dari ABRI dan non ABRI.

Selama pemerintahan Orde Baru telah dihasilkan Undang-undang tentang Pokok-Pokok Pemerintahan di Daerah yang merupakan perpaduan antara azas dekonsentrasi, azas desentralisasi dengan tidak mengurangi tugas pembantuan yakni, Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974.

Dalam Undang-Undang ini dimaksud bahwa otonomi yang dianut ialah otonomi yang nyata dan bertanggung jawab yang pelaksanaannya dititik beratkan kepada Daerah Tingkat II. Sementara pemerintah daerah terdiri dari Kepala Daerah dan DPRD.

Sejak berlakunya UU Nomor 5 Tahun 1974 ini telah dilaksanakan Pemilihan Umum sebanyak 4 kali yakni Pemilu tahun 1977, tahun 1982, tahun 1987 dan tahun 1992.

Dalam Pemilu tersebut partai politik telah mengadakan fusi sehingga susunannya adalah sebagai berikut:

1. Hasil Pemilu 1997 jumlah anggota DPRD Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur sebanyak 75 anggota terdiri dari:

a. Fraksi Karya Pembangunan 39 orang b. Fraksi PPP 22 orang

d. Fraksi ABRI 11 orang

2. Hasil Pemilu anggota DPRD Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur sebanyak 75 orang anggota terdiri dari:

a. Fraksi Karya Pembangunan 38 orang b. Fraksi PP 22 orang

c. Fraksi PDI 4 orang d. Fraksi ABRI 11 orang

3. Hasil Pemilu anggota DPRD Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur sebanyak 100 orang anggota terdiri dari:

a. Fraksi Karya Pembangunan 57 orang b. Fraksi PP 17 orang

c. Fraksi PDI 6 orang d. Fraksi ABRI 20 orang

4. Hasil Pemilu 1992 anggota DPRD Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur sebanyak 100 orang anggota terdiri dari:

a. Fraksi Karya Pembangunan b. Fraksi PP

c. Fraksi PDI

d. Fraksi ABRI 20 orang

2.1.2 Lokasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

Lokasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur di Jalan Indrapura No. 1 Surabaya.

2.1.3 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

A. Visi

Dalam menentukan langkah dan arah kebijaksanaan suatu organisasi, perlu memiliki visi yang akan dicapai, karena visi merupakan puncak sasaran ideal yang akan dicapai suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, maka Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur merumuskan Visi sebagai berikut:

”Mewujudkan Daya Dukung Administratif yang Prima Bagi Kinerja DPRD Provinsi Jawa Timur.”

B. Misi

Untuk mewujudkan organisasi Sekretariat DPRD Provinsi JawaTimur yang mampu memberikan pelayanan prima terhadap DPRD dalam menyelenggarakan tugas dan kewajiban tersebut, maka ditetapkan misi sebagai berikut:

1. Mewujudkan dukungan sumber daya manusia yang profesional dalam memberikan pelayanan prima kepada DPRD.

2. Mewujudkan dukungan sarana dan prasarana yang lengkap dan fungsional bagi peningkatan kinerja DPRD.

3. Mewujudkan dukungan system administrasi yang tertib dalam pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

2.1.4 Logo

Gambar 2.1 Logo Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

Berikut penjelasan makna mengenai lambang Jawa Timur:

a. Daun lambang bentuk perisai, adalah lambang keamanan dan ketentraman serta kejujuran melambangkan dasar dan keinginan hidup rakyat Jawa Timur yang merupakan daerah yang termasuk aman.

b. Bintang dengan warna kuning emas, adalah lambang Ke Tuhanan Yang Maha Esa. bersudut lima dan bersinar lima adalah melambangkan Pancasila merupakan dasar dan falsafah Negara yang senantiasa dijunjung tinggi dan selalu menyinari jiwa rakyatnya (dalam hal ini rakyat Jawa Timur) khususnya jiwa Ke Tuhanan Yang Maha Esa.

c. Tugu Pahlawan, adalah lambang kepahlawanan, untuk melukiskan sifat dan semangat kepahlawanan rakyat Jawa Timur (khususnya Surabaya) dalam mempertahankan kedaulatan dan wilayah tanah airnya.

d. Gunung berapi, yang selalu mengepulkan asap melambangkan keteguhan dan kejayaan tekad Jawa Timur dengan semangat dinamis, revolusioner pantang mundur dalam menyelesaikan revolusi menuju cita-cita masyarakat Adil dan Makmur, selain itu juga menggambarkan bahwa wilayah Jawa Timur mempunyai banyak gunung-gunung berapi.

e. Pintu gerbang, (dari candi) dengan warna abu-abu, melambangkan citi-cita perjuangan serta keagungan khususnya Jawa Timur dimasa silam yang masih nampak dan sebagai lambang batas perjuangan masa lampau dengan masa, sekarang, yang semangatnya tetap berada ditiap-tiap patriot Indonesia yang berada di Jawa Timur. f. Sawah dan ladang, yang dilukiskan pada bagian-bagian dengan

warna kuning dan hijau, melambangkan kemakmuran yaitu bahwa Jawa Timur memiliki sawah-sawah dan ladang-ladang yang merupakan sumber dan alat untuk mencapai kemakmuran.

g. Padi dan kapas lambang sandang pangan, yang menjadi kebutuhan pokok rakyat sehari-hari. gambar padi berbutir 17 buah, sedangkan kapas tergambar 8 buah, melambangkan saat-saat keramat buat bangsa Indonesia yaitu tanggal 7 – 8 -1945.

h. Sungai yang bergelombang, menunjukkan bahwa Jawa Timur mempunyai banyak sungai yang cukup mengalir untuk mengairi sawah-sawah dan sumber-sumber kemakmuran yang lainnya di Jawa Timur.

i. Roda dan rantai, melukiskan situasi Jawa Timur pada masa sekarang yang sudah mulai pesat pambangunan pabrik-pabrik dan lain-lain dalam rangka pembangunan Jawa Timur dibidang industri, dan melambangkan pula tekad yang tak kunjung padam serta rasa ikatan persahabatan yang biasa ditunjukkan oleh rakyat Jawa Timur kepada pendatang/peninjau dari manapun.

j. Pita berisikan tulisan Jawa Timur, menunjukkan sebagai lambang Daerah Provinsi Jawa Timur.

k. Pita dasar dengan warna putih berisi tulisan JER BASUKI MAWA BEA, menunjukkan motto Jawa Timur yang mengandung makna bahwa untuk mencapai suatu kebahagiaan diperlukan pengorbanan.

2.1.5 Struktur Organisasi Kantor DPRD Provinsi Jawa Timur

Dalam pengelolaan organisasinya, DPRD Jawa Timur pada Sub Bagian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur membawahi 4 (empat) Kepala Bagian yang terdiri dari Kepala Bagian Umum, Kepala Bagian Perundang-undangan, Kepala Bagian Persidangan dan Kepala Bagian Keuangan. Pada bagian umum terdiri atas Kasubag Tata Usaha dan Kepegawaian, Kasubag Rumah Tangga dan Protokol, Kasubag Penyusunan Program Dan Perlengkapan. Pada Bagian Perundang-undangan terdiri atas Kasubag Penyusunan Peraturan Perundang-undangan, Kasubag Publikasi,

Kasubag Dokumentasi dan Informasi. Pada Bagian Persidangan terdiri atas Kasubag Layanan Aspirasi Masyarakat, Kasubag Alat Kelengkapan Dewan, Kasubag Rapat dan Risalah. Kepala Bagian Keuangan terdiri atas Kasubag verifikasi, Kasubag Pembayaran, Kasubag Anggaran.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

Berikut adalah uraian singkat deskripsi pekerjaan para Kepala Bagian, antara lain:

2.2 Kepala Bagian Umum, mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan, administrasi kepegawaian, kearsipan, penyusunan program, perlengkapan, rumah tangga dan keprotokolan. 2.3 Kasubag Tata Usaha dan Kepegawaian, mempunyai tugas

melakukan pencatatan surat masuk dan keluar, menyiapkan surat dinas, undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja, melakukan penggandaan, distribusi surat-surat dinas, undangan rapat dan kunjungan kerja, mengelola administrasi kepegawaian, menyiapkan dan menghimpun berkas keanggotaan DPRD, menyiapkan surat perintah perjalanan dinas (SPPD), melakukan tata kearsipan, melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

2.4 Kasubag Rumah Tangga dan Protokol, mempunyai tugas melakukan urusan teknik, keamanan, ketertiban, kebersihan dan keindahan lingkungan Gedung DPRD, rumah dinas Pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD, menyediakan pelayanan kesehatan bagi Pimpinan dan Anggota DPRD dan pegawai Sekretariat DPRD, mengatur dan menyiapkan penggunaan kendaraan dinas untuk kegiatan Dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD, mempersiapkan atau mengatur sarana dan prasarana pada acara rapat-rapat dan penerimaan tamu-tamu resmi DPRD serta Sekretariat DPRD, melaksanakan tugas tata tempat tata upacara dan tata penghormatan pada acara resmi dan kenegaraan bagi Pimpinan

dan Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

2.5 Kasubag Penyusunan Program dan Perlengkapan, mempunyai tugas menghimpun data dan menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program, melaksanakan pengolahan data, melaksanakan perencanaan program, menyiapkan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan, menghimpun data dan menyiapkan bahan penyusunan laporan, melaksanakan monitoring evaluasi dan penyususnan laporan, melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD, melaksanakan inventarisasi sarana dan prasaran, usulan penghapusan aset yang dikelola Sekretariat DPRD, melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas, sarana dan prasarana inventaris Sekretariat DPRD, melaksanakan pengelolaan administrasi, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian barang daerah, mempersiapkan bahan penyelesaian sengketa dan tuntutan ganti rugi yang menyangkut pengadaan barang dan jasa, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian.

2.2 Gambaran Umum Tempat Proyek Akhir

2.2.1 Struktur Organisasi Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Berikut adalah bagan struktur pada tempat Proyek Akhir yang penulis lakukan:

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

Sumber: internal, 2011 KepalaKasubag. Tata Usaha & Kepegawaian

R. HERU WAHONO SANTOSO, S.Sos Gol. III/c

1. Dra. KHODIJAH Gol. III/d

2. H A R I J A N T O Gol. III/b

3. ANDREAS BAGUS WIRATMOKO,SE Gol. III/a

4. SULADI Gol. I/a

5. S A J I Gol. II/a

6. MUGIYONO Gol. II/a

7. DJOKO SANTOSO Gol. II/a

8. INDIAH SULISTINGSIH Gol. III/c

9. DJOKO HERU PRAMONO,SE Gol. III/a

Berikut nama dan tugas masing-masing dari pegawai Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur, antara lain:

a. Heru Wahono Santoso, S.Sos

Menyusun laporan kepegawaian (semester dan tahunan), menindak lanjuti proses yang menyangkut kepegawaian (di Kantor Gubernur dan Badan Kepegawaian Negara), menyelesaikan proses kenaikan pangkat pegawai, menyusun kebutuhan diklat pegawai, menulis buku penjagaan karis/karsu, pensiun.

b. Dra. Khodijah

Melaksanakan peremajaan, perbaikan data pegawai pada program simpeg, menyusun laporan LP2P pegawai, merekap surat dinas keluar, menulis buku penjagaan peningkatan diklat, kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, menyusun lembur/laporan rekap tribulan.

c. Harijanto

Menerima dan mengagendakan surat masuk, serta memberitahukan hasil disposisi surat pada masyarakat/LSM yang menanyakan proses surat dimaksud, mengetik lembar disposisi surat dinas, mengolah arsip.

d. Andreas Bagus W, S.E

Mengetik konsep surat undangan rapat, kunjungan kerja Komisi A sampai dengan E, mengetik konsep surat undangan rapat Alat Kelengkapan Dewan, mengetik konsep surat undangan sekretariat,

mengirimkan informasi rapat dan kunjungan kerja kepada anggota DPRD melalui sms box.

e. Suladi

Meneruskan hasil ketikan surat undanganrapat/kunjungan kerja Komisi E dan B ke Bagian Umum, memfotokopi surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi E dan B, menstempel surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi E dan B, menyampaikan dan mengirimkan surat undangan rapat atau kunjungan kerja Komisi E dan B kemasing-masing anggota Komisi, menyampaikan dan mengirimkan surat undangan rapat atau kunjungan kerja anggota Badan Anggaran, Panitia Khusus, Badan Musyawarah dan Badan Legislatif dari unsur Komisi E dan B, menyampaikan dan mengirimkan surat undangan rapat atau kunjungan kerja Komisi E dan B kemasing-masing anggota Komisi dan mengirimkan surat dinas sesuai alamat (LSM, Organisasi Masyarakat dan Dinas/Badan/Biro/Lembaga lainya), menghubungi via telepon kepada anggota Komisi E dan B yang akan melakukan rapat/kunjungan kerja.

f. Sadji

Meneruskan hasil ketikan surat undangan rapat/kunjungan kerja Komisi C dan B ke Bagian Umum, memfotokopi surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi C dan B, menstempel surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi C dan B, menyampaikan/mengirimkan surat undangan rapat/kunjungan kerja

Komisi C dan B kemasing-masing anggota Komisi, menyampaikan/mengirimkan surat undangan rapat/kunjungan kerja Komisi, Fraksi, Alat Kelengkapan Dewan dan surat-surat dinas lainya ke Kantor Gubernur, menghubungi via telepon kepada anggota Komisi C dan B yang akan melakukan rapat/kunjungan kerja, mendistribusikan surat dinas kepada Kepala Bagian Umum/Sekretaris DPRD dan Pimpinan DPRD.

g. Mugiyono

Meneruskan hasil ketikan surat undangan rapat/kunjungan kerja Komisi A dan B ke Bagian Umum, memfotokopi surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi A dan B, menstempel surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi A dan B, mengetik tujuan/alamat surat pada amplop surat Komisi A dan B, menyampaikan/mengirimkan surat undangan rapat/kunjungan kerja Komisi A dan B kemasing-masing anggota Komisi dan mengirimkan surat dinas sesuai alamat (LSM, Organisasi Masyarakat, dan Dinas/Badan/Biro/Lembaga lainya), menyampaikan/mengirimkan surat undangan rapat/kunjungan kerja anggota Badan Anggaran, Panitia Khusus, Badan Musyawarah, dan Badan Legislatif dari unsur Komisi A dan B, menghubungi via telepon kepada anggota Komisi A dan B yang akan melakukan rapat/kunjungan kerja.

h. Djoko Santoso

Meneruskan hasil ketikan surat undangan rapat/kunjungan kerja Komisi D dan B ke Bagian Umum, memfotokopi surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi D dan B, menstempel surat undangan rapat dan kunjungan kerja Komisi D dan B, menyampaikan/mengirimkan surat undangan rapat/kunjungan kerja Komisi D dan B kemasing-masing anggota Komisi, menyampaikan/mengirimkan surat undangan rapat/kunjungan kerja anggota Badan Anggaran, Panitia Khusus,Badan Musyawarah dan Badan Legislatif dari unsur Komisi D dan B, menyampaikan/mengirimkan surat undangan rapat/kunjungan kerja Komisi D dan B kemasing-masing anggota Komisi dan mengirimkan surat dinas sesuai alamat (LSM, Ormas dan Dinas/Badan/Biro/Lembaga lainya), menghubungi via telepon kepada anggota Komisi D dan B yang akan melakukan rapat/kunjungan kerja, membuat bon barang sekaligus menyelesaikan kebutuhan ATK Sub Bagian Tata Usaha.

i. Indiah Sulistingsih

Merekap surat cuti karyawan sekaligus menulis dalam buku penjagaan cuti pegawai, mengetik surat cuti tahunan dan cuti lainnya yang ditanda tangani oleh Sekretaris Dewan/Kepala Bagian yang ditunjuk, membuat konsep cuti dalam rangka ibadah haji/umrah yang akan disampaikan kepada Biro Kepegawaian, menulis dalam buku agenda tentang surat-surat dinas yang akan

disampaikan kepada Kepala Bagian Umum, sekaligus mengirimkannya.

j. Djoko Heru Pramono

Melaksanakan peremajaan, perbaikan data pegawai pada program sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG), menyelesaikan peremajaan data pegawai (laporan bulanan), merekap absensi pegawai (harian, bulanan dan tribulan), membuat laporan absensi tribulan.

k. Sigit Wibowo, An, S.Si

Melaksanakan peremajaan, perbaikan data pegawai pada program sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG), menindaklanjuti proses yang menyangkut kepegawaian (di kantor Gubernur dan Badan Kepegawaian Negara), menyelesaikan proses kenaikan pangkat pegawai, menyelesaikan proses kenaikan gaji berkala.

2.2.2 Deskripsi Singkat Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

Pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian ini, berkewajiban untuk menghimpun, mengolah, dan mengadministrasi data kepegawaian di lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Ada beberapa uraian tugas yang dikerjakan antara lain:

a. Menghimpun data mencatat data pegawai yang meliputi SK pangkat, promosi/mutasi, Karpeg, Gaji Berkala, Kartu Taspen, Kartu Askes, Karis/Karsu.

b. Menyimpan, merawat dan mengatur data pegawai perorangan.

c. Mengerjakan buku penjagaan kepegawaian untuk bahan pengendalian mutasi/promosi dan lain-lain.

d. Menyusun dan membuat DUK dengan meneliti data pegawai golongan I, II,III dan IV untuk bahan pertimbangan promosi/mutasi.

e. Membuat dan meneliti surat keputusan Kenaikan Gaji Berkala Karyawan Sekreariat DPRD

f. Meneliti dan membuat surat usulan tentang kenaikan pangkat, mutasi/promosi, peserta ujian dinas, pensiun, penghargaan pegawai, Katis/Karsu, Kartu Taspen, Kartu Askes.

g. Menyiapkan bahan/data analisis kebutuhan pegawai dilingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

h. Menyiapkan data/bahan kebutuhan diklat pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

i. Membuat dan menyiapkan surat ijin tugas belajar dan cuti pegawai. j. Mengolah data anggota DPRD dan pegawai kedalam database

komputer.

k. Mengumpulkan dan merekap data hadir absensi pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur setiap hari, minggu dan bulanan untuk dilaporkan kepada atasan.

l. Membuat konsep laporan daftar hadir/absensi pegawai Sekretariat DPRD Sekretariat Provinsi Jawa Timur setiap bulan kepada Biro Kepegawaian Sekretariat Provinsi Jawa Timur.

m. Membuat laporan keadaan pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur setiap bulan, triwulan, semester dan tahunan kepada Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.

n. Melaksanakan tugas dinas lain yang di berikan oleh Kepala Subbag Tata Usaha.

3.1Surat Menyurat

3.1.1 Pengertian Surat Menyurat

Surat sebagai alat barometer kemajuan organisasi karena semakin banyak aktivitas atau kegiatan suatu organisasi, maka kegiatan surat menyurat jelas akan banyak. Ada beberapa pendapat yang mengemukakan definisi tentang surat, antara lain:

a. Suprapto (2006) menjelaskan bahwa surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya, seseorang menulis surat tidak lain untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya.

b. Dewi (2011) menjelaskan bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis sehari hari didalam sebuah organisasi. Jenis surat yang diterima maupun yang dikirim (keluar) berbagai macam, sehingga arus surat dengan frekuensi tinggi sering menimbulkan kemacetan dan kekacauan pada arus informasi. Untuk itu dibutuhkan pengelolahan surat dengan teknik, metode dan sistem tertentu sesuai instansi masing-masing.

c. Poerwadarminta dalam Simorangkir (2005) menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan atau surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

d. Panji dalam Simorangkir (2005) menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi atau kantor.

e. Martono dalam Simorangkir (2005) menyatakan surat hanyalah secarik kertas yang bertuliskan berita namun berperan sebagai sarana komunikasi individu atau kelompok.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa surat adalah sebagai alat atau media komunikasi tertulis untuk menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain.

3.1.2 Fungsi Surat Menyurat

Fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan terperinci (Simorangkir, 2005). Surat dikatakan barometer kemajuan kantor atau organisasi, karena semakin banyak aktivitas atau kegiatan suatu kantor atau organisasi akan banyak. Dalam suatu kantor atau organisasi yang besar, proses pengurusan surat meliputi surat masuk dan surat keluar akan berlangsung secara terus menerus. Kemajuan teknologi yang cepat dan semakin canggih komunikasi mampu menyampaikan informasi secara lisan dengan cepat misalnya melalui TV, internet, radio dan telepon. dan menurut (Yudha,

2011). Surat sebagai Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan, Alat bukti tertulis, misalnya: surat perjanjian, Alat untuk mengingat, misalnya: surat yang diarsipkan, Bukti historis, misalnya: surat yang bersejarah dan Pedoman kerja, misalnya: surat keputusan dan surat perintah

Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan, surat terutama secara resmi juga berfungsi sebagai :

1. Wakil dan penulis atau pengiriman 2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut 3. Alat pengingat atau berpikir

4. Media alat bukti duta komunikasi 5. Alat tata usaha, dan

6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha

Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tata usaha, pengukur maju mundurnya suaty kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis. 3.1.3 Jenis - Jenis Surat

Jenis surat bermacam ragam sesuai dengan aktifitas kantor atau organisasi, namun secara umum dapat dibedakan berdasarkan sifat, wujud, keamanan isinya dan proses penyelesaiannya.

1. Jenis surat berdasarkan sifatnya:

a. Surat pribadi adalah alat komunikasi penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain atau dengan instansi. Surat pribadi

terdiri dari surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan dan sebagainya. Dan surat setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan.

b. Surat dinas adalah surat yang menyangkut soal tugas atau yang menyangkut segi kedinasan baik diperusahaan atau pun diinstansi pemerintah.

c. Surat Sosial adalah surat yang menyangkut misalnya yang berhubungan dengan lembaga sosial.

d. Surat niaga adalah surat yang dibuat badan usaha yang berhubungan dengan masalah niaga atau perdagangan.

2. Jenis surat berdasarkan wujudnya:

a. Warkat pos adalah sehelai kertas yang digtuk menulis surat dan sekaligus berfungsi sebagai sampul dimana permukaan luar dicetak sedemikian rupa, sedangkan permukaan dalam untuk menulis surat dilipat menyerupai sampul dan ukuran setelah dilipat menjadi 8 cm X 12,5 cm kemudian ujung kertas ditempel. b. Kartu pos adalah lembar kartu berukuran 10 cm X 15 cm yang

dapat digunakan untuk menulis surat singkat dan tidak bersifat rahasia. Kartu pos dikeluarkan oleh PT POS INDONESIA.

c. Surat bersampul adalah surat yang memakai sampul dan mempunyai kelebihan sebagai berikut:

1. Surat tidak dapat dibaca oleh orang lain 2. Dapat mengirim berita yang cukup panjang

3. Dipandang lebih sopan

d. Memorandum dan Nota digunakan untuk surat menyurat kantor atau organisasi yang sifatnya informal.

e. Telegram adalah pemindahan telegram dengan banturan pesawat telegraf dalam jarak jauh.

3. Jenis surat berdasarkan keamanan isinya:

a. Surat sangat rahasia adalah surat atau dokumen yang berhubungan dengan keamanan Negara, surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR”.

b. Surat rahasia atau conficential adalah surat rahasia yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain sebab sifatnya rahasia, surat ini diberi tanda “RHS” atau “R”.

c. Surat biasa adalah surat yang tidak bersifat rahasia artinya jika surat terbaca orang lain tidak akan merugikan yang bersangkutan. 4. Jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya:

a. Sangat segera yaitu surat yang segera atau dalam waktu singkat harus disampaikan kepada si penerima.

b. Segera yaitu surat yang isinya harus segera diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya.

c. Biasa yaitu surat yang tidak memerlukan penyelesaian secara cepat.

3.1.4 Bentuk bentuk surat

Bentuk bentuk surat yang umum yang digunakan dalam penulisan surat yaitu:

a. Bentuk lurus penuh (full block style) yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir kiri. Artinya mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis disebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. Surat dalam bentuk ini ada yang menggunakan “kepala surat” dan ada pula yang tidak, tergantung kepada si pembuat surat. Selain itu, ada juga surat bentuk lurus penuh yang menggunakan : attention line dan subyek line.Attention line digunakan untuk peringatan surat yang dikirimkan kepada pribadi atau bagian tertentu. Dengan demikian jelasnya siapa yang pertama harus menerima dan mengetahui isi surat. Subyek line digunakan untuk memberi pembaca pandangan atau kesimpulan dari isi surat dengan tidak membaca isi surat seluruhnya.

b. Bentuk lurus (block style) pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi atau organisasi, nama terang dan nama jabatan. Selain itu dalam surat bentuk ini ada yang menggunakan “kepala surat” da nada tanpa “ kepala kolom surat”.

c. Bentuk setengah lurus (semi block style) sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan

tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam) pada prakteknya surat bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.

d. Bentuk lekuk (indent style) penulisan alamat pada surat tidak rata (lihat contoh surat) dan setiap alinea baru menjorok ke dalam.

e. Bentuk menggantung (hanging paragraph) sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penulisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang garis berikutnya menjorok ke dalam.

3.1.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Sekretaris dalam mengurus surat masuk adalah memprosesnya sebelum surat-surat tersebut diberikan kepada pimpinan, kemudian menindaklanjuti surat-surat yang sudah keluar dari pimpinan.

Menurut Dewi (2011) dalam buku Manajemen Kearsipan, Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengelolaan surat masuk adalah :

1. Penerimaan

Sebagai langkah pertama sebelum sekretaris membuka dan membaca isi surat kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah penerimaan.

Cara pengurusan penerimaan surat dilakukan dengan :

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk. b. Meneliti ketepatan alamat

d. Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

2. Penyortiran

Pekerjaan sekretaris dalam melakukan penyortiran surat, antara lain : a. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi atau dinas.

b. Memisahkan surat pribadi, untuk pimpinan, sekretaris atau bagian lainya.

c. Membagi surat dinas menjadi tiga golongan yakni surat dinas rutin, penting dan rahasia

d. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.

3. Pencatatan

Pencatatan surat masuk dilakukan guna memberi keyakinan akan ketepatan akan ketepatan pencatatan pada buku induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian, agenda atau kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat surat, sedangkan kartu dalam sistem pencatatan surat terdiri dari: a. Kartu kendali untuk pencatatan surat rutin atau penting. b. Lembar pengantar untuk surat rutin biasa.

c. Lembar pengantar untuk surat rahasia. 4. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak

Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar

disposisi atau routing slip pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi diberikan terutama kepada bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan terutama kepada para pimpinan yang sederajat. 5. Penyimpanan arsip surat

Arsip surat dari pimpinan masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan untuk bahan pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan menggunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor.

Prosedur tata kearsipan dinamis dalam menata file mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

a. Meneliti tanda-tanda apakah surat sudah dapat disimpan. b. Mengindeks.

c. Memberi kode-kode dan sortir. d. Menyimpan ke dalam folder tertentu. e. Menata arsip.

Surat disimpan dalam file setelah diberi tanda oleh pimpinan sebagai berikut:

a. File atau deponeren yang berarti simpan.

b. Menggarisbawahi kata kata atau kalimat yang dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek surat.

c. Memberi tulisan yang agak menyolok untuk diterakan diatas lembar disposisi.

Mengindeks berkas arsip dilakukan sekretaris setelah menentukan klasifikasi, Klasifikasi menentukan masalah atau subyek, judul yang memberi petunjuk tempat folder. Mengindeks dilakukan dengan mengikuti peraturan sesuai dengan kearsipan yang dianut dan kode-kode sesuai klasifikasi indeks. Kode-kode tersebut menetapkan berkas-berkas arsip disimpan dalam folder-folder tertentu sesuai dengan kode yang tertera pada berkas.

Penyimpanan berkas ke dalam folder pada umumnya dilakukan sebagai berikut:

a. Surat diletakkan miring dalam posisi terbaring terhadap folder. b. Kepala surat terletak disebelah kiri penyimpanan arsip.

c. Disusun secara kronologis menurut urutan tanggal, yang terbaru didepan.

d. Setiap folder hanya boleh memuat berkas arsip surat antara 5 dan sebanyak-banyaknya 100 lembar.

Demikian langkah-langkah pengurusan surat masuk mulai dari penerimaan sehingga tersimpan dalam arsip.

3.1.6 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Sekretaris dalam mengurus surat keluar adalah membuat surat sesuai dengan permintaan pimpinan dan mengirimkan atau meneruskan surat kepada yang dituju.

Menurut Dewi (2011) dalam buku Manajemen Kearsipan, Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengelolaan surat keluar adalah : 1. Mempersiapkan konsep surat keluar

Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan, instruksi pembuatan konsep surat diberikan dengan cara mendikte atau menulis konsep, konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk format tertentu.

a. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak

Penandatanganan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan surat bebas dari segala kesalahan.

Cara menyampaikan konsep surat yang berhak ditandatangani pimpinan yang berhak sebagai berikut:

1. Memasukkan konsep jadi surat keluar ke dalam satu map bertuliskan untuk ditandatangani.

2. Tidak memaksakan pimpinan untuk menandatangani surat keluar.

3. Memasukkan surat keluar ke dalam satu map khusus yang bertuliskan untuk perhatian pimpinan.

4. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar, misalnya kelengkapan lampiran, amplop, atau disertai konsep pertama atau draftnya.

b. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar

Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani dan menjadi surat dinas resmi lengkap dengan amplop dan lampirannya atau kelengkapan lainnya, kemudian ke bagian pencatat surat. Pencatat surat mencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. seperti yang digunakan dalam surat masuk, maka surat keluar pun mempergunakan buku verbal atau kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya.

c. Pengiriman surat keluar

Pengiriman surat keluar ada dua bagian yaitu pengiriman surat keluar intern dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern dilaksanakan oleh kurir atau petugas ekspedisi yang ada di dalam kantor, secara tradisional mengunakan buku ekspedisi, sedangkan cara baru menggunakan kartu atau lembar pengantar. Dengan demikian maka petugas mempunyai tanda terima dari pelaksanaan tugas pengiriman surat keluar tersebut.

3.2Kearsipan

3.2.1 Pengertian Arsip

Surat masuk dan surat keluar yang telah diproses dan ditindaklanjuti memerlukan proses penyimpanan yang baik dan teratur agar mudah diketemukan kembali pada saat diperlukan, surat masuk dan

surat keluar yang disimpan yaitu surat yang mempunyai nilai yang sangat penting, dan sebagai warkat yang mempunyai nilai sebagai alat pengingat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam Simorangkir dan Amin (2002), arsip adalah dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis dan memiliki nilai historis, yang disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Berikut ini pengertian arsip dari berbagai sumber: 1. Menurut Barthos (2003) Arsip adalah catatan tertulis dalam bentuk

gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek atau pokok persoalan.

2. Menurut Badan Arsip Provinsi Jawa Timur (2008), arsip adalah kumpulan dokumen yang diatur ,disusun dan ditata berdasarkan sistem tertentu dengan kegunaan dan tipe berkas yang bersangkutan. 3. Menurut UU Nomor 7 Tahun 1971 dalam Simorangkir dan Amin

(2002) yang dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan terima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak adalah semua naskah baik yang tertulis

maupun yang yang terlihat dan terdengar, seperti rekaman pita kaset, film dan gambar.

4. Menurut Lembaga Administrasi Negara dalam Simorangkir dan Amin (2002), arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman, suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinan, serta dengan segala penciptaanya yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu badan, sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

5. Menurut Ensiklopedi Administrasi dalam Simorangkir dan Amin (2002), arsip adalah :

a. segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan arau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan .

b. sesuatu instansi atau gambar dimana warkat-warkat daripada suatu organisasi disimpan secara tertib.

6. Menurut The Liang Gie dalam Simorangkir dan Amin (2002), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan kembali.

7. Menurut Prajudi Admosudirjo Simorangkir dan Amin (2002), arsip adalah:

a. Wadah, tempat, map, ordner, kotak,, almari cabinet, dan sebagainya yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip. b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu, mikrofilm,

dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban dan sistematis, dan berurutan dari barang, orang, personal, kertas tertulis, dokumen dan sebagainya.

Dari pengertian di atas maka dapat disimpulkan, bahwa arsip adalah naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah atau swasta, memiliki kegunaan dan disimpan secara sistematis, sehingga bila diperlukan mudah untuk ditemukan kembali. 3.2.2 Petugas Arsip

Jumlah pegawai kearsipan ditentukan oleh besar kecilnya badan usaha dan asas penyimpanannya. Formasi yang diperlukan dalam administrasi kearsipan adalah :

a. Agendaris yaitu pegawai kearsipan yang bertugas mencatat atau membukukan surat masuk maupun surat keluar yang dicatat dalam buku agenda yang menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar.

b. Arsiparis yaitu pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi serta melayani apabila arsip diperlukan.

c. Ekspeditor yaitu petugas yang mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim dan surat yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi.

d. Kurir yaitu pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat sesuai dengan alamat surat.

3.2.3 Asas Pengorganisasian Kearsipan

Penentuan asas penyimpanan arsip aktif harus memperhatikan ruang lingkup kerja organisasi dan volume arsipnya (DPRD, 2008).

a. Asas Sentralisasi

Asas penyimpanan arsip aktif secara tersentral adalah semua arsip aktif dari satu organisasi disimpan terpusat dalam satu tempat atau lokasi.

b. Asas Desentralisasi

Asas penyimpanan arsip aktif secara desentralisasi adalah penyimpanan arsip aktif, disimpan oleh unit-unit kerja masing-masing.

c. Kombinasi antara Sentralisasi dan Desentralisasi (Asas Gabungan) Bagi perusahaan besar kiranya sukar melaksanakan kedua asas

penyimpanan tersebut diatas. untuk itu perlu jalan keluarnya yaitu menggunakan kombinasi antara asas sentralisasi. Dan Sentralisasi

penyimpanan arsip hanya efisien dan efekif untuk organisasi yang kecil.

Penyimpanan arsip secara tersentral akan berjalan dengan baik dan lurus apabila terpenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Lokasi penyimpanan arsip dapat dengan mudah oleh pengguna.

2. Konsepsi penyimpanan arsip terpusat akan dapat berjalan jika diterapkan pada organisasi kecil dan telah memiliki program manajemen kearsipan yang mantap.

3. Pengelolahan arsip sepenuhnya diserahkan kepada petugas, tidak dibenarkan pengguna ikut campur dalam pengelolahannya.

4. Adanya jaminan kearsipan arsip. (Wibowo, 2008) 3.2.4 Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip menurut Suprapto (2006) yaitu:

a. Sistem Kronologis

Penyimpanan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun kemudian bulan dan tanggal.

b. Sistem Abjad

Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A sampai Z, kode tersebut di indeks dan diberi nama orang, nama organisasi atau instansi yang lain sejenisnya.

c. Sistem Geografis atau Wilayah

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah ialah mengelompokkan berdasarkan wilayah geografis sehingga untuk melakasanakan penyimpanan seorang arsiparis menggunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di wilayah itu.

d. Sistem Subyek atau Masalah

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem pokok soal yaitu penyimpanan arsip di dasarkan atas perihal surat (pokok soal surat). Arsip terlebih dahulu perlu menentukan masalah-masalah yang dihadapi dalam surat menyurat sehari-hari..

e. Sistem Nomor atau Kode

Sistem penyimpanan dengan nomor yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor sebagai acuan. Sistem nomor merupakan sistem tidak langsung (Indirect Filing System). Sebelum menentukan nomor-nomor yang di perlukan, arsiparis terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subyek.

3.2.5 Jenis-jenis Arsip

Dalam Simorangkir dan Amin (2002), arsip dapat dikelompokkan menjadi 3 jenis:

1. Berdasarkan Tingkat kepentingan dan kegunaannya a. Arsip Vital (Sangat Penting)

Arsip vital adalah arsip yang memiliki nilai guna atau arti sangat penting bagi suatu organisasi. Arsip tersebut tidak boleh hilang dan harus ada selama organisasi itu ada. Contoh: Akta Pendirian Perusahaan, teks Proklamasi, Akta kelahiran, dan lain-lain.

b. Arsip Penting

Arsip penting adalah arsip yang memiliki nilai kegunaan besar untuk jangka waktu cukup lama. selama jangka waktu itu belum habis. arsip tidak boleh hilang bila arsip hilang susah untuk dicari gantinya. Contoh: Surat Perjanjian Sewa Menyewa untuk jangka waktu 10 tahun, KTP, dan lain-lain.

c. Arsip Biasa

Arsip ini pada awalnya penting namun sering dengan perjalanan waktu kegunaan yang terkandung didalamnya habis pada saat informasi yang ada didalamnya sudah tidak diperlukan lagi. Contoh: Surat pesanan, surat lamaran pekerjaan, surat tagihan, dan lain-lain.

d. Arsip Tidak Penting

Nilai kegunaan yang terkandung dalam arsip ini habis setelah arsip tersebut telah dibaca. arsip semacam ini bpleh tidak disimpan, contoh: Undangan rapat, iklan, dan lain-lain.

2. Berdasarkan Sifatnya a. Arsip Terbuka

Arsip terbuka adalah arsip yang tidak mengandung informasi rahasia didalamnya, sehingga boleh dilihat atau diketahui isinya oleh pihak lain. Contoh: Surat pesanan, surat izin tidak masuk kerja, surat penawaran, dan lain-lain.

b. Arsip Rahasia

Arsip Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi rahasia didalamnya, sehingga hanya pihak-pihak tertentu saja yang boleh mengetahui isinya. Contoh: Surat peringatan, surat pribadi, dan lain-lain.

3. Berdasarkan Fungsinya a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Contoh: Surat pesanan yang masih baru, surat perjanjian sewa menyewa, dan lain-lain.

b. Arsip Statis

Arsip statis adalag arsip yang dipergunakan secara tidak langsung dalam penyelenggaraan administrasi. arsip ini harus disimpan

mengingat informasi yang terkandung di dalamnya sangat penting atau vital.

3.2.6 Alat-alat Penyimpanan Arsip

Untuk penanganan arsip yang baik tentunya harus dipikirkan bagaimana kita menyimpan, serta perlengkapan apakah yang diperlukan untuk menangani arsip ketika arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali.

Menurut Dewi (2009), perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip yaitu

1. Lemari arsip

Lemari untuk menyimpan arsip biasanya disesuaikan dengan luas ruang kearsipan, juga keinginan dari organisasi yang bersangkutan. Berbagai cara untuk menyimpan arsip antara lain:

a. Filing cabinet

Digunakan untuk menyimpan arsip, dilakukan secara vertical artinya arsip disimpan bersusun dari atas ke bawah. Filing cabinet terbuat dari bahan baja atau aluminium yang tahan api.

b. Lateral filing cabinet

Jumlah arsip yang dapat disimpan pada almari ini lebih banyak disbanding penyimpanan dalam filing cabinet. Juga tampak lebih rapi karena map arsip dapat disusun berderet

dari tingkat paling atas sampai paling bawah. Lemari ini terbuat dari bahan baja atau aluminium yang tahan api.

2. Tanda sekat atau guide

Apabila surat dalam map disimpan dalam lemari arsip tanpa mempunyai sandaran, maka guide atau sekat harus disediakan. 3. Map arsip atau folder

Digunakan menyimpan berkas arsip atau surat. Map ini terbuat dari kertas karton.

4. Kartu Indeks

Kartu ini sebagai jembatan untuk membantu menemukan arsip apabila peminjam tidak dapat menyebutkan pokok permasalahan arsip apabila peminjam tidak dapat menyebutkan pokok permasalahan arsip yang akan dipinjamnya.

5. Rak Sortir

Dibutuhkan rak sortir untuk menyortir arsip-arsip yang akan disimpan.

Selama melaksanakan Proyek Akhir di Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian kurang lebih tiga bulan melaksanakan beberapa tugas-tugas pokok. Tugas-tugas tersebut antara lain melakukan pengorganisasian surat masuk dan keluar, dan melakukan tata kearsipan. Untuk lebih lengkapnya akan di paparkan sebagai berikut.

4.1 Pengorganisasian Surat Masuk dan Keluar 4.1.1 Pengelolaan Surat Masuk

a. Penerimaan Surat Masuk

Surat masuk yang berasal dari dalam Divisi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur sendiri biasanya diantarkan oleh petugas ekspedisi surat. Surat yang ditujukan kepada Pimpinan atau bagian-bagian lain dimasukkan ke dalam Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, begitu pula halnya dengan surat-surat yang berasal dari luar perusahaan. Surat biasanya langsung diantar oleh petugas pengirim surat, bisa oleh petugas pos ataupun pesuruh dari perusahaan pengirim surat itu sendiri. Surat tersebut juga langsung masuk ke meja Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian.

Ada pula cara lain yaitu surat masuk melalui mesin fax. Di dalam ruang kerja Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

memiliki dua buah mesin fax, dapat pula sebagai mesin fotokopi dan untuk melakukan panggilan ke luar Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur, baik itu ke nomor handphone, nomor lokal maupun internasional. Cara menerima surat masuk lewat fax adalah sebgai berikut:

1. Jika ada surat masuk lewat fax, terlebih dahulu mesin fax tersebut akan berbunyi atau berdering sebelumnya. Jika fax berbunyi atau berdering angkat segera ganggang telepon mesin fax.

2. Jika ketika telepon fax diangkat tidak terdengar suara orang berbicara, maka segera tekan tombol start.

3. Surat yang dikirim melalui fax pun akan tercetak

Gambar 4.1 Mesin Faximile Sumber: internal (2011)

b. Penyortiran surat

Untuk menangani surat masuk, pertama kali yang harus dilakukan adalah mengelompokkan atau memilah surat-surat masuk berdasarkan tingkat kepentingan surat, apakah surat tersebut untuk Kepala Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur atau untuk bagian-bagian dibawahnya. Karena beberapa kali surat yang masuk ke Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian ada yang untuk bagian-bagian di bawahnya. Bukan hanya itu surat-surat masuk tersebut dipisahkan antara surat masuk yang berasal dari dalam internal Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur sendiri dengan surat masuk yang berasal dari luar perusahaan. Surat-surat masuk tersebut dapat disortir dengan cara :

1. Meneliti asal sumber surat yang dapat dilihat dari si pengirim, alamat, atau stempel pos, apakah berasal dari dalam internal atau dari luar eksternal.

2. Meneliti cara pengiriman surat dan penulis mengamati bahwa surat-surat yang tergolong surat penting adalah surat dengan stempel RAHASIA.

c. Pembukaan surat masuk

1. Membuka amplop jika surat masuk dalam keadaan beramplop. Caranya dengan membuka kaitan stapler yang mengikat surat, atau jika amplop surat direkatkan dengan lem bisa dibuka dengan penggunting tipis pada bagian sisinya.

2. Jika surat yang diterima sudah dalam keadaan terbuka, maka surat tersebut sudah dapat diproses ke tahap berikutnya, yaitu pembacaan surat dan mengagendakan surat

d. Pembacaan surat

Surat yang telah dibuka dan dibaca dipisahkan dari amplopnya, selanjutnya surat-surat tersebut dibaca untuk mengetahui apa isinya. Selain itu dengan membaca surat tersebut, Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian bisa tahu mana surat yang akan diproses segera dan mana yang tidak, mana surat untuk pimpinan dan surat untuk bagian lain.

Surat-surat yang ditujukan untuk bagian lain, maka bisa langsung diantarkan ke pihak yang bersangkutan dengan bantuan

office boy atau petugas distribusi surat untuk mengantarkan surat tersebut. Untuk mengetahui apakah surat tersebut untuk bagian lain atau tidak , tidak perlu membuka amplop sudah bisa diketahui yakni melalui alamat yang dituju oleh surat di bagian depan amplop seperti yang telah penulis jelaskan sebelumnya.

Surat-surat yang ditujukan kepada Kepala Bagian Sekretariat harus dilampiri lembar disposisi agar pimpinan bisa menuliskan disposisi instruksinya sehubungan dengan surat yang bersangkutan. Lembar disposisi ini harus diisi lengkap mulai dari asal surat sampai ringkasan isinya.

Gambar 4.2 Lembar Disposisi Sumber: internal (2011)

e. Mencatat Dalam Agenda dan Membuat Disposisi

Setelah proses pembacaan surat tugas selanjutnya adalah mencatat surat yang masuk ke dalam buku agenda surat masuk dan membuat disposisi surat.

Agenda surat masuk (internal) yaitu agenda surat masuk untuk surat-surat yang berasal dari luar maupun bagian-bagian internal Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur sendiri.

Gambar 4.3 Agenda Surat Masuk Sumber: internal (2011)

Di dalam agenda surat masuk tersebut terdapat beberapa kolom seperti :

1. Nomor Urut, untuk menuliskan penomoran agenda untuk keperluan pengarsipan

2. No Index, untuk menuliskan kode permasalahan surat atau klasifikasi

3. Dari, untuk mengirimkan pengirim surat

4. Tanggal, untuk menuliskan tanggal surat yang tercantum di dalam surat

5. Nomor, adalah nomor surat yang dikirim dari pengirim

6. Perihal, untuk menuliskan intisari isi surat secara keseluruhan. 7. Keterangan untuk menuliskan disposisi, disediakan di sekertaris

tersebut naik ke Ketua kalau ditujukan ke Ketua, kalau hanya untuk sekwan yang paraf hanya kabag umum lalu didisposisi.

Selanjutnya dalam pembuatan disposisi surat, lembar disposisi surat dimaksudkan agar pimpinan dapat menuliskan disposisinya atau tindak lanjut surat, Lembar disposisi berisi antara lain:

1. Surat dari, menunjukkan asal pengirim surat. 2. Tanggal surat, adalah yang tercantum dalam surat. 3. No surat, merupakan nomor surat masuk.

4. Perihal, adalah petunjuk tentang intisari dan surat secara keseluruhan.

5. Diterima tgl, merupakan surat telah diterima.

6. Nomor Agenda, adalah sebagai petunjuk letak arsip yang tercatat di dalam agenda surat masuk (tertulis berdasarkan pedoman klasifikasi DPRD Provinsi Jawa Timur).

7. No index, untuk menuliskan kode permasalahan surat atau klasifikasi

8. Disposisi, diisi oleh pimpinan

9. Disediakan kepada, paraf dari pimpinan

Setelah Sekretaris melengkapi lembar disposisi sesuai dengan surat masuknya, maka selanjutnya surat dengan lembar disposisinya dikaitkan dengan stapler, Dan selanjutnya surat siap diletakkan di meja pimpinan.

f. Mendistribusikan Surat yang Sudah Ada Disposisinya

Setelah surat-surat diletakkan di meja pimpinan, maka pimpinan akan segera mendisposisi surat tersebut. Jika surat-surat masuk tersebut telah selesai dikerjakan disposisinya oleh pimpinan, maka pimpinan akan memanggil Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian yang khusus menangani surat menyurat untuk mengambil surat-surat tersebut. Selanjutnya menuliskan disposisi-disposisi surat ke dalam buku Agenda Surat Masuk, setelah itu tugas selanjutnya adalah mendistribusikan surat ke pihak-pihak yang dikehendaki oleh pimpinan.

Cara mengetahui kepada siapa surat tersebut harus didistribusikan adalah dengan cara melihat catatan disposisi yang telah pimpinan tuliskan pada lembar disposisi. Jika di dalam surat tersebut tertulis 3 (tiga) Kepala Departemen yang harus mengetahui, maka surat tersebut harus difotokopi 3 (tiga) kali. Kemudian kedua fotokopi tersebut diantarkan kepada pihak yang bersangkutan melalui ekspedisi surat.

g. Mengarsip Surat Masuk

Setelah surat bergerak dan sudah ditindaklanjuti, maka saatnya melakukan pengarsipan surat. Surat masuk pada dasarnya dikelompokkan berdasarkan sistem subjek dengan sistem nomer/numeric yaitu berdasarkan perihal surat dan berdasarkan daftar klasifikasi untuk arsip, setelah itu surat-surat tersebut diarsip langsung dimasukkan ke dalam lemari arsip atau ordner-ordner itu untuk

surat-surat yang sifatnya biasa atau tidak penting, contohnya surat-surat kunjungan kerja, surat pesanan, surat lamaran pekerjaan, surat tagihan, iklan, undangan rapat dan sebagainya. dan untuk beberapa kategori seperti surat dinas, surat keputusan, surat dari fraksi, setelah surat tersebut diarsip dimasukkan ke dalam filing cabinet.

Gambar 4.4 Filing Cabinet

4.2 Pengelolaan Surat keluar a. Bagian-bagian Surat

Surat sebagai alat komunikasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan terperinci dan surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu informasi yang fungsinya sebagai berikut:

1. Wakil dari penulis atau pengiriman 2. Bahan pembuku

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut 4. Alat pengukur kegiatan organisasi

5. Sarana memperpendek jarak

Mengingat pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sarana sesuai dengan kehendak organisasi. Untuk itu Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian ini, penulis mengamati beberapa jenis surat keluar sudah ada template defaultnya. Artinya, Jika penulis adalah tergolong orang baru yang menduduki posisi tersebut, maka penulis tidak perlu lagi merangkai kata untuk menulis sebuah surat melainkan cukup membuka template surat yang sudah ada di dalam computer kantor hanya saja mengganti isinya untuk disesuaikan dengan tujuan penulisan surat saat itu.

Surat-surat yang akan di bahas adalah surat-surat yang paling sering dikerjakan oleh Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian.

Surat-surat tersebut adalah Surat-surat memorandum dan Surat-surat perintah. Adapun bagian-bagian surat dan fungsinya adalah sebagai berikut:

1. Kop surat atau kepala surat, fungsinya Sebagai alat pengenal dan pemberian informasi untuk mempermudah pengecekan surat dan untuk dituliskan ke dalam agenda surat.

2. Tanggal surat, digunakan sebagai referensi dan sebagai pemberian informasi.

3. Nomor surat digunakan sebagai pedoman urutan keluarnya surat dan kode klasifikasi penyimpanan.

4. Sifat menunjukkan urgensi surat

5. Lampiran menunjukkan jumlah yang terlampir dalam surat tersebut. 6. Perihal, fungsinya sebagai referensi, petunjuk tentang intisari surat

secara keseluruhan dan sebagai petunjuk bagi petugas filing.

7. Penerima surat, fungsinya untuk mempermudah pengecekan surat dan dituliskan ke dalam agenda surat.

8. Isi surat, berfungsi memberikan uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya. Isi surat terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup.

9. Nama dan tanda tangan si pengirim, fungsinya untuk sebagai identitas penanggung jawab.

10. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

b. Jenis-jenis surat

Selanjutnya akan di bahas di bawah ini adalah surat-surat keluar yang penulis kerjakan dalan aktivitas kesekretariatan pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, sebagai berikut :

1. Surat Perintah adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada seseorang untuk melakukan tugas tertentu. yang membuat surat perintah ini adalah Sekretaris Dewan. Di bawah ini adalah kerangka surat perintah. Untuk contoh surat perintah, penulis lampirkan.

2. Nota Dinas

Nota Dinas adalah surat yang berfungsi sebagai pemberitahuan akan sesuatu hal. Pemberitahuan yang dimaksud di sini dapat meliputi banyak hal, misalnya saja undangan rapat, dan keperluan-keperluan lainnya. yang membuat surat Nota Dinas ini adalah Sekretaris Dewan. berikut ini adalah kerangka Nota Dinas, untuk contoh surat Nota Dinas, penulis lampirkan.

c. Mengagendakan Surat Keluar

Surat yang sudah selesai dibuat dan dicetak, selanjutnya melakukan penomoran surat. Penomoran surat ini diurut berdasarkan agenda surat keluar. Untuk Sub Bagian Tata Usaha dan kepegawaian.

Agenda surat keluar (eksternal) yaitu agenda surat keluar khusus untuk surat-surat yang dikeluarkan atas nama Sekretaris Dewan.

Gambar 4.5 Agenda Surat Keluar Sumber: internal (2011)

d. Distribusi surat dan Pengarsipan surat

Setelah surat keluar dibuat dimintakan tanda tangan Kepala Sekretaris Dewan dan setelah itu surat tersebut diambil dan akan didistribusikan ke penerima surat. Surat yang telah dilegalisir dan difotokopi sejumlah distribusi surat dan tembusan surat. contohnya pada periksa distribusi terdapat 3 (tiga) pihak dan tembusan terdapat 2 (dua) pihak, maka surat harus difotokopi sebanyak 5 (lima) lembar. Kemudian fotokopi tersebut diantarkan kepada pihak yang bersangkutan melalui ekspedisi surat.

Dan surat yang asli bisa langsung diarsip oleh Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian yang khusus bertugas menangani surat tersebut. Sama halnya dengan surat masuk, pada dasarnya pengarsipan surat keluar pun ada yang dikelompokkan berdasarkan sistem subjek dengan sistem nomer / numeric yaitu berdasarkan perihal surat dan berdasarkan daftar klasifikasi untuk arsip, setelah itu surat-surat tersebut diarsip langsung dimasukkan ke dalam lemari arsip atau ordner-ordner itu untuk surat-surat yang sifatnya biasa atau tidak penting, contohnya surat junjungan kerja,

surat pesanan, surat lamaran pekerjaan, surat tagihan, iklan , undangan rapat dan sebagainya. dan untuk beberapa kategori seperti surat dinas, surat keputusan, surat dari fraksi, setelah surat tersebut diarsip dimasukkan ke dalam filing cabinet.

Gambar 4.6 Contoh Dokumen yang Diarsip Sumber: internal (2011)

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses Proyek Akhir yang dilalui oleh penulis selama 3 (tiga) bulan, penulis mendapatkan pembahasan bab sebelumnya sesuai data-data yang diperoleh dengan sebenarnya saat Proyek Akhir di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Maka penulis dapat menyimpulkan bahwa: 1. Surat merupakan barometer pada suatu instansi/perusahaan. Oleh sebab

itu di kantor Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur, surat berfungsi sebagai Alat Kelengkapan Dewan dalam mendukung aktivitas instansi. 2. Melakukan pengorganisasian surat masuk dan keluar, dimana menangani

surat masuk dimulai dari aktivitas pengumpulan surat masuk, pencatatan dalam buku agenda, pembuatan lembar disposisi surat, dan pendistribusian surat sesuai disposisi pimpinan. Dan untuk surat keluar, pembahasan mencakup kegiatan mengkonsep surat mengagendakan, pemberian nomor surat, pengesahan oleh tanda tangan pimpinan, dan mendistribusi surat.

3. Sistem pengarsipan yang digunakan adalah subject dan nomor, dimana dikombinasi dan dimasukkan dalam pedoman klasifikasi (Buku Klasifikasi Arsip).

5.2 Saran

Selama melakukan Proyek Akhir pada Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur, penulis mengamati bahwa proses pengurusan surat masuk dan keluar dalam agenda sudah tersusun dengan baik dan pengarsipan yang dilakukan juga terstruktur dengan baik dan rapi. Namun, penulis memberikan saran untuk menggunakan Microsoft Office (Word atau Excel) atau software

administrasi yang mendukung. Penggunaan ini dilakukan agar mempermudah pencarian kembali arsip-arsip yang telah disimpan.

Untuk tugas-tugas yang lainnya penulis rasa sudah sangat terstruktur dengan baik dan segala kegiatan yang dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian pada dasarnya sudah ada ketentuan standarisasinya. Sehingga masing-masing bagian pun melakukan tugasnya benar-benar sesuai ketentuan yang berlaku di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

Amin, Reny, Ratmawati, Basyariah. 2005. Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor. Jakarta: Penerbit Yudhistira.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Dewi, Chrisyanti, Irra. 2009. Modul Manajemen Kearsipan. Surabaya: Perpustakaan STIKOM Surabaya.

Dewi, Irra, Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta: Penerbit Prestasi Pustaka.

DPRD, Provinsi Jawa Timur. 2008. Buku Pedoman Tentang Uraian tugas dan fungsi, bagian dan sub bagian sekretaris Peraturan Gubernur Jawa Timur nomor 78 tahun 2008. Jawa Timur: DPRD.

Satimorangkir, Christine, dan Amin, Reny, Ratmawati, Basyariah. 2002. Surat Niaga dan Kearsipan. Jakarta: Penerbit Yudhistira.

Suprapto, S.Pd. 2006. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi. Magetan: Penerbit Mandar Maju.

Susanto, A., B. 1997. Sekretaris Sebagai Manajer. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

60

b. Jenis-jenis surat

Selanjutnya akan di bahas di bawah ini adalah surat-surat keluar yang penulis kerjakan dalan aktivitas kesekretariatan pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, sebagai berikut :

1. Surat Perintah adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada seseorang untuk melakukan tugas tertentu. yang membuat surat perintah ini adalah Sekretaris Dewan. Di bawah ini adalah kerangka surat perintah. Untuk contoh surat perintah, penulis lampirkan.

2. Nota Dinas

Nota Dinas adalah surat yang berfungsi sebagai pemberitahuan akan sesuatu hal. Pemberitahuan yang dimaksud di sini dapat meliputi banyak hal, misalnya saja undangan rapat, dan keperluan-keperluan lainnya. yang membuat surat Nota Dinas ini adalah Sekretaris Dewan. berikut ini adalah kerangka Nota Dinas, untuk contoh surat Nota Dinas, penulis lampirkan.

c. Mengagendakan Surat Keluar

Surat yang sudah selesai dibuat dan dicetak, selanjutnya melakukan penomoran surat. Penomoran surat ini diurut berdasarkan agenda surat keluar. Untuk Sub Bagian Tata Usaha dan kepegawaian.

Agenda surat keluar (eksternal) yaitu agenda surat keluar khusus untuk surat-surat yang dikeluarkan atas nama Sekretaris Dewan.

Gambar 4.5 Agenda Surat Keluar Sumber: internal (2011)

d. Distribusi surat dan Pengarsipan surat

Setelah surat keluar dibuat dimintakan tanda tangan Kepala Sekretaris Dewan dan setelah itu surat tersebut diambil dan akan didistribusikan ke penerima surat. Surat yang telah dilegalisir dan difotokopi sejumlah distribusi surat dan tembusan surat. contohnya pada periksa distribusi terdapat 3 (tiga) pihak dan tembusan terdapat 2 (dua) pihak, maka surat harus difotokopi sebanyak 5 (lima) lembar. Kemudian fotokopi tersebut diantarkan kepada pihak yang bersangkutan melalui ekspedisi surat.

Dan surat yang asli bisa langsung diarsip oleh Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian yang khusus bertugas menangani surat tersebut. Sama halnya dengan surat masuk, pada dasarnya pengarsipan surat keluar pun ada yang dikelompokkan berdasarkan sistem subjek dengan sistem nomer / numeric yaitu berdasarkan perihal surat dan berdasarkan daftar klasifikasi untuk arsip, setelah itu surat-surat tersebut diarsip langsung dimasukkan ke dalam lemari arsip atau ordner-ordner itu untuk surat-surat yang sifatnya biasa atau tidak penting, contohnya surat junjungan kerja,

62

surat pesanan, surat lamaran pekerjaan, surat tagihan, iklan , undangan rapat dan sebagainya. dan untuk beberapa kategori seperti surat dinas, surat keputusan, surat dari fraksi, setelah surat tersebut diarsip dimasukkan ke dalam filing cabinet.

Gambar 4.6 Contoh Dokumen yang Diarsip Sumber: internal (2011)

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses Proyek Akhir yang dilalui oleh penulis selama 3 (tiga) bulan, penulis mendapatkan pembahasan bab sebelumnya sesuai data-data yang diperoleh dengan sebenarnya saat Proyek Akhir di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Maka penulis dapat menyimpulkan bahwa: 1. Surat merupakan barometer pada suatu instansi/perusahaan. Oleh sebab

itu di kantor Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur, surat berfungsi sebagai Alat Kelengkapan Dewan dalam mendukung aktivitas instansi. 2. Melakukan pengorganisasian surat masuk dan keluar, dimana menangani

surat masuk dimulai dari aktivitas pengumpulan surat masuk, pencatatan dalam buku agenda, pembuatan lembar disposisi surat, dan pendistribusian surat sesuai disposisi pimpinan. Dan untuk surat keluar, pembahasan mencakup kegiatan mengkonsep surat mengagendakan, pemberian nomor surat, pengesahan oleh tanda tangan pimpinan, dan mendistribusi surat.

3. Sistem pengarsipan yang digunakan adalah subject dan nomor, dimana dikombinasi dan dimasukkan dalam pedoman klasifikasi (Buku Klasifikasi Arsip).

64

5.2 Saran

Selama melakukan Proyek Akhir pada Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur, penulis mengamati bahwa proses pengurusan surat masuk dan keluar dalam agenda sudah tersusun dengan baik dan pengarsipan yang dilakukan juga terstruktur dengan baik dan rapi. Namun, penulis memberikan saran untuk menggunakan Microsoft Office (Word atau Excel) atau software administrasi yang mendukung. Penggunaan ini dilakukan agar mempermudah pencarian kembali arsip-arsip yang telah disimpan.

Untuk tugas-tugas yang lainnya penulis rasa sudah sangat terstruktur dengan baik dan segala kegiatan yang dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian pada dasarnya sudah ada ketentuan standarisasinya. Sehingga masing-masing bagian pun melakukan tugasnya benar-benar sesuai ketentuan yang berlaku di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur.

Amin, Reny, Ratmawati, Basyariah. 2005. Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor. Jakarta: Penerbit Yudhistira.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Dewi, Chrisyanti, Irra. 2009. Modul Manajemen Kearsipan. Surabaya: Perpustakaan STIKOM Surabaya.

Dewi, Irra, Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta: Penerbit Prestasi Pustaka.

DPRD, Provinsi Jawa Timur. 2008. Buku Pedoman Tentang Uraian tugas dan fungsi, bagian dan sub bagian sekretaris Peraturan Gubernur Jawa Timur nomor 78 tahun 2008. Jawa Timur: DPRD.

Satimorangkir, Christine, dan Amin, Reny, Ratmawati, Basyariah. 2002. Surat Niaga dan Kearsipan. Jakarta: Penerbit Yudhistira.

Suprapto, S.Pd. 2006. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi. Magetan: Penerbit Mandar Maju.

Susanto, A., B. 1997. Sekretaris Sebagai Manajer. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.