Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk
DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX TBK
JUWITA OCTAVIANI
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Desain Pekerjaan pada Seksi
HRD PT Unitex Tbk adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing
dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber
informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak
diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar
Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, 27 Maret 2014
Juwita Octaviani
NIM H24090110
ABSTRAK
JUWITA OCTAVIANI. Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk. Dibimbing
SITI RAHMAWATI.
Perekonomian dengan sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat,
yang berkontribusi sebesar 26,33% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.
Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah PT Unitex
Tbk yang berlokasi di Bogor. PT Unitex membutuhkan desain pekerjaan yang sesuai
dengan kebutuhan saat ini agar mampu bertahan dalam persaingan global. Tujuan
dilakukannya penelitian ini adalah mengidentifikasi deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yang telah ada pada seksi HRD PT Unitex Tbk dan menganalisis desain
pekerjaan yang efektif untuk diterapkan. Data yang digunakan adalah data primer dan
data sekunder. Data primer berupa hasil wawancara melalui instrumen kuesioner,
sedangkan data sekunder diperoleh melalui peninjauan buku, internet, jurnal dan artikel
terkait. Pengambilan sampel dilakukan dengan metode judgement sampling. Uji
keabsahan data yang digunakan adalah uji dependabilitas dan uji kredibilitas, sehingga
diperoleh suatu desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan.
Kata Kunci : Analisis Pekerjaan, Desain Pekerjaan, Deskripsi Pekerjaan, Spesifikasi
Pekerjaan, Seksi HRD pada PT Unitex Tbk.
ABSTRACT
JUWITA OCTAVIANI. Jobs Design in HRD Section on PT Unitex Tbk. Supervised by
SITI RAHMAWATI.
Economy with clothing sector is still a major characteristic in West Java, which
contributed 26,33% in West Java GDP in 2011. One of company that’s engaged in
textiles in Wes Java is PT Unitex Tbk, located in Bogor. PT Unitex Tbk requires job
design in accordance with the current needs in order to survive in the global
competition. The purpose of this study is to identify job descriptions and job
specifications that have been there for each position in the HR section on PT Unitex
Tbk as well as analyzing the design of effective work to be applied. The data used are
primary data and secondary data. The primary data of the interview through a
questionnaire instrument, while the secondary data obtained through a review of books,
internet, journals and related articles. Sampling was done by judgement sampling
method. Test the validity of the data used is the dependability and credibility test, in
order to obtain an effective job design and efficient to implement.
Keywords: Job Analysis, Job Design, Job Description, Job Specification, HRD section
on PT Unitex Tbk.
DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX TBK
JUWITA OCTAVIANI
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar
Sarjana Ekonomi pada
Departemen Manajemen
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Judul Penelitian : Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk
Nama
: Juwita Octaviani
NIM
: H24090110
Disetujui oleh
Dra Siti Rahmawati, MPd
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Mukhamad Najib, STP, MM.
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala
karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam
penelitian yang dilaksanakan sejak bulan April 2013 ini ialah desain pekerjaan, dengan
judul Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk .
Terima kasih penulis ucapkan kepada Dra. Siti Rahmawati, MPd. selaku dosen
pembimbing. Di samping itu, terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak
Sukoco selaku HRD PT Unitex Tbk beserta seluruh karyawan PT Unitex Tbk yang
telah membantu selama pengumpulan data. Ungkapan terima kasih juga disampaikan
kepada ayah, ibu, seluruh keluarga, serta teman-teman atas segala doa dan dukungan
semangatnya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, 27 Maret 2014
Juwita Octaviani
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ x
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... x
PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
3
Tujuan Penelitian
3
Manfaat Penelitian
3
Ruang Lingkup Penelitian
3
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................... 3
Audit Organisasi
3
Struktur Organisasi
5
Analisis Pekerjaan
5
Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
7
Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
8
Desain Pekerjaan (Job Design)
9
Penelitian Terdahulu
10
METODE PENELITIAN ............................................................................................... 10
Kerangka Pemikiran Penelitian
10
Lokasi dan Waktu Penelitian
11
Jenis dan Sumber Data
11
Metode Pengambilan Sampel
12
Metode Pengumpulan Data
12
Pengolahan dan Analisis Data
12
HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................................... 13
Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD
13
Rancangan Pekerjaan Seksi HRD
15
Pengujian Keabsahan Temuan dan Efektivitas Desain
24
Implikasi Manajerial
25
SIMPULAN DAN SARAN............................................................................................ 26
Simpulan
26
Saran
26
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 27
LAMPIRAN ................................................................................................................... 28
RIWAYAT HIDUP ........................................................................................................ 49
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Klinik
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Klinik
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kantin
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kendaraan
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kendaraan
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan
16
17
18
19
19
20
21
21
22
23
DAFTAR GAMBAR
1 Hasil penilaian kinerja Seksi HRD
2 Kerangka pemikiran penelitian
3 Struktur organisasi Office
4 Struktur organisasi Office di lapangan
5 Diagram alir proses pelatihan seksi HRD
6 Struktur organisasi (hasil restrukturisasi) Seksi HRD
7 Alur implikasi manajerial
2
11
14
14
15
24
26
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Rancangan pekerjaan Kepala Seksi HRD
Rancangan pekerjaan Kepala Klinik
Rancangan pekerjaan Staf Klinik
Rancangan pekerjaan Kepala Kantin
Rancangan pekerjaan Staf Kantin
Rancangan pekerjaan Kepala Kendaraan
Rancangan pekerjaan Staf Kendaraan
Rancangan pekerjaan Kepala Keamanan
Rancangan pekerjaan Anggota Keamanan
Rancangan pekerjaan Wakil Kepala Seksi HRD
29
31
33
35
37
39
41
43
45
47
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Setiap organisasi dituntut untuk memperoleh berbagai faktor penting terkait
keberhasilannya, salah satunya adalah sumber daya manusia (SDM). Untuk
menghasilkan SDM yang efektif dan efisien, organisasi perlu melakukan
perencanaan dan penilaian SDM yang tepat sasaran, salah satu hal yang dapat
dilakukan adalah dengan melaksanakan audit manajemen SDM. Audit manajemen
SDM (Rivai 2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap programprogram audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai pemeriksaan
kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu
departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan
SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau
perbaikan. Audit manejemen SDM terbagi atas empat area, yaitu audit strategi
perusahaan, fungsi SDM, kepatuhan dan iklim SDM (Bohlander, Sherman, Snell
2001). Penelitian ini memfokuskan pada audit strategi perusahaan, dilihat dari
kesesuaian struktur organisasi dan fungsi SDM dengan strategi perusahaan.
Pada fungsi perencanaan SDM diperlukan suatu analisis pekerjaan. Analisis
pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama
dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.
Produk akhir dari analisis pekerjaan adalah deskripsi tertulis dari persyaratan
aktual pekerjaan, dengan menganalisis suatu pekerjaan akan diketahui tugas-tugas
apa yang akan akan dilakukan dalam pekerjaan itu, kompetensi-kompetensi yang
harus dikuasai untuk menduduki posisi itu (Simamora, 2004). Sedangkan desain
pekerjaan adalah pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab
ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif. Ada tiga alasan pokok pentingnya
desain pekerjaan dilakukan, yaitu desain pekerjaan mempengaruhi kinerja dari
pekerjaan tertentu, mempengaruhi kepuasan kerja dan mempengaruhi kesehatan
fisik dan mental karyawan.
Perekonomian pada sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat
setelah mesin pesawat mekanik yang berkontribusi 32,47%, tekstil dan produk
tekstil memberikan kontribusi sebesar 26,33% yang disusul oleh produk plastik
dan karet sebesar 9,65% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.
Cukup tingginya kontribusi sektor tekstil dan produk tekstil dalam pembentukan
PDRB Jawa Barat menggambarkan bahwa sektor ini masih menjadi andalan
utama bagi provinsi Jawa Barat (BPS Jawa Barat, 2011).
Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah
PT Unitex Tbk, yaitu sebuah perusahaan kerjasama Indonesia – Jepang yang
bergerak di bidang tekstil terpadu yang mengolah bahan baku kapas dan polyester
menjadi benang dan bahan jadi kain. Perusahaan ini mendapat peringkat biru
dalam program penilaian peringkat kinerja perusahaan dalam pengelolaan
lingkungan hidup (PROPER) 2011 dari Kementrian Lingkungan Hidup dan
menyumbang 3,05% dari total produksi tekstil Jawa Barat (Laporan tahunan PT
Unitex, 2011).
2
PT Unitex terdiri atas sembilan divisi, yaitu Office, Spinning, Weaving,
Dyeing, Technical Production, Guarantee of Quality, Utility, BKP, dan
Marketing. Divisi Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan,
dan umum. Struktur organisasi divisi Office termasuk departementalisasi jenis
fungsional, jenis ini memiliki keunggulan berupa berupa efisiensi dari
pengumpulan spesialisasi yang serupa, koordinasi dalam bidang fungsional dan
spesialisasi yang makin terasah. Kelemahan dari struktur ini adalah minimnya
komunikasi antara berbagai bidang fungsional dan terbatasnya sudut pandang
sasaran organisasi (Robbins, 2010).
Seksi HRD sebagai seksi yang bertanggung jawab atas SDM perusahaan
secara keseluruhan dianggap perlu melakukan desain ulang pekerjaan untuk
meningkatkan efisiensi dan kinerja karyawan. Gambar 1 adalah hasil penilaian
kinerja Seksi HRD PT Unitex tahun 2009-2011.
Jumlah Karyawan
50
40
30
2009
20
2010
10
2011
0
A (Sangat Baik)
B (Baik)
C (Cukup)
D (Kurang)
Nilai Kinerja Karyawan
Gambar 1. Hasil penilaian kinerja karyawan Office PT Unitex Tbk 2009-2011
Berdasarkan Gambar 1 diketahui, kinerja karyawan Seksi HRD mengalami
penurunan selama tiga tahun terakhir. Penurunan kinerja saat itu terjadi bersamaan
dengan turunnya jumlah karyawan Seksi HRD, di tahun 2009 berjumlah 65 dan
menjadi 54 di tahun 2011. Penurunan jumlah karyawan dengan jumlah pekerjaan
yang sama menyebabkan tidak maksimalnya kinerja karyawan. Belum
terdapatnya deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, terjadinya tumpang tindih
tanggung jawab dan menurunnya jumlah karyawan ikut andil dalam penurunan
kinerja seksi HRD.
Seksi HRD belum pernah melakukan analisis pekerjaan sebelumnya. Hal
tersebut menyebabkan belum terdapatnya pembagian kerja yang jelas untuk
karyawan yang berdampak pula pada terjadinya overlapping pekerjaan pada
perusahaan ini. Belum terdapatnya analisis pekerjaan juga menyebabkan tidak
adanya dokumentasi pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan yang terdapat
dalam perusahaan. Perusahaan harus melakukan pelatihan kepada karyawan yang
baru direkrut. Persaingan global menuntut setiap organisasi untuk dapat bergerak
cepat mengikuti perubahan, dengan harus melaksanakan pelatihan terhadap
karyawan baru karena tidak adanya analisis pekerjaan menyebabkan perusahaan
tidak efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu desain pekerjaan untuk dapat
meningkatkan efisiensi pada seksi HRD.
3
Perumusan Masalah
Perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa SDM yang kompeten di
dalamnya, agar SDM dapat bekerja dengan baik diperlukan desain pekerjaan yang
efektif dan efisien yang dapat diimplementasikan di perusahaan, dalam hal ini
pada seksi HRD PT Unitex Tbk. Untuk itu, berikut ini diajukan pertanyaan yang
dapat menjawab permasalahan tersebut.
1. Bagaimana deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada Seksi
HRD PT Unitex Tbk ?
2. Bagaimana desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan pada
Seksi HRD PT Unitex Tbk ?
Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada
Seksi HRD PT Unitex Tbk.
2. Memberikan alternatif desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk
diterapkan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk.
Manfaat Penelitian
1. Bagi perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan gambaran mengenai
analisis pekerjaan serta desain pekerjaan yang efektif dan efisien guna
meningkatkan daya saing perusahaan, serta mampu memberikan kemudahan
dalam pelaksanaan Manajemen SDM terkait dengan perekrutan, penilaian
kinerja, kompensasi juga dalam pelatihan dan pengembangan.
2. Bagi ilmu pengetahuan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan referensi informasi untuk
penelitian selanjutnya
Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini memfokuskan pada identifikasi pekerjaan-pekerjaan dalam
serangkaian aktivitaspada Seksi HRD PT Unitex Tbk melalui analisis deskriptif
kualitatif.
TINJAUAN PUSTAKA
Audit Organisasi
Audit manajemen atau organisasi (Siagian, 2004) adalah suatu instrumen
ilmiah yang diperuntukkan bagi manajemen puncak. Audit manajemen SDM
4
menurut Rivai (2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap
program-program audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai
pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam
suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatankegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan
atau perbaikan. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi
SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari
perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan evaluasi kinerja SDM.
Audit manajemen SDM terdiri atas beberapa area, yaitu:
1. Audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas
dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka
auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian
mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut.
Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab
tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai.
Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian
dicari solusinya.
2. Audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan
terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM.
Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka artinya
perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan
dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam
kerja, aturan UMR, dan lainnya.
3. Audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai
dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan
dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan
pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.
4. Audit strategi perusahaan. Melalui audit strategi, maka perusahaan akan mampu
melakukan analisa yang menentukan strategi perusahaan ke depan dan
bagaimana seluruh aktivitas dan fungsi SDM berjalan sejalan dengan strategi
perusahaan.
Manfaat Audit Organisasi
Manfaat dari audit organisasi ini antara lain yaitu:
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.
2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara
karyawan departemen SDM.
4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM.
5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.
6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.
7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.
8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif.
9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan
didalam departemen SDM.
Tujuan Audit Organisasi
Menurut Rivai, audit organisasi bertujuan untuk:
5
1.
2.
3.
4.
Menilai efektifitas SDM.
Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.
Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk
pelaksanaan perbaikan tersebut.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi (Robbins dan Coutler, 2010) adalah pengaturan
pekerjaan secara formal dalam organisasi. Departementalisasi adalah uapaya
membagi-mbagikan pekerjaan secara fungsional yang mempunyai spesifikasi
tertentu, sifat dan batasan wewenang tertentu serta sarana yang digunakan dalam
satu kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.Departementalisasi memberikan batas kekuasaan dan tanggungjawab
pada setiap departemen yang akan dibentuk sehingga memudahkan karyawan
dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan pembagian kerja. Keuntungan adanya
departementalisasi adalah adanya kemudahan dalam melaksanakan koordinasi.
Karena setiap fungsi dan pembagian kerja yang dilakukan telah memberikan
fungsi dan ruang lingkup pekerjaan yang jelas.
Departemenisasi dilakukan berdasarkan kebutuhan sebagai berikut:
1. Departementalisasi atas dasar wilayah. Dilakukan atas dasar porsi kekuasaan
dan wilayah operasi atau daerah geografis
2. Departementalisasi atas dasar produk. Didasarkan atas jenis-jenis produk yang
dihasilkan oleh perusahaan
3. Departementalisasi atas dasar pelanggan.
Didasarkan atas pembagian
kelompok menjadi pelanggan perusahaan atau orang yang membeli barang
yang dijual oleh perusahaan.
4. Departementalisasi atas dasar fungsi organisasi. Mengelompokan fungsi-fungsi
yang sama atau sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
5. Departementalisasi atas dasar divisi. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan
divisi-divisi yang ada.
6. Departementalisasi atas dasar proses. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan
proses produksi.
7. Departementalisasi atas dasar matriks, merupakan penggabungan
departementalisasi fungsional dan produk.
Analisis Pekerjaan
Brannick (2002) menjelaskan bahwa analisis pekerjaan meliputi sejumlah
kegiatan yang diarahkan untuk menemukan, memahami, dan menjelaskan apa
yang orang lakukan di tempat kerja. Simamora (2004) berpendapat analisis
pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama
dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.
Mondy (2008) mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai proses sistematis untuk
6
menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang
dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dapat teridentifikasi.
Berdasarkan definisi tersebut, maka analisis pekerjaan merupakan suatu
proses sistematis dimulai dari pengumpulan, analisis, hingga informasi akhir
mengenai suatu jabatan secara tertulis sesuai kebutuhan suatu pekerjaan dengan
desain pekerjaan sebagai hasil akhir dari analisis pekerjaan.
Prinsip-prinsip dan Syarat-syarat Analisis Pekerjaan
Moekijat (1999) menjelaskan terdapat prinsip-prinsip dalam analisis jabatan,
yaitu :
1. Analisis pekerjaan hendaknya memberikan semua fakta penting yang
berhubungan dengan pekerjaan.
2. Analisis pekerjaan tunggal hendaknya dapat memberikan fakta-fakta yang
diperlukan untuk bermacam-macam tujuan.
3. Analisis pekerjaan hendaknya sering ditinjau kembali dan apabila perlu
diperbaiki.
4. Analisis pekerjaan hendaknya dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan mana
yang paling penting diantara beberapa unsur lainnya dalam tiap pekerjaan.
5. Analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan informasi yang teliti dan
dapat dipercaya.
Mangkuprawira (2004), syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang
diperlukan meliputi :
1. Harus dinamis dan sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal
dan internal.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan
efisien-efektif.
3. Pelaksana analisis pekerjaan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman
yang memadai.
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
Tujuan Analisis Pekerjaan
Menurut Mondy (2008), tujuan analisis pekerjaan adalah memberikan
jawaban atas enam pertanyaan penting, yaitu:
1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?
3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?
5. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut?
Analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan
tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya,
pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja di mana
pekerjaan tersebut dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan dikumpulkan, dianalisis, dan
dicatat, sesuai dengan apa adanya pekerjaan tersebut, dan bukan bagaimana
seharusnya pekerjaan tersebut.
7
Manfaat Analisis Pekerjaan
Dessler (2006) menyatakan bahwa informasi analisis pekerjaan adalah dasar
dari aktivitas manajemen SDM yang saling terkait, antara lain.
1. Perekrutan dan Penyeleksian. Analisis pekerjaan memberikan informasi
mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan
untuk melakukan aktivitas ini. Informasi dapat berupa deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan.
2. Kompensasi. Analisis pekerjaan digunakan untuk memperkirakan nilai dari
setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Kompensasi bergantung pada
keterampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut,
tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan
seterusnya.
3. Penilaian Prestasi. Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan
prestasi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan.
4. Pelatihan. Deskripsi pekerjaan harus member gambaran tentang aktivitas,
keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut.
5. Menentukan Kewajiban yang Tidak Ditugaskan. Analisis pekerjaan juga dapat
membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.
Menurut Sirait (2006), manfaat analisis pekerjaan yaitu :
1. Digunakan sebagai data untuk menyusun uraian pekerjaan (job description).
2. Digunakan sebagai data untuk menyusun spesifikasi (syarat khusus) pekerjaan
(job specification).
3. Dijadikan bahan untuk menetapkan standar pencapaian hasil kerja (job
performance standard).
4. Digunakan untuk menetapkan materi latihan, baik untuk pegawai baru maupun
pegawai lama.
5. Digunakan untuk menempatkan pegawai dalam suatu jabatan sehingga sesuai
dengan minat dan kemampuan.
6. Digunakan untuk bahan penciptaan rencana pengembangan potensi-potensi
pegawai.
7. Digunakan untuk penetapan imbalan bagi pemegang jabatan secara lebih adil.
Tahap Analisis Pekerjaan
Dessler (2006) menyatakan ada enam langkah dalam melakukan analisis
pekerjaan.
1. Menentukan penggunaan informasi analisis pekerjaan.
2. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang.
3. Memilih posisi yang akan dianalisis.
4. Mengumpulkan data analisis pekerjaan.
5. Meninjau kembali informasi tersebut dengan partisipan.
6. Mengembangkan sebuah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Lewinfer (2005) dikutip Mondy (2008) menyatakan bahwa deskripsi
pekerjaan harus memberikan pernyataan yang ringkas mengenai apa yang
diharapkan untuk dikerjakan para karyawan, bagaimana mereka mengerjakannya,
8
dan kondisi-kondisi dimana tugas-tugas dijalankan. Mondy (2008) berpendapat
bahwa deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang memberikan informasi
berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari
suatu pekerjaan.
Menurut Dessler (2006), tidak ada format standar untuk menuliskan
deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar deskripsi berisi bagian :
1. Identifikasi Pekerjaan. Berupa jabatan pekerjaan yang menyebutkan nama
pekerjaan, tanggal deskrispsi pekerjaan ditulis, siapa yang menulisnya, pihak
yang menyetujui deskripsi tersebut, dan lokasi dari pekerjaan tersebut seperti
perusahaan/divisi, departemen/bagian, juga tingkatan/level pekerjaan.
2. Ringkasan Pekerjaan yang menjelaskan sifat umum pekerjaan tersebut beserta
fungsi dan aktivitas utamanya.
3. Tanggung jawab dan kewajiban. Bagian ini berisis daftar tanggung jawab dan
kewajiban utama pekerjaan tersebut, yang mendefinisikan batas dari otoritas
job holder, termasuk otoritas pembuatan keputusan milik orang tersebut,
pengawasan langsung dari personel lain, dan pembatasan anggaran.
4. Otoritas pemegang pekerjaan (Job Holder). Otoritas ini merupakan hak kuasa
yang dimiliki oleh pemegang pekerjaan. Batas-batas otoritas perlu dimasukkan
ke dalam deskripsi pekerjaanagar pemegang pekerjaan tidak melakukan
pelanggaran.
5. Standar prestasi.
6. Kondisi kerja.
7. Spesifikasi pekerjaan.
Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Simamora (2004) menjelaskan, spesifikasi pekerjaan adalah sebuah daftar
pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki
oleh individu untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ia menyebutkan bahwa
pengertian dari bagian-bagian spesifikasi pekerjaan sebagai berikut:
1. Pengetahuan (mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan
bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil)
2. Keahlian (tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu)
3. Kemampuan (merujuk pada kapabilitas umum yang dimiliki oleh karyawan
secara individual)
4. Karakteristik lainnya (dapat berupa tindak-tanduk, kepribadian seperti motivasi
pencapaian atau ketekunan)
Pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya itu
merupakan kompetensi yang dimiliki individu dalam menunaikan tugas
pekerjaannya. Kompetensi adalah karakteristik dasar yang dapat dihubungkan
dengan peningkatan kinerja individu atau tim. Karakteristik seseorang yang tidak
dapat diamati secara langsung. Karakteristik itu hanya dapat diamati ketika
individu menjalankan tugas dan tanggung jawab dari pekerjaannya.
Rivai (2004) menuliskan spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik atau
syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu
pekerjaan. Secara lengkap spesifikasi pekerjaan dapat diartikan sebagai
persyaratan pengetahuan, keterampilan atau keahlian, kemampuan mental dan
9
fisik serta sifat-sifat kepribadian tertentu yang disyaratkan kepada karyawan untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu secara fisik, efektif, efisien, dan produktif.
Desain Pekerjaan (Job Design)
Mathis (2004) berpendapat job design adalah pengorganisasian tugas-tugas,
wewenang dan tanggung jawab ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif.
Menurut Rivai (2009), dalam desain pekerjaan ada tiga hal yang harus
diperhatikan, seperti rancangannya harus mencerminkan pemenuhan tuntutan
lingkungan, mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal, dan para
pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik. Desain pekerjaan yang
baik akan memberikan hasil pada efektivitas, produktivitas, dan kepuasan yang
tinggi.
Jika analisis pekerjaan telah dilaksanakan, deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan juga sudah tersedia, maka organisasi dapat menggunakan informasi
tersebut untuk melakukan desain pekerjaan baru atau desain ulang pekerjaannya.
Filosofi dan Pendekatan Desain Pekerjaan
1. Scientific management, mengembangkan desain pekerjaan menurut aspek
efisiensinya untuk kegiatan produksi. Pendekatan yang digunakan adalah
simplifikasi pekerjaan dan perluasan pekerjaan.
2. Human relation philosophy, reaksi terhadap scientific management yang dinilai
mengabaikan aspek-aspek manusiawi pekerjaan. Tujuan utamanya berupa
melakukan pengujian tentang variasi kondisi kerja yang mempengaruhi
produktivitas. Pendekatan yang dipakai adalah tim kerja.
3. Work characteristic approach, yaitu pendekatan terhadap desain pekerjaan
yang fokus pada interaksi fisiologis antara karyawan dan pekerjaannya. Model
ini mengidentifikasi lima aspek yaitu, skill variety, task identity, task
significance, autonomy dan feedback. Teknik desain pekerjaan yang sesuai
adalah pemerkayaan pekerjaan.
4. High performance work system, yaitu pendekatan sosioteknis terhadap desain
pekerjaan, mengangkat pentingnya sosiologi tempat kerja dan pencapaian
produktivitas melalui penataan pekerjaan yang mengoptimalkan aspek
teknologis. Pendekatan yang digunakan adalah tim.
Simamora (1999) dalam desain pekerjaan ada beberapa teknik yang
digunakan, yaitu :
1. Penyederhanaan pekerjaan (job simplification) adalah membagi pekerjaan ke
dalam tugas-tugas yang sederhana dan berulang-ulang yang memaksimalkan
efisiensi. Simplifikasi pekerjaan dapat memanfaatkan pekerjaan secara lebih
efektif guna menghasilkan produk yang terstandarisasi.
2. Rotasi pekerjaan (job rotation), yaitu memindahkan karyawan dari suatu posisi
ke posisi lain dalam perusahaan, ini memungkinkan karyawan mempelajari
tugas-tugas, fungsi dan keterampilan baru dari setiap unit kerja dalam sebuah
perusahaan.
3. Perluasan pekerjaan (job enlargement), yaitu menambah lebih banyak tugas
yang berkaitan dan berada dalam satu level pekerjaan ke dalam sebuah
pekerjaan.
10
4. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment), yaitu merancang pekerjaan dengan
cara meningkatkan tanggung jawab, otonomi, dan kendali bagi para pemangku
jabatan.
5. Tim kerja, yaitu sekelompok karyawan yang diminta ntuk merampungkan
sebuah tugas besar dalam bentuk penugasan khusus dari perusahaan.
6. Kelompok kerja otonom, yaitu tim kerja yang diberikan tugas khusus dan
kendali atas pencapaian tujuan tersebut.
7. Lingkaran-lingkaran mutu, yaitu sekelompok karyawan dan penyelia yang
bertemu secara rutin guna membahas masalah-masalah mutu beserta solusinya.
Penelitian Terdahulu
Penelitian ini merujuk pada penelitian Hamdani (2006) dalam Analisis
Hubungan Desain Pekerjaan dengan Kepuasan Kinerja Karyawan pada
Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Penelitian ini bertujuan
untuk mengidentifikasi desain pekerjaan yang terdapat pada Departemen
Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, mengetahui kepuasan karyawan pada
Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, dan menganalisis
hubungan antara desain pekerjaan dengan kepuasan karyawan Departemen
Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Metode yang digunakan pada
penelitian ini adalah analisis deskriptif dan uji korelasi Rank Spearman. Hasil dari
penelitian ini adalah, Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia
menerapkan desain pekerjaan otonom, yang terlihat dari tingkat keanekaragaman
keterampilan yang tinggi pada pekerjaan-pekerjaan Departeman Penerbitan PT
Yudhistira Ghalia Indonesia. Tingkat kepuasan kerja karyawan berada pada level
sedang dan desain pekerjaan dengan kepuasan kerja berkorelasi sedang dan nyata
dengan nilai koefisien korelasi sebesar 0,514.
Artiningsih (2007) dalam Desain Analisa Jabatan PT Bunga Wangsa Sejati
Jawa Timur Park. Penelitian ini bertujuan untuk pengembangan desain analisa
jabatan yang efektif di PT Bunga Wangsa Sejati Jawa Timur Park. Analisis yang
digunakan pada penelitian ini adalah analisis kualitatif menggunakan uji
kredibilitas dan dependibilitas. Hasil dari penelitian ini adalah terbentuknya
desain pekerjaan baru yang memuat persyaratan jabatan, deskripsi jabatan yang
spesifik dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan.
METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di PT Unitex Tbk yang berlokasi di Jalan Raya
Tajur No. 1 Bogor 1600, penelitian berlangsung selama bulan April–Mei 2013.
Penelitian dimulai dengan penyusunan informasi mengenai deskripsi pekerjaan
dan permasalahan yang ada di Seksi HRD, selain itu dikumpulkan juga informasi
mengenai struktur organisasi perusahaan saat ini. Pengumpulan data dilakukan
11
dengan wawancara dan observasi hingga dihasilkan deskripsi pekerjaan yang
dimiliki perusahaan saat ini. Setelah diperoleh data-data, dilakukan analisis data
dengan mereduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan, kemudian
dihasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai dan diuji keabsahannya
dengan uji kredibilitas, dependabilitas dan kesesuaian dengan tujuan dilakukannya
analisis pekerjaan yaitu menganalisis desain pekerjaan yang efektif untuk
diterapkan seluruh karyawan dalam aktivitas pelatihan pada seksi HRD.Alur
kerangka pemikiran penelitian tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.
Ket.:--- : Batasan penelitian
Gambar 2. Kerangka Pemikiran Penelitian
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada bulan April-Mei 2013 bertempat di PT Unitex,
Jalan Raya Tajur No. 1, Bogor 16000.
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer bersifat kualitatif diperoleh langsung dari perusahaan baik
dari manajemen perusahaan maupun karyawan pemegang jabatan di Seksi HRD,
dengan observasi langsung dan metode wawancara dengan menggunakan
12
kuesioner. Data sekunder diperoleh dari data internal perusahaan, buku, internet,
dan artikel yang terkait.
Metode Pengambilan Sampel
Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah
non–probability sampling, yaitu pengambilan sampel yang tidak memberikan
peluang yang sama bagi setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi
sampel. Teknik sampling adalah teknik pengambilan sampel. Teknik yang
digunakan dalam penelitian ini adalah judgement sampling, yaitu pengambilan
sampel dengan pertimbangan tertentu. Dalam hal ini, seseorang diambil menjadi
sampel karena dianggap bahwa seseorang tersebut mampu memberikan informasi
yang diperlukan bagi penelitian.
Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data mengenai analisis pekerjaan dilakukan dengan beberapa
cara, yaitu :
1. Observasi
Observasi adalah kegiatan pengamatan yang melibatkan perhatian terhadap
suatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra. Jenis observasi yang
digunakan adalah partisipasi aktif, dimana peneliti ikut melakukan apa yang
dilakukan oleh narasumber dalam aktivitas sumber data, tetapi tidak
sepenuhnya lengkap. Observasi digunakan untuk menggali data yang tampak,
seperti peralatan dan perlengkapan kerja yang digunakan serta kondisi kerja
yang dibutuhkan.
2. Wawancara
Jenis wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, dimana
pewawancara tidak menggunakan pedoman terstruktur, tetapi menggunakan
garis besar permasalahan sebagai pedoman wawancara, dan wawancara dengan
instrumen kuesioner. Wawancara digunakan untuk memperoleh data mengenai
tugas dan kewajiban serta spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan Data
Uji keabsahan data dalam penelitian, seringkali hanya ditekankan pada uji
validitas dan reliabilitas. Kriteria utama terhadap data hasil penelitian dalam
penelitian kuantitatif adalah valid dan reliabel. Dalam penelitian kualitatif, uji
validitas dikenal dengan uji kredibilitas, sedangkan uji reliabilitas dikenal dengan
uji dependabilitas. Uji kredibilitas adalah derajat kepercayaan terhadap data hasil
penelitian, sedangkan uji dependabilitas adalah derajat kebergantungan yang dapat
tercapai jika terjadi pengulangan penelitian dalam kondisi yang sama akan
meghasilkan data yang serupa.
Teknik yang digunakan untuk uji kredibilitas antara lain :
1. Ketekunan pengamatan (pengamatan dilakukan dengan cermat dan
berkesinambungan).
13
2. Triangulasi sumber data (mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa
sumber).
3. Triangulasi teknik pengumpulan data (mengecek data kepada sumber yang
sama dengan teknik berbeda).
Uji dependabilitas dilakukan dengan audit terhadap keseluruhan proses
penelitian. Auditor penelitian ini adalah dosen pembimbing penelitian dan
pimpinan HRD PT Unitex Tbk.
Analisis Data
Analisis data deskriptif kualitatif bertujuan menggambarkan keadaan yang
ada di lapangan, analisisis data pada penelitian ini terdiri atas tahapan :
1. Reduction Data (Data Reduksi)
Data yang diperoleh di lapangan jumlahnya cukup banyak, sehingga peru
dicatat secara teliti dan rinci. Reduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal
pokok, fokus pada hal-hal penting.
2. Data Display (Penyajian Data)
Dalam penelitian kuantitatif, data disajikan dalam bentuk tabel, grafik, pie
chart dan lainnya. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data berupa uraian
singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.
3. Conclusion Drawing/Verification
Mengambil kesimpulan dari data yang telah diolah untuk mendapatkan suatu
jawaban. Pada tahap ini kesimpulan dibuat untuk menjawab permasalahan
sehingga menghasilkan gambaran yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami
mengenai bentuk usulan desain pekerjaan pada PT Unitex Tbk.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD
Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan, dan umum.
Struktur organisasi Office termasuk departementalisasi jenis fungsional, yaitu
departementalisasi berdasarkan kesamaan fungsi atau aktivitas pekerjaan.
Berdasarkan hasil wawancara dan dokumentasi mengenai struktur organisasi dan
deskripsi pekerjaan, deskripsi pekerjaan dari Office PT Unitex masih bersifat
umum dan sederhana. Hal ini terlihat dari belum adanya pembagian kerja dan
pencantuman spesifikasi pekerjaan secara jelas. Uraian pekerjaan yang ada hanya
berupa alur proses, peraturan kerja dan daftar tanggung jawab, sementara siapa
karyawan yang harus mengerjakan setiap tahapannya belum diatur dengan jelas,
selain itu, tidak semua jabatan dalam Office memiliki uraian pekerjaan. Tidak
meratanya jumlah level jabatan pada struktur juga menyebabkan tidak meratanya
tanggung jawab yang dilaksanakan setiap jabatan. Gambar 3 adalah struktur
organisasi pada Office PT Unitex.
14
Presiden Direktur
Advisor Keuangan
Direktur Umum & HRD
Kepala Bagian
Kepala Seksi
Keuangan
Kepala Seksi
Umum
Wakil Pengawas
Keuangan
Wakil Pengawas
Umum
Kepala Seksi HRD
Wakil Pengawas
Kantin
Wakil Pengawas
Keamanan
Kepala Unit
Keuangan
Staf Keuangan
Ket. :
Kepala Unit
Kendaraan
Staf IT
Staf Umum
Kepala Regu
Kantin
Kepala Regu
Klinik
Staf Kantin
Staf Klinik
Kepala Unit
Keamanan
Kepala Regu
Keamanan
Staf Kendaraan
Anggota
Keamanan
: Struktur seksi HRD
Gambar 3. Struktur organisasi Office PT Unitex Tbk (2012)
Terdapat perbedaan struktur yang terdapat pada dokumen dengan yang
terjadi di lapangan. Pada struktur organisasi yang terdapat dalam dokumen
perusahaan diketahui bahwa tidak ada koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf
Umum dengan Kepala Seksi HRD, tetapi fakta di lapangan terlihat adanya
koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf Umum dalam aktivitas pelatihan
karyawan yang tidak terdaftar dalam uraian pekerjaan Seksi Umum. Gambar 4
adalah struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan.
Presiden Direktur
Direktur Umum & HRD
Advisor Keuangan
Kepala Bagian
Kepala Seksi
Keuangan
Kepala Seksi
Umum
Wakil Pengawas
Keuangan
Wakil Pengawas
Umum
Kepala Seksi HRD
Wakil Pengawas
Kantin
Wakil Pengawas
Keamanan
Kepala Unit
Kendaraan
Kepala Unit
Keuangan
Staf Keuangan
Ket. :
Staf IT
Staf Umum
Kepala Regu
Kantin
Kepala Regu
Klinik
Staf Kantin
Staf Klinik
Kepala Unit
Keamanan
Kepala Regu
Keamanan
Staf Kendaraan
Anggota
Keamanan
: Struktur seksi HRD
Gambar 4. Struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan (2013)
Seksi Umum adalah seksi yang bertanggung jawab atas impor barang,
perizinan perusahaan, tenaga asing, pelaksanaan audit, pelaksanaan ISO
9001:2008, dan pembayaran gaji karyawan. Meskipun pelaksanaan pelatihan
karyawan tidak termasuk dalam tanggung jawab Seksi Umum, Wakil Pengawas
dan Staf Umum selalu membantu pelaksanaan program pelatihan karena
terbatasnya SDM yang dimiliki oleh Seksi HRD.
Aktivitas pelatihan termasuk aktivitas rutin yang dilakukan oleh perusahaan,
tidak hanya dilakukan untuk mendapatkan pengetahuan baru, tetapi juga karena
15
belum lengkapnya dokumentasi pekerjaan yang dimiliki perusahaan. Belum
lengkapnya deskripsi pekerjaan mengakibatkan tidak jelasnya dokumentasi
mengenai pekerjaan-pekerjaan sebelumnya. Jika karyawan tidak masuk, atasan
langsung di atasnya yang akan mengambil alih dan jika terjadi pergantian
karyawan, atasan langsung jabatan tersebut bertanggung jawab atas pelatihan
kepada karyawan baru hingga ia dapat melaksanakan tanggung jawab
pekerjaannya. Hal ini dianggap tidak efisien dan memakan waktu, karena setiap
ada karyawan baru, perusahaan akan melakukan pelatihan dari awal. Diagram alir
pelatihan dijelaskan pada Gambar 5.
Kepala Regu
Surat permintaan
Kepala Unit
1. ACC Surat
permintaan
2. Pengajuan surat
permohonan
Wakil Pengawas
Analisis
kebutuhan
pelatihan
HRD
1. Persetujuan
2. Penganggaran
3. Penjadwalan
4. Penyusunan peserta
Gambar 5. Diagram alir proses pelatihan seksi HRD
Berdasarkan Gambar 5 dapat dilihat bahwa terjadi dua kali pengajuan surat
permintaan terhadap pelatihan, yaitu oleh Kepala Regu dan Kepala Unit,
sedangkan Wakil Pengawas hanya bertugas untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan dan mengajukan ke Kepala Seksi HRD. Seksi HRD sendiri bertugas
untuk pemberian persetujuan, penganggaran, penjadwalan dan penyusunan peserta.
Dalam penyusunan peserta pelatihan yang terdapat pada gambar 4, terlihat tidak
adanya koordinasi antara Wakil Pengawas dengan Kepala Seksi HRD, padahal
pengaturan jadwal kerja staf adalah tanggung jawab Wakil Pengawas, bukan
Kepala Seksi HRD. Selain itu, tidak sesuainya diagram alir dengan struktur
organisasi yang ada menyebabkan alur pelatihan yang terjadi di lapangan tidak
mengikuti diagram alir tersebut. Contohnya pada struktur organisasi yang terdapat
di klinik dan kendaraan yang tidak memiliki Wakil Pengawas, pengajuan surat
permintaan, surat permohonan, analisis kebutuhan pelatihan dan pengajuan
kepada Kepala Seksi HRD dilakukan seluruhnya oleh Kepala Regu. Pada Tabel 1
berikut ini adalah Tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang terdapat pada
seksi HRD.
Seperti yang terlihat pada Tabel 1, uraian pekerjaan yang terdapat pada
Seksi HRD masih bersifat umum. Uraian pekerjaan tersebut terdiri dari tanggung
jawab dan kriteria, itupun tidak semua memiliki daftar kriteria untuk dapat
melaksanakan pekerjaan. Daftar di atas juga tidak mencantumkan tugas,
wewenang, kondisi kerja, persyaratan kerja dan kualifikasi minimal yang
dibutuhkan pekerjaan.
Rancangan Pekerjaan Seksi HRD
Setelah melakukan analisis data, maka diperoleh produk analisis pekerjaan
yang memuat uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan yang dihasilkan diharapkan akan berjalan lebih efektif
dengan melakukan restrukturisasi. Penerapan analisis pekerjaan untuk penyusunan
16
formasi karyawan diterapkan dengan memperhatikan kesesuaian kualitas
karyawan dengan jenis pekerjaan.
Tabel 1. Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex Tbk
Jabatan
Kepala Seksi
HRD
Kriteria
Usia maksimal 45 tahun. Menjabat
sebagai Kepala Bagian minimal 10 tahun.
Pernah mengikuti pelatihan AMT&HRM,
ISO 9001:2008, Audit internal, dan
kepemimpinan
Kepala Unit
Kendaraan
Minimal SMA atau sederajat.
Staf
Kendaraan
Kepala Regu
Klinik
Minimal SMA atau sederajat.
Staf Klinik
Wakil
Pengawas
Satpam
Minimal
Diploma
di
bidang
keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan
K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai
perawat di Puskesmas minimal 2 tahun
dan rumah sakit daerah minimal 2 tahun.
Minimal
Diploma
di
bidang
keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan
K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai
perawat di puskesman minimal 2 tahun
dan rumah sakit daerah selama 1 tahun
Minimal SMA atau sederajat.
Kepala Unit
Satpam
Kepala Regu
Satpam
Anggota
Satpam
Minimal SMA atau sederajat.
Wakil
Pengawas
Kantin
Kepala Regu
Kantin
Staf Kantin
-
Minimal SMA atau sederajat.
Minimal SMA atau sederajat.
-
Tanggung Jawab
Mengawasi, mengkoordinir, dan mengevaluasi
kegiatan administrasi karyawan, rekrutmen hingga
penempatan, pembinaan karyawan yang bermasalah,
pelaksanaan K3, ISO 9001:2008 di lingkungan
Office, juga penerimaan dan pembinaan baik siswa
maupun mahasiswa yang melakukan penelitian atau
magang. Juga sebagai wakil perusahaan dalam
perundingan perusahaan
Mengelola supir dan kendaraan perusahaan,
mengatur anggaran operasional kendaraan, membuat
laporan perbaikan dan kerusakan kendaraan,
membantu mengantar karyawan bagian Office.
Memeriksa kondisi kendaraan, mengantar-jemput
karyawan perusahaan.
Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat
rujukan, dan memeriksa laporan kesehatan
karyawan, serta melaksanakan program K3.
Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat
rujukan, laporan kesehatan karyawan, pengajuan
obat untuk klinik, dan melaksanakan program K3.
Mengatur, mengawasi, mengawal dan menilai
kinerja anggota, serta menjamin keamanan dan
ketertiban perusahaan serta menganalisis kebutuhan
pelatihan untuk anggota.
Mengatur dan menertibkan karyawan, mengurus
administrasi satpam, menjaga keamanan perusahaan
Mengatur dan menertibkan karyawan serta anggota
di dalam perusahaan, menjaga keamanan perusahaan
Memeriksa kendaraan, karyawan dan dokumen yang
keluar dan masuk perusahaan, melaksanakan patroli
rutin, serta menjaga ketertiban lingkungan
perusahaan
Mengawasi, mengkoordinir dan mengontrol proses
penyediaan makanan di kantin perusahaan serta
mengatur administrasi kantin
Bertanggung jawab terhadap pernyediaan makanan
bagi karyawan.
Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi
karyawan, dan menjaga kebersihan sarana memasak
serta makan yang digunakan.
Sumber: Data Internal Perusahaan (2013)
Daftar tanggung jawab pekerjaan pada Tabel 1 disusun berdasarkan
keterangan yang diperoleh dari masing-masing pemegang jabatan, agar
penyusunan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sesuai dengan standarstandar yang berlaku untuk setiap pekerjaan, maka dibuat perbandingan dengan
uraian jabatan pada perusahaan lainnya. Berikut ini adalah perbandingan tanggung
jawab pekerjaan yang dilakukan di PT Unitex pada Tabel 2 dengan standar
perusahaan lainnya.
Grandtex adalah salah satu perusahaan multinasional di Bandung yang
bergerak dalam bidang tekstil. Berdasarkan Tabel 2 terdapat perbedaan tanggung
jawab pekerjaan pada kedua perusahaan, seperti tidak dilaksanakannya
perancangan sistem keamanan, pada PT Unitex, tanggung jawab tersebut
dianggap bukan sebagai tanggung jawab pokok Kepala Seksi HRD dan
17
dibebankan kepada kepala keamanan. Variansi masalah yang timbul pada jabatan
ini adalah terjadinya kesalahan informasi antar jabatan,
kurang
terdokumentasinya data-data kebutuhan dan kompetensi karyawan dan kurang
berkembangnya pengelolaan SDM perusahaan. Hal ini terlihat dari tidak adanya
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan karyawan, tidak dilakukannya penilaian
kinerja secara rutin. Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dalam
perusahaan, maka tanggung jawab tersebut ditambahkan ke dalam rancangan
pekerjaan Kepala Seksi HRD pada Lampiran 1.
Tabel 2. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD
No
Tanggung Jawab Pekerjaan
1
Menyusun rencana kerja dan anggaran bagian sesuai dengan strategi,
kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan
tercapainya sasaran.
2
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh
perusahaan.
3
Mengarahkan, menganalisa dan mengelola praktik dan prosedur remunerasi
agar paket remunerasi yang ditetapkan perusahaan kompetitif, sejalan dengan
praktik industri dan kemampuan finansial perusahaan.
4
Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program
pelatihan dan pengembangan serta memastikan tercapainya target tingkat
kemampuan dan kompetensi karyawan.
5
Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan
organisasi.
6
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan rekrutmen dan seleksi untuk
memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan.
7
Mengelola dan mengontrol aktivitas administrasi kantor, sistem informasi
SDM.
8
Mengelola mutasi dan rotasi karyawan.
9
Memberikan dukungan terhadap serikat buruh.
10
Berpartisipasi dalam rapat eksekutif, manajemen dan staf serta menghadiri
rapat dan seminar lainnya.
11
Menjaga alur kerja intra departemen dan antar departemen dengan
memberikan informasi secara jelas.
12
Memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.
13
Merencanakan dan membuat sistem pengamanan perusahaan bersama Kepala
Satpam.
14
Mendorong terciptanya hubungan kerja yang harmo
JUWITA OCTAVIANI
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Desain Pekerjaan pada Seksi
HRD PT Unitex Tbk adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing
dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber
informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak
diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar
Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, 27 Maret 2014
Juwita Octaviani
NIM H24090110
ABSTRAK
JUWITA OCTAVIANI. Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk. Dibimbing
SITI RAHMAWATI.
Perekonomian dengan sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat,
yang berkontribusi sebesar 26,33% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.
Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah PT Unitex
Tbk yang berlokasi di Bogor. PT Unitex membutuhkan desain pekerjaan yang sesuai
dengan kebutuhan saat ini agar mampu bertahan dalam persaingan global. Tujuan
dilakukannya penelitian ini adalah mengidentifikasi deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yang telah ada pada seksi HRD PT Unitex Tbk dan menganalisis desain
pekerjaan yang efektif untuk diterapkan. Data yang digunakan adalah data primer dan
data sekunder. Data primer berupa hasil wawancara melalui instrumen kuesioner,
sedangkan data sekunder diperoleh melalui peninjauan buku, internet, jurnal dan artikel
terkait. Pengambilan sampel dilakukan dengan metode judgement sampling. Uji
keabsahan data yang digunakan adalah uji dependabilitas dan uji kredibilitas, sehingga
diperoleh suatu desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan.
Kata Kunci : Analisis Pekerjaan, Desain Pekerjaan, Deskripsi Pekerjaan, Spesifikasi
Pekerjaan, Seksi HRD pada PT Unitex Tbk.
ABSTRACT
JUWITA OCTAVIANI. Jobs Design in HRD Section on PT Unitex Tbk. Supervised by
SITI RAHMAWATI.
Economy with clothing sector is still a major characteristic in West Java, which
contributed 26,33% in West Java GDP in 2011. One of company that’s engaged in
textiles in Wes Java is PT Unitex Tbk, located in Bogor. PT Unitex Tbk requires job
design in accordance with the current needs in order to survive in the global
competition. The purpose of this study is to identify job descriptions and job
specifications that have been there for each position in the HR section on PT Unitex
Tbk as well as analyzing the design of effective work to be applied. The data used are
primary data and secondary data. The primary data of the interview through a
questionnaire instrument, while the secondary data obtained through a review of books,
internet, journals and related articles. Sampling was done by judgement sampling
method. Test the validity of the data used is the dependability and credibility test, in
order to obtain an effective job design and efficient to implement.
Keywords: Job Analysis, Job Design, Job Description, Job Specification, HRD section
on PT Unitex Tbk.
DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX TBK
JUWITA OCTAVIANI
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar
Sarjana Ekonomi pada
Departemen Manajemen
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Judul Penelitian : Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk
Nama
: Juwita Octaviani
NIM
: H24090110
Disetujui oleh
Dra Siti Rahmawati, MPd
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Mukhamad Najib, STP, MM.
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala
karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam
penelitian yang dilaksanakan sejak bulan April 2013 ini ialah desain pekerjaan, dengan
judul Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk .
Terima kasih penulis ucapkan kepada Dra. Siti Rahmawati, MPd. selaku dosen
pembimbing. Di samping itu, terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak
Sukoco selaku HRD PT Unitex Tbk beserta seluruh karyawan PT Unitex Tbk yang
telah membantu selama pengumpulan data. Ungkapan terima kasih juga disampaikan
kepada ayah, ibu, seluruh keluarga, serta teman-teman atas segala doa dan dukungan
semangatnya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, 27 Maret 2014
Juwita Octaviani
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ x
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... x
PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
3
Tujuan Penelitian
3
Manfaat Penelitian
3
Ruang Lingkup Penelitian
3
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................... 3
Audit Organisasi
3
Struktur Organisasi
5
Analisis Pekerjaan
5
Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
7
Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
8
Desain Pekerjaan (Job Design)
9
Penelitian Terdahulu
10
METODE PENELITIAN ............................................................................................... 10
Kerangka Pemikiran Penelitian
10
Lokasi dan Waktu Penelitian
11
Jenis dan Sumber Data
11
Metode Pengambilan Sampel
12
Metode Pengumpulan Data
12
Pengolahan dan Analisis Data
12
HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................................... 13
Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD
13
Rancangan Pekerjaan Seksi HRD
15
Pengujian Keabsahan Temuan dan Efektivitas Desain
24
Implikasi Manajerial
25
SIMPULAN DAN SARAN............................................................................................ 26
Simpulan
26
Saran
26
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 27
LAMPIRAN ................................................................................................................... 28
RIWAYAT HIDUP ........................................................................................................ 49
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Klinik
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Klinik
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kantin
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kendaraan
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kendaraan
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan
Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan
16
17
18
19
19
20
21
21
22
23
DAFTAR GAMBAR
1 Hasil penilaian kinerja Seksi HRD
2 Kerangka pemikiran penelitian
3 Struktur organisasi Office
4 Struktur organisasi Office di lapangan
5 Diagram alir proses pelatihan seksi HRD
6 Struktur organisasi (hasil restrukturisasi) Seksi HRD
7 Alur implikasi manajerial
2
11
14
14
15
24
26
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Rancangan pekerjaan Kepala Seksi HRD
Rancangan pekerjaan Kepala Klinik
Rancangan pekerjaan Staf Klinik
Rancangan pekerjaan Kepala Kantin
Rancangan pekerjaan Staf Kantin
Rancangan pekerjaan Kepala Kendaraan
Rancangan pekerjaan Staf Kendaraan
Rancangan pekerjaan Kepala Keamanan
Rancangan pekerjaan Anggota Keamanan
Rancangan pekerjaan Wakil Kepala Seksi HRD
29
31
33
35
37
39
41
43
45
47
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Setiap organisasi dituntut untuk memperoleh berbagai faktor penting terkait
keberhasilannya, salah satunya adalah sumber daya manusia (SDM). Untuk
menghasilkan SDM yang efektif dan efisien, organisasi perlu melakukan
perencanaan dan penilaian SDM yang tepat sasaran, salah satu hal yang dapat
dilakukan adalah dengan melaksanakan audit manajemen SDM. Audit manajemen
SDM (Rivai 2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap programprogram audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai pemeriksaan
kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu
departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan
SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau
perbaikan. Audit manejemen SDM terbagi atas empat area, yaitu audit strategi
perusahaan, fungsi SDM, kepatuhan dan iklim SDM (Bohlander, Sherman, Snell
2001). Penelitian ini memfokuskan pada audit strategi perusahaan, dilihat dari
kesesuaian struktur organisasi dan fungsi SDM dengan strategi perusahaan.
Pada fungsi perencanaan SDM diperlukan suatu analisis pekerjaan. Analisis
pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama
dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.
Produk akhir dari analisis pekerjaan adalah deskripsi tertulis dari persyaratan
aktual pekerjaan, dengan menganalisis suatu pekerjaan akan diketahui tugas-tugas
apa yang akan akan dilakukan dalam pekerjaan itu, kompetensi-kompetensi yang
harus dikuasai untuk menduduki posisi itu (Simamora, 2004). Sedangkan desain
pekerjaan adalah pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab
ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif. Ada tiga alasan pokok pentingnya
desain pekerjaan dilakukan, yaitu desain pekerjaan mempengaruhi kinerja dari
pekerjaan tertentu, mempengaruhi kepuasan kerja dan mempengaruhi kesehatan
fisik dan mental karyawan.
Perekonomian pada sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat
setelah mesin pesawat mekanik yang berkontribusi 32,47%, tekstil dan produk
tekstil memberikan kontribusi sebesar 26,33% yang disusul oleh produk plastik
dan karet sebesar 9,65% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.
Cukup tingginya kontribusi sektor tekstil dan produk tekstil dalam pembentukan
PDRB Jawa Barat menggambarkan bahwa sektor ini masih menjadi andalan
utama bagi provinsi Jawa Barat (BPS Jawa Barat, 2011).
Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah
PT Unitex Tbk, yaitu sebuah perusahaan kerjasama Indonesia – Jepang yang
bergerak di bidang tekstil terpadu yang mengolah bahan baku kapas dan polyester
menjadi benang dan bahan jadi kain. Perusahaan ini mendapat peringkat biru
dalam program penilaian peringkat kinerja perusahaan dalam pengelolaan
lingkungan hidup (PROPER) 2011 dari Kementrian Lingkungan Hidup dan
menyumbang 3,05% dari total produksi tekstil Jawa Barat (Laporan tahunan PT
Unitex, 2011).
2
PT Unitex terdiri atas sembilan divisi, yaitu Office, Spinning, Weaving,
Dyeing, Technical Production, Guarantee of Quality, Utility, BKP, dan
Marketing. Divisi Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan,
dan umum. Struktur organisasi divisi Office termasuk departementalisasi jenis
fungsional, jenis ini memiliki keunggulan berupa berupa efisiensi dari
pengumpulan spesialisasi yang serupa, koordinasi dalam bidang fungsional dan
spesialisasi yang makin terasah. Kelemahan dari struktur ini adalah minimnya
komunikasi antara berbagai bidang fungsional dan terbatasnya sudut pandang
sasaran organisasi (Robbins, 2010).
Seksi HRD sebagai seksi yang bertanggung jawab atas SDM perusahaan
secara keseluruhan dianggap perlu melakukan desain ulang pekerjaan untuk
meningkatkan efisiensi dan kinerja karyawan. Gambar 1 adalah hasil penilaian
kinerja Seksi HRD PT Unitex tahun 2009-2011.
Jumlah Karyawan
50
40
30
2009
20
2010
10
2011
0
A (Sangat Baik)
B (Baik)
C (Cukup)
D (Kurang)
Nilai Kinerja Karyawan
Gambar 1. Hasil penilaian kinerja karyawan Office PT Unitex Tbk 2009-2011
Berdasarkan Gambar 1 diketahui, kinerja karyawan Seksi HRD mengalami
penurunan selama tiga tahun terakhir. Penurunan kinerja saat itu terjadi bersamaan
dengan turunnya jumlah karyawan Seksi HRD, di tahun 2009 berjumlah 65 dan
menjadi 54 di tahun 2011. Penurunan jumlah karyawan dengan jumlah pekerjaan
yang sama menyebabkan tidak maksimalnya kinerja karyawan. Belum
terdapatnya deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, terjadinya tumpang tindih
tanggung jawab dan menurunnya jumlah karyawan ikut andil dalam penurunan
kinerja seksi HRD.
Seksi HRD belum pernah melakukan analisis pekerjaan sebelumnya. Hal
tersebut menyebabkan belum terdapatnya pembagian kerja yang jelas untuk
karyawan yang berdampak pula pada terjadinya overlapping pekerjaan pada
perusahaan ini. Belum terdapatnya analisis pekerjaan juga menyebabkan tidak
adanya dokumentasi pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan yang terdapat
dalam perusahaan. Perusahaan harus melakukan pelatihan kepada karyawan yang
baru direkrut. Persaingan global menuntut setiap organisasi untuk dapat bergerak
cepat mengikuti perubahan, dengan harus melaksanakan pelatihan terhadap
karyawan baru karena tidak adanya analisis pekerjaan menyebabkan perusahaan
tidak efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu desain pekerjaan untuk dapat
meningkatkan efisiensi pada seksi HRD.
3
Perumusan Masalah
Perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa SDM yang kompeten di
dalamnya, agar SDM dapat bekerja dengan baik diperlukan desain pekerjaan yang
efektif dan efisien yang dapat diimplementasikan di perusahaan, dalam hal ini
pada seksi HRD PT Unitex Tbk. Untuk itu, berikut ini diajukan pertanyaan yang
dapat menjawab permasalahan tersebut.
1. Bagaimana deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada Seksi
HRD PT Unitex Tbk ?
2. Bagaimana desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan pada
Seksi HRD PT Unitex Tbk ?
Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada
Seksi HRD PT Unitex Tbk.
2. Memberikan alternatif desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk
diterapkan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk.
Manfaat Penelitian
1. Bagi perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan gambaran mengenai
analisis pekerjaan serta desain pekerjaan yang efektif dan efisien guna
meningkatkan daya saing perusahaan, serta mampu memberikan kemudahan
dalam pelaksanaan Manajemen SDM terkait dengan perekrutan, penilaian
kinerja, kompensasi juga dalam pelatihan dan pengembangan.
2. Bagi ilmu pengetahuan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan referensi informasi untuk
penelitian selanjutnya
Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini memfokuskan pada identifikasi pekerjaan-pekerjaan dalam
serangkaian aktivitaspada Seksi HRD PT Unitex Tbk melalui analisis deskriptif
kualitatif.
TINJAUAN PUSTAKA
Audit Organisasi
Audit manajemen atau organisasi (Siagian, 2004) adalah suatu instrumen
ilmiah yang diperuntukkan bagi manajemen puncak. Audit manajemen SDM
4
menurut Rivai (2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap
program-program audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai
pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam
suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatankegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan
atau perbaikan. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi
SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari
perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan evaluasi kinerja SDM.
Audit manajemen SDM terdiri atas beberapa area, yaitu:
1. Audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas
dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka
auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian
mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut.
Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab
tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai.
Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian
dicari solusinya.
2. Audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan
terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM.
Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka artinya
perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan
dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam
kerja, aturan UMR, dan lainnya.
3. Audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai
dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan
dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan
pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.
4. Audit strategi perusahaan. Melalui audit strategi, maka perusahaan akan mampu
melakukan analisa yang menentukan strategi perusahaan ke depan dan
bagaimana seluruh aktivitas dan fungsi SDM berjalan sejalan dengan strategi
perusahaan.
Manfaat Audit Organisasi
Manfaat dari audit organisasi ini antara lain yaitu:
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.
2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara
karyawan departemen SDM.
4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM.
5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.
6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.
7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.
8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif.
9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan
didalam departemen SDM.
Tujuan Audit Organisasi
Menurut Rivai, audit organisasi bertujuan untuk:
5
1.
2.
3.
4.
Menilai efektifitas SDM.
Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.
Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk
pelaksanaan perbaikan tersebut.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi (Robbins dan Coutler, 2010) adalah pengaturan
pekerjaan secara formal dalam organisasi. Departementalisasi adalah uapaya
membagi-mbagikan pekerjaan secara fungsional yang mempunyai spesifikasi
tertentu, sifat dan batasan wewenang tertentu serta sarana yang digunakan dalam
satu kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.Departementalisasi memberikan batas kekuasaan dan tanggungjawab
pada setiap departemen yang akan dibentuk sehingga memudahkan karyawan
dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan pembagian kerja. Keuntungan adanya
departementalisasi adalah adanya kemudahan dalam melaksanakan koordinasi.
Karena setiap fungsi dan pembagian kerja yang dilakukan telah memberikan
fungsi dan ruang lingkup pekerjaan yang jelas.
Departemenisasi dilakukan berdasarkan kebutuhan sebagai berikut:
1. Departementalisasi atas dasar wilayah. Dilakukan atas dasar porsi kekuasaan
dan wilayah operasi atau daerah geografis
2. Departementalisasi atas dasar produk. Didasarkan atas jenis-jenis produk yang
dihasilkan oleh perusahaan
3. Departementalisasi atas dasar pelanggan.
Didasarkan atas pembagian
kelompok menjadi pelanggan perusahaan atau orang yang membeli barang
yang dijual oleh perusahaan.
4. Departementalisasi atas dasar fungsi organisasi. Mengelompokan fungsi-fungsi
yang sama atau sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
5. Departementalisasi atas dasar divisi. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan
divisi-divisi yang ada.
6. Departementalisasi atas dasar proses. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan
proses produksi.
7. Departementalisasi atas dasar matriks, merupakan penggabungan
departementalisasi fungsional dan produk.
Analisis Pekerjaan
Brannick (2002) menjelaskan bahwa analisis pekerjaan meliputi sejumlah
kegiatan yang diarahkan untuk menemukan, memahami, dan menjelaskan apa
yang orang lakukan di tempat kerja. Simamora (2004) berpendapat analisis
pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama
dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.
Mondy (2008) mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai proses sistematis untuk
6
menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang
dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dapat teridentifikasi.
Berdasarkan definisi tersebut, maka analisis pekerjaan merupakan suatu
proses sistematis dimulai dari pengumpulan, analisis, hingga informasi akhir
mengenai suatu jabatan secara tertulis sesuai kebutuhan suatu pekerjaan dengan
desain pekerjaan sebagai hasil akhir dari analisis pekerjaan.
Prinsip-prinsip dan Syarat-syarat Analisis Pekerjaan
Moekijat (1999) menjelaskan terdapat prinsip-prinsip dalam analisis jabatan,
yaitu :
1. Analisis pekerjaan hendaknya memberikan semua fakta penting yang
berhubungan dengan pekerjaan.
2. Analisis pekerjaan tunggal hendaknya dapat memberikan fakta-fakta yang
diperlukan untuk bermacam-macam tujuan.
3. Analisis pekerjaan hendaknya sering ditinjau kembali dan apabila perlu
diperbaiki.
4. Analisis pekerjaan hendaknya dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan mana
yang paling penting diantara beberapa unsur lainnya dalam tiap pekerjaan.
5. Analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan informasi yang teliti dan
dapat dipercaya.
Mangkuprawira (2004), syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang
diperlukan meliputi :
1. Harus dinamis dan sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal
dan internal.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan
efisien-efektif.
3. Pelaksana analisis pekerjaan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman
yang memadai.
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
Tujuan Analisis Pekerjaan
Menurut Mondy (2008), tujuan analisis pekerjaan adalah memberikan
jawaban atas enam pertanyaan penting, yaitu:
1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?
3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?
5. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut?
Analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan
tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya,
pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja di mana
pekerjaan tersebut dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan dikumpulkan, dianalisis, dan
dicatat, sesuai dengan apa adanya pekerjaan tersebut, dan bukan bagaimana
seharusnya pekerjaan tersebut.
7
Manfaat Analisis Pekerjaan
Dessler (2006) menyatakan bahwa informasi analisis pekerjaan adalah dasar
dari aktivitas manajemen SDM yang saling terkait, antara lain.
1. Perekrutan dan Penyeleksian. Analisis pekerjaan memberikan informasi
mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan
untuk melakukan aktivitas ini. Informasi dapat berupa deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan.
2. Kompensasi. Analisis pekerjaan digunakan untuk memperkirakan nilai dari
setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Kompensasi bergantung pada
keterampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut,
tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan
seterusnya.
3. Penilaian Prestasi. Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan
prestasi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan.
4. Pelatihan. Deskripsi pekerjaan harus member gambaran tentang aktivitas,
keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut.
5. Menentukan Kewajiban yang Tidak Ditugaskan. Analisis pekerjaan juga dapat
membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.
Menurut Sirait (2006), manfaat analisis pekerjaan yaitu :
1. Digunakan sebagai data untuk menyusun uraian pekerjaan (job description).
2. Digunakan sebagai data untuk menyusun spesifikasi (syarat khusus) pekerjaan
(job specification).
3. Dijadikan bahan untuk menetapkan standar pencapaian hasil kerja (job
performance standard).
4. Digunakan untuk menetapkan materi latihan, baik untuk pegawai baru maupun
pegawai lama.
5. Digunakan untuk menempatkan pegawai dalam suatu jabatan sehingga sesuai
dengan minat dan kemampuan.
6. Digunakan untuk bahan penciptaan rencana pengembangan potensi-potensi
pegawai.
7. Digunakan untuk penetapan imbalan bagi pemegang jabatan secara lebih adil.
Tahap Analisis Pekerjaan
Dessler (2006) menyatakan ada enam langkah dalam melakukan analisis
pekerjaan.
1. Menentukan penggunaan informasi analisis pekerjaan.
2. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang.
3. Memilih posisi yang akan dianalisis.
4. Mengumpulkan data analisis pekerjaan.
5. Meninjau kembali informasi tersebut dengan partisipan.
6. Mengembangkan sebuah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Lewinfer (2005) dikutip Mondy (2008) menyatakan bahwa deskripsi
pekerjaan harus memberikan pernyataan yang ringkas mengenai apa yang
diharapkan untuk dikerjakan para karyawan, bagaimana mereka mengerjakannya,
8
dan kondisi-kondisi dimana tugas-tugas dijalankan. Mondy (2008) berpendapat
bahwa deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang memberikan informasi
berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari
suatu pekerjaan.
Menurut Dessler (2006), tidak ada format standar untuk menuliskan
deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar deskripsi berisi bagian :
1. Identifikasi Pekerjaan. Berupa jabatan pekerjaan yang menyebutkan nama
pekerjaan, tanggal deskrispsi pekerjaan ditulis, siapa yang menulisnya, pihak
yang menyetujui deskripsi tersebut, dan lokasi dari pekerjaan tersebut seperti
perusahaan/divisi, departemen/bagian, juga tingkatan/level pekerjaan.
2. Ringkasan Pekerjaan yang menjelaskan sifat umum pekerjaan tersebut beserta
fungsi dan aktivitas utamanya.
3. Tanggung jawab dan kewajiban. Bagian ini berisis daftar tanggung jawab dan
kewajiban utama pekerjaan tersebut, yang mendefinisikan batas dari otoritas
job holder, termasuk otoritas pembuatan keputusan milik orang tersebut,
pengawasan langsung dari personel lain, dan pembatasan anggaran.
4. Otoritas pemegang pekerjaan (Job Holder). Otoritas ini merupakan hak kuasa
yang dimiliki oleh pemegang pekerjaan. Batas-batas otoritas perlu dimasukkan
ke dalam deskripsi pekerjaanagar pemegang pekerjaan tidak melakukan
pelanggaran.
5. Standar prestasi.
6. Kondisi kerja.
7. Spesifikasi pekerjaan.
Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Simamora (2004) menjelaskan, spesifikasi pekerjaan adalah sebuah daftar
pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki
oleh individu untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ia menyebutkan bahwa
pengertian dari bagian-bagian spesifikasi pekerjaan sebagai berikut:
1. Pengetahuan (mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan
bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil)
2. Keahlian (tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu)
3. Kemampuan (merujuk pada kapabilitas umum yang dimiliki oleh karyawan
secara individual)
4. Karakteristik lainnya (dapat berupa tindak-tanduk, kepribadian seperti motivasi
pencapaian atau ketekunan)
Pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya itu
merupakan kompetensi yang dimiliki individu dalam menunaikan tugas
pekerjaannya. Kompetensi adalah karakteristik dasar yang dapat dihubungkan
dengan peningkatan kinerja individu atau tim. Karakteristik seseorang yang tidak
dapat diamati secara langsung. Karakteristik itu hanya dapat diamati ketika
individu menjalankan tugas dan tanggung jawab dari pekerjaannya.
Rivai (2004) menuliskan spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik atau
syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu
pekerjaan. Secara lengkap spesifikasi pekerjaan dapat diartikan sebagai
persyaratan pengetahuan, keterampilan atau keahlian, kemampuan mental dan
9
fisik serta sifat-sifat kepribadian tertentu yang disyaratkan kepada karyawan untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu secara fisik, efektif, efisien, dan produktif.
Desain Pekerjaan (Job Design)
Mathis (2004) berpendapat job design adalah pengorganisasian tugas-tugas,
wewenang dan tanggung jawab ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif.
Menurut Rivai (2009), dalam desain pekerjaan ada tiga hal yang harus
diperhatikan, seperti rancangannya harus mencerminkan pemenuhan tuntutan
lingkungan, mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal, dan para
pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik. Desain pekerjaan yang
baik akan memberikan hasil pada efektivitas, produktivitas, dan kepuasan yang
tinggi.
Jika analisis pekerjaan telah dilaksanakan, deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan juga sudah tersedia, maka organisasi dapat menggunakan informasi
tersebut untuk melakukan desain pekerjaan baru atau desain ulang pekerjaannya.
Filosofi dan Pendekatan Desain Pekerjaan
1. Scientific management, mengembangkan desain pekerjaan menurut aspek
efisiensinya untuk kegiatan produksi. Pendekatan yang digunakan adalah
simplifikasi pekerjaan dan perluasan pekerjaan.
2. Human relation philosophy, reaksi terhadap scientific management yang dinilai
mengabaikan aspek-aspek manusiawi pekerjaan. Tujuan utamanya berupa
melakukan pengujian tentang variasi kondisi kerja yang mempengaruhi
produktivitas. Pendekatan yang dipakai adalah tim kerja.
3. Work characteristic approach, yaitu pendekatan terhadap desain pekerjaan
yang fokus pada interaksi fisiologis antara karyawan dan pekerjaannya. Model
ini mengidentifikasi lima aspek yaitu, skill variety, task identity, task
significance, autonomy dan feedback. Teknik desain pekerjaan yang sesuai
adalah pemerkayaan pekerjaan.
4. High performance work system, yaitu pendekatan sosioteknis terhadap desain
pekerjaan, mengangkat pentingnya sosiologi tempat kerja dan pencapaian
produktivitas melalui penataan pekerjaan yang mengoptimalkan aspek
teknologis. Pendekatan yang digunakan adalah tim.
Simamora (1999) dalam desain pekerjaan ada beberapa teknik yang
digunakan, yaitu :
1. Penyederhanaan pekerjaan (job simplification) adalah membagi pekerjaan ke
dalam tugas-tugas yang sederhana dan berulang-ulang yang memaksimalkan
efisiensi. Simplifikasi pekerjaan dapat memanfaatkan pekerjaan secara lebih
efektif guna menghasilkan produk yang terstandarisasi.
2. Rotasi pekerjaan (job rotation), yaitu memindahkan karyawan dari suatu posisi
ke posisi lain dalam perusahaan, ini memungkinkan karyawan mempelajari
tugas-tugas, fungsi dan keterampilan baru dari setiap unit kerja dalam sebuah
perusahaan.
3. Perluasan pekerjaan (job enlargement), yaitu menambah lebih banyak tugas
yang berkaitan dan berada dalam satu level pekerjaan ke dalam sebuah
pekerjaan.
10
4. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment), yaitu merancang pekerjaan dengan
cara meningkatkan tanggung jawab, otonomi, dan kendali bagi para pemangku
jabatan.
5. Tim kerja, yaitu sekelompok karyawan yang diminta ntuk merampungkan
sebuah tugas besar dalam bentuk penugasan khusus dari perusahaan.
6. Kelompok kerja otonom, yaitu tim kerja yang diberikan tugas khusus dan
kendali atas pencapaian tujuan tersebut.
7. Lingkaran-lingkaran mutu, yaitu sekelompok karyawan dan penyelia yang
bertemu secara rutin guna membahas masalah-masalah mutu beserta solusinya.
Penelitian Terdahulu
Penelitian ini merujuk pada penelitian Hamdani (2006) dalam Analisis
Hubungan Desain Pekerjaan dengan Kepuasan Kinerja Karyawan pada
Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Penelitian ini bertujuan
untuk mengidentifikasi desain pekerjaan yang terdapat pada Departemen
Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, mengetahui kepuasan karyawan pada
Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, dan menganalisis
hubungan antara desain pekerjaan dengan kepuasan karyawan Departemen
Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Metode yang digunakan pada
penelitian ini adalah analisis deskriptif dan uji korelasi Rank Spearman. Hasil dari
penelitian ini adalah, Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia
menerapkan desain pekerjaan otonom, yang terlihat dari tingkat keanekaragaman
keterampilan yang tinggi pada pekerjaan-pekerjaan Departeman Penerbitan PT
Yudhistira Ghalia Indonesia. Tingkat kepuasan kerja karyawan berada pada level
sedang dan desain pekerjaan dengan kepuasan kerja berkorelasi sedang dan nyata
dengan nilai koefisien korelasi sebesar 0,514.
Artiningsih (2007) dalam Desain Analisa Jabatan PT Bunga Wangsa Sejati
Jawa Timur Park. Penelitian ini bertujuan untuk pengembangan desain analisa
jabatan yang efektif di PT Bunga Wangsa Sejati Jawa Timur Park. Analisis yang
digunakan pada penelitian ini adalah analisis kualitatif menggunakan uji
kredibilitas dan dependibilitas. Hasil dari penelitian ini adalah terbentuknya
desain pekerjaan baru yang memuat persyaratan jabatan, deskripsi jabatan yang
spesifik dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan.
METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di PT Unitex Tbk yang berlokasi di Jalan Raya
Tajur No. 1 Bogor 1600, penelitian berlangsung selama bulan April–Mei 2013.
Penelitian dimulai dengan penyusunan informasi mengenai deskripsi pekerjaan
dan permasalahan yang ada di Seksi HRD, selain itu dikumpulkan juga informasi
mengenai struktur organisasi perusahaan saat ini. Pengumpulan data dilakukan
11
dengan wawancara dan observasi hingga dihasilkan deskripsi pekerjaan yang
dimiliki perusahaan saat ini. Setelah diperoleh data-data, dilakukan analisis data
dengan mereduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan, kemudian
dihasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai dan diuji keabsahannya
dengan uji kredibilitas, dependabilitas dan kesesuaian dengan tujuan dilakukannya
analisis pekerjaan yaitu menganalisis desain pekerjaan yang efektif untuk
diterapkan seluruh karyawan dalam aktivitas pelatihan pada seksi HRD.Alur
kerangka pemikiran penelitian tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.
Ket.:--- : Batasan penelitian
Gambar 2. Kerangka Pemikiran Penelitian
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada bulan April-Mei 2013 bertempat di PT Unitex,
Jalan Raya Tajur No. 1, Bogor 16000.
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer bersifat kualitatif diperoleh langsung dari perusahaan baik
dari manajemen perusahaan maupun karyawan pemegang jabatan di Seksi HRD,
dengan observasi langsung dan metode wawancara dengan menggunakan
12
kuesioner. Data sekunder diperoleh dari data internal perusahaan, buku, internet,
dan artikel yang terkait.
Metode Pengambilan Sampel
Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah
non–probability sampling, yaitu pengambilan sampel yang tidak memberikan
peluang yang sama bagi setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi
sampel. Teknik sampling adalah teknik pengambilan sampel. Teknik yang
digunakan dalam penelitian ini adalah judgement sampling, yaitu pengambilan
sampel dengan pertimbangan tertentu. Dalam hal ini, seseorang diambil menjadi
sampel karena dianggap bahwa seseorang tersebut mampu memberikan informasi
yang diperlukan bagi penelitian.
Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data mengenai analisis pekerjaan dilakukan dengan beberapa
cara, yaitu :
1. Observasi
Observasi adalah kegiatan pengamatan yang melibatkan perhatian terhadap
suatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra. Jenis observasi yang
digunakan adalah partisipasi aktif, dimana peneliti ikut melakukan apa yang
dilakukan oleh narasumber dalam aktivitas sumber data, tetapi tidak
sepenuhnya lengkap. Observasi digunakan untuk menggali data yang tampak,
seperti peralatan dan perlengkapan kerja yang digunakan serta kondisi kerja
yang dibutuhkan.
2. Wawancara
Jenis wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, dimana
pewawancara tidak menggunakan pedoman terstruktur, tetapi menggunakan
garis besar permasalahan sebagai pedoman wawancara, dan wawancara dengan
instrumen kuesioner. Wawancara digunakan untuk memperoleh data mengenai
tugas dan kewajiban serta spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan Data
Uji keabsahan data dalam penelitian, seringkali hanya ditekankan pada uji
validitas dan reliabilitas. Kriteria utama terhadap data hasil penelitian dalam
penelitian kuantitatif adalah valid dan reliabel. Dalam penelitian kualitatif, uji
validitas dikenal dengan uji kredibilitas, sedangkan uji reliabilitas dikenal dengan
uji dependabilitas. Uji kredibilitas adalah derajat kepercayaan terhadap data hasil
penelitian, sedangkan uji dependabilitas adalah derajat kebergantungan yang dapat
tercapai jika terjadi pengulangan penelitian dalam kondisi yang sama akan
meghasilkan data yang serupa.
Teknik yang digunakan untuk uji kredibilitas antara lain :
1. Ketekunan pengamatan (pengamatan dilakukan dengan cermat dan
berkesinambungan).
13
2. Triangulasi sumber data (mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa
sumber).
3. Triangulasi teknik pengumpulan data (mengecek data kepada sumber yang
sama dengan teknik berbeda).
Uji dependabilitas dilakukan dengan audit terhadap keseluruhan proses
penelitian. Auditor penelitian ini adalah dosen pembimbing penelitian dan
pimpinan HRD PT Unitex Tbk.
Analisis Data
Analisis data deskriptif kualitatif bertujuan menggambarkan keadaan yang
ada di lapangan, analisisis data pada penelitian ini terdiri atas tahapan :
1. Reduction Data (Data Reduksi)
Data yang diperoleh di lapangan jumlahnya cukup banyak, sehingga peru
dicatat secara teliti dan rinci. Reduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal
pokok, fokus pada hal-hal penting.
2. Data Display (Penyajian Data)
Dalam penelitian kuantitatif, data disajikan dalam bentuk tabel, grafik, pie
chart dan lainnya. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data berupa uraian
singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.
3. Conclusion Drawing/Verification
Mengambil kesimpulan dari data yang telah diolah untuk mendapatkan suatu
jawaban. Pada tahap ini kesimpulan dibuat untuk menjawab permasalahan
sehingga menghasilkan gambaran yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami
mengenai bentuk usulan desain pekerjaan pada PT Unitex Tbk.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD
Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan, dan umum.
Struktur organisasi Office termasuk departementalisasi jenis fungsional, yaitu
departementalisasi berdasarkan kesamaan fungsi atau aktivitas pekerjaan.
Berdasarkan hasil wawancara dan dokumentasi mengenai struktur organisasi dan
deskripsi pekerjaan, deskripsi pekerjaan dari Office PT Unitex masih bersifat
umum dan sederhana. Hal ini terlihat dari belum adanya pembagian kerja dan
pencantuman spesifikasi pekerjaan secara jelas. Uraian pekerjaan yang ada hanya
berupa alur proses, peraturan kerja dan daftar tanggung jawab, sementara siapa
karyawan yang harus mengerjakan setiap tahapannya belum diatur dengan jelas,
selain itu, tidak semua jabatan dalam Office memiliki uraian pekerjaan. Tidak
meratanya jumlah level jabatan pada struktur juga menyebabkan tidak meratanya
tanggung jawab yang dilaksanakan setiap jabatan. Gambar 3 adalah struktur
organisasi pada Office PT Unitex.
14
Presiden Direktur
Advisor Keuangan
Direktur Umum & HRD
Kepala Bagian
Kepala Seksi
Keuangan
Kepala Seksi
Umum
Wakil Pengawas
Keuangan
Wakil Pengawas
Umum
Kepala Seksi HRD
Wakil Pengawas
Kantin
Wakil Pengawas
Keamanan
Kepala Unit
Keuangan
Staf Keuangan
Ket. :
Kepala Unit
Kendaraan
Staf IT
Staf Umum
Kepala Regu
Kantin
Kepala Regu
Klinik
Staf Kantin
Staf Klinik
Kepala Unit
Keamanan
Kepala Regu
Keamanan
Staf Kendaraan
Anggota
Keamanan
: Struktur seksi HRD
Gambar 3. Struktur organisasi Office PT Unitex Tbk (2012)
Terdapat perbedaan struktur yang terdapat pada dokumen dengan yang
terjadi di lapangan. Pada struktur organisasi yang terdapat dalam dokumen
perusahaan diketahui bahwa tidak ada koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf
Umum dengan Kepala Seksi HRD, tetapi fakta di lapangan terlihat adanya
koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf Umum dalam aktivitas pelatihan
karyawan yang tidak terdaftar dalam uraian pekerjaan Seksi Umum. Gambar 4
adalah struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan.
Presiden Direktur
Direktur Umum & HRD
Advisor Keuangan
Kepala Bagian
Kepala Seksi
Keuangan
Kepala Seksi
Umum
Wakil Pengawas
Keuangan
Wakil Pengawas
Umum
Kepala Seksi HRD
Wakil Pengawas
Kantin
Wakil Pengawas
Keamanan
Kepala Unit
Kendaraan
Kepala Unit
Keuangan
Staf Keuangan
Ket. :
Staf IT
Staf Umum
Kepala Regu
Kantin
Kepala Regu
Klinik
Staf Kantin
Staf Klinik
Kepala Unit
Keamanan
Kepala Regu
Keamanan
Staf Kendaraan
Anggota
Keamanan
: Struktur seksi HRD
Gambar 4. Struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan (2013)
Seksi Umum adalah seksi yang bertanggung jawab atas impor barang,
perizinan perusahaan, tenaga asing, pelaksanaan audit, pelaksanaan ISO
9001:2008, dan pembayaran gaji karyawan. Meskipun pelaksanaan pelatihan
karyawan tidak termasuk dalam tanggung jawab Seksi Umum, Wakil Pengawas
dan Staf Umum selalu membantu pelaksanaan program pelatihan karena
terbatasnya SDM yang dimiliki oleh Seksi HRD.
Aktivitas pelatihan termasuk aktivitas rutin yang dilakukan oleh perusahaan,
tidak hanya dilakukan untuk mendapatkan pengetahuan baru, tetapi juga karena
15
belum lengkapnya dokumentasi pekerjaan yang dimiliki perusahaan. Belum
lengkapnya deskripsi pekerjaan mengakibatkan tidak jelasnya dokumentasi
mengenai pekerjaan-pekerjaan sebelumnya. Jika karyawan tidak masuk, atasan
langsung di atasnya yang akan mengambil alih dan jika terjadi pergantian
karyawan, atasan langsung jabatan tersebut bertanggung jawab atas pelatihan
kepada karyawan baru hingga ia dapat melaksanakan tanggung jawab
pekerjaannya. Hal ini dianggap tidak efisien dan memakan waktu, karena setiap
ada karyawan baru, perusahaan akan melakukan pelatihan dari awal. Diagram alir
pelatihan dijelaskan pada Gambar 5.
Kepala Regu
Surat permintaan
Kepala Unit
1. ACC Surat
permintaan
2. Pengajuan surat
permohonan
Wakil Pengawas
Analisis
kebutuhan
pelatihan
HRD
1. Persetujuan
2. Penganggaran
3. Penjadwalan
4. Penyusunan peserta
Gambar 5. Diagram alir proses pelatihan seksi HRD
Berdasarkan Gambar 5 dapat dilihat bahwa terjadi dua kali pengajuan surat
permintaan terhadap pelatihan, yaitu oleh Kepala Regu dan Kepala Unit,
sedangkan Wakil Pengawas hanya bertugas untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan dan mengajukan ke Kepala Seksi HRD. Seksi HRD sendiri bertugas
untuk pemberian persetujuan, penganggaran, penjadwalan dan penyusunan peserta.
Dalam penyusunan peserta pelatihan yang terdapat pada gambar 4, terlihat tidak
adanya koordinasi antara Wakil Pengawas dengan Kepala Seksi HRD, padahal
pengaturan jadwal kerja staf adalah tanggung jawab Wakil Pengawas, bukan
Kepala Seksi HRD. Selain itu, tidak sesuainya diagram alir dengan struktur
organisasi yang ada menyebabkan alur pelatihan yang terjadi di lapangan tidak
mengikuti diagram alir tersebut. Contohnya pada struktur organisasi yang terdapat
di klinik dan kendaraan yang tidak memiliki Wakil Pengawas, pengajuan surat
permintaan, surat permohonan, analisis kebutuhan pelatihan dan pengajuan
kepada Kepala Seksi HRD dilakukan seluruhnya oleh Kepala Regu. Pada Tabel 1
berikut ini adalah Tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang terdapat pada
seksi HRD.
Seperti yang terlihat pada Tabel 1, uraian pekerjaan yang terdapat pada
Seksi HRD masih bersifat umum. Uraian pekerjaan tersebut terdiri dari tanggung
jawab dan kriteria, itupun tidak semua memiliki daftar kriteria untuk dapat
melaksanakan pekerjaan. Daftar di atas juga tidak mencantumkan tugas,
wewenang, kondisi kerja, persyaratan kerja dan kualifikasi minimal yang
dibutuhkan pekerjaan.
Rancangan Pekerjaan Seksi HRD
Setelah melakukan analisis data, maka diperoleh produk analisis pekerjaan
yang memuat uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan yang dihasilkan diharapkan akan berjalan lebih efektif
dengan melakukan restrukturisasi. Penerapan analisis pekerjaan untuk penyusunan
16
formasi karyawan diterapkan dengan memperhatikan kesesuaian kualitas
karyawan dengan jenis pekerjaan.
Tabel 1. Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex Tbk
Jabatan
Kepala Seksi
HRD
Kriteria
Usia maksimal 45 tahun. Menjabat
sebagai Kepala Bagian minimal 10 tahun.
Pernah mengikuti pelatihan AMT&HRM,
ISO 9001:2008, Audit internal, dan
kepemimpinan
Kepala Unit
Kendaraan
Minimal SMA atau sederajat.
Staf
Kendaraan
Kepala Regu
Klinik
Minimal SMA atau sederajat.
Staf Klinik
Wakil
Pengawas
Satpam
Minimal
Diploma
di
bidang
keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan
K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai
perawat di Puskesmas minimal 2 tahun
dan rumah sakit daerah minimal 2 tahun.
Minimal
Diploma
di
bidang
keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan
K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai
perawat di puskesman minimal 2 tahun
dan rumah sakit daerah selama 1 tahun
Minimal SMA atau sederajat.
Kepala Unit
Satpam
Kepala Regu
Satpam
Anggota
Satpam
Minimal SMA atau sederajat.
Wakil
Pengawas
Kantin
Kepala Regu
Kantin
Staf Kantin
-
Minimal SMA atau sederajat.
Minimal SMA atau sederajat.
-
Tanggung Jawab
Mengawasi, mengkoordinir, dan mengevaluasi
kegiatan administrasi karyawan, rekrutmen hingga
penempatan, pembinaan karyawan yang bermasalah,
pelaksanaan K3, ISO 9001:2008 di lingkungan
Office, juga penerimaan dan pembinaan baik siswa
maupun mahasiswa yang melakukan penelitian atau
magang. Juga sebagai wakil perusahaan dalam
perundingan perusahaan
Mengelola supir dan kendaraan perusahaan,
mengatur anggaran operasional kendaraan, membuat
laporan perbaikan dan kerusakan kendaraan,
membantu mengantar karyawan bagian Office.
Memeriksa kondisi kendaraan, mengantar-jemput
karyawan perusahaan.
Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat
rujukan, dan memeriksa laporan kesehatan
karyawan, serta melaksanakan program K3.
Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat
rujukan, laporan kesehatan karyawan, pengajuan
obat untuk klinik, dan melaksanakan program K3.
Mengatur, mengawasi, mengawal dan menilai
kinerja anggota, serta menjamin keamanan dan
ketertiban perusahaan serta menganalisis kebutuhan
pelatihan untuk anggota.
Mengatur dan menertibkan karyawan, mengurus
administrasi satpam, menjaga keamanan perusahaan
Mengatur dan menertibkan karyawan serta anggota
di dalam perusahaan, menjaga keamanan perusahaan
Memeriksa kendaraan, karyawan dan dokumen yang
keluar dan masuk perusahaan, melaksanakan patroli
rutin, serta menjaga ketertiban lingkungan
perusahaan
Mengawasi, mengkoordinir dan mengontrol proses
penyediaan makanan di kantin perusahaan serta
mengatur administrasi kantin
Bertanggung jawab terhadap pernyediaan makanan
bagi karyawan.
Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi
karyawan, dan menjaga kebersihan sarana memasak
serta makan yang digunakan.
Sumber: Data Internal Perusahaan (2013)
Daftar tanggung jawab pekerjaan pada Tabel 1 disusun berdasarkan
keterangan yang diperoleh dari masing-masing pemegang jabatan, agar
penyusunan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sesuai dengan standarstandar yang berlaku untuk setiap pekerjaan, maka dibuat perbandingan dengan
uraian jabatan pada perusahaan lainnya. Berikut ini adalah perbandingan tanggung
jawab pekerjaan yang dilakukan di PT Unitex pada Tabel 2 dengan standar
perusahaan lainnya.
Grandtex adalah salah satu perusahaan multinasional di Bandung yang
bergerak dalam bidang tekstil. Berdasarkan Tabel 2 terdapat perbedaan tanggung
jawab pekerjaan pada kedua perusahaan, seperti tidak dilaksanakannya
perancangan sistem keamanan, pada PT Unitex, tanggung jawab tersebut
dianggap bukan sebagai tanggung jawab pokok Kepala Seksi HRD dan
17
dibebankan kepada kepala keamanan. Variansi masalah yang timbul pada jabatan
ini adalah terjadinya kesalahan informasi antar jabatan,
kurang
terdokumentasinya data-data kebutuhan dan kompetensi karyawan dan kurang
berkembangnya pengelolaan SDM perusahaan. Hal ini terlihat dari tidak adanya
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan karyawan, tidak dilakukannya penilaian
kinerja secara rutin. Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dalam
perusahaan, maka tanggung jawab tersebut ditambahkan ke dalam rancangan
pekerjaan Kepala Seksi HRD pada Lampiran 1.
Tabel 2. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD
No
Tanggung Jawab Pekerjaan
1
Menyusun rencana kerja dan anggaran bagian sesuai dengan strategi,
kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan
tercapainya sasaran.
2
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh
perusahaan.
3
Mengarahkan, menganalisa dan mengelola praktik dan prosedur remunerasi
agar paket remunerasi yang ditetapkan perusahaan kompetitif, sejalan dengan
praktik industri dan kemampuan finansial perusahaan.
4
Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program
pelatihan dan pengembangan serta memastikan tercapainya target tingkat
kemampuan dan kompetensi karyawan.
5
Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan
organisasi.
6
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan rekrutmen dan seleksi untuk
memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan.
7
Mengelola dan mengontrol aktivitas administrasi kantor, sistem informasi
SDM.
8
Mengelola mutasi dan rotasi karyawan.
9
Memberikan dukungan terhadap serikat buruh.
10
Berpartisipasi dalam rapat eksekutif, manajemen dan staf serta menghadiri
rapat dan seminar lainnya.
11
Menjaga alur kerja intra departemen dan antar departemen dengan
memberikan informasi secara jelas.
12
Memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.
13
Merencanakan dan membuat sistem pengamanan perusahaan bersama Kepala
Satpam.
14
Mendorong terciptanya hubungan kerja yang harmo