Analisis penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor

DE

FAKULT

INS

Oleh

RETNA WULANDARI

H24052635

EPARTEMEN MANAJEMEN

TAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

STITUT PERTANIAN BOGOR

ABSTRAK

Retna Wulandari. H24052635. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor. Di bawah bimbingan H. Musa Hubeis.

Adanya globalisasi yang ditandai dengan kesepakatan perdagangan bebas oleh beberapa negara telah menyebabkan persaingan bisnis semakin ketat. Hal itu menuntut sebuah perusahaan untuk menyiapkan kerangka sistem mutu yang sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir organisasi yang telah ditetapkan dan sesuai dengan keinginan yang diharapkan oleh pelanggan, diantaranya penerapan ISO 9001:2000.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 pada PT. Unitex dan mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000, aktor-aktor yang berperan, tujuan yang diinginkan dalam memecahkan masalah, serta alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi pada PT. Unitex. Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pengolahan data kualitatif menggunakan analisis deskriptif berdasarkan literatur perusahaan dan hasil wawancara dengan pihak perusahaan. Data yang terkumpul diolah dengan program Expert Choice 2000 dan metode proses hirarki analitik (PHA).

Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SMM ISO 9001:2000 sudah cukup baik terlihat dari seluruh klausul yang diperayaratkan dalam ISO 9001:2000 telah dipenuhi. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 berdasarkan hirarki penyusunnya adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, perbaikan, analisis dan peningkatan; aktor yang paling memegang peranan dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah top management; tujuan dari penerapan ISO 9001:2000 adalah perbaikan administrasi dan dokumentasi, perbaikan infrastruktur dan perbaikan partisipasi karyawan; alternatif tindakan berupa perbaikan sistem informasi (prioritas 1), sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (prioritas 2), perbaikan mesin dan bangunan (prioritas 3) danteam building(prioritas 4).

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

RETNA WULANDARI

H24052635

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

KAJIAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PT. UNITEX Tbk, BOGOR

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

RETNA WULANDARI H24052635

Menyetujui, Juli 2009

Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, Msc Ketua Departemen

19 pa

Sa Se pe kemudian melanjutkan k penulis diterima di Inst Masuk Institut Pertanian di Tingkat Persiapan Be pada program mayor De (FEM) IPB. Selanjutny Agribisnis.

Selama mengiku kemahasiswaan, staff Di Wakil ketua Ikatan Mah Sekretaris Ikatan Maha dan Sekretaris UKM Me menjadi Ketua Pelaksan pada tahun 2008, Kepan itu penulis juga aktif dal Fakultas Ekonomi dan Masa Perkenalan Depart

Penulis dilahirkan di Bantul pada tanggal 1987. Penulis merupakan putri pertama dari tiga b pasangan Pardjiman, S.TP dan Sri Mukidah, S.TP

Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Sangkeh pada tahun 1993, kemudian melan Sekolah Dasar Negeri 01 Sangkeh. Pada tah penulis melanjutkan pendidikan di SMP N n ke SMA N 1 Bantul pada tahun 2002. Pada ta nstitut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Ujia ian Bogor (USMI). Selama satu tahun menjalani p Bersama IPB, kemudian pada tahun kedua penuli Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan M

tnya penulis mengambil program minor Kewi

kuti perkuliahan, penulis aktif mengikuti berbaga Direktorat Human Resourcer COM@ peiode 2 ahasiswa Daerah Istimewa Yogyakarta periode 2 hasiswa Daerah Istimewa Yogyakarta periode 2 Merpati Putih IPB periode 2005-2006. Penulis ju ana acaraHuman Resourcer Day di bawah Himpr anitianTrade Markoleh Himpro COM@ tahun 20 alam berbagai kepanitiaan yang diselenggarakan n Manajemen, diantaranya Masa Perkenalan Fa artemen, serta Bina Usaha Kecil Menengah (UKM

al 2 Agustus a bersaudara

P.

TK PKK 20 anjutkan ke tahun 1999, 1 Sanden tahun 2005, jian Seleksi i pendidikan ulis diterima Manajemen wirausahaan

gai kegiatan 2008-2009, 2007-2008, 2006-2007, juga pernah pro COM@ 2007, selain n oleh BEM Fakultas dan

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi yang berjudul “Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor” sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.

Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA sebagai dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberi bimbingan, saran, motivasi dan pengarahan kepada penulis.

2. Bapak Eko Ruddy Cahyadi, S.Hut, MM, sebagai dosen yang telah membimbing penulis sampai pada tahap seminar.

3. Ibu Hety Mulyati, S.TP, MT dan Ibu Hardiana Widyastuti, S.Hut, MM atas kesediaannya untuk meluangkan waktu menjadi dosen penguji.

4. Ibu dan Bapak atas doa, pengorbanan, kasih sayang tulus serta pelajaran hidup yang diberikan kepada penulis, kedua adikku Riza dan Dedi yang menjadi motivasi penulis.

5. Bapak Ir. Sukoco, Ibu R. Dedeh Hasanah, dan Ibu Dara dari PT. Unitex yang telah banyak membantu penulis selama melakukan pencarian data.

6. Ibu Dra. Hj Siti Rahmawati, selaku moderator pada seminar dan Bapak Dr. Ir. Ma’mun Sarma, MS, M.Ec selaku pembimbing akademik.

7. Ibu Farida Ratnadewi, SE, MM, selaku komisi pendidikan dan dosenQuality Control(QC) skripsi yang banyak memberikan nasihat dan bantuan.

8. Bapak Deddy C. Sutarman, STP, MM atas bimbingannya dalam melakukan pengolahan data.

9. Seluruh staf pengajar dan karyawan Tata Usaha Departemen Manajemen. 10. Mas Agus atas seluruh kesabarannya yang tak lelah memberi doa dan

dukungan, serta seluruh keluarganya yang selalu mendukung penulis. 11. Sari dan Rani sahabat yang menjadi tempat berbagi di saat senang dan duka.

13. Elhusni Levi, Heni, Lulud, Reki, Iswi, Mami, Icha Velma, Nope, Novi, Nceq, dan anak-anak Pobsi yang banyak membantu dan mendukung penulis menyelesaikan skripsi ini,│ni-thanks for everything.

14. Semua teman-teman manajemen’42 yang selama tiga tahun bersama.

15. Boni, Junita, Naris, dan Sarah sahabat yang selalu memberi doa dan semangat.

16. Reni, Inten, Uni, Ajeng, Shita, Rina yang pernah memberi warna selama kita dua tahun satu kosan dan seluruh teman di Maharlika Atas yang memberi doa dan semangat.

17. Mas Yodi dan keluarga Bapak Nanang yang memberikan doa, serta dukungannya.

18. Seluruh pihak yang tidak mampu penulis sebutkan satu persatu, semoga Allah membalas kebaikan mereka.

Tidak ada sesuatu yang sempurna, begitu juga skripsi ini masih banyak kekurangan, maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dan berharap skripsi ini bermanfaat untuk semua pihak. Amin.

Bogor, Juli 2009

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

RIWAYAT HIDUP... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

I. PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

II. TINJAUAN PUSTAKA ... 4

2.1. Konsep Mutu ... 4

2.2. Manajemen Mutu Terpadu ... 5

2.3. SMM ISO 9000... 6

2.4. SMM ISO 9001:2000 ... 10

2.4.1. Pengertian SMM ISO 9001:2000 ... 10

2.4.2. Manfaat Penerapan SMM ISO 9001:2000 ... 11

2.4.3. Langkah-Langkah Penerapan SMM ISO 9001:2000... 12

2.4.4. Persyaratan Standar dari SMM ISO 9001:2000 ... 14

2.4.5. Alat TQM ... 26

2.4.6. Penelitian Terdahulu yang Relevan ... 28

III. METODE PENELITIAN ... 30

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian ... 30

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 31

3.3. Pengumpulan Data ... 31

3.4. Pengolahan dan Analisis Data ... 33

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 42

4.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 42

4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ... 42

4.1.2. Keadaan Umum Perusahaan ... 42

4.1.3. Visi dan Misi Perusahaan ... 46

4.1.4. Struktur Organisasi Perusahaan ... 47

4.2. Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk ... 48

4.3. Permasalahan Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk ... 63

4.3.1. Analisis Permasalahan... 63

4.3.2. Aktor ... 68

4.6. Implikasi Manajerial ... 80

KESIMPULAN DAN SARAN ... 82

1. Kesimpulan... 82

2. Saran ... 82

DAFTAR PUSTAKA ... 83

DAFTAR TABEL

No Halaman

1 Jenis data yang digunakan dalam penelitian... 32

2 Nilai skala banding berpasangan ... 36

3 Nilai RI untuk Matriks Berukuran n ... 40

4 Susunan prioritas kriteria masalah ... 76

5 Susunan prioritas aktor... 77

6 Susunan prioritas tujuan ... 78

DE

FAKULT

INS

Oleh

RETNA WULANDARI

H24052635

EPARTEMEN MANAJEMEN

TAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

STITUT PERTANIAN BOGOR

ABSTRAK

Retna Wulandari. H24052635. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor. Di bawah bimbingan H. Musa Hubeis.

Adanya globalisasi yang ditandai dengan kesepakatan perdagangan bebas oleh beberapa negara telah menyebabkan persaingan bisnis semakin ketat. Hal itu menuntut sebuah perusahaan untuk menyiapkan kerangka sistem mutu yang sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir organisasi yang telah ditetapkan dan sesuai dengan keinginan yang diharapkan oleh pelanggan, diantaranya penerapan ISO 9001:2000.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 pada PT. Unitex dan mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000, aktor-aktor yang berperan, tujuan yang diinginkan dalam memecahkan masalah, serta alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi pada PT. Unitex. Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pengolahan data kualitatif menggunakan analisis deskriptif berdasarkan literatur perusahaan dan hasil wawancara dengan pihak perusahaan. Data yang terkumpul diolah dengan program Expert Choice 2000 dan metode proses hirarki analitik (PHA).

Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SMM ISO 9001:2000 sudah cukup baik terlihat dari seluruh klausul yang diperayaratkan dalam ISO 9001:2000 telah dipenuhi. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 berdasarkan hirarki penyusunnya adalah SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, perbaikan, analisis dan peningkatan; aktor yang paling memegang peranan dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah top management; tujuan dari penerapan ISO 9001:2000 adalah perbaikan administrasi dan dokumentasi, perbaikan infrastruktur dan perbaikan partisipasi karyawan; alternatif tindakan berupa perbaikan sistem informasi (prioritas 1), sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (prioritas 2), perbaikan mesin dan bangunan (prioritas 3) danteam building(prioritas 4).

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

RETNA WULANDARI

H24052635

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

KAJIAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PT. UNITEX Tbk, BOGOR

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

RETNA WULANDARI H24052635

Menyetujui, Juli 2009

Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, Msc Ketua Departemen

19 pa

Sa Se pe kemudian melanjutkan k penulis diterima di Inst Masuk Institut Pertanian di Tingkat Persiapan Be pada program mayor De (FEM) IPB. Selanjutny Agribisnis.

Selama mengiku kemahasiswaan, staff Di Wakil ketua Ikatan Mah Sekretaris Ikatan Maha dan Sekretaris UKM Me menjadi Ketua Pelaksan pada tahun 2008, Kepan itu penulis juga aktif dal Fakultas Ekonomi dan Masa Perkenalan Depart

Penulis dilahirkan di Bantul pada tanggal 1987. Penulis merupakan putri pertama dari tiga b pasangan Pardjiman, S.TP dan Sri Mukidah, S.TP

Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Sangkeh pada tahun 1993, kemudian melan Sekolah Dasar Negeri 01 Sangkeh. Pada tah penulis melanjutkan pendidikan di SMP N n ke SMA N 1 Bantul pada tahun 2002. Pada ta nstitut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Ujia ian Bogor (USMI). Selama satu tahun menjalani p Bersama IPB, kemudian pada tahun kedua penuli Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan M

tnya penulis mengambil program minor Kewi

kuti perkuliahan, penulis aktif mengikuti berbaga Direktorat Human Resourcer COM@ peiode 2 ahasiswa Daerah Istimewa Yogyakarta periode 2 hasiswa Daerah Istimewa Yogyakarta periode 2 Merpati Putih IPB periode 2005-2006. Penulis ju ana acaraHuman Resourcer Day di bawah Himpr anitianTrade Markoleh Himpro COM@ tahun 20 alam berbagai kepanitiaan yang diselenggarakan n Manajemen, diantaranya Masa Perkenalan Fa artemen, serta Bina Usaha Kecil Menengah (UKM

al 2 Agustus a bersaudara

P.

TK PKK 20 anjutkan ke tahun 1999, 1 Sanden tahun 2005, jian Seleksi i pendidikan ulis diterima Manajemen wirausahaan

gai kegiatan 2008-2009, 2007-2008, 2006-2007, juga pernah pro COM@ 2007, selain n oleh BEM Fakultas dan

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi yang berjudul “Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor” sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.

Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA sebagai dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberi bimbingan, saran, motivasi dan pengarahan kepada penulis.

2. Bapak Eko Ruddy Cahyadi, S.Hut, MM, sebagai dosen yang telah membimbing penulis sampai pada tahap seminar.

3. Ibu Hety Mulyati, S.TP, MT dan Ibu Hardiana Widyastuti, S.Hut, MM atas kesediaannya untuk meluangkan waktu menjadi dosen penguji.

4. Ibu dan Bapak atas doa, pengorbanan, kasih sayang tulus serta pelajaran hidup yang diberikan kepada penulis, kedua adikku Riza dan Dedi yang menjadi motivasi penulis.

5. Bapak Ir. Sukoco, Ibu R. Dedeh Hasanah, dan Ibu Dara dari PT. Unitex yang telah banyak membantu penulis selama melakukan pencarian data.

6. Ibu Dra. Hj Siti Rahmawati, selaku moderator pada seminar dan Bapak Dr. Ir. Ma’mun Sarma, MS, M.Ec selaku pembimbing akademik.

7. Ibu Farida Ratnadewi, SE, MM, selaku komisi pendidikan dan dosenQuality Control(QC) skripsi yang banyak memberikan nasihat dan bantuan.

8. Bapak Deddy C. Sutarman, STP, MM atas bimbingannya dalam melakukan pengolahan data.

9. Seluruh staf pengajar dan karyawan Tata Usaha Departemen Manajemen. 10. Mas Agus atas seluruh kesabarannya yang tak lelah memberi doa dan

dukungan, serta seluruh keluarganya yang selalu mendukung penulis. 11. Sari dan Rani sahabat yang menjadi tempat berbagi di saat senang dan duka.

13. Elhusni Levi, Heni, Lulud, Reki, Iswi, Mami, Icha Velma, Nope, Novi, Nceq, dan anak-anak Pobsi yang banyak membantu dan mendukung penulis menyelesaikan skripsi ini,│ni-thanks for everything.

14. Semua teman-teman manajemen’42 yang selama tiga tahun bersama.

15. Boni, Junita, Naris, dan Sarah sahabat yang selalu memberi doa dan semangat.

16. Reni, Inten, Uni, Ajeng, Shita, Rina yang pernah memberi warna selama kita dua tahun satu kosan dan seluruh teman di Maharlika Atas yang memberi doa dan semangat.

17. Mas Yodi dan keluarga Bapak Nanang yang memberikan doa, serta dukungannya.

18. Seluruh pihak yang tidak mampu penulis sebutkan satu persatu, semoga Allah membalas kebaikan mereka.

Tidak ada sesuatu yang sempurna, begitu juga skripsi ini masih banyak kekurangan, maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dan berharap skripsi ini bermanfaat untuk semua pihak. Amin.

Bogor, Juli 2009

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

RIWAYAT HIDUP... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

I. PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

II. TINJAUAN PUSTAKA ... 4

2.1. Konsep Mutu ... 4

2.2. Manajemen Mutu Terpadu ... 5

2.3. SMM ISO 9000... 6

2.4. SMM ISO 9001:2000 ... 10

2.4.1. Pengertian SMM ISO 9001:2000 ... 10

2.4.2. Manfaat Penerapan SMM ISO 9001:2000 ... 11

2.4.3. Langkah-Langkah Penerapan SMM ISO 9001:2000... 12

2.4.4. Persyaratan Standar dari SMM ISO 9001:2000 ... 14

2.4.5. Alat TQM ... 26

2.4.6. Penelitian Terdahulu yang Relevan ... 28

III. METODE PENELITIAN ... 30

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian ... 30

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 31

3.3. Pengumpulan Data ... 31

3.4. Pengolahan dan Analisis Data ... 33

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 42

4.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 42

4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ... 42

4.1.2. Keadaan Umum Perusahaan ... 42

4.1.3. Visi dan Misi Perusahaan ... 46

4.1.4. Struktur Organisasi Perusahaan ... 47

4.2. Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk ... 48

4.3. Permasalahan Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk ... 63

4.3.1. Analisis Permasalahan... 63

4.3.2. Aktor ... 68

4.6. Implikasi Manajerial ... 80

KESIMPULAN DAN SARAN ... 82

1. Kesimpulan... 82

2. Saran ... 82

DAFTAR PUSTAKA ... 83

DAFTAR TABEL

No Halaman

1 Jenis data yang digunakan dalam penelitian... 32

2 Nilai skala banding berpasangan ... 36

3 Nilai RI untuk Matriks Berukuran n ... 40

4 Susunan prioritas kriteria masalah ... 76

5 Susunan prioritas aktor... 77

6 Susunan prioritas tujuan ... 78

No Halaman

1 Model proses SMM ISO 9001:2000 ... 11

2 Kerangka pemikiran penelitian... 31

3 Struktur hirarki identifikasi permasalahan ... 35

4 Matriks pendapat individu ... 37

5 Matriks pendapat gabungan... 38

6 Diagram alir pengolahan dan analisis data ... 41

7 Logo PT. Unitex, Tbk ... 47

8 Struktur organisasi PT. Unitex ... 48

9 Diagram kategori permasalahan ... 69 10 Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk 74

DAFTAR LAMPIRAN

No Halaman

1 Lembar kuesioner... 85 2 Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak PT. Unitex ... 93 3 Struktur organisasi TIM ISO 9001:2000 PT. Unitex ... 94 4 Standar kain PT. Unitex, Tbk ... 95 5 Bentuk matriks pendapat ... 96 6 Hasil pengolahan data ... 98

1.1. Latar Belakang

Adanya globalisasi yang ditandai dengan kesepakatan perdagangan bebas oleh beberapa negara seperti ASEANFree Trade Area (AFTA),North American Free Trade Area (NAFTA), Asia Pasific Economic Cooperation (APEC) dan World Trade Organization (WTO) telah menyebabkan persaingan bisnis semakin ketat. Hal itu menuntut sebuah perusahaan untuk menyiapkan kerangka sistem mutu yang sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir perusahaan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan keinginan yang diharapkan oleh pelanggan. Nilai utama yang diharapkan oleh pelanggan dari suatu perusahaan adalah mutu produk dan jasa yang tinggi.

Mutu diartikan sebagai keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamarkan. Pentingnya mutu dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu sudut manajemen operasional dan manajemen pemasaran. Dilihat dari manajemen operasional, mutu produk merupakan salah satu kebijakan penting dalam meningkatkan daya saing produk. Produk dengan mutu bagus mampu bersaing di pasaran. Dilihat dari sudut manajemen pemasaran, mutu produk dapat menjadi salah satu unsur penting untuk meningkatkan volume penjualan dan memperluas pangsa pasar perusahaan (Nasution, 2005). Hal itu disebabkan oleh ketertarikan konsumen untuk memilih produk dengan mutu yang lebih baik.

Para pelaku bisnis dituntut untuk selalu berusaha memperbaiki mutu pada proses yang dilakukannya. Hal ini bertujuan untuk memberikan produk atau jasa yang sesuai dengan tuntutan pelanggan dan efisiensi biaya. Mutu suatu produk mempengaruhi preferensi, persepsi dan perilaku pelanggan terhadap produk tersebut. Produk dengan mutu rendah akan menyebabkan pelanggan berpaling pada produk yang lebih bermutu. Sebaliknya, apabila mutu yang dimiliki lebih tinggi dari perusahaan pesaing, pelanggan akan lebih memilih untuk menggunakan produk tersebut.

2

Mengingat hal-hal yang telah dikemukakan, salah satu standar mutu yang berkembang di negara maju maupun di negara berkembang adalah ISO 9001:2000. Standar ini merupakan sarana sebagai alat untuk mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control (TQC) yang diharapkan mampu memberi solusi perkembangan globalisasi saat ini yang menuntut pencapaian efektivitas dan efisiensi perusahaan. Bahkan, saat ini telah terbit ISO dengan versi terbaru yaitu ISO 9001:20008. Tujuan utama dikeluarkannya ISO 9001:2008 ini adalah untuk mengklarifikasi atau lebih menjelaskan inti atau substansi dari ISO 9001 versi sebelumnya, yakni ISO 9001:2000 dan untuk lebih meningkatkan kompatabilitasnya atau kesesuaiannya dengan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004.

Industri tekstil adalah salah satu industri yang harus memiliki mutu tinggi agar mampu memenangkan persaingan. Oleh karena itu, produsen harus terus meningkatkan mutu dari produk yang dihasilkan. Salah satu perusahaan tekstil yang masih bertahan adalah PT. Unitex Tbk. Sebuah perusahaan patungan Indonesia-Jepang yang bergerak dalam bidang tekstil terpadu (Fully Integrated Textile Manufacture) yang mengolah bahan baku kapas danpolyester menjadi benang dan bahan jadi kain. Perusahaan dituntut untuk terus mempertahankan dan meningkatkan mutu produk, agar dapat mempertahankan loyalitas dan meningkatkan kepuasan konsumen serta untuk menghadapi pesaing terbesar mereka, yaitu antara lain PT. Argo Manunggal Textile yang memiliki pabrik di Tangerang dan Salatiga, serta PT. Sukolancar yang berlokasi di Cimahi, Jawa Barat. Hal tersebut dibuktikan oleh PT Unitex dengan perolehan sertifikasi ISO 9001:2000 pada tahun 2003. Dengan adanya perolehan sertifikasi ISO 9001:2000, dapat diartikan bahwa perusahaan tersebut telah menjalankan sistem manajemen mutu (SMM) yang diakui secara internasional.

Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk telah berjalan lebih dari lima tahun. Hal ini tentu saja merupakan bukti konsistensi perusahaan terhadap jaminan mutu produk untuk memuaskan pelanggan. Dengan demikian, terlihat kesuksesan PT. Unitex Tbk dalam menerapkan ISO 9001:2000, karena tidak mudah mempertahankan ISO 9001:2000 dalam

waktu yang lama, maka dilakukan penelitian yang berjudul Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk.

1.2. Perumusan Masalah

Standarisasi manajemen merupakan tuntutan bagi perusahaan untuk menghasilkan suatu produk bermutu dan mempunyai nilai tambah. ISO 9001:2000 merupakan standarisasi manajemen yang berlaku secara internasional yang masih tergolong baru di Indonesia. Perolehan sertifikasi ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk memberikan jaminan bahwa perusahaan akan memberikan produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana perusahaan bertanggung jawab untuk menjamin mutu dari produknya. Bentuk produk yang diberikan oleh sebuah perusahaan adalah mutu yang tinggi yang sesuai dengan keinginan konsumen.

Berdasarkan uraian di atas, maka permasalahan pada penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana penerapan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk saat ini ?

2. Faktor-faktor apakah yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 ditelaah dari hirarki penyusunnya ?

1.3. Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk saat ini.

2. Menganalisis faktor-faktor penerapan SMM ISO 9001:2000 berdasarkan hirarki penyusunnya dengan Proses Hirarki Analitik (PHA).

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Konsep Mutu

Fokus utama sebuah organisasi adalah memberikan kepuasan pelanggannya, hal tersebut dapat diwujudkan dengan pemberian jaminan mutu pada produk maupun jasanya. Menurut Juran dalam Nasution (2005), mutu produk merupakan kecocokan penggunaan produk untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggannya. Kecocokan tersebut didasarkan atas lima ciri, yaitu :

1. Teknologi, yaitu kekuatan dan daya tahan. 2. Psikologis, yaitu citra rasa atau status. 3. Waktu, yaitu kehandalan.

4. Kontraktual, yaitu adanya jaminan.

5. Etika, yaitu adanya sopan santun, ramah atau jujur.

Crosby dalam Nasution (2005) mengemukakan, bahwa mutu adalah conformance to requirement, yaitu sesuai dengan apa yang disyaratkan atau distandarkan. Menurut Deming dalam Nasution (2005), mutu tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pasar atau konsumen. Perusahaan harus benar-benar mampu memenuhi apa yang dibutuhkan konsumen atas produk yang dihasilkan.

Menurut Feigenbaum (1996), mutu adalah keseluruhan gabungan karakteristik produk dan jasa dari pemasaran, rekayasa, pembikinan dan pemeliharaan yang membuat produk dan jasa yang digunakan memenuhi harapan-harapan pelanggan. Menurut Scherkenbach dalam Ariani (2002), mutu ditentukan oleh pelanggan; pelanggan menginginkan produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan harapannya pada suatu tingkat harga tertentu yang menunjukkan nilai produk tersebut.

Menurut Elliot dalam Ariani (2002), mutu adalah sesuatu yang berbeda untuk orang yang berbeda dan tergantung pada waktu dan tempat, atau dikatakan sesuai dengan tujuan. Menurut Garvin dan Davis dalam Nasution (2005), mutu adalah kondisi dinamis yang berhubungan dengan

produk, manusia/tenaga kerja, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau konsumen.

Sementara dalam Standar Nasional Indonesia (SNI 19-8402-1991) dalam Ariani (2002), mutu diartikan sebagai keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannnya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar.

Nasution (2005) menjelaskan mutu dari dua sudut, yaitu dari sudut manajemen operasional dan manajemen pemasaran. Dilihat dari sudut manajemen operasional, mutu produk merupakan suatu kebijakan penting dalam meningkatkan daya saing produk yang harus memberi kepuasan kepada konsumen melebihi atau paling tidak sama dengan mutu produk dari pesaingnya. Dilihat dari sudut manajemen pemasaran, mutu produk merupakan salah satu unsur utama dalam bauran pemasaran (marketing mix) yaitu, produk, harga, promosi dan saluran distribusi yang dapat meningkatkan volume penjulan dan pangsa pasar perusahaan.

2.2. Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen mutu terpadu merujuk pada penekanan mutu yang meliputi organisasi keseluruhan, mulai dari pemasok hingga pelanggan (Heizer dan Render, 2005). Seperti halnya mutu, Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) juga memiliki bermacam-macam definisi. TQM diartikan sebagai perpaduan semua fungsi manajemen, semua bagian dari suatu perusahaan dan semua orang ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep mutu, teamwork, produktivitas dan kepuasan pelanggan (IshikawadalamNasution, 2005).

Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management, TQM) merupakan suatu penerapan metode kuantitatif dan sumber daya manusia (SDM) untuk memperbaiki dalam penyediaan bahan baku maupun pelayanan bagi organisasi, semua proses dalam organisasi pada tingkat tertentu, dimana kebutuhan pelanggan terpenuhi sekarang dan di masa mendatang. TQM lebih merupakan sikap dan perilaku berdasarkan kepuasan atas pekerjaannya dan kerja tim atau kelompoknya. TQM menghendaki komitmen total dari manajemen sebagai pemimpin organisasi dimana komitmen ini harus

6

disebarluaskan pada seluruh karyawan dan pada semua level atau departemen dalam organisasi. TQM bukan merupakan program sistem, tetapi merupakan budaya yang harus dibangun, dipertahankan dan ditingkatkan oleh seluruh anggota organisasi atau perusahaan bila organisasi atau perusahaan tersebut berorientasi pada mutu dan menjadikan mutu sebagai the way of life(Ariani, 2002).

2.3. SMM ISO 9000

Seri ISO 9000 adalah suatu sistem terpadu untuk mengoptimalkan efektivitas mutu suatu perusahaan, dengan menciptakan sebuah kerangka kerja untuk peningkatan atau perbaikan secara berkesinambungan (Nasution, 2005). Ada tiga unsur fundamental dalam menerapkan ISO 9000, yang pertama adalah penerapan falsafah ISO 9000 sebagai suatu standar perusahaan. Yang kedua adalah penilaian oleh pihak lain yang masih berhubungan dengan organisasi/perusahaan, misalnya pelanggan, pemasok dan sebagainya dimana hasil penilaian diakui sebagai standar bagi kedua belah pihak. Sedangkan yang ketiga adalah untuk mendapatkan persetujuan pihak ketiga atau sertifikasi yang memungkinkan suatu perusahaan mendemonstrasikan status ISO 9000 kepada pembeli dan calon pembeli (Ariani, 2002).

Dalam Ariani, (2002) dijelaskan bahwa istilah ISO 9000 biasanya merujuk pada seperangkat standar yang meliputi ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 dan ISO 9004. Standar ini mencakup perancangan mutu, manajemen mutu dan penjaminan mutu untuk berbagai macam perusahaan yang berbeda-beda. Standar ISO 9000 mencakup pembicaraan mengenai risiko, biaya, manfaat, tanggungjawab manajemen, prinsip-prinsip sistem mutu dan blok-blok lain yang membantu memasyarakatkan standar mutu yang sesuai dengan situasi nyata.

ISO 9000 mempunyai 20 unsur yang perlu mendapat perhatian, yaitu : 1. Kebijakan/tanggungjawab manajemen.

2. Sistem mutu yang meliputi struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber-sumber untuk menerapkan manajemen mutu.

4. Pengendalian perancangan. 5. Pengendalian dokumen. 6. Pembelian.

7. Pembelian produk yang dipasok pelanggan. 8. Identifikasi dan kemampu telusuran produk. 9. Pengendalian proses.

10. Pengujian dan pemeriksaan.

11. Pemeriksaan, pengukuran dan pengujian alat. 12. Inspeksi dan keadaan/status pengujian. 13. Pengendalin produk yang tidak sesuai/cacat. 14. Tindakan korektif.

15. Penanganan, penyimpangan, pengepakan dan pengiriman. 16. Rekaman/catatan mutu.

17. Pemeriksaan mutu internal. 18. Pelatihan.

19. Pelayanan.

20. Teknik-teknik statistik.

Standar ISO 9000 mempunyai lima bagian berikut :

1. ISO 9000 – Standar sistem mutu dan penjaminan mutu : Pemandu untuk memilih dan menggunakan standar. Standar ISO 9000 berisi pedoman yang digunakan bersama dengan keempat standar lainnya.

2. ISO 9001 – Sistem mutu : Model untuk penjaminan mutu dalam perancangan/pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan jasa. ISO 9001 menjamin ketaatan terhadap mutu dalam tahap perancangan dan pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan jasa. Oleh karena itu, perusahaan perekayasa, kontruksi dan manufaktur yang produknya melalui tahap-tahap tersebut sangat berkepentingan dengan standar ini.

3. ISO 9002 – Sistem mutu-Model untuk penjaminan mutu untuk produksi dan instalasi. Model ini lebih lunak daripada ISO 9001 dan biasa digunakan oleh perusahaan manufaktur yang umum, di mana spesifikasi produk telah dirancang dan ditetapkan secara pasti.

8

4. ISO 9003 – Sistem mutu : Model untuk penjaminan mutu dalam inspeksi akhir dan pengujian. Model ini sangat terbatas dan sedikit digunakan. Standar ini sesuai untuk organisasi yang ingin membuktikan inspeksi dan pengujian prosedur dan kebijakannya.

5. ISO 9004 – Unsur-unsur manajemen mutu dan sistem mutu : pemandu/pedoman. Model ini memberikan pengertian atau wawasan mengenai berbagai unsur yang termasuk dalam sistem mutu dan juga struktur yang diharapkan dalam sistem tersebut. ISO 9004 berisi panduan dalam hal-hal yang berkaitan dengan faktor teknis, administratif dan SDM yang dapat mempengaruhi mutu produk dan jasa. Selain itu juga berguna untuk pemandu dalam pengembangan dan implementasi suatu sistem mutu.

Seri ISO 9000 dapat dikelompokkan ke dalam dua tipe dasar standar, yaitu (1) seri-seri ISO 9000 yang memuat persyaratan standar SMM, yang tergolong di dalamnya adalah ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003; (2) Seri-seri ISO yang berkaitan dengan petunjuk untuk pedoman manajemen mutu, yang tergolong di dalamnya adalah ISO 9004 beserta bagian-bagiannya.

Beberapa seri ISO 9000 menurut GasperszdalamNasution (2005): 1. ISO 9000-1, manajemen mutu dan standar jaminan mutu-petunjuk untuk

pemilihan dan penggunaan.

2. ISO 9000-2, petunjuk untuk aplikasi ISO 9001, 9002 dan 9003.

3. ISO 9000-3, petunjuk untuk aplikasi ISO 9001 pada pengembangan, penawaran dan pemeliharaan perangkat lunak (software).

4. ISO 9000-4, petunjuk pada keberlangsungan manajemen program.

5. ISO 9001, sistem mutu model untuk jaminan mutu dalam desain/ pengembang, produksi, instalasi dan pelayanan.

6. ISO 9002, sistem mutu untuk jaminan mutu dalam produksi dan instalasi. 7. ISO 9003, sistem mutu model untuk jaminan mutu dalam inspeksi dan

pengujian akhir.

8. ISO 9004-1, manajemen mutu dan unsur-unsur sistem mutu-suatu petunjuk.

9. ISO 9004-2, manajemen mutu dan unsur-unsur sistem mutu-petunjuk untuk jasa.

10. ISO 9004-3, petunjuk untuk material yang diproses. 11. ISO 9004-4, petunjuk untuk perbaikan mutu. 12. ISO 9004-5, petunjuk untuk rencana-rencana mutu.

13. ISO 9004-6, petunjuk jaminan mutu untuk manajemen proyek. 14. ISO 9004-7, petunjuk untuk manajemen konfigurasi.

Manfaat penerapan ISO 9000 menurut Chatab dalam Ariani (2002), adalah :

1. Dari aspek konsistensi pelaksanaan dan mampu telusur. Apabila dilaksanakan dengan benar akan bermanfaat berikut : a. Memberikan pendekatan sistematis untuk manajemen mutu.

b. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk dan jasa.

c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur, serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi mutu.

2. Dari aspek pengendalian pencegahan.

Penekanan ISO 9000 ditujukan untuk pengendalian pencegahan. Oleh karena itu, sistem tersebut perlu :

a. Menentukan secara jelas tanggungjawab dan wewenang dari personil kunci yang mempengaruhi mutu.

b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi dan proses bisnis penyedia jasa atau manufaktur.

c. Menerapkan sistem dokementasi yang efektif melalui mekanisme dari audit mutu internal dan tinjauan manajemen yang berkesinambungan. 3. Dari aspek perkembangan dan pertumbuhan perusahaan.

Berdasar kedua aspek tersebut, manfaat penerapan ISO 9000 dari perspektif pertumbuhan dan pengembangan perusahaan adalah :

10

b. Dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui sistematika dan pendekatan yang terorganisir pada pemastian mutu. c. Dapat meningkatkan citra dan daya saing perusahaan.

d. Dapat meningkatkan produktivitas dan mutu produk atau jasa dengan memenuhi persyaratan pembeli melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, penguatan pengendalian bisnis dan proses teknis, penurunan pemborosan karena mutu kerja yang buruk.

e. Dapat memberikan pelatihan yang sistematis kepada staf melalui prosedur dan instruksi yang baik.

f. Mengantisipasi tuntutan konsumen atas produk dan tingkat persaingan usaha yang telah mengalami evolusi sehingga produsen menanggapinya melalui pendekatan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu, manajemen mutu dan manajemen mutu terpadu. g. Sebagai fondasi yang mantap untuk pengembangan mutu yang

selanjutnya menuju manajemen mutu terpadu. 2.4. SMM ISO 9001:2000

2.4.1. Pengertian SMM ISO 9001:2000

Menurut Gaspersz (2005), ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk SMM. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu SMM, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana organisasi yang dikontrak itu bertanggungjawab untuk menjamin mutu dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi.

Menurut Nasution (2005), ISO 9001:2000 merupakan model sistem jaminan mutu dalam desain atau pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan. Faktor yang mempengaruhi ISO 9001:2000 adalah komitmen manajemen, kebijakan mutu perusahaan, standar operasi kerja, sistem pengendalian dokumen, fasilitas kerja, tim

pelaksana ISO komunikasi da Model yang menjaba 1. SMM 2. Tanggung 3. Manajem 4. Realisasi 5. Analisa, p

Gambar 1. Mod (Ga 2.4.2. Manfaat Pene

Menur 9001:2000 ada 1. Meningkatk jaminan mu dalam ISO instruksi y baik. 2. Perusahaan

mengiklank

SO 9001:2000, partisipasi karyawan, pelatihan dan koordinasi (ChatabdalamAriani, 2002).

el proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari lima bag barkan sistem manajemen organisasi (Gambar 1) b

ngjawab manajemen. men sumber daya. si produk.

, pengukuran dan peningkatan.

Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9 Gaspersz , 2005)

enerapan SMM ISO 9001:2000

urut Gaspersz (2005), manfaat penerapan S dalah :

atkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan mutu yang terorganisir dan sistematik. Proses do

O 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, pro yang berkaitan dengan mutu telah direncanaka

an yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diizin nkan pada media massa bahwa SMM dari peru

n karyawan,

agian utama ) berikut :

9001:2000

SMM ISO

an melalui dokumentasi prosedur dan akan dengan

zinkan untuk rusahaan itu

12

telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan citra perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.

3. Audit SMM dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrar dari lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem mutu oleh pelanggan.

4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru. 5. Meningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemen melalui

kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik.

6. Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.

7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisikan secara baik.

8. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikasi ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun.

2.4.3. Langkah-Langkah Penerapan SMM ISO 9001:2000

Menurut Gaspersz (2005), langkah-langkah untuk menerapkan SMM ISO 9001:2000 adalah :

1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.

Tanpa komitmen manajemen puncak, implementasi SMM ISO 9001:2000 tidak mungkin dan sangat sulit.

2. Membentuk komite pengarah (steering committee) atau koordinator ISO.

Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan persyaratan standar dalam SMM ISO 9001:2000. Komite ini juga befungsi mengangkat atau menunjuk satu atau lebih auditor internal untuk ISO 9001:2000. Auditor internal merupakan orang-orang yang bebas dari fungsi yang diuji dan seharusnya dilatih terlebih dahulu sebagai penilai. Anggota-anggota dari komite pengarahan juga berfungsi sebegai sumber informasi dan penasihat atau konsultan menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan sistem mutu ISO 9001:2000.

3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari SMM ISO 9001:2000.

Memahami persyaratan SMM ISO 9001:2000 adalah kunci sukses menuju keberhasilan dari suatu proses dokumentasi dan implementasi.

4. Melakukan pelatihan terhadap semua anggota organisasi.

Manajer-manajer, supervisor-supervisor dan anggota-anggota organisasi sangat menentukan keberhasilan implementasi SMM ISO 9001:2000, maka harus benar-benar mengerti tentang SMM ISO 9001:2000. Pemahaman terhadap hal ini dapat diperoleh melalui serangkaian pelatihan tentang SMM ISO 9001:2000.

5. Memulai peninjauan ulang manajemen.

Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggungjawab mutu dari organisasi perusahaan itu kepada wakil manajemen, yang biasanya adalah manajer mutu. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada persyaratan-persyaratan standar SMM ISO 9001:2000.

6. Identifikasi kebijakan mutu, prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen tertulis.

14

Empat level dari dokumentasi, yaitu manual sistem mutu (level I), prosedur-prosedur (level II), instruksi-instruksi (level III), maupun formulir-formulir (level IV), harus diselesaikan. Matriks evaluasi awal seharusnya mengidentifikasi kebijakan-kebijakan mutu, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi, formulir-formulir yang masih harus ditulis atau dimodifikasi. Manajer-manajer seharusnya diberikan tanggungjawab untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen itu ada.

7. Implementasi SMM ISO 9001:2000.

Sekali sistem manajemen ISO 9001:2000 dibangun, maka sistem manajemen yang ada selama ini harus dimodifikasi dan dokumentasi pendukung dibuat, agar implementasi menjadi sukses.

8. Memulai audit SMM perusahaan.

Sekali SMM ISO 9001:2000 telah diterapkan selama beberapa bulan, maka auditor mutu internal yang telah memperoleh pelatihan tentang audit SMM ISO 9001:2000 perlu memeriksa SMM organisasi yang ada, apakah telah memenuhi standar SMM ISO 9001:2000.

9. Memilih registrar.

Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa SMM organisasi telah memenuhi persyaratan standar SMM ISO 9001:2000, maka manajemen perlu memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai dokumen-dokumen seperti : manual mutu, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi dan formulir-formulir yang berkaitan dengan persyaratan SMM ISO 9001:2000. 2.4.4. Persyaratan Standar dari SMM ISO 9001:2000

Dalam Gaspersz (2005), dijelaskan tentang klausul-klausul yang penting dan harus diperhatikan oleh manajemen organisasi. Penjabaran dari klausul-klausul tersebut adalah :

Klausul 1. RUANG LINGKUP Klausul 1.1. Umum

Ruang lingkup ISO 9001:2000 terdiri dari persyaratan-persyaratan standar yang menekankan untuk memenuhi kepuasan

pelanggan melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk peningkatan terus-menerus dan jaminan kesesuaian.

Klausul 1.2. Aplikasi

Klausul ini merupakan suatu deskripsi umum tentang aplikasi dari Standar Internasional ISO 9001:2000. Persyaratan-persyaratan dari ISO 9001:2000 yang tidak dapat diaplikasikan, dalam organisasi tersebut HARUS tertulis di klausul 7 (Realisasi Produk). Jika ditemukan ada persyaratan yang tidak diaplikasikan, namun tidak tertulis pada klausul 7, maka dinyatakan bahwa organisasi tersebut TIDAK MEMENUHI persyaratan ISO 9001:2000.

Klausul 2. REFERENSI NORMATIF

Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dari ISO 9001:2000.

Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI

Klausul ini memuat bahwa istilah dan definisi-definisi yang berlaku dalam ISO 9001:2000. Istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”, dalam ISO 9001:1994, serta istilah “pemasok” menggantikan istilah “subkontraktor”. Istilah produk dalam ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan atau jasa.

Klausul 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU Klausul 4.1. Persyaratan Umum

Klausul ini menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus menerus. Manajemen organisasi HARUS menetapkan langkah-langkah untuk implementasi SMM ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus menerus.

Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi Klausul 4.2.1. Umum

Klausul ini menyatakan bahwa SMM membutuhkan dokumentasi. Dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen, dimana dokumen dalam ISO 9001:2000 didefinisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya.

16

Klausul 4.2.2. Manual Mutu

Manual mutu HARUS merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam SMM. Manual mutu juga HARUS menjadi referensi terhadap prosedur-prosedur SMM dan outlinedari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam SMM. Klausul 4.2.3. Pengendalian Dokumen

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi HARUS menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumen harus dapat dibaca; revisi harus dapat dikendalikan dan dapat diidentifikasi dengan segera, dipelihara dalam susunan yang teratur dan dipertahankan untuk suatu periode waktu yang ditentukan.

Klausul 4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi HARUS menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis itu HARUS menetapkan untuk keperluan identifikasi, penyimpanan, pengambilan kembali, pemeliharaan, waktu pemeliharaan dan disposisi dari catatan-catatan mutu. Catatan mutu diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan dan efektivitas operasional SMM ISO 9001:2000.

Klausul 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN Klausul 5.1 Komitmen Manajemen

Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak. Manajemen organisasi HARUS memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan SMM ISO 9001:2000.

Klausul 5.2 Fokus Pelanggan

Klausul ini memaksa (menguatkan) keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen organisasi HARUS memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebutuhan-kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah diterapkan melalui SMM

ISO 9001:2000 dan dikonversi ke dalam persyaratan-persyaratan, serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan.

Klausul 5.3 Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu HARUS memberikan perhatian utama pada komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus menerus efektivitas dari SMM ISO 9001:2000, serta memberikan suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan-tujuan mutu.

Klausul 5.4 Perencanaan Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000. Tujuan-tujuan mutu HARUS dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus-menerus.

Klausul 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Manajemen puncak HARUS menjamin bahwa perencanaan SMM dilakukan agar memenuhi persyaratan yang sesuai dengan ISO 9001:2000. Perencanaan mutu HARUS konsisten dengan semua persyaratan lain dari SMM ISO 9001:2000 dan didokumentasikan dalam format yang sesuai dengan praktek pengoperasian organisasi. Klausul 5.5 TanggungJawab, Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.5.1 TanggungJawab dan Wewenang

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS memperhatikan hal-hal berikut :

a. Mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas SMM.

b. Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi.

c. Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional.

18

d. Mendefinisikan tanggungjawab dan wewenang, serta mengkomunikasikan kepada yang terlibat dalam operasional dari SMM ISO 9001:2000.

Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen

Klausul ini secara tegas menyatakan bahwa manajemen puncak HARUS mengangkat secara formal seorang anggota manajemen, yang bebas dari tanggungjawab lain, serta memiliki wewenang yang didefinisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektivitas dari SMM ISO 9001:2000.

Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal

Manajemen puncak HARUS menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat diterapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi ini berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari SMM ISO 9001:2000.

Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5.6.1 Umum

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen puncak HARUS meninjau ulang SMM ISO 9001:2000, menetapkan dan merencanakan periode waktu peninjauan ulang manajemen, agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan dan efektivitas dari SMM. Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang

Klausul ini menyatakan bahwa input peninjauan ulang manajemen HARUS meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus menerus.

Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang

Klausul ini menyatakan bahwa output peninjauan ulang manajemen HARUS mencakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan:

a. Peningkatan SMM ISO 9001:2000 beserta proses-prosesnya. b. Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan. c. Sumber-sumber daya yang diperlukan.

Klausul 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA Klausul 6.1 Penyedian Sumber Daya

Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi HARUS menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan SMM ISO 9001:2000, serta meningkatkan efektivitasnya terus menerus dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia Klausul 6.2.1 Umum

Klausul ini menyatakan bahwa personel yang bertanggung jawab dalam menjalankan tugas HARUS didefinisikan dalam SMM ISO 9001:2000, serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. Klausul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan

Manajemen organisasi HARUS mengidentifikasi kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan tugas yang mempengaruhi mutu produk, memberikan pelatihan untuk memenuhi kompetisi tersebut dan menjamin karyawan agar sadar akan relevansi, serta pentingnya aktivitas dan kontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu.

Klausul 6.3 Infrastruktur

Manajemen organisasi HARUS menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup bangunan, ruang kerja, fasilitas yang sesuai, peralatan proses dan pelayanan pendukung. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai, menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

20

Klausul 7. REALISASI PRODUK

Klsusul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Manajemen organisasi HARUS menjamin bahwa proses realisasi produk berada di bawah pengendalian, agar memenuhi persyaratan produk.

Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan

Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk Di bawah klausul ini, ada tiga persyaratan dalam proses penentuan kebutuhan pelanggan. Persyaratan itu adalah :

a. Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan. b. Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang

terkait dengan produk.

c. Persyaratan tambahan lain yang ditentukan oleh organisasi.

Klausul 7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi HARUS melakukan peninjauan ulang persyaratan dari pelanggan dan organisasi dan menetapkan tahapan-tahapan peninjauan ulang tersebut.

Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Organisasi HARUS menetapkan peraturan-peraturan yang efektif untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Komunikasi ini HARUS berkaitan dengan informasi produk, pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan persyaratan yang ada, umpan balik dari pelanggan termasuk keluhan-keluhan pelanggan.

Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan

Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan

Klausul ini menyatakan manajemen HARUS merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk, serta mengelola keterkaitan antara kelompok-kelompok berbeda yang terlibat dalam desain dan pengembangan.

Klausul 7.3.2 Input Desain dan Pengembangan

Klausul ini menyatakan bahwa input yang terkait dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan catatannya dipelihara. Input tersebut juga harus ditinjau kesesuaiannya. Persyaratan-persyaratan harus lengkap, tidak bias dan tidak bertentangan satu dengan yang lainnya.

Klausul 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, output dari proses desain dan pengembangan HARUS didokumenatasikan dan dinyatakan dalam suatu cara yang memungkinkan untuk verifikasi terhadap klausul ini, output dari proses desain dan pengembangan HARUS didokumentasikan dan dinyatakan dalam suatu cara yang memungkinkan untuk verifikasi terhadap input desain dan pengembangan yang relevan.

Klausul 7.3.4 Peninjauan-Ulang Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, peninjauan ulang desain dan pengembangan HARUS sistematik dalam menjamin kesesuaian dengan persyaratan input desain dan pengembangan. Personil yang terlibat dalam proses peninjauan ulang desain dan pengembangan, HARUS merupakan wakil-wakil dari semua fungsi yang terkait dengan tahap-tahap desain dan pengembangan yang sedang ditinjau ulang tersebut. Klausul 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, pada tahap-tahap yang tepat dari desain dan pengembangan, verifikasi HARUS dilakukan untuk menjamin bahwa outputdesain dan pengembangan itu harus memenuhi persyarataninput desain dan pengembangan. Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai HARUS dicatat dan disimpan.

Klausul 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan

Menurut klausul ini, validasi desain dan pengembangan HARUS dilakukan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu. Hasil-hasil

22

validasi desain dan pengembangan HARUS dicatat dan didokumentasikan.

Klausul 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan Perubahan-perubahan desain dan pengembangan HARUS ditinjau ulang, diverifikasi, divalidasi dan disetujui sebelum implementasi. Hasil-hasil dari peninjauan ulang perubahan-perubahan desain dan pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai HARUS dicatat dan didokumentasikan.

Klausul 7.4 Pembelian

Klausul 7.4.1 Proses Pembelian

Menurut klausul ini, manajemen organisasi HARUS melakukan hal-hal berikut:

a. Mengendalikan proses pembeliannya agar menjadi produk yang dibeli sesuai persyaratan.

b. Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratan-persyaratan organisasi.

c. Mengidentifikasikan kriteria untuk pemilihan dan evaluasi periodik terhadap pemasok.

d. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan tindak lanjut yang sesuai.

Klausul 7.4.2 Informasi Pembelian

Menurut klausul ini, organisasi HARUS mendefinisikan hal-hal pokok dan penting dalam dokumentasi pembelian. Organisasi HARUS meninjau ulang dan menyetujui dokumen-dokumen pembelian untuk kesesuaian terhadap persyaratan yang ditetapkan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan untuk digunakan.

Klausul 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli

Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk-produk yang dibeli, serta menspesifikasikan peraturan verifikasi yang diinginkan.

Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan

Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengendalikan produksi dan pelayanan melalui penyediaan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari produk dan instruksi-instruksi kerja. Organisasi juga HARUS memelihara peralatan yang sesuai untuk produksi dan pelayanan, serta menerapkan aktivitas pemantauan. Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan

Manajemen organisasi HARUS menetapkan peraturan-peraturan untuk validasi proses, yang meliputi kriteria yang didefinisikan untuk peninjauan ulang, persetujuan, peralatan dan kualifikasi personel, serta penggunaan metode dan prosedur yang dispesifikasikan.

Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) Menurut klausul ini, organisasi HARUS melakukan hal-hal sebagai berukut:

a. Mengidentifikasikan produk, apabila diterapkan melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses produksi pelayanan.

b. Mengidentifikasi status produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan.

c. Mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika kemampuan telusur merupakan suatu persyaratan yang diterapkan.

Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan

Menurut klausul ini, organisasi HARUS melakukan hal-hal berikut :

a. Menetapkan proses-proses untuk memelihara hak milik pelanggan apabila itu berada di bawah pengendalian organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi.

b. Memperhatikan proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan hak milik pelanggan, untuk keperluan verifikasi, proteksi dan pemeliharaan.

24

c. Menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan. Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk

Menurut klausul ini, organisasi HARUS melindungi kesesuaian produk selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksud.

Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengadakan proses untuk memastikan bahwa pengukuran dan pemantauan dapat dilaksanakan dengan cara yang konsisten dengan persyaratan pengukuran dan pemantauan.

Klausul 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN Klausul 8.1 Umum

Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari SMM dan meningkatkan terus menerus efektivitas dari SMM.

Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Menurut klausul ini, organisasi HARUS memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan, agar mengetahui apakah organisasi telah memenuhi kebutuhan pelanggan.

Klausul 8.2.2 Audit Internal

Menurut klausul ini, organisasi HARUS melaksanakan audit terhadap SMM, agar menjamin bahwa SMM telah sesuai dengan persyaratan-persyaratan, serta telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif.

Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses

Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan metode-metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari

proses-proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, serta metode-metode ini harus menunjukkan kemampuan dari proses untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan.

Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk

Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan tahap-tahap yang tepat untuk mengukur dan memantau karakteristik produk dan memiliki bukti-bukti yang mengkonfirmasikan bahwa karakteristik produk memenuhi persyaratan untuk produk itu.

Klausul 8.3 Pengendalian ProdukNonkonforman

Klausul ini menyatakan manajemen organisasi HARUS menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang dilibatkan dalam pengendaliannonkonformas(ketidaksesuaian). Produk nonkonformanyang diperbaiki ulang diverifikasi kembali, agar menjadi kesesuaian.

Klausul 8.4 Analisis Data

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi HARUS menetapkan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk menunjukkan kecocokan dan keefektifan dari SMM dan untuk mengevaluasi dimana perbaikan berkelanjutan terhadap SMM.

Klausul 8.5 Peningkatan

Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-Menerus

Menurut klausul ini, organisasi HARUS meningkatkan terus menerus efektivitas dari SMM melalui pengunaan kebijakan mutu, tujuan-tujuan mutu, hasil-hasil audit, analisa data, tindakan korektif dan preventif, serta peninjauan ulang manajemen.

Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif

Menurut klausul ini, organisasi HARUS mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, agar tidak terulang lagi. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan dampak dari kesesuaian yang ditangani.

26

Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif

Menurut klausul ini, organisasi HARUS menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian yang potensial untuk mencegah agar tidak terulang kembali. Tindakan preventif harus sesuai dengan dampak dari masalah yang potensial.

2.5. Alat TQM

Terdapat tujuh alat yang sangat berguna dalam usaha TQM (Heizer dan Render, 2005), yaitu sebagai berikut :

1) Lembar Pengecekan

Lembar pengecekan (Check Sheet) adalah suatu alat yang paling mudah untuk menghitung seberapa sering sesuatu terjadi. Dengan demikian lembar pengecekan adalah alat yang sederhana, tetapi teratur untuk mengumpulkan dan pencatatan data untuk mengetahui masalah utama (HuntdalamNasution, 2005).

Tujuan dari penggunaan lembar pengecekan adalah :

a. Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu masalah sering terjadi.

b. Memilah data ke dalam kategori yang berbeda.

c. Menyusun data secara otomatis, sehingga data itu dapat dipergunakan dengan mudah.

d. Memisahkan antara opini dan fakta. 2) Diagram Tebar

Diagram tebar (Scatter Diagram) ini adalah gambaran yang menunjukkan kemungkinan hubungan (korelasi) antara pasangan dua macam peubah. Walaupun terdapat hubungan, namun tidak berarti bahwa satu peubah menyebabkan timbulnya peubah yang lain. Scatter diagram biasanya menjelaskan adanya hubungan antara dua peubah dan menunjukkan keeratan hubungan tersebut yang diwujudkan sebagai koefisien korelasi (HuntdalamNasution, 2005).

Scatter Diagrammempunyai sumbu horizontal X yang menunjukkan ukuran satu peubah dan sumbu vertikal Y yang menunjukkan ukuran peubah yang lain. Arti korelasi dalam diagram tebar sebagai berikut :

a. Korelasi positif, apabila kenaikan Y mungkin tergantung pada kenaikan X. Apabila X dikendalikan, mungkin dapat pula mengendalikan Y.

b. Mungkin korelasi positif, terjadi apabila X meningkat, mungkin Y juga sedikit meningkat. Namun, Y mungkin disebabkan oleh faktor selain X.

c. Tidak ada korelasi, apabila Y mungkin disebabkan oleh peubah lain. d. Mungkin korelasi negatif, terjadi apabila meningkatnya X mungkin

menyebabkan kecenderungan Y menurun.

e. Korelasi negatif, terjadi apabila meningkatnya X mungkin menyebabkan menurunnya Y.

3) Diagram Sebab Akibat

Diagram sebab akibat (cause and effect diagram) sering disebut juga sebagai “diagram tulang ikan” (fishbone diagram) atau diagram Ishikawa. Diagram sebab akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian dan kesenjangan yang terjadi. Diagram ini dapat digunakan untuk hal-hal berikut :

a. Menyimpulkan sebab-sebab variasi dalam proses.

b. Mengidentifikasi kategori dan subkategori sebab-sebab yang mempengaruhi suatu karakteristik mutu tertentu.

c. Memberikan petunjuk mengenai macam-macam data yang dibutuhkan. Unsur-unsur penting dalam penyusunan diagram sebab akibat adalah : a. Man

b. Material c. Method d. Machine e. Environment 4) Diagram Pareto

Diagram Pareto (Pareto Chart) digunakan untuk membandingkan berbagai kategori yang disusun menurut ukurannya, dari yang paling besar

28

di sebelah kiri ke yang paling kecil di sebelah kanan. Susunan tersebut akan membantu menentukan pentingnya atau prioritas kategori kejadian-kejadian atau sebab-sebab kejadian-kejadian yang dikaji.

Kegunaan dariPareto chartadalah :

a. Menunjukkan prioritas sebab-sebab kejadian atau persoalan yang ditangani.

b. Pareto chart dapat membantu untuk memusatkan perhatian pada persoalan utama yang harus ditangani dalam upaya perbaikan.

c. Menunjukkan hasil upaya perbaikan.

d. Menyusun data menjadi informasi yang berguna. 5) Diagram Alir

Diagram alir (flow chart) adalah gambaran skematik yang menunjukkan seluruh langkah dalam proses dan menunjukkan bagaimana langkah tersebut saling mengadakan interaksi satu sama lain.

6) Histogram

Histogram menunjukkan cakupan nilai sebuah perhitungan dan frekuensi dari setiap nilai yang terjadi. Histogram menunjukkan peristiwa yang paling sering dan juga variasi dalam pengukuran. Penjelasan statistik, seperti rataan dan standar deviasi, dapat dihitung untuk menjelaskan distribusi. Walaupun demikian, data harus selalu dipetakan sehingga bentuk distribusi dapat terlihat. Sebuah penggambaran visual distribusi juga dapat memberikan pengetahuan mengenai penyebab variasi.

7) Peta Kontrol

Peta control (control chart) adalah gambaran grafis data sejalan dengan waktu yang menunjukkan batas atas dan bawah proses yang ingin dikendalikan. Bagan kendali dibangun sedemikian rupa sehingga data baru dapat dibandingkan dengan data masa lalu secara cepat. Contoh keluaran proses diambil dan rataan contoh ini dipetakan pada sebuah diagram yang memiliki batas.

2.6. Penelitian Terdahulu yang Relevan

Rangkuti (2004) dalam penelitiannya mengenai kajian penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Sariwangi A.E.A menyatakan bahwa secara

keseluruhan penerapan SMM ISO 9001:2000 jika dilihat dari ketersediaan dan penerapannya di lapangan masih belum sempurna dan masih dalam tahap pengembangan, walaupun secara keseluruhan alat pelaksanaan ISO 9001:2000 sudah tersedia. Alat analisis yang digunakan adalah PHA, dimana hirarki yang digunakan terdiri dari enam tingkat, dimana terdapat tingkatan yang merupakan penjabaran dari tingkat sebelumnya.

Sundari (2005) dalam penelitiannya yang berjudul “Kendala dan Manfaat Sistem Manjemen Mutu ISO 9001:2000 di PT. Perkebunan Nusantara VIII Kebun Gunung Mas” menjelaskan persyaratan yang tidak dipenuhi oleh perusahaan dan menjelaskan manfaat penerapan ISO 9001:2000 dalam memasuki pasar internasional. Alat analisis yang digunakan adalah PHA dengan hirarki empat tingkat, yaitu fokus, sasaran, subsasaran dan jangka waktu. Hasil akhir yang diperoleh adalah penerapan ISO 9001:2000 memberikan manfaat yang cukup besar pada produk yang dihasilkan perusahaan, yaitu meningkatkan mutu produk dan brand image, serta meminimisasi kerusakan.

Indraswari (2007) dalam penelitiannya yang berjudul “Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 terhadap Produktivitas Kerja Karyawan PTPN VIII Gunung Mas Bogor” memaparkan hubungan antara penerapan ISO 9001:2000 dengan produktifitas kerja. Alat analisis yang digunakan adalah Structural Equation Modeling (SEM). Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah peningkatan produktivitas kerja karyawan setelah penerapan ISO 9001:2000.

Dari ketiga penelitian tersebut terinformasikan bahwa penerapan ISO 9001:2000 pada sebuah perusahaan memberikan manfaat yang cukup besar terhadap kinerja perusahaan, baik itu proses produksi, pemasaran maupun produktivitas kerja karyawan. Dalam penerapan ISO 9001:2000 tersebut perlu dilakukan pemeriksaan untuk melihat bagaimana permasalahan yang dihadapi untuk selanjutnya dicari alternatif pemecahan bagi perbaikan secara berkesinambungan.

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian

Penelitian mengenai Kajian Penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, Bogor ini diawali dengan mengkajian penerapan prinsip-prinsip dasar ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk. Prinsip-prinsip-prinsip dasar ini menjadi landasan dalam penyusunan klausul-klausul ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2005). Kajian ini berkaitan dengan seluruh prinsip dari sertifikasi ISO 9001:2000. Kajian penerapan ISO 9001:2000 dilakukan dengan menggunakan wawancara, diskusi dan pengamatan secara langsung, serta dokumentasi internal perusahaan.

Hasil dari kajian ini menginformasikan bagaimana penerapan dasar-dasar ISO 9001:2000 pada PT. Unitex Tbk, yang selanjutnya dilakukan identifikasi masalah penerapan konsep ISO 9001:2000 tersebut. Identifikasi permasalahan dilakukan melalui kajian terhadap penerapan klausul-klausul ISO 9001:2000. Alat analisis yang digunakan dalam identifikasi kendala penerapan ISO 9001:2000 adalah PHA

Hasil kajian penerapan prinsip dasar ISO 9001:2000 yang diikuti dengan identifikasi permasalahan melalui pembobotan masalah penerapan klausul-klausul ISO 9001:2000 dapat digunakan untuk menilai penerapan ISO 9001:2000 di PT. Unitex Tbk. Berdasarkan hal tersebut, peneliti dapat mengajukan saran dan rekomendasi perbaikan yang mungkin dapat dilakukan oleh pihak perusahaan dalam rangka penerapan ISO 9001:2000 dan mempertahankan SMM yang telah tercapai. Uraian tersebut dapat dilihat dalam diagram pada Gambar 2.

Gambar 2. Kerangka pemikiran penelitian 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT. Unitex Tbk atas dasar pertimbangan sebagai organisasi yang telah berhasil memperoleh sertifikat ISO 9001:2000. Pelaksanaan penelitian dilakukan pada bulan Februari-April 2009.

3.3. Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Data primer diperoleh dengan cara wawancara dan pengisian kuesioner oleh pihak-pihak terkait, serta berdasarkan pengamatan langsung. Kuesioner dan daftar pertanyaan wawancara dapat dilihat pada Lampiran 1 dan 2. Data sekunder diperoleh melalui studi literatur di perpustakaan, internet, dokumen-dokumen perusahaan dan beberapa literatur yang terkait. Jenis data yang digunakan dalam penelitian dapat dilihat pada Tabel 1. Pemilihan informan dilakukan dengan memperhatikan tingkat pendidikan dan pemahaman informan

Um

p

an

B

al

ik

PT. Unitex Tbk

Kajian Penerapan SMM ISO 9001:2000

Identifikasi masalah dan kendala dalam penerapan

SMM ISO 9001:2000

Proses Hirarki Analitik (PHA)

Rekomendasi perbaikan penerapan ISO 9001:2000

32

terhadap pelaksanaan dan permasalahan SMM di PT. Unitex Tbk. Informan terdiri dari pihak-pihak yang berhubungan dengan pelaksanaan ISO 9001:2000 di PT. Unitex Tbk yang menjadi anggota dari tim ISO 9001:2000, yaitu berasal dari top management, middle management dan operational management.

Top management terdiri dari tiga orang yang masing-masing menduduki posisi sebagai Presiden Direktur, Direktur Pabrik dan Direktur Administrasi. Informan yang mewakili posisi top management adalah Direktur Administrasi. Middle management dalam tim ISO 9001:2000 pada PT. Unitex disebut management representative, terdiri dari dua orang yang berasal dari bagian pabrik dan garansi mutu serta satu Sekretaris Tim ISO 9001:2000. Informan yang mewakili posisi middle management adalah sekretaris tim ISO 9001:2000. Operational management pada PT. Unitex terdiri dari perwakilan seluruh bagian yang terdapat dalam perusahaan yaitu pemasaran, teknik produksi, biro kendali pusat, spinning, celup benang, weaving, dyeing, garansi mutu, utilitas, umun dan akuntansi. Informan yang mewakili posisi ini adalah Manajer Bagian Umum. Susunan organisasi tim ISO 9001:2000 pada PT. Unitex dapat dilihat pada Lampiran 3.

Tabel 1. Jenis data yang digunakan dalam penelitian

Jenis Data Deskripsi Data

1. Data Primer _ Penerapan dan permasalahan penerapan ISO 9001:2000.

 Prioritas kriteria masalah, aktor, penyebab masalah dan alternatif tindakan.

2. Data Sekunder _ Gambaran umum perusahaan.  Penerapan ISO 9001:2000.  Tinjauan pustaka.

3. Kualitatif _ Penerapan ISO 9001:2000.  Identifikasi masalah

4. Kuantitatif _ Data prioritas faktor, aktor, tujuan dan alternatif tindakan.

3.4. Pengolahan dan Analisis Data

Pengolahan data untuk identifikasi permasalahan penerapan ISO 9001:2000 menggunakan metode PHA. Menurut Saaty dalam Eriyatno (2007), PHA dimaksudkan untuk dapat mengorganisasikan informasi dan berbagai keputusan secara rasional (judgement) agar dapat memilih alternatif yang paling disukai. Metode ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah kualitatif yang kompleks dengan memakai perhitungan kuantitatif, melalui proses pengekspresian masalah dimaksud dalam kerangka berpikir terorganisir, sehingga memungkinkan dilakukannya proses pengambilan keputusan secara efektif. Metode ini mampu menyederhanakan persoalan yang kompleks menjadi persoalan terstruktur, sehingga mendorong dipercepatnya proses pengambilan keputusan terkait.

Menurut Marimin (2005), prinsip kerja PHA adalah menyederhanakan suatu persoalan kompleks yang tidak terstruktur, strategik dan dinamik menjadi bagian-bagiannya, serta menata dalam suatu hirarki. Kemudian tingkat kepentingan setiap peubah diberi nilai numerik secara subjektif tentang arti penting peubah tersebut secara relatif dibandingkan dengan peubah yang lain. Dari berbagai pertimbangan tersebut kemudian dilakukan sintesa untuk menetapkan peubah yang memiliki prioritas tinggi dan berperan untuk mempengaruhi hasil pada sistem tersebut.

Keuntungan penerapan proses hirarki menurut Fewidarto (1996) adalah :

1. Penyajian sistem secara hirarki dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana perubahan-perubahan prioritas pada level atas mempengaruhi prioritas unsur-unsur pada level/tingkat di bawahnya.

2. Hirarki memberikan banyak informasi yang lengkap pada struktur dan fungsi suatu sistem dalam level yang lebih rendah dan memberikan gambaran tentang pelaku-pelaku dan tujuan-tujuan pada level yang lebih tinggi. Unsur-unsur kendala yang terbaik adalah disajikan pada level yang lebih tinggi lagi untuk menjamin bahwa kendala-kendala itu diperhatikan. 3. Hirarki lebih efisien daripada merakit modul-modul secara keseluruhan.

34

4. Hirarki lebih mantap (stabil) dan lentur (fleksibel). Stabil dalam arti bahwa perubahan yang kecil mempunyai efek yang kecil dan lentur dalam hal bahwa penambahan untuk mendapatkan suatu hiraki yang terstruktur baik tidak mengganggu unjuk kerjanya.

Prinsip kerja proses PHA adalah menyederhanakan suatu persoalan kompleks dan tidak terstruktur, serta bersifat strategik dan dinamis melalui upaya penataan rangkaian peubahnya dalam suatu hirarki. Untuk mengolah data dengan metode PHA dilakukan dengan aplikasi perangkat lunak Expert Choice.

Langkah-langkah dalam analisis metode PHA secara umum dibagi dalam delapan langkah (Saaty, 1991), yaitu :

1. Mendefinisikan permasalahan dan merinci pemecahan yang diinginkan. Fokus dari analisis ini adalah identifikasi permasalahan mutu perusahaan dan kinerja setiap bagian yang ada di perusahaan. Untuk mengetahuinya dapat dilakukan dengan cara wawancara kepada informan. Setelah ditentukan fokus analisis, selanjutnya ditentukan komponen-komponen dan pendefinisian masing-masing komponen.

2. Membuat struktur hirarki dari sudut pandang manajemen secara menyeluruh. Setelah komponen-komponen dari fokus analisis diketahui, lalu dilakukan pembuatan hirarki. Hirarki merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antar komponen dan dampaknya terhadap sistem. Pembuatan hirarki bertujuan untuk mengetahui tingkatan-tingkatan analisis. Penyusunan hirarki terdiri dari beberapa tingkat, dari seperangkat peubah. Pada fokus identifikasi permasalahan tersusun beberapa tingkatan seperti tingkat 1 adalah fokus sasaran atau cita-cita utama, tingkat 2 adalah faktor atau kriteria masalah, tingkat 3 adalah aktor atau pelaku, tingkat 4 merupakan obyektif atau tujuan yang ingin dicapai yang sesuai dengan sasaran pada tingkat 1 dan di tingkat 5 adalah skenario atau alternatif kegiatan atau tindakan yang dapat diambil untuk mengatasi yang ada. Contoh struktur hirarki dari identifikasi permasalahan mutu dapat dilihat pada Gambar 3.

Tingkat 1

Fokus/Ultimate Goal

Tingkat 2

Faktor/ Kriteria Masalah

Tingkat 3 Aktor/ Pelaku

Tingkat 4

Tujuan/ Penyebab Masalah

Tingkat 5

Skenario/ Alternatif

3. Menyusun matriks gabungan

Matriks gabungan berpasangan adalah matriks yang membandingkan bobot unsur dalam suatu hirarki dengan unsur-unsur dalam hirarki atasnya. 4. Mengumpulkan semua pertimbangan yang dilakukan dari hasil

perbandingan yang diperoleh pada langkah 3.

Setelah matriks pembandingan berpasangan antar unsur dibuat, selanjutnya dilakukan perbandingan berpasangan antara setiap unsur pada kolom ke-i dengan setiap unsur pada baris ke-j, yang berhubungan dengan fokus identifikasi permasalahan. Pembandingan berpasangan antar unsur-unsur tersebut dilakukan dengan pertanyaan: “seberapa kuat unsur-unsur baris ke-i didominasi, dipengaruhi, dipenuhi atau diuntungkan oleh fokus permasalahan, dibandingkan dengan kolom ke-j ?” jika unsur-unsur yang diperbandingkan merupakan suatu peluang atau waktu, maka pertanyaannya adalah “seberapa lebih mungkin suatu unsur baris ke-i dibandingkan dengan unsur kolom ke-j, sehubungan dengan fokus?”

Gambar 3. Struktur hirarki identifikasi permasalahan (Saaty, 1991) F4 Identifikasi Masalah

(UG)

F1 F2 F3

A1 A2 A3 A4

T1 T2 T3 T4

1) Matriks pendapat individu untuk kriteria masalah/faktor SMM : Sistem manajemen mutu

TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RP : Realisasi produk

PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan

a. BerdasarkanTop Management

SMM TJM MSD RP PAP

SMM 1 1 1 1 3

TJM 1 1 1/3 1 3

MSD 1 3 1 3 3

RP 1 1 1/3 1 3

PAP 1/3 1/3 1/3 1/3 1

b. BerdasarkanMiddle Management

SMM TJM MSD RP PAP

SMM 1 3 3 7 9

TJM 1/3 1 1 1 3

MSD 1/3 1 1 3 1

RP 1/7 1 1/3 1 1

PAP 1/9 1/3 1 1 1

c. BerdasarkanOperational Management

SMM TJM MSD RP PAP

SMM 1 1 1 1 1

TJM 1 1 3 1/3 1

MSD 1 1/3 1 1/3 1

RP 1 3 3 1 3

Lanjutan Lampiran 5

2) Matriks pendapat gabungan untuk kriteria masalah/faktor

SMM TJM MSD RP PAP

SMM 1 1,44225 1,44225 1,91293 3

TJM 0,693361 1 1 0,693361 2,08008

MSD 0,693361 1 1 1,44225 1,44225

RP 0,522758 1,44225 0,693361 1 2,08008 PAP 0,333333 0,480751 0,693361 0,480751 1

Model Name: Combain

Priorities with respect to: Combined

Goal: Strategi Penerapan I SO 90...

Sistem Manajemen Mutu ,307 Manajemen Sumber Daya ,204

Realisasi Produk ,194

Tanggung Jawab Manajemen ,189 Pengukuran, Analisis, dan Peni ,105 Inconsistency = 0,02

with 0 missing judgments.

Page 1 of 1

26/06/2009 17:14:40

Lanjutan Lampiran 6.

B. Penentuan Bobot Faktor (outputdari SoftwareExpert Choice2000)

C. Penentuan Bobot Aktor, Tujuan dan Alternatif

 Data bobot berasal dari hasil pengolahan pada softwareExpert Choice2000.

 Perhitungan bobot aktor, tujuan dan alternatif menggunakan Microsoft Office Excel.

1. Penentuan Bobot Aktor

SMM : Sistem manajemen mutu TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RP : Realisasi produk

PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan Faktor

SMM TJM MSD RP PAP VP BA

Aktor

Top 0,690 0,702 0,667 0,630 0,670 0,307 0,671 Middle 0,180 0,153 0,224 0,154 0,234 0,189 0,186 Operasional 0,130 0,145 0,109 0,216 0,097 0,204 0,142

0,194 0,105 2. Penentuan Bobot Tujuan

PPK : Perbaikan partisipasi karyawan

PAD : Perbaikan administrasi dan dokumentasi PI : Perbaikan infrastruktur

Aktor

Top Middle Opersnl BA BT

Tujuan

PPK 0,193 0,371 0,460 0,671 0,264

PAD 0,476 0,371 0,221 0,186 0,420

Lanjutan Lampiran 6.

3. Penentuan Bobot Alternatif

PPK : Perbaikan partisipasi karyawan

PAD : Perbaikan administrasi dan dokumentasi PI : Perbaikan infrastruktur

SPP : Sosialisasi, pendidikan dan pelatihan PMB : Perbaikan mesin dan bangunan TB :Team Building

PSI : Perbaikan sistem informasi Tujuan

PPK PAD PI BT BAltr

Alternatif

SPP 0,493 0,297 0,095 0,264 0,285

PMB 0,145 0,094 0,452 0,420 0,220

TB 0,145 0,178 0,218 0,315 0,182