BAB IV PERANCANGAN SOP KENAIKAN GRADE DAN SUB GRADE PADA PT. MULTISTRADA

BAB IV

REKAPITULASI DAN PENGOLAHAN DATA

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai proses rekapitulasi data yang dibutuhkan dan pengolahan data dalam merancang Standar Operasional Prosedur (SOP).

4.1. Rekapitulasi Data

Data-data yang dikumpulkan meliputi semua data yang dibutuhkan untuk pengolahan data. Data diperoleh dengan melakukan wawancara langsung terhadap karyawan yang bertugas untuk melakukan proses assessment dan data-data yang didapat dari PT Multistrada Arah Sarana, Tbk (MASA).

4.1.1. Performance Appraisal (PA)

PA merupakan proses dimana organisasi-oraganisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja/kinerja karyawan. Tujuan diadakannya PA pada MASA yaitu:

1. Memberikan panduan untuk Section Head, Department Head, dan

Division head dalam melakukan penilaian kinerja terhadap para anggotanya secara fair dan objektif.

2. Memberikan gambaran kepada para penilai, bahwa di dalam sistem penilaian terdapat unsur/criteria penilaian kinerja yang disesuaikan dengan Core Value dan unsur reward atau promosi dari hasil kinerja. 3. Memberi jalur karir yang jelas bagi karyawan, khususnya karyawan

yang berprestasi.

4. Membantu atasan melakukan development terhadap bawahannya. Proses penilaian PA dilakukan setiap akhir tahun untuk mengetahui kinerja karyawan selama setahun. Kriteria penilaian PA pada MASA meliputi:

1. Proses. Proses dinilai berdasarkan core value yaitu sikap kerja positif, cara bekerja, proaktif, orientasi terhadap proses selanjutnya dan team work.

3. Output/Individual Score Card (ISC). Merupakan capaian kinerja karyawan dalam menyelesaikan Job Desciption (uraian jabatan) yang telah diberikan, dengan berdasar kepada nilai Key Performance Individual (KPI).

4. People Management. Hasil kerja atasan dalam mengelola bawahan yang meliputi pendelegasian tugas kepada bawahan, pengembangan bawahan dan lain lain terkait dengan pengelolaan bawahan.

5. Pengurangan. Pengurangan nilai PA dilakukan jika karyawan terkena Surat Peringatan (SP).

Terdapat lima penilaian PA pada MASA dengan point yang berbeda. Nilai dan point PA akan mempengaruhi bonus dan besar gaji karyawan selama satu tahun (di luar biaya overtime). Nilai dan point PA dapat dilihat seperti gambar berikut ini.

Tabel 4.1 Nilai dan Point PA

4.1.2. Proses Promosi

Promosi adalah peningkatan karir seseorang dari grade atau sub grade saat ini ke grade atau sub grade yang lebih tinggi. Promosi dapat disebabkan oleh:

1. Karyawan mendapatkan Job Enlargement. Job Enlargement merupakan perluasan isi pekerjaan secara horisontal, yaitu memperluas cakupan pekerjaan karyawan dengan meningkatkan kuantitas pekerjaan. Contohnya yaitu bagian telemarketing diminta untuk melakukan panggilan lebih banyak.

Contohnya yaitu seorang teknisi diminta untuk menangani mesin baru yang lebih kompleks.

Promosi pada MASA hanya dilaksanakan pada bulan Januari dan Juli. MASA memiliki rincian grade dan sub grade dengan fungsi jabatan berbeda atau biasa disebut job grading. Job grading merupakan penilaian secara ilmiah isi pekerjaan dari semua jabatan dalam suatu organisasi dan penggolongannya dalam kategori-kategori yang luas, yang disebut derajat-derajat jabatan (job grades). Berikut ini merupakan job grading yang terdapat pada MASA:

Tabel 4.2Job Grading pada MASA

Promosi grade adalah peningkatan karir karyawan dari grade saat ini ke

grade yang lebih tinggi, yang didahului dengan lolosnya assessment. Berikut ini merupakan persyaratan promosi grade yang terdapat pada MASA:

1. Untuk naik ke grade 3, minimal grade yang dimiliki saat ini 2F atau sedang menjabat posisi yang lebih tinggi (acting).

2. Untuk naik ke grade 4, minimal grade yang dimiliki saat ini 3F atau sedang menjabat posisi yang lebih tinggi (acting).

3. Untuk naik ke grade 4C, minimal grade yang dimiliki saat ini 4B atau sedang menjabat posisi yang lebih tinggi (acting).

4. Untuk naik ke grade 5, minimal grade yang dimiliki saat ini 4F atau sedang menjabat posisi yang lebih tinggi (acting).

5. Kecuali akselerasi. Akselerasi adalah peningkatan grade atau sub grade

karyawan 2 tingkat lebih cepat. Contohnya seorang karyawan dengan

assessment bulan Januari dan Juli gradenya akan meningkat 2 tingkat, yaitu dari 2B ke 2D, 2D ke 2F, dan 2F ke 3A.

Persyaratan untuk promosi grade 3 dan 4 pada MASA adalah sebagai berikut:

1. Untuk grade 3, promosi akan dilakukan jika masa kerja karyawan minimal dua tahun dengan pendidikan terakhir SLTA sederajat.

2. Untuk grade 4, promosi akan dilakukan jika masa kerja karyawan minimal dua tahun dengan pendidikan terkahir D3, atau jika masa kerja karyawan lebih dari dua tahun dengan pendidikan terakhir SLTA sederajat.

3. PA minimum yang didapatkan karyawan selama dua tahun terakhir adalah B dan merupakan rekomendasi user baik untuk grade tiga maupun grade empat.

Untuk dapat mengikuti proses promosi grade, syarat lain yang harus dipenuhi karyawan yaitu:

1. Value Pekerjaan. Pekerjaan yang akan dijalani atau sedang dijalani (acting) menunjukkan bahwa karyawan memerlukan grade yang lebih tinggi.

2. Mengisi form pengajuan promosi dan ditanda tangani oleh direktorat masing-masing.

3. Melampirkan Job description (Uraian Jabatan) dan struktur organisasi atas pekerjaan yang dijalani atau sedang dijalani (acting) pada form

pengajuan promosi.

Promosi sub grade adalah peningkatan karir seseorang dari sub grade saat ini ke sub grade yang lebih tinggi, dengan jumlah point PA mencukupi. Promosi sub grade dimungkinkan jika jumlah point PA yang dikumpulkan telah mencapai jumlah minimal yaitu sebelas. Berikut ini merupakan contoh pengumpulan PA karyawan untuk promosi sub grade:

Tabel 4.3 Contoh Pengumpulan PA

Berdasarkan tabel di atas, maka diketahui bahwa karyawan A pada tahun 2013 mengalami promosi sub grade dan masih menyimpan point PA sebanyak tiga point, sedangkan untuk karyawan B tidak dapat dilakukan promosi sub grade

karena jumlah point PA yang dimiliki tidak mencapai sebelas (hanya delapan). 4.2. Perancangan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Berdasarkan studi pustaka dan wawancara yang telah dilakukan, diketahui proses promosi pada MASA dibagi menjadi dua, yaitu promosi grade dan promosi sub grade karyawan. Proses promosi yang belum di standarisasikan mengakibatkan terdapatnya karyawan yang tidak mengerti proses tersebut sehingga memungkinkan karyawan untuk melakukan kesalahan saat mengajukan proses promosi. Berdasarkan hal tersebut, maka peneliti bermaksud untuk membuat SOP proses promosi grade dan promosi sub grade karyawan.

4.2.1. Perancangan Flowchart Proses Promosi Grade

Syarat yang harus dipenuhi karyawan untuk dapat mengikuti proses promosi grade yaitu:

1. Jumlah point PA karyawan sebanyak sebelas.

2. Persyaratan promosi grade yang terdapat pada MASA

3. Persyaratan promosi untuk grade 3 dan grade 4 yang terdapat pada MASA.

4. Lolos pada proses assessment center.

Jumlah point PA karyawan harus sebelas dikarenakan mengikuti prosedur pada proses assessment subgrade sehingga tercipta suatu proses promosi yang objektif dan terstruktur. Proses assessment center dilakukan oleh tim (dua orang atau lebih) yang sudah terlatih atau tersertifikasi dalam melakukan observasi

terhadap perilaku para peserta assessment atau biasa disebut asesor, untuk kemudian memberikan laporan akhir assessment serta umpan balik (feedback) pengembangan. Laporan dari asesor ini akan diterima oleh bagian HRSD untuk dianalisis apakah karyawan dapat dipromosikan untuk naik grade atau tidak, dan kemudian akan dikonfirmasikan ke user (demartment head maupun division head). Berikut ini merupakan proses flowchart untuk proses promosi grade

4.2.2. Perancangan Flowchart Proses Promosi Sub Grade

MASA melakukan promosi sub grade secara otomatis untuk karyawan yang telah memperoleh jumlah point PA sebanyak sebelas. Sehingga jika selama dua tahun seorang karyawan memperoleh nilai A dan B+, secara otomatis karyawan akan mengalami kenaikan untuk sub grade berikutnya. Dengan diketahuinya proses promosi sub grade oleh seluruh karyawan, dapat membuat karyawan bekerja seoptimal mungkin untuk mencapai target jabatan yang diinginkan tanpa harus menunggu promosi jabatan dari atasan. Dengan kinerja karyawan yang optimal, maka kinerja atau produktifitas perusahaan juga akan meningkat. Berikut ini merupakan flowchart proses promosi sub grade

4.2.3. Perancangan SOP Promosi Grade

Setelah merancang flowchart proses promosi grade, selanjutnya akan dirancang suatu SOP Promosi Grade. Berikut ini merupakan SOP Promosi Grade

yang diracang oleh peneliti.

Ga mbar 4.3 SOP Promosi Grade

4.2.4. Perancangan SOP Promosi Sub Grade

Setelah merancang flowchart proses promosi sub grade, selanjutnya akan dirancang suatu SOP Promosi Sub Grade. Berikut ini merupakan SOP Promosi Sub Grade yang dirancang oleh peneliti.

4.2.2. Perancangan Flowchart Proses Promosi Sub Grade

MASA melakukan promosi sub grade secara otomatis untuk karyawan yang telah memperoleh jumlah point PA sebanyak sebelas. Sehingga jika selama dua tahun seorang karyawan memperoleh nilai A dan B+, secara otomatis karyawan akan mengalami kenaikan untuk sub grade berikutnya. Dengan diketahuinya proses promosi sub grade oleh seluruh karyawan, dapat membuat karyawan bekerja seoptimal mungkin untuk mencapai target jabatan yang diinginkan tanpa harus menunggu promosi jabatan dari atasan. Dengan kinerja karyawan yang optimal, maka kinerja atau produktifitas perusahaan juga akan meningkat. Berikut ini merupakan flowchart proses promosi sub grade

4.2.3. Perancangan SOP Promosi Grade

Setelah merancang flowchart proses promosi grade, selanjutnya akan dirancang suatu SOP Promosi Grade. Berikut ini merupakan SOP Promosi Grade

yang diracang oleh peneliti.

Ga mbar 4.3 SOP Promosi Grade

4.2.4. Perancangan SOP Promosi Sub Grade

Setelah merancang flowchart proses promosi sub grade, selanjutnya akan dirancang suatu SOP Promosi Sub Grade. Berikut ini merupakan SOP Promosi Sub Grade yang dirancang oleh peneliti.