commit to user
13 e.
Make up fisik. Bentuk cetakan atau tipografinya, kualitas kertas, keadaan fisik buku, sampulnya, dan sebagainya.
Menurut Sulistyo-Basuki dalam Sudjana 2006:1.29-1.30, untuk dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai
berikut: a.
Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbitan, spesialisasi para penerbit, kelemahan
mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
b. Mengetahui latarbelakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja
yang menjadi anggota, kebiasaan menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan
perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak daripada kelompok lainnya.
c. Memahami kebutuhan pemakai.
d. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua,
mengetahui informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. e.
Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. f.
Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses membaca.
F. Pengadaan Bahan Pustaka
Ratnaningsih 2010:45 mengemukakan bahwa, Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis
pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pemustaka secara up to date.
Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Menurut LpPI 2001:34-35 dalam buku yang berjudul Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan
dan Informasi 2003:90 bagian pengadaan tidak semata-mata bertangggungjawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggungjawab atas hal-hal
berikut:
commit to user
14 a.
Pengadaan atau pengembangan koleksi. b.
Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka.
c. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus-menerus.
d. Pemeriksaan
dan mengikuti
terus-menerus penerbitan-penerbitan
bibliografi. e.
Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. f.
Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka. Proses pengadaan bahan pustaka terletak pada pustakawan, karena
pustakawan dianggap mengetahui tentang kebutuhan pustaka, keadaan koleksi, anggaran, ruang dan tenaga perpustakaan yang bersangkutan. Pustakawanlah yang
seharusnya bertanggungjawab untuk menentukan decision making apakah suatu bahan pustaka perlu ditambahkan dalam koleksi perpustakaan tersebut. Bahan
pustaka yang ingin ditambahkan tersebut sebaiknya disusun dulu dalam suatu daftar atau dalam kartu-kartu. Berdasarkan daftar tersebut dilakukan penelitian
atau “checking” pada koleksi perpustakaan yang bersangkutan melalui kartu-kartu katalog, untuk mengetahui apakah sudah dimiliki atau belum. Budiwijaya,
1980:5 Menurut Budiwijaya 1980:6-9 perlu melaksanakan pengadaan yang
dapat diperoleh dari berbagai sumber, yaitu pembelian, hadiah, tukar menukar, titipan dan lain-lain.
1. Pembelian
Pengadaan dengan cara pemebelian dilakukan dengan a langsung membeli di persedian toko buku, b memesan melalui toko
bukupenyalur, melalui penerbit yang besangkutan. Untuk memesan buku, pada umumnya masih menggunakan cara
dengan surat. Dalam surat itu perlu mencantumkan data buku yang jelas
commit to user
15 untuk menghindarkan kekeliruan, kesulitan dalam pembayaran, pengaduan
claim dan sebagainya. Dalam surat pesanan itu harus jelas menyebutkan pengarangpenyusun, judul buku, penerbit, edisitahun, jumlah copy, harga,
ISBN International Standard Book Number kalau ada, dan keterangan lain, misalnya, cara pembayaran, pengiriman dan lain-lain.
Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak, maka kemungkinan toko buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan tersebut
sekaligus melainkan secara berangsur. Bila bukunya diterima, maka perlu: a.
Mencocokkan dengan surat pengantar buku yang bersangkutan. b.
Mencocokkan dengan
catatan pesanan
perpustakaan yang
bersangkutan. c.
Bila barangnya yang datang tidak sesuai, maka perlu diadakan komunikasi dengan pengirim atau diadakan pengaduan claim.
d. Jika cocok dengan pesanan, maka dapat dilakukan prosedur
berikutnya, misalnya diberi stempel milik atau jika proses pembayaran belum selesai dapat dilanjutkan pembayarannya.
Sering petugas mengalami kesulitan dalam mencari atau meneliti file surat pesanan yang sudah lama, khususnya bila buku-buku
masih dalam proses pemesanan. Kesulitan itu dapat dikurangi bila menggunakan cara yang lebih praktis, yaitu memakai sistem kartu pesanan.
Kartu pesanan ini sering disebut kartu desiderata atau kartu pemesanan buku. Bentuk dan ukuran kartu itu dapat bermacam-macam menurut
kebutuhan perpustakaan masing-masing. Data pustaka yang perlu dicatat
commit to user
16 dalam kartu tersebut juga sama dengan sistem surat. Setiap judul buku yang
dipesan sebaiknya dicatat dalam satu kartu tersendiri. Kartu-kartu tersebut dapat disusun menurut sistem filing tertentu, misalnya surat abjad
pengarang, sistem shelf list, dikelompokkan menurut penerbit dan lain- lainnya. Sering kartu macam ini dibuat rangkap, salahsatu dikirimkan
kepada toko buku, yang lain disimpan untuk arsip bagian akuisisi, satu lagi disimpan bagian keuangan dan sebagainya. Kadangakala ada format kartu
pemesanan yang dibuat seperti ukuran kartu katalog, yang salah satunya copy dapat disusun dalam laci kartu katalog, sehingga pembaca dapat segera
mengetahui bahwa ada buku baru yang masih dalam proses pemasanan. 2.
Hadiah Bagi perpustakaan yang anggarannya terbatas, maka proses
pengadaaan dilakukan melalui proses hadiah. Walaupun koleksi tersebut diperoleh secara hadiah dari penyalur buku, tetapi sebaiknya sebelum hadiah
tersebut diterima telah melalui prosedur seleksi buku yang baik. 3.
Tukar menukar Buku-buku yang tidak bermanfaat bagi suatu perpustakaan dapat
dimanfaatkan dengan cara ditukarkan dengan perpustakaan lain yang mungkin masih membutuhkan. Buku-buku tersebut dibuat daftarnya lalu
dikirimkan ke beberapa perpustakaan yang disertai daftar buku-buku yang dibutuhkan sebagai bahan penukarannya.
commit to user
17 4.
Titipan Perpustakaan kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari
peroranganlembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemustaka, perpustakaan hanya sekedar menjaga keberadaan bahan pustaka tersebut.
Dalam melaksanakan pengadaan buku secara titipan, maka yang perlu diperhatikan adalah jangka waktu titipan agar tidak terlalu singkat, karena
akan merugikan dalam segi ekonomis, misalnya, dalam biaya pengolahan dan lain-lainnya. Dalam keadaan tertentu dapat diterima walaupun
waktunya singkat dan tentunya bahan semacam ini tidak diolah secara permanen.
Dalam buku yang judulnya Pengelolaan Perpustakaan 2007:16-18 pengadaan koleksi dalam arti menambah koleksi baru, dapat selalu dilakukan
dengan cara mencari informasi tentang terbitan-terbitan terbaru dari penerbit. Beberapa sarana yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengadaan
koleksi, antara lain: a.
Katalog penerbit, leaflet, brosur Katalog penerbit adalah daftar informasi terbitan dari penerbit buku.
Informasi yang dimuat dapat berupa informasi tentang buku-buku yang baru diterbitkan, buku edisi baru, dan buku cetak ulang. Pada umumnya
informasi yang disajikan disertai informasi harga setiap buku. Selain katalog penerbit yang dibuat secara periodik, penerbit kadang-kadang
membuat informasi terbitan berupa leaflet dan brosur yang hanya memuat
commit to user
18 informasi beberapa buku terbaru yang tidak mencakup periode terbitan
tertentu. b.
Iklan dalam majalah Iklan adalah bentuk informasi yang bersifat memengaruhi untuk membeli.
Penerbit-penerbit besar kadang-kadang memasukkan iklan dalam majalah tentang buku-buku yang baru diterbitkan. Informasi yang ada di dalam iklan
biasanya berisi tentang buku-buku yang baru terbit, yang barangkali sesuai dengan keperluan pengguna perpustakaan.
c. Resensi buku di majalah dan surat kabar
Resensi adalah tinjauan tentang buku, kadang-kadang dikenal dengan timbangan buku. Pada umumnya resensi berupa penilaian objektif terhadap
buku, baik fisik, susunan, maupun isi. Resensi dapat membantu dalam mempertimbangkan suatu buku dibeli atau tidak, karena kekurangan dan
kelebihan buku yang diresensi pada umumnya dibahas oleh peresensi. d.
Daftar penerimaan buku baru yang dimiliki perpustakaan Perpustakaan sebaiknya membuat daftar buku yang baru diterima. Daftar
tersebut dapat digunakan sebagai alat pemeriksa sebelum melakukan pembelian. Buku-buku yang sudah dimiliki atau yang termuat dalam daftar
penerimaan buku baru sebaiknya tidak dibeli ulang, terlebih jika tidak bermaksud menambah jumlah eksemplar buku.
e. Bibliografi nasional
Bibliografi nasional memuat daftar dokumen yang diterbitkan pada suatu Negara tertentu. Biasanya bibliografi ini diterbitkan oleh perpustakaan
commit to user
19 nasional suatu Negara. Sebagai contoh adalah Bibliografi Nasional
Indonesia yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia setiap tiga bulan sekali. Bibliografi Nasional Indonesia mendaftar semua
terbitan dari setiap penerbit yang bergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia IKAPI.
f. Daftar pustaka
Daftar pustaka adalah daftar judul buku yang digunakan oleh seorang penyusun karya tulis yang dicantumkan pada bagian akhir tulisan. Daftar
pustaka perlu diperiksa oleh petugas perpustakaan untuk mengetahuai apakah buku yang didaftar sudah dimiliki oleh perpustakaan atau belum.
Jika belum dimiliki sedapat mungkin diusahakan untuk dimiliki. g.
Daftar usulan buku dari pengguna Salahsatu cara untuk mengetahui kebutuhan pengguna perpustakaan yang
mereka perlukan, yaitu dengan menyediakan formulir usulan buku yang dapat diiisi oleh pengguna. Daftar usulan buku dari pengguna merupakan
sarana yang sangat baik untuk mengetahui kebutuhan mereka secara langsung.
h. Internet
Sarana paling modern yang dapat digunakan untuk mengetahui adanya buku-buku terbaru adalah akses internet. Beberapa penerbit besar memiliki
alamat di internet. Contoh penerbit-penerbit Indonesia yang telah memiliki alamat di internet antara lain: www.kanisius.co.id, www.gramedia.com,
www.mizan.com, www.elexmedia.co.id,
www.ikapi.or.id,
commit to user
20 www.buku.els.web.id, www.andipublisher.com, www.cybersastra.net, dan
www.bacabuku.com
.
Buku-buku luar negeri dapat dicari melalui alamat penerbit maupun distributor
besar seperti:
www.books.com, www.amazon.com,
www.prenhall.com, www.oup.com,
www.bn.com, www.lights.compublisher, dan www.quadarm.compublisher_sites.
Pengadaan koleksi perlu dilakukan secara cermat dan hati-hati. Kadangkala buku yang datang tidak sesuai dengan pesanan. Oleh karena itu,
dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perpustakaan 2007:19-23 menyebutkan langkah-langkah yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Penyusun daftar
Setelah diadakan verifikasi dan pengambilan keputusan, petugas mempersiapkan daftar pesanan yang dilengkapi dengan data-data bibliografi
terbitan sesuai dengan kebutuhan masing-masing perpustakaan. b.
Pemesanan Setelah melakukan pemilihan buku untuk menentukan buku mana yang
dibutuhkan atau diperbanyak, daftar pesanan tersebut dikirim kepada penerbit atau toko buku yang disertai petunjuk tentang bagaimana cara
pembayarannya dan keterangan lain yang dianggap perlu untuk kelancaran administrasi. Pengiriman daftar pesanan ke penerbit atau toko buku disertai
dengan surat pemesanan. Pembayaran dapat dilakukan bersamaan dengan pemesanan sesudahnya. Pembayaran dilakukan melalui poswesel, cheque,
kartu kredit, transfer bank, internet banking, ATM, dan sebagainya. Untuk
commit to user
21 pembayaran yang dilakukan kemudian hari biasanya penerbit atau toko
buku mengirimkan faktur sementara proforma invoice yang merinci pesanan mana yang harus dibayar. Atas dasar itu perpustakaan mengatur
pembayarannya. c.
Penerimaan Apabila pesanan buku dari penerbit atau toko buku telah diterima, kiriman
itu perlu segera dicek, dicocokkan dengan daftar pengiriman dan daftar pesanan.
d. Pemeriksaan
Setelah buku diterima, kondisi buku perlu diperiksa, antara lain fisik buku, kelengkapan halaman, dan bibliografi. Pemeriksaan fisik meliputi keutuhan
buku dan penjilidan. Pemeriksaan kelengkapan halaman meliputi halaman kosong, halaman terbalik, dan halaman tidak lengkap. Pemeriksaan
bibliografi meliputi pemeriksaan data pokok terbitan yang perlu diketahui oleh pengguna, antara lain:
a Judul buku
Judul buku merupakan identitas pertama yang segera dapat dibaca. Judul buku terletak di halaman pertama atau kedua sebuah buku. Judul
yang tertulis di sampul buku kadang-kadang kurang jelas dibanding dengan judul yang tertulis di halaman judul. Maka untuk mengetahui
judul sebuah buku, judul yang digunakan adalah judul yang tertulis di halaman judul, bukan di sampul buku.
commit to user
22 b
Penanggungjawab Sebuah buku sebelum diterbitkan melewati persiapan-persiapan yang
terkadang melibatkan banyak orang, mulai dari penerbit, penulis, editor, penerjemah, penyadur, pembuat layout, perancang sampul, dan
sebagainya. Pertanyaannya adalah siapa penanggungjawab buku tersebut? Semuanya bertanggungjawab. Penanggungjawab isi buku
adalah pengarang atau penulis dapat berupa kelompok orang atau badan, penerjemah bertanggungjawab terhadap terjemahannya,
penyadur bertanggungjawab terhadap sadurannya, dan seterusnya. Namun pada umumnya pengarang buku merupakan penanggungjawab
utama. Penyumbang lainnya pada umumnya kurang diperhitungkan. Atau dengan kata lain, yang diutamakan sebagai penanggungjawab
adalah yang bertanggungjawab terhadap isi buku. c
Penerbit Penerbit adalah instansi resmi yang mempublikasikan buku atau
terbitan lainnya. Penerbit pada umumnya bertanggungjawab terhadap semua terbitannya.
d Tahun terbit dan tahun copyright
Keterangan tentang tahun terbit tidak selalu jelas dalam setiap terbitan. Ada yang secara tegas menuliskan diterbitkan tahun tertentu.
Namun kadang-kadang digabungkan dengan keterangan cetak, misalnya cetakan kedua 1999, cetakan ketiga 2001, dan seterusnya.
commit to user
23 Selain tahun penerbitan, kadang-kadang pada buku dituliskan juga
tahun copyright dengan penulisan ©2001, ©2000, dan seterusnya. e
Tempat terbit Keterangan tentang tempat terbit pada umumnya secara jelas
disebutkan dalam buku yang diterbitkan. Pada umumnya tempat yang digunakan sebagai identitas tempat terbit adalah nama kota letak
penerbit tersebut berada. Untuk memperjelas informasi tentang negara bagian di mana kota tersebut terletak, misalnya: Menlo Park,
California. f
Cetakan Keterangan cetakan memberikan informasi tentang berapa kali buku
tersebut telah dicetak ulang. Cetak ulang tidak melakukan perubahan isi.
g Edisi
Keterangan edisi dicantumkan untuk menjelaskan bahwa, buku yang bersangkutan diterbitkan ulang dengan beberapa perubahan isi.
h ISBN
Mulai Januari 2007 penulisan ISBN International Standard Book Number mengalami perubahan mengikuti pola EAN European
Article Number, yaitu 13 digit sebagai pemberi identifikasi unik secara internasional terhadap satu buku maupun produk seperti buku
yang diterbitkan oleh penerbit. Setiap nomor memberikan identifikasi unik untuk setiap terbitan dari setiap penerbit, memungkinkan
commit to user
24 pemasaran produk yang lebih efisien bagi toko buku atau distributor
www.pnri.go.idAttachmentISBNISBN_PERSYARATAN_BARU. pdf .
ISBN 13 digit dibagi menjadi empat bagian, 3 angka untuk kelompok pertama, 4 angka untuk kelompok kedua, dan 5 angka untuk
kelompok ketiga serta 1 angka untuk kelompok keempat. Setiap kelompok menunjukkan keterangan tertentu, yaitu:
Kelompok pertama : menunjukkan Negara
Kelompok kedua : menunjukkan identitas nama penerbit
Kelompok ketiga : menunjukkan identitas judul, setiap judul
mempunyai nomor judul yang unik oleh penerbit
Kelompok keempat : merupakan angka pemeriksa
Setelah kondisi buku sesuai dengan pesanan, petugas membuat tanda terima atau menandatangani proforma invoice dan dikirimkan kepada penerbit
atau toko buku. Apabila tidak sesuai dengan pesanan, buku dikembalikan ke penerbit atau toko buku. Sedangkan untuk penerimaan buku-buku hadiah, baik
yang sesuai dengan kebutuhan maupun tidak, sebaiknya diberi ucapan terima kasih.
commit to user
25
G. Inventarisasi
