commit to user
25
G. Inventarisasi
Tahap akhir bagian akuisisi sebelum pengolahan koleksi pada setiap perpustakaan memiliki kebijakan tersendiri dimana tahap akhir bagian akuisisi di
Perpustakaan Universitas – Universitas Kristen Satya Wacana yaitu mendaftar koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa dikenal dengan istilah
inventarisasi. Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data inventaris dapat
dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas setiap buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, dalam buku yang berjudul
Pengelolaan Perputakaan 2007:35-37 pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut:
a. Tanggal pemesanan. Pada kolom tanggal pemesanan dicatat tentang kapan
koleksi tersebut dipesan ke penerbit, toko, atau agen penjual. b.
Tanggal penerimaan. Pada kolom ini dicatat tanggal diterimanya koleksi tersebut dari toko, penerbit, atau agen penjual buku.
c. Tanggal pembayaran. Pada kolom tanggal pembayaran dicatat tanggal
dilakukannya pembayaran koleksi yang dibeli oleh perpustakaan. d.
Tanggal inventaris. Pada kolom tanggal inventaris dicatat tanggal saat memberi nomor inventaris dan saat memasukkan data-data ke dalam basis
data inventaris. e.
Nomor inventaris. Pada kolom ini dicatat nomor inventaris setiap koleksi. f.
Judul. Pada kolom ini dituliskan judul dari koleksi yang sedang dicatat.
commit to user
26 g.
Pengarang. Pada kolom ini dituliskan nama pengarang dari koleksi yang sedang dicatat.
h. Edisi. Pada kolom ini dituliskan edisi dari koleksi yang sedang dicatat.
i. Kota terbit. Pada kolom ini dituliskan nama kota temapt penerbit tersebut
berada. j.
Penerbit. Pada kolom ini dituliskan nama penerbit dari koleksi yang sedang dicatat.
k. Tahun terbit. Pada kolom ini dituliskan tahun terbit dari koleksi yang sedang
dicatat. l.
Jumlah eksemplar. Pada kolom ini dituliskan jumlah eksemplar dari koleksi yang sedang dicatat.
m. Bahasa. Pada kolom ini dituliskan bahasa dari koleksi yang sedang dicatat.
n. Asal. Pada kolom ini dituliskan nama toko, atau nama agen penjual koleksi
tersebut. o.
Harga satuan. Pada kolom ini dituliskan harga buku seperti yang tercantum pada bukti pembayaran.
p. Keterangan. Pada kolom ini dicatat keterangan tambahan tentang koleksi
yang bersangkutan, misalnya keterangan hilang, ganti baru, fotokopi, dan sebagainya.
Dalam buku yang berjudul Pengelolaan Perputakaan 2007: 35-39 sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:
commit to user
27 a.
Pemberian cap perpustakaan Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik
koleksi. Setiap perpustakaan dapat meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halaman dua puluh lima.
Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan.
b. Pemberian cap inventaris
Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventaris. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul
atau halaman akhir buku. c.
Pemberian nomor inventaris Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau
campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat untuk
mencerminkan status asal koleksi, yaitu berupa pembelian atau hadiah. Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan. Setiap koleksi
hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan.
Contoh nomor inventaris: a
1PSDPbV2004 b
1PSDHdV2004
commit to user
28 Keterangan:
1 : nomor urut satu
PSD : pemilik koleksi, misalnya Perpustakaan Sanata Dharma
Pb : kode pembelian
Hd : kode hadiah
V : bulan ke-5 Mei
2004 : tahun 2004
: tanda pemisah antar-unsur dalam nomor inventaris dapat berupa tanda pemisah yang lain, misalnya tanda titik, tanda hubung, dan
sebagainya d.
Pencatatan ke dalam basis data inventaris Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses
memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi
suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan baru, dan untuk membuat laporan
statistik. Data statistik tersebut antara lain: a.
Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. b.
Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya. c.
Jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan Asing. d.
Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain. e.
Jumlah anggaran yang dikeluarkan.
commit to user
29 Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan
tentang kapan dibeli, di mana dibeli atau dari mana diperoleh, serta berapa harga koleksi tersebut. Keterangan-keterangan tersebut memudahkan
perpustakaan ketika akan melakukan pembelian ulang atau ketika harus menjawab pertanyaan.
commit to user
30
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
A. Sejarah Berdirinya
Kategori