Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan
PEMANFAATAN ICT PADA SEKTOR PUBLIK Studi Kasus Perpustakaan
Oleh: A. Ridwan Siregar Universitas Sumatera Utara
Pendahuluan
Selama abad keduapuluh terjadi pertumbuhan signifikan sektor publik terutama pada masyarakat industri maju. Diperkirakan sekitar tiga puluh hingga lima puluh persen dari produk domestik bruto suatu negara digunakan oleh pemerintah untuk mengurus sejumlah fungsi-fungsi penting dan vital mulai dari urusan pertahanan dan keamanan nasional hingga taman kanak-kanak, termasuk di dalamnya pelayanan perpustakaan. Sektor ini mempekerjakan sekitar sepuluh hingga tiga puluh persen dari seluruh angkatan kerja yang ada.
Perkembangan pesat teknologi informasi dan komunikasi (ICT) memberikan pengaruh besar pada cara manusia hidup dan bekerja. ICT dapat memperbaiki kualitas kerja dan produktivitas, dan disebutkan juga mampu mendorong proses demokratisasi di banyak negara. Peningkatan akses terhadap arus informasi mengabaikan sensor resmi dan dapat memberdayakan gerakan masyarakat madani. Pengaruh dari industri informasi pada masyarakat juga dirasakan oleh komunitas perpustakaan. Peralihan dari publikasi cetak ke digital mempengaruhi cara pustakawan memilih, mengumpulkan, mengorganisasikan dan menyebarluaskan informasi. Kurikulum pendidikan perpustakaan diubah untuk menghasilkan lulusan yang dipersiapkan untuk menghadapi perubahan kebutuhan tersebut.
ICT yang didefinisikan sebagai ‘cara-cara elektronik dalam pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengkomunikasian informasi’ yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer telah melahirkan revolusi digital. Globalisasi ekonomi berlangsung secara paralel dengan revolusi digital. Demikian juga halnya dengan perpustakaan tradisional yang masih dan akan tetap berdiri, tetapi perpustakaan digital (e-library) eksis dan berjalan paralel dengan perpustakaan tradisional. Koleksi perpustakaan elektronik bahkan tumbuh melampaui pertumbuhan koleksi cetak.
Di sisi lain, perpustakaan seperti halnya kebanyakan otoritas publik dilihat sebagai birokrasi yang belum mampu mengadopsi dengan sukses langkah perubahan yaitu ciriciri ekonomi informasi global saat ini. Keterbelakangan ini diasumsikan sebagai pencorot di antara pengguna ICT. Otoritas publik modern seharusnya mengumpulkan sejumlah besar data standar tentang berbagai hal yang menyangkut penduduk dan dunia usaha. Data tersebut disimpan pada register resmi sehingga kemudian dapat digunakan dalam berbagai situasi pengambilan keputusan. Dengan demikian otoritas publik termasuk perpustakaan diharapkan dalam banyak hal berada di antara pengguna utama ICT.
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 1
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008. USU e-Repository©2008
Pengalaman sejumlah organisasi publik dalam mengambil manfaat dari perkembangan ICT untuk merekayasa ulang sistem informasi dan organisasinya agar lebih efisien dan produktif adalah sesuatu yang perlu disebarluaskan dan dijadikan sebagai pembanding untuk memajukan pelayanan sektor publik lainnya. Keberhasilan suatu perpustakaan mengambil manfaat dari ICT memberikan pengaruh ganda terhadap efisiensi dan produktivitas baik organisasi maupun pengguna pelayanannya. Tulisan ini dimaksudkan sebagai pengungkapan berbagai aspek pemanfaatan ICT pada perpustakaan pada umumnya dan Perpustakaan USU pada khususnya.
Pemanfaatan ICT Pada Perpustakaan
Pemanfaatan ICT pada perpustakaan dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok yaitu automasi perpustakaan dan pelayanan digital.
Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan adalah komputerisasi kegiatan rutin dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup pengadaan, pengatalogan, termasuk penyediaan katalog online (OPAC), pengawasan sirkulasi dan serial. Dengan kata lain perpustakaan terautomasi adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penanganan sebagian atau seluruh kegiatan rutinnya. Uraian tentang automasi perpustakaan kita mulai dengan melihat pada perpustakaan terautomasi secara keseluruhan. Ketiga fungsi utama perpustakaan dalam gambar disajikan dalam bentuk kotak.
Perpustakaan Terautomasi
Fungsi Pendukung Administratif
Pembukuan Anggaran Belanja Inventaris Laporan Statistik Pengolahan Kata Pengiriman Laporan Berkala
Fungsi Pendukung Perpustakaan
Pengadaan Sirkulasi Pengatalogan Pengawasan Serial
Fungsi Temu-balik Informasi
Akses terhadap: Lokasi Dokumen Informasi Bibliografis Informasi Teks Penuh
Fungsi pendukung administratif adalah fungsi yang bersifat umum, dilakukan di perpustakaan dan juga di organisasi jenis lain. Fungsi pendukung perpustakaan adalah fungsi yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan koleksi perpustakaan. Fungsi temu-balik adalah fungsi yang mendukung akses informasi. Setiap fungsi tersebut menggunakan informasi dari fungsi lain. Sistem perpustakaan terpadu (integrated library
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 2
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
system) menyatukan semua fungsi di atas sehingga semua modul dapat saling berinteraksi satu sama lain.
Automasi perpustakaan, khususnya pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet meluas. Automasi perpustakaan pada awalnya banyak dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan pada umumnya adalah mainframe yang harga dan biaya pemeliharaannya tergolong mahal. Perkembangan kemampuan komputer PC dan teknologi jaringan client/server serta tersedianya berbagai jenis perangkat lunak perpustakaan off-the-shelf, menjadikan automasi bukan lagi sesuatu yang mahal.
Pelayanan Digital
Pelayanan digital adalah penyediaan fasilitas akses jauh (remote access) dan publikasi elektronik. Perpustakaan elektronik adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, citra, suara dan klip video) disimpan dan diakses dalam bentuk digital. Jumlah artikel jurnal dan artikel lepas sebagai publikasi elektronik tumbuh dan berkembang dengan pesat. Dokumen-dokumen lama didigitalisasi agar dapat diakses secara elektronik, termasuk bahan kelabu (grey materials) yang sebelumnya sulit untuk diperoleh.
Perkembangbiakan sumberdaya informasi elektronik yang didukung oleh perkembangan pesat di bidang sistem RADAR (resource access, discovery, and retrieval) termasuk diantaranya fungsi WWW, menjadikan akses informasi digital sebagai alternatif yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi masyarakat. Dalam proses komunikasi, penulis menggunakan internet untuk menjangkau audiens yang lebih luas, mengabaikan penerbit tradisional, editor dan komunitas pustakawan.
Pengalaman Perpustakaan
Pada akhir milenium yang lalu, Perpustakaan USU memiliki sepuluh tahun pengalaman dalam mengembangkan perpustakaan ke arah suatu pelayanan perpustakaan pendidikan tinggi yang ideal. Perpustakaan mencari berbagai peluang untuk mengembangkan pelayanannya termasuk pemanfaatan teknologi informasi. Ada empat aspek yang menjadi perhatian perpustakaan yaitu manajemen dan operasional, pengembangan koleksi, automasi perpustakaan, dan jaringan. Dalam mengembangkan keempat aspek tersebut, perpustakaan menghadapi berbagai kesulitan. Masalah yang paling utama adalah hal-hal yang berkaitan dengan pengadaan produk luar negeri dengan anggaran standar dalam negeri seperti berlangganan jurnal dan pengadaan perangkat lunak perpustakaan.
Untuk mengatasi masalah di atas, perpustakaan terus berusaha mencari solusi alternatif. Berkaitan dengan keterbatasan judul jurnal cetak, perpustakaan memfasilitasi akses internet sekaligus dengan staf bantuan penelusuran. Pertumbuhan pesat jurnal elektronik mendorong perpustakaan untuk memfasilitasi layanan akses melalui jaringan kampus. Berkaitan dengan perangkat lunak, perpustakaan mengembangkan sendiri (in-house)
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 3
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008. USU e-Repository©2008
sistem berbasis komputer menggunakan program generic CDS/ISIS dan dBase. Cantuman katalog dibangun mengikuti standar ISO-2709. Program ini masih digunakan hingga saat ini dan salah satu modulnya yaitu katalog online dapat diakses melalui jaringan kampus. Pertumbuhan pesat penggunaan fasilitas perpustakaan (lihat Tabel-1) dan peningkatan beban kerja (lihat Tabel-2 dan 3), dan keterbatasan jumlah tenaga kerja (lihat Tabel-4), telah mendorong perpustakaan untuk menyempurnakan sistem tersebut secara terus menerus dengan menyediakan fungsi yang lebih banyak sesuai dengan tuntutan pengguna dan manajemen perpustakaan.
Table-1: Penggunaan Fasilitas Perpustakaan
Indicator
1998
Internet access
2,327
Internet articles downloaded
587
Reference enquiries
2,952
Photocopying
350,465
The library web site visited*)
8,730
Book shelved
541,712
Loans
188,192
Audio-visual use
4,421
Visitor
503,697
Library manual distributed**)
5,100
User trained
124
LIS student in service training
82
Members card issued
19,853
Interlibrary service
289
*)Including USU Digital Library
*)Distributed to newcomer students
Growth (%)
41.0 67.7 13.0 17.2 25.6 13,9
4.7 17.9
1.4 5.9 7.8 3.8 -0.9 16.6
1999
11,398 1,747 4.412 379,859 10,240 606,418 206,613 4,171 521,072 5,665
128 86
21,046 223
Growth (%)
389.8 66.4 49.4
8.4 17.3 19.3
9.7 -5.6 3.4 11.1 3.2 4.9 6.0 -22.8
2000
54,090 2,970 5,824 584,919 13,174 793,563 301,623 6,167 686,835 6,096
139 87
21,184 241
Growth (%)
375.0 70.0 32.00 54.00 28.6 30.9 46.0 48.0 31.8 7.6 8.6 1.2 0.6 8.1
Average Growth
(%) 268.4 68.0 31.4 26.5 23.8 21.4 20.1 20.1 12.2
8.2 6.5 3.3 1.9 0.6
Indicator
ADB Depository USU Depository Non-printed Materials Books Serial Volumes WB Depository*) Total *) Start in year 2000
Table-2: Koleksi Perpustakaan
1998
1,199 11,893
1,035 298,815
82,487 -
395,429
Growth (%)
22.3 10.7 12.5
3.9 2.3
4.0
1999
1,619 14,535 1,116 310,091 84,232
411,593
Growth (%)
35.0 22.2
7.8 3.7 2.1
4.1
2000
1,948 15,305
1,217 322,080
86,245 90
426,885
Growth (%)
20.3 5.2 9.0 3.8 2.3
3.7
Average Growth
(%) 25.8
12.7
9.7
3.8
2.2
-
3.9
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 4
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
Table3: Aktivitas Pemrosesan Utama
Indicator
Book copies barcoded Tittle catalogued Volume bound/repaired Catalog record added Document digitized
1998
18,709 6,819
11,606 3,410 80
1999
20,143 11,199
5,570 6,810
140
2000
15,531 10,034
5,507 4,903
170
Average Processing
18,128
9,351 7,561
5,041 130
Tabel-4: Jumlah Staf
Formal Education
1998
Masters in LIS
1
Sarjana in LIS
5
Diploma in LIS
10
Sarjana in other field
14
Diploma in other field Non-degree*)
5 36
Total
71
*)Including 12 persons security guard, electrician and gardener
1999
1 5 9 15 3 42 75
2000
2 6 8 15 3 39 73
Pengembangan sistem untuk pencapaian target perpustakaan didukung oleh tersedianya infrastruktur jaringan kampus sepanjang 8.000 meter kabel fiber optic yang mulai dibangun sebelum krisis ekonomi pada tahun 1997 (lihat Gambar-1 dan 2). Jaringan ini menghubungkan perpustakaan dengan semua fakultas dan unit. Jaringan ini digunakan sebagai intranet dan akses internet.
Dengan tersedianya infrastruktur di atas, perpustakaan mengembangkan layanan digital yang berfungsi untuk mengidentifikasi, mendownload, merestrukturisasi dan mempromosikan informasi berbasis digital melalui situs perpustakaan: library.usu.ac.id. Fungsi lainnya dari layanan ini adalah membantu dan membimbing pengguna perpustakaan dalam penelusuran literatur jurnal elektronik dan sumberdaya web lainnya. Layanan ini digunakan oleh banyak mahasiswa pascasarjana dan dosen.
Rencana Ke Depan
Dalam periode 2002 hingga 2005 diperkirakan akan terjadi perubahan penting cara pelayanan informasi yang sekarang ditawarkan dan layanan baru menggunakan teknologi baru diperkenalkan. Faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem berbasis komputer akan ditingkatkan efisiensi dan efektifitasnya dalam hal pengolahan data dan temu-balik informasi baik dari sumber lokal maupun jauh. Selain itu, ada kecenderungan ke arah pengguna perorangan yang memiliki akses ke sumberdaya informasi terkomputerisasi dan interaksi dengan perpustakaan menggunakan berbagai
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 5
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
cara. Selain itu, akan terjadi perubahan penting ke arah kerjasama yang luas pada tingkat regional melalui sistem jaringan.
Berkaitan dengan hal di atas, Perpustakaan USU merencanakan peningkatan kualitas pelayanannya dengan menyediakan koleksi e-book, e-journal, e-course material, dan ecatalog yang dapat diakses dari jauh selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu melalui internet dan intranet. Interaksi dengan perpustakaan juga akan dikembangkan melalui jaringan termasuk perpanjangan pinjaman, pemesanan, dan pelayanan pertanyaan rujukan.
Untuk mencapai tujuan di atas, strategi yang dipilih adalah sebagai berikut: 1) Merancang-ulang sistem automasi perpustakaan dengan sistem terintegrasi penuh 2) Menyediakan fasilitas e-journal 3) Mendigitalisasi karya-karya universitas, dan 4) Menfasilitasi bahan-bahan pendukung mata kuliah berbasis web.
Indikator target kinerja yang akan dicapai hingga akhir tahun 2005 diringkaskan sebagai berikut:
Tabel-5: Indikator Target Kinerja
Indicator
Number of book collection Number of e-journal collection Number of gray materials digitized Number of web-based course supporting Nmuamterbiearlsoafvlaoialnabsl(elibrary transaction) Number of internet access in the library Number of internet articles downloaded in the lNiburmarbyer of the library website visited Number of inter library service
Baseline
322,080 0
50 0
301,623 54,090
2,970 13,174
241
Midterm
Final
Kesimpulan
Pengembangan akses informasi elektronik di perpustakaan bermula dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, dimana para pustakawan mulai memperoleh pengalaman menyediakan pelayanan komunikasi interaktif melalui OPAC. Dan selanjutnya, penyediaan bahan-bahan berbasis elektronik dalam bentuk CD untuk dimuat dalam komputer stand-alone dan jaringan lokal. Pada tahap berikutnya mulai menyediakan akses ke jaringan internet, membuat home page perpustakaan dan menyajikan OPAC untuk akses jauh (remote access). Dan seterusnya mulai terlibat dalam memproduksi sumberdaya informasi digital dengan mengembangkan bahan-bahan digital sebagai koleksi e-library.
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 6
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
Rujukan
Fullan, Riff. 2001. ICT-enabled development colaboration at the national level: The Bellanet perspective. . (29/10/01).
Ilavski, Sharon. 2001. The evolution of ICT in the new millennium. . (9/11/01)
Kasvio, Antti. 2001. ICT in the public sector. . (29/10/01).
Kinnel, Margaret and Anne Morris. 2001. Connecting UK public libraries: ICT impacts on communities. . (9/11/01)
Wigand, Dianne Lux. 2001. Information technology in organizations: Impact on structures, people, and tasks. . (30/10/01).
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 7
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008. USU e-Repository©2008
Figure-7.1: The University Central Library Network
To Campus Network
Switching Hub
System Administrator
Circulation Control
Public Catalogue
Acquisition
Hub 10BaseT 16 Ports
Digital Service
Web Server
IntraNetware Server
General Adm. Internet Public Access
Hub 10BaseT 16 Ports
Circulation Control
Public Catalogue
Hub 10BaseT 16 Ports
Cataloguing
Faculty of Agriculture
Figure-7.2: The Padang Bulan Campus Network Topology
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
Faculty of Mathematics and Natural Sciences
Faculty of Economic1s0 MBps
LattisHub 10BaseT
Faculty of Social and16 Ports
Political Sciences
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
Bay Networks Model 28200
100 MBps
Faculty of Engineering
Bay Networks Model 28200
Faculty of Dentistry
Bay Networks Model 28200
Faculty of Law
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
10 MBps
Faculty of Letters
LattisHub 10BaseT 16 Ports
University Central Library
Bay Networks Model 28200
Faculty of Engineering
LattisHub 10BaseT 16 Ports
100 MBps
100 MBps
10 MBps
Research Institute
Computing Centre
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
Bay Networks Model 28200
100 MBps
University Central Administration
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
Postgraduate Program
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
Faculty of Medicine
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
Faculty of Public Health
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
University Press
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 8
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
Oleh: A. Ridwan Siregar Universitas Sumatera Utara
Pendahuluan
Selama abad keduapuluh terjadi pertumbuhan signifikan sektor publik terutama pada masyarakat industri maju. Diperkirakan sekitar tiga puluh hingga lima puluh persen dari produk domestik bruto suatu negara digunakan oleh pemerintah untuk mengurus sejumlah fungsi-fungsi penting dan vital mulai dari urusan pertahanan dan keamanan nasional hingga taman kanak-kanak, termasuk di dalamnya pelayanan perpustakaan. Sektor ini mempekerjakan sekitar sepuluh hingga tiga puluh persen dari seluruh angkatan kerja yang ada.
Perkembangan pesat teknologi informasi dan komunikasi (ICT) memberikan pengaruh besar pada cara manusia hidup dan bekerja. ICT dapat memperbaiki kualitas kerja dan produktivitas, dan disebutkan juga mampu mendorong proses demokratisasi di banyak negara. Peningkatan akses terhadap arus informasi mengabaikan sensor resmi dan dapat memberdayakan gerakan masyarakat madani. Pengaruh dari industri informasi pada masyarakat juga dirasakan oleh komunitas perpustakaan. Peralihan dari publikasi cetak ke digital mempengaruhi cara pustakawan memilih, mengumpulkan, mengorganisasikan dan menyebarluaskan informasi. Kurikulum pendidikan perpustakaan diubah untuk menghasilkan lulusan yang dipersiapkan untuk menghadapi perubahan kebutuhan tersebut.
ICT yang didefinisikan sebagai ‘cara-cara elektronik dalam pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengkomunikasian informasi’ yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer telah melahirkan revolusi digital. Globalisasi ekonomi berlangsung secara paralel dengan revolusi digital. Demikian juga halnya dengan perpustakaan tradisional yang masih dan akan tetap berdiri, tetapi perpustakaan digital (e-library) eksis dan berjalan paralel dengan perpustakaan tradisional. Koleksi perpustakaan elektronik bahkan tumbuh melampaui pertumbuhan koleksi cetak.
Di sisi lain, perpustakaan seperti halnya kebanyakan otoritas publik dilihat sebagai birokrasi yang belum mampu mengadopsi dengan sukses langkah perubahan yaitu ciriciri ekonomi informasi global saat ini. Keterbelakangan ini diasumsikan sebagai pencorot di antara pengguna ICT. Otoritas publik modern seharusnya mengumpulkan sejumlah besar data standar tentang berbagai hal yang menyangkut penduduk dan dunia usaha. Data tersebut disimpan pada register resmi sehingga kemudian dapat digunakan dalam berbagai situasi pengambilan keputusan. Dengan demikian otoritas publik termasuk perpustakaan diharapkan dalam banyak hal berada di antara pengguna utama ICT.
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 1
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008. USU e-Repository©2008
Pengalaman sejumlah organisasi publik dalam mengambil manfaat dari perkembangan ICT untuk merekayasa ulang sistem informasi dan organisasinya agar lebih efisien dan produktif adalah sesuatu yang perlu disebarluaskan dan dijadikan sebagai pembanding untuk memajukan pelayanan sektor publik lainnya. Keberhasilan suatu perpustakaan mengambil manfaat dari ICT memberikan pengaruh ganda terhadap efisiensi dan produktivitas baik organisasi maupun pengguna pelayanannya. Tulisan ini dimaksudkan sebagai pengungkapan berbagai aspek pemanfaatan ICT pada perpustakaan pada umumnya dan Perpustakaan USU pada khususnya.
Pemanfaatan ICT Pada Perpustakaan
Pemanfaatan ICT pada perpustakaan dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok yaitu automasi perpustakaan dan pelayanan digital.
Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan adalah komputerisasi kegiatan rutin dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup pengadaan, pengatalogan, termasuk penyediaan katalog online (OPAC), pengawasan sirkulasi dan serial. Dengan kata lain perpustakaan terautomasi adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penanganan sebagian atau seluruh kegiatan rutinnya. Uraian tentang automasi perpustakaan kita mulai dengan melihat pada perpustakaan terautomasi secara keseluruhan. Ketiga fungsi utama perpustakaan dalam gambar disajikan dalam bentuk kotak.
Perpustakaan Terautomasi
Fungsi Pendukung Administratif
Pembukuan Anggaran Belanja Inventaris Laporan Statistik Pengolahan Kata Pengiriman Laporan Berkala
Fungsi Pendukung Perpustakaan
Pengadaan Sirkulasi Pengatalogan Pengawasan Serial
Fungsi Temu-balik Informasi
Akses terhadap: Lokasi Dokumen Informasi Bibliografis Informasi Teks Penuh
Fungsi pendukung administratif adalah fungsi yang bersifat umum, dilakukan di perpustakaan dan juga di organisasi jenis lain. Fungsi pendukung perpustakaan adalah fungsi yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan koleksi perpustakaan. Fungsi temu-balik adalah fungsi yang mendukung akses informasi. Setiap fungsi tersebut menggunakan informasi dari fungsi lain. Sistem perpustakaan terpadu (integrated library
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 2
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
system) menyatukan semua fungsi di atas sehingga semua modul dapat saling berinteraksi satu sama lain.
Automasi perpustakaan, khususnya pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet meluas. Automasi perpustakaan pada awalnya banyak dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan pada umumnya adalah mainframe yang harga dan biaya pemeliharaannya tergolong mahal. Perkembangan kemampuan komputer PC dan teknologi jaringan client/server serta tersedianya berbagai jenis perangkat lunak perpustakaan off-the-shelf, menjadikan automasi bukan lagi sesuatu yang mahal.
Pelayanan Digital
Pelayanan digital adalah penyediaan fasilitas akses jauh (remote access) dan publikasi elektronik. Perpustakaan elektronik adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, citra, suara dan klip video) disimpan dan diakses dalam bentuk digital. Jumlah artikel jurnal dan artikel lepas sebagai publikasi elektronik tumbuh dan berkembang dengan pesat. Dokumen-dokumen lama didigitalisasi agar dapat diakses secara elektronik, termasuk bahan kelabu (grey materials) yang sebelumnya sulit untuk diperoleh.
Perkembangbiakan sumberdaya informasi elektronik yang didukung oleh perkembangan pesat di bidang sistem RADAR (resource access, discovery, and retrieval) termasuk diantaranya fungsi WWW, menjadikan akses informasi digital sebagai alternatif yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi masyarakat. Dalam proses komunikasi, penulis menggunakan internet untuk menjangkau audiens yang lebih luas, mengabaikan penerbit tradisional, editor dan komunitas pustakawan.
Pengalaman Perpustakaan
Pada akhir milenium yang lalu, Perpustakaan USU memiliki sepuluh tahun pengalaman dalam mengembangkan perpustakaan ke arah suatu pelayanan perpustakaan pendidikan tinggi yang ideal. Perpustakaan mencari berbagai peluang untuk mengembangkan pelayanannya termasuk pemanfaatan teknologi informasi. Ada empat aspek yang menjadi perhatian perpustakaan yaitu manajemen dan operasional, pengembangan koleksi, automasi perpustakaan, dan jaringan. Dalam mengembangkan keempat aspek tersebut, perpustakaan menghadapi berbagai kesulitan. Masalah yang paling utama adalah hal-hal yang berkaitan dengan pengadaan produk luar negeri dengan anggaran standar dalam negeri seperti berlangganan jurnal dan pengadaan perangkat lunak perpustakaan.
Untuk mengatasi masalah di atas, perpustakaan terus berusaha mencari solusi alternatif. Berkaitan dengan keterbatasan judul jurnal cetak, perpustakaan memfasilitasi akses internet sekaligus dengan staf bantuan penelusuran. Pertumbuhan pesat jurnal elektronik mendorong perpustakaan untuk memfasilitasi layanan akses melalui jaringan kampus. Berkaitan dengan perangkat lunak, perpustakaan mengembangkan sendiri (in-house)
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 3
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008. USU e-Repository©2008
sistem berbasis komputer menggunakan program generic CDS/ISIS dan dBase. Cantuman katalog dibangun mengikuti standar ISO-2709. Program ini masih digunakan hingga saat ini dan salah satu modulnya yaitu katalog online dapat diakses melalui jaringan kampus. Pertumbuhan pesat penggunaan fasilitas perpustakaan (lihat Tabel-1) dan peningkatan beban kerja (lihat Tabel-2 dan 3), dan keterbatasan jumlah tenaga kerja (lihat Tabel-4), telah mendorong perpustakaan untuk menyempurnakan sistem tersebut secara terus menerus dengan menyediakan fungsi yang lebih banyak sesuai dengan tuntutan pengguna dan manajemen perpustakaan.
Table-1: Penggunaan Fasilitas Perpustakaan
Indicator
1998
Internet access
2,327
Internet articles downloaded
587
Reference enquiries
2,952
Photocopying
350,465
The library web site visited*)
8,730
Book shelved
541,712
Loans
188,192
Audio-visual use
4,421
Visitor
503,697
Library manual distributed**)
5,100
User trained
124
LIS student in service training
82
Members card issued
19,853
Interlibrary service
289
*)Including USU Digital Library
*)Distributed to newcomer students
Growth (%)
41.0 67.7 13.0 17.2 25.6 13,9
4.7 17.9
1.4 5.9 7.8 3.8 -0.9 16.6
1999
11,398 1,747 4.412 379,859 10,240 606,418 206,613 4,171 521,072 5,665
128 86
21,046 223
Growth (%)
389.8 66.4 49.4
8.4 17.3 19.3
9.7 -5.6 3.4 11.1 3.2 4.9 6.0 -22.8
2000
54,090 2,970 5,824 584,919 13,174 793,563 301,623 6,167 686,835 6,096
139 87
21,184 241
Growth (%)
375.0 70.0 32.00 54.00 28.6 30.9 46.0 48.0 31.8 7.6 8.6 1.2 0.6 8.1
Average Growth
(%) 268.4 68.0 31.4 26.5 23.8 21.4 20.1 20.1 12.2
8.2 6.5 3.3 1.9 0.6
Indicator
ADB Depository USU Depository Non-printed Materials Books Serial Volumes WB Depository*) Total *) Start in year 2000
Table-2: Koleksi Perpustakaan
1998
1,199 11,893
1,035 298,815
82,487 -
395,429
Growth (%)
22.3 10.7 12.5
3.9 2.3
4.0
1999
1,619 14,535 1,116 310,091 84,232
411,593
Growth (%)
35.0 22.2
7.8 3.7 2.1
4.1
2000
1,948 15,305
1,217 322,080
86,245 90
426,885
Growth (%)
20.3 5.2 9.0 3.8 2.3
3.7
Average Growth
(%) 25.8
12.7
9.7
3.8
2.2
-
3.9
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 4
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
Table3: Aktivitas Pemrosesan Utama
Indicator
Book copies barcoded Tittle catalogued Volume bound/repaired Catalog record added Document digitized
1998
18,709 6,819
11,606 3,410 80
1999
20,143 11,199
5,570 6,810
140
2000
15,531 10,034
5,507 4,903
170
Average Processing
18,128
9,351 7,561
5,041 130
Tabel-4: Jumlah Staf
Formal Education
1998
Masters in LIS
1
Sarjana in LIS
5
Diploma in LIS
10
Sarjana in other field
14
Diploma in other field Non-degree*)
5 36
Total
71
*)Including 12 persons security guard, electrician and gardener
1999
1 5 9 15 3 42 75
2000
2 6 8 15 3 39 73
Pengembangan sistem untuk pencapaian target perpustakaan didukung oleh tersedianya infrastruktur jaringan kampus sepanjang 8.000 meter kabel fiber optic yang mulai dibangun sebelum krisis ekonomi pada tahun 1997 (lihat Gambar-1 dan 2). Jaringan ini menghubungkan perpustakaan dengan semua fakultas dan unit. Jaringan ini digunakan sebagai intranet dan akses internet.
Dengan tersedianya infrastruktur di atas, perpustakaan mengembangkan layanan digital yang berfungsi untuk mengidentifikasi, mendownload, merestrukturisasi dan mempromosikan informasi berbasis digital melalui situs perpustakaan: library.usu.ac.id. Fungsi lainnya dari layanan ini adalah membantu dan membimbing pengguna perpustakaan dalam penelusuran literatur jurnal elektronik dan sumberdaya web lainnya. Layanan ini digunakan oleh banyak mahasiswa pascasarjana dan dosen.
Rencana Ke Depan
Dalam periode 2002 hingga 2005 diperkirakan akan terjadi perubahan penting cara pelayanan informasi yang sekarang ditawarkan dan layanan baru menggunakan teknologi baru diperkenalkan. Faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem berbasis komputer akan ditingkatkan efisiensi dan efektifitasnya dalam hal pengolahan data dan temu-balik informasi baik dari sumber lokal maupun jauh. Selain itu, ada kecenderungan ke arah pengguna perorangan yang memiliki akses ke sumberdaya informasi terkomputerisasi dan interaksi dengan perpustakaan menggunakan berbagai
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 5
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
cara. Selain itu, akan terjadi perubahan penting ke arah kerjasama yang luas pada tingkat regional melalui sistem jaringan.
Berkaitan dengan hal di atas, Perpustakaan USU merencanakan peningkatan kualitas pelayanannya dengan menyediakan koleksi e-book, e-journal, e-course material, dan ecatalog yang dapat diakses dari jauh selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu melalui internet dan intranet. Interaksi dengan perpustakaan juga akan dikembangkan melalui jaringan termasuk perpanjangan pinjaman, pemesanan, dan pelayanan pertanyaan rujukan.
Untuk mencapai tujuan di atas, strategi yang dipilih adalah sebagai berikut: 1) Merancang-ulang sistem automasi perpustakaan dengan sistem terintegrasi penuh 2) Menyediakan fasilitas e-journal 3) Mendigitalisasi karya-karya universitas, dan 4) Menfasilitasi bahan-bahan pendukung mata kuliah berbasis web.
Indikator target kinerja yang akan dicapai hingga akhir tahun 2005 diringkaskan sebagai berikut:
Tabel-5: Indikator Target Kinerja
Indicator
Number of book collection Number of e-journal collection Number of gray materials digitized Number of web-based course supporting Nmuamterbiearlsoafvlaoialnabsl(elibrary transaction) Number of internet access in the library Number of internet articles downloaded in the lNiburmarbyer of the library website visited Number of inter library service
Baseline
322,080 0
50 0
301,623 54,090
2,970 13,174
241
Midterm
Final
Kesimpulan
Pengembangan akses informasi elektronik di perpustakaan bermula dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, dimana para pustakawan mulai memperoleh pengalaman menyediakan pelayanan komunikasi interaktif melalui OPAC. Dan selanjutnya, penyediaan bahan-bahan berbasis elektronik dalam bentuk CD untuk dimuat dalam komputer stand-alone dan jaringan lokal. Pada tahap berikutnya mulai menyediakan akses ke jaringan internet, membuat home page perpustakaan dan menyajikan OPAC untuk akses jauh (remote access). Dan seterusnya mulai terlibat dalam memproduksi sumberdaya informasi digital dengan mengembangkan bahan-bahan digital sebagai koleksi e-library.
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 6
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008
Rujukan
Fullan, Riff. 2001. ICT-enabled development colaboration at the national level: The Bellanet perspective. . (29/10/01).
Ilavski, Sharon. 2001. The evolution of ICT in the new millennium. . (9/11/01)
Kasvio, Antti. 2001. ICT in the public sector. . (29/10/01).
Kinnel, Margaret and Anne Morris. 2001. Connecting UK public libraries: ICT impacts on communities. . (9/11/01)
Wigand, Dianne Lux. 2001. Information technology in organizations: Impact on structures, people, and tasks. . (30/10/01).
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 7
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008. USU e-Repository©2008
Figure-7.1: The University Central Library Network
To Campus Network
Switching Hub
System Administrator
Circulation Control
Public Catalogue
Acquisition
Hub 10BaseT 16 Ports
Digital Service
Web Server
IntraNetware Server
General Adm. Internet Public Access
Hub 10BaseT 16 Ports
Circulation Control
Public Catalogue
Hub 10BaseT 16 Ports
Cataloguing
Faculty of Agriculture
Figure-7.2: The Padang Bulan Campus Network Topology
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
Faculty of Mathematics and Natural Sciences
Faculty of Economic1s0 MBps
LattisHub 10BaseT
Faculty of Social and16 Ports
Political Sciences
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
Bay Networks Model 28200
100 MBps
Faculty of Engineering
Bay Networks Model 28200
Faculty of Dentistry
Bay Networks Model 28200
Faculty of Law
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
10 MBps
Faculty of Letters
LattisHub 10BaseT 16 Ports
University Central Library
Bay Networks Model 28200
Faculty of Engineering
LattisHub 10BaseT 16 Ports
100 MBps
100 MBps
10 MBps
Research Institute
Computing Centre
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
Bay Networks Model 28200
100 MBps
University Central Administration
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
Postgraduate Program
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
Faculty of Medicine
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
Faculty of Public Health
10 MBps
LattisHub 10BaseT 16 Ports
University Press
LattisHub 10BaseT 16 Ports
10 MBps
A. Ridwan Siregar. Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik: Studi Kasus Perpustakaan - 8
A. Ridwan Siregar : Pemanfaatan ICT Pada Sektor Publik : Studi Kasus Perpustakaan, 2008.
USU e-Repository©2008