Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan

3. Pengendalian Intern

Pengendalian intern merupakan alat yang dapat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga mempunyai peranan yang cukup penting dalam perusahaan, sehingga pimpinan dapat menilai struktur organisasi yang ada dan kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk mencegah kesalahan, kecurangan dan penyelewengan. Menurut Mulyadi 1993 : 26 “pendendalian intern adalah meliputi struktur organisasi metode dan ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, keandalan dan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Dari pengertian diatas dapat dilihat bahwa pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan tertentu organsiasi dapat dicapai. Ini berarti pengendalian intern tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan keuangan tapi meluas kesegala aspek kegiatan perusahaan. Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Bodnar dan Hoopwod 2003 : 10 , aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah peranan yang dijalankan dalam proses pengendalian intern organisasi. Istilah proses pengendalian intern menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil dalam organisasi dalam mengatur dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi. Pengendalian menjamin bahwa kebijakan dan pengarahan- pengarahan menajemen benar-benar dipatuhi. Pengendalian intern yang baik merupakan faktor kunci bagi manajemen organisasi yang efektif. Universitas Sumatera Utara Pengertian yang dikemukakan diatas maka konsep struktur pengendalian intern didasarkan pada dua premi yaitu tanggung jawab dan manajemen yang memadai. Proses pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggung jawab dalam organisasi sehingga orang tertentu harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Pengendalian intern juga mewajibkan pemeliharaan dan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga aktiva dan menganalisa pembebanan tanggung jawab. Secara umum, pengendalian intern merupakan sebagian dari masing- masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Pengendalian intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai. Menurut Edi Purwono 2004 : 65 , tujuan pengendalian intern adalah: a. menjaga kekayaan organisasi, b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, c. mendorong efisiensi,dan d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan pengendalian intern tersebut sangat besar artinya bagi manajemen. Para manajer harus dapat berpedoman pada informasi yang terkandung dalam laporan yang mereka terima, serta saran yang dipercayakan kepada mereka. Pengendalian yang baik merupakan faktor kunci dalam manajemen perusahaan yang efektif. Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern di defenisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan dan manajemen secara Universitas Sumatera Utara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu: a. ke-efektifan dan efisiensi operasional perusahaan, b. pelaporan keuangan yang handal, dan c. kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan. Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi: 1 direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapaian tujuan perusahaan, dengan meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya asset perusahaan, 2 laporan keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim, dan 3 prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya. Suatu sistem merupakan subjek dari mis manajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan, dan penyelewengan-penyelewengan lainnya. Suatu sistem akuntansi baik berbentuk manual maupun didasarkan atas komputer juga tidak merupakan pengecualian. Sistem informasi akuntansi sebagai sistem sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Suatu perusahaan yang telah berjalan harus memonitor kegiatan dan hasil usahanya. Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang profesional untuk memajukan dan meningkatkan hasil-hasil yang telah Universitas Sumatera Utara dicapainya. Oleh karena itu, selain memiliki sistem, setiap perusahaan juga harus memiliki sistem pengendalian yang sering dinamakan dengan sistem pengendalian intern perusahaan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu sistem pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Pengendalian intern merupakan alat yang dapat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga mempunyai peranan yang cukup penting dalam perusahaan, sehingga pimpinan dapat menilai struktur organisasi yang ada dan kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk mencegah kesalahan, kecurangan dan penyelewengan. Sebuah sistem pengendalian intern harus dirancang dan diperankan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahan akan tercapai. Konsep jaminan memadai berarti biaya sistem pengendalian intern tidak lebih besar dari manfaat yang diharapkan perusahaan. Menurut Edi Purwono 2004 : 68 pendendalian intern adalah: “meliputi struktur organisasi metode dan ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, keandalan dan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Dari pengertian diatas dapat dilihat bahwa pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan tertentu organsiasi dapat dicapai. Ini berarti pengendalian intern tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan keuangan tapi meluas kesegela aspek kegiatan perusahaan. Universitas Sumatera Utara Pengendalian dan sistem informasi akuntansi difokuskan pada siklus pendapatan. Ada beberapa proses pengawasan terhadap sistem informasi yang berbasis komputer, yaitu: a. otorisasi pengesahan transaksi Tujuan dari pengesahan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Bagian kredit bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan dan memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. b. pemisahan tugas Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau satu bagianpun yang melakukan semua proses secara kesuluruhan. Dalam siklus pendapatan, bagian kredit terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas independen. Kemudian pengawasan aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva, dimana gudang persediaan mempunyai pengawas yang menjaga aktiva, dan fungsi akuntansi fungsi buku besar dan bagian pengawasan persediaan yang memelihara pencatatan. c. supervisi pengawasan Beberapa perusahaan yang mempunyai karyawan terlalu sedikit untuk dapat dilakukan pemisahan fungsi. Dengan melakukan supervise kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi pada sistemnya. Supervisi juga dapat menyediakan kontrol yang terpisah pada sistem. Universitas Sumatera Utara d. catatan akuntansi Penomoran dukumen sumber nomor tercetak pada dokumen seperti pada peranan penjualan, surat jalan, bukti pembayaran, dan lain-lain, secara berurutan diberi nomor dengan memakai printer dan menyediakan nomor yang unik pada setiap transaksi. Hal ini memungkinkan untuk melakukan pemisahan dan penulusuran atas suatu kejadian diantara ratusan melalui sistem akuntansi. Dengan penomoran dokumen sumber ini akan memudahkan melakukan data keuangan dan menelusuri transaksi yang terjadi dalam siklus pendapatan. e. pengendalian akses Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut meliputi: a. keamanan pergudangan, b. menyetorkan kas secara harian ke bank, c. menggunakan kotak deposito yang aman untuk kas, dan d. menunci laci kas pada bagian penerimaan kas. f. verifikasi yang independen Tujuan verifikasi dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilakukan oleh sistem lainnya. Berikut merupakan kontrol verifikasi yang terdapat dalam tahapan siklus penjualan: 1 bagian pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya, Universitas Sumatera Utara 2 bagian penagihan mencocokkan surat jalan dengan tagihan penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan sudah ditagih untuk barang yang sudah dikirim, dan 3 bagian buku besar umum juga memegang peranan umum mencocokkan dokumen jurnal yang dibuat oleh berbagai macam bagian. Setiap bagian tersebut mengirimkan dokumen jurnal dan perhitungan-perhitungan lainnya ke bagian buku besar, dimana informasi tersebut dicocokkan dan diposting ke masing-masing akun pengendalian. Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Bodnar dan Hoopwod 2003 : 10 , aspek terpenting dalam Sistem informasi akuntansi adalah peranan yang dijalankannya dalam proses dalam proses pengendalian intern organisasi. Istilah proses pengendalian intern menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil dalam organisasi dalam mengatur dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi. Pengendalian menjamin bahwa kebijakan dan pengarahan-pengarahan menajemen benar-benar dipatuhi. Pengendalian intern yang baik merupakan faktor kunci bagi manajemen organisasi yang efektif. Pengertian yang dikemukakan diatas mengungkapkan bahwa struktur pengendalian intern didasarkan pada dua premi utama yaitu tanggung jawab dan manajemen yang memadai. Proses pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggung jawab dalam organisasi sehingga orang tertentu harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Pengendalian intern juga mewajibkan pemeliharaan dan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga aktiva dan menganalisa pembebanan tanggung jawab. Universitas Sumatera Utara Sistem pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur- prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Struktur pengendalian intern terdiri dari 5 lima komponen, yaitu: a. lingkungan pengendalian, b. penilaian resiko, c. aktivis pengendalian, d. informasi dan komunikasi, dan e. pengawasan Konsep ini didasarkan pada 2 dua premi utama yaitu tanggung jawab dan manajemen yang memadai. Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sisem pengendalian internal terjalin dengan aktifitas operasional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling essensial dari perusahaan organisasi.

B. Kerangka Konseptual