2. Prosedur Penjualan Kredit
Dalam proses penjualan barang dan jasa lebih banyak dilakukan secara kredit daripada tunai. Penjualan kredit dapat diartikan sebagai suatu penjualan
yang pembayarannya diterima pada waktu yang akan datang, biasanya waktu pembayarannya ditentukan terlebih dahulu dalam perjanjian jual beli.
Kegiatan penjualan kredit melibatkan banyak bagian dalam struktur organisasi dari segi pengawasan intern dibandingkan dengan kegiatan
penjualan tunai. Pengawasan yang baik untuk penjualan kredit hendaknya memerlukan
pemisahan tugas, antara bagian penjualan kredit dengan yang memberi otorisasi, bagian gudang dengan bagian pengiriman, bagian pencatatan
dengan bagian yang menerima pembayaran. Menurut Edi Purwono 2004 : 11 , prosedur penjualan kredit dapat
dibagi atas: 1.
Prosedur pemesanan 2.
Prosedur pembuatan faktur 3.
Prosedur catatan dan laporan penjualan Prosedur pemesanan dan pembuatan faktur dapat dibagi atas:
1. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur terpisah
Pada prosedur ini surat perintah pengiriman dibuat lebih dahulu kemudian dibuat faktur. Pemisahan ini berguna untuk melihat apakah ada perbedaan
informasi yang tercantum pada faktur dengan surat perintah pengiriman barang.
2. Surat perintah pengiriman dan faktur dibuat sekaligus
Universitas Sumatera Utara
Maksudnya, faktur merupakan lembaran asli, sedangkan lembaran salinan berfungsi sebagai surat perintah pengiriman.
3. Surat perintah pengiriman dan faktur dibuat sekaligus, tetapi beberapa
informasi seperti berat barang yang akan dikirim, harga dan sebagainya dicantumkan di faktur setelah barang dikirim.
4. Surat perintah pengiriman yang terpisah untuk setiap jenis produk
Seperti yang dikemukakan pada sistem penjualan tunai diatas, bagian kredit hanya berfungsi pada sistem penjualan kredit yaitu memberikan
persetujuan bagi pembeli yang syaratnya kredit. Bagian lainnya yang terlibat adalah bagian pembuatan faktur, bagian piutang. Bagian-bagian
lain sama dengan yang ada dalam sistem penjualan tunai. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai fungsi bagian kredit dan bagian pembuatan
faktur dan bagian piutang.
• Bagian Kredit
Bagian ini bertugas menerima order-order pembelian yang syaratnya kredit. Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk
memenuhi pembelian yang syaratnya kredit, haruslah mendapat persetujuan terlebih dahulu dari bagian kredit. Untuk memberikan
persetujuan kredit, bagian kredit biasanya memeriksa catatan tiap langganan dengan melihat character, capacity, capital, collateral,
condition of economic. a.
Character, maksudnya melihat karakter pembeli dimana karakter mencerminkan kejujuran pembeli dan tanggung jawab moral yang
dimiliki pembeli untuk membayar utang. Para manajer seringkali
Universitas Sumatera Utara
mencari informasi mengenai karakter pembeli melalui bankir-bankir local, kreditor lain bahkan para pesaing.
b. Capacity, mengacu kepada kemampuan pembeli untuk membayar.
Manajer menilai dengan menkaji ulang catatan pembayaran pembeli dimasa lalu dan pengetahuan umum mengenai bisnis pembeli.
c. Capital, mengacu kepada jaminan untuk kredit yang diberikan oleh
pembeli seperti tanah dan bangunan. d.
Collateral, mengacu kepada jaminan untuk kredit yang diberikan oleh pembeli seperti tanah dan bangunan.
e. Condition of Economic, mengacu kepada kondisi perekonomian yang
biasa mempengaruhi kemampuan pembeli untuk membayar. Apabila pesanan barang tidak mendapat persetujuan dari bagian kredit,
bagian pesanan penjualan akan memberitahukan bagian pengiriman agar barang-barang tersebut tidak jadi dikirim, ini biasaya dilakukan untuk
menyingkat waktu dan untuk yang sudah menjadi langganan-langganan lama. Apabila pembeli merupakan langganan baru, maka semua lembar
surat perintah pengiriman dari bagian pesanan penjualan diserahkan ke bagian kredit, sesudah disetujui baru didistribusikan kepada masing-
masing bagian.
• Bagian Faktur
Tugas pembuatan faktur adalah: 1.
Membuat faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. 2.
Menghitung biaya pengiriman kepada pembeli
Universitas Sumatera Utara
3. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan yang tercantum
dalam faktur.
• Bagian Piutang
Bagian ini berfungsi mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, mencatat berkurangnya piutang karena adanya transaksi retur
penjualan, penerimaan kas dari pelunasan piutang, serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.
Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah untuk penjualan kredit diuraikan sebagai berikut:
1. Bagian pesanan menerima pesanan dari langganan atau tenaga penjual.
Untuk penjualan kredit, pesanan harus mendapat persetujuan bagian kredit.
2. Pesanan yang disetujui dikirim ke bagian pesanan, kemudian bagian kredit
akan memberitahukan langganan atau tenaga penjual seandainya pesanan ditolak.
3. Bagian pesanan melengkapi pesanan barang seperti spesifikasi barang
yang diminta dan membuat surat perintah pengiriman rangkap tiga yang didistribusakan untuk:
• perintah pengiriman • pengepakan barang, dan
• sebagai arsip. 4.
Bagian pesanan menghitung harga barang, mencantumkan nomor perintah pengiriman di surat pesanan, mengarsip surat pesanan berdasarkan abjad,
mengirimkan lembar pertama surat perintah pengiriman ke bagian
Universitas Sumatera Utara
pengiriman, lembaran kedua untuk bagian gudang dan mengarsipkan lembar ketiga berdasarkan nomor urut.
5. Pada bagian gudang dan bagian pengiriman, barang-barang dikumpulkan,
dihitung dan dibandingkan dengan surat perintah pengiriman, kemudian dipersiapkan untuk pengiriman. Bagian pengiriman menimbang barang-
barang dan membuat surat tanda muat barang rangkap empat, yang didistribusikan:
• Dua lembar untuk pengangkut • Satu lembar dikirim ke langganan bersama faktur dan
• Satu lembar lagi untuk arsip 6.
Bagian pesanan menerima surat perintah pengiriman dan lembar ketiga surat tanda muat barang dari bagian bagian pengiriman. Kemudian
membandingkannya dengan lembaran arsip surat perintah pengiriman, setelah itu mencantumkan tanda “dikirimkan” dan tanggal pengiriman
barang dilaksanakan. Lembaran asli surat perintah pengiriman dan surat tanda muat barang dikirimkan ke bagian pembuatan faktur.
7. Bagian penerimaan faktur setelah menerima dokumen-dokumen tersebut
mengadakan perhitungan seperlunya, menambahkan biaya pengangkutan yang ditanggung pembeli serta mencantumkan nomor faktur di surat
perintah pengiriman. 8.
Berdasarkan surat perintah pengiriman, bagian faktur membuat faktur rangkap tiga yaitu lembaran asli dan lembaran kedua untuk langganan dan
lembaran ketiga untuk bagian pembukuan.
Universitas Sumatera Utara
9. Bagian pembuatan faktur meneliti hitungan, kemudian mengirimkan
lembaran pertama dan lembaran kedua bersama surat tanda muat barang ke langganan. Lembaran ketiga dikirim ke bagian pesanan.
10. Bagian pesanan membandingkan faktur dengan surat perintah pengiriman,
menuliskan nomor faktur dan tanggal faktur di surat perintah pengiriman apabila belum tercantum. Kemudian mengirimkan faktur tersebut ke
bagian pembukuan. Dengan diuraikan prosedur pesanan dan prosedur pembuatan faktur
penjualan kredit, maka prosedur yang ketiga yaitu prosedur pencatatan dan laporan penjualan ayat jurnal untuk membukukan jumlah penjualan ke buku
besar, laporan penjualan, formulir-formulir, perkiraan-perkiraan dan kertas untuk mencatat transaksi.
Sehubungan dengan pembahasan penjualan kredit, maka erat kaitannya dengan penerimaan piutang. Pada perusahaan kecil, pencatatan piutang
dilakukan oleh pemegang buku besar, sedangkan di dalam perusahaan besar, pekerjaan ini dilakukan oleh bagian tersendiri. Formulir-formulir yang
dipakai antara lain daftar piutang, formulir perkiraan piutang, catatan riwayat kredit langganan dan penagihan kredit.
Dokumen yang dipergunakan sebagai dasar pencatatan antara lain: 1.
Faktur penjualan, yang berguna untuk mencatat penjualan barang secara kredit.
2. Nota kredit, yang berguna untuk mencatat barang yang dikembalikan
atau potongan atas penjualan. 3.
Journal voucher atas piutang dihapuskan.
Universitas Sumatera Utara
Daftar piutang ini harus menunjukkan jumlah piutang langganan pada suatu saat tertentu, jika perlu disertai dengan perincian. Setiap perusahaan
harus terlebih dahulu menentukan: • Apakah perusahaan akan mengirimkan daftar piutang kepada semua
langganan. • Langganan mana yang dapat atau tidak dapat daftar piutang.
• Bentuk daftar piutang yang cocok bagi perusahaan. Hal ini akan mempengaruhi cara pencatatan dan alat pencatatan yang
dipergunakan perusahaan. Pengawasan intern juga ditetapkan terhadap piutang dengan tujuan
mencegah penggelapan, kecurangan dan kesalahan. Lapping ialah istilah untuk menggambarkan cara yang digunakan untuk menyelewengkan uang
kas yaitu dengan cara penundaan pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingan
pribadinya dan menutupi kecurangan dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dibitur lain.
Laporan yang berhubungan dengan penjualan kredit dapat berupa : 1.
Laporan penjualan kredit per periode yang diinginkan mingguanbulanan
2. Laporan penjualan menurut produkbarang
3. Laporan penjualan per pelanggan maupun laporan yang berdasarkan
penggolongan lain yang memberikan informasi yang dibutuhkan pihak- pihak yang berkepentingan dengan penjualan kredit.
Universitas Sumatera Utara
3. Pengendalian Intern
Kategori