PEMBAHASAN SISTEM PENGGAJIAN PADA PT.DJITOE ITC

xliii xliii Seksi jurnal umum dan buku besar berfungsi untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal dan memposting kedalam buku besar. Seksi biaya bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke catatan biaya dan kartu harga pokok produksi berdasarkan pelaksanaan kerja dan rekapitulasi daftar gaji. Seksi utang bertanggung jawab dalam proses pembuatan bukti kas keluar sesuai dengan daftar gaji atau rekap daftar gaji dan menyerahkan kepada seksi kasir sebagai dasar pembayaran gaji karyawan. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini berada di tangan bagian keuangan, bertugas untuk melakukan pembayaran gaji karyawan pada waktu yang telah ditentukan. Pembayaran gaji karyawan dilakukan dengan cara mentransfer uang ke masing-masing rekening karyawan oleh seksi kassa. 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian a. Kartu hadir karyawan Dokumen ini digunakan untuk mencatat jam hadir dan jam pulang, baik jam kerja biasa maupun jam kerja lembur pada setiap karyawan perusahaan dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Berdasarkan kartu jam hadir ini maka bagian absensi dapat membuat daftar hadir karyawan. b. Daftar hadir karyawan xliv xliv Dokumen ini digunakan sebagai dasar penentuan jumlah gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan jumlah kehadiran karyawan. c. Daftar gaji Dokumen ini digunakan untuk mencatat gaji bruto setiap karyawan, potongan-potongan yang terdiri dari PPh pasal 21, ASTEK, koperasi dan iuran organisasi. d. Rekapitulasi daftar gaji Dokumen ini berisi ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji. e. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini terdiri dari: Surat keputusan penerimaan karyawan, surat ketetapan tarif, surat penempatan tugas, memo penempatan tugas, daftar nama karyawan dan surat pengembalian tenaga kerja. Surat ketetapan tarif digunakan untuk menentukan besarnya gaji karyawan atas dasar golongan atau jangka waktu kerja. f. Bukti kas keluar xlv xlv Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian utang berdasarkan dokumen rekap daftar gaji. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian a. Jurnal umum Catatan ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja pada setiap departemen dalam perusahaan. b. Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja non produksi dalam setiap departemen pada perusahaan. c. Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam catatan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang akan menjadi beban setiap karyawan. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian xlvi xlvi Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian PT.Djitoe ITC adalah sebagai berikut: a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini dilakukan oleh bagian absensi gaji dan bagian personalia yang terlibat dalam pencatatan waktu hadir karyawan dengan uraian kegiatan sebagai berikut: 1 Bagian personalia membuat daftar nama karyawan dan surat ketetapan tarif. 2 Bagian personalia menyerahkan daftar nama karyawan ke bagian absensi gaji, dan menyerahkan surat ketetapan tarif ke bagian gaji. 3 Bagian absensi gaji menerima daftar karyawan dari bagian personalia. 4 Bagian absensi gaji melakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu yang dilakukan oleh karyawan. 5 Bagian absensi gaji membuat daftar hadir karyawan untuk diserahkan ke bagian gaji beserta kartu jam hadir, sedangkan daftar nama karyawan diarsipkan berdasarkan abjad. b. Prosedur pembuatan daftar gaji xlvii xlvii Prosedur ini dilakukan oleh bagian gaji dengan uraian kegiatan sebagai berikut: 1 Bagian gaji menerima surat ketetapan tarif dari bagian personalia. 2 Bagian gaji menerima kartu jam hadir dan daftar hadir karyawan dari bagian absensi gaji. 3 Bagian gaji membuat daftar gaji karyawan rangkap 2. 4 Bagian gaji membuat rekapitulasi daftar gaji rangkap 2 dan kartu penghasilan karyawan rangkap 2. 5 Bagian gaji menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2 dan kartu penghasilan karyawan rangkap 2 ke bagian personalia. 6 Bagian personalia menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2 dan kartu penghasilan karyawan rangkap 2 dari bagian gaji. 7 Bagian personalia memeriksa penghitungan daftar gaji dan mengotorisasi semua dokumen pendukungnya. 8 Bagian personalia menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2 dan kartu penghasilan karyawan rangkap 2 ke bagian utang. c. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian utang dengan uraian kegiatan sebagai berikut : xlviii xlviii 1 Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2 dan kartu penghasilan karyawan rangkap 2 dari bagian personalia. 2 Bagian utang membuat bukti kas keluar rangkap 3. 3 Bagian utang menyerahkan bukti kas keluar lembar 1,2 ke bagian kasir dilampiri daftar gaji lembar 1,2, rekap daftar gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan lembar 1,2. Sedangkan bukti kas keluar lembar 3 dan rekap daftar gaji lembar 1 diserahkan ke bagian jurnal. d Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian kasir dengan uraian kegiatan sebagai berikut: 1 Bagian kasir menerima bukti kas keluar lembar 1,2, daftar gaji lembar 1,2, rekap daftar gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan lembar 1,2 dari bagian utang. 2 Bagian kasir mengisi cek sesuai yang tercantum dalam rekap daftar gaji dan memintakan tanda tangan atas cek kepada kepala bagian keuangan. 3 Bagian kasir menguangkan cek ke bank dan mentransfer uang tersebut ke masing-masing rekening karyawan. 4 Bagian kasir membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya. xlix xlix 5 Bagian kasir memintakan tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan rangkap 1,2 pada karyawan yang bersangkutan. 6 Bagian kasir menyerahkan bukti kas keluar lembar 2, daftar gaji lembar 2 ke bagian kartu biaya. 7 Bagian kasir menyerahkan rekap daftar gaji lembar 2, daftar gaji lembar 1 dan kartu penghasilan karyawan lembar 2 ke bagian gaji. 8 Bagian kasir menyerahkan kartu penghasilan karyawan lembar 1 kepada karyawan dan mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 berdasarkan nomor urut. e Prosedur distribusi gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian jurnal umum dan kartu biaya dengan uraian kegiatan sebagai berikut: 1 Bagian jurnal menerima bukti kas keluar lembar 3 dan rekap daftar gaji lembar 1 dari bagian utang. 2 Bagian jurnal mencatat biaya tenaga kerja dan pembayaran gaji ke dalam jurnal umum. 3 Bagian jurnal mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 dan rekap daftar gaji lembar 1 berdasarkan nomor urut. 4 Bagian kartu biaya menerima bukti kas keluar lembar 2 dan daftar gaji lembar 2 dari bagian kasir. l l 5 Bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja tersebut ke dalam kartu biaya. 6 Bagian kartu biaya mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dan daftar gaji lembar 2 berdasarkan nomor urut. 7 Bagian gaji menerima rekap daftar gaji lembar 2, daftar gaji lembar 1 dan kartu penghasilan karyawan lembar 2 dari bagian kasir dan mengarsipkannya berdasarkan nomor urut. 5. Bagan Alir Bagan alir prosedur yang membentuk sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC adalah sebagai berikut: li li lii lii Bagian Personalia liii liii Mulai Surat Ketetapan Daftar nama karyawan 1 2 4 2 KPK 1 2 RDG 1 2 DG 1 Memeriksa perhitungan dan mengotorisasi dokumen 2 KPK 1 2 RDG 1 2 DG 1 5 Membuat daftar nama karyawan dan surat ketetapan tarif liv liv Gambar 2.1 Bagan alir prosedur pencatatan waktu hadir dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC Bagian Absensi Gaji lv lv 1 Daftar nama karyawan Mengawasi pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu Daftar nama karyawan Daftar hadir karyawan Kartu jam hadir 3 A Karyawan datang Membuat daftar hadir karyawan lvi lvi Gambar 2.1 Bagan alir prosedur pencatatan waktu hadir dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC Lanjutan Bagian Gaji lvii lvii 2 Surat ketetapan 3 Daftar hadir aryawan Kartu jam hadir Membuat daftar gaji karyawan Membuat rekap daftar gaji dan kartu penghasilan karyawan 4 2 KPK 1 2 RDG 1 2 1 KPK 2 DG 1 2 N Selesai 10 lviii lviii Gambar 2.2 Bagan alir prosedur pembuatan daftar gaji dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC Bagian Utang lix lix 5 2 KPK 1 2 RDG 1 2 DG 1 Membuat Bukti Kas Keluar 2 KPK 1 2 RDG 1 2 DG 1 3 6 7 2 1 Bukti Kas lx lx Gambar 2.3 Bagan alir prosedur pembuatan bukti kas keluar dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC Bagian Kasir lxi lxi 6 2 KPK 1 RDG 2 2 DG 1 2 BKK 1 Mengisi cek dan memintakan tandatangan atas cek Menguangkan cek ke bank dan mentransfer uang ke Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumennya 8 2 KPK 1 RDG 2 2 DG 1 2 BKK 1 N 10 9 8 Diserahkan kepada karyawan Ditanda tangani oleh karyawan lxii lxii Gambar 2.4 Bagan alir prosedur pembayaran gaji dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC Bagian jurnal 7 RDG 1 BKK 3 RDG 1 Mencatat biaya tenaga kerja dan pembayaran gaji ke jurnal umum N Jurnal Umum BKK 3 lxiii lxiii Gambar 2.5 Bagan alir prosedur distribusi gaji dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC Bagian Kartu Biaya 9 DG 2 BKK 2 Mencatat biaya tenaga kerja ke kartu biaya lxiv lxiv Keterangan : lxv lxv DH : Daftar Hadir KJH : Kartu Jam Hadir DG : Daftar Gaji RDG : Rekap Daftar Gaji KPK : Kartu Penghasilan Karyawan BKK : Bukti Kas keluar N : Diarsipkan berdasarkan nomor A : Diarsipkan berdasarkan abjad T : Diarsipkan berdasarkan tanggal Gambar 2.5 Bagan alir prosedur distribusi gaji dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC Lanjutan

C. EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA PT.DJITOE ITC

1. Fungsi yang terkait Menurut Mulyadi 2001:386 fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan, selain itu fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Dalam pelaksanaan sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC telah sesuai dengan manual system PT.Djitoe ITC. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC yaitu fungsi pembuat daftar gaji yang dilakukan oleh bagian gaji dan upah, fungsi keuangan yang dilakukan oleh bagian keuangan, fungsi pencatat waktu hadir yang dilakukan oleh bagian lxvi lxvi absensi gaji dan fungsi operasi dilakukan oleh bagian personalia. Sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC telah memisahkan fungsi pencatat waktu hadir dengan fungsi pembuat daftar gaji. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, dampak bagi PT.Djitoe ITC yaitu dapat menghindari terjadinya kecurangan dan dapat menciptakan internal check antar unit pelaksana. 2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC yaitu kartu hadir karyawan, daftar hadir karyawan, daftar gaji, rekapitulasi daftar gaji, dokumen pendukung perubahan gaji, bukti kas keluar. Untuk penggunaan dokumen dalam sistem penggajian telah sesuai dengan manual system PT.Djitoe ITC. Setiap dokumen yang digunakan dalam kegiatan penggajian akan dimintakan otorisasi dari bagian yang berwenang, sehingga data-data tersebut dapat dipertanggung jawabkan keakuratannya. Penggunaan dokumen bukti kas keluar sudah dibuat rangkap dan bernomor urut, namun belum tercetak, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pengarsipan dan pertanggung jawaban. Penggunaan dokumen pendukung perubahan gaji terdiri dari surat keputusan penerimaan karyawan, daftar nama karyawan, surat penempatan karyawan, surat ketetapan tarif, surat pengembalian karyawan dan memo penempatan tugas. Ketika ada kenaikan atau penurunan jabatan karyawan, bagian personalia kurang memiliki dasar lxvii lxvii yang kuat sebagai dasar pengeluaran biaya tenaga kerja dan surat ketetapan tarif karena belum adanya surat kenaikan atau penurunan jabatan. 3. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian pada PT.Djitoe ITC sudah baik dan sesuai dengan standar perancangan jurnal, antara lain: jurnal umum, kartu biaya dan kartu penghasilan karyawan yang telah mendapat otorisasi dari bagian yang berwenang. Namun saat ada pesanan tertentu, belum ada kartu harga pokok produk yang digunakan umtuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian a. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini dilakukan oleh bagian absensi gaji, dalam prosedur ini bagian absensi gaji melakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu yang dilakukan oleh karyawan yang datang, sehingga tidak ada kecurangan para pegawai dalam melakukan pencatatan waktu hadir. b. Prosedur pembuatan tarif dan daftar gaji