DOKTRI N KORPRI PRI ORI TAS PEMBANGUNAN NASI ONAL: •

39 ¾ Musyaw arah Nasional MUNAS dapat ditunda paling lama 1 satu tahun atas permintaan Musyawarah Pimpinan. ¾ Musyaw arah Nasional MUNAS pada tanggal 28 s.d. 30 Nopember 2004 di Jakarta menghasilkan beberapa Keputusan yang dituangkan dalam Surat Keputusan MUNAS VI KORPRI No. KEP 05 MUNAS 2004 tanggal 30 Nopember 2004 Tentang Perubahan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Korps Pegawai Republik I ndonesia. ¾ Rapat Kerja Nasional RAKERNAS adalah forum evaluasi, konsultasi dan informasi dalam rangka mengembangkan keterpaduan dan koordinasi pelaksanaan program organisasi. ¾ Rapat Kerja Nasional RAKERNAS dihadiri oleh Dewan Pengurus Nasional, Utusan Pengurus Unit Nasional, Utusan Dewan Pengurus Provinsi dan Utusan Dewan Pengurus Kabupaten Kota Kotamadya. Rakernas dapat dilaksanakan sekali dalam 2 dua tahun .

V. DOKTRI N KORPRI

: Bhinneka Karya Abdi Negara yang berarti walaupun Pegawai Republik I ndonesia melaksanakan tugas diberbagai bidang dengan jenis karya yang beraneka ragam, tetap satu dalam rangka melaksanakan pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. VI . Kode etik Korpri adalah Panca Prasetya Korpri Untuk memahami kode etik Korpri, saudara diminta mempelajari dan menghayati 5 butir dalam Panca Prastya Korpri. KAMI ANGGOTA KORPS PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA, ADALAH INSAN YANG BERIMAN DAN BERTAQWA KEPADA TUHAN YANG MAHA ESA, BERJANJI: 1. SETIA DAN TAAT KEPADA NEGARA KESATUAN DAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA YANG BERDASARKAN PANCASILA DAN UNDANG-UNDANG DASAR 1945; 2. MENJUNJUNG TINGGI KEHORMATAN BANGSA DAN NEGARA SERTA MEMEGANG TEGUH RAHASIA JABATAN DAN RAHASIA NEGARA; 3. MENGUTAMAKAN KEPENTINGAN NEGARA AN MASYARAKAT DI ATAS KEPENTINGAN PRIBADI DAN GOLONGAN; 4. MEMELIHARA PERSATUAN DAN KESATUAN BANGSA SERTA KESETIAKAWANAN KORPS PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA; 5. MENEGAKKAN KEJUJURAN, KEADILAN DAN DISIPLIN SERTA MENINGKATAN KESEJAHTERAAN DAN PROFESIONALISME. 40 MATERI MATRIKULASI PENGETAHUAN PERKANTORAN Materi dibidang Pengetahuan Perkantoran yaitu tes menyangkut pemahaman PNS pegawai mengenai Administrasi Perkantoran serta tujuan – tujuannya. Peserta ujian dinas harus mendapat skor diatas nilai minimal 40 , karena bobotnya 8 . KI SI -KI SI MATERI PENGETAHUAN PERKANTORAN: ™ Surat • Surat adalah : Alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. • Fungsi surat adalah : 1. sebagai wakil dari pengirim penulis 2. bahan pembukti, pedoman 3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut 4. Alat pengukur kegiatan organisasi 5. Sarana memperpendek jarak fungsi abstrak • Syarat-syarat surat yang baik adalah : 1. Obyektif dan bukan subyektif 2. Sistematis susunan isi surat 3. Singkat, tidak bertele-tele 4. Jelas: kepada siapa dari mana dan tentang apa 5. Lengkap isinya 6. Sopan 7. Wujud fisik yang menarik kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dsb. Penulis surat perlu memahami syarat sebagai berikut : - Menguasai permasalahan - Menguasai bahasa tertulis - Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat • Macam-macam surat : 1. Menurut Ujudnya - Kartu Pos - Warkat Pos - Surat bersampul - Memorandum dan Nota dinas - Telegram - Surat Pengantar 2. Menutur Tujuannya - Surat Pemberitahuan - Surat Perintah - Surat Permintaan - Surat Peringatan - Surat Panggilan - Surat Susulan - Surat Keputusan - Surat Laporan - Surat Perjanjian - Surat Penawaran, pesanan dll. 3. Menurut Sifat, isi dan asalnya - Surat dinas - Surat Niaga - Surat Pribadi - Surat yang isinya masalah sosial 4. Menurut Jumlah Penerima - Surat biasa – untuk satu orang pejabat organisasi - Surat edaran – untuk beberapa orang pejabat organisasi - Surat pengumuman – untuk sekelompok masyarakat. 41 5. Menurut Keamanan I sinya - Surat sangat rahasia - Surat rahasia - Surat biasa 6. Menurut Urgensi Penyelesaiannya - Surat sangat rahasia - Surat segera - Surat biasa 7. Menurut Prosedur Pengurusannya - Surat masuk - Surat keluar 8. Menurut Jangkauannya - Surat intern - Surat ekstern • Bahasa Surat Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis, yang dimaksud bahasa praktis jika; a. Manggunakan kata-kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh pembaca surat b. Penulis mampu menggunakan kosa kata tepat c. Kata-kata yang dipergunakan ; Sederhana dan Umum, bukan kata-kata daerah, asing dan lain-lain. Disamping keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa ,yang sangat pengaruhi oleh dua faktor yaitu: a. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat b. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya instruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainya. • Langkah-langkah dalam menyusun surat Untuk menghidarkan pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau dengan perkataan lain agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan efektif, maka sebaiknya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut: • Menentukan tujuan 1. Mengadakan pencatatan inventarisasi terhadap masalah-masalah yang akan dikemukan di dalam surat, termasuk mengumpulkan referensinya. 2. Menyusun masalah – masalah pada ad.a. secara sistematis sesuai dengan kaitan dan urutan masalahnya. 3. Menguraikan menjabarkan ad.a.c ke dalam kalimant atau konsep surat. Dalam menyusun surat, anjuran atau saran yang sebaiknya selalu diingat yaitu: a. Hendaknya penyusunan surat menempatkan diri sebagai pihak yang akan menerima agar dapat membayangkan apa sekiranya yang akan terjadi seandainya penyusunan menerima surat tersebut. b. Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, kalau penyusun sedang dalam keadaan “tidak normal” ™ Pengertian Administasi Kearsipan; Pengertian administrasi kearsipan atau Filing dirumuskan dalam berbagai cara. Sebagai bahan pengetahuan, perbandingan, dibawah ini kami kutipkan berbagai macam pengertian tentang administrasi kearsipan atau filing. 42 i. Terdapat dua perumusan tentang pengertian administrasi kearsipan sebagai berikut: 1. Yang dimaksud adminstrai kearsipan yaitu penyelenggaraan administrasi penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan masuk. 2. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis. ii. Dalam kamus Administrasi Perkantoran yang dimaksud filing atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat - warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. iii. Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : Penyimpanan Storing, Penempatan placing dan penemuan kembali. iv. Kearsipan filing dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan warkat-warkat secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan. Selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan filing adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan. Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencapai suatu tujuan. Tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut; a. Memisah - misahkan segregating arsip, yang berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subyek- subyek seperti yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut indek, yang telah ditentukan. b. Meneliti examining arsip - arsip, untuk mengetahui apakah arsip - arsip yang disimpan di-file itu sudah ada tanda-tanda persetujuan disposisi dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan, arsip yang belum di beri tanda persetujuan untuk disimpan sebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapat persetujuan penjelasan lebih lanjut. Dalam melakukan penelitian terhadap arsip - arsip yang akan disimpan harus diperiksa juga kelengkapan arsip-arsip tersebut, misalnya : - lampiran arsip, apakah jenis dan jumlah lampiran sudah sesuai dengan yang disebut dalam suratnya, - apakah lampiran-lampiran arsip tersebut harus disimpan bersama-sama dengan suratnya atau perlu disimpan tersendiri. - Apakah lampiran-lampiran arsip tersebut karena bentuk dan ukuran wadagnya berbeda dengan suratnya, sehingga memerlukan tempat arsip yang khusus. c. Memadukan assembling arsip-arsip, yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat. 43 d. Mengklasifikasikan classification arsip-arsip, yang berarti mengolongkan arsip- arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada, untuk menentukan klasnya sub-sub subyek beserta kodenya secara cermat. e. Mengindeks indexing arsip-arsip , meliputi kegiatan-kegiatan sebagi berikut: - Membaca secara cermat untuk menentukan secara cepat. - Menentukan judul atau capition arsip secara tepat. - Memberikan tanda-tanda keterangan-keterangan lain yang dapat menjadi petunjuk indeks arsip yang bersangkutan. - Membutuhkan caption utama berikut kode masalahnya subyek pada arsip yang bersangkutan. - Mempersiapkan tunjuk silang cross reference, dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption yang pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption kedua dicantumkan pada tunjuk silang. - Menyusun arsip-arsip , yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, misalnya sistim abjad, angka, tanggal dan sistem perihal dan lain sebaginya. - Memfile arsip-arsip, yang berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam fila-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. ™ Pengertian Arsip Dalam ilmu kearsipan , disamping kata arsip dalam bahasa I ndonesia kita masih mengenal pula kata archives atau archief bahasa Belanda, file bahasa I nggris dan record atau wakat. Di I ndonesia tiga pengertian itu disebut dengan satu istilah saja yaitu arsip, File untuk jenis arsip aktif, record untuk jenis arsip inaktif dan archive untuk jenis arsip statis, dengan demikian istilah file, record dan archive di I ndonesia dapat dijelaskan sebagai berikur: a. File merupakan jenis arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja. a. Record merupakan jenis arsip inaktif yagn sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari, arsip ini tidak terdapat diunit kerja, akan tetapi sudah berada si unit kersipan organisasi yang bersangkutan. b. Archive merupakan arsip statis, yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi negara. Arsip ini berada di Arsip Nasional R.I . Pusat atau Arsip Nasional R.I Daerah. Arsip statis merupakan bahan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah untuk generasi yang akan datang. Menurut jenisnya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya, menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis yaitu : a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adminsitrasi negara, atau dapat dikatakan bahwa arsip – arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari dan menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip aktif dan arsip semi aktif dan arsip inaktif atau arsip semi statis - Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja, arsip aktif masih ada di tempat-tempat unit pengolah dalam suatu kantor organisasi. 44 - Arsip semi aktif ialah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun, Arsip semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi atara aktif dan inaktif. - Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. ™ CI RI - CI RI DAN PERENCANAAN SI STEM KEARSI PAN YANG BAI K Dalam pasal 3 Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahwa pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Sistim kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut; 1. Mudah dilaksanakan 2. Mudah dimengerti 3. Murah ekonomis 4. Tidak memakan tempat 5. Mudah dicapai 6. Cocok bagi organisasi 7. Fleksibel atau luwes 8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip 9. Mempermudah pengawasan ™ PENGERTI AN FI LI NG Setiap instansi atau lembaga, baik instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta, tentu melakukan berbagai macam pekerjaan kantor. Berbagai macam pekerjaan kantor office work itu antara lain: mencatat, mengetik, menghitung, mengirim, menyimpan warkat, mengolah, menggandakan warkat dan sebagainya. Salah satu jenis pekerjaan kantor yang banyak dilakukan oleh setiap instansi atau lembaga ialah menyimpan warkat, dokumen atau surat-surat lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen ini sering disebut administrasi kearsipan; apa saja yang menyangkut arsip dinamakan administrasi kearsipan, atau sering disebut secara singkat dengan istilah kearsipan. Dalam istilah yang lebih poluler, administrasi kearsipam atau kearsipan ini sering disebut istilah filing. ♦ Pengertian Sistem dan Sistem filing, sebelum mengadakan pembahasan lebih lanjut tentang macam-macang filing, perlu ditegaskan sekali lagi perbedaan antra arsip dengan kearsipan atau filing; a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan, maupun naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan , dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. b. Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. 45 Jadi arsip adalah wujud atau bentuk barang atau bendanya yang berupa naskah- naskah, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, sedangkan kearsipan atau filing adalah aktivitas kegiatannya, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip. Pengurusan atau pengaturan arsip itu hendaknya mempergunakan suatu sistem. Sistem yang dipergunakan dalam pengurusan atau pengaturan arsip dinamakan sistem filing filing system. ™ DOKUMEN DAN DOKUMENTASI 1. Kamus administrasi perkantoran memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan dokumen atau documen adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dalam perkembangan selanjutnya istilah document berarti nasakah naskah asli yang telah di daftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan piagam atau tratat. Yang dimaksud dokumen adalah semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara cassets, vidio tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar dan foto. Pengertian yang pertama lebih menekankan dokumen dalam bentuk aslinya keaslian dokumen. Sedangkan pengertian yang kedua memberikan gambaran yang lebih luas, bahwa dokumen tidak hanya terbatas dalam bentuk aslinya saja, dan tidak terbatas pada bahan yang tertulis atau tercetak saja, tetapi termasuk dokumen dalam bentuk rekaman gambar dan sebagainya. Kesamaan dua definisi tersebut ialah bahwa keduanya menekankan pengertian dokumen dari segi materialnya recorded material. 2. Arti dokumentasi bermacam-macam, tergantung pada segi peninjauannya. Ada orang yang memberikan definisi dokumentasi segi material, dan di lain pihak memberikan definisi okumentasi sebagai kegiatan atau pekerjaan yang aktif. Kamus administrasi perkantoran memberikan definisi tentang dokumentasi atau pendokumenan atau documentation dengan mempergunakan dua sumber sebagai berikut: a. I nternasional federation for dokumentation memberikan perngertian bahwa dokumentasi documentation adalah pengumpulan, penyusunan atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia. b. Seminar dokumentasi arsip Kementrian-kementrian, seminar ini diadakan di Jakarta, berlangsung dari tanggal 28 Februari sampai dengan 2 Maret 1957, memberikan perumusan bahwa dokumentasi adalah suatu usaha aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut. Dua definisi ini jelas memberikan suatu pengertian bahwa dokumentasi merupakan kegiatan atau aktivitas atau pekerjaan aktif. Dalam buku pengantar ilmu dokumentasi terdapat beberapa definisi tentang dokumentasi, yang dapat kami kutip sebagai berikut: a. Dokumentasi tidak lain adalah sekumpulan catatan, baik dalam bentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang terjadi, pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemunan-penemuan, maupun spesifikasi-spesifikasi hasil-hasil karya yang terbaru di bidang-bidang tertentu yang dilalukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu - waktu sebagai bahan mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya. 46 b. Dokumen merupakan sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam tercat dan memperlihatkan karakteristik - karakteristik sebagaian atau semua sistem manajeman, termasuk di dalamnya; seluruh berkas barang bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem Pembinaan, dan pengembangan sistem informasi manajeman. Dua difinisi diatas lebih menekankan segi materialnya, berdasarkan beberapa pengertian di atas selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian definisi dapat ditafsirkan dalam dua versi yaitu: ¾ Versi pertama, dokumentasi sebagi kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam bentuk tulisan, maupun cetakan, rekaman maupun gambar-gambar yang dilakukan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan kehidupan kemanusiaan ¾ Versi kedua, dokumentasi sebagai pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen- dokumen tersebut, yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah sehingga berguna bagi para pemakai jasa infomasi. • Bidang dan sumber Dokumentasi Setelah kita memperhatikan pengertian dokumentasi tersebut, dapatlah diketahui bahwa bidang gerak dokumentasi lebih luas dari pada kearsipan, kearsipan merupakan bagian dari dokumentasi, bidang dokumentasi dapat dibagi menjadi 3 bidang, yaitu: 1. Dokumentasi literer atau dokumentasi pustaka. 2. Dokumentasi korpoil corporeel atau dokumentasi benda yang merupakan bahan-bahan bagi dokumentasi museum-museum. 3. Dokumentasi privat atau dokumentasi kearsipan. Dengan demikian dokumentasi meliputi tugas kearsipan, perpustakaan dan kemuseuman, sehingga dokumentasi sangat penting dalam setiap kegiatan apapun, bidang dokumentasi antara lain mempunyai tugas berikut: a. Mengumpulkan baha-bahan yang mempunyai nilai. Kegiatan mengumpulkan bahan-bahan ini terdiri dari kegiatan mencari dan menyeleksi bahan - bahan informasi. b. Mengolah bahan-bahan, data-data fakta serta sumber infomasi yang relevan. c. Menyusun atau menata bahan-bahan, data-data fakta-fakta tersebut secara sistematis. d. Mempersatukan mengelompokkan bahan-bahan yang sama dan yang berkaitan satu sama lain. e. Menyiapkan bahan-bahan, data, fakta, dokumen tersebut untuk memenuhi kebutuhan bagi pihak yang memerlukan. f. Menyimpan dan memelihara bahn-bahan, data, dokumen secara sistematis. g. Menyebarluaskan bahan-bahan, data, fakta, dokumen secara selektif kepada pemakai jasa atau kepada pihak yang memerlukan, baik yang diminta maupun yang tidak diminta. Tentang tugas dan kewajiban dokumentasi sebenarnya telah diatur dalam Peraturan Presiden No. 20 Tahun 1961 Tentang Tugas dan Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalan lingkungan Pemerintah Lembar Negara Tahun 1961 No. 311, Tambahan Lembaran Negara 2369. Dalam Pasal 2 ayat 1 Peratuan Presiden itu ditetapkan bahwa tugas kewajiban dokumentasi ialah 47 menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut, ditegaskan bahwa dokumentasi menjalankan pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut pasal 3: • Menyediakan keterangan-keterangan berikut yang dikutip, disadur, diterjemahkan, disaring, difotokopi atau direkam dari segala dokumen pustaka. • Memberitahukan perihal tersedianya keterangan-keterangan itu. • Atas permintaan menyusun suatu dokumen baru sebagai lanjutan dari usaha dimaksud pada angka butir 1. Sumber dokumentasi dapat mencakup bahan-bahan seperti: a. Buku, yang mencakup buku-buku seperti: - buku-buku referensi - buku pelajaran elementar - buku petunjuk pegangan handbook - buku laporan yang telah dijilid - buku monografi - disertasi - buku kamus kamus perdagangan - buku tabel-tabel - buku bibliografi - buku petunjuk telepon b. Majalah-majalah, yang memuat artikel-artikel hasil penelitian c. Surat kabar koran-koran d. Manuskrip naskah e. Brosur, pamflet, leaflet f. Film, Slide, microfilm, microfiche H. Foto, gambar, peta, grafik I . Tape vidio-tape J. Katalog K. Surat-surat, dan lain-lain. ™ L A P O R A N Laporan adalah suatu bentuk informasi, baik berupa lisan maupun tertulis Fungsi laporan adalah: sebagai alat kerjasama, alat pertanggungjawaban dan pengawasan, dan alat penyampaian informasi. Tujuan laporan: mengatasi masalah, mengambil keputusan, mengetahui perkembangan kemajuan, mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan, menemukan teknik-teknik baru. Syarat laporan: 1. benar dan objektif 2. jelas dan cermat 3. lengkap 4. angsung mengenai sasaran 5. tegas dan konsisten 6. dibuat segera setelah suatu kejadian peristiwa berlangsung 9. tepat penerimaannya Peranan laporan administrasi: 1. pertanggungjawaban dan pengawasan 2. penyampaian informasi 3. bahan pengambilan keputusan 4. alat pembina kerjasama 5. alat pengembangan cakrawala wawasan 48 Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian yang terpenting laporan, karena bagian inilah dipaparkan segala data fakta yang telah diolah, batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang; 1. Data dan fakta pelaksanaan kegiatan 2. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai 3. Masalah-masalah yang dihadapi 4. Pembahasan atau analisis masalah. Kesimpulan adalah hal-hal yang besar dalam penyajian bab sebelumnya, perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan, yang disimpulkan adalah fakta, dan pemecahan masalah. Saran adalah semacam teraphy atau pengobatannya atau langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, saran sifatnya harus dinamis, saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar penyajian yang telah disajikan. Lampiran, suatu lampiran mempunyai dua tujuan yaitu; 1. Bahan yang disajikan yang sebagaian telah disinggung dalam batang tubuh laporan dianggap perlu oleh sepembuat laporan, untuk dibaca seluruhnya oleh pejabat yang berkepentingan. 2. Bahan yang dijadikan laporan yang semula direncanakan dimsukan ke dalam tubuh laporan, namun mengngat panjangnya bahan tersebut dan juga dikhawatirkan dapat menganggu kontonuitas pembaca, terpaksa dimasukkan ke dalam lampiran. Sistimatika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan dan materi yang disajikkan, sistematika laporan yang lazim dikenal di I ndonesia ini ada dua yaitu: a. Sistem desimal digit system b. Sistem gabungan angka dan huruf. ™ Unsur- unsur dalam organisasi: 1. kelompok orang 2. kerjasama 3. tujuan 4. keterikatan formal 5. susunan hierarkhi ™ Fungsi pekerjaan kantor: 1. Membantu pimpinan mengambil keputusan 2. Sebagai sumber informasi 3. Memberikan pelayanan administrasi 4. Memberikan pelayanan masyarakat Untuk memahami tentang ketentuan penerapan surat menyurat di lingkup Departemen Kehutanan, Saudara disarankan mempelajari Keputusan Menteri Kehutanan Nomor 10295 Kpts-I I 2002 tanggal 16 Desember 2002, tetang Pedoman Tata Persuratan Dinas Departemen Kehutanan. 49 MATERI MATRI KULASI FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANI SASI Materi di bidang Fungsi dan Stuktur Organisasi yaitu tes menyangkut pemahaman PNS Pegawai mengenai Fungsi dan Stuktur organisasi Departemen Kehutanan. Peserta ujian dinas harus mendapat skor diatas nila minimal 40 . KI SI -KI SI MATERI FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANI SASI SEBAGAI BERI KUT: Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kehutanan sesuai Peraturan Menhut No. P.13 Menhut-I I 2005 tanggal 6 Mei 2005, yang telah mengalami beberapa kali perubahan dan penyempurnaan sesuai dan Peraturan Keputusan Menhut lainnya yang terkait sebagai berikut:

1. Sekretariat Jenderal Eselon I