Pedoman Pengembangan Bahan Pustaka

PEDOMAN PENGEMBANGAN BAHAN PUSTAKA Oleh Nurdin Salmi

1. Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi dalam bentuk buku memaksa pustakawan bekerja keras untuk melaksanakan pemilihan atau menyeleksi buku dalam kegiatan pengadaan disebuah perpustakaan. Dalam hal ini pustakawan harus mampu menyediakan buku-buku yang diminati oleh penggunanya. Khususnya berhubungan dengan pendidikan dan keilmuan karena perpustakaan bertindak selaku penyimpan khazanah ilmu pengetahuan dan berperan dalam proses transformasi informasi. Perpustakaan dikatakan berhasil jika dapat memenuhi kebutuhan informasi yang relevan dengan permintaan pemakai.

Perpustakaan pada umumnya memiliki tugas utama adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemustaka. Dalam pengelolaan koleksi salah satu kegiatan yang penting adalah pengadaan (pengembangan) koleksi yang mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama dalam aspek seleksi dan evaluasi. Pustakawan yang diberi tugas di bidang pengembangan koleksi, harus tahu betul apa tujuan dan fungsi perpustakaan tempat mereka bekerja karena tujuan atau fungsi suatu perpustakaan akan tergantung dari jenis perpustakaan dan siapa pemakainya, tetapi perpustakaan yang sejenis pun tidak selalu mempunyai tujuan pokok yang benar-benar sama serta apa kebutuhannya.

2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan

Pada dasarnya pengadaan bahan pustaka harus disesuaikan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan, pada umumnya tujuan dan fungsi perpustakaan yaitu

a. menunjang program pendidikan, penelitian dan pendidikan orang dewasa, b. memenuhi kebutuhan akan informasi,

c. memenuhi kebutuhan sosial,

d. memenuhi kebutuhan kultural dan spiritual masyarakat, e. memenuhi kebutuhan akan rekreasi,

f. berfungsi sebagai repository atau perpustakaan deposit.

Sedangkan menurut Kumar (1987) fungsi perpustakaan adalah : a. Pendidikan seumur hidup

b. Informasi/dokumensi tentang semua subjek termasuk lokal, nasional dan internasional untuk menunjang ekonomi, politik dan kesejahteraan. c. Memanfaatkan waktu luang.

d. Kemajuan kebudayaan (culture)

e. Pemeliharaan warisan kesusastraan untuk anak cucu 3. Tipe Perpustakaan

Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi, sebelum membeli bahan pustaka hendaknya perpustakaan terlebih dahulu mengetahui tipe atau jenis perpustakaan, hal ini dilakukan untuk menghindari pengadaan atau pembelian

koleksi yang tidak penting atau tidak sesuai dengan masyarakat pemustaka. Ada beberapa tipe perpustakaan, yaitu :

a. Perpustakaan Umum, masyarakat pemakainya sangat heterogen, b. Perpustakaan Perguruan Tinggi, masyarakat pemakainya homogen, c. Perpustakaan Sekolah, masyarakat pemakainya terbatas untuk sekolah

yang bersangkutan,

d. Perpustakaan Khusus, masyarakat pemakainya terbatas di lingkungan lembaga induknya,

e. Perpustakaan Nasional dan f. Perpustakaan Daerah.

Sedangkan tipe perpustakaan menurut Wilkinson and Lewis (2003) adalah:

Academic and research librararies, providing for the information needs of students, faculty, and scholars, often have large acquisitions departments. Public libraries endeavor to support the information needs of the communities they serve and may range in size from one-person libraries to very large multlibrary systems, with their acquisition operations varying in size accordingly. School libraries provide for the information needs of students and teachers. yang artinya adalah:

Perpustakaan akademi dan riset, menyediakan kebutuhan informasi mahasiswa, fakultas, dan sarjana, bahkan mempunyai bagian pengadaan yang besar. Perpustakaan umum berusaha keras untuk melengkapi kebutuhan informasi dari komuniti yang mereka layani dari perpustakaan perorangan sampai perpustakaan besar, dengan bermacam-macam pengadaan. Perpustakaan sekolah menyediakan kebutuhan informasi bagi siswa dan guru. 4. Pra Penyeleksian bahan Pustaka

Dengan semakin banyaknya jenis serta jumlah bahan pustaka maka menjadi suatu tantangan bagi pustakawan untuk bisa memilih bahan pustaka mana yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebelum dilakukan pengadaan terlebih dahulu dilakukan pemilihan bahan pustaka, adapun pemilihan koleksi berdasarkan:

a. Pemilihan berdasarkan profesi atau kedudukan para pemakai seperti pustakawan, spesialis subjek, siswa, mahasiswa, guru, dosen, pegawai, peneliti, dan masyarakat

b. Beberapa bentuk bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan yaitu karya cetak, karya noncetak, bentuk mikro, dan karya dalam bentuk elektronik.

c. Pemilihan berdasarkan jenis bahan pustaka terdiri dari buku teks (monografi), buku referensi, penerbitan berkala, penerbitan pemerintah, karya ilmiah (disertasi, thesis, skripsi, laporan penelitian), hasil seminar (konferensi dan sejenisnya), surat kabar, dll.

c. Pemilihan berdasarkan subjek atau disiplin ilmu, menurut Dewey Decimal Classification pengelompokan semua disiplin ilmu dilakukan ke dalam 10 (sepuluh) golongan utama, yaitu : General, pilisofi dan psikologi, Ilmu agama, Ilmu sosial, Ilmu bahasa, Ilmu murni (eksakta), teknologi (praktis/terapan), Arts (kesenian, rekreasi, dan olahraga), kesusastraan, dan geografi. & sejarah. Kajian pemakai sangat diperlukan untuk mengetahui profil pemakai yang akan dilayani. Untuk mengadakan kajian tersebut harus membuat perencanaan yang matang. Meskipun kita telah membuat sebuah perencanaan yang baik untuk

kegiatan pengembangan koleksi, tetapi tetap menghadapi berbagai kendala, di antaranya terdapatnya prosedur pembelian bahan pustaka dari luar negeri yang sangat rumit dan juga sarana pengawasan bibliografi yang sangat kurang. Hal ini merupakan tantangan bagi pustakawan dalam memberikan terpenuhinya kebutuhan yang terbaik bagi pemakai perpustakaan yang bersangkutan.

Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standar, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Banyak cara untuk melakukan evaluasi koleksi, di antaranya dengan cara pendekatan terhadap koleksi perpustakaan dan pengguna perpustakaan.

5. Penyeleksian bahan Pustaka

Pengadaan Koleksi Perpustakaan meliputi dua tahap pekerjaan utama, yaitu tahap penseleksian koleksi dan tahap pengadaan koleksi, penyeleksian bahan pustaka, yaitu :

1. Bagian Pengadaan selalu mensurvai perkembangan buku yang beredar di pasaran, baik buku yang ready stock maupun yang tidak ready stock. 2. Mencari alat bantu seleksi buku, seperti katalog buku dari penerbit, toko

buku, resensi di surat kabar, internet dan sebagainya.

3. Melalui katalog ini seluruh pemustaka bisa memilih buku-buku yang akan diajukan. Katalog yang diberikan oleh perpustakaan kepada pemustaka hanya sebagai alat bantu untuk memudahkan saja. Apabila dari pemustaka memiliki sumber yang lain selain katalog yang diberikan perpustakaan, itu juga bisa digunakan.

4.Perpustakaanpun menyediakan formulir usulan (desiderata) buku untuk pemustaka yang disediakan langsung di kaunter-kaunter pelayanan perpustakaan. Hal ini untuk mengantisipasi buku-buku yang sebetulnya sangat diperlukan tetapi tidak terajukan.

5.Setelah buku-buku diseleksi oleh pemustaka, buku selanjutnya diajukan dan dikumpulkan oleh perpustakaan.

6. Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu : a. Pembelian

Membeli langsung ke toko buku, penerbit, dan agen (book supply) baik di dalam negeri atau luar negeri. Cara pembelian yang dipilih sangat bergantung pada berbagai hal, misalnya ketersediaan dan kesesuaian judul-judul dan subjek yang diperlukan, besarnya dana pembelian serta persyaratan yang menyertainya dan lain-lain.

b. Sumbangan

Meminta bantuan atau sumbangan ke perorangan atau institusi, bantuan tersebut bisa berupa koleksi atau dana/anggaran.

c. Tukar Menukar

Dengan cara tukar menukar bahan koleksi perpustakaan dengan pihak perpustakan lain (inter library loan).

d. Titipan

Dengan cara menerima titipan dari perorangan atau institusi, koleksi ini tentu yang ada relevansinya dengan tipe perpustaakaan masing-masing.

Pembelian bahan pustaka untuk kepentingan perpustakaan milik Negara maupun swasta yang dananya bersumber dari Negara harus dengan menggunakan jasa perusahaan tertentu sesuai dengan atau berpedoman kepada Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

6.1Ketentuan Umum

a. Perpustakaan memverifikasi usulan bahan pustaka yang diajukan oleh pemustaka.

b. Perpustakaan mengoreksi usulan bahan pustaka yang diajukan pemustaka tersebut sesuai dengan keperluan.

c. Apabila disetujui pengadaan buku, Perpustakaan mengajukan buku-buku tersebut kepada Panitia Pengadaan Barang dan Jasa

d. Buku yang dipesan harus diuraikan dalam daftar yang jelas data bibliografinya, yaitu dengan melengkapi informasi : judul, pengarang, keterangan edisi, penerbit, nomor ISBN, dan jumlah eksemplar.

e. Tim Pengadaan harus memilih Book Suplier yang paling terjamin kemampuannya dalam menyediakan buku yang diperlukan.

f. Book Suplier yang terpilih harus memenuhi prinsip: harga paling murah, mutu paling baik, waktu penyediaan buku yang sesuai dengan jadwal. 6.2 Tatacara Pelaksanaan

prioritas judul-judul yang dikumpulkan dalam database Desiderata b. Daftar Pesan disampaikan kepada Panitia Pengadaan Barang

c. Panitia Pengadaan mempersiapkan RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat )

d. Panitia Pengadaan mengundang Book Supplier untuk menyampaikan dan menjelaskan Daftar Pesan dan RKS

e. Book Supplier mengajukan penawaran

f. Panitia Pengadaan mengadakan rapat evaluasi penawaran dan harga untuk selanjutnya menentukan Book Supplier yang paling mampu

g. Book Supplier yang ditunjuk melaksanakan pengadaan buku h. Buku dan daftar kirim disampaikan kepada Perpustakaan

g. Panitia Pemeriksa/penerima barang/jasa harus melakukan pemeriksaan yang teliti tentang kesesuaian spesifikasi buku dengan daftar pesanan i. Panitia Pemeriksa/penerima barang/jasa menyampaikan hasil

pemeriksaan kepada Panitia Pengadaan.

j. Panitia Pengadaan barang/jasa menyampaikan rekomendasi kepada bagian Keuangan untuk melakukan pembayaran.

6.4

Mulai

PELAKSANA PROSES

Memeriksa File Desiderata

Memenuhi Kriteria: 1 Urutan prioritas 2 Ketersediaan Dana

Pembuatan daftar pesanan dan

RKS (Rencana Kerja & Syarat-Syarat)

Mengundang Supplier

Sampaikan RKS

Mengajukan penawaran

Menerima penawaran

Mengadakan rapat evaluasi penawaran

Penunjukkan Supplier hasil dari rapat evaluasi

A Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang Supplier

Tidak

Ya

A

Mengadakan/mengirimkan Buku pesanan

Menerima buku beserta daftar kirim

Memeriksa/menyesuaikan buku dengan daftar kirim

Menyesuaikan buku dengan daftrar pesanan

SESUAI ?

SESUAI ?

Claim kepada Supplier

Pemeriksaan fisik buku

BAIK ? Selesai Supplier Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya

Kirim buku ke Bagian Pengadaan Panitia Pengadaan Barang

Rekomendasi kepada Bag. Keuangan untuk

pembayaran Laporkan kepada Panitia

Pengadaan Barang Pemeriksa

Panitia Pengadaan Barang

7. Penutup

Penerimaan merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap fisik bahan pustaka yang diterima agar benar-benar sesuai dengan pesanan perpustakaan, baik mengenai judul, pengarang, jumlah buku, kondisi fisik, ada tidaknya yang sobek dan lain-lain. Sedangkan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.

Daftar Pustaka

Keputusan Presiden (KEPRES) Nomor 80 Tahun 2003. Tentang Pedoman Pelaksanaa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Kumar, Krishan. 1987. Library Organization. New Delhi : UBS Publishers’ Distributors LTD

Wilkinson, Frances. and Linda K. Lewis. 2003. The complete guide to cquisitions managemnt. London : Libraries Unlimited.

prioritas judul-judul yang dikumpulkan dalam database Desiderata b. Daftar Pesan disampaikan kepada Panitia Pengadaan Barang

c. Panitia Pengadaan mempersiapkan RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat )

d. Panitia Pengadaan mengundang Book Supplier untuk menyampaikan dan menjelaskan Daftar Pesan dan RKS

e. Book Supplier mengajukan penawaran

f. Panitia Pengadaan mengadakan rapat evaluasi penawaran dan harga untuk selanjutnya menentukan Book Supplier yang paling mampu

g. Book Supplier yang ditunjuk melaksanakan pengadaan buku h. Buku dan daftar kirim disampaikan kepada Perpustakaan

g. Panitia Pemeriksa/penerima barang/jasa harus melakukan pemeriksaan yang teliti tentang kesesuaian spesifikasi buku dengan daftar pesanan i. Panitia Pemeriksa/penerima barang/jasa menyampaikan hasil

pemeriksaan kepada Panitia Pengadaan.

j. Panitia Pengadaan barang/jasa menyampaikan rekomendasi kepada bagian Keuangan untuk melakukan pembayaran.

6.4

Mulai

PELAKSANA PROSES

Memeriksa File Desiderata

Memenuhi Kriteria: 1 Urutan prioritas 2 Ketersediaan Dana

Pembuatan daftar pesanan dan

RKS (Rencana Kerja & Syarat-Syarat)

Mengundang Supplier

Sampaikan RKS

Mengajukan penawaran

Menerima penawaran

Mengadakan rapat evaluasi penawaran

Penunjukkan Supplier hasil dari rapat evaluasi

A Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan Barang Supplier

Tidak

Ya

A

Mengadakan/mengirimkan Buku pesanan

Menerima buku beserta daftar kirim

Memeriksa/menyesuaikan buku dengan daftar kirim

Menyesuaikan buku dengan daftrar pesanan

SESUAI ?

SESUAI ?

Claim kepada Supplier

Pemeriksaan fisik buku

BAIK ? Selesai Supplier Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Pemeriksa Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya

Kirim buku ke Bagian Pengadaan Panitia Pengadaan Barang

Rekomendasi kepada Bag. Keuangan untuk

pembayaran Laporkan kepada Panitia

Pengadaan Barang Pemeriksa

Panitia Pengadaan Barang

7. Penutup

Penerimaan merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap fisik bahan pustaka yang diterima agar benar-benar sesuai dengan pesanan perpustakaan, baik mengenai judul, pengarang, jumlah buku, kondisi fisik, ada tidaknya yang sobek dan lain-lain. Sedangkan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.

Daftar Pustaka

Keputusan Presiden (KEPRES) Nomor 80 Tahun 2003. Tentang Pedoman Pelaksanaa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Kumar, Krishan. 1987. Library Organization. New Delhi : UBS Publishers’ Distributors LTD

Wilkinson, Frances. and Linda K. Lewis. 2003. The complete guide to cquisitions managemnt. London : Libraries Unlimited.