Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan.

Fungsi : Untuk Entry data Mutasi . Rangkap : 1 Sumber : Pegawai. Distribusi : Seksi administrasi. Bentuk Dokumen : Formulir. Elemen Data : No_skm, Nip, Nama,Dinas Lama, Dinas Yang Diajukan.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan.

Analisis prosedur yang sedang berjalan yaitu menguraikan setiap prosedur dan sistematis dari sistem yang sedang berjalan yang dibuat terdiri dari prosedur, flowmap, diagram konteks, data flow diagram.

4.1.2.1 Prosedur Dan Flowmap. Prosedur pembuatan kartu pegawai yang terdiri dari KARPEG,

KARISKARSU 1. Pegawai menyerahkan berkas pegawai ke instansi pengusul 2. Seksi Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah BKD memeriksa berkas pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form untuk pembuatan kartu di bagian administrasi BKN. 4. Seksi Administrasi menyerahkan form pembuatan kartu ke bagian Status Kepegawaian untuk di buatkan kartu untuk pegawai. 5. Seksi Kepegawaian menginput data kartu berdasarkan data dari form kartu yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan Kartu untuk pegawai. 6. Kartu yang sudah di buat di Seksi Kepegawaian di serahkan diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. kartu sah diserahkan ke Bagian Status Kepegawian untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap. 7. Laporan pembuatan kartu diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan. 8. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi. 9. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap, bersamaan dengan berkas pengajuan pembuatan kartu di Bagian Administrasi. 10. kartu sah dan laporan pembuatan kartu sah diserahkan Status Kepegawaian BKD, laporan pembuatan kartu di arsipkan kembali, dan Kartu diserahkan ke pegawai. Flowmap pembuatan kartu pegawai yang terdiri dari KARPEG, KARISKARSU Berkas Form KARTU Pegawai Berkas Pegawai Berkas Pegawai sesuai Kepala BKN Tanda tangan KARTU Berkas Pegawai Ya Tidak KARTU KARTU sah KARTU sah Laporan KARTU KARTU sah 1 2 3 Tanda tangan laporan KARTU Laporan KARTU 1 2 3 Laporan KARTU sah 1 2 3 D Laporan KARTU sah 1 2 D Laporan KARTU sah Berkas Pegawai Berkas Form KARTU KARTU sah KARTU sah Form KARTU KARTU Input Data KARTU Membuat Form KARTU Form KARTU D C Berkas Pegawai sesuai Data KARTU Sie. Kepegawaian BKD Sie . Administrasi Sie. Kepegawaian valid Mengecek berkas Membuat KARTU Membuat lap. KARTU Gambar 4.1 Flowmap Pembuatan Kartu untuk pegawai C = Arsip Laporan Pembuatan Kartu D = Arsip Berkas dan Form Kartu Prosedur Kenaikan Pangkat 1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Kenaikan Pangkat ke instansi pengusul 2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Kenaikan Pangkat pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Kenaikan Pangkat di bagian administrasi BKN. 4. Seksi Administrasi menyerahkan form Kenaikan Pangkat ke bagian Mutasi untuk di buatkan SK Kenaikan Pangkat 5. Seksi Mutasi menginput data Kenaikan Pangkat berdasarkan data dari form Kenaikan Pangkat yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan SK Kenaikan Pangkat 2 Rangkap. 6. SK Kenaikan Pangkat yang sudah di buat di Seksi Mutasi diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. SK Kenaikan Pangkat sah diserahkan ke Bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap. 7. Laporan Kenaikan Pangkat diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan. 8. Laporan Kenaikan Pangkat sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi. 9. Laporan Kenaikan Pangkat sah, SK Kenaikan Pangkat sah di arsipkan satu rangkap, bersamaan dengan berkas pengajuan Kenaikan Pangkat di Bagian Administrasi. 10. SK Kenaikan Pangkat sah dan laporan Kenikan Pangkat sah diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, laporan Kenaikan Pangkat di arsipkan kembali, dan Kenaikan Pangkat diserahkan ke pegawai. Flowmap kenaikan Pangkat Berkas Berkas Form Kenaikan Pangkat Berkas Form Kenaikan Pangkat Berkas Sie. Mutasi BKD Seksi Administrasi BKN Seksi Mutasi BKN Pegawai Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat Membuat Form Kenaikan Pangkat Form Kenaikan Pangkat Kepala BKN Tanda tangan Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat Ya Tidak Form Kenaikan Pangkat Tanda tangan Laporan Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat H Laporan Kenaikan Pangkat sah SK Kenaikan Pangkat sah 1 2 G Laporan Kenaikan Pangkat 2 1 3 Laporan Kenaikan Pangkat sah 2 1 3 Laporan Kenaikan Pangkat 2 1 3 Laporan Kenaikan Pangkat sah 2 1 H Berkas pengajuan Kenaikan Pangkati sesuai SK Kenaikan Pangkat 1 2 SK Kenaikan Pangkat sah 1 2 SK Kenaikan Pangkat sah 1 2 SK Kenaikan Pangkat sah 1 SK Kenaikan Pangkat sah 1 1 Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat sesuai Input Data Kenaikan Pangkat Data Kenaikan Pangkati SK Kenaikan Pangkat 1 2 Valid Membuat SK Membuat laporan kenaikan pangkat Cek Berkas Gambar 4.2 Flowmap Kenaikan Pangkat G = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat H = Arsip Berkas dan Form Kenaikan Pangkat Prosedur Mutasi 1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Mutasi kepada instansi pengusul. 2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Mutasi pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Mutasi di bagian administrasi BKN. 4. Form Mutasi yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian Mutasi untuk di proses. 5. Bagian Mutasi menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah. 6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk Bagian Dinas baru pegawai 7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak 3 rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi. 9. Setelah laporan dibuat diberikan kembali ke kepala BKN untuk ditanda tangan dan di arsipkan 1 rangkap di kepala BKN, dan yang 2 ke bagian administrasi. 10. Laporan SK, SK Mutasi sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi. 11. SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana 12. SK Mutasi sah di serahkan masing-masing ke Bagian Dinas Baru Pegawai bersamaan dengan surrat pengantarnya dan 1 rangkap SK untuk pegawai. Flowmap Mutasi Berkas Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Form Mutasi Surat Pengantar SK Berkas Form Mutasi Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Bagian Dinas Baru Pegawai Berkas pengajuan Mutasi Periksa berkas, OK? Membuat Form Mutasi Form Mutasi Kepala BKN Tanda tangan Berkas pengajuan Mutasi Ya Tidak Form Mutasi Tanda tangan Laporan Mutasi Berkas pengajuan Mutasi J Laporan Mutasi sah SK Mutasi sah SK Mutasi sah 1 2 3 I Laporan Mutasi 2 1 3 Laporan Mutasi sah 2 1 3 Laporan Mutasi 2 1 3 Laporan Mutasi sah 2 1 J Berkas pengajuan Mutasi sesuai SK Mutasi 1 2 3 SK Mutasi 1 2 3 SK Mutasi sah 1 2 3 SK Mutasi sah 1 2 3 SK Mutasi sah 1 2 SK Mutasi sah 1 1 2 Surat Pengantar SK Berkas pengajuan Mutasi sesuai Input Data Mutasi Data Mutasi Membuat SK Membuat Surat pengantar SK Membuat Lapran Mutasi Cek Berkas Sie. Mutasi BKD Seksi Administrasi BKN Seksi Mutasi BKN Gambar 4.3 Flowmap Mutasi yang berjalan I = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat J = Arsip Berkas dan Form Kenaikan Pangkat Prosedur Pensiun 1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan pensiun kepada instansi pengusul. 2. Seksi Pensiun BKD memeriksa berkas pengajuan pensiun pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari berkas itu akan di buat menjadi form pensiun di bagian administrasi BKN. 4. Form pensiun yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian pensiun untuk di proses. 5. Bagian pensiun menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah. 6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk PT.Taspen 7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian pensiun untuk di buatkan laporan sebanyak 3 rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi. 9. Setelah laporan dibuat diberikan kembali ke kepala BKN untuk ditanda tangan dan di arsipkan 1 rangkap di kepala BKN, dan yang 2 ke bagian administrasi. 10. Laporan SK, SK pensiun sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi. 11. SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Pensiun BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana 12. SK pensiun sah di serahkan masing-masing ke PT.TASPEN bersamaan dengan surrat pengantarnya dan 1 rangkap SK untuk pegawai. Berikut ini adalah Flowmap Pensiun yang sedang berjalan: Flowmap Pensiun Berkas Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Form Pensiun Surat Pengantar SK Berkas Form Pensiun Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Seksi Pensiun BKD Seksi Administrasi BKN Seksi Pensiun BKN PT. TASPEN Pegawai Berkas pengajuan pensiun Valid Membuat Form Pensiun Form Pensiun Data base Input data pensiun Kepala BKN Mencetak SK Tanda tangan SK Berkas pengajuan pensiun Ya Tidak Membuat laporan pensiun Form Pensiun Tanda tangan Laporan pensiun Berkas pengajuan pensiun L Laporan pensiun sah SK Pensiun sah SK Pensiun sah 1 2 3 K Laporan pensiun 2 1 3 Laporan pensiun sah 2 1 3 Laporan pensiun 2 1 3 Laporan pensiun sah 2 1 L Berkas pengajuan pensiun PNS sesuai SK Pensiun 1 2 3 SK Pensiun 1 2 3 SK Pensiun sah 1 2 3 SK Pensiun sah 1 2 3 SK Pensiun sah 1 2 SK Pensiun sah 1 1 2 Membuat Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas pengajuan pensiun PNS sesuai Cek Berkas Gambar 4.4 Flowmap Pensiun K= Arsip Berkas SK Pensiun pegawai L= Arsip Laporan Pensiun Sah

4.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem: SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN PEGAWAI KEPALA BKN PT. TASPEN Data Berkas Pensiun Data Berkas Pegawai Lap. SK pensiun Lap. KARPEG SK Pensiun KARPEG KARSU valid KARIS valid SK Pensiun valid KARPEG valid KARPEG valid SK Pensiun valid SK Pensiun valid Data Berkas Naik Pangkat Data Berkas Mutasi Surat Pengantar SK Pensiun valid KARIS valid KARSU valid Surat Pengantar SK Pensiun valid KARIS KARSU Lap. KARIS Lap. KARSU Surat Pengantar SK Pensiun Surat pengantar SK mutasi Dinas Baru SK Mutasi valid Surat Pengantar SK mutasi valid SK Mutasi valid SK Kenaikan pangkat valid Lap. Mutasi Lap. Kenaikan pangkat SK mutasi SK kenaikan pangkat SK Mutasi valid SK Kenaikan pangkat valid Gambar 4.5 Diagram Konteks yang berjalan

4.1.2.3 Data Flow DiagramDFD

Dibawah ini merupakan DFD Level 0 dari Sistem Informasi yang berjalan: 1.0 Cek Berkas Pegawai 6.0 Mutasi 5.0 Kenaikan Pangkat 4.0 Cetak KARIS 3.0 Cetak KARSU 2.0 Cetak KARPEG 7.0 Pensiun Pegawai Dt. Berkas pegawai Dt. Berkas pegawai Pegawai Lap. KARPEG Lap. KARSU Lap.KARIS Lap. Kenaikan Pangkat Lap.Mutasi Lap.Pensiun Dinas Baru PT. TASPEN Kepala BKN Dt. KARPEG Dt. KARSU Dt. KARIS KARPEG KARSU KARIS Lap. KARPEG Lap. KARIS Lap. KARSU Lap. mutasi Lap. Kenaikan pangkat SK Pensiun SK Pensiun Surat Pengantar SK Pensiun SK Kenaikan Pangkat SK Mutasi SK mutasi Surat Pengantar SK mutasi Dt. Kenaikan pangkat Dt. MUtasi Dt. pensiun Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 0 yang berjalan Dfd level 1 proses 4 berjalan KEPALA BKN PEGAWAI 4.1 Periksa Berkas Kenaikan Pangkat Data Berkas kenaiakan pengkat Data KARPEG Lap. Kenaiakn Pangkat 4.4 Membuat SK Kenaikan Pangkat Data Berkas kenaiakan pengkat Data Berkas kenaiakan pengkat 4.2 Membuat Form Kenaikan Pangkat Data Lap. kenaiakan pengkat 4.5 Ttd SK Kenaiakan Pangkat 4.6 Membuat laporan Kenaikan Pangkat 4.7 Ttd laporan Kenaikan Pangkat 4.3 Input Data Kenaikakn Pangakat Data Form kenaiakan pengkat Data kenaiakan pengkat Data SK kenaikan pengkat Data Lap. kenaiakan pengkat Data Lap. kenaiakan pengkat Data Kenaikan Pangkat Data Berkas kenaiakan pengkat Data Berkas kenaiakan pengkat Data SK kenaikan pengkat Data SK kenaikan pengkat Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 proses 4 yang berjalan Dfd level 1 proses 5 berjalan KEPALA BKN PEGAWAI 5.1 Periksa Berkas Mutasi Data Berkas mutasi Data SK Pensiun 5.4 Membuat SK Mutasi Data Berkas mutasi Data Berkas mutasi 5.2 Membuat Form Mutasi Data Lap. mutasi 5.6 Ttd SK Mutasi 5.7 Membuat laporan Mutasi 5.8 Ttd laporan Mutasi 5.3 Input Data Mutasi Data Form mutasi Data mutasi Data SK mutasi Data SK mutasi Data SK mutasi Data Lap. mutasi Data Lap. mutasi Data mutasi 5.5 Membuat Surat Pengantar SK Mutasi Bag. Dinas baru Data SK mutasi Data Surat Pengantar SK mutasi Data Surat Pengantar SK mutasi Data Berkas mutasi Data berkas mutasi Data mutasi Lap. Mutasi Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 1 proses 5 yang berjalan Dfd level 1 proses 6 berjalan KEPALA BKN PEGAWAI 6.1 Periksa Berkas Pensiun Data Berkas Pensiun Data SK Pensiun 6.4 Membuat SK Pensiun Data Berkas Pensiun Data Berkas Pensiun 6.2 Membuat Form Pensiun Data Lap. Pensiun 6.6 Ttd SK Pensiun 6.7 Membuat laporan Pensiun 6.8 Ttd laporan Pensiun 6.3 Input Data Pensiun Data Form Pensiun Data Pensiun Data SK Pensiun Data SK Pensiun Data SK Pensiun sah Data Lap. Pensiun Data Lap. Pensiun Data Pensiun 6.5 Membuat Surat Pengantar SK Pensiun PT.TASPEN Data SK Pensiun Data Surat Pengantar SK Pensiun Data Surat Pengantar SK Pensiun Data Berkas Pensiun Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 1 proses 6 yang berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem Informasi yang Sedang Berjalan