Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Reguler Pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung

to organize a part of BKN’s main duty and function in administration and state workers management, which is the authority still adhere to the government’s laws. Based on research that the writer does to the workers division in process of tabulation, the promotion data in system that are operating especially in regular, there are still manual and archive forming. Moreover, it does not use application software specially, so that in searching workers data it will spend the time any longer. Therefore, the aims of this research are to know the system that is working, make a designing, and testing from the information system that will be made. After that, the implementation of application program will be made agree with the requirement at the time. Therefore, the result of this research can overcome the problems, tabulation data be accurate, fast and on time.

Research methodology that the writer used in this research is descriptive method, by doing tabulation method of data primer; observation and directly interview to the person involved. In this information system designing, the writer used method structured in approach system, whereas in development system the writer used waterfall method. The instrument that used in system designing are flow map, Context Diagram, DFD, Dictionary of data, ERD, and Normalization. In addition, software that used in this information system is Java Neat beans IDE 6.7. Moreover, as programming language and storage media (database) the writer used MySql and iReport 3.7.5 as reporting output and supporting by windows XP sp 2 in operations.

Result of the research that the writer has done, by operating system in tabulation process of promotion regular that are still manual, it can be the base of suggestion to design system based on chronology event at that time. Do such a trial system of promotion regular to assure quality and to know the weakness of wrong input that is constrained. After came out from the software-error (information system of regular promotion), it can be implemented in workers-sub division in helping tabulation data of Regular promotion.

kepada kepala BKN. Dimana Kanreg BKN mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas pokok dan fungsi BKN dibidang administrasi dan manajemen kepegawaian negara diwilayah kerjanya yang kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai dengan kebutuhan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Berdasarkan dari hasil penelitian yang penulis lakukan pada subbag kepegawaian dalam proses pengolahan data kenaikan pangkat pada system yang sedang berjalan khususnya regular masih bersifat manual dalam arti datanya masih bentuk arsip, dalam pencarian data pegawai harus membutuhkan waktu yang lama dan belum menggunakan software aplikasi khusus yang dapat membantu dalam proses kenaikan pangkat reguler tersebut. Oleh karna itu tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem yang berjalan, melakukan suatu perancangan, pengujian atau testing dari sistem informasi yang akan dibuat, setelah itu implementasi dari pembuatan program aplikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan yang ada. Sehingga hasil yang didapat bisa membantu mengatasi permasalahan yang ada, pengolahan data menjadi akurat, cepat dan tepat waktu.

Metodologi penelitian yang penulis gunakan yaitu metode deskriptif, dengan melakukan metode pengumpulan data primer yaitu observasi dan wawancara langsung kepada pihak yang terkait. Dalam perancangan system informasi ini, penulis menggunakan metode terstruktur dalam pendekatan system, sedangkan pengembangan system yang digunakan adalah metode watterfall. Adapun alat bantu dalam perancangan sistem yang digunakan adalah flowmap, Conteks Diagram, DFD, Kamus Data, ERD, Normalisasi. Perangkat lunak yang digunakan dalam system informasi ini adalah Java Neatbeans IDE 6.7 sebagai bahasa pemrograman dan media penyimpanan (database) dengan menggunakan MySql lalu piranti lunak lainnya iReport 3.7.5 sebagai output pelaporan serta didukungnya dengan system operasi windows XP sp 2.

Hasil penelitian yang penulis lakukan dengan adanya system yang berjalan dalam proses pengolahan data kenaikan pangkat reguler masih bersifat manual, yang bisa dijadikan landasan usulan untuk perancangan yang berdasarkan urutan kejadian yang ada. Dilakukannya pengujian system kenaikan pangkat reguler untuk menjamin kualitas dan mengetahui kelemahan dari kesalahan input yang dibatasi, setelah bebas dari kesalahan perangkat lunak (system informasi kenaikan pangkat reguler) bisa diimplementasikan di subbag kepegawaian guna membantu dalam proses pengolahan data kenaikan pangkat reguler.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Pada saat ini peran teknologi komputer berpengaruh terhadap perkembangan dan kemajuan dalam memberikan kemudahan serta membangun sebuah informasi. Baik dalam pemerintah, ataupun Perusahaan Swasta. Sehingga menuntut kita untuk dapat menyesuaikan dengan perkembangan zaman pada saat ini. Salah satu hasil yang bisa dicapai dengan adanya teknologi komputer adalah kecepatan dalam menyediakan dan mendapatkan informasi, dalam mendukung jalannya perkembangan teknologi komputer diperlukan suatu Sumber Daya Manusia, dengan demikian antara teknologi komputer dengan sumber daya manusia haruslah merupakan hubungan yang sebanding atau relevan guna mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan pelayanan yang efektif dan efesien .

Komputer merupakan teknologi informasi yang sangat canggih karna dengan komputer selain memudahkan dalam pengaksesan juga dapat mengolah data dalam jumlah yang sangat banyak. Lain halnya dengan cara manual yang membutuhkan tenaga dan waktu yang banyak, serta data yang disimpan pun kurang terjamin.

Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung merupakan salah satu Instansi Pemerintah, dengan jumlah seluruh pegawai yaitu 175 orang yang berjenis kelamin laki – laki 95 orang dan perempuan 80 orang dari enam unit

kerja di lingkungan BKN Kanreg III Bandung. Berikut adalah tabel data PNS BKN Kantor Regional III Bandung yang berdasarkan Golongan / Ruang :

Tabel 1.1 Tabel Data PNS BKN Kantor Regional III berdasarkan golongan / ruang

No Unit kerja Jml Gol IV

e d c b a jml

1 Kepala Kantor 1 - 1 - - - 1

2 Bagian Umum 38 - - - - 1 1

3 Bidang Mutasi 32 - - - 1 1 2

4 Bidang Inka 44 - - - 1 1

5 Bidang Skp 49 - - - 1 1 2

6 Bidang Bimtek 11 - - - - 2 2

Jumlah seluruhnya 175 - 1 - 2 6 9

No Unit kerja Jml Gol III

d c b a jml

1 Kepala Kantor 1 - - -

2 Bagian Umum 38 3 3 11 11 27

3 Bidang Mutasi 32 1 6 9 13 29

4 Bidang Inka 44 5 - 17 12 35

5 Bidang Skp 49 4 7 15 16 42

6 Bidang Bimtek 11 1 2 2 4 9

Jumlah seluruhnya 175 14 18 54 56 142

No Unit kerja Jml Gol II

d c b a jml

1 Kepala Kantor 1 - - -

2 Bagian Umum 38 3 2 3 2 10

3 Bidang Mutasi 32 - 1 - - 1

4 Bidang Inka 44 2 4 1 1 8

5 Bidang Skp 49 4 2 - - 6

6 Bidang Bimtek 11 - - -

Jumlah seluruhnya 175 9 9 4 3 25

(Sumber :Badan Kepegawaian Negara (BKN) Kanreg III Bandung pada subbag Kepegawaian)

Data kenaikan pangkat tersebut setiap tahunnya selalu berubah sesuai dengan kondisi dari setiap tmt (terhitung mulai tanggal) dari pegawainya. Walaupun sebagian sistem kenaikan pangkat reguler yang digunakan pada BKN Regional III Bandung ini telah menggunakan komputer (aplikasi Microsoft Office), tetapi untuk saat ini dalam pengolahan dan penyimpanan data pada proses pelayanan teknis dan administrasi kepegawaian yang khususnya dalam kenaikan pangkat reguler pada system yang sedang berjalan masih bersifat manual dalam arti datanya masih dalam bentuk arsip dan dalam proses pencarian data pegawai yang akan naik pangkatpun membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian langsung arsip – arsip pegawai dan belum menggunakan software aplikasi khusus dalam menangani proses kenaikan pangkat reguler tersebut, dalam pembutan surat keputusan kenaikan pangkat (SKKP) bagian subbag kepegawaian harus mengedit satu persatu dari data pegawai yang akan naik pangkat sehingga belum efektifnya dalam melakukan proses kenaikan pangkat. Oleh karna itu dibutuhkan aplikasi khusus untuk menangani proses kenaikan pangkat reguler tersebut. Guna untuk mempermudah dalam pengolahan datanya.

Sistem informasi kenaikan pangkat reguler merupakan salah satu sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan untuk menghasilkan laporan informasi yang dibutuhkan secara tepat dengan manajemen yang baik dan diharapkan dapat meningkatkan pekerjaan di Subbag.Kepegawaian. Dengan itu bertolak dari permasalahan tersebut, penulis berusaha membantu memecahkan masalah tersebut dengan merancang suatu sistem informasi kenaikan pangkat reguler pegawai dengan tujuan untuk membantu proses pengolahan dan

penyimpanan data kenaikan pangkat reguler pada subbag.Kepegawaian di BKN Regional III Bandung.

Berdasarkan beberapa hal di atas, untuk itu penulis menetapkan judul dalam rangka penyusunan laporan Tugas Akhir ini adalah “Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Reguler Pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan pernyataan pemegang otoritas dan pengamatan pribadi penulis juga, dapat diperoleh identifikasi masalah yang sering terjadi diantaranya sebagai berikut:

1. Dalam proses pengolahan dan penyimpanan data masih bersifat manual,

data masih dalam bentuk arsip sehingga dapat menghambat proses pelayanan teknis dan administrasi kepegawaian khususnya kenaikan pangkat reguler.

2. Pada proses pencarian data pegawai yang akan naik pangkat membutuhkan

waktu yang lama dalam pencarian langsung arsip-arsip pegawai sehingga belum efektif dalam melakukan proses kenaikan pangkat.

3. Dalam pembuatan surat keputusan kenaikan pangkat reguler subbag

kepegawaian masih mengalami kesulitan harus mengedit satu persatu – data surat keputusan yang akan dibuat.

4. Pada Subbag. Kepegawaian belum menggunakan aplikasi khusus untuk

1.3 Rumusan Masalah

Setelah mengidentifikasi masalah diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana Sistem pengolahan data untuk kenaikan pangkat reguler yang

sedang berjalan di BKN Regional III Bandung.

2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Reguler

yang diusulkan di BKN Regional III Bandung.

3. Bagaimana Pengujian (Testing) Sistem Informasi Kenaikan Pangkat

Reguler di BKN Regional III Bandung.

4. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Reguler di

BKN Regional III Bandung.

1.4 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan penelitian diantaranya adalah :

1.4.1 Maksud penelitian

Membangun suatu perangkat lunak yang dapat membantu pegawai khususnya pada subbag.Kepegawaian dalam pengolahan dan penyimpanan data kenaikan pangkat reguler pada BKN Regional III Bandung. Membantu masalah yang ada pada subbag.Kepegawaian dalam proses pelayanan teknis dan administrasi kepegawaian dalam kenaikan pangkat reguler guna untuk mempercepat pekerjaan yang dilakukan.

1.4.2 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui sistem informasi kenaikan pangkat reguler yang sedang

berjalan di BKN Regional III Bandung.

2. Untuk membuat perancangan sistem informasi kenaikan pangkat reguler di

BKN Regional III Bandung.

3. Untuk melakukan analisis dan pengujian program sistem informasi

kenaikan pangkat reguler di BKN Regional III Bandung.

4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi kenaikan pangkat reguler

di BKN Regional III Bandung.

1.5 Kegunaan Penelitian

a. Kegunaan Akademis

1. Bagi pengembangan ilmu

Menambah pengetahuan bagi pengembangan ilmu administrasi kepegawaian negeri sipil.

2. Bagi peneliti lain

Menjadikan referensi untuk pengembangan dan perbaikan dalam penyusunan laporan penelitiannya dengan kasus yang sama.

3. Bagi penulis

Menambah wawasan dan meningkatkan pengetahuan tentang hal yang menyangkut kepegawaian negri sipil khususnya dalam kenaikan pangkat regular di BKN Regional III Bandung. Selain itu dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan dalam dunia

kerja. Untuk memperoleh informasi dan data sebagai bukti empiris yang diperlukan dalam upaya pencapaian tujuan dan penyusunan Tugas Akhir.

b. Kegunaan Praktis

Adapun kegunaan praktis bagi instansi, diantaranya adalah sebagai bahan masukan yang dapat dipertimbangkan untuk meningkatkan program pelayanan teknis dan administrasi khususnya kenaikan pangkat reguler pada subbag.kepegawaian BKN Regional III Bandung.

1.6 Batasan Masalah

Untuk mengkaji suatu permasalahan diperlukan batasan masalah, agar masalah yang diteliti tidak keluar dari konteks pembahasan adapun batasan masalahnya sebagai berikut:

1. Penulis hanya membuat program aplikasi diterapkannya Sistem Informasi

Kenaikan Pangkat Reguler pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung guna membantu proses Pengolahan Data Kenaikan Pangkat Reguler di Subbagian Kepegawaian.

2. Jenis kenaikan pangkat yang dibahas hanya Kenaikan Pangkat Reguler

saja (Golongan II, III & IV mengolah Data pegawai, Daftar hadir, DP3, SUKP, SKKP, Laporan Pegawai, Daftar Nama Pegawai yang diusulkan kenaikan pangkat., sedangkan dalam pembuatan SKKP golongan III dan IV di jakarta).

(untuk kenaikan pangkat reguler) pada BKN Kanreg III Bandung. Yang diberikan kepada PNS yang memiliki ijazah sesuai dengan susunan Pangkat, Golongan dan Ruang berdasarkan Pendidikan.

1.7 Lokasi dan waktu penelitian 1.7.1 Lokasi penelitian

Penyusunan Tugas akhir ini, penulis melaksanakan penelitian di Badan Kepegawaian Negara Regional III Bandung pada Bagian Umum di subbag.Kepegawaian yang beralamat di Jl.Surapati No.10, Bandung Telp (022) 727 2021, Fax (022) 720 6182.

1.7.2 Waktu penelitian

Waktu penelitian yang dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan Juni, dengan tahapan-tahapan penelitian seperti yang terdapat pada tabel berikut :

Tabel 1.2 Waktu Penelitian

No. Kegiatan

Bulan / tahun Maret

2011

April 2011

Mei 2011

Juni 2011

1 Pengumpulan data

2 Pengumpulan kebutuhan

3 Desain sistem

4 Coding sistem

5 Menguji sistem

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.

Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti dibawah ini:

Menurut Jogiyanto, (2000:683) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berinteraksi atau komponen - komponen, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Gerald. J, (1991) dalam buku Analisis dan desain Sistem Informasi, Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:3). Sistem suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Untuk memahami / mengembangkan suatu sistem maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Menurut Jogiyanto, (2000:2) Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yang lainnya :

1. Komponen (component)

Kegiatan-kegiatan proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output) komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

2. Batasan (boundary)

Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.

3. Lingkungan Luar (environment)

Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

4. Penghubung (Interface)

Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau berinteraksi.

5. Masukan (input)

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energy) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

6. Keluaran (output)

Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

7. Pengolah (process)

Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau system itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Penyimpanan (storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap, dari informasi , energi, bahan baku, dan sebagainya.

Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut dengan bekerja berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama

9. Sasaran (objectives) atau Tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika

suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto, (2000:687) Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem

fisik(physical sistem). Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa

pemikiran / ide – ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik (terlihat).

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem

buatan manusia(human made sistem). Sistem alamiah adalah sistem yang

terjadi melalui proses alam, tidak dapat dibuat oleh manusia . Sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan

sistem tentu(probabilistic sistem).Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah

laku yang sudah dapat diprediksi , interaksi antara bagian – bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem

terbuka (open sistem). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak

berhubungan dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar / subsistem lainnya.

2.1.3 Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh , kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut,

Menurut Gordon. B. Davis (1985) dalam buku Analisis dan desain Sistem Informasi, Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:8).Informasi adalah sebagai data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi

penerimanya untuk mengambil keputusan yang sekarang maupun keputusan yang akan datang.

Sedangkan menurut Jogiyanto, (2000:692). Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian ( event ) yang nyata

yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

2.1.4 Kualitas Informasi

Tidak semua informasi berkualitas. Oleh karena itu, sudah seharusnya dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap. Menurut Jogiyanto (2000:696). Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu:

1) Keakuratan dan teruji kebenarannya

Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan

maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak

informasi tersebut.

2) Tepat waktu

Informasi harus disajikan dengan tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam mengambil keputusan.

3) Relevansi

Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan menjadi tidak berguna jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkan.

2.1.5 Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto, (2000:696). Nilai informasi (value information)

ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkanya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menggabungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang tetapi ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya

dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

2.2 Definisi Sistem Informasi

Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo (2006:11). Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.

Menurut Jogiyanto (2001 : 11). yang dimaksud Sistem Informasi adalah suatu

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan. Sistem

Informasi Terdiri dari beberapa komponen, antara lain :

1. Perangkat Keras (Hardware)

Adalah peralatan yang ada disistem komputer yang secara fisik dapat terlihat dan dapat dipegang.

2. Perangkat Lunak(Software)

Adalah program yang berisi perintah untuk melakukan pengolahan data ,software tidak terlihat secara fisik.

3. Teknisi (Brainware)

Manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.

4. Basis Data(Database)

Basis adalah sebagai markas, tempat, gudang, tempat bersarang atau berkumpul sedangkan data representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia , barang, peristiwa, konsep, symbol, teks, gambar, atau kombinasinya.

2.2.1 Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto, (2000:697). Komponen – komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu :

1. Blok masukan (input)

Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.

2. Blok model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (output)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi

Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi,

perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok basis data

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer, basis data

diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak

yang disebut database manajemen sistem (DBMS).

6. Blok kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.3 Pengertian Data

Data adalah bahan yang akan diolah atau diproses yang bisa berupa angka angka, huruf-huruf, simbol-simbol yang menunjukan suatu situasi dan lain-lain yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Pada umumnya, para pakar mendefinisikan data sesuai dengan bidang ilmu yang digelutinya, diantaranya adalah sebagai berikut:

Menurut Witarto, (2004:8). Data adalah Representasi dari suatu fakta yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, huruf, atau angka.

Menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin. B, (2005:2). Data adalah sekumpulan deskripsi dari benda-benda dan kejadian-kejadian yang selalu berinteraksi sehari-hari, Data adalah sekumpulan dari fakta-fakta.

2.4 Pengertian Pengolahan Data

Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin, (2005:9). Pengolahan Data (data

processing) adalah waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.

Menurut Budi Sutedjo, (2002:14). Pengolahan data adalah Tahap ini merupakan tahap dimana data diolah sesuai dengan prosedur yang telah dimasukan.

Jadi Pengolahan data adalah manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna, pengolahan data ini tidak hanya melibatkan perhitungan numerik tetapi juga operasi - operasi, klasifikasi data dan perpindahan data suatu tempat ketempat lain atau segala macam pengolahan terhadap data agar data itu berguna sesuai dengan yang diinginkan.

2.5 Pegawai Negeri

Pada pasal 1 (satu) UU No. 43 Tahun 1999, Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan dan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pegawai Negeri terdiri dari: a. Pegawai Negeri Sipil;

1) PNS Pusat adalah Pegawai yang gajinya dibebankan pada Anggaran

Contoh: PNS yang bekerja pada Departemen Lembaga Pemerintah Non Departemen, Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Instansi Vertikal di Daerah dan Kepaniteraan Pengadilan.

2) PNS Daerah yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan

dan Belanja Daerah dan bekerja pada Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten.

Contoh : Pegawai Negeri Sipil Pemda Kota Bandung, Anggota Tentara Nasional Indonesia, Anggota Kepolisian Republik Indonesia.

2.6 Pengertian Pangkat

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang PNS dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian, oleh sebab itu setiap PNS diangkat dalam jabatan tertentu.

2.7 Pengertian Jabatan

Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, danhak seseorang PNS dalam rangka susunan suatu organisasi. Jabatan pada dasarnya terdiri atas:

1. Jabatan struktural, adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung

jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam rangka memimpin sutau satuan organisasi negara. Jabatan struktural dipegang oleh eselon 1,2, dan 3.

2. Jabatan fungsional. Adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung

yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.

2.8 Pengertian Kenaikan Pangkat

Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian PNS terhadap negara.

Ketentuan untuk kenaikan pangkat :

a. Kenaikan pangkat diberikan setiap periode 4(empat) tahun sekali

b. Kenaikan pangkat terjadi dalam 2(dua) periode yaitu april dan oktober

c. Adanya DP3 dalam dua tahun terakhir.

2.9Jenis-jenis Kenaikan Pangkat

i. Kenaikan Pangkat Reguler

Adalah penghargaan yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah memenuhi syarat yang ditentukan tanpa terikat pada jabatan.

(Sumber : Peraturan Pemerintah RI No.99 tentang Kenaikan Pegawai

Negeri Sipil, 2000 : Pasal 1).

a. Kenaikan Pangkat Reguler diberikan kepada PNS yang tidak

menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu, termasuk PNS yang melaksanakan :

1. Tugas belajar yang tidak menduduki jabatan struktural atau

2. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induk, dengan tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu.

Kenaikan Pangkat Reguler diberikan kepada PNS sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya

ii. Kenaikan Pangkat Pilihan

Adalah kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil atas prestasi kerja yang tinggi.

1. Syarat-syaratnya :

a. Minimal telah 2 (dua) tahun dalam pangkat terakhir.

b. Telah memenuhi angka kredit yang ditentukan.

c. Setiap unsur DP-3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun

terakhir.

2. Kelengkapan Administrasi yang harus dilampirkan :

a. Salinan fotocopy sah SK. Pangkat terakhir.

b. Salinan fotocopy sah daftar penilaian prestasi kerja (DP-3) dalam

2 tahun terakhir.

c. Asli penetapan angkla kredit yang telah ditentukan.

d. Salinan/fotocopy sah ijasah bagi PNS yang memperoleh dan

nilainya diperhitungkan ke dalam penetapan angka kreditnya.

iii. Kenaikan Pangkat Anumerta

Kenaikan pangkat Anumerta diberikan kepada pegawai negeri sipil yang berjasa kepada Negara.

iv. Kenaikan Pangkat Pengabdian

Kenaikan Pangkat Pengabdian diberikan kepada pegawai negeri sipil yang mempunyai batas usia pensiun dan cacat karena dinas.

Adapun kenaikan pangkat yang akan penulis bahas adalah kenaikan pangkat reguler pegawai negeri sipil di BKN Kanreg III Bandung.

Tabel 2.1 Susunan Pangkat dan Golongan Ruang

No PANGKAT GOL RUANG

1 Juru muda I a

2 Juru muda tingkat I I b

3 Juru I c

4 Juru tingkat I I d

5 Pengatur muda II a

6 Pengatur muda tingkat I II b

7 Pengatur II c

8 Pengatur tingkat I II d

9 Penata muda III a

10 Penata muda tingakt I III b

11 Penata III c

12 Penata tingkat I III d

13 Pembina IV a

14 Pembina tingkat I IV b

15 Pembina utama muda IV c

16 Pembina utama madya IV d

17 Pembina utama IV e

Tabel 2.2 Susunan Pangkat Serta Golongan Ruang Berdasarkan Pendidikan

No PANGKAT GOL RUANG PENDIDIKAN

1 Pengatur muda II a Sd

2 Pengatur II c Sltp/Smp

3 Pengatur tingkat I II d Sltp kejuruan

4 Penata muda tingakt I III b Slta, Slta Kejuruan 3

Th, Slta Kejuruan 4 Th, D-1, D-2

5 Penata III c Sgplb, D-3, Sarmud,

Akademi Dan Bakalorfat

7 Pembina IV a Dokter, Apoteker/Setara, Magister (S-2)

8 Pembina tingkat I IV b Doktor (S-3)

2.10 Sekilas Tentang Java

Perkembangan Java dipermudah dengan tersedianya JDK (Java Development Kit) di situs milik Sun yang dapat di-download gratis. Akhir tahun 1995, IBM dan Microsoft memutuskan untuk membeli lisensi Java untuk dipakai

dalam teknologi mereka. Multiplatform. Kelebihan utama dari Java ialah dapat

dijalankan di beberapa platform / sistem operasi komputer, sesuai dengan prinsip

tulis sekali, jalankan di mana saja. Dengan kelebihan ini pemrogram cukup menulis sebuah program Java dan dikompilasi (diubah, dari bahasa yang

dimengerti manusia menjadi bahasa mesin / bytecode) sekali lalu hasilnya dapat

dijalankan di atas beberapa platform tanpa perubahan. Kelebihan ini memungkinkan sebuah program berbasis java dikerjakan diatas operating sistem Linux tetapi dijalankan dengan baik di atas Microsoft Windows. Platform yang didukung sampai saat ini adalah Microsoft Windows, Linux, Mac OS dan Sun Solaris.

2.11 Sekilas Mengenai MySQL

Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. SQL pertama kali didefinisikan oleh American National Standards Institute (ANSI) pada tahun 1986. MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source. MySQL adalah

pasangan serasi dari PHP. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB yang berada di Swedia.

MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengola database beserta isinya. Kita dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database. MySQL merupakan sisitem manajemen database yang bersifat at relational. Artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi jauh lebih cepat.

MySQL dapat digunakan untuk mengelola database mulai dari yang kecil sampai dengan yang sangat besar. MySQL juga dapat menjalankan perintah-perintah Structured Query Language (SQL) untuk mengelola database-database yang ada di dalamnya. Hingga kini, MySQL sudah berkembang hingga versi 5. MySQL 5 sudah mendukung trigger untuk memudahkan pengelolaan tabel dalam database.

2.12 Mengenai PHPMyAdmin

Pengelolaan database dengan MYSQL harus dilakukan dengan mengetikkan baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk setiap maksud tertentu. Jika anda ingin membuat database, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk membuat database. Jika ingin menghapus tabel, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk menghapus tabel. Hal tersebut tentu cukup menyulitkan karena harus hafal dan mengetikkan perintahnya satu persatu.

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

Objek penelitian yang penulis lakukan yaitu di BKN Regional III Bandung yang berlokasi di jalan surapati no.10. Pada bagian subbag kepegawaian. Untuk melihat gambaran yang lebih jelas, maka berikut pembahasan mengenai sejarah

singkat, visi dan misi, struktur organisasi serta job description dari Badan

Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung.

3.1.1 Sejarah Singkat BKN Regional III Bandung

Sesuai dengan perkembangan, dimana peran aparatur pemerintah semakin dirasakan, pemerintah menganggap perlu menetapkan kembali kedudukan, fungsi, tugas, dan organisasi KUP. Pandangan ini sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 beserta peraturan pelaksanaannya yang dimaksud dalam Keputusan Perdana Menteri RI Nomor 30/PM/1951 tanggal 7 April 1951.

Untuk maksud tersebut, maka KUP yang merupakan institusi yang bertugas melakukan pembinaan kepegawaian diubah menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972. Penetapan Peraturan Pemerintah ini adalah juga sebagai pelaksanaan dari Undang-undang Nomor 18 Tahun 1961.

Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972, maka kedudukan, fungsi, tugas, susunan dan tata kerja institusi yang mengelola kepegawaian, semakin dikembangkan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, BAKN ditetapkan sebagai sebuah lembaga pemerintah non departemen yang berkedudukan langsung dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, mempunyai fungsi untuk menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara di bidang kepegawaian sehingga tercapai kelancaran jalannya pemerintahan.

Untuk dapat menyelenggarakan fungsinya, BAKN mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Merencanakan pembinaan kepegawaian sesuai dengan kebijaksanaan

Presiden;

2. Merencanakan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian;

3. Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian dan tata usaha pensiun;

4. Menyelenggarakan pengawasan, koordinasi dan bimbingan terhadap

Pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan pensiun pada departemen-departemen dan lembaga-lembaga negara/Lembaga-lembaga Pemerintah Nondepartemen.

Sedangkan susunan organisasi BAKN, terdiri dari :

a. Kepala;

b. Sekretariat;

c. Biro-biro;

BAKN dipimpin oleh seorang Kepala yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada Presiden.

Sekretariat BAKN merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas untuk menyelenggarakan administrasi umum meliputi :

a. tata usaha kantor dan urusan dalam;

b. tata kepegawaian (personalia);

c. tata peralatan; dan

d. tata keuangan

Sekretariat BAKN terdiri dari bagian-bagian sebanyak-banyaknya 5(lima) bagian, dan bagian-bagian terdiri dari sub-sub bagian, masing-masing sebanyak- banyaknya 5(lima) Sub Bagian.

Biro-biro merupakan unsur pelaksana yang terdiri dari :

a. Biro Perencanaan;

b. Biro Kepegawaian Umum;

c. Biro Kepangkatan dan Penggajian;

d. Biro Tata Usaha Kepegawaian;

e. Biro Pensiun dan Tunjangan;

f. Biro pengawasan.

Tiap-tiap Biro terdiri atas bagian-bagian, masing-masing bagian sebanyak-banyaknya 5(lima) bagian dan bagian-bagian terdiri atas sub-sub bagian, masing-masing sebanyak-banyaknya 5 (lima) sub bagian.

Anggaran Belanja BAKN menurut Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972 ini dibebankan kepada Anggaran Belanja Sekretariat Negara/Sekretaris Kabinet.

Dengan berlakunya Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972 maka penataan, pembinaan dan pengembangan administrasi kepegawaian sebagai bagian dari pembinaan aparatur pemerintah, dapat dilaksanakan secara lebih berdayaguna dan berhasil guna.

3.1.2 Visi dan Misi BKN Regional III Bandung a. Visi

Pegawai Negeri Sipil yang Profesional, Netral, dan Sejahtera.

Terdapat tiga kata kunci yang akan memberikan pemahaman tentang visi, yaitu profesional, netral, dan sejahtera :

i. Profesional

Istilah 'profesional' dimaksudkan untuk menunjukkan kriteria pegawai yang memiliki kompetensi yang memadai sesuai dengan persyaratan suatu jabatan, bekerja dengan dedikasi yang tiinggi, dan berorientasi pada prestasi kerja.

ii. Netral

Istilah 'netral' dimaksudkan bahwa PNS bersikap netral terhadap seluruh kekuatan politik atau kekuatan tertentu lainnya sehingga dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan dan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dapat dilakukana secara adil dan merata, tidak membedakan suku, ras dan agama.

iii. Sejahtera

Yang dimaksud dengan 'sejahtera' adalah untuk menunjukkan bahwa penghasilan PNS dapat memenuhi tingkat hidup layak bagi diri dan keluarganya.

Kesejahteraan PNS diwujudkan dengan memperhitungkan beban kerja dan prestasi kerja/produktivitas marjinal, serta didukung dengan sistem penghargaan yang adil dan rasional sehingga mampu menumbuhkan motivasi peningkatan kinerja dan terciptanya PNS yang bersih dari KKN.

b. Misi

Menyelenggarakan Manajemen PNS berbasis Kompetensi untuk Mewujudkan PNS yang Profesional, Netral dan Sejahtera.

Misi BKN dalam Renstra 2010-2014 adalah:

a. Mengembangkan Sistem Manajemen SDM PNS.

b. Merumuskan kebijakan pembinaan PNS dan menyusun peraturan

perundang-undangan kepegawaian.

c. Menyelenggarakan pelayanan prima bidang kepegawaian

d. Mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian

e. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kepegawaian

3.1.3 Stru

(S 3.1.4 De

1) Ke Me administra diwilayah kepegawa uktur Orga

Sumber : B eskripsi Tu epala Kanr

empunyai asi dan man

kerjanya aian dengan anisasi BKN Gambar adan Kepe ugas reg BKN tugas mem najemen kep a melaksan pemerintah N Regional

3.1 Struk egawaian N

mbantu Kep pegawaian

nakan ko h daerah, in

l III Bandu

ktur Organ Negara Regi

pala BKN Pegawai Ne ordinasi d nstansi vertik

ung

nisasi

ional III Ba

dalam me egri Sipil P dan kerja kal, dan ins

andung)

enyelenggar Pusat dan D asama dib stansi pusat rakan Daerah idang yang

berada didaerah dalam wilayah kerjanya, serta memberikan laporan secara berkala dan sewaktu – waktu kepada kepala BKN.

2) Bidang Umum

Bidang Umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi bagi seluruh satuan organisasi Kantor Regional BKN.

Fungsi :

1. Penyusunan rencana dan program;

2. Pengelolaan administrasi keuangan;

3. Pengelolaan administrasi kepegawaian;

4. Pengelolaan tat usaha kantor, dokumentasi dan kehumasan serta

perlengkapan dan rumah tangga. Bagian Umum terdiri dari :

1. Subbagian Perencanaan dan Keuangan;

2. Subbagian Kepegawaian;

3. Subbagian TU & Rumah Tangga.

3) Subbagian Perencanaan dan Keuangan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan dan penyusunan rencana, program dan anggaran, pengelolaan administrasi keuangan dan pembayaran serta pembukuan verifikasi.

4) Subbagian Kepegawaian

Mempunyai tugas melakukan tata usaha kepegawaian, administrasi mutasi dan pengembangan kepegawaian serta kesejahteraan pegawai.

5) Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

Mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kearsipan, ekspedisi, penggandaan, dokumentasi, kehumasan, penyusunan laporan, serta urusan perlengkapan, angkutan kendaraan dinas, urusan dalam dan keamanan.

6) Bidang Mutasi

Bidang Mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan teknis mutasi kepegawaian kepada peajabat Pembina Kepegawaian Daerah dan Pejabat Instansi Pusat yang berwenang di daerah, dan menetapkan kenaikan pangkat anumerta, pengabdian diwilayah kerjanya.

Fungsi :

a. Penyiapan pretimbangan teknis kepada PEjabat Pembina Kepegawaian

Daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Daerah dari juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Utama golongan ruang IV/e;

b. Pemberian pertimbangan teknis kepada Pejabat Instansi Pusat yang

berwenang didaerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Pusat dari Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b;

c. Penetapan Kenaikan Pangkat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri

d. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja;

Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil Daerah antar Daerah Propinsi dan antara Daerah Kab/Kota dengan Daerah Kab/Kota lain Propinsi;

Bidang Mutasi Terdiri dari :

1. Seksi Administrasi Mutasi;

2. Seksi Mutasi I;

3. Seksi Mutasi II dan;

4. Seksi Mutasi III.

7) Seksi Administrasi Mutasi

Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi Mutasi.

8) Seksi Mutasi I, Seksi Mutasi II, Seksi Mutasi III

Mempunyai tugas melakukan penelitian persyaratan dan penyiapan bahan pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk menjadi Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Utama golongan ruang IV/e dan bagi Pegawai Negri Sipil Pusat untuk menjadi Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b, serta penyiapan bahan penetapan kenaikan pangkat anumerta dan pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan penyiapan pertimbangan teknis peninjauan masa kerja bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah.

9) Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun

Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penetapan nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, Kartu Pegawai (KARPEG), Kartu Suami / Istri (KARIS/KARSU), pemberhentian dan pemberian

pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Janda/Dudanya dan penyiapan pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah dan Janda/Dudanya yang telah mencapai batas usia pensiun, serta penyiapan pertimbangan status kepegawaian lainnya.

Fungsi :

1. Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah

diwilayah kerjanya;

2. Penyiapan penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU Pegawai Negeri

Sipil;

3. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri

Sipil bagi calon Pegawai Negeri Sipil Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2(dua) tahun;

4. Penyiapan penetapan/pertimbangan teknis pangangkatan menjadi Pegawai

Negeri Sipil bagi calon Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2(dua) tahun;

5. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai

Negeri Sipil Pusat yang berpangkat pembina tingkat I golongan ruang IV/b kebawah yang mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya;

6. Penyiapan pertimbang teknis pemberhentian dan pemberian pensiun bagi

Pegawai Negeri Sipil Daerah yang berpangkat Pembina Utama golongan ruang IV/e kebawah yang mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya;

7. Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hukum kepegawian;

8. Penyiapan pernyataan tewas dan uang duka tewas serta tunjangan cacat

dan;

9. Penyiapan persetujuan pemberian cuti diluar tanggungan negara.

Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun terdiri dari :

a. Seksi Administrasi Ststus Kepegawaian dan Pensiun;

b. Seksi Status Kepegawaian;

c. Seksi Pensiun I;

d. Seksi Pensiun II;

10) Seksi Administrasi Status Kepegawaian dan Pensiun

Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi Status Kepegawaian dan Pensiun.

11) Seksi Status Kepegawaian

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penetapan Nomor Identitas Pegawai bagi calon Pegawai Negeri Sipil Daerah, pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun, penetapan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri Sipil Pusat yang menjalani masa percobaan lebih dari 2(dua) tahun. Pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah yang tewas atau cacat karena dinas, penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU Pegawai Negeri Sipil, pemberian pertimbangan kedudukan dan

status hukum kepegawaian, persetujuan cuti di luar tanggungan Negara, dan uang duka tewas.

12)Seksi Pensiun I dan Seksi Pensiun II

Mempunyai tugas melakukan penelitian dan penyiapan bahan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat serta penyiapan bahan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil Daerah yang mencapai batas usia pensiun serta pensiun janda/dudanya, dan pengelolaan tata naskah pensiun.

13)Bidang Informasi Kepegawaian

Bidang Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem informasi kepegawain Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah dan memfasilitasi pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah kerjanya.

Bidang Informasi kepegawaian menyelenggarakan fungsi :

a. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian;

b. Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian;

c. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian;

d. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi;

e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi kepegawaian;

f. Pengelolaan arsip kepegawaian.

Bidang Informasi Kepegawaian terdiri dari:

a. Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data Kepegawaian I;

c. Seksi Pengelolaan Data Kepegawaian;

d. Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi;

14)Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data Kepegawaian I Seksi

Penyiapan dan Pengelolaan Data Kepegawaian II

Mempunyai tugas melakukan urusan pengagendaan, penyuntingan, penyandian, perekaman, pengelompokkan, penyimpanan dan pemeliharaan surat/dokumen kepegawaian, serta penyiapan penyusunan laporan/perangkasan sesuai beban tugasnya.

15)Seksi Pengelolaan Data Kepegawaian

Mempunyai tugas melakukan pengolahan data kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah, koordinasi dalam penyelenggarakan aplikasi Informasi kepegawaian, pemeliharaan basis data kepegawaian serta penyimpanan data dalam computer.

16)Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi

Mempunyai tugas melakukan pengelolaan jaringan komunikasi data, rekonsiliasi data, dan system informasi kepegawaian, serta penyajian dan pertukaran informasi kepegawaian.

17)Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian

Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis kepegawaian dan Diklat kepegawaian, melakukan pengawasan kompetensi jabatan, dan pengendalian pemanfaatan lulusan Diklat PNS Pusat maupun Daerah.

a. Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian;

b. Perencanaan kebutuhan diklat;

c. Penyiapan penyelenggaraan diklat kepegawaian;

d. Penyiapan kerjasama,monitoring, dan pengendalian pemanfaatan diklat;

e. Pengawasan standart kompentensi jabatan;

f. Koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian;

g. Pengawasan dan pengendalian kinerja dan disiplin PNS dilingkungan

Kanreg BKN.

Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian terdiri dari :

a. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I;

b. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II;

c. Seksi Pengembangan Kepegawaian.

18)Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I

Mempunyai tugas melaksakan bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan, dan koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawain di wilayah kerjanya, serta melakukan pengawasan dan pengendalian kinerja dan disiplin Pegawai Negeri Sipil dilingkungan Kanreg BKN.

19)Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II

Mempunyai tugas melaksakan bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan, dan koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah kerjanya.

20)Seksi Pengembangan Kepegawaian

Mempunyai tugas merencanakan kebutuhan Diklat, menyusun program Diklat, menyiapkan penyelenggaraan Diklat kepegawaian, melakukan kerjasama Diklat, monitoring, dan pengendalian pemanfaatan Diklat instansi di wilayah kerjanya.

21)Kelompok jabatan Fungsional

1. Dilingkungan Kanreg BKN terdapat kelompok jabatan fungsional

yang tertinggi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahlian atau keterampilannya.

2. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud didalam ayat

(1), terdiri dari Analis Kepegawaian, Pranata Komputer dan jabatan fungsional lainnya.

3. Setiap kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga

fungsional senior yang ditunjuk oleh kepala Kanreg BKN

4. Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)

ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

5. Jenis dan jenjang jabatan funsional sebagaimana dimaksud dalam ayat

(1), ditetapkan sessuai dengan peratuan perundang-undangan yang berlaku.

3.2 Metode Penelitian

Penulis disini akan membahas desain penelitian, jenis dan metode pengumpulan data, metode pendekatan dan metode pengembangan sistem serta pengujian software.

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode yang pada tahap awal terlebih dahulu mengumpulkan data-data yang diperlukan, sedangkan pada tahap berikutnya melakukan pengolahan data hingga membahas sampai pada suatu kesimpulan.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Proses pengumpulan data seperti yang dijelaskan pada desain penelitian diatas, yakni menggunakan metode deskriptif. Selanjutnya akan dijelaskan mengenai jenis maupun cara yang penulis lakukan dalam mengumpulkan data.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Dalam memperoleh data dan informasi yang diperlukan penulis, teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Field Research (Penelitian Lapangan)

a. Pengamatan (Observasi)

Suatu penelitian dengan menggunakan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti, mengenai keterlambatan dalam pengusulan kenaikan pangkat reguler dan pengajuan gaji serta pembuatan laporan-laporan yang terkait dalam proses pengusulan kenaikan pangkat dan.

b. Wawancara (Interview)

Tanya jawab langsung bagaimana system yang berjalan tentang kenaikan pangkat reguler di BKN, bagaimana cara pengolahan data kenaikan pangkat reguler, syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk bisa melakukan kenaikan pangkat regular, prosedur persyaratan kenaikan pangkat reguler, dan lain – lain dengan pihak yang terkait pada subbagian kepegawaian di BKN Regional III Bandung.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Adalah data-data atau informasi mengenai pengumpulan kenaikan pangkat yang diperoleh langsung dari tempat penelitian, yaitu pada subbagian kepegawaian BKN regional III Bandung.

Adapun dokumen-dokumen yang didapat dari tempat dilakukannya penelitian tersebut adalah sebagai berikut :

Kartu Pegawai, Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar Hadir, Surat Usulan Kenaikan Pangkat (SUKP), Nota Persetujuan Teknis (NPT), Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SKKP), Laporan Data PNS, Daftar Nama Pegawai yang diusulkan kenaikan pangkat.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem merupakan metode-metode yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi serta untuk pengembangan sistem informasi tersebut.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan yang digunakan adalah pendekatan perancangan terstruktur. ”Analisis Terstruktur adalah aktivitas pembangunan model, dengan menggunakan notasi yang sesuai dengan prinsip analisis operasional.”

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. Pada tahap perancangan sistem, akan dirancang suatu sistem dalam suatu bagan yang menunjukkan prosedur – prosedur dari sistem tersebut. Alat yang digunakan untuk merancang sistem antara

lain bagan alur dokumen (Flowmap), konteks diagram, DFD (Data Flow

Diagram), kamus data, normalisasi, relasi tabel, ERD (Entity Relational Diagram), struktur file, dan kodifikasi.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan dalam penyelesaian model tersebut classic life

cycle (CLC), penyelesaian dengan model tersebut dilakukan secara bertahap, dimana tiap tahap dilakukan setelah tahap sebelumnya selesai. Bila terjadi kekurangan dapat dilakukan lagi perbaikan dari awal yang lebih dikenal dengan metodologi CLS.

Gambar 3.2 Metode The classic life Cycle / Watter Fall ( Sumber, Roger S. Pressman, 2001 : 28)

Berikut adalah penjelasan dari tahapan-tahapan yang terdapat dalam siklus pengembangan system.

1. Rekayasa dan Pemodelan System (System Engineering)

Bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup permasalahan dari objek yang akan diteliti seperti pengolahan data pegawai kenaikan pangkat pada subbagian kepegawaian yang dimulai dengan pengumpulan data atau pembentukan kebutuhan-kebutuhan semua elemen system.

2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (System Analis)

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan untuk sistem informasi yang berupa data input, proses yang terjadi dan output yang diharapkan dengan melakukan wawancara dan observasi pada subbagian kepegawaian BKN Kanreg III Bandung.

Sistem Engineering

Analisis

Desain

Coding

Testing

3. Desain (Design)

Menterjemahkan analisa kebutuhan kedalam bentuk rancangan sebelum penulisan program berupa perancangan (input dan output) perancangan

file-file atau basis data dan merancang prosedur (algoritma)

4. Kode (Coding)

Mentransformasikan desain kedalam baris-baris program/kode-kode (source

code) dengan menggunakan bahasa pemrograman java neatbeans IDE 6.7.

5. Pengujian (Testing)

Sebelum Sistem Informasi (Perangkat lunak) digunakan pada subbagian kepegawaian BKN Kanreg III Bandung hasrus dilakukan pengujian terlebih dahulu yang bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan dari perangkat lunak yang dibuat.

6. Pemeliharaan (Maintenance)

Pada tahap ini sistem informasi (Perangkat lunak) diuji (bebas dari kesalahan) diimplementasikan di subbagian kepegawaian BKN Kanreg III

Bandung dan jika ditemukan kesalahan (error) maka akan dilakukan

perbaikan adanya penambahan fungsi sehingga faktor pemeliharaan ini penting dan dapat berpengaruh pada semua tahap yang dilakukan sebelumnya.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Analisis adalah kegiatan awal dalam penyusunan suatu sistem, dimana didalamnya terdapat proses memahami sistem yang telah ada, pemeriksaan dan dengan menggunakan informasi yang diperoleh, merekomendasikan pengembangan atau peningkatan sistem yang berguna bagi tahap berikutnya.

Perancangan sistem adalah tahap penyusunan sistem selanjutnya, dimana dalam tahap ini dibuat suatu sistem yang berdasarkan hasil yang didapat dari tahap analisis sistem, sehingga sistem yang baru dapat terbebas dari permasalahan dan dapat memuaskan pengguna sistem tersebut.

Perancangan disini ialah kegiatan menemukan dan mengembangkan masukan-masukan data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai.

1) Flowmap (Bagan Alir)

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan

alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart atau flowmap

merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.

2) Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi yang menggambarkan hubungan antar entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian komponen eksternal akan diproses didalam sistem

dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh komponen eksternal tersebut.

3) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Disamping itu juga Data Flow Diagram (DFD) dapat menggambarkan

arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan keluarannya.

4) Kamus Data

Kamus data atau Data Dictionary atau disebut juga dengan istilah

Systems Data Dictionary adalah katalog fakta tentang data, kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem.

5) Perancangan Basis Data

Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai markas, gudang, tempat berkumpul atau tempat penyimpanan. Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Basis data merupakan himpunan

kelompok data yang saling berkaitan dan tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasi-informasi dalam berbagai bentuk.

a. Normalisasi

Normalisasi adalah “peralatan yang dipergunakan untuk

melakukan proses pengelompokan data yang menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya”. Normalisasi merupakan cara pendekatan lain yang dalam membangun desain logis basis data relasional dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.

Adapun untuk menghasilakn struktur table yang normal,

diantaranya yaitu :

1. Bentuk unnormalized

Bentuk unnormal adalah bentuk tabel dengan mencantumkan semua field yang ada.

2. Bentuk Normal Pertama / 1 NF.

Bentuk normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memilki atribut bernilai banyak (multyvalue atribut) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

3. Bentuk Normal Kedua /2 NF

Bentuk normal kedua terpenuhi jika sebuah tabel semua atribut yang telah temasuk dalam key primer memliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.

4. Bentuk Normal ke tiga / 3 NF

Bentuk normal kedua terpenuhi jika dan hanya jika semua atribut bukan kunci memiliki depedensi transitif tehadap kunci primer.

5. Boyce-code Normal Form (BCNF)

Suatu tabel dikatakan berada pada BCNF jika dan hanya semua ketergantungan fungsional dengan notasi x -> y, maka x harus merupakan sumber key pada tabel tersebut.

6. Bentuk Normal ke empat / 4 NF

Suatu tabel dikatakan berada pada normal keempat jika tidak mengandung dua attibut atau lebih bernilai banyak.

7. Bentuk Normal ke lima / 5 NF

Bentuk normal ke lima berkaitan dengan ketergantungan relasi antar tabel (join depedensi).

b. Tabel Relasi

Relasi tabel merupakan prosedur yang berkaitan dengan pemakai tentang hubungan logika antar data dalam basis dengan menampilkan kedalam bentuk tabel-tabel yang terdiri dari sejumlah barisan dan kolom yang menentukan atribut tertentu.

3.2.4. Pengujian Software

Metode pengujian yang digunakan adalah pengujian Black Box. Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental system tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui

apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang berdasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada, dan dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat digram aliran dokumen (Flowmap), Digram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD).

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis Dokumen adalah Analisis yang dilakukan terhadap dokumen yang berhubungan dengan pengelolaan data pegawai, pengurusan kenaikan pangkat. Hal ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui isi informasi yang akan disampaikan oleh dokumen tersebut, baik pembuat maupun penerima sebagai penginput data. Untuk mengetahui informasi yang terkandung dalam suatu aktivitas tertentu, dilakukan dengan cara menganalisis dokumen dari beberapa point berikut :

1. Nama Dokumen : Data Pegawai (Karpeg)

Sumber : Subbag. Kepegawaian

Fungsi : Untuk mengetahui data mengenai

identitas pribadi seorang pegawai

2. Nama Dokumen : DP3

Sumber : Subbag. Kepegawaian

Fungsi : Untuk mengetahui perkembangan

penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap pegawai

Elemen data : a. Yang Dinilai

Nama, Nip, Pangkat, Golongan, Ruang, TMT, Jabatan, Unit Organisasi.

b. Pejabat Penilai

Nama, Nip, Pangkat, Golongan, Ruang, Jabatan, Unit Organisasi.

c. Atasan Jabatan Penilai

Nama, Nip, Pangkat, Golongan, Ruang, Jabatan, Unit Organisasi.

d. Penilaian (Unsur yang dinilai)

Kesetiaan, Prestasi Kerja, Tanggungjawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerjasama, Prakarsa, Kepemimpinan.

Sumber : Subbag. Kepegawaian

Fungsi : Untuk mengetahui kehadiran pegawai

dalam bekerja.

Elemen data : Nama, Nip, TTL, Pangkat, Golongan,

Ruang, Unit Kerja, Keterangan Daftar hadir.

4. Nama Dokumen : Surat Usulan Kenaikan Pangkat

Sumber : Subbag. Kepegawaian

Fungsi : Untuk mengusulkan kenaikan pangkat

seorang pegawai setingkat lebih tinggi.

Elemen data : Nomor Surat, Lampiran, Tanggal

Surat, Nip, Nama.

5. Nama Dokumen : Nota Persetujuan Teknis

Sumber : Bagian Mutasi

Fungsi : Sebagai syarat untuk pembuatan Surat

Keputusan Kenaikan Pangkat

Elemen data : -

6. Nama Dokumen : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Sumber : Subbag. Kepegawaian

Fungsi : Untuk memutuskan dan menetapkan

pegawai yang akan naik pangkat.

Pendidikan, Pangkat Lama, Golongan, Ruang, TMT SKKP, Jabatan, Unit Kerja, TMT Lama.

7. Nama Dokumen : Daftar Nama Pegawai yang diusulkan

kenaikan pangkat.

Sumber : Subbag. Kepegawaian

Fungsi : Untuk memberitahukan pegawai yang

diusulkan naaik pangkat.

Elemen data : Nama, Nip, Gol/Ruang, TMT.

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis Prosedur Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang berjalan pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung, sebagai berikut :

1. Pegawai memberikan Data Pegawai, DH, dan DP3 kepada Subbag.

Kepegawaian.

2. Subbag Kepegawaian menginventariskan atau melakukan pemberkasan

persyaratan kenaikan pangkat Reguler dari data pegawai yang akan naik pangkat, dengan menyusun dan memeriksa kelengkapan persyaratan kenaikan pangkat yaitu terdiri dari Daftar Hadir, DP3 dan SK terakhir (lama). Apabila dalam pemeriksaan keadaan isi pada salah satu persyaratan masih ada yang belum memenuhi standar kenaikan pangkat, maka proses kenaikan pangkat dibatalkan dan diarsipkan. Apabila semua persyaratan terpenuhi, proses kenaikan pangkat dilanjutkan dengan dibuatkannya surat usulan kenaikan pangkat.

3. Subbag Kepegawaian membuatkan Surat Usulan Kenaikan Pangkat, lalu diserahkan ke Kepala Bagian Umum.

4. Kepala Bagian Umum menandatangani Surat Usulan Kenaikan Pangkat

lalu dikembalikan lagi ke Subbag Kepegawaian.

5. Kemudian kelengkapan persyaratan kenaikan pangkat dan Surat Usulan

Kenaikan Pangkat tersebut diserahkan ke Bagian Mutasi untuk dilakukan pengkajian, apabila persyaratan masih ada kekurangan maka persyaratan tersebut dikembalikan pada subbag kepegawaian dan disimpan sebagai arsip. Dan apabila semua persyaratan lengkap maka akan dibuatkannya Nota Persetujuan Teknis Kenaikan Pangkat.

6. Nota Persetujuan Teknis Kenaikan Pangkat diserahkan ke Subbag

Kepegawaian dan persyaratannya disimpan di Bagian Mutasi sebagai arsip.

7. Subbag Kepegawaian membuatkan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Reguler (SKKP) golongan II yang diserahkan ke Kepala Kanreg untuk ditandatangani. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat tersebut diserahkan kembali ke Subbag Kepegawaian untuk difotocopy menjadi rangkap 5 dan diberikan berdasarkan tembusan yang tercantum (Pada SKKP), sedangkan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat yang asli diserahkan ke pegawai yang bersangkutan.

8. Untuk golongan III dan IV Surat Usulan kenaikan pangkat dan

kelengkapan persyaratan yang dibuat oleh Subbag Kepegawaian dikirimkan ke Biro Kepegawaian di Jakarta, kemudian dibuatkan Surat

Keputusan Kenaikan Pangkat lalu diserahkan kepada Kepala Biro Kepegawaian untuk ditanda tangani dan dikembalikan lagi ke Subbag Kepegawaian Kanreg III Bandung, lalu difotocopy menjadi rangkap 2 dimana SKKPP yang asli diberikan kepada pegawai yang bersangkutan, ke Subbag Kepegawaian dan bagian keuangan untuk dibayarkan ke KPKN.

4.1.2.1. Flowmap

Flowmap menggambarkan bagaimana prosedur kenaikan pangkat Reguler yang sedang berjalan, sebagai berikut :

Lanjutan

Keterangan Dokumen :

SK Terakhir : Surat Keputusan Terakhir

DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

DH : Daftar Hadir

SUKP : Surat Usulan Kenaikan Pangkat

NPT : Nota Persetujuan Teknis

SKKP : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Keterangan Tembusan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Reguler (SKKPR) Gol II :

1. Kepala Badan Kepegawaian Negara u.p Deputi Bidang Informasi

Kepegawaian;

2. Kepala Biro Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara;

3. Direktur Jendral Anggaran Departemen Keuangan;

4. Direktur Perbendaharaan & Kas Negara;

5. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bandung II;

Keterangan Tembusan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Reguler (SKKPR) Gol III dan IV:

1. Subbag Kepegawaian Kanreg III Bandung;

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram Kontek dari Sistem Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang berjalan pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung sebagai berikut :

Gambar 4.2 Diagram Kontek Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang berjalan.

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, yang merupakan pengembangan dari proses Diagram Kontek diatas.

Data Flow Diagram dari Diagram Konteks Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang berjalan.

Gambar 4.3 DFD Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang berjalan. 4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung proses pengusulan Kenaikan Pangkat masih dilakukan dengan menggunakan aplikasi Ms. office. Hal ini dinilai kurang efektif dan efisien oleh karena itu akan dirubah dengan menggunakan program aplikasi yang lebih baik lagi yaitu dengan menggunakan program aplikasi java dan Ms. Accsess sebagai databasenya yang akan memberikan kemudahan dalam proses pengusulan kenaikan pangkat pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung.

Dilihat dalam keefektifan waktu pada sistem yang berjalan seperti dalam melakukan proses pencarian data pegawai memerlukan waktu dan ketelitian yang tinggi karena harus dilakukan secara manual. Sedangkan pada rancangan yang diusulkan proses pencarian dapat dilakukan dengan mudah dan membutuhkan waktu yang singkat.

Sistem yang berjalan memiliki tingkat kesalahan yang sangat tinggi, salah satu contoh didalam penulisan Nip pegawai yang berkaitan dengan surat keputusan kenaikan pangkat memungkinkan banyak terjadi kesalahan dalam pengetikan yang mengakibatkan adanya ketidaksesuaian antara surat keputusan kenaikan pangkat dengan Nip data Pegawai. Dengan menggunakan program aplikasi yang diusulkan tingkat kesalahan yang terjadi akan dibuat seminimal mungkin walaupun terjadi kesalahan didalam menginputkan data, tapi data dapat dirubah dengan mudah menggunakan pencarian didalam program aplikasi yang baru.

Meskipun dalam kesehariannya proses pengusulan kenaikan pangkat dilakukan dengan menggunakan komputer namun belum ditunjangnya dengan program aplikasi yang baik sehingga dalam prosesnya terhitung kurang efektif, selain itu untuk memperoses pengusulan kenaikan pangkat pada sistem yang sedang berjalan membutuhkan relatif banyak sumber daya yang mengerjakannya. Dengan menggunakan program aplikasi sistem kenaikan pangkat yang diusulkan dapat mempersingkat waktu pengerjaannya, sehingga dapat mengurangi sumber daya yang memprosesnya. Jadi dengan adanya rancangan sistem yang terkomputerisasi diharapkan keamanan data akan lebih terjamin dan dapat meningkatkan kefisienan kinerja sistem yang ada pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung.

4.2. Perancangan Sistem

Perangcangan sistem merupakan langkah yang sangat penting dalam pembangunan suatu sistem, perancangan sistem ini akan menggambarkan mengenai perancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam sautu bahasa pemrograman. Perancangan sistem menghasilkan sistem yang baru yang benar-benar dapat menjalankan semua aktifitasnya dengan baik, sehingga hasil yang diinginkan sesuai dengan pemanfaatan teknologi dan fasilitas yang tersedia.

Perancangan sistem ini akan menjelaskan tentang perancangan aliran arus dokumen atau flow map, perancangan perangkat lunak yang digambarkan dalam bentuk diagram kontek, diagram arus data (DFD), entity relationship diagram (ERD), normalisasi, struktur file, format masukan dan keluaran, pengkodean dan menu utama program.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai gambaran umum pengembangan sistem usulan yang dapat memberikan spesifikasi sistem usulan perangkat lunak kepada pengguna dengan menganalisis kelemahan-kelemahan dalam sistem yang sudah ada yang mengembangkan sistem yang telah ada demi kepuasan, kenyamanan dan kemudahan pengguna (Subbag Kepegawaian).

1. Memperbaiki serta mengembangkan sistem yang ada menjadi sistem yang

baru.

3. Membangun kerangka sistem informasi kenaikan pangkat pada subbag kepegawaian BKN Kanreg III Bandung.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem yang penulis usulkan diharapakan bisa membantu mengurangi kesulitan-kesulitan yang ada pada sistem yang berjalan saat ini. Sistem yang diusulkan juga dibuat menjadi suatu Sistem yang terkomputerisasi.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan Prosedur Kenaikan Pangkat Reguler yang diusulkan pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung, sebagai berikut :

1. Pegawai memberikan Data Pegawai, DH, dan DP3 kepada Subbag.

Kepegawaian.

2. Subbag Kepegawaian menginputkan Data Pegawai kedalam database

sebagai data master untuk proses pembuatan SUKP, DH, DP3 dan Juga SKKP. Kemudian subbag kepegawaian menginventariskan atau melakukan pemberkasan persyaratan kenaikan pangkat Reguler dengan mencetak SUKP, DH, DP3 serta menyiapkan SK terakhir (lama) yang sudah diarsipkan. Lalu SUKP diserahkan ke bagian umum untuk ditandatangani dan dikembalikan lagi ke subbag kepegawaian.

3. SUKP yang sudah ditandatangani, DH, DP3 serta SK terakhir disusun

sebagai kelengkapan persyaratan Kenaikan Pangkat.

4. Kelengkapan Persyaratan tersebut di serahkan ke bagian mutasi untuk

dibuatkannya NPT sebagai syarat dibuatkannya SKKP Golongan II yang diserahkan ke subbag kepegawaian.

5. Subbag kepegawaian menginputkan data NPT kedalam database untuk proses pembuatan SKKP Golongan II

6. Kemudian Subbag kepegawaian mencetak SKKP Golongan II dan

diserahkan kepada Kepala Kanreg untuk ditandatangani dan dikembalikan lagi ke subbag.kepegawaian untuk di fotocopy menjadi rangkap 5 untuk berikan berdasarkan tembusan pada SKKP tersebut.

7. Subbag Kepegawaian memberikan SKKP Golongan II yang asli kepada

pegawai yang bersangkutan.

8. Sedangkan untuk proses pembuatan SKKP Golongan III dan IV

kelengkapan persyaratan yang telah dicetak dan disusun diberikan ke Biro Kepegawaian yang di Jakarta sedangkan untuk proses tandatangannya diberikan kepada Kepala Biro kepegawaian yang ada di jakarta.

9. SKKP Golongan III & IV yang telah dibuat dan ditandatangani diserahkan

ke subbag kepegawaian untuk di fotocopy menjadi rangkap 2 sedangkan yang asli di berikan ke pegawai yang bersangkutan.

DP3 DH SK terakhir DP3 DH Arsip Persyaratan SK terakhir

SUKP DH DP3

SIKP Reguler

Cetak SUKP _{Cetak DH}

2 Subbag. Kepegawaian Pegawai Data Pegawai Input Data Persyaratan Cetak SKKP Gol II

NPT

Input Data NPT

SKKP Gol II

Kepala

Bagian Umum Bagian Mutasi Kepala Kanreg

1 SUKP 1 DP3 DH 2 SUKP ttd ttd SUKP NPT

SKKP Gol II 3

3

SK Terakhir (lama) SUKP ttd SUKP ttd Membuat NPT DP3 DH SK terakhir SK Terakhir (lama) SUKP ttd Cetak DP3 DP3 DH Data Pegawai

Flowmap Kenaikan Pangkat Reguler Yang Diusulkan, sebagai berikut :

Keterangan Dokumen :

SK Terakhir : Surat Keputusan Terakhir

DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

DH : Daftar Hadir

SUKP : Surat Usulan Kenaikan Pangkat

NPT : Nota Persetujuan Teknis

SKKP : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Keterangan Tembusan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Reguler (SKKPR) Gol II :

1. Kepala Badan Kepegawaian Negara u.p Deputi Bidang Informasi

Kepegawaian;

2. Kepala Biro Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara;

3. Direktur Jendral Anggaran Departemen Keuangan;

4. Direktur Perbendaharaan & Kas Negara;

5. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bandung II;

Keterangan Tembusan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Reguler (SKKPR) Gol III dan IV:

1. Subbag Kepegawaian Kanreg III Bandung;

4.2.3.2. Diagram Kontek

Diagram Kontek Kenaikan Pangkat Reguler Yang Diusulkan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.5 Diagram Kontek Kenaikan Pangkat Reguler yang diusulkan. 4.2.3.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram Kenaikan Pangkat Reguler yang diusulkan adalah sebagai berikut:

b. DFD Level 2 Proses 1.1

Data DH 2.3 Data DP3

2.2 Pegawai Data Pegawai Data Pegawai

2.1

Data DP3

Data DH

Pegawai

DP3

DH

Gambar 4.7 DFD Level 2 Proses 1.1 Kenaikan Pangkat Reguler yang diusulkan.

4.2.3.4. Kamus Data

Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada didalam data flow diagram dan merupakan entitas-entitas yang nantinya akan dibuat

kedalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD).

1 Nama arus data : Data Pegawai

Alias : -

Arus data : Pegawai - Proses 1

Deskripsi : Berisi data pegawai

Periode : Setiap terjadi usulan kenaikan pangkat

2 Nama arus data : Data DH

Alias : -

Arus data : Pegawai - Proses 2.3

Deskripsi : Menjelaskan isi data Daftar Hadir pegawai

Periode : Setiap terjadi usulan kenaikan pangkat

Struktur Data : Nama, NiP, Tgl_Lahir, Pangkat/Gol. Ruang, Unit Kerja,

S, CS, TK, TL, I, CT, DL, IKL, KKTK, KET, Jumlah, Tgl_DaftarHadir.

3 Nama arus data : Data DP3

Alias : -

Arus data : Pegawai – Proses 2.2

Deskripsi : Menjelaskan Isi data DP3

Periode : Setiap terjadi usulan kenaikan pangkat

Struktur Data : Jangka Waktu Penilaian (Tanggal Awal/Akhir)

1. Yang Dinilai : Nama, Nip, Pangkat,

Golongan/Ruang, TMT, Jabatan/Pekerjaan, Unit Organisasi.

2. Pejabat Penilai : Nama_pejabatpenilai,

Nip_pejabatpenilai, Pangkat Golongan/Ruang, TMT, Jabatan/Pekerjaan, Unit Organisasi.

3. Atasan Jabatan Penilai : Nama, Nip, Pangkat

Organisasi.

4. Penilaian : Unsur Yang Dinilai : Kesetiaan,

Prestasi Kerja, Tanggung Jawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerjasama, Prakarsa, Kepemimpinan, Jumlah, Nilai Rata-Rata, Nilai : Angka, Sebutan, Keterangan.

5. Keberatan Dari Pegawai Negeri Sipil Yang

Dinilai (Apabila Ada), Tgl_Keberatan.

6. Tanggapan Pejabat Penilai Atas Keberatan,

Tgl_Tanggapan.

7. Keputusan Atasan Pejebat Penilai Atas

Keberatan, Tgl_Keputusan.

8. Lain-Lain.

9. Dibuat Tanggal Pejabat Penilai.

10.Diterima Tanggal PNS

11.Diterima Tanggal Atasan Pejabat Penilai

4 Nama arus data : Data SUKP

Alias : -

Arus data : Proses 1.4 – Bagian Umum, Proses 1.4 – Bagian Mutasi

Deskripsi : Menjelaskan isi data dari Surat usulan Kenaikan Pangkat

Periode : Setiap terjadi usulan kenaikan pangkat

Jml_PegawaiNaikPangkat, Nip.

5 Nama arus data : SKKP

Alias : -

Arus data : Proses 1.5 – Storage SKKP – Proses 1.6 – Kepala

Kanreg

Deskripsi : Menjelaskan isi data dari SKKP

Periode : Setiap terjadi kenaikan pangkat

Struktur Data : No_SKKP, Tgl_SKKP, No_Nota, Tgl_Nota, Nama,

Tgl_lahir, Nip, Pendidikan, Pangkat lama/Golongan/Ruang/TMT_Lama, Jabatan, Unit kerja, TMT_SKKP, Gapok.

6 Nama arus data : Data NPT

Alias : -

Arus data : Bagian Mutasi – Proses 1.5

Deskripsi : Menjelaskan isi dari data NPT

Periode : Setiap terjadi kenaikan pangkat

   

DAFTAR PUSTAKA

Al- Bahra bin Ladjamudin B. 2005 . Analisis dan Desain Sistem Informasi Graha Ilmu.Yogyakarta.

Hartono Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta.

Rogers S.Pressman. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak. Cv.Andi Offset. Yogyakarta.

Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi. Informatika Bandung. Bandung.

http://www.bkn.go.id/20 Maret 2011

http://www.bkn.go.id/kanreg03/20 maret 2011

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/458/jbptunikompp-gdl-ganjarpria-22860-6 unikom_g-i.pdf/27 Juni 2011

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2124388-

pengertian-sisteminformasi-menurut-para/#ixzz2jYenLGvN/27 Juni 2011

http://www.scribd.com/doc/58725905/14/Pengertian-Data/27 Juni 2011 http://www.scribd.com/doc/13071812/modul-kepegawaian-dud-i-2008/20 Maret 2011

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb,

Alhamdulillah puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, taufiq, dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini dengan baik dan lancar. Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW atas petunjuk dan arahannya kepada kita semua mengantarkan manusia dari jalan yang gelap gulita menuju jalan Addinul Islam.

Laporan Tugas Akhir ini penulis ajukan untuk memenuhi salah satu syarat

kelulusan untuk jenjang Diploma III, program studi manajemen informatika,

fakultas teknik dan ilmu komputer, Universitas Komputer Indonesia.

Sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, yang berjudul “SISTEM INFORMASI KENAIKAN PANGKAT REGULER

PADA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA ( BKN ) KANREG III BANDUNG ” ini tepat pada waktunya.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, karena terbatasnya wawasan dan pengetahuan yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan dan akan sangat menghargai usulan berupa

saran beserta solusinya yang bersifat membangun guna perbaikan dan penyempurnaan Tugas Akhir ini.

Pada kesempatan ini perkenankanlah dengan segala kerendahan dan ketulusan hati, penulis haturkan terima kasih kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Dr. Ir.Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Bapak Dadang Munandar, SE, M.Si, selaku Ketua Prodi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia dan Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dan pengarahan kepada penulis..

4. Ibu Lusi Melian, S.si, M.T selaku Dosen wali yang telah banyak membantu selama perkuliahan.

5. Pa Yasmi Afrizal, S.Kom., M.Kom. Yang sudah memberikan arahan dan sarannya dalam pembuatan draft seminar tugas akhir.

6. Bapak dan mamah beserta keluarga besar tercinta atas segala kasih dan sayangnya kepada penulis yang tak pernah lelah mendengarkan keluhan penulis, selalu memotivasi penulis dan memberikan apa yang penulis butuhkan baik itu secara materiil maupun spiritual.

7. Bapak Iwan Sopandi, SAP. Selaku pembimbing dan Ibu Enung Nurjanah, S.Sos kepala subbag kepegawaian di BKN Kanreg III Bandung dan

seluruh staf subbag kepegawaian yang sudah banyak memberikan bantuan.

8. Seluruh sahabat akhwat teh Iqlina, teh cici, teh Citra, Fatihah, teh Agis, teh Ica, teh Kiki, teh Ratih, teh Iha, teh Mia, akhwat-akhwat lainnya Thanks So Much. dan teman-teman yang tidak tersebutkan namanya yang telah memberikan dorongan dan masukan kepada penulis selama ini.

9. Seluruh Staf Pengajar, khususnya Dosen Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia. 10.Kepada aa yang sudah memberikan support, perhatian dan bantuannya

mudah – mudahan bisa bermanfaat. Thanks for all. Sukses buat kita semua. Amiiin.

11.Buat Alan, Ana, Dwi, Adit, Dery dan untuk Anak-anak MI-20. Semangat-semangat…mudah-mudahan sukses buat kita semuanya.

12.Seluruh Staff dan Karyawan UNIKOM.

Dengan rasa syukur dan kerendahan hati, penulis memberikan rasa hormat yang tak terhingga dan mengucapkan terima kasih kepada orang-orang yang telah membantu terselesaikannya pembuatan hingga terciptanya Laporan Tugas Akhir ini.

Akhir kata, semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai sumber ilmu pengetahuan dan bermanfaat khususnya bagi penulis, dan pembaca pada umumnya. Penulis menyadari Laporan Tugas Akhir ini masih kurang

sempurna, untuk perbaikan dan pengembangan kedepannya penulis harapkan saran dan kritik yang membangun pembaca demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Juni 2011

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Yunita Sari

NIM : 10908162

Tempat/Tanggal Lahir : Karawang / 4 Juni 1990

Alamat : Jl. Stasiun Dawuan Tengah Rt.01/Rw.02 Kec.Cikampek Kab.Karawang.

Hobby : Baca, dengerin musik dan makan Motto : Hidup adalah untuk Ibadah.

Pendidikan Formal

(1995-1996) : TK Al-hikmah Indonesia. (1997-2002) : SD Negeri 1 Dawuan Tengah. (2003-2005) : SMP Negeri 2 Cikampek.

(2006-2008) : MAN Purwakarta.

(2008-2011) : D III Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.