2. Mengambil data-data yang diperlukan dalam pembahasan Kerja Praktek.
3. Diskusi atau tanya jawab dengan pegawai Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya,
di bidang Informasi dan Dokumentasi. 4.
Mendengarkan arahan dari Ibu dan Bapak pembimbing di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya.
Namun dalam hal ini penulis tetap dibimbing dan diarahkan agar tidak terjadi kesalahan yang akan menimbulkan koreksi pada masa yang akan datang.
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
Di dalam pembahasan yang akan penulis jabarkan, penulis akan menjabarkan pula apa yang dimaksud pengarsipan.
Berdasarkan peraturan pemerintah nomor 19 tahun 1961 ayat a dan b yang dikutip oleh Gie yang dimaksud dengan arsip adalah:
a. pengertian umum : wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun
dalam kesatuan bentuk dan usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa pada umumnya
b. pengertian Khusus : kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam
administrasi Negara yang dibuat secara physis dan yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama
diperlukan.
2000
Pengertian arsip menurut pendapat Amsyah adalah sebagai berikut: “Arsip adalah setiap catatanrecordwarkat yang tertulis, tercetak
atau ketikan dalam betuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam
pada kertas, kertas film, media computer piringan dan kertas fotocopy”. 2005:3
Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan : arsip merupkanan naskah- naska atau dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi
dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara system matis ditempat yang telah disediakan agar lebih muda ditemukan apabilah diperlukan
kembali. Beberapa contoh dari arsip adalah: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan,
izajah, surat izin, bon penjualan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain-lain
3.3.1.Tujuan dari pengarsipan di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung.
Mengarsip merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan
informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan
usaha yang tepat, efektif, dan efisien. Tujuan Arsip dan Kearsipan lainnya pun ialah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungan jawab nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. jadi kesimpulan dari tujuan pengarsipan adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
