TA : Sistem Informasi Akuntansi Pada Yayasan Pondok Pesantren Rasyidiyah Khalidiyah Dengan Menggunakan Metode Drum Druk.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA YAYASAN PONDOK PESANTREN RASYIDIYAH KHALIDIYAH DENGAN MENGGUNAKAN

METODE DRUM DRUK

Nama : SUHARTANTO SETYANDONO

NIM : 96 41010 4097 Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ………. KATA PENGANTAR ……… DAFTAR ISI ………. DAFTAR GAMBAR……….. DAFTAR

LAMPIRAN………

BAB I PENDAHULUAN………

1.1 Latar Belakang Masalah ………....

1.2 Perumusan Masalah ………..

1.3 Pembatasan Masalah ……….….

1.4 Tujuan ………...

1.5 Sistematika Penulisan ………...

BAB II LANDASAN TEORI ………..

2.1 Sistim Akuntansi ………..

2.2 Laporan Keuangan ………...………

2.3 Neraca ( Balance Sheet ) ………..

2.4 Buku Bantu ………...

2.5 Daftar Rincian Uang Masuk (DRUM) ………. 2.6 Daftar Rincian Uang Keluar (DRUK) ……….. 2.7 Sistim Informasi Manajemen ……….… 2.8 Microsoft Access ………... 2.9 Analisa dan Perancangan Sistem ………...

iii iv vi ix xi 1 1 3 4 4 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 Halaman

viii

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM………...…

3.1 Analisa Sistem ……… ………

3.2 Perancangan Sistem…. ………... BAB IV EVALUASI SISTIM ………..

4.1 Overview ……….

4.2 Quisioner ……….

BAB V PENUTUP ……….

5.1 Kesimpulan

……….

5.2 Saran ………

DAFTAR PUSTAKA ……….. LAMPIRAN ……….

9 9 13 35 35 51 52 52 53 54 49 Halaman

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Diagram Proses data akuntansi secara umum ……….. Gambar 3.2. Diagram proses akuntansi menggunakan DRUM – DRUK…. Gambar 3.3. Sistim Flow Dari Penerimaan Kas ………. Gambar 3.4. Sistim Flow Penggajian ………... Gambar 3.5. Context Diagram dari Sistim Informasi Akuntansi …...…….. Gambar 3.6. DFD Level 0 dari Sistim Informasi Akuntansi ……..………. Gambar 3.7. DFD Level 1 Dari Penerimaan Kas ………..….………. Gambar 3.8. DFD Level 2 dari Proses 1.1.2 Penerimaan Kas ..……..……. Gambar 3.9 DFD Level 1 dari Sistim Penggajian ……..………..………... Gambar 3.10. DFD Level 2 Proses 1.3 Dari Sistim Penggajian ……....…… Gambar 3.11. DFD Level 3 Proses 1.3.2 Dari Sistim Penggajian ……...… Gambar 3.12 Diagram Entity Relationship ……….. Gambar 3.13 Sistim Kerja Program Transaksi Harian ……….. Gambar 3.14. Sistim Kerja Dari Penyetoran Uang SPP…….……… Gambar 3.15. Sistim Penggajian ………....……… Gambar 4.1. Gambar Tampilan Login ………. Gambar 4.2. Tampilan Main Menu ………. Gambar 4.3. Form Tampilan memasukkan data Pegawai………. Gambar 4.4. Form Pengisian nama Unit Operasional ……….. Gambar 4.5. Form Pengisian Jabatan Pegawai ………. Gambar 4.6. Window Tagihan SPP per unit Operasional ……….

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 32 33 34 35 36 36 37 37 38 Halaman

x

Gambar 4.7. Daftar Inventarisasi alat – alat kantor di yayasan ……… Gambar 4.8. Form penentuan Periode Akuntansi ………. Gambar 4.9. Form Menentukan Jenis dan Besar Potongan gaji …………. Gambar 4.10. Form edit Kode Perkiraan ……….. Gambar 4.11. Tampilan Transaksi kas harian ………...……… Gambar 4.12. Tampilan Transaksi kas dengan posting buku bantu………. Gambar 4.13. Tampilan Absensi Karyawan ………..……… Gambar 4.14. Tampilan untuk menentukan besarnya gaji karyawan ..……. Gambar 4.15. Tampilan menentukan potongan resmi karyawan ………….. Gambar 4.16. Form Pembayaran SPP per Unit Operasional……….. Gambar 4.17. Buku Bantu ………. Gambar 4.18. Window Rekap data ……… Gambar 4.19. Laporan Daftar Pegawai dalam bentuk Detail ...……….. Gambar 4.20. Gambar Laporan Unit Operasional ..……….. Gambar 4.21. Periode Tagihan SPP ……….. Gambar 4.22. Bentuk Laporan Absensi ………. Gambar 4.23. Bentuk Laporan / Slip gaji karyawan

………..

Gambar 4.24. Buku Kas Umum

……….

Gambar 4.25. Bentuk Laporan Buku Bantu ………..……... Gambar 4.26. Bentuk Laporan Daftar Rincian Uang Masuk ………. Gambar 4.27. Tampilan Laporan keuangan...

38 39 39 40 41 41 41 42 43 43 44 44 46 46 46 47 47 48 48 48 49 50 50 Halaman

………

Gambar 4.28. Tampilan Rugi Laba ………..……… Gambar 4.29. Gambar Neraca pada Yayasan Rakha ……….

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar Quisioner ……….. 49

Lampiran 2 List Program ……… 56

49 56 Halaman

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Laporan Keuangan merupakan tonggak dari berjalannya suatu perusahaan. Dimana Laporan keuangan adalah produk akhir dari pada proses Akuntansi. Begitu pentingnya sehingga banyak perusahaan menyewa audit External untuk dipekerjakan di bawah pengawasan perusahaan tersebut. Dengan alasan tersebut apabila perusahaan kecil menginginkan mengembangkan usahanya maka harus dimulai dengan pembukuan yang rapi dan teratur sehingga membantu dalam pengawasan keuangan. Sistem akuntansi yang disertai dengan produk akhirnya yaitu laporan keuangan yang benar dan wajar, akan tercipta suatu proses internal control agar tidak terjadi kesalahan perhitungan serta penyelewengan dana oleh pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab.

Setiap perusahaan menginginkan pembukuannya seefektif dan seefisien mungkin. Efektif dengan pengertian bahwa sistem yang dipakai teliti, dan mengikuti kaidah akuntansi dan Efisien dalam arti sistem yang ada disertai dengan sistem laporan keuangan yang mudah dengan rincian data yang lengkap dan terintegrasi ( All in one ). Dan disesuaikan dengan keadaan dan situasi perusahaan atau organisasi bersangkutan. Oleh karena itulah mungkin banyak terdapat berbagai sistem pembukuan karena disesuaikan dengan keadaan dan situasi akan tetapi pada dasarnya basic dari seluruh pembukuan adalah sama yaitu pada akhir tutup buku pasti keluar Laporan Rugi Laba, Neraca dan Perubahan Modal.

Untuk itulah, setiap perusahaan atau organisasi yang mempunyai perhitungan uang tersendiri guna pengambilan keputusan, memerlukan sistem laporan keuangan yang akurat, terperinci, dan up to date sehingga fungsi efektif dan efisien terpenuhi. Dari penjelasan diatas ada satu hal yang paling penting yaitu : Analisis Biaya. Informasi ini membantu manajemen untuk menetapkan sasaran laba perusahaan untuk kepentingan pondok pesantren, menetapkan target pondok pesantren yang menjadi pedoman manajemen menengah dan operasi menuju pencapaian sasaran akhir, mengevaluasi keefektifan rencana, mengungkapkan keberhasilan atau kegagalan dalam bentuk tanggung jawab. Guna mencapai tujuan ini, sistem tersebut harus dirancang untuk memberikan informasi yang tepat waktu. Selanjutnya, dipergunakan metode – metode yang tepat untuk setiap perhitungan keuangan.

Penulis menginginkan adanya sistem terintegrasi dari beberapa bagian usaha Yayasan Pondok Pesantren menjadi satu laporan keuangan yang terperinci dengan proses yang ada dan tidak menghilangkan beberapa kaidah penting dalam akuntansi, seperti buku bantu, rincian keuangan, dan periode akuntansi. Sehingga muncul metode DRUM & DRUK. Dimana metode ini membantu proses akuntansi pada sistem informasi keuangan yang terintegrasi dari semua divisi usaha yayasan pondok pesantren dengan proses akuntansi sehingga menghasilkan laporan keuangan yang up to date.

Kaidah akuntansi keuangan secara umum sampai menghasilkan Laporan Keuangan1 adalah :

a. Pencatatan b. Penggolongan c. Peringkasan d. Pelaporan e. Penganalisaan

Sesuai dengan deskripsi diatas, aplikasi pelaporan keuangan menyangkut pula neraca untuk melihat data perhitungan biaya yang up to date dengan tidak mengabaikan ketelitian dalam struktur perhitungan dengan metode DRUM ( Daftar Rincian Uang Masuk ) & DRUK ( Daftar Rincian Uang Keluar ) yang mana metode ini muncul dengan mengedepankan rincian keuangan untuk melihat neraca, dengan memperpendek jalur pembukuan akan tetapi tidak menghilangkan segi ketelitian dalam mencari setiap transaksi keuangan dimana metode ini dibuat untuk mempermudah dalam pengolahan data keuangan terutama dalam hal ini pembukuan di yayasan pondok pesantren.

1.2 Perumusan Masalah

Dari uraian diatas didapat beberapa masalah tentang perbedaan Efesiensi dan Efektifitas antara Akuntansi Biasa dengan penambahan Metode DRUM – DRUK dalam menghasilkan Laporan Keuangan yang ada dan bagaimana membuat suatu program yang menjembatani antara bagian keuangan dengan Kepala Yayasan maupun siapa saja yang berkompeten dalam laporan keuangan, dengan ketentuan pembuatan metode pembukuan yang simple dan

efektif yang dihasilkan dengan metode Drum / Druk tanpa mengabaikan ketelitian pembukuan dan aturan – aturan / kaidah akuntansi.

1.3 Pembatasan Masalah

Aplikasi program ini dibatasi oleh beberapa hal yaitu :

1. Aplikasi juga mencakup sistem penerimaan dan pengeluaran dana yang terjadi pada yayasan pondok pesantren.

2. Sistem penerimaan berupa : Penerimaan Sumbangan dari donatur, PUK ( Penjualan Usaha Kecil ) yang dibina oleh Koperasi seperti : Wartel, Penjualan Kalender. Pembayaran SPP dari tiap unit operasional.

3. Sistem Pengeluaran berupa : Pengeluaran Gaji, Penerangan, Telepon, Pemeliharaan Bangunan, Pemeliharaan Peralatan dan lain – lain.

4. Laporan yang dihasilkan mulai dari buku kas sampai pada laporan Neraca akhir.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah :

1. Membuat program Sistem Informasi Akuntansi pada Yayasan Pondok Pesantren Rasyidiyah Khalidiyah.

2. Menerapkan metode DRUM DRUK pada Sistem Informasi Akuntasi yang dibuat.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan, kami buat sama seperti buku panduan penyusuna TA pada kampus STIKOM Surabaya, yaitu :

BAB I

PENDAHULUAN8

1.1 Latar Belakang Masalah 1.2 Perumusan Masalah 1.3 Pembatasan Masalah 1.4 Tujuan

BAB II LANDASAN TEORI BAB III PERENCANAAN SISTEM

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan 5.2 Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI 1.1 Sistem Akuntansi

Merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 1.2 Laporan Keuangan

Adalah laporan posisi keuangan pada saat tertentu dan untuk satu periode tertentu untuk sebuah perusahaan atau organisasi

1.3 Neraca ( Balance Sheet )

Disebut juga laporan posisi keuangan adalah merupakan suatu daftar yang menggambarkan aktiva (harta kekayaan), hutang – hutang dan modal yang dimiliki oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.

1.4 Buku Bantu

Ialah buku atau daftar rincian tambahan yang digunakan untuk membantu perincian pada buku besar.

1.5 DRUM ( Daftar Rincian Uang Masuk )

Yaitu pencatatan secara sistematis tentang bagian – bagian uang yang masuk dalam laporan pembukuan.

1.6 DRUK ( Daftar Rincian Uang Keluar )

Yaitu pencatatan secara sistematis tentang bagian – bagian uang yang keluar dalam laporan pembukuan

1.7 Sistem Informasi Manajemen

Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen atau bagian yang terintegrasi bersama – sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai metode yang diorganisasikan untuk menyediakan informasi masa lalu, masa kini dan proyeksi masa datang yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan internal dan eksternal organisasi. Ia mendukung perencanaan, kontrol dan fungsi– fungsi operasional suatu organisasi dengan memberikan informasi yang sama pada waktu yang tepat untuk mendukung proses pengambilan keputusan dalam pencapaian tujuan organisasi. Dengan dukungan informasi ini manajer dapat mengetahui kemana perusahaannya telah bergerak dimana perusahaannya sekarang dan kemana perusahaannya akan melangkah.

1.8 Microsoft Access

Access merupakan suatu sistem manajemen database (DataBase Manajement System) yang memberikan suatu cara untuk menyimpan dan mengelola informasi .Dalam access data disimpan kedalam tabel–tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi dan objek dimana dalam satu database dapat terdiri atas beberapa tabel, report dan form .

1.9 Analisa dan Perancangan Sistem

Mempelajari sistem yang sudah ada dan permasalahannya kemudian mendefinisikan kebutuhan dan permintaan dari pemakai untuk mencari alternatif solusi yang terbaik. Adapun yang menjadi bagian dari analisa dan perancangan sistem adalah :

Entity Relationship (ERD) merupakan data model yang menggambarkan hubungan antara satu data dengan data lainnya, serta menggambarkan beberapa banyak hubungan yang terjadi antara satu data dengan data lainnya. ERD diciptakan berdasarkan pada persepsi dari dunia nyata yang terdiri atas sekumpulan objek-objek dasar yang disebut entity dan hubungan (relationship) diantara objek-objek tersebut. Model tersebut ditujukan terutama untuk proses perancangan database.

1.9.2 Quisioner

Pemberian daftar pertanyaan yang ditujukan untuk keperluan mengetahui apakah pembuatan program sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh user.

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisa Sistem

Dalam sistem akuntansi di pondok Pesantren Rakha, model akuntansi / prosedur yang lazim digunakan secara umum adalah seperti yang digambarkan pada diagram di bawah :

Gambar 3.1. Diagram Proses data akuntansi secara umum

Dengan adanya penambahan metode DRUM – DRUK tahap 2, 3, 4 langsung dirangkum menjadi 1 tampilan yang mana 3 proses tersebut terinci dalam dua macam sorting data yaitu Rincian Uang Masuk dan Rincian Uang Keluar. Dengan kata lain seluruh transaksi dimasukkan dalam satu perincian baik transaksi external maupun internal, yang hanya di bedakan apakah masukan tersebut berupa kredit atau debet. Untuk nomer bukti transaksi diinputkan secara manual yang di dalamnya terdapat nomer perkiraan sebagai bukti transaksi yang terjadi, serta Unit mana yang melakukan transaksi.

1 2 3 4

Mengumpulkan dan mencatat data

Mencatat ulang data

Mengihtisarkan dan posting data

Menghitung Data Pengolahan data Menyiapkan Laporan Memberikan laporan kepada pemakai

8 7 5

Meretrieve Data

2

Gambar 3.2. Diagram proses akuntansi menggunakan DRUM - DRUK

Pada pembuatan sistem Informasi kali ini untuk retrieve data atau pengambilan ulang data dapat dilakukan pada saat semua proses pemasukan data transakasi selesai, kapanpun juga.

Pada kesempatan kali ini penulis juga menambahkan beberapa menu tambahan yaitu Daftar Absensi, Besar Gaji, Unit tempat bekerja pegawai, jam kerja pegawai ( karena pada sistim ini gaji guru pengajar dihitung per jam ), diperlukan untuk keperluan gaji pegawai.

3.2. Perancangan Sistem

Berdasar sistem yang sudah ada dan permasalahannya kemudian mendefinisikan kebutuhan dan permintaan dari pemakai untuk mencari alternatif solusi yang terbaik, maka didapat analisa dan perancangan sistem seperti berikut : 3.2.1. Sistem Flow

Agar bisa melihat secara jelas bisa dilihat pada langkah – langkah perancangan sistim di bawah ini :

1 2

Mengumpulkan dan mencatat data transaksi secara keseluruhan

Perincian data menggunakan DRUM – DRUK Rekap data Menyiapkan Laporan Memberikan laporan kepada pemakai

Sistim Flow dari penerimaan Kas

Don., Sumb, SPP Bank Kasir Adm. Pembukuan PDE Tanda Terima Tanda Terima

Uang

Cek

Uang Bukti Setor

Cek File disimpan Input Data File Trans . Uang Program Update File DRU M Master File Perkira an File Buku Besar Laporan Penerimaan Kas

12 Sistim Flow dari Sistim Penggajian

Unit2 Operasional Adm. Pembukuan Kasir Karyawan

PDE

Pay Slip Pay Slip Pay Slip Data Pegawwai Cetak Pay Slip Program Update File DRUK Master File Perkira an File Buku Besar Laporan Penggajian Cek Data Perhitungan Gaji Data Final Pembayaran Input Data Transaksi Pay Day Laporan Penggajian File disimpan

3.2.2. Data Flow Diagram 3.2.2.1. Context Diagram

14

16

3.2.2.4. Data Flow Diagram Level 2 Dari Proses 1.1.2 Penerimaan Kas

18 3.2.2.6. DFD Level 2 Dari Proses Penggajian

20 3.2.3. Entity Relationship Diagram

3.2.4. Perancangan Input

Pada setiap sistim informasi akuntansi yang ada, hal yang paling penting selain ketelitian, keamanan, dan efektif / efisien adalah posting ke nomer perkiraan masing – masing transaksi yang mana kali ini penulis masukkan ke dalam nomer bukti transaksi.

Sebagaimana kita tahu, ada bentuk nomer perkiraan yang harus kita perhatikan yaitu Nomer Perkiraan 1 adalah Kekayaan, 2 adalah Hutang, 3 adalah Modal, Nomer perkiraan 4 adalah segala bentuk pendapatan dan penerimaan. Terakhir adalah Nomer Perkiraan 5 adalah segala macam bentuk biaya / pengeluaran. Untuk lebih jelasnya pada Program Sistim Informasi Keuangan yang dibuat penulis, secara lengkap nomer perkiraan yang dibuat adalah seperti pada tabel di bawah ini :

Tabel 3.1. Daftar Kode dan Nama Perkiraan Posting Data

No Kode Keterangan

1 1 1. Kekayaan 2 1.1 1.1 Kas 3 1.2 1.2 Piutang 4 1.3 1.3 Inventaris 5 1.4 1.4 Gedung 6 1.5 1.5 Tanah

7 2 2. Hutang 8 2.1 2.1 Hutang 9 2.2 2.2 Hutang Lancar

10 3 3. Modal

11 3.1 3.1 Waqaf dan Hibah 12 3.2 3.2 Donatur dan Sumbangan 13 3.3 3.3 Modal Madrasah

14 4 4. Pendapatan dan Penerimaan 15 4.1 4.1 Pemerintah

22 17 4.1.2 4.1.2 DIK

18 4.1.3 4.1.3 BOP 19 4.1.4 4.1.4 DBO 20 4.1.5 4.1.5 Inpres

21 4.3 4.3 Penjualan Barang / Eks Inventaris 22 4.4 4.4 Uang Pangkal

23 4.4.1 4.4.1 Uang Sekolah / SPP 24 4.4.2 4.4.2 BP3/PMOG

25 4.5 4.5 Masyarakat dan Dunia Usaha 26 4.5.1 4.5.1 Waqaf dan Hibah

27 4.5.2 4.5.2 Sumbangan 28 4.5.3 4.5.3 ZIS

29 4.6 4.6 Pengelolaan Mesjid

30 5 5. Biaya

31 5.1 5.1 Belanja Pegawai

32 5.1.1 5.1.1 Gaji / Honor / Tutorial 33 5.1.2 5.1.2 Tunjangan

34 5.1.3 5.1.3 Pegawai / Pekerja Sekretariat 35 5.1.4 5.1.4 Lembur dan Kelebihan Jam Mengajar 36 5.1.5 5.1.5 Peningkatan mutu guru

37 5.1.6 5.1.6 Perjalanan Dinas

38 5.2 5.2 Belanja Umum dan Operasional Kantor 39 5.2.1 5.2.1 ATK, Fotocopy dan Barang Cetakan 40 5.2.2 5.2.2 Listrik, Telepon dan Air

41 5.2.3 5.2.3 Pemeliharaan Fasilitas Air/Listrik 42 5.2.4 5.2.4 Transportasi

43 5.2.5 5.2.5 Kebersihan dan Keamanan 44 5.2.6 5.2.6 Sumbangan dan Santunan 45 5.2.7 5.2.7 Pemeliharaan Alat-alat kantor 46 5.2.8 5.2.8 Pemeliharaan Bangunan/Gedung 47 5.2.9 5.2.9 Konsumsi

48 5.3 5.3 Belanja Kegiatan Siswa 49 5.3.1 5.3.1 Penerimaan Murid Baru 50 5.3.2 5.3.2 Pembinaan OSIS 51 5.3.3 5.3.3 Program Ekstrakurikuler 52 5.3.4 5.3.4 Pelaksanaan Program BP 53 5.5 5.5 Pengelolaan Mesjid

Data base yang ada pada pembuatan sistim informasi akuntansi adalah sebagai berikut :

Tabel Absensi

Nama Field Tipe Data Tgl_Absen Date/ time

Nip Text

Unit Text

Jabatan Text

Jam Number

Tabel BackUp

Nama Field Tipe Data

Path Text

Tabel Buku Bantu

Nama Field Tipe Data

No_bukti Text

Tgl_Trans Date/Time Keterangan Text Kode_Perkiraan Text Jenis_Trans Text

Jumlah Currency

Jenis_BB Text

Div Currency

Tabel Bantu_Inventaris

Nama Field Tipe Data No_bukti Text Tgl_Trans Date/Time Keterangan Text Inventaris Text Kode_Perkiraan Text Jenis_Trans Text Jumlah Currency

24 Tabel Barang

Nama Field Tipe Data Kode Text Keterangan Text

Tabel Detail_Gaji

Nama Field Tipe Data

Periode Text

Nip Text

Unit Text

Kegiatan Text

Keterangan Text

Jam Number

Honor Currency

Jenis Text

Tabel Detail_SPP

Nama Field Tipe Data

Periode Text

Tgl_Bayar Date/Time

Unit Text

Tabel Edukator

Nama Field Tipe Data

Nip Text

Nama Text

Alamat Text Telepon Text

Ttl Text

Jenis_Klm Text Tenaga Text Lama_Studi Text Pendidikan Text Lembaga Text Jurusan Text Thn_Lulus Text Thn_Masuk Text

Tabel Gaji

Nama Field Tipe Data Periode Text

Nip Text

Unit Text

Jumlah Currency

Tabel Gaji_Unit

Nama Field Tipe Data

Periode Text

Unit Text

26 Tabel Jabatan

Nama Field Tipe Data

Nip Text

Unit Text

Keterangan_Unit Text

Jabatan Text

Tabel Kode_Jabatan

Nama Field Tipe Data

Kode Text

Keterangan Text Jumlah Currency Satuan Text

Tabel Kode_Potongan

Nama Field Tipe Data

Kode Text

Keterangan Text Jumlah Currency

Satuan Text

Tabel Laporan_Keuangan

Nama Field Tipe Data

Periode Text

Tgl2 Date/Time

Kode_perkiraan Text Nama_Perkiraan Text

Debet Currency

Kredit Currency

Tabel Neraca

Nama Field Tipe Data

Periode Text

Tgl2 Date/Time

Kode_Perkiraan Text Jumlah Currency

Jenis Text

Tabel Periode

Nama Field Tipe Data

Kode Text

Tgl1 Date/Time

Tgl2 Date/Time

Keterangan Text

Tabel Perkiraan

Nama Field Tipe Data

Kode Text

Keterangan Text

Tabel Registrasi

Nama Field Tipe Data

Serial Text

Nama Text

Company Text

28 Tabel Rekap_SPP

Nama Field Tipe Data Periode Text Tgl_Periode Date/Time

Unit Text

Tagihan Currency Bayar Currency

Sisa Currency

Tabel SPP

Nama Field Tipe Data Periode Text

Unit Text

Jml_Santri Number

Iuran Currency

Sisa Currency

Jumlah Currency

Status Text

Tabel Transaksi

Nama Field Tipe Data

No_Bukti Text

Kode_Perkiraan Text Tgl_Trans Date/Time Keterangan Text

Unit Text

Jenis_Trans Text

Jumlah Currency

Tabel Unit

Nama Field Tipe Data

Kode Text

Keterangan Text

Tabel Users

Nama Field Tipe Data UserId Text Password Text Keterangan Text

Tabel Validasi

Nama Field Tipe Data

User Text

A Text

a1 Text

a2 Text

a3 Text

a4 Text

a5 Text

a6 Text

a7 Text

a8 Text

a9 Text

B Text

b1 Text

b2 Text

b21 Text

b22 Text

b3 Text

b4 Text

b5 Text

b51 Text

30

b54 Text

b55 Text

b56 Text

C Text

c1 Text

c2 Text

c3 Text

D Text

d1 Text

d2 Text

d3 Text

d4 Text

d5 Text

d6 Text

d7 Text

d8 Text

d81 Text

d82 Text

d83 Text

d84 Text

d85 Text

d86 Text

d9 Text

d10 Text

d11 Text

E Text

e1 Text

e2 Text

e3 Text

e4 Text

F Text

f1 Text

f2 Text

G Text

g1 Text

g2 Text

3.2.5. Perancangan Output

Secara umum, Sistim Informasi Akuntansi mempunyai alur proses seperti berikut ini :

• Pertama, user akan dihadapkan pada sebuah halaman depan yang terdapat pilihan pengisian master data.

• Kedua, user akan diminta memasukkan data – data transaksi yang akan diproses.

• Ketiga, adalah proses rekap, dimana semua data yang ada akan terkumpul dan dihitung.

• Keempat, adalah proses pembentukan laporan, dimana laporan tersebut dibuat sebagai hasil akhir dari laporan keuangan.

• Kelima, adalah proses pendokumentasian dimanalaporan keuangan tersebut akan dicetak sebagai dokumentasi.

Block diagram dibawah ini dibuat untuk menggambarkan cara kerja program adalah sebagai berikut :

Halaman Pilihan Setup

Data

Memasukkan Data pada menu

transaksi

Rekap Data

Pilihan macam laporan Proses Hard Copy

32

Bentuk Sistim kerja program yang ada bisa kita lihat pada gambar berikut ini :

Kegiatan

Transaksi Kas

Posting

Simpan Data pegawai

Inventaris Mulai

Laporan

Hard Copy

Posting Ya

Tidak

Untuk pembayaran SPP adalah sebagai berikut :

Mulai

Pemba

Setor Pembayaran SPP

Lunas

Pemasukan Data SPP

Transaksi Kas

Penc atata

Pemb eritah

Unit Operasional Yayasan

34

Sedangkan untuk penggajian adalah sebagai berikut :

Mulai

Absen

Absensi

Pemasukan Potongan Gaji

Perhitunggan Gaji

Pay-Day Pay-Check

Laporan

Pembayaran Dokumen Absensi

Disetor

Unit Operasional Yayasan

BAB IV EVALUASI SISTIM

Berikut ini akan dilakukan pengujian terhadap sistim informasi keuangan dengan melakukan dialog dengan user dan memberikan quisioner. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada overview program di bawah ini : 3.2. Overview

Pada saat pertama kali user membuka program seperti biasa user dihadapkan pada dialog box yang berisi User Name dan password, seperti terlihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.1. Gambar Tampilan Login

Sesaat setelah nama user serta password dimasukkan dan benar, maka user akan dihadapkan pada tampilan utama seperti gambar di bawah ini

Gambar 4.2. Tampilan Main Menu

Untuk pertama kali user diharapkan memasukkan data – data awal seperti data pegawai, jabatan, penentuan SPP dari unit operasional, inventarisasi alat – alat yayasan, penentuan besar nilai penyusutan, penentuan periode akuntansi, penentuan besarnya potongan gajih karyawan, serta editing nomer perkiraan. Akan tetapi apabila data awal seperti tersebut diatas sudah dimasukkan maka user biasanya langsung mengisi data pada menu transaksi. Untuk lebih jelas, isi dari menu yang ada akan digambarkan pada gambar di bawah ini :

Untuk Pengisian unit operasional adalah seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.4. Form Pengisian nama Unit Operasional

Untuk pemberian jabatan seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.5. Form Pengisian Jabatan Pegawai

Kemudian berturut – turut Form untuk Penentuan Iuran SPP Barang Inventaris, Penyusutan, Periode Akuntansi, Potongan, No. Perkiraan adalah seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.6. Window Tagihan SPP per unit Operasional

Gambar 4.7. Daftar Inventarisasi alat – alat kantor di yayasan

Sedangkan untuk penentuan periode akuntansi, penulis memberikan fleksebilitas dalam penentuan jangkan waktu pelaporan yang akan dibuat. Jadi sebelum dibuat laporan keuangannya, user harus menentukan dulu jangka waktu laporan yang akan dibuat, disini istilah lazimnya dalam sistim akuntansi adalah Periode Akuntansi. Yang kemudian periode akuntansi akan disimpan untuk memudahkan user membuat laporan keuangannya di kemudian hari. Dan Periode Akuntansi lazimnya tidak berubah untuk mengetahui pembuatan

laporan terakhir yang telah dilakukan. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada tampilan berikut ini :

Gambar 4.9. Form Menentukan Jenis dan Besar Potongan gaji

Pada Program Sistim Informasi ini, user terlebih dahulu harus membuat kode perkiraan. Seperti yang telah di bahas diatas, maka penulis sediakan form khusus untuk mengedit kode perkiraan.

Gambar 4.10. Form edit Kode Perkiraan

Kemudian setelah pengisian data awal selesai maka transaksi sehari – hari yang dilaksanakan adalah Transaksi kas harian, selain itu user admin juga memasukkan data tambahan yang mungkin dilakukan tidak tiap hari seperti Absensi, gaji berupa perhitungan gaji dan potongan gaji, pembayaran SPP Unit Operasional, serta buku bantu berupa Inventaris, Hutang, Piutang, Gedung .

Untuk pengisian transaksi kas perlu diperhatikan bahwa disini penulis membuat nomer bukti transaksi bentuknya adalah nomer perkiraan – kode unit operasional – nomer urut transaksi. Dan apabila sudah selesai mengisikan data, maka sebelum disimpan ada beberapa kemungkinan bahwa nanti yang data yang user masukkan juga harus dimasukkan ke dalam buku bantu, oleh karena itu setiap akan menyimpan user akan ditanya apakah data di posting terlebih dahulu ke buku bantu atau tidak ? apabila ya maka data yang baru saja dimasukkan akan diposting secara otomatis ke dalam buku bantu. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada tampilan berikut ini :

Gambar 4.11. Tampilan Transaksi kas harian

Gambar 4.12. Tampilan Transaksi kas harian dengan posting ke buku bantu

Gambar 4.13. Tampilan Absensi Karyawan

Untuk perhitungan gaji, ditampilkan juga kode periode pembayaran yang telah di tentukan terlebih dahulu dalam form period akuntansi, kemudian nama pegawai serta dari unit operasional mana dia

berasal. Disini penulis berasumsi bahwa satu pegawai bisa merangkap dua atau lebih jabatan mengingat bahwa seluruh unit operasional serta kantor yayasan berada dalam satu kawasan atau komplek.

Gambar 4.14. Tampilan untuk menentukan besarnya gaji karyawan

Selain penentuan besar gaji yang diterima karyawan, terdapat juga form potongan gaji resmi Seperti terlihat pada ilustrasi di bawah ini.

Pada form pembayaran SPP inilah unit operasional dimasukkan data pembayaran SPP Siswanya. Dan apabila adat tunggakan dapat dilihat pada window pada menu Setup Data – Iuran SPP seperti yang telah disebutkan diatas. Untuk pembayaran SPP terlihat seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.16. Form Pembayaran SPP per Unit Operasional

Ini adalah contoh form untuk buku bantu yang kebetulan kali ini yang ditampilkan adalah Buku Bantu Bank, dan bentuk untuk buku bantu yang lain sama dan isinya tergantung keperluannya, seperti Buku Bantu Hutang, Buku Bantu Piutang dan lain – lain.

Apabila semua transaksi sudah dimasukkan, maka proses selanjutnya adalah memproses semua data supaya data yang ada di posting serta di rekap atau disiapkan untuk keperluan laporan. Untuk rekap data ada 3 macam yaitu : Menu Rekap Pembayaran Gaji / Honor Per unit, rekap data untuk Posting Gaji ke Kas Umum, serta yang terakhir adalah Rekab Absensi. Apabila data tidak direkap terlebih dahulu maka data di menu laporan tidak akan muncul. Bentuk form rekap lebih jelas dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.18. Window Rekap data

Sesudah semua data di posting lewat Rekap, maka langkah terakhir adalah Laporan. Dimana penulis sudah menyiapkan Laporan – Laporan yaitu :

1. Daftar Pegawai : Detail & List 2. Daftar Unit Operasional 3. Daftar Jabatan

4. Daftar No. Perkiraan

5. Tagihan SPP : Detail Tagihan Spp & Rekap Tagihan Spp 6. Daftar Absensi

7. Daftar Gaji : Detail & List 8. Buku Kas Umum

9. Buku Bantu : Inventaris, Bank, Hutang, Piutang, Gedung 10. DRUM

11. DRUK

12. Laporan Keuangan juga neraca dan rugi / laba

Untuk laporan yang ada untuk memudahkan dalam dokumentasi maka laporan yang ada di buat dalam bentuk Cristal Report. Untuk bentuk laporan yang sudah jadi setelah dilakukan rekap data adalah seperti terlihat pada contoh di bawah ini :

Gambar 4.19.Laporan Daftar Pegawai dalam bentuk Detail

Pada bentuk Laporan tagihan SPP, sebelum laporan dikeluarkan, user harus memasukkan terlebih dahulu kode periode akuntansi.

Gambar 4.21. Periode Tagihan SPP

Ini berlaku juga pada menu laporan untuk Daftar Absensi, Daftar Gaji, Daftar Rincian Uang Keluar, Daftar Rincian Uang Masuk. Untuk Bentuk Laporan Daftar Absensi Bisa dilihat di bawah ini.

Gambar 4.22. Bentuk Laporan Absensi

Gambar 4.23. Bentuk Laporan / Slip gaji karyawan

Sedangkan bentuk laporan untuk buku kas umum penulis bentuk utama pelaporannya sesuai dengan periode akuntansi yang

diberikan dan setelah itu dapat dilihat lewat hard copy. Seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.24. Buku Kas Umum

Gambar 4.26. Bentuk Laporan Daftar Rincian Uang Masuk

Bentuk Laporan dari Daftar Rincian Uang Keluar sama dengan bentuk Daftar Rincian Uang Masuk.

Yang terakhir untuk bentuk laporan keuangan, disini terletak laporan aktual mulai Rugi Laba, dengan asumsi bahwa Yayasan tidak mengedepankan keuntungan pribadi, serta neraca. Untuk lebih jelas bisa dilihat pada gamabar berikut.

Pada tampilan Laporan keuangan inilah kita bisa melihat rugi / laba dan neraca. Seperti terlihat pada gambar 4.29.

Gambar 4.28. Tampilan Rugi Laba

3.3. Quisioner

Untuk lebih menambah hasil evaluasi program sistim Informasi ini, penulis membuat quisioer sebanyak 20 buah. Responden yang diambil dari populasi para pegawai dengan pekerjaan yang berhubungan dengan sistim akuntansi. Dari hasil jawabannya, kemudian diberi bobot 1 – 5 ( jawaban a = 1, b = 2, c = 3, d = 4, e = 5 ). Total dari hasil jawaban tersebut kemudian dijumlahkan, kemudian dari seluruh responden dijumlahkan dan dibuat nilai rata – ratanya. Dari nilai hasil rata – rata kemudian dilihat dengan penilaian yang telah penulis siapkan yaitu sebagai berikut :

- 1 – 30 : Program perlu perbaikan

- 31 – 60 : Program berjalan sesuai dengan yang diharapkan - > 61 : Program berjalan dengan baik melebihi apa yang

diinginkan user.

Dari hasil tersebut dapat diketahui sampai sejauh mana program ini berpengaruh bagi User serta apakah dapat lebih meningkatkan kinerja serta keamanan data. Quisioner serta hasil Quisioner tersebut bisa dilihat pada halaman lampiran.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan mengenai teori tentang Sistim Informasi Akuntansi dan penelitian serta evaluasi atas sistim informasi akuntansi di Yayasan Rasyidiyah Khalidiyah maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan melakukan perbaikan dan penataan kembali Sistim Informasi Akuntansi lewat Program Sistim Informasi Keuangan ini akan dihasilkan informasi yang lengkap, relevan, dan tepat waktu yang

dapat digunakan pimpinan sebagai alat pengendalian dan

pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

2. Pemberian penambahan hasil akhir berupa Daftar Rincian Uang Masuk dan Daftar Rincian Uang Keluar akan memberikan para pengelola Yayasan penambahan informasi yang akurat akan jalannya keuangan di Yayasan itu sendiri.

3. Pembayran SPP yang tidak teratur mengakibatkan data pembayaran yang tercecer sehingga apabila ada pelunasan SPP dari salah satu unit operasional jumlah pasti tidak dapat diketahui. Serta laporan keuangan yang tidak akurat, serta dalam format yang setiap saat berubah.

4. Untuk penggajian, daftar absensi yang berhubungan dengan jam mengajar dirasa rancu, dikarenakan msih manual dan penetapan jam kerja yang tidak teratur semisal menjadi guru pengganti, kadang malah membuat pegawai biasanya kehilangan uang sebesar jam kerja tambahannya tersebut.

5. Dari hasil Quisioner yang dibagikan, ternyata diperoleh hasil yang menggembirakan dimana hasilnya menunjukkan angka rata – rata diatas 70, sehingga diperoleh kesimpulan bahwa memang benar dengan adanya Program Sistim Akuntansi menambah kinerja suatu organisasi dan memecahkan beberapa masalah dalam keakuratan hasil laporan. Hasil selengkapnya bisa dilihat di halaman lampiran.

5.2. Saran

Saran yang penulis kemukakan untuk mengatasi permasalahan yang ada sebagai berikut :

1. Sebaiknya agar ditempatkan satu orang khusus sebagai administrasi sekaligus memegang komputer untuk urusan kepegawaian di mana di dalam Program Sistim Informasi Akuntansi telah diberi fasilitas validasi jadi hanya bisa membuka bagian kepegawaian.

2. Dalam pembuatan laporan keuangan disarankan bukti kas dengan catatan kas harian di database Program Sistim Informasi Akuntansi selalu dicek, rutin mungkin satu bulan sekali, untuk mencegah penyimpangan baik sengaja maupun yang tidak disengaja.

3. Dengan adanya Program ini, diharapkan kinerja pengelola yayasan lebih meningkat dikarenakan kemudahan dalam penyiapan laporan keuangan serta akurasi dalam perhitungan pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Drs. Zaki, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan

Metode, Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi, YKPN,

Yogyakarta, 1981.

F. Usry, Milton; H. Hammer, Lawrence, Akuntansi Biaya Perencanaan Dan Pengendalian, Edisi 10 Jilid 1, Erlangga, 1991.

Henry, C. Lucas Jr, Analisis Design dan Implementasi Sistem Informasi , penerbit ERLANGGA, Jakarta ,cetakan ketiga,1993

Jogianto, H.M, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis , Edisi pertama, penerbit ANDI OFFSET, Yogyakarta ,cetakan kedua, 1991.

Jusup, Drs. AL. Haryono, M.B.A, Dasar – Dasar Akuntansi, Jilid 1, Lyberty, Yogyakarta, 1984.

Pressman, Roger S., Software Enginering, A Practitioner’s Approach, Fifth Edition, Mc. Graw Hill International Edition, Singapore, 2001 Soetedjo, Soegeng, Akuntansi Intermediate, Bagian I, Airlangga

University Press, Surabaya, 1999.

Yuniarto ,Nurwono, Ir., MBA, Manajemen Informasi Pendekatan Global , penerbit PT. ELEX Media Komputindo, Jakarta,1994

Gambar 4.26. Bentuk Laporan Daftar Rincian Uang Masuk

Bentuk Laporan dari Daftar Rincian Uang Keluar sama dengan bentuk Daftar Rincian Uang Masuk.

Yang terakhir untuk bentuk laporan keuangan, disini terletak laporan aktual mulai Rugi Laba, dengan asumsi bahwa Yayasan tidak mengedepankan keuntungan pribadi, serta neraca. Untuk lebih jelas bisa dilihat pada gamabar berikut.

Pada tampilan Laporan keuangan inilah kita bisa melihat rugi / laba dan neraca. Seperti terlihat pada gambar 4.29.

Gambar 4.28. Tampilan Rugi Laba

3.3. Quisioner

Untuk lebih menambah hasil evaluasi program sistim Informasi ini, penulis membuat quisioer sebanyak 20 buah. Responden yang diambil dari populasi para pegawai dengan pekerjaan yang berhubungan dengan sistim akuntansi. Dari hasil jawabannya, kemudian diberi bobot 1 – 5 ( jawaban a = 1, b = 2, c = 3, d = 4, e = 5 ). Total dari hasil jawaban tersebut kemudian dijumlahkan, kemudian dari seluruh responden dijumlahkan dan dibuat nilai rata – ratanya. Dari nilai hasil rata – rata kemudian dilihat dengan penilaian yang telah penulis siapkan yaitu sebagai berikut :

- 1 – 30 : Program perlu perbaikan

- 31 – 60 : Program berjalan sesuai dengan yang diharapkan - > 61 : Program berjalan dengan baik melebihi apa yang

diinginkan user.

Dari hasil tersebut dapat diketahui sampai sejauh mana program ini berpengaruh bagi User serta apakah dapat lebih meningkatkan kinerja serta keamanan data. Quisioner serta hasil Quisioner tersebut bisa dilihat pada halaman lampiran.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan mengenai teori tentang Sistim Informasi Akuntansi dan penelitian serta evaluasi atas sistim informasi akuntansi di Yayasan Rasyidiyah Khalidiyah maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan melakukan perbaikan dan penataan kembali Sistim Informasi Akuntansi lewat Program Sistim Informasi Keuangan ini akan dihasilkan informasi yang lengkap, relevan, dan tepat waktu yang dapat digunakan pimpinan sebagai alat pengendalian dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

2. Pemberian penambahan hasil akhir berupa Daftar Rincian Uang Masuk dan Daftar Rincian Uang Keluar akan memberikan para pengelola Yayasan penambahan informasi yang akurat akan jalannya keuangan di Yayasan itu sendiri.

3. Pembayran SPP yang tidak teratur mengakibatkan data pembayaran yang tercecer sehingga apabila ada pelunasan SPP dari salah satu unit operasional jumlah pasti tidak dapat diketahui. Serta laporan keuangan yang tidak akurat, serta dalam format yang setiap saat berubah.

4. Untuk penggajian, daftar absensi yang berhubungan dengan jam mengajar dirasa rancu, dikarenakan msih manual dan penetapan jam kerja yang tidak teratur semisal menjadi guru pengganti, kadang malah membuat pegawai biasanya kehilangan uang sebesar jam kerja tambahannya tersebut.

5. Dari hasil Quisioner yang dibagikan, ternyata diperoleh hasil yang menggembirakan dimana hasilnya menunjukkan angka rata – rata diatas 70, sehingga diperoleh kesimpulan bahwa memang benar dengan adanya Program Sistim Akuntansi menambah kinerja suatu organisasi dan memecahkan beberapa masalah dalam keakuratan hasil laporan. Hasil selengkapnya bisa dilihat di halaman lampiran.

5.2. Saran

Saran yang penulis kemukakan untuk mengatasi permasalahan yang ada sebagai berikut :

1. Sebaiknya agar ditempatkan satu orang khusus sebagai administrasi sekaligus memegang komputer untuk urusan kepegawaian di mana di dalam Program Sistim Informasi Akuntansi telah diberi fasilitas validasi jadi hanya bisa membuka bagian kepegawaian.

2. Dalam pembuatan laporan keuangan disarankan bukti kas dengan catatan kas harian di database Program Sistim Informasi Akuntansi selalu dicek, rutin mungkin satu bulan sekali, untuk mencegah penyimpangan baik sengaja maupun yang tidak disengaja.

3. Dengan adanya Program ini, diharapkan kinerja pengelola yayasan lebih meningkat dikarenakan kemudahan dalam penyiapan laporan keuangan serta akurasi dalam perhitungan pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Drs. Zaki, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan

Metode, Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi, YKPN,

Yogyakarta, 1981.

F. Usry, Milton; H. Hammer, Lawrence, Akuntansi Biaya Perencanaan Dan Pengendalian, Edisi 10 Jilid 1, Erlangga, 1991.

Henry, C. Lucas Jr, Analisis Design dan Implementasi Sistem Informasi , penerbit ERLANGGA, Jakarta ,cetakan ketiga,1993

Jogianto, H.M, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis , Edisi pertama, penerbit ANDI OFFSET, Yogyakarta ,cetakan kedua, 1991.

Jusup, Drs. AL. Haryono, M.B.A, Dasar – Dasar Akuntansi, Jilid 1, Lyberty, Yogyakarta, 1984.

Pressman, Roger S., Software Enginering, A Practitioner’s Approach, Fifth Edition, Mc. Graw Hill International Edition, Singapore, 2001 Soetedjo, Soegeng, Akuntansi Intermediate, Bagian I, Airlangga

University Press, Surabaya, 1999.

Yuniarto ,Nurwono, Ir., MBA, Manajemen Informasi Pendekatan Global , penerbit PT. ELEX Media Komputindo, Jakarta,1994