PA : Sistem Pengarsipan pada Divisi Umum Kesekretariatan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.

KANTOR PUSAT SURABAYA

PROYEK AKHIR

Nama : HENDRIYANI PUSPITA SARI

NIM : 09.39015.0009

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

v

Pengarsipan merupakan hal yang perlu diperhatikan oleh suatu instansi/organisasi sehubungan dengan pentingnya kegiatan administrasi. Tujuan penulisan laporan proyek akhir ini adalah untuk mengetahui penggolongan dan penanganan arsip secara manual dan komputerisasi pada PT. Pembangkitan Jawa Bali. Metode penulisan yang digunakan dalam menyusun laporan Proyek akhir adalah Studi

Observasi, Wawancara, Studi Literatur dan Konsultasi. Data kearsipan pada PT.

Pembangkitan Jawa Bali (PJB) berupa Surat Keputusan Direksi, Surat Perjanjian, Transaksi, Training dan Tunjangan Kesehatan. Proses penggolongan arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu berdasarkan fisik, fungsi dan tingkat perkembangan/pembuatan. Sistem pengarsipan yang terdapat di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ada 2 (dua) yaitu sistem pengarsipan secara manual dan sistem pengarsipan secara komputerisasi. Proses pengarsipan secara manual yang digunakan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ada 2 (dua) yaitu sistem alfanumerik dan sistem kode masalah. Sistem alfanumerik adalah penataan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka, sedangkan sistem kode masalah adalah penataan arsip yang ditata sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip tersebut. Sedangkan pengarsipan secara komputerisasi PT. Pembangkitan Jawa Bali menggunakan software canofile. Pengarsipan dengan

software canofile dapat mempermudah dalam hal menyimpan, mengindex dan

pencarian arsip.

Berdasarkan hasil proyek akhir yang dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa proses kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sudah berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kondisi dan teori yang ada, yaitu dilakukan melalui beberapa proses pengelompokan, pemrosesan, penyerahan arsip dan penataan arsip.

ix

Halaman

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.4.1 Tujuan Umum ... 3

1.4.2 Tujuan Khusus ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

x

2.1.1 Sejarah PT Pembangkitan Jawa Bali ... 7

2.1.2 Tujuan, Misi, dan Visi PT Pembangkit Jawa Bali (PJB) ... 8

2.1.3 Budaya Perusahaan ... 9

2.1.4 Tanggung jawab sosial Perusahaan ... 11

2.1.5 Ruang lingkup kegiatan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ... 13

2.1.6 Logo Perusahaan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ... 14

2.1.7 Struktur Organisasi ... 16

2.2 Gambaran Umum Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan ... 17

2.2.1 Struktur Organisasi Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan ... 17

2.3 Lokasi dan Tempat Kerja Praktek ... 18

2.3.1 Denah Ruangan Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan ... 19

BAB III LANDASAN TEORI ... 21

3.1 Arsip ... 21

3.1.1 Pengertian Arsip ... 21

3.1.2 Jenis Arsip ... 22

3.1.3 Penggolongan Arsip ... 25

3.1.4 Fungsi Arsip ... 25

3.1.5 Peranan Arsip ... 27

3.1.6 Tujuan Arsip ... 27

xi

3.1.10Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 31

3.1.1 Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik ... 34

3.2 Microsoft Excel ... 36

3.2.1 Pengertian Microsoft Exel ... 36

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 39

4.1 Penggolongan Arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ... 41

4.2 Penanganan Arsip Secara Manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ... 46

4.2.1 Penemuan Arsip ... 46

4.2.2 Penerimaan Arsip ... 51

4.3 Penanganan Arsip Secara Komputerisasi (e-filing) di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ... 62

4.3.1 Tahapan Pengarsipan secara Komputerisasi (e-filing) ... 62

4.4 Penyusutan Arsip ... 74

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 76

5.1 Kesimpulan ... 76

5.2 Saran... 77

DAFTAR PUSTAKA ... 78

xii

Halaman Table 4.1 Rincian Kegiatan Selama Proyek Akhir ... 39

xiii

Halaman

Gambar 2.1 Logo PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ... 14

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 16

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Divisi Umum Bidang Kearsipan ... 17

Gambar 2.4 Denah Ruangan Kearsipan ... 19

Gambar 3.1 Fitur-fitur yang terdapat di Microsoft excel 2007……… ... . 37

Gambar 4.1 Arsip Tekstual ... 41

Gambar 4.2 Arsip Dinamis Aktif ... 44

Gambar 4.3 Arsip Statis ... 45

Gambar 4.4 Surat Tembusan ... 46

Gambar 4.5 Flow Penemuan Arsip ... 46

Gambar 4.6 Kardus Arsip ... 48

Gambar 4.7 Berdasarkan tanggal ... 49

Gambar 4.8 Flow Arsip ... 51

Gambar 4.9 Flow Arsip Konvesional... 53

Gambar 4.10 Label Box... 54

Gambar 4.11 Label Ordner ... 54

Gambar 4.12 Agenda Arsip... 55

Gambar 4.13 Box ... 55

Gambar 4.14 Guide Arsip ... 56

Gambar 4.15 Filing cabinet ... 56

xiv

Gambar 4.19 Lokasi penyimpanan Arsip... 59

Gambar 4.20 Format Data Kotak ... 59

Gambar 4.21 Data Kotak yang telah terisi ... 61

Gambar 4.22 Flow Arsip Media Baru (Foto) ... 61

Gambar 4.23 Taskbar Windows ... 63

Gambar 4.24 Canofile for windows ... 64

Gambar 4.25 Login Canofile ... 64

Gambar 4.26 Worksheet canofile ... 66

Gambar 4.27 Cabinet for scanning ... 67

Gambar 4.28 Scan Page ... 69

Gambar 4.29 Menscan Arsip... 71

Gambar 4.30 Hasil Scanning... 72

xv

Halaman

Lampiran 1 Surat Keterangan Kerja Praktek ... 80

Lampiran 2Log Harian Catatan Perubahan Acuan Kerja ... 81

Lampiran 3 Kehadiran Kerja Praktek ... 85

Lampiran 4 Garis Besar Acuan Kerja ... 87

Lampiran 5 Kartu Bimbingan ... 88

1

BAB I

PENDAHULUAN

Bab I ini merupakan pendahuluan atas permasalahan yang dibahas yang meliputi latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan Proyek Akhir dan sistematika penulisan.

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para pimpinan. Seorang Sekretaris dituntut memiliki kemampuan teknis seperti mengetik, mengatur acara, mengarsip surat, mengirim surat dan sebagainya. Berhasil tidaknya seorang pimpinan sangatlah ditentukan oleh kecekatan, ketepatan dan kecakapan sekretaris dalam memberikan pelayanan yang dibutuhkan pimpinan.

Arsip merupakan bagian yang terpenting dari kehidupan manusia baik secara individu maupun kelompok. Pengarsipan merupakan bagian dari kegiatan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan secara efektif. Dengan diterapkannya sistem penanganan arsip yang baik akan dapat menunjang kegiatan administrasi. Tanpa adanya kegiatan pengarsipan yang baik tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengetahui semua catatan dan dokumen secara lengkap dan detail jika arsip tersebut tidak disimpan dengan baik. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasi dalam mencapai tujuan.

Mengingat sangat pentingnya arsip dalam suatu kantor, maka peran manajemen kearsipan adalah sebagai pondasi awal sebuah perusahaan. Hal itu dikarenakan setiap pekerjaan dan kegiatan di perusahaan memerlukan sumber data berupa arsip, karena arsip adalah bukti dari suatu kegiatan sampai pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Dalam hal ini fungsi arsip adalah sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah yang perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.

Pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran melalui sistem manual maupun komputerisasi (e-filing).

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil penelitian dan hasil analisis penulis pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat, penulis dapat mengidentifikasikan adanya masalah sebagai berikut:

a. Bagaimana sistem penggolongan arsip di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ?

b. Bagaimana sistem penanganan arsip secara manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ?

c. Bagaimana sistem penanganan arsip secara komputerisasi (e-filing) di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Karena begitu luasnya objek penelitian yang dihadapi dan untuk memperjelas arah permasalahan yang akan dibahas maka penulis membatasi masalah-masalah sebagai berikut:

a. Sistem penggolongan arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya meliputi Fisik, Fungsi dan tingkat Perkembangan/Pembuatan Arsip. b. Sistem penanganan arsip secara manual PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB)

Kantor Pusat Surabaya menggunakan sistem alfanumerik dan sistem kode masalah.

c. Sistem penanganan arsip secara komputerisasi PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya menggunakan software canofile.

1.4 Tujuan

1.4.1 Tujuan Umum

Tujuan umum peneitian laporan ini yang dicapai adalah:

a. Mengetahui dan mempelajari peranan sekretaris dalam mengelola arsip di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.

b. Mengimplementasikan dan mempraktekkan ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan pada program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan STIKOM Surabaya.

c. Melatih kemampuan bekerja sama dan disiplin waktu serta kemampuan untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya

1.4.2 Tujuan Khusus

Tujuan khusus penelitian laporan ini yang dicapai adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui sistem penggolongan dan pengarsipan secara manual dan komputerisasi pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.

b. Untuk mengetahui cara penanganan arsip secara manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.

c. Untuk memberikan gambaran mengenai alur proses arsip secara komputerisasi menggunakan software canofile di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.

1.5 Manfaat

Sebelum melaksanakan tugas di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya, diberikan arahan dan bimbingan guna memperlancar pengerjaan dengan baik dan benar. Hal tersebut dapat membantu memperkaya pengetahuan akan dunia kerja yang sesungguhnya. Adapun kontribusi yang penulis berikan kepada:

1. PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.

Membantu pekerjaan dalam hal mengurus sistem pengarsipan secara manual maupun sistem pengarsipan secara terkomputerisasi menggunakan software.

Canofile

2. STIKOM Surabaya

Hasil laporan proyek akhir ini dapat menjadi tambahan referensi buku yang ada di perpustakaan STIKOM Surabaya, sehingga dapat bermanfaat bagi

mahasiswa lain yang mencari referensi untuk menyusun laporan, ataupun memperluaskan wawasan mengenai kearsipan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih mudah dalam mempelajari isi dalam laporan Proyek Akhir ini, maka Sistematika Penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Membahas tentang gambaran umum yang menyangkut sejarah PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata letak kantor, peralatan, perlengkapan kantor di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.

BAB III LANDASAN TEORI

Membahas tentang teori-teori yang berhubungan langsung dengan hal yang dikerjakan pada Sub Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya. Teori penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam Proyek Akhir tersebut.

BAB IV METODE DAN PEMBAHASAN

Membahas tentang hasil dari kegiatan yang dilaksanakan di tempat Proyek Akhir pada Sub Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Membahas tentang kesimpulan dan saran yang akan dikemukakan oleh penulis

7

GAMBARAN UMUM

Dalam gambaran umum perusahaan, penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, visi, misi, dan tujuan perusahaan serta ruang lingkup kegiatan perusahaan.

2.1 Gambaran Umum PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) 2.1.1 Sejarah PT Pembangkitan Jawa Bali

Tak pelak lagi, listrik telah menjadi kebutuhan vital kehidupan modern. Boleh dikatakan nyaris tidak ada satu pun kegiatan manusia modern yang tidak memanfaatkan tenaga listrik. Itulah sebabnya kebutuhan listrik dipastikan akan terus meningkatkan dari waktu ke waktu. Sebagai anak perusahaan PT perusahaan Listrik Negara (PT PLN Persero), PT Pembangkit Jawa Bali (PT PJB) dibentuk untuk menjawab tantangan tersebut.

Sejarah PT Pembangkit Jawa bali (PJB) berawal ketika Perusahaan Listrik dan Gas dibentuk pada tahun 1945, setelah Indonesia merdeka. Ditahun 1965, perusahaan listrik Negara dipisahkan dari perusahaan gas Negara. Pada tahun 1972, perusahaan listrik Negara menjadi badan usaha milik Negara dengan status perusahaan umum. Sepuluh tahun kemudian, tahun 1982, restrukturisasi dimulai dari Jawa-Bali dengan pemisahan unit sesuai fungsinya, unit PT PLN Distribusi dan unit PT PLN Pembangkit dan Penyaluran. Pada tahun 1994, status perusahaan listrik Negara diubah menjadi persero. Setahun kemudian dilakukan restrukturisasi di dalam PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) dengan membentuk anak perusahaan di bidang pembangkitan. Restrukturisasi tersebut

bertujuan memissahkan misi social dan misi komersil yang diemban. Pada tanggal 3 oktober 1995, PT Pembangkitan Tenaga Listik Negara Pembangkitan Jawa Bali II (PLN PJB II) berdiri. Seiring dengan pengembangan strategi usaha, pada tahun 2000, PLN PJB II melakukan penyempurnaan organisasi dan mengubah nama menjadi PT Pembangkitan Jawa Bali (PT PJB). Perusahaan ini berkantor pusat di Surabaya, Jawa Timur.

2.1.2 Tujuan, Misi, dan Visi PT Pembangkit Jawa Bali (PJB)

Dalam melaksanakan usahanya PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) mengusung filosofi “Mempunyai komitmen yang tinggi terhadap sasaran yang hendak dicapai dan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai asset penting bagi perusahaan”. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalammengelola perusahaan, komitmen tersebut merupakan aspek yang harus selalu dijaga. Dalam menjaga komitmen tersebut PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) memiliki visi:

a. Menguasai pangsa pasar di Indonesia b. Menjadi perusahaan kelas dunia c. Memiliki SDM yang professional d. Peduli lingkungan

Sedangkan misi yang diusung PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) dalam menjalankan bisnisnya adalah:

a) Menjadikan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) menjadi perusahaan publik yang maju dan dinamis dalam bidang pembangkitan tenaga listrik.

b) Memberikan hasil yang terbaik kepada pemegang saham, pegawai, pelanggan, pemasok, pemerintah dan masyarakat serta lingkugannya.

2.1.3 Budaya Perusahaan

Usaha strategi dan berisiko tinggi yang dijalankan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) menuntut tanggung jawab yang tinggi, yang harus tercemin dalam setiap prilaku individu dan organisasi dalam menjalankan kegiatan usaha sehari-hari. Rasa tanggung jawab tersebut diyakini sebagai kristalisasi dari nilai-nilai budaya yang harus dimiliki setiap karyawan, yang berlaku sekaligus sebagai identitas perusahaan (corporate identity), dimana salah satu bentuknya adalah adanya keseragaman pola prilaku. Hal tersebut menyebabkan budaya perusahaan menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan.

PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) memahami bahwa tanpa adanya budaya perusahaan, maka visi, misi, strategi dan program yang ditetapkan tidak akan terwujud. Oleh karena itu PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) merumuskan budaya perusahaan sebagai berikut:

a. Integritas, yaitu kepribadian yang slalu memperjuangkan kebenaran melalui kejujuran dan tanggung jawab

b. Keunggulan, yaitu kondisi dimana kualitas kerja dapat melampaui standar yang telah ditetapkan

c. Kerjasama, yaitu menyatukan kemampuan dan bakat tiap orang untuk mencapai tujuan bersama

d. Pelayanan, yaitu sikap dan prilaku mementingkan kepuasan pelanggan, pemegang saham, masyarakat dan bangsa

e. Sadar Lingkungan, yaitu kesadaran untuk selalu memelihara alam dan lingkungan kerjanya sebagai sumberdaya demi kelestarian perusahaan.

Untuk mewujudkan budaya perusahaan tersebut, direksi membentuk Tim Budaya Perusahaan dengan tujuan untuk mempercepat proses pembentukan budaya perusahaan dan membantu mempermudah kelancaran pembentukan budaya perusahaan. Tim juga berkewajiban untuk melaksanakan internalisasi dan sosialisasi nilai-nilai budaya perusahaan.

Berbagai langkah konkrit telah dilakukan oleh PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) untuk mewujudkan budaya perusahaan, yaitu:

1. Menyusun peta perjalanan (road map) pembangunan budaya perusahaan. 2. Mempersiapkan agen perubahan, untuk memformulasikan nilai-nilai dalam

rumusan yang sederhana dan mudah dimengerti, dan berfungsi untuk menyampaikan nilai-nilai dalam rumusan yang sederhana dan mudah dimengerti, dan berfungsi untuk menyampaikan nilai-nilai budaya perusahaan dalam bentuk dimensi perilaku sehingga diharapkan akan mempercepat proses pembentukan budaya perusahaan.

3. Melakukan kristalisasi terhadap nilai-nilai budaya perusahaan yang telah terjaring

4. Mempersiapkan infrastruktur agar proses implementasi dapat bergulir dengan efektif dan efisien.

5. Melakukan evaluasi pelaksanaan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) menetapkan kunci sukses pelaksanaan budaya perusahaan sebagai berikut: a) Cetak biru (blue print) yang jelas

b) Komitmen yang kuat

2.1.4 Tanggung jawab sosial Perusahaan

PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) berkomitmen terhadap kesehatan dan keselamatan kerja, kepedulian lingkungan serta pengembangan masyarakat sebagai bagian dalam mengelola aktivitas bisnis perusahaan agar dapat berkembang secara berkelanjutan. Adapun komitmen tersebut, yaitu:

a. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

Komitmen terhadap perlindungan maksimal kesehatan dan keselamatan kerja karyawan diwujudkan dalam bentuk pembakuan pedoman pelaksanaan K3 yang ketat dan menyeluruh. Hasil dari upaya yang sungguh-sungguh ini menghasilkan reputasi istimewa dari tahun ke tahun dan kembali diraihnya penghargaan Bendera Emas, Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Zero Accident Award di setiap unit kerja.

Dalam mengembangkan pengendalian risiko kecelakaan kerja, PJB senantiasa melakukan inspeksi dan pengawasan di seluruh unit pembangkitan, sedangkan untuk pembinaan K3 telah dilakukan Safety Training Observation

Program (STOP).

b. Pelestarian Lingkungan

Komitmen terhadap kepedulian lingkungan diwujudkan dengan terapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 pada setiap unit kerja PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB), kebijakan pelestarian lingkungan merupakan bagian tidak terpisahkan dari strategi jangka panjang perusahaan. Pengawasan terhadap implementasi kebijakan kepedulian lingkungan dilaksanakan secara sistematis melalui program pengawasan, pengurangan serta pemanfaatan limbah.

Secara berkelanjutan, PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) juga melaksanakan audit dan evaluasi kinerja lingkungan dan K3 atas penerapan Sistem Manajemen Lingkungan dan K3 secara rutin setiap tahun.

c. 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)

Program baru yang diterapkan di PT Pembangiktan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ini bukanlah nama suatu produk, namun ini adalah program pengelolaan house keeping yang baik akan membuat nyaman orang yang disekitarnya, dan akan mkeningkatkan efesiensi pekerjaan. Lima S (5S) atau dengan bahasa Indonesia disingkat dengan Lima R (5R) yang singkatan dari motto-motto program dibawah ini:

1. Seiri-Ringkas

Memilah-membuang benda yang tidak perlu 2. Seiton-Rapi

Penataan-atur benda-benda dengan rapi 3. Seiso-Resik

Pembersihan-membersihkan terus menerus 4. Seiketsu-Rawat

Pemantapan-menjaga dalam standart yang baik 5. Shitshuke-Rajin

Pembiasaan-latihan dan disiplin diri dengan peningkatan yang berlanjut

1. Pengembangan Masyarakat

Komitmen terhadap pengembangan masyarakat merupakan bagian dari program perusahaan untuk menjadi warga usaha yang baik. Pengembangan

masyarakat dirancang untuk menciptakan jalinan kerjasama yang harmonis dan saling menguntungkan bagi perusahaan maupun masyarakat sekitar operasi perusahaan. Program pengembangan masyarakat dilaksanakan secara sistematis, mencakup kegiatan sosial dan bimbingan masyarakat, yang dilaksanakan melalui upaya pemberdayaan masyarakat, dengan tujuan:

a. Meningkatkan ekonomi kerakyatan b. Meningkatkan kesehatan masyarakat c. Meningkatkan pendidikan masyarakat

d. Meningkatkan keamanan dan ketertiban masyarakat serta lingkungan hidup. Pelaksanaan pengembangan masyarakat dilaksanakan oleh seluruh unit pembangkitan, unit bisnis pembangkitan dan badan Pengelola Waduk Cirata (BPWC) serta Kantor Pusat yang diatur dalam empat kelompok seperti yang disebutkan di atas.

2.1.5 Ruang lingkup kegiatan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB)

Sesuai dengan anggaran (Dasar Anggaran) ruang lingkup kegiatan usaha Perusahaan adalah untuk menyelenggarakan usaha ketenagalistrikan berdasarkan prinsip industri dan niaga yang sehat yang mencakup aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

a) Penyediaan tenaga listrik berupa kegiatan pembangkitan tenaga listrik yang ekonomis, bermutu tinggi dan dengan keandalan yang baik

b) Pembangunan dan/atau pemasangan peralatan ketenagalistrikan c) Pemeliharaan dan/atau pengoperasian peralatan ketenagalistrikan

d) Usaha yang berkaitan dengan kegiatan perseroan dalam rangka memangaatkan secara maksimal potensi yang dimiliki perseroan

Selain bisnis inti dibidang pembangkitan tenaga listrik, PJB juga membentuk beberapa unit bisnis penunjang. Saat ini bisnis penunjang tersebut adalah unit bisnis pemeliharaan dan unit bisnis teknologi informasi.

Dalam operasionalnya, PJB juga terus berupaya mendayagunakan aset dan kompetensi perusahaan di bidang jasa operasi dan pemeliharaan mesin-mesin pembangkit tenaga listrik dan mesin-mesin industri, termasuk perlengkapan dan peralatan pendukungnya.

2.1.6 Logo Perusahaan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB)

A. Filosofi Logo Perusahaan a) Filosofi Bentuk

Bentuk keseleluruhan logo seperti bentuk persegi panjang memberi kesan dinamis dan cepat, melambangkan perusahaan yang aktif, dinamis dan cepat dalam menjawab tantangan dunia usaha.

Bentuk huruf Times New Roman yang tegas dan sederhana mudah dibaca sehingga mudah pula dikenali dan diingat, secara keseluruhan bentuk logo yang empati persegi panjang memberi kesan kokoh.

Gambar 2.1 Logo PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB)

Petir yang ada didalam huruf PJB melambangkan kegiatan perusahaan dalam hal kelistrikan, selain itu bentuk petir dapat juga diasosiasikan dengan grafik yang menanjak, melambangkan keadaan perusahaan yang selalu menanjak juga logo PT PLN (Persero) disebelah kiri sejajar PJB melambangkan sebagai anak perusahaan yang mampu untuk mandiri.

b) Filosofi Warna

Logo terdiri dari 2 warna: biru dan merah. Gabungan kedua warna tersebut memberi kesan cerah dan bersih, mengartikan bersahabat dan berwawasan lingkungan. Warna biru sendiri melambangkan dalam, sedang warna merah melambangkan keberanian, semangat dan energi.

2.1.7 Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sebagai berikut:

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Utama

Direktur Pengembangan

dan Niaga

Direktur Keuangan

Direktur Produksi Direktur SDM &

Administrasi

Pengawasan Intern Sekretaris Perusahaan

Satuan Pengadaan

Satuan pelayanan Hukum

Vice Presiden Enjiniring

Vice Presiden Manajemen Mutu & Kinerja Vice Presiden Manajemen

Dedy Djunaidy

Susantuso, S.E

Siti Fatimah A ,

M. Kom

Desi Asiani Megawati,

S.E

Aan Supaidi

2.2 Gambaran Umum Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan Sebagai salah satu bagian penting di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya, Pengembangan Kearsipan memiliki peranan penting berkaitan dengan data perusahaan yang bersifat pribadi dan umum. Bagian ini sebagai penyimpan rahasia data-data karyawan dan perusahaan meliputi: data transaksi pembelian dan penjualan, surat penugasan, surat kepangkatan, sertifikat dan lain-lain.

2.2.1 Struktur Organisasi Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan

Keterangan:

Senior Manager Umum : Dedy Djunaidi

Kepala Bagian Divisi Umum Kesekretariatan : Susantuso, S.E.

Kepala bagian Kearsipan : Siti Fatimah A, M. Kom. Staf Pelaksanaan Kearsipan : Desi Asiani Megawati, S.E.

Aan Supaidi

2.3 Lokasi dan Tempat Kerja Praktek

Lokasi Kerja Praktek yang dilakukan oleh Penulis adalah pada bagian Kearsipan yang berada di :

a. Lokasi berada di Lantai 1 dibelakang Gedung utama PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB). Dari pintu masuk lantai tersebut menuju ke ruang resepsionis pada bagian depan dan di bagian belakang resepsionis terdapat jalan keluar dan di sebelah kanan terdapat ruangan kerja tersendiri untuk bagian Kearsipan yang dapat terlihat dari pintu masuk lantai 1 pada bagian belakang gedung utama.

b. Tempat Penulis melakukan kegiatan Kerja Praktek berada di ruang yang nyaman, tenang, dan sejuk. Selain itu Ruang kerja Kearsipan memiliki ruang gerak yang cukup luas sehingga memudahkan dalam mengerjakan suatu pekerjaan dengan baik ditambah dengan disediakannya berbagai fasilitas penunjang diantaranya 1 (satu) buah pendingin ruangan (AC), 3 (tiga) buah komputer, 1 (satu) buah printer, 2 (dua) buah scanner, 1 (satu) buah telepon dan fasilitas penunjang lainnya.

2.3.1 Denah Ruangan Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan

Gambar 2.4 Denah Ruangan Kearsipan

Keterangan Gambar:

A. Tempat Kerja Ibu Siti Fatimah A

Disana ada dua buah kursi dan satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah laptop dan dokumen-dokumen. Disampingnya terdapat meja kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map dan disini pula si penulis melakukan kerja praktek

B. Tempat Kerja Bapak Aan Supaidi

Terdapat satu buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah printer, dan dokumen-dokumen dan disampingnya terdapat meja

D

C A

B E

kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map.

C. Tempat Kerja Ibu Desi Asiani Megawati S.E

Terdapat satu buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah printer, dua buah scanner dan dokumen-dokumen dan disampingnya terdapat meja kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map selain itu juga terdapat sebuah dispenser D. Almari Besi

Terdapat Satu buah Almari yang berisikan arsip data karyawan yang terdiri atas enam almari besi tersusun sejajar yang berisikan barang-barang pribadi,dan bagian atas terdapat beberapa arsip yang aktif dan masi digunakan oleh bidang kearsipan.

E. Arsip

21

LANDASAN TEORI

Dalam penyusunan sebuah laporan sangat dibutuhkan adanya teori penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam menyelesaikan hasil dari Proyek Akhir yang telah dilakukan di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya. Teori penunjang yang digunakan dalam penyusunan sebuah laporan Tugas Akhir pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan bertujuan agar laporan ini dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Adapun beberapa teori yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut :

3.1 Arsip

3.1.1 Pengertian Arsip

Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta. Menurut The Liang Gie (2000:20) arsip adalah sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Wursanto dalam annisa (2011) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak apapun (cd, peta, perangko) yang di

dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang sutau kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organiosasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.

3.1.2 Jenis Arsip

Menurut Hasugian dalam annisa (2011), Jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya:

A. Berdasarkan Bentuknya

Ditinjau dari segi Bentuknya penggunaan, arsip dapat dibedakan atas: a. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

b. Arsip dinamis

Arsip dinamis yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:

a) Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminstrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.

b) Arsip in-aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

B. Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :

a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi arsip.

b) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah.

c) Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.

d) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga atau instansi lain atau kepentingan

umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat atau pertanggung jawaban nasional. Nilai guna sekunder juga meliputi :

a) Nilai guna pembuktian yaitu nilai arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil atau akibat dari kegiatan itu.

b) Nilai guna informasi yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya.

C. Berdasarkan Sifat kepentingannya

Ditinjau dari segi sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.

b. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, dan buku induk mahasiswa.

3.1.3 Penggolongan Arsip

Untuk penataan arsip dengan baik, maka arsip perlu pengelompokan golongan arsip dengan tujuan untuk memudahkan penilaian dalam penyimpanan maupun penyusutan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna dan tidak berfungsi. Menurut Ignasius (1991:27) ada 4 golongan arsip adalah sebagai berikut:

a. Arsip non-esesial

Yaitu arsip yang tidak memerlukan pengelolaan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting, sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini paling lama penyimpanannya 1 tahun.

b. Arsip yang diperlukan

Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai guna, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih digunakan atau dibutuhkan. Oleh Karena itu arsip yang diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3 tahun.

c. Arsip Penting

Yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, dan sejarah. Arsip yang demikian masih diperlukan untuk membantu kelancaran pekerjaan. Apabila arsip yang hilang sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya.

d. Arsip Vital

Yaitu arsip yang bersifat permanen, langsung disimpan untuk selama-lamanya.

3.1.4 Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat data

ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual. Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi:

1. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

2. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

3. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.

a. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

3.1.5 Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai berikut:

a. Alat utama ingatan organisasi.

b. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).

c. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.

d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3.1.6 Tujuan Arsip

Tujuan dari arsip yaitu:

a) Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan.

b) Dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.

c) Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, dengan system penyimpanan arsip. d) Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya pencurian atau

3.1.7 Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian arsip harus diperhatikan mengenai pengaturan arsip dan penanggung jawabannya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:22), ada beberapa pengorganisian arsip dalam kantor, yaitu:

a. Sentralisasi

Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil.

Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:

1. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. 2. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. 3. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah :

1) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama.

2) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Desentralisasi

Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.

Keuntungan dari desentralisasi adalah:

1. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri.

2. Penangan arsip lebih mudah dilakukan, Karena arsip sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi adalah:

1) Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

2) Kantor harus mempunyai dan menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi akan digunakan kombinasai dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang kurang digunakan atau arsip inaktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakkan secara desentralisasi dan arsip.

3.1.8 Penataan Arsip

Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Menurut Abubakar (1990:67), pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:

a. Arsip harus disortir terlebih dahulu

b. Meneliti arsip apakah sudah didisposisi/belum c. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan. d. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas e. Menentukan indeks

Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan disamping itu juga sebagai alat penentu dimana letak arsip itu di dalam urutan hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Mengindeks menurut Amsyah (2003:121) adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan.

3.1.9 Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip merupakan suatu sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip atau berkas, sehingga surat dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip ada 5 yaitu:

b. Numerical filing system (sistem nomor)

c. Chronological filing system (sistem tanggal atau urutan waktu)

d. Geographical filing system (sistem wilayah, daerah, regional)

e. Subjectical filing system (sistem perihal atau masalah)

3.1.10 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggaraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah maupun swasta/perorangan.

a. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman. Melindungi arsip-arsip berarti menjaga arsip-arsip-arsip-arsip supaya selamat, menghindari arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang (aman, tidak rusak, dan sebagainya). Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip inaktif) ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip

dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus, akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.

Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang tekandung di dalam arsip tersebut. Menurut Mulyono dkk (2000: 48-50) mengatakan bahwa pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

1. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangga api, air, maupun serangga pemakan kertas.

2. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka unutk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confer (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan yang lain.

4. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.

5. Kebersihan

Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan bekas.

b. Pengamanan Arsip

Secara umum pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.

1. Pengamanan dari segi informasinya

Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut:

a. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selamanya-lamanya 10 tahun.

b. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 2. Pengamanan dari segi fisiknya

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Menurut Mulyono dkk (2000:46-48) mengatakan bahwa kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal. Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain:

a) Kualitas kertas b) Tinta

c) Bahan perekat

Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain: a. Lingkungan

b. Sinar matahari c. Debu

d. Serangga dan kutu e. Jamur dan sebagainya

3.1.1 Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta)

harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto dalam annisa (2011) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

b. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. c. Mudah/Ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.

d. Tidak memakan tempat

Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya.

e. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

f. Fleksibel

Fleksibel artinya sistem filing yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filing yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi. g. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.

h. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.

3.2 Microsoft Excel

3.2.1 Pengertian Microsoft Exel

Menurut Madcoms (2002) Microsoft excel adalah program aplikasi

spreadsheet (lembar kerja) yang membantu dalam menghitung, memproyeksikan,

menganalisa, dan mempresentasikan data. Kata spreadsheet sebenarnya berasal dari istilah di ilmu akuntansi yang mengacu pada kerjas kerja yang besar dengan

isian baris dan kolom yang berisi transaksi-transaksi bisnis. Dalam hal ini Excel menangani pengolahan data numerical (angka) yang diterapkan dalam bidang:

a. Laporan keuangan. b. Report penjualan barang.

c. Penganggaran suatu perjalanan.

d. Menghitung jumlah rata-rata pada hari yang berbeda.

Gambar 3.1 merupakan fitur-fitur yang terdapat di Microsoft excel 2007. Berikut ini merupakan pengenalan tentang fitur-fitur baru yang terdapat di

Microsoft excel 2007 antara lain:

1. Desain jendela atau antar muka ( Interface ) 2. Jumlah kolom dan baris yang lebih banyak 3. Format file baru

4. Penulisan formula yang lebih banyak 5. Office Themes dan Excel Styles

6. Pengurutan dan penyaringan data yang canggih

7. Tampilan grafik yang lebih baik

39

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 (tiga) bulan. Dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan ini, program proyek akhir dilaksanakan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat yang berlokasi di Jalan Ketintang Baru no 11, yaitu pada Divisi Umum Kesekretariatan pada bagian Kearsipan. Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada:

Tanggal : 1 Maret 2012 – 31 Mei 2012

Tempat : Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan

PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya Peserta : Hendriyani Puspita Sari

NIM : 09.39015.0009

Dalam pelaksanaan proyek akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Pusat Surabaya, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama proyek akhir di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya:

Table 4.1 Rincian Kegiatan Selama Proyek Akhir

No Kegiatan/Pekerjaan

1

Menerima arsip dari SubDivisi lain

2

Menyusun arsip

3

Menerima permintaan kardus

4

Mengentri e-filing

Metode yang digunakan dalam membantu pelaksanaan proyek akhir berupa Proyek akhir ini adalah:

1. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada divisi umum kesekretariatan bagian arsip sebagai pembantu pada bagian kearsipan selama 3 (tiga) bulan

2. Wawancara, yaitu dengan melakukan wawancara dengan orang yang dapat memberikan informasi tugas serta tanggung jawab di bagian kearsipan. 3. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca

literatur dan buku-buku yang tersedia di perpustakaan.

4. Penyusunan Laporan, yaitu pembuatan laporan Proyek Akhir dengan proses bimbingan dari dosen pembimbing.

5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.

Dalam pelaksanaan proyek akhir yang dilakukan selama 8 jam perhari dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan, mendapatkan tugas untuk membantu menyelesaikan tugas pada bagian kearsipan.

Laporan ini mengulas tentang hasil dari kegiatan Proyek Akhir yang dilaksanakan pada bagian kearsipan, yaitu bagaimana sistem penggolongan serta bagaimana cara menangani arsip secara manual dan terkomputerisasi. Adapun pembahasannya sebagai berikut:

4.1 Penggolongan Arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya

Arsip pada hakekatnya merupakan suatu informasi yang terekam, baik dibuat maupun diterima sebagai bukti nyata pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi organisasi. Berdasarkan buku petunjuk pelaksanaan arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) maka sistem penggolongan arsip sebagai berikut:

A. Berdasarkan Fisik

Penggolongan arsip berdasarkan fisik dibagi menjadi 4 (empat) antara lain sebagai berikut:

1 Arsip Konvesional

Arsip konvesional adalah arsip yang ditulis/dicetak/digambar diatas kertas yang dibuat maupun diterima. Arsip ini digolongkan menjadi 2 (dua) yaitu: a. Arsip Tekstual

Arsip tekstual adalah arsip dalam bentuk teks, yang ditulis tangan dan atau diketik diatas kertas. Salah satu contoh arsip tekstual seperti gambar 4.1 dibawah ini:

b. Arsip Kartografik dan Kearsitekturan

Arsip kartografik dan kearsitekturan adalah arsip dalam bentuk peta, chat, denah bangunan dan gambar engineering

2 Arsip Media Baru

Arsip media baru adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk elektronik dengan menggunakan peralatan khusus dan akan terus berkembang sejalan dengan teknologi informasi. Arsip Media baru digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu:

a. Arsip citra bergerak

Arsip citra bergerak digolongkan menjadi 2 (dua) yaitu: a) Arsip film

Asip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada dasar film, yang diciptakan dengan rancangan teknis dan artistic dengan menggunakan peralatan peralatan khusus.

b) Arsip video

Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetic, yang diciptakan dengan menggunakan teknologi elektronik.

b. Arsip gambar statik

Arsip gambar statik adalah arsip yang isi informasinya berupa citra diam/tidak bergerak.

c. Arsip rekaman suara

Arsip rekaman suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara yang menggunakan sistem perekam tertentu.

3 Arsip Elektronik

Arsip elektronik sering juga disebut arsip komputer adalah arsip yang berisi tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan dengan menggunakan komputer sebagai alat dan arsip dimaksud disebut juga arsip bacaan mesin.

4 Arsip bentuk micro (Microform)

Microform adalah suatu media yang berisi miniatur atau image berbentuk micro jenis microfrom, arsip berbentuk micro ini digolongkan menjadi 3 (tiga) antara lain microfilm, microfische dan micro opaque.

a. Microfilm

Microfilm adalah salah satu alat elektronik untuk pembuatan salinan

fotografis dalam bentuk lebih kecil b. Microfiche

Microfiche adalah lembaran film berisi banyak miniature gambar atau

citra dalam suatu kisi. c. Micro Opaque

Micro Opaque adalah lembaran kertas yang tidak tembus cahaya yang

B. Berdasarkan Fungsi

Penggolongan arsip berdasarkan fungsi dibagi menjadi 2 (dua) antara lain sebagai berikut:

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis alah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Arsip dinamis aktif

Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas. Salah satu contoh arsip dinamis aktif seperti gambar 4.2 dibawah ini:

b. Arsip dinamis inaktif

Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas.

2. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan dan mempunyai jangka waktu simpan yang cukup lama. Salah satu contoh arsip statis seperti gambar 4.3 dibawah ini:

C. Berdasarkan Tingkat Perkembangan/Pembuatan

Arsip ini di bedakan menjadi 4 bagian yaitu asli, tembusan, salinan, dan penggandaan. Arsip asli biasanya arsip yang langsung dibuat atau diterima oleh bagian kearsipan dan diteruskan kepada bagian-bagian yang berkepentingan dengan surat tersebut, bila terdapat surat yang harus di tindak lanjuti arsip salinanlah yang di berikan. Dalam setiap surat yang dibuat oleh bagian kearsipan harus selalu disertai dengan tembusan. Salah satu contoh surat tembusan seperti pada gambar 4.4 dibawah ini:

4.2 Penanganan Arsip Secara Manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya

Penangan arsip secara manual pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sangatlah penting karena memerlukan ketelitian untuk menangani arsip secara manual, karena jika teliti maka arsip-arsip tersebut akan tersusun dengan baik. Berikut ini merupakan prosedur dan tahapan-tahapan pengarsipan secara manual.

4.2.1 Penemuan Arsip

Gambar 4.5 berikut ini merupakan alur dari penemuan arsip:

Menemukan Arsip

Menyortir Arsip Mengklasifikasikan

Arsip Mengabjad dan menyimpan Arsip

Gambar 4.4 Surat Tembusan

A. Menemukan Data Arsip

Menemukan data arsip secara manual ada kalanya sulit, dikatakan sulit bila tidak tahu sama sekali tentang arsip, dan apalagi bila arsip tersebut terdapat kesamaan dan dalam jumlah yang banyak, maka akan kesulitan dalam mencari data arsip tersebut. Disamping itu, penggunaan map yang sudah lama dan mengalami kerusakan berakibat terdapat beberapa data arsip terselip dan bercampur satu dengan data lainnya.

Oleh sebab itu, untuk menemukan data arsip adalah dengan cara mengetahui materi dan masalah yang diperlukan, mengetahui kode lokasi penyimpanan, mencari sekat penunjuk berkode yang dimaksud, mencari folder berkode yang dimaksud dan menemukan arsip yang diperlukan dalam folder. Kode bagian tersebut antara lain:

A. DIRUT (Direktur Utama)

B. DITPROD (Direktorat Produksi)

C. DITAGA (Direktorat Pengembangan Niaga) D. DITKEU (Direktorat Keuangan)

E. DITSDM (Direktorat Sumber Daya Manusia) F. SETPER (Sekretaris Perusahaan)

G. Pelayanan Hukum Perusahaan H. Pengawasan Intern

I. UBTI (Unit Bisnis Teknologi Informasi)

Apabila arsip berada di luar folder, maka isinya digantikan dengan bukti peminjaman/berita acara peminjaman. Contoh: A/R1/D2/ORD02

Keterangan: A adalah kode dari Direktur Utama, R1 menunjukkan berada pada rak nomor 1 atau rak yang berada di paling bawah, D2 menunjukkan bahwa dokumen berada di kardus nomor 2 dari sisi paling luar dan ORD02 menunjukkan bahwa dokumen tersebut berada di map ordner nomor 2 di dalam kardus tersebut.

Pembaharuan map ini menggunakan kardus khusus untuk penyimpan dokumen/arsip bersama dengan map dengan dua lubang disamping kardus. Menggunakan peralatan kardus dalam penyimpanan arsip ini bertujuan agar arsip awet, rapi, bersih dan data tidak berantakan.

Kardus khusus yang di pakai oleh PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat dalam penyimpanan arsip, dimana di dalam satu kardus berisi 6 (enam) ordner sehingga arsip tersebut ringkas dalam satu bendel. Selanjutnya arsip disusun kembali secara sistematis sehingga penemuan data arsip dapat dilakukan dengan mudah. Salah satu contoh kardus arsip seperti pada gambar 4.6 dibawah ini:

B. Menyortir Data Arsip

Menyortir data arsip di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat dilakukan hampir setiap hari, penyotiran data yang ada di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat disortir berdasarkan nama dan tanggal data arsip untuk membedakan data arsip satu dengan yang lain dalam satu jenis. Selanjutnya ditempatkan ke dalam beberapa ordner kemudian di tempatkan pada kardus dan yang terakhir diletakkan pada rak arsip berdasarkan dengan jenis arsip yang akan disimpan. Macam–macam surat pada ordner di kardus seperti: Surat Keputusan Direksi, Surat Perjanjian, Transaksi, Training dan Tunjangan Kesehatan. Salah satu contoh jenis data Surat Keputusan Direksi, maka data yang telah disortir diarsip secara alfabetis pada ordner dengan subjek “SK”. Gambar 4.7 dibawah ini merupakan penyortiran arsip berdasarkan tanggal.

C. Mengklasifikasikan Data Arsip

Setelah melakukan penyortiran data maka tahap selanjutnya adalah mengklasifikasikan data tersebut. Dalam mengklasifikasikan data arsip berisikan tentang semua daftar data arsip yang berkaitan dengan jenis surat yang digolongkan menjadi dua bagian. Pada rak arsip yang menyangkut data pribadi perusahaan baik yang bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa seperti surat keputusan, surat intruksi, surat edaran dan lain sebagainya. Mengklarifikasikan data arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) kantor pusat Surabaya menggunakan sistem angka.

D. Mengabjad Dan Menyimpan Data Arsip

Dalam penyimpanan data arsip secara manual, penyimpanan data arsip dokumen otentik yang bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Untuk menjaga keasliannya maka data arsip perlu disimpan dan disusun dengan rapi di tempat khusus penyimpanan arsip dan bila perlu digandakan agar menjaga keaslian dari dokumen tersebut. Adapun peralatan yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip di Divisi Umum Kesekretariatan bagian kearsipan yaitu rak arsip. Pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya hanya menggunakan satu rak arsip yang terbuat dari besi. Rak besi berisikan data yang berkaitan dengan perusahaan, sedangkan arsip yang ditaruh diatas rak besi berisikan dokumen yang masih aktif dan berisikan beberapa ordner dengan bermacam–macam data seperti: surat Keputusan, agenda masuk/kluar arsip, memo, dan lain-lain. Penyimpanan arsip dilakukan dengan dua tahap, yakni penyimpanan secara manual dan

komputerisasi (e-filing) dengan cara mengurutkan data arsip sesuai dengan alfanumerik dan kode masalah.

4.2.2 Penerimaan Arsip

Gambar 4.8 merupakan alur penerimaan arsip. Penataan arsip pada dasarnya dimulai sejak arsip tersebut diterbitkan, dilakukan secara terus – menerus dimaksudkan dalam penyajian yang cepat, tepat, lengkap dan menyeluruh berdasarkan kaidah penataan arsip, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi.

Penyimpanan arsip yang digunakan oleh PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat adalah menggunakan sistem penyimpanan secara sistem alfanumerik dan sistem masalah. Dalam sistem masalah PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) mempunyai kode masalah tersendiri untuk menetapkan suatu masalah. Kode masalah yang terdapat di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat adalah sebagai berikut:

A. 0 = Mengenai Manajemen

Diteliti dan Dikelompokkan

Kotak Arsip

Penyerahan Arsip dan menyerahkan arsip

Penataan Arsip

B. 1 = Mengenai Ketenagalistrikan

C. 2 = Mengenai Penelitian dan Pengembangan D. 3 = Mengenai Diklat (Pendidikan dan Pelatihan) E. 4 = Mengenai SDM dan Organisasi

F. 5 = Mengenai Keuangan G. 6 = Mengenai Logistik.

Berkas/arsip dilakukan dengan menggunakan sistem alfanumerik dan sistem masalah. Sistem penyimpanan alfanumerik adalah pengaturan atau penataan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka. Penataan arsip berdasarkan masalah adalah sistem penyimpanan arsip yang ditata sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip dengan menggunakan kode masalah. Kedua sistem ini dipakai secara bersamaan atau di gabungkan karena setelah mengidentifikasi masalah surat tersebut barulah di beri nomor atau istilah yang di pergunakan oleh PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat.

Tahapan-tahapan ini bertujuan agar proses rangka pengarsipan yang ditempuh dalam melakukan pengarsipan antara lain setiap surat yang masuk dimasukan kedalam lembar disposisi, setelah itu diteruskan kepada bagian-bagian yang berkepentingan dengan surat tersebut.

PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya menerapkan 2 (dua) jenis pengarsipan yaitu adalah arsip konvensional dan media baru (arsip foto):

1. Tahapan dalam pengarsipan Arsip Konvensional:

Dalam melakukan pengarsipan arsip konvensional memerlukan beberapa tahapan. Pada gambar 4.9 dibawah ini merupakan alur dari pengarsipan arsip konvesional

a. Tahap Pengecekan

Langkah awal yang dapat ditempuh dalam melaksanakan penataan arsip adalah melakukan pengecekan terhadap kebenaran dan kelengkapan berkas seperti misalnya lampiran. Dalam setiap arsip yang masuk selalu disertai lembar disposisi hal ini untuk membubuhkan tanda paraf sebagai bukti bahwa arsip tersebut telah dibaca dan untuk memberikan perintah agar arsip tersebut ditindak lanjuti. Tahap pengecekan ini juga tahap dimana memastikan bahwa arsip tersebut telah ditindak-lanjuti.

Pengecekan

Penyedia Peralatan

Penyusunan Berkas

b. Penyediaan Peralatan

Peralatan penataan arsip yang diperlukan antara lain, label, agenda, box,

guide, filing cabinet dan ordner.

a) Label ditulis pada tab untuk menunjukan isi kelompok berkas, label ini

diselipkan pada setiap ordner dan setiap box. Salah satu contoh label seperti pada gambar 4.10 dan gambar 4.11 dibawah ini:

Gambar 4.10 Label Box

4.4 Penyusutan Arsip

Kegiatan pengurangan volume berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang bertujuan untuk mengatasi penumpukan guna meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip di Pengelolaan Kearsipan. Pelaksanaan penyusutan ini dengan cara:

A. Pemindahan

a. Kegiatan yang dilakukan oleh Unit Pengolah adalah:

a) Melakukan penyiangan arsip-arsip yang akan dipindah sesuai dengan JRA.

b) Membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan dipindahkan dengan menggunakan formulir

c) Membuat permohonan pemindahan arsip ke Unit Tata Usaha Pusat Organisasi menggunakan Nota Dinas.

d) Pemindahan dilakukan setelah permohonan disetujui. b. Kegiatan yang dilakukan oleh Unit Penerima adalah:

a) Membuat berita acara dengan menggunakan formulir dan daftar pertelaan arsip, dibuat rangkap dua untuk masing-masing pihak (pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima arsip)

b) Sekretariat melaksanakan kegiatan, antara lain: mencocokkan daftar pertelaan pemindahan arsip baik jenis maupun jumlahnya, menandatangani berita acara pemindahan arsip dan menata kembali arsip yang baru diterima.

75

B. Pemusnahan

Pemusnahan arsip perusahaan harus memperhatikan nilai guna arsip, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan sehingga arsip yang dimusnahkan benar-benar sudah tidak mempunyai nilai guna lagi untuk Perusahaan. Dalam melakukan pemusnahan, Direksi membentuk Tim Penilai Arsip yang terdiri dari Administrasi, Keuangan, Hukum, Teknis dan Pemeriksa. Hal-hal yang dilakukan untuk pengadaan pemusnahan adalah melakukan penyiangan dan penelitian atas arsip sesuai JRA, membuat daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip dengan menggunakan formulir, membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dengan menggunakan formulir, dan membuat permohonan persetujuan pemusnahan kepada Direksi.

76

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan proyek akhir pada divisi umum kesekretariatan bagian arsip di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB), dapat disimpulkan sebagai berikut:

a. Proses penggolongan arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu berdasarkan fisik, fungsi dan tingkat perkembangan/pembuatan. b. Proses pengarsipan secara manual yang dilakukan PT. Pembangkitan Jawa Bali menggunakan 2 (dua) sistem yaitu sistem alfanumerik dan sistem kode masalah. Sistem alfanumerik adalah penataan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka. Sedangkan sistem kode masalah adalah system penyimpanan arsip yang ditata sesuai permasalahan yang terkandung dalam isi arsip. Penggunaan kedua sistem arsip tersebut untuk saat ini dapat membantu para pegawai dalam hal pencarian arsip tersebut.

c. Sistem pengarsipan yang digunakan oleh PT. Pembangkitan Jawa Bali ada 2 (dua) yaitu melalui manual dan komputerisasi. Pengarsipan secara manual dengan cara menerima arsip dari berbagai divisi dan arsip tersebut kemudian disimpan pada box, sedangkan pengarsipan secara komputerisasi PT. Pembangkitan Jawa Bali menggunakan software canofile. Pengarsipan dengan software canofile dapat mempermudah dalam hal menyimpan, mengindex dan pencarian arsip (Surat, Sub Divisi, Kode Masalah) dan sebagainya. Dengan demikian sistem kearsipan di PT. Pembangkitan Jawa

77

Bali (PJB) berjalan dengan sangat baik. Melalui penggunaan teknologi berupa software canofile dapat membantu kinerja pegawai pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) divisi umum kesekretariatan bidang kearsipan.

5.2 Saran

Saran untuk Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan demi kemajuan perusahaan, adalah sebagai berikut:

a. Demi meningkatkan mutu kinerja para pegawai dalam hal manajemen kearsipan maka perlu diadakan Studi Banding ke perusahaan petrochina untuk mengetahui proses pengarsipan e-filing pada perusahaan tersebut. b. Jaringan selular perlu ditambahkan/ditingkatkan, karena diruangan kearsipan,

masih sedikit (belum dapat memenuhi standart kebutuhan untuk fasilitas internet dan telepon).

c. Agar tidak terjadi kehilangan data arsip, maka perlu dilakukan back up pada hardisk/komputer lain untuk mengantisipasi kesalahan/kehilangan data pada komputer penyimpanan arsip.

78

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2002. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta

Abubakar, Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Cahaya Aksara Agung

Madcoms. 2002. Microsoft excel XP for Windows. Yogyakarta: Andy Yogyakarta.

Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan, 1994. Kearsipan Kelompok Bisnis dan Manajemen. Bandung: Armico.

Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Erlangga.

Annisa, Nana Putri, 2011. Sistem Kearsipan Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diakses melalui http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf pada tanggal 12 Mei 2012

Sugiarto, Agus dan wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.

Sedarmayanti. 1992. Tata kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Yayasan Bina Administrasi: Jakarta

Soewito. 1990. Administrasi Modern. Titik Terang: Jakarta

79

Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I. Malang : Dioma Malang.

Wursanto, Ignatius. 1991. Kerasipan 1. Kanisius: Jakarta