Sistematika Penulisan Penggolongan Arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor

mahasiswa lain yang mencari referensi untuk menyusun laporan, ataupun memperluaskan wawasan mengenai kearsipan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih mudah dalam mempelajari isi dalam laporan Proyek Akhir ini, maka Sistematika Penulisan sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Membahas tentang gambaran umum yang menyangkut sejarah PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata letak kantor, peralatan, perlengkapan kantor di PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya. BAB III LANDASAN TEORI Membahas tentang teori-teori yang berhubungan langsung dengan hal yang dikerjakan pada Sub Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya. Teori penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam Proyek Akhir tersebut. BAB IV METODE DAN PEMBAHASAN Membahas tentang hasil dari kegiatan yang dilaksanakan di tempat Proyek Akhir pada Sub Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Membahas tentang kesimpulan dan saran yang akan dikemukakan oleh penulis 7 BAB II GAMBARAN UMUM Dalam gambaran umum perusahaan, penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, visi, misi, dan tujuan perusahaan serta ruang lingkup kegiatan perusahaan.

2.1 Gambaran Umum PT Pembangkitan Jawa Bali PJB

2.1.1 Sejarah PT Pembangkitan Jawa Bali

Tak pelak lagi, listrik telah menjadi kebutuhan vital kehidupan modern. Boleh dikatakan nyaris tidak ada satu pun kegiatan manusia modern yang tidak memanfaatkan tenaga listrik. Itulah sebabnya kebutuhan listrik dipastikan akan terus meningkatkan dari waktu ke waktu. Sebagai anak perusahaan PT perusahaan Listrik Negara PT PLN Persero, PT Pembangkit Jawa Bali PT PJB dibentuk untuk menjawab tantangan tersebut. Sejarah PT Pembangkit Jawa bali PJB berawal ketika Perusahaan Listrik dan Gas dibentuk pada tahun 1945, setelah Indonesia merdeka. Ditahun 1965, perusahaan listrik Negara dipisahkan dari perusahaan gas Negara. Pada tahun 1972, perusahaan listrik Negara menjadi badan usaha milik Negara dengan status perusahaan umum. Sepuluh tahun kemudian, tahun 1982, restrukturisasi dimulai dari Jawa-Bali dengan pemisahan unit sesuai fungsinya, unit PT PLN Distribusi dan unit PT PLN Pembangkit dan Penyaluran. Pada tahun 1994, status perusahaan listrik Negara diubah menjadi persero. Setahun kemudian dilakukan restrukturisasi di dalam PT Perusahaan Listrik Negara Persero dengan membentuk anak perusahaan di bidang pembangkitan. Restrukturisasi tersebut bertujuan memissahkan misi social dan misi komersil yang diemban. Pada tanggal 3 oktober 1995, PT Pembangkitan Tenaga Listik Negara Pembangkitan Jawa Bali II PLN PJB II berdiri. Seiring dengan pengembangan strategi usaha, pada tahun 2000, PLN PJB II melakukan penyempurnaan organisasi dan mengubah nama menjadi PT Pembangkitan Jawa Bali PT PJB. Perusahaan ini berkantor pusat di Surabaya, Jawa Timur.

2.1.2 Tujuan, Misi, dan Visi PT Pembangkit Jawa Bali PJB

Dalam melaksanakan usahanya PT Pembangkitan Jawa Bali PJB mengusung filosofi “Mempunyai komitmen yang tinggi terhadap sasaran yang hendak dicapai dan Sumber Daya Manusia SDM sebagai asset penting bagi perusahaan”. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalammengelola perusahaan, komitmen tersebut merupakan aspek yang harus selalu dijaga. Dalam menjaga komitmen tersebut PT Pembangkitan Jawa Bali PJB memiliki visi: a. Menguasai pangsa pasar di Indonesia b. Menjadi perusahaan kelas dunia c. Memiliki SDM yang professional d. Peduli lingkungan Sedangkan misi yang diusung PT Pembangkitan Jawa Bali PJB dalam menjalankan bisnisnya adalah: a Menjadikan PT Pembangkitan Jawa Bali PJB menjadi perusahaan publik yang maju dan dinamis dalam bidang pembangkitan tenaga listrik. b Memberikan hasil yang terbaik kepada pemegang saham, pegawai, pelanggan, pemasok, pemerintah dan masyarakat serta lingkugannya. c Memenuhi tuntutan pasar dan akrab dengan lingkungan

2.1.3 Budaya Perusahaan

Usaha strategi dan berisiko tinggi yang dijalankan PT Pembangkitan Jawa Bali PJB menuntut tanggung jawab yang tinggi, yang harus tercemin dalam setiap prilaku individu dan organisasi dalam menjalankan kegiatan usaha sehari-hari. Rasa tanggung jawab tersebut diyakini sebagai kristalisasi dari nilai- nilai budaya yang harus dimiliki setiap karyawan, yang berlaku sekaligus sebagai identitas perusahaan corporate identity, dimana salah satu bentuknya adalah adanya keseragaman pola prilaku. Hal tersebut menyebabkan budaya perusahaan menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan. PT Pembangkitan Jawa Bali PJB memahami bahwa tanpa adanya budaya perusahaan, maka visi, misi, strategi dan program yang ditetapkan tidak akan terwujud. Oleh karena itu PT Pembangkitan Jawa Bali PJB merumuskan budaya perusahaan sebagai berikut: a. Integritas, yaitu kepribadian yang slalu memperjuangkan kebenaran melalui kejujuran dan tanggung jawab b. Keunggulan, yaitu kondisi dimana kualitas kerja dapat melampaui standar yang telah ditetapkan c. Kerjasama, yaitu menyatukan kemampuan dan bakat tiap orang untuk mencapai tujuan bersama d. Pelayanan, yaitu sikap dan prilaku mementingkan kepuasan pelanggan, pemegang saham, masyarakat dan bangsa e. Sadar Lingkungan, yaitu kesadaran untuk selalu memelihara alam dan lingkungan kerjanya sebagai sumberdaya demi kelestarian perusahaan. Untuk mewujudkan budaya perusahaan tersebut, direksi membentuk Tim Budaya Perusahaan dengan tujuan untuk mempercepat proses pembentukan budaya perusahaan dan membantu mempermudah kelancaran pembentukan budaya perusahaan. Tim juga berkewajiban untuk melaksanakan internalisasi dan sosialisasi nilai-nilai budaya perusahaan. Berbagai langkah konkrit telah dilakukan oleh PT Pembangkitan Jawa Bali PJB untuk mewujudkan budaya perusahaan, yaitu: 1. Menyusun peta perjalanan road map pembangunan budaya perusahaan. 2. Mempersiapkan agen perubahan, untuk memformulasikan nilai-nilai dalam rumusan yang sederhana dan mudah dimengerti, dan berfungsi untuk menyampaikan nilai-nilai dalam rumusan yang sederhana dan mudah dimengerti, dan berfungsi untuk menyampaikan nilai-nilai budaya perusahaan dalam bentuk dimensi perilaku sehingga diharapkan akan mempercepat proses pembentukan budaya perusahaan. 3. Melakukan kristalisasi terhadap nilai-nilai budaya perusahaan yang telah terjaring 4. Mempersiapkan infrastruktur agar proses implementasi dapat bergulir dengan efektif dan efisien. 5. Melakukan evaluasi pelaksanaan PT Pembangkitan Jawa Bali PJB menetapkan kunci sukses pelaksanaan budaya perusahaan sebagai berikut: a Cetak biru blue print yang jelas b Komitmen yang kuat c Kepemimpinan Leadership

2.1.4 Tanggung jawab sosial Perusahaan

PT Pembangkitan Jawa Bali PJB berkomitmen terhadap kesehatan dan keselamatan kerja, kepedulian lingkungan serta pengembangan masyarakat sebagai bagian dalam mengelola aktivitas bisnis perusahaan agar dapat berkembang secara berkelanjutan. Adapun komitmen tersebut, yaitu: a. Kesehatan dan Keselamatan Kerja K3 Komitmen terhadap perlindungan maksimal kesehatan dan keselamatan kerja karyawan diwujudkan dalam bentuk pembakuan pedoman pelaksanaan K3 yang ketat dan menyeluruh. Hasil dari upaya yang sungguh-sungguh ini menghasilkan reputasi istimewa dari tahun ke tahun dan kembali diraihnya penghargaan Bendera Emas, Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Zero Accident Award di setiap unit kerja. Dalam mengembangkan pengendalian risiko kecelakaan kerja, PJB senantiasa melakukan inspeksi dan pengawasan di seluruh unit pembangkitan, sedangkan untuk pembinaan K3 telah dilakukan Safety Training Observation Program STOP. b. Pelestarian Lingkungan Komitmen terhadap kepedulian lingkungan diwujudkan dengan terapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 pada setiap unit kerja PT Pembangkitan Jawa Bali PJB, kebijakan pelestarian lingkungan merupakan bagian tidak terpisahkan dari strategi jangka panjang perusahaan. Pengawasan terhadap implementasi kebijakan kepedulian lingkungan dilaksanakan secara sistematis melalui program pengawasan, pengurangan serta pemanfaatan limbah. Secara berkelanjutan, PT Pembangkitan Jawa Bali PJB juga melaksanakan audit dan evaluasi kinerja lingkungan dan K3 atas penerapan Sistem Manajemen Lingkungan dan K3 secara rutin setiap tahun. c. 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke Program baru yang diterapkan di PT Pembangiktan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya ini bukanlah nama suatu produk, namun ini adalah program pengelolaan house keeping yang baik akan membuat nyaman orang yang disekitarnya, dan akan mkeningkatkan efesiensi pekerjaan. Lima S 5S atau dengan bahasa Indonesia disingkat dengan Lima R 5R yang singkatan dari motto-motto program dibawah ini: 1. Seiri-Ringkas Memilah-membuang benda yang tidak perlu 2. Seiton-Rapi Penataan-atur benda-benda dengan rapi 3. Seiso-Resik Pembersihan-membersihkan terus menerus 4. Seiketsu-Rawat Pemantapan-menjaga dalam standart yang baik 5. Shitshuke-Rajin Pembiasaan-latihan dan disiplin diri dengan peningkatan yang berlanjut 1. Pengembangan Masyarakat Komitmen terhadap pengembangan masyarakat merupakan bagian dari program perusahaan untuk menjadi warga usaha yang baik. Pengembangan masyarakat dirancang untuk menciptakan jalinan kerjasama yang harmonis dan saling menguntungkan bagi perusahaan maupun masyarakat sekitar operasi perusahaan. Program pengembangan masyarakat dilaksanakan secara sistematis, mencakup kegiatan sosial dan bimbingan masyarakat, yang dilaksanakan melalui upaya pemberdayaan masyarakat, dengan tujuan: a. Meningkatkan ekonomi kerakyatan b. Meningkatkan kesehatan masyarakat c. Meningkatkan pendidikan masyarakat d. Meningkatkan keamanan dan ketertiban masyarakat serta lingkungan hidup. Pelaksanaan pengembangan masyarakat dilaksanakan oleh seluruh unit pembangkitan, unit bisnis pembangkitan dan badan Pengelola Waduk Cirata BPWC serta Kantor Pusat yang diatur dalam empat kelompok seperti yang disebutkan di atas.

2.1.5 Ruang lingkup kegiatan PT Pembangkitan Jawa Bali PJB

Sesuai dengan anggaran Dasar Anggaran ruang lingkup kegiatan usaha Perusahaan adalah untuk menyelenggarakan usaha ketenagalistrikan berdasarkan prinsip industri dan niaga yang sehat yang mencakup aktivitas-aktivitas sebagai berikut: a Penyediaan tenaga listrik berupa kegiatan pembangkitan tenaga listrik yang ekonomis, bermutu tinggi dan dengan keandalan yang baik b Pembangunan danatau pemasangan peralatan ketenagalistrikan c Pemeliharaan danatau pengoperasian peralatan ketenagalistrikan d Usaha yang berkaitan dengan kegiatan perseroan dalam rangka memangaatkan secara maksimal potensi yang dimiliki perseroan Selain bisnis inti dibidang pembangkitan tenaga listrik, PJB juga membentuk beberapa unit bisnis penunjang. Saat ini bisnis penunjang tersebut adalah unit bisnis pemeliharaan dan unit bisnis teknologi informasi. Dalam operasionalnya, PJB juga terus berupaya mendayagunakan aset dan kompetensi perusahaan di bidang jasa operasi dan pemeliharaan mesin-mesin pembangkit tenaga listrik dan mesin-mesin industri, termasuk perlengkapan dan peralatan pendukungnya.

2.1.6 Logo Perusahaan PT Pembangkitan Jawa Bali PJB

A. Filosofi Logo Perusahaan a Filosofi Bentuk Bentuk keseleluruhan logo seperti bentuk persegi panjang memberi kesan dinamis dan cepat, melambangkan perusahaan yang aktif, dinamis dan cepat dalam menjawab tantangan dunia usaha. Bentuk huruf Times New Roman yang tegas dan sederhana mudah dibaca sehingga mudah pula dikenali dan diingat, secara keseluruhan bentuk logo yang empati persegi panjang memberi kesan kokoh. Gambar 2.1 Logo PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Petir yang ada didalam huruf PJB melambangkan kegiatan perusahaan dalam hal kelistrikan, selain itu bentuk petir dapat juga diasosiasikan dengan grafik yang menanjak, melambangkan keadaan perusahaan yang selalu menanjak juga logo PT PLN Persero disebelah kiri sejajar PJB melambangkan sebagai anak perusahaan yang mampu untuk mandiri. b Filosofi Warna Logo terdiri dari 2 warna: biru dan merah. Gabungan kedua warna tersebut memberi kesan cerah dan bersih, mengartikan bersahabat dan berwawasan lingkungan. Warna biru sendiri melambangkan dalam, sedang warna merah melambangkan keberanian, semangat dan energi.

2.1.7 Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi di PT Pembangkitan Jawa Bali PJB sebagai berikut: Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Utama Direktur Pengembangan dan Niaga Direktur Keuangan Direktur Produksi Direktur SDM Administrasi Pengawasan Intern Sekretaris Perusahaan Satuan Pengadaan Satuan pelayanan Hukum Vice Presiden Enjiniring Vice Presiden Manajemen Mutu Kinerja Vice Presiden Manajemen Resiko Dedy Djunaidy Susantuso, S.E Siti Fatimah A , M. Kom Desi Asiani Megawati, S.E Aan Supaidi

2.2 Gambaran Umum Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan

Sebagai salah satu bagian penting di PT Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya, Pengembangan Kearsipan memiliki peranan penting berkaitan dengan data perusahaan yang bersifat pribadi dan umum. Bagian ini sebagai penyimpan rahasia data-data karyawan dan perusahaan meliputi: data transaksi pembelian dan penjualan, surat penugasan, surat kepangkatan, sertifikat dan lain-lain.

2.2.1 Struktur Organisasi Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Divisi Umum Bidang Kearsipan Keterangan: Senior Manager Umum : Dedy Djunaidi Kepala Bagian Divisi Umum Kesekretariatan : Susantuso, S.E. Kepala bagian Kearsipan : Siti Fatimah A, M. Kom. Staf Pelaksanaan Kearsipan : Desi Asiani Megawati, S.E. Aan Supaidi

2.3 Lokasi dan Tempat Kerja Praktek

Lokasi Kerja Praktek yang dilakukan oleh Penulis adalah pada bagian Kearsipan yang berada di : a. Lokasi berada di Lantai 1 dibelakang Gedung utama PT Pembangkitan Jawa Bali PJB. Dari pintu masuk lantai tersebut menuju ke ruang resepsionis pada bagian depan dan di bagian belakang resepsionis terdapat jalan keluar dan di sebelah kanan terdapat ruangan kerja tersendiri untuk bagian Kearsipan yang dapat terlihat dari pintu masuk lantai 1 pada bagian belakang gedung utama. b. Tempat Penulis melakukan kegiatan Kerja Praktek berada di ruang yang nyaman, tenang, dan sejuk. Selain itu Ruang kerja Kearsipan memiliki ruang gerak yang cukup luas sehingga memudahkan dalam mengerjakan suatu pekerjaan dengan baik ditambah dengan disediakannya berbagai fasilitas penunjang diantaranya 1 satu buah pendingin ruangan AC, 3 tiga buah komputer, 1 satu buah printer, 2 dua buah scanner, 1 satu buah telepon dan fasilitas penunjang lainnya.

2.3.1 Denah Ruangan Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan

Gambar 2.4 Denah Ruangan Kearsipan Keterangan Gambar: A. Tempat Kerja Ibu Siti Fatimah A Disana ada dua buah kursi dan satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah laptop dan dokumen-dokumen. Disampingnya terdapat meja kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map dan disini pula si penulis melakukan kerja praktek

B. Tempat Kerja Bapak Aan Supaidi

Terdapat satu buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah printer, dan dokumen-dokumen dan disampingnya terdapat meja D C A B E kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map.

C. Tempat Kerja Ibu Desi Asiani Megawati S.E

Terdapat satu buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah printer, dua buah scanner dan dokumen-dokumen dan disampingnya terdapat meja kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map selain itu juga terdapat sebuah dispenser D. Almari Besi Terdapat Satu buah Almari yang berisikan arsip data karyawan yang terdiri atas enam almari besi tersusun sejajar yang berisikan barang-barang pribadi,dan bagian atas terdapat beberapa arsip yang aktif dan masi digunakan oleh bidang kearsipan. E. Arsip Terdapat beberapa kumpulan arsip dari berbagai divisi. 21 BAB III LANDASAN TEORI Dalam penyusunan sebuah laporan sangat dibutuhkan adanya teori penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam menyelesaikan hasil dari Proyek Akhir yang telah dilakukan di PT Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya. Teori penunjang yang digunakan dalam penyusunan sebuah laporan Tugas Akhir pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan bertujuan agar laporan ini dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Adapun beberapa teori yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut :

3.1 Arsip

3.1.1 Pengertian Arsip

Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga- lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta. Menurut The Liang Gie 2000:20 arsip adalah sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Wursanto dalam annisa 2011 kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, arsip merupakan kumpulan naskah –naskah atau dokumen dalam corak apapun cd, peta, perangko yang di dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang sutau kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organiosasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.

3.1.2 Jenis Arsip

Menurut Hasugian dalam annisa 2011, Jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya: A. Berdasarkan Bentuknya Ditinjau dari segi Bentuknya penggunaan, arsip dapat dibedakan atas: a. Arsip statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. b. Arsip dinamis Arsip dinamis yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas: a Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminstrasi sehari- hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. b Arsip in-aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. B. Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas: a. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi : a Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi arsip. b Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah. c Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan. d Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. b. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga atau instansi lain atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat atau pertanggung jawaban nasional. Nilai guna sekunder juga meliputi : a Nilai guna pembuktian yaitu nilai arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil atau akibat dari kegiatan itu. b Nilai guna informasi yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya. C. Berdasarkan Sifat kepentingannya Ditinjau dari segi sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 dua yaitu: a. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. b. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama- lamanya, misalnya akte, ijazah, dan buku induk mahasiswa.

3.1.3 Penggolongan Arsip

Untuk penataan arsip dengan baik, maka arsip perlu pengelompokan golongan arsip dengan tujuan untuk memudahkan penilaian dalam penyimpanan maupun penyusutan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna dan tidak berfungsi. Menurut Ignasius 1991:27 ada 4 golongan arsip adalah sebagai berikut:

a. Arsip non-esesial

Yaitu arsip yang tidak memerlukan pengelolaan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting, sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini paling lama penyimpanannya 1 tahun. b. Arsip yang diperlukan Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai guna, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih digunakan atau dibutuhkan. Oleh Karena itu arsip yang diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3 tahun. c. Arsip Penting Yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, dan sejarah. Arsip yang demikian masih diperlukan untuk membantu kelancaran pekerjaan. Apabila arsip yang hilang sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya. d. Arsip Vital Yaitu arsip yang bersifat permanen, langsung disimpan untuk selama- lamanya.

3.1.4 Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini menurut Surojo 2006:37 dapat dipahami bahwa arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual. Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 dua yaitu: a. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi: 1. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. 2. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif. 3. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari. a. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

3.1.5 Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti 2003:19 adalah sebagai berikut: a. Alat utama ingatan organisasi. b. Bahan atau alat pembuktian bahan otentik. c. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan. d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3.1.6 Tujuan Arsip

Tujuan dari arsip yaitu: a Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan. b Dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna. c Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, dengan system penyimpanan arsip. d Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.

3.1.7 Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian arsip harus diperhatikan mengenai pengaturan arsip dan penanggung jawabannya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Menurut Sugiarto dan Wahyono 2005:22, ada beberapa pengorganisian arsip dalam kantor, yaitu: a. Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil. Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah: 1. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. 2. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. 3. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan. Kerugian dari sentralisasi arsip adalah : 1 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama. 2 Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. b. Desentralisasi Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi adalah: 1. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri. 2. Penangan arsip lebih mudah dilakukan, Karena arsip sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi adalah: 1 Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. 2 Kantor harus mempunyai dan menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan. c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi akan digunakan kombinasai dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang kurang digunakan atau arsip inaktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakkan secara desentralisasi dan arsip.

3.1.8 Penataan Arsip

Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Menurut Abubakar 1990:67, pelaksanaan penataan arsip terdiri dari: a. Arsip harus disortir terlebih dahulu b. Meneliti arsip apakah sudah didisposisibelum c. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan. d. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas e. Menentukan indeks Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan disamping itu juga sebagai alat penentu dimana letak arsip itu di dalam urutan hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file. Mengindeks menurut Amsyah 2003:121 adalah menentukan urutan unit- unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan.

3.1.9 Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip merupakan suatu sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip atau berkas, sehingga surat dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip ada 5 yaitu: a. Alphabetical filing system sistem abjad b. Numerical filing system sistem nomor c. Chronological filing system sistem tanggal atau urutan waktu d. Geographical filing system sistem wilayah, daerah, regional e. Subjectical filing system sistem perihal atau masalah

3.1.10 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggaraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah maupun swastaperorangan. a. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip- arsip itu aman. Melindungi arsip berarti menjaga arsip-arsip supaya selamat, menghindari arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang- orang yang tidak bertanggung jawab. Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang aman, tidak rusak, dan sebagainya. Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip terutama arsip inaktif ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus, akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang tekandung di dalam arsip tersebut. Menurut Mulyono dkk 2000: 48-50 mengatakan bahwa pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: 1. Pengaturan ruangan Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering tidak terlalu lembab, terang sinar matahari tidak terkena langsung. Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangga api, air, maupun serangga pemakan kertas. 2. Pemeliharaan tempat penyimpanan Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup seperti lemari, maka lemari tersebut harus sering dibuka unutk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confer kapur barus untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan yang lain. 4. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja. 5. Kebersihan Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot debu vacuum cleaner. Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan bekas. b. Pengamanan Arsip Secara umum pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya. 1. Pengamanan dari segi informasinya Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11 Undang- Undang No. 7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut: a. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selamanya-lamanya 10 tahun. b. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 2. Pengamanan dari segi fisiknya Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Menurut Mulyono dkk 2000:46-48 mengatakan bahwa kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal. Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain: a Kualitas kertas b Tinta c Bahan perekat Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain: a. Lingkungan b. Sinar matahari c. Debu d. Serangga dan kutu e. Jamur dan sebagainya

3.1.1 Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Tujuan adalah sesuatu yang ingin hendak dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto dalam annisa 2011 sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : a. Mudah dilaksanakan Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip. b. Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. c. MudahEkonomis Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudahekonomis baik dalam penegeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. d. Tidak memakan tempat Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang gedung arsip, rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya. e. Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. f. Fleksibel Fleksibel artinya sistem filing yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada umumnya bersifat dinamis berkembang. Jadi jangan sampai filing yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi. g. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara. h. Mempermudah pengawasan Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapanperalatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.

3.2 Microsoft Excel

3.2.1 Pengertian Microsoft Exel

Menurut Madcoms 2002 Microsoft excel adalah program aplikasi spreadsheet lembar kerja yang membantu dalam menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Kata spreadsheet sebenarnya berasal dari istilah di ilmu akuntansi yang mengacu pada kerjas kerja yang besar dengan isian baris dan kolom yang berisi transaksi-transaksi bisnis. Dalam hal ini Excel menangani pengolahan data numerical angka yang diterapkan dalam bidang: a. Laporan keuangan. b. Report penjualan barang. c. Penganggaran suatu perjalanan. d. Menghitung jumlah rata-rata pada hari yang berbeda. Gambar 3.1 merupakan fitur-fitur yang terdapat di Microsoft excel 2007. Berikut ini merupakan pengenalan tentang fitur-fitur baru yang terdapat di Microsoft excel 2007 antara lain: 1. Desain jendela atau antar muka Interface 2. Jumlah kolom dan baris yang lebih banyak 3. Format file baru 4. Penulisan formula yang lebih banyak 5. Office Themes dan Excel Styles 6. Pengurutan dan penyaringan data yang canggih Gambar 3.1 Fitur-fitur yang terdapat di Microsoft Excel 2007 7. Tampilan grafik yang lebih baik 8. PivotTable yang lebih mudah digunakan dan sebagainya. 39 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 tiga bulan. Dalam kurun waktu 3 tiga bulan ini, program proyek akhir dilaksanakan di PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat yang berlokasi di Jalan Ketintang Baru no 11, yaitu pada Divisi Umum Kesekretariatan pada bagian Kearsipan. Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada: Tanggal : 1 Maret 2012 – 31 Mei 2012 Tempat : Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya Peserta : Hendriyani Puspita Sari NIM : 09.39015.0009 Dalam pelaksanaan proyek akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 3 tiga bulan di PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Pusat Surabaya, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama proyek akhir di PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor Pusat Surabaya: Table 4.1 Rincian Kegiatan Selama Proyek Akhir No KegiatanPekerjaan 1 Menerima arsip dari SubDivisi lain 2 Menyusun arsip 3 Menerima permintaan kardus 4 Mengentri e-filing 5 Menyortir arsip Metode yang digunakan dalam membantu pelaksanaan proyek akhir berupa Proyek akhir ini adalah: 1. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada divisi umum kesekretariatan bagian arsip sebagai pembantu pada bagian kearsipan selama 3 tiga bulan 2. Wawancara, yaitu dengan melakukan wawancara dengan orang yang dapat memberikan informasi tugas serta tanggung jawab di bagian kearsipan. 3. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca literatur dan buku-buku yang tersedia di perpustakaan. 4. Penyusunan Laporan, yaitu pembuatan laporan Proyek Akhir dengan proses bimbingan dari dosen pembimbing. 5. Konsultasi Bimbingan, yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan selama 3 tiga bulan. Dalam pelaksanaan proyek akhir yang dilakukan selama 8 jam perhari dalam kurun waktu 3 tiga bulan, mendapatkan tugas untuk membantu menyelesaikan tugas pada bagian kearsipan. Laporan ini mengulas tentang hasil dari kegiatan Proyek Akhir yang dilaksanakan pada bagian kearsipan, yaitu bagaimana sistem penggolongan serta bagaimana cara menangani arsip secara manual dan terkomputerisasi. Adapun pembahasannya sebagai berikut:

4.1 Penggolongan Arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB Kantor

Pusat Surabaya Arsip pada hakekatnya merupakan suatu informasi yang terekam, baik dibuat maupun diterima sebagai bukti nyata pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi organisasi. Berdasarkan buku petunjuk pelaksanaan arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali PJB maka sistem penggolongan arsip sebagai berikut: A. Berdasarkan Fisik Penggolongan arsip berdasarkan fisik dibagi menjadi 4 empat antara lain sebagai berikut: 1 Arsip Konvesional Arsip konvesional adalah arsip yang ditulisdicetakdigambar diatas kertas yang dibuat maupun diterima. Arsip ini digolongkan menjadi 2 dua yaitu: a. Arsip Tekstual Arsip tekstual adalah arsip dalam bentuk teks, yang ditulis tangan dan atau diketik diatas kertas. Salah satu contoh arsip tekstual seperti gambar 4.1 dibawah ini: Gambar 4.1 Arsip Tekstual b. Arsip Kartografik dan Kearsitekturan Arsip kartografik dan kearsitekturan adalah arsip dalam bentuk peta, chat, denah bangunan dan gambar engineering 2 Arsip Media Baru Arsip media baru adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk elektronik dengan menggunakan peralatan khusus dan akan terus berkembang sejalan dengan teknologi informasi. Arsip Media baru digolongkan menjadi 3 tiga yaitu: a. Arsip citra bergerak Arsip citra bergerak digolongkan menjadi 2 dua yaitu: a Arsip film Asip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada dasar film, yang diciptakan dengan rancangan teknis dan artistic dengan menggunakan peralatan peralatan khusus. b Arsip video Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetic, yang diciptakan dengan menggunakan teknologi elektronik. b. Arsip gambar statik Arsip gambar statik adalah arsip yang isi informasinya berupa citra diamtidak bergerak. c. Arsip rekaman suara Arsip rekaman suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara yang menggunakan sistem perekam tertentu. 3 Arsip Elektronik Arsip elektronik sering juga disebut arsip komputer adalah arsip yang berisi tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan dengan menggunakan komputer sebagai alat dan arsip dimaksud disebut juga arsip bacaan mesin. 4 Arsip bentuk micro Microform Microform adalah suatu media yang berisi miniatur atau image berbentuk micro jenis microfrom, arsip berbentuk micro ini digolongkan menjadi 3 tiga antara lain microfilm, microfische dan micro opaque. a. Microfilm Microfilm adalah salah satu alat elektronik untuk pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil b. Microfiche Microfiche adalah lembaran film berisi banyak miniature gambar atau citra dalam suatu kisi. c. Micro Opaque Micro Opaque adalah lembaran kertas yang tidak tembus cahaya yang berisi banyak images berukuran mini dalam suatu pola garis atau frame. B. Berdasarkan Fungsi Penggolongan arsip berdasarkan fungsi dibagi menjadi 2 dua antara lain sebagai berikut: 1. Arsip dinamis Arsip dinamis alah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: a. Arsip dinamis aktif Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas. Salah satu contoh arsip dinamis aktif seperti gambar 4.2 dibawah ini: b. Arsip dinamis inaktif Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas. Gambar 4.2 Arsip Dinamis Aktif 2. Arsip statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan dan mempunyai jangka waktu simpan yang cukup lama. Salah satu contoh arsip statis seperti gambar 4.3 dibawah ini: C. Berdasarkan Tingkat PerkembanganPembuatan Arsip ini di bedakan menjadi 4 bagian yaitu asli, tembusan, salinan, dan penggandaan. Arsip asli biasanya arsip yang langsung dibuat atau diterima oleh bagian kearsipan dan diteruskan kepada bagian-bagian yang berkepentingan dengan surat tersebut, bila terdapat surat yang harus di tindak lanjuti arsip salinanlah yang di berikan. Dalam setiap surat yang dibuat oleh bagian kearsipan harus selalu disertai dengan tembusan. Salah satu contoh surat tembusan seperti pada gambar 4.4 dibawah ini: Gambar 4.3 Arsip Statis