LKP : Rancang Bangun Aplikasi Korespondensi Dan Pencatatan Kasus Perselisihan Hubungan Industrial (PHI) Pada Dinas Tenaga Kerja Pemerintah Kota Surabaya.

INDUSTRIAL (PHI) PADA DINAS TENAGA KERJA

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

KERJA PRAKTEK

Nama

: Ganimeda Agatha Barbara

NIM

: 10.41010.0198

Program

: S1 (Strata Satu)

Jurusan

: Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2013

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

INDUSTRIAL (PHI) PADA DINAS TENAGA KERJA

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir

Disusun oleh

Nama : Ganimeda Agatha Barbara

NIM : 10.41010.0198

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

SURABAYA

2013

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

i

Berdasarkan survey dan wawancara dengan pegawai Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja pada Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya, didapatkan informasi bahwa proses pencatatan surat masuk, surat keluar, dan kasus Perselisihan Hubungan Industrial (PHI) masih dilakukan secara manual. Semua surat masuk, surat keluar, dan kasus PHI akan dicatat ke dalam buku agenda surat dan kasus yang kemudian disalin kembali ke dalam satu file Microsoft Excel. Rata–rata surat masuk dan surat keluar per hari yaitu sebanyak 15 hingga 20 surat. Saat pembuatan laporan surat masuk, surat keluar, dan kasus PHI petugas memilah-milah kembali semua data-data yang diperlukan. Sehingga hal tersebut cukup memakan waktu.

Untuk menyelesaikan permasalahan di atas, maka dibuatlah suatu Rancang Bangun Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI. Aplikasi ini dirancang untuk membantu pegawai dalam menangani proses pencatatan data surat masuk, surat keluar, dan kasus PHI hingga proses pembuatan laporan surat masuk, laporan surat keluar, dan laporan kasus PHI.

Dengan adanya Rancang Bangun Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI proses pengolahan, penyimpanan, pencarian data, dan pembuatan laporan menjadi semakin cepat.

Kata Kunci : Rancang Bangun Aplikasi, Korespondensi, Pencatatan, Surat Masuk, Surat Keluar, Kasus Perselisihan Hubungan Industrial.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

iv

Halaman

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ...x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Sejarah Umum Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya………..5

2.2 Visi dan Misi Perusahaan………...8

2.2.1 Visi Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya ………..…..…8

2.2.2 Misi Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya ……….8

2.3 Tujuan Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya………...9

2.4 Sasaran Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya………..9

2.5 Tugas Sekretariat………..………..9

2.5.1 Sub Bagian Umum dan Kepegawaian………11

2.5.2 Sub Bagian Keuangan………...11

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

v

………...

2.6.2 Seksi Syarat Kerja………....15

2.7 Tugas Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja……….15

2.7.1 Seksi Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja ………..18

2.7.2 Seksi Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja…………....19

2.8 Tugas Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan……….19

2.8.1 Seksi Keselamatan dan Kesehatan Kerja………...22

2.8.2 Seksi Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja ………..22

2.9 Struktur Organisasi Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya………...24

BAB III LANDASAN TEORI ... 25

3.1 Definisi Surat Masuk ... 25

3.2 Definisi Surat Keluar ... 25

3.3 Definisi Perselisihan Hubungan Industrial ... 26

3.4 Definisi Korespondensi ... 26

3.5 Definisi Rancang Bangun ... 26

3.6 Definisi Aplikasi ... 27

3.7 Definisi Sistem... 27

3.8 Karakteristik Sistem... 27

3.9 Definisi Informasi ... 29

3.10 Definisi Sistem Informasi ... 29

3.11 Aktivitas Dasar Sistem Informasi ... 30

3.12 Komponen Sistem Informasi ... 30

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

vi

3.15 Definisi System Development Life Cycle (SDLC) ... 33

3.16 Definisi Bagan Alir Dokumen ... 35

3.17 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) ... 36

3.18 Visual Basic .Net 2010 ... 37

3.19 SQL Server 2008 ... 38

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 39

4.1 Observasi ... 39

4.2 Analisis Sistem ... 39

4.2.1 Proses Pencatatan Surat Masuk ... 39

4.2.2 Proses Pencatatan Surat Keluar ... 40

4.2.3 Proses Pencatatan Kasus PHI... 42

4.3 Perancangan Sistem ... 43

4.3.1 System Flow ... 43

4.3.2 Data Flow Diagram ... 53

4.3.3 Conceptual Data Model (CDM) ... 61

4.3.4 Physical Data Model (PDM) ... 61

4.3.5 Struktur Tabel ... 62

4.3.5 Desain Input / Output ... 66

4.4 Implementasi dan Evaluasi ... 74

4.4.1 Teknologi ... 74

4.4.2 Tampilan Program ... 75

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

vii

5.2 Saran ... 84 DAFTAR PUSTAKA ... 86 LAMPIRAN ... 87

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

viii

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya ... 24

Gambar 4.1 Document Flow Pencatatan Surat Masuk... 40

Gambar 4.2 Document Flow Pencatatan Surat Keluar………….………..41

Gambar 4.3 Document Flow Pencatatan Kasus PHI ... 42

Gambar 4.4 System Flow Pencatatan Surat Masuk ... 44

Gambar 4.5 System Flow Pencatatan Surat Keluar ... 46

Gambar 4.6 System Flow Pencatatan Kasus PHI ... 48

Gambar 4.7 System Flow Manajemen Pegawai ... 50

Gambar 4.8 System Flow Pembuatan Laporan ... 52

Gambar 4.9 HIPO Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI ... 53

Gambar 4.10 Context Diagram Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI ... 54

Gambar 4.11 DFD level 0 Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI .. 55

Gambar 4.12 DFD level 1 Proses Pencatatan Surat Masuk ... 56

Gambar 4.13 DFD level 1 Proses Pencatatan Surat Keluar ... 57

Gambar 4.14 DFD level 1 Proses Pencatatan Kasus PHI ... 58

Gambar 4.15 DFD level 1 Proses Manajemen Pegawai ... 59

Gambar 4.16 DFD level 1 Proses Pembuatan Laporan ... 60

Gambar 4.17 CDM Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI ... 61

Gambar 4.18 PDM Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI ... 61

Gambar 4.19 Desain Form Login ... 66

Gambar 4.20 Desain Form Utama ... 67

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

ix

Gambar 4.23 Desain Form Pencatatan Surat Keluar ... 70

Gambar 4.24 Desain Form Pencatatan Kasus PHI ... 71

Gambar 4.25 Desain Form Pencarian Data ... 72

Gambar 4.26 Desain Laporan Surat Masuk ... 72

Gambar 4.27 Desain Laporan Surat Keluar ... 73

Gambar 4.28 Desain Laporan Kasus PHI ... 73

Gambar 4.29 Form Login ... 75

Gambar 4.30 Form Utama... 76

Gambar 4.31 Form Manajemen Pegawai ... 77

Gambar 4.32 Form Pencatatan Surat Masuk... 78

Gambar 4.33 Form Pencatatan Surat Keluar... 79

Gambar 4.34 Form Pencatatan Kasus PHI ... 80

Gambar 4.35 Form Pencarian Data ... 81

Gambar 4.36 Form About ... 81

Gambar 4.37 Laporan Surat Masuk ... 82

Gambar 4.38 Laporan Surat Keluar ... 82

Gambar 4.39 Laporan Kasus PHI ... 83

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

x

Halaman

Tabel 3.1 Simbol Document Flow ... 35

Tabel 3.2 Simbol System Flow ... 36

Tabel 3.3 Simbol Data Flow Diagram ... 37

Tabel 4.1 Tabel Pegawai ... 62

Tabel 4.2 Tabel Perusahaan ... 63

Tabel 4.3 Tabel Pekerja... 63

Tabel 4.4 Tabel Surat Masuk ... 64

Tabel 4.5 Tabel Surat Keluar ... 64

Tabel 4.6 Tabel Kasus PHI ... 65

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

xi

Halaman

Lampiran 1 Surat Keterangan Telah Melaksanakan Kerja Praktek ... 87

Lampiran 2 Acuan Kerja Praktek (Form KP-5) ... 88

Lampiran 3 Garis Besar Rencana Kerja Mingguan (Form KP-5) ... 89

Lampiran 4 Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja (Form KP-6) ... 90

Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek (Form KP-7) ... 91

Lampiran 6 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 92

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dinas Tenaga Kerja Pemerintah Kota Surabaya merupakan salah satu instansi pemerintah yang menaungi segala kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja di kota Surabaya. Di dalam Dinas Tenaga Kerja terdapat tiga bidang utama, yaitu Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja, Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja, dan Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan. Bidang yang menjadi fokus utama pada permasalahan ini yaitu Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja.

Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja menjalankan tugas yang mengacu pada Undang - Undang No. 2 Tahun 2004 tentang penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PHI). Perselisihan yang terjadi antara pekerja dan pemilik usaha akan diselesaikan di bidang ini. Untuk menyelesaikan perselisihan pihak yang bersangkutan harus mengirim surat ke Dinas Tenaga Kerja khususnya Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja. Setelah surat masuk diterima, Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja akan membalas surat pihak yang bersangkutan untuk diproses lebih lanjut.

Semua surat yang masuk ke Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja akan dicatat ke dalam buku agenda surat. Begitu juga dengan surat keluar juga akan dicatat ke dalam buku agenda surat. Rata – rata surat masuk dan surat keluar per hari yaitu sebanyak 15 hingga 20 surat. Semua data yang telah dicatat di dalam buku agenda surat akan disalin kembali ke dalam satu file Microsoft Excel

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

yang nanti akan digunakan dalam pembuatan laporan. Hal ini juga berlaku dengan pembuatan laporan kasus PHI yang dicatat di dalam file kasus PHI. Saat pembuatan laporan, petugas memilah-milah kembali data surat masuk, data surat keluar, dan data kasus PHI. Sehingga hal tersebut cukup memakan waktu.

Untuk menyelesaikan permasalahan di atas, maka dibuatlah suatu rancang bangun aplikasi korespondensi dan pencatatan kasus PHI. Dengan adanya rancang bangun aplikasi korespondensi dan pencatatan kasus PHI diharapkan mampu meningkatkan kualitas dan kinerja Dinas Tenaga Kerja khususnya di Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja.

1.2 Perumusan Masalah

Dari penjelasan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada di Dinas Tenaga Kerja adalah:

1. Bagaimana membuat suatu rancang bangun aplikasi korespondensi pada Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya?

2. Bagaimana membuat suatu rancang bangun aplikasi pencatatan kasus PHI pada Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang digunakan, yaitu:

1. Aplikasi yang dibuat hanya digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja khususnya Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja.

2. Aplikasi hanya melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar sekaligus membuat laporan per bulan.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

3. Aplikasi hanya melakukan pencatatan kasus PHI sekaligus membuat laporan per bulan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan Rancang Bangun Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI yang dapat membantu pegawai dalam dalam menangani proses pengolahan, penyimpanan, dan pencarian data surat masuk, surat keluar, kasus PHI hingga pembuatan laporan surat masuk, laporan surat keluar, dan laporan kasus PHI.

1.5 Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah dibuatnya Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Surat Masuk, Surat Keluar, dan Pencatatan Kasus PHI, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, sistematika penulisan .

BAB I I : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini membahas tentang sejarah Dinas Tenaga Kerja, Visi dan Misi Perusahaan dan Struktur Organisasi

BAB III : LANDASAN TEORI

Landasan teori ini berisi penjabaran teori yang akan dijadikan acuan analisa dan pemecahan masalah yang akan dibahas, sehingga memudahkan penulis untuk memecahkan masalah.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Landasan teori yang dibahas berupa landasan dari teori terkait dengan masalah maupun landasan teori yang digunakan untuk memecahkan masalah

BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Pada bab ini berisi tentang anasila permasalahan dan analisa yang meliputi document flow, system flow, DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), PDM (Physical Data Model), ERD (Entity Relationship Diagram). Juga dijelaskan desain struktur database dan desain input output form.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini ada dua sub bab yaitu kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan rangkuman singkat dari hasil seluruh pembahasan masalah dan saran berisi mengenai harapan dan kemungkinan lebih lanjut dari hasil pembahasan masalah.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

5

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Umum Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya

Pada awal pemerintahan Republik Indonesia, ketika Panitia Persiapan Kemerdekaan Indonesia (PPKI) menetapkan jumlah kementerian pada tanggal 19 Agustus 1945, kementerian yang bertugas mengurus masalah ketenagakerjaan belum ada. Tugas dan fungsi yang menangani masalah-masalah perburuhan diletakkan pada Kementerian Sosial. Baru mulai tanggal 3 Juli 1947 ditetapkan adanya kementerian Perburuhan dan melalui Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1947 tanggal 25 Juli 1947 ditetapkan tugas pokok Kementerian Perburuhan. Kemudian berdasarkan Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) Nomor 1 Tahun 1948 tanggal 29 Juli 1947 ditetapkan tugas pokok Kementerian Perburuhan yang mencakup tugas urusan-urusan sosial menjadi Kementerian Perburuhan dan Sosial. Pada saat pemerintahan darurat di Sumatera, Menteri Perburuhan dan Sosial diberi jabatan rangkap meliputi urusan-urusan pembangunan, Pemuda dan Keamanan.

Pada pemerintahan Republik Indonesia Serikat (RIS), organisasi Kementerian Perburuhan tidak lagi mencakup urusan sosial dan struktur organisasinya didasarkan pada Peraturan Menteri Perburuhan Nomor 1 Tahun 1950. Setelah RIS bubar, struktur organisasi Kementerian Perburuhan disempurnakan lagi dengan Peraturan Kementerian Perburuhan Nomor 1 tahun 1951. Berdasarkan peraturan tersebut mulai tampak kelengkapan struktur organisasi Kementerian Perburuhan yang mencakup. Struktur Organisasi pusat

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

sampai tingkat daerah dan resort dengan uraian tugas yang jelas. Struktur organisasi pusat ini tidak mengalami perubahan sampai dengan kwartal pertama tahun 1954. Melalui Peraturan Menteri Perburuhan Nomor 70, mulai terjadi perubahan yang kemudian disempurnakan melalui Peraturan Menteri Perburuhan Nomor 77 junto Peraturan Menteri Perburuhan Nomor: 79 Tahun 1954. Berdasarkan Peraturan tersebut Kementerian Perburuhan tidak mengalami perubahan sampai dengan tahun 1964, kecuali untuk tingkat daerah. Sedangkan struktur organisasinya terdiri dari Direktorat Hubungan dan Pengawasan Perburuhan dan Direktorat Tenaga Kerja.

Sejak awal periode Demokrasi Terpimpin, terdapat organisasi buruh dan gabungan serikat buruh baik yang berafiliasi dengan partai politik maupun yang bebas. Pertentangan-pertentangan mulai muncul dimana - mana. Pada saat itu kegiatan Kementerian perburuhan dipusatkan pada usaha penyelesaian perselisihan perburuhan, sementara itu masalah pengangguran terabaikan, sehingga melalui PMP Nomor: 12 Tahun 1959 dibentuk kantor Panitia Perselisihan Perburuhan Tingkat Pusat (P4P) dan Tingkat Daerah (P4D).

Struktur Organisasi Kementerian Perburuhan sejak Kabinet Kerja I sampai dengan Kabinet Kerja IV (empat) tidak mengalami perubahan. Struktur Organisasi mulai berubah melalui Peraturan Menteri Perburuhan Nomor: 8 Tahun 1964 yaitu dengan ditetapkannya empat jabatan. Pembantu menteri untuk urusan-urusan administrasi, penelitian, perencanaan dan penilaian hubungan dan Pengawasan perburuhan dan tenaga kerja.

Dalam perkembangan selanjutnya, organisasi Kementerian Perburuhan yang berdasarkan Peraturan tersebut disempurnakan dengan Peraturan Menteri

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Perburuhan Nomor 13 Tahun 1964 tanggal 27 November 1964, yang pada pokoknya menambah satu jabatan Pembantu Menteri Urusan Khusus.

Dalam periode Orde Baru (masa transisi 1966-1969), Kementerian Perburuhan berubah nama menjadi Departemen Tenaga Kerja (Depnaker). Berdasarkan Keputusan tersebut jabatan Pembantu Menteri dilingkungan Depnaker dihapuskan dan sebagai penggantinya dibentuk satu jabatan Sekretaris Jenderal. Masa transisi berakhir tahun 1969 yang ditandai dengan dimulainya tahap pembangunan Repelita I, serta merupakan awal pelaksanaan Pembangunan Jangka Panjang Tahap I (PJPT I).

Pada pembentukan Kabinet Pembangunan II, Depnaker diperluas menjadi Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi, sehingga ruang lingkup tugas dan fungsinya tidak hanya mencakup permasalahan ketenagakerjaan tetapi juga mencakup permasalahan ketransmigrasian dan pengkoperasian. Susunan organisasi dan tata kerja Departemen Tenaga Kerja Transmigrasi dan Koperasi diatur melalui Kepmen Nakertranskop Nomor Kep 1000/Men/1975 yang mengacu kepada KEPPRES No 44 Tahun 1974.

Dalam Kabinet Pembangunan III, unsur Koperasi dipisahkan dari Departemen Tenaga kerja, Transmigrasi dan Koperasi, sehingga menjadi Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Depnakertrans). Dalam masa bakti Kabinet Pembangunan IV dibentuk Departemen Transmigrasi, sehingga unsur transmigrasi dipisah dari Depnaker Susunan organisasi dan tata kerja Depnaker ditetapkan dengan Kepmennaker No. Kep 199/Men/1984, sedangkan susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Transmigrasi Nomor: Kep-55A/Men/1983.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Pada masa reformasi Departemen Tenaga Kerja dan Departemen Transmigrasi kemudian bergabung kembali pada tanggal 22 Februari 2001. Usaha penataan organisasi Departemen Tenaga Kerja terus dilakukan dengan mengacu kepada Keputusan Presiden RI Nomor 47 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja. (Dinas Tenaga Kerja Surabaya, 2011).

2.2 Visi dan Misi Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya 2.2.1 Visi Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya

Terwujudnya ketenagakerjaan yang produktif, dinamis, dan ketenangan industrial yang berkeadilan dan bermartabat.

2.2.2 Misi _{Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya}

Menurut Sumber Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya memiliki Misi, yaitu:

1. Perencanaan ketenagakerjaan daerah yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja dan usaha.

2. Pemberdayaan Tenaga kerja melalui perluasan kesempatan kerja dan penempatan Tenaga kerja baik dalam maupun luar negeri.

3. Peningkatan pelatihan Tenaga kerja yang produktif dan kompetitif.

4. Pertumbuhan dan pengembangan hubungan industrial yang harmonis, dinamis, berkeadilan, dan bermartabat.

5. Perlindungan Ketenagakerjaan sesuai dengan harkat dan martabat bangsa Indonesia.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

2.3 Tujuan Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya

Sesuai dengan Visi dan Misi tersebut diatas Dinas Tenaga Kerja mempunyai tujuan mengurangi angka pengangguran dan perlindungan Tenaga Kerja untuk menciptakan ketenangan kerja dan berusaha (Industrial peace).

2.4 Sasaran Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya

Meningkatkan perluasan kesempatan kerja dan perlindungan Tenaga kerja dengan indikator sasaran 2006-2010 sebagai berikut.

1. Tingkat Kesempatan Kerja (TKK). 2. Tingkat pengangguran Terbuka (TPT).

3. Terbentuknya Kader K.3. (bertambahnya jumlah Kader K3 diperusahaan).

2.5 Tugas Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Tenaga Kerja di bidang kesekretariatan.

Rincian tugas Sekretariat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 179, sebagai berikut:

a. pemrosesan administrasi perizinan/rekomendasi;

b. pelaksanaan koordinasi perencanaan program, anggaran dan laporan dinas; c. pelaksanaan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan;

d. pengelolaan administrasi kepegawaian;

e. pengelolaan surat menyurat, dokumentasi, rumah tangga dinas, kearsipan dan perpustakaan;

f. pemeliharaan rutin gedung dan perlengkapan/peralatan kantor;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

g. pelaksanaan hubungan masyarakat dan keprotokolan; h. pelaksanaan administrasi perizinan/pemberian rekomendasi;

i. pelaksanaan penyelesaian sengketa hukum dan penyiapan perangkat hukum;

j. penanggungjawab penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

k. pelaksanaan kebijakan, pedoman, norma, standar, prosedur, dan kriteria monitoring evaluasi pembinaan SDM aparatur pelaksana urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

l. pembinaan, penyelenggaraan, pengawasan, pengendalian, serta evaluasi pengembangan SDM aparatur pelaksana urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

m. pengangkatan dan pemberhentian pejabat perangkat daerah yang menangani bidang ketenagakerjaan skala kota;

n. pembinaan, pengangkatan, dan pemberhentian pejabat fungsional bidang ketenagakerjaan di instansi kota;

o. pembinaan pejabat fungsional;

p. penilaian angka kredit jabatan fungsional di wilayah kerja kota;

q. pemrosesan administrasi pemberian izin pendirian serta pencabutan izin satuan/penyelenggara pendidikan non formal yang berorientasi pada penciptaan dan/atau pencarian lapangan kerja sesuai Norma Standar Prosedur Kriteria (NSPK) ;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

r. pemrosesan administrasi penyelenggaraan perizinan/pendaftaran lembaga pelatihan yang berorientasi pada penciptaan dan/atau pencarian lapangan kerja sesuai Norma Standar Prosedur Kriteria (NSPK) serta pengesahan s. kontrak/perjanjian magang dalam negeri.

2.5.1 Sub Bagian Umum dan Kepegawaian:

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang umum dan kepegawaian;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang umum dan kepegawaian;

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang umum dan kepegawaian;

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang umum dan kepegawaian;

e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.5.2 Sub Bagian Keuangan:

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang keuangan;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang keuangan;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang keuangan;

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang keuangan; e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.6 Tugas Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja

Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Tenaga Kerja di bidang hubungan industrial dan syarat kerja.

Rincian tugas Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 185, sebagai berikut:

a. pemrosesan teknis perizinan/rekomendasi sesuai bidangnya;

b. pelaksanaan kebijakan pusat dan provinsi, penetapan kebijakan daerah dan pelaksanaan strategi penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

c. pembinaan (pengawasan, pengendalian, monitoring, evaluasi, dan pelaporan) penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

d. penanggung jawab penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

e. pelaksanaan fasilitasi penyusunan serta pengesahan peraturan perusahaan yang skala berlakunya dalam satu wilayah kota;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

f. pendaftaran PKB, perjanjian pekerjaan antara perusahaan pemberi kerja dengan perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh yang skala berlakunya pada 1 (satu) wilayah kota;

g. pencatatan PKWT pada perusahaan yang skala berlakunya dalam 1 (satu) wilayah kota;

h. penerbitan izin operasional perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh yang berdomisili di kabupaten/kota dan pendaftaran perjanjian pekerjaan antara perusahaan pemberi kerja dengan perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh yang skala berlakunya dalam 1 (satu) wilayah /kota;

i. pencabutan izin operasional perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh yang berdomisili di kabupaten/kota atas rekomendasi pusat dan atau provinsi; j. pencegahan dan penyelesaian perselisihan hubungan industrial, mogok

kerja, dan penutupan perusahaan di wilayah kota;

k. pembinaan SDM dan lembaga penyelesaian perselisihan di luar pengadilan skala kota;

l. penyusunan dan pengusulan formasi serta melakukan pembinaan mediator, konsiliator, arbiter di wilayah kota;

m. pendaftaran dan seleksi calon hakim ad-hoc pengadilan hubungan industrial yang wilayahnya meliputi kota;

n. pelaksanaan bimbingan aplikasi pengupahan di perusahaan skala kota; o. penyusunan dan pengusulan penetapan upah minimum kota kepada

gubernur;

p. pembinaan kepesertaan jaminan sosial tenaga kerja di wilayah kota;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

q. pembinaan penyelenggaraan fasilitas dan kesejahteraan di perusahaan skala kota;

r. pembinaan pelaksanaan sistem dan kelembagaan serta pelaku hubungan industrial skala kota;

s. pelaksanaan verifikasi keanggotaan SP/SB skala kota;

t. pencatatan organisasi pengusaha dan organisasi pekerja/buruh skala kota dan melaporkannya kepada provinsi;

u. penetapan organisasi pengusaha dan organisasi pekerja/buruh untuk duduk dalam lembaga-lembaga ketenagakerjaan kota berdasarkan hasil verifikasi.

2.6.1 Seksi Hubungan Industrial:

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang hubungan industrial;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang hubungan industrial;

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang hubungan industrial;

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang hubungan industrial;

e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

2.6.2 Seksi Syarat Kerja:

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang syarat kerja;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang syarat kerja;

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang syarat kerja;

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang syarat kerja; e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.7 Tugas Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja

Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Tenaga Kerja di bidang penempatan, pembinaan dan pengembangan tenaga kerja.

Rincian tugas Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 182, sebagai berikut :

a. pemrosesan teknis perizinan/rekomendasi sesuai Bidangnya;

b. pelaksanaan kebijakan pusat dan provinsi, penetapan kebijakan daerah dan pelaksanaan strategi penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

c. pembinaan (pengawasan, pengendalian, monitoring, evaluasi, dan pelaporan) penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

d. penanggungjawab penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

e. perencanaan tenaga kerja daerah kota, pembinaan perencanaan tenaga kerja mikro pada instansi/tingkat perusahaan, pembinaan dan penyelenggaraan sistem

f. informasi ketenagakerjaan skala kota;

g. pelaksanaan pembinaan dan penyelenggaraan pelatihan kerja skala kota; h. pelaksanaan pelatihan dan pengukuran produktivitas skala kota;

i. pelaksanaan program peningkatan produktivitas di wilayah kota;

j. pelaksanaan koordinasi pelaksanaan sertifikasi kompetensi dan akreditasi lembaga pelatihan kerja skala kota;

k. penyebarluasan informasi pasar kerja dan pendaftaran pencari kerja (pencaker) dan lowongan kerja;

l. penyusunan, pengolahan dan penganalisisan data pencaker dan data lowongan kerja skala kota;

m. pelaksanaan pemberian pelayanan informasi pasar kerja, bimbingan jabatan kepada pencaker dan pengguna tenaga kerja skala kota;

n. penerbitan dan pengendalian izin pendirian Lembaga Bursa Kerja/LPTKS dan Lembaga Penyuluhan dan Bimbingan Jabatan skala kota;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

o. penerbitan rekomendasi untuk perizinan pendirian LPTKS dan lembaga penyuluhan dan bimbingan jabatan yang akan melakukan kegiatan skala kota;

p. pemberian rekomendasi kepada swasta dalam penyelenggaraan pameran bursa kerja/job fair skala kota;

q. pelaksanaan fasilitasi penempatan bagi pencari kerja penyandang cacat, lansia dan perempuan skala kota;

r. penyuluhan, rekrutmen, seleksi dan pengesahan pengantar kerja, serta penempatan tenaga kerja AKAD/Antar Kerja Lokal (AKL);

s. penerbitan SPP AKL skala kota;

t. penerbitan rekomendasi izin operasional TKS Luar Negeri, TKS Indonesia, lembaga sukarela Indonesia yang akan beroperasi pada 1 (satu) kota;

u. pelaksanaan pembinaan, pengendalian, dan pengawasan pendayagunaan TKS dan lembaga sukarela skala kota;

v. pelaksanaan pendaftaran dan fasilitasi pembentukan TKM;

w. penerbitan IMTA perpanjangan untuk TKA yang lokasi kerjanya dalam wilayah kota;

x. pelaksanaan monitoring dan evaluasi penggunaan TKA yang lokasi kerjanya dalam wilayah kota yang bersangkutan;

y. penyelenggaraan program perluasan kerja melalui bimbingan usaha mandiri dan sektor informal serta program padat karya skala kota;

z. pelaksanaan penyuluhan, pendaftaran dan seleksi calon TKI di wilayah kota;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

aa. pengawasan pelaksanaan rekrutmen calon TKI di wilayah kota;

bb.pelaksanaan fasilitasi pelaksanaan perjanjian kerjasama bilateral dan multilateral penempatan TKI yang pelaksanaannya di wilayah kota;

cc. penerbitan rekomendasi izin pendirian kantor cabang PPTKIS di wilayah kota;

dd.penerbitan rekomendasi paspor TKI di wilayah kota berdasarkan asal/alamat calon TKI;

ee. penyebarluasan sistem informasi penempatan TKI dan pengawasan penyetoran dana perlindungan TKI di wilayah kota;

ff. pelaksanaan sosialisasi terhadap substansi perjanjian kerja penempatan TKI ke luar negeri skala kota;

gg.penelitian dan pengesahan perjanjian penempatan TKI ke luar negeri; hh.pembinaan, pengawasan, dan monitoring penempatan maupun

perlindungan TKI di kota;

ii. penerbitan rekomendasi perizinan tempat penampungan di wilayah kota; jj. ii. pelayanan kepulangan TKI yang berasal dari kota.

2.7.1 Seksi Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja;

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang penempatan tenaga kerja dan perluasan kerja;

e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.7.2 Seksi Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang pembinaan dan pengembangan tenaga kerja;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang pembinaan dan pengembangan tenaga kerja;

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang pembinaan dan pengembangan tenaga kerja;

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang pembinaan dan pengembangan tenaga kerja;

e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.8 Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Tenaga Kerja di bidang pengawasan ketenagakerjaan.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Rincian tugas Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 188, sebagai berikut :

a. pemrosesan teknis perizinan/rekomendasi sesuai Bidangnya;

b. penyelenggaraan kebijakan kota perlindungan perempuan terutama perlindungan terhadap tenaga kerja perempuan skala kota;

c. pelaksanaan fasilitasi pengintegrasian kebijakan kota perlindungan perempuan terutama perlindungan terhadap tenaga kerja perempuan skala kota;

d. pelaksanaan koordinasi pelaksanaan kebijakan perlindungan perempuan terutama perlindungan terhadap tenaga kerja perempuan skala kota;

e. pelaksanaan kebijakan pusat dan provinsi, penetapan kebijakan daerah dan pelaksanaan strategi penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

f. pembinaan (pengawasan, pengendalian, monitoring, evaluasi, dan pelaporan) penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota

g. penanggungjawab penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ketenagakerjaan skala kota;

h. pembinaan dan pengawasan pelaksanaan norma ketenagakerjaan skala kota;

i. pemeriksaan/pengujian terhadap perusahaan dan obyek pengawasan ketenagakerjaan skala kota;

j. penerbitan/rekomendasi (izin) terhadap obyek pengawasan ketenagakerjaan skala kota;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

k. penanganan kasus/melakukan penyidikan terhadap perusahaan dan pengusaha yang melanggar norma ketenagakerjaan skala kota;

l. pelaksanaan penerapan SMK3 skala kota;

m. pelaksanaan koordinasi dan audit SMK3 skala kota;

n. pengkajian dan perekayasaan bidang norma ketenagakerjaan, hygiene perusahaan, ergonomi, keselamatan kerja yang bersifat strategis skala kota;

o. pelayanan dan pelatihan serta pengembangan bidang norma ketenagakerjaan, keselamatan dan kesehatan kerja yang bersifat strategis skala kota;

p. pemberdayaan fungsi dan kegiatan personil dan kelembagaan pengawasan ketenagakerjaan skala kota;

q. pelaksanaan fasilitasi pembinaan pengawasan ketenagakerjaan skala kota; r. penyelenggaraan ketatalaksanaan pengawasan ketenagakerjaan skala kota; s. pengusulan calon peserta diklat pengawasan ketenagakerjaan kepada

pemerintah dan/atau pemerintah provinsi;

t. pengusulan calon pegawai pengawas ketenagakerjaan skala kota kepada pemerintah;

u. pengusulan penerbitan kartu legitimasi bagi pengawas ketenagakerjaan skala kota kepada pemerintah;

v. pengusulan kartu PPNS bidang ketenagakerjaan skala kota kepada pemerintah;

w. pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi pelaksanaan perlindungan tenaga kerja skala kota;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

x. pembinaan dan supervisi pelaksanaan perlindungan tenaga kerja skala kota;

y. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan perlindungan tenaga kerja skala kota.

2.8.1 Seksi Keselamatan dan Kesehatan Kerja:

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang keselamatan dan kesehatan kerja;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang keselamatan dan kesehatan kerja;

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang keselamatan dan kesehatan kerja;

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang industri keselamatan dan kesehatan kerja;

e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.8.2 Seksi Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja:

a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang norma kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja;

b. menyiapkan bahan pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang norma kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja;

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

c. menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain di bidang norma kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja;

d. menyiapkan bahan pengawasan dan pengendalian di bidang norma kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja;

e. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

2.9 Struktur Organisasi Dinas Tenaga Kerja Pemerintah Kota Surabaya

Dinas Tenaga Kerja

Sekretariat Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Sub Bagian Keuangan Kelompok Jabatan Fungsional Bidang Penempatan, Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja Bidang Hubungan Industrial dan Syarat

Kerja

Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

Seksi Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kerja

Seksi Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Kerja Seksi Hubungan Industrial Seksi Syarat Kerja Seksi Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Seksi Norma Kerja dan Jaminan Sosial

Tenaga Kerja

UPTD

Sub Bagian Tata Usaha

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Tenaga Kerja Pemerintah Kota Surabaya (Sumber: Dinas Tenaga Kerja Pemerintah Kota Surabaya)

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

25

BAB III

LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai dasar-dasar teori yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas pada kerja praktek ini. Hal ini sangat penting karena teori-teori tersebut digunakan sebagai landasan pemikiran dalam kerja praktek ini. Adapun teori-teori yang digunakan sebagai berikut.

3.1. Definisi Surat Masuk

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau di bagian lain yang di beri wewenang melaksanakan tugas tersebut.

3.2. Definisi Surat Keluar

Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan maupun informasi lainnya. Hal tersebut didukung oleh Wursanto bahwa surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain).

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

3.3. Definisi Perselisihan Hubungan Industrial

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2004, perselisihan hubungan industrial adalah perbedaan pendapat yang mengakibatkan pertentangan antara pengusaha atau gabungan pengusaha dengan pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh karena adanya perselisihan kepentingan, perselisihan pemutusan hubungan kerja dan perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh dalam satu perusahaan.

3.4. Definisi Korespondensi

Korespondensi merupakan kegiatan komunikasi antara internal dan eksternal organisasi. Kegiatan korespondensi merupakan kegiatan yang menghabiskan 75% dari seluruh kegiatan kantor. (Laksmi: 2008)

3.5. Definisi Rancang Bangun

Rancang merupakan serangkaian prosedur untuk menerjemahkan hasil analisa dari sebuah sistem ke dalam bahasa pemrograman untuk mendeskripsikan dengan detail bagaimana komponen-komponen sistem diimplementasikan (Pressman, 2002). Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru (McLeod, 2002). Perancangan adalah kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik (Ladjamudin, 2005). Sedangkan pengertian bangun atau pembangunan sistem adalah kegiatan menciptakan sistem baru maupun mengganti atau memperbaiki sistem yang telah ada baik secara keseluruhan maupun sebagian

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

(Pressman, 2002). Bangun sistem adalah membangun sistem informasi dan komponen yang didasarkan pada spesifikasi desain (Whitten et al, 2004).

Dengan demikian pengertian rancang bangun merupakan kegiatan menerjemahkan hasil analisa ke dalam bentuk paket perangkat lunak kemudian menciptakan sistem tersebut ataupun memperbaiki sistem yang sudah ada.

3.6. Definisi Aplikasi

Menurut Anisyah (2000:30), aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas-tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data.

3.7. Definisi Sistem

Berikut ini adalah beberapa definisi sistem menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald, dan Warren D. Stalling. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

3.8. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto Hartono (2001:3), Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut ini:

1. Komponen sistem.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk suatu

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

kesatuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub-sistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas sistem (boundary).

Batasan sistem membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment).

Lingkungan luar sistem adalah suatu bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan.

4. Penghubung sistem (interface).

Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan sistem dengan sub-sistem yang lain, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukan sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukka ke dalam sistem. Masukan dapat berupa Maintenance Input dan Signal Input.

6. Keluaran sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

7. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

3.9. Definisi Informasi

Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (2001: 8), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”

3.10. Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan srategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto: 2001)

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

3.11. Aktifitas Dasar Sistem Informasi

Aktifitas dasar dari Sistem Informasi menurut Laudon dan Laudon (2010, 46-47) adalah sebagai berikut :

1. Input

Melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi. 2. Process

Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna.

3. Output

Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang akan digunakan.

4. Feedback

Output yang di kembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengkoreksi tahap Input.

3.12. Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah building block yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. (Jogiyanto, 2001: 12)

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan didasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dari pekerjaan sistem informasi,

teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendaliaan dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat yang disebut dengan DBMS (Data Base Management System).

6. Blok Kendali

Supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

3.13. Konsep Dasar Basis Data

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah

independence data (kebebasan data).

3.14. Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

3.15. Definisi System Development Life Cycle (SDLC)

System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah pendekatan melalui

beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda.

Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah:

1. Identifikasi masalah, peluang, dan tujuan. 2. Menentukan spesifikasi kebutuhan sistem.

3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi

4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan

5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat

6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat.

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

3.16. Definisi Bagan Alir Dokumen

Definisi bagan alir dokumen menurut Jogiyanto (2001:795) adalah bagan yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk mengkomunikasikan aliran data dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Penggunaannya dilakukan dengan menggunakan simbol-simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan aktivitas proses informasi.

Terdapat dua jenis di dalam bagan alir dokumen, yaitu System Flow dan

Document Flow. Document Flow yaitu bagan alir formulir yang menunjukkan

arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.

Tabel 3.1 Simbol Document Flow

Simbol Nama Keterangan

Terminator Digunakan untuk memulai atau mengakhiri program

Decision Perbandingan pernyataan untuk melanjutkan langkah berikutnya

Dokumen Sumber data

Manual proses Digunakan untuk mendefinisikan proses yang dilakukan secara manual

Aliran dokumen Digunakan untuk mengetahui aliran dokumen di dalam suatu program

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Simbol Nama Keterangan

Penyimpanan file Digunakan untuk mendefinisikan dokumen yang diarsipkan

Tabel 3.2 Simbol System Flow

Simbol Nama Keterangan

Input data Digunakan untuk melakukan proses input data

Decision Perbandingan pernyataan untuk melanjutkan langkah berikutnya

Dokumen Sumber data

Proses Digunakan untuk mendefinisikan proses yang dilakukan oleh sistem

Aliran data Digunakan untuk mengetahui aliran data di dalam suatu program

Penyimpanan data

Digunakan untuk mendefinisikan data-data yang disimpan ke dalam data base

3.17. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram)

Diagram aliran data adalah model yang dibuat agar penganalis sistem dapat merepresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan simbol-simbol diagram aliran data, penganalis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi yang solid.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Tabel 3.3 Simbol Data Flow Diagram

Simbol Nama Keterangan

Entitas eksternal Unit yang berinteraksi dengan sistem

Aliran data

Proses Proses untuk melakukan transformasi data

Data store Tempat penyimpanan data

3.18. Visual Basic .Net 2010

Visual Basic .Net 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman yang tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2010. Visual Studio 2010 dan Microsoft .Net Framework 4.0 membantu developer menghasilkan performansi yang lebih baik dan menghasilkan aplikasi yang scapable. (Yuswanto dan Subari: 2007)

Microsoft Visual Basic .NET digunakan untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem .NET Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini, para programmer dapat membangun aplikasi Windows Forms, Aplikasi web berbasis ASP.NET, dan juga aplikasi Command-Line. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau Visual J#), atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio .NET. Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas .NET Framework.

3.19. SQL Server 2008

SQL Server 2008 merupakan salah satu database yang banyak digunakan oleh para pengembang maupun perusahaan. SQL Server 2008 sudah cukup handal karena kelebihannya dalam mengelola database dan mudah dalam mengoperasikannya. (Aryo: 2009)

SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya.

Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database

Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java.

Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring dan clustering.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

39

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

4.1 Observasi

Melakukan survey dan wawancara secara langsung di Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja pada Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya. Wawancara dilakukan untuk mengetahui kebutuhan pengguna mengenai aplikasi yang akan dibuat.

4.2 Analisis Sistem

Dari hasil wawancara tersebut diperoleh data dan kebutuhan pengguna untuk aplikasi yang akan dibuat. Di Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja terdapat beberapa proses, yaitu: pencatatan surat masuk, pencatatan surat keluar, dan pencatatan kasus Perselisihan Hubungan Industrial (PHI).

4.2.1 Proses Pencatatan Surat Masuk

Pada proses pencatatan surat masuk, petugas mencatat semua surat masuk yang berupa lembar disposisi. Surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat milik Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja. Setelah semua surat dicatat ke dalam buku agenda surat, petugas akan mencatat kembali data di dalam buku agenda surat ke dalam file Excel. File ini akan digunakan untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Kepala Bidang.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Doc Flow Pencatatan Surat Masuk

Petugas Kabid Hubinsyaker

P

h

as

e

mulai

Lembar disposisi

Catat ke dalam

agenda surat

Lembar disposisi

selesai Catat lagi?

Y

T

Cetak laporan

Laporan surat masuk Catat kembali

ke file excel

Laporan surat masuk

Gambar 4.1 Document Flow Pencatatan Surat Masuk

4.2.2 Proses Pencatatan Surat Keluar

Pada proses pencatatan surat keluar, petugas mencatat surat keluar yang diberikan oleh penanggung jawab ke dalam buku agenda surat milik Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja. Setelah semua surat dicatat ke dalam buku

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

agenda surat, petugas akan mencatat kembali data di dalam buku agenda surat ke dalam file Excel. File ini akan digunakan untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Kepala Bidang.

Doc Flow Pencatatan Surat Keluar

Petugas

Penanggung Jawab Kabid Hubinsyaker

P

h

a

se

mulai

selesai Surat keluar

Catat ke dalam buku agenda

surat Surat keluar

Catat lagi?

T

Cetak laporan

Laporan surat keluar Catat kembali

ke file excel Y

Laporan surat keluar

Gambar 4.2 Document Flow Pencatatan Surat Keluar

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

4.2.3 Proses Pencatatan Kasus PHI

Pada proses pencatatan kasus PHI, petugas mencatat semua data kasus PHI buku agenda kasus milik Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja. Setelah semua data dicatat ke dalam buku agenda kasus, petugas akan mencatat kembali ke dalam file Excel. File ini akan digunakan untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Kepala Bidang.

Doc Flow Pencatatan kasus PHI

Petugas

Penanggung jawab Kabid Hubinsyaker

P

h

a

se

mulai

Surat perintah tugas

Surat perintah tugas

selesai Catat ke dalam

buku agenda kasus PHI

Catat lagi? T

Cetak laporan Laporan kasus PHI

Catat kembali ke file excel Y

Laporan kasus PHI

Gambar 4.3 Document Flow Pencatatan Kasus PHI

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

4.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk menggambarkan sistem yang akan diperbaiki dalam hal ini perancangan sistem mencakup System flow, Hirarki Input Proses Output (HIPO)/Diagram Berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity

Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, dan Desain I/O.

4.3.1 System Flow

System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh

dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.

A. System Flow Pencatatan Surat Masuk

Petugas menginputkan data surat masuk yang ada di lembar disposisi ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan menyimpan data ke dalam tabel surat masuk dan tabel perusahaan. Jika data berhasil disimpan, maka aplikasi akan menampilkan data surat ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika data gagal disimpan, maka aplikasi akan menampilkan pesan bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan kembali data tersebut sesuai dengan

Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa melakukan perubahan data dengan

cara memilih data yang akan diganti kemudian menginputkan data baru. Selanjutnya aplikasi akan mengubah data yang ada di Database. Tetapi jika tidak ada perubahan data, petugas bisa mengakhiri proses pencatatan surat keluar.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Sistem Flow Pencatatan Surat Masuk

Petugas Sistem

P

h

a

se

mulai

Lembar disposisi

Input data surat

simpan

Surat masuk

perusahaan Simpan berhasil?

Tampilkan data surat

Y Tampilkan

pesan T Simpan gagal

Data surat

selesai Ada perubahan

data?

Pilih data yang akan dirubah

Y

Input data baru

Ubah data

Tampilkan data surat Data surat

N

Gambar 4.4 System Flow Pencatatan Surat Masuk

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

B. System Flow Pencatatan Surat Keluar

Penanggung jawab memberikan surat keluar kepada, kemudian Petugas menginputkan data surat keluar ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan menyimpan data ke dalam tabel surat keluar dan tabel perusahaan. Jika data berhasil disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box bahwa data berhasil disimpan kemudian data akan ditampilkan ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika data gagal disimpan, maka aplikasi akan menampilkan

message box bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan

kembali data tersebut sesuai dengan Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa melakukan perubahan data dengan cara memilih data yang akan diganti di dalam

Data Grid View kemudian menginputkan data baru. Selanjutnya aplikasi akan

mengubah data yang ada di Database. Tetapi jika tidak ada perubahan data, petugas bisa mengakhiri proses pencatatan surat keluar.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Sistem Flow Pencatatan Surat Keluar

Penanggung jawab Petugas Sistem

P

h

as

e

mulai

Surat keluar

Surat keluar

Input data surat

simpan

Surat keluar perusahaan

Simpan berhasil?

Tampilkan data surat

Y Tampilkan

pesan T

Simpan gagal

Data surat

selesai Ada perubahan

data?

Pilih data yang akan dirubah

Y

Input data baru

Ubah data

Tampilkan data surat Data surat

N

Gambar 4.5 System Flow Pencatatan Surat Keluar

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

C. System Flow Pencatatan Kasus PHI

Penanggung jawab memberikan surat perintah tugas kepada petugas kemudian petugas menginputkan data kasus PHI yang diberikan oleh penanggung jawab ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan menyimpan data ke dalam tabel kasus PHI, tabel pekerja, dan tabel perusahaan. Jika data berhasil disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box bahwa data berhasil disimpan kemudian data akan ditampilkan ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika data gagal disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan kembali data tersebut sesuai dengan Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa melakukan perubahan data dengan cara memilih data yang akan diganti kemudian menginputkan data baru. Selanjutnya aplikasi akan mengubah data yang ada di Database. Tetapi jika tidak ada perubahan data, petugas bisa mengakhiri proses pencatatan kasus PHI.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Sistem Flow Pencatatan kasus PHI

Penanggung jawab Petugas Sistem

P h as e mulai Surat perintah tugas Surat perintah tugas

Input data kasus

simpan Kasus PHI perusahaan Simpan berhasil? Tampilkan data kasus Y Tampilkan pesan T Simpan gagal Data kasus selesai Ada perubahan data?

Pilih data yang akan dirubah

Y

Input data baru

Ubah data Tampilkan Data kasus Data kasus pekerja N

Gambar 4.6 System Flow Pencatatan Kasus PHI

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

D. System Flow Manajemen Pegawai

Petugas menginputkan data pegawai baru Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan menyimpan data ke dalam tabel pegawai. Jika data berhasil disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box dan menampilkan ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika data gagal disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan kembali data tersebut sesuai dengan Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa melakukan perubahan data dengan cara memilih data yang akan diganti kemudian menginputkan data baru. Selanjutnya aplikasi akan mengubah data yang ada di

Database. Tetapi jika tidak ada perubahan data, petugas bisa mengakhiri proses

manajemen pegawai.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Sistem Flow Manajemen Pegawai Petugas sistem P h a se mulai Input data pegawai simpan pegawai Tampilkan data pegawai Y Tampilkan pesan T Simpan gagal Data pegawai Simpan berhasil? selesai Ada perubahan data?

Pilih data yang akan dirubah

Y

Input data baru Ubah data

Tampilkan data pegawai Data pegawai Data pegawai baru Update data pegawai lama? N

Y

N

Gambar 4.7 System Flow Manajemen Pegawai

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

E. System Flow Pembuatan Laporan

Petugas memilih laporan yang akan dicetak. Jika petugas memilih laporan surat masuk, maka aplikasi akan membaca data dari tabel surat masuk dan tabel perusahaan. Aplikasi akan menampilkan laporan surat masuk sesuai dengan permintaan petugas. Tetapi jika petugas memilih laporan surat keluar, maka aplikasi akan membaca data dari tabel surat keluar dan tabel perusahaan. Aplikasi akan menampilkan laporan surat keluar sesuai dengan permintaan petugas. Jika petugas memilih laporan kasus PHI, maka aplikasi akan membaca data dari tabel kasus PHI, tabel pekerja, dan tabel perusahaan. Aplikasi akan menampilkan laporan surat kasus PHI sesuai dengan permintaan petugas. Laporan akan dicetak berdasarkan bulan dan tahun sesuai permintaan petugas. Laporan yang telah dicetak akan diberikan kepada Kepala Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

Sistem Flow Pembuatan Laporan

Petugas Sistem Kabid Hubinsyaker

P h as e mulai Pilih jenis laporan Laporan surat masuk? Laporan surat keluar? Laporan surat kasus PHI? T T Tampilkan laporan surat masuk

Y _masukSurat

Laporan surat masuk Cetak laporan Laporan

surat masuk _{surat masuk}Laporan

Tampilkan laporan surat keluar Surat keluar Laporan surat keluar Cetak laporan Laporan surat keluar Laporan surat keluar Y Tampilkan laporan kasus PHI perusahaan Laporan kasus PHI Cetak laporan Laporan kasus PHI Laporan kasus PHI Penanganan kasus Y pekerja selesai T perusahaan perusahaan

Gambar 4.8 System Flow Pembuatan Laporan

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

4.3.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi

dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam sistem.

A. HIPO

Hirarki Input Proses Output (HIPO) menggambarkan hirarki proses-proses yang ada di dalam DFD. Gambar 4.9 adalah HIPO dari Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI.

0

Rancang Bangun Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI

1 Pencatatan Surat Masuk 2 Pencatatan Surat Keluar 4 Manajemen Pegawai 3 Pencatatan kasus PHI 5 Pembuatan laporan 1.1 Input data surat

masuk 1.2 Simpan data surat

masuk 1.3 Update data surat

masuk 1.4 Tampilkan data

surat masuk

2.1 Input data surat

keluar Simpan data surat

keluar Update data surat

keluar Tampilkan data

surat keluar

Input data Input data surat masuk Simpan data surat

masuk Update data surat

masuk Tampilkan data

surat masuk

4.1 Input data Pegawai

4.2 Simpan data Pegawai 4.3 Update data Pegawai 4.4 Tampilkan data Pegawai

Simpan data surat masuk Update data surat

masuk Tampilkan data

surat masuk

Input data surat masuk Simpan data Input

data Input data surat masuk Update data surat

masuk Tampilkan data

surat masuk Simpan data surat

masuk Update data surat

masuk Tampilkan data

surat masuk

Input data surat masuk Simpan data surat

masuk Update data surat

masuk Tampilkan data

surat masuk Simpan data surat

masuk Update data surat

masuk Tampilkan data

surat masuk

Input data Input data kasus PHI Simpan data surat

masuk Update data surat

masuk Tampilkan data

surat masuk 2.2

Simpan data surat masuk

2.3 Update data surat

masuk 2.4 Tampilkan data

surat masuk

3.1 Input data kasus PHI

3.2 Simpan data kasus

PHI 3.3 Update data kasus

PHI 3.4 Tampilkan data

kasus PHI

5.1 Cetak laporan surat

masuk 5.2 Cetak laporan surat

keluar 5.3 Cetak laporan kasus

PHI

Gambar 4.9 HIPO Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

81

7. Form Cari Data

Form ini digunakan untuk mencari data di dalam database. Pengguna hanya perlu menginputkan kata kunci yang ingin dicari. Kemudian klik tombol cari.

Gambar 4.35 Form Cari Data

8. Form About

Form ini menampilkan mengenai informasi aplikasi yang dibuat.

Gambar 4.36 Form About

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

9. Laporan Surat Masuk

Di bawah ini merupakan tampilan laporan surat masuk yang dihasilkan oleh aplikasi.

Gambar 4.37 Laporan Surat Masuk

10. Laporan Surat Keluar

Di bawah ini merupakan tampilan laporan surat keluar yang dihasilkan oleh aplikasi.

Gambar 4.38 Laporan Surat Keluar

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

83

11. Laporan Kasus PHI

Di bawah ini merupakan tampilan laporan surat keluar yang dihasilkan oleh aplikasi.

Gambar 4.39 Laporan Kasus PHI

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

84

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian, analisis dan perancangan mengenai Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus Perselisihan Hubungan Industrial (PHI) pada Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Memberikan kemudahan dalam proses pengolahan, penyimpanan, dan pencarian data surat masuk, surat keluar, dan kasus PHI pada Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja.

2. Mengurangi waktu pembuatan laporan karena pegawai tidak perlu lagi memilah-milah data yang akan dibuat laporan. Semua proses pembuatan laporan dikerjakan oleh aplikasi.

3. Memberikan informasi mengenai kasus yang sudah ditangani dan kasus yang sedang ditangani. Sehingga hal ini sangat membantu pegawai Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja dalam mengelola kasus PHI.

5.2Saran

Adapun saran yang diberikan agar aplikasi yang telah dibangun dapat berjalan lebih baik, antara lain :

1. Diharapkan untuk pengembangan ke depannya, informasi yang dihasilkan aplikasi dapat diakses melalui smartphone atau gadget-gadget yang lain.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

85

Sehingga hal tersebut semakin memudahkan pengguna dalam mengakses informasi.

2. _{Dengan adanya hasil perancangan ini, diharapkan para pengembang yang} ingin mengembangkan aplikasi korespondensi dan pencatatan kasus PHI dapat menjadikan aplikasi ini sebagai referensi.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y

86

Jogiyanto. (2001). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kendall., Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: PT. Prehallindo.

Laksmi., Gani, Fuad., Budiantoro. (2008). Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta: Penaku.

Nugroho, Aryo. (2009). Menguasai T-SQL Query dan Programming Sql Server. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Suharli, Suryanto. (2005). Membangun Aplikasi Berbasis Windows Dengan Visual Basic .Net. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Yuswanto., Subari. (2010). Boom..! Visual Studio .Net 2010 Meledak. Jakarta: Cerdas Pustaka Publisher.

Yuswanto., Subari. (2007). Pemrograman Database Visual Basic .Net. Jakarta: Prestasi Pustakaraya.

S

T

IK

O

M

S

U

R

A

B

A

Y