Komunikasi organisasi mempunyai peranan penting dalam memadukan fungsi- fungsi manajemen dalam suatu perusahaan yaitu:
1 Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan.
2 Menyusun rencana untuk mencapai tujuan yamg telah ditetapkan.
3 Melakukkan pengorganisasian terhadap sumberdaya manusia dan sumber
daya lainnya dengan cara efektif. 4
Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk member kontribusi.
5 Mengendalikan prestasi dalam Purba, 2006:112-113.
Sedangkan menurut Robbins 2003:4-5, ada 4 fungsi komunikasi didalam sebuah organisasi :
1. Pengendalian prilaku anggota dengan beberapa cara, agar
petunjukpetunjuk ditaati oleh bawahan. 2.
Motivasi, membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada karyawan apa yang harus dilakukan, bagaimana seberapa baikmereka
bekerja, dan apa yang harus dikerjakan untuk memperbaikikinerja dibawah standar.
3. Sarana pengungkap emosi kepuasan, frustasi, dll.
4. Memberikan informasi yang mempermudah penegambilan keputusan.
2.1.1.2 Arus Informasi Dalam Organisasi
Pace dan Faules 2001 mengemukan bahwa dalam organisasi, terdapat empat jenis arus informasi dalam organisasi, yaitu: komunikasi ke bawah
downward communication, komunikasi ke atas upward communication, komunikasi horizontal horizontal communication, dan komunikasi lintas
saluran. 1.
Komunikasi ke Bawah Downward Communication Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yaang mengalir
dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Menurut Lewis dalam
Muhammad, 2009:108 komunikasi kebawah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi
ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah
Universitas Sumatera Utara
kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
Katz Kahn menyatakan ada lima jenis informasi yang biasa di komunikasikan dari atasan kepada bawahan :
1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan
pekerjaan 3.
Informasi mengenai kebijakan dan prkatik-praktik organisasi
4. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
sense of mission dalam Muhammad, 2009:108.
Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe, yaitu :
1. Intruksi tugas
Instruksi tugas atau pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang
diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung
cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang
minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana karyawan
diharapkan menggunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya.
2. Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas
itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional
ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.
3. Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekanannya ada pada
penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya
mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-
Universitas Sumatera Utara
peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi rasional.
5. Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah
satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji tetapi dapat juga berupa kritikan atau peringatan
terhadap pegawai Pace dan Faules, 2001.
Hasil studi Tompkin mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan bahwa :
1. Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi
dari organisasinya 2.
Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya
dan informasi tentang pembuatan keputusan
3. Sumber-sumber informasi yang terbaik adalah orang yang
terdekat dengan karyawan dan yang paling buruk adalah orang yang paling jauh dengan mereka. Kebutuhan yang
terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari
supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.
4. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah
kualitasnya daripada sumber yang penting lainnya dalam Pace dan Faules, 2001.
Persoalan komunikasi yang sering muncul pada tingkatan in adalah persoalan relevansi dan ketetapan isi pesan dan informasi dimana pesan dan
informasi tersebut telah mengalami distorsi, gangguan, penyaringan filtering ataupun arti pesan yang telah dilebih-lebihkan exaggeration, serta waktu
timing penyampaian yang tidak tepat Muhammad, 2009:110. 2. Komunikasi ke Atas Upward Communication
Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat
yang lebih tinggi ke semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari
komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek
pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkatan ini merupakan sarana
atau mekanisme umpan balik feedback dari bawahan kepada atasan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi dan dianggap penting
karena beberapa alasan, yaitu : 1.
Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi
dan mengawai kegiatan orang-orang lainnya.
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan
bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada
mereka.
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan
dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-
operasi sebenarnya.
4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-
saran mengenai operasi organisasi.
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan
apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengalami masalah
pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut Pace dan Faules,
2001.
Hal-hal yang seharusnya disampaikan oleh karyawan kepada atasannya seperti yang disebutkan di atas tidaklah selalu menjadi kenyataan. Banyak
kesulitan untuk mendapatkan informasi tersebut. Sharma Muhammad, 2009:118 mengatakan bahwa kesulitan itu mungkin disebabkan oleh beberapa hal di
antaranya adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan
pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang
sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya.
2. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak tertarik kepada masalah
mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak prihatin terhadap masalah-masalah mereka. Pimpinan dapat
saja tidak berespons terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat
pimpinan kurang baik menurut pandangan atasan yang lebih tinggi.
3. Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang
berkomunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawan untuk memelihara
keterbukaan komunikasi ke atas.
4. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan
berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Pimpinan terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk
menemuinya.
Kombinasi dari perasaan-perasaaan dan kepercayan karyawan tersebut menjadikan penghalang yang kuat untuk menyatakan ide-ide, pendapat-pendapat
atau informasi oleh bawahan kepada atasan. 3. Komunikasi Horizontal Horizontal Communication
Komunikasi horizontal adalah petukaran pesan di antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi
dalam organisasi di arahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan
masalah, menyelesaian konflik, dan saling memberikan informasi. Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu di antaranya adalah
sebagai berikut : 1.
Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk
mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.
Universitas Sumatera Utara
2. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktifitas-aktifitas. Ide
dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide
yang lebih baik. Dalam merancang suatu program latihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling
membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.
3. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada
dalam tingkat yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan danmoral dari karyawan.
4. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi
dan juga antara bagian dengan bagian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan sosial dan dan emosional dari anggota dan
juga akan menciptakan iklim organisasi yang baik.
5. Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi
diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk ini
mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut.
6. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari
waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan
memperkuat hubungan di antara sesama karyawan dan akan membantu kekompakkan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan
rasa sosial dan emosional karyawan Pace dan Faules, 2001.
Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. Akan tetapi bagian-bagian itu sendiri mungkin
menghalangi komunikasi horizontal. Kahn dan Katz mengatakan bahwa organisasi yang agak lebih otoliter mengontrol dengan ketat komunikasi
horizontal ini. Keterbatasan informasi menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk berkuasa. Dengan meningkatkan keterbatasan komunikasi horizontal bawahan
menjadi tergantung kepada informasi yang disampaikan secara vertikal. Pemerintahan yang otoriter adalah contoh yang ekstrem yang mengontrol
komunikasi horizontal dalam Muhammad 2009. Sebaliknya dapat pula dilihat bahwa apabila komunikasi horizontal terlalu
berkembang serta tidak terkontrol. Bila karyawan tidak mengajukan pertanyaan dalam pelaksanaan tugasnya dan tidak ada pula masalah yang akan
Universitas Sumatera Utara
dipecahkannya, maka pembicaraan mereka sambil bekerja tidaklah menyangkut hal-hal formal lagi, tetapi sudah beralih kepada pembicaraan yang tidak relevan
dengan tugas-tugasnya. 4. Komunikasi Lintas Saluran
Komunikasi lintas saluran ini terjadi bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka
pengarahan arus informasi bersifat informal atau pribadi. Informasi ini mengalir ke atas ke bawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi,
kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir
keseluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan. Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-sesus grapevine atau kabar angin. Dalam istilah komunikasi
grapevine dikatakan sebagia metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal.
Walaupun grapevine membawa informasi yang informal, tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan kepada pimpinan
mengenai sentimen karyawan. Grapevine dapat membantu menerjemahkan pengarahan pimpinan ke dalam bahasa yang lebih mudah dipahami oleh karyawan
Pace dan Faules, 2001.
2.1.1.3 Hambatan Komunikasi Organisasi